COMO CRIAR UMA ASSOCIAÇÃO?
Ficha Técnica
Autor CLDS+ Vila Real de Santo António
Identificação do projeto CLDS+ Contratos Locais de Desenvolvimento Social Mais
Entidade Coordenadora Local Associação de Beneficência Mão Amiga
Designação do Produto COMO CRIAR UMA ASSOCIAÇÃO?
Sede Praça Marquês de Pombal 8900-231 Vila Real de Santo António Telefone: 281510099 email: cldsmaisvrsa@gmail.com
Vila Real de Santo António Dezembro de 2013
COMO CRIAR UMA ASSOCIAÇÃO? Qualquer conjunto de pessoas que se reúna com interesses comuns pode constituir uma associação. Muitas vezes, grupos de moradores, pessoas da mesma profissão, colegas de atividades recreativas e culturais ou amigos com projetos comuns encontram na criação duma associação a forma de se fazerem representar publicamente. Normalmente, estas organizações são desenvolvidas sem fins lucrativos e quando os sócios pretendem ter lucro económico optam antes pela criação de uma sociedade. As associações podem constituir-se por duas formas: a) Método Tradicional e b) Associação na Hora.
A) MÉTODO TRADICIONAL 1. ELABORAR OS ESTATUTOS
Os fundadores da Associação devem marcar uma reunião informal com o objetivo de definirem os seguintes aspetos:
Objeto Social:
Devem ser determinados os bens e serviços que a associação vai prestar, bem como todos os seus objetivos. Este é um dos aspetos mais importantes a estabelecer já que a organização não poderá desenvolver atividades que não estejam diretamente relacionadas com o seu objeto social.
Neste sentido, o objeto social tende a ser bastante mais amplo que o verdadeiro âmbito da associação, deixando espaço para que futuramente os sócios possam estender a sua atividade sem terem que alterar este ponto no texto do estatutos.
Nome da Associação:
Os fundadores devem escolher cerca de cinco nomes para a sua associação, pois pode dar-se o caso de já existirem organizações com a mesma denominação.
Atualmente, é possível fazer um teste de confundabilidade no site do Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Através deste serviço online, pode efetuar-se uma pesquisa pelo nome da pessoa coletiva que se pretende criar e fica-se a saber de imediato se já existe alguma entidade com a mesma designação.
Escolher a Sede:
A sede também deve ser um dos elementos a definir, uma vez que tem de estar fixada no texto dos estatutos. Normalmente, a sede refere-se ao local onde funciona a administração principal da associação, mas pode ser escolhida outra morada.
Nota: Os estatutos podem ainda descrever os direitos e obrigações dos associados, as condições de admissão, saída ou exclusão de novos sócios, tal como as competências dos órgãos da associação, as suas receitas ou os termos de extinção da pessoa colectiva. 2 – REUNIR A PRIMEIRA ASSEMBLEIA GERAL Os fundadores da associação devem convocar uma reunião da Assembleia-Geral com a antecedência mínima de 15 dias. Esta primeira Assembleia não pode tomar decisões sem a presença de metade dos seus membros. No decorrer da reunião deve proceder-se aos seguintes trabalhos:
Aprovação dos Estatutos: Os estatutos têm de ser aprovados obrigatoriamente em Assembleia-Geral.
Eleição dos Órgãos Sociais: Nesta assembleia devem também eleger-se os membros de cada um dos órgãos da associação. As associações são compostas por três órgãos: Assembleia Geral, Administração, Conselho Fiscal.
As decisões tomadas na reunião têm de ficar registadas num Livro de Atas.
3 – PEDIR O CERTIFICADO DE ADMISSIBILIDADE Uma vez redigidos e aprovados os estatutos, os fundadores podem pedir o Certificado de Admissibilidade presencialmente, junto do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) ou numa das suas delegações a funcionar nas Conservatórias de Registo Comercial (exceto as de Lisboa); através da Internet, no Portal da Empresa ou no site do IRN; ou via correio, a enviar para Apartado 4064, 1501-803 Lisboa. Para efetuar os pedidos, os fundadores precisam do seguinte material:
Cartão de Cidadão dos requerentes e dos elementos eleitos para os corpos sociais da associação;
Ata da Assembleia Geral que aprovou os estatutos;
Estatutos aprovados;
No caso de envio através dos CTT, deve ser preenchido e remetido o Modelo 1 RNPC.
A emissão pode demorar até 15 dias, embora o período normal seja de entre três a cinco dias úteis. Os certificados de admissibilidade têm a validade de três meses para efeitos de celebração de escritura pública.
4. FAZER A ESCRITURA PÚBLICA Tendo cumprido todos os passos anteriores, é já possível fazer a escritura pública. Para isso, os fundadores devem ir até ao Cartório Notarial da área onde se situa a sede da associação. A documentação a apresentar é a seguinte:
Certificado de Admissibilidade;
Documentos de identificação de todos os sócios eleitos para os órgãos;
Estatutos aprovados;
Ata da Assembleia-Geral que aprovou os estatutos.
De acordo com o artigo 158.º do Código Civil, apenas as associações constituídas por escritura pública gozam de personalidade jurídica. Celebrado o ato, o notário deve comunicar oficiosamente a constituição da Associação ao Governo Civil e ao Ministério Público e enviar os estatutos para publicação em Diário da República. 5 – PEDIDO DE CARTÃO DE PESSOA COLETIVA O passo seguinte é requerer o Cartão da Empresa ou o Cartão de Pessoa Coletiva, o novo documento de identificação múltipla das pessoas coletivas e entidades equiparadas que contém o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) e o Número de Identificação da Segurança Social (NISS). O Cartão da Empresa ou o Cartão de Pessoa Coletiva podem ser solicitados através da Internet, no Portal da Empresa ou no site do IRN; ou presencialmente no RNPC nas Conservatórias de Registo Comercial.
6 - ENTREGAR DECLARAÇÃO DO INÍCIO DA ATIVIDADE Por último, a Associação deve entregar a declaração do início da atividade presencialmente, na Repartição de Finanças da área onde fica a sede social da entidade,
ou através da Internet, no Portal das Finanças, e assim regularizar a sua situação relativamente ao cumprimento das obrigações fiscais.
B) ASSOCIAÇÃO NA HORA A Lei n.º 40/2007, de 24 de Agosto, aprovou o regime especial de constituição imediata de associações e actualizou o regime geral de constituição previsto no Código Civil. Com o serviço Associação na Hora passa a ser possível constituir uma associação num único balcão e de forma imediata. Através deste guião saiba como proceder para criar uma Associação na Hora (ANH) e todos os procedimentos associados.
1 - VANTAGENS E DIFERENÇAS DO MÉTODO TRADICIONAL Em relação ao método “tradicional”, que pode consultar no guião “Como criar uma Associação" do Portal da Empresa, a Associação na Hora apresenta-se como um processo mais célere, já que elimina a necessidade de:
Obter, previamente, o Certificado de Admissibilidade, junto do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC);
Celebrar uma escritura pública;
O envio físico dessa escritura ao Ministério Público;
O seu depósito no Governo Civil;
As publicações no Diário da República.
Além disso, o procedimento inicia-se e conclui-se no mesmo dia, em atendimento presencial único. O processo é extremamente simples e de imediato o serviço entrega à Associação o Cartão de Pessoa Coletiva e uma certidão do ato de constituição e dos estatutos, procedendo à publicação eletrónica do ato constitutivo e dos estatutos da associação. É também atribuído automaticamente o registo de domínio de Internet.PT, gratuito durante o primeiro ano de vida da Associação.
2 - ESCOLHA DE DENOMINAÇÃO E ESTATUTOS O processo de constituição de uma ANH é extremamente simples. Num primeiro passo, os interessados devem escolher uma denominação da lista de denominações préaprovadas disponível no site Associação na Hora ou consultando a lista facultada nos respetivos balcões de atendimento. Apesar de estar incluída nesta lista, a denominação escolhida só será reservada no momento em que os associados se dirigirem ao balcão de
atendimento e iniciarem a constituição da Associação. Como tal, a denominação escolhida poderá já não estar disponível no momento em que se dirigirem ao balcão. As denominações pré-aprovadas são compostas por expressões de fantasia que não identificam qual a natureza associativa nem os fins estatutários, cabendo aos interessados completar a denominação com a menção do elemento indicativo da natureza associativa (Associação, Núcleo, União, etc).
Podem completar a denominação com a menção de qualquer expressão alusiva aos fins estatutários da associação (exemplo: de caçadores). Nesta primeira fase é necessário optar por um dos dois modelos de estatutos disponíveis, previamente aprovados pelo Instituto dos Registos e do Notariado (IRN). A diferença entre os modelos é que um deles permite a nomeação simultânea dos órgãos sociais da Associação (Mesa da Assembleia Geral, Direcção e Conselho Fiscal).
3 - NO BALCÃO ANH Os interessados devem depois deslocar-se a qualquer um dos balcões Associação na Hora, independentemente do lugar da sede da Associação que pretendem constituir. Nestes postos de atendimento podem ser constituídas quaisquer associações com personalidade jurídica desde que os interessados não contribuam com bens imóveis para o património social da associação; e que o modelo de estatutos aprovado pelo IRN se adapte ao objectivo da Associação. Em regra, devem estar presentes duas pessoas. No entanto, se for escolhido um modelo de estatutos com nomeação simultânea de órgãos sociais, terão de estar presentes para constituir a Associação tantos associados quantos os membros dos órgãos nomeados (no mínimo nove pessoas, três por cada órgão). Também no momento da constituição da Associação, e se os associados optarem por ter contabilidade organizada, podem indicar desde logo o Técnico Oficial de Contas ou escolher um da Bolsa de Técnicos Oficiais de Contas disponibilizada, para efeitos da entrega desmaterializada da Declaração de Início de Actividade, que pode, depois de preenchida e assinada pelo Técnico Oficial de Contas, ser entregue no serviço de atendimento da ANH. Os associados também podem submeter electronicamente a sua Declaração de Início de Actividade. Se não o fizerem de imediato, deverão fazê-lo nos 90 dias seguintes após a constituição da Associação.
4 - ELEMENTOS NECESSÁRIOS No caso de os associados serem pessoas singulares é necessário apresentar:
Documento de identificação: Cartão de Cidadão, Bilhete de Identidade, Passaporte, Carta de Condução ou autorização de residência;
Número de Identificação Fiscal (NIF).
Nota: As pessoas singulares estrangeiras que não sejam membros de nenhum órgão social ficam dispensadas da apresentação do NIF.
No caso dos associados da Associação serem pessoas coletivas é necessário apresentar:
Documentos de identificação e NIF dos representantes legais;
Cartão de Identificação de Pessoa Coletiva;
Estatutos;
Ata de deliberação da Assembleia-Geral sobre a constituição da Associação;
Ata de eleição e de tomada de posse dos representantes legais.
Custo do procedimento de ANH:
€ 300,00;
€ 200,00, caso se trate de uma Associação de Estudantes.
5 - DOCUMENTOS ENTREGUES DE IMEDIATO No momento da constituição da Associação na Hora é entregue de imediato aos associados os seguintes documentos:
Certidão do ato constitutivo e dos estatutos da Associação;
Cartão Eletrónico de Pessoa Coletiva disponibilizado de forma automática mediante a atribuição de um código de acesso e visualizável nos sites do IRN ou da Empresa Online;
Número de Segurança Social da Associação;
Recibo comprovativo do pagamento dos encargos devidos.
Além disso, é atribuído automaticamente o registo de domínio de Internet.PT. Esta funcionalidade é assegurada pela Fundação para a Computação Cientifica Nacional e é gratuita durante o primeiro ano de vida da associação. Após a entrega da Declaração de Início de Actividade e inscrição na Segurança Social, será enviado o Cartão de Pessoa
Colectiva, que contém o Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC), que corresponde ao NIF, e o Número de Inscrição na Segurança Social (NISS), a título gratuito. Depois da criação, o acto constitutivo e os estatutos da associação são publicados gratuitamente no site Publicações Online do Ministério da Justiça. 6 - ASSOCIAÇÃO COM MARCA NA HORA A Marca na Hora, serviço que permite a obtenção imediata de uma marca previamente registada a favor do Estado, disponível numa bolsa de marcas, pode ser adquirida no momento de constituição de uma Associação nos balcões da ANH. A bolsa de firmas/marcas pode ser consultada nos sites da Associação na Hora, Empresa na Hora e no Portal da Empresa ou em qualquer um dos postos de atendimento da ANH. Aquando da constituição de uma ANH com escolha de Marca na Hora é entregue um documento comprovativo da aquisição da marca registada.
ESTATUTO DE UTILIDADE PÚBLICA São pessoas coletivas de mera utilidade pública as associações, fundações ou cooperativas que prossigam fins de interesse geral, ou da comunidade nacional ou de qualquer região ou circunscrição, cooperando com a Administração Central ou a Administração Local, em termos de merecerem da parte desta Administração a declaração de utilidade pública. A declaração de utilidade pública é da competência do Primeiro-Ministro, atualmente delegada no Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, sendo objeto de despacho publicado no Diário da República (II Série). A Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros é o órgão instrutor dos pedidos de declaração de utilidade pública.
Elementos necessários à instrução do processo: 1. Requerimento eletrónico - (Nota: após preenchimento, receberá o comprovativo do envio no endereço de correio electrónico indicado no requerimento); 2. Fotocópia da escritura da constituição (ou do ato de instituição e reconhecimento respetivo no caso das fundações) e de posteriores alterações estatutárias; 3. Texto dos estatutos devidamente atualizado (e de regulamentos internos se os houver) 4. Fotocópia do Cartão de Identificação de Pessoa Coletiva atualizado;
5. Historial pormenorizado das atividades desenvolvidas, com especial incidência nos últimos três anos e indicação de eventuais projetos que se proponha realizar; 6. Relação das entidades públicas e privadas com quem colabore ou de quem receba apoios, especificando em que se traduz essa colaboração ou esse apoio; 7. Declarações comprovativas da regularização da situação contributiva perante a Segurança Social e do cumprimento das obrigações fiscais ou autorização para a consulta da situação fiscal ou contributiva por parte da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros (contribuinte n.º 600014690; NISS 20003558442), nos termos do Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de abril;
8. Relatórios e Contas dos últimos três anos, acompanhados dos respetivos pareceres do Conselho Fiscal e cópias das atas de aprovação em assembleia geral (ou prova de outra forma de aprovação no caso de fundações) - (Nota: Planos de atividades e orçamentos só devem ser enviados se expressamente solicitados no âmbito da instrução do processo); 9. Fotocópia da publicação do extrato dos estatutos e suas alterações ou indicação da respetiva data. NOTA: Não juntar recortes de imprensa nem fotografias A documentação deve ser adicionada ao processo por via eletrónica, utilizando para tal os códigos de acesso fornecidos pelos serviços após a submissão do requerimento.