Manual de Utilizador
V.3.3.2.0
fevereiro 2014
Copyright © a n o – Sistemas de Informática e Serviços, Lda. Este Manual e o seu conteúdo são propriedade intelectual da a n o – Sistemas de Informática e Serviços, Lda., protegida nos termos do Decreto-Lei nº 63/85, de 14 de Março – Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos. É proibida a sua divulgação, transcrição ou reprodução por qualquer meio (papel ou formato digital). Caso o cliente tenha necessidade de obter mais exemplares deste Manual poderá solicitar à a n o cópias do mesmo, mediante o pagamento do custo respetivo. O Manual é confidencial e de circulação restrita ao cliente a quem se destina, que terá o direito de o utilizar apenas para os fins acordados com a a n o .
Página 3 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
ÍNDICE 1.
Software de Gestão Eletrónica de Documentos ............................................................. 13
2.
Novas funcionalidades da Versão 3.3.2.0 ......................................................................... 15
3.
4.
2.1.
Genéricas ........................................................................................................................ 15
2.2.
Inbox................................................................................................................................. 15
2.3.
Saídas .............................................................................................................................. 15
2.4.
Ordem do dia ................................................................................................................. 16
2.5.
Integrações...................................................................................................................... 16
2.6.
Entidades ........................................................................................................................ 16
2.7.
Diversos .......................................................................................................................... 17
2.8.
Administração................................................................................................................ 17
2.9.
Relatórios ........................................................................................................................ 18
Início de Sessão..................................................................................................................... 19 3.1.
Primeiro início de sessão .............................................................................................. 19
3.2.
Primeiro início de sessão (quando possui mais que um departamento) ............... 20
3.3.
Ecrã Inicial ...................................................................................................................... 22
3.4.
Ordem do Dia Global.................................................................................................... 23
Barra de Ferramentas, Barra de Estado e Indicações Genéricas .................................. 25 4.1.
Barra de Ferramentas .................................................................................................... 25
4.1.1.
Menu Ação ............................................................................................................. 25
4.1.2.
Menu Registo ......................................................................................................... 26
4.1.3.
Menu Consulta....................................................................................................... 27
4.1.4.
Menu Ajuda............................................................................................................ 27
4.1.5.
Menu Window ....................................................................................................... 27
4.2.
Barra de Estado .............................................................................................................. 28
Página 5 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4.3.
Indicações Genéricas ..................................................................................................... 29
4.3.1.
Navegação entre campos...................................................................................... 29
4.3.2.
Listas de Seleção .................................................................................................... 29
4.3.3.
Listas de Valores (LOVs) ...................................................................................... 29
4.3.4.
Status (Estado do Registo).................................................................................... 30
5.
GSE – Gestão e Seguimento de Expediente .................................................................... 31
6.
Registo de Entradas - Externas ........................................................................................... 37 6.1.
Classificação ................................................................................................................... 37
6.2.
N.º Reg. ........................................................................................................................... 38
6.3.
N.º Doc. ........................................................................................................................... 39
6.4.
Documento ..................................................................................................................... 39
6.5.
Confidencial ................................................................................................................... 39
6.6.
Referência de Histórico................................................................................................. 39
6.7.
Prioridade ....................................................................................................................... 39
6.8.
Remetente ....................................................................................................................... 39
6.9.
Criação de uma nova Entidade ................................................................................... 41
6.10.
Tema ............................................................................................................................ 44
6.11.
Assunto ....................................................................................................................... 44
6.12.
Observações ............................................................................................................... 44
6.13.
Gravar ......................................................................................................................... 45
6.14.
Impressões (Carimbo, etiqueta, Capa Processo, etc.) ........................................... 45
6.15.
Ações Possíveis .......................................................................................................... 46
6.15.1.
MDD - Módulo de Digitalização de Documentos ............................................ 47
6.15.2.
Anexações ............................................................................................................... 49
6.15.2.1.
Gestão de Pastas nas Anexações ................................................................. 49
6.15.2.2.
Anexação de Ficheiros – um único ficheiro ............................................... 51
Página 6 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.15.2.3.
Anexação de Ficheiros – em série................................................................ 52
6.15.2.4.
Anexação de Ficheiros – já anexados a um processo ............................... 53
6.15.2.5.
Anexação de outras Processos ..................................................................... 54
6.15.2.6.
Anexação de documento digitalizado (histórico) ..................................... 55
6.15.2.7.
Detalhes dos Ficheiros Anexados................................................................ 55
6.15.2.8.
Assinatura digital de anexos ........................................................................ 56
6.16.
Prazos .......................................................................................................................... 58
6.17.
Encaminhamento ....................................................................................................... 59
6.18.
Dar Conhecimento .................................................................................................... 60
6.19.
Impressões .................................................................................................................. 63
6.20.
Pasta Processo ............................................................................................................ 64
6.21.
Tramitação Física ....................................................................................................... 64
6.22.
Referências Multibanco (MB) .................................................................................. 65
7.
Registo de Entradas Internas.............................................................................................. 67
8.
Registo de Entradas - Inbox ................................................................................................ 69 8.1.
9.
Registos do tipo Fax ...................................................................................................... 72
Pedidos pela Web ................................................................................................................. 73 9.1.
Receção de mensagens enviadas pelos utilizadores Web........................................ 73
10. Protocolos ............................................................................................................................... 75 11. Registo de Saídas Internas.................................................................................................. 77 11.1.
Ações Possíveis .......................................................................................................... 81
11.2.
Encaminhar processo ................................................................................................ 81
12. Registo de Saídas Externas ................................................................................................. 83 12.1.
Ações Opcionais ........................................................................................................ 84
12.1.1.
Resposta .................................................................................................................. 85
12.1.2.
Detalhes .................................................................................................................. 85
Página 7 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.1.3.
Ações ....................................................................................................................... 86
12.2.
Criar o documento .................................................................................................... 88
12.3.
Definir Destinatários ................................................................................................. 90
12.3.1.
Criação de uma nova Entidade ........................................................................... 93
12.3.1.1.
Definição da Morada..................................................................................... 93
12.3.1.2.
Pessoas da Empresa ...................................................................................... 95
12.3.1.3.
Anexações da entidade ................................................................................. 95
12.3.2.
Meio de Expedição e Contas de Expedição ....................................................... 96
12.3.3.
Visualização do Documento por destinatário ................................................... 97
12.3.4.
Incluir Assinatura Digital no Documento.......................................................... 97
12.3.5.
Tipo de Tratamento ............................................................................................... 98
12.3.6.
Grupos de Entidades ............................................................................................ 98
12.4.
Anexos para expedição / finishing ........................................................................ 101
12.4.1. 12.5.
Assinatura Digital em Série de anexos para expedição ................................. 103 Expedição do Documento ...................................................................................... 104
12.5.1.
Anulação de um Documento Expedido ........................................................... 107
12.5.2.
Impressão em Série ............................................................................................. 110
12.5.3.
Registo da data de Receção ................................................................................ 111
12.6.
Registo de saída externa do tipo Email ................................................................. 112
13. SMS em Série ...................................................................................................................... 115 14. Ordem do dia de processos do GSE ................................................................................ 117 14.1.
Seguimento de Processos ....................................................................................... 120
14.1.1.
Consulta dos Anexos .......................................................................................... 121
14.1.2.
Assinar Digitalmente um ou vários anexos ..................................................... 121
14.1.3.
Resolução .............................................................................................................. 123
14.1.4.
Assinatura Digital de Resoluções...................................................................... 125
Página 8 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.1.5.
Encaminhamento do Documento ..................................................................... 126
14.1.6.
Encaminhamento múltiplo ................................................................................ 126
14.1.7.
Responder (criar saída de resposta) .................................................................. 126
14.1.8.
Expedição a partir da ordem do dia ................................................................. 127
14.1.9.
Definição do assinante do documento ............................................................. 127
14.2.
Gestão de Serviço .................................................................................................... 129
15. Consultas de Entradas ....................................................................................................... 131 15.1.
Pesquisa por outros campos de Registo ............................................................... 132
15.2.
Pesquisa por Seguimento do Processo ................................................................. 133
15.3.
Consulta do Processo .............................................................................................. 133
15.3.1.
Consulta do Roteiro do Processo ...................................................................... 134
15.3.2.
Consulta de Prazos afetos a um processo ........................................................ 135
15.3.3.
Consulta dos Ficheiros Anexos a um processo ............................................... 135
15.3.4.
Consulta de Processos Associados ao processo atual .................................... 135
15.3.5.
Consulta de Pastas-Processo aos quais o processo está associado ............... 136
15.3.6.
Consulta da Tramitação Física do processo..................................................... 136
16. Consulta de Saídas ............................................................................................................. 137 16.1.
Pesquisa por outros campos de Registo ............................................................... 138
16.2.
Pesquisa por Seguimento do Processo ................................................................. 139
16.3.
Pesquisa por Referência de Expedição ................................................................. 139
16.4.
Consulta do Processo .............................................................................................. 140
16.5.
Consulta do Roteiro do Processo .......................................................................... 140
16.6.
Consulta do(s) destinatário(s) e do documento gerado ..................................... 141
16.7.
Consulta de Prazos afetos a um processo ............................................................ 142
16.8.
Consulta dos Ficheiros Anexos a um processo ................................................... 142
16.9.
Consulta de Processos Associados ao processo atual ........................................ 142
Página 9 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
16.10.
Consulta de Pastas-Processo aos quais o processo está associado ................... 143
16.11.
Consulta da Tramitação Física do processo......................................................... 143
17. Consulta de Histórico do Inbox ....................................................................................... 145 17.1.
Recuperar registos enviados para o “Histórico de Inbox” ................................. 146
18. Consultas - SMS em Série................................................................................................. 147 19. Consultas - Histórico de Protocolos ................................................................................ 149 20. Consultas - Consulta de Documentos ............................................................................ 151 21. Expedição de Documentos ................................................................................................ 153 21.1.
Anulação de Documentos Expedidos .................................................................. 157
21.2.
Impressão em Série ................................................................................................. 159
21.3.
Registo da Data de Entrega .................................................................................... 161
22. Assinatura de Documentos............................................................................................... 163 22.1.
Rejeição de Assinatura ............................................................................................ 165
22.2.
Consulta de Documentos Assinados .................................................................... 166
23. Preenchimento de datas de ARs dos CTT...................................................................... 167 24. Finishing de Documentos .................................................................................................. 169 24.1.
Consulta por dados relativos ao Finishing ........................................................... 172
24.2.
Relatório “Documentos com Finishing não tratado” .......................................... 172
25. Pastas Processo .................................................................................................................... 175 25.1.
Pasta Processo na Ordem do dia global (Entradas e saídas) ............................. 175
25.2.
Detalhes da Pasta-Processo .................................................................................... 176
25.3.
Atribuição de um processo a uma pasta já existente.......................................... 177
25.4.
Atribuição de um processo a uma nova pasta .................................................... 178
25.5.
Atribuição em massa de um processo a uma pasta ............................................ 179
25.6.
Pastas Processo nos Ecrãs de Registo (Entradas e Saídas) ................................. 179
25.7.
Pesquisas Globais / Consulta por pasta de Processo ......................................... 180
Página 10 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
25.8.
Permissões de pasta de Processo........................................................................... 181
26. Tramitação Física ................................................................................................................ 185 26.1.
Registo de tramitação física ................................................................................... 186
26.1.1. 26.2.
Registo de local do arquivo físico ..................................................................... 186 Ecrã de Tramitação física após registo de arquivo ............................................. 187
26.2.1.
Registo de saída física do arquivo..................................................................... 188
26.3.
Ecrã de tramitação física após registo de saída do arquivo............................... 188
26.4.
Ecrã de consulta de roteiro físico .......................................................................... 189
26.5.
Ecrã de lista de processos na posse do utilizador ............................................... 189
26.6.
Ecrã de tramitação física do processo na posse do utilizador ........................... 190
26.6.1.
Ecrã de encaminhamento de processo físico ................................................... 190
27. O meu Correio ..................................................................................................................... 191 28. As Minhas Mensagens - Tomada de Conhecimento ................................................... 197 29. Área Pessoal......................................................................................................................... 199 29.1.
Pareceres diários ...................................................................................................... 199
29.2.
Consulta de pareceres diários assinados digitalmente ...................................... 201
29.3.
Consulta de ofícios assinados digitalmente por mim ........................................ 202
29.4.
Consulta de Faxes e Emails falhados .................................................................... 203
29.5.
As minhas Ausências .............................................................................................. 203
29.6.
Os meus Templates ................................................................................................. 204
29.7.
Os meus Grupos de Utilizadores e Departamentos ........................................... 206
29.8.
Os meus Grupos de Entidades .............................................................................. 207
29.9.
Os meus dados ......................................................................................................... 208
29.10.
A minha Produtividade .......................................................................................... 210
29.11.
Processos arquivados .............................................................................................. 211
30. Pesquisas Globais .............................................................................................................. 213 Página 11 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
30.1.
Pesquisa de Processos do GSE e GSP de uma determinada entidade ............. 213
30.2.
Consulta por Pasta de Processos ........................................................................... 215
30.3.
Pesquisa de Processos através de Comunicação Protocolar ............................. 216
31. Integração com a plataforma anoGov ............................................................................. 217 31.1.
Receção de notificações da plataforma anoGov .................................................. 217
31.2.
Envio de documentos anexos e resoluções para a plataforma anoGov........... 218
32. Pagamentos Eletrónicos - MB........................................................................................... 223 32.1.
Envio de ficheiro para a SIBS ................................................................................. 226
32.2.
Carregamento do ficheiro recebido da SIBS ........................................................ 226
33. Acrónimos e Glossário ...................................................................................................... 229
Página 12 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
1. Software de Gestão Eletrónica de Documentos O software da a n o tem como principal objetivo possibilitar, e fomentar, o processo de desmaterialização e modernização administrativa. Este manual identifica e descreve as inúmeras funcionalidades do GSE – Gestão e Seguimento de Expediente, complementando-as com um conjunto de outros módulos e peças de software que facilitam todo o processo de tramitação eletrónica. Por essa razão identificamos esta plataforma genericamente como “Software de Gestão Eletrónica de Documentos” Esta plataforma permite à organização trabalhar, gerir a informação e controlar os seus procedimentos em tempo real, de forma desmaterializada, possibilitando a tramitação de documentos e processos em formato eletrónico. A aplicação GSE – Gestão e Seguimento de Expediente, foi especialmente desenhada e concebida para tratar informação que entra, circula e sai da organização. O controlo da informação é feito com recurso a um workflow que permite registar, controlar e auditar todas as intervenções nos documentos e processos. Nesta aplicação o workflow é livre, possibilitando uma grande flexibilidade á organização na gestão da informação. A aplicação GSE – Gestão e Seguimento de Expediente disponibiliza múltiplas funcionalidades em quatro macro funções de gestão documental:
Gestão da informação recebida (Registo de entradas); Gestão de documentos a expedir (Registo de saídas e expedição); Tramitação de documentos/processos (Ordem do Dia de processos do GSE); Consultas.
Com esta ferramenta torna-se possível perceber: quando foi recebido o documento X, onde se encontra, quem o viu/atuou sobre ele, que respostas obteve e em que circunstâncias, etc.
Página 13 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
2. Novas funcionalidades da Versão 3.3.2.0 A versão atual da aplicação introduz diversas novas funcionalidades e inúmeras melhorias em áreas já existentes. Neste ponto do manual são listadas e resumidamente discriminadas as principais novidades.
2.1. Genéricas 1. Novo Layout – O layout da aplicação sofreu diversas melhorias, sobretudo no ecrã de login e no menu principal (acesso às principais áreas da aplicação); 2. Multiplataforma: Mac e Linux – A compatibilidade da aplicação foi revista de forma a assegurar o seu correto funcionamento nos sistemas operativos OS X e Linux.
2.2. Inbox 1. Colocação automática de carimbo nas entradas de email e fax via Inbox; 2. Email reencaminhado sem gerar entrada passa a originar mensagem na ordem do dia do utilizador que o recebe; 3.Possibilidade de filtro dos registos apresentados, em função da conta de expedição.
2.3. Saídas 1. Elaboração de saídas com recurso a um editor de texto; 2. Saídas constituídas por um documento base que pode ser o mesmo para todos os destinatários ou com possibilidade de diferenciação, em termos de conteúdo; 3. Elaboração de emails semelhante ao Outlook, ou seja, o email é elaborado em formato Word e sai para o exterior em formato HTML; 4. Pesquisa avançada de entidades no ecrã de destinatários das saídas externas; 5. Saídas Internas com possibilidade de serem assinadas digitalmente; 6. Permitida a consulta de faxes enviados nos ecrãs de expedição; Página 15 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
7. Possibilidade de reimprimir o carimbo no ecrã de finishing; 8. Visualização da referência de expedição no ecrã de registo da saída; 9. Visualização do estado da expedição no ecrã de consultas; 10. Exibição do estado do processo no ecrã de consultas do GSE: em fase de registo, em seguimento (em que departamento e há quanto tempo), arquivado, deferido, etc.; 11. Seleção automática da assinatura digitalizada quando se seleciona a assinatura digital; 12. Possibilidade de mudar quem assina uma saída na fase de expedição, caso exista rejeição de assinatura; 13. Tornar documentos definitivos na expedição em série;
2.4. Ordem do dia 1. Processos dirigidos especificamente ao utilizador ligado passam a ser apresentados entre parêntesis; 2. Elaboração de saída de resposta a uma entrada passa a herdar o assunto e a registar automaticamente o remetente da entrada como destinatário; 3. Deixa de ser possível tornar a classificação definitiva sem que o processo tenha classificação; 4. Ordem do dia GSE – processos com outros utilizadores do mesmo departamento passar a ser visíveis por defeito, podendo o utilizador optar por os ocultar; 5. A resolução anteriormente redigida passa a ser guardada e é utilizada por defeito no tratamento em massa de novos processos; 6. Otimização do módulo de assinatura de pareceres diários.
2.5. Integrações 1. Atualização do módulo de integração com a plataforma anoGov R4.
2.6. Entidades 1. Possibilidade de criar números de contribuintes estrangeiros; 2. Conversão de entidades – permitindo converter um requerente (entidade) particular em coletivo e vice-versa; Página 16 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
3. Criação do conceito de "categoria" de uma entidade. As entidades (particulares ou coletivas) passam a poder ser agrupadas por categorias; 4. Módulo de leitura de dados do Cartão de Cidadão – permitindo, por exemplo, a criação de forma automática de uma entidade., tanto no GSE como no portal SeAP.
2.7. Diversos 1. Otimização da performance na geração de pareceres e respetiva assinatura digital - os pareceres são criados em background à medida que são produzidos; 2. Ordenamento de dados em diversos ecrãs; 3. Acesso ao ecrã de finishing a partir do ecrã da mensagem; 4. Módulo de “desarquivamento” de processos no GSE – permite ao utilizador retirar do arquivo processos por si arquivados; 5. Visualização do estado de um processo em termos de encaminhamento (já encaminhado ou não) nos ecrãs de registo do GSE; 6. Visualização do estado do processo no ecrã de consultas do GSE - em fase de registo, em seguimento (em que departamento e há quanto tempo), arquivado, deferido, etc.; 7. Possibilidade de gerar o Workflow gráfico dos roteiros de processo GSE; 8. Novo parâmetro para permitir que os documentos digitalizados (MDD) entretanto transformados em PDF possam ser impressos.
2.8. Administração 1. Associação de tipologias documentais a utilizadores (entradas e saídas) – permite que ao nível do utilizador seja indicado quais as tipologias a que o mesmo tem acesso; 2. Matriz de definição de campos obrigatórios nos ecrãs de registo de processos GSE – passa a ser possível definir os campos de preenchimento obrigatórios no registo de processos de entrada e processos de saída; 3. Matriz de definição de campos obrigatórios nos ecrãs de registo de Entidades passa a ser possível definir os campos de preenchimento obrigatórios no registo de entidades particulares e entidades coletivas; 4. Parâmetro para obrigar ou não a selecionar um utilizador ao reencaminhar processo no GSE Página 17 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
5. Configurações gerais para a impressão dos Avisos de Receção dos CTT; 6. Possibilidade de copiar departamentos e perfis – permite associar a um novo utilizador (ou a um já existente) departamentos e perfis de outro utilizador; 7. Alteração do tamanho do campo “Nome” no ecrã de utilizadores de 35 para 100 caracteres; 8. Nova permissão para imprimir carimbo na ordem do dia /consulta.
2.9. Relatórios 1. Nova listagem de correspondência recebida com resposta; 2. Novo relatório de auditoria às entidades coletivas e particulares; 3. Novo relatório de saídas sem seguimento e não expedidas; 4. Relatório de “Auditoria de prazos internos por utilizador” - novo filtro por intervalo de datas de chegada à ordem do dia do utilizador.
Página 18 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
3. Início de Sessão A imagem que se segue ilustra o ecrã principal da aplicação com as opções de autenticação do utilizador.
Para se identificar, deve indicar nos campos respetivos o seu utilizador e a password. O utilizador registado, após identificação, deve clicar em “Login” para iniciar sessão. No caso de um utilizador não se identificar corretamente surge uma das seguintes janelas de acesso recusado:
3.1. Primeiro início de sessão No primeiro acesso ser-lhe-á solicitado que defina uma password. Comece por digitar o seu utilizador (este deverá ter sido anteriormente criado pela administração aplicacional) e clique sobre Login:
Página 19 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Receberá a indicação “Ainda não tem a sua password definida! Por favor defina-a!”. Após clicar sobre “OK”:
Digite 2 vezes (em “Nova password” e “Confirmação”) a sua password. Esta palavra-chave deverá conter no mínimo 5 caracteres (letras ou números).
3.2. Primeiro início de sessão (quando possui mais que um departamento) Após uma correta autenticação o utilizador pode ser confrontado com uma janela para seleção de um departamento. Consideramos importante neste momento, relembrar o conceito de “Departamento”. Este conceito surge para identificar diferentes áreas funcionais, ou seja, sempre que uma ou várias pessoas desenvolvem tarefas idênticas, ou similares, identificamos um departamento. Neste sentido chamaremos departamentos aos diferentes grupos de atividade funcional que podem, ou não, mapear a estrutura orgânica de uma organização.
Página 20 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Assim, sempre que um utilizador faça a autenticação no sistema, e consoante os departamentos a que pertençe, pode ou não surgir a janela de seleção de departamento. Um utilizador pode ligar-se sob a “alçada” de determinado departamento sendo este selecionado após o login.
Dependendo do departamento selecionado o utilizador poderá ter diferentes acessos/permissões uma vez que a diferentes departamentos poderão estar atribuídos diferentes perfis. Após iniciar sessão poderá sempre alternar entre os seus departamentos. Adicionalmente se iniciar sessão com o departamento X e necessitar de tratar um processo de um seu departamento Y a aplicação automaticamente fará essa transição. Ao nível das consultas terá sempre acesso aos processos que passaram pela totalidade dos seus departamentos. A escolha do departamento é assim, mais importante no que diz respeito aos documentos que vai produzir (emails, ofícios, informações internas, etc.) e também caso tenha diferentes permissões nos seus diferentes departamentos (por exemplo um dos seus departamentos poderá ter acesso ao módulo GSP e outro não).
Página 21 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
3.3. Ecrã Inicial O ecrã inicial da aplicação permite um acesso global do utilizador autenticado às várias áreas da aplicação (variando estas de acordo com o perfil do utilizador). As opções disponibilizadas estão destacadas a vermelho: Nota: Neste manual não vamos dar destaque às opções relacionadas com o GSP – Gestão e Seguimento de Processos, que será objeto de manual próprio. 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
13
12
14
Ordem do dia Global
1- Ordem do dia global (processos que requerem a sua intervenção) 2- Módulo GSE (Registo Entradas, Saídas, Consultas, etc.) 3- Módulo GSP (Registo Processos, Consultas, Prazos, etc.) 4- O meu Correio (Correio interno, Tomadas de Conhecimento, etc.) 5- Área Pessoal (Relatórios, Consultas Templates, Grupos, etc.) 6- Pesquisas Globais (Processos GSE e GSP, Pastas Processo, etc.) 7- Outros (Tabelas, Estrutura do GSP, etc.) 8- Gestão (Relatórios e Gráficos) 9- Opções relacionadas com o portal de serviços online (atendimento@net) 10- Configurações (Utilizadores, Departamentos, Permissões, Parâmetros, etc.) 11- Informação sobre a aplicação 12- Terminar sessão 13- Os meus dados (Departamentos, Assinatura digitalizada, alterar password, etc.) 14- Alternar entre os departamentos do utilizador
Página 22 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
3.4. Ordem do Dia Global Na zona central do ecrã, após iniciar sessão, a área apresentada por defeito é a “Ordem do dia global”:
O conceito de “Ordem do dia global”, pretende transmitir a ideia de uma “secretária digital” – podemos de uma forma simples e rápida aceder a toda informação que temos para tratar da mesma forma que acederíamos fisicamente aos vários documentos pousados na nossa secretária (de acordo como as nossas competências - conceito de departamento). Esta funcionalidade permite ao utilizador ir diretamente para a ordem do dia do departamento que pretende, sem ter que sair e entrar nos diferentes departamentos. Para aceder, basta clicar no número respetivo. A coluna “Total” soma os processos existentes para esse utilizador em todos os departamentos. As primeiras 4 (quatro) linhas não permitem acesso na coluna “Total”, uma vez que os processos estão indexados ao departamento e não ao utilizador. As restantes linhas permitem o acesso direto a cada uma delas, uma vez que as intervenções estão direcionadas ao utilizador. A “Ordem do dia global” é atualizada sempre que entramos no ecrã; no caso de permanecermos por algum tempo nesta página, devemos clicar sobre “Atualizar” para que a informação apresentada seja “posta em dia”.
Página 23 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4. Barra de Ferramentas, Barra de Estado e Indicações Genéricas Qualquer um dos ecrãs por onde irá navegar em seguida tem uma barra de ferramentas (no topo) e uma barra de estado (em rodapé) comum. Explicamos de seguida as suas funcionalidades.
4.1. Barra de Ferramentas
4.1.1. Menu Ação
Ao clicar em “Ação” tem acesso às funções “Gravar”, “Imprimir” e “Sair”. Estas funções estão também disponíveis de uma forma mais rápida através dos três primeiros botões da barra de ferramentas.
Página 25 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4.1.2. Menu Registo
Ao clicar em “Registo” tem acesso às funções “Inserir”, “Inserir Texto Tipo”, “Apagar”, “Editar”, “Limpar”, “Copiar”, “Colar”, “Primeiro”, “Anterior, “Próximo, “Último e “Bloquear. Estas funções permitem interagir com os registos que se visualizam na tabela. A maior parte destas funções estão também disponíveis de uma forma mais rápida através dos botões da barra de ferramentas. Constituem exceção as funções “Inserir Texto Tipo”, “Editar”, “Limpar” e “Bloquear”.
A função “Inserir Texto Tipo” permite guardar textos para posterior inserção em qualquer campo da aplicação. Por exemplo, guardar textos para resoluções ou ofícios tipo. As funções “Editar” e “Limpar” permitem, como o nome indica, editar e limpar os campos da tabela. A função “Bloquear”, uma vez ativada, permite impedir que outro utilizador tente editar o registo atual. Após sair do registo em questão, as células editadas ficam novamente desbloqueadas.
Página 26 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4.1.3. Menu Consulta
Ao clicar em “Consulta” tem acesso às funções “Entrar em Modo Pesquisa”, “Executar Pesquisa”, “Cancelar Pesquisa” e “Nº Registos da Pesquisa”. Estas funções estão também disponíveis de uma forma mais rápida através dos seguintes botões da barra de ferramentas:
4.1.4. Menu Ajuda
Ao clicar em “Ajuda” tem acesso às funções “Ajuda”, “Teclas”, e “Mostrar Erro”. Apenas a função “Ajuda” está disponível na barra de ferramentas. A opção “Teclas” permite obter informação sobre várias funcionalidades disponibilizadas através do teclado. Por sua vez, a função “Mostrar Erro” permite visualizar o detalhe técnico da última janela de erro que tenha sido exibida.
4.1.5. Menu Window
No menu “Window” são dadas três hipóteses de visualização de janelas múltiplas. A opção “Cascade” permite dispor imagens em cascata, da parte de cima esquerda para Página 27 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
baixo à direita na sua área de trabalho; as hipóteses “Tile Horizontally“ e “Tile Vertically“ colocam as janelas respetivamente lado a lado na horizontal ou na vertical.
4.2. Barra de Estado Na “barra de estado” é possível visualizar qual o registo em que nos encontramos e qual o número total de registos. Neste caso, estamos no registo 15 de um total de 27.
Quando entramos em modo de pesquisa, a “barra de estado” apresenta o seguinte aspeto:
Depois de introduzir um critério, podemos pressionar as teclas Ctrl e F11 para executar a pesquisa ou a tecla F4 para a cancelar. Por vezes aparece no lado direito do rodapé, uma pequena barra preta que se desloca horizontalmente e que dá indicação de que a aplicação está a processar informação.
Página 28 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4.3. Indicações Genéricas 4.3.1. Navegação entre campos Para se movimentar pelos campos de um ecrã, utilize as Teclas: TAB ou Enter para avançar e Shift+TAB para voltar ao campo anterior.
4.3.2. Listas de Seleção Uma “Lista de Seleção” é utilizada quando um determinado campo só pode assumir um valor de entre um conjunto fixo de valores possíveis, como por exemplo na identificação da natureza jurídica de uma entidade formadora.
4.3.3. Listas de Valores (LOVs) Num ecrã de entrada de dados podem existir campos de seleção, isto é, campos que vão ser preenchidos com valores já existentes no sistema. Estes campos têm sempre associada uma Lista de Valores “LOV” cujo objetivo é ajudar a selecionar um, de entre os possíveis, evitando assim erros na introdução de dados. O seguinte exemplo é o campo Concelho.
Página 29 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Para efetuar pesquisas numa “LOV”, digite na caixa “Find” o texto ou parte do texto a pesquisar premindo de seguida o Botão “Find” para procurar.
Podem ser efetuadas pesquisas parciais utilizando o caracter “%”. Por exemplo: “Pa%” apresenta na “LOV” todas as ocorrências iniciadas por “Pa” (Paula Marques, por ex.), ou então, se for digitado "%Pa%", a “LOV” apresenta todas as ocorrências que tenham a palavra "Pa" em qualquer posição (Paula Marques; Maria Paula Antunes; António Pacheco), etc. Selecione a ocorrência desejada e clique em “OK” para aceitar a ocorrência selecionada; caso pretenda cancelar, prima a opção “Cancel”.
4.3.4. Status (Estado do Registo) O Status é um campo que aparece ao longo de toda a aplicação e funciona como um indicador do estado do registo.
“OK” – se selecionado é possível utilizar o registo em qualquer altura ao longo de toda a aplicação; “NOK” – se selecionado o registo não está disponível e, por isso, não poderá ser utilizado ao longo da aplicação.
Página 30 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
5. GSE – Gestão e Seguimento de Expediente O GSE proporciona ao utilizador uma maior facilidade no manuseamento e classificação dos vários tipos de documentos com que a organização trabalha e permite a localização rápida e eficaz de qualquer documento ou registo, qualquer que seja a referência fornecida, isto é, um nome, uma data, etc. Com esta aplicação existe maior facilidade na transferência de documentos entre a área de Expediente e as restantes áreas.
GSE
Conforme é visível na imagem acima, esta área encontra-se dividida em:
Registo de Entradas;
Registo de Saídas;
Ordem do dia de processos do GSE;
Consultas;
Expedição de documentos;
Assinatura de documentos;
Preenchimento de datas de AR’s dos CTT;
Finishing de Documentos.
Página 31 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Os sinais “+” e “–“ apresentados ao fundo da área central, expandem e comprimem globalmente o menu apresentado. De modo mais particular, sempre que junto a cada linha do submenu exista um “+” ou um “–“ indica possibilita o mesmo, mas para a linha em questão, expandindo ou comprimindo apenas aquela área do submenu. Os módulos de “Registo de Entradas” e “Registo de Saídas” permitem classificar, registar e dar seguimento a toda a informação que entra e sai da organização podendo esta ser de origem interna ou externa. A classificação “interna” é atribuída a todas as entidades internas à organização (funcionários por exemplo), por outro lado, classificamos como externas todas as entidades que não pertençam à organização (clientes, fornecedores, etc.):
O módulo relativo à “Ordem do dia de processos do GSE” permite a todos os departamentos/áreas funcionais dar seguimento aos documentos, informações ou processos que necessitam da sua intervenção, ou seja, uma informação, um parecer, um despacho ou outra qualquer ação necessária. Este ecrã é acessível também através da “Ordem do dia Global”, mas no caso deste ecrã (Ordem do dia de processos do GSE) será apresentada apenas a informação para o departamento a que estamos ligados:
Página 32 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A opção de “Consultas” permite consultar todos os documentos ou informações tratadas na organização, expedidas ou registadas, de uma forma linear ou utilizando parâmetros de filtragem. As consultas encontram-se divididas de acordo com o conceito de “Entradas” (documentos que deram entrada na organização) ou “Saídas” (documentos expedidos para o exterior). É também possível consultar “Histórico do Inbox” (email recebido na aplicação), “SMS em Série” (SMS enviados), “Histórico de Protocolos” e “Consulta de Documentos”:
O módulo de “Expedição” serve para tratar a numeração e impressão de documentos a sair da organização (ofícios, cartas, faxes, emails, avisos de receção individuais e coletivos, entre outros). Esta área permite gerir todos os componentes de um ou vários centros de expedição/saída de documentação:
Página 33 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
O submenu “Assinatura de documentos” reflete a informação apresentada na linha da ordem do dia como “Documentos para assinar digitalmente”. Será aqui que, no caso de possuir assinatura digital, procederá à assinatura desses documentos:
Na opção “Preenchimento de datas de AR’s dos CTT” existe a possibilidade de registar as datas de receção da correspondência enviada com aviso de receção impresso pela aplicação:
Página 34 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
O módulo de ”Finishing de Documentos” poderá ou não ser visível consoante esteja em uso na organização. O objetivo deste módulo é permitir a etiquetagem das saídas criadas de modo a que seja possível colocar nos documentos impressos a data real de expedição (saída do documento da organização):
Página 35 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6. Registo de Entradas - Externas Neste ecrã é possível registar, classificar, enquadrar e dar seguimento a toda a correspondência que chega à organização proveniente do exterior.
12 13 1
6 2
5
3 7
4
9 8 10 11
12
6.1. Classificação O classificador foi pré-definido consoante as diretrizes da organização no sentido de enquadrar ou classificar todos os documentos que dão entrada na organização. O registo de uma entrada pode ser mais ou menos completo. A classificação (introduzida através do código ou selecionada através do botão) não é regra geral obrigatória, podendo ser feita em qualquer momento do processo até ao seu arquivo. Aqui pode-se pesquisar/introduzir o código para classificar o documento corrente. No caso de não saber o número poderá premir o botão ao lado para aceder ao classificador . O ecrã que disponibiliza o acesso ao classificador existente é o seguinte:
Página 37 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Possibilidade de pesquisar dentro do classificador
Uma vez localizada a classificação pretendida clique sobre “OK” para a atribuir ao registo. O botão “Segundos Classificadores” ( ) permite classificar o documento em questão segundo outras visões existentes, ou seja, podem existir várias classificações para o documento/processo registado; O campo “Definitiva?” é uma “Check-Box”, ou seja, é uma pequena caixa que pode estar em dois estados (assinalada ou não). Se a caixa se apresentar assinalada significa que a classificação foi tornou definitiva e não é possível alterar essa classificação. Diferentes perfis terão possibilidade, ou não, de tornar uma classificação definitiva;
6.2. N.º Reg. O Número de Registo é preenchido automaticamente, de forma sequencial, quando gravamos o ecrã. É este número, mais a identificação do a n o , que identificam de forma única o registo. O campo seguinte é preenchido por defeito com a data e a hora do sistema podendo, no entanto, ser alterado se o utilizador tiver permissão para tal.
Página 38 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.3. N.º Doc. Depois de gravado o ecrã, será atribuído de forma automática e sequencial o Número do Documento. Para isso deverá estar selecionado o Tipo de Documento (na lista de valores). Para cada tipo de documento existe uma numeração sequencial que identifica o número de registo desse tipo de documento para o ano corrente. Neste sentido, se tivermos o campo Nº Doc. = 25/2041 Ofício, significa que estamos a visualizar o vigésimo quinto ofício registado em 2014. Acedendo ao botão é disponibilizada a lista dos tipos de documento, bastando selecionar de entre os tipos pré-existentes aquele que se pretende registar. NOTA: De referir que os tipo de documentos existentes foram pré-definidos consoante as diretrizes da organização. Se for necessário acrescentar novos tipos de documento deverá contactar a administração aplicacional no sentido de os adicionar, sendo este um processo simples e rápido.
6.4. Documento Os campos associados a “Documento” permitem registar a referência do documento e a respetiva data, caso seja conhecida.
6.5. Confidencial Um processo poderá ser sinalizado como “Confidencial”. Estes registos só poderão ser consultados pelos departamentos/utilizadores que estão definidos na aplicação como tendo permissão de consulta de processos confidenciais.
6.6. Referência de Histórico Campo com vista à introdução da referência e data de processos de histórico (por exemplo no âmbito da importação de dados de sistemas anteriores).
6.7. Prioridade Poderá ser atribuída uma prioridade ao registo que estamos a registar. Aceda ao botão para alterar a prioridade. A priorização de um registo fará com que após o encaminhamento na ordem do dia do departamento destino, este registo se posicione no topo e assuma a cor amarela quando prioritário ou vermelha quando muito prioritário.
6.8. Remetente
Página 39 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Neste campo será indicado o remetente do documento. A aplicação pode assumir por defeito o valor “Particular” ou “Coletiva”. Valide com a administração aplicacional caso pretenda alterar este valor por defeito. Existem quatro hipóteses para pesquisar se a entidade que pretendemos já se encontra registada: 1 - Utilizando o campo “Cód.Barras” - basta introduzir o código de barras, ou ler a partir de um leitor de código de barras, o número de entidade que pode estar impresso num cartão (ex.: Cartão de Munícipe). 2 - Introduzindo o número de contribuinte no campo “N.º Contrib.” e clicando em seguida na tecla “Enter”. 3 - Através de um clique no 1º botão de seta ( ), depois de selecionar o tipo de “entidade” Particular/Coletiva, será apresentada a listagem de todas as entidades desse tipo registadas no sistema. Poderá percorrer os registos ou colocar um filtro no campo “Find”:
NOTA: Este ecrã não é sensível a maiúsculas e minúsculas mas é sensível a caracteres acentuados.
Página 40 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4 - Através de um clique no 2º botão de seta ( ) será apresentada uma nova janela para pesquisa de entidades. Por defeito são pesquisadas simultaneamente entidades particulares e coletivas. Em qualquer dos campos dessa janela podem ser inseridos filtros de pesquisa. Este ecrã não é sensível a maiúsculas e minúsculas e/ou a caracteres acentuados.
NOTA1: Antes de se registar qualquer novo “Remetente”, deve-se primeiro verificar se a entidade já existe no sistema. NOTA2: Caso a pesquisa seja feita por “Nº Contrib.” e o sistema não encontrar/devolver nenhuma entidade, deverá sempre ser feita uma validação por nome, uma vez que pode existir a entidade mas sem número de contribuinte definido.
6.9. Criação de uma nova Entidade No caso da entidade pretendida (seja ela particular ou coletiva) não existir no sistema, deverá, então, proceder ao seu registo. Para tal, basta clicar no botão
.
É muito importante selecionar o tipo de entidade antes de registar uma entidade, ou seja definir se vai registar uma entidade particular ou uma entidade coletiva:
NOTA: Dependo do seu perfil de utilizador poderá ou não ter permissões para criar novas entidades Página 41 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A criação de entidades é feita então de acordo com a tipologia da mesma no seguinte ecrã (neste caso uma entidade particular):
3
2
4
5
Algumas notas: 1- A definição de quais os campos obrigatórios cabe a organização aquando da implementação do software, mas poderá sempre ser alterada pela administração aplicacional. 2- Se pretender introduzir um número de contribuinte estrangeiro altere o país de PT para a sigla do país pretendido. Só desta forma será aceite um formato de número que não existe nos números de contribuintes portugueses. 3- É possível ver quem criou a entidade e visualizar todo o histórico de alterações à mesma (campo “Inserido por” no canto superior direito da janela) clicando sobre 4- É possível ver a foto da entidade (canto superior direito) ou acrescentar uma nova clicando sobre 5- A “Regra de Tipo de Tratamento para envio de Documentos” define de que forma a entidade será apresentada aquando da criação de um ofício, fax, etc. Após preencher os campos conhecidos, deverá gravar a entidade ( ) para que possa aceder às funcionalidades disponibilizadas na zona inferior direita do ecrã:
Página 42 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
O botão morada
permitirá atribuir uma morada à entidade:
Introduza o código postal e prima a tecla “Enter” uma vez para serem povoados os campos Distrito, Concelho e Freguesia, após o que poderá clicar novamente em “Enter” para que seja atribuído o arruamento associado ao código postal. Em alternativa poderá utilizar as listas de valores
.
NOTA: Caso não exista o código postal pretendido, o mesmo pode ser adicionado na área de tabelas da aplicação. Contacte a administração aplicacional. Neste ecrã poderão ser também registados o nº de telefone e fax da entidade. Caso pretenda atribuir mais que uma morada à entidade utilize o botão inserir da barra de ferramentas da aplicação
.
Este procedimento limpará os campos da morada anterior e apresentar-lhe-á um novo ecrã de registo de morada:
Página 43 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Como se pode verificar no canto inferior esquerdo do ecrã estamos agora a criar a morada nº2 de um total de duas. Quando gravar esta nova morada deverá indicar se pretende, ou não, que esta seja a morada por defeito para correspondência Para concluir grave, ou feche a janela confirmando as alterações, voltando, assim ao ecrã anterior. O botão anexações permite adicionar um anexo à entidade. Poderá ser por exemplo o Cartão do Cidadão no caso das entidades particulares ou um protocolo no caso das entidades coletivas. A anexação de ficheiros a uma entidade é em tudo semelhante à anexação de ficheiros a um registo pelo que poderá obter mais informação mais à frente neste manual na área anexações.
6.10.
Tema
O tema permite classificar a informação de uma forma transversal ao contrário do classificador, no entanto ambos se cruzam. Imaginemos as pastas de arquivo. Cada uma tem um nome, esse nome traduz-se nos campos do nosso classificador. Dentro de cada uma dessas capas podemos ter vários separadores, esses separadores são os temas. Por exemplo podemos ter o tema (ou separador) “reclamação” no classificador (ou pasta) “Área Administrativo-Financeiro” ou no classificador “Áreas Recursos Humanos”. NOTA: De referir que os temas existentes foram pré-definidos consoante as diretrizes da organização. Se for necessário acrescentar novos temas deverá contactar a administração aplicacional no sentido de os adicionar, sendo este um processo simples e imediato. Selecionar um dos “Temas” disponíveis na lista de valores para atribuir ao registo atual.
6.11.
Assunto
No “Assunto”, pode introduzir os detalhes de assunto referentes à informação registada. Regra geral aqui é feito um pequeno resumo do conteúdo da correspondência que estamos a registar ou até introduzido o próprio assunto constante nessa correspondência.
6.12.
Observações
O campo de “Observações” está disponível para respetivo registo quando pretendido.
Página 44 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.13.
Gravar
Para gravar efetivamente o registo em curso basta clicar no botão ; é nesta fase que são atribuídos automaticamente os n.ºs de registo e de documento e a hora de introdução.
6.14.
Impressões (Carimbo, etiqueta, Capa Processo, etc.)
Após termos criado toda a informação relativa ao registo passaremos à fase de anexação de informação e digitalização do documento em papel que originou a entrada. Assim, em primeiro lugar devemos carimbar o original. Para o efeito introduza o documento na impressora de validação e clique em selecione “Impressão do Carimbo” na caixa que passará a visualizar.
e
A aplicação irá gerar um carimbo, num novo separador:
NOTA: Caso este novo separador não for apresentado, garanta que as janelas de pop-up estão a ser permitidas Automaticamente abrir-se-á também a janela de impressão:
Página 45 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA: Mais à frente neste manual iremos detalhar cada uma das opções disponíveis no ecrã das impressões
6.15.
Ações Possíveis
Na área inferior direita do ecrã estão disponíveis 7 botões, respetivamente: Reencaminhamento, Anexações, Módulo de Digitalização de Documentos, Prazos, PastaProcesso, Tramitação Física e Referências Multibanco.
Existe a possibilidade de passar o cursor do rato sobre cada um destes botões de forma a obter a legenda respetiva. A seguir abordaremos cada um destes botões por ordem de ação a executar normalmente e não necessariamente percorrendo-os da esquerda para a direita.
Página 46 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.15.1.MDD - Módulo de Digitalização de Documentos O botão permite efetuar a abertura do programa de digitalização MDD – Módulo de Digitalização de Documentos para anexação automática de todos os documentos digitalizados. Saliente-se que esta função deve ser utilizada em postos com um scanner instalado e o software específico, uma vez que tem como objetivo registar e indexar documentos a digitalizar.
3
1
2
1. Atribua uma identificação/designação para o(s) documento(s) que se pretende(m) digitalizar ; 2. Clique sobre o botão “OK”; 3. A seguir deve ser selecionado o botão do scanner ( ) para que os documentos (que nesta altura devem ser colocados no scanner) sejam digitalizados e anexados ao registo corrente. A partir do momento que são visualizados os documentos no ecrã, a informação pode ser gravada. Se o n.º de páginas for superior a 1, o MDD informa o utilizador desse facto e sempre que se pretender consultar esta informação o aviso repete-se. Na barra do ecrã apresentado existem vários botões e campos com diferentes funções, respetivamente, da esquerda para a direita: 1
2
3
4
5
6
7 7
8 7
9 7
10 7
11
1. Botão de saída da área de digitalização; 2. Botão para gravar informação digitalizada; 3. Botão para impressão da página visualizada;
Página 47 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
4. Botão para adicionar páginas ao documento, premir o botão de inserção e automaticamente surge o ecrã para Definição do Documento, e a partir deste momento os procedimentos são os mesmos; 5. Botão de digitalizar que permite invocar o scanner (a que o posto local acede) para que se possa digitalizar o(s) documento(s); 6. Botão para eliminar a página corrente do documento; 7. Dois botões de navegação nas páginas digitalizadas; 8. Permite aceder novamente ao ecrã de definição do documento (representado na imagem anterior deste manual); 9. Possibilidade de anexar ficheiros do tipo .jpg; 10. Botões de zoom para visualizar a informação. Podem ser utilizados para aumentar (+) ou diminuir (-) o documento, ou para ajustar a página de forma a visualiza-la completamente no ecrã utilizar o botão Aj (ajustar); 11. Duas opções para respetivamente “Selecionar Scanner”, caso exista mais que um no posto em questão e “Preferência do Scanner” para mudar definições como cor, origem do documento, etc. Clicando em sair ser-lhe-á perguntado se pretende gravar, ao que deverá responder que sim. A partir deste momento temos a documentação que originou esta entrada digitalizada e anexada ao nosso processo.
Página 48 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.15.2.Anexações O botão permite aceder ao ecrã de anexações. Iremos visualizar o documento que acabamos de digitalizar.
Se clicarmos sobre o ficheiro.
na linha do documento poderemos, em qualquer altura, visualizar
Na coluna imediatamente antes, assinalada com um 1*, existe a possibilidade de disponibilizar o anexo no portal Atendimento@net. Aquando do arranque desse portal deverão ser dadas diretrizes no sentido de definir quais os documentos que ficaram disponibilizados para consulta pelos utilizadores desse portal. 6.15.2.1.
Gestão de Pastas nas Anexações
No canto inferior esquerdo, no botão Gestão de Pastas, é facultado um módulo de criação e gestão de pastas para organização da apresentação dos anexos no ecrã. É útil sobretudo para quando associados a um determinado processo existem muitos anexos e pretendemos organizar o ecrã para uma mais fácil leitura. De entre as várias opções vamos destacar a criação de uma pasta e posterior inclusão de anexos nessa pasta. Clique sobre “Criar nova Pasta”:
Página 49 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Introduza um nome para a pasta e depois clique sobre “OK”:
A pasta passará a ser visível no ecrã de anexações:
Selecione o(s) anexo(s) que deseja mover para dentro da pasta agora criada:
Clique sobre a pasta de forma a que fique selecionada:
Volte a clicar sobre Gestão de Pastas e selecione a opção “Mover itens para a pasta corrente”:
Página 50 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Os(s) anexos(s) são movidos para a pasta (utilize o duplo clique para ver o seu conteúdo):
6.15.2.2.
Anexação de Ficheiros – um único ficheiro
Aqui é possível anexar qualquer tipo de documento. Isto significa que podemos anexar ou associar ao registo corrente qualquer tipo de ficheiro (do Word, do Excel, pdf ou qualquer outro formato) que se encontre na rede ou no computador local ou qualquer documento já anexado a qualquer processo existente na organização. Uma vez anexado um ficheiro é possível alterar os seus detalhes, nomeadamente o nome utilizando para o efeito o botão situado no canto inferior esquerdo Em “Ficheiros” surge um ecrã:
Em “Geral (Pesquisa de ficheiros)” é chamado um ecrã onde é possível procurar (pelo botão assinalado na imagem abaixo) no computador, ou na rede, o documento que se pretende anexar (procedimento semelhante à pesquisa de qualquer documento a partir do explorador do Windows).
Página 51 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Depois de ter encontrado o ficheiro pretendido basta clicar sobre o botão Open do explorador do Windows e passará a visualizar:
Aqui, podemos ver o documento para validação e/ou clicar em “OK” para anexar. 6.15.2.3.
Anexação de Ficheiros – em série
A opção “Geral (Anexação em série)” permite selecionar um diretório e depois escolher vários ficheiros para anexar de uma só vez. Selecione o diretório pretendido (botão “seta” assinalado na imagem abaixo) e clique em “OK” para visualizar o conteúdo do diretório. Na lateral esquerda selecione os ficheiros que pretende ou utilize os botões
para selecionar vários em simultâneo.
Por último, clique em Anexar Ficheiros para anexar os ficheiros selecionados.
Página 52 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.15.2.4.
Anexação de Ficheiros – já anexados a um processo
Em “Já anexados a um Processo” o utilizador é direcionado para um ecrã onde é possível selecionar um ou vários documentos já anexados a uma entrada/saída do GSE ou a um processo GSP. Através de um clique em qualquer uma das colunas pode ordenar os dados no ecrã da forma pretendida (por exemplo ordenar por número ou por data de entrada). Poderá também entrar em modo de pesquisa, colocar um qualquer filtro e executar a pesquisa.
Página 53 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Uma vez localizado o processo, basta selecionar o(s) documento(s) que se pretende(m) anexar e premir o botão “Anexar Ficheiros Selecionados”. 6.15.2.5.
Anexação de outras Processos
Em “GSE-Entradas”, “GSE-Saídas” ou “GSP-Processos” podemos relacionar o registo corrente com outros processos.
Nos processos GSE é apresentado um ecrã idêntico para ambos os casos. Para proceder à anexação de um registo, basta selecionar o(s) registo(s) pretendidos e depois clicar sobre voltar:
Este tipo de anexação permite criar um historial de documentos e/ou processos interligados. Neste ecrã pode ser pesquisado qualquer registo através dos procedimentos de pesquisa normais, utilizando como filtro qualquer um dos dados visualizados, Nº e Ano de registo, Tipo de Registo, Data de Entrada, Tipo de Documento, Remetente ou qualquer palavra do Assunto ou dos Detalhes. Para anexar um Processo GSP, clique em “GSP-Processos”, e será apresentado o ecrã abaixo para seleção do processo pretendido. Indique o n.º e o ano do processo e depois
Página 54 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
clique sobre em
para selecionar o tipo de processo. Poderá aceder ao detalhe do processo
. Clique sobre “OK” para anexar o processo selecionado.
6.15.2.6.
Anexação de documento digitalizado (histórico)
Em “MDD-Reg” podemos selecionar um documento já digitalizado e registado no sistema.
Esta opção só é habitualmente utilizada em organizações que trabalhem com Centros de Digitalização, onde são digitalizados todos os documentos físicos e posteriormente triados e enviados para os departamentos/utilizadores que lhes vão dar seguimento. 6.15.2.7.
Detalhes dos Ficheiros Anexados
Esta funcionalidade é extremamente útil para quando a designação do ficheiro que foi anexado por si só não é indicativa do conteúdo do mesmo. Para alterar os detalhes de um ficheiro anexado clique sobre o ficheiro que pretende editar de modo a ficar selecionado e, depois, sobre “Detalhes Fich. anex.”:
Página 55 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Será apresentado um ecrã onde poderá alterar a designação do ficheiro, inclusivamente retirando-lhe a extensão:
6.15.2.8.
Assinatura digital de anexos
O ecrã de anexações permite também a assinatura individual ou em série de ficheiros em formato pdf. Requisitos:
O anexos a assinar estão no formato .pdf; O utilizador tem permissão para tal na aplicação; O utilizador possuiu um certificado digital; O utilizador tem no seu posto de trabalho o software anoSigner que irá assinar o ficheiro.
Para assinar, selecione um ou mais ficheiros marcando com um visto e depois clique sobre o botão “AD” ou “AD. Série”:
Página 56 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A aplicação anoSigner irá abrir e apresentar o(s) ficheiro(s) a assinar:
NOTA: Solicite o manual “anoSigner 2.0.7 - Manual de Utilizador” para obter mais informação sobre como proceder para assinar documentos.
Página 57 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.16.
Prazos
O botão permite definir prazos a processos de forma a que os utilizadores sejam avisados automaticamente do término dos mesmos e a eles fiquem indexados. Quando se prime o botão de prazos, pode surgir a seguinte mensagem:
Esta mensagem significa que ainda não existe qualquer prazo atribuído ao processo corrente. Para o fazer basta premir o botão Inserir da barra de menu ( ). Através do botão Inserir obtemos o ecrã de definição de prazos, onde podemos criar prazos fixos ou arbitrários:
O primeiro campo determina se o prazo a definir é fixo ou arbitrário; ao selecionar prazo arbitrário vai ser criado um prazo específico para esta situação enquanto se escolher prazo fixo vai selecionar um de entre os já pré-definidos na aplicação e que são apresentados em lista.
Página 58 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No ecrã de definição dos prazos há um campo que indica o n.º de dias do referido prazo (indica também se os dias são dias úteis ou dias de calendário); se é desejável que existam utilizadores a serem avisados com antecedência do término do prazo. Para o efeito escolha na lista de valores os departamentos a avisar e do lado direito do ecrã se pretende avisar em concreto alguém desse departamento. Existe ainda o botão do calendário que permite visualizar o calendário definido para a aplicação: Os utilizadores escolhidos serão avisados na data definida na sua caixa de correio (disponível através da ordem do dia)– ecrã que veremos mais adiante neste manual.
6.17.
Encaminhamento
Quando um processo está concluído, deve ser enviado para outras unidades organizacionais; este procedimento é efetuado através do botão
1
2
.
3
4
5
Página 59 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Neste ecrã é possível selecionar os departamentos de destino da entrada registada. Ao enviar a documentação para determinados departamentos, estes departamentos encontrarão na sua respetiva ordem do dia esta documentação para tratar. O departamento destino pode ser pesquisado por código (1), pela designação (2) ou pela área a que pertence (3). Se pretendido poderá ainda ser especificado que o processo é para ser tratado por determinado utilizador utilizando para o efeito a lista de valores “Utilizador de Destino” (4). No campo observações podemos indicar qual a ação que pretendemos que o utilizador de destino efetue no processo. Na zona inferior deste ecrã encontramos a opção “Dar conhecimento” (5), descrita no ponto seguinte deste manual.
6.18.
Dar Conhecimento
Aquando de um reencaminhamento de um processo para a área do dia de um determinado departamento, existe a possibilidade de dar conhecimento desse processo na íntegra, incluídos os seguimentos a um ou mais utilizadores ou departamentos. Clique sobre o botão “Dar conhecimento” (5):
Neste ecrã deverá introduzir uma mensagem de tomada de conhecimento e definir os destinatários dessa mensagem. Esses destinatários poderão ser selecionados por Departamento (lado esquerdo do ecrã) ou por Utilizador (lado direito do ecrã).
Página 60 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Por fim clique sobre “OK”. Temos ainda disponíveis dois facilitadores: a) Textos tipos
Clique sobre o botão assinalado para criar textos tipos que vá utilizar com frequência:
Aqui poderá escolher dos seus textos previamente criados, ou crie nesta altura um novo, clicando sobre
.
b) Grupos de utilizadores pré-definidos
Nesta opção vai poder criar grupos de destinatários que use com frequência. Clique sobre o botão assinalado na imagem acima e passará a visualizar:
Página 61 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Aqui poderá escolher dos seus grupos previamente definidos ou criar nesta altura um novo, clicando sobre . O acesso aos grupos de utilizador pode ser também efetuado na área pessoal de cada utilizador. Mais à frente neste manual, esta funcionalidade será mais detalhada. Findo o procedimento, o ecrã de encaminhamento deverá ter um visto na área da tomada de conhecimento:
Clicando em “OK” o processo será enviado para a ordem do dia do “Secretariado da Direção Geral”, especificamente para o utilizador “Paula Moutinho” para intervenção. Adicionalmente irá “cair” na linha da ordem do dia “Processos a tomar conhecimento” dos utilizadores definidos. Neste caso, apenas será possível a consulta do processo e o registo de que o mesmo foi visto.
Página 62 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.19.
Impressões
No ecrã de Registo de Entradas, acedendo ao botão de impressão , é disponibilizada a seguinte janela, com as opções de impressão de etiquetas para identificação do(s) documento(s) registado(s) ou impressão de um “carimbo” nos documentos físicos (para este caso é necessária uma impressora de validação). Estão também disponíveis listagens de registo e seguimento para os perfis respetivos.
Em qualquer das impressões selecionadas irá surgir uma janela semelhante à seguinte, onde se deve selecionar o formato da listagem/etiqueta (pdf ou html) e depois clicar na imagem ao lado direito para gerar o relatório pretendido.
Impressão da Capa do Processo permite a emissão de um documento com o aspeto seguinte.
Página 63 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A “Impressão de Comprovativo” permite a emissão de um documento comprovativo (como o próprio nome indica) do registo da entrada de determinada correspondência na organização e que pode ser impresso para entrega ao remetente dessa mesma documentação caso seja de interesse. A “Impressão de Etiquetas e Carimbos” vai criar a etiqueta ou a informação para “carimbar” os documentos. Este procedimento é de extrema importância, uma vez que permite identificar o documento e eventualmente fornecer essa mesma informação ao requerente. As “etiquetas”/”carimbos” podem ter diferentes formatos consoante a organização pretenda mais ou menos informação, com ou sem código de barras, etc. Relativamente às listagens de entradas poderão ser:
As Listagens Resumida ou Detalhada sobre as entradas permitem aceder ao ecrã de parametrização do relatório de registo de correspondência recebida (versão resumida/completa da informação). Podemos definir filtros por: N.º e ano de registo (limite inferior e superior), entre datas, tipo e estado do registo, tipo de documento, tipo de assunto, registado por, remetente, origem e destino de seguimento entre datas. Na listagem de Registo e Seguimento de Entradas é dado acesso ao ecrã de parametrização do relatório do roteiro de um ou vários registos de correspondência recebida. Estes relatórios têm a vantagem de apresentar, além da matriz com a informação correspondente ao registo, todos os dados relativos ao seguimento interno, ou seja, todo o seu percurso na organização, quem viu o processo, quem alterou a informação e quando, etc. Podemos definir filtros por: N.º e ano de registo (limite inferior e superior), entre datas, tipo e estado de registo, tipo de documento, tipo de assunto, registado por, remetente, origem e destino de seguimento entre datas.
6.20.
Pasta Processo
Por se tratar de um conceito transversal à aplicação este ponto será tratado de forma isolada mais à frente neste manual – Ponto 25.
6.21.
Tramitação Física
Por se tratar de um conceito transversal à aplicação este ponto será tratado de forma isolada mais à frente neste manual – Ponto 26.
Página 64 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6.22.
Referências Multibanco (MB)
No âmbito da tramitação de processos no GSE é possível criar referências de pagamento multibanco. Para criar uma referência multibanco o utilizador deverá clicar no botão e será encaminhado para o ecrã de criação de uma nova referência para pagamento multibanco.
Página 65 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Após criar a referência multibanco esta fica visível no ecrã de pagamentos multibanco apresentando a informação “Gerada” no campo Estado.
Posteriormente será necessário proceder ao envio da referência para SIBS, conforme descrito no ponto 32.1 deste manual.
Página 66 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
7. Registo de Entradas Internas Esta área é em tudo idêntica à área de registo de entradas externas. O que irá diferir serão os dados do remetente, que serão necessariamente de alguém da organização.
Página 67 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
8. Registo de Entradas - Inbox Os utilizadores com acesso a esta área da aplicação podem receber no mesmo ecrã emails de diferentes contas bem como diferentes extensões de fax. Esta área permite triar e dar entrada no sistema, de forma automática, de toda a correspondência recebida na organização por email ou fax.
Conta de email cujos registos estão a ser apresentados
Clique na coluna pretendida (por exemplo “Data”)para ordenar os registos apresentados
Neste ecrã são listados todos os documentos que deram entrada nas contas de correio e extensões de fax definidas para o utilizador. Indica o remetente (respetivo nome e endereço de mail ou n.º de fax) da mensagem ou fax recebido; o título ou identificação da mensagem ou fax recebido, a data de receção do mesmo; tipifica o documento, especificando se foi email ou fax recebido. Existem várias hipóteses de triagem da informação apresentada:
Filtro pela conta de email: Entre em modo de pesquisa para alternar entre as contas às quais tem acesso:
Página 69 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Filtro por registo: “Do meu departamento”, “Por reencaminhar” e “Outros Departamentos”;
Filtro por Documento: “Todos”, ”email” ou “fax”.
Alguns registos, especialmente emails, não contêm informação relevante, pelo que o utilizador poderá selecionar vários registos (selecionando a box no inicio de cada linha) e eliminá-los através do botão
.
As cores identificam os dados conhecidos da entidade remetente para o registo atual:
Amarelo – Existe mais que um remetente possível para o endereço de email/fax especificado.
Vermelho – Não é conhecido o remetente do email/fax recebido, portanto, não é possível fazer a entrada automática desta informação até esta informação ser registada.
Verde – É conhecido o remetente do email/fax recebido e é único. Após a validação do registo a entrada é automaticamente criada no sistema.
Se não é conhecido o remetente do email/fax recebido, devemos premir o botão , após identificar se se trata de uma entidade particular ou coletiva, surgindo então o ecrã onde podemos registar a entidade remetente da informação em análise. Se o remetente do email/fax recebido é conhecido, podemos consultar os seus dados, como a morada e outros, premindo no botão de detalhes para eliminar a entidade atribuída ao registo.
Página 70 /230
. O botão
é utilizado
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Ao clicar no botão da linha relativa à mensagem ou fax a tratar, o ecrã que surge apresenta a seguinte configuração.
1
2
3
Se não criou a entidade no sistema no ecrã anterior, poderá fazê-lo agora utilizando para o efeito o botão
.
É possível neste ecrã visualizar os ficheiros anexos, caso existam. A nível de operacionalidade temos disponíveis três funcionalidades: 1. Envio do registo para outro departamento. Neste caso o email ou fax será encaminhado para o Inbox de outro utilizador ou departamento da organização, mas sem ser registada qualquer entrada e sem ser atribuído uma numeração ao processo. A aplicação enviará uma mensagem para a ordem do dia do destinatário do email; 2. Rejeição do registo (equivalente ao apagar). Neste caso o registo será visível na área de consultas “Histórico do Inbox” 3. Criação de uma nova entrada de GSE com os dados disponíveis, sendo que a grande maioria dos campos será automaticamente povoada e teremos apenas de completar o registo de forma a ser criada esta nova entrada. NOTA: Uma vez criada a Entrada GSE o email que foi automaticamente anexado à entrada poderá igualmente ser carimbado. Para tal é necessário que a leitura dos emails esteja a ser efetuada através da aplicação a n o EML Reader. Valide este ponto com administração aplicacional.
Página 71 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
8.1. Registos do tipo Fax Os faxes que dão entrada na aplicação GSE, são tratados de forma igual aos registos do tipo email, sendo neste caso sempre gerado, de forma automática, um carimbo igual ao das entradas físicas. O carimbo é colocado por defeito no canto superior direito do documento podendo no entanto este local ser alterado pela administração aplicacional. Assim, ao receber faxes no Inbox, quando o utilizador acede ao botão ”Criar entrada GSE” é registada uma entrada externa, que nas anexações, apresenta o fax recebido em formato PDF e já carimbado. A data que fica registada é a data de registo da entrada (data em que o registo passa da Inbox para as entradas).
Página 72 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
9. Pedidos pela Web Este ponto faz parte do módulo “GSEMDD_Atendimento@net_BackOffice”.
Web
e
é
abordado
no
manual
9.1. Receção de mensagens enviadas pelos utilizadores Web Este ponto faz parte do módulo “GSEMDD_Atendimento@net_BackOffice”.
Página 73 /230
Web
e
é
abordado
no
manual
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
10. Protocolos Visto tratar-se de uma funcionalidade muito específica este ponto está descrito individualmente na adenda “Adenda_GseGspMdd_v3.1.0-Comunicação Protocolar”.
Página 75 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
11. Registo de Saídas Internas Esta opção permite registar, classificar e encaminhar documentos internos, ou seja, documentos para tramitação interna à organização. Podemos considerar como documentos internos, Notas Internas, Ordens de Serviço, Informações e outros.
Qualquer documento interno produzido na aplicação GSE, pode ser encaminhado e tratado de forma completamente eletrónica. Isto significa que um documento pode ser criado e enviado para um ou vários destinos internos em simultâneo. A partir desse momento, o encaminhamento processa-se de forma análoga ao da restante informação. A cada tipo de documento pode ser associado um template para que se possa proceder à impressão do documento. Utilize o botão para o efeito. Poderá optar por encaminhar primeiro a saída de forma a que quando gerar o documento já seja visível o encaminhamento ocorrido. A principal diferença entre uma saída externa e uma saída interna é o facto desta última não ser expedida, ou seja, não tem numeração de expedição nem destinatários externos. Assim, o módulo de registo de saídas internas caracteriza-se por não possuir acesso ao módulo de destinatários (atribuição de entidades coletivas e/ou individuais como destinos), mas sim ao módulo de encaminhamento interno.
Página 77 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Principais operações para elaborar uma saída interna:
6 1
2
3 4
1
7 8
5
1. 2. 3. 4.
Enquadre a saída de acordo com o classificador em vigor na organização; Selecione o tipo de documento a produzir; Defina um assunto; Indique se pretende utilizar a assinatura digital, a assinatura digitalizada ou ambas; Para tal necessita de um certificado digital e ter instalado no seu posto de trabalho o software anoSigner que irá assinar o ficheiro. 5. Poderá optar por redigir o conteúdo do documento no ecrã (poderá utilizar textos tipo – aceda na barra de ferramentas a Registo / Inserir texto-tipo após clicar sobe ) sendo depois este ainda editável no formato .doc ou criar o documento de raiz no Word (ou outro editor de texto) – ver ponto 7; 6. Guarde o registo; 7. Clique para gerar o documento e elaborar o seu conteúdo ou trabalhá-lo caso já o tenha criado (de acordo com o descrito no ponto 5). 8. Verificar as diferentes versões do documento – conteúdo, alterações, etc.
Página 78 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Após gerar o documento este será apresentado no editor de texto que utiliza no seu computador de acordo com o template em uso na organização. Edite o conteúdo e/ou formate o documento de acordo com o pretendido:
Uma vez terminado, feche o editor de texto e passará a visualizar:
Página 79 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
1 4 2 3
1. Não gravar as alterações efetuadas ao documento; 2. Gravar as alterações efetuadas; 3. Gravar e tornar o documento definitivo (conversão para .pdf). Caso tenha indicado que pretende assinar digitalmente deverá obrigatoriamente fechar o documento para o poder assinar; 4. Em ambas as situações anteriores poderá optar por criar uma nova versão do documento. Terá como vantagem mais tarde poder auditar as diferentes versões que o documento possuiu.
Página 80 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
11.1.
Ações Possíveis
Uma vez terminado o registo da saída poderá utilizar qualquer uma das funcionalidades destacadas na imagem abaixo. Estas opções são em tudo idênticas às disponibilizadas no registo de entradas externas e de saídas externas que abordaremos em maior detalhe nos pontos seguintes deste manual.
11.2.
Encaminhar processo
Clique sobre para dar seguimento ao processo. Será apresentada uma caixa de texto com a seguinte informação.
Neste ecrã podem então selecionar-se o(s) departamento(s) de destino da saída interna e eventualmente especificar os utilizadores destinatários. Adicionalmente pode ser dado conhecimento a um ou mais utilizadores:
Página 81 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12. Registo de Saídas Externas Neste ecrã é possível registar, classificar, enquadrar e dar seguimento a toda a correspondência a expedir da organização, como por exemplo: ofícios, despachos, informações, cartas, faxes , emails, etc. De seguida indicam-se os campos mais utilizados no registo de uma saída interna. Os campos obrigatórios podem ser definidos pela administração aplicacional.
7 1
2
8
3 9
10
11
12
13
6
4 5
1. Enquadre a saída de acordo com o classificador em vigor na organização; 2. Selecione o tipo de documento a produzir. Terá uma influência direta como template que irá ser utilizado para gerar o documento; 3. Defina um assunto; 4. Selecione o utilizador que irá assinar o documento; 5. Indique se pretende utilizar a assinatura digital, a assinatura digitalizada ou ambas; Para tal é necessário que o utilizador que definiu no ponto anterior tenha assinatura digital e/ou digitalizada definida na aplicação; 6. Poderá optar por redigir o conteúdo do documento no ecrã. Para tal aceda a “Detalhes” e depois clique sobre . Aí poderá, se pretendido, utilizar textos tipo, (acedendo na barra de ferramentas em Registo / Inserir texto-tipo após clicar sobre ) sendo depois o texto digitado ainda editável no formato .doc ou criar o documento de raiz no Word (ou outro editor de texto) – ver ponto 9; Página 83 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
7. Guarde o registo; 8. O documento será automaticamente numerado; 9. Clique para gerar o documento e elaborar o seu conteúdo ou trabalhá-lo caso já o tenha criado (de acordo com o descrito no ponto 6); 10. Definição do(s) destinatário(s) do documento; 11. Caso tenha gerado o documento base e pretenda repercutir o seu conteúdo/formato para todos os destinatários. Caso não utilize esta funcionalidade quando enviar o processo para expedição, será alertado e de forma automática serão criados todos os documentos para todos os destinatários. Pode ser útil gerar nesta fase caso pretenda aceder ao ecrã de destinatários e editar o conteúdo de um ou mais documentos, tendo já assim o documento base repercutido; 12. Expedir documento. Caso tenha gerado o documento base mas não tenha criado o documento para cada destinatário (de acordo com o indicado no ponto anterior) ser-lhe-á questionado se o pretende fazer; 13. Consulta das diferentes versões do documento base. Se o documento já tiver sido enviado para expedição, disponibilizará a consulta do documento base. Poderá, no ecrã de destinatários, para cada linha, consultar os respetivos documentos finais.
12.1.
Ações Opcionais
Uma vez terminado o registo da saída poderá utilizar qualquer uma das funcionalidades destacadas na imagem abaixo:
Página 84 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.1.1.Resposta Acedendo a “Resposta” terá a possibilidade de preencher os campos Vossa Ref. e Data. Deve introduzir nestes campos a referência do documento recebido (se existir) e a respetiva data. Estes dados serão automaticamente colocados no documento a gerar.
NOTA: A opção tipo de resposta está inativa quando a saída é registada no ecrã de registo. Tornar-se-á ativa e de possível definição se estiver a registar a saída diretamente da ordem do dia através da opção responder. Verificar ponto 14.1.7 deste manual.
12.1.2.Detalhes
Página 85 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Os campos “Origem” podem ser utilizados quando o documento é tratado por uma pessoa diferente do responsável pelo conteúdo desse mesmo documento. Por ex. quando o secretariado cria documentos com base em minutas. É composto pela data, departamento de onde é originário o documento e o responsável pelo conteúdo do documento; O campo Estado está por defeito “Em Seguimento” no momento do registo da saída (pode ter outros valores com o decorrer do restante circuito do processo); O “Status” indica se o registo em questão está (“OK”) ou não ativo (“NOK”); O campo de “Observações” está disponível para indicar informações adicionais. Se definido no template o texto introduzido neste campo poderá ser automaticamente em local específico do documento a produzir. Em “Finishing”, caso esta opção esteja ativa na organização, vai ser indicado qual será o departamento responsável pela saída do documento da organização. O objetivo é permitir a etiquetagem das saídas criadas de modo a que seja possível colocar nos documentos impressos a data real de expedição (saída do documento da organização). Poderá ainda pretender optar por redigir o conteúdo do documento no ecrã. Para tal clique sobre
. Aí poderá, se pretendido, utilizar textos tipo, (acedendo na barra de
ferramentas em Registo / Inserir texto-tipo após clicar sobre ) sendo depois o texto digitado ainda editável no formato .doc quando gerar o documento.
12.1.3.Ações
Página 86 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Nesta área encontrará os botões de opções que já foram abordadas no ponto deste manual relativo ao “Registo de Entradas” (Ponto 6.15). Respetivamente: Reencaminhar, Anexações, Registar imagens no MDD, Atribuir Prazos, Pasta Processo e Tramitação Física.
Página 87 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.2.
Criar o documento
Uma vez terminado o registo da saída clique sobre para gerar o documento. Este será apresentado no editor de texto que utiliza no seu computador de acordo com o template em uso na organização. Edite o conteúdo e/ou formate o documento de acordo com o pretendido:
Uma vez terminado, feche o editor de texto e passará a visualizar:
Página 88 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
1
3 2
1. Não gravar as alterações efetuadas ao documento; 2. Gravar as alterações efetuadas; 3. Criar uma nova versão do documento. Terá como vantagem mais tarde poder auditar as diferentes versões que o documento possuiu.
Página 89 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.3.
Após aceder a
Definir Destinatários
no ecrã de registo passará a visualizar: 1
2
3
4
5
6
Aqui é possível atribuir um ou vários destinatários para o documento corrente. 1. No campo entidade, selecione o tipo de entidade destinatária (Coletiva ou Particular). 2. Pesquise a entidade pretendida. Através de um clique no 1º botão de seta ( ) será apresentada a listagem de todas as entidades do tipo selecionado, registadas no sistema. Poderá percorrer os registos ou colocar um filtro no campo “Find”:
Página 90 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
3. Através de um clique no 2º botão de seta ( ) será apresentada uma nova janela para pesquisa de entidades. Por defeito são pesquisadas simultaneamente entidades particulares e coletivas. Em qualquer dos campos dessa janela podem ser inseridos filtros de pesquisa. Este ecrã não é sensível a maiúsculas e minúsculas e/ou a caracteres acentuados.:
4. No campo “Ao cuidado de” pode ser selecionado o nome da pessoa (pertencente à entidade coletiva que selecionou) para quem pretende enviar a informação – esta função só faz sentido para as entidades coletivas/empresas. Para verificar como criar contatos dentro de uma entidade consulte o ponto 12.3.1.2 deste manual; 5. O botão Detalhes da Entidade permite a consulta de informação de detalhe da entidade selecionada acedendo aos ecrãs de entidades individuais ou coletivas. Permite editar por exemplo a morada, o n.º de fax ou as pessoas da entidade.
Página 91 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
6. No caso de o nome pretendido (da pessoa ou empresa) ainda não existir no sistema, tem que ser registado em ; este botão chama o ecrã de inserção de entidade, sendo este ecrã diferente caso se trate de uma entidade coletiva ou particular. NOTA1: Antes de se registar qualquer novo “Remetente”, deve-se primeiro verificar se a entidade já existe no sistema. NOTA2: Caso a pesquisa seja feita por “Nº Contrib.” e o sistema não encontrar/devolver nenhuma entidade, deverá sempre ser feita uma validação por nome, uma vez que pode existir a entidade mas sem número de contribuinte definido.
Página 92 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.3.1.Criação de uma nova Entidade A criação de entidades é feita de acordo com a tipologia da mesma no seguinte ecrã (neste caso uma entidade coletiva):
Após preencher os campos conhecidos, deverá gravar a entidade ( ) de forma a que possa aceder às funcionalidades disponibilizadas na zona inferior direita do ecrã. Para atribuir a entidade ao processo registado deverá clicar sobre “OK”. Antes disso poderá querer definir a morada, indicar contatos dentro da empresa ou anexar informação à empresa. Informação sobre estas funcionalidades nos pontos seguintes do manual. 12.3.1.1. O botão morada
Página 93 /230
Definição da Morada permitirá atribuir uma morada à entidade:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Introduza o código postal e prima a tecla “Enter” uma vez para serem povoados os campos Distrito, Concelho e Freguesia, após o que poderá clicar novamente em “Enter” para que seja atribuído o arruamento associado ao código postal. Em alternativa poderá utilizar as listas de valores
.
NOTA: Caso não exista o código postal pretendido, o mesmo pode ser adicionado na área de tabelas da aplicação. Contacte a administração aplicacional. Neste ecrã poderão ser também registados o nº de telefone e fax da entidade. Caso pretenda atribuir mais que uma morada à entidade utilize o botão inserir da barra de ferramentas da aplicação
.
Este procedimento limpará os campos da morada anterior e apresentar-lhe-á um novo ecrã de registo de morada:
Como se pode verificar no canto inferior esquerdo do ecrã estamos agora a criar a morada nº2 de um total de duas. Quando gravar esta nova morada deverá indicar se pretende, ou não, que esta seja a morada por defeito para correspondência
Página 94 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.3.1.2. Acedendo a coletiva.
Pessoas da Empresa
será disponibilizado um ecrã para criação de contatos dentro da entidade
Quando uma entidade possui contatos definidos é possível, no ecrã de destinatários, indicar que o documento a produzir será enviado para essa pessoa. Assim, no caso de um documento do tipo email ou fax a aplicação utilizará os contatos do utilizador, caso existam, em detrimento dos da organização (campos destacados no ponto 1 da imagem abaixo) No caso de se tratar de um documento expedido por correio servirá para que a informação do contacto, eventualmente já com um tipo de tratamento definido (campos destacados no ponto 2 da imagem abaixo), possa ser automaticamente vertida para o documento, tendo este até eventualmente uma morada diferente (campos destacados no ponto 3 da imagem abaixo).
2
1 3
Poderá optar por indicar apenas o nome ou preencher a restante informação conhecida. 12.3.1.3.
Anexações da entidade
O botão anexações permite adicionar um anexo à entidade. Poderá ser por exemplo o Cartão do Cidadão no caso das entidades particulares ou um protocolo no caso das entidades coletivas. A anexação de ficheiros a uma entidade é em tudo semelhante à anexação de ficheiros a um registo pelo que poderá obter mais informação mais à frente neste manual na área anexações.
Página 95 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.3.2. Meio de Expedição e Contas de Expedição É possível definir o meio de expedição para os diferentes tipos de documentos, permitindo assim, por exemplo, enviar um documento do tipo ofício por email. Por defeito será assumido o que estiver definido na organização e a cor estará a rosa:
Clicando sobre a seta ( O botão
), o utilizador poderá definir um diferente meio de expedição.
possibilita atribuir o mesmo meio de expedição para todos os destinatários.
Se o utilizador possui acesso a mais que uma conta de expedição (email ou fax) poderá alterar de acordo com o pretendido em:
NOTA: No caso de existirem várias “Contas de Expedição” a aplicação assumirá por defeito a que tiver sido parametrizada para tal pela administração aplicacional.
Página 96 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.3.3.Visualização do Documento por destinatário 1
2
3
2
1. O botão permite ver o documento já devidamente formatado para o destinatário selecionado. NOTA: Se pretender diferenciar o conteúdo dos documentos por destinatário, deve gerar cada documento clicando sobre . Caso pretenda o mesmo conteúdo para todos os destinatários não necessita de gerar os documentos neste ecrã 2. Poderá visualizar na legenda cromática se o documento já foi ou não gerado ou até eventualmente expedido: 3. Caso tenha efetuado alterações a um determinado documento (para um ou mais destinatários) pode voltar a forçar a geração desses documentos tendo por base o documento base. Para o efeito clique sobre
12.3.4.Incluir Assinatura Digital no Documento A zona reservada para a assinatura digital surge logo a seguir:
Como indicado na legenda ao marcarmos o campo 1, estaremos a dar a indicação ao sistema que o documento será assinado digitalmente. Se no ecrã de registo da saída externa tinha sido escolhido “Incluir Assinatura Digital”, este campo deverá estar aqui automaticamente selecionado.
Página 97 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.3.5. Tipo de Tratamento Na zona central do ecrã, temos o espaço disponível para o Tipo de Tratamento:
Por defeito a aplicação apresenta o destinatário no documento colocando o nome da entidade e na linha seguinte o nome da pessoa da entidade. Esses valores podem ser alterados no campo tipo de tratamento, acedendo ao botão :
O Botão permitirá aplicar a regra de tratamento definida a todos os destinatários do documento. Relativamente à morada, caso exista mais que uma registada no sistema, é possível selecionar a pretendida através do botão assinalado:
12.3.6. Grupos de Entidades Na zona inferior direita do ecrã, o botão permite criar grupos de entidades para os quais seja efetuado o envio de documentação com o mesmo conteúdo de uma forma sistemática.
Página 98 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Consultar / Editar grupo
Criar novo grupo
Atribuir todas as entidades do sistema à saída catual
Neste ecrã são visíveis os grupos já criados com indicação da data, utilizador que criou e a quantidade de entidades que cada grupo contém. Clicando sobre temos acesso aos detalhes. No botão “Atribuir todas as entidades”, é possível atribuir todas as entidades registadas na base de dados da organização (Particulares e/ou Coletivas) ao documento atual. No botão Criar Novo Grupo temos acesso ao seguinte ecrã:
Indicar nome para o grupo Atribuir Entidades ao Grupo
Manter contactos da Entidades
Deveremos identificar o novo grupo a criar, atribuindo-lhe um nome e eventualmente algum tipo de observação. Em seguida clicar sobre “Atribuir novas Entidades ao Grupo” o que disponibilizará um ecrã para seleção de entidades:
Página 99 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Aqui poderá indicar entidades particulares e/ou coletivas e, neste último caso, existe a possibilidade de definir o utilizador de destino da comunicação em “Ao cuidado de”. Se necessário poderá também, neste ecrã, editar (
) ou criar uma nova entidade (
)
Após selecionarmos as entidades desejadas, será definido o modo de partilha deste novo grupo. Existem três hipóteses: “Não partilhar”, “Partilhar” ou “Sim – Só leitura” que é o valor assumido por defeito. Esta definição permite que todas as pessoas na organização utilizem este grupo de entidades mas que não o possam editar, garantindo assim que, da próxima vez que o utilizador usar este grupo, ele estará exatamente igual. Se pretender poderá ainda fazer a gestão do grupo atribuindo ou retirando contactos das entidades coletivas do grupo através do botão “Adicionar / retirar contactos da Entidade ao Grupo”.
Página 100 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.4.
Anexos para expedição / finishing
No ecrã de anexações, de processos do tipo saída, devemos escolher quais os anexos que pretendemos enviar para o exterior e que serão por consequência visíveis no ecrã de finishing (caso esse módulo esteja em uso na organização). Pressupostos: A funcionalidade está apenas disponível para documentos cujo meio de expedição seja o email ou o fax; Todos os ficheiros anexados ao processo de saída assumem por defeito que são para ser enviados;
Página 101 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No ecrã de saídas, acedendo à área de anexações:
Clique sobre “Anexos para Expedição” para gerir quais os anexos pretendidos no envio:
Página 102 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.4.1.Assinatura Digital em Série de anexos para expedição É possível neste ecrã assinar digitalmente em série anexos do tipo PDF, conforme se pode verificar na imagem abaixo:
Página 103 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.5.
Expedição do Documento
Clicando no botão
o documento é enviado para a área de expedição.
Caso não tenha gerado o documento para cada destinatário será alertado:
Ao clicar sobre “OK”, será pedida confirmação de que se deseja enviar o documento para expedição:
Após clicar sobre “Sim” será remetido para o ecrã de expedição:
Página 104 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
1 3
2
1. Expedir Ofício, gerando a respetiva referência mas sem apresentar o documento no ecrã (opcional); 2. Nesta fase deverá ser gerado o documento Word para eventual impressão – clique sobre
e será apresentado o ecrã com o histórico do documento:
Consultar histórico de alterações Consultar documento na respetiva versão
Recriar documento – o documento volta a ser gerado com base no documento base
Clique sobre para visualizar o documento no ecrã e eventualmente editar ou proceder à sua impressão.
Página 105 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Após gerar o documento este será apresentado no editor de texto que utiliza no seu computador de acordo com o template em uso na organização. Edite o conteúdo e/ou formate o documento de acordo com o pretendido:
Uma vez terminado, feche o editor de texto e passará a visualizar:
1 4 2 3
1. Não gravar as alterações efetuadas ao documento; 2. Gravar as alterações e manter o ficheiro em formato editável (Doc); 3. Gravar as alterações e tornar o documento definitivo transformando o ficheiro em formato não editável (PDF); 4. Em ambas as situações anteriores poderá optar por criar uma nova versão do documento. Terá como vantagem mais tarde poder auditar as diferentes versões que o documento possuiu. Página 106 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA: Se o meio de expedição for email ou fax, ou no caso do documento carecer de assinatura digital, este tem de se obrigatoriamente tornado definitivo antes de poder ser enviado ou assinado. Caso tenha tornado um documento definitivo pode sempre reeditá-lo. Para tal aceda ao ecrã do documento e:
Reeditar Documento Definitivo
Sempre que pretender recriar o documento (voltar a gerar o Word) ou reeditar o documento definitivo (pdf) é obrigatória a introdução de um motivo:
12.5.1.Anulação de um Documento Expedido É possível anular documentos que já foram expedidos tanto no ecrã de expedição de uma determinada saída como no ecrã de expedição geral. Esta funcionalidade vai permitir por exemplo garantir que um munícipe através do portal Atendimento@net não seja confrontado com um documento que nunca recebeu.
Página 107 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Também a nível interno, haverá um melhor controlo dos documentos que de facto foram enviados e daqueles que foram anulados.
O botão anular documento (assinalado acima) vai permitir anular este documento, mediante a indicação motivo:
Criando sobre o PDF uma imagem com a indicação de “Documento Anulado”:
Página 108 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A referência de expedição continua a existir mas assume agora a cor vermelha:
Página 109 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.5.2.Impressão em Série
Ao premir o botão
, o utilizador é direcionado para o ecrã de impressão em série:
1 2
Neste ecrã, é possível imprimir os vários documentos selecionados no ecrã de expedição, os respetivos envelopes e documentos dos CTT. Os documentos podem ser selecionados através de vistos no ecrã anterior, por intervalo de valores, selecionar todos os registos na pilha de expedição ou apenas o registo corrente. As opções mais utilizadas são: 1. Documento – Ao selecionar documento, este será impresso em série, diretamente para a impressora que selecionar em Impressora (do SS) – ou seja os documentos não serão abertos no Word para edição mas sim enviados para a impressora de forma automática. As impressoras listadas em “Impressora (do SS)” são as que tiverem sido definidas pela organização para impressão em série dos registos; Página 110 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
2. CTT – Aviso de Receção – Aqui serão gerados os impressos dos CTT, nomeadamente os relativos aos avisos de receção. Para o efeito deverá colocar na impressora pretendida os referidos impressos na bandeja manual de forma a centrar o documento. Será gerado um pdf com tantas folhas quantos os registos pedidos. À medida que vão sendo impressos os “Avisos de Receção” e os “Registos Individuais” essa informação é atualizada automaticamente no ecrã:
12.5.3.Registo da data de Receção Quando tiver a indicação da “Data de Receção” do documento poderá atualizar o seu registo nesse sentido:
Página 111 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
12.6.
Registo de saída externa do tipo Email
Em complemento aos pontos anteriores deste manual, indicamos resumidamente de seguida, o procedimento a adotar para proceder ao envio de emails através da aplicação GSE.
1
3
2 4 5
9
6
10
11
7
8
12
1. Classificação do documento; 2. Selecionar tipo “Email”; 3. Selecione HTML para envio de email formatado (tem de estar definido pela organização o template a utilizar) ou texto simples. Neste último campo será apresentado o campo “Corpo” para que possa digitar o texto do email; 4. Assunto do email; 5. Clique para criar. Este será o “documento base” da saída. Depois poderá, após associar destinatários (no ponto 6), repercutir este documento (o seu conteúdo/formato) para todos os destinatários. Este ponto não é necessário caso tenha optado pelo envio em formato “Texto Simples”; 6. Definição dos destinatários; 7. Caso tenha gerado o documento base e pretenda repercutir o seu conteúdo/formato para todos os destinatários; 8. Enviar para expedição. Caso tenha gerado o documento base mas não tenha criado o documentos para cada destinatário (de acordo com o indicado no ponto anterior) ser-lhe-á questionado se o pretende fazer agora; 9. Dados relativos à assinatura. Se pretender utilizar assinatura digital deve produzir um ofício e escolher o meio de expedição “email” (no ecrã destinatários). Página 112 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
10.
11. 12. 13. 14.
Este ponto não é necessário caso tenha optado pelo envio em formato “Texto Simples”; Definição da “Vossa Ref.ª” e “Vossa Data”. Os valores aqui introduzidos, se definido no template em uso na organização, serão automaticamente vertidos para o documento (quando usada a opção HTML); O campo “Tipo de resposta” apenas estará ativo no caso de resposta a processos do tipo entrada (via ordem do dia); Detalhes da saída; Acesso a “Reencaminhar”, “Anexos”, “MDD”, “Prazos”, “Pastas-Processo” e “Tramitação Física”; No caso dos anexos pode ser importante definir quais os que devem ser enviados no email (Anexos para Expedição). Consulte o ponto 12.4 deste manual para maior detalhe.
Página 113 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
13. SMS em Série Acedendo à opção “SMS em série”:
1 - Introduza o texto pretendido
2 - Pode ser indicado quem pediu o envio da SMS. Esta informação fica mais tarde disponível no ecrã de “Consulta de SMS Emitidos”
3 – Clique para adicionar 1 destinatário 4 - Clique para adicionar destinatários de grupos de destinatários (os mesmos grupos por exemplo do ecrã destinatários nas saídas externas) 5 – Eliminar destinatários com erro (sem n.º telemóvel atribuído por exemplo)
Página 115 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14. Ordem do dia de processos do GSE A opção de “Seguimento”, ou “Ordem do dia”, permite a todos os departamentos dar seguimento aos documentos, informações ou processos que necessitam da sua intervenção, ou seja, uma informação, um parecer, um despacho ou outra qualquer ação necessária. Quando o utilizador entra nesta função, são automaticamente filtrados todos os documentos, informações ou processos enviados para o departamento corrente:
1 - Seleção de Registos a apresentar por estado 2 - Pesquisa por data de envio para o utilizador corrente 3 - Seleção de Registos a apresentar por destinatário
1- No canto superior esquerdo existem quatro filtros que permitem filtrar os documentos por situação, ou seja, podemos ver todos os documentos (vistos e não vistos), os documentos vistos, os documentos que ainda não foram vistos (por ver) e os documentos cujo estado foi alterado para “Pendente”. Os processos em que o estado seja alterado para “Pendente”, para além de assumirem uma cor diferente, são movidos para a área da ordem do dia intitulada “Pendentes”:
Página 117 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
2- Neste módulo podemos, ainda, efetuar uma pesquisa de processos entre datas de envio para as várias opções disponíveis no ecrã: a ver, vistos ou todos. Para o efeito, entre em modo de pesquisa e coloque o intervalo de datas pretendido. Para terminar, deverá executar a pesquisa. 3- Na zona inferior do ecrã é possível selecionar os registos a visualizar no ecrã de ordem do dia de processos GSE: os processos encaminhados apenas para si, os processos encaminhados para o seu departamento e os processos encaminhados para outros utilizadores do seu departamento (esta última, dependo da permissão do utilizador).
1 – Proveniência (Interna ou Externa) e Prioridade
2 – Anexações
3 – Pasta Processo e Tramitação Física
4 – Consultar detalhe do processo
5 – Tratamento em Massa 6 – Registos Apresentados
1- Em cada linha temos um indicador ao lado esquerdo que indica se a documentação recebida é Externa (E) ou Interna (I). Este indicador pode estar Página 118 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
sublinhado com cor vermelha, amarela ou cinzenta; esta cor indica a prioridade do processo: vermelha – muito prioritário; amarelo – prioritário; cinzento – sem prioridade atribuída. 2- Podem ser consultados diretamente os anexos no clip ( )da linha respetiva. 3- Do lado direito do ecrã e também indexado a cada processo/linha poderá existir a indicação de que o processo está associado a uma pasta processo (
) ou que foi
registada uma tramitação física ( ). Clicando sobre qualquer uma dessas legendas seremos remetidos para a consulta da informação aí registada. 4- Na ordem do Dia são apresentados todos os documentos que temos na nossa “secretária virtual”, ou seja, todo o trabalho que temos pendente. Para consultar detalhes e/ou dar seguimento à informação, basta premir o botão do processo que estiver selecionado. 5- Na zona inferior do ecrã, e caso o tratamento que vai dar a alguns processos possa ser massificado, existe a opção . Deverá previamente selecionar os registos pretendidos, um a um na caixa existente no início de cada linha ou usando os botões
para selecionar todos ou nenhum. Clicando então sobre
, poderá dar uma mesma resolução e destino aos documentos que previamente selecionou. 6- Na ordem do dia são mostrados, por defeito, os processos enviados para o utilizador e para o seu departamento, sem especificar utilizador de destino. Se o utilizador tiver permissões poderá clicar sobre “Outros Utiliz. do Departamento” e assim aceder a processos enviados para o departamento atual mas “ao cuidado” de outro utilizador.
NOTA: A configuração das permissões que permitem definir quais os perfis que poderão ver processos que se encontram com outros utilizadores do mesmo departamento, deverá ser feita pela administração aplicacional.
Página 119 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.1.
Seguimento de Processos
No caso mais usual, os processos serão vistos e tratados de forma individual. Para isso posicione-se na linha referente ao processo pretendido e, através do botão ecrã de seguimento:
, acederá ao
1 – Dados do Documento
2 – Área de Resolução
3 – Seguimento do Documento
4 – Ações disponibilizadas
A imagem acima ilustra o ecrã de seguimento. Pode dizer-se que está dividido em 4 áreas: 1- A parte superior do ecrã onde é visualizada toda a informação pode ser considerada a matriz do documento, onde se pode visualizar a prioridade, a classificação, o tema, o assunto, o remetente, o estado do processo, etc. 2- A zona central do ecrã (campos resolução, observações, informação vista/não vista, data e tipo de resolução e estado do processo). 3- Na zona inferior são apresentadas várias linhas que correspondem ao seguimento que o processo vai tendo nos vários departamentos que têm intervenção sobre o mesmo. As linhas coloridas na zona central do ecrã têm a ver diretamente com o departamento conectado na aplicação (no exemplo acima: departamento: Informática); as cores indicam se as linhas já estão tratadas/vistas ou não, isto é, uma linha verde é uma linha que o departamento em questão já tratou e uma linha vermelha é uma linha a tratar e é sobre esta mesma linha que deve incidir a intervenção do utilizador conectado. 4- A intervenção do utilizador pode passar por anexar ficheiros; digitalizar documentos; atribuir prazos, enviar SMS, etc. Página 120 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.1.1.Consulta dos Anexos Clicando sobre , será remetido para o ecrã de anexações onde, através de um clique sobre ou um duplo clique sobre a linha, poderá visualizar os ficheiros ou processos anexados:
14.1.2.Assinar Digitalmente um ou vários anexos Se o ficheiro anexo for do tipo PDF é possível ser assinado digitalmente. Nesses casos será visível na zona inferior do ecrã os botões sobre os quais deverá clicar para proceder à assinatura digital do anexo atual ou dos anexos selecionados:
A aplicação anoSigner irá abrir e apresentar o(s) ficheiro(s) a assinar:
Página 121 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA: Solicite o manual “anoSigner 2.07 - Manual de Utilizador” para obter mais informação sobre como proceder para assinar documentos.
Página 122 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.1.3.Resolução O campo resolução, onde é espectável que seja atribuída a nossa resolução para o processo em causa tem para além da possibilidade de escrita livre, outras cinco opções:
1 2 5 3
1.
4
Permite anexar de forma automática um template tipo; Se com frequência anexa aos processos, ficheiros do tipo Word, poderá carregar minutas nesta opção. Também poderá previamente criar esses templates na “Área Pessoal”, opção “Os meus Templates”. Consulte a secção respetiva deste manual para obter maior detalhe.
2.
Permite criar textos predefinidos, personalizados pelo utilizador;
Página 123 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Pode ser definido que este texto tipo altera o estado do processo por exemplo para deferido ou arquivado
3.
Permite imprimir a resolução para ser assinada ou ser já gerado com a assinatura digitalizada do utilizador se assim estiver definido; 4. Permite gerar um relatório em pdf com todos os pareceres dados nas diferentes intervenções; 5. Possibilita que ao clicar automaticamente a última resolução redigida seja aplicada no processo atual;
Assim que a intervenção esteja completa a informação deve ser dada como vista para que a aplicação grave as alterações e, nesta fase possibilite o encaminhar do processo para outro departamento.
Página 124 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.1.4.Assinatura Digital de Resoluções Se o utilizador que assina a resolução tem assinatura digital definida na aplicação, será questionado, a cada resolução se “Pretende Assinar Digitalmente o seu Parecer”:
NOTA: Poderá optar por assinar apenas alguns dos seus pareceres e depois massivamente assinar todas as suas resoluções por intervalos de tempo. Essa opção é disponibilizada na sua Área Pessoal em “Pareceres Diários” Consulte a secção respetiva deste manual para obter maior detalhe. Se optar por assinar um parecer deverá garantir os seguintes requisitos: Possuir um certificado digital; Ter no seu posto de trabalho o software anoSigner que irá assinar o ficheiro. Ao clicar sobre “Sim” a aplicação anoSigner irá abrir e apresentar a resolução dada para que a possa assinar. NOTA: Solicite o manual “anoSigner 2.0.7 - Manual de Utilizador” para obter mais informação sobre como proceder para assinar documentos.
Página 125 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.1.5.Encaminhamento do Documento Quando um processo está concluído, deve ser enviado para outras unidades organizacionais; este procedimento é efetuado através do botão
1
2
.
3
4
5
Neste ecrã é possível selecionar os departamentos de destino da entrada registada. Ao enviar a documentação para determinados departamentos, estes departamentos encontrarão na sua respetiva ordem do dia esta documentação para tratar. O departamento destino pode ser pesquisado por código (1), pela designação (2) ou pela área a que pertence (3). Se pretendido poderá ainda ser especificado que o processo é para ser tratado por determinado utilizador utilizando para o efeito a lista de valores “Utilizador de Destino” (4). No campo observações podemos indicar qual a ação que pretendemos que o utilizador de destino efetue no processo. Na zona inferior deste ecrã encontramos a opção “Dar conhecimento” ((5) já descrita neste manual no ponto 6.18 (Dar Conhecimento).
14.1.6.Encaminhamento múltiplo Para reencaminhar para um segundo/terceiro, etc. departamento de destino, o utilizador pode fazê-lo no botão departamentos.
, sendo disponibilizado o mesmo ecrã para seleção dos
14.1.7.Responder (criar saída de resposta) Esta opção está apenas disponível no ecrã de seguimento de processo do tipo entrada.
Página 126 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
O botão , possibilita a elaboração de uma resposta à documentação recebida. Clicando no botão de responder o utilizador é reencaminhado para o ecrã de registo de saída externa (sendo que todas as funções desta área estão disponíveis). Tratando de uma saída por resposta, no ecrã de destinatários, será atribuído de forma automática o remetente como destinatário da saída. Pelo mesmo motivo, os processos serão interligados um ao outro. Em cada um deles ficará registada na área dos anexos o outro processo.
14.1.8.Expedição a partir da ordem do dia Esta opção está apenas disponível no ecrã de seguimento de processo do tipo saída externa. É possível proceder ao envio de um registo para expedição do documento a partir da ordem do dia:
14.1.9.Definição do assinante do documento Esta opção está apenas disponível no ecrã de seguimento de processo do tipo saída externa. É possível proceder à alteração do assinante do documento, do centro de finishing e também a validação se será incluída a assinatura digital e/ou a assinatura digitalizada”:
Página 127 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Página 128 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
14.2.
Gestão de Serviço
Esta funcionalidade permite, através da gestão de acessos do perfil definir quais os utilizadores que representam o papel de “Chefe de Serviço”. Se um utilizador possui um perfil que lhe permita aceder à Gestão de Serviço, então ele é Chefe de Serviço do seu departamento. Esta área permite ao “Chefe de Serviço” gerir os processos que estão nos departamentos em que é “Chefe da Unidade Orgânica” atribuindo-os a utilizadores específicos:
Alterar Departamento
Alterar utilizador de destino
Retirar atribuição do processo
Entre as operações principais estão: Página 129 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A possibilidade de alterar o utilizador que possui um determinado processo atribuído, ou tornar o processo não atribuído, ficando assim disponível para todo o departamento (Processos não Distribuídos);
A possibilidade de atribuir um processo a um utilizador, quando não tenha sido definido utilizador de destino do processo.
NOTA: A configuração das permissões nesta área é feita pela administração aplicacional.
Página 130 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
15. Consultas de Entradas Este módulo permite a consulta de correspondência recebida. Os registos apresentados dependem das permissões do utilizador. Inicialmente o ecrã é apresentado com toda a informação que deu entrada (interna e externa) na aplicação, mas para obter algum registo específico, mais facilmente, deve ser efetuada pesquisa por filtros.
7
1 2
3
4
5
6
Para a utilização de filtros basta dar ordem de pesquisa ao sistema (botão Pesquisar da barra de ferramentas) e inserir uma ou mais chaves de pesquisa nos campos respetivos. Pode ser utilizado em qualquer dos casos o caracter “%” para compor algumas chaves se não houver certeza da forma como está registado. Campos Pesquisáveis neste ecrã: 1. Classificação 2. N.º de registo 3. Ano de Registo 4. Assunto 5. Remetente 6. Data de Registo 7. Intervalo de datas de Registo
Página 131 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA: A pesquisa é alfanumérica o que significa que para o sistema encontrar uma determinada palavra ou valor ela terá que estar escrita corretamente, nos casos de incerteza deve ser utilizado o caracter “%” que poderá anteceder, suceder ou ambas à palavra ou chave inserida). NOTA2: A pesquisa não “case-sensitive”, isto é, serão encontrados registos que estejam em minúsculas ou maiúsculas.
Na parte inferior direita do ecrã, após entrar em modo de pesquisa, existe ainda a possibilidade de pesquisar por outros critérios: Abrir-se-á uma nova janela de introdução de critérios para seleção dos critérios:
15.1.
Pesquisa por outros campos de Registo
Quando não conhecemos por exemplo o assunto, remetente ou data de registo, podemos pesquisar por qualquer outro campo de registo. Clicando sobre “Pesquisa por outros campos de Registo” abrirá a janela de registo de forma a que possa colocar um ou mais filtros nos campos pretendidos – por exemplo:
Página 132 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No caso apresentado acima, estamos a pesquisar processos com o tema “Acção de Formação” e que no campo do assunto contêm a palavra “Maio”. Depois de composta a pesquisa, deve fechar este ecrã e premir o botão Executar Pesquisa da barra de ferramentas.
15.2.
Pesquisa por Seguimento do Processo
Quando o que conhecemos está mais ligado ao seguimento do documento dentro da organização, devemos utilizar estes filtros. Clicando sobre “Pesquisa por Seguimento do Processo” abrirá uma janela para pesquisa por campos do seguimento de forma a que possa colocar um ou mais filtros – por exemplo:
No caso apresentado acima, estamos a pesquisar processos que nos foram enviados entre 1 e 15 de Setembro e onde a nossa resolução continha a palavra “Arquive-se”. Depois de composta a pesquisa, fechar este ecrã e premir o botão Executar Pesquisa da barra de ferramentas.
15.3.
Consulta do Processo
Com o registo pretendido selecionado, clique no botão
Página 133 /230
, para aceder ao seu detalhe:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Estado do processo (Registo/Seguimento /Arquivado), deferimento/indeferimento, departamento onde s encontra, etc.
15.3.1.Consulta do Roteiro do Processo Em obtém-se acesso a todo o roteiro do processo e respetivo seguimento; são apresentadas as ações tomadas, datas e resoluções:
Seguimento do Processo
Utilizador que despachou
Utilizador que encaminhou
Gerar workflow gráfico
Resolução dada Resolução Pedida
No caso de os pareceres terem sido assinados digitalmente existe a possibilidade de visualizar a assinatura através do botão Página 134 /230
. Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Caso tenha existido um pedido de tomada de conhecimento, essa informação será disponibilizada em
.
Se pretender poderá imprimir uma determinada resolução através do botão
.
15.3.2.Consulta de Prazos afetos a um processo Caso estejam definidos prazos estes estarão disponíveis para consulta através do botão :
Para visualizar o detalhe do prazo, nomeadamente a quem está indexado clique sobre
.
O utilizador que tem prazos atribuídos será notificado na data indicada na sua caixa de correio – “Menu Correio”.
15.3.3.Consulta dos Ficheiros Anexos a um processo As anexações efetuadas aos processos estão disponíveis através do botão
.:
Os detalhes e/ou visualização dos anexos podem ser consultados através de
.
15.3.4.Consulta de Processos Associados ao processo atual Outros processos que estejam associados ao processo atual estão disponíveis para consulta, também na área de anexações. Clique sobre Página 135 /230
.:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No caso apresentado acima é possível verificar que a entrada se encontra anexada a uma outra entrada como o n.º39. Para consultar os dados desse processo clique sobre
.
15.3.5.Consulta de Pastas-Processo aos quais o processo está associado A informação das pastas processos associadas ao processo, caso exista, estará disponível para consulta através do botão
15.3.6.Consulta da Tramitação Física do processo A informação relativa à tramitação física deste processo, caso exista, estará disponível para consulta através do botão
Página 136 /230
.
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
16. Consulta de Saídas Este módulo permite consultar a correspondência expedida (inclui as saídas externas e internas).
1
8
4 2
3
5
6
7
À semelhança do ecrã de consulta de entradas, também aqui poderemos percorrer todos os registos ou entrar em modo de pesquisa, colocar um ou mais filtros e executar a pesquisa de forma a encontrar o processo pretendido. Para a utilização de filtros basta dar ordem de pesquisa ao sistema (botão Pesquisar da barra de ferramentas) e inserir uma ou mais chaves de pesquisa nos campos respetivos. Pode ser utilizado em qualquer dos casos o caracter “%” para compor algumas chaves se não houver certeza da forma como está registado. Campos Pesquisáveis neste ecrã: 1. Classificação 2. N.º de registo 3. Ano de Registo 4. Tipo de Saída (Interna / Externa) 5. Assunto 6. Destinatários 7. Data de Registo 8. Intervalo de datas de Registo Página 137 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA: A pesquisa é alfanumérica o que significa que para o sistema encontrar uma determinada palavra ou valor ela terá que estar escrita corretamente, nos casos de incerteza deve ser utilizado o caracter “%” que poderá anteceder, suceder ou ambas à palavra ou chave inserida). NOTA2: A pesquisa não “case-sensitive, isto é, serão encontrados registos que estejam em minúsculas ou maiúsculas.
Na parte inferior direita do ecrã, após entrar em modo de pesquisa, existe ainda a possibilidade de pesquisar por outros critérios:
.
Abrir-se-á uma nova janela de introdução de critérios para seleção dos critérios:
16.1.
Pesquisa por outros campos de Registo
Quando não conhecemos por exemplo o assunto, destinatário ou data de registo, podemos pesquisar por qualquer outro campo de registo. Clicando sobre “Pesquisa por outros campos de Registo” abrirá a janela de registo de forma a que possa colocar um ou mais filtros nos campos pretendidos – por exemplo:
Página 138 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No caso apresentado acima, estamos a pesquisar processos registados pelo utilizador “MLOURENCO” e que no corpo do texto contêm as palavras “Junto Enviamos”. Depois de composta a pesquisa, fechar este ecrã e premir o botão Executar Pesquisa da barra de ferramentas.
16.2.
Pesquisa por Seguimento do Processo
Quando o que conhecemos está mais ligado ao seguimento do documento dentro da organização devemos utilizar estes filtros. Clicando sobre “Pesquisa por Seguimento do Processo” será apresentada uma janela para pesquisa por campos do seguimento de forma a que possa colocar um ou mais filtros – por exemplo:
No caso apresentado acima, estamos a pesquisar processos que nos foram enviados entre 1 e 15 de Setembro de 2011 e onde a nossa resolução continha a palavra “Arquive-se”. Depois de composta a pesquisa, deverá fechar este ecrã e premir o botão Executar Pesquisa
16.3.
da barra de ferramentas.
Pesquisa por Referência de Expedição
Os documentos expedidos para o exterior possuem, sempre, uma referência de expedição única, atribuída por destinatário. Esta opção permite pesquisar por essa referência, data de expedição e destinatário:
Página 139 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Adicionalmente é possível pesquisar por dados relativos ao finishing – conceito abordado mais à frente na secção respetiva deste manual. Depois de composta a pesquisa, deverá fechar este ecrã e premir o botão Executar Pesquisa
16.4.
da barra de ferramentas.
Consulta do Processo
Com o registo pretendido selecionado, clique no botão
Consulta do documento base
, para aceder ao seu detalhe:
Indicação de documento expedido ou não – nesse caso apresentaria (Ainda não foi para expedição)
Consulta do(s) destinatário(s) e do documento gerado
16.5.
Consulta do Roteiro do Processo
Em obtém-se acesso a todo o roteiro do processo e respetivo seguimento. São apresentadas as ações tomadas, datas e resoluções:
Página 140 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Seguimento do Processo Utilizador que encaminhou
Utilizador que despachou
Resolução dada
Gerar workflow gráfico
Resolução Pedida
No caso de os pareceres terem sido assinados digitalmente existe a possibilidade de visualizar a assinatura através do botão
.
Caso tenha existido um pedido de tomada de conhecimento, essa informação será disponibilizada em
.
Se pretender poderá imprimir uma determinada resolução através do botão
16.6.
.
Consulta do(s) destinatário(s) e do documento gerado
No caso de se tratar de uma saída externa, podemos consultar os destinatários e visualizar o documento gerado. Para o efeito clique sobre
e será apresentado o ecrã:
Estado do Documento Detalhes do Destinatário Visualizar Documento Gerado
Ref.ª e data de Expedição
Página 141 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
16.7.
Consulta de Prazos afetos a um processo
Caso estejam definidos prazos, estes estarão disponíveis para consulta, através do botão :
Para visualizar o detalhe do prazo, nomeadamente a quem está indexado clique sobre
.
Um utilizador que tenha prazos atribuídos será notificado na data indicada, na sua caixa de correio – “Menu Correio”.
16.8.
Consulta dos Ficheiros Anexos a um processo
As anexações efetuadas aos processos estão disponíveis através do botão
:
O acesso aos detalhes e/ou visualização dos anexos é feito através de um clique sobre .
16.9.
Consulta de Processos Associados ao processo atual
Outros processos que estejam associados ao processo atual estarão disponíveis para consulta, também na área de anexações. Clique sobre
Página 142 /230
.:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No caso apresentado acima é possível verificar que a saída se encontra anexada a uma entrada como o n.º39/2011. Para consultar os dados desse processo clique sobre
.
16.10. Consulta de Pastas-Processo aos quais o processo está associado A informação das pastas processos associadas ao registo, caso exista, estará disponível para consulta através do botão
16.11.
Consulta da Tramitação Física do processo
A informação relativa à tramitação física deste processo, caso exista, estará disponível para consulta através do botão
Página 143 /230
.
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
17. Consulta de Histórico do Inbox Este ecrã permite a consulta de todos os emails e faxes que foram eliminados da zona de “Inbox” ou que originaram uma entrada GSE.
Para ver o detalhe de um determinado documento clique sobre
e passará a visualizar:
1. Se o documento não teve qualquer seguimento:
Visualizar email
2. Se o documento originou uma entrada de GSE:
Página 145 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Quem tratou o registo
Visualizar Processo Entrada
17.1.
Recuperar registos enviados para o “Histórico de Inbox”
Se um email ou fax foi apagado, e como tal, esta na área de “Histórico de Inbox”, este pode ser recuperado sendo enviado novamente para a “Inbox”. Só aplicável portanto a registos que não tenham originado processos do GSE:
Página 146 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
18. Consultas - SMS em Série Ecrã que permite a consulta de sms’s enviados:
Para verificar o destinatário e respetivo n.º do telemóvel clique sobre pretendido.
Página 147 /230
no registo
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
19. Consultas - Histórico de Protocolos Visto tratar-se de uma funcionalidade muito específica este ponto está descrito individualmente no documento “Adenda_GseGspMdd-Comunicação Protocolar”.
Página 149 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
20. Consultas - Consulta de Documentos
Esta área permite a consulta imediata e eventual edição / versionamento dos documentos emitidos. É aqui possível visualizar toda a informação dos diversos documentos elaborados:
Clique em qualquer coluna para ordenação dos dados apresentados
Acesso ao ecrã de versionamento Detalhes da Saída
Consulta do Documento
NOTA: os perfis que terão acesso à edição de documentos (versionamento) através do menu de consulta de documentos do GSE são definidos pela administração aplicacional Página 151 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
21. Expedição de Documentos Este ecrã possibilita o acesso direto ao ecrã de expedição, não só de um documento, mas de todos os que tenhamos permissões para visualizar e editar.
Impressão em Série
Fechar documento Registos apresentados
Visualizar Documento
Expedir Documento Anular Documento
Na parte superior, à semelhança do que existe no ecrã da ordem do dia, podemos selecionar entre todos os processos, os processos por expedir e os expedidos:
Através da seleção de determinada linha, é possível na área inferior do ecrã verificar alguma informação relativa ao documento a expedir (ou expedido): O número do processo, se foi ou não gerado, o login do responsável pela expedição, departamento e observações. No campo “Data de Entrega” será registada a data de receção do AR. Clicando sobre , caso este não tenha sido ainda expedido, será gerada a respetiva referência de expedição sendo apresentado o ecrã com o histórico do documento:
Página 153 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Consultar histórico de alterações Consultar documento na respetiva versão
Recriar documento – o documento volta a ser gerado com base no documento base
Clique sobre para visualizar o documento no ecrã e eventualmente editar ou proceder à sua impressão.
Página 154 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Após gerar o documento este será apresentado no editor de texto que utiliza no seu computador de acordo com o template em uso na organização. Edite o conteúdo e/ou formate o documento de acordo com o pretendido:
Uma vez terminado, feche o editor de texto e passará a visualizar:
1 4 2 3
1. Não gravar as alterações efetuadas ao documento; 2. Gravar as alterações e manter o ficheiro em formato editável (Doc); 3. Gravar as alterações e tornar o documento definitivo transformando o ficheiro em formato não editável (PDF); 4. Em ambas as situações anteriores poderá optar por criar uma nova versão do documento. Terá como vantagem mais tarde poder auditar as diferentes versões que o documento possuiu. Página 155 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA: Se o meio de expedição for email ou fax, ou no caso do documento carecer de assinatura digital, este tem de se obrigatoriamente tornado definitivo antes de poder ser enviado ou assinado. Caso tenha tornado um documento definitivo pode sempre reeditá-lo. Para tal aceda ao ecrã do documento e:
Reeditar Documento Definitivo
Sempre que pretender recriar o documento (voltar a gerar o Word) ou reeditar o documento definitivo (pdf) é obrigatória a introdução de um motivo:
Página 156 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
21.1.
Anulação de Documentos Expedidos
É possível anular documentos que já foram expedidos tanto no ecrã de expedição de uma determinada saída como no ecrã de expedição geral. Esta funcionalidade vai permitir por exemplo garantir que um munícipe através do portal Atendimento@net não seja confrontado com um documento que nunca recebeu. Também a nível interno, haverá um melhor controlo dos documentos que de facto foram enviados e daqueles que foram anulados.
O botão anular documento (assinalado acima) vai permitir anular este documento, mediante a indicação motivo:
Criando sobre o PDF uma imagem com a indicação de “Documento Anulado”:
Página 157 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A referência de expedição continua a existir mas assume agora a cor vermelha:
Página 158 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
21.2.
Impressão em Série
Ao premir o botão
, o utilizador é direcionado para o ecrã de impressão em série:
1 2
Neste ecrã, é possível imprimir os vários documentos selecionados no ecrã de expedição, os respetivos envelopes e documentos dos CTT. Os documentos podem ser selecionados através de vistos no ecrã anterior, por intervalo de valores, selecionar todos os registos na pilha de expedição ou apenas o registo corrente. As opções mais utilizadas são: 1. Documento – Ao selecionar documento, este será impresso em série, diretamente para a impressora que selecionar em Impressora (do SS) – ou seja os documentos não serão abertos no Word para edição mas sim enviados para a impressora de forma automática. As impressoras listadas em “Impressora (do SS)” são as que tiverem sido definidas pela organização para impressão em série dos registos;
Página 159 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
2. CTT – Aviso de Receção – Aqui serão gerados os impressos dos CTT, nomeadamente os relativos aos avisos de receção. Para o efeito deverá colocar na impressora pretendida os referidos impressos na bandeja manual de forma a centrar o documento. Será gerado um pdf com tantas folhas quantos os registos pedidos. À medida que vão sendo impressos os “Avisos de Receção” e os “Registos Individuais” essa informação é atualizada automaticamente no ecrã:
Página 160 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
21.3.
Registo da Data de Entrega
Quando tiver a indicação da “Data de Entrega” do documento poderá atualizar o seu registo nesse sentido:
Página 161 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
22. Assinatura de Documentos Um documento que na área da expedição foi tornado definitivo (em formato pdf) e que foi criado para ser assinado digitalmente, estará disponível neste ecrã, desde que o utilizador atualmente ligado, possua assinatura digital. Este ecrã reflete a linha da ordem do dia “Documentos para assinar digitalmente” dando também acesso a todos os documentos já assinados ou rejeitados:
Filtrar registos apresentados
Assinar documento Rejeitar assinatura
Assinar vários documentos em série. Selecione os registos a assinar e será aberto o software anoSigner onde ainda poderá ler o conteúdo de cada documento e depois assinar uma só vez
Na zona inferior do ecrã é-nos apresentada informação sobre o documento: o número do processo e a referência de expedição. Clicando sobre
Página 163 /230
é apresentado o ficheiro para ser assinado:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Deverá clicar sobre “Selecionar Certificado” e depois sobre “Assinar Documento” após o que lhe será solicitado o pin do certificado de modo a assinar o ficheiro. Após a assinatura do documento, é agora dada a indicação ao utilizador que o expediu que este se encontra assinado e pronto para ser remetido para o destinatário:
Página 164 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
22.1.
Rejeição de Assinatura
Quando o utilizador que realiza a assinatura não aceitar o conteúdo do documento pode optar pela rejeição:
Sendo pedido que indique qual o motivo da rejeição:
Esta mensagem será enviada ao utilizador responsável pela expedição de modo a que efetue as correções necessárias no documento:
Página 165 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
22.2.
Consulta de Documentos Assinados
Todos os documentos que tenha assinado digitalmente são facilmente encontrados num só ecrã e tendo o utilizador a certeza que assinou a última versão do documento. Para tal, no mesmo ecrã de “Assinatura de Documentos” abordado atrás, selecione a opção “Assinados”:
Página 166 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
23. Preenchimento de datas de ARs dos CTT Neste ecrã é possível proceder ao registo das datas de receção dos AR’s de uma forma rápida e abrangente, uma vez que facilita o acesso individual a cada registo enviado sem termos de passar pelo ecrã do processo. Para o efeito, devemos utilizar o leitor de código de barras, passando-o sobre o código de barras do AR (em alternativa é possível introduzir manualmente o número apresentado por baixo do código de barras e depois pressionar a tecla Enter)
É então possível introduzir as datas de receção de cada aviso no campo “Data AR” e em seguida clicar sobre “OK” para atualizar o registo. Será exibida a seguinte janela:
Página 167 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
24. Finishing de Documentos Os documentos que são gerados no GSE são referenciados pelos dados de expedição da aplicação (n.º/ano e data de expedição). A data de expedição que atualmente é referenciada nos outputs pode não corresponder com a data efetiva de saída do documento da organização. O objetivo do presente ponto é permitir a etiquetagem das saídas criadas de modo a que seja possível colocar nos documentos impressos a data real de expedição (saída do documento da organização). Pressupostos: Disponível para os documentos cujo canal de comunicação seja correio (envio em formato físico); Os documentos expedidos (que não careçam de assinatura digital) só serão enviados para etiquetagem após estarem em formato definitivo (PDF); Os documentos assinados digitalmente só serão enviados para etiquetagem após assinatura. Considerações: Existem dois parâmetros mantidos pela administração aplicacional que indicam se a organização tem ativo ou não o módulo de finishing e quais os registos que são mostrados aos utilizadores neste módulo; Poderão ser criados diferentes centros de finishing pela administração aplicacional no ecrã de manutenção de departamentos.
Página 169 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
O acesso ao módulo de finishing é feito em:
Ao aceder ao ecrã serão apresentados, por defeito, os documentos por tratar: Registos a apresentar
Tratar Documento (Finishing)
Rejeitar Finishing do Documento
Visualizar documento (PDF)
Anexos que fazem parte da expedição
Tratamento Impressos CTT
Clicando sobre “Tratar Documento” ( documento físico.
)
será gerado um carimbo que poderá apor no
O registo passará para o separador “Tratados” onde poderá aceder ao MDD por forma a digitalizar o documento final já com o carimbo de finishing. Poderá ainda reimprimir o carimbo se necessário:
Página 170 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A opção “Rejeitar” ( ) passa o registo para o separador “Rejeitados” e permite o envio de uma mensagem ao utilizador de expedição:
Esta mensagem será enviada para a ordem do dia do utilizador que procedeu à expedição – mensagem do tipo “Finishing” permitindo-lhe que consulte o processo, responda ou vá diretamente para o ecrã de expedição para correção:
Página 171 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
24.1.
Consulta por dados relativos ao Finishing
Se pretender localizar processos por detalhes do finishing (Data, Utilizador e Departamento) dirija-se a: GSE / Consultas de Saídas / Pesquisar por Outros Critérios / Pesquisa por Referência de Expedição:
24.2.
Relatório “Documentos com Finishing não tratado”
Ainda no ecrã “Finishing de Documentos “é possível gerar um relatório que fornece a lista de documentos não finalizados:
Página 172 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Página 173 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
25. Pastas Processo O conceito das pastas processo é transversal ao GSE – Gestão e Seguimento de Expediente e GSP – Gestão e Seguimento de Processos. O objetivo principal desta função é permitir que sejam criadas estruturas agregadoras – pastas processo que respeitam um conjunto de características e onde poderão ser arquivadas/encaminhadas entradas, saídas, processos do GSP e ficheiros. O utilizador pode aceder a esta função através do botão “Atribuição de Pasta de Processo”, presente nos ecrãs de tramitação de Entradas GSE, Saídas GSE, Processo GSP e ordem do dia:
Na prática esta funcionalidade tem uma perspetiva de organização semelhante às pastas físicas. Nas aplicações GSE e GSP os conceitos de processo são distintos e estão distribuídos por anexações entre processo. Este conceito vai permitir que cada utilizador crie as suas estruturas de pastas processo e armazenar aí tudo o que entender fazer parte desse PROCESSO, sejam entradas e saídas do GSE, sejam processos do GSP, ou qualquer ficheiro tal como o faz com os documentos físicos organizados em pastas de arquivo. Para cada pasta processo o utilizador que a cria tem a possibilidade de identificar o(s) utilizador(es) ou departamento(s) que vão ter acesso a essa informação e que tipo de intervenção pode efetuar (adicionar elementos, consultar e/ou eliminar conteúdos).
25.1. Pasta Processo na Ordem do dia global (Entradas e saídas)
Página 175 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
25.2.
Detalhes da Pasta-Processo
Se o processo está associado a uma pasta o botão botão somos remetidos para este ecrã:
é apresentado. Clicando sobre esse
Neste caso ficamos a saber que o processo 66/2008 está associado à pasta do tipo TQ1 com o número 1/2008 e designação “Processos acessíveis a todos”. Se acedermos aos detalhes da pasta:
Definir permissões da pasta Consultar processos Consultar Ficheiros anexados
Assinar Digitalmente Ficheiros
Página 176 /230
Anexar novos Ficheiros
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
25.3.
Atribuição de um processo a uma pasta já existente
No caso de se pretender colocar este processo numa nova pasta, é necessário aceder aos detalhes do processo de pois no botão pasta-processo selecionar a opção “Colocar o processo numa nova pasta:
Página 177 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
25.4.
Atribuição de um processo a uma nova pasta
No caso de termos escolhido um processo que não está ainda associado a qualquer pasta, utilizaríamos obrigatoriamente o botão para o fazer:
.
A aplicação mostrará todas as pastas existentes. Podemos escolher associar o processo a uma dessas pastas ou então criar uma nova pasta para o efeito:
1 2 3 4
5
1. Selecione um tipo de pasta. Se pretender acrescentar novos tipos terá de solicitar a intervenção do administrador de sistema; 2. A numeração é atribuída de forma automática; 3. Introduza uma designação; 4. Introduza um assunto; 5. Escolha as permissões para a pasta. Este ponto está detalhado no capítulo 25.8 deste manual;
Página 178 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Todos estes campos facilitarão que mais tarde encontre a pasta pretendida através de uma consulta (ver ponto 25.7 deste manual).
25.5.
Atribuição em massa de um processo a uma pasta
Quando se pretende tratar vários processos em massa a nível de encaminhamento é também possível colocar esses processos numa pasta, utilizando o botão Associar Pasta(s).
Conforme é visível na figura acima, surgirá no ecrã a confirmação de quantas pastas selecionou.
25.6.
Página 179 /230
Pastas Processo nos Ecrãs de Registo (Entradas e Saídas)
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Permite associar este processo a uma nova pasta ou verificar se ele já pertence a uma pasta.
25.7.
Pesquisas Globais / Consulta por pasta de Processo
Neste ecrã consultamos todas as pastas existentes de acordo com as permissões que foram definidas para cada uma delas:
Para cada pasta selecionada na parte superior do ecrã, vemos na parte inferior os processos associados. É possível entrar em modo de consulta para facilmente localizarmos a pasta pretendida: por tipo de pasta, número e/ou ano, designação, departamento, data criação, utilizador de criação, observações e assunto.
Página 180 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
25.8.
Permissões de pasta de Processo
É da responsabilidade de cada utilizador a definição de permissões para as pastas que cria. Assim, aquando da criação de uma nova pasta, deverá definir as permissões para a mesma. Por defeito a aplicação atribuiu permissões totais de consulta e de acrescento de informação a todos os utilizadores, e ao “dono” da pasta adicionalmente a permissão de retirar processos da pasta.
A partir do momento em que respondemos sim as permissões da pasta foram definidas da seguinte forma:
O departamento Informática terá acesso às três permissões existentes:
Página 181 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
1. Consulta da Pasta 2. Inserir processos na pasta 3. Eliminar processos da pasta Mais nenhum departamento terá qualquer destas permissões. Se quisermos particularizar devemos usar o lado esquerdo (por departamentos) ou direito do ecrã (por utilizadores). É possível utilizar ambos. Ou seja, atribuir determinadas permissões a um departamento e também a um ou mais utilizadores. Se quisermos atribuir permissões aos restantes utilizadores da aplicação, deveremos utilizar a zona inferior do ecrã “Permissões atribuídas a outros Departamentos” e/ou “Permissões atribuídas a outros Utilizadores” Exemplo:
No caso acima apresentado todos os utilizadores terão a possibilidade de encontrar esta pasta nas pesquisas e também de adicionarem um processo a essa pasta. As permissões específicas determinam que apenas o utilizador de nome “Anabela Pires” pode retirar processos da pasta. Numa pasta processo podemos ter por exemplo toda a documentação que constitui uma empreitada (todas as entradas, saídas, etc.) ou podemos ter uma pasta que identifique todos os processos originados por uma operação de loteamento (um processo de informação prévia, o próprio processo do loteamento, as alterações se as houver e respetivas comunicações prévias que o loteamento vai originar). De referir que este conceito tem uma perspetiva de organização da informação não alterando a própria informação que a compõe. Por exemplo as entradas, saídas e processo que vão constituir as pastas processo continuam a ter a sua circulação, os seus anexos e os Página 182 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
seus estados naturalmente. Os acessos à informação mantêm as estruturas de permissões existentes para cada situação, sendo adicionada a matriz de permissões de acesso à própria pasta e gestão do seu conteúdo.
Página 183 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
26. Tramitação Física A tramitação física é uma função transversal ao GSE e GSP. O objetivo principal desta função é permitir que, para cada processo existente (GSE e GSP) exista um registo do local físico onde deverá estar arquivado assim como o registo das respetivas movimentações. O utilizador pode aceder a esta função através do botão “Tramitação Física” presente nos ecrãs de tramitação de Entradas GSE, Saídas GSE e Processo GSP.
,
Esta funcionalidade vai permitir controlar de forma independente a circulação do processo físico. Ao contrário do que acontece no processo eletrónico o que a aplicação controla são as movimentações físicas do processo não permitindo, nem fomentando, a geração de valor acrescentado diretamente no processo físico. Dado que o objetivo desta funcionalidade é o controlo e a atribuição da responsabilidade sobre a posse do processo físico, a aplicação obriga a identificar o local físico onde o processo se deve encontrar. Este local deverá identificar objetivamente a localização do processo, por ex. Secção de Expediente Geral – SEG, armário Nº 3, Prateleira C, Pasta “Expediente Geral /2008”. A localização do processo físico poderá ser sempre alterada pelos utilizadores com permissões para o efeito. Quando o processo sai do local onde deverá estar arquivado, essa movimentação é registada com a identificação do utilizador que faz o registo da saída e identificação do utilizador/departamento a quem será entregue. Para garantir a responsabilização de forma mais efetiva é necessário que quem recebe o processo identifique ao sistema que realmente o recebeu. A tramitação do processo físico é sempre possível entre utilizadores voltando o processo ao seu local de arquivo (intermédio ou definitivo) com o registo da sua reposição.
Página 185 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
26.1.
Registo de tramitação física
Neste ecrã o utilizador pode iniciar o registo do local do arquivo físico do processo, registando automaticamente o departamento e utilizador responsável pelo arquivo.
Botão aceder ao ecrã de registo de local de arquivo físico.
26.1.1.Registo de local do arquivo físico Neste ecrã o utilizador pode registar/alterar o local do arquivo físico do processo e observações sobre o mesmo.
Página 186 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
26.2.
Ecrã de Tramitação física após registo de arquivo
Este ecrã apenas é disponibilizado ao utilizador após o registo do processo no arquivo e quando o processo se encontra no mesmo. Neste ecrã o utilizador pode consultar o roteiro físico do processo, registar a saída física e alterar o local de arquivo físico, caso tenha permissões para tal. Botão para alterar o local de arquivo físico.
Botão para aceder ao ecrã de registo de saída física do arquivo.
Botão aceder ao ecrã de consulta de roteiro físico.
Página 187 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
26.2.1.Registo de saída física do arquivo Neste ecrã o utilizador indica o departamento e utilizador responsável pela movimentação do processo físico, indicado o motivo da saída e data provável de reposição do mesmo no arquivo.
26.3.
Ecrã de tramitação física após registo de saída do arquivo
Este ecrã apenas é disponibilizado ao utilizador após o registo de saída do arquivo, neste o utilizador pode consultar o roteiro físico do processo e registar a reposição do processo no local físico de arquivo, caso tenha permissões para efetuar esta ação. Botão para registar a reposição do processo no local físico de arquivo.
Botão aceder ao ecrã de consulta de roteiro físico.
Página 188 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
26.4.
Ecrã de consulta de roteiro físico
Neste ecrã o utilizador pode visualizar o roteiro do processo físico.
26.5.
Ecrã de lista de processos na posse do utilizador
Este ecrã é disponibilizado ao utilizador através do menu “Ordem do dia global”, na opção “Tramitação física de processos”. Neste o utilizador pode visualizar todos os processos físicos que estão na sua posse e registar a data de receção dos processos físicos recebidos. Botão para aceder ao ecrã de tramitação física do processo na posse do utilizador.
Botão para registar a data de receção do processo físico.
Página 189 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
26.6. Ecrã de tramitação física do processo na posse do utilizador Este ecrã é disponibilizado ao utilizador através da lista de processos na sua posse ou através do botão de tramitação física existente nos processos. Neste, o utilizador pode encaminhar o processo físico para outro utilizador, consultar o roteiro e registar a reposição do processo no arquivo, caso tenha permissão para tal. Botão para aceder processo na posse do utilizador.
Botão para registar a reposição do processo no local físico de arquivo.
26.6.1.Ecrã de encaminhamento de processo físico Neste ecrã, o utilizador pode indicar qual o departamento e utilizador a encaminhar o processo físico.
Página 190 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
27. O meu Correio Este módulo é composto pelas seguintes funcionalidades:
A opção “Consulta do Correio por ver” remete-nos para o mesmo ecrã que a linha da ordem do dia “Novas Mensagens na Caixa de Correio”:
Podemos visualizar o conteúdo de cada mensagem na parte inferior deste ecrã ou alternativa através de um duplo clique na linha pretendida. Neste último caso ela assumirá automaticamente o estado de “lida” – em alternativa podemos colocar manualmente um visto na coluna referida. É de salientar que as mensagens podem ter várias origens: Página 191 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Utilizador - este tipo de mensagem é criada por qualquer um dos utilizadores das aplicações e não está indexada a nenhum processo;
Prazo - este tipo de mensagem é criada por um processo do GSE ou do GSP e está necessariamente indexada ao processo respetivo;
Fiscalização - este tipo de mensagem é gerada automaticamente pela aplicação, quando existe uma área de Fiscalização que atua sobre uma notificação enviada por um utilizador. Por exemplo: o
Utilizador A envia uma notificação à Fiscalização
o
Fiscalização atua sobre essa informação e considera-a Vista
o
Aplicação envia, automaticamente, uma mensagem ao utilizador A com o conteúdo da informação da Fiscalização.
Ass. Digital - este tipo de mensagem é gerada automaticamente pela aplicação, e pode ser de indicação que a assinatura digital de um documento do tipo de saída foi realizada pelo assinante ou “Rejeitada”.
Finishing - este tipo de mensagem é gerada automaticamente pela aplicação, e será de indicação que o finishing de um documento do tipo de saída foi “Rejeitado”.
Notif. anoGov - este tipo de mensagem é gerada automaticamente pela aplicação, pretendendo-se com esta funcionalidade que cheguem à ordem do dia as notificações geradas pela plataforma anoGov que digam respeito ao utilizador ligado.
Mensagem Web – Este tipo de mensagem notifica da existência de uma mensagem enviada por um utilizador do portal Atendimento@net
Consoante a origem da mensagem, ficam disponíveis várias funções. Assim se a origem é: Utilizador
Atendimento@net Prazo
Fiscalização Ass. Digital Finishing
Página 192 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No exemplo acima apresentado, a mensagem seleccionada tem como origem um Utilizador e por essa razão a função disponível é Responder. Esta opção permite criar uma resposta endereçada à pessoa que a enviou, ou seja, esta opção só está disponível nas mensagens que têm o campo “Origem – Designação” preenchido. O procedimento é muito semelhante à criação de uma resposta em qualquer ferramenta de correio eletrónico.
Ao aceder à opção de “Consulta de Correio Já Visto”, é apresentado um ecrã semelhante ao da “Consulta de Correio Por Ver”, sendo disponibilizado o conjunto de mensagens já vistas. Podemos consultar, em qualquer momento, qualquer mensagem que tenhamos recebido:
Página 193 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Do mesmo modo, na opção de “Consulta de Correio Enviado” é apresentado um ecrã como o seguinte, indicando a data/hora em que as mensagens enviadas foram lidas:
Para “Enviar nova Mensagem” surge o ecrã seguinte onde se deve indicar o destinatário, o assunto, o corpo da mensagem e atribuir prioridade se assim for desejável. As novas mensagens podem surgir de resposta a mensagens recebidas ou ser totalmente espontâneas.
No campo “Para”, clicando no botão “…”, abre-se uma nova janela que permite selecionar o destinatário;
Página 194 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Através da seleção de determinado departamento no quadro superior esquerdo, ficam disponíveis no quadro inferior esquerdo as pessoas que pertencem ao departamento selecionado; através dos botões com as setas podem ser selecionados efetivamente os destinatários a atribuir à mensagem.
Página 195 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
28. As Minhas Mensagens - Tomada de Conhecimento Quando um processo é encaminhado com tomada de conhecimento para um utilizador, esse utilizador será avisado na ordem do dia:
Clicando sobre o nº de processos onde lhe é solicitada a tomada de conhecimento será remetido para o ecrã “As Minhas Mensagens - Tomada de Conhecimento”:
Página 197 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Para tomar conhecimento do processo, aceda ao botão detalhes e entrará no processo em modo de consulta, como se de uma pesquisa se trata-se, tendo assim acesso a toda a informação. Se selecionar o campo “Lida?” o sistema assumirá a data de leitura e assim, esta mensagem desaparecerá da sua ordem do dia. Como complemento o utilizador que lhe pediu a tomada de conhecimento saberá que de facto ela aconteceu. Adicionalmente poderá utilizar o botão ”Marcar Todas como Vistas” para massivamente indicar a leitura das mensagens. NOTA: As mensagens que já leu (onde lhe foi pedido a tomada de conhecimento) e as enviadas (aquelas onde pediu tomada de conhecimento) são consultáveis através da navegação entre os separadores do canto superior esquerdo do ecrã (assinalado na figura)
Página 198 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29. Área Pessoal Neste menu, conforme o nome indica, é feita a gestão de informação indexada ao utilizador.
29.1.
Pareceres diários
Nesta área serão impressos todos os pareceres (resoluções) que foram atribuídos pelo utilizador na aplicação GSE. Estes pareceres podem ser gerados e assinados digitalmente de forma simultânea. O ecrã de chamada do relatório dos Pareceres Diários do GSE tem a seguinte configuração:
Gerar relatório
Assinar digitalmente o relatório
Gerar um ficheiro por cada parecer ou um único PDF com várias páginas contendo todos os ficheiros Página 199 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
É possível filtrar entre datas, apenas para um determinado departamento ao qual pertença o utilizador, e por tipo de processo (entradas e saídas). Como já foi referido, podemos também utilizar a funcionalidade de assinar digitalmente os pareceres por nós emitidos. Aspeto do relatório gerado apenas para visualização / impressão:
Aspeto do relatório gerado para assinar digitalmente:
Todos os pareceres do período de tempo selecionado
Página 200 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
NOTA 1: É importante acautelar a assinatura digital destes pareceres de forma regular para que não se acumulem demasiados documentos o que tornaria o processo de geração e assinatura muito demorado. Adicionalmente deverá escolher períodos do dia onde existe uma menor utilização da aplicação. NOTA 2: Devido a particularidades técnicas do software do cartão do cidadão, a assinatura com este dispositivo irá pedir tantas vezes o código pin como no número de pareceres a assinar.
29.2.
Consulta de pareceres diários assinados digitalmente
Este ecrã permite consultar os pareceres diários que foram assinados digitalmente. Podemos filtrar dados através de datas, dispondo para isso dos campos “Filtro Data 1” e “Filtro Data2”, sendo que estes campos apenas se referem e são aplicáveis a pareceres diários assinados em série – descrito no ponto anterior, onde a “data1” será a data mais antiga e “data2” a data mais recentes dos pareceres assinados.
Para consultar o relatório pretendido clique sobre e passará a visualizar um pdf semelhante ao anterior mas com a indicação da assinatura digital.
Página 201 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29.3.
Consulta de ofícios assinados digitalmente por mim
Nesta área poderá consultar, entre outros, todos os documentos que assinou em formato digital:
Podemos filtrar a informação a visualizar de acordo com as hipóteses apresentadas: “Todos”, “Por Assinar”, “Assinados” e “Rejeitados”, conforme destacado na imagem acima. Na zona inferior do ecrã é-nos apresentada informação sobre o documento: o número do processo e a referência de expedição. Clicando sobre
Página 202 /230
é apresentado o ficheiro assinado:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29.4.
Consulta de Faxes e Emails falhados
Este relatório gerarará uma listagem, filtrada por vários crtiérios, de faxes e emails cujo o envio falhou. Utilize a caixa de chamada do relatório para introduzir os filtros pretendidos:
Será gerado um relatório com os dados existentes. No caso de não colocar qualquer filtro será retornada toda a informação existente.
29.5.
As minhas Ausências
É possível neste ecrã definir uma ausência durante um período de tempo e atribuir o(s) nosso(s) departamento(s) na aplicação a um outro utilizador. A aplicação fará essa atribuição, colocando mais uma (ou mais) linha (s) na ordem do dia do utilizador que nos vai substituir, permitindo assim a sua intervenção, embora fique registado o seu Login enquanto interveniente. Se ainda não tiver qualquer ausência registada, ao entrar neste ecrã surgirá a indicação que para criar uma nova ausência deverá utilizar o botão inserir (barra de ferramentas da aplicação). Passará então a visualizar:
Página 203 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Preencha o quadro, indicando o período de ausência, o tipo (escolha um valor da lista, ou crie um novo em
) e o motivo.
Em seguida escolha da lista de utilizadores qual o que o irá substituir e depois se pretender pode definir em que departamento. A linha “Quem me vai substituir como Gestor de Procedimento” é específica para a aplicação GSP. Clique em “OK” para aceitar.
29.6.
Os meus Templates
No ecrã de seguimento do GSE, acessível através da ordem do dia, existe do lado esquerdo do campo resolução o botão : deste manual.
, conforme descrito na secção correspondente
Este botão facilita a anexação de documentos em formato Word que tenhamos previamente carregado para a aplicação. Assim, se com frequência anexa informações ou qualquer outro tipo de modelos que têm sempre uma configuração semelhante poderá fazer aqui o seu carregamento.
Página 204 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Aquando da anexação do template na ordem do dia, poderá ainda editar o documento e, então, sim confirmar para anexar.
Preencha uma ordem (valor numérico) e uma designação. Clique sobre “Upload do template” para carregar o modelo para aplicação. Ser-lhe-á solicitado que localize o ficheiro Word no seu PC. Para terminar clique em Open e o ficheiro será transferido para a aplicação:
Página 205 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29.7.
Os meus Grupos de Utilizadores e Departamentos
Esta área permite a criação de grupos de utilizadores para mais tarde serem utilizados quando solicitámos uma tomada de conhecimento num processo GSE. Se com frequência efetua esse tipo de procedimento para um determinado grupo de utilizadores ou departamentos, poderá aqui simplificar esse procedimento no futuro utilizando o(s) grupo(s) criados, em vez de ter de selecionar os utilizadores de entre a lista existente na organização. Preencha o quadro:
Especifique o tipo de grupo, atribua um nome a esse grupo e, na zona inferior do ecrã, defina os utilizadores ou departamentos que farão parte desse grupo. No canto superior direito, pode visualizar o tipo de partilha. Por defeito é assumido “Partilhar - Sim, Só leitura” o que possibilitará a todos os utilizadores da organização visualizar o seu grupo mas não alterá-lo. Em alternativa, poderá alterar para “Partilhar Sim”, o que possibilitará a outros utilizadores também alterar o grupo, ou “Partilhar Não”, o que tornará o grupo visível apenas para si. Clique em “OK” para confirmar a criação do grupo.
Página 206 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29.8.
Os meus Grupos de Entidades
Este ecrã permite criar e/ou gerir os grupos de entidades criados pelo utilizador. Quando com frequência produzimos saídas de informação com o mesmo conteúdo para o mesmo grupo de entidades, podemos aqui definir esses grupos e depois alterar algum registo no âmbito de uma saída.
Consultar / Editar grupo
Criar novo grupo
Neste ecrã são visíveis os grupos já criados, com indicação da data, utilizador responsável pela criação e quantidade de entidades que cada grupo contém. Clicando sobre teremos acesso aos detalhes. No botão “Criar Novo Grupo” temos acesso ao seguinte ecrã:
Indicar nome para o grupo Atribuir Entidades ao Grupo
Manter contactos da Entidades
Deveremos identificar o novo grupo a criar, atribuindo-lhe um nome e eventualmente algum tipo de observação.
Página 207 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Em seguida clicar sobre “Atribuir novas Entidades ao Grupo” o que disponibilizará um ecrã para seleção de entidades:
Aqui poderá indicar entidades particulares e/ou coletivas e, neste último caso, existe a possibilidade de definir o utilizador de destino em “Ao cuidado de”. Se necessário, poderá também neste ecrã editar (
) ou criar uma nova entidade (
).
Após selecionarmos as entidades desejadas, será definido o modo de partilha deste novo grupo. Existem três hipóteses: “Não partilhar”, “Partilhar”, ou “Sim – Só leitura” que é o valor assumido por defeito. Esta definição permite que todas as pessoas na organização utilizem este grupo de entidades mas que não o possam editar, garantindo assim que da próxima vez que o utilizador usar este grupo, ele estará exatamente igual. Se pretender, poderá ainda fazer a gestão do grupo, atribuindo ou retirando contactos das entidades coletivas do grupo através do botão “Adicionar / retirar contactos da Entidade ao Grupo”.
29.9.
Os meus dados
Neste ecrã pode visualizar os seus dados, enquanto utilizador da plataforma. Do lado direito do ecrã encontram-se os dados gerais. Qualquer alteração a estes dados deve ser solicitada ao(s) administrador(es) de sistema. O campo “Nome Reduzido” passa a ser o valor apresentado nas listagens, em detrimento do “Login”.
Página 208 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Na lateral esquerda temos cinco opções, que assumem a cor escura quando houver dados para apresentar. Departamentos e Assinatura, são ecrãs somente de consulta. “Departamentos” apresenta os departamentos a que o utilizador pertence e “Assinatura” mostra, caso exista, a assinatura digitalizada do utilizador. Em Permissões de Assinatura é possível, no caso dos utilizadores que assinam documentos, definir quem pode utilizar a sua assinatura (digitalizada e digital). Este campo poderá estar ativo ou não consoante esteja definido que na organização é necessário cada utilizar definir quem pode utilizar e/ou requesitar a sua assinatura. Em Horário de Atendimento, e só para os utilizadores que são Gestor de Procedimentos, é possível definir o horário e local de atendimento. Só aplicável à aplicação GSP Urbanismo. Em Parâmetros estão definidos pârametros da organização indexados ao utilizar. Se este campo estiver a negrito o utilizador poderá visualizar esses parâmetros. Em Alterar Password surgirá a seguinte janela:
Nesta janela deve ser indicada a password atual, digitada a nova password e de seguida a confirmação da mesma na linha seguinte. Ao clicar em “OK” a password é automaticamente atualizada e, da próxima vez que o utilizador se ligar, já deve utilizar a nova password definida.
Página 209 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29.10.
A minha Produtividade
Esta área permite obter um relatório com as suas intervenções (registos e seguimentos) nos diferentes módulos da aplicação, para um determinado intervalo de tempo e/ou departamento (no caso de estar associado a mais que um):
Página 210 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
29.11.
Processos arquivados
Nesta área serão apresentados todos os processos ativados pelo utilizador, permitindo que os mesmos sejam desarquivados:
Consultar processo
Última resolução
Página 211 /230
Desarquivar processo
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
30. Pesquisas Globais
30.1. Pesquisa de Processos do GSE e GSP de uma determinada entidade Este ecrã permite a pesquisa simultânea de processos GSE e GSP de uma determinada entidade. Assim, os dados disponibilizados no botão (Pesquisa por Outros Dados) estão direcionados para os dados da entidade: BI, NIF, Morada, etc.
Filtrar por tipo processo
Filtrar tema (GSE) ou por tipo processo (GSP)
Para efetuar pesquisas podem ser utilizadas chaves simples ou compostas, dispondo do caracter de “%” para chaves onde existam dúvidas. Página 213 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Inserido o filtro obtêm-se os resultados, podendo selecionar o registo pretendido, através do botão
.
Ao consultar o registo pretendido, o utilizador terá acesso a ecrãs semelhantes aos que encontra na consulta específica de cada área (GSE ou GSP). Para pesquisar por outros dados clique sobre
Página 214 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
30.2.
Consulta por Pasta de Processos
Neste ecrã consultamos todas as pastas existentes, de acordo com as permissões que foram definidas para cada uma delas:
Para cada pasta selecionada na parte superior do ecrã, vemos na parte inferior os processos associados. Para um melhor detalhe podemos clicar sobre o botão pretendida.
Página 215 /230
na pasta
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Para mais facilmente localizar uma pasta, é possível entrar em modo de consulta e depois introduzir o filtro pretendido: tipo de pasta, número e/ou ano, designação, departamento, data criação, utilizador de criação, observações e assunto.
30.3.
Pesquisa de Processos através de Comunicação Protocolar
Visto tratar-se de uma funcionalidade muito específica, este ponto está descrito individualmente no documento “Adenda_GseGspMdd_v3.1.0-Comunicação Protocolar”.
Página 216 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
31. Integração com a plataforma anoGov A integração com a plataforma eletrónica de contratação pública anoGov permite: Receção de notificações da plataforma anoGov na área de mensagens do utilizador (ordem do dia global); Envio de documentos anexos e de resoluções para a plataforma anoGov; Assinatura digital dos documentos e resoluções previamente ao envio; Criação do procedimento a partir do GSE/GSP. NOTA: Para ativação da integração e respetiva parametrização deverá contactar-nos.
31.1.
Receção de notificações da plataforma anoGov
Pretende-se, com esta funcionalidade, que cheguem, à ordem do dia, as notificações geradas pela plataforma anoGov, que digam respeito ao utilizador ligado. As notificações poderão ser consultadas selecionando, na ordem do dia, a opção “Novas mensagens na caixa de correio”:
As mensagens serão do tipo “Notif. anoGov”:
Página 217 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Nesta área serão visíveis todas as notificações geradas pela plataforma anoGov para o utilizador ligado. Para cada notificação são apresentados os seus detalhes, como a plataforma de compras públicas onde foi gerada a notificação, o tipo de notificação, os detalhes do procedimento onde foi gerada a mesma e a sua data de receção na caixa de correio.
31.2. Envio de documentos anexos e resoluções para a plataforma anoGov É possível, a partir dos ecrãs do GSE (Seguimento) e do GSP Genérico (Tramitação), enviar documentos e despachos para a plataforma eletrónica de contratação pública anoGov. Para enviar um documento ou um despacho para a plataforma anoGov, o utilizador deverá, no ecrã de seguimento do GSE ou no ecrã de tramitação do GSP, clicar no botão “anoGov”.
Página 218 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
No GSE:
No GSP (Genérico):
Será, então, redirecionado para a seguinte janela, já com os procedimentos disponíveis na plataforma listados:
Página 219 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Login na plataforma
Pesquisa procedimentos
Criar novo procedimento
Com 1 clique poderá ver documento
Assinar Digitalmente os anexos
Para enviar um documento ou um despacho para a plataforma anoGov, deverá escolher o procedimento pretendido (clicando sobre a respetiva designação, de modo a que fique visível na área “Procedimento Selecionado”), selecionar quais os documentos que serão enviados para a plataforma e clicar no botão “Submeter Documentos”. Será depois reencaminhado para a janela de submissão de documentos da plataforma anoGov, onde o utilizador deverá confirmar os documentos escolhidos e clicar no botão “Submeter”.
Página 220 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Página 221 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
32. Pagamentos Eletrónicos - MB No âmbito da tramitação de processos no GSE, é possível criar referências de pagamento multibanco. Para criar uma referência multibanco, o utilizador deverá clicar no botão e será encaminhado para o ecrã de criação de uma nova referência para pagamento multibanco.
Página 223 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Após criar a referência multibanco, esta fica visível no ecrã de pagamentos multibanco, apresentando a informação “Gerada” no campo “Estado”.
Também na ordem do dia essa informação estará disponível:
Página 224 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
De forma a controlar o processo de pagamento das referências multibanco, existe uma entrada no menu “Outros” denominada “Referências SIBS”:
Esta entrada permite o acesso a uma área de gestão de referências multibanco. Entre as operações principais desta área estão:
Gestão de Pagamentos Eletrónicos;
Atribuição de Guias de Receita;
Envio de Referências Emitidas à SIBS;
Receção de Pagamentos Efetuados;
Visualização das Referências por Enviar, Enviadas, Pagas e Anuladas;
Extração de Informação em Formato de Relatório.
Página 225 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
Enviar Ficheiro para a SIBS
Área de Relatórios
Carregar Ficheiro recebido da SIBS
Anular Referência
Consultar histórico de ficheiros
Atribuir n.º Guia de Receita
32.1.
Envio de ficheiro para a SIBS
Para criar o ficheiro para a SIBS o utilizador deve selecionar na coluna os registos que pretende enviar e depois clicar sobre para posterior envio.
e selecionar a diretoria para guardar o ficheiro
Após selecionar a diretoria para guardar o ficheiro, o utilizador deverá clicar em “Criar Fich. Cliente” e será gerado o ficheiro SIBS. As referências que estavam “Por Enviar” passam agora para a área “Enviadas” onde o utilizador pode seguir a sua evolução até ao pagamento.
32.2.
Carregamento do ficheiro recebido da SIBS
Após a receção do ficheiro enviado pela SIBS com os dados dos pagamentos o utilizador deverá clicar sobre
Página 226 /230
e selecionar o ficheiro para ser lido pela aplicação:
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
A importação deste ficheiro atualizará todos os registos que se encontravam para pagamento.
Página 227 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0
33. Acrónimos e Glossário AR
Impresso de Aviso de Receção dos CTT
Cancel
Cancelar
DOC
Ou .doc - extensão de nome de arquivos de editor de texto
Correio eletrónico
Find
Pesquisar
Finishing Acabamento, tratamento final GSE
Gestão e Seguimento de Expediente
GSP
Gestão e Seguimento de Processos
Inbox
Caixa de correio eletrónico
LOV
List of Value (Lista de valores)
MDD
Módulo de Digitalização de Documentos
NOK
Not Okay (Não está bem)
OK
Okay (Está bem)
Ou .pdf - Portable Document Format (formato de documento portátil)
PIN
Personal Identification Number (Número de Identificação Pessoal)
SIBS
Sociedade Interbancária de Serviços - empresa que congrega todos os bancos que operam em Portugal
SMS
Short Message Service (Serviço de mensagens curtas)
Status
Estado
Template
Minuta ou modelo de documento
WEB
World Wide Web (Teia mundial)
Window
Janela
Página 229 /230
Gestão e Seguimento de Expediente – V3.3.2.0