ZarzÄ…dzanie czasem z wykorzystaniem programu Microsoft Outlook Justyna Pyrcz
„Pożeracze” czasu • Określenie rodzaju „pożeracza” • Znalezienie przyczyn • Rozwiązanie
Kurs Outlook
Motywatory • Motywatory negatywne – uciekanie przed czymś. • Motywatory pozytywne – dążenie do czegoś.
Kurs Excel
Zasada stawiania celów - SMART Specific – konkretny Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania Time defined – określony w czasie Kurs VBA
Zasada SMART-ER • Specific – konkretny • Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia • Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie • Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania • Time defined – określony w czasie
• Ecologic
- ekologiczny (lub Exciting – ekscytujący)
• Recorded – zapisany, udokumentowany Kurs Outlook
Matryca Eisenhowera Pilne
Niepilne
Ważne
I
II
Nieważne
III
IV
Kurs Excel
Matryca Eisenhowera
Ważne
Pilne
Niepilne
Kryzysy Sprawy nagłe Zadania terminowe
Zapobieganie Budowanie relacji Planowanie Rekreacja
Niektóre spotkania, telefony, poczta, Nieważne Niektóre sprawy nagłe, Aktywność tzw. popularna
Część tzw. spraw codziennych, poczty, telefonów, „Pożeracze” czasu, Niektóre przyjemności Kurs VBA
Zasada Pareto
„20% Twoich działań wpływa na 80% osiąganych rezultatów.” Kurs Outlook
Przykładowy terminarz Role i cele
Poniedział ek Ważne:
Wtorek Ważne:
Środa Ważne:
Czwartek Ważne:
Piątek Ważne:
Sobota Ważne:
Niedziela Ważne:
godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad
Kurs Excel
„Wykonanie pracy zajmuje tyle czasu, ile masz go do dyspozycji.”
Kurs VBA
Zasada 60/20/20 60% - ZAPLANOWANE 20% - NIEOCZEKIWANE 20% - SPONTANICZNE Kurs Outlook
Zasada ALPHEN • Wymień wszystkie zadania, jakie masz do wykonania. • Do opracowanej listy zadań dołącz wszystkie zadania jeszcze nie załatwione zaległe. • Pogrupuj zadania podobne do siebie. • Sprawdź terminy wykonania każdego zadania. • Określ rezerwy czasowe. • Określ hierarchię zadań. • Zastanów się, w których zadaniach możesz uzyskać pomoc współpracowników, lub innych departamentów. • Pamiętaj o uwzględnieniu w planowaniu czasu na planowanie. • Kontroluj realizację swojego planu. Kurs Excel
Przygotowanie do planowania • Co należy dokładnie zrobić? (cel planowania) • Jak należy to z robić? (sposób wykonania zadania / zadań) • Kiedy należy to zrobić? (czas wykonania) • Gdzie należy tego dokonać? (miejsce działania) • Jakie zasoby są konieczne do wykonania zadania? • Kto ma tego dokonać? Kurs VBA
Etapy działania • Określ pożądany cel – np. wykonanie zleconego zadania, • Określ sytuację obecną – jakie posiadasz informacje, dane itp. • Zastanów się jakie istnieją możliwości dotarcia do celu, • Wybierz najlepszy pomysł dotarcia do celu, • Zaplanuj działania, jakie należy podjąć, aby zrealizować wybrany pomysł, • Zaplanuj osiągnięcie celu, • Zrób pierwszy krok, • Zakończ i zbadaj efekt. Kurs Outlook
Wydajność organizmu w ciągu dnia
Kurs Excel
Wydajność pracy
Kurs VBA
Planowanie • dzienne • tygodniowe • miesięczne • kwartalne • roczne Kurs Outlook
Delegowanie zadań • zlecanie „posyłkowe” • powierzanie odpowiedzialności
Kurs Excel
Powierzanie odpowiedzialności • pożądane rezultaty • wytyczne • zasoby • rozliczanie • konsekwencje
Kurs VBA
Organizowanie zebrań • Czy spotkanie można czymś zastąpić? • Czy można wykorzystać inne sposoby, żeby skontaktować się z osobami, które uczestniczyłyby w zebraniu? • Jeśli zebranie musi się odbyć to, co można zrobić, żeby uczestniczyła w nim jak najmniejsza liczba ludzi, czyja obecność jest na nim naprawdę potrzebna? • Co jest celem spotkania: dyskusja czy podjęcie decyzji? • Co powinniśmy osiągnąć na koniec zebrania? • Czy spotkanie ma określone ramy czasowe? Kurs Outlook
Planowanie zebrania • Co chcesz dzięki zebraniu uzyskać (po co je organizujesz)? • Jakie sprawy chcesz na nim poruszyć? • Kto powinien być na zebraniu obecny? • Czy uczestnicy zebrania powinni coś przygotować lub z czymś się zapoznać (jeśli tak – trzeba będzie ich odpowiednio wcześniej powiadomić)? • Jak długo zebranie powinno potrwać? • Kiedy najlepiej je przeprowadzić? Kurs Excel
Dobre praktyki • Ograniczenie liczby miejsc z wiadomościami do przeczytania. • Pomijanie wiadomości zbytecznych. • Podejmowanie decyzji podczas czytania wiadomości o sposobie jej przetwarzania. • Ograniczenie liczby miejsc przechowywania jednej wiadomości. • Używanie optymalnej ilości kalendarzy. • Stosowanie kategorii. • Regularne przeglądanie kalendarza i listy zadań. • Rozważne wysyłanie wiadomości (treść, adresaci). • Stosowanie schematów wiadomości. Kurs VBA
Kurs Zarządzanie Czasem Chcących wiedzieć więcej o zarządzaniu sobą w czasie zapraszamy na kurs Zarządzanie Czasem z Wykorzystaniem MS Outlook.
Kurs Outlook
Kurs Excel Polecamy również pozostałe kursy i szkolenia w Cognity: • Kurs Excel • Kurs VBA • Kurs Access • Kurs PowerPoint • Kurs Excel Branżowy • Kurs Word • Kurs Outlook Kurs Excel
Kurs Excel Informacje o tym jak zarządzać sobą w czasie znajdziesz też na blogu Strefa Wiedzy Cognity, szczególnie polecamy Ci artykuły: • Zarządzam czasem czy czas mną? Wypełnij test i sprawdź czy umiesz zarządzać swoim czasem • Zarządzanie czasem – Outsourcing • Zarządzanie czasem - Stan flow • Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej godziny • Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej fizycznej czynności • Dlaczego warto zarządzać czasem? • Jak zarządzać sobą w czasie? Poznaj 5 efektywnych technik • Szkolenie Zarządzanie Czasem - Technika Pomodoro Kurs VBA