MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą?
Zarządzanie pocztą
MS Outlook – jak zarządzać swoją pocztą? Wiadomości e-mail, współcześnie to forma komunikacji nie tylko prywatnej, ale i zawodowej. W firmie służą one zarówno jako wewnętrzny jak i zewnętrzny kanał komunikacyjny. E-maile wysyłamy i otrzymujemy od wszystkich: szefa, współpracowników, partnerów biznesowych, klientów czy też firm zewnętrznych itd. Ich treść nie kiedy jest istotna, nie kiedy mało ważna, ale zgodnie z biznesowym savoir vivre odpisać należało y kazdemu. Odpisywanie to nie rzadko zajmuje nam wiele czasu, chcąc ograniczyć ten czas zapraszamy Was do zapoznania się z prezentacja, które pokaże jak skutecznie zarządzać swoją skrzynką e-mail.
Kurs Excel
MS Outlook – jak zarządzać swoją pocztą? Chcąc efektywnie zarządzać wiadomościami e-mail naszym pierwszym krokiem powinno być ustalenie czasu, kiedy będziemy na nie odpowiadać odpowiadać. Możemy ustalić, że robimy to np. 3 lub 4 razy dziennie; o ustalonych
godzinach.
Poinformujmy
o
tym
naszych
współpracowników, aby ważny e-mail nie czekał długo na odpowiedź – poprośmy, żeby w ważnych sprawach kontaktowali się z nami telefonicznie.
Kurs Excel
MS Outlook – tworzenie folderów
Kolejnym
krokiem
jest
utworzenie
odpowiednich
folderów. Przychodząc wiadomości e-mail możemy wtedy przyporządkować do konkretnego folderu – automatycznie albo ręcznie. Podejmując pracę z folderami możemy też skorzystać z: filtrów i autoodpowiedzi. Ich działanie omówimy na kolejnych slajdach. Kurs Excel
MS Outlook – tworzenie folderów Chcąc uporządkować wiadomości powinniśmy stworzyć foldery, w których będziemy je przechowywać. Poniżej przedstawiamy jedną z możliwości pogrupowania wiadomości w folderach. Pamiętaj jednak, że nazwy oraz ilość folderów jest dowolna, najważniejsze jest to, aby to użytkownik poczty mógł z nich łatwo skorzystać i wiedział, który e-mail jest przyporządkowany do danego folderu. Oprócz poniższego podziału folderów polecamy również podział listów elektronicznych np. wg tematyki sprawy której dotyczą lub nazwiska nadawcy. Kurs Excel
MS Outlook – foldery w skrzynce elektronicznej Przykładowy podział folderów: 1. Działanie – przyporządkujmy do niego maile wymagające dłuższego zastanowienia się nad odpowiedzią; 2. Przekierowane – zapisujmy w nim wiadomości dotyczące spraw i zadań które delegowaliśmy innym, a my czuwamy tylko nad ich realizacją; 3. Do przeczytania – w folderze tym przechowujmy te maile, z którymi nie zapoznaliśmy się od razu; pilnujmy jednak, żeby folder ten nie rozrósł się nam do monstrualnych rozmiarów i czytajmy wiadomości regularnie; 4. Archiwum – umieszczany w nim wszystkie te listy, które chcemy zarchiwizować.
Kurs Excel
MS Outlook – ustawianie filtrów Filtry w MS Outlook to bardzo pomocne i niezbędne narzędzie kiedy otrzymujemy liczną korespondencję. Pozwala
nam
przekierowywanie
ono
m.in.
na
przychodzących
automatycznie wiadomości
do
danego folderu lub nadawcy. Dzięki temu w naszej skrzynce elektronicznej panuje porządek.
Kurs Excel
MS Outlook – autoodpowiedź Kolejnym narządzaniem, które możemy wykorzystać, aby skutecznie zarządzać poczta e –mail są autoodpowedzi. Z narzędzia tego polecamy korzystać na co dzień, a nie tylko wtedy, gdy planujemy dłuższą nie obecność w pracy. Korzystając z niego mamy możliwość wysłanie automatycznych odpowiedzi do wybranych osób lub do wszystkich, którzy przysyłają nam wiadomości e-mail. Treść odpowiedzi możemy ustalić indywidualnie.
Kurs Excel
MS Outlook wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców
Przydatnym narzędziem jest także możliwość wysyłania odpowiedzi do wielu odbiorców. Pomocne jest to szczególnie wtedy gdy wiele osób wysyła do nas maile dotyczące jednej sprawy czy jednego zadania. Chcąc zastosować tzw. wiadomość grupowa należy w polu DO wpisać adresy wszystkich osób, dla których przeznaczona jest wiadomość, albo też chroniąc dane osobowe wybrać odpowiedź przez UDW (do ukrytej wiadomości).
Kurs Excel
MS Outlook - wysyłanie wiadomości UDW
Z pola do ukrytej wiadomości należy skorzystać głownie wtedy,
gdy
wysyłamy
odpowiedź
do
obiorców
reprezentujących różne podmioty czy firmy – adres email jest chroniony jako jeden z elementów danych osobowych.
Kurs Excel
MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą? Po więcej informacji ta temat zarządzania wiadomościami e-mail oraz możliwości skrzynki Outlook zapraszamy do Cognity na: • Kurs Outlook • Kurs Zarządzanie Czasem z wykorzystaniem MS Outlook • Kurs Perfekcyjna Asystentka
Zainteresowanym tym jak chronić dane osobowe w mailach polecamy: • Kurs Ochrona Danych Osobowych w Administracji Publicznej • Kurs Przetwarzających Dane osobowe • Kurs Aspekty Prawne związane z handlem elektronicznym. Prowadzenie serwisów internetowych.
Kurs Excel
MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą? Zapraszamy również na bloga Strefa Wiedzy Cognity, gdzie przygotowaliśmy dla Was więcej artykułów z tego tematu .
Kurs Excel