Nowoczesne Zarzadzanie 2/2005 by Comarch ERP

Nr 2/2005

w w w. co mar march ch . p l /cdn

OUTSOURCING

Nowe wersje CDN XL i CDN OPT!MA Victoria Cymes, e-bilans – Case Study Tips&Tricks ABC Technologii – Certyfikaty

Nowa lokalizacja Comarch Od 23 maja 2005 r. sektor systemów do zarządzania (CDN Egeria, CDN XL, CDN OPT!MA, CDN Klasyka) ﬁrmy Comarch zmienił lokalizację oraz numery telefonów: Al. Jana Pawła II 41d, 31-864 Kraków tel. (12) 681 43 00, fax (12) 681 43 01 Dział sprzedaży (fakturowanie i magazyn): Al. Jana Pawła II 39a, 31-864 Kraków tel. (12) 681 43 00, fax (12) 681 43 01 ��

��

OD REDAKC JI

Nowoczesne Zarządzanie Kwartalnik numer 2/2005 Redakcja Marek Jurkowski Magdalena Piotrowicz Kinga Szewczyk Szymon Słupik Wydawca Comarch SA Al. Jana Pawła II 41d 31-864 Kraków tel.: (12) 681 43 00 fax: (12) 681 43 01 e-mail: marketing.cdn@comarch.pl www.comarch.pl/cdn Nakład 2 000 egz.

Nowoczesne Zarządzanie jest wydawnictwem bezpłatnym dostępnym w subskrypcji. Artykuły publikowane w niniejszym wydawnictwie mogą być kopiowane i przedrukowywane za wiedzą i zgodą redakcji. Nazwy produktów i ﬁrm wymienione w niniejszym wydawnictwie są znakami handlowymi i nazwami towarowymi odpowiednich producentów.

Szanowni Państwo, zapraszamy do lektury kolejnego numeru Nowoczesnego Zarządzania mając nadzieję, iż poprzedni numer był dla Państwa źródłem cennych i interesujących informacji. Silną pozycję firmy Comarch na polskim rynku potwierdzają raport firmy badawczej IDC oraz opublikowany w czerwcu ranking Computerworld, o czym piszemy w dziale AKTUALNOŚCI. Głównym tematem bieżącego numeru Nowoczesnego Zarządzania są zmiany w nowych wersjach systemów CDN XL i CDN OPT!MA. Przedstawiamy również szerzej nowy moduł CDN XL Agent służący do wspierania i automatyzacji mobilnej sprzedaży oraz udostępnioną w najnowszej wersji CDN OPT!MA funkcjonalność OCEAN GenRap. To niewątpliwie rewolucyjne rozwiązanie na rynku rozwiązań biznesowych dla małych i średnich przedsiębiorstw. Obszerny artykuł został poświęcony tematowi centralnego zarządzania siecią sprzedaży – przedstawiamy typy połączenia on-line, off-line i near on-line. Podobnie jak w poprzednich wydaniach prezentujemy naszych Klientów. Tym razem przedstawiamy działającą od dwudziestu lat w branży spożywczej firmę Victoria Cymes, która wdrożyła system CDN XL oraz Biuro Rachunkowe e-bilans działające na rynku od 1995 roku i pracujące na systemie CDN OPT!MA. Dużym powodzeniem wśród naszych Czytelników cieszy się dział Tips&Tricks. Dlatego i tym razem przedstawiamy kilka sposobów na usprawnienie Państwa pracy w systemach CDN XL i CDN OPT!MA. Poprzedni odcinek działu ABC TECHNOLOGII był poświęcony poufności informacji i szyfrowaniu wiadomości. W bieżącym numerze piszemy o narzędziu pozwalającym na potwierdzenie tożsamości nadawcy i odbiorcy przesyłanych wiadomości – certyfikatach elektronicznych. Przypominamy Państwu o możliwości przesyłania propozycji oraz uwag dotyczących przedstawianych w Nowoczesnym Zarządzaniu treści i dzielenia się z nami Państwa odczuciami na temat tego wydawnictwa. Korespondencję prosimy kierować na adres marketing.cdn@comarch.pl. Życzymy miłej lektury, Redakcja

AK TUALNOŚCI

Nowy budynek Comarch W sobotę 11 czerwca Prezydent Miasta Krakowa prof. Jacek Majchrowski dokonał uroczystego otwarcia nowego budynku Comarch. W ten sposób zakończona została pierwsza, kosztująca 25 mln zł i służąca 400 pracownikom, część planowanego centrum produkcji oprogramowania Comarch. W momencie zakończenia całości 80 mln inwestycji, SSE Comarch będzie jednym z największych centrów produkcji oprogramowania w Polsce, zatrudniającym ok. 2500 pracowników.

IDC: Comarch największym polskim dostawcą ERP Wyniki badań przeprowadzonych przez firmę badawczą IDC pokazują, że firma Comarch znalazła się na 4 miejscu w rankingu przychodów ze sprzedaży rozwiązań klasy ERP, tym samym jest największym, polskim dostawca ERP. Jak podaje IDC, Comarch osiągnął najwyższy wzrost przychodów liczony rok-do-roku wśród dostawców ze 100% wzrostem do 8,47 miliona USD, co daje udział w rynku w wysokości 6,3%. W ubiegłym roku Comarch plasował się na 7 miejscu z 3,6% udziałem w rynku. „Znakomite wyniki 2004 r. stanowią dowód na to, że Comarch skutecznie wzmacnia swoją pozycję konkurencyjną na rynku ERP. W 2005 r. spodziewamy się dalszej mocnej poprawy naszych wyników oraz wzrostu udziału w rynku. Bardzo dobra pozycja to wynik dobrze przygotowanej oferty, dobrego zdefiniowania rynków docelowych, nowoczesnych technologicznie rozwiązań oraz rozbudowanej, ogólnopolskiej sieci Partnerów, firm sprzedających, wdrażających i świadczących wsparcie Klientom – powiedział Zbigniew Rymarczyk, Członek Zarządu Comarch S.A. W 2004 r. Comarch podpisał 267 nowych kontraktów i zwiększył ilość klientów pracujących na rozwiązaniach klasy ERP firmy Comarch (CDN Egeria, CDN XL) do ponad 800. Przychody Comarch w 2004 roku w zakresie rozwiązań ERP wzrosły do ponad 40 mln zł (wyniki firmy Comarch za 2004 r. to 330 mln zł). Wśród nowych klientów pozyskanych przez firmę w roku 2004 należy wymienić: PKiN Sp. z o.o., Vistula SA, Kłodawa – Kopalnia Soli, Raiffeisen – Leasing Polska Sp. z o.o., Agencja Rynku Rolnego, BCT – Bałtycki Terminal Kontenerowy Sp. z o.o., GrześMlecz Sp. z o.o., Lovely Look Sp. z o.o., Petro-Oil Podlaskie Centrum Sprzedaż, Cenowa Bomba, DRINKS Wojciechowscy Dystrybucja, Multichem Sp. z o.o.

Comarch • 6,3 proc.

SAP • 32,6 Oracle • 14,6 IFS • 8,1 Comarch • 6,3 QAD • 4,7 Microsoft Business Solutions • 4,7 BPSC • 3,9 TETA • 3,2 fot.: Rafał Zięba

Epicor-Scala • 2,8 Exact • 2,8 Pozostałe • 16,3

Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2005

AK TUALNOŚCI

Comarch zwiększa przychody w Q 2005 Przychody Comarch w pierwszym kwartale 2005 wzrosły o 11% i wyniosły ponad 74 mln zł a zysk netto wyniósł 1,3 mln zł. Portfel zamówień Comarch na 2005 zwiększył się o 20% i wynosi aktualnie ponad 200 mln zł. Firma utrzymuje wysoki udział sprzedaży zagranicznej przy zróżnicowanej bazie klientów z Ameryki, Europy i Bliskiego Wschodu, oraz wysokie przychody ze sprzedaży usług informatycznych i licencji własnych. Comarch podtrzymuje cele na rok 2005 w postaci wzrostu przychodów i zysku o 20%. – Perspektywy i potencjał wzrostowy Comarch są duże, ﬁrma rośnie od 2000 roku w tempie około 30 procent rocznie. Pierwszy kwartał 2005 jest kolejnym kwartałem znaczącego wzrostu przychodów. Utrzymanie tego tempa w nadchodzących latach wymaga ponoszenia kosztów pozwalających na dalszy rozwój obecności globalnej i budowy nowych produktów – mówi Prof. Janusz Filipiak, Prezes Comarch SA. Wyraźny 20% wzrost sprzedaży zanotowały systemy klasy ERP (CDN Egeria, CDN XL, CDN OPT!MA), na które rośnie zapotrzebowanie wśród polskich przedsiębiorstw. Comarch sprzedaje również coraz więcej usług w modelu outsourcingu. Zatrudnienie w Comarch wzrosło w ciągu roku o ponad 400 osób i na dzień dzisiejszy wynosi 1551. Bardzo dobre wyniki notują spółki w Grupie Comarch. Portal Internetowy Interia przy rosnących przychodach po raz pierwszy w historii wygenerował zysk netto, a platforma handlu internetowego NetBrokers osiągnęła rekordowy przychód ponad 9 mln zł i notuje bardzo dynamiczny wzrost przychodów ze sprzedaży zagranicznej. Plany na 2005 rok dla Comarch to dalsza intensywna praca w obszarze sprzedaży zagranicznej i pozyskiwanie nowych klientów na rynkach gdzie ﬁrma już działa, oraz umacnianie pozycji jako wiodącego integratora na rynku Polskim. Podstawą rozwoju będzie nadal organiczny wzrost oparty na własnych technologiach, zasobach ludzkich i infrastrukturze.

Comarch w rankingu COMPUTERWORLD TOP 200 W najnowszym raporcie COMPUTERWORLD TOP 200 firma Comarch zajęła w rankingu „Firmy osiągające przychody ze sprzedaży licencji systemów ERP w 2004 r.” trzecią pozycję i znajduje się tuż za firmami: SAP Polska i Oracle Polska. Jest to poprawa pozycji w rankingu w porównaniu z rokiem 2003, kiedy to firma Comarch zajęła czwarte miejsce. Rok temu zapowiadano, iż firma Comarch zamierza zdobyć pozycję numer jeden wśród polskich dostawców systemów klasy ERP, co udało się osiągnąć. Biorąc pod uwagę tylko polskich producentów oprogramowania ERP, Spółka plasuje się na pierwszym miejscu w tegorocznym rankingu. W zestawieniu „Firmy informatyczne sprzedające oprogramowanie własne w 2004 r.” firma Comarch zajęła 7 pozycję z przychodami wielkości 57 825 tys. zł – dla porównania w 2003 roku przychody wynosiły 26 234 tys. zł. Comarch zanotował w zeszłym roku również wzrost eksportu o 209% i znalazł się na drugiej pozycji pod względem wzrostu zatrudnienia. Osiągnięcie wysokiej pozycji było możliwe dzięki doskonałym produktom, profesjonalnym wdrożeniom i serwisowi oraz dynamicznej ekspansji na rynki średnich i dużych przedsiębiorstw. Również ciągle rozbudowywana ogólnopolska sieć Partnerów Comarch w znacznym stopniu przyczyniła się do tak wysokiej pozycji w rankingu.

INTEGRACJA 2005 W dniach 31 marca – 2 kwietnia 2005 r. odbyła się ogólnopolska konferencja Partnerów Comarch – Integracja 2005. Hasłem tegorocznej konferencji było: „Sukces zobowiązuje”, myślą przewodnią: szybkość i efektywność wdrożeń systemu CDN XL. Prezentowane na konferencji zagadnienia skupiały się głównie na systemie klasy ERP – CDN XL. Podczas konferencji podsumowaliśmy rok 2004, omówiliśmy plany biznesowe na 2005 rok wraz z kierunkami rozwoju systemu CDN XL. Pokazaliśmy również, jak szybko (realizując wszystkie, nawet niestandardowe, potrzeby Klienta) wdrażać system CDN XL. Oprócz systemu CDN XL zaprezentowano Zintegrowaną Ofertę Comarch, w skład której oprócz produktów ﬁrm trzecich, wchodzą m.in.: Comarch LOGOS (system obiegu dokumentów) i CDN XL Agent (mobilny system SFA dla przedstawicieli handlowych). Podczas konferencji prezentowaliśmy również system klasy ERP II – CDN Egeria.

Nr 2/2005

Nowoczesne zarządzanie

T E M AT N U M E R U

Nowa wersja systemu CDN XL 4.5 W połowie czerwca w ofercie krakowskiego producenta pojawiła się kolejna wersja najpopularniejszego systemu ERP w Polsce – CDN XL wersja 4.5. System wyposażony został m.in. w mechanizmy definiowania procesów i obiegu dokumentów oraz o dowolnie kreowane alerty. Rozbudowie uległy mechanizmy obsługi kaucji i opakowań, wprowadzono współpracujący z ekranami dotykowymi unikalny interfejs detaliczny, rozszerzono możliwości obsługi serwisu i remontów o serwis gwarancyjny, rozbudowano sztandarowy moduł Controllingu, a także zaimplementowano szereg zmian i usprawnień w pozostałych modułach systemu.

[1]

Modelowanie procesów Szczególną uwagę pragniemy zwrócić na nowość w postaci mechanizmów definiowania procesów i obiegu dokumentów oraz możliwości kreowania i obsługi różnorodnych alertów związanych z informacjami zarejestrowanymi w bazie danych systemu CDN XL. Funkcjonalność ta pozwala na definiowanie obiegu dokumentów, akcji i osób odpowiedzialnych za dane zadanie według indywidualnych potrzeb użytkowników. W wersji 4.5 procesy takie definiowane są w oparciu o dokumenty modułu zamówień, zaś kolejne odsłony systemu będą rozbudowywały tą funkcjonalność o kolejne dokumenty i moduły. Dla zobrazowania funkcjonalności modelowania procesów posłużmy się przykładem. Wyobraźmy sobie, że w firmie X w procesie

[2]

Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2005

NOWE WERSJE – CDN XL

składania zamówień do dostawców przed wysłaniem takiego zamówienia konieczne jest dodatkowe zweryfikowanie i zaakceptowanie jego poprawności przez jedną lub kilka osób w strukturze firmy. Każdy definiowany proces posiada standardowo dwa węzły z określonymi statusami – START (status początkowy procesu) i KONIEC (status końcowy procesu). Pomiędzy nimi można kreować dowolną ilość węzłów pośrednich. Jeżeli w naszym przykładzie START oznacza dodanie nowego Zamówienia Zakupu, KONIEC będzie Potwierdzeniem Zamówienia, to między tymi węzłami zostaną wprowadzone kolejne – pośrednie – w tym przypadku związane z weryfikacją poprawności zamówienia. W każdym takim węźle istnieje możliwość zdefiniowania listy czynności do wykonania oraz czasu ich realizacji. Dla każdej czynności określa się operatorów, którzy mają ją wykonać. Każdy operator posiada swoją Skrzynkę, w której pojawiają się zadania do wykonania. Omawiane w przykładzie zamówienie z uwagi na włączoną obsługę procesu akceptacji nie może być potwierdzone przez operatora bez odpowiednich uprawnień i trafia na etap weryfikacji – do skrzynki operatora odpowiedzialnego za jego akceptację. Operator oprócz dostępu do swoich zadań i dokumentów, w zależności od zdefiniowanych uprawnień może przeglądać zadania dla całego Centrum, podległych operatorów oraz historię tych zdarzeń. [1] Scenariusze postępowania można samemu dowolnie kreować, przebudowywać jak również exportować i importować ich definicje z/na zewnątrz systemu w formacie pliku xml. Modelowanie procesów jest kolejnym modułem znacznie uelastyczniającym możliwość dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb klienta.

Kaucje Ważnym elementem poszerzającym funkcjonalność modułu Sprzedaż w wersji 4.5 systemu CDN XL jest rozbudowa mechanizmów obsługi kaucji i opakowań zwrotnych. W najnowszej wersji wprowadzono możliwość definiowania schematów opakowań, przywiązywania ich do konkretnych produktów oraz pełną obsługę dokumentów wydań, przyjęć oraz terminowych rozliczeń kaucji. Naliczanie kaucji w systemie CDN XL odbywa się według schematów kaucji, zdefiniowanych dla towaru. W schemacie tym określa się pełną ilość towaru, za jaką zostanie naliczona kaucja, oraz próg ilościowy, po przekroczeniu którego kaucja będzie naliczona. Zarówno ilość jak i próg ilościowy mogą być definiowane osobno dla każdego opakowania danego towaru, na przykład dla towaru woda mineralna, można określić osobną kaucję za butelkę, skrzynkę, paletę itd. [2] Dla towaru z przypisanym schematem kaucji, przy dokonywaniu transakcji (wystawianiu dokumentu), automatycznie lub na żądanie operatora zostaną naliczone kaucje według przypisanego schematu. [3] Proces obsługi kaucji rejestrowany jest za pomocą dokumentów PKA – przyjęcie kaucji, WKA – wydanie kaucji, oraz korekty tych dokumentów PKK/WKK. Dla WKA istnieje możliwość generowania automatycznych korekt. Dokumenty kaucji mogą, na żądanie operatora, generować

Nr 2/2005

płatności wraz z terminem rozliczenia. Ponadto dokumenty kaucji mogą być wiązane z dokumentami handlowymi i magazynowymi. Nie zwrócone w terminie kaucje mogą być fakturowane poprzez spięcie dokumentów kaucji do faktury sprzedaży (także eksportowej).

Serwis i Remonty Wersja 4.5 oferuje ujednolicony moduł Serwisu i Remontów umożliwiający wykorzystanie na zleceniach serwisowych lub remontowych rozbudowanych struktur usług w połączeniu z kartami pracy, czynnościami serwisowymi, kosztami dojazdów czy materiałami związanymi z realizacją zlecenia. Dzięki zupełnie nowym funkcjom moduł ten staje się świetnym rozwiązaniem również dla Serwisu gwarancyjnego. W systemie pojawia się możliwość automatycznej rejestracji wyposażenia dla danego klienta już w momencie sprzedaży. Pozwala to na ścisłą i automatyczną ewidencję dla potrzeb serwisowych lub remontowych zasobów posiadanych przez klientów. Jednocześnie od strony kartoteki mamy nowe możliwości wyszukiwania i podglądu na towar jako wyposażenie. [4] Na zleceniach serwisowych powstaje możliwość generowania wymiany urządzeń, przyjęcia ich do magazynu gwarancyjnego jak też przekazania ich do gwaranta itp. [5] Serwis od wersji 4.5 systemu CDN XL posiada również dodatkowe funkcje kreacji planów przeglądów technicznych.

Interfejs detaliczny – Detal Kolejna nowość to wprowadzenie interfejsu detalicznego. Element ten jest opcjonalnym – bezpłatnym rozszerzeniem funkcjonalności modułu Sprzedaży, oferując czytelny i intuicyjny interfejs obsługi klienta, współpracujący również z ekranami dotykowymi. Może on znaleźć szczególne zastosowanie na pracujących w trybie on-line stanowiskach sprzedaży bezpośredniej, sklepach ﬁrmowych, punktach sprzedaży detalicznej czy stanowiskach kasowych. W module Sprzedaż detaliczna, rejestrowane są dokumenty faktur i paragonów wraz z rejestracją zapłaty. Interfejs detaliczny umożliwia obsługę kasy – rejestrowanie dokumentów wpłat i wypłat oraz generowanie raportów kasowych.

Analiza księgowa w Controllingu Dla wielu ﬁrm słowo „Controlling” jednoznacznie kojarzy się z szeroko rozbudowanym planem kont, dekretami księgowymi itp. Od wersji 4.5 pojawia się możliwość tworzenia analiz controllingowych do których informacje pobierane są wprost z zapisów (dekretów) księgowych. Nie mają one na celu zastąpienia analiz operacyjnych opartych o dokumenty handlowe. Zadaniem analiz z planu kont jest dopełnienie strony operacyjnej (szczególnie kosztowej) o zestawienia sprawozdawczości księgowej. Analizy Księgowe składają się z dwóch obszarów analitycznych: Księgowość: Obroty i Salda oraz Księgowość: Zestawienia księgowe.

Nowoczesne zarządzanie

NOWE WERSJE – CDN XL

Obroty i Salda stwarzają możliwość pełnej analizy obrotów i sald na kontach księgowych. Raporty mogą być wykonywane za dowolny okres czasu (w podziale na miesiące, kwartały lub lata), z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Są prezentowane według aktualnie obowiązującej struktury planu kont, z uwzględnieniem zmian w porównaniu do poprzednich okresów obrachunkowych. Zestawienia księgowe bazują na zestawieniach zdeﬁniowanych w systemie CDN XL takich jak Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Cash Flow i innych. Każde zestawienie stanowi odrębną analizę. [6] Po wprowadzeniu w wersji 4.5 systemu CDN XL funkcjonalności płatnika na dokumencie w Controllingu powstały nowe wymiary oparte o ten parametr umożliwiając analizę danych według płatnika na dokumentach. W standardowej bazie OLAP dostarczanej wraz z Platformą Serwerową Controllingu znajduje się nowa kostka budżetująca „Zestawienia Budżet”. Umożliwia ona tworzenie budżetów na zestawieniach księgowych, które są przenoszone do Controllingu, również po nowych, dodatkowych wymiarach.

[3]

Nowe funkcje w modułach Księgowość i Środki Trwałe

[4]

Jednym z najistotniejszych elementów wśród zmian modułu księgowego jest umożliwienie generowania i wydruku deklaracji podatkowych CIT-2 oraz CIT-2/0 (2) (załącznik do CIT-2). W ramach preliminarza istnieje możliwość ustalenia przepływów gotówkowych na dany dzień oraz analizy tych przepływów. Dzięki preliminarzowi istnieje również możliwość planowania przez ﬁrmę jej zapotrzebowania na środki pieniężne oraz zarządzania płatnościami i zasobami gotówkowymi. W nowej wersji systemu planowane wpływy i wydatki mogą mieć charakter planowanych płatności (planowane należności, planowane zobowiązania) lub planowanych wpływów i wydatków o charakterze stricte kasowym. Wprowadzono również mechanizmy pozwalające na bieżącą, kontrolę „on-line” kręgów kosztów w ramach złożonych zapisów księgowych. Umożliwiono także przypisanie konkretnej deﬁnicji kręgów kosztów do danego dziennika księgowego. Od wersji 4.5 w systemie CDN XL możliwa jest pełna dwutorowość amortyzacji środków trwałych. Oznacza to, że możliwa jest amortyzacja bilansowa oraz podatkowa. Dwutorowość amortyzacji oznacza, że dla obu torów możliwe jest odrębne określenie: stawek amortyzacji, podstawy amortyzacji, współczynnika korekty umorzenia, metody amortyzacji, miesiąca rozpoczęcia naliczania amortyzacji. Kolejną dodatkową funkcjonalnością w wersji 4.5 jest umożliwienie zmiany metody naliczania amortyzacji z jednorazowej na liniową. Tu również możemy określić wysokość stawki, metody amortyzacji podatkowej i bilansowej oraz czas obowiązywania naliczeń.

[5]

[6]

Kadry i Płace W wersji 4.5 systemu CDN XL pojawia się możliwość ewidencji obecności i rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o Rejestrator Czasu Pracy – RCP. W nowej wersji modułu umożliwiono zastosowanie szeregu dodatkowych operacji seryjnych dotyczących danych kadrowych i płacowych. Jedną z tego typu operacji kadrowych jest seryjne przyznawanie dodatku dla zaznaczonych pracowników z możliwością zadeklarowania kwoty dodatku. Kolejną dodatkową operacją seryjną jest dodawanie akordów dla zaznaczonych osób. Powstała również możliwość seryjnej zmiany stawki wybranego akordu. W części płacowej dodano opcję seryjnego wypłacania wybranego dodatku (typu wypłaty) dla list płac

[7]

Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2005

NOWE WERSJE – CDN XL

typu „Inne”. Listy płac tego rodzaju służą do wyliczania wypłat nie związanych bezpośrednio z etatem.

Rozwój funkcjonalny Wersja 4.5 oferuje rozbudowę i wprowadza szereg udogodnień w zakresie funkcji logistycznych produktu. Wprowadzona została między innymi funkcjonalność zamykania okresu operacji handlowych. W zamkniętym okresie, operator, który nie ma specjalnych uprawnień, nie może na przykład wystawić faktury sprzedaży z datą, która mieści się w ramach zamkniętego okresu lub faktury zakupu, której data wpływu również została określona w tym przedziale czasowym. Płatnik na dokumentach W wersji 4.5 na dokumentach generujących płatności dodana została możliwość określenia płatnika – podmiotu płatności. W większości przypadków jest on tożsamy z odbiorcą/dostawcą – jednakże czasami występuje potrzeba rozróżnienia tych podmiotów ze względu na realizowane przez nich procesy biznesowe, dla przykładu, gdy miejsca dostawy związane z danym odbiorcą różnią się w znaczący sposób stosowaną wobec nich polityką rabatową lub potrzebne jest rozliczenie form płatności „za pobraniem”, sprzedaży ratalnej, factoringu etc. czy też dokonywane jest rozliczenie wydatków pracowniczych (część faktury płatna jest przez pracownika a część przelewem). Płatnikiem może być kontrahent, bank, urząd, pracownik. Forma, terminy płatności, limity kredytowe pobierane są z danych płatnika bądź kontrahenta na podstawie zdefiniowanych ustawień. Dane binarne Kartoteki kontrahentów, towarów i pracowników zostały uzupełnione o możliwość umieszczenia danych binarnych – zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą te informacje. Notatnik Funkcjonalność realizowana poprzez notatnik służy przygotowaniu szablonu transakcji (specyfikacji towaru). Funkcja taka jest szczególnie korzystna, w sytuacji, gdy zawierane są transakcje z tym samym kontrahentem na ten sam towar. Zdefiniowana w notatniku specyfikacja może w takim przypadku być wielokrotnie wykorzystywana do tworzenia dokumentu sprzedaży lub zakupu, skracając czas generowania kolejnych dokumentów. Od wersji 4.5 systemu CDN XL funkcjonalność notatnika została wzbogacona o możliwość seryjnego generowania dokumentów dla wskazanych przez operatora kontrahentów. Automatyczna synchronizacja danych w modelu CDN XL/CDN OPT!MA Off-line Dzięki rozszerzeniom mechanizmów synchronizacji, od wersji 4.5 pojawia się możliwość wykorzystania funkcji automatycznej synchronizacji danych w modelu CDN XL/CDN OPT!MA Off-line. Mechanizmy takie pozwalają na pracę oddziału w trybie „off-line w on-line”, automatycznie synchronizującym dane między Centralą

Nr 2/2005

a Oddziałem w dowolnie zdefiniowanych interwałach czasowych. Dodatkowo funkcjonalność ta obejmuje możliwość weryfikacji i podglądu na żądanie stanów magazynowych centrali lub innych oddziałów w strukturze firmy. Moduł CDN XL Agent Jednocześnie pragniemy zwrócić uwagę na nowość w ofercie systemu CDN XL – moduł CDN XL Agent dedykowany dla mobilnych przedstawicieli handlowych wyposażonych w komputery klasy Pocket PC. Jego funkcjonalność obejmuje możliwość planowania tras, wizyt, rejestracji zamówień, prowadzenia sprzedaży mobilnej, tworzenia i wypełniania ankiet oraz ewidencjonowania wszelkich kosztów związanych z pracą mobilnego handlowca. Przedstawione powyżej funkcje to tylko część nowości pojawiających się w wersji 4.5 Zintegrowanego Systemu CDN XL. W pracach nad tą wersją mocno skupiono się na rozszerzeniu elastyczności systemu, wprowadzeniu nowych funkcji, interfejsów i modułów pozwalających na obsługę kolejnych procesów biznesowych i gospodarczych. Mamy nadzieję, że przedstawione funkcje spotkają się z zainteresowaniem klientów, wspomogą, zautomatyzują i zoptymalizują pracę z systemem CDN XL. Zespół CDN XL

NOWE WERSJE – CDN XL

CDN XL Agent Prezentujemy nowość, która pojawiła się w wersji 4.0 systemu CDN XL – moduł Agent. Moduł Agent będzie również dostępny w najnowszej wersji 4.5 systemu CDN XL. Mamy nadzieję, że CDN XL Agent spotka się z dużym zainteresowaniem z Państwa strony. CDN XL Agent powstał na bazie wieloletnich doświadczeń w integracji łańcucha sprzedaży oraz indywidualnych projektów Comarch SA. Moduł ten jest narzędziem klasy SFA (Sales Force Automation) i służy do wspierania i automatyzacji mobilnej sprzedaży. Inwestycja w usprawnienie działań logistyczno – dystrybucyjnych ma ogromne znaczenie w warunkach dzisiejszej konkurencji rynkowej. Doskonała organizacja pracy przedstawicieli handlowych może być osiągnięta przy pomocy sprawnie działającego systemu automatyzacji pracy przedstawicieli handlowych – CDN XL Agent. CDN XL Agent rozszerza funkcjonalność systemu CDN XL o automatyzację sprzedaży poprzez sieć mobilnych przedstawicieli. Jest nowym na rynku rozwiązaniem dedykowanym dla ﬁrm posiadających Nowoczesne zarządzanie

od dwóch do około trzydziestu przedstawicieli handlowych, które nie decydują się na „rozwiązania pod klucz”. Moduł Agent zastępuje papierowe formularze i umożliwia wprowadzanie danych według określonego formatu a następnie przesyłanie ich w postaci elektronicznej do centralnej bazy w ﬁrmie w czasie rzeczywistym. Dzięki swojej elastyczności spełnia indywidualne wymagania klientów. W skład modułu wchodzą trzy aplikacje: przedstawiciela handlowego (REP), kierownika regionalnego (Terminal) oraz administratora (Centrala). Aplikacja REP działa na komputerach typu Handheld w trybie oﬀ-line z możliwością synchronizacji. Jej celem jest usprawnienie działań operacyjnych przedstawiciela oraz ułatwienie gromadzenia danych dotyczących rynku i klientów.

Aplikacja Terminal działa na komputerze Laptop lub PC w trybie off-line z możliwością synchronizacji z centralną bazą danych „na żądanie”. Aplikacja zawiera dane dotyczące wszystkich podległych danemu kierownikowi regionalnemu przedstawicieli i w ten sposób wspomaga zarządzanie pracą tych przedstawicieli. W rozwiązaniu tym są również dostępne funkcje definicyjne i administracyjne. Aplikacja centralna przeznaczona jest dla użytkowników mających dostęp do aplikacji on-line działającej w centrali. Zakres funkcji aplikacji centralnej w wersji dla poszczególnych użytkowników będzie zależny od pakietu uprawnień im nadawanych. Rozwiązanie to pozwala użytkownikowi na administrowanie całą aplikacją oraz sprawne definiowanie

Nr 2/2005

NOWE WERSJE – CDN XL

występujących w sieci sprzedaży struktur. CDN XL Agent dostosowując się do zróżnicowanych potrzeb klientów dostępny jest w dwóch modelach: :: CDN XL Agent Zamówienia (preselling), :: CDN XL Agent Zamówienia i Sprzedaż (vanselling). Zestaw narzędzi zawartych w modelu preselling umożliwia przykładowo wprowadzanie danych o wizytach u klienta, zamówieniach, obsługę promocji, podgląd w należności klientów, bieżący dostęp do informacji o rynku i śledzenie poczynań konkurencji, zarządzanie czasem przedstawiciela handlowego, codzienne raportowanie kierownikowi regionalnemu/ krajowemu, podgląd w historię współpracy z klientami. System dostarcza listę klientów wraz z możliwością jej rozbudowy, listę towarów, przy czym listy te mogą składać się z bardzo dużej liczby pozycji. CDN XL Agent Zamówienia i Sprzedaż posiada funkcjonalność modelu preselling rozszerzoną o sprzedaż w terenie, obsługę magazynu i wydruki dokumentów kasowych. Funkcjonalność modułu Agent jest rozszerzona o analizę uzyskiwanych informacji. CDN XL Agent Analizy to zestaw narzędzi opartych o rozbudowane narzędzia OLAP’owe do analizowania oraz raportowania zdobytych przez przedstawicieli handlowych danych. CDN XL Agent posiada prosty, przyjazny dla użytkownika interfejs. Gwarantuje łatwość instalacji i błyskawiczne wdrożenie. System jest także dostępny w modelu ASP. Wdrożenie systemu zapewnia zwiększenie efektywności struktur sprzedaży w ﬁrmie, ogranicza biurokrację i przyspiesza procesy zachodzące w łańcuchu logistycznym. Nowoczesne rozwiązania, do których należy CDN XL Agent pozwalają przedsiębiorstwu optymalizować działania i zapewniają mu przewagę konkurencyjną. Maciej Siczek Business Solution Manager

Nr 2/2005

Nowoczesne zarządzanie

CDN OPT!MA

– program dla firmy

nowocześnie zarządzanej W bogatej ofercie Comarch obok systemów przeznaczonych dla instytucji, korporacji i dużych przedsiębiorstw handlowych znajduje się program kierowany do małych i średnich firm – CDN OPT!MA. W najnowszej wersji znanego już od pięciu lat systemu znalazły się dwa nowatorskie na polskim rynku IT rozwiązania: moduł dedykowany dla biur rachunkowych i doradców podatkowych oraz nowy generator raportów. Rachunkowość i podatki W dobie powszechnej informatyzacji i wszechobecnej techniki biura rachunkowe należą do tych ﬁrm, które w swej działalności zawsze wykorzystują programy komputerowe. Obsługa wielu podmiotów gospodarczych, gromadzenie danych o tych podmiotach powodują, że bez programów biura te nie byłyby w stanie zapanować nad danymi obsługiwanych ﬁrm. Coraz więcej biur i kancelarii podatkowych decyduje się na zastosowanie programu zintegrowanego, doceniając liczne korzyści płynące ze wspólnej bazy danych. Nowoczesne zarządzanie

Wybór takiego oprogramowania gwarantuje sprawną i spokojną pracę biura, poprawne naliczanie podatków i rozliczanie pracowników, właściwe księgowanie na konta. Praca taka i korzystanie tylko z podstawowych modułów, choć prawidłowa z punktu widzenia bieżącej działalności, nie wspomaga dojrzałego procesu administracyjno-biurowego. Otwarty rynek i wzmożona konkurencja powodują, że kancelaria, która chce odnieść sukces musi posiadać więcej informacji o swoich klientach niż wynika to ze standardowo gromadzonych danych,

a co ważniejsze musi szybko do nich docierać. Właściciele i pracownicy biur księgowo-podatkowych poza podstawowymi informacjami, jak np. wysokość podatku, wynagrodzeń i obciążeń płynących z ich tytułu, powinni wiedzieć np. odbierając telefon w jaki sposób należy rozmawiać z dzwoniącą osobą, czy można udzielić informacji, czy klient nie zalega z płatnościami. Te i wiele innych informacji powinno wprost wynikać z bazy danych klienta lub powinno być zapisywane w programie, z którego biuro korzysta.

Nr 2/2005

NOWE WERSJE – CDN OPT!MA

Nowy moduł: Biuro Rachunkowe Programy dotychczas dostępne na rynku nie umożliwiały takiej funkcjonalności, dlatego też Comarch przygotował nowe rozwiązanie, dedykowane dla firm zajmujących się obsługą rachunkową podmiotów gospodarczych. Wraz z najnowszą wersją programu CDN OPT!MA udostępniony został moduł Biuro Rachunkowe. Moduł ten stanowi panel wspierający codzienną pracę operatora w odniesieniu do wielu lub wszystkich obsługiwanych baz (klientów). Jest modułem w pełni zintegrowanym z programem CDN OPT!MA, dzięki czemu dane wprowadzane do programu są na bieżąco synchronizowane, a operator posiada dostęp do informacji o wielu klientach jednocześnie. Może ponadto rozpocząć pracę w wybranej bazie CDN OPT!MA bez konieczności ponownego logowania. To jednak nie wszystkie możliwości modułu. CDN OPT!MA Biuro Rachunkowe umożliwia również wykorzystanie indywidualnie definiowanych cech, za pomocą których można dokładnie opisać każdego klienta, zgodnie z potrzebami biura. Definiowane cechy mogą dotyczyć etapów prac związanych z obsługą klientów np. dostarczeniem dokumentów – pracownicy mogą określać w ten sposób czy dostarczono dokumenty, czy są one kompletne. W module można sprawdzać ilość zaksięgowanych dokumentów w rozbiciu na ich typy (dokumenty handlowe, rejestry VAT, dokumenty kasowe, deklaracje). Można również stworzyć grupy określające status klienta, może on dotyczyć rangi, terminowości wpłat lub innych parametrów współpracy. Na podstawie informacji o klientach zaczerpniętych z różnych modułów programu CDN OPT!MA i wprowadzonych bezpośrednio do modułu Biuro Rachunkowe zostały przygotowane przykładowe analizy. Wykonywane są one w kontekście jednego lub wielu wskazanych klientów. Moduł Biuro Rachunkowe jest elementem dopełniającym dotychczasową ofertę Comarch dedykowaną na rynek usług księgowych.

możliwości. W kolejnych wersjach programu GenRap będzie bardzo mocno rozbudowywany w głównej mierze w oparciu o sugestie i informacje uzyskane od użytkowników. Docelowo GenRap może stać się głównym narzędziem raportowania w systemie CDN OPT!MA. Kinga Szewczyk Product Manager CDN OPT!MA

OCEAN GenRap – nowość w CDN OPT!MA Wraz z wersją 8.5 CDN OPT!MA została wprowadzona prototypowa wersja nowego, samodzielnego generatora raportów – OCEAN GenRap. Program umożliwia użytkownikowi tworzenie własnych raportów. Wprowadzenie tego rozwiązania do programu CDN OPT!MA, było przede wszystkim odpowiedzią na sugestie użytkowników, którzy obok narzędzia do tworzenia własnych raportów zgłaszali potrzebę wprowadzenia funkcji umożliwiającej łatwą modyﬁkację już istniejących raportów i wydruków. Tworzenie za pomocą GenRapa zestawień i wydruków, dzięki możliwość pracy na rzeczywistych danych jest intuicyjne i proste. Po każdej operacji tworzony raport wypełnia się odpowiednimi danymi, które można łatwo zweryﬁkować i bezpośrednio do raportu nanieść konieczne poprawki. W porównaniu z dotychczas używanymi narzędziami tworzenia wydruków i raportów, od operatora obsługującego generator raportów nie jest wymagana znajomość zagadnień związanych z budową baz danych ani żadnych innych elementów programowania. Przyjazny schemat znajdujący się w generatorze „tłumaczy” niezrozumiałe i skomplikowane nazwy pól znajdujących się w bazach danych na czytelne dla każdego użytkownika określenia i nazwy występujące w handlu, księgowości lub kadrach i płacach. Dzięki temu praca z generatorem raportów dla każdego użytkownika jest bardzo intuicyjna i do złudzenia przypomina tworzenie dokumentów w najbardziej popularnych edytorach tekstów. Nowy generator raportów jest CDN OPT!MA wprowadzony w kilku miejscach programu, co w obecnej wersji umożliwi użytkownikom zapoznanie się z tym rozwiązaniem oraz dokładne przetestowanie jego

Nr 2/2005

Nowoczesne zarządzanie

OCEAN GenRap Jak proste i wygodne w obsłudze potrafi być narzędzie raportujące mogą się przekonać użytkownicy najnowszej wersji 8.5 CDN OPT!MA. Udostępniono w niej OCEAN GenRap – innowacyjne połączenie narzędzia raportującego i analitycznego w formie przyjaznej aplikacji biurowej. Trwają kolejne wdrożenia w innych produktach Comarch. Premiera OCEAN GenRap planowana jest na koniec czerwca. Z pewnością wywoła spore zamieszanie na rynku rozwiązań biznesowych dla małych i średnich przedsiębiorstw. Raportowanie dla każdego Unikalną cechą OCEAN GenRap jest rozbudowana możliwość łatwego tworzenia i poprawiania istniejących raportów. Do skonstruowania nowego raportu czy modyﬁkacji już istniejącego nie jest wymagana znajomość schematu i języka zapytań do bazy danych. OCEAN GenRap pozwala na pracę z danymi wprost na edytowanym dokumencie, dzięki czemu praca z raportem do złudzenia podobna Nowoczesne zarządzanie

jest do pracy ze zwykłym edytorem tekstu, umożliwiając dowolne zmiany formatowania, czy układu elementów niezwiązanych z danymi. Dla danych otrzymanych ze źródeł danych możemy skorzystać z formatowania danych, pozwalającego na ustawienie jednego z następujących formatów: „data i czas”, „format liczbowy”, „format walutowy” oraz „procenty”.

Dostęp do informacji Użytkownik zyskuje szybki dostęp do informacji, gdyż raz przygotowaną

analizę lub raport można w sposób automatyczny powielać w tysiącach kopii dla różnych zestawów danych. Użytkownicy cały czas mają dostęp do aktualnych danych. Możliwy jest również eksport do popularnych formatów wyjściowych: PDF, XLS, HTML oraz wydruk na drukarce systemowej.

Analiza danych Użytkownicy mają łatwy dostęp do szeregu funkcji agregujących oraz operacji matematycznych i logicznych, co pozwala rozszerzać informa-

Nr 2/2005

NOWE WERSJE

cje uzyskiwane z bazy danych. Dane w zestawieniach można grupować oraz sortować według dowolnie wybranych kryteriów. Za pomocą tych mechanizmów można tworzyć skomplikowane zestawienia i analizować dane. Można tworzyć analizy rentowności produktów i przedsięwzięć, otrzymywać informacje o wielkości sprzedaży dla danego odbiorcy, analizować stany magazynowe oraz przygotowywać szeregi sprawozdań i raportów.

Przyjazny schemat Dzięki zastosowanym w OCEAN GenRap rozwiązaniom dostępu do danych, proces ten jest całkowicie przezroczysty dla użytkownika. Zostaje od oddzielony od szczegółów technicznych, w szczególności od konieczności tworzenia skomplikowanych zapytań do bazy danych w odpowiednim „dialekcie” języka SQL, a także ręcznego wpisywania rozbudowanych wyrażeń po stronie systemu analizy danych. Przyjazna warstwa danych widoczna dla użytkownika, odzwierciedlać ma jego wyobrażenie o danych. Kontekstowy przyjazny schemat umożliwia dostęp do danych związanych z aktualnie edytowanym fragmentem raportu, w rezultacie czego uzyskanie potrzebnych informacji staje się szybsze i łatwiejsze. Na obecnym etapie rozwoju, OCEAN GenRap potraﬁ współpracować z serwerami MS SQLServer oraz Oracle, a także korzystać ze źródeł dostarczonych w plikach XML.

Więcej informacji na temat platformy OCEAN oraz generatora raportów OCEAN GenRap można znaleźć na stronie http://ocean.comarch.pl

Rozwój Najbliższe plany rozwojowe obejmują rozszerzenie zakresu dostępu do danych na inne rozwiązania bazodanowe (wykorzystywane przez małe i średnie przedsiębiorstwa często ze względu na niskie koszty), a w szerszej perspektywie również drążenie danych, analizy wielowymiarowe np. OLAP oraz dostęp do rozproszonych źródeł danych. Celem jest oczywiście poszerzenie kręgu potencjalnych odbiorców tego narzędzia oraz pokrycie tej części rynku, która rzadko może

pozwolić sobie na drogie i rozbudowane systemy do analizy danych.

Skalowalność OCEAN GenRap pozwala na łatwą integrację z innymi aplikacjami. Raporty stworzone w OCEAN GenRap są niezależne od serwera SQL, co pozwala na migracje do innych baz danych bez konieczności zmiany raportów. Funkcjonalności oferowane przez OCEAN GenRap dostępne są jako aplikacje w wersji Java i .NET. Krzysztof Sekuła Centrum Badawczo-Rozwojowe

Kojarzenie kontekstu danych Podczas pracy z raportem możliwe jest swobodne kopiowanie i przenoszenie fragmentów edytowanego dokumentu. GenRap zapewnia, że odwołania do danych zostaną inteligentnie przekształcone i będzie zachowana spójność danych w raporcie. Dzięki temu uzyskuje się elestyczność klasycznego edytora tekstu. Ten unikalny mechanizm nazywamy kojarzeniem kontekstu danych. Kojarzenie może się odbywać w sposób automatyczny bądź też kontrolowany, w którym użytkownik ma możliwość zmiany proponowanych przez mechanizm zmian.

Nr 2/2005

Nowoczesne zarządzanie

NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE

Centralne zarządzanie siecią sprzedaży Centralne zarządzanie nie najlepiej nam się kojarzy, przynajmniej tym, którzy pamiętają „tamte” czasy. Dlaczego ta idea nie zadziałała? Pomijając aspekty ideologiczne, odpowiedź wydaje się prosta. Za dużo danych. Za słaba infrastruktura do ich gromadzenia, przesyłania i przetwarzania. Co jest trudne do uzyskania w makroskali, w skali mikro sprawdza się doskonale. Centralne zarządzanie siecią sprzedaży to cel wielu ekspansywnych przedsiębiorstw. Obecnie każde przedsiębiorstwo posiada centralną infrastrukturę informatyczną. Oprogramowanie do zarządzania w bardziej lub mniej zaawansowanej postaci (fakturowanie, magazyn, księgowość, środki trwałe, płace, kontroling, obieg dokumentów, …) to norma, standard, firmowy „układ nerwowy”. Kiedy jednak zarząd dochodzi do wniosku, że należy „rozszerzyć sieć sprzedaży”, pojawia się potrzeba rozważenia technologii do rozwiązania problemu komunikacji (wymiany danych) między centralą, a sklepami, które są często rozproszone geograficznie. Najważniejsza jest odpowiedź na pytanie o typ połączenia z centralą: :: on-line :: off-line

Nowoczesne zarządzanie

A może istnieje trzecia droga?

On-Line Na pierwszy rzut oka on-line wydaje się najprostszym i najbardziej korzystnym rozwiązaniem. Centrala udostępnia oprogramowanie w usługach terminalowych. Operatorzy w oddziałach (sklepach) działają zdalnie na oprogramowaniu centralnym, tak jakby pracowali na stanowiskach komputerowych w siedzibie centrali. Model on-line ma wiele zalet: :: dane są rejestrowane w bazie natychmiast – nie ma konieczności ich przesyłania (oszczędności czasowe) i rozwiązywania konﬂiktów oraz przesyłania potwierdzeń :: jednolity interfejs użytkownika dla operatorów w centrali i w oddziałach

Nr 2/2005

NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE

Centralna operacyjna baza danych

Serwer usług terminalowych

Oddział 1

Oddział 2

Oddział 3 Model on-line

:: centralne administrowanie prawami dostępu do poszczególnych funkcjonalności dla operatorów :: brak konieczności wykonywania upgrade oprogramowania w oddziałach.

:: oprogramowanie o dużej funkcjonalności nie jest potrzebne w oddziale (najczęściej wykonuje się tam tylko przyjęcia towaru z centrali, zakupy i sprzedaż). Czy istnieje alternatywa?

Dlaczego nie zawsze można lub nie zawsze warto stosować takie rozwiązanie? Jest kilka przyczyn: :: nie we wszystkich lokalizacjach występują odpowiednio stabilne łącza internetowe, które zapewniają nieprzerwaną pracę w ciągu dnia pracy :: koszty zapewnienia dobrej infrastruktury terminalowej mogą być zbyt wysokie :: w modelu pracy mobilnej nie zawsze istnieje połączenie internetowe w miejscu, w którym zawierana jest transakcja (wystawiana faktura lub przyjmowane zamówienie)

Nr 2/2005

Off-Line W odróżnieniu od modelu on-line w modelu oﬀ-line bazy operacyjne znajdują się w oddziałach (sklepach). W systemach CDN model ten realizowany jest przez system CDN XL działający w centrali i współpracujący z systemem CDN OPT!MA działającym w placówkach poza centralą (oddziałach, sklepach, u akwizytorów). Wymiana informacji odbywa się poprzez proces synchronizacji. Model wymiany danych opiera się o „paczki” danych.

Nowoczesne zarządzanie

NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE

Centralna operacyjna baza danych CDN XL

Automat synchronizacji (Web Service)

Sklep1.xlo

Sklep2.xlo

Sklep3.xlo

Sklep 1

Sklep 2

Sklep 3 Model oﬀ-line

Z centrali wysyłane są: :: słowniki (operatorzy, towary, kontrahenci, schematy opakowań, deﬁnicje dokumentów, formy płatności, rejestry kasowo-bankowe, typy cenników, stawki VAT, …) :: dokumenty MM :: potwierdzenia przyjętych dokumentów.

[1]

Oddziały wysyłają do centrali: :: dokumenty handlowe i magazynowe (faktury, paragony, dokumenty kaucyjne, przyjęcia i rozchody wewnętrzne, arkusze inwentaryzacyjne, MM-ki zwrotne…) :: raporty kasowo-bankowe wraz z zapisami (KP/KW) :: informacje o nowo założonych kontrahentach. Transmisja danych odbywa się poprzez plik wymiany, który jest spójną „paczką danych” w spakowanym formacie XML (*.xlo). Po stronie centrali plik można wygenerować ręcznie, poprzez wywołanie odpowiedniej funkcji w systemie CDN XL lub przy pomocy automatu synchronizacji, który za pośrednictwem Web Service wymienia dane między oddziałami i centralą bez pośrednictwa operatora. Hermetyczność przyjmowanych i wysyłanych dokumentów zapewniają funkcje API.

[2]

Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2005

NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE

SynchrO Web Service Model near on-line

Po stronie oddziału synchronizacja może być wykonywana na życzenie użytkownika poprzez wywołanie odpowiedniej funkcji w programie. Powstały w wyniku tej operacji plik wymiany może być zapisany na dysk i przesłany (przy pomocy poczty internetowej) lub bez infrastruktury internetowej poprzez fizyczny nośnik danych (dysk lub pamięć flash). Jeśli w centrali jest uruchomiony automat synchronizacji a oddział jest podłączony do Internetu, wówczas operator po stronie oddziału nie musi dbać o proces przesyłania plików wymiany. Pliki przesyłane są automatycznie z wykorzystaniem Web Service zainstalowanego w centrali. [1] [2] Przy słabych łączach internetowych i pracy mobilnej model off-line ma wielką zaletę. Praca może przebiegać w sposób ciągły, bez połączenia z centralą. Wszystkie dane potrzebne do prowadzenia sprzedaży są w bazie oddziału (sklepu, akwizytora). Sklep może pracować przez wiele dni bez przesyłania danych. W zależności od potrzeb analitycznych centrali, wymiana danych może odbywać się raz dziennie lub raz na kilka dni. Im częściej, tym lepiej. Kiepskie łącze internetowe, a nawet chwilowy jego brak nie stanowi tu ograniczenia – po przywróceniu sprawności połączenia można powtórzyć proces synchronizacji danych.

[3]

[4]

Trzecia droga – near on-line Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w modelu off-line wymiana danych przebiegała częściej. Na przykład jeden lub dwa razy na godzinę. Takie opóźnienia w dostarczaniu danych z oddziału do centrali są całkowicie akceptowane przez centralę, a w razie konieczności wykonania „pozaplanowej” synchronizacji w określonym momencie, zawsze można ją wykonać „na żądanie”. Model „częstej” i bezobsługowej synchronizacji w systemie CDN OPT!MA został zrealizowany poprzez moduł automatycznego synchronizatora po stronie oddziału (SynchrO). [3] Po zalogowaniu synchronizator w określonych, ustalonych w konfiguracji odcinkach czasu wykonuje synchronizację. Przebieg procesu synchronizacji rejestrowany jest w logu. [4] W połączeniu z automatem synchronizacji po stronie centrali (Web Service), model off-line staje się modelem near-on line. Pozwala na nieprzerwaną pracę oddziału, niezależną od jakości łącz. Jednocześnie dzięki możliwości zaprogramowania momentu rozpoczęcia wymiany danych

Nr 2/2005

można sterować procesem synchronizacji po stronie centrali. Poszczególne synchronizacje można rozłożyć w czasie w taki sposób, że kolejne sklepy wykonują synchronizacje w kolejnych godzinach. Dzięki częstszym synchronizacjom z mniejszą ilością danych obciążenie centrali procesem importu danych jest mniejsze i w mniejszym stopniu wpływa na pracę innych stanowisk CDN XL w centali. Model „near on-line” pozwala na aktualizowanie danych bez angażowania operatorów w proces synchronizacji. Dzięki zastosowaniu Web Service w centrali możliwe stało się poszerzenie funkcjonalności oddziałów o możliwość sprawdzania stanów magazynowych w innych oddziałach wg stanu zarejestrowanego w centrali. Przy częstych synchronizacjach stany w oddziałach obserwowane z poziomu innych oddziałów są niemal rzeczywiste. Zbigniew Gajewski Kierownik Zespołu Modułów Magazynowych CDN OPT!MA Nowoczesne zarządzanie

T E M AT N U M E R U

Owocna praca

z CDN XL

Victoria Cymes, polskie, rodzinne przedsiębiorstwo działające od ponad dwudziestu lat w branży spożywczej, pracuje na systemie CDN XL wspierającym w firmie zarządzanie przedsiębiorstwem.

Podbiła kraj, zwycięża i za granicą Firma Victoria Cymes jest dziś w czołówce największych producentów syropów zagęszczanych w Polsce, a jej oferta handlowa zawiera około 100 produktów branży spożywczej. Jest ﬁrmą rodzinną o zasięgu ogólnopolskim posiadającą własną sieć dystrybucji, dostarczającą swoje produkty do każdego miejsca w kraju i nie tylko. Swoje wyroby ﬁrma eksportuje do Australii, Stanów Zjednoczonych, Niemiec, Kanady, Irlandii. Nowoczesne zarządzanie

Na swój obecny sukces pracowała ponad dwadzieścia lat. Dynamiczny rozwój ﬁrmy w ostatnich latach i potrzeba efektywnego zarządzania magazynami, produkcją i siecią dystrybucji zdeterminowały podjęcie decyzji o zakupie kompleksowego rozwiązania informatycznego wspomagającego skuteczne zarządzanie informacją.

Victoria dla CDN XL Do 1998 r. Victoria Cymes wykorzystywała dwie niezależne od siebie aplikacje DOS-owe – do księgowości

i części magazynowej. Programy te nie dawały spójnej informacji dotyczącej sprzedaży produktów i utrudniały prowadzenie rozrachunków z kontrahentami. Sytuacja ta wymuszała dodatkowo konieczność generowania dziennych wydruków ze sprzedaży i przekazywania ich do działu księgowości celem kolejnej ewidencji. Przedsiębiorstwo prowadząc działalność produkcyjną i handlową poszukiwało systemu pracującego na jednej wspólnej bazie zbierającej i wykorzystującej w analizach dane z obu typów działalności. Poszukiwa-

Nr 2/2005

C ASE STUDY

nia nowego systemu zaczęto prowadzić w 1998 roku. Wysłano zapytania ofertowe do kilku znanych producentów systemów ERP. Odbyły się wstępne pokazy i szkolenia w zakresie proponowanych systemów. Oferta programu CDN XL była ostatnią, która trafiła do Victorii Cymes i okazała się być najbogatszą i najodpowiedniejszą w stosunku do oczekiwań firmy. Nie bez znaczenia była również pozytywna opinia wyrażona przez zaprzyjaźnionego z firmą biegłego rewidenta.

Victoria Cymes to firma spożywcza działająca od ponad 20 lat. Jest przedsiębiorstwem rodzinnym, a 100 proc. udziałów posiadają Aleksandra i Lech Krukowscy. Firma może się poszczycić wieloma nagrodami. Wśród nich wymienić wyróżnić należy zarówno krajowe, jak i zagraniczne trofea, m.in. medal „Pomorski Produkt Roku 1999”, wyróżnienie „Dobre bo Polskie”, certyfikat „Europrodukt”, nagrodę „AGROPOLSKA 2003”. Powodem do dumy jest również zajęcie I miejsca w konkursie „Pracodawca organizator pracy bezpiecznej”. Najważniejszym wyróżnieniem dla firmy była Nagroda Agrobiznesmena w roku 1998. W ostatnim czasie tzw. ”ściana trofeów” wzbogaciła się o olimpijski medal Otylii Jędrzejczak. Firma wzięła bowiem udział w licytacji medalu na rzecz Kliniki Onkologii i Hematologii w Dziecięcym Szpitalu Klinicznym we Wrocławiu. Świadczy to niewątpliwie o tym, że w swojej działalności właściciele firmy nie kierują się tylko elementami stricte biznesowymi, ale potrafią również pomagać potrzebującym.

Trudne wdrożenia początki Jako firmę odpowiedzialną za wdrożenie wybrano Partnera Comarch – firmę Gamatronic z Piły. Zakupu systemu dokonano w październiku 1998 roku i od tego momentu rozpoczęło się również wdrożenie. Projekt objął następujący zakres funkcjonalny: sprzedaż, księgowość, zamówienia, środki trwałe, CRM, analizy i controlling. W styczniu 1999 roku przedsiębiorstwo rozpoczęło pracę na systemie CDN XL. Wdrożenie systemu poprzedzono gruntowną wymianą sprzętu komputerowego i oprogramowania sieciowego. Przeprowadzono migrację danych dotyczących towarów i kontrahentów. Początki pracy na systemie były bardzo trudne. Załoga Victorii Cymes borykała się z problemem „niepotrzebnej myszki”, co było efektem przejścia z systemu operacyjnego DOS na Windows. Było to jedno z pierwszych wdrożeń w Polsce, gdzie w firmie wykorzystywano dokumenty przesunięć międzymagazynowych – MM. I tu początkowo pojawiło się kilka problemów dotyczących ustalenia rzeczywistych stanów magazynowych towarów. Ale chęci, entuzjazm i zaangażowanie obu stron w należyte funkcjonowanie sytemu zaowocowało ostatecznie stabilizacją i wysokim poziomem zadowolenia użytkownika.

Otwartość i innowacyjność Wśród głównych korzyści uzyskanych z zakupu programu CDN XL Victoria Cymes wymienia: :: możliwość druku raportów zdeﬁniowanych na potrzeby

Nr 2/2005

:: :: :: ::

przedsiębiorstwa, na przykład obliczanie podstawy do wypłaty dla akwizytorów, możliwość wykonywania analiz ekonomicznych dotyczących na przykład sprzedaży za dany okres, z podziałem na regiony, rozrachunków z kontrahentami, automatyczne księgowanie dokumentów schematami księgowymi, tworzenie i prowadzenie kartotek towarów i kontrahentów, poprawa rozliczenia produkcji, obsługa transakcji zagranicznych.

„Biorąc pod uwagę otwartość i innowacyjność technologiczną systemu, która przekłada się na szerokie możliwości konﬁguracyjne i możliwość deﬁniowania dowolnej gamy raportów i zestawień, uzyskaliśmy polepszenie i usystematyzowanie wewnętrznej organizacji pracy. Duże znaczenie dla nas ma równiż fakt, że system CDN XL wspiera realizację założeń wynikających z normy ISO

w zakresie obsługi klientów” – mówi Aleksandra Krukowska, prezes Victoria Cymes.

Eskalacja satysfakcji Od 2004 r. Victoria Cymes znajduje się na etapie budowania i wykorzystywania zestawień controlingowych w systemie. Tworzone raporty skupiają się wokół uzyskania wartości kosztu własnego sprzedaży, uzyskanych marż, ilości sprzedanych towarów, klientów, z którymi zawarto transakcje. W najbliższym czasie planuje się podłączenie firm zewnętrznych do sieci i integrację danych gromadzonych w pozostałych oddziałach firmy właśnie w CDN XL. W pierwszej kolejności ma nastąpić podłączenie magazynu w Poznaniu. Z każdym rokiem działalności i wykorzystywania coraz to nowych funkcji CDN XL przez firmę Victoria Cymes zwiększa się satysfakcja użytkowników systemu. Anna Iwan Assistant Product Manager Nowoczesne zarządzanie

Inwestycja w przyszłość to inwestycja w program Biuro Rachunkowe e-bilans sp. z o.o. działa na rynku gospodarczym od 1995 roku. Nowe uwarunkowania gospodarcze przyczyniły się do zmiany oprogramowania księgowego z programu CDN Klasyka na CDN OPT!MA. Firma w chwili obecnej posiada 25 stanowisk komputerowych, na których korzysta z wszystkich programów z oferty CDN Klasyka i CDN OPT!MA. DOS kontra WINDOWS W 1998 roku biuro zatrudniało 5 osób prowadząc ok. 30 podmiotów gospodarczych. Ciągłe zmiany przepisów prawnych wiązały się z koniecznością stałej aktualizacji programów. Od początku istnienia ﬁrmy pracowaliśmy na programie CDN Klasyka. Specjalizacja i rozwój poszczególnych działów spowodowała konieczność wdrożenia systemu, który mógłby prawidłowo, skutecznie i szybko kontrolować różnego rodzaju relacje pomiędzy klientem a biurem Nowoczesne zarządzanie

oraz szereg zdarzeń gospodarczych z tym związanych. Szczególne znaczenie miała możliwość przetwarzania przez program księgowy innych aplikacji a w szczególności: :: programów lub plików bankowych, :: innych aplikacji umożliwiających szybki sposób konwertowania i przetwarzania dowolnych plików, :: innych programów księgowych. Posiadamy wykwaliﬁkowaną kadrę. Nasi pracownicy zaimplemen-

towali wiele skryptów do programu CDN OPT!MA, dzięki którym możliwe było zautomatyzowanie specyﬁcznych funkcji dla poszczególnych klientów. Dzięki wykorzystaniu systemu CDN OPT!MA i komunikacji VPN łączymy obsługiwane przez nas podmioty w jedną całość. Podmioty gospodarcze obsługiwane przez biuro rachunkowe, mogą korzystać bezpośrednio z bazy znajdującej się w biurze rachunkowym. Dzięki transferowi danych z modułów sprzedażowo-magazynowych z programu

Nr 2/2005

C ASE STUDY

CDN OPT!MA posiadanego przez klienta, informacje te są automatycznie umieszczane w modułach księgowo-płacowych. Klient zewnętrzny biura posiada łatwy dostęp do modułów księgowo-płacowych i może na bieżąco śledzić operacje wykonywane przez pracowników biura związane z jego dokumentami. Połączenie to jest zrealizowane za pomocą usługi terminalowej, dzięki czemu klienci nie są obciążeni dbaniem o aktualizacje programu.

Zalety dla klienta: :: brak potrzeby inwestowania w oprogramowanie księgowo-płacowe,

:: brak potrzeby aktualizowania oprogramowania, :: brak potrzeby zatrudnia informatyka w zakresie obsługi oprogramowania,

:: łatwa i ekonomiczna dostępność do bazy danych: a) kontrahentów b) rozliczeń płatności z kontrahentami c) analiz ﬁnansowych d) raportów ﬁnansowych e) bezpieczeństwa danych :: klient jest odciążony nadzorem nad kopiami danych.

Zalety dla biura: Podstawową zaletą jest posiadanie aktualnych danych ﬁrmy będących bezpośrednim źródłem bazy danych księgowych. Komunikacja terminalowa odbywa się w tylko oparciu o szyfrowane kanały zestawione poprzez sieć Internet zapewniając bezpieczeństwo przesyłanych informacji. W związku z tym, że praca odbywa się na serwerze terminalowym biura, komputer w podmiocie obsługiwanym nie musi mieć wygórowanych parametrów. Wystarczy że będzie miał stały dostęp do Internetu o przepustowości 115 kbit, lub opcjonalnie stały publiczny adres IP.

Aktualności i plany W chwili obecnej, po przekształceniach, ﬁrma zatrudnia 23 pracowników i obsługuje ponad 150 podmiotów gospodarczych. Inwestycja w nowe serwery i terminale pozwoliła na wdrożenie systemu CDN OPT!MA. Rok 2005 to trudny dla biura okres, gdyż sukcesywnie przenoszone są bazy danych z programu CDN Klasyka do programu CDN OPT!MA, aby zrealizować postawiony przed ﬁrmą cel – od 2006 roku Biuro Rachunkowe e-bilans będzie pracować wyłącznie na programie CDN OPT!MA.

Nasza op!nia Specjalizacja pracowników w połączeniu z programem CDN OPT!MA pozwala nam obecnie wdrażać system ISO 2001. Po wprowadzeniu systemu ISO zamierzamy wykorzystać w programie CDN OPT!MA niezwykle funkcjonalny moduł Biuro Rachunkowe oraz CRM. Zgrany, silny zespół pracowników, optymalizacja pracy i profesjonalny system ﬁnansowo-księgowy umożliwia nam świadczenie wysokiej jakości usług w konkurencyjnych cenach oraz wpływa na ciągły rozwój naszej ﬁrmy.

Biuro Rachunkowe e-bilans istnieje na rynku od 1996 roku. W chwili obecnej zatrudnia bogatych w doświadczenie pracowników, cieszących się uznaniem w branży podatkowo-księgowej – dużym zaufaniem, solidnością, fachowością i sprawnym terminowym działaniem. Podnoszenie jakości usług, poprzez stałe szkolenia pracowników i inwestycje w nowoczesne technologie informatyczne, pozwala szybko i prawidłowo reagować na bezustanne zmiany w przepisach prawnych. Biuro mieści się w Stalowej Woli przy ul. Hutniczej 10 w sąsiedztwie Urzędu Skarbowego. Celem działalności biura jest kompleksowa i profesjonalna obsługa wszelkich podmiotów gospodarczych. Można w nim załatwić wszelkie formalności związane z założeniem, prowadzeniem i likwidacją firmy. Biuro zapewnia klientom doradztwo podatkowe i reprezentację przed Urzędami. Na stałe współpracuje z Kancelarią Radcy Prawnego, z Inspektorem BHP i Kancelarią Notarialną. E-bilans specjalizuje się w obsłudze małych i średnich przedsiębiorstw zatrudniających od 5 do 500 pracowników. Klientami biura są firmy: handlowe, usługowe, produkcyjne, osoby fizyczne i prawne, spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe, gospodarstwa rolne, spółki z kapitałem polskim i zagranicznym. Na życzenie klientów obsługa księgowo-podatkowa jest prowadzona w języku angielskim.

Zbigniew Burchan Właściciel Biura Rachunkowego e-bilans

Nr 2/2005

Nowoczesne zarządzanie

TIPS & TRICKS

Tips & Tricks Schematy księgowań Parametr na pozycji schematu księgowań “ Sumuj kwoty o tych samych kontach” (od wersji 4.5) umożliwia rozbicie księgowanych kwot na te same konta na osobne pozycje dekretu. Odznaczenie parametru umożliwi oddzielne zaksięgowanie na jedno konto pozycji różniących się np. tylko opisem. Przydatne przy księgowaniu list płac.

Parametr na nagłówku schematu księgowego „Kontrola kwoty dokumentu” oznacza kontrolę księgowania kwoty płatności z dokumentu i wyświetlenie odpowiedniego komunikatu w przypadku, kiedy na dokumencie żadna z pozycji nie jest predekretowana na podstawie płatności.

Listy Płac Na listach płac zaimportowanych z CDN OPT!MA wraz z opisem analitycznym możliwe jest rozbicie kwot zgodnie z kosztem rodzajowym wg. wymiaru kategoria finansowa. Odbywa się to poprzez zdefiniowanie konfiguracji podzielnika wynagrodzeń, w którym wskazuje się jakim wymiarem mają być opisane koszty wynagrodzeń w ujęciu kosztów rodzajowych.

Częściowo opisaną i zaimportowaną z CDN OPT!MA listę płac można uzupełnić o brakujący wymiar ‘kategoria finansowa’ przypinając wcześniej zdefiniowaną konfigurację za pomocą przycisku “rozbij kwoty”.

Dla dokumentów nie generujących płatności, parametr powinien być odznaczony, aby uniknąć zbędnego komunikatu podczas księgowania lub predekretacji dokumentu. Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2005

TIPS & TRICKS

W efekcie uzyskamy uzupełnione wartości wymiaru „Kategoria”. Nie jest on wymiarem synchronizowanym pomiędzy CDN OPT!MA i CDN XL, w związku z tym listy płac importowane wraz z opisem analitycznym z CDN OPT!MA nie są uzupełnione wymiarem „kategoria ﬁnansowa”, który identyﬁkowany jest z kosztami rodzajowymi.

Cena początkowa na elemencie transakcji Jeżeli dokonujemy pierwszy raz zakupu danego towaru, a co za tym idzie jego cena początkowa wynosi „0” i jeżeli zaznaczono parametr „licz upusty dla dokumentów przychodowych od wartości początkowych”, wówczas pomimo zdeﬁniowania w systemie promocji na dany towar, lub ustalenia go przez operatora bezpośrednio na dokumencie przychodowym (FZ, PZ), rabat ten nie zostanie naliczony (rabat procentowy od wartości „0” zawsze będzie „0”). W takim przypadku operator może samodzielnie ustalić cenę początkową, tak aby rabat został naliczony. Należy tego dokonać na zakładce „Kalkulacje elementu FZ”.

Nr 2/2005

Nowoczesne zarządzanie

TIPS & TRICKS

Tips & Tricks Nowe sposoby rejestracji zgłoszeń do systemów CDN Klasyka\CDN OPT!MA\CDN XL W ostatnim czasie wzbogaciliśmy usługi informacyjne dla klientów Comarch w celu polepszenia obustronnej wymiany informacji dotyczących systemów CDN. Co nowego w obsłudze klienta? Z poziomu Indywidualnych Stron Klientów ( www. comarch.pl\cdn\asysta ) została uruchomiona funkcjonalność podglądu własnych zgłoszeń do systemów CDN zarejestrowanych w naszym systemie. Został również zamieszczony formularz zgłoszenia zapytania do systemów CDN. Pierwsza funkcjonalność pozwoli Państwu na bieżąco śledzić stan zgłoszeń przekazanych do konsultantów Comarch. Prezentowane treści określają temat zgłoszenia, dane osoby zgłaszającej, priorytet problemu, aktualny stan zgłoszenia oraz przewidywaną wersję realizacji.

Druga funkcjonalność, formularz zgłoszenia zapytania do produktu, przyniesie Państwu następujące korzyści związane z pozyskiwaniem informacji w zakresie systemów CDN: :: Każde zapytanie jest rejestrowane we właściwym dziale z nadaniem wątku konwersacji, który można kontynuować; :: Obsługa zapytań wysyłanych z Indywidualnych Stron Klientów objęta jest systemem jakości ISO9001:2000 co wpłynie pozytywnie na poprawę jakości świadczonych usług; :: Zapytania klientów już na poziomie omawianego formularza sortowane są wg kryteriów „pomoc techniczna”, „sugestie do przyszłych wersji”, „zgłoszenie błędu”, co pozwoli na szybkie kierowanie zapytań do odpowiednich zespołów i realizację odpowiedzi w kolejności zależnej od wagi problemu; :: Wysyłanie zapytań realizowane jest przez Web Serwis dostarczony przez Comarch, dzięki czemu nie ma potrzeby używania programu pocztowego. Nowoczesne zarządzanie

Co musimy wiedzieć aby poprawnie korzystać z nowej funkcjonalności? Funkcjonalność jest w pełni aktywna dla klientów posiadających nasze produkty na gwarancji, czyli mających wykupioną CDN Asystę. Funkcjonalność podglądu zgłoszeń dotyczy tylko zgłoszeń zarejestrowanych po dacie uruchomienia systemu (20 maja 2005). Kontynuacja wątku poprzez formularz WWW wymaga umieszczenia w temacie zgłoszenia identyﬁkatora wątku o składni np. [ID=OPT1234], można kontynuować wątek także poprzez zwykły program pocztowy odpowiadając na list konsultanta i wpisując docelowy adres zespołu ( www.comarch.pl/cdn/dw ). Równolegle, wraz z nową funkcjonalnością można korzystać z emailowych usług konsultacyjnych wg bieżących zasad. Docelowo planujemy przeniesienie korespondencji elektronicznej na wyżej wymieniony system i dalszy rozwój usług informacyjnych w oparciu o Indywidualne Strony Klientów.

CDN OPT!MA i CDN OPT!MA Detal – Jak uniknąć sprzedaży towarów poniżej ustalonej minimalnej marży? Aby zabezpieczyć się przed sprzedażą po tzw. „kosztach” możemy wykorzystać nową funkcjonalność programu CDN OPT!MA – CDN OPT!MA Detal. Istota funkcjonalności polega na ustaleniu minimalnej marży lub maksymalnego rabatu, kontrolowanych przy sprzedaży. Całość procesu konﬁguracji skupia się na karcie towaru. Konﬁguracja polega na tym, że pod tabelką z cenami na karcie towarowej ustalamy sposób kontrolowania granicznej wartości ceny sprzedaży (minimalna marża, maksymalny rabat).

Nr 2/2005

TIPS & TRICKS

W naszym przypadku wybieramy na karcie opcję „min. marża”, obok uaktywnia nam się okno z wartością minimalną marży w którym dla przykładu ustalamy wartość równą 5%.

Jeżeli przy sprzedaży danego towaru w systemie CDN OPT!MA lub w module Detal zmniejszymy wartość ceny sprzedaży na tyle że marża osiągana na danym towarze będzie mniejsza niż 5% to przy zatwierdzaniu pozycji program informuje nas komunikatem: “Dokument nie może zostać zapisany. Sprzedaż poniżej minimalnej marży.” Tym samym program zapobiega zmniejszaniu ceny sprzedaży poniżej ustalonych w ﬁrmie minimów. Omawiana funkcjonalność może zostać także załączona w oparciu o warunek na maksymalny możliwy do udzielenia rabat.

CDN OPT!MA – Moduł Kadry i Płace – Jak przygotować seryjnie deklaracje zgłoszeniowe do ZUS (raporty ZUS ZUA)? W Kadrach zaznaczamy odpowiednie osoby (Ctrl+lewy przycisk myszy), następnie rozwijamy menu przy ikonie „Deklaracje seryjne” (dostępnej na górnym pasku) i wybieramy opcję „Deklaracje seryjne ZUS”. W celu poprawnego wygenerowania deklaracji zgłoszeniowych należy podać: :: Dane z dnia – data zgłoszenia osób do ubezpieczeń ZUS, :: Data wypełnienia – data przygotowania deklaracji, :: Typ deklaracji – tutaj wybieramy ZUA, :: Rodzaj zgłoszenia – określamy, czy zgłoszenie dotyczy wszystkich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego lub ewentualnie tylko ubezpieczeń społecznych (bez zdrowotnego), :: Zgłoszenie zmiany/korekty osoby ubezpieczonej – pozostawiamy puste, :: KEDU – wybieramy zestaw, do którego zapiszą się wygenerowane deklaracje (można wybrać istniejący zestaw lub utworzyć nowy). UWAGA: Jeżeli zgłoszenie dotyczy zleceniobiorców – dodatkowo należy zaznaczyć check „Deklaracje do umów/zleceń”.

Nr 2/2005

Generowanie deklaracji uruchamiamy ikoną „z piorunkiem” lub klawiszem F8. Na koniec procesu otrzymamy log z informacją, czy udało się wygenerować deklaracje dla poszczególnych osób. Wyliczone deklaracje zapiszą się automatycznie w podanym zestawie KEDU. Przesłanie danych do Programu Płatnik można wykonać na dwa sposoby: :: zaraz, po zakończeniu procesu generacji uaktywni się przycisk „Eksport do Programu Płatnika”, który wywołuje okno dialogowe, gdzie wskazujemy ścieżkę i nazwę pliku z rozszerzeniem *.kdu (np. C:\PLIKI KDU\ZUA062005.kdu), :: lub później z poziomu: Deklaracje > Pliki KEDU.

ABC Technologii – Certyfikaty W poprzednim odcinku zajmowaliśmy się poufnością informacji. A konkretnie szyfrowaniem wiadomości w oparciu o szyfry symetryczne (ze współdzielonym kluczem) i szyfry asymetryczne (wykorzystujące klucze prywatne i klucze publiczne). Doszliśmy do wniosku, że dobrze zaszyfrowana wiadomość gwarantuje nam poufność informacji, czyli że żadna niepowołana osoba nie przechwyci treści, którą przesyłamy. Przechwycenie i odczytanie treści wiadomości to najbardziej oczywiste niebezpieczeństwo, jakie nam grozi. Pytanie jednak, czy jest to faktycznie niebezpieczeństwo największe? Wyobraźmy sobie sytuację w której wysoki rangą Generał wysyła podległemu Oﬁcerowi tajny kod umożliwiający wystrzelenie pocisku rakietowego. Oczywiście sytuacją niepożądaną jest potencjalna możliwość przechwycenia takiego kodu przez osoby niepowołane. Ale w tej pozornie prostej operacji kryją się również inne problemy. Na przykład autentykacja. Postawmy się na miejscu Oﬁcera. Nowoczesne zarządzanie

Dostaje on email zawierający tajny kod. Wiadomość jest zaszyfrowana jego kluczem publicznym, zatem może użyć swojego klucza prywatnego do jej odczytania. Ale przecież… taką wiadomość mógł wysłać każdy… podając się za Generała. Skąd więc Oﬁcer ma mieć pewność, że wiadomość pochodzi od Generała? Otóż będzie miał taką pewność, jeśli wiadomość będzie zaopatrzona w podpis cyfrowy, potwierdzający tożsamość nadawcy. Czym zatem jest podpis cyfrowy? Podpis cyfrowy to elektroniczny skrót wiadomości, zaszyfrowany kluczem prywatnym nadawcy. Jak go zwery-

ﬁkować? Bierzemy klucz publiczny nadawcy (czyli Generała) – ponieważ jest to klucz publiczny, nie mamy problemu z jego uzyskaniem. Używając tego klucza rozszyfrowujemy skrót i porównujemy z samodzielnie wyliczonym skrótem odebranej wiadomości. Jeżeli obydwa skróty są identyczne, to mamy pewność, że wysłała ją osoba posługująca się kluczem prywatnym Generała. A ponieważ – jak sama nazwa wskazuje – mowa jest o kluczu prywatnym, więc możemy uznać, że jest nią Generał. Teraz spójrzmy na problem z drugiej strony. Skąd Generał ma pewność,

Nr 2/2005

ABC TECHNOLOGII

Hasło do wystrzelenia pocisku to: ABCXYZ

Skrót wiadomości Funkcja skrótu

Wiadomość

Py75c%bn&*)9|fDe^bD Faq#xzjFr@g5=&nmd Fg$5knvMd’rkvegMs…”

Obliczenie skrótu wiadomości

że wysyła wiadomość do właściwej osoby (czyli, do właściwego Oficera)? OK., zna jego adres email: Oficer@armia.pl. I do zaszyfrowania wiadomości używa klucza publicznego Oficera. No tak, ale przecież nic nie stoi na przeszkodzie, żeby sprytny Agent Obcego Wywiadu nie podszył się pod Oficera, zakładając sobie wcześniej skrzynkę Oficer@armia. pl i publikując swój klucz publiczny. Zatem Generał potrzebuje się upewnić, że zarówno adres, jak i (co ważniejsze) klucz publiczny użyty do szyfrowania w rzeczywistości należy do Oficera. Jak to zrobić? Podobne sytuacje zdarzają się nam w życiu codziennym. Listonosz przynosi list polecony, który ma być doręczony do adresata. Drzwi otwiera mu Nieznajomy. Skąd listonosz wie, że ten człowiek jest rzeczywistym adresatem? Legitymuje go… A więc dowód osobisty. Dokument wystawiony przez zaufaną instytucję (np. Prezydent Miasta), dodatkowo zawierający zdjęcie, pozwalające na dość skuteczne zweryfikowanie czy rzeczywiście Nieznajomy jest tym, za kogo się podaje. W komunikacji elektronicznej jest bardzo podobnie. W celu stwierdzenia autentyczności odbiorcy odwołujemy się do jego certyfikatu elektronicznego. Czym więc jest certyfikat? Certyfikat jest swego rodzaju wiadomością, zawierającą kilka niezbędnych informacji. Przede wszystkim zawiera klucz publiczny osoby, do której należy. Dodatkowo są w nim umieszczone dane określające tożsamość, np. imię i nazwisko, czy adres email. I to wszystko razem jest podpisane cyfrowo przez kogoś, komu ufamy. Oglądając dowód osobisty Nieznajomego, listonosz ufa Prezydentowi Miasta, że widniejący na zdjęciu osobnik jest rzeczywiście Nieznajomym, za którego się podaje. W komunikacji elektronicznej również mamy do czynienia z instytucjami, którym ufamy. Jest ich całkiem sporo. Aby zobaczyć listę wystarczy uruchomić przeglą-

Nr 2/2005

Szyfrowanie asymetryczne

Tworzenie podpisu cyfrowego Podpis cyfrowy Jrf843kjfg f*L$&H dif*7oUs d*&@:<CHD FHSD(**

Klucz prywatny autora

darkę internetową (Internet Explorer) i w menu „Narzędzia” wybrać polecenie „Opcje Internetowe”, następnie na zakładce „Zawartość” nacisnąć przycisk „Certyfikaty”. Otworzy się okno zawierające dość długą listę różnych instytucji, które zostały uznane na świecie za instytucje zaufane. Jeżeli więc zobaczymy certyfikat Oficera, zawierający jego klucz publiczny, adres email, imię, nazwisko, stanowisko i inne dane, opatrzony podpisem cyfrowym jednej z zaufanych instytucji, możemy przyjąć, że ten klucz publiczny rzeczywiście należy do osoby, o którą nam chodzi. W naszym przypadku przed zaszyfrowaniem tajnej wiadomości Generał sprawdza certyfikat Oficera. Certyfikat jest podpisany elektronicznie przez instytucję, której ufa. Uznaje więc, że dane (w szczególności klucz publiczny Oficera i jego adres email) umieszczone w certyfikacie są wiarygodne. Pobiera więc te dane z certyfikatu, umieszczając adres email w polu odbiorcy, oraz używając klucza publicznego pobranego z certyfikatu Oficera do zaszyfrowania wiadomości. Dodatkowo do wiadomości dołącza swój podpis cyfrowy i tak przygotowaną przesyłkę wysyła do adresata. Podsumujmy zatem jakie elementy zapewniają nas, że przesłana w ten sposób wiadomość jest bezpieczna i dotrze od właściwego nadawcy do właściwego adresata: :: Treść wiadomości jest zaszyfrowana losowo wygenerowanym kluczem symetrycznym (mówiliśmy o tym w poprzednim numerze), :: Klucz symetryczny użyty do szyfrowania treści jest zaszyfrowany kluczem publicznym adresata, adresat użyje swojego klucza prywatnego do jego odszyfrowania, :: Autentyczność adresata (jego klucz publiczny i adres email) jest zweryfikowana poprzez podpis elektroNowoczesne zarządzanie

ABC TECHNOLOGII

Weryﬁkacja podpisu cyfrowego Jrf843kjfg f*L$&H dif*7oUs d*&@:<CHD FHSD(**

Klucz prywatny autora

Deszyfrowanie asymetryczne

Podpis cyfrowy

Py75c%bn&*)9|fDe^bD Faq#xzjFr@g5=&nmd Fg$5knvMd’rkvegMs…”

Każdy ma dostęp do klucza publicznego autora wiadomości

Czy są identyczne?

Oryginalna wiadomość Hasło do wystrzelenia pocisku to: ABCXYZ

Identyczna funkcja skrótu

Py75c%bn&*)9|fDe^bD Faq#xzjFr@g5=&nmd Fg$5knvMd’rkvegMs…”

niczny zaufanej instytucji, która wystawiła adresatowi certyfikat, :: Autentyczność treści wiadomości jest zweryfikowana poprzez podpis cyfrowy nadawcy, :: Autentyczność nadawcy (jego podpis cyfrowy oraz adres email) jest zweryfikowana poprzez podpis elektroniczny zaufanej instytucji, która wystawiła nadawcy certyfikat. Z powyższego podsumowania wynika jeden ważny wniosek – zarówno nadawca, jak i odbiorca muszą komuś ufać – w naszym przypadku ufają pewnej instytucji nadrzędnej, która wystawia certyfikaty elektroniczne. W ten sposób, opierając się na algorytmach kryptograficznych rozwiązaliśmy kolejne dwa ważne problemy związane z bezpieczną komunikacją elektroniczną – problem wzajemnej autentykacji i problem integralności wiadomości. Generał jest pewien, że wysyła wiadomość do właściwego Oficera, Oficer jest pewien, że otrzymuje ją od właściwego Generała, dokładnie w takiej formie, w jakiej została napisana, a dodatkowo obaj są pewni, że nikt inny tej wiadomości nie odczytał. Na koniec pozostaje jeszcze jeden ważny problem – niezaprzeczalność. System musi dać nam możliwość udowodnienia Generałowi, że faktycznie wysłał taką wiadomość. Ale o tym już w następnym odcinku. Szymon Słupik, Główny Architekt Systemów ERP Nowoczesne zarządzanie

Z menu „Narzędzia” należy wybrać polecenie „Opcje Internetowe”, następnie na zakładce „Zawartość” nacisnąć przycisk „Certyﬁkaty”

Nr 2/2005

Mobilny system dla przedstawicieli handlowych

CDN XL Agent to moduł dedykowany dla mobilnych przedstawicieli handlowych wyposażonych w komputery klasy Pocket PC. Jego funkcjonalność obejmuje możliwość planowania tras, wizyt, rejestracji zamówień, prowadzenia sprzedaży mobilnej, tworzenia i wypełniania ankiet oraz ewidencjonowania wszelkich kosztów związanych z pracą mobilnego handlowca.

www.comarch.pl/cdn tel. (12) 681 43 00

Comarch jest polskim dostawcą światowej klasy oprogramowania oraz usług informatycznych w kraju i za granicą. Na rynku polskim działa jako integrator systemów informatycznych i dostawca własnych produktów dla najważniejszych sektorów gospodarki, w tym rozwiązań wspierających zarządzanie: w dużych i średnich przedsiębiorstwach (CDN Egeria, CDN XL) oraz w małych i średnich firmach (CDN OPT!MA, CDN Klasyka). Za granicą Comarch działa jako producent oprogramowania, a rozwiązania Spółki wspomagają działanie przedsiębiorstw na czterech kontynentach. Kapitał firmy to akademicki rodowód, wieloletnie doświadczenie oraz zaufanie i zadowolenie Klientów. Comarch zatrudnia ponad 1500 najwyższej klasy specjalistów na całym świecie. Spółka notowana jest na GPW w Warszawie. Firma zdobyła wiele wyróżnień i nagród, między innymi: Nagrodę Prezydenta RP dla Najlepszego Polskiego Przedsiębiorstwa, tytuł Pioniera Technologii Światowego Forum Ekonomicznego w Davos oraz Godło Promocyjne TERAZ POLSKA. Unikalną przewagą firmy jest ogólnopolska sieć Partnerów Comarch, którą tworzy ponad 650 firm. Z rozwiązań do zarządzania firmą korzysta ponad 40 000 Klientów, a programy Comarch są zainstalowane na ponad 160 000 komputerów w Polsce.

Comarch SA Al. Jana Pawła II 39a, 31-864 Kraków tel.: (12) 64 61 000 fax: (12) 64 61 100

Al. Jana Pawła II 41d, 31-864 Kraków tel.: (12) 681 43 00 fax: (12) 681 43 01