Nowoczesne Zarzadzanie 2/2007

Nr 2/2007

w w w. co march . p l /cdn

korporacja

rynki zagraniczne

klient

business intelligence

sieć detaliczna

logistyka

produkcja

serwis

workflow

pracownik

księgowość

internet

handel

mikrofirma

Zakładamy firmę

4 30

Obsługa sprzedaży w CDN OPT!MA 6 Nie taki diabeł straszny, czyli prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

8

Jak dotrzeć do klientów z całej Polski i nie tylko?

9

e-Możliwości, czyli CDN OPT!MA i Internet

10

Kiedy już „wyrośniemy” z uproszczonej księgowości

11

Oddajmy się w ręce biura rachunkowego

13

Kadry i Płace – nierozłączna para Czas to pieniądz – zorganizuj pracę swojej firmy

29

27

Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne

Jak zdobyć lojalność klienta?

Jak na bieżąco wiedzieć, co 24 tak naprawdę dzieje się w firmie, czyli Business Intelligence

23

Rozwój i zarządzanie siecią sprzedaży detalicznej

22

Zamówienia przez Internet – rozwiązanie dla stałych klientów i sieci partnerskiej

20

Zarządzanie łańcuchem dostaw

14

16 18

Prosta produkcja i usługi serwisowe

Informacja na każdym poziomie – struktura firmy

17

Podnosimy jakość produktu i usług posprzedażowych sięgając po rozwiązania klasy ERP

Nowoczesne Zarządzanie Kwartalnik numer 2/2007 Redakcja Daniel Nosiadek Joanna Reich Korekta Magdalena Grochala Grafiki Maria Bodnar Anna Padalis Skład Adam Dąbrowski Wydawca Comarch SA Al. Jana Pawła II 41g 31-864 Kraków tel.: 0 12 681 43 00 fax: 0 12 681 43 01 Kontakt dla Czytelników marketing.cdn@comarch.pl www.comarch.pl/cdn Nakład 3 000 egz.

Nowoczesne Zarządzanie jest wydawnictwem bezpłatnym dostępnym w subskrypcji.

Artykuły publikowane w niniejszym wydawnictwie mogą być kopiowane i przedrukowywane za wiedzą i zgodą redakcji.

Nazwy produktów i firm wymienione w niniejszym wydawnictwie są znakami handlowymi i nazwami towarowymi odpowiednich producentów.

Nr 2/2007

Szanowni Państwo, Jak z sześciu zapałek zbudować cztery trójkąty równoboczne?

Rozwiązanie tej łamigłówki okazuje się genialnie proste, gdy ktoś nam je pokaże. Podobnie jest z odpowiedzią na pytania, z którymi spotykamy się na wszystkich poziomach prowadzenia biznesu. Poczynając od momentu założenia firmy, każdego dnia głowimy się nad podniesieniem zyskowności i zdobyciem nowych rynków. Szukamy odpowiedzi gdzieś daleko, po omacku, nie zdając sobie sprawy z tego, jak łatwo i wręcz intuicyjnie można rozwiązać owe problemy dzięki systemom informatycznym.

Wydanie „Nowoczesnego Zarządzania”, które oddajemy w Państwa ręce, ma za zadanie pomóc Państwu w znalezieniu właściwego rozwiązania.

Systemy informatyczne do zarządzania firmą zostały zaprojektowane po to, by wspierać przedsiębiorstwo na każdym etapie jego rozwoju, dostosowując się elastycznie do specyfiki jego działalności. Kluczem do sukcesu jest zatem dobranie właściwego systemu, odpowiadającego wielkości firmy i jego wymaganiom funkcjonalnym.

Na kolejnych stronach kwartalnika przedstawiamy Państwu historię Jana CuDNego i jego firmy BULB, która rozwija się od mikroprzedsiębiorstwa, aż po korporację. Dla naszego bohatera kolejne sekcje publikacji to poszczególne etapy rozwoju jego biznesu oraz pytania o zagadnienia z nimi związane. Jan znajduje odpowiedzi w Systemach CDN. Wszystkim zainteresowanym tematyką IT oraz tym, którzy szukają rozwiązań łamigłówek biznesowych, życzymy przyjemnej lektury Redakcja

Nowoczesne zarządzanie

MIKROFIRMA

Cześć! Nazywam się Jan CuDNy. Jestem studentem elektrotechniki na AGH w Krakowie. Pochodzę ze Świecka. Niedawno wystartowałem z moją pierwszą firmą. Właściwie to jeszcze nie do końca wystartowałem, bo firma działa w Akademickim Inkubatorze Przedsiębiorczości.

Tam doradzają mi, co i jak, oraz załatwiają wszystkie formalności z urzędami. Czym się zajmuję? Światłem. Sprzedaję nietypowe żarówki i neony do różnych zastosowań – domowych, reklamowych, tuningowych. Co kto chce. Na razie działam w niewielkiej budce, która kiedyś była kioskiem. Skąd pomysł? Potrzeba matką wynalazku. Za każdym razem, gdy spalała mi się żarówka w mojej ciemni fotograficznej czy latarce halogenowej, miałem problem. Na moim osiedlu nie było takiego sklepu. Musiałem jechać tramwajem przez pół miasta, żeby dostać odpowiednią żarówkę w jedynym w okolicy sensownie zaopatrzonym sklepie. A i tak czasem trzeba było czekać nawet dwa tygodnie na dostawę. Zatem zaczynam. Czy moja firma sobie poradzi? Jestem przekonany, że tak, mimo że koledzy z akademika są sceptyczni.

Nie wspomniałem jeszcze, że moja firma nazywa się BULB. Hasło przewodnie brzmi „Z nami zabłyśniesz”. Fajne? Sam to wymyśliłem.

Zakładamy firmę Jednym z pierwszych pytań, jakie się pojawiają przed przedsiębiorcą zakładającym własną firmę, jest pytanie o program komputerowy, którego będzie on używać przy wystawianiu faktur. Na pozór mało istotna decyzja może okazać się kluczowa dla dalszych losów przedsiębiorstwa.

Zakładanie własnego przedsiębiorstwa to niełatwa sprawa. Wie o tym każdy, kto próbował. Masa formalności w różnych urzędach, procedury, którym trzeba się poddać, terminy i konkretne zobowiązania finansowe.

Od samego myślenia można się zmęczyć, a w perspektywie jeszcze kolejki w “klimatyzowanych” urzędach i sami wyrozumiali urzędnicy.

Wszystko to przeważnie w momencie, gdy nie ma jeszcze ani krzty pewności, że pomysł na firmę jest trafiony i że przyniesie jakiekolwiek zyski. Mimo zapewnień kolejnych rządów o wprowadzaniu ułatwień, zmienia się wciąż niewiele. Czy da się jakoś inaczej?

Nie trzeba daleko szukać, aby dowiedzieć się, że tak. Jak? Gdzie?

Rozwiązaniem jest inkubator przedsiębiorczości. Tego typu inkubatory przeważnie funkcjonują w większych miastach przy wyższych uczelniach ekonomicznych, ale nie tylko. Po prostu tam, gdzie są młodzi ludzie chcący spróbować własnych sił w biznesie.

Jak to działa? Zasada jest prosta.

Jedynym podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą jest inkuba-

Nowoczesne zarządzanie

tor (przeważnie w formie stowarzyszenia), a “inkubowane” firmy to tak jakby wydziały inkubatora. Na wszelkich dokumentach handlowych wystawianych przez „inkubowane firmy” stroną jest właśnie inkubator. Formalności z urzędami są tylko po jego stronie. Podpisuje się jedynie umowę z inkubatorem i można startować z własną działalnością zupełnie legalnie; handlować, wytwarzać, świadczyć usługi. Wypracowane zyski inkubator wypłaca na podstawie umowy zlecenia. Metoda prosta i sprawdzona w dziesiątkach miejsc w Polsce.

Gdy interes zaczyna kręcić się coraz lepiej i początkowo minimalne zyski zaczynają rosnąć, nadchodzi w końcu moment opuszczenia „przytulnego” inkubatora. Powód jest przeważnie prosty – koszt czasu spędzanego na bieganie do inkubatora w celu podpisywania, przekazywania dokumentów itp. jest na tyle wysoki, że opłaca się zarejestrować działalność, ponosić wszelkie opłaty, ale mieć wszystko u siebie.

Pierwsza poważna decyzja: wystawiać faktury ręcznie czy w programie komputerowym, a jeśli w programie, to w jakim? Chwila szukania w zasobach Internetu i znajdujemy darmowe programy fakturujące. No i niby „szafa gra”, ale czy nie warto zastanowić się chwilę? Czy nie lepszą okaże się decyzja o zakupie komercyjnego systemu?

Płacąc, otrzymujemy profesjonalne rozwiązanie, zawsze zgodne z przepisami

i na bieżąco aktualizowane. A skoro celem każdego przedsiębiorcy jest osiąganie zysku, to z pewnością profesjonalizm w każdym aspekcie sprzyja jego realizacji. Należy cały czas myśleć o przyszłości. Dlaczego nie brać pod uwagę najbardziej optymistycznego wariantu rozwoju firmy, który zakłada, że będzie ona szybko rosła i wchodziła na nowe rynki, poszerzała ofertę oraz zdobywała uznanie wśród klientów?

Patrząc z tej perspektywy, łatwo dojść do wniosku, że już na samym początku dobrze jest wybrać takie rozwiązanie zintegrowane, które pozwoli firmie rosnąć bez żadnych ograniczeń. Pomoże to uniknąć wielu niepotrzebnych kłopotów, kosztów i skupić energię na prowadzeniu przedsiębiorstwa.

Podstawową cechą systemu powinna być integracja, pociągająca za sobą zapisywanie wszelkich danych w jednej stabilnej bazie, której zawartość można dalej przetwarzać. Druga rzecz to funkcjonalność. Oczywiście mała jednoosobowa firma nie musi być zainteresowana zaawansowanymi funkcjami controllingowymi, jednak powinna mieć możliwość łatwego dodania takich funkcji pozwalających obsługiwać coraz bardziej złożone procesy biznesowe.

No i w końcu stabilność. Liczy się nie tylko ta, rozumiana w sensie informatycznym jako niczym niezakłócone funkcjonowanie systemu, ale również ta oznaczająca stabilność producenta

Nr 2/2007

Nr 2/2007

Istnieje także możliwość wystawiania dokumentów w walutach obcych.

Mówiąc o walutach, należy wspomnieć o kluczowym elemencie CDN OPT!MA, czyli o module Kasa/Bank, który pomoże nam prowadzić rozliczenia, automatycznie generować dokumenty kasowe do wystawianych przez nas dokumentów płatnych gotówką i zapisywać informacje o przepływie środków pieniężnych, których możemy się spodziewać za dokumenty z odroczonym terminem płatności. Innymi słowy moduł Kasa/Bank pozwoli nam odpowiedzieć na pytania: • jak wygląda przepływ środków pieniężnych w firmie, • jak wygląda preliminarz naszych płatności,

• jak wyglądają rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami, • co tak naprawdę przynosi nam zysk, w co inwestujemy oraz co i dlaczego nas tak dużo kosztuje.

MIKROFIRMA

systemu. Producenta, który występuje w roli istotnego partnera zabezpieczającego funkcjonowanie najważniejszych sfer przedsiębiorstwa. Istotne jest to, że jego produkt nie jest dziełem przypadku, a przemyślanym, dopracowanym projektem mającym swój wyraźny dalszy ciąg.

Działalność inkubatorów wspiera rozwiązanie CDN Online zapewniające dostęp do Systemu CDN OPT!MA z każdego miejsca na Ziemi, w którym można połączyć się z Internetem.

Rozwiązanie to często wybierane jest przez firmy prowadzące wiele oddziałów w różnych lokalizacjach, ponieważ nie ma potrzeby zakupu serwerów, licencji systemu księgowego, instalacji i jego ciągłej aktualizacji. Co ważniejsze, nie trzeba martwić się o bezpieczeństwo danych i ich archiwizację. Za całość odpowiada producent Systemu CDN. Przesył danych jest szyfrowany, a kopie bezpieczeństwa baz danych wykonywane są automatycznie co 24 godziny. Nie ma tu mowy o jakichkolwiek innych firmach odpowiedzialnych za obsługę zaplecza CDN Online i jego aktualizację, dzięki czemu użytkownicy pracują na najnowszej wersji Systemu CDN, nie martwiąc się o nic.

A wszystko to za stałą miesięczną opłatą abonamentową. Właśnie! Nowo powstałe firmy nie zawsze posiadają fundusze na zakup licencji, dlatego wybierają rozwiązanie CDN Online, w którym jedynym kosztem rozpoczęcia pracy z Systemem jest dużo niższy abonament.

Jaką zatem funkcjonalność wybrać?

Może „coś” do wystawiania dokumentów handlowych? Moduł CDN OPT!MA Faktury pomoże nam prowadzić bazę danych na temat kontrahentów oraz kartotekę towarów i usług. Wszystko po to, aby szybko i sprawnie wprowadzać faktury zakupu (również od rolnika ryczałtowego), wystawiać faktury sprzedaży i paragony oraz je fiskalizować. Funkcjonalność wzbogacona jest również o możliwość wystawiania dokumentów tax free, faktur wewnętrznych, a nawet faktur Pro Forma (związanych z procesem przedsprzedaży) z możliwością przekształcenia ich w faktury zaliczkowe. Wygląd graficzny faktur można samemu zmieniać.

Moduł Kasa/Bank współpracuje z systemami homebankingowymi, dzięki czemu automatycznie możemy zaczytywać wyciągi bankowe i wysyłać polecenia przelewów.

A co, jeśli będziemy chcieli zrezygnować z CDN Online i rozpocząć pracę z wersją stacjonarną, czyli CDN OPT!MA? Nie ma żadnego problemu. W końcu to ten sam System CDN i ta sama baza danych. Wszystko zależy od nas.

Rys. 1 Wystawienie faktury sprzedaży

Rys. 2 Podgląd stanu rozliczeń z wybranym kontrahentem

Nowoczesne zarządzanie

HANDEL

Interes się rozkręca. Coraz więcej klientów chce „zabłysnąć z moją firmą”. Moja budka jest już rozpoznawalnym punktem w dzielnicy (może dlatego, że na dachu ma wielki pulsujący turkusowy neon). Sporo dowiedziałem się na temat żarówek, diod świecących, neonów.

Dodatkowo cały czas poszerzam mój asortyment. Opuściłem już inkubator, a żeby się usamodzielnić, kupiłem komputerowy program finansowo-księgowy – podobno dobry.

Obsługa sprzedaży w CDN OPT!MA System CDN OPT!MA wspiera prowadzenie nowoczesnej gospodarki handlowo-magazynowej, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami Systemu minimalizuje konieczność wprowadzania dokumentów kilkakrotnie. Niezmiernie ważną rzeczą z punktu widzenia firmy prowadzącej magazyn jest rozliczanie kosztu własnego sprzedaży (FIFO, LIFO, AVCO, QUAN). Bieżące i poprawne rozliczenie magazynu gwarantuje pełną informację o sprzedaży. Cały proces biznesowy zaczyna się w module Handel od zdefiniowania karty cennikowej.

System umożliwia pracę z wykorzystaniem kart typu usługa lub towar, a więc pozwala zdecydować, czy będziemy prowadzić gospodarkę magazynową dla poszczególnych kart cennikowych, czy też nie. Mając już zdefiniowany cennik, którym będziemy często posługiwać się w czasie pracy, możemy przejść do kolejnego etapu, czyli wystawienia dokumentu handlowego i maga‑ zynowego. Szeroki wachlarz możliwości, jakie nam daje program CDN OPT!MA, w pełni zaspokaja potrzeby małej firmy, a zatem pozwala wystawić m.in. fakturę sprzedaży, paragon, rezerwację, zamówienie, fakturę zakupu, wydanie zewnętrzne, przyjęcia zewnętrzne, rozchód wewnętrzny.

Jak wiadomo, człowiek nie jest nieomylny, dlatego też system został

Nowoczesne zarządzanie

Rys. 1 Kartoteka towarów i usług

Rys. 2.Wystawianie faktury sprzedaży (do bufora)

Nr 2/2007

Nr 2/2007

HANDEL

wyposażony w możliwość zapisu dokumentu do bufora. Ta przydatna funkcja pozwala na generowanie dokumentów, a następnie ich poprawę czy usunięcie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Generacja dokumen‑ tów magazynowych jest nie mniej łatwa niż zapis dokumentu do bufora, ponieważ każdy z dokumentów handlowych (faktura sprzedaży, faktura pro-forma, rezerwacja, paragon itd.) został wyposażony w możliwość automatycznego generowania dokumentu za pomocą jednego kliknięcia.

Okno sprzedaży dedykowanej w Systemie umożliwia zebranie informacji o sprzedaży dla kontrahenta w jednym miejscu oraz pozwala na wystawienie dokumentów sprzedaży.

CDN Detal dopełnia możliwość szybkiej sprzedaży w punktach detalicznych, jako że jest to narzędzie dedykowane i projektowane właśnie do tego typu rozwiązań.

Funkcjonalność oraz ergonomia pracy powodują, że praca z oknem Detal staje się łatwa i niezwykle intuicyjna.

Użytkownik CDN OPT!MA będzie mógł skorzystać z takich urządzeń, jak kolektory danych, ekrany doty‑ kowe (CDN Detal), czytniki kodów kreskowych, które ułatwią mu działanie zarówno w momencie wykonywania inwentaryzacji, jak i w trakcie pracy z dokumentami handlowymi oraz magazynowymi. Dodatkowo wydruki faktur są w pełni modyfi‑ kowalne, ponieważ można wykorzystać bezpłatne narzędzie GenRap. Ponadto CDN OPT!MA Handel to: • ewidencja dokumentów handlowych związanych zarówno z rezerwacjami i zamówieniami towarów, jak również ze sprzedażą i zakupami, • obsługa faktur zaliczkowych, • ewidencja dokumentów magazynowych zewnętrznych (PZ, WZ), wewnętrznych (BO, PW, RW, MM, AI – arkusze inwentaryzacyjne), z możliwością zapisu do bufora, • kompletacja i dekompletacja towarów, • kontrola ilości na dokumentach rozchodowych, • wielomagazynowość,

Rys. 3 Okno sprzedaży dedykowanej przedstawiające w jednym miejscu wszystkie kluczowe informacje na temat klienta

Rys. 4 Okno CDN Detal zaprojektowane do współpracy z panelami dedykowanymi

• obsługa przesunięć międzymagazynowych zarówno w magazynach lokalnych, jak i w oddziałach rozproszonych, • obrót opakowaniami kaucjonowanymi z możliwością fakturowania opakowań niezwróconych w terminie, • szeroki system rabatowania,

• pełna informacja o stanach magazynowych (ilości towaru, jego rezerwacjach i brakach, zamówieniach itp.), • rozbudowany system korygowania dokumentów.

Nowoczesne zarządzanie

HANDEL

Nie taki diabeł straszny, czyli prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

CDN OPT!MA wspiera prowadzenie księgowości każdego rodzaju, niezależnie czy mówimy o Ewidencji Ryczałtowej, Księdze Przychodów i Rozchodów, czy pełnej księgowości.

Dzięki całkowitej integracji danych i zmyślnie zaprojektowanej polityce rachunkowości użytkownik CDN OPT!MA wprowadza dane do Systemu tylko jeden raz, minimalizując ryzyko błędnego wpisania informacji. I tak faktury sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można jednym ruchem przenieść do odpowiedniego rejestru VAT zakupu oraz rejestru VAT sprzedaży. W zależności od wymogów informacyjnych można zdefiniować dowolną liczbę podrejestrów, np. rejestr VAT zakupu rozbić na faktury związane z zakupem materiałów i energii.

Mówiąc o fakturach zakupu, należy zwrócić uwagę, iż użytkownik nie musi faktur kosztowych np. za prąd, gaz, telefon wprowadzać przez moduł Faktury i przenosić do Rejestru VAT. Jeśli miesięcznie otrzymujemy wiele faktur kosztowych, być może wygodniej będzie wprowadzać je bezpośrednio do Rejestru VAT, korzystając przy tym z opcji seryjnego wprowadzania dokumentów.

Głównym celem prowadzenia Rejestrów VAT jest dostarczenie informacji do wyliczenia deklaracji VAT‑7 oraz VAT-UE, na co pozwala CDN OPT!MA moduł Księga Podatkowa. Wyliczenie deklaracji VAT-7 z poziomu Rejestrów VAT umożliwia sprawdzenie, ile podatku VAT jest do zapłaty lub zwrotu jeszcze przed zaksięgowaniem faktur.

Prognozę obciążenia można wyliczać każdego dnia, uwzględniając również faktury wprowadzone „na brudno”, czyli znajdujące się w tzw. buforze.

Po weryfikacji dokumentów han-

Nowoczesne zarządzanie

dlowych i zapisaniu ich „na czysto” można je automatycznie przenieść do odpowiednich kolumn KPiR. Co oznacza słowo automatycznie?

System CDN OPT!MA sam rozpozna, w których kolumnach należy zapisać odpowiednie pozycje widniejące na dokumentach.

Prowadząc działalność gospodarczą, prócz faktur VAT ewidencjonuje się również inne dokumenty, które nie są nośnikami podatku VAT, ale stanowią przychody lub koszty firmy.

Dodatkowo generują one należności bądź zobowiązania do zapłaty. Aby zachowana została przejrzystość Systemu, przeznaczono dla nich Ewidencję dodatkową. Podobnie jak z poziomu Rejestru VAT dokumenty takie można przenieść do odpowiednich kolumn KPiR. A co, jeśli firma zatrudnia niewielką liczbę pracowników? Z pomocą przychodzi uproszczona ewidencja wynagrodzeń, dzięki której można również drukować listy płac, karty przychodów pracowników, czy obliczać zaliczki na PIT-4R oraz samą deklarację PIT-4R, posiadając tylko i wyłącznie moduł Księga Podatkowa.

Często małe firmy wykorzystują samochody prywatne do celów służbowych. W omawianym module księgowym mogą ewidencjonować samochody, rejestrować trasy, koszty oraz rozliczenie kosztów.

Dla ugruntowania w przekonaniu, iż prowadzenie uproszonej księgowości nie jest tak trudne, jak się mawia, należy podkreślić prostotę wyliczania podatku dochodo‑ wego, a dokładniej zaliczki na PIT36/PIT-36L (lub podatek ryczałtowy).

Zaliczki te System oblicza automatycznie na podstawie zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów (lub Ewidencji Ryczałtowej) oraz

odliczeń i udziałów wprowadzonych dla danego wspólnika.

CDN OPT!MA moduł Księga Podatkowa zawiera szereg funkcji, które ułatwiają codzienną pracę z Systemem, pozwalając zautomatyzować operacje oraz korygować błędnie wprowadzone dokumenty: 1. Kategorie ułatwiają opisywanie dokumentów oraz pozwalają na przypisanie np. odpowiedniej kolumny księgi dla danego rodzaju przychodu lub kosztu, albo odpowiedniego rodzaju zakupu dla potrzeb obliczania deklaracji VAT-7.

Kategorie mogą być również podstawą do tworzenia bardziej szczegółowych zestawień i raportów dotyczących przychodów i kosztów firmy niż wynika to z samych zapisów księgowych.

2. Dokumenty wprowadzone w ewidencjach pomocniczych (np. do Rejestru VAT) można modyfikować, a nawet usuwać do momentu, gdy nie zostaną one przeniesione do zapisów księgi.

3. Zapisy księgi są wyposażone w bufor księgowań. Zapisy w buforze można dowolnie modyfikować lub usuwać.

4. Zaliczki na deklaracje dochodowe można obliczać z uwzględnieniem bufora księgowań.

5. Zamknięcie miesiąca umożliwia zablokowanie dokumentów do edycji, dzięki czemu po sporządzeniu deklaracji i zamknięciu miesiąca można mieć pewność, że dane nie zostaną już zmienione, nawet przypadkowo.

6. W każdej chwili na podstawie wprowadzonych dokumentów można wykonywać analizy np. Bilansu firmy.

Jak widać, z diabłem (KPiR) można się zaprzyjaźnić.

Nr 2/2007

INTERNET

W miarę jedzenia apetyt rośnie.

Jak zawsze są pewne ograniczenia. W końcu ilu może być klientów kupujących żarówki na jednym osiedlu? Żeby interes się kręcił, musi o nim wiedzieć więcej ludzi, np. z całego miasta.

Co tam z miasta, z całej Polski!

Najlepiej będzie zaistnieć w sieci interntowej. Przecież sklep internetowy to podstawa.

Jak dotrzeć do klientów z całej Polski i nie tylko?

Sklep internetowy to jeden z najmłodszych modułów dostępnych w systemach CDN. Jest odpowiedzią na potrzeby rynkowe, jakie pojawiły się wraz ze wzrostem liczby osób już nie tylko korzystających z sieci Internet, ale przede wszystkim dokonujących zakupów w wirtualnych sklepach. Z najnowszych badań wynika, iż 24.5 proc. z 11 mln użytkowników Internetu w Polsce regularnie dokonuje zakupów w sieci, a 19,7 proc. bierze udział w aukcjach internetowych.

Te dane pokazują wyraźnie, jak mocnym wsparciem dla prowadzonego biznesu może być internetowy kanał sprzedaży towarów.

Oczywiście sukces sprzedaży internetowej zależy nie tylko od szacowanej liczby potencjalnych klientów lub też atrakcyjności naszej oferty. Klienci dokonujący zakupów poprzez Internet zdecydowanie częściej zwracają uwagę na interesujący sposób prezentacji naszej oferty handlowej, należy zatem zapewnić im bardzo przyjazne rozwiązania, pozwalające w prosty i szybki sposób dokonać zakupu oraz rozliczyć płatności. Dlatego CDN e-Sklep jest systemem przyjaznym zarówno dla administratora, właściciela sklepu, jak i dla jego potencjalnych klientów.

Dzięki wbudowanemu panelowi administracyjnemu użytkownik może w dowolny sposób definiować zewnętrzny wygląd swojej sklepowej witryny. Oczywiście dla wygody użytkowników zostały przygotowane zde-

Nr 2/2007

Rys. 1 Panel administracyjny, dzięki któremu można łatwo zmienić wygląd CDN e-Sklepu

Rys. 2 Podgląd złożonych zamówień w sklepie

Rys. 3 Witryna sklepu internetowego Nowoczesne zarządzanie

INTERNET

finiowane wzorce, które znacznie ułatwiają proces tworzenia strony e-sklepu.

Przekaz marketingowy może być wzmocniony poprzez dowolnie wprowadzane banery ogłoszeniowe, reklamowe, a także swobodnie umieszczaną inną grafikę.

Do bardzo elastycznych należą również narzędzia pozwalające definiować sposób prezentacji towarów.

Użytkownik ma możliwość wstawienia dowolnych zdjęć i opisów oferowanych towarów, a także wprowadzenia podziału na grupy i podgrupy asortymentowe. Dzięki wbudowanej przeglądarce znacznie ułatwione jest również wyszukiwanie towarów speł-

niających założone wymagania klienta.

Użytkownik CDN e-Sklepu może też prowadzić skuteczną politykę promocyjną poprzez określenie i specjalną wizualizację towarów objętych indywidualnymi warunkami cenowymi lub określanych jako nowości czy bestsellery.

Kolejne funkcje zdecydowanie podnoszące komfort pracy i zakupów poprzez CDN e-Sklep to możliwości realizowania płatności za pośrednictwem najpopularniejszych serwisów płatniczych, takich jak: eCard, Płatności.pl, Przelewy24, Allpay. Podczas dokonywania transakcji może być również określony preferowany sposób dostawy

towarów, zarówno przez sprzedającego, jak też przez kupującego.

Transakcje handlowe mogą być dodatkowo wspierane poprzez integrację z systemami aukcji internetowych, takich jak Allegro.pl. Użytkownik uzyskuje wtedy możliwość generowania aukcji dla oferowanych przez siebie towarów, a także jest na bieżąco drogą mailową informowany o fakcie rejestracji zamówienia na prowadzonej aukcji.

Zalogowany internauta, klient e‑Sklepu, otrzymuje możliwość przeglądania, śledzenia swoich transakcji handlowych, zawartości „koszyka” oraz historii zamówionych przez siebie towarów.

e-Możliwości, czyli CDN OPT!MA i Internet Szacuje się, iż przeszło 42 proc.

Polaków w wieku od 15 do 75 lat to internauci (badania NetTrack SMG/KRC). Do tej grupy zaliczają się również użytkownicy CDN OPT!MA. Poczynając od wsparcia sprzedaży, poprzez księgowość, w Systemie cały czas spotykamy się z wykorzystaniem możliwości, jakie daje Internet.

Każdy handlowiec stawia na szybką wymianę danych między swoją firmą a kontrahentem. Gdyby można było przez Internet przyjmować zamówienia od klienta, a po ich zrealizowaniu wysłać tą samą drogą faktury sprzedaży…

Innymi słowy – potrzebna nam elek‑ troniczna wymiana dokumentów między użytkownikami CDN OPT!MA. Nic prostszego! Dzięki funkcji eksportu i importu dokumentów w formacie ECOD/EDI (Electronic Data Interchange) oraz oprogramowaniu ECOD możemy wprost z CDN OPT!MA przesyłać zamówienia i faktury sprzedaży poprzez platformę Comarch Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów. Co więcej, funkcja ta może być dla naszej firmy wręcz kluczowa, jeśli zdecydujemy się na współpracę z popularnymi sieciami handlowymi, wśród których rozwiązanie to cieszy się dużą popularnością. Drogą elektroniczną można zatem przesyłać:

10

Nowoczesne zarządzanie

faktury VAT, korekty do faktur, importu zamówień oraz eksportu Cennika.

A co, jeśli potrzebujemy szybko skontaktować się z kontrahentem?

Wszystkie informacje zapisane są w kartotece kontrahenta, dlatego możemy sprawnie wejść na stronę internetową jego firmy, wysłać mail (załączając za pomocą jednego kliknięcia myszką dowolny dokument PDF) lub nawet zadzwonić przez Skype’a.

Mówiąc o kontaktach z klientami, warto wspomnieć o udogodnieniach dla biur rachunkowych i ich klientów, którzy mogą swobodnie przesyłać zaszyfrowane oraz podpisane dokumenty wprost z CDN OPT!MA do swojego biura. Taka uwierzytelniona wymiana danych między biurem rachunkowym a jego klientami pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

A co dla księgowych? Kto handluje z kontrahentami zagranicznymi, tego dotyczą kursy walut. Sprawdzanie kursu walut każdego dnia? Rzecz trywialna, aczkolwiek nużąca, dlatego też z Systemu można zaczytać kurs walut na dany dzień bezpośrednio z Internetu. CDN OPT!MA zapamięta ich historyczność. Jednak kursy walut to nie wszystkie dane, jakie są nam potrzebne do zarządzania firmą i pro-

wadzenia księgowości. Jakie jeszcze wskaźniki można zaczytać z Internetu?

Od wersji CDN OPT!MA v. 13.0 – wszelkie wskaźniki możliwe do odnalezienia w konfiguracji: progi podatkowe, procentowe stawki na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenia zdrowotne, minimalne stawki dla uczniów poszczególnych klas itp.

Tym, którzy idą z duchem czasu i korzystają z dobrodziejstw ban‑ kowości internetowej, umożliwiono import wyciągów bankowych z systemu homebankingowego oraz eksport poleceń przelewów.

A tych, którzy przystąpili do ogłoszonego przez Ministerstwo Finansów programu pilotażowego przesyłu deklaracji podatkowych w formie elektronicznej, z pewnością zainteresuje fakt, iż mogą bezpośrednio z CDN OPT!MA wygenerować deklarację VAT‑7 oraz PIT-4, podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym i wysłać do Urzędu Skarbowego przy pomocy systemu e-POLTAX. Jeśli zaś masz jakieś pytania, zajrzyj na zakładkę OnL!ne w Systemie CDN OPT!MA. Tam sprawdzisz, czy System jest na gwarancji, kto jest opiekunem i jak najszybciej skontaktować się z producentem lub przejść do ciekawych stron internetowych.

Nr 2/2007

KSIĘGOWOŚĆ

Jestem właśnie po pierwszej kontroli z Urzędu Skarbowego.

Kosztowało mnie to sporo nerwów . Tato mówi, że powinienem zacząć zlecać te sprawy specjalistom z biura rachunkowego. Chyba tak zrobię…

Po co tyle się denerwować? Oni zajmą się buchalterią, a ja tym, co naprawdę lubię – światłem.

Kiedy już „wyrośniemy” z uproszczonej księgowości CDN OPT!MA wspiera prowadzenie księgowości każdego rodzaju, pozwalając na łatwe przejście z uproszczonej księgowości do księgowości kontowej, gdzie również obowiązuje zasada jednokrotnego wprowadzania dokumentów. Możliwość swobodnego opisywania dokumentów np. kategoriami, swobodnej organizacji Rejestrów VAT, Ewidencji dodatkowej czy innych ewidencji pomocniczych wygląda podobnie dla każdego z rodzajów księgowości. Są jednak pewne niuanse. Jakie?

W przypadku modułu Księga Handlowa jest to możliwość założenia dowolnego planu kont lub oparcia się na jednym ze zdefiniowanych już wzorców. Mając plan kont, można przejść do księgowania. Z pomocą przychodzi automatyzacja procesów.

Polecenia księgowania są tworzone za pomocą schematów księgowych, na podstawie wprowadzonych wcześniej w ewidencjach pomocniczych dokumentów. Innymi słowy możemy przy księgowaniu wskazać na zdefiniowany już schemat księgowy, np. „Sprzedaż z Rejestrów VAT”, który sam zaproponuje dekretacje poszczególnych pozycji faktury.

Efekt wykorzystania schematów księgowych, czyli zaksięgowane na kontach zapisy, można przeglądać na różne sposoby, np. wybierając

Nr 2/2007

zapisy konkretnego konta, zakres kont lub zawężając listę do dekretów znajdujących się na kontach spełniających zadaną maskę.

A co, jeśli dokonujemy księgowań, które powtarzają się cyklicznie?

Również takie przeksięgowania, czyli rozliczenia międzyokresowe, przeksięgowania z kont zespołu „4” na konta zespołu ”5” itp. można wykonywać automatycznie za pomocą odpowiednio zdefiniowanych Księgowań okre‑ sowych.

Co dalej? Na podstawie danych zapisanych na kontach oraz informacji dotyczących odliczeń i udziałów dla poszczególnych wspólników obliczane są zaliczki na PIT-36 lub PIT‑36L. Osoby prawne mogą obliczać zaliczki na deklarację CIT‑8.

Niezbędne narzędzie pracy każdego księgowego – zestawienie obrotów i sald – również pozwala uzyskiwać obroty i salda dla wybranych kont, z dowolnie zawężonego zbioru. A skoro już mowa

Rys. 1 Przykładowy schemat księgowań dla faktur sprzedaży. Kategorie w warunku pozwalają na księgowanie na różne konta zespołu „7” jednej faktury.

Nowoczesne zarządzanie

11

KSIĘGOWOŚĆ

o zestawieniach i funkcjach kont (czyli np. obrotach oraz saldach kont) – w CDN OPT!MA są zdefiniowane podstawowe zestawienia księgowe typu Bilans czy Rachunek zysków i strat. Można utworzyć własne zestawienia dla kierownictwa firmy.

Raporty, analizy, kontrola wykonania zaplanowanych zadań – odpowiednie informacje uzyskuje się, odczytując dane z kont księgowych. Narzędziem pomocniczym pozwalającym kontrolować np. planowane wpływy z faktyczną sprzedażą lub planowane wydatki z faktycznie poniesionymi jest funkcja Kontroli budżetu. Za jej pomocą można szybko zorientować się, ile jeszcze brakuje do wykonania planu w przypadku sprzedaży albo czy budżet przeznaczony np. na podróże służbowe pracowników konkretnego działu nie został już przekroczony.

Moduł Księga Handlowa może być rozszerzony do wersji Księga Handlowa Plus. Wersja rozszerzona umożliwia zakładanie kont walutowych, księgowanie na konta walutowe oraz przeglądanie obrotów i sald na kontach walutowych w walucie obcej oraz w walucie systemowej.

Każdy moduł, w tym również moduły księgowe, ściśle współpracują z bezpłatnym modułem Kasa/Bank.

W tym module gromadzone są informacje o płatnościach, rozliczeniach itp. Tu też można wygenerować pona‑ glenia zapłaty, noty odsetkowe czy potwierdzenia salda.

Firmy, które chcą ułatwić sobie prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz ewidencji wyposażenia, znajdą wszystkie niezbędne do tego funkcje w module Środki trwałe.

Moduł umożliwia, niezależnie od rodzaju księgowości, na ewidencję środków trwałych, naliczanie amortyzacji metodą jednorazową, liniową, degresywną oraz sezonowo. Danemu środkowi trwałemu można przypisać dowolną ilość atrybutów związanych np. z miejscem jego użytkowania, centrum powstawania kosztów itp.

Utworzone dokumenty amortyzacji można zaksięgować – w przypadku pełnej księgowości – schematem księgowym. Dla środków trwałych tworzone są też inne dokumenty:

12

Nowoczesne zarządzanie

Rys. 2 Lista dekretów zawężona do kont zespołu „4”, których pierwsza analityka to 1.

Rys. 3 Karta środka trwałego

otrzymanie środka trwałego - OT, dokument ulepszenia, przeszacowania, likwidacji – LT. System CDN OPT!MA wspiera prowadzenie pełnej księgowości poprzez udostępnienie elastycznych narzędzi niezbędnych w pracy każdego księgowego, jak również narzędzi ułatwiających analizowanie danych kierownictwu, szefowi, osobom decyzyjnym: 1. Dowolnie definiowalny, wielopoziomowy plan kont.

2. Możliwość automatycznego tworzenia kont w oparciu o słowniki, np. kontrahentów, pracowników czy środków trwałych.

3. Dowolna liczba dzienników cząstkowych grupujących wybrane operacje.

4. Dzienniki wyposażone w bufor księgowań – możliwość modyfikowania

wprowadzanych dekretów, a nawet ich usuwania do momentu, gdy dekrety nie zostaną przeniesione na trwałe do księgi głównej.

5. Schematy księgowe – automatyzujące proces księgowania i znacznie zmniejszające ryzyko błędnego zaksięgowania dokumentu.

6. Księgowania okresowe, które można wykorzystać do tworzenia szablonów powtarzających się cyklicznie księgowań lub przeksięgowań pomiędzy kontami.

7. CDN OPT!MA umożliwia organizację przeksięgowań z kont zespołu „4” na konta zespołu „5” na wiele sposobów: uwzględniając je w schematach księgowych za pomocą odpowiednich warunków, wykorzystując Kwoty dodatkowe na dokumentach do przypisania

Nr 2/2007

10. Tworzenie własnych, dostosowanych do specyficznych potrzeb firmy, zestawień księgowych.

11. Funkcja Kontroli budżetu pozwalająca każdej firmie kontrolować budżet.

12. Rozliczenia w bezpłatnym module Kasa/Bank pozwalają na szybki dostęp do rozliczonych oraz nierozliczonych dokumentów nie tylko księgowemu, ale również

osobie, która pracuje na stanowisku sprzedażowym.

13. Dodatkowe możliwości daje moduł Analizy pozwalający na analizowanie zapisów na kontach w podziale na kategorie oraz dający szansę na szybkie uzyskanie listy największych dłużników lub wierzycieli czy też sporządzenie struktury wiekowej należności i zobowiązań.

KSIĘGOWOŚĆ

im odpowiednich kont zespołu „5” lub korzystając z mechanizmu księgowań okresowych.

8. Sporządzanie zestawień np. obrotów i sald z uwzględnieniem lub bez uwzględniania zapisów w buforze.

9. Łatwe filtrowanie danych na wybranych kontach księgowych.

Oddajmy się w ręce biura rachunkowego Kiedy nie dajemy sobie rady z prowadzeniem księgowości, dobrze pomyśleć o współpracy z biurem rachunkowym, które przejmie odpowiedzialność za nas. Warto zauważyć, iż istnieje wiele udogodnień w działalności biura i firmy, które pracują na tym samym Systemie CDN. Zacznijmy jednak od początku.

Wszystkie dokumenty, jakie zostaną wystawione w firmie klienta, czyli dokumenty handlowe, magazynowe, raporty kasowe, wyciągi bankowe, będą automatycznie przesyłane do biura rachunkowego przez jakąś magiczną „pracę rozproszoną”.

Oszczędza to mnóstwo czasu, ponieważ pracownicy biura rachunkowego nie wklepują dokumentów kolejny raz do systemu, lecz mogą skupić się na ich sprawdzeniu i weryfikacji poprawności, na czym przecież najbardziej mi zależy. Jeśli jednak okaże się, że istnieje potrzeba wprowadzenia jakichś dokumentów bezpośrednio przez biuro rachunkowe, z tym również nie będzie problemów, ponieważ system jest bardzo intuicyjny, a jego praca ergonomiczna. Dodatkowo będzie on pilnował poprawności wprowadzania np. dokumentów kosztowych dotyczących specyficznych terminów i sposobów odliczeń podatku.

W systemie CDN OPT!MA wprowadzony został również specjalny moduł CDN OPT!MA Biuro Rachunkowe, który ułatwia pracę, organizując całe biuro rachunkowe, a także znacznie upraszcza i automatyzuje kontakty z klientami.

Nr 2/2007

Moduł Biuro Rachunkowe pozwala dokładnie zaplanować pracę biura, kontroluje terminowość wykonania poszczególnych etapów obsługi klienta, przez co wiadomo, np. dla którego klienta zostały już zaksięgowane dokumenty, a dla których klientów dokumenty jeszcze należy zweryfikować lub zatwierdzić. Moduł dokładnie kontroluje również najważniejsze elementy obsługi klienta, czyli deklaracje podatkowe. Gdy zastanowimy się, że dla każdego ze swoich klientów biuro wylicza kilka deklaracji, zaliczek –a tych klientów może być 50, 100, 200, a nawet więcej – to sterta dokumentów na biurku rośnie w strasznym tempie i osiąga pokaźne rozmiary. Te wszystkie deklaracje trzeba wydrukować, dokładnie podpisać, a potem zanieść lub wysłać do odpowiedniego Urzędu Skarbowego w nieubłagalnych terminach.

Jako wynik comiesięcznej pracy biura rachunkowego klient będzie otrzymywał dokładne raporty o zobowiązaniach podatkowych, sytuacji finansowej firmy i to w terminach najbardziej mu odpowiadających.

Raporty takie wykonywane są w module Biuro Rachunkowe automatycznie, dla dowolnej liczby klientów.

Wystarczy kliknąć i cała informacja dla klienta zostaje przygotowana, potem tylko szybka wysyłka mailem i już klient otrzymuje całościowy obraz sytuacji swojej firmy – nie musi zatem dzwonić, ani tym bardziej chodzić do biura rachunkowego.

Nasuwa się pytanie, czy taka działalność jest opłacalna. Przecież biuro rachunkowe też „prowadzi firmę”, też płaci podatki i też musi konkurować z innymi doradcami podatkowymi oraz biurami rachunkowymi. W module CDN OPT!MA Biuro Rachunkowe znajdują się doskonałe narzędzia do kontroli rentowności obsługi klientów oraz do weryfikacji efektywności pracy księgowych. Dają one dokładną informację, ile dokumentów wprowadzono do dowolnej bazy danych, ile zostało wyliczonych deklaracji, ile stworzonych zapisów księgowych lub wygenerowanych dekretów. Klienci biura niekoniecznie wiedzą, co to są dekrety, ale jeśli od liczby dokumentów będzie zależeć kwota, jaką zapłacą za usługę biura, ucieszy ich z pewnością informacja, że tak dokładne raporty są dostępne w module Biuro Rachunkowe.

W moduł wbudowany jest także rejestrator czasu pracy, który śledzi praktyczne każdy ruch pracownika biura. Rejestruje, ile czasu pracownicy poświęcają obsłudze poszczególnych klientów, ile czasu spędzają na wprowadzaniu i księgowaniu dokumentów.

Mogą też sprawdzić, jak dużo czasu pochłonęły indywidualne konsultacje z klientami lub wizyty w urzędach czy też rozmowy telefoniczne.

Na koniec kilka słów o bezpieczeństwie danych klientów. Kopie bezpieczeństwa wykonywane mogą być bardzo często, ponieważ w module Biuro Rachunkowe dostępne są automatyczne operacje administracyjne.

Nowoczesne zarządzanie

13

PRACOWNIK

Na razie wszystko się udaje.

Firma świetnie prosperuje.

Zmieniłem siedzibę sklepu (już nie mała budka, tylko solidny pawilonik), a także zatrudniłem kilka osób. No właśnie.

Zatrudnienie. Nie sądziłem, że to taka skomplikowana sprawa. Na szczęście moje biuro rachunkowe poprowadzi też obsługę kadrowo-płacową.

Pracujący tam ludzie stwierdzili, że dla nich to żaden problem, ponieważ mają do tego porządny program komputerowy.

Zdziwiłem się, że nazywa się tak samo jak ten u mnie w firmie.

Kadry i Płace – nierozłączna para Istotną funkcją CDN OPT!MA jest ułatwienie obsługi kadrowej i płacowej w danej firmie. Ze względu na specyfikę i dużą ilość gromadzonych danych w module tym wyodrębniono poszczególne grupy tematyczne.

Wszystkie informacje związane z ewidencją danych kadrowych dostępne są z poziomu Kadry.

W Kadrach dopisujemy nowych pracowników, ustalamy/zmieniamy im stawkę zaszeregowania, uzupełniamy listę periodycznie wypłacanych dodatków, zawieramy umowy cywilnoprawne, zgłaszamy pracowników do ubezpieczeń społecznych (ZUA, ZCNA, ZCZA, ZZA), odnotowujemy czas pracy i nieobecności, ustalamy limity urlopu wypoczynkowego.

W celu zminimalizowania ryzyka popełnienia błędu w programie zastosowano serię ‘podpowiedzi’, np. po wybraniu danego kodu tytułu ubezpieczenia program automatycznie uzupełnia rodzaj ubezpieczenia i datę jego obowiązywania.

W kadrach mamy możliwość wyświetlania listy wszystkich osób wpisanych do bazy danych, zawężenie tej listy do pracowników etatowych, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, osób, z którymi nie mamy nawiązanego stosunku pracy (bez zatrudnienia). Dostępna jest również lista właścicieli. Dodatkowo możemy skorzystać z panelu wyszu-

14

Nowoczesne zarządzanie

kiwania, który zwiększa nam kryteria filtrowania listy pracowników.

Wykorzystanie funkcji Aktualizacji zapisu powoduje, że wszelkie modyfikacje związane np. ze zmianą stanowiska, adresu, stawki zaszeregowania są zapisywane w programie. Dzięki temu tworzona jest historia zatrudnienia pracownika. Istotne jest, że dane osoby (pracownika) wpisywane są do systemu tylko raz i są one widoczne w pozostałych modułach programu.

Zanim przystąpimy do liczenia wypłat, musimy jeszcze określić, na ilu i jakich listach będziemy je realizować. Definiowanie odpowiednich list odbywa się z poziomu List płac.

Jest to miejsce, w którym wyświetlane są wszystkie utworzone przez użytkownika systemu listy wypłat.

Analogicznie jak na innych listach mamy tutaj możliwość filtrowania, czyli zawężania listy wg podanych przez nas

parametrów. Parametrami mogą być: rodzaj listy (etat, umowa, inna, zaliczka, pożyczka, właściciel), stan listy (bufor, zamknięta, zaksięgowana), rok i miesiąc wypłaty. Tworząc nową listę: • określamy okres, za który będziemy liczyć wypłaty, • wybieramy schemat numeracji, który determinuje rodzaj listy, • podajemy datę wypłaty, co z kolei skutkuje ustaleniem miesiąca i roku deklaracji.

Dlaczego na to zwracamy uwagę?

W programie tworzymy deklaracje rozliczeniowe ZUS i przeliczamy podatek dochodowy. W momencie liczenia tych deklaracji program sprawdza właśnie miesiąc i rok deklaracji z listy płac. Miesiąc i rok deklaracji ma też wpływ na uwzględnianie w wypłacie kosztów uzyskania i ulgi podatkowej.

Dla ułatwienia w programie mamy

Rys. 1 Wydruk kwitka wypłaty pracownika

Nr 2/2007

Nr 2/2007

go z listy) i kolejną dla pracowników.

Gdyby pan Jan zatrudniał osoby niepełnosprawne i zgłosił się do PERON, pozostałoby jeszcze naliczenie deklaracji SOD. Deklaracje ZUS wczytujemy do programu Płatnik, deklaracje PFRON

do programu SOD OffLine, skąd zostają przesłane do odpowiednich instytucji.

Uff i to już prawie koniec. Pozostaje wydrukowanie list płac i rozliczenie płatności.

PRACOWNIK

już zdefiniowanych 7 schematów numeracji (E, I, U, Z, P, W, BO). Kiedy listy płac są już utworzone, zaczyna się najciekawsza cześć, czyli wyliczanie, ile, komu i dlaczego się należy.

Przystępując do liczenia, w Wypłatach pracowników wybieramy daną listę. W systemie mamy 2 sposoby liczenia: seryjnie, dla zaznaczonych pracowników, lub dla każdego z nich indywidualnie. Ten pierwszy sposób jest wskazany w sytuacji, gdy wszystkie dane, w szczególności dodatkowe elementy wynagrodzenia (dodatki) są odnotowane u pracownika. W przypadku rozliczania nieobecności (zwolnienie lekarskie, macierzyńskie, urlop) mamy możliwość przeanalizowania kwot, które zostały uwzględnione do wyliczania danej podstawy. A co zrobić, gdy informacja o nieobecności została dostarczona po naliczeniu wypłaty?

Tutaj program też nie pozostawi nas bez pomocy. Istnieje możliwość rozliczenia tej nieobecności w kolejnej wypłacie. Wystarczy na liście płac zaznaczyć, że ma być ona liczona „miesięcy wstecz 1”. Pamiętajmy również o stworzeniu listy płac dla właściciela.

W wypłacie dla pana Jana wyliczy się składki ZUS, które następnie zostaną wykazane na odpowiedniej deklaracji przesłanej do ZUS. Wyliczenie list płac to jeszcze nie koniec działań. W tej chwili możemy przystąpić do wyliczenia Deklaracji. Zaczynamy od podatków – tworzymy raport pomocniczy do deklaracji PIT-4R. Jeśli w danym miesiącu wystąpiły wypłaty objęte zryczałtowanym podatkiem dochodowym, generujemy raport pomocniczy do deklaracji PIT-8AR. Później, do końca stycznia następnego roku lub w przypadku zamknięcia firmy (mamy nadzieję, że na razie firmie Jana to nie grozi) będzie tworzona deklaracja PIT-4R i PIT-8AR. Po podatkach przyszedł czas na składki ZUS. W zależności od tego, jak została dokonana rejestracja w ZUS, mamy możliwość wygenerowania wspólnej deklaracji rozliczeniowej, czyli takiej, na której wykażemy właściciela i pracowników, lub oddzielnych deklaracji. W tym drugim przypadku należy wyliczyć deklarację dla właściciela (wybieramy

Rys. 2 Lista raportów pomocniczych do PIT-4R

Rys. 3 Lista zapisów historycznych pracownika

Rys. 4 Formularz listy płac etatowej za okres 08’2007 z opcją miesięcy wstecz=1

Nowoczesne zarządzanie

15

WORKFLOW

Pora na wrzucenie piątego biegu. Zostałem hurtownikiem.

Zaopatruję sklepy i warsztaty, które mają cokolwiek wspólnego ze światłem. Przyznam, że trochę zacząłem się w tym wszystkim gubić. Co, gdzie, ile, jak, na kiedy? Nawet nie sądziłem, że opanowanie tego wszystkiego będzie takie proste.

Wszystkie informacje i dokumenty mam w jednym i tym samym systemie informatycznym, na którym firma działa od samego początku.

Genialne w swej prostocie.

Czas to pieniądz – zorganizuj pracę swojej firmy Współczesne firmy funkcjonują w gąszczu olbrzymiej ilości różnorodnych informacji. Zewnętrzny smog informacyjny przedziera się również w głąb przedsiębiorstwa, dezorganizując pracę. Jeśli dodatkowo firma prężnie się rozwija, ustawicznie wzbogaca ofertę handlową i zdobywa kolejnych klientów, powstaje potrzeba sprawnego zarządzania procesami zachodzącymi w firmie. Czy jednak tylko procesami wewnętrznymi?

Managerowie często porównują firmę do ryby, a otoczenie do wody. Żadne przedsiębiorstwo nie może istnieć bez klientów, dlatego też tak istotne jest utrzymanie jak najlepszych relacji z klientami, na które negatywnie może wpływać harmider panujący w firmie.

Jak zatem skutecznie podnosić jakość obsługi klientów i przetwarzać informacje zgromadzone na temat otoczenia?

Z pomocą przychodzi moduł CDN OPT!MA CRM (ang. Customer Relationship Management) wspomagający zarządzanie relacjami z klientami oraz organizację pracy, np. naszych handlowców. Moduł CRM pozwala sprawnie kontrolować wszelkie zadania wykonywane przez pracowników. Nie ma znaczenia, czy chcemy przeglądać zadania związane z danym klientem, przypisane konkretnemu pracownikowi, wykonane

16

Nowoczesne zarządzanie

lub nie, czy też zadania związane z konkretnym wątkiem. Dla przykładu – firma może zaplanować działania marketingowe złożone z kolejnych etapów, za które odpowiedzialni będą różni pracownicy. Nie można przy tym wszystkim nie docenić możliwości sprawdzenia w momencie sprzedaży czy też rozmowy telefonicznej z klientem historii kontaktów i zaplanowania kolejnych zdarzeń. Wszystkie zdarzenia możemy wygodnie przeglądać w terminarzu.

Jan CuDNy jako szef firmy, korzystając z terminarza, może szybko podejrzeć zadania przypisane jego pracownikom i bezpośrednio z poziomu tegoż terminarza modyfikować je lub dodawać kolejne. Terminarz pozwala znaleźć odpowiedź na pytania: co? gdzie? na kiedy?

Dotarcie do właściwej informacji zapisanej w module CRM daje jeszcze jedną bardzo ważną korzyść: uniezależnienie się od wiedzy o klientach posiadanej tylko przez pracowników.

Skrzętne zapisywanie wszelakich informacji na temat klientów firmy BULB może być bardzo przydatne.

Dodatkowo z zadaniami i kontaktami możemy kojarzyć różne dokumenty, tak aby łatwiej odnaleźć się w gąszczu informacji. Dzięki temu pracownik może do zrealizowanego zadania podpiąć dokument potwierdzający np.

wydanie z magazynu części zamiennych do naprawy neonu lub też projekt nowego neonu. Kojarzone mogą być dokumenty, które wprowadzono do CDN OPT!MA oraz dowolne inne pliki.

Mówiąc o dokumentach, widzimy przede wszystkim sterty piętrzących się papierów. Możemy skutecznie zaprowadzić w nich porządek, posegregować je, podzielić np. na dokumenty przychodzące i wychodzące oraz zapisać w wirtualnej bibliotece dokumentów. Takie możliwości od wersji trzynastej będzie dawać CDN OPT!MA Sekretariat. Moduł ten ma nas wesprzeć w organizacji pracy biura, elastycznie dostosowując się do schematu działania naszego przedsiębiorstwa. Jeśli więc Jan CuDNy chce przeglądać zarchiwizowane dokumenty według typu dokumentów, koloru neonów lub nawet według poszczególnych realizowanych projektów, może sam zorganizować pracę biura zgodnie z potrzebami. Wystarczy opisać dokument odpowiednimi słowami kluczowymi, według których będziemy później je wyszukiwać.

Prócz wprowadzania dokumentów zeskanowanych do biblioteki dokumentów lub dokumentów w formacie PDF czy też innym będzie można kojarzyć je z dokumentami widocznymi na listach dokumentów CDN OPT!MA

Nr 2/2007

WORKFLOW

oraz z innymi elementami. Dla przykładu – do karty nowego klienta będzie można podpiąć podpisaną z nim umowę (dokument zapisany jako plik programu MS Word lub np. skan tej umowy), a do wprowadzanego do modułu Handel zamówienia będzie można przypisać np. dokument opisujący projekt neonu, którego dane zamówienie dotyczy.

Moduł Sekretariat pozostawia tu pełną dowolność. Powiązanie dokumentów i plików można swobodnie śledzić w obie strony: niezależnie poprzez moduł Handel można sprawdzić dokumenty powiązane z danym zamówieniem lub z poziomu biblioteki dokumentów – zbadać, z jakimi dokumentami CDN OPT!MA powiązany jest dany projekt.

Naturalnie sama ewidencja przeróżnych dokumentów i plików oraz kojarzenie ich i swobodne wyszukiwanie to nie wszystko, co pomoże nam w zaprowadzeniu porządku w dokumentach. W firmie, w której za realizację jednego procesu odpowiedzialnych jest wiele osób, istotna staje się kontrola obiegu dokumentów, dlatego zadania związane z dokumentem na danym etapie będzie można zapisać w module CRM. A co, jeśli jesteśmy poza firmą, a chcemy sprawdzić, co słychać?

Możemy skorzystać z CDN OPT!MA Podgląd i sprawdzić sytuację finansową naszej firmy, a w niedalekiej przyszłości będziemy mogli zaproponować CuDNemu rozwiązanie, które pozwoli zweryfikować również poprzez Podgląd np. zadania zapisane w module CRM. Gdzie jest przewaga modułu Podgląd? Właściciel firmy ma szansę przeglądać dane finansowe z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu na świecie.

Wykorzystując przeglądarkę internetową, może czytać różne raporty.

A wszystko po to, aby jak najlepiej zarządzać informacją w firmie i mieć do niej łatwy dostęp.

Rys. 1 Zadania widoczne w terminarzu

Rys. 2 Wyszukiwanie w module CRM zadań powiązanych i podglądanie szczegółów zadania

Rys. 3 Okno sprzedaży dedykowanej przedstawiające najważniejsze informacje na temat klienta

Nr 2/2007

Nowoczesne zarządzanie

17

SEREWIS

Szklana rurka + gaz = neon.

To kolejna luka na rynku, jaką zauważyłem. Kilka urządzeń, pracownicy, materiały, jedna maszyna i ruszyłem z prostą produkcją. Jeśli neon zostanie uszkodzony przez burzę lub po prostu skończy swój żywot, potrzebny jest sprawny serwis.

Za kolejnym pomysłem idzie szybka realizacja. Nic prostszego, jeśli ma się sprawne narzędzie do zarządzania produkcją i serwisowaniem.

Moja firma ma.

Prosta produkcja i usługi serwisowe Szklana rurka + gaz = neon, to nowy pomysł firmy Janka CuDNego, która notabene rozwija się w błyskawicznym tempie – tylko pozazdrościć. Potrzebuje zatem coraz więcej funkcji, by w łatwy sposób wspierać swoje procesy biznesowe. Jest oczywiste, że kolejny etap rozwoju biznesu wymaga optymalizacji i wykorzystania systemu zarządzania, który rośnie z firmą Janka CuDNego.

Ten etap w module Handel to działanie nazwane kompletacją, czyli prosta produkcja pozwalająca na zarządzanie procesem wykorzystania surowców na etapie produkcji. Towary złożone

to dla firmy BULB – „Z nami zabłyśniesz” te właśnie produkty, które Jan CuDNy będzie kompletował w ramach pracy z wykorzystaniem modułu Handel.

Każdy z towarów złożonych posiadać może nieskończenie wiele receptur, a towary wchodzące w skład receptury mogą być dostępne w róż‑ nych magazynach w Systemie.

Kompletację obsługuje specjalny dokument o nazwie przyjęcie wewnętrzne produkcji (PWP), w którym możemy wybrać recepturę. Z takiej receptury będziemy korzystać w trakcie kompletacji. System umożliwi także

Rys. 1. Przyjęcie zlecenia serwisowego – naprawa neonu

18

Nowoczesne zarządzanie

przygotowanie dokumentów korek‑ cyjnych do dokumentów produkcji.

Dla każdego dokumentu PWP automa‑ tycznie stworzy się dokument rozchodu wewnętrznego składników (RWS), co pozwoli na szybsze generowanie dokumentów kompletacji. Dokument RWS będzie zawierać wszystkie towary wchodzące w skład receptury użytej w dokumencie PWP do wyprodukowania danej partii produktu. Innymi słowy jest to rozchód towarów, które zużyli‑ śmy w produkcji neonów.

Wiemy także, jaki dokument RWS został wygenerowany do danego dokumentu PWP, więc w łatwy sposób jesteśmy w stanie prześledzić powią‑ zanie dokumentów.

Proces kompletacji to tylko jedna z funkcji wykorzystywana w związku z produkcją neonów. Firma BULB udziela gwarancji na sprzedane neony, a to wymaga prowadzenia działu serwisu. Moduł Serwis to narzędzie, które pozwoli na przygotowanie dokumentów zleceń serwisowych. Co więcej, moduł ten pozwala przyporządko‑ wać serwisantów do poszczególnych zleceń, wskazywać, jakie czynno‑ ści i części na zlecenie serwisowe są zużyte, czy też rezerwować czas dla serwisanta w terminarzu.

Niewątpliwą zaletą jest pełna integracja CDN OPT!MA, a zatem również modułu Serwis z modułem Handel. Dzięki temu za usługi serwisowe można wystawić fak‑ turę sprzedaży czy też paragon.

Nr 2/2007

PRODUKCJA

Coraz większe wyzwania.

Czas na coś więcej niż tylko neony. Oświetlane tablice na przystankach, świecące szyldy hoteli i restauracji, rynek jest naprawdę spory. Jakość produktu i usług posprzedażowych to dla mnie spójna oferta handlowa. Kto stoi w miejscu, ten się cofa. Inwestuję w kolejne maszyny, nową halę, zatrudniam kolejnych pracowników.

Najważniejsza rzecz – nowy system, koniecznie klasy ERP, dający większe możliwości, elastyczny. Niby nowy, a jednak dobrze znany. To nie przypadek.

Podnosimy jakość produktu i usług posprzedażowych, sięgając po rozwiązania klasy ERP Firma BULB staje przed nowymi wyzwaniami. Rynek dynamicznie się rozwija, a Jan CuDNy bardzo chętnie zagospodaruje nowe, wolne obszary rynku. Tylko jak to zrobić? Najlepszą metodą jest inwestycja w nowe hale produkcyjne, maszyny oraz zwiększenie zatrudnienia. Nowe inwestycje powinny też iść w parze ze wzrostem jakości oferowanych produktów.

Jak połączyć te wszystkie elementy układanki w jedną spójną całość?

Najlepszą odpowiedzią jest wysokiej klasy system ERP, który poprawi obsługę klienta oraz obniży koszty produkcji i skróci czas dostawy gotowych wyrobów do klientów.

Pierwszym krokiem powinno być wprowadzenie maszyn oraz pracowników do systemu CDN XL. Są oni obiektami produkcyjnymi, posiadającymi własne kalendarze oraz listy funkcji, które pełnią w procesie produkcji. Dzięki takiemu rozwiązaniu można efektywnie planować produkcję, ponieważ wiadomo, czy dany pracownik jest aktualnie dostępny, czy jest na zwolnieniu lekarskim.

Informacje o czasie pracy mogą być wprowadzane bezpośrednio do modułu produkcja, a następnie eksportowane do modułu kadrowopłacowego lub importowane z tegoż modułu.

Jan CuDNy, chcąc obniżyć koszty produkcji, powinien zacząć od moni-

Nr 2/2007

torowania ich poziomu. Dla każdego pracownika oraz maszyny można wprowadzić stawkę, która powinna być wliczona w koszt jednostkowy wytworzenia produktu. Stawka ta może być liczona za czas pracy lub za liczbę wykonanych sztuk.

Po wprowadzeniu do systemu CDN XL maszyn i pracowników przyszedł czas na określenie sposobu wytwarzania oświetlonych tablic na przystankach czy świecących szyldów hoteli i restauracji. Z pewnością nie będzie to takie proste jak recep-

tura „szklana rurka + gaz = neon”, ponieważ w tym wypadku elementów jest znacznie więcej.

W pierwszej kolejności należy określić czynności, jakie są niezbędne do wytworzenia np. świecącego szyldu, oraz ich kolejność. W systemie CDN XL sprowadza się to do zdefiniowania czynności produkcyjnych.

Następnie dla każdej z nich można określić niezbędne obiekty produkcyjne oraz listę surowców i ich ilość.

Teraz pozostaje jedynie zdefiniować planowany czas trwania każdej czyn-

Rys. 1. Technologia produkcyjna

Nowoczesne zarządzanie

19

PRODUKCJA Rys. 2. Kalendarz pracownika

Rys. 3. Koszt wykorzystania obiektu w procesie produkcji

ności i sposób wytworzenia świecącego szyldu jest gotowy!

System CDN XL pozwala również na tym etapie efektywnie monitorować poziom kosztów produkcji i dzięki temu go optymalizować. Dla każdej czynności można bowiem określić jej planowany koszt, każdy surowiec zaś może być pobierany do produkcji po cenie zakupu lub cenie ewidencyjnej. Dzięki temu koszt, po którym świecący szyld zostanie przyjęty do magazynu, będzie zawierał nie tylko koszt surowców, ale również koszt robocizny czy uzasadnioną część kosztów pośrednich.

20

Nowoczesne zarządzanie

Operacje dotychczas opisane miały na celu przygotowanie procesu produkcyjnego. Teraz przyszedł czas na jego zaplanowanie i realizację.

W zaplanowaniu produkcji pomocny może okazać się raport Bilansu Stanu, który sprawdzi, ile produktów należy wyprodukować, aby pokryć zapotrzebowanie od klientów.

Na tej podstawie możliwe jest wygenerowanie Zlecenia Produkcyjnego.

Podczas procesu planowania zlecenia produkcyjnego system CDN XL sprawdzi, czy firma BULB dysponuje wystarczającą ilością surowców, a na brakującą część pozwoli wygenerować zamówienia do dostawców.

Poza tym CDN XL utworzy harmonogram realizacji zlecenia, który będzie zawierał ramy czasowe dla poszczególnych czynności oraz przydzieli do nich pracowników i maszyny.

Na podstawie takiego harmonogramu można utworzyć karty pracy, które będą podstawą do wprowadzania realizacji produkcji. Cały proces planowania produkcji pozwoli na optymalizację wykorzystania maszyn i pracowników, a ponadto spowoduje obniżenie kosztów magazynowania surowców.

Jan CuDNy dzięki zastosowaniu systemu CDN XL obniżył koszty produkcji oraz skrócił czas dostawy produktów do klientów. Pozostaje pytanie, w jaki sposób można poprawić obsługę klienta? W systemie CDN XL możliwości jest wiele, ale jedną z najbardziej oczywistych jest polepszenie jakości serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego sprzedawanych produktów poprzez zastosowanie modułu Serwis i Remonty.

Moduł ten pozwala na rejestrację sprzedanych produktów wraz z wieloma szczegółowymi informacjami, takimi jak numery seryjne czy data gwarancji. Na podstawie zarejestrowanych danych można podjąć właściwą decyzję, gdy klient składa reklamację na zakupione produkty.

W przypadku przyjęcia reklamacji istnieje możliwość wygenerowania zlecenia serwisowego, które pozwoli zdefiniować czynności serwisowe oraz przydzielić niezbędne materiały. Cały proces może zakończyć się wygenerowaniem faktury za wykonane czynności oraz zużyte materiały.

Firma BULB może stawić czoła nowym wyzwaniom. Dzięki zastosowaniu modułu produkcja z systemu CDN XL oferuje nowe, zaawansowane technicznie produkty o wysokiej jakości i po bardzo konkurencyjnych cenach. Dodatkowo może szybko dostosować ofertę do potrzeb rynku, ponieważ proces produkcji jest planowany. Zastosowanie modułu Serwis i Remonty umożliwia zwiększenie poziomu satysfakcji klientów z jakości oferowanych usług.

Wszystkie opisane rozwiązania pozwalają skuteczniej konkurować na rynku oraz szybciej dostosować się do zmian.

Nr 2/2007

LOGISTYKA

Współpraca z kontrahentami wymaga naprawdę sporo czasu i energii. Jak zjeść ciastko i mieć ciastko? Najwyższy czas zaprzęgnąć do pracy Internet i zautomatyzować współpracę z kontrahentami. Nowoczesny system informatyczny daje przecież takie możliwości od ręki.

Szybko rozwiązałem też kwestię braku powierzchni magazynowej.

Materiały wędrują na palety i do magazynu wysokiego składowania. Dodatkowo, aby gotowe produkty nie zajmowały miejsca na hali, wprowadziłem dostawy just in time. Czuję się jak prawdziwy strateg.

Zarządzanie łańcuchem dostaw Zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) w systemie CDN XL optymalizuje sposoby pozyskiwania towarów, surowców i półproduktów potrzebnych firmie do wytworzenia produktów, usprawnia procesy produkcji oraz rozszerza metody dostarczania gotowych wyrobów klientom. Dzięki opcji rejestrowania ofert i zamówień sprzedaży oraz dostępowi do archiwalnych dokumentów sprzedażowych istnieje możliwość dokładnego planowania popytu. Możliwa staje się produkcja pod konkretne zamówienie (MTO) w zamian za produkcję na magazyn (MTS). Jeśli podczas planowania produkcji okaże się, że brakuje surowców do niej potrzebnych, planowanie odbędzie się z uwzględnieniem terminu dostawy tego surowca.

Możliwe jest również wygenerowanie zamówień zakupu lub zamówień wewnętrznych bezpośrednio ze zlecenia produkcyjnego. Podczas generowania zamówień zakupu, z karty towaru automatycznie pobierane są dane o domyślnym dostawcy towaru, wynegocjowanej cenie zakupu oraz terminie dostawy.

Dzięki temu, że system CDN XL jest kompatybilny z platformą Comarch ECOD, czyli rozwiązaniem komunikacyjnym EDI, możliwe staje się usprawnienie współpracy pomiędzy partnerami procesu handlowego

Nr 2/2007

poprzez wysyłanie i odbieranie elektronicznych zamówień, faktur, stanów magazynowych, cenników, katalogów produktów i innych dokumentów handlowych.

System w pełni obsługuje kody kreskowe. Przy pomocy czytników kodów kreskowych można automatycznie zidentyfikować towary i produkty.

Poprzez wykorzystanie platformy IZAM możliwa jest integracja wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych firmy przy użyciu Internetu. Klienci poprzez stronę WWW mogą przeglądać stany magazynowe, składać zamówienia zakupu, oglądać swoje płatności.

Ponadto system CDN XL umożliwia rejestrowanie wysyłek towaru do klientów, tworzenie dokumentów transportowych (specyfikacja i list przewozowy) oraz śledzenie historii wysłanego towaru. Podczas generowania dokumentów transportowych można posłużyć się listami tras i samochodów zdefiniowanymi w systemie.

System CDN XL wspiera obsługę Magazynów Wysokiego Składu.

Funkcjonalność zarządzania położeniem w magazynie umożliwia ewidencjonowanie każdego działania, które powoduje wydanie, przyjęcie lub przemieszczenie towaru w maga-

zynie z zachowaniem mechanizmów kontroli i optymalizacji. Do głównych cech systemu należą: • obsługa operacji magazynowych, • zarządzanie przestrzenią magazynową, • dostarczanie informacji kierownictwu.

Każdy magazyn podlegający zarządzaniu w systemie posiada zdefiniowaną strukturę. Polega to na utworzeniu listy dostępnych miejsc, w których towar może być składowany.

Podczas wystawiania dokumentu przyjęcia towaru do magazynu system proponuje rozmieszczenie towaru w odpowiednich lokalizacjach (takich, które mają odpowiednie wymiary, pojemność i nośność), według zdefiniowanego indywidualnie dla każdego klienta algorytmu optymalizującego. Podobnie podczas wystawiania dokumentu wydania towarów z magazynu system po wpisaniu ilości danego towaru proponuje pobranie go z odpowiednich lokalizacji wg parametrów optymalizacji. Dodatkowo istnieje możliwość przemieszczania towaru pomiędzy lokalizacjami wewnątrz magazynu.

Obsługa przyjęć, wydań magazynowych i inwentaryzacji może być w pełni realizowana przy pomocy radiowych kolektorów danych.

Nowoczesne zarządzanie

21

LOGISTYKA

Zamówienia przez Internet – rozwiązanie dla stałych klientów i sieci partnerskiej Jan CuDNy stawia sobie ambitne cele.

Firma BULB dynamicznie się rozwija, czego efektem jest zwiększenie liczby zamówień. W jaki sposób obsłużyć wzrastającą liczbę transakcji i jednocześnie nie zwiększać kosztów pracy?

Można obniżyć płace i zatrudnić większą liczbę osób, ale nie wpłynie to dobrze na motywację najlepszych pracowników. Znacznie korzystniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie zintegrowanego systemu ERP CDN XL wraz z modułem zamówień internetowych.

W systemie CDN XL zamówienia mogą zostać wprowadzone na kilka sposobów. Pierwszy, tradycyjny sposób polega na wprowadzeniu

dokumentu ręcznie do systemu.

Dzięki zastosowaniu wspólnej listy kontrahentów oraz towarów ograniczona zostaje możliwość popełnienia błędu. Ciekawą funkcjonalnością jest kontrola marży minimalnej dla towaru. Sprawdza ona, czy cena sprzedaży, która została wpisana przez operatora, zapewnia uzyskanie minimalnej marży zdefiniowanej dla towaru. Jeżeli użytkownik wprowadzi za niską cenę, wówczas wyświetli się stosowny komunikat na ekranie. System może ponadto automatycznie zwiększyć cenę do poziomu, który zapewnia uzyskanie marży minimalnej.

Rys. 1. Okno logowania do internetowej platformy zamówień

Rys. 2. Indywidualny wygląd internetowej platformy zamówień

22

Nowoczesne zarządzanie

Warto zwrócić szczególną uwagę na pozostałe metody wprowadzania zamówień. W tym celu można wykorzystać sieć Internet, elektroniczną wymianę dokumentów EDI lub aplikację dla mobilnych przedstawicieli handlowych, czyli ECOD Agent.

Przyjrzyjmy się bliżej pierwszej z opcji, a więc sieci Internet. System CDN XL pozwala na rejestrowanie zamówień z wykorzystaniem dwóch rodzajów aplikacji WWW – e-sklepu oraz modułu iZam, który umożliwia współpracę klientom zarejestrowanym w CDN XL. Po autoryzacji klient może sprawdzić stan realizacji złożonych zamówień oraz stan płatności lub dostępny limit zadłużenia. Ponadto operator ma dostęp do listy oferowanych towarów wraz z informacją na temat dostępności danego artykułu. Jeżeli limit kredytu nie został przekroczony, wówczas klient może utworzyć zamówienie, które automatycznie zostanie przesłane do systemu CDN XL. Moduł iZam usprawnia komunikację z klientem, ponieważ aktualna oferta dostępna jest na bieżąco, a ponadto złożone zamówienie zostaje automatycznie dodane do CDN XL. Niezależnie od metody wprowadzenia, każde zamówienie w CDN XL jest podstawą do generowania innych dokumentów handlowych lub magazynowych. Powoduje to zmniejszenie nakładu pracy, ponieważ operator nie musi wypisywać faktury sprzedaży od początku. Mechanizm ten niweluje też liczbę potencjalnych błędów, które operator mógłby popełnić.

Przez zastosowanie systemu CDN XL, a w szczególności modułu zamówień internetowych, firma BULB może spokojnie spoglądać w przyszłość. Czas obsługi został skrócony, co zwiększa satysfakcję klientów. Pracownicy firmy BULB nie muszą ręcznie wprowadzać zamówień, co pozwala obsłużyć większą ich liczbę, bez konieczności wzrostu zatrudnienia w firmie. Jan Cudny, używając CDN XL, zwiększył jakość obsługi klienta i dzięki temu może stawiać sobie kolejne ambitne cele.

Nr 2/2007

SIEĆ DETALICZNA

Trwają zaawansowane prace nad rozwojem sieci sprzedaży mojej firmy. Punkty, w których można znaleźć nawet najmniejszą diodę, kupić oświetlenie dla całego domu, a nawet zrealizować pełną iluminację siedziby swojej firmy pojawią się w Szczecinie, Będzinie i Garwolinie. To na początek.

Tylko jak mieć nad wszystkim kontrolę, informację o tym, co się dzieje w terenie, jakie neony czy żarówki sprzedają się lepiej lub gorzej? Ciekawe, czy mój obecny system daje takie możliwości. Idę o zakład, że tak.

Rozwój i zarządzanie siecią sprzedaży detalicznej Sieć sklepów detalicznych może być obsługiwana w dwóch modelach – trybie offline i w trybie online. W trybie offline, czyli bez bezpośredniego połączenia, każdy ze sklepów detalicznych posiada własną bazę, aktualizowaną z bazą centralną. Sklepy rejestrują operacje, a następnie transakcje przesyłane są do centrali. Operacje sklepu widoczne są w bazie centralnej po ich przesłaniu. Najczęściej stosuje się dobową synchronizację transakcji.

Podobnie wygląda przesłanie dostawy do sklepu: najpierw operacja zostaje zarejestrowana w bazie centralnej, a następnie transakcje są przesyłane do odpowiedniej bazy sklepu. Proces przesyłania danych może zostać zautomatyzowany. W trybie online, czyli przy wykorzystaniu zdalnego bezpośredniego połączenia, sklep detaliczny działa na tej samej bazie co centrala.

Wszystkie operacje sklepu są od razu widoczne w bazie centralnej.

Oprogramowanie CDN OPT!MA Offline zostało skonfigurowane do współpracy z CDN XL. Wszystkie operacje rejestrowane po stronie sklepu wykorzystującego CDN OPT!MA Offline

Nr 2/2007

finalnie znajdują się w systemie CDN XL. Centrala decyduje, jakie dane wysyła do sklepu: karty kontrahentów, karty towarów, ceny, dostawy z magazynu centrali do sklepu. Sklep przesyła do centrali: kontrahentów, dokumenty sprzedaży, dokumenty wynikowe inwentaryzacji, faktury zakupu, raporty kasowe, zamówienia sklepu z magazynu centralnego. Funkcje dostępne w tym programie pozwalają na samodzielność sklepu. W ekstremalnym przypadku sklep może działać przez jakiś czas bez synchronizacji z centralą, w której odbywa się zarządzanie dostępem, zakładanie operatorów czy zakładanie towarów. W kwestii cen sprzedaży współpracę centrali ze sklepem można skonfigurować na kilka sposobów: centrala wysyła wszystkie ceny sprzedaży lub wybrany cennik, bądź też sklep sam zarządza cenami.

Funkcjonalność rabatów przydzielonych przez centralę na karcie kontrahenta np. stałym klientom i zapisanych promocji jest zachowana również po stronie OPT!MY Offline. Sklep może dokonywać podstawowych operacji na dwa sposoby: z formularzy

CDN OPT!MA Offline lub wykorzystując uproszczony model wprowadzania danych CDN OPT!MA Detal . Interfejsy różnią się wyglądem i obsługą.

CDN OPT!MA Detal powstał z myślą o prostej i szybkiej obsłudze kupującego. Każdy przycisk ma informację, jaką operację obsługuje i jaki jest przypisany do niego skrót klawiaturowy.

Operację sprzedaży można wykonać bez użycia myszy, a z użyciem czytników kodów kreskowych. Uproszczony model wprowadzania danych ma swoje ograniczenia i nie obsługuje wszystkich operacji, ale jego idea jest taka, żeby wygląd był maksymalnie prosty, zatem i liczbę funkcji ograniczono do podstawowych.

Przy wykorzystaniu w sklepie pracy zdalnej z bezpośrednim połączeniem z centralną bazą danych rejestracja dokumentów odbywa się wg takich samych zasad jak w centrali.

Na potrzeby prostej obsługi klienta w systemie CDN XL został udostępniony również uproszczony model wprowadzania danych.

Nowoczesne zarządzanie

23

BUSINESS INTELLIGENCE

W firmie dzieje się teraz naprawdę dużo. Produkcja, sprzedaż, serwis – to wszystko w wielu miejscach równocześnie. Jeden wielki chaos informacyjny. Jak wyłowić te najistotniejsze dane? Jak dowiedzieć się, na której żarówce zarabiam najwięcej, jakiego koloru neony sprzedają się najlepiej? Teoretycznie wszystkie te informacje są w moim systemie, tylko jak do nich dotrzeć?

Jak na bieżąco wiedzieć, co tak naprawdę dzieje się w firmie, czyli Business Intelligence W modułach systemu CDN XL rzeczywiście zgromadzonych jest bardzo wiele danych na temat różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Teoretycznie możliwe jest dotarcie do każdej informacji na temat księgowości, płatności czy magazynów firmy, ale niejednokrotnie udzielenie odpowiedzi na pytanie, ile zarobiliśmy na sprzedaży niebieskich neonów w Wielkopolsce w ciągu poprzedniego tygodnia, czy też, jak kształtują się rzeczywiste koszty wytworzenia żarówek w stosunku do wydatków planowanych, może zająć kilka dni. Nie możemy tracić na to tyle czasu, bo poszukiwane informacje mają nam posłużyć do podejmowania różnych decyzji, np. o wysokości cen neonów czy zmianie technologii wytwarzania żarówek.

Jeśli zareagujemy za późno, możemy stracić wielu obecnych i potencjalnych klientów.

Uzyskiwanie odpowiedzi na temat funkcjonowania firmy byłoby syzyfową pracą (bo trzeba ją wielokrotnie powtarzać) wykonywaną za pomocą łopaty (bo dotarcie do potrzebnych danych nie jest łatwe), gdyby nie moduł Controlling dostępny w systemie CDN XL. Jego rolą jest właśnie udostępnienie informacji na temat sytuacji przedsiębiorstwa

i wspieranie procesu podejmowa‑ nia decyzji biznesowych w firmie.

Księga Raportów – wgląd w dane dla nie‑informatyków Oczywiście należy pamiętać, że dostęp do danych powinien być realizowany w taki sposób, aby był łatwy dla osób, które nie posiadają zaawansowanej wiedzy z zakresu informatyki. Chodzi o to, aby mogły one kilkoma kliknięciami stworzyć potrzebny raport czy analizę. Dlatego też w ramach modułu

Controlling dostępna jest Księga Raportów – narzędzie klasy Business Intelligence, czyli wspierające podejmowanie decyzji w firmie, które wykorzystywane jest do tworzenia i przeglądania zestawień analitycznych.

Osoba pracująca z Księgą tworzy raport, korzystając z dostępnej listy pól. Aby zbudować potrzebną analizę, po prostu przeciąga i upuszcza odpowiednie elementy z tej listy. Dzięki temu po chwili ogląda zestawienie przedstawiające liczbę stworzonych towa-

Rys. 1 Kostka sprzedaż – przychód i marża dla średniego kontrahenta

24

Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2007

niego adresu mogą przeglądać ważne dla nich zestawienia. Co bardzo istotne, istnieje możliwość udostępnienia informacji nie tylko pracownikom firmy, ale także klientom czy dostawcom.

Kostki analityczne – źródła wiedzy o przedsiębiorstwie W module Controlling informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw. kostkach analitycznych, z których każda jest skarbnicą informacji o konkretnym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. w zakresie sprzedaży, produkcji czy zakupów.

Swoją nazwę kostki zawdzięczają

wielowymiarowej strukturze, dzięki której możliwa jest analiza danych liczbowych (tzw. miar), np. liczby złożonych zamówień sprzedaży w różnych podziałach (np. produkt, oddział, czy czas). Co bardzo istotne, wykorzystać można równocześnie kilka podziałów, zwanych wymiarami.

Użytkownik, korzystając z wybranej kostki, może budować raporty w oparciu o listy pól odpowiadających konkretnemu obszarowi funkcjonowania firmy. W ramach modułu Controlling dostępnych jest dziesięć kostek analitycznych poświęconych następującym elementom:

BUSINESS INTELLIGENCE

rów czy uzyskaną marżę w podziale na regiony, produkt lub kontrahenta.

Raz stworzony raport nie musi być budowany za każdym razem od początku. Jeśli zostanie zapisany, użytkownik może otworzyć dane zestawienie następnego dnia czy za miesiąc. Najważniejsze jest jednak to, że jeśli struktura raportu otwartego po kilku dniach będzie taka sama, to zostanie ona wypełniona aktu‑ alnymi danymi. W efekcie możliwe jest śledzenie na bieżąco informacji na temat stanów magazynowych lub też terminowych i przeterminowanych należności przedsiębiorstwa.

Tworzone zestawienia mogą przybrać formę zarówno tabeli, jak i czy‑ telnego wykresu. Księga Raportów stwarza także możliwość wyświet‑ lenia kilku raportów jednocześnie, a także zapisania zbudowanego układu i odświeżania go w dowolnej chwili.

Co bardzo istotne, stworzone przez jednego użytkownika zestawienia mogą być udostępnione innym osobom w firmie. Dzięki temu prezes nie musi samodzielnie budować raportów, tylko poprzez jeden szybki rzut oka na przygotowane wcześniej tabele czy wykresy uzyska informację, czy wynik finansowy jest zadowalający. Przedstawiciel handlowy zaś po uruchomieniu przygotowanego dla niego raportu będzie miał wgląd w efekty swojej pracy. Istotną kwestią w firmie są także uprawnienia dostępu do informacji. Dlatego też, jeżeli uznamy, że dyrektorzy oddziałów powinni mieć dostęp jedynie do danych na temat swojej placówki, to korzystając z Księgi Raportów, szef z Krakowa nie będzie mógł oglądać informacji dotyczących oddziału wrocławskiego.

Rys. 2 Układ raportów stworzony w KR

IKR – dostęp do danych w czasie delegacji W module Controlling nie zapomniano także o osobach, które potrzebują wglądu do aktualnych danych, ale często przebywają poza biurem. W dobie internetu najlepszym sposobem na dostęp do raportów jest wykorzystanie narzędzia opartego na zwykłej przeglądarce WWW. Takim rozwiązaniem jest dostępna w module Controlling Internetowa Księga Raportów.

Użytkownicy po wpisaniu odpowied-

Nr 2/2007

Rys. 3 Praca z Internetową Księgą Raportów

Nowoczesne zarządzanie

25

BUSINESS WORKFLOW INTELLIGENCE

• Sprzedaż – umożliwia śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w rozbiciu np. na produkt, kontrahenta czy formę płatności. Kostka pozwala na uzyskanie wglądu w informację o uzyskanej marży, zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży.

• Wyniki Operacyjne – pozwala na kompleksowy wgląd w informacje na temat wyników finansowych, uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach. Jednocześnie umożliwia prowadzenie specyficznych elementów kategorii finansowych tzw. Nie-Kosztów i Nie-Przychodów.

• Płatności – zapewnia analizę informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa.

Dzięki kostce użytkownik bez trudu może uzyskać odpowiedź na pytanie, który z kontrahentów zalega ponad 60 dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też, jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie.

• Wpłaty i Wypłaty – to miejsce zapewniające wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie. Osoba korzystająca z kostki w bardzo krótkim czasie znajdzie odpowiedź na pytanie,

jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.

• Magazyn – kostka umożliwia analizę informacji na temat ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazynach przedsiębiorstwa. Dzięki temu obszarowi osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową posiadają wiedzę nie tylko o tym, na ile dni wystarczą zapasy poszczególnych produktów, ale także m.in. jak przedstawia się zamawiana ilość towaru w poszczególnych magazynach.

• Zamówienia – pozwala na prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo. Są to zarówno zamówienia klienta, zamówienia wewnętrzne, jak i zamówienia zakupu. W efekcie wykorzystania modelu użytkownicy końcowi mają ciągły wgląd w aktualne informacje na temat wszystkich zamówień bez względu na status ich realizacji.

• Produkcja – gromadzi informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłonności wykonania operacji przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest bardzo szybka analiza m.in. danych na temat ilości zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów czy półwyrobów lub

Rys. 4 Kostka produkcja – analiza materiałochłonności na zleceniu

26

Nowoczesne zarządzanie

kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.

• Księgowość – Obroty i Salda – umożliwia przeprowadzanie pełnych analiz obrotów i sald na kontach księgowych.

Raporty mogą być tworzone na dowolny przedział czasowy, z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Obroty i salda można zanalizować w zależności od typu konta, wybranej klasy kont czy waluty zapisów.

• Księgowość – Zestawienia Księgowe – pozwala na wgląd w zestawienia księgowe tworzone w module Księgowość CDN XL, takie jak bilans czy też rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym oraz porównawczym. Analiza zestawień może m.in. uwzględniać lub nie informację zapisywaną w buforze oraz prezentować dane w przekroju wybranego dziennika księgowego.

• Zakupy – zawiera dane dotyczące handlowych dokumentów zakupu.

Osoba korzystająca z kostki z łatwością uzyska informację na temat wartości dokonanego zakupu, wynikających z tego zobowiązań i należności, uzyskanych rabatów, ilości, wagi i objętości zakupionego towaru. Model zawiera także dane prezentujące datę dokonania zakupu, dostarczenia towaru czy informujące o terminie płatności.

Budżetowanie – patrzenie w przód Sprawny controlling to nie tylko analiza bieżących i historycznych danych, ale także tworzenie planów finansowych na przyszłość. Dlatego też moduł controllingu umożliwia budże‑ towanie w takim podziale, w jakim prowadzone są analizy w kostkach analitycznych. Dzięki funkcjonalności budżetowania system umożliwia tworzenie kilku scenariuszy budżetu (optymistyczny, optymalny itp.), a także porównywanie planów budżetowych z rzeczywistą ich realizacją.

Wszystkie funkcjonalności dostępne w module XL Controlling powodują, że pozyskiwanie wiedzy o firmie nie musi wyglądać jak syzyfowa praca czy używanie łopaty. Wystarczy kilka kliknięć i już wszystko wiemy.

Nr 2/2007

KLIENT

Pora nawiązać naprawdę bliską więź z klientami. Warto włożyć trochę energii w to, żeby mieć jaśniej. Sprzedanie nowemu klientowi żarówki to dla mnie połowiczny sukces. Ponowne przyjście tego samego klienta do mojego sklepu – to pełen sukces! Problem w tym, że takowy sukces często jest jak oklaski… ulotny. Podjąłem walkę o zdobycie nie tylko portfela klienta, ale też jego lojalności.

Jak zdobyć lojalność klienta?

Pozyskać klienta nie jest łatwo, jednak utrzymać go i sprawić, by był zadowolony – jeszcze trudniej. Zaproponujmy Panu CuDNemu pełny proces pozyskania, utrzymania i zwiększania satysfakcji klientów przy wsparciu systemów CDN. W tym wypadku oprzemy się na dwóch modułach CRM i Sprzedaż. Proces, który chcemy uruchomić, będzie wyglądał następująco:

1. Pozyskanie klienta 1. Kampanie medialne: a. jesienna kampania prasowa żarówek – „Przedłuż zimowy dzień”, b. wiosenna kampania prasowa neonów – „Las Vegas w Twoim mieście”, c. pozycjonowanie w Internecie i mailing reklamowy, d. konkurs TV na najładniej oświetlony dom na święta Bożego Narodzenia.

2. Konferencje: a. konferencja dla kluczowych klientów – „Z kilowata do wata, czyli jak zmniejszyć zużycie energii”, b. konferencje dla potencjalnych klientów • Road Show w 10 największych miastach Polski – „Magia światła”, • konferencja dla bardzo dużych przedsiębiorstw –„Czy wiesz, ile jest żarówek w Twojej Firmie?”,

c. konferencja dla jednostek publicznych – „Przyjazne światło”.

2. Utrzymanie i zwiększanie satysfakcji klienta 1. Karty stałego klienta.

2. System mailingu i SMS-ów: a. okazjonalny na imieniny, urodziny, dzień kobiet itp., b. podziękowania po wizycie, c. informacje o specjalnych promocjach, d. informacje o uzyskaniu kolejnego statusu klienta (srebrny, złoty i platynowy),

e. informacja o konieczności zakupu zapasu żarówek.

3. Konkursy: a. co 1000 klient nagroda – komplet żarówek do domu, b. co 100.000 klient meganagroda – „najjaśniejszy samochód świata”.

Mamy już opisany proces biznesowy; teraz przejdźmy do jego implementacji w systemie. Jak widać, Pan CuDNy zaplanował sporo działań marketingowych. Do tego wykorzystamy moduł CRM. Po pierwsze zdefiniujmy wszyst-

Rys. 1. Controlling – analiza kosztów kampanii marketingowych

Nr 2/2007

Nowoczesne zarządzanie

27

KLIENT

kie konferencje i kampanie reklamowe jako kampanie CRM. Taka kampania może być jednorazowa lub się powtarzać. Ma czas rozpoczęcia i zakończenia oraz szereg dodatkowych parametrów przydatnych w zależności od zaplanowanych działań. Pozwala także dołączać dowolne dokumenty przychodowo-kosztowe. Mamy też możliwość podłączania dodatkowych plików, np. promocyjnych katalogów, reklam czy stron WWW. Kampanie CRM znajdują swoje odzwierciedlenie w Controllingu, dzięki czemu Pan CuDNy będzie mógł analizować ich skuteczność, także w aspekcie poniesionych kosztów. W naszym przypadku powinniśmy zdefiniować cztery kampanie medialne i cztery konferencje. Teraz czas na etapy, czyli kolejne kroki, jakie musimy wykonać, a w przypadku kampanii lejkowych także stopnie propagacji potencjalnych klientów do coraz większego prawdopodobieństwa ich pozyskania. Każdy etap ma podobne możliwości jak wspomniany nagłówek kampanii oraz dodatkowe możliwości, z których najważniejsza to możliwość definiowania zadań. Zatrzymajmy się na chwilę przy zadaniach. To bardzo ciekawy mechanizm, bowiem każdy pracownik ma swoją skrzynkę zadań i swój kalendarz (podobny do tego z MS Outlook).

Dodając do tego Procesy (funkcjonalność przecinająca moduły i mająca na

celu automatyzację zadań), możemy maksymalnie zautomatyzować działania tak, by pracownicy robili tylko to, co najważniejsze, czyli utrzymywali relacje z klientami (na razie procesy nie potrafią jeszcze zadzwonić do klienta i porozmawiać z nim). Wróćmy jednak do naszych kampanii. W zasadzie mamy już wszystko, czego potrzebujemy: zdefiniowane terminy, zakres, potrzebne materiały i zadania do przeprowadzenia naszych konferencji oraz kampanii marketingowych.

Firma Pana CuDNego ma coraz więcej klientów; kampanie i konferencje przynoszą nadzwyczajne rezultaty, jednak żarówki to towar zużywalny, czyli co jakiś czas trzeba kupić nowe i wymienić część zużytych. W takiej sytuacji najlepiej by było, aby klient przyszedł do nas po kolejny zakup.

Jednak konkurencja na rynku jest spora, należy się zatem zastanowić, co zrobić, aby to właśnie do nas wrócił klient. Odpowiedź jest oczywista – trzeba zadbać o jego zadowolenie.

Wprowadźmy zatem system lojalnościowy. Każdemu zaproponujmy kartę stałego klienta, ale nie taką zwykłą, tylko coś, co go zaskoczy i zadziwi, coś innowacyjnego. Zatem przy pierwszym zakupie oferujemy kartę oraz prosimy o kilka dodatkowych informacji (najlepiej zrobić miniformularz z odpowiednim tekstem i podpisem, tak by trzymać się przepisów GIODO).

Pytamy o miesiąc i dzień urodzenia, ale nie rok, bo to nie jest nam ani niepotrzebne, ani dobrze widziane – nikt nie lubi być pytany o wiek.

Uzupełnijmy także płeć, możemy też zapytać się o liczbę punktów oświetleniowych w domu czy firmie. Przyda się nam też imię klienta. Po co nam to wszystko? Otóż w systemie mamy rozbudowany program promocji.

Mogą one obejmować różne produkty czy grupy produktów, różnych klientów czy ich grupy, wreszcie różne części struktury organizacyjnej firmy, co w szczególności oznacza możliwość podziału regionalnego promocji (inne zasady dla Polski północnej a inne dla południowej).

Czas zatem na pierwszą promocję „Urodziny”. Na chwilę zamieńmy się miejscami, bądźmy teraz klientem, np.

Janem Kowalskim urodzonym 8 sierpnia. Powiedzmy, że dziś jest 1 sierpnia 2007 i nagle... dostajemy SMS-a o treści: „Drogi Janie, firma Bulb życzy Ci wszystkiego najlepszego z okazji urodzin 8 sierpnia. Od dziś przez tydzień aż do dnia urodzin masz u nas specjalny rabat 10%”. Cóż na to Jan? Jest mile zaskoczony, kupił kilka żarówek, a firma już o nim pamięta. A co by było, gdyby dostał innego SMS-a z treścią: „Drogi Janie, twój zapas żarówek jest na wyczerpaniu, a zima za pasem, proponujemy Ci zakup kompletu żarówek w specjalnej promocyjnej cenie”. Teraz Jan się zastanawia, co za niesamowita firma, skąd oni to wszystko wiedzą? Słuszne pytanie.

Wszystko to tak naprawdę oparte jest na Promocjach i Procesach i dzieje się „samo”. Pamiętacie, jak zapisywaliśmy przy wydaniu karty imię, dzień i miesiąc urodzenia? Otóż utworzyliśmy promocję „Urodziny”, do której automatycznie dopisywany jest każdy klient, którego dzień i miesiąc urodzenia przypada za siedem dni, oraz automatycznie z niej wypada następnego dnia po urodzinach. Dodatkowo dzięki ustawieniu płci i zapisaniu imienia możemy wysyłać SMS-y personalizowane, np. „Drogi Janie...”, „Droga Anno...”. Oczywiście na takich samych zasadach wysyłamy też maile.

Rys. 2. Moduł CRM – lista kampanii marketingowych

28

Nowoczesne zarządzanie

Nr 2/2007

RYNKI ZAGRANICZNE

Ostatnie informacje o boomie światowej gospodarki dały mi do myślenia. Tyle nowych miejsc do oświetlenia. Trzeba ruszyć na zagraniczne rynki.

Tylko gdzie znaleźć drugie Las Vegas?

Euro 2012… Może Kijów?

Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne Rynki zagraniczne to jednak wielkie wyzwanie – zupełnie inna specyfika, uwarunkowania lokalne, różne przepisy prawno-księgowe. Pojawia się pytanie, jak sprostać wymogom rynku zagranicznego. Czy konieczny będzie zakup i wdrożenie nowego oprogramowania zarządzania firmą?

Czy trzeba będzie tracić czas na wertowanie przepisów obowiązujących w danym kraju? Jak poradzić sobie z obsługą zleceń importowoeksportowych, nie narażając się na ryzyko naruszenia przepisów celnych?

Jeśli pomyślimy o rozwinięciu działalności zagranicznej na kilka krajów, liczba takich pytań i problemów wzrośnie lawinowo.

Idealnym rozwiązaniem byłby wszechstronny system ERP, posiadający wiele wersji językowych, z odrębnymi modułami obsługi księgowości, sprzedaży, importu i eksportu, spełniającymi wymagania wielu krajów.

Systemem takim jest dobrze znany CDN XL, który aktualnie posiada niemiecką, angielską, słowacką i oczywiście ukraińską wersję językową. Prace nad kolejnymi wersjami trwają.

Co warte podkreślenia, możliwe jest działanie innych wersji językowych programu na już istniejącym w Polsce systemie. Szczególnie

Nr 2/2007

na początku, gdy zaczynamy od jednego lub kilku punktów sprzedaży w danym kraju i nie chcemy inwestować w osobne rozwiązanie informatyczne, może być to idealnym rozwiązaniem.

Zagraniczne wersje CDN XL posiadają obsługę księgowości czy sprzedaży dostosowaną do realiów rynku amerykańskiego, słowackiego albo ukraińskiego. Ponadto możliwa jest wymiana danych z zewnętrznymi programami księgowymi czy płacowymi, co jest konieczne, jeśli chcemy zlecić obsługę tych procesów firmom zewnętrznym. A gdy działalność zagraniczna naszej firmy rozwinie się od pojedynczych punktów do osobnego oddziału z własną siecią sprzedaży, można zastanowić się nad użyciem osobnych systemów CND XL, które mogą być zintegrowane online bądź offline z centralą w Polsce.

Wraz ze wzrostem skali biznesu z pewnością pojawi się potrzeba łatwego, jasnego i aktualnego raportowania stanu sprzedaży w wielu krajach, wyników finansowych całej firmy i poszczególnych oddziałów, którą zaspokoić może XL Controlling …oczywiście po angielsku, niemiecku i ukraińsku.

Zatem ….GO EAST!!!

Nowoczesne zarządzanie

29

KORPORACJA

Zagraniczne oddziały, dziesiątki dyrektorów, 5 walut rozliczeniowych, obrót co najmniej taki jak GDP Madagaskaru.

Można już śmiało powiedzieć, że to korporacja błyszcząca na tle innych. Na sprzedaży żarówek naprawdę można wiele zarobić. Jednak nawet najlepszy rzemieślnik mało osiągnie bez dobrych narzędzi, w moim wypadku informatycznych.

Dzięki nim wiem, gdzie jestem i dokąd zmierzam.

Informacja na każdym poziomie – struktura firmy Korporacja Pana CuDNego obejmuje już niemal cały świat. To nieprawdopodobne, jak z pozoru mały biznes może się tak szybko rozwinąć w megafirmę.

Czy jesteśmy w stanie pomóc Panu CuDNemu? Niewątpliwie. Po pierwsze pozwólmy mu odzwierciedlić strukturę swojej firmy w naszym systemie.

Mamy tam trzy główne podziały ze względu na prawa użytkowników, miejsca powstania kosztów i strukturę podległościową. Cała struktura ma hierarchię drzewa, a zatem możemy ją zmapować począwszy od dużych międzynarodowych oddziałów, poprzez podległe im placówki, aż do małych grup roboczych.

Dzięki temu jesteśmy w stanie bardzo elastycznie zarządzać korporacją.

Pan CuDNy, w oparciu o strukturę organizacyjną może analizować wyniki finansowe swojej firmy zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym.

Struktura to także podział umożliwiający łatwe zarządzanie prawami.

Korporacja BULB stała się potentatem na rynku, więc bezpieczeństwo danych biznesowych jest jeszcze ważniejsze. Przy kilku tysiącach pracowników zarządzanie uprawnieniami na poziomie pojedynczych osób okazuje się po prostu niewykonalne.

Wiemy także, że w różnych rejonach świata mamy odmienne możliwości techniczne, mimo to prezes CuDNy musi posiadać bieżące dane. W jed-

30

Nowoczesne zarządzanie

Rys. 1. Struktura firmy BULB

nym miejscu mamy doskonałe łącza internetowe, w innym to tylko GPRS – słabe, wdzwaniane połączenie.

Nasze systemy współpracują ze sobą, wykorzystując do połączeń między oddziałami modele CDN XL – CDN XL oraz CDN XL – CDN OPT!MA. Dzięki rozbudowanemu API (interfejsowi dla programistów) możliwe jest także podłączenie do tej struktury dowolnego innego systemu. Dobrze pamiętać też o możliwości pracy zarówno online, jak i offline oraz o specjalnym rozwiązaniu ASP, czyli CDN Online.

Podsumowując, prezes CuDNy i jego megakorporacja BULB mają do dyspozycji rozwiązania informatyczne CDN w wielu wersjach językowych, możliwe do połączenia ze sobą w wielu wariantach (online, offline, CDN Online), zarządzane z jednego miejsca poprzez łatwą konfigurację drzewiastej struktury praw, a przede wszystkim z doskonałym raportowaniem, na dowolnym poziomie szczegółowości każdej części swojej organizacji.

Nr 2/2007

CDN ASYSTA Zdajemy sobie sprawę, jak ważne jest posługiwanie się oprogramowaniem zawsze zgodnym z obowiązującymi przepisami, dlatego Systemy CDN są na bieżąco aktualizowane. Dodatkowo dzięki Państwa sugestiom sukcesywnie rozwijamy nasze produkty, udostępniając kolejne wersje. Mając na uwadze Państwa wygodę, stworzyliśmy pakiet CDN ASYSTA, który gwarantuje dostęp do najnowszych wersji Systemów CDN dających nowe możliwości funkcjonalne oraz dostęp do aktualizacji związanych ze zmianą obowiązujących przepisów prawnych.

Ponadto w ramach CDN ASYSTA otrzymujecie Państwo: - prawo do korzystania z pomocy merytorycznej i technicznej naszych konsultantów, - dostęp do archiwum wiedzy CDN zawierającej użyteczne informacje na temat oprogramowania CDN znajdujące się na indywidualnych stronach internetowych klientów.

Kupując CDN OPT!MA, otrzymują Państwo przez pierwsze 12 miesięcy użytkowania pakiet CDN ASYSTA gratis, czyli: - 12-miesięczną gwarancję na System CDN, - bezpłatne uaktualnienia wersji Systemu CDN, - wsparcie telefoniczne specjalistów Comarch (hot-line), - dostęp do indywidualnych stron internetowych klienta.

Wszystkim użytkownikom CDN Online przysługuje CDN ASYSTA gratis przez cały okres obowiązywania umowy.

PROMOCJE Promocja dla nowo powstałych firm Skorzystaj z 10-proc. upustu na zakup programu CDN OPT!MA - zwiększ swoją konkurencyjność i zaoszczędź!

Nowo powstałe firmy, które w przeciągu pierwszych 6 miesięcy od rejestracji w KRS lub Ewidencji Działalności Gospodarczej po raz pierwszy decydują się na zakup oprogramowania CDN OPT!MA otrzymają 10-proc. rabat.

UWAGA: Promocja nie łączy się z innymi promocjami oferowanymi przez Comarch SA

Promocja dla Biur Rachunkowych – Polecaj i Zarabiaj!

Zapraszamy do skorzystania z PROMOCJI skierowanej do Biur Rachunkowych, Doradców Podatkowych oraz wszystkich firm prowadzących działalność usługową i doradczą w zakresie prowadzenia księgowości, kadr i płac.

Jeżeli posiadacie Państwo oprogramowanie CDN OPT!MA w wersji dla Biur Rachunkowych i polecicie Waszemu klientowi oprogramowanie CDN OPT!MA, a następnie klient zakupi to oprogramowanie, otrzymacie Państwo prowizję handlową w wysokości 10-proc. (liczonych od cen detalicznych) wartości zakupu oprogramowania dokonanego przez klienta. Wartości prowizji kumulują się w okresie trwania promocji. Wypłata prowizji (po jej uznaniu) następuje na Państwa żądanie.

Polecamy również pakiety promocyjne w bardzo korzystnych cenach : - START Mała Firma (Kasa/Bank, Faktury, Detal, Księga Podatkowa) – pakiet nie wymaga instalacji Modułu Zabezpieczającego, - START Firma (Kasa/Bank, Detal, Handel, Analizy, Moduł Zabezpieczający), - Doradca Podatkowy START (Księga Podatkowa BR, Faktury, Kasa/Bank, Biura Rachunkowe, Moduł Zabezpieczający), - Doradca Podatkowy (Księga Handlowa BR, Księga Podatkowa BR, Faktury, Kasa/Bank, Biuro Rachunkowe, Moduł Zabezpieczający), - Doradca Podatkowy PLUS (Księga Handlowa BR, Księga Podatkowa BR, Płace i Kadry BR, Faktury, Kasa/Bank, Biuro Rachunkowe, Moduł Zabezpieczający).

www.comarch.pl/cdn

Comarch jest polskim dostawcą światowej klasy oprogramowania oraz usług informatycznych w kraju i za granicą. Na rynku polskim działa jako integrator systemów informatycznych i dostawca własnych produktów dla najważniejszych sektorów gospodarki, w tym rozwiązań wspierających zarządzanie w dużych i średnich przedsiębiorstwach (CDN Egeria, CDN XL) oraz w małych i średnich firmach (CDN OPT!MA, CDN Klasyka).

Za granicą Comarch działa jako producent oprogramowania, a rozwiązania Spółki wspomagają działanie przedsiębiorstw na czterech kontynentach.

Kapitał firmy to akademicki rodowód, wieloletnie doświadczenie oraz zaufanie i zadowolenie Klientów. Comarch zatrudnia ponad 2500 najwyższej klasy specjalistów na całym świecie. Spółka notowana jest na GPW w Warszawie. Firma zdobyła wiele wyróżnień i nagród, między innymi: Nagrodę Prezydenta RP dla Najlepszego Polskiego Przedsiębiorstwa, tytuł Pioniera Technologii Światowego Forum Ekonomicznego w Davos oraz Godło Promocyjne TERAZ POLSKA. Unikalną przewagą firmy jest ogólnopolska sieć Partnerów Comarch, którą tworzy ponad 700 firm. Z rozwiązań do zarządzania firmą korzysta ponad 50 000 Klientów, a programy Comarch są zainstalowane na ponad 160 000 komputerów w Polsce.

Comarch SA Al. Jana Pawła II 41d, 31-864 Kraków tel.: 0 12 681 43 00 fax: 0 12 681 43 01 www.comarch.pl/cdn

Indywidualne strony klientów www.comarch.pl/cdnklient