deVerslag van de werking van de raad van bestuur van Cultuurraad-Verenigingsplatform

Verslag van de werking van de raad van bestuur van de Cultuurraad-Verenigingsplatform

RAAD VAN BESTUUR CULTUURRAADVERENIGINGSPLATFORM

De raad van bestuur van het Verenigingsplatform kwam bijeen op 28 februari, 28 maart, 23 mei, 27 juni, 5 september, 17 oktober, 14 november en 19 december.

Het dagelijks bestuur bereidde deze bijeenkomsten voor en volgde de dagdagelijkse werking op. Het kwam daarvoor bijeen op 4 februari, 11 maart, 6 mei, 17 juni, 26 augustus, 7 oktober, 4 november en 2 december.

Volgende onderwerpen kwamen in 2019 aan bod in de raad van bestuur:

Evaluatie algemene vergadering van 24 januari 2019 en voorbereiding algemene vergadering van 23 januari 2020 De algemene vergadering werd positief geëvalueerd. De muzikale verwelkoming door de Heulse concertband was goed en de medewerking van de leden aan de bar werd geapprecieerd. Samenwerking met een vereniging is een goede formule. De bediening gebeurde vlot en vriendelijk. De schepen van cultuur, de heer Axel Ronse, klonk positief. Tijdens de bijeenkomst van december bereidde het dagelijks bestuur en de raad van bestuur de komende algemene vergadering voor.

Overleg met de schepen van cultuur We hadden enkele overleggen met schepen Axel Ronse. De schepen staat open voor suggesties en adviezen en wilde graag op een aantal items uit het memorandum wat dieper ingaan. - Subsidie: Hoe kunnen we de ondersteuning op een verstandige manier verhogen? Niet lineair maar extra steun waar nodig. Accent op projectsubsidie en subsidie voor de amateurkunsten. Welke organisaties derven er subsidies door het afschaffen van de subsidies bij de provincie? Kunnen we dat gemeentelijk opvangen? - Infrastructuur: wat zijn de grootste noden? - Materiaal: waar is het meeste nood aan? Cfr. de vraag naar degelijk materiaal in de uitleenwinkel (o.a. tentoonstellingsmateriaal). De schepen van cultuur kwam ook enkele keren naar de vergadering van de raad van bestuur. De schepen gaf toelichting bij de kandidatuur van Kortrijk voor Culturele hoofdstad 2030 en zou daar ook heel graag het verenigingsleven bij betrekken. De leden van de raad van bestuur werden ook telkens uitgenodigd naar de lezingen i.v.m. de kandidatuur culturele hoofdstad.

Tentoonstellingsmateriaal Het Verenigingsplatform adviseerde om te investeren in nieuwe tentoonstellingspanelen voor de uitleenwinkel. De bestaande panelen zijn onhandig. Een lid van de raad van bestuur bezocht de opendeurdag van de provinciale uitleendienst in Brugge. Dit resulteerde uiteindelijk tot de aankoop van nieuwe en vlot opstelbare panelen die ontleend kunnen worden voor tentoonstellingen. Zo moeten verenigingen niet meer naar Brugge om panelen op te halen.

Nieuwe gratis vrijwilligersverzekering voor verenigingen en gelegenheidsorganisaties Vlaanderen zorgt voor een gratis vrijwilligersverzekering. Tijdens een raad van bestuur werd deze verzekering kort toegelicht. Dit kan een interessante verzekering zijn voor heel wat verenigingen. Meer uitleg op www.gratisvrijwilligersverzekering.be

Promomogelijkheden verenigingen Er werd gevraagd aan de verantwoordelijke van de stedelijke communicatiedienst om meer uitleg te geven over de promo mogelijkheden voor verenigingsactiviteiten, nu dat er geen activiteitenkalender meer verschijnt in de stadskrant. We kregen onderstaand tekstje met een aantal tips.

Hoe promotie maken voor activiteiten van mijn vereniging? Het organiseren van een activiteit of evenement vraagt veel voorbereiding: het zoeken van een locatie, het aanvragen van vergunningen en het aan de man brengen van het gebeuren via de nodige publiciteit. Wij willen je bij dat laatste graag een handje helpen.

Op de website www.kortrijk.be/organiseren kom je te weten hoe je een aanvraag moet indienen voor een evenement bij het evenementenloket van de stad. Je krijgt een overzicht van vergunningen en toelatingen waar je rekening mee moet houden. Zoek je nog een locatie? Je krijgt een overzicht van de mogelijkheden in Kortrijk. Materiaal nodig? Wellicht kan de Uitleenwinkel je helpen.

Wanneer je alle praktische regelingen achter de rug hebt, wil je je publiek zo goed mogelijk bereiken. Daarvoor gebruik je best je (1)eigen kanalen (website, facebookpagina),of je kan (2) de pers contacteren. In sommige gevallen kan je een beroep doen op (3) de communicatiekanalen van de stad.

1. Eigen communicatiekanalen

Website Je kunt zelf reclame maken voor je activiteit of evenement. Heb je een eigen website, maak dan een pagina en zorg ervoor dat Google de passende zoektermen kan oppikken.

Facebookpagina Heeft je vereniging of organisatie een eigen facebookpagina? Maak dan een evenementpagina aan. Die kan je laten delen door je eigen contacten, en het is ook makkelijk om die te laten delen op de facebookpagina van de Stad Kortrijk.

Uit-databank De eerste stap in de verspreiding van je evenement is het invoeren van je activiteit/evenement in de UiT-databank op de website www.uitinvlaanderen.be. Mensen die op zoek zijn naar je evenement gaan niet per se op die website zoeken, maar wanneer ze het opzoeken via Google, zal je evenement helemaal bovenaan verschijnen. De gegevens die je in de UiT-databank invoert, komen ook op andere evenementenpagina’s en kalender terecht.

Pers Wil je graag de pers op de hoogte brengen van je evenement, maak dan gebruik van de perslijst op www.kortrijk.be/pers of bezoek het digitale perscentrum op www.drk.be.

3. Stedelijke communicatiekanalen

Ook de stad stelt een aantal communicatiemiddelen ter beschikking op basis van omvang en belang van je evenement. Een festival zal bv. sneller opgepikt worden dan een manillenkaarting.

Facebookpagina, E-nieuwsbrief, digitale schermen en led wall Wens je een vermelding op de facebookpagina, in de e-nieuwsbrief of op de digitale schermen in openbare gebouwen en op de led wall op de Grote Markt, stuur dan een mail naar communicatie@kortrijk.be.

Verspreiding affiches en/of flyers in de stedelijke openbare gebouwen en ontmoetingscentra
Vraag op het Onthaal- en Meldpunt stadhuis (ingang via Leiestraat) de adresetiketten van de stedelijke openbare gebouwen waar je affiches kunt ophangen en/of waar je strooifolders kunt leggen.
Kleef op elke affiche (achterkant) een adresetiket en plooi die tot A4- formaat of rol die op, maar zorg dat het adresetiket zichtbaar is. Elke opgerolde affiche krijgt een elastiekje.
Sorteer de affiches per letter (zie rechts op het etiket). Maak verschillende bundels zodat de bedeling vlot verloopt.
Bezorg de strooifolders in pakjes voorzien van een adresetiket.
Breng minimum twee weken vóór de activiteit de (maximum 47) affiches of pakjes strooifolders binnen bij het Onthaal- en Meldpunt.

Stadsmagazine Wil je weten of je evenement kans maakt op een plek in het stadsmagazine, mail dan naar stadsmagazine@kortrijk.be.

Dorpskranten Voor vermelding in de dorpskranten vind je meer info bij www.kortrijk.be/producten/publiceren-de-dorpskrant-van-dedeelgemeenten

Meer info: www.kortrijk.be/mogelijke-publiciteitskanalen Vragen? communicatie@kortrijk.be

Andere vragen i.v.m. promo: Wat met borden langs de weg? Soms zijn er nog wel te zien van evenementen (dikwijls van buiten Kortrijk) terwijl hier gezegd wordt aan de organisatoren dat het niet meer mag? Hoe zit dat nu? Banners, vlaggen: wat zijn de voorwaarden om deze te gebruiken? Wat gebeurt ermee als ze weggenomen worden?

De culturele werkgroepen Een vast punt op de agenda van de raad van bestuur is het verslag vanuit de culturele werkgroepen in de deelgemeenten en in het stadscentrum. Meer info daarover vind je in het eerste deel van dit jaarverslag. We brainstormden over hoe we meer mensen naar de vergaderingen van de culturele werkgroepen kunnen krijgen. Zij die er zijn voelen zich wel betrokken en zijn doorgaans positief. Kan er iets gedaan worden om de interesse bij de afwezigen aan te wakkeren?

Vernieuwde werking ontmoetingscentra De vernieuwde werking van de ontmoetingscentra n.a.v. de inkanteling van de vzw Ontmoetingscentra in de stadsorganisatie, werd opgevolgd. O.a. de werking van de OC-raden (i.p.v. de bestaande beheersorganen) kwam op verschillende vergaderingen ter sprake. Er was ook een vergadering samen met het studiebureau ARCH op 8 juli over het nieuwe werkingsmodel. De bedoeling van het nieuwe systeem is de goede zaken van vroeger overnemen, aangevuld met verbeteringen waar dat kan. We hopen dat de mensen uit het verenigingsleven zich blijven inzetten voor de goeie werking van de ontmoetingscentra. De verenigingen zijn immers de grootste gebruikers van deze stedelijke infrastructuur.

Bespreking voorstel subsidieverdeling aan de culturele en socioculturele verenigingen Jan lichtte het door de administratie uitgewerkte voorstel toe aan de leden van de raad van bestuur. Het totaal bedrag dat verdeeld werd is gelijk aan vorig jaar, nl. 109.815 euro. In totaal kregen 230 verenigingen een werkingssubsidie in 2019 voor hun werking in 2018. Voor de verdeling van de subsidies over de 2 sectoren (amateurkunsten en (socio-)culturele verenigingen) hanteerden we dezelfde verdeelsleutel als vorig jaar. 109 verenigingen kozen voor het forfaitsubsidiebedrag. Dit forfaitsubsidiebedrag werd ingevoerd om de administratieve last zowel voor de aanvrager als voor de stadsdiensten de verminderen. De vergadering gaf positief advies over het voorstel. Het college van burgemeester en schepenen keurde het subsidievoorstel goed en de subsidies werden uitbetaald.

Advies voorstel toelage 11 julivieringen in de deelgemeenten Davidsfonds Heule en het Guldensporencomité organiseerden een 11 juli activiteit in 2019. Op de begroting 2019 is een subsidie voorzien voor de initiatieven die verenigingen nemen om 11 juli luister bij te zetten. De toelage bedraagt: - Heule: 423,09 - Guldensporencomité: 500,00

Subsidie dorpskranten in de deelgemeenten Het voorstel van subsidieverdeling voor de dorpskranten in de deelgemeenten werd gunstig geadviseerd. De subsidiepot steeg lichtjes het voorbije jaar.

Advies en evaluatie over subsidie aan de semiprofessionele cultuurorganisaties We overliepen de werking van de semiprofessionele organisaties in functie van de jaarlijkse subsidie en van hun verdere erkenning. We adviseren de verdere erkenning van de bestaande organisaties. Er waren wel enkele bemerkingen over de werking van het filmmuseum dat over een waardevolle collectie beschikt, maar er te weinig mee naar buiten komt. De vereniging zou er bij winnen indien ze meer naar buiten zou komen. Dit zou de interesse bij potentiële vrijwilligers kunnen aanwakkeren.

Verslag vanuit de Raad Intercultureel Samenleven (RIS) Een lid van de raad van bestuur bracht verslag uit van de vergaderingen van de RIS.

Advies nieuwe straatnamen Het Verenigingsplatform adviseerde volgende straatnamen: - Koffiebranderij Kortrijk: gunstig advies - Vijfhoek Kortrijk: gunstig advies - Collegepad: gunstig advies - Rode kruisplein: gunstig advies - Hazewindstraat: gunstig advies - Prinsestraat Marke: De culturele werkgroep Marke vond de naam Prinsestraat minder goed gekozen omdat verwezen wordt naar de herberg de Prinse die zich bevond op de hoek van de kruising Torkonjestraat, Hellestraat, Kardinaalstraat. Daarom adviseerde de culturele werkgroep Marke om de straat en de nieuwe verkaveling de naam “De Nieuwe Leute” te geven. De raad van bestuur van de Cultuurraad-Verenigingsplatform sloot zich hierbij aan en gaf dit door aan het stadsbestuur. - Refuge: Het College stelde de naam ‘Refuge’ voor als straatnaam voor de nieuwe site op de plaats van het voormalige Ten Broele instituut. Op deze site stond oorspronkelijk de refuge van de Guldenbergabdij van Wevelgem. Vanaf 1833 huist er de kloostergemeenschap van de H. Vincentius a Paulo, in de volksmond bekend als de ‘Paulientjes’. De culturele werkgroep 1 (en het Verenigingsplatform volgt hen daarin) dacht dat een naam die daarnaar refereert beter zou aanspreken in Kortrijk. De naam ‘Refuge’ in zijn betekenis als toevluchtsoord dekt ook niet echt de lading voor de nieuwe bestemming. Bovendien wordt er reeds verwezen naar de Guldenbergabdij via de naam van het nabijgelegen Guldenbergplantsoen. Met de naam ‘De Paulientjes’ wordt ook tegemoetgekomen aan de herhaalde vraag naar vrouwennamen voor straten en pleinen. Dus ons voorstel voor de benaming van deze site is ‘De Paulientjes’. Het advies om liever de naam Paulientjes te kiezen werd aan het college doorgegeven.

Iemand stelde voor om in de toekomst bij de toekenning van straatnamen ook eens namen van mineralen uit de streek te gebruiken.

Bernard Pauwels die vanuit de stad de straatnaamgeving opvolgt, stelde voor om voortaan bij het kiezen van nieuwe straatnamen eerst het voorstel aan de werkgroepen voor te stellen en pas daarna voor te leggen aan het schepencollege. Dit is efficiënter. Want als er nu na de collegebeslissing negatief advies is van het Verenigingsplatform moet heel de (tijdrovende) procedure overgedaan worden.

Buren bij Kunstenaars 2020 Buren bij Kunstenaars wordt in 2020 in West-Vlaanderen niet georganiseerd door het Vlaamse steunpunt in afwachting van een vernieuwde editie in 2021 over gans Vlaanderen en Brussel.

Schepen Ronse stelde voor om in 2020 in Kortrijk wel een editie van Buren bij Kunstenaars te organiseren. Zodat de Kortrijkse kunstenaars niet op hun honger blijven zitten. Dit voorstel werd zeer gunstig onthaald door de Kortrijkse kunstenaars.

In het weekend van 17 en 18 oktober 2020 komt er dus een Kortrijkse editie van Buren bij Kunstenaars. Binnenkort gebeurt de oproep daarvoor. Meer info via: jan.balcaen@kortrijk.be

Retributies stedelijke lokalen De stad liet weten dat de retributies voor de stedelijke lokalen in 2020 geïndexeerd worden met gemiddeld 10%. Dit maakt deel uit van een algemene retributie oefening die de stad maakt. Het Verenigingsplatform adviseerde om de verhoging voor de Kortrijkse verenigingen zo gering mogelijk te maken. Het stadsbestuur hield rekening met dit advies en verhoogde de retributies minimaal. Enkel voor grotere lokalen kwam er een lichte prijsstijging.

Lokale Helden Op 26 april vond Lokale Helden plaats op en rond Kortrijk Weide. De bedoeling van dit project is om lokaal muzikaal talent een podium te geven. De raad van bestuur hielp mee bij de praktische organisatie van het evenement.

Peter- en meterschap over Kortrijkse monumenten Alle monumenten en hun peter/meter zijn opgenomen in de lijst achteraan dit verslag. Verenigingen die een activiteit plannen rond het monument of bepaalde meldingen willen doorgeven, kunnen jan.balcaen@kortrijk.be contacteren.

Kerkenplan De Cultuurraad-Verenigingsplatform wou graag meer betrokken worden bij de concrete invulling van het kerkenplan maar dat is jammer genoeg niet gebeurd. Er werden in het verleden verscheidene adviezen gegeven. We hopen dat in het definitieve plan rekening gehouden werd met deze adviezen.

Warmste week Ook de Warmste Week kwam aan bod tijdens de vergaderingen. Heel wat verenigingen organiseerden immers een initiatief in dit kader. Zo was er bijvoorbeeld het heel geslaagde Sing for Life georganiseerd door koor Alfabet en Johan Mayeur.

World Choir games 2020 In 2020 strijken de World Choir Games neer in Vlaanderen van 5 tot en met 15 juli. Dit is het grootste koorevenement ter wereld met zo’n 500 deelnemende koren. Deze internationale wedstrijd voor koren gaat vooral door in Antwerpen en Gent.

In de schoot van dit evenement organiseren we in Kortrijk een zogenaamd ‘Vriendschapsconcert’ op donderdagavond 9 juli in de OLV-kerk. Tijdens zo’n vriendschapsconcert treden er 3 buitenlandse koren (deelnemers aan de World Choir Games) op en 1 koor van ter plaatse. Voorlopig reageerde nog geen enkel Kortrijks koor om deel te nemen.

Infoavond over nieuwe wetgeving vzw Hierover werd al een infoavond georganiseerd, maar toen was de wet nog niet helemaal klaar. We onderzoeken of er nu een definitieve regeling is en of het zinvol is om daarover nog een info avond te organiseren.

Samenstelling raad van bestuur CultuurraadVerenigingsplatform - De heer Frans Destoop deelde mee dat hij stopt als voorzitter van ARKO Aalbeke en als lid van de raad van bestuur. - Mevrouw Veerle Vanoverbeke kan omwille van werkomstandigheden ook niet langer deel uitmaken van de raad van bestuur. Beiden hebben zich jarenlang ingezet voor het verenigingsleven.