De complexiteit van kwaliteitsborging Het belang van Quality Assurance & Compliance binnen de promotionele industrie
De complexiteit van kwaliteitsborging Het belang van Quality Assurance & Compliance binnen de promotionele industrie Compacon heeft klanten in alle soorten en maten. Net zoals bij mensen is ieder bedrijf uniek, met eigen normen en waarden, gebruiken, kwaliteiten, wensen en eisen. Compacon moet dus veelzijdig zijn. Dan hebben we het niet enkel over type producten die onze accountmanagers voorstellen of creatieve ontwerpen die onze Studio maakt maar ook wet- en regelgeving, kwaliteitsbeheer en veiligheidscontroles verschilt per project. Daarom is het belangrijk over de juiste kennis te beschikken om hier goed mee om te gaan. Hoe wij dat doen? Onze QA & Compliance Manager Anja legt het je uit. De producten die Compacon levert moeten veilig en van gewenste kwaliteit zijn. “Onze klanten geven ons het vertrouwen dat wij producten leveren die aan alle kwaliteitseisen en richtlijnen voldoen. Je geeft hiermee de klant een soort verzekering.”, vertelt Anja. Toch is het waarborgen hiervan complexer dan je wellicht denkt. Anja beaamt: “Door de grote diversiteit aan producten is er veel informatie die je moet controleren en in de gaten houden. Dat is zeker een grote uitdaging.” Ook staat de ontwikkeling op het gebied van kwaliteitsborging en compliance nooit stil. Wet- en regelgeving verschilt niet alleen per land, maar is ook onderhevig aan continue veranderingen.
Cover foto: Collega aan het werk
Daarom is het zo belangrijk een punctueel en zorgvuldig persoon als Anja in het Compacon team te hebben om de complexiteit in kaart te brengen en zo, veelal verborgen op de achtergrond, de juiste oplossing te bieden voor de klant. “Als QA & Compliance Manager zorg ik binnen Compacon dat we volgens de juiste processen werken om er zo voor te zorgen dat er een continue verbetering is om zo ongewenste situaties te vermijden. Dit doe ik door de projecten op een risico-gebaseerde benadering te starten, te kijken naar de verplichte wetgeving en de vereisten van de klant.”, legt Anja uit. “Daarnaast probeer ik te kijken om dit op een zo duurzaam mogelijk manier te doen.” Een organisatie, als Compacon, die veel waarde hecht aan haar klanten, daar wil geen enkele collega het risico lopen een product aan te bieden dat niet aan de juiste kwaliteit voldoet. Niemand is bewust op zoek naar een hachelijke situatie. Toch is ‘willen’ nooit goed genoeg om risico’s uit te sluiten. Gelukkig kan Anja onze commerciële teams goed begeleiden. “De collega’s van sales bedenken de ideeën en producten voor de klant. “Ik leg deze langs de QA & Compliance lat. Ik geef ze advies als er risico’s aan het product verbonden zijn.”, licht Anja toe. “Ook kan het voorkomen dat de klant een eigen Kwaliteitsafdeling heeft en dan is het makkelijker schakelen met gelijkgestemden. Dan werk ik meer samen met Sales richting de klant.” Ieder project is anders, maar de commerciële teams weten Anja goed te vinden.
“Met Sales houd ik me voornamelijk bezig met custom-made, grotere projecten omdat daar de meeste risico’s liggen.”, legt Anja uit. “We hebben als voorbeeld onlangs een vraag van een klant gekregen die graag bij ons een webshop platform wil gaan maken. Echter wilde ze naast informatie over het platform ook weten hoe de processen zijn ingericht, of we wel de juiste kennis hebben op het gebied van product compliance en of we de juiste informatiebeveiliging checks hebben gedaan. In dit geval komen alle disciplines bij elkaar en moeten we zorgen dat we de klant kunnen overtuigen dat we de juiste kennis hebben. Door de juiste antwoorden te geven, duidelijke overzichten te maken en processflows te laten zien aan de klant. De klant was uiteindelijk erg onder de indruk van de kennis en hebben we succesvol de samenwerking kunnen afsluiten.” Naast projecten waarbij kwaliteitsbeheer voor producten de hoofdrol speelt, houdt Anja zich ook bezig met de algemene kwaliteit en veiligheid van Compacon. Daarbij gaat het vooral over het inrichten van processen in het algemeen en ook op het gebied van informatiebeveiliging. Ook duurzaamheid speelt een steeds belangrijkere rol. “Voor Compacon houd ik me bezig met de ISO-certificeringen, zoals ISO 9001, 14001 en 27001.”, vertelt Anja. “Ook zorg ik dat op het gebied van duurzaamheid Compacon de continue verbeterstappen kan maken om onze Ecovadis rating op niveau te houden.”
wow!
Op duurzaamheid is Compacon, net als veel organisaties, in transitie. In 2021 ontvingen we wederom Platinum, tevens hoogste rating van Ecovadis. Dit samenwerkingsplatform toetst de duurzaamheidsprestaties van organisaties wereldwijd op basis van verschillende criteria. Echter betekent dat niet dat we achterover mogen zitten. “Belangrijk onderdeel van mijn functie en de toekomst ervan is juist duurzaamheid.”, geeft Anja aan. “Dit gaat door alle processen en afdelingen van de organisatie heen. Niet alleen binnen de organisatie, maar ook de hele keten komt aan bod. Hiervoor zal goed gekeken moeten gaan worden naar de risico’s op dit gebied en hoe we de huidige processen moeten aanpassen om zo ook voor de toekomst op dit gebied de kwaliteit te kunnen geven en bieden aan onze klanten en maatschappij” Volledig uitleggen wat Quality Assurance & Compliance precies inhoudt is bijna onmogelijk.
ISO-certificeringen & Ecovadis Sustainability Rating
De regels met betrekking tot wet- en regelgeving zijn bij wijze van spreken alweer aangescherpt terwijl je dit artikel leest. Dat houdt Anja niet tegen om vol enthousiasme over haar expertise te vertellen: “In mijn rol ben je betrokken bij bijna elke afdeling binnen de organisatie. Ik vind het leuk om een kijkje in de keuken te nemen bij elke afdeling, maar ook richting klant of leveranciers is het goed om deze interactie te hebben. Daarnaast ben ik vaak vanaf het begin tot eind betrokken bij een project en dat maakt mijn functie zeer dynamisch.”
Meer weten over hoe we jouw merk kunnen helpen met promotionele producten van hoge kwaliteit? Neem contact op via www.compacon.com.