6 MITTELSTAND Advertorial
Compliance ist Kommunikation Mitarbeiter halten sich an Regeln, wenn sie diese nachvollziehen können. Dies wird nur durch gezielte Kommunikation erreicht. von Stephanie Müller
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Darf ich meinen Geschäftspartner zum Mittagessen einladen oder bringe ich ihn damit in Verlegenheit oder gar Schwierigkeiten? Was ist erlaubt und was „gehört“ sich heutzutage in unserer Geschäftswelt? Nicht nur korruptionsanfällige Berufsgruppen werden mittlerweile zu „Compliance-Themen“ informiert. Mitarbeiter aller Ebenen und Branchen sehen sich regelmäßig mit neuen Richtlinien zu verschiedenen Compliance-relevanten Themen konfrontiert. Häufig sind sie verunsichert, weil nicht klar ist, was genau regelkonformes Verhalten ist und welche rechtlichen Konsequenzen zu befürchten sind. Doch woher kommt diese Verunsicherung und geringe Akzeptanz der Mitarbeiter? Eine Ursache könnte in der Umsetzung und der Formulierung der Compliance-Maßnahmen liegen. Compliance ist traditionell Aufgabe der Unternehmensjuristen oder der Revisionsabteilungen. Die Einführung eines Compliance-Programms bedeutet jedoch immer auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Diese wird generell von der Unternehmensführung getragen. Die Steuerung der Kultur ist Aufgabe der Unternehmenskommunikation, weshalb diese Abteilung frühzeitig in die Umsetzung von Compliance-Projekten einbezogen werden muss. Häufig erfolgt dies allerdings gar nicht, zu spät oder nur unzureichend. Die Folge: Notwendige Maßnahmen werden nicht sinnvoll und zielführend begleitet und umgesetzt. Dabei fordert der Prüfungsstandard PS 980 des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW), dass Mitarbeiter über das Compliance-Programm und Ihre Rolle und Verantwortlichkeiten informiert werden. Denn nur so können sie ihre Aufgabe im Compliance-Management-System (CMS)
Stephanie Müller, Compliance Communication Consultant bei der digital spirit GmbH, Berlin
HandelsblattJournal
ausreichend verstehen und sachgerecht erfüllen. Auch die seit 2015 in Kraft getretene internationale ISO Norm 19600 bestätigt, dass der „Tone from the top“ und angemessene Kommunikation ausschlaggebend sind für ein erfolgreiches Compliance-Management-System. Denn nur, wenn Mitarbeiter und Geschäftspartner über alle unternehmensinternen Regeln, Pflichten, Verantwortlichkeiten, Rollen und Berichtswege der Compliance-Organisation informiert werden, können sie diese verstehen, unterstützen und einhalten. Erst dann werden Compliance-Grundsätze fester und selbstverständlicher Bestandteil der täglichen Arbeit aller Arbeitnehmer.
Zielgruppen für Compliance-Kommunikation Mitarbeiter bilden die größte und wichtigste, aber auch eine sehr heterogene Zielgruppe für Compliance-Kommunikation. Heterogen allein schon aus dem Grund, dass einige Abteilungen, wie Vertrieb oder Einkauf, stärker von wirtschaftskriminellen Handlungen betroffen sind, als beispielsweise die Produktion. Auch aus anderen Gründen, wie Ausstattung der Arbeitsplätze oder Standorten, ist bei der Ansprache der Mitarbeiter stark zu differenzieren: Wer muss zu welchem Thema und in welchem Umfang informiert werden? Welche Kanäle stehen zur Verfügung? Welche Maßnahmen werden zum Ziel führen? Führungskräfte sind in zweierlei Hinsicht auf Compliance-Kommunikation angewiesen. Einerseits müssen sie ihrer persönlichen Verantwortung gerecht werden und sich rechtskonform verhalten. Andererseits müssen sie mit ihren Mitarbeitern in Dialog treten, ihre Aufgabe als Multiplikatoren wahrnehmen und sie motivieren, Richtlinien ebenfalls zu befolgen. Eine weitere wichtige Zielgruppe sind die Geschäftspartner, auch „Dritte“ genannt. Darunter fallen Partnerunternehmen, Zulieferer, Kooperationspartner, Subunternehmer und freie Mitarbeiter. Dritte sind wichtig für die ComplianceStrategie, weil ihr Fehlverhalten beispielsweise nach dem UK Bribery Act Haftungsrisiken mit sich bringt und sie darüber hinaus erheblichen Reputationsschaden anrichten können. Auch die Öffentlichkeit hat Interesse an den Compliance-Aktivitäten eines Unternehmens. Besonders börsennotierten Unternehmen ist anzuraten, ihren Investoren und Fremdkapitalgebern nachweisen zu können, dass sie ComplianceMaßnahmen eingeführt haben und diese nach-
verfolgen. Auch Kunden des jeweiligen Unternehmens möchten ein „gutes Gefühl“ haben, wenn sie eine Geschäftsbeziehung eingehen. Compliance-Kommunikation muss nicht nur zielgruppengerecht sein. Wichtig ist auch, welche Inhalte wie kommuniziert werden, und dass vor allem Mitarbeiter über mindestens drei verschiedene Kanäle mit dem Thema in Berührung kommen. Ob ein Unternehmen noch ganz am Anfang eines Compliance-Programms steht oder bereits mittendrin ist – ein zielgruppenorientiertes, angemessenes Kommunikationskonzept sollte Compliance-Maßnahmen stets begleiten: Von Anfang an, konsequent und regelmäßig.
Fazit Kommunikation ist die Basis bei der Einführung, Vermittlung und Verankerung eines ComplianceProgramms. Nicht nur direkte Kommunikationsmaßnahmen, in Form von Mitarbeiterzeitung, Intranet oder Newsletter, sind hier maßgeblich. Auch eine positive (indirekte) ComplianceKommunikation von Führungskräften und Com pliance-Verantwortlichen an Mitarbeiter spielt eine übergeordnete Rolle. Nur so lassen sich Compliance-Werte in der Unternehmens kultur nachhaltig festigen. Deshalb ist es essentiell, Kommunikations-Spezialisten von Anfang an in die Entwicklung eines neuen Compliance-Management-Systems mit einzubinden. Denn Compliance-Richtlinien müssen einfach, einheitlich und eingängig sein, damit sie verstanden und akzeptiert werden.
Über digital spirit digital spirit ist im deutschsprachigen Raum der führende Anbieter für Compliance-Training, -Beratung und -Kommunikation als Full-Service aus einer Hand. Unter der Marke COMFORMIS unterstützt digital spirit den deutschen Mittelstand beim Aufbau und Betrieb eines wirksamen Compliance-Managements. digital spirit mit Sitz in Berlin ist Teil der britischen Unternehmensgruppe Idox plc.
www.compliance.idoxgroup.com
Sonderveröffentlichung zum Thema „ZUKUNFTSSTRATEGIEN COMPLIANCE“ | Mai 2015