Contabilidade de condominios

DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS NUM CONDOMÍNIO EDILÍCIO: AUXÍLIO NA TOMADA DE DECISÃO. Resumo O Terceiro Setor abrange diversas Entidades consideradas Sem Fins Lucrativos, dentre elas os condomínios edilícios. Com o crescimento destas entidades sem fins lucrativos surge a necessidade de maior clareza e controle sobre os resultados obtidos, pois mesmo sem almejar lucros, elas detêm um processo econômico que precisa ser controlado e exposto aos interessados.

A Contabilidade pode ser utilizada como uma ferramenta para o controle e tomada de decisão, tendo em vista que a administração de condomínios requer bom senso na reunião de esforços direcionados a fim de diminuir tempo, custos e riscos, e maximizar ganhos intrínsecos e patrimoniais pela concretização das idéias propostas pelos condôminos em resultados. Para tanto é imperativo construir demonstrações adequadas às legislações e à realidade dos condomínios, bem como possibilitar previsão quanto à inadimplência de condôminos e seus efeitos sobre os rateios das despesas; visto que as demonstrações utilizadas atualmente não estão totalmente apropriadas aos princípios contábeis e às necessidades dos condomínios, provocando confusões entre os conceitos utilizados.

Palavras-chave: condomínio; demonstrações contábeis; inadimplência; tomada de decisão.

1 Introdução Quando se fala em contabilidade de condomínios, pensa-se em empresas administradoras especializadas nessa área. O problema surge quando o serviço destas prestadoras não condiz com as normas e princípios contábeis, além de ferir certos atributos como o da compreensibilidade. É comum nos relatórios contábeis, a confusão conceitual entre entradas/receitas e saídas/despesas.

Por ser uma sociedade sem fins lucrativos, ou seja, que não distribui dividendo (não destina resultado), o condomínio não tem necessidade, para efeito de tomada de decisão, de elaborar demonstrações como a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido ou Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados, por isso as administradoras de condomínio publicam, principalmente, balancetes periódicos que mais se assemelham a Fluxos Diretos de Caixa (tal demonstração se mostra interessante já que o colaborador não consegue visualizar o andamento das atividades desenvolvidas pela entidade, senão utilizando instrumentos de natureza monetária). Tais balancetes utilizam a expressão “receita” para todas as entradas efetivas em caixa, desconsiderando que nem toda receita auferida, necessariamente, foi paga, por exemplo, receita de multa/juros. O mesmo acontece com as despesas, pois desembolsos não necessariamente simbolizam ativos que foram sacrificados, como é o caso de material de expediente que ao término do exercício social ainda permanece na empresa como um bem estocado, embora, evidenciado como uma despesa no balancete publicado. Tanto as assim chamadas receitas como as despesas são registradas pelo seu efetivo valor recebido ou pago então pela data de seu vencimento ou no real período em que ocorreram, além de não apresentar, na prestação de contas, a inadimplência; infringindo, assim, princípios como Competência e Oportunidade.

2 Metodologia O tema proposto no presente artigo foi desenvolvido por meio de uma pesquisa bibliográfica. A pesquisa bibliográfica “é um estudo científico de uma questão bem determinada e limitada, realizada com profundidade e de forma exaustiva.” (DIAS apud FARINA, 2002, p.14). Além disso, se procurou explanar de forma clara e objetiva o assunto, sendo pesquisados dados de demonstrações contábeis para condomínios e tomada de decisão com embasamento teórico relativo à legislação.

O artigo pode ser caracterizado como exploratório e descritivo. A pesquisa exploratória de acordo com Gil (1999, p.43) é desenvolvida com o objetivo de proporcionar uma visão geral acerca de determinado fato. Procurando explorar um problema ou uma situação para prover critérios e compreensão. A pesquisa descritiva, no entendimento de Gil (1999, p. 44), tem como principal objetivo descrever características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis.

3 Conceitos de condomínio A palavra condomínio se origina dos termos em latim: “cum” conjuntamente e “dominum”, domínio, ou “dominus”, senhor. Ou seja, propriedade em conjunto.

De acordo com a Lei 4.591/64, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias, o condomínio pode ser compreendido como: Art. 1º As edificações ou conjuntos de edificações, de um ou mais pavimentos, construídos sob a forma de unidades isoladas entre si, destinadas a fins residenciais ou não-residenciais, poderão ser alienados, no todo ou em parte, objetivamente considerados, e constituirá, cada unidade, propriedade autônoma sujeita às limitações desta Lei.

O condomínio pode ser entendido como uma reunião de pessoas a fim de manter propriedade comum, com direitos e deveres iguais ou na proporção da fração ideal de cada condômino. Assim como é afirmado por Karpat (2002, p. 27), “condomínio é a propriedade em comum, onde cada condômino pode exercer todos os direitos compatíveis com a impossibilidade de divisão”.

O condomínio se caracteriza pela existência concomitante dentro de uma propriedade de unidade privativa com uso restrito, e áreas comuns com uso compartilhado. Sendo as partes comuns pertencentes a todos os condôminos, estas não podem ser alienadas ou divididas. Essa distinção entre unidades privadas e comuns é discorrida por Cleber(2002) apud França(1989, p18): “... se distinguem partes específicas de propriedade exclusiva de cada condômino, partes comuns „pro indiviso‟ em que se atribuem aos titulares frações ideais correspondentes ao valor ou área das partes específicas...” .

Dentre toda tipologia acerca dos condomínios, somente será objeto de nosso estudo o condomínio em edifícios, este é composto por uma modalidade de condomínio por unidades autônomas.

3.1 Condomínio edilício A denominação condomínio edilício foi adotada pelo Novo Código Civil nos artigos 1.331 a 1.358. A essa modalidade também se pode referir como propriedade horizontal, propriedade em planos horizontais, condomínio sui generis ou condomínio por andares.

De acordo com Dias apud Machado & Junior (1998, p.9): ... o condomínio predial ou horizontal surge da vontade expressa dos seus integrantes e da junção das suas forças. Tem caráter permanente, finalidade específica e atende a regras prévias para estabelecer-se e funcionar.

Segundo a Lei n.º4.591/64, no regime de condomínio edilício está inscrita toda edificação ou conjunto de edificações, de um ou de vários pavimentos, sem cogitar do número de peças de cada unidade independente da sua natureza residencial ou não residencial.

3.2 Administração do condomínio De acordo com o art. 1.347 do Novo Código Civil a administração do condomínio será consoante à escolha em assembléia de um síndico, podendo ser condômino, empresa especializada ou pessoa física comum. A duas vertentes mais comuns são a dos síndicos condôminos e a das empresas especializadas.

O síndico condominial não é tido como empregado e nem como prestador de serviço, é unicamente um administrador escolhido pelos presentes na assembléia para exercer tal função por no máximo dois anos, podendo ou não receber remuneração. Dentre suas tarefas está manter a ordem no condomínio, pagar as despesas ocorridas e fiscalizar a receita efetiva, tendo ele o poder de efetuar a cobrança daqueles proprietários que se encontrarem inadimplentes.

Quanto à transferência de funções administrativas, o síndico condominial mediante aprovação de Assembléia Geral, ou havendo disposição na Convenção Condominial, poderá transferir várias funções administrativas a uma empresa especializada na administração de condomínios. A aprovação em assembléia pode ser prévia, mas nada impede que seja posterior (MACIEL, 2007).

A segunda vertente citada é composta por empresas especializadas ou pessoas físicas que detenham técnicas e instrumentos de administração, por formação, sendo está uma exigência do Conselho Regional de Administração. Eles auxiliam nas atividades administrativas e jurídicas pertinentes, como a emissão e recebimento das cotas condominiais; execução das rotinas trabalhistas; pagamento das obrigações com terceiros; cobrança dos inadimplentes, dentre outras.

Entretanto, as administradoras de condomínios atuam dentro de certos limites, pois sua função é auxiliar o síndico, não cabendo a ela tomar decisões, aplicar penalidades ou pagar despesas não autorizadas, em desrespeito aos limites estabelecidos na legislação condominial.

Porém independente do tipo de gestor, lhe é iminente as responsabilidades de alavancagem de todas as estruturas – administrativa, econômica, financeiras ou tecnológica - de seus condomínios, através da utilização racional dos instrumentos modernos de gestão, implantando-os, monitorando-os, corrigindo desvios de curso, ajustando-os às novas tendências,

registrando-os em atas e fazendo com que os seus sucessores possam dar continuidade ao seu trabalho (MACIEL, 2007).

3.3 Condomínio e Tributações Os condomínios que auferirem rendimentos de capital, ou que pagarem rendimentos sujeitos à retenção na fonte, estão obrigados à inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes do Ministério da Fazenda ( IN RF 87/84 e AD CIEF Nº 11/84).

O condomínio de edifícios, apesar de obrigados a se inscrever no CGC, não está sujeito à apresentação da declaração de rendimentos, nem da Declaração de Isenção do Imposto de Renda (PN CST 76/71 e Plantão Fiscal, Resposta à Pergunta 002, IRPJ 90).

Será responsável pela retenção e recolhimento do IRRF, quando se enquadrar como empregador em face à legislação trabalhista ou previdenciária, devendo nestes casos, reter e recolher o imposto de renda descontado sobre rendimentos pagos aos seus empregados ( PN CST 37/72, 114/72 e 15/85), Portaria do Ministério da Fazenda 126/81 e Ato Declaratório Normativo CST 29/86). Retenção (4,65%) para contratação de serviços acima de R$5.000,00.

Imunidade é a garantia constitucional sobre a não tributação de fatos descritos e relacionados na Constituição Federal. 

Imposto sobre renda, patrimônio ou serviços relacionados com as finalidades essenciais das entidades nelas mencionadas.

CTN art. 9º, IV, §1º – O disposto no inciso IV não exclui a atribuição, por lei, às entidades nele referidas, da condição de responsáveis pelos tributos que lhes caiba reter na fonte, e não as dispensa da prática de atos, previstos em lei, assecuratórios do cumprimento de obrigações tributárias por terceiros. 

Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ): não incide pela imunidade. Em virtude da imunidade, os rendimentos produzidos por aplicações financeiras também estarão dispensados da retenção do imposto de renda na fonte.

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Contribuição Social sobre o Lucro (CSSL): A Lei 9.532/97, art. 15, §2º, estipula a isenção também para a contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

CF, art.239/LC 7 e 8 – o conceito de faturamento advém do ato de emitir faturas, ou seja do exercício de atividade comercial, o qual, como é sabido, não é propósito das entidades do Terceiro setor. Assim, para assegurar que as entidades pagassem contribuições ao PIS, o DecretoLei 2.303/86, em seu artigo 33, introduziu a metodologia que viria ser denominada PIS/Folha de Pagamento.

Não estão sujeitos à COFINS, uma vez que a obrigação dessa contribuição é das pessoas jurídicas e equiparadas ( artigo 4º da Lei 7.689/88 e artigo 1º da Lei Complementar 70/91).

Não estão sujeitos à entrega da DCTF, embora obrigados à inscrição no CGC (Atos Declaratórios COSAR/COTEC 13/95, 40/95, 41/95, 11/96 e IN SRF 73/96).

Deverá fornecer aos beneficiários o comprovante de pagamentos e retenção do imposto e renda na fonte, no prazo fixado pela legislação do imposto de renda.

3.4 Fundo de reserva O Fundo de Reserva é uma contribuição diferente da contribuição ordinária e também não é extraordinária e que deve ser suportada pelo condômino proprietário. Está prevista no art. 22, inciso X, letra "g" da Lei 8.245/91 (Lei do Inquilinato). Deve ser arrecadado mensalmente, em valor percentual incidente sobre a contribuição ordinária de condomínio e tem destinação específica dentro da administração financeira do condomínio.

A principal destinação do Fundo de Reserva é garantir a continuidade do funcionamento dos equipamentos do condomínio, quando surgem despesas imprevistas e de urgência, e ainda de formar recursos para viabilizar as grandes reformas das partes comuns do bem em condomínio.

Nos termos do art. 23, inciso XII, § 1º, letra "i", o inquilino é obrigado a pagar as despesas ordinárias do condomínio, tais como consumo de água, esgoto, luz, pintura dos corredores internos, salários dos funcionários, etc. Portanto, quando o fundo de reserva for utilizado para custeio das despesas ordinárias, o inquilino deverá efetuar sua devida reposição. Se pagar indevidamente o fundo, o inquilino poderá requerer a restituição (ACESSA, 2007).

Sendo recursos financeiros, na maioria dos casos para aplicação somente a longo prazo, os valores oriundos do Fundo de Reserva crescem e formam um patrimônio considerável que deve ser separado do caixa comum do condomínio e aplicado em estabelecimento bancário para não perder seu valor real e produzir renda.

O Fundo de Reserva é um patrimônio do condomínio, portanto, não pode a assembléia geral, por qualquer motivo, distribuir os valores em depósito entre os condôminos, salvo se a decisão for aprovada pela totalidade dos condôminos proprietários, sem qualquer dissidência ou ressalva.

4 Sociedades sem fins lucrativos e a Contabilidade O Terceiro Setor abrange diversas Entidades consideradas Sem Fins Lucrativos, dentre elas os condomínios edilícios. O termo Terceiro Setor deve ser compreendido não exclusivamente como um conjunto de entidades assistenciais que prestam seus serviços a uma coletividade menos favorecida. E sim como sociedades e fundações de caráter beneficente, filantrópico, caritativo, religioso, cultural, instrutivo, científico, artístico, literário, recreativo, dentre outras. Logo o Terceiro setor abrange uma gama de organizações em diversas áreas de atuação.

As Entidades sem Fins Lucrativos não objetivam o lucro, trabalham pelo bem-estar social e seu patrimônio jamais será revertido aos seus membros. As Sociedades sem Fins Lucrativos são regidas pela Lei 9.790 de 1999.

Com o crescimento das entidades sem fins lucrativos surge a necessidade de maior clareza e controle sobre os resultados obtidos. Como salienta Lima (2007), mesmo sem almejar lucros, elas detêm um processo econômico que precisa ser controlado e exposto aos usuários das informações, sendo a Contabilidade uma ferramenta essencial para desenvolvê-las.

As diferenças existentes entre as instituições que compõem o mercado e as que formam o setor sem fins lucrativos fazem com que os gestores de organizações do Terceiro Setor

necessitem adaptar as demonstrações contábeis, a fim de atender às peculiaridades do ambiente onde essas organizações estão inseridas (JÚNIOR; VERELA, 2003).

A base para a contabilidade de Terceiro Setor é a estrutura patrimonial definida pela Lei das Sociedades por Ações (Lei 6404/1976) e a NBC T 3 emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

O conceito de Patrimônio Líquido é idêntico tanto nas empresas quanto no terceiro setor.

Entretanto a NBC T 10.19 determina que, na elaboração das demonstrações contábeis, as contas Capital Social e Lucros ou Prejuízos Acumulados deverão ser substituídas, respectivamente, por Patrimônio Social e Superávit ou Déficit do Exercício. E como explicita Zanlucca (2007) é aberta uma conta no Patrimônio Social denominada Fundo Patrimonial, onde são registrados os recursos recebidos para atender atividades ou projetos específicos, valendo-se das restrições impostas pelos doadores externos à entidade ou mesmo observando restrições impostas pelos órgãos diretivos da entidade.

Logo se percebe que a contabilidade poderá ajudar na transparência das ações das Entidades sem Fins Lucrativos por meio de relatórios que evidenciem a situação financeira e econômica dessas sociedades.

4.1 Sociedades Civis Dentre inúmeras classificações dadas às Sociedades sem Fins Lucrativos se tem a de Sociedades Civis. Estas sociedades poderão ser constituídas para prestarem serviços com fins lucrativos ou sem fins lucrativos.

Os condomínios podem se enquadrar como Sociedades Civis. Essas sociedades serão registradas no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme a Lei 6.015/73, artigo 114, sendo que as mesmas não poderão ser Sociedades Anônimas e obedecerão, principalmente, as normas estabelecidas no Código Civil, Lei nº3.071, de 01-01-1916.

O Código Civil Brasileiro, no artigo 1.364, permite que as sociedades civis adotem forma de sociedades comercias; em outras palavras, é autorizado constituir uma sociedade civil sob a forma de Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada.

5 As Demonstrações Contábeis 5.1 Balanço Patrimonial O Balanço tem por finalidade apresentar a posição financeira e patrimonial da empresa em determinada data, representando, portanto, uma posição estática.

Conforme o art. 178 da Lei nº 6404/76, “no balanço, as contas serão classificadas segundo os elementos do patrimônio que registrem, e agrupadas de modo a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da companhia”.

5.2 Fluxo de Caixa Direto Com o advento da lei 11.638/07, todas as entidades instituídas com Sociedades Anônimas de Capital Aberto ou Fechado, são obrigadas a publicar a Demonstração do Fluxo de Caixa (direto ou indireto) em substituição à Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos.

O objetivo primário dessa demonstração é prover informações relevantes sobre os pagamentos e recebimentos, em dinheiro, de uma empresa, ocorridos durante um determinado período.

O Método Direto explica as entradas e saídas brutas de dinheiro dos principais componentes das atividades operacionais, como os recebimentos pelas vendas de produtos e serviços e os pagamentos a fornecedores e empregados. O saldo final das operações expressa o volume líquido de caixa provido ou consumido pelas operações durante um período.

6 Princípios Contábeis Observados 

Princípio da Competência: de acordo com o art. 9º da Resolução 750 (25 de dezembro de 1993), “as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrer, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.” A competência é o princípio que estabelece quando um determinado componente deixa de integrar o patrimônio, para transformar-se em elemento modificador do Patrimônio Líquido – usualmente denominados “receitas” – e das suas diminuições – normalmente chamadas de “despesas” – emerge o conceito de “resultado do período”. Observa-se que o Princípio da Competência não está relacionado com recebimentos e pagamentos, mas com reconhecimento das receitas geradas e das despesas incorridas no período.



Princípio da Oportunidade: a correta aplicação do princípio é decorrente da necessidade tempestiva em disponibilizar tais informações em tempo hábil ao tomador de decisões. De acordo com o art. 6º da Resolução 750/93, “o Princípio da Oportunidade refere-se, simultaneamente, à tempestividade e à integridade do registro do patrimônio e das suas mutações, determinando que este seja feito de imediato e com a extensão correta, independentemente das causas que as originaram.”



Princípio da Realização da Receita: a receita é considerada realizada e, portanto, passível de registro pela Contabilidade, quando produtos e serviços produzidos ou prestados pela Entidade são transferidos para outra entidade ou pessoa física com a anuência destas mediante pagamento ou compromisso de pagamento especificado perante a entidade produtora.



Atributo da Tempestividade: a tempestividade refere-se ao fato de a informação contábil dever chegar ao conhecimento do usuário em tempo hábil, a fim de que este possa utilizálo para seus fins.



Atributo da Compreensibilidade: a compreensibilidade concerne à clareza e objetividade com que a informação contábil é divulgada, abrangendo desde elementos de natureza formal, como a organização espacial e recursos gráficos empregados, até a redação e técnica de exposição utilizadas.



Atributo da Comparabilidade: a comparabilidade deve possibilitar ao usuário o conhecimento da evolução entre determinada informação ao longo do tempo, numa mesma entidade ou em diversas entidades, ou a situação destas num momento dado, com vista a possibilitar-se o conhecimento das suas posições relativas.

7 Índices Contábeis 

Liquidez Corrente: simples divisão entre ativo circulante e passivo circulante produz o Índice de Liquidez Corrente, que reflete a capacidade de pagamento da empresa no curto prazo. O crescimento exagerado das contas a receber, principalmente quando ocasionado por aumento de inadimplência, ou ainda a avolumação dos estoques, devido a falhas em linhas de produção ou obsolescência, devem ser expurgados do cálculo desse índice.



Grau de Imobilização do Patrimônio Social: expressa por meio da razão entre o Patrimônio Social e o Ativo Imobilizado (quociente deve ser multiplicado por cem) o grau de imobilização da Entidade. Sua importância está em saber de onde advêm os recursos que sustentam o patrimônio.

8 Modelo de Balanço Patrimonial – Sugestão Balanço Patrimonial do Condomínio X em 31 de Dezembro de AAAA Ano Atual Ano Anterior

ATIVO ATIVO CIRCULANTE Disponível Caixa Fundo de prevenção à inadimplência* Fundo Fixo ou de Reserva Bancos Depósitos Bancários ( -) Cheques emitidos e não compensados Banco conta aplicação Valores a receber Dos Associados ( - ) Provisão para Recebimentos Incertos** Outros Créditos Adiantamentos a Empregados Antecipação de Salários Antecipação de Férias Antecipação de 13º Salário

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Almoxarifado Material de consumo Material de Limpeza Matéria de Manutenção Material Administrativo Despesas pagas antecipadamente Prêmio de seguros a apropriar Assinaturas de jornais, revistas a apropriar ATIVO NÃO CIRCULANTE ATIVO REALIZÁVEL A LONGO PRAZO Valores a receber a longo prazo ( - ) Provisão para Recebimentos Incertos Aplicações financeiras a longo prazo Despesas Pagas Antecipadamente ATIVO PERMANENTE Investimentos Terrenos para futura utilização Ativo Imobilizado Terrenos Edificações Móveis e Utensílios Construções em andamento ( -) Depreciação e Amortização Acumuladas Ativo Diferido Remodelagem do Hall de Entrada

PASSIVO PASSIVO CIRCULANTE Fornecedores Material de limpeza Material Administrativo Obrigações Trabalhistas Ordenados e Salários a pagar Provisões para férias e Encargos Provisão para PIS/Folha de Pagamento Provisões para 13º Salário e encargos Outras Obrigações Provisão para Imposto de Renda*** ISS a recolher Empréstimos e Financiamentos Empréstimos Bancários Financiamentos de bens Juros a pagar PASSIVO NÃO CIRCULANTE Empréstimos e Financiamentos Empréstimos Bancários Financiamentos de bens Juros a pagar PATRIMÔNIO LÍQUIDO Patrimônio Social

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(-)

Fundo Patrimonial Superávit do Exercício Deficit do exercício

* Tal fundo seria criado para impedir que o fundo de reserva recolhido pelo condomínio seja usado para cobrir despesas de manutenção (ordinárias) deixadas a descoberto pela inadimplência. ** Tal conta foi criada para amenizar o que hoje é um dos maiores problemas enfrentados pelos condomínios e a maior dor de cabeça dos administradores e síndicos, a inadimplência. *** Pela imunidade concedida pela Constituição Federal, não seria preciso provisionar o Imposto de Renda, no entanto, para as entidades que possuem contratações acima de R$ 5000,00 é obrigatória a retenção de (4,65%).

Fonte: Autores 2007 Quadro 1 – Sugestão de Balanço Patrimonial

9 Modelo de Fluxo de Caixa Direto – Sugestão Demonstração do Fluxo Caixa do Condomínio X em 31/12/AAAA ENTRADAS OPERACIONAIS Recebimento de Cotas Condominais - Residencial Recebimento de Cotas Condominais - Comercial Recebimento de Taxas para uso do Salão de Festas Taxa de reposição ou reparo de bem permanente da área em comum Fundo de reserva Gás Luz Água Seguros Outros rateios OPERACIONAIS EM ATRASO (idem contas OPERACIONAIS) OPERACIONAIS ANTECIPADAS (idem contas OPERACIONAIS) FINANCEIRAS Empréstimos contraídos Financiamentos Multas por atraso ou infração Rendimento de Aplicações Juros Multas (-) Descontos

TOTAL DAS ENTRADAS SAÍDAS PAGAMENTO DE PESSOAL Remuneração do Síndico/Prolabore Salários e Ordenados Recisão Encargos Sociais

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INSS FGTS PIS Folha de Pagamento HONORÁRIOS PROFISSIONAIS Honorários de Assessoria Condominal PAGAMENTO DE CONCESSIONÁRIOS Fornecedores de Energia Elétrica Fornecedores de Água/Esgoto Fornecedores de Gás Telefone PAGAMENTO DE SERVIÇOES DE MANUTENÇÃO Manutenção de Elevadores Manutenção do Portão Eletrônico SERVIÇOS TERCEIRIZADOS Zeladoria Segurança Limpeza PAGAMENTO DE MATERIAIS PARA MANUTENÇÃO Materiais de Limpeza PAGAMENTO DE DESPESAS EVENTUAIS PAGAMENTO DE DESPESAS FINANCEIRAS Tarifa Bancária Despesas Bancárias Tributos Bancários IOF

TOTAL DAS SAÍDAS SALDO TOTAL

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Fonte: autores 2007 Quadro 2 – Sugestão de Fluxo de Caixa Direto

9.1 Receitas Taxas ou cotas condominiais devem ser tratadas como receitas no período em que são auferidas, o que não indica seu recebimento – valores a receber dos associados (balanço) e recebimento de cotas condominiais em atraso (FCD). Sendo assim, cotas pagas em atraso, ou antecipadamente, não podem ser reconhecidas como receitas no exercício social em que foram quitadas.

9.2 Despesas Honorários Profissionais muitas vezes podem ser contratados por um determinado período o que incorre em pagamento antecipado. Nesse mesmo caso, o desembolso dessas despesas antecipadas deve ser apropriado como um direito do condomínio para com a Empresa de

Assessoria, sendo a despesa reconhecida mensalmente. Portanto, o valor total não pode ser reconhecido integralmente como despesa. Outro erro grave é considerar todo material de limpeza e manutenção adquirido como despesa; apesar de serem bens de rápido consumo, na maioria das vezes, são estocados em pequenas quantidades para atenderem quaisquer eventualidades; sendo assim, devem ser registrados no balanço como um bem circulante – almoxarifado / material de consumo.

10 A Contabilidade e a tomada de decisões nos condomínios A administração de condomínios requer bom senso na reunião de esforços direcionados a resultados estrategicamente definidos, combinando todos os recursos disponíveis de forma organizada, a fim de diminuir tempo, custos e riscos, e maximizar ganhos intrínsecos e patrimoniais pela concretização das idéias propostas pelos condôminos em resultados. Tanto o síndico quanto o gestor profissional devem interagir para criação e agregação de valores a cada tomada de decisão pela prática de uma gestão objetiva, inteligente, responsável e transparente (CASTRO, 2007).

O condomínio é uma empresa, e embora não comercialize bens e serviços nem vise o lucro é registrada na Receita Federal, Previdência, Ministério do Trabalho e detém as obrigações contábeis, financeiras e trabalhistas. E segundo Carneiro (2002, p. 25) esse acúmulo de uma complexidade de tarefas envolvidas na administração de condomínios responde pela tendência à terceirização das atividades anteriormente atribuídas aos próprios condôminos (síndico e subsíndico). Neste ponto é necessário ficar alerta, pois não é função da administradora de condomínios a tomada de decisões, isto é papel do síndico.

Muitos condomínios ainda fazem uma contabilidade apenas para atender uma exigência de prestação de contas, englobando apenas à entrada e saída de caixa. Mas o condomínio enquanto organização tem vários interessados, os condôminos, aos quais deve ser apresentado um balanço efetivo da situação financeira e contábil, mesmo porque é habitual a desconfiança que os condôminos têm do destino dado ao dinheiro das cotas condominiais.

A falta de informações adequadas para síndicos e condôminos é uma falta muito grave. É insuficiente para a realização de uma gestão eficiente e eficaz apenas a ciência sobre débitos e créditos, impostos, livro caixa, etc. Como cita Skartazini (2007), faz-se necessário conhecer a legislação específica e o cotidiano dos condomínios, para evitar transtornos.

O síndico deve apresentar a posição financeira do condomínio, como foram feitos os investimentos e o que terá como gastos futuros para que embasado nesses números seja feito um planejamento em conjunto das decisões a tomar e como aplicar melhor os recursos, a fim de atender os interesses coletivos (SKARTAZINI, 2007).

Pode-se perceber que o síndico precisa de um conhecimento mínimo para cumprir suas tarefas de forma eficiente, eficaz e efetiva. É necessário ter em mente conceitos básicos de administração e contabilidade, a fim de facilitar sua compreensão e guiar sua tomada de decisão.

Um síndico que não detenha uma ciência básica de como gerir de forma ótima o condomínio pode ser desastroso para a vida do mesmo. Esses fatos explicam o crescente aumento na contratação de administradoras de condomínios.

Quando o síndico contratar uma empresa administradora de condomínios, esta deve participar das assembléias, montar pautas, formalizar e registrar atas. E em conjunto trabalhar com um enfoque gerencial, onde todos os fatos deverão estar expostos em planilhas e relatórios bem organizados, fazendo bem mais do que apenas a contabilidade. É importante fazer nestes relatórios a distinção entre as diferentes taxas que o condômino paga e os diferentes investimentos que estão sendo feitos.

Tanto a administradora de condomínios quanto o contador que for responsável pelos demonstrativos do condomínio devem usar modelos claros e com informação suficiente para o auxílio na tomada de decisão dos síndicos.

Logo pode se perceber que a contabilidade ocupa um papel de suma importância no processo administrativo. O objetivo de evitar déficits só poderá ser alcançado se for realizada uma boa administração contábil. Para tanto, segundo Dias (2002), é necessária uma gestão bem organizada, com base em muito planejamento, um plano de contas bem elaborado, uma previsão orçamentária adequada às necessidades e compatível com a receita e o apoio de profissionais qualificados em todas as áreas de gestão.

Considerações Finais Podemos perceber que condomínio apesar de não comercializar bens e serviços nem visar o lucro é uma empresa, pois é registrada na Receita Federal, Previdência, Ministério do Trabalho e detém as obrigações contábeis, financeiras e trabalhistas. Além de acumular uma complexidade de tarefas que estão envolvidas na sua administração.

Os condomínios edilícios podem ser classificados dentro do Terceiro Setor como Sociedades Civis Sem Fins Lucrativos. E devido às diferenças existentes entre as instituições que compõem o mercado e as que formam o setor sem fins lucrativos, os síndicos e as administradoras de condomínios precisam adaptar as demonstrações contábeis, a fim de atender às peculiaridades do ambiente onde estão inseridos. É importante frisar que as administradoras de condomínios atuam dentro de certos limites, pois sua função é auxiliar o síndico, não cabendo a ela tomar decisões, aplicar penalidades ou pagar despesas não autorizadas, em desrespeito aos limites estabelecidos na legislação condominial.

Logo verificamos que o papel ocupado pelo síndico é de suma importância, pois ficam a seu cargo as tomadas de decisões. Para tanto ele deve deter conhecimentos a cerca de processos administrativos e de como interpretar demonstrativos contábeis. Estes devem apresentar uma estrutura clara e conter todas as informações relevantes, a fim de facilitar a compreensão e utilização por parte do síndico e dos condôminos.

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