Lineamientos de Relaciones Laborales by Comunicación Interna

Lineamientos Relaciones Laborales

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CL 2 : Interno: Debe manejarse para uso de los colaboradores del GFBC y para las personas externas autorizadas para la organización. ->Solicitud de Impresión: ->Fecha Impresión: 11/05/2020 12:10:23

Lineamiento Título del Documento Fecha de Creación Versión

L-COM-Lineamientos Relaciones Laborales-CRI-0000348 30/08/2018

Encargado de actualización del Documento Nombre Pablo Esquivel Rivera País CostaRica Gerencia GERENCIA DESARROLLO TALENTO HUMANO Departamento RELACIONES LABORALES Puesto ANALISTA PROFESIONAL IV LABORAL Jefe inmediato Denisse Morales

Responsable del Pablo Esquivel Rivera Documento

? Compañía del documento ? Línea de Negocio

COM Banca Talento Humano

? Macroproceso

? Nombre del Documento

Lineamientos Relaciones Laborales

? Grupos de Interés

Reguladores; Colaboradores; Nivel Ejecutivo; Mandos Medios

? Área

LINEAMIENTO DE RRHH

? Fecha de Implementación

30/08/2018

Política Interna de la Organización

? Periodicidad de revisión integral

365

Requerimiento

? Clasificación de la información: Protegida Internamente

? Propósito

Normar aspectos funcionales de la Relación Laboral (colaborador-empresa), apegado a un marco de políticas y/o lineamientos que fomenten un ambiente de trabajo justo, solidario, disciplinado y armonioso, alineado a control del riesgo (contingencia) y a la búsqueda de resultados de negocio.

? Alcance Aplican a todos los colaboradores del Grupo Financiero BAC/Credomatic.

? Definiciones

Beneficio Laboral: forma de compensación que se le ofrece a los colaboradores fuera de un salario o sueldo declarado. No aplica por desempeño. Facilidad: condiciones o situaciones que hacen más fácil, accesible y favorable el desempeño de las funciones. Conflicto de interés: hace referencia a aquellas situaciones o circunstancias en las que puedan

existir una contraposición entre los intereses de un colaborador y los intereses de la organización.

? Exclusiones

N/A

? Responsabilidades

Responsables

G-Relaciones Laborales

——— ———————————————————————————————— 2 G-Talento Humano-CRI-BSJCOM

——— ———————————————————————————————— 3 Usuarios Costa Rica

——— ———————————————————————————————— 4 G-Gerentes-CRI-BSJ

——— ————————————————————————————————

Descripción de la Responsabilidad

Definir políticas que clarifi quen las relaciones laborales en línea con el marco laboral vigente y velar por su actuali zación y gestión dentro de la organización. ———————————————————————————————— Divulgar y asesorar a los cola boradores sobre el marco de ac ción que detallan las política s aquí contenidas. ———————————————————————————————— Es obligación de todo colabora dor cumplir las obligaciones e stablecidas en el presente lin eamiento. ———————————————————————————————— Tomar decisiones y orientar a los colaboradores en el marco de políticas incluidas en este lineamiento. ————————————————————————————————

G-Gerentes-CRI-COM

——— ———————————————————————————————— 6 G-Mandos Medios RRHH-CRI-BSJ

——— ———————————————————————————————— 7 G-Mandos Medios RRHH-CRI-COM

——— ———————————————————————————————— 8 G-Calidad-CRI

Tomar decisiones y orientar a los colaboradores en el marco de políticas incluidas en este lineamiento. ———————————————————————————————— Tomar decisiones y orientar a los colaboradores en el marco de políticas incluidas en este lineamiento. ———————————————————————————————— Tomar decisiones y orientar a los colaboradores en el marco de políticas incluidas en este lineamiento. ———————————————————————————————— Área reguladora de la publicac ión

? Cuerpo del Lineamiento

1.1 GERENCIA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: Es responsabilidad de Talento Humano asegurarse que todos los colaboradores tengan conocimiento de dicho lineamiento, esto será por medio de la Inducción Corporativa y/o publicación electrónica, quedando documentado en el expediente de Talento Humano según formato establecido. Anualmente se publica a través de QSI, la actualización de este lineamiento y con ello el refrescamiento que se publica de manera automática a todos los colaboradores. El departamento de Relaciones Laborales emitirá un doble recordatorio a los Jefes y Gerentes, resaltando los aspectos y/o cambios relevantes, por medio de correo electrónico u otras herramientas al alcance. 1.2 GERENCIA DE ÁREA: Es responsabilidad de la gerencia y/o jefatura al identificar una falta, comunicar el evento al área de Talento Humano a la mayor brevedad posible para la aplicación del lineamiento, en caso contrario, la jefatura y/o Gerencia se expondrá a una sanción por no acatar los lineamientos establecidos. Es recomendable que todo jefe o gerente realice un refrescamiento de este lineamiento. 1.3 COLABORADORES: Es responsabilidad y obligación de cada colaborador de BAC Credomatic cumplir con lo establecido en el presente lineamiento.

2.1 Ante un error o posible falta cometida por un colaborador, este documento será guía para consultar y/o identificar la posible trasgresión a la sección disciplinaria que refiera en este documento. 2.2 Una vez identificado el error o posible falta, la jefatura inmediata deberá ingresar la solicitud de gestión disciplinaria, según las consideraciones del proceso disciplinario establecido en el punto 4 del presente lineamiento. 2.3 Cuando una posible falta requiera ser investigada con mayor detalle, se contará con el apoyo de áreas como Asesoría Legal, Seguridad, Auditoría, Control Interno u otra de acuerdo a la naturaleza de la situación. 2.4 Los mecanismos de sanciones estipulados en el lineamiento disciplinario se aplicarán sin perjuicio de aquellas otras que se encuentren consignadas en el Código de Trabajo, leyes conexas y supletorias y demás normas internas del grupo. 2.5 Las sanciones que sean definidas por unidades directivas, como Comités de Auditoría, Gerencia General o Presidencias, dirigidas a miembros de la alta dirección, no necesariamente aplicarán el proceso descrito en este documento en todos sus pasos.

El presente contenido debe ser observado desde el más amplio marco referencial de la Legislación Laboral, políticas, procedimientos y disposiciones internas presentes y futuras, de forma tal que el Grupo Financiero BAC Credomatic se reserva el derecho de ajustarlo según considere prudente al apego de nuestro ordenamiento jurídico laboral y normas internas. El Grupo se reserva el derecho de ampliar o variar los apartados y contenidos del lineamiento según requerimientos de la organización (Código de Ética, valores, líneas estratégicas de la organización), respetando siempre el marco legal laboral. Se detallan a continuación los capítulos del Lineamiento:

I. Cumplimiento de la Ley 7786, (reformada por Ley 8204) sus requisitos mínimos, su reglamento y normativa. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Adoptar y ejecutar los programas, normas, procedimientos y controles internos para prevenir y detectar el

a) Ocultar falsear o encubrir la naturaleza, el origen, el destino, los movimientos, derechos, de bienes económicos que a

delito de Legitimación de capitales y Financiamiento al Terrorismo.

sabiendas procedan directamente indirectamente de un delito.

b) Adoptar con exactitud las políticas internas de "Conozca a su Cliente" y el "Lineamiento de Cumplimiento para la Prevención de Legitimación de Capitales y Financiamiento de Terrorismo - SARLAFT".

b) Omitir las políticas y controles internos de la Institución con el fin de encubrir la verdadera identidad de los clientes.

c) Cumplir en todos sus detalles con la documentación requerida para todos los clientes: - Formulario KYC, sin dejar espacios en blanco. - Copia de documento de identificación legible y vigente. - Documento verificador de dirección residencia (definidos en la política corporativa de “Conozca a su Cliente”). - Certificación de ingresos, en monto y origen; coincidente con actividades y con monto esperado de transacciones (definidos en la política corporativa de conozca a su cliente). - Copia de cédula y verificación dirección residencia de representante legal de empresas jurídicas. - KYC Ampliado, en el caso de clientes que al vincularse, sean categorizados como de Riesgo Alto, o aquellos clientes existentes que pasen de una categoría de riesgo inferior a Riesgo Alto. d) Registrar en el formulario "ROE" el ingreso o egreso de las transacciones en efectivo individuales o múltiples, en moneda nacional o extranjera, iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses. e) Reportar a Cumplimiento toda "Transacción Sospechosa", es decir toda aquella operación inusual realizada en forma periódica o aislada, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad bancaria, resulte inusual, sin justificación material, económica o legal evidente, o de complejidad inusitada o injustificada.

c) Omitir la confección del ROE ante operaciones iguales o superiores a los US$10.000 en efectivo en moneda nacional o extranjera. d) Siendo responsable de cuentas de clientes (ejecutivos) no realizar la Debida Diligencia correspondiente para la actualización de expedientes o respuesta de desviaciones. e) Omitir el RAI (Reporte de Actividad Inusual) ante operaciones consideradas como inusuales o sospechosas. f) No asistir, sin justificación, a las convocatorias de capacitación realizadas por la Gerencia de Cumplimiento Corporativo o la Gerencia de Desarrollo de Talento Humano, en materia de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo. g) Aceptar cualquier tipo de regalía que comprometa su gestión. h) Destruir u ocultar documentación o información sensible con el fin de dificultar el rastreo de alguna operación a sabiendas que la información está relacionada con narcotráfico o con investigaciones relativas a legitimación de capitales o financiamiento del terrorismo, así como cualquier delito. i) Asociarse con sujetos de reputación moral cuestionable o criminal y visitar lugares de dudosa reputación, tales como Night Clubs, etc. j) Revelar a cualquier persona o entidad externa no autorizada o tipificada en las leyes mencionadas, toda información sensible de las transacciones, cuentas,

f) Atender los pedidos de Capacitación o actualización sobre esta materia anualmente o dentro del periodo que así sea requerido. g) Rechazar cualquier tipo de regalía que comprometa su gestión. h) Velar porque la información de los clientes sea archivada adecuadamente tal y como lo consigna la Ley por un período de cinco años. i) Dejar de registrar en los sistemas y en los formularios físicos, sea por dolo o error, la información exacta y veraz de los clientes, como parte de la aplicación de la Política “Conozca a su Cliente”. j) Completar correctamente los informes internos y reportes regulatorios: Reporte de Operaciones en Efectivo (ROE), Reporte de Actividad Inusual (RAI), Reporte de Operación Sospechosa (ROS), según lo dicta los requisitos mínimos de la ley.

saldos u otro tipo de datos relevantes de los clientes. k) Transgredir los principios fundamentales del Secreto Bancario o la confidencialidad de un Reporte de Operaciones Sospechosa. l) No aprobar el Examen de Inducción y/o Refrescamiento anual sobre la Ley 8204 en las dos oportunidades que la Organización brindara para ello. m) Incumplir con los plazos fijados por los órganos de supervisión y fiscalización para la presentación de los formularios de Reporte de Operaciones en Efectivo (ROE). n) Negarse a entregar a los órganos autorizados la información y documentación sobre operaciones sospechosas. o) Negarse a cumplir de inmediato con las solicitudes de información que dirijan los jueces de la República sobre investigaciones de Legitimación de Capitales. p) Registrar en los sistemas y en los formularios físicos, sea por dolo o error, información errada, falsa o inconsistente de los clientes, incumpliendo con la Política “Conozca a su Cliente” y afectando los procesos internos en materia de prevención de legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo.

II. Cumplimiento de SIPOC, Manuales Operativos, Lineamientos y Políticas. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Es responsabilidad de la jefatura inmediata velar porque su personal esté capacitado en las políticas, procedimientos e instrucciones de

a) Impedir u obstaculizar las medidas de vigilancia y control que se implementen por parte del Banco, para verificar que

trabajo para que se cumpla con sus labores diligentemente, como también velar por su aplicación. b) Es responsabilidad de la jefatura inmediata dar seguimiento a sus colaboradores mediante los recursos diseñados para este fin (bitácoras de diálogo, seguimiento u oportunidad de mejora, KYE, Pausa, informes, evaluaciones desempeño, entre otros). c) Conocer y cumplir con las funciones y responsabilidades asignadas, así como los procedimientos y directrices asociadas; alcanzando los resultados y productividad establecida según el rol asignado. d) Comunicar a su superior jerárquico inmediato y a la mayor brevedad, las causas o circunstancias que afecten el cumplimiento de las labores que se le asignen o de los procedimientos o directrices que se le indiquen, identificar oportunidades de mejora. e) Llenar el cuestionario sobre la política de la Compañía, “Prevención de Conflicto de interés (COI). La información indicada en el formulario debe de ser fiel reflejo de la realidad y se le debe dar respuesta en el tiempo estipulado por la organización. f) Mantener escritorios 100% limpio, únicamente disponiendo de herramientas que son para la utilización y desempeño de sus labores. g) Cumplir los protocolos y validación de datos de seguridad establecidos por la organización a la hora de atención de nuestros clientes internos y externos. h) Cumplir con las especificaciones de calidad (hallazgos de diferentes tipo de monitoreo) establecidas para la atención de clientes (llamadas entrantes o salientes).

cumple con las labores asignadas o con los procedimientos o directrices previstas. b) Alterar o de cualquier modo ocultar los datos relacionados con su rendimiento. c) Alegar desconocimiento de políticas o procedimientos para justificar comportamientos negligentes o de descuido en su responsabilidad laboral. d) Qué el colaborador incluya información incorrecta y/o que no concuerde con la realidad. e) Qué el colaborador no responda a tiempo el formulario de “Prevención de Conflicto de interés (COI) f) No asegurarse que se están cumpliendo los lineamientos, políticas y procedimientos establecidos en la organización. g) No dar seguimiento a su colaborador través de los recursos dados por la organización.

III. Acerca de faltantes, resguardo y custodia de los recursos económicos o bienes de la organización. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Cumplir con los procedimientos, políticas, instrucciones de trabajo y/o manuales que regulen el manejo de faltantes y recursos económicos. b) Reportar de forma inmediata a su superior jerárquico inmediato, los faltantes de dineros cuya administración o custodia le sean asignados. c) Administrar y custodiar adecuadamente los bienes y fondos que le son asignados, sin que medie beneficio propio o perjuicio por dolo para la organización. d) Reportar de forma inmediata a su superior jerárquico inmediato la pérdida de activos bajo su custodia (portátiles, proyectores, custodia de documentos de valor, vehículos, tarjetas corporativas, gafetes). e) Reportar de forma oportuna a su superior inmediato cualquier daño o pérdida ocasionada a los diferentes activos o herramientas de trabajo que brinde la organización.

a) Tomar posesión de un bien que le haya sido confiado temporalmente (apropiación indebida) o sustraer de forma dolosa los fondos, bienes o herramientas de trabajo, cuya administración o custodia le fue asignada. b) Propiciar mediante el incumplimiento deliberado o gravemente culposo de procedimientos, que otros sustrajeran los fondos cuya administración o custodia le fue asignada. c) Propiciar mediante el incumplimiento reiterado y manifiesto de procedimientos, que se originen faltantes en fondos cuya administración o custodia le fue asignada. d) Administrar en forma fraudulenta o gravemente culposa los fondos confiados, aunque no llegue a existir un faltante de los fondos cuya administración o custodia le fue asignada. e) Obtener, en general, cualquier clase de provecho personal de los fondos cuya administración o custodia le fue asignada. f) No reportar oportunamente incumplimientos a directrices y/o procedimientos por parte de colaboradores. g) No se permite ninguna participación de colaboradores en forma directa o indirecta en actos ilícitos de ninguna índole. h) Causar daño de forma dolosa a los fondos, bienes o herramientas de trabajo, cuya administración o custodia le fue asignada.

IV. Acerca del aprovechamiento fraudulento de facilidades y beneficios. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Es responsabilidad de las Gerencias, jefaturas y supervisiones revisar a detalle las gestiones que debe de aprobar, respecto a facilidades como viáticos o beneficios como vacaciones, por el cual se haga uso del procedimiento autorizado para tales fines. Administrando bajo las políticas, procedimientos, instrucciones y otros documentos establecidos el manejo de los beneficios que le son otorgados por la Organización, tanto a él o a ella, como a los colaboradores. b) Cumplir con el descanso o reposo, para el cuál se le otorgan las vacaciones, las incapacidades y las licencias. c) Presentar a la jefatura inmediata, una vez que ingrese de su licencia por maternidad, una certificación médica expedida por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), dónde se indique que se encuentra en periodo de lactancia, misma que debe ser renovado oportunamente durante el lapso de lactancia materna. d) En caso de aportar dictamen de lactancia de médico privado, al igual que las incapacidades, deben ser validadas por CCSS previo a presentarlas al patrono. e) Hacer uso adecuado y apropiado, de las facilidades que le son brindadas para su objetivo específico, de acuerdo a la referencia del lineamiento o documento afín que regule la facilidad en cuestión.

a) Aprobar gestiones a los colaboradores sin realizar una revisión minuciosa de su procedencia y permitir que el colaborador gestione el disfrute de un beneficio o facilidad sin cumplir con el procedimiento autorizado para tales fines. b) Reportar datos falsos, imprecisos o con alteraciones en los reportes o liquidaciones que deba presentar, para obtener el pago de sumas superiores a las que le corresponden en concepto de comisiones por ventas, alquiler de vehículos viáticos, uso de tarjeta corporativa y otros beneficios económicos similares. c) No comunicar oportunamente a la jefatura inmediata que finalizó su período de lactancia.

V. Acerca de las relaciones interpersonales con colaboradores y clientes. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Actuar de acuerdo a los valores organizaciones y sus conductas asociadas y en concordancia al Código de Integridad & Ética, procurando construir relaciones interpersonales sanas y colaborativas, con colaboradores y clientes b) Tratar al cliente de forma respetuosa, aplicando los valores organizacionales y el Código Integridad & Ética. c) Denunciar actos de hostigamiento en el trabajo contra su persona o de los que tenga conocimiento en contra de otros colaboradores. d) Realimentar sobre el trabajo, conductas y resultados de forma respetuosa buscando mejorar el desempeño en general; entre colaboradores en diferentes vías de ejecución (ascendente, descendente y pares). e) Dar a conocer a su jefatura inmediata de forma oportuna, toda relación de vínculo familiar o de pareja, a fin de subsanar posibles conflictos de interés.

a) Difamar, calumniar, humillar o de cualquier modo faltar al respeto a su dignidad, entre colaboradores en diferentes vías de ejecución (ascendente, descendente y par); así como también a los clientes. b) Perseguir, molestar u hostigar a otro colaborador o a clientes, mediante conductas verbales, físicas y visuales que produzcan intimidación en el ambiente laboral o que interfieran con el desempeño laboral. c) Llevar a cabo conductas de hostigamiento hacia otros colaboradores o clientes, basadas en la nacionalidad, raza, religión, edad, estado civil, discapacidad, en las actividades físicas o en el sexo de la persona; especialmente si el hostigamiento es con el fin de obtener favores y/o actividades sexuales inapropiadas u otra conducta verbal, visual o física de índole sexual. d) En las relaciones personales entre jefes y colaboradores, cortejar o perseguir relaciones románticas o sexuales entre ellos. e) Mantener relaciones amorosas ocultas (con clientes o entre colaboradores), las cuales podrían presentar algún tipo de conflicto para la organización.

VI Acerca del consumo de alcohol y otras drogas.

Obligaciones de los colaboradores

Conductas no deseadas para los colaboradores

a) Comunicar a su superior inmediato su adicción al licor o a cualquier otra droga.

a) Presentarse a laborar en estado de ebriedad o bajo los efectos de cualquier otra droga.

b) Someterse al tratamiento de desintoxicación que recomiende el médico o el especialista que lo trate.

b) Comerciar o promover el uso de drogas o sustancias análogas a lo interno de la Organización.

c) Es prohibido consumir cualquier tipo de droga o alcohol en su horario laboral o sus tiempos de descanso.

c) Faltar al compromiso referidos a tratamientos de desintoxicación.

d) Fomentar los espacios libres de humo de tabaco, evitando fumar dentro de las instalaciones de la organización.

VII Acerca del uso de medios de búsqueda, almacenamiento, protección y transmisión de datos o información (incluye lo relacionado a Seguridad de la Información y Protección de Datos). Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Utilizar y cuidar las herramientas asignadas únicamente para realizar las labores asignadas (teléfono, computadora, fotocopiadora, sistemas, bases de datos, medios de comunicación electrónica, entre otros). b) Asegurar que su clave de acceso o password, se mantenga en absoluta confidencialidad y bajo su control. c) Utilizar y mantener de manera confidencial la información a la que posee acceso para fines estrictamente laborales. d) Manipular adecuadamente y bajo los procedimientos, políticas, manuales y otros documentos establecidos el uso adecuado de los medios de

a) Usar el teléfono, la computadora y sus accesorios periféricos o componentes, así como las unidades de almacenamiento de datos, el correo electrónico o el Internet, para: - Transmitir cualquier tipo de datos confidenciales a terceras personas no autorizadas. - Transmitir comunicaciones contrarias a la moral o las buenas costumbres, especialmente de contenido pornográfico. - Transmitir propaganda de negocios personales, proselitismo religioso y político o colaborar en cadenas de correo. b) Utilizar protectores de pantallas diferentes a los que señale el Grupo.

almacenamiento y transmisión de datos o información. e) Guardar la confidencialidad cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles de los clientes, aún después de finalizada la relación con la base de datos correspondiente. f) Dejar a la vista o exponer a terceros, información confidencial de clientes o documentos delicados. g) Brindar información a medios de comunicación colectiva sin autorización h) Obtener el consentimiento expreso de la persona titular de los datos o de su representante, para el uso de los mismos. i) Acopiar datos únicamente con el consentimiento informado de la persona, y adquirirlos por medios lícitos y leales.

c) Bajar información de Internet sin la autorización necesaria o acceder a sitios que no tengan relación alguna con sus labores. d) Utilizar o manipular copias de software´s distintos de aquellos que han sido facilitados por el Grupo. e) Copiar, transferir, renombrar, agregar o borrar archivos o software que pertenezcan a otro usuario, sin su consentimiento expreso. f) Enviar comunicaciones electrónicas a otros colaboradores, que no tengan relación alguna con las labores asignadas en el puesto que ocupa, especialmente si se trata de propaganda de negocios personales, proselitismo religioso o político o cadenas de correo. g) Comentar en lugares no adecuados (bares, estadios, y otros) información confidencial de la Institución y/o clientes

j) Eliminar o sustituir de oficio los datos inexactos en todo o en parte, por los rectificados, actualizados o complementados.

h) Revelar o transmitir por cualquier medio, secretos comerciales o industriales del Grupo.

k) Corregir la información remitida a la SUGEF cuando la entidad detecte errores o inconsistencias, dentro de un plazo de 10 días hábiles.

i) Sacar de las instalaciones de la empresa cualquier tipo de equipo sin autorización escrita de la Gerencia, Jefatura y/o Supervisión del área.

l) Suministrar información sobre cuentas corrientes bancarias sólo con solicitud o autorización escrita del dueño o por orden de autoridad judicial competente.

j) Especialmente para los colaboradores de los Centros de Atención Telefónica de la Gerencia de Servicio al Cliente, no deben atender llamadas personales que ingresen por medio de las líneas de comunicación establecidas para la atención exclusiva de los clientes.

m) Cumplir con lo estipulado en la LCORP-Política De Seguridad De La Información Del Grupo Financiero BAC Credomatic-REG-0000261, de acuerdo a

su contenido total.

k) Se prohíbe dejar habilitado sus usuarios al retirarse de su área de trabajo (Incluye desbloqueo de teléfono), especialmente los usuarios relacionados con los procesos de cierre de sistemas.

l) Divulgación de secreto bancario y/o información confidencial: no se permite violar el secreto bancario o información confidencial, a fin de utilizar o suministrar a terceros información de clientes o de las actividades propias del banco, sus procesos y normativas de carácter interno y privado, bajo fines no autorizados. m) Consultar en los sistemas o bases de datos, información de clientes, para evacuar inquietudes personales; o bien, monitorear clientes por intereses no transparentes, aprovechando los perfiles de acceso con los que se cuenta. n) Abrir correos de dudosa procedencia o por el contrario ingresar a links o páginas no permitidas, posibilitando que se genere robo de información, daño de activos u otros a traves del phishing u otros mecanismos a través de Malware (software malicioso). o) Enviar a su correo personal información de la organización, la cual contenga información sensible o confidencial de la organización.

VIII Acerca del cumplimiento de la Jornada Laboral. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Cumplir puntualmente la jornada de trabajo con el debido apego a lo estipulado en el Código Trabajo, incluyendo posibles herramientas de registro de tareas o afines, aportadas por la organización. b) Todo colaborador que brinde servicio al cliente externo o interno, debe estar preparado con sus herramientas de trabajo disponibles al momento de inicio de su jornada laboral.

a) Abandonar el trabajo sin justificación alguna. b) Negarse a laborar jornada extraordinaria sin justificación alguna, salvo haber presentado un argumento de peso. c) Exceder los tiempos previstos para ingerir alimentos.

c) Todas las actividades que no sean las tareas y responsabilidades que le han sido asignadas o autorizadas, podrán ser consideradas abandono de trabajo (ejemplo: ventas personales). d) Laborar jornadas extraordinarias cuando la organización así lo requiera. e) Dar aviso a su jefe inmediato del motivo de la ausencia o llegada tardía a la mayor brevedad posible, mediante llamada telefónica o mensaje de texto. Posteriormente aportar el comprobante y/o nota propia que justifique el por qué se dio la demora. f) Para casos de incapacidades por enfermedad o licencias, se debe aportar el formulario/boleta que justifique las ausencias al trabajo. El comprobante debe hacerse llegar al momento de emitirse el documento, mediante imagen en mensaje de texto o correo electrónico. Posteriormente se hace llegar el comprobante físico a la jefatura inmediata. g) En casos de internamientos por emergencias debe aportarse la orden de internamiento como documento preliminar del formulario/boleta de incapacidad. h) Todo formulario/boleta expedidas por médico privado, debe ser validado por la CCSS. i) No está permitido la utilización del teléfono celular o relojes inteligentes (considerados estos como un extensión del teléfono celular), en las áreas servicio al cliente directo o telefónico, como también aquellas áreas que así lo consideren, a efectos de que no sea un distractor para el cumplimiento de sus labores. j) En caso de que el colaborador presente alguna situación de

d) No justificar las ausencias ni las llegadas tardías en la forma adecuada según los procedimientos de la empresa. e) Todo colaborador con cambio de turno, no debería dejar el puesto solo, sin mediar coordinación previa con su Jefatura inmediata. f) Ingresar a páginas de internet no autorizadas, correo externo y sitios sociales dentro de la jornada laboral. g) Retirarse de la estación de trabajo sin una justa causa. h) Comerciar artículos tales como ropa, joyería, cosméticos y entretenimiento en las instalaciones de trabajo y en su jornada laborar. i) Trabajar de forma remunerada para otro empleador durante los descansos por vacaciones, incapacidades o cualquier licencia concedida, incluyendo la de maternidad, salvo que se trate de licencias sin goce de salario, previa autorización en este último supuesto, de la Gerencia respectiva y la Gerencia de Recursos Humanos.

emergencia debe comentarlo con su jefatura inmediata a fin de considerarse un permiso especial para utilizar el dispositivo, como excepción a la anterior disposición. k) Cumplir con el disfrute de vacaciones de acuerdo a lo establecido anualmente por la empresa y el Código de Trabajo.

IX. Acerca del uso del uniforme y vestimenta en general. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Utilizar el uniforme asignado para asegurar una imagen institucional de excelencia a los clientes, especialmente del personal que diariamente está en contacto directo con público. b) Cumplir con los requisitos establecidos en el lineamiento de vestimenta y uso de uniforme. De manera tal que se ajuste la población a las características de vestimenta de cada área según lo referido como formal o casual, en línea con la naturaleza de exposición que se tenga. c) Portar el gafete cuando se encuentre en su jornada laboral. d) Cumplir con las políticas, procedimientos e instrucciones que regulen el uso del uniforme y vestimenta en general. e) Considerar que la exposición de tatuajes esté dentro de una expresión personal razonable y acorde a las funciones, relaciones con los clientes e imagen organizacional. Lo anterior, por cuanto los mismos pudiesen presentar un conflicto para la organización, colaboradores, clientes o proveedores.

a) Vestir de manera informal, de forma que no podrá utilizarse prendas de mezclilla, licra o tela elástica, jeans rotos, ni camisetas con alusiones propagandísticas o calcomanías, salvo que el trabajo que se vaya a desempeñar requiera de este tipo de vestimenta, previa autorización del superior jerárquico inmediato. b) Hacer uso del uniforme o cualquier otra prenda que identifique a la organización en lugares o actividades que no tengan relación alguna con su trabajo. c) Exponer piercings o tatuajes durante la jornada laboral, que puedan considerarse inseguros u ofensivos hacia los demás compañeros de trabajo, clientes, proveedores (por ejemplo tatuajes que tengan un contenido étnico, moral, religioso, sexual, racial u otro elemento discriminatorio).

f) Sobre utilización de piercings, se solicita al colaborador la remoción de los mismos durante la ejecución de sus funciones.

X. Cumplimiento de trámite de gestiones para movimientos de personal (reporte de salidas, vacaciones, ausencias, traslados), acciones disciplinarias y afines. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores a) Registrar la gestión de salida o a) El no registro o registro tardío de la movimiento en el sistema asignado por gestión de salida o movimiento en la la organización para tal fin, el mismo día herramienta designada por la organización. en que se hace efectivo. b) No registro o registro tardío de la gestión b) Reportar las incapacidades de sus de reporte de incapacidad, el cuál debe ser colaboradores en el sistema asignado reportado el día en que se comunique por la organización para tal fin, el mismo verbalmente la incapacidad. día que el colaborador comunique dicha incapacidad (véase capítulo VIII de este c) No registrar la solicitud de vacaciones lineamiento, inciso f). propias o de colaboradores a cargo en el sistema designado por la organización con c) Ingresar la gestión de solicitud de anticipación. vacaciones previo al disfrute de las mismas, en acuerdo con su jefatura. d) Que los colaboradores con personal a cargo no aprueben las solicitudes de vacaciones. e) Omitir la programación de vacaciones de acuerdo a lo que establece la organización y el Código de Trabajo.

XI. Cumplimiento a la Normativa Reguladora del Mercado de Seguros (Aplica para BAC Credomatic Corredora de Seguros. Obligaciones de los Corredores de Seguros a) Cumplir con lo establecido en los Artículos 11, 12, 17 y 18 del Reglamento sobre Comercialización de Seguros. b) Cumplir con las obligaciones establecidas en los artículos del 19 al 23

Conductas no deseadas para Corredores de Seguros a) Incumplir alguno de los artículos relaciones con las obligaciones establecidas para Corredores de Seguros en el Reglamento sobre Comercialización

de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros.

de Seguros o Ley Reguladora del Mercado de Seguros

c) Cumplir de manera obligatoria sobre todo con lo detallado en el artículo 26 Obligaciones de los Intermediarios de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros.

XII. Acerca de otros hechos ilícitos y/o acciones desleales a la organización. Obligaciones de los colaboradores Conductas no deseadas para los colaboradores

a) Comunicar a su superior jerárquico cualquier situación anómala que se esté presentando en su área de trabajo u otra área de la Organización. b) Reportar en el COI fuentes de ingresos externas que tengan relación comercial directa con BAC Credomatic. c) Cumplir con las políticas detalladas en Código de Integridad y Ética. d) Utilizar de manera adecuada las redes sociales, cuidando la lealtad, la integridad y la ética, evitando realizar acciones que afecten la reputación e imagen de la organización. e) Tomar responsabilidad sobre las acciones que realice en las redes sociales.

a) Falsedad ideológica. No se permite consignar informaciones falsas de personas en los documentos y títulos valores del banco, concernientes a un hecho que el documento deba probar, de modo que pueda resultar perjuicioso. b) Participar actividades comerciales o percibir ingresos de organizaciones que representen un conflicto de interés para el GFBC; ejemplo organizaciones financieras piramidales (FOREX). Las mismas son consideradas acciones desleales. c) Promover e impulsar negocios de competencia directa con la organización relacionados a organizaciones financieras piramidales o afines. d) Cualquier actividad desarrollada dentro de la jornada de trabajo, la cual no sea estrictamente las responsabilidades o funciones asignadas, es considerada abandono de trabajo. (ver capitulo VIII). .

4.1 Toda jefatura, supervisión o gerencia, que identifique o determine con certeza una falta, debe comunicarla al área de Relaciones Laborales, ya sea a través del ingreso de la gestión disciplinaria, o bien para solicitar orientación. Entendiendo que el trámite de una sanción debe canalizarse a través de Relaciones Laborales, no siendo potestad única del líder la definición de la misma. 4.2 Al identificar una falta contemplada en el Lineamiento Disciplinario, la Jefatura deberá incluir la gestión en el Sistema referido para este trámite, clasificando la gestión según el apartado y demás datos requeridos. La sección del Lineamiento Disciplinario elegido, debe ser congruente con los hechos a sancionar, para evitar reprocesos dentro del flujo establecido. 4.3. Toda gestión debe contener los siguientes elementos que respalden la solicitud; a saber: fecha de identificación de la falta, evidencia del error o falta, consecuencias de la mala acción, precedentes de desempeño, informes, bitácoras, planes de trabajo; u otro documento según sea aplicable en cada caso. 4.4. El plazo para sancionar debe estar dentro de los 30 días naturales (para evitar la prescripción), posteriores a la fecha de identificación de la falta, por lo que la gestión de acción disciplinaria debe hacerse como máximo a los 5 días posterior al conocimiento de la falta. 4.5 Una vez recibida la gestión, inicia el proceso de análisis por parte del área de Relaciones Laborales, para su debida respuesta, considerando: 4.5.1 Para toda medida disciplinaria se tomará en cuenta los factores determinantes (reiteración, daño patrimonial, intencionalidad, proporcionalidad) y la disciplina progresiva, entendida esta como el proceso para lidiar con las conductas relacionadas con el trabajo que no cumplan estándares esperados. 4.5.2 Dentro de los aspectos de valoración o definición de una sanción, también debe analizarse si existen fueros de protección (embarazo, lactancia, acoso laboral o sexual, menores de edad), de previo a la aplicación de la medida disciplinaria. 4.5.3 Posteriormente, toda la prueba documental en la gestión se revisa a detalle para definir si la sanción es procedente o determinar el grado/tipo de la sanción a aplicar: apercibimiento verbal, amonestación, suspensión sin goce salarial o despido con/sin responsabilidad patronal. 4.5.4 Para finalizar, el área de Relaciones Laborales brindará la respuesta a la jefatura respectiva, ya sea aprobando la gestión o rechazando el trámite, según corresponda. 4.6 La jefatura inmediata procederá a aplicar la sanción disciplinaria definida, considerando los criterios de la buena comunicación y el respeto hacia las personas. Cuando la relación laboral se va a mantener, se debe promover en el colaborador una actitud de aprendizaje y enmienda. Ante una desvinculación, deben seguirse las recomendaciones que Relaciones Laborales haya sugerido, sobre todo en casos donde pudieran presentarse futuros riesgos, siempre buscando un manejo adecuado y prudente de la situación.

4.7 Para cerrar el proceso: 



En caso de sanción de amonestación o suspensión sin goce salarial: la jefatura inmediata debe guardar copia de la acción disciplinaria en el expediente del colaborador (parte de jefatura) y enviar el documento original al área de Relaciones Laborales. En caso de desvinculación: enviar al área de Relaciones Laborales la carta de salida junto con el expediente y gafete de la persona.

Las excepciones a la presente política serán avaladas por la Gerencia General, la Gerencia de Área en coordinación con la Gerencia Corporativa de Desarrollo del Talento Humano.

Este lineamiento tiene como propósito dar seguimiento a las sanciones por incumplimientos y violaciones a las políticas y lineamientos establecidos en el Código de Integridad y Ética.

Sección Primera · Pagos indebidos · Relaciones con los Proveedores · Controles de Comercio Internacional · Prevención de lavado de dinero · Privacidad Sección Segunda · Relaciones con la Administración Pública · Aspectos para prestar atención Sección Tercera · Cumplir las leyes de Defensa de la competencia o Aspectos para prestar atención

Sección Cuarta · Practica de empleo justa o Aspectos para prestar atención · Regalos, atenciones y gratificaciones · Medio ambiente, higiene y seguridad o Aspectos para prestar atención · Seguridad y gestión de crisis o Aspectos para prestar atención Sección Quinta · Propiedad intelectual · Contraloría · Conflicto de intereses · Divulgación y abuso de información privilegiada · Excelencia regulatoria · Anticipar, relacionar: controlar

3.1. Para la aplicación de estas normas generales establecidas en el Código de Ética, antes debe asegurarse que todos los Colaboradores tengan conocimiento de ellas, por medio de cursos de inducción o su publicación electrónica o impresa. Cualquiera que sea el medio empleado para la comunicación de las políticas. 3.2. Las medidas disciplinarias se adoptarán por la Gerencia respectiva a la que pertenezca el Colaborador, previa comunicación de falta por parte de la jefatura inmediata de éste y en coordinación con el área de Relaciones Laborales de Talento Humano. 3.3. Es responsabilidad de las Gerencias y mandos medios velar por el cumplimiento y seguimiento del Código de Integridad y Ética. 3.4. La comunicación de la falta o situación anómala al área de Relaciones Laborales, debe de hacerse a través de la base de Gestiones de Talento Humano, la cual nos va a permitir documentar y dar trazabilidad a la falta. Relaciones Laborales cuenta con 5 días para analizar y valorar la sanción disciplinaria a aplicar. 3.5. El Gerente o mando medio ingresa a la Base de Gestiones de Talento Humano de Lotus notes, la información sobre las conductas no deseadas realizadas por el colaborador de acuerdo al Código de Ética. El evento debe de comunicarse a Talento Humano en los tres días siguientes de que tuvo conocimiento del hecho, para la valoración del caso y aplicación del Lineamiento disciplinario. Si el jefe inmediato no coordina la aplicación de la sanción, se expondrá a una acción disciplinaria por no acatar los lineamientos establecidos en la Organización. 3.6. El representante de Relaciones Laborales tiene la responsabilidad de valorar, definir y elaborar la nota disciplinaria de acuerdo a la falta indicada; y cuando aplique

en conjunto con el abogado laboralista, en los siguientes 5 días hábiles. En caso de que se aplique algo distinto a lo recomendado por el abogado, se debe dejar evidencia de las razones y el visto bueno del Gerente de Area por correo electrónico. 3.7. Las medidas disciplinarias se adoptarán por la Gerencia respectiva a la que pertenezca el Colaborador, previa comunicación de falta por parte de la jefatura inmediata de éste y en coordinación con el área de Relaciones Laborales de Talento Humano. 3.8. Mensualmente el área de Relaciones Laborales deberá extraer de la base de gestiones, un reporte integro con el detalle de gestiones solicitadas a Talento Humano, aplicadas en el mes y pendientes a la fecha, donde los Analistas procederán a verificar que las acciones fueron gestionadas correctamente y clasificadas según el alcance del Control Sox. Con respecto a las gestiones pendientes, se procede a darle seguimiento con las Gerencias respectivas, no se podrá exceder 30 días naturales en la resolución del caso, debido a que la falta prescribe. El informe se debe de gestionar a más tardar el octavo día hábil de cada mes. 3.9 Se deberá llenar el formulario, F-COM- Formulario Seguimiento sanciones disciplinarias v1-CRI0004560, dentro del cual las siguientes columnas deberán completarse según se indica a continuación: 

La columna de Alcance SOX se debe completar indicando algunas de las 4 categorías específicas que son: o NO: cuando la gestión no tiene alcance SOX. o SI: cuando la gestión si tiene alcance SOX. o Rechazada: cuando la gestión ha sido rechazada. o Pendiente: cuando la gestión aún no tiene una resolución final y está en proceso de revisión.  La columna de Conclusiones debe contener la razón justificante por gestión, según la categoría seleccionada en el punto anterior; es decir, porque le coloque esa clasificación. Adicionalmente en los casos donde la gestión se encuentre pendiente o rechazada, dentro de esta misma columna se debe evidenciar la razón de por qué no se ha procesado o por que se rechazó.  La columna de Sección debe completarse únicamente en los casos donde la categoría seleccionada es SI, en la misma se debe indicar a cuál sección del Código de Integridad y Ética (primera, segunda, tercera, cuarta o quinta), que responde la falta que se desea sancionar en la gestión y por la cual se considera que tiene alcance SOX. Para las demás categorías deberá completarse con un N/A.  La columna Falta debe completarse únicamente en los casos donde la categoría seleccionada es SI, en la misma se debe indicar a falta específica del Código de Integridad y Ética (en las que se divide cada sección), que responde la falta que se desea sancionar en la gestión y por la cual se considera que tiene alcance SOX. Para las demás categorías deberá completarse con un N/A.  La columna Acciones Tomadas debe completarse únicamente en los casos donde la categoría seleccionada es SI, debe indicar a detalle la medida que se tomó para sancionar la falta; por ejemplo, si se emitió una carta de amonestación u otro tipo de sanción. Para las demás categorías deberá completarse con un N/A.



La columna Fecha de Cierre debe completarse únicamente en los casos donde la categoría seleccionada es SI, en la misma se debe colocar la fecha en que se finalizó la gestión una vez procesada. Para las demás categorías deberá completarse con un N/A. La columna Evidencia debe completarse únicamente en los casos donde la categoría seleccionada es SI, dentro de la misma se debe indicar cuál es la evidencia que se tiene de la ejecución de la sanción; por ejemplo, la carta de amonestación emitida debidamente firmada y archivada en el expediente del colaborador en poder de Talento Humano, para lo cual se debe contar con la evidencia de dicha carta. Para las demás categorías deberá completarse con un N/A. En la columna Status se debe indicar para todos los casos, en qué estado se encuentra la gestión al momento de la revisión.

Se anexa cuadro a modo ejemplo de cómo deberá completarse el archivo para cada caso, según las columnas antes mencionadas:

ALCANC CONCLUSIO SECCI E SOX NES ÓN

La solicitud no aplica como alcance SOX, pues refiere a una falta relacionada a la matriz disciplinaria. Y este tipo de acciones no forman parte del Código de Ética y no representan una situación de riesgo para la Entidad, que podrían impactar el

N/A

FALTA

N/A

ACCIONE FECHA S DE EVIDENCIASTA TOMADA CIERR TUS S E

N/A

N/AFINALIZADA

cumplimiento de los objetivos relacionados con el reporte financiero externo. 1. Se procedió a amonestar al Si forma colaborad parte del RELACIO or por 1. Amonestación alcance NES CON incumplir debidamente SOX, pues PRIME 02/12/2 SI LOS con Cód. firmada y incumple con RA 016 CLIENTE de Int y aceptada.FINALI medida de S Ética 2.Se ZADA respeto hacia evidencia clientes. mediante carta de amonesta ción. La solicitud no aplica como alcance SOX, pues refiere a una falta relacionada a la matriz disciplinaria. Y este tipo de acciones no forman RECHAZ N/ARECHAZAD parte del N/A N/A N/A N/A ADO A Código de Ética y no representan una situación de riesgo para la Entidad, que podrían impactar el cumplimiento de los objetivos relacionados

con el reporte financiero externo. Se rechaza pues se va a desvincular al colaborador de la empresa, por lo que no tiene sentido ejecutar acción de amonestació n. La solicitud no aplica como alcance SOX, pues refiere a una falta relacionada a la matriz disciplinaria. Y este tipo de acciones no forman parte del Código de PENDIEN Ética y no TE representan una situación de riesgo para la Entidad, que podrían impactar el cumplimiento de los objetivos relacionados con el reporte financiero externo.

N/A

N/APENDIENTE

Dotar al Grupo Financiero BAC | Credomatic de una política de separación de personal.

Esta política aplica para todos los colaboradores de las empresas del Grupo Financiero BAC|Credomatic.

GERENCIA DESARROLLO TALENTO HUMANO / RELACIONES LABORALES Asegurarse que todas las Gerencias, jefaturas y supervisores conozcan esta política. También es responsable de asegurar el debido proceso para la separación del personal. Además mantener actualizada esta política y es responsable de su correcta divulgación. GERENCIA DE CADA AREA/ JEFATURAS: Comunicar cualquier eventualidad a la Gerencia Desarrollo de Talento Humano y reportar la salida oportunamente en los sistemas y procesos requeridos para tal fin.

4.1.1. Toda separación de colaboradores por despido con o sin responsabilidad patronal debe darse con el visto bueno jefatura inmediata, en coordinación con el departamento de Relaciones Laborales de la Gerencia Desarrollo de Talento Humano. Para ello se utilizará la base de Gestiones de Talento Humano. Las Gerencias, Jefaturas, Supervisores, deberán acatar las disposiciones del Lineamiento L-CORP-Control de Salidas y Movimiento de Colaborador del Grupo-REG-0000085. 4.1.2. Para efectuar la valoración de una salida, el área responsable deberá documentar los antecedentes del caso y enviar al área de Relaciones Laborales las evidencias correspondientes a fin de hacer el análisis respectivo. De requerirse se consultará a los asesores laborales externos. 4.1.3. Según valoración de Relaciones Laborales, se solicitará al área afín el elaborar un informe de salida respectivo, con el propósito de documentar los antecedentes y faltas con mayor detalle. 4.1.4. Relaciones Laborales, tendrá la responsabilidad de asesorar a las Gerencias y jefaturas acerca de los elementos esenciales y/o legales que fundamentará la carta de despido con o sin responsabilidad patronal, según corresponda. Será responsabilidad exclusiva del área de Relaciones Laborales la confección de las notas de salida y el envío, mediante comunicación formal, a la gerencia o jefatura requerida.

4.1.5. Cuando se considere necesario, ya sea el área afín o Relaciones Laborales, solicitará ayuda al área de Seguridad, al Oficial de Cumplimiento u otra, para la investigación respectiva, afín de determinar si hubo dolo o culpa en la falta cometida. Con esta investigación, se determina la sanción disciplinaria a aplicar. 4.1.6. Una vez aplicada la salida, la jefatura inmediata tendrá la responsabilidad de remitir la carta de despido, junto con el expediente de la parte de jefatura, al departamento de Relaciones Laborales de Talento Humano para el respectivo resguardo de la documentación.

a) Mantenga la decisión de despido en forma confidencial. b) Prepárese de previo para la conversación que va a tener. c) Busque un lugar reservado e iluminado. d) Evite las interrupciones y no salga del espacio mientras conversa con la persona. e) No lleve la computadora. f) Mantenga una comunicación concisa, directa y respetuosa. g) No es recomendable iniciar la conversación con frases negativas tales como “tengo una lamentable noticia que darle”, “lo que voy a decirle no es fácil”, “desgraciadamente la organización tomó la decisión de…”. h) El despido se puede hacer cualquier día de la semana. i) En caso de que el colaborador se niegue a firmar la carta de despido, se debe indicar en ella que “no quiso firmar” junto con la firma de dos testigos que serán convocados en el momento requerido.

Recibir al colaborador con un saludo formal e iniciar el comunicado leyendo textualmente la carta de salida entregada por el área de Relaciones Laborales a la jefatura afín. En caso de que el colaborador pregunte por la razón que motiva esta decisión, la respuesta siempre será lo indicado en la carta, no se puede dar mayor información de los motivos que generaron la salida, ni tratar de buscar responsables. En la mayoría de los casos, el ex colaborador podría solicitar un espacio para hablar, desahogarse por sentirse agobiado, molesto o en shock por la noticia. Este es un momento cumbre en el proceso, para evitar que la persona salga molesta de la organización, por lo que se requiere un manejo adecuado por parte de la jefatura. Para el proceso de salida se recomienda: a) No hacer reproches, descalificar a la persona ni hacer mención de las razones que generaron la decisión de la desvinculación laboral. b) Brindar un espacio de escucha empática y activa hacia la persona, puede brindarle consejos, si el nivel de confianza, la actitud y sí el momento sea propicio de la persona es adecuada, como a respecto al manejo de su liquidación / situación financiera o personal si el colaborador así lo expresa.

c) Una vez que el ex colaborador ha terminado de expresarse, solicitar la firma de la carta de desvinculación. d) Solicitar la firma de la carta de seguro por desempleo. e) Explicarle el periodo en que la organización le cancelará su liquidación. f) Solicitar al colaborador la entrega del gafete, token, llaves u otros artículos que sean de pertenencia de la organización. g) No se debe retirar la tarjeta de débito al ex colaborador. Una vez finalizado el despido, agradecerle al ex colaborador por los servicios brindados durante su permanencia en la organización. Es recomendable brindarle el espacio para ir a su escritorio, recoger sus pertenencias y, si lo desea, despedirse de sus compañeros.

Recibir al colaborador con un saludo formal e iniciar el comunicado leyendo textualmente la carta de salida entregada por el área de Relaciones Laborales a la jefatura afín. En estos casos, la carta de despido detalla las razones que motivan la decisión, por lo tanto, solo se puede referir a los motivos que en la misma se detallan. Para el proceso de salida se recomienda: a) Referirse solamente a lo indicado en la carta. b) Brindar un espacio de escucha y activa hacia la persona. c) Una vez que el ex colaborador ha terminado de expresarse, solicitar la firma de la carta de desvinculación. d) En caso de no querer firmar el documento, solicitar la presencia de dos testigos ante la desvinculación, para que la firmen en presencia del ex colaborador. e) Explicarle el periodo en que la organización le cancelará su liquidación. f) Solicitar al colaborador la entrega del gafete, token, llaves u otros artículos que sean de pertenencia de la organización. g) No se debe retirar la tarjeta de débito al ex colaborador. Una vez finalizado el despido, agradecerle al ex colaborador por los servicios brindados durante su permanencia en la organización (dependiendo del tipo de salida, según aplique). En la mayoría de los casos se debe acompañar al ex colaborador a su escritorio, para supervisar su salida.

Nota importante: en caso de que el ex colaborador no firmara la carta de desvinculación por desacuerdo, la jefatura inmediata deberá enviar la carta a la oficina del Ministerio de Trabajo más cercana, para que sea recibida y firmada en original por el ente. Se debe entregar copia al personal del Ministerio de Trabajo.

a) Ingreso de la gestión en la base de gestiones de Talento Humano con razones que motivan el despido y las evidencias. b) Impresión y firma de dos copias de la carta de salida, por parte de la jefatura, una copia para el ex colaborador y la otra para el recibido de la persona y del archivo correspondiente en el expediente del ex colaborador. c) Adjuntar F-BAC-Información adjunta a carta de despido-CRI0003659 – Seguro de Desempleo (no aplica para despidos sin responsabilidad patronal). d)

Entrega de carta de salida y firma del colaborador.

e) Retirar, token, gafete, llaves u otros que sean de pertenencia de la organización (no se retira tarjeta de débito). f) Ingreso de AMS para notificar salida (mismo día de la salida) adjuntando carta como evidencia. g) Envío de carta de salida, expediente colaborador y gafete al área de Relaciones Laborales de Talento Humano.

4.6.1. El colaborador que desee retirarse por voluntad propia, deberá presentar su renuncia por escrito a la jefatura inmediata o a la Gerencia Desarrollo de Talento Humano. Debe expresar en la misma si va o no a realizar preaviso, como también el lapso respectivo. 4.6.2. Todo colaborador que decida renunciar, debe dar el tiempo de preaviso según lo establecido en el artículo 28 del Código de Trabajo de Costa Rica. 4.6.3. Durante el preaviso, el colaborador debe contar con 1 día de asueto por cada 7 días de preaviso realizado, según lo establece el Código de Trabajo. Este día es adicional al día libre de la semana. El patrono puede decidir el día de la semana en que se disfrutará el asueto, sin embargo, se recomienda que sea en acuerdo entre las partes. No puede ser acumulado para el final del preaviso. 4.6.4. La organización se reserva el derecho de aceptar el preaviso dado por el colaborador, por considerar de riesgo, baja en la productividad u otros motivos, la permanencia del colaborador durante la realización del preaviso. Para solicitar la carta, la jefatura inmediata o encargo de realizar el proceso de salida por renuncia debe:

a) Enviar un correo al área de Relaciones Laborales solicitando la Carta de No Aceptación de Preaviso. b) Indicar el motivo por el cual el área requiere no aceptar el periodo de preaviso. c) Adjuntar carta de renuncia recibida por la jefatura. d) Indicar el último día laboral. 4.6.5. En el caso de renuncias, no aplica firmar la carta por seguro por desempleo (F-BACInformación adjunta a carta de despido-CRI0003659 – Seguro de Desempleo).

Toda jefatura inmediata o encargado de realizar o tramitar una salida de personal de planilla BAC, ya sea por despido, renuncia, mutuo acuerdo o jubilación, debe asegurar enviar los siguientes documentos al departamento de Relaciones Laborales: 4.7.1 Expediente de Salida de excolaborador 4.7.2 Carta de Salida de ex colaborador 4.7.3 Gafete 4.7.4. Token, llaves u otros documentos o accesos que hayan sido de uso del ex colaborador y que pertenezcan a la organización.

Nota 1: En el caso de los gafetes (punto 4.7.3), el área de Relaciones Laborales se encargará de realizar la destrucción respectiva de los mismos una vez recibidos , como de llevar un control de estos, con la finalidad de reportar trimestralmente a las áreas, sobre los casos en donde el gafete no fue enviado en el trámite de la salida, para su seguimiento.

4.8.1 La organización tramitará el pago de las prestaciones correspondientes a los ex colaboradores según su tipo de salida; en tiempo y con el debido apego legal que aplica en cada caso. 4.8.2. Adicional a sus prestaciones y cuando sea requerido, la organización tramitará el pago de indemnizaciones a colaboradores en proceso de desvinculación, ya sea por tratamiento legal (resolución alterna de conflictos -RAC-, litigios o conciliaciones Juzgados-) o por liberalidad patronal, para lo cual se debe contar con visto bueno del gerente de área y Talento Humano. 4.8.3 Pueden también presentarse casos especiales, donde el Patrono como liberalidad, desee brindar una indemnización especial a un colaborador. Cuando se considere oportuno se buscará una figura de gestión administrativa como podría ser el fideicomiso, cuya administración estará a cargo del área afín. Para estos casos, el monto y plazo deben contar con los vistos buenos Gerencia de Área y/o Talento Humano y del Country Manager.

Con base a los puntos anteriormente citados, se hace referencia del formulario Check List creado como guía-control, referente a los documentos o procesos requeridos como puntos de revisión ante la salida de personal de la organización. Los mismos forman parte de la responsabilidad del ex colaborador y/o líder inmediato en relación al procedimiento de entrega del puesto según corresponda. El link del formulario F-COM-Check List de Salida de Personal-CRI-0005562 es el siguiente: Notes Link

Las excepciones y/o variaciones a la presente política serán avaladas por la Gerencia Desarrollo de Talento Humano. Entrará a regir después de su discusión y divulgación.

Promover un ambiente laboral libre de prácticas acoso sexual que afecten la salud física y psicológica de las personas, su dignidad, entorno familiar y social; Lo anterior, en concordancia con el compromiso empresarial sostenible, en resguardo de las buenas relaciones entre colaboradores, líderes y otros grupos de interés, así como de la reputación y productividad organizacional. El presente procedimiento regula el proceso interno para la presentación y trámite de denuncias sobre hostigamiento sexual en el Grupo Financiero BAC-CREDOMATIC, en adelante BACCREDOMATIC, así como las responsabilidades de las partes involucradas, tendiente a que se eliminen prácticas discriminatorias de acoso sexual que lesionen la dignidad de los colaboradores, sean hombres o mujeres, en las relaciones laborales o con los clientes.

Esta política aplica a todos los colaboradores que laboren en BAC-CREDOMATIC. Así mismo se podrá dar a conocer esta política a terceras personas relacionadas con los trabajadores de BACCREDOMATIC tales como clientes y proveedores de servicios.

GERENCIA DE TALENTO HUMANO: Responsable de aprobar este procedimiento.

GERENCIA DE CADA AREA: Asegurar el cumplimiento de esta política y eliminar cualquier manifestación de Acoso Sexual que estipula la presente política. JEFE DE RELACIONES LABORALES: Mantener actualizado este lineamiento y vigilar que todos los colaboradores de BACCREDOMATIC hayan sido informados sobre la existencia del mismo, lo comprendan y respeten. Además, gestionar las denuncias presentadas, así como las sanciones disciplinarias correspondientes.

4.1 Del marco legal y la responsabilidad gerencial: De conformidad con lo dispuesto por la Ley #7476 del 3 de febrero de 1995, Ley Contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia, modificada por la Ley No. 8805, publicada en La Gaceta No. 106 del miércoles 2 de junio del 2010, artículo 5, inciso 2), se prohíbe y se sancionará en BAC-CREDOMATIC, el acoso u hostigamiento sexual contra la dignidad de la mujer y del hombre en las relaciones laborales. De la misma forma, se prohíbe el acoso sexual en perjuicio de clientes, proveedores de servicios, y cualquier otra persona que esté relacionada de alguna forma con los trabajadores de BAC-CREDOMATIC en el ejercicio de sus funciones.

4.2 Definiciones: Se entiende por acoso u hostigamiento sexual, toda conducta sexual indeseada por quien la recibe, y que provoque efectos perjudiciales en los siguientes casos: · Condiciones materiales de empleo. · Desempeño y cumplimiento laboral. · Estado general de bienestar personal. · También se considera acoso sexual la conducta que, habiendo ocurrido una sola vez, perjudique a la víctima en cualquiera de los aspectos indicados.

4.3 Manifestaciones de acoso sexual: El acoso sexual puede manifestarse por medio de los siguientes comportamientos: Requerimientos de favores sexuales que impliquen: · Promesa, implícita o expresa, de un trato preferencial, respecto de la situación, actual o futura de empleo. · Amenazas, implícitas o expresas, físicas o morales, de daños o castigos referidos a la situación, actual o futura de empleo. · Exigencia de una conducta cuya sujeción o rechazo sea, en forma implícita o explícita, condición para acceder o mantener el empleo. · Uso de palabras de naturaleza sexual, escritas u orales, que resulten hostiles, humillantes u ofensivas para quien las reciba. Se incluye cualquier tipo de mensaje por escrito, tales como, pero no estarán limitados a: mensajes en papel común, mensajes de texto por teléfono celular, “chats”, correo electrónico, redes sociales, fax, o cualquier otro medio escrito, que resulten hostiles, humillantes u ofensivos para quien los reciba. · Acercamientos corporales u otras conductas físicas de naturaleza sexual, indeseadas y ofensivas para quien los reciba. 4.4 Ámbitos de aplicación de esta política:

La presente política se aplicará: · Entre personas de un nivel jerárquico superior a uno inferior. · Relaciones entre personas del mismo nivel jerárquico. · Entre personas de un nivel jerárquico inferior a uno superior. · Entre personas de cualquier nivel jerárquico, aunque pertenezcan a empresas diferentes dentro de BAC-CREDOMATIC. · Entre colaboradores de BAC-CREDOMATIC, clientes, proveedores, y cualquier otra persona que con ocasión del trabajo tenga una relación con los trabajadores de BACCREDOMATIC.

4.5 Protección en el empleo: Ninguna persona que haya denunciado ser víctima de hostigamiento sexual o haya comparecido como testigo de las partes, podrá sufrir, por ello, perjuicio personal alguno en su empleo. Asimismo, quien haya denunciado hostigamiento sexual falso, podrá incurrir, cuando así se tipifique, en cualquiera de las conductas propias de la difamación, la injuria o la calumnia, según el Código Penal.

4.6 Causales de despido: Quien formule una denuncia por hostigamiento sexual, sólo podrá ser despedido por causa justificada, originada en falta grave a los deberes derivados del contrato laboral, según lo establecido en el artículo 81 del Código de Trabajo. De presentarse una de estas causales, el patrono tramitará el despido ante la Dirección Nacional e Inspección General de Trabajo, donde deberá demostrar la existencia de la falta.

4.7 El no dar trámite de la denuncia recibida hará a la persona que la haya recibido responsable de ese acto y acreedora de una sanción disciplinaria.

5.1 Presentación de denuncia y pruebas: El trabajador o trabajadora que quiera denunciar por hostigamiento sexual a una persona o personas, cualquiera que sea su rango o puesto, deberá hacerlo en forma escrita ante la Gerencia Corporativa de Talento Humano, que para estos efectos es la instancia oficial para recibir este tipo de denuncias, ofreciendo en el mismo acto toda la prueba que considere oportuna. Excepcionalmente, en caso que le fuere difícil presentarla de forma escrita, se podrá denunciar de forma verbal, y en ese supuesto se levantará el acta respectiva que deberá ser firmada por el denunciante. Si la denuncia involucra a personal del departamento de Relaciones Laborales, se recomienda presentarla ante el Ombudsperson. La denuncia deberá indicar los datos suficientes para la identificación de la parte denunciante y de la denunciada, la narración de los hechos que la originan en orden cronológico, el ofrecimiento de las pruebas consideradas oportunas (si es testimonial, deberá indicar nombre y datos para localización del testigo), la firma de la parte denunciante y aportar un medio de notificación. Una vez interpuesta la denuncia la Gerencia Corporativa de Talento Humano, nombrará una Comisión Investigadora, en adelante la Comisión, integrada por tres miembros propietarios, que preferiblemente estará integrada por: a) la Jefatura de Relaciones Laborales o su representante,

b) un miembro del equipo de Ombudsperson c) un abogado de la firma legal externa asesora en temas laborales. En la Comisión están representados ambos sexos e incluye personas que tienen conocimiento en materia de hostigamiento sexual y aplicación del régimen disciplinario. Dicha Comisión tendrá a su cargo la investigación, recepción de prueba y la redacción del informe final, que determinará si una conducta es constitutiva o no de hostigamiento sexual. La Comisión recomendará, cuando corresponda, la aplicación de las medidas disciplinarias que sean pertinentes, para las partes y las acciones complementarias que deban ser implementadas. Una vez recibido el informe recomendativo correspondiente y tomará la decisión final.

la Gerencia de Talento Humano,

analizará lo

Los colaboradores que hayan rendido declaraciones sobre la denuncia, así como los encargados de realizar la investigación o cualquier otra persona que por razón de sus funciones haya tenido conocimiento de ella, se les prohíbe de forma expresa divulgar información sobre el contenido de la denuncia presentada, así como de las resoluciones o actos finales adoptados en materia de acoso Sexual.

5.2. Procedimiento Interno para investigar las denuncias por acoso sexual: 5.2.1. Una vez presentada la denuncia en la mayor celeridad posible, la comisión investigadora encargada del procedimiento, le hará un traslado de cargos a la persona denunciada, y otorgará un plazo máximo de cinco días hábiles para que se refiera por escrito a la denuncia planteada en su contra, ofrecer los medios de prueba y señalar los medios de notificación que considere oportunos. Se le anexará en dicho traslado, copia del expediente con la denuncia y las pruebas presentadas por la parte denunciante. 5.2.2. Durante el procedimiento de acoso sexual, de conformidad con las reglas del debido proceso, las partes podrán hacerse representar y acompañarse por un abogado. También podrán acompañarse de una persona que le brinde apoyo emocional o psicológico sin que ésta pueda tener una participación activa dentro de la audiencia. 5.2.3. El único momento procesal para que las partes ofrezcan su prueba será con la presentación de la denuncia y con la contestación por escrito de la misma por parte de la persona denunciada. La Comisión rechazará cualquier ofrecimiento de prueba testimonial o documental en fecha posterior a los momentos procesales indicados, salvo que, por decisión de la Comisión, se decida evacuar alguna prueba que se considere indispensable para la averiguación de la verdad real. La parte que ofrezca prueba extemporánea y solicite su evacuación deberá justificar las razones por las cuales considera que la prueba es necesario recibirla. La decisión de la Comisión sobre su admisión, no admite recursos. 5.2.4. La comisión investigadora, previa solicitud de parte, o por considerarlo pertinente para la buena marcha de la investigación y del clima laboral, mediante resolución fundada, podrá ordenar cautelarmente: ·Que el presunto hostigador(a) se abstenga de perturbar a la persona denunciante. ·Que el presunto hostigador(a) se abstenga de interferir en el uso y disfrute de los instrumentos de trabajo de la persona denunciante. ·La reubicación laboral temporal mientras dura la investigación. ·La permuta del cargo temporal mientras dura la investigación. ·Excepcionalmente la separación del cargo temporal con goce de salario para cualquier de las partes a criterio de la comisión investigadora. Las medidas cautelares deberán resolverse de manera prioritaria y con carácter de urgencia y lo que sobre ellas se resuelva no admite recursos.

5.2.5. Con la presentación de la denuncia se debe iniciar un expediente físico cuyos folios deberán seguir una numeración consecutiva. El expediente será custodiado por un miembro de la Comisión Investigadora y podrá ser revisado por las partes involucradas en el proceso y sus abogados en cualquier momento. 5.2.6. Una vez contestado el traslado de cargos, o en su defecto, transcurrido el plazo sin que la persona denunciada conteste, se emitirá una resolución que señala la fecha y hora en que se celebrará la Audiencia de Recepción de Prueba. 5.2.7. La Audiencia de Recepción de la Prueba será grabada en audio y/o video y será dirigida por la Comisión Investigadora, quienes advertirán a las partes del respeto y orden con que debe conducirse la misma. La Comisión procederá de la siguiente forma: a. Se incorporará la prueba documental. b. Los testigos serán juramentados advirtiéndoles de las implicaciones penales relacionadas con los delitos de falso testimonio y contra el honor. Una vez que culmine su declaración, se le dará la oportunidad a la parte proponente para que les haga preguntas, y por último a la contraparte. La Comisión valorará la pertinencia y forma en que se realizan las preguntas. Los miembros de la Comisión podrán preguntar en cualquier momento. En caso de que exista oposición por alguna de las partes se le indicará al testigo que debe retirarse mientras se discute la procedencia de la pregunta. 5.2.8. Una vez culminada la recepción de las pruebas ofrecidas de manera inmediata las partes o sus representantes tendrán el derecho de exponer sus conclusiones en forma verbal. 5.2.9. De la celebración de la audiencia de levantará un acta lacónica, que únicamente deberán firmar las partes, sus abogados y los miembros de la Comisión.

5.3. Comunicación a las autoridades de Trabajo y Seguridad Social y Defensoría de los Habitantes: El patrono comunicará a la Dirección e Inspección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social la existencia de la denuncia y la conclusión a que se llegó, una vez concluido el proceso.

6.1 Para interponer la denuncia: El plazo para interponer la denuncia se considerará de dos años y se computará a partir del último hecho consecuencia de hostigamiento sexual o a partir de que cesó la causa justificada que le impidió denunciar. El plazo señalado para resolver la denuncia no deberá superar el término de tres meses, contados desde el momento de interposición de la denuncia, según lo dispuesto por el artículo 5, último párrafo de la Ley No.7476 de repetida cita. Todas las denuncias sobre acoso sexual serán investigadas siguiendo las reglas establecidas en el presente procedimiento, independientemente de que los hechos se hayan producido antes de la entrada en vigencia y publicación de esta política y su procedimiento. Se entiende que esta política rige desde su publicación.

6.2 Para la atención de la denuncia: El procedimiento no podrá durar más de 3 meses contados a partir de la recepción de la denuncia.

6.3 Para la resolución final:

Dentro del plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la audiencia de recepción de prueba, salvo que se requiere un plazo mayor, la Comisión notificará el informe final a las partes.

6.4 Sobre la aplicación de sanciones: Mientras dure la investigación y hasta la resolución final del caso, se suspenderán los términos de prescripción para sancionar a las personas involucradas.

FIN DEL LINEAMIENTO

El presente lineamiento tiene como objetivo clarificar el manejo administrativo de los traslados de los colaboradores entre compañías del Grupo Financiero BAC Credomatic, así como movimientos de domicilio laboral requeridos por decisiones de negocio.

Aplica para todos los colaboradores de la organización, incluyendo subsidiarias.

Se excluyen los traslados entre países. En este caso, se procede con la liquidación porque hay cambios de legislación entre países. Además se excluye al personal de la compañía Medio de Pago S.A. (Servimás).

La sustitución patronal está es una figura que permite mantener la vigencia de los contratos de trabajo ante un cambio o sustitución de empleador. La que recibe al colaborador, responderá por los compromisos del anterior patrono.

5.1.1. El Grupo Financiero BACCREDOMATIC promueve el crecimiento y desarrollo de sus colaboradores y para ello ante las necesidades estratégicas se procura aprovechar el talento interno y para ello utiliza la detección de talento a través de concursos internos, promociones, o a través de la base de talento del Plan de Desarrollo y Sucesión Gerencial,

todo esto abierto a todas la empresas del Grupo. Al darse una vacante se busca en primera instancia este mecanismo para abastecer la necesidad. 5.1.2. Cuando un colaborador es seleccionado para ocupar un cargo en una empresa diferente a la cual se encuentra en ese momento, se debe de hacer un traslado. 5.1.3. Todo traslado se realizará bajo la figura de Sustitución Patronal y la comunicación estará a cargo del profesional del área de Atracción de Talento Humano, al momento que brinda la información completa de la nueva posición. 5.1.4. Las modificaciones de lugar de trabajo originados por promociones o traslados, serán valorados por el postulante y de ser de su interés, en caso de ser seleccionado, al formalizarse el cambio de posición estará aceptando bajo consentimiento informado la nueva ubicación como uno de las condiciones de la posición. 5.1.5 En el caso de las promociones o concursos Internos, el jefe debe registrar el movimiento en el sistema AMS, generando automáticamente los cambios de posición.

5.2 EN RELACION A TRASLADOS DE COMPAÑÍA POR CAMBIOS ORGANIZACIONALES (ESTRUCTURA) 5.2.1. Los traslados entre compañías, también pueden obedecer a decisiones estratégicas donde pueden reubicarse colaboradores según nuevas demanda del modelo de negocios o cambios generales que se estén implementando. 5.2.2. La “Sustitución Patronal” se hará oficial mediante un comunicado que puede hacerse de manera general a toda la población implicada en la transición o en futuros cambios de puestos. La comunicación estará a cargo del Socio de Negocio y otras personas vinculadas al proceso. Notas importantes: a) En relación a los puntos 5.1 y 5.2, los traslados que se ejecuten a partir del 01 junio del 2019 entre las empresas, se realizarán igualmente bajo la figura de sustitución patronal, con la consideración que se estarán trasladando todos los extremos laborales del trabajador (referencia legal artículo 37 del Código de Trabajo). Bajo la figura de “Sustitución patronal” los trabajadores continúan con los mismos derechos y obligaciones. Mantienen antigüedad (fecha de ingreso) y pasa a las órdenes del nuevo patrono o empresa; con esto se garantiza que las indemnizaciones o liquidaciones cubrirán todo el tiempo laborado.

5.3 EN RELACION A TRASLADOS DE UBICACIÓN FISICA O DOMICILIO LABORAL:

5.3.1 En el caso de traslados que obedezcan al interés de la organización con fundamento a factores de negocio, esto se hará en concordancia a lo establecido en el artículo 12 del Código de Trabajo. A saber: “el empleador dispone de la facultad de alterar la naturaleza de los servicios o el sitio o recinto en que ellos deben presentarse, a condición que se trate de labores similares, que el nuevo sitio o recinto queden dentro del mismo lugar o ciudad”. 5.3.2 En caso de que el nuevo sitio implique para el colaborador, un traslado de más de 10 Kilómetros de distancia adicional al anterior centro de trabajo, la organización cumplirá con lo que establece el Artículo 38 del Código de Trabajo, atendiendo la obligación de reconocer los costos razonables de ida y retorno (pases o kilometraje de vehículo, según aplique).

5.3.3 Cuando el colaborador indique que dada la nueva ubicación con más de 10 Kilómetros no le es posible continuar la relación laboral, se procederá con el análisis de posibilitar la flexibilidad de horarios, teletrabajo u otros mecanismos para tratar de mantener la continuidad laboral, y en última instancia si es de mayor conveniencia del colaborador se plantearía una posible desvinculación respetando el marco legal

La vigencia de este lineamiento tendría vigencia desde su publicación.

Proveer la atención humana y práctica ante situaciones de emergencia que afronten los colaboradores.

Aplica para todos los colaboradores de la organización, incluyendo subsidiarias y proveedores de personal outsourcing.

a. Comité de Crisis: Aprobar acciones que faciliten el proceso de atención de situaciones de emergencias y comunicar lo correspondiente a través de la voecería oficial

b. Brigadistas: brindar los primeros auxilios pertinentes de acuerdo a sus conocimientos. c. Supervisores /jefes/ Gerentes: Brindar atención según lo previsto en este lineamiento. d. Central de Monitoreo: Enlazar, comunicar y/o coordinar los servicios que se presten en relación a la situación o evento. e. Seguridad Física: tomar las medidas preventivas para protección del área física. f. Seguridad Ocupacional/ Consultorio médico: Involucrarse en las acciones tanto preventivas como al momento de la situación. g. Talento Humano: Brindar apoyo/ soporte a los colaboradores involucrados en una situación de emergencia o de salud durante su jornada laboral; o a sus familiares en caso de fallecimiento del colaborador.

Se identifican tres contextos de emergencias que requieren acciones que garanticen la atención humana así como la atención práctica que garantice la Continuidad del Negocio según la situación amerite; tales como muerte o situaciones de crisis de diversa naturaleza, donde este involucrado algún colaborador. En el apartado de las responsabilidades se detallan las áreas que podrían estar vinculadas.

El deceso o accidente de un colaborador(a) a su vez, puede presentarse en tres contextos:

A.1: En centro de trabajo: En caso de que un colaborador(a) fallezca por causas naturales o criminales, en el ejercicio de sus funciones, el supervisor, jefe o gerente deberá: - Mantener la calma. - Ejecutar el protocolo para la atención del brigadista a cargo, quién valorará la situación (o en su ausencia la Supervisión o Jefatura). - Debe llamarse al Área de Monitoreo, extensiones 4911 o 3309 o 3310. Todo debe coordinarse con ésta área, nunca debe llamarse a los números de emergencia personalmente. - Hecha la conexión con Seguridad y Monitoreo, ésta área se encargará de brindarle la directriz de los siguientes pasos.

- Monitoreo realizará la llamada a Emergencias Médicas e informará sobre la situación que se esté presentando. - El Jefe/gerente deberá hacer notificación a su jefe/ Gerente superior. Y si amerita la situación, se debe notificar al Comité de Crisis (esto lo define el gerente de área). - El sitio de suceso (en el que ocurra el acto criminal o incidente de atención), deberá garantizarse, evitando que se altere el espacio físico por presencia de otras personas, a efectos de no alterarlo en caso de investigación judicial; el área de investigaciones del GFBC (a través de Seguridad Física) será la única área encargada de administrar dicho sitio. - En caso de que la persona fallezca en un espacio físico del GFBC, el levantamiento del cuerpo lo coordinarán el área de Investigación de Seguridad del Banco y las autoridades judiciales competentes. - Si la persona fallece en un espacio físico que por la naturaleza del servicio cuenta con clientes presentes, se debe: (i) administrar las puertas, evitar el ingreso de nuevas personas y aislar el sitio del suceso (el evento puede ser utilizado para distracción y aprovecharse para que un tercero cometa un acto criminal), (ii) en las medidas de las posibilidades atender a los clientes que están adentro del área. - Si persona se declara fallecido, ya sea en el sitio del suceso o en el Centro Médico que corresponda, el Supervisor/ Jefe / Gerente o bien el Encargado, deberá llamar a la Gerencia de Talento Humano, Departamento de Relaciones Laborales o al Socio de Negocio que brinda servicio al área afectada, para que ellos realicen el contacto con la familia y comuniquen del deceso. - El personal del Departamento de Relaciones Laborales valorará la situación de crisis y eventualmente realizará una intervención al grupo afectado para ayudar sobrellevar la situación. - El Departamento de Comunicación activará sus protocolos para la contención de la prensa y proteger la imagen organizacional, según lo establecido en el Plan de continuidad del Negocio y las directrices recibidas por el Comité de Crisis.

A.2. Fuera de las instalaciones de trabajo: En caso de que un colaborador(a) ejecutivo, mensajero, remesero, o trabajos afines que requieren traslados fuera de las oficinas de trabajo fallezca por causas naturales o criminales, en el ejercicio de sus funciones, el supervisor, jefe o gerente, deberá: - Aplicar los mismos supuestos desarrollos en el punto A.1. - El Departamento de Relaciones Laborales de la Gerencia de Talento Humano, procederá con el contacto con los familiares y el apoyo al equipo, en caso de requerirse.

- La Gerencia de Talento Humano, Departamento de Relaciones Laborales, procederá el apoyo al equipo en caso de requerirse.

Opera similar que en el contexto A.1, ya que el contacto es por medio del área de Monitoreo, quiénes se comunicarán con Emergencias Médicas.

La diferencia radica en el contacto con la familia, ya que, en las relaciones bajo la modalidad de outsourcing, no existe una relación contractual con la persona, por lo que el área de Talento Humano no será quién informe el deceso a los familiares. Para ello se deberá informar al punto de contacto presente en la zona (Supervisor asignado por la empresa contratada), en su ausencia, la jefatura hará contacto con el área de Compras, quienes darán aviso a la empresa y ésta definirá cómo hace el comunicado a los familiares. El apoyo al equipo cercano de la persona fallecida, será valorada por el Departamento de Compras y en caso de requerirse, hará la coordinación para el debido acompañamiento del equipo.

Aplica para colaboradores con enfermedades crónicas o cualquier que requiera una atención inmediata, los brigadistas con conocimiento podrán recomendar manejo a realizar (ej.: presión arterial, diabetes, arritmia, asma, otras). En caso de colaboradores con enfermedades graves o crónicas que no impliquen una incapacidad permanente, deben comunicarlo a su jefatura y éstas informarlo al área de Talento Humano. Según el caso, el Departamento de Relaciones Laborales podrá recomendar facilidades a los colaboradores con la finalidad de apoyarle por su situación especial de salud; en esos casos se podría requerir la presentación de la epicrisis, como parte de la documentación que respalda la atención del caso. En la situación de un familiar con una enfermedad terminal o grave, el caso podrá someterse a valoración por parte de la jefatura y Talento Humano, para que la persona pueda tramitar ante la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.) la licencia y el subsidio que según la Ley 7756 Beneficio para los responsables de pacientes en fase terminal y personas menores de edad gravemente enfermas.

Se entenderán como situaciones que requieren intervención en crisis: asaltos, emergencias naturales (terremotos, erupciones, inundaciones, incendios, etc) o cualquier otra que altere el desarrollo normal de las funciones; para estos casos el Comité de Manejo de Crisis dictará las pautas a seguir. El rol de Talento Humano involucra dos perspectivas: - Como Comunicación interna: brindando informes y mensajes a la población según se requiera. (tomando en cuenta que la comunicación externa corresponde a los Voceros oficiales que la organización tiene previstos. -Como Relaciones Laborales: contención y acompañamiento a los colaboradores según se requiera. Así como debido contacto con familiares. Para el año 2020 entrará a regir el portal de autoservicio en la herramienta de Success Factor. Ahí en el espacio (pestaña) denominado “Ficha del Colaborador”, cada colaborador deberá registrar la información de sus familiares y/o contactos de emergencias.

Desde el ingreso de la persona como colaborador se le sensibilizará para que designe beneficiarios a través de la herramienta de Success Factor. Ahí en el espacio (pestaña) denominado “Ficha del Colaborador”. La organización también realizará cada dos años un proceso de comunicación, para que el colaborador realice y o actualice el registro de beneficiarios en su ficha en la herramienta antes mencionada.

Este proceso de registro se realizará una vez implementada la herramienta en mención. La cual se espera esté vigente a partir del segundo semestre 2020. La existencia de al menos un beneficiario será requisito para que éste procedimiento se desarrolle; de no existir, se procederá de conformidad con el proceso judicial legalmente establecido. De existir al menos un beneficiario designado y posterior al estudio el caso concreto, la Organización podrá iniciar un procedimiento interno, con la intención de realizar un pago directo por concepto de liquidación laboral, en caso de la muerte de un colaborador(a) del Grupo Financiero BAC Credomatic, tomando en consideración: a. Identificar a posibles beneficiarios: Respetando las disposiciones legales, el orden debería de ser el siguiente (art 85 C.T.) 1. El consorte y los hijos menores de edad o inhábiles; 2. Los hijos mayores de edad y los padres; y 3. Las demás personas que conforme a la ley civil tienen el carácter de herederos. b. El beneficiario deberá aportar: 1. Orden de defunción del colaborador(a) (no es necesario que esté certificada por el Registro Civil, ya que la publicidad registral en ocasiones tarda 1 mes para estar actualizada). 2. Prueba que documente el vínculo legal con el colaborador(a) fallecido (certificación de nacimiento o matrimonio). c. Solicitar el cálculo de las prestaciones laborales al Departamento correspondiente. Dicho cálculo deberá contemplar al menos: 1. Salario 2. Vacaciones no disfrutadas 3. Aguinaldo

Si la jefatura de Relaciones Laborales o en su ausencia la persona asignada, determina que puede mediar contingencia por eventual conflicto sucesorio por el contexto familiar

que rodeaba a la persona o bien por otros elementos, se procederá a seguir el proceso establecido por la legislación vigente, para realizar dicho pago.

Se debe hacer gestión por aparte con la Asociación y la Operadora de Pensiones correspondiente. Los colaboradores deberán tener previsto su registro de beneficiarios, ya que el Patrono no tiene injerencia o intervención para facilitar ningún trámite en estas instancias, ya que las mismas son operaciones totalmente aparte. d.

Firma de addendum y entrega del dinero:

El departamento de Relaciones Laborales de la Gerencia de Desarrollo de Talento Humano realizará un addendum que respalde el pago de la liquidación correspondiente y coordinará la formalización del mismo, posteriormente se gestionará el depósito correspondiente por concepto de prestación de persona trabajadora fallecida.

FIN DEL LINEAMIENTO

Dotar al Grupo Financiero BAC Credomatic de una política para el respeto y promoción de la igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad.

Esta política aplica para todos los colaboradores del Grupo Financiero BAC Credomatic (Costa Rica).

a. Gerencia Desarrollo de Talento Humano: Asegurarse que todas las Gerencias, jefaturas y supervisores conozcan esta política. Asimismo, debe velar por que todos los subprocesos de la Gerencia de Desarrollo de Talento Humano atiendan lo dispuesto en esta política. b. Salud Ocupacional (Gerencia de Excelencia Operativa) / Facilidades Física (Gerencia de Operaciones) : Asegurarse de cumplimiento de la política en lo que respecta al Capítulo IV. Acceso al espacio físico. c. Gerencia de Área / Jefaturas: Atender lo dispuesto en esta política.

Consideraciones: a. Que el derecho a la igualdad en el goce de todos los derechos civiles y políticos sin distinción alguna de raza, color, sexo, idioma, religión, opinión política o de cualquier otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición, incluido el acceso en condiciones generales de igualdad a las funciones públicas y privadas del país, se encuentra reconocido en varios instrumentos internacionales como la Declaración Universal de los Derechos Humanos, la Convención Americana de Derechos Humanos, y el Pacto de Derechos Civiles y Políticos. b. Que nuestra Constitución Política veda toda práctica discriminatoria contraria a la dignidad humana. El artículo 33, es claro al señalar que “Toda persona es igual ante la ley y no podrá practicarse discriminación alguna contraria a la dignidad humana”. En igual sentido el artículo 56 constitucional indica “El trabajo es un derecho del individuo y una obligación con la sociedad. El Estado debe procurar que todos tengan ocupación honesta y útil, debidamente remunerada, e impedir que por causa de ella se establezcan condiciones que en alguna forma menoscaben la libertad o la dignidad del hombre o degraden su trabajo a la condición de simple mercancía. El Estado garantiza el derecho de libre elección de trabajo” c. Que la Convención Americana sobre Derechos Humanos, aprobada por Costa Rica, mediante Ley N° 4534 del 23 de febrero de 1970, en el inciso 1 del artículo 5, sienta un principio de carácter fundamental: “1. Toda persona tiene derecho a que se respete su integridad física, psíquica y moral.” d. Que Costa Rica, por medio de la Ley 7948 de 22 de noviembre de 1999, aprueba la Convención Interamericana para la Eliminación de todas las formas de discriminación contra las personas con discapacidad, cuyo objetivo es propiciar medidas para eliminar progresivamente la discriminación y promover la integración por parte de las autoridades gubernamentales y/o entidades privadas en la prestación o suministro de bienes,

servicios, instalaciones, programas y actividades, tales como el empleo, el transporte, las comunicaciones, la vivienda, la recreación, la educación, el deporte, el acceso a la justicia, y las actividades políticas y de administración. De la misma forma se busca implementar medidas para que los edificios, vehículos e instalaciones que se construyan o fabriquen en sus territorios respectivos faciliten el transporte, la comunicación y el acceso para las personas con discapacidad. e. Con la promulgación de la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Ley No. 7600 del año 1996, surgen una serie de lineamientos de acatamiento obligatorio por parte de las instituciones públicas y privadas, tendientes a garantizar el acceso a los servicios y la igualdad de oportunidades de las personas con discapacidad. f. Que el Convenio Nº 159 sobre la Readaptación Profesional y el Empleo de Personas Inválidas de la Organización Internacional del Trabajo, aprobado por Costa Rica, mediante Ley Nº 7219 de 18 de abril de 1991, establece que el Estado debe desarrollar una política que promueva el empleo de las personas con discapacidad, basada en el principio de la igualdad de oportunidades y que todas las acciones especiales que se realicen para cumplir con este objetivo, bajo ninguna circunstancia deberán considerarse como discriminatorias contra los trabajadores sin discapacidad. g. El patrono tendrá la responsabilidad de mantener condiciones de respeto en el lugar de trabajo mediante una política interna que prevenga la discriminación por razón de una discapacidad, no la promueva y la evite. Por tanto, se establece:

4.1.1 Artículo 1. Definiciones y principios. La Política se basa en los principios generales que informan la materia. 4.1.1.1 Discapacidad: Se refiere a una deficiencia física, mental o sensorial, ya sea de naturaleza permanente o temporal, que limita la capacidad de ejercer una o más actividades esenciales de la vida diaria, que puede ser causada o agravada por el entorno económico y social. 4.1.1.2 Discriminación contra las personas con discapacidad: toda distinción, exclusión o restricción basada en una discapacidad, antecedente de discapacidad, consecuencia de discapacidad anterior o percepción de una discapacidad presente o pasada, que tenga el efecto o propósito de impedir o anular el reconocimiento, goce o ejercicio por parte de las personas con discapacidad, de sus derechos humanos y libertades fundamentales.

4.1.1.3 Equiparación de oportunidades: utilizar acciones afirmativas o medidas correctivas dirigidas a corregir desigualdades sociales dentro de la empresa. 5.1.1.4 Igualdad de oportunidades: Principio que reconoce la importancia de las diversas necesidades del individuo para garantizar que las personas disfruten de iguales oportunidades de acceso y participación en idénticas circunstancias. 4.1.1.5 El principio de accesibilidad: Brindar facilidades técnicas y estructurales para que todas las personas puedan movilizarse y comunicarse libremente en el entorno empresarial, sean empleados o clientes. 4.1.1.6 El principio de la no violencia: reconoce que ignorar las necesidades de las personas con discapacidad en el ámbito empresarial constituye una forma de violencia que debe ser prevenida, sancionada y erradicada.

4.1.2 Artículo 2. Objetivos Generales 4.1.2.1 Garantizar que el entorno, los bienes, los servicios y las instalaciones de atención al público sean accesibles para que las personas con discapacidad los usen y disfruten. 4.1.2.2 Eliminar las acciones y disposiciones que, directa o indirectamente, promueven la discriminación o impiden a las personas con discapacidad tener acceso al trabajo. 4.1.2.3 Atención integral (adecuación laboral), frente a una discapacidad temporal o definitiva, congénita o sobreviniente. 4.1.2.4 Velar porque la institución brinde las mejores condiciones para la atención de trabajadores con discapacidad, en temas como la infraestructura, comunicación, información y sensibilización. 4.1.2.5 Capacitar en forma sistemática y continua a los trabajadores buscando crear una cultura institucional acorde con los principios establecidos en esta política.

4.2.1 Contratación en igualdad de condiciones: La empresa, en aras de proteger la igualdad de oportunidades en la obtención del empleo, garantizará a cualquier persona la participación en los procesos de selección y reclutamiento para el empleo, sin que se establezcan requisitos o condiciones subjetivas irrazonables o desproporcionadas que puedan provocar alguna discriminación. 4.2.2 Parámetros objetivos de contratación: La participación en los procesos de selección y reclutamiento para el empleo en igualdad de condiciones, estará únicamente limitada por un parámetro constitucional claro y preciso, que es el de la idoneidad comprobada. Así, sólo pueden ser seleccionados y nombrados en los puestos vacantes, aquellas personas que acrediten fehacientemente, por haber superado las pruebas selectivas

correspondientes, ser idóneos para ejercer el trabajo, de conformidad con los perfiles de puestos previamente establecidos al efecto. 4.2.3 Actos de discriminación: Se considerarán actos de discriminación el exigir requisitos adicionales a los establecidos para cualquier solicitante y el no emplear, por razón de su discapacidad, a un trabajador idóneo, de conformidad con los requisitos establecidos en el artículo anterior. 4.2.4 Prohibición: Se prohíbe toda distinción, exclusión o restricción en la selección de trabajadores que carezca de justificación fundada, legítima, razonable, objetiva y suficiente.

4.3.1 Ejecución del contrato: La Gerencia Corporativa de Talento Humano, debe asegurar que las políticas de contratación de personal, incentivos, ascensos, formación profesional, evaluación del desempeño y administración de los recursos humanos en general, no discriminen por razones de discapacidad. 4.3.2 Desempeño de las funciones: La Gerencia Corporativa de Talento Humano, desarrollará acciones para facilitar que los trabajadores con discapacidad cuenten con los servicios de apoyo y las ayudas técnicas para desempeñar lo mejor posible sus funciones. 4.3.3 Reubicación: La Gerencia Corporativa de Talento Humano, buscará la mejor manera de readaptar y reubicar al personal que adquiera una discapacidad.

4.4.1 Especificaciones técnicas reglamentarias: Las construcciones nuevas, ampliaciones o remodelaciones de edificios, servicios sanitarios deberán efectuarse conforme a las especificaciones técnicas reglamentarias de los organismos públicos y privados encargados de la materia, lo que será validado por el comité “Somos Inclusividad”. 4.4.2 Revisión de edificios: El comité “Somos inclusividad”, se asegurará que los inmuebles donde se otorgan los servicios sean accesibles para las personas con discapacidad, para lo cual deberá: a) Mantener un diagnóstico actualizado de los inmuebles en el cual se otorgan los servicios con el fin de identificar las barreras constructivas. b) Implementar un sistema de control que asegure que los inmuebles que alquile la empresa cumplan con las normas establecidas en la ley 7600. c) Elaborar y ejecutar un plan de eliminación de barreras constructivas para los inmuebles propiedad de la empresa que no sean compatibles con personas con discapacidad. d) Negociar con los propietarios de los bienes inmuebles alquilados la realización de las adaptaciones necesarias para asegurar el acceso y disfrute a los inmuebles de las personas con discapacidad. 4.4.3 Estacionamientos: Los edificios que cuenten con estacionamiento deberán ofrecer un cinco por ciento (5%) del total de espacios destinados expresamente a estacionar vehículos conducidos por personas con discapacidad o que las transporten. Pero, en ningún caso, podrán reservarse para ese fin menos de dos espacios. Esos vehículos

deberán contar con una identificación y autorización para el transporte y estacionamiento expedida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Esos espacios deberán estar ubicados cerca de la entrada principal de los locales de atención al público. 4.4.5 Ascensores: Los ascensores deberán contar con facilidades de acceso, manejo, señalización visual, auditiva y táctil, y con mecanismos de emergencia, de manera que puedan ser utilizados por todas las personas. 4.4.6 Rotulación: El comité “Somos inclusividad”, asegurará una señalización accesible en los inmuebles donde la empresa preste el servicio mediante las siguientes acciones: a) Realizar un diagnóstico sobre la señalización existente, b) Elaborar y ejecutar un plan de renovación de rótulos de señalización que sean accesibles para los trabajadores con discapacidad. Participación de personas con discapacidad en actividades distintas para las que fueron contratados. 4.5.1 Participación inclusiva: Se considerará como acto discriminatorio que, en razón de la discapacidad, se le niegue a una persona participar en actividades culturales, de responsabilidad social, deportiva, recreativa y cualquier otra índole que promueva o realice la empresa.

4.6.1 Artículo 17. Prevención de riesgos: El comité “Somos inclusividad”, deberá desarrollar y/o incorporar en los planes existentes lineamientos para prevenir los riesgos que surjan de emergencias desde la perspectiva de la discapacidad. De la misma forma se deberá capacitar a los trabajadores sobre el manejo de emergencias incorporando la variable de la discapacidad. 4.6.2 Artículo 18. Evaluación Anual: El comité “Somos inclusividad”, realizará una evaluación anual de los planes y programas implementados en la empresa para determinar el grado de avance de los resultados esperados en materia de igualdad de trato de los trabajadores con discapacidad. 4.6.3 Artículo 19. Seguimiento: El comité “Somos inclusividad”, elaborará recomendaciones que aseguren que las normas, métodos y procesos sean accesibles para los trabajadores con alguna discapacidad.

4.7.1 Artículo 20. Capacitación: La Gerencia Corporativa de Talento Humano, incorporará en los procesos de inducción y capacitación permanente el tema de la discapacidad para promover una cultura de respeto y colaboración. 4.7.2 Artículo 21. Capacitación para los trabajadores con discapacidad: La Gerencia Corporativa de Talento Humano, capacitará permanentemente a los trabajadores con discapacidad en todos los procesos relacionados con el entrenamiento para el puesto,

seguimiento y desarrollo en el trabajo y adaptará las herramientas de capacitación a sus necesidades.

4.8.1 Artículo 22. Aplicación de la misma política salarial. A las personas con discapacidad se les aplicará la misma política salarial que los demás trabajadores en igualdad de condiciones sin distingo de ninguna especie.

FIN DEL LINEAMIENTO

Brindar referencia sobre el Lineamiento que contiene información relacionada a la Política de Conozca a su Colaborador.

Esta política aplica para todos los colaboradores del Grupo Financiero BAC Credomatic (Costa Rica).

L-BAC-Lineamiento Corporativo de Cumplimiento para la Prevención de Legitimación de Capitales y Financiamiento del Terrorismo - SARLAFT-CRI-0000163 (Versión 12) (ver Notes Link). Mismo detallado en el

La política KYE tiene referencia a lo contenido en el lineamiento Título IV, Capítulo 1,

Punto 6.

Evitar que se presenten conflictos de interés, entre los colaboradores de la organización, generados a partir de relaciones sentimentales (formales e informales) y/o por relaciones de parentesco.

Aplica a todos los colaboradores de Bac Credomatic.

3.1 GERENCIA DE TALENTO HUMANO: Debe aprobar este procedimiento. 3.2 GERENCIA DE CUMPLIMIENTO: Brindar realimentación sobre este documento, validando sus posibles impactos en asuntos vinculantes a Cumplimiento. 3.3 GERENCIA DE CADA AREA: Debe asegurar el cumplimiento de esta política y atender las situaciones que se presenten con motivo de ello, en coordinación con el Jefe de Relaciones Laborales. 3.4 JEFE DE RELACIONES LABORALES: Debe mantener actualizada esta política y asegurar que todos los colaboradores de BAC-CREDOMATIC hayan sido comunicados. Así como atender todos aquellos casos que le hayan sido notificados y que presenten este tipo de conflicto, con la gerencia de área respectiva.

4.1 Del marco legal: Código de Integridad y Ética de BAC-CREDOMATIC, especialmente los apartados que se refieren a las Prácticas Laborales Justas y a los Conflictos de Interés.

4.2 Definiciones: Conflicto de interés: ocurre cuando una persona en vez de cumplir con lo que es debido según la naturaleza de su puesto y sus obligaciones laborales, podría adoptar decisiones o decidir actuar, en beneficio propio o de un tercero. Parentesco por consanguinidad: relación de sangre entre dos personas, es decir que comparten sangre por tener algún pariente en común. Parentesco por afinidad: es un tipo de parentesco que se produce por un vínculo legal a través del matrimonio o entre personas que tienen convivencia, sin tener lazo de consanguinidad entre sí. CUADRO DE PARENTESCO Y AFINIDAD

Grados

Grados de parentesco por consanguinidad y afinidad Consanguinidad

Afinidad

1° 2° 3° 4°

Padres/hijos Hermanos/abuelos/nietos Tios, bisabuelos, bisnietos, sobrinos Primos Otros parentescos de afinidad podrían ser: Hijastros, padrinos, ahijados, etc.

Conyugue/suegros cuñados/nueras/yerno

4.3 Justificación: BAC CREDOMATIC ha permitido la contratación de familiares, aprovechando el vínculo de lealtad de los colaboradores y el interés manifiesto de parte de ellos, de referir familiares que opten por posiciones dentro de la organización. Asimismo, al ser una comunidad laboral tan numerosa, es frecuente el inicio de relaciones de carácter sentimental y la creación de nuevas familias entre sus miembros. En consideración de lo anterior, se hace necesario e indispensable contar con una guía para regir tanto las relaciones de parentesco, como también las relaciones amorosas que puedan surgir en la convivencia organizacional.

4.4 Sobre el manejo de las relaciones afectivas en BAC CREDOMATIC

4.4.1 Posición de la organización: La organización acepta como natural, el surgimiento de relaciones sentimentales (amorosas) o vínculos familiares entre sus Colaboradores, durante su experiencia y trayectoria laboral. Clarificado lo anterior, NO son aceptadas para la Organización las relaciones o vínculos que ocurran entre colaboradores: de un mismo departamento o área. que sean partícipes de una relación jerárquica inmediata. que sean partícipes de una relación de fiscalización o control en un mismo proceso de trabajo (por ejemplo transacciones, aprobaciones, custodia de activos, u otras situaciones). O alguna otra situación de riesgo en la que pueda existir conflicto de interés producto de la naturaleza o el rol del puesto de cada una de las partes. Tampoco estará permitido cuando, derivado de la existencia de estas relaciones, se afecte la disciplina o el clima laboral; sin perjuicio para la organización de las sanciones disciplinarias que correspondan.

4.4.2. Sobre el surgimiento de relaciones comunicación y disposiciones para su atención:

sentimentales

(amorosas),

Cuando se trate de relaciones que NO representen un conflicto, ambas partes deberán: Comunicar a la jefatura inmediata, la existencia de su vínculo sentimental o de parentesco. Comunicarlo al área de Atracción de Talento si como consecuencia de su participación en concursos internos, cambios o ascensos, se produzca alguna de las situaciones previstas en el punto 4.4.1. Reportar su existencia en el COI a la fecha de surgimiento de la relación amorosa o de parentesco. De igual forma debe comunicarse su conclusión. La conversación entre colaboradores y jefatura debe documentarse mediante nota (bitácora) escrita y firmada por los intervinientes.

4.4.3 Tratamiento ante relaciones sentimentales (amorosas) que podrían representar conflicto de interés Cuando la relación NO sea aceptable para la Organización (ver punto 4.4.1.), las personas involucradas deben dar a conocer a sus respectivas jefaturas la existencia de la misma desde que su inicio; la omisión de este deber podría ser considerado una falta grave. De igual forma debe comunicarse la conclusión de la relación. La conversación entre colaboradores y jefatura debe documentarse mediante nota (bitácora) escrita y firmada por los intervinientes. Asimismo, debe incluirse la observación en el COI.

Si la organización a través del líder, visualiza una situación de conflicto de interés; la misma debe valorarse con la Gerencia de Área y el Departamento de Relaciones Laborales. Una vez constatada la existencia de la relación que no es aceptable para la Organización por la existencia del conflicto de interés (ver punto 4.4.1.), se procurará que alguno de los colaboradores pueda moverse a través de un concurso interno hacia otra área. Para lograr la transición, se podrán considerar de 6 a 12 meses. Si el punto de control es crítico, se debe proceder en los siguientes 3 meses a definir la situación. Mientras esto se define se deberán adoptar las medidas necesarias para mitigar el riesgo por parte de la Jefatura inmediata.

De mantenerse el conflicto el caso podrá ser elevado por cualquiera de las áreas al Foro que revisa los conflictos de Interés, según lo establecido en: L-CORP-Política para la Gestión de Conflictos de Interés-REG-0000507 (REG).

Finalmente se procederá según lo definido por los miembros de este foro, bajo los criterios de objetividad que competa considerar.

4.4.4. Sobre el manejo de relaciones de parentesco/afinidad Toda relación familiar/afinidad en el ámbito laboral, debe establecerse bajo un claro entendido de independencia y madurez personal y profesional; la expectativa de la organización es que haya un debido respeto del espacio laboral y de las obligaciones que los involucrados deben de cumplirse. La relación de parentesco/afinidad no debe influir durante la etapa de selección, contratación, ni durante el desarrollo de la relación laboral (ejemplo, presiones o influencias para la contratación, eventuales intervenciones en procesos disciplinarios, reclamación o resentimientos por desvinculaciones, etc.)

4.4.5. Sobre la confidencialidad Todo colaborador debe resguardar la información confidencial que le haya sido confiada, aún y cuando exista una relación amorosa o de parentesco con otro colaborador de BACCREDOMATIC. De darse alguna exposición que comprometa ésta responsabilidad de discreción, se procederá según la Política de Seguridad de la Información y lo señalado en el Lineamiento disciplinario.

Se entiende que este lineamiento rige desde su publicación.

Nota 1: Las relaciones conocidas (con historia) que sean de carácter formal, mantendrán el trato pactado por la Gerencia de área. Nota 2: Transitorio: si se tiene una relación sentimental actualmente y no se ha dado a conocer a su jefe, debe darlo a conocer antes que finalice el presente año.

FIN DEL LINEAMIENTO

Establecer el proceso de solicitud y trámite a seguir para los colaboradores de Bac Credomatic, quienes desean acogerse a la pensión o jubilación habiendo cumplido las condiciones o requisitos.

Aplica para todos los colaboradores que laboran para el Grupo Financiero Bac Credomatic.

3.1 Gerencia de Desarrollo de Talento Humano: Aprobar la presente política como la coordinación operativa de la misma.

3.2 Gerencia de área: Aplicar la política para los solicitantes cumpliendo con la condiciones.

4.1.1. El colaborador tendrá el derecho a pensión por vejez una vez cumpla con las condiciones establecidas en el Reglamento del Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM) de la Caja Costarricense del Seguro Social; mismas relacionadas a edad y número de cuotas que establece dicho reglamento en su artículo #5. (Ver anexo 1) 4.1.2. Previo a la toma de decisión de la finalización de su etapa laboral, el colaborador debe de solicitar al Seguro de Invalidez Vejez y Muerte de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), el documento que certifique que se cumple con la condiciones

para acogerse a la pensión. Este documento es llamado "Comunicación de Cumplimiento de Requisitos para Optar a una Pensión por Vejez en el Seguro IVM". El mismo le indicará al colaborador si cumple con los requisitos solicitados por el seguro para optar por su pensión, como también la fecha en la que tendrá el derecho a jubilarse. 4.1.3. Como referencia y guía para el colaborador, se detalla la siguiente información respecto en dónde solicitar el documento mencionado en el punto anterior y en cuál sede realizar el trámite: o Para información: correo electrónico ivm-servicios@ccss.sa.cr o Para información: números de teléfono 2284-9200, 2212-6464 o 2212-6423. o Para obtener documento: presentarse a la sede regional de la CCSS que le corresponde al colaborador o bien a las Oficinas Centrales de la CCSS ubicadas en San José Calle 5, Catedral.

4.2.1. Una vez obtenido el aval por el Seguro de IVM, cumpliendo con los requisitos y condiciones, el colaborador notificará y conversará con su jefatura inmediata que desea iniciar el proceso con la CCSS para acogerse a la jubilación. Esta comunicación debe acompañarse mediante nota escrita donde señale su interés de pensionarse, como también señalar la fecha en que se daría la finalización de la relación laboral. Anexo a esta carta, debe adjuntar la nota emitida por IVM (Comunicación de Cumplimiento de Requisitos para optar a una pensión por vejes en el seguro IVM). Ver nota 2 4.2.2. Una vez informado al jefe, el colaborador debe solicitar una carta llamada “Carta de Pensión” al área del Shared Service. Esta solicitud la debe realizar mediante correo electrónico a la dirección G-Administración de Personal SSC. En dicho correo se debe adjuntar: (i) el Visto Bueno del Jefe indicando además el último día laboral, (ii) la Comunicación de Cumplimiento de Requisitos para optar a una pensión por vejez en el seguro IVM y (iii) la carta entregada por el colaborador a la empresa donde se indicó la fecha de finalización de la relación laboral con el recibido por el jefe inmediato. 4.2.3. Los compañeros del departamento de trámite de personal (Shared Services) reciben la gestión y tramitan dicha solicitud en un plazo mínimo de 5 días, generando una nota para que el colaborador la presente ante la CCSS. 4.2.4. El colaborador debe de presentar la carta emitida por BAC CREDOMATIC con la información para su solicitud al IVM en la CCSS, mínimo con 8 días de antelación a su jubilación para que el ente tramite el proceso interno según corresponda. La recomendación es presentar dicha nota un mes antes.

5.1 La relación laboral se daría por finalizada según la fecha señalada por el colaborador en la carta entregada a la empresa anteriormente mencionada. El jefe inmediato debe ingresar el AMS con la información respaldo de los trámites solicitados. 5.2 La relación laboral se da por terminada con pago las vacaciones pendientes, aguinaldo y auxilio de cesantía en un lapso de 1 mes posterior a la fecha de finalización del contrato laboral (preaviso no corresponde).

Nota 1. Si el colaborador habiendo cumplido con las condiciones de la CCSS, “no” desea acogerse a su jubilación, la organización no tendrá intervención y la relación laboral continuara con las mismas condiciones del contrato actual, y bajo las exigencias que el puesto le demanda. Sin embargo, la organización reconoce y promueve, que los colaboradores habiendo cumplido su periodo laboral para la pensión, puedan disfrutar su etapa de descanso acogiéndose a su retiro. Nota 2. Si el colaborador durante el trámite de su pensión, desea solicitar ser recontratado una vez concretada su pensión, la organización analizará su solicitud. La valoración se realizará de acuerdo a la necesidad del negocio, a las nuevas condiciones y por mutua conveniencia, no siendo obligatorio para el patrono la recontratación.

Reglamento del Seguro de Invalidez Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social Artículo 5º: "Tiene derecho a pensión por vejez el asegurado que alcance los 65 años de edad, siempre que haya contribuido a este Seguro con al menos 300 (trescientas) cuotas. En el caso de aquellos asegurados que, habiendo alcanzado esa edad, no cumplen con el número de cuotas requeridas, pero tengan aportadas al menos 180 (ciento ochenta) cuotas, tienen derecho a una pensión proporcional, según se establece en el artículo 24° del presente Reglamento. El asegurado podrá anticipar su retiro con derecho a pensión de vejez, siempre que cumpla los requisitos y condiciones que se indican en la siguiente tabla:

Alternativamente, el asegurado(a) que haya aportado 300 (trescientas) cotizaciones mensuales podrá acceder a un retiro anticipado respecto al correspondiente en la tabla anterior, a partir de los 62 años de edad los hombres y de los 60 años de edad las mujeres y tendrá derecho a una pensión reducida, de acuerdo con lo que se indica en el artículo 24° del presente Reglamento. A partir del mes dieciocho (18), contado a partir de la entrada en vigencia de la reforma de este artículo, el número de cotizaciones requerido para acceder a un retiro anticipado y obtener una pensión reducida será 360 (trescientas sesenta) cuotas, manteniendo el requisito de edad Una vez transcurridos treinta y seis (36) meses de la entrada en vigencia de la reforma de este artículo, el número de cotizaciones requerido para acceder a un retiro anticipado y obtener una pensión reducida será 420 (cuatrocientas veinte) cuotas, manteniendo el requisito de edad Una vez transcurridos treinta y seis (36) meses de la entrada en vigencia de la reforma de este artículo, se tendrá por derogado el beneficio de retiro anticipado con derecho a pensión reducida. Asimismo, el asegurado podrá anticipar su retiro de este Régimen, utilizando los recursos acumulados en el Régimen Voluntario de Pensiones Complementarias, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento que para tales efectos aprueba la Junta Directiva. En el caso de las personas con Síndrome de Down afiliadas al Régimen, dada su condición genética que conlleva a un envejecimiento prematuro, se establece como edad mínima de retiro por vejez 40 (cuarenta) años, siempre y cuando hayan aportado al menos 180 (ciento ochenta) cotizaciones mensuales". (Fin del artículo).

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Establecer la guía para la atención y abordaje del colaborador ante una situación de Covid-19 presente en alguna área de la organización, como del contexto externo del o las personas involucradas.

Aplica para aquellos casos catalogados como Sospechosos y/o Positivos en cualquier área de la organización, abordando tácticamente la comunicación y el bienestar emocional de los colaboradores, tanto para el personal en sitio, en teletrabajo o en periodos de confinamiento.

3.1 Gerencia de Talento Humano: Aprobar el presente protocolo, como de las erogaciones que se requieran para con la atención de una situación de crisis. 3.2 Socios de Negocio de Talento Humano: Conocer, canalizar e impulsar el presente protocolo hacia a las jefaturas y/o colaboradores que están ante una situación de crisis Covid-19. Activar proactivamente el conocimiento de este lineamiento ante una crisis. 3.3 Gerencia de cada Área: Orientar y/o referir a los colaboradores a las instancias de ayuda según protocolo, como el destinar los recursos adicionales que la situación amerite. 3.4 Jefe de Relaciones Laborales: Mantener la actualización del presente protocolo, como también de activar las acciones descritas en él, durante y posterior a la situación de crisis. 3.5 Comité de Crisis COVID-19: Mantener coordinación constante con Relaciones Laborales, respecto a la ejecución del “Protocolo en caso positivo, distanciamiento laboral, limpieza, desinfección y sectorización”, a efectos de asegurar una atención integral en la operativa y hacia el colaborador. 3.6 Colaboradores: Todo colaborador de la organización debe respetar el distanciamiento social al cual ha sido llamado por parte de las autoridades de salud, acatando las normas de higiene y salud recomendadas por los entes gubernamentales. Asimismo, debe acatar las disposiciones y protocolos que ejecuta BAC Credomatic, como prevención, mitigación de riesgos y acciones ante los casos sospechosos o positivos.

4.1 Ley No. 6727 de Riesgos del trabajo: establece que constituyen riesgos del trabajo, los accidentes y las enfermedades que sufran los trabajadores con ocasión o por consecuencia del trabajo (incluye Salud Ocupacional). 4.2 Decreto Ejecutivo Nº-42227MP-S (16-03-2020): declaración de estado de emergencia nacional en todo el territorio nacional de Costa Rica, debido a situación de emergencia sanitaria por el virus COVID-19 (publicada en gaceta Nº 51).

4.3 Protocolo del Comité de Crisis Covid-19: Protocolo en caso positivo, distanciamiento laboral, limpieza, desinfección y sectorización, el cual establece lineamientos a seguir de manera obligatoria para asegurar la segmentación de espacios y uso adecuado de las facilidades físicas de las oficinas administrativas, así como de todos los procesos de limpieza y desinfección de las instalaciones. 4.4 Comité de Crisis Covid-19: Gobierna las disposiciones referentes a procesos que garanticen el bienestar de colaboradores y clientes, respecto a protocolos de higiene, zonificación operativa y diversificación geográfica; ejemplo: -Tratamiento de desinfectar las áreas de interacción de la persona diagnosticada y demás compañeros. - Disposiciones de operaciones del área (equipos de protección, logística de distanciamiento, entre otros). - Logística de comunicación interna y externa (clientes). 4.5 Reglamento del Seguro de Salud de la CCSS: aprobación de un cambio temporal* al reglamento aprobado por la Junta Directiva de la CCSS, en relación al otorgamiento de licencias e incapacidades, incluyendo el artículo 10 bis, publicado el 17-03-20 en el Alcance Nº 46 de La Gaceta Nº 51. 4.5.1 “Artículo 10 bis. - “Incapacidad por alerta sanitaria por Coronavirus “COVID-19”: a). “Se comprende dentro del concepto de incapacidad señalado en el presente artículo, aquellos casos que se encuentren en condición de investigación o probables, de que el asegurado puede padecer de la enfermedad “COVID19-” para el otorgamiento de la incapacidad, por parte del equipo de salud tratante, debiéndose seguir las siguientes disposiciones especiales: a.1. Se trata de una incapacidad de carácter excepcional y temporal, cuyo plazo máximo será establecido en la orden sanitaria. a.2. Se fundamentará en la alerta sanitaria de aislamiento domiciliar dictada por autoridad competente del Ministerio de Salud. b). Para efectos del otorgamiento de la incapacidad, la orden sanitaria podrá ser presentada por el asegurado, parientes, persona interesada o por funcionarios del Ministerio de Salud, para efectos de que sea expedida la incapacidad por parte del Médico Tratante de Caja en forma expedita. c). El pago de la presente incapacidad se sujeta a los requisitos y condiciones establecidos en el Reglamento de Salud.” *El periodo de vigencia o modificaciones del artículo mencionado quedará a criterio de las entidades de salud.

4.5.2 Consideraciones adicionales: a) Mientras la orden sanitaria no se expida, ni aún las personas que pertenezcan a las poblaciones de alto riesgo, tendrán acceso a esta incapacidad. b) El MTSS en su criterio denominado “Adición a las Implicaciones laborales ante llegada del coronavirus (COVID19) a nuestro país y posibles soluciones” y haciendo referencia al acuerdo de la Junta Directiva de la CCSS antes mencionado, manifestó lo siguiente:

“En adición al Criterio de esta Comisión, nos permitimos informar que, de conformidad con el acuerdo N° SJD—2020-0425 del 11 de marzo tomado por la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en sesión extraordinaria, se modifican los reglamentos que rigen el otorgamiento de licencias e incapacidades para asegurados activos (asalariados y trabajadores independientes), de manera que se pueda conceder este beneficio a contactos asintomáticos, pero que tienen una orden sanitaria para aislamiento domiciliar indicado por el Ministerio de Salud, en relación con COVID19. En tal sentido, debe quedar claro que las incapacidades se estarían otorgando tanto para los casos confirmados de contagio de COVID19-, como para los casos sospechosos asintomáticos con orden sanitaria para aislamiento domiciliar indicado por el Ministerio de Salud.”

5.1 Caso Sospechoso (*1): 5.1.1 Persona con infección respiratoria aguda (fiebre y al menos un signo o síntoma de enfermedad respiratoria por ejemplo tos, dificultad respiratoria, congestión nasal) y que cumpla los criterios a y b: a) No tener otra etiología que explique completamente la presentación clínica del evento. b) Un historial de viajes fuera del país en los 14 días previos al inicio de los síntomas 5.1.2 Persona con infección respiratoria aguda grave (IRAG) sin otra etiología que explique completamente la presentación clínica. 5.1.3 Una persona con enfermedad respiratoria aguda de cualquier grado de severidad, que dentro de los 14 días anteriores al inicio de la enfermedad tuvo contacto físico cercano con un caso confirmado o probable por COVID-19.

5.2 Caso Positivo (*1): Corresponde a una persona a quien se la ha confirmado la infección por el virus que causa la enfermedad COVID-19, indistintamente de los síntomas y signos clínicos. La confirmación la harán los laboratorios públicos y privados que cuenten con una prueba de PCRRT capaz de identificar los genes E, RdRP, y N, debidamente autorizada por el Ministerio de Salud así como el Centro Nacional de Referencia de Virología de Inciensa.

5.3 IRAG (*1): Siglas de Infección Respiratoria Aguda Grave. La persona pueda clasificarse como IRAG si presenta: -Historia de fiebre o fiebre de 38°C o más y, -Dolor de garganta o tos y, -Disnea o dificultad respiratoria y, -Con aparición dentro de los últimos 10 días, y -Necesidad de hospitalización (según criterios establecidos en el Protocolo Nacional de Vigilancia de la persona con Influenza y otras virosis).

5.4 Red de apoyo Psicológico: Profesionales internos y externos que pueden brindar sus servicios en caso de una situación de crisis. Las personas que brinden apoyo en primeros auxilios psicológicos, son personas con un alto nivel de tolerancia al estrés, son detallistas, se orientan a la acción, tienen una gran necesidad de normalizar y controlar la situación. La red de apoyo está definida por: 5.4.1 Línea de Apoyo Personal: Considerada la primera opción de abordaje en una situación de crisis, en la que los colaboradores cuentan con una línea de apoyo personal brindada por la organización, en al cual pueden acceder a una llamada con un profesional en psicología, para abordar y exponer la situación, como orientación en situaciones emocionales. Este servicio lo activa el colaborador cuando desee realizar la llamada a los números 0-800-052-1572 ó 4000-0818.

5.4.2 Profesionales para intervención en situaciones de crisis: Previamente, los profesionales que se mencionan a continuación conocen que están en esta red de apoyo ante situaciones críticas que pudiera tener la organización. Son profesionales que deben estar registrados como Proveedores en la lista que el área de Compras registra a través de la herramienta indicada para este efecto. Para activar este servicio, debe ser canalizado a través de Relaciones Laborales quienes coordinan la autorización de la Gerencia de Talento Humano. Entre ellas se mencionan: o o -

INTERDIS Patricia Fournier (Psicóloga)  Contactos telefónico: 25290632 / 25292918 / 83820282 Jennifer Bacom (Psicóloga)  Contacto telefónico: 83805794 Licda. Vivian Solís Méndez (Psicóloga)  Contacto telefónico: 22792121/88564709

5.4.3 En caso de no contar con un profesional externo de Psicología disponible, puede intervenir un profesional de RRHH o área afín con previa comprensión de los aspectos básicos de primeros auxilios emocionales. (*1): Definición tomada textualmente del “Protocolo en caso positivo, distanciamiento laboral, limpieza, desinfección y sectorización.” Los mismos pueden variar de acuerdo a criterios o actualizaciones de Ministerio de Salud.

Los pasos siguientes, corresponden a las acciones que se deben desplegar por parte del área de Relaciones Laborales como de los involucrados del proceso, para asegurar la atención integral de la situación de crisis, en concordancia con el flujo establecido por el Comité de Crisis Covid-19. Su finalidad es abordar oportunamente la comunicación y el bienestar emocional de los involucrados. Refiérase a la sección 6.1 para casos catalogados como sospechosos o al punto 6.2 para consultar el protocolo de un caso Positivo.

a) Colaborador reporta síntomas a jefe inmediato refiriéndolo a la atención médica inmediata, ya sea al centro médico de empresa, instituciones de salud públicas o privadas según elección del colaborador. b) El jefe debe indagar los contactos directos que el caso sospechoso haya tenido en las instalaciones del centro de trabajo o fuera de ella durante los 14 días antes del reporte y proceder a validar la lista de contactos con el médico de empresa. Lo anterior para colaboradores en sitio o en teletrabajo.

c) Jefatura aborda contactos directos identificados para informarles que son personas que han tenido contacto con un caso considerado sospechoso. d) Jefatura del colaborador sospechoso comunica la detección del caso a Relaciones Laborales vía telefónica: se debe contextualizar el caso con la fecha de detección, abordaje realizado por el Comité de Crisis, contactos directos, con conocimiento de la situación como del estado físico y emocional de los involucrados. Lo anterior a los contactos: i. Denisse Morales J (Jefatura de Relaciones Laborales): 7070 5864 ii. Pablo Esquivel Rivera (Analista Relaciones Laborales): 7189 6911 A su vez, de ser necesario el jefe comunicará a Relaciones Laborales si considera necesario una intervención o acercamiento ante una crisis emocional presentada en los contactos directos. e) De acuerdo a la contextualización del caso, si el estado físico y emocional del colaborador sospechoso no representa una gravedad o situación de crisis, la jefatura de Relaciones Laborales o persona asignada del/por el área, contactará al colaborador involucrado para recomendar la red de apoyo psicológico mediante la Línea de Apoyo Personal que brinda la organización para él y su familia.

f) De evaluarse la necesidad de realizar un abordaje por parte de un profesional de la red de apoyo para la contención de crisis emocional, ya sea al caso sospechoso o a los contactos directos, la Jefatura de Relaciones Laborales solicitará previamente el VB a la Gerencia de Talento Humano (*2) adjuntando los siguientes requerimientos:

i. Objetivo de la o las sesiones. ii. Número de sesiones consideradas. (máximo 6 sesiones) iii. Profesional a cargo del abordaje. iv. Costo de las mismas para la aprobación presupuestaria (costo asumido por el área donde pertenezca el colaborador). g) Una vez obtenido el VB mencionado, se procederá con la coordinación para la atención de la crisis. En caso contrario, la Jefatura de Relaciones Laborales o equipo asignado a nivel interno realizará el seguimiento directo con el colaborador o personas afectadas. Las sesiones para el abordaje psicológico, en todos los casos serían de forma virtual o vía llamada telefónica dada la orden de asilamiento. h) El colaborador sospechoso, deberá de forma inmediata, proceder y mantenerse en aislamiento domiciliar durante el tiempo que tarde el resultado de la prueba, según lo indicado por las entidades de salud o por el médico de empresa. En su defecto, debe presentar orden de aislamiento o incapacidad que respalde su ausencia. De no otorgarse ningún documento por las autoridades, durante este periodo debe:

i. Si el puesto es tele-trabajable continuar ejecutando labores desde su domicilio. ii. Si el puesto no es tele-trabajable, se aplicará un permiso con goce salarial. iii. Aportar a jefe inmediato el comprobante de asistencia al médico según corresponda. Consideraciones: Que el tiempo promedio de respuesta para el resultado de la prueba ha sido de 48 horas. Respecto al permiso con goce salarial, el médico de empresa notificará a jefatura mediante correo, para el debido reporte en AMS.

l) Los contactos directos identificados, deberán de forma inmediata, proceder y mantenerse en aislamiento domiciliar durante el tiempo que tarde el resultado de la prueba del caso sospechoso, según lo indicado por las entidades de salud o por el médico de empresa. En su defecto, deben presentar orden de aislamiento o incapacidad que respalde su ausencia. De no otorgarse ningún documento por las autoridades, durante este periodo debe: i. Si el puesto es tele-trabajable continuar ejecutando labores desde su domicilio. ii. Si el puesto no es tele-trabajable, se aplicará un permiso con goce salarial. iii. Aportar a jefe inmediato el comprobante de asistencia al médico según corresponda. Consideraciones: Que el tiempo promedio de respuesta para el resultado de la prueba ha sido de 48 horas. Respecto al permiso con goce salarial, el médico de empresa notificará a jefatura mediante correo, para el debido reporte en AMS. m) En caso de dar negativa la prueba, el colaborador notificará a jefe inmediato y coordinarán el retorno a sus labores en sitio a la brevedad razonable posible; por ende los contactos directos deben regresar de manera inmediata al trabajo. n) De confirmarse positivo, se aplicará el protocolo del Comité de Crisis, aunado al despliegue mencionado en la sección 6.2 del presente documento, tanto para el Colaborador, como para con los contactos directos. o) Todos los involucrados con conocimiento del caso, deben mantener en todo momento (durante y posterior) la confidencialidad del nombre del colaborador sospechoso y contactos directos. En adelante la comunicación con ellos para efectos del seguimiento y abordaje del caso estará a cargo del Médico de empresa y jefe inmediato, con la intervención de Relaciones Laborales cuando corresponda. p) El colaborador sospechoso como sus contactos directos no deben presentarse, por ningún motivo, a ninguno de los centro de trabajo de BAC Credomatic durante su periodo de aislamiento. q) El procedimiento de emisión de orden de aislamiento y/o incapacidades podría ser aplicable a cada centro médico, en donde a la persona en aislamiento le notificarán los resultados vía telefónica. Para obtener el documento físico de la incapacidad, el colaborador debe coordinar con un familiar o conocido retirar el documento en el centro médico; para ello debe aportar copia de la cédula y la orden de aislamiento otorgada para que le hagan llegar la incapacidad.

a) El colaborador comunica a su jefe inmediato que es portador de COVID-19, junto con la lista de contactos directos a la Médico de Empresa Dra. Yeymy Solano Calderón vía whatsapp al número 7025-9910 o al correo somossaludintegral@baccredomatic.cr. b) Jefatura del colaborador comunica la detección del caso a Relaciones Laborales vía telefónica: se debe contextualizar el caso con la fecha de detección, abordaje realizado por el Comité de Crisis, contactos directos, con conocimiento de la situación como del estado físico y emocional de los involucrados. Lo anterior a los contactos según se indica: i. Primer contacto: Denisse Morales J (Jefatura de Relaciones Laborales): 7070 5864 ii. Segundo contacto: Pablo Esquivel Rivera (Analista Relaciones Laborales): 7189 6911 De forma conjunta, se debe enviar un correo electrónico a la dirección G-Relaciones Laborales con la especificación que amerite, indicando en el asunto del correo: CASO COVID-19 (depto. o área). c) De acuerdo a la contextualización del caso, si el estado físico y emocional del colaborador positivo y contactos directos no representa una gravedad o situación de crisis, la jefatura de Relaciones Laborales o equipo asignado a nivel interno contactará a los colaboradores involucrados para recomendar la red de apoyo psicológico mediante la Línea de Apoyo Personal que brinda la organización para él y su familia. d) De evaluarse la necesidad de realizar un abordaje por parte de un profesional de la red de apoyo para la contención de una crisis emocional, ya sea al caso positivo y/o contactos directos, la Jefatura de Relaciones Laborales solicitará previamente el VB a la Gerencia de Talento Humano presentando los siguientes requerimientos: i. Objetivo de la o las sesiones. ii. Número de sesiones consideradas. (máximo 6 sesiones) iii. Profesional a cargo del abordaje. iv. Costo de las mismas para la aprobación presupuestaria. e) Una vez obtenido el VB mencionado, se procederá con la coordinación para la atención de la crisis. En caso contrario, la Jefatura de Relaciones Laborales realizará el seguimiento directo con el colaborador o personas afectadas. Las sesiones para el abordaje psicológico, en todos los casos serían de forma virtual o vía llamada telefónica dada la orden de asilamiento. f) La organización a través de su protocolo de crisis Covid-19, establece que los colaboradores considerados como contactos directos del caso Positivo, deben mantenerse en aislamiento, aplicando las recomendaciones médicas otorgadas por el Ministerio de Salud o médico de empresa. g) Periodo de ausencia: como justificación durante el periodo de ausencia, el colaborador Positivo como los contactos directos, deben aportar la orden de aislamiento y/o incapacidad emitida por parte del centro médico correspondiente, vía correo electrónico o imagen; misma que la jefatura inmediata debe registrar en AMS. De lo contrario se aplicarán días de ausencia injustificada. Consideraciones para contactos directos a un caso positivo:

Existe la posibilidad de que el Ministerio de Salud no otorgue aislamiento domiciliar a uno de los colaboradores identificados en la lista registrada por la empresa. Por consiguiente, de presentarse lo anterior y como medida preventiva, el médico de empresa podría solicitar al colaborador mantenerse en aislamiento durante el tiempo que se considere necesario. Este periodo se otorgará bajo permiso con goce salarial. Respecto al permiso con goce salarial, el médico de empresa notificará a jefatura mediante correo, para el debido reporte en AMS. h) Los casos positivos como los contactos directos serán monitoreados por parte del consultorio médico de la empresa y Ministerio de Salud. i) Todos los involucrados con conocimiento del caso, deben mantener en todo momento (durante y posterior) la confidencialidad del nombre del colaborador sospechoso y contactos directos. En adelante la comunicación con ellos para efectos del seguimiento y abordaje del caso estará a cargo del Médico de empresa y jefe inmediato, con la intervención de Relaciones Laborales cuando corresponda. j) El colaborador positivo como sus contactos directos no deben presentarse, por ningún motivo, a ninguno de los centro de trabajo de BAC Credomatic durante su periodo de aislamiento. k) El procedimiento de emisión de orden de aislamiento y/o incapacidades podría ser aplicable a cada centro médico, en donde a la persona en aislamiento le notificarán los resultados vía telefónica. Para obtener el documento físico de la incapacidad, el colaborador debe coordinar con un familiar o conocido retirar el documento en el centro médico; para ello debe aportar copia de la cédula y la orden de aislamiento otorgada para que le hagan llegar la incapacidad. Para casos asintomáticos positivos, el colaborador debe aportar nota bajo fe de juramento (emitida por su propia cuenta) indicando la fecha en que dejó de laborar.

a) Todo colaborador quien haya tenido contacto directo con una persona externa a la organización, y que estas hayan sido catalogadas como Positivas o Sospechosos dentro de los últimos 14 días a su detección, deberá contar con la orden de aislamiento o incapacidad emitida por las autoridades de salud públicas; de lo contrario el caso debe ser valorado por el criterio del médico de empresa; así mismo debe notificar al Jefe inmediato. b) Una vez conocida la situación por parte del jefe inmediato, se debe aplicar los pasos descritos en el protocolo para casos Sospechosos o Positivos.

a) El colaborador que haya salido del país, deberá acatar el periodo de confinamiento otorgado por el Migración y Extranjería. Asimismo reportar a su jefe inmediato el documento para la respectiva justificación de su ausencia al trabajo. b) De presentar algún síntoma durante el periodo de confinamiento, debe acudir al centro de salud correspondiente y aplicarse el protocolo según corresponda referido en este protocolo. c) Todo colaborador quien tenga contacto directo y conviva con una persona (familiar, cónyuge, hijos u otros) quien haya viajado al extranjero, debe mantenerse aislado durante

14 dĂas posteriores a la fecha de regreso del contacto. Considerar que durante este periodo de tiempo: a. Ejecutar sus labores mediante teletrabajo. b. De no ser un puesto tele-trabajable, se evaluarĂĄ un permiso con goce salarial.

Se entiende que este lineamiento rige una vez realizada su publicaciĂłn. FIN DEL PROTOCOLO

? Confidencialidad Lectores:

El Documento no es Confidencial

? Documentos Asociados Documentos Relacionados Manuales asociados

Lista de Notificación

Grupo o Rol:

1 G-Talento Humano-CRI-BSJCOM ——— ———————————————————————————— 2 ———— ——— G-Calidad-CRI 3 ———————————————————————————— ——— ———— 4 G-Gerentes-CRI-BSJ ——— ———————————————————————————— 5 ———— ——— G-Gerentes-CRI-COM 6 ———————————————————————————— ——— ———— 7 G-Mandos Medios RRHH-CRI-BSJ ——— ———————————————————————————— 8 ———— G-Mandos Medios RRHH-CRI-COM ———————————————————————————— ———— Usuarios Costa Rica ———————————————————————————— ———— G-Calidad-CRI

Notificar cuando el cambio sea:

Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo ———————————————————————————— ———— Cambio de Fondo

Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto ———————————————————————————— ———— Por defecto

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Revisión

Sección Modificada

Fecha 28/09/2018 11:53:22

Cambio

General

Responsabilidades 28/09/2018 14:14:42

Número de PCD: [PCD-Fondo-0037254] . Cambio Propuesto:

General

Se publica el Documento.

Responsabilidades 08/10/2018 17:37:41

Número de PCD: [PCD-Fondo-0037347] . Cambio Propuesto:

General

17/12/2018 16:11:04

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

07/02/2019 13:08:19

Número de PCD: [PCD-Fondo-0037452] . Cambio Propuesto:

General

06/05/2019 09:44:45

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento,Lista de Notificación

07/05/2019 17:20:55

Número de PCD: [PCD-Fondo-0039430] . Cambio Propuesto:

General

09/05/2019 16:34:53

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

23/05/2019 15:33:25

Número de PCD: [PCD-Fondo-0039640] . Cambio Propuesto:

General

31/05/2019 17:32:52

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

31/05/2019 17:46:43

Número de PCD: [PCD-Fondo-0039696] . Cambio Propuesto:

General

03/06/2019 15:05:24

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

23/07/2019 16:47:27

Número de PCD: [PCD-Fondo-0040507] . Cambio Propuesto:

General

06/09/2019 14:51:22

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

08/10/2019 11:25:30

Número de PCD: [PCD-Fondo-0041108] . Cambio Propuesto:

General

11/10/2019 21:09:53

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

22/10/2019 08:16:01

Número de PCD: [PCD-Fondo-0041174] . Cambio Propuesto:

General

24/10/2019 15:52:24

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

25/10/2019 12:51:58

Número de PCD: [PCD-Fondo-0041191] . Cambio Propuesto:

28/09/2018 15:08:57

Se publica el Documento.

General

25/10/2019 13:34:06

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

11/11/2019 15:41:09

Número de PCD: [PCD-Forma-0041215] . Cambio Propuesto:

General

11/11/2019 16:22:29

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

03/01/2020 11:30:32

Número de PCD: [PCD-Fondo-0041347] . Cambio Propuesto:

General

03/01/2020 11:54:50

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

16/03/2020 15:09:09

Número de PCD: [PCD-Fondo-0041755] . Cambio Propuesto:

General

20/03/2020 14:02:58

Se publica el Documento.

Cuerpo del Documento

30/04/2020 14:59:13

Número de PCD: [PCD-Fondo-0042170] . Cambio Propuesto:

General

04/05/2020 18:44:58

Se publica el Documento.

Aprobadores para el documento Aprobador

1 Mariana Siles Gonzalez

Departamento

SUBGERENCIA COMPENSACION & B ENEFICIOS

Puesto

Backup 1 Backup 2

SUB GERENTE Lizeth Ninguno I Vega Car ranza COMPENSACION

Comentario

[Lunes 4 Mayo 2020 15:36:19] - Aprobar D ocumento->vb

Aprobadores de Calidad para el documento Aprobador

1 Jesus Chavarria Barquero

Departamento

Calidad

Puesto

Backup 1 Backup 2

Auxiliar Ninguno de Cal idad

Ninguno

Comentario

[Lunes 4 Mayo 2020 17:42:17] - Aprobar D ocumento (Calidad)->De acuerdo.

Aprobadores adicionales (sรณlo en casos requeridos) Aprobador

Ninguno

Departamento

Puesto

Backup 1 Backup 2

Comentario