Gestiรณn de Eventos Manual de usuario
Gestiรณn de eventos
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Manual de Usuario
Índice de contenido Introducción 5 Ficha de solicitud de evento. Secciones principales
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Menú principal 6
Buscador/listado de eventos en curso
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Formulario de alta/edición de eventos
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Preguntas y respuestas 14
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Introducción La aplicación Gestión de Eventos permite gestionar el proceso de organización de los eventos CEU, incluyendo tanto la reserva de espacio como la solicitud de servicios. La aplicación es accesible para todo el personal que necesite organizar la celebración de un evento. Todos los servicios y departamentos deberán solicitar la organización de eventos mediante esta aplicación. Las diferentes áreas implicadas en la organización podrán realizar sugerencias y observaciones sobre los servicios solicitados, con el fin de apoyar al promotor en el correcto dimensionamiento del evento. Los comentarios asociados
a las solicitudes de servicios quedan reflejados en la herramienta. A nivel visual, la herramienta se estructura en un menú principal, cuyas opciones disponibles se describen a continuación.
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Gestión de eventos
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Ficha de solicitud de evento. Secciones principales A continuación se describen las secciones principales: Menú principal Nueva solicitud Desde donde se accede al formulario de alta de solicitud de evento. Buscar Este campo nos lleva al listado de eventos, donde se puede usar un filtro de ayuda a la búsqueda. Contacto Contiene información de contacto del personal administrador de la herramienta para resolver dudas respecto a la operativa y uso. Ayuda Contiene una guía de uso con los aspectos más relevantes.
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Buscador/Listado de eventos en curso Desde este menú se podrán consultar todos los eventos que se han desarrollado en su centro y que ya están validados o finalizados. Si el volumen es alto, se podrá filtrar por el estado de la solicitud. También se podrá buscar por nombre de evento.
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Formulario de alta/edición de eventos Alta El formulario de solicitud de evento recoge toda la información necesaria para la correcta organización del evento y se encarga, además, de notificar dicha información a todas las partes implicadas en el proceso de organización del evento. Modificación Desde esta sección se podrán completar los datos o corregir algún aspecto bajo las recomendaciones de los responsables de área. El promotor podrá modificar los datos del evento siempre que éste no haya sido validado. Si de lo contrario ha sido validado, el evento solo podrá ser modificado por el validador final. Cancelación El promotor podrá cancelar cualquier evento que haya solicitado, aun cuando éste haya sido aprobado y validado. Además, tendrá la posibilidad de indicar las razones de la cancelación (recomendable). Se enviará una notificación a todas las áreas informando de los motivos de la cancelación.
Vista global de formulario de solicitud de evento, con secciones contraídas. 8
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Formulario de solicitud de evento, con algunas secciones desplegadas
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Una vez rellenado el formulario y enviada la solicitud, las áreas de servicios solicitados recibirán una notificación con los servicios requeridos. Las áreas podrán realizar sugerencias a dichos servicios si consideran que se requiere algún cambio en la solicitud. En ese caso, el promotor recibe una notificación indicando qué área ha realizado la observación. Todas las notificaciones que llegan al promotor, al responsable del promotor, al validador final y a las áreas afectadas están codificadas por colores según el siguiente cuadro.
Comunicación de un nuevo evento y validación del mismo. El promotor está solicitando un servicio a un área. Solo informa a las áreas del protocolo y comunicación de que un evento se va a realizar cuando no se les solicita ningún servicio. El responsable del área o el validador han rechazado el evento. El promotor ha cancelado un evento. Recordatorio de acción necesaria. Chat entre promotor y área.
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Si la solicitud es modificada, determinados datos, por su relevancia, deberán ser notificados para ser puestos en conocimiento de las áreas. La aplicación informa al respecto mediante el mensaje de la imagen siguiente:
Una vez que el evento ha sido revisado y adaptado a las observaciones de las áreas, se notificará al responsable del promotor, es decir, a la persona a cargo de aprobar la financiación del evento. El responsable decidirá si, con la dimensión de servicios requerida, aprueba la celebración del evento. En el caso de que el evento sea aprobado, se enviará una notificación al responsable de la validación de eventos CEU del centro quien, en última instancia y con toda la información asociada, confirmará si el evento es factible de ser celebrado. La decisión final del validador será notificada por mail al promotor.
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Resumen del flujo de trabajo
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El promotor crea el evento y realiza las peticiones pertinentes a cada área.
El responsable del área “dialoga” con el promotor y confirma las solicitudes realizadas.
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El responsable del área da o no el visto bueno al evento.
Una vez que todos los responsables de área han contestado, el evento se envía al responsable del promotor para su aprobación o rechazo.
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El responsable del promotor aprueba o rechaza el evento.
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El evento llega al validador final para su aprobación o rechazo.
El promotor podrá modificar el evento hasta el momento en el que el validador final actúa. Una vez que el evento haya sido aprobado o rechazado, el validador final será el único que pueda modificar el evento.
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Preguntas y Respuestas
¿Puedo cambiar la reserva de la sala una vez creada la solicitud del evento? Sí, se puede tanto cambiar la sala como el horario de la sala inicialmente reservada, siempre que haya disponibilidad. ¿Cómo reservo la sala de un evento que tendrá lugar durante más de un día? Para realizar la reserva de una sala durante más de un día es importante indicar la fecha de inicio y fin de la reserva, según se indica:
¿Cómo reservo un evento multisala? Si su evento va a requerir más de una sala, deberá de reservar la sala de mayor capacidad y habilitar el cuadro de evento multisala. Además, en el área de espacios y protocolo, se informará de las salas que se van a necesitar para que estas áreas se puedan encargar de la reserva de las mismas.
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¿Qué puedo hacer si un área a la que he solicitado un servicio no responde? Aunque el gestor envía a los responsables de área notificaciones recordando las tareas pendientes cada 48h, si le urge una respuesta, le recomendamos que se ponga en contacto con el responsable de área pertinente. ¿Qué ocurre si no se valida el evento? Si los responsables de área no aprueban un evento y el validador final, tras haber atendido a las consideraciones de los responsables de área, tampoco lo aprueba, el promotor tendrá que desestimar su celebración. ¿Qué ocurre si un promotor no rellena la ficha de un evento? En este caso el evento no podrá realizarse, ya que no habrá sido valorado por parte de los responsables de área ni por el validador final. ¿Qué ocurre si no informo de mi evento en el plazo estipulado? Cualquier evento que no se haya comunicado en el plazo estipulado en el gestor de eventos no podrá ser validado al no dar tiempo a su valoración por parte de los responsables de área y del validador final.
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