Título: Otimizando resultados financeiros a partir de estudo de viabilidade econômica Categoria: Projeto Externo Temática: Segundo Setor Resumo: O projeto foi realizado em uma empresa fornecedora de cursos de idiomas atuante há oito anos no mercado. A organização passava por uma situação em que prejuízos eram acumulados, fator decorrente da falta de uma boa administração e de conhecimento real da situação financeira por parte do proprietário. A demanda inicial foi realizar um estudo de viabilidade econômica buscando meios de torná-la viável. O objetivo do projeto consistiu em oferecer informações relevantes sobre o fluxo de caixa e dar embasamento para a elaboração de um planejamento que guie a empresa a um patamar rentável. Após um diagnóstico da situação financeira da empresa contratante, foi feita a busca de gargalos e falhas no controle de entradas e saídas e, desta forma, traçados cenários de viabilidade de modo a assegurar melhorias nos resultados da organização. O projeto teve como principal entrega um Dashboard automatizado, com o qual o gestor pode analisar todos os cenários de forma dinâmica e eficaz.
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Introdução A EJ possui hoje 30 membros, sendo 14 trainees e 6 diretorias (projetos, comercial, marketing, gestão de pessoas, operações e finanças e presidência). Para esse projeto foram alocados três membros de diferentes áreas. Foi o primeiro projeto da empresa com esse escopo, o que gerou uma maior dificuldade pela falta de ativos de processos organizacionais, demandando um maior esforço da equipe do projeto, que contou com um orientador muito solícito. O projeto chegou à empresa por indicação de um de seus ex-membros. A empresa cliente passava por dificuldades financeiras, devido à falta de controle de entradas e saídas e pouca visão empreendedora. Por muitas vezes, os saldos negativos eram cobertos por aportes do próprio proprietário. O projeto descrito nesse case teve duração de quatro meses. A organização acumulava dívidas cada vez mais altas devido a uma administração ruim por parte do cliente. Um dos principais motivos que acarretou essa má administração foi o próprio cliente, que sempre fez questão de oferecer alto nível de qualidade para os alunos mesmo cobrando mensalidades muito abaixo do mercado, pois para ele essa era sua maior vantagem competitiva. Antes de iniciar o estudo de viabilidade econômica, foi necessário ter uma conversa inicial com o cliente a fim de deixá-lo a par do que seria feito e mostrar a importância de sua colaboração, já que o projeto não forneceria resultados efetivos à instituição caso o gestor não estivesse disposto a realizar mudanças significativas na forma de administrar a empresa. Desenvolvimento O escopo inicial do projeto consistia em calcular indicadores econômicos para os anos anteriores, verificar inconsistências e pontos de melhoria e traçar cenários viáveis para o negócio. É valido acrescentar que foi feita, inclusive, uma reformulação, juntamente ao cliente, do contrato entregue aos alunos, incluindo juros e alterando as datas de pagamento das mensalidades. www.grupogestaoconsultoria.com.br contato@grupogestaoconsultoria.com.br (61) 3107-5719 Universidade de Brasília
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O primeiro passo tomado para as análises dos dados econômicos foi a reorganização dos gastos dos dois últimos anos em uma planilha eletrônica, de modo que nenhum gasto fosse desconsiderado, e que cada categoria de gastos pudesse ser mensurada quanto ao seu impacto no montante final de cada mês. Foi, então, montado o fluxo de caixa dos anos de 2011 e 2012 e os custos e despesas foram divididos em: variáveis (custos que dependem da quantidade de alunos para existirem, como, por exemplo, material didático) e fixos (custos existentes independente da quantidade de alunos, como, por exemplo, energia elétrica, que será paga independente de ter aula ou não em certo mês). Essa separação foi necessária para o cálculo de indicadores econômicos como, por exemplo, a margem de contribuição e o ponto de equilíbrio. Vários gastos, principalmente variáveis, não eram devidamente contabilizados, o que propiciava uma falsa percepção sobre os rumos que o negócio vinha tomando. (ANEXO 1) Uma vez organizados os dados dos dois anos anteriores, foi possível diagnosticar, com base em indicadores econômicos, que a situação financeira do cliente era instável. Nesse primeiro momento, foram calculados o VPL (valor presente líquido), a TIR (taxa interna de retorno), a lucratividade e o custobenefício dos valores de 2011 e 2012. O VPL é o valor que representa o quanto o fluxo de caixa para os períodos futuros estariam valendo se trazidos a valor presente. De modo simples, significa o quanto o rendimento da empresa valeria em dinheiro caso fosse ser vendido. A TIR é a taxa necessária para igualar o valor de um investimento (valor presente) com os seus respectivos retornos futuros ou saldos de caixa. Se a TIR for maior que o custo de oportunidade (o custo de algo em termos de uma oportunidade renunciada), o valor presente da empresa será positivo; caso a TIR seja menor, o valor presente será negativo e a empresa não estará sendo rentável. A lucratividade é um índice que mede a relação entre a receita bruta da empresa e o seu real lucro. Por último, o custobenefício é um indicador que resulta da divisão do valor dos benefícios pelo valor dos custos da empresa, ambos trazidos a valor presente. O valor dessa razão deve ser maior que um, pois, caso contrário, os custos estão se
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sobrepondo aos benefícios que a empresa está tendo. Um gráfico comparativo para os indicadores levantados é mostrado no anexo 2. Um dos pontos críticos de administração era que o preço cobrado pelas aulas não era condizente com o serviço oferecido. A localização da escola é bastante privilegiada, os professores são exclusivos e os equipamentos são de primeira qualidade. Dessa forma, os custos com aluguel, salário e demais custos fixos eram bastante altos, de modo que o valor recebido pelas aulas não era suficiente para arcar com todos os custos ao longo do ano. Por meio de levantamento, a equipe do projeto verificou que os preços cobrados estavam bastante abaixo da média daqueles praticados por empresas concorrentes, mas o serviço oferecido era de qualidade igual ou superior. O segundo passo foi, então, analisar os dispêndios mensais com o intuito de definir um valor mínimo necessário para que os indicadores econômicos demonstrassem um cenário mais favorável à empresa. Havia muitas restrições quanto aos custos e despesas da escola. De modo geral, os custos fixos, como aluguéis e salário de funcionários, ainda que elevados, não poderiam ser alterados por decisão do dono. Sendo assim, o que pode ser feito para a projeção dos custos para os meses seguintes foi uma eliminação de gastos extraordinários e outros gastos variáveis, o que não era suficiente para equilibrar receitas e despesas. Após a eliminação de gastos supérfluos, o terceiro passo foi analisar as receitas e calcular os indicadores: margem de contribuição e ponto de equilíbrio. (ANEXO 3).O cálculo da margem de contribuição é realizado para indicar para o empresário o quanto sobra das vendas, após pagar os custos variáveis, para que a empresa possa pagar suas despesas fixas e gerar lucro. É o valor que deve fazer frente aos custos fixos, então não basta ser positivo. Com esse resultado, é possível ver se a aula em questão é viável. O ponto de equilíbrio informa ao empresário o faturamento mensal mínimo necessário para cobrir os custos fixos e variáveis.
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A definição do ponto de equilíbrio foi a última entrega e a mais trabalhosa.
Foi
criado
um
“Dashboard
de
Viabilidade”
que
fornece,
automaticamente, os valores da margem de contribuição, do ponto de equilíbrio e da quantidade de alunos para cada situação que a empresa se encontra. (ANEXO 4). Esse Dashboard fornece os insumos necessários para traçar alguns cenários econômicos, caracterizados como “otimista”, “mais provável” e “pessimista”. Esta análise consiste em traçar valores bases a serem cobrados para cada tipo de aula, de acordo com o cenário econômico em que a empresa possa estar inserida. Um cenário é uma combinação de preços e quantidades de horários de funcionamento, que resulta numa receita ao final de cada mês. Sendo assim, cada combinação de preço e horário para cada tipo de aula e quantidade de horários resultaria em um cenário diferente (ANEXO 5), o que se mostra extremamente eficaz para garantia de referência na tomada de decisões financeiras da organização e, consequentemente, geração de resultados bastante favoráveis. Ao final do projeto, foi entregue ao cliente, além da ferramenta supracitada, um arquivo com os cenários propostos. A partir deste documento, é possível analisar qual o preço ideal a ser cobrado de cada grupo de alunos, bem como a quantidade de alunos necessária para cobrir tanto os custos variáveis quanto os fixos. Conclusão A equipe, além de ter analisado a viabilidade do negócio, precisou, inicialmente, ensinar o básico de educação financeira ao cliente. Esse passo demonstrou-se muito importante, já que, sem esse conhecimento inicial, o resultado encontrado não conseguiria ser levado adiante. O fato de o projeto ter sido de um escopo inédito para a EJ gerou muito retrabalho e dificuldade para a equipe. O cronograma não foi totalmente executado de acordo com o que foi planejado, o que gerou duas principais lições aprendidas: a necessidade de uma semana inicial para a capacitação da equipe e a importância da definição do orientador antes do início do projeto.
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O projeto foi um grande norteador para reconhecer a importância de certos fatores, como: o controle adequado dos recursos financeiros; a aplicação de conhecimentos de engenharia econômica para a análise de viabilidade de empreendimentos e o processo de tomada de decisão a partir de indicadores econômicos.
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Anexos Anexo 1. Controle de Gastos
Anexo 2. Comparação entre indicadores econômicos para diferentes períodos
Anexo 3. Margem de Contribuição
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Anexo 4. Dashboard de Viabilidade
Anexo 5. Análise de cenários econômicos
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