Teoria e Prática A Dependência é Certa
Categoria: Prática de Formação de Membros Temática: Programa Trainee
Universidade de Brasília (UnB) Campus Universitário Darcy Ribeiro – Faculdade de Tecnologia Departamento de Engenharia Mecânica – sala DT 46/18 CEP: 70910-900 | Telefone: +55 61 3107-5705 www.mecajun.com.br
Resumo: Este case relata a busca por um Programa Trainee ideal para o treinamento dos
novos
membros
da
diretoria
de
Projetos
da
EJ.
No início, foi detectada uma carência da equipe em determinadas áreas essenciais na gestão de um projeto e, a partir daí várias ideias foram implementadas para
contornar
a
situação.
O case também aborda as práticas adotadas pela empresa no modelo mais atual do treinamento dos trainees.
Introdução: A empresa enfrentou grande dificuldade em relação ao treinamento de pessoal da diretoria de Projetos. Notava-se certa carência de técnicas e boas práticas para gerenciar melhor os projetos externos. Logo, inicializou-se o processo da busca por um
exemplo
ideal
de
treinamento
da
equipe
de
Projetos.
Para isso, nas gestões seguintes, foram implementados vários processos no programa de treinamento dos novos membros, começando com o aprofundamento em cursos online gratuitos e no PMBOK, além de passar por projetos simulados, que consistiam na simulação de um cliente, tendo como base antigos projetos externos da EJ. Com isso, chegou-se ao modelo atual do Programa Trainee da EJ, formado por um conteúdo teórico bem elaborado, baseado no PMBOK, além de dinâmicas e métodos de ensino adquiridos em palestras intuitivas, workshops educativos e atividades
de
desenvolvimento
de
liderança
e
documentação.
Assim, a empresa conseguiu uma formação mais rápida e eficaz da equipe de Projetos, fazendo com que o esforço e a dedicação para a qualificação dos trainees valessem
a
pena.
Entretanto, será que o foco demasiado na parte teórica de gestão não ofusca um pouco a prática necessária de liderança e manejo de situações que um gerente de projetos precisa ter em uma empresa?
Desenvolvimento: Universidade de Brasília (UnB) Campus Universitário Darcy Ribeiro – Faculdade de Tecnologia Departamento de Engenharia Mecânica – sala DT 46/18 CEP: 70910-900 | Telefone: +55 61 3107-5705 www.mecajun.com.br
Identificação do problema Até o ano de 2011 havia uma grande dificuldade para a empresa em relação ao treinamento da equipe da Diretoria de Projetos, uma vez que os membros recebiam apenas as instruções de execução de processos específicos para realizarem o acompanhamento de projetos externos. Notava-se certa carência de técnicas e boas práticas para gerenciar melhor os projetos, principalmente focando nas entregas e na comunicação
entre
os
membros.
Assim, inicializou-se o processo da busca por um exemplo ideal de treinamento da equipe de Projetos. Para isso, na gestão de 2011, deu-se início à formalização do treinamento em Gestão de Projetos na empresa, realizado no mesmo ano, com base em cursos online gratuitos de gerenciamento. Também foram introduzidos alguns conceitos do PMBOK, como o gerenciamento do escopo, de prazos e de qualidade. A partir desse período, os membros da Diretoria de Projetos eram formados não mais com a intenção de serem consultores de projetos, e sim gerentes
de
projetos.
Entretanto, ainda haviam falhas. Os gerentes possuíam algum conhecimento técnico, mas ainda não conseguiam colocá-lo em prática. Para tentar solucionar esse problema, a gestão de 2012 decidiu dar início aos projetos simulados, surgindo o conceito
de
Programa
Trainee
dentro
da
empresa.
Os projetos simulados se baseavam praticamente em clientes fictícios, encenados por ex-membros e conselheiros da empresa, que traziam problemas já documentados por projetos antigos, para serem novamente solucionados pelos trainees. Essa prática, que funcionava como um laboratório de projetos externos, recebeu muitas críticas positivas dos envolvidos, mas apresentava falhas que impediram a continuidade nas gestões seguintes. Era muito pouco viável, pois, apesar de fornecer uma experiência prévia aos trainees, os custos de execução eram elevados
e
o
retorno
para
a
empresa
não
era
satisfatório.
E foi assim que surgiu o escopo do Programa Trainee de 2013 da Diretoria de Projetos. Intencionalmente criado para formalizar os processos do PMBOK dentro da empresa, foi inteiramente baseado em palestras intuitivas, workshops educativos e atividades de desenvolvimento de liderança e documentação. Experiência Universidade de Brasília (UnB) Campus Universitário Darcy Ribeiro – Faculdade de Tecnologia Departamento de Engenharia Mecânica – sala DT 46/18 CEP: 70910-900 | Telefone: +55 61 3107-5705 www.mecajun.com.br
O Programa Trainee de 2013 foi elaborado pelo diretor, assessor e membros já capacitados de Projetos, de modo a ter uma duração de cinco semanas, contendo atividades teóricas, atividades práticas e testes no final que comprovariam o real aprendizado
dos
novos
membros.
Para isso, cada semana apresentou o seguinte conteúdo: 1ª Semana O treinamento da primeira semana foi realizado em uma hora e meia de duração, sem interrupção. A ementa foi focada basicamente na explicação aos trainees a respeito do funcionamento geral da empresa, seguida do detalhamento da Diretoria de Projetos e, em seguida, a explicitação dos papéis dos gerentes de projetos. Para o último caso, foi adotada uma apresentação em slides que, ao mesmo tempo que narrava uma história cativante, introduzia os fundamentos teóricos que envolvem a gestão de projetos. 2ª Semana O treinamento da segunda semana também foi realizado em uma hora e meia de duração, sem interrupção. Dessa vez, a ementa se baseou na explicação sobre os demais aspectos de um projeto, como prazo, custo e escopo, dando foco neste último. Para isso, também foi adotada uma apresentação em slides que narrava uma história, ao mesmo tempo em que introduzia a teoria. Reforçando o conteúdo, foi apresentado o Canvas e explicado a sua função e o modo como trabalhar com ele. Dessa maneira, deu-se início à primeira atividade prática. Cada trainee escreveu o tema de um projeto em um papel e, em seguida, se organizaram em duplas. Os papéis foram recolhidos e, em forma de sorteio, cada dupla recebeu o tema de um projeto. Dado o tema, tiveram que elaborar o Canvas do mesmo. 3ª Semana O treinamento da terceira semana também ocorreu com o mesmo tempo de duração que o das anteriores, além de também ter sido baseado em uma apresentação de slides que mesclam uma narrativa interessante com o conteúdo que deve ser ministrado. O conteúdo dessa semana foi focado no aprofundamento de escopo, custo e prazo, de modo a detalhar, por exemplo, a Estrutura Analítica do Projeto,
a estimativa de recursos e duração,
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orçamento e cronograma.
A atividade prática dessa semana se baseou, assim como na semana anterior, na divisão dos trainees em duplas, com cada uma recebendo uma tema de projeto através de sorteio. Porém, dessa vez, eles tiveram que elaborar o cronograma e o orçamento do projeto, explicitando a EAP, os pacotes de entrega e o gráfico de Gantt do projeto em questão. 4ª Semana O treinamento da quarta semana ocorreu com o mesmo tempo e mesmo estilo de apresentação que as semanas anteriores. Foi a última etapa teórica. Dessa vez, a ementa focou nos demais aspectos de um projeto, como o planejamento de riscos, de comunicação e de recursos humanos. Assim, todo o conteúdo necessário para o entendimento
do
trainee
acerca
de
gestão
de
projetos
foi
ministrado.
Em seguida, para testar o aprendizado dos trainees, foi atribuído um trabalho para ser desenvolvido no prazo de uma semana, em que cada um foi responsável por escolher um tema qualquer de projeto e desenvolver um plano completo de tal projeto, utilizando todo o conteúdo que foi ministrado durante esse mês de treinamento. 5ª Semana O treinamento da quinta semana ocorreu em quatro horas, divididas em dois dias. Essa semana teve foco em uma atividade totalmente prática, que verificou não só se os trainees aprenderam o conteúdo ministrado, mas a capacidade e qualidade de
comunicação
que
eles
tinham
como
gerente
de
projetos.
Para isso, eles foram divididos em dois grupos, e cada grupo ficou responsável por apresentar para uma metade dos trainees da diretoria de Pesquisa e Desenvolvimento da empresa sobre o papel de um gerente de projetos, sobre como gerenciar um projeto e sobre tópicos como contratação de projetistas e funcionamento de um projeto externo. Um grande foco foi o funcionamento dos pacotes de entrega e do orçamento, uma vez que a equipe de P&D é quem tem conhecimento sobre tais tópicos
em
um
projeto.
Tais palestras são de suma importância para a equipe de Pesquisa e Desenvolvimento, uma vez que os consultores de P&D se tornam os gerentes de projeto em projetos internos.
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Resultados: Os resultados do Programa Trainee de 2013 podem ser avaliados através de três pontos de vista diferentes. São eles a visão dos membros já capacitados da diretoria de Projetos, que desenvolveram o Programa Trainee, a visão dos próprios trainees e a visão da equipe de Pesquisa e Desenvolvimento que assistiu às apresentações da quinta semana do treinamento: Visão dos membros efetivados da equipe de Projetos: Para eles, o Programa Trainee de 2013 apresentou grandes benefícios em comparação aos antigos métodos de treinamento, mas ainda possui alguns defeitos. Sobre os benefícios, os trainees obtiveram um maior conhecimento acerca das áreas do PMBOK, desenvolveram suas capacidades de liderança e ficaram melhor preparados e treinados para assumirem projetos externos. Isso tudo foi avaliado através das atividades práticas e das futuras iniciações em projetos externos. Entretanto, também houve algumas falhas. Embora a teoria tenha sido bem ministrada, a ausência de um treinamento prático dificultou futuramente o primeiro contato dos trainees com um projeto externo real. Visão dos trainees da diretoria de Projetos: Todos os trainees concordaram que o treinamento o qual eles tiveram foi extremamente prazeroso e divertido, assim como os ajudaram bastante a entender sobre
gestão
de
projetos.
Entretanto, todos também concordam que sentiram falta de uma instrução prática para se direcionarem melhor quando forem assumir o primeiro projeto externo. Visão dos trainees da diretoria de Pesquisa e Desenvolvimento: Os trainees de Pesquisa e Desenvolvimento ficaram bastantes satisfeitos com a apresentação da equipe de Projetos. Elogiaram bastante a performance de todos e relataram
que
aprenderam
satisfatoriamente
o
conteúdo
ministrado.
Em relação às falhas, eles apontaram defeitos de cada um, como timidez e aflição que alguns membros possuem e que precisam mudar para que um gerente de projetos se torne ideal. Universidade de Brasília (UnB) Campus Universitário Darcy Ribeiro – Faculdade de Tecnologia Departamento de Engenharia Mecânica – sala DT 46/18 CEP: 70910-900 | Telefone: +55 61 3107-5705 www.mecajun.com.br
Conclusão: O Programa Trainee da diretoria de Projetos de 2013 demonstrou grande avanço em relação aos treinamentos anteriores da empresa. Os trainees puderam desenvolver muito melhor a teoria que faltava na antiga equipe de Projetos da EJ. Entretanto, houve falha no que diz respeito à prática de gerenciar um projeto, uma vez que eles sentiram insegurança ao assumirem o primeiro projeto externo. Para solucionar isso, é certo que se deve manter o atual modelo de Programa Trainee e adicionar um plano de treinamento prático dos membros. Talvez fosse interessante voltar às instruções de execução de processos específicos para os trainees realizarem o acompanhamento de projetos externos, como na gestão de 2011, ou aos projetos simulados da gestão de 2012, ou talvez buscar algo novo na empresa. É importante ressaltar que os trainees se saíram muito bem futuramente, mesmo com a insegurança inicial, tendo em vista que, com a teoria conhecida, a prática foi adquirida com o tempo. Falta sim o aprimoramento do Programa Trainee de Projetos, mas a equipe se tornou melhor do que sempre foi.
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