Registratorforum 2011 Inbjudan till konferens i Stockholm den 26-27 oktober 2011 TALARE
Axel Danielsson Konsult AB Axel Danielsson Helsingborgs stad Josefin Nilsson Socialstyrelsen Anna Nygren-Palmfjord
Registratorns roll idag och i framtiden
Naturvårdsverket Jannica Häggbom Christina Dixner Åklagarmyndigheten Mikael Dahlin
Nominera din kollega till Årets Registrator
Bergens kommun Arne Skivenes Jan Tore Halle
Har du en kollega som har drivit registratorrollen framåt? Nominera honom/henne i så fall till utmärkelsen årets registrator!
Västerås stad Jenny Broberg Kudryk FÖRDJUPNING
Jeanna Thorslund Västerås stad Anders Palm Software Innovation
Det nya processorienterade diariet
I samarbete med:
Software Innovation
ALLMÄNNA HANDLINGAR – OFFENTLIGHET – SEKRETESS
Presentation Registratorforum Registratorns roll idag och i framtiden Äntligen är årets Registratorforum här! För dig som arbetar som registrator har vi samlat de bästa praktikfallen och de hetaste talarna. På konferensen kommer du självklart att få ta del av de nyheter och lagändringar som har skett, presenterade av Axel Danielsson. Representanter från framgångsrika Västerås stad, Åklagarmyndigheten och Bergens kommun kommer och berättar om hur de arbetar, och hur de har nått dit de är idag. Vi lyfter också frågan om registratorns framtid, hur kommer rollen att utvecklas och vad krävs av dig som registrator?
Processorienterat, digitalt och socialt – vad och hur ska allt diarieföras? Tekniken rusar och vi kommunicerar med fler och modernare medier. Vad ska diarieföras, och hur? Detta tar vi självklart upp på konferensen! Som du förstår är detta årets samlingsplats för dig som arbetar med dessa frågor, och som grädde på moset kommer vi för andra året i rad dela ut priset Årets registrator, passa på att nominera din kollega!
På konferensen får du lära dig: • Processtyrd registrering – så fungerar det i praktiken • Senaste uppdateringarna och nyheterna i lagen • Digital registrering och arkivering
Du kommer att få lyssna till: I offentlighetens ljus; är journalisten ett hot eller en tillgång? Josefin Nilsson, Helsingborgs stad Registrator – vem är du idag och i framtiden Anna Nygren-Palmfjord, Socialstyrelsen Totalt digitalt i Bergen! Arne Skivenes, Jan Tore Halle, Bergens kommun
Varmt välkommen till den 6:e upplagan av Registratorforum!
L a B d
Nominera din kollega till Årets Registrator Årets registrator ska vara en person som har tagit initiativ till en förändring som har genomförts under det senaste året. Det kan vara litet eller stort, men något som har förenklat eller förbättrat verksamheten på något sätt. I juryn sitter Lina Bylund från Conductive tillsammans med de experter som medverkar på konferensen. Maila din nominering till lina.bylund@conductive.se senast 10 oktober.
Projektledare
REGISTRATORFORUM 2011
bokning@conductive.se
08-670 84 80
Program ONSDAG 26 OKTOBER 2011
09:00 Registrering med kaffe och smörgås 09:30 Projektledare Lina Bylund, Conductive, hälsar välkommen 09:35 Axel Danielsson om PuL, sekretess och offentlighetsprincipen Du får en snabbgenomgång av de grundläggande reglerna om offentlighet och sekretess. Därefter kan vi tillsammans med hjälp av reglerna besvara aktuella frågor av exempelvis följande slag: Läcka uppgifter • På vilket sätt har den grundlagsskyddade rätten att läcka uppgifter till massmedia förstärkts från årsskiftet? • När får arbetsgivaren omplacera en anställd som en följd av den anställdes uttalanden i massmedia? • Kan det vara straffritt att röja sekretessbelagda uppgifter? Gallring • Måste det för varje ärendeslag eller handlingsslag finnas bestämmelser om gallring? • Får man utan gallringsbeslut vidarebefordra inkommande post som inte ankommer på myndigheten att handlägga? Vad ska man lämna ut? • Är man skyldig att lämna ut ett slumpmässigt urval av vissa angivna handlingar? • Måste man lämna ut privata e-postloggar? • Får ett tolvårigt barn samtycka till att lämna ut sekretessbelagda uppgifter om barnet självt? Allmänna handlingar • När blir ansökningshandlingarna i ett anställningsärende som hanteras av en rekryteringskonsult allmänna? • Är en ljud- eller bildupptagning från fullmäktiges sammanträde en allmän handling? • Blir en handling allmän endast på den grunden att en utomstående får ta del av handlingen genom läsning av handlingen på stället? • Förutsätter expedieringen av ett avslagsbeslut på en begäran om att ta del av allmän handling att den sökande röjer sin identitet? • När blir handlingar som registrerats allmänna? • När blir handlingarna till kommunala sammanträden allmänna? • När blir handlingar som finns hos externa revisionsbolag och som rör den kommunala verksamheten allmänna handlingar? • Vilka uppgifter på sociala medier är allmänna handlingar och skall registreras? Övriga frågor • Vilka regler gäller för anonyma skrivelser? • Kan man ta betalt för elektroniska kopior på allmänna handlingar? • Är man skyldig att på begäran av allmänheten lägga ner 6 timmars arbete på att i elektronisk form sammanställa uppgifter? • Kan allmänheten med stöd av lag kräva att få vistas i kommunalhuset? • Är uppgifter på avlidna alltid offentliga? Axel Danielsson Specialist Axel Danielsson Konsult AB Under förmiddagen tar vi paus för fika och bensträckning
12:30 Lunch 13:30 I offentlighetens ljus; är journalisten ett hot eller en tillgång? • Journalistens granskande uppdrag kontra registratorns skyldighet att skydda känsliga uppgifter • Maskar vi allmänna handlingar ”för säkerhets skull”? • Offentlighetsprincipens och de pressetiska reglernas konsekvenser • De bästa nyheterna blir aldrig nyheter?! • Verklighetens fall - några praktiska exempel Josefin Nilsson Journalist/jurist/nämndsekreterare Helsingborgs stad
14:30 Eftermiddagskaffe 15:30 Registrator – vem är du idag och i framtiden? • Utveckla, tänk nytt och hävda din kunskap • Betraktelse över registratorns roll • När ”alla” registrerar, vad gör registratorn då? Anna Nygren-Palmfjord Arkivarie och ledare av arbetet att ta fram en handbok med rutinbeskrivningar för hantering av allmänna handlingar på Socialstyrelsen Socialstyrelsen
16:30 Nätverksmingel och utdelning av priset Årets Registrator!
REGISTRATORFORUM 2011
bokning@conductive.se
08-670 84 80
TORSDAG 27 OKTOBER 2011
Under konferensens andra dag für du välja att lyssna pü talare frün myndighet/stat eller kommun SPÅR 1: MYNDIGHET OCH STAT
SPĂ…R 2: KOMMUN
09:00 Hantering av elektroniska ärenden och handlingar pü Naturvürdsverket
09:00 Totalt digitalt i Bergen! • Pü väg mot papperslÜs fÜrvaltning • Historiska databaser med modern insynslÜsning • Alla bygglovshandlingar tillgängliga pü nätet • Blir det bra när allt är digitalt? Arne Skivenes Jan Tore Halle Byarkivarie Koordinator Digitala arkiv Bergens kommun Bergens kommun
• Nya roller och arbetssätt • Processtyrd registrering i praktiken • Diarium och andra funktioner i Modena • Vüra erfarenheter och tips Christina Dixner Jannica Häggbom Registrator VerksamhetsfÜrvaltare Naturvürdsverket Naturvürdsverket
10:00 FĂśrmiddagskaffe
10:00 FĂśrmiddagskaffe
10:30 Digital arkiv- och dokumenthantering pĂĽ Ă…klagarmyndigheten
10:30 Digitalisering av ärendeprocessen – frün ax till limpa
• Processorienterad arkivredovisning • E-arkivet som informationskärna i verksamheten Mikael Dahlin Verksamhetsarkivarie och chef fÜr dokumentationsenheten Åklagarmyndigheten
• Frün digital registrering till e-arkivering, sü gür det till rent praktiskt • En fÜrändrad roll fÜr registratorer i ett helt digitalt Üde • Exempel frün vür utvecklingsresa Jenny Broberg Kudryk Utvecklare av dokumenthanteringen Västerüs stad
11:30 Konferensen avslutas. Deltagarna lämnar in sina utvärderingar 11:45 Lunch fÜr de deltagare som har bokat fÜrdjupning
t k FĂśr
13:00-16:00 Välj mellan tvü separat bokningsbara fÜrdjupningar: • Sociala medier och juridik • Elektronisk dokument- och ärendehantering i praktiken
16:00 Konferensen avslutas
TID & PLATS
ANMĂ„LAN
Konferens 26-27 oktober 2011 FĂśrdjupning 27 oktober 2011 Piperska Muren Scheelegatan 14, Stockholm PRIS
Konferens FĂśrdjupning
FĂśre 17 juni 6 450 kr 2 950 kr
FĂśre 16 sep 6 950 kr 3 450 kr
Efter 16 sep 7 650 kr 3 450 kr
Telefon Bokningslinje 08-670 84 80 Internet www.conductive.se Mail bokning@conductive.se Telefax 08-670 84 81 Konferenskod Con375
I konferenspriset ingür kaffe, lunch och dokumentation. FÜr deltagare pü workshop/fÜrdjupning ingür även lunch dag tvü. Obs! Alla priser är exkl. moms. Angivna rabatter kan ej kombineras med andra erbjudanden. FÜrbehüll Vi reserverar oss fÜr fÜrändringar i programmet, prisändringar och mÜjlighet att ställa in planerad konferens. Avbokning och Üverlütelse Om du für fÜrhinder och inte kan deltaga kan du alltid Üverlüta din plats till en kollega. Du kan ocksü fü pengarna tillbaka fÜr redan betald deltagarplats fÜrutsatt att din skriftliga a bokning är oss tillhanda senast 3 veckor avbokning eckor fÜre konferensdatum. FÜr fullständiga avboknings a bokningsregler se vür ür hemsida www.conductive.se .conducti e.se
REGISTRATORFORUM 2011
bokning@conductive.se
08-670 84 80
t k
Fördjupning
TORSDAG 27 OKTOBER KL 13.00-16.00 Som avslutning på konferensen så erbjuder vi två separat bokningsbara fördjupningar för att ge dig ytterligare möjlighet till ny kunskap!
FÖRDJUPNING 1
FÖRDJUPNING 2
Sociala medier och juridik
Elektronisk dokument- och ärendehantering i praktiken
Den här fördjupningen kommer helt att ägnas åt de ibland lite knepiga frågorna kring sociala medier, och vilka regler som gäller kring användandet av dessa. Några av de frågor som kommer att tas upp är:
Du får lära dig: • Vilka regler gäller när myndigheten vill vara aktiv i sociala medier som Facebook och twitter?
Att arbeta utan att skapa, hantera och lagra papper är ibland en dröm och ibland en verklighet. Att utöka användandet av digitala media i stället för papper är inte bara en fråga om att istället se saker på datorskärmen. Det berör arbetssätt och kanske även organisationen. Den här fördjupningen kommer att ägnas åt hur man kan arbeta i hela ärendehanteringsprocessen utan att hantera papper. Exempel från offentlig förvaltning ges och praktisk visning i en modern produkt för dokument- och ärendehantering ingår.
• Vad ska du tänka på? • Hur hanterar du frågor om offentlighetsprincipen, anställdas yttrandefrihet, sekretess och tystnadsplikt? • Behövs en IT-policy och vad ska den innehålla?
Under utbildningen ägnas tid till praktiska exempel som konkret visar olika scenarion och hur dessa ska hanteras. Självklart kommer det även finnas tid för diskussioner och egna frågeställningar.
Fördjupningen leds av Jeanna Thorslund är stadsjurist i Västerås stad med erfarenhet av bland annat e-förvaltningsfrågor och personuppgiftslagen. Hon har tidigare arbetat på Datainspektionen.
Du vet väl att vi har en grupp för Registratorer på Facebook? Passa på att gå med i vårt yrkesnätverk för registratorer för inspiration och idéer för din yrkesroll. Gruppen heter Registrator – världens bästa jobb
REGISTRATORFORUM 2011
Du får lära dig: • Ärendehanteringsprocessens start – inkommen handling på papper, e-post och som e-tjänst, vad skiljer och vad är lika? Hur kan en hantering se ut i praktiken? • Handläggarens roll och registratorns roll, nödvändiga förändringar. Vilken flexibilitet krävs? • Kommunikationen med externa parter vid expediering, vad är möjligt? • Lagring, långtidslagring och arkivering – några synpunkter och tips om områden som måste hanteras särskilt. • Hur är det möjligt att skapa sig en överblick över vad som är på gång utan att ha alla papper på bordet? • Vem mer än Registratorn berörs av en digital ärendekedja? Hur kan det se ut för olika intressenter?
Fördjupningen leds av Anders Palm som har besökt och gett råd till kommun, landsting och myndigheter sedan början på 1990-talet i frågor kring elektronisk dokument- och ärendehantering. Han har hela tiden arbetat med att få förvaltningarna att modernisera såväl arbetssätt som IT-stöd. Anders leder idag en verksamhet inom Software Innovation som marknadsför och hjälper organisationer igång med att arbeta mer effektivt och mer i elektroniska processer. Software Innovation
bokning@conductive.se
08-670 84 80
Avsändare: Conductive AB Karlavägen 104 115 26 Stockholm
B
Felaktiga uppgifter? Vänligen returnera till avsändare.
Registratorforum 2011 Inbjudan till konferens i Stockholm den 26-27 oktober 2011 TALARE
Axel Danielsson Konsult AB Axel Danielsson Helsingborgs stad Josefin Nilsson Socialstyrelsen Anna Nygren-Palmfjord Naturvårdsverket Jannica Häggbom Christina Dixner Åklagarmyndigheten Mikael Dahlin Bergens kommun Arne Skivenes Jan Tore Halle Västerås stad Jenny Broberg Kudryk FÖRDJUPNING
Jeanna Thorslund Västerås stad
• Klurigt när det gäller PuL, allmänna handlingar och sekretess • Utveckla, tänk nytt och hävda din kunskap! • Västerås stad: Vår digitala resa • Offentlighetsprincipens och de pressetiska reglernas konsekvenser
FÖRDJUPNING 1
Sociala medier och juridik
FÖRDJUPNING 2
Elektronisk dokumentoch ärendehantering i praktiken
Den här fördjupningen kommer helt att ägnas åt de ibland lite knepiga frågorna kring sociala medier, och vilka regler som gäller kring användandet av dessa.
Den här fördjupningen kommer att ägnas åt hur man kan arbeta i hela ärendehanteringsprocessen utan att hantera papper.
Under ledning av Jeanna Thorslund, Västerås Stad
Under ledning av Anders Palm, Software Innovation Software Innovation
Du vet väl att vi har en grupp för registratorer på Facebook? Gruppen heter Registrator – världens bästa jobb! Con375
Anders Palm Software Innovation
PÅ KONFERENSEN FÅR DU LÄRA DIG:
© Copyright AB Conductive. Detta material är författat och producerat av AB Conductive. Upphovsrätten till produkten ägs av AB Conductive i enlighet med Upphovsrättslagen 1960:729.
Vi på Conductive har mångårig erfarenhet av att arrangera konferenser och utbildningar. Med fokus på dig och din fortsatta kompetensutveckling jobbar vi för att skapa Sveriges bästa konferenser och utbildningar. Vill du veta mer om oss på Conductive och våra övriga arrangemang? Gå in på www.conductive.se eller maila oss på info@conductive.se. Vill du tala med oss personligen kan du ringa 08-670 84 80.