Registratorsforum 2012 by teknologisk

REGISTRATORSFORUM 2012 inbjudan till konferens i Stockholm den 22-23 oktober 2012 VÅ R A TA L A R E Sundbybergs stad Olof Junesjö

Registratorns roll i den nya förvaltningen

Försvarets materielverk Cecilia Berlin Fredrik Öhr Eskilstuna kommun Caspar Almalander Energimyndigheten Petrus Folkegård

KEYNOTE SPEAKER Södertörns Högskola Anette Söderström Anders Burman

Mona Sahlin

Gävle kommun Carina Westergren Ann-Soﬁe J Nyberg SPECIELLT INBJUDEN Inspektionen för socialförsäkringen Cecilia Arrgård

Mia Törnblom Motivationsexpert

Lotteriinspektionen Kathrin Karlsson-Lööw Catharina Wallenius F ÖR D JU P N I NG Mariebergs arkivbyrå Jan Appelquist Peter Bloch

JURIDIK

–

YRKESROLL

–

FRAMTID

REGISTRATORSFORUM 2012 Stockholm den 22-23 oktober 2012

Din nya roll som dokumentcontroller Som du säkert redan har märkt så har vi i år tagit ett helt nytt grepp för att förnya och förbättra oss. Vi har tagit in helt nya talare, och har ett nytt upplägg som är utvecklat efter vad ni, våra deltagare har efterfrågat. Talarna är alla handplockade och du kommer att få lyssna på den superpopulära Mia Törnblom. Och den så många gånger efterfrågade Jan Appelquist håller i fördjupningen för dig som vill ta ett steg vidare och lära dig den lite mer avancerade registreringen. Fler och ﬂer går från att vara registrator till att bli dokumentcontroller. Vad innebär skillnaden och vad krävs av dig? På konferensen får du lyssna på andra som har utvecklat registratorsrollen och tagit ett steg vidare. Våga ta chansen du också! Framtiden knackar på dörren och erbjuder dig helt nya möjligheter att utveckla din yrkesroll, är du redo att öppna? REGISTRATORSFORUM KEYNOTE SPEAKER:

Mona Sahlin Att vara den som granskas – offentlighetsprincipen sett från en annan synvinkel DU KOMMER BL.A. FÅ LYSSNA TILL: Personligt ledarskap – så skapar du motivation och trygghet genom att ta eget ansvar Mia Törnblom, motivationsexpert Digitalt bevarande och registratorns roll i den Caspar Almalander, projektledare riksarkivet projekt för e-diarium, Eskilstuna kommun Registratorns nya roll som dokumentcontroller Anette Söderström, chef vid enheten för registratur och arkiv, Södertörns Högskola Anders Burman, arkivarie, Södertörns Högskola

Varmt välkommen till 7:e upplagan av Registratorsforum!

L a B d Projektledare

REGISTRATORSFORUM 2012

bokning@conductive.se

08-670 84 80

REGISTRATORSFORUM 2012 MÅNDAG 22 OKTOBER 2012

09:00 Registrering med kaffe och smörgås 09:30 Projektledare Lina Bylund, Conductive, hälsar välkommen KEYNOTE SPEAKER 09:35 Att vara den som granskas – offentlighetsprincipen sett från en annan synvinkel • Att vara kvinna i en politiskt styrd organisation • När det blåser på jobbet, var ska man hålla i sig? • Registratorn som spindeln i nätet – din viktiga roll som informationsbärare Mona Sahlin Fd Partiledare 10:30 Bensträckare med frukt 10:45 Registratorns roll i den nya förvaltningen • Nya rutiner kräver nya kunskaper – utvecklingen kräver att du uppdaterar dina kunskaper för att du ska kunna fortsätta att utveckla din organisations dokument och ärendehantering • Verksamhetsutveckling. Kliv fram, använd din kunskap och bli en del av den nya förvaltningen • 3 konkreta råd för hur du kan gå från registrator till dokumentcontroller Petrus Folkegård Arkivarie och samordnare för myndighetens arkiv och registratur Energimyndigheten 12:00 Lunch 13:00 Juridik för registratorer • Meddelarfriheten. Vad innebär den för dig? • PuL – så hanterar du den i din vardag • Bra att tänka på när det gäller ärendemeningar • Aktuella fall från verkligheten • Offentlighetsprincipen. Vem får titta på vad, och varför? • Offentlighet och sekretess, vad innebär det egentligen? • Praktiska exempel på hur du hanterar lagarna i din yrkesroll Cecilia Arrgård Jurist Inspektionen för socialförsäkringen 14:30 Eftermiddagskaffe SPECIELLT INBJUDEN 15:00 Personligt ledarskap – så skapar du motivation och trygghet genom att ta eget ansvar • Självkänsla och självförtroende. Lär dig skillnaden och hur du kan stärka dem • Vad är mental träning och vad har jag att vinna på det? • Metoder för reﬂektion och varför det är en nödvändighet Mia Törnblom Motivationsexpert 16:30 Mingel och prisutdelning för Årets Registrator 17:00 Konferensens första dag avslutas

Nominera din kollega till Årets Registrator Har du en kollega som har drivit dokumenthanteringen framåt i er organisation? Nominera honom/henne till utmärkelsen årets registrator! Skicka din nominering och motivering till: lina.bylund@conductive.se

REGISTRATORSFORUM 2012

bokning@conductive.se

08-670 84 80

Välj år!

TISDAG 23 OKTOBER 2012 SPÅR 1: KOMMUN

SPÅR 2: MYNDIGHET OCH STAT

09:00 Modern dokument- och ärendehantering med stöd av IT

09:00 Registratorns nya roll som dokumentcontroller

• Digital distribution av handlingar till förtroendevalda • Total öppenhet gentemot medborgare genom komplett webbdiarium • E-tjänster integrerade direkt in i dokument- och ärendehanteringssystemet Olof Junesjö Projektledare Sundbybergs stad

• Vad kan den nya klassiﬁceringen innebära i det dagliga arbetet för dig som registrator? • Pilotprojekt med registratorn som dokumenthanteringsproffs • Vårt arbete med att utveckla registratorns arbete till en mer kvaliﬁcerad roll som controller, coach och utbildare Anette Söderström Anders Burman Chef vid enheten för registratur och arkiv Arkivarie Södertörns Högskola Södertörns Högskola

09:45 Förmiddagskaffe

09:45 Förmiddagskaffe 10:15 Digitalt bevarande och registratorns roll i det 10:15 Processbaserad dokumenthantering på Lotteriinspektionen

• Vilka krav kommer att ställas på registreringen när vi går över till processbaserad arkivredovisning och e-arkivering? • Riksarkivets riktlinjer och råd gällande e-arkiv • Digital långtidsarkivering, hur funkar det och vad ska jag som registrator tänka på? Caspar Almalander Projektledare riksarkivet projekt för e-diarium Eskilstuna kommun

• Verksamhetsbaserad arkivredovisning – så har vi löst det • Automatiserade processer är en förutsättning med bara en registrator • Så har vi samordnat arkiv och diarium Kathrin Karlsson-Lööw Catharina Wallenius Registrator/arkivarie IT och säkerhet Lotteriinspektionen Lotteriinspektionen 11:00 Bensträckare

11:00 Bensträckare 11:15 Diariet på webben – så funkar det i Gävle

11:15 Så har vi förbättrat hanteringen av hemliga handlingar med hjälp av Lean

• Diariet och alla allmänna handlingar tillgängligt för alla på gavle.se • Behörigheter – vem får se vad och hur löser man det när diariet är synligt för alla? • Var noga från början så slipper ni problem med PuL och sekretess Carina Westergren Ann-Soﬁe J Nyberg Huvudregistrator Projektledare Gävle kommun Gävle kommun

• Varför vi började med förbättringsarbete på registraturen: nytt diarium, ny teknik, men gammalt arbetssätt • Hur lade vi upp arbetet? Vilka deltog, och arbetets form • 3 tips för att komma igång med förbättringsarbetet Cecilia Berlin Fredrik Öhr Chef för registratorsverksamheten Projektledare verksamhetsutveckling Försvarets materielverk och arkivarie, Försvarets materielverk

12:00 Konferensen avslutas. Deltagarna lämnar in sina utvärderingar 12:00 Lunch för fördjupningens deltagare 13:00-16:00 Separat bokningsbara fördjupningar Grundläggande diarieföring – Hur du får diarieföringen att uppfylla de grundläggande kraven i en verksamhet Under ledning av Peter Bloch, Mariebergs Arkivbyrå

Avancerad diarieföring – Hur du får diarieföringen att bli ett effektivt instrument i en modern förvaltning Under ledning av Jan Appelquist, Mariebergs Arkivbyrå Vi reserverar oss för eventuella ändringar.

TID & PLATS

ANMÄLAN

Konferens 22-23 oktober 2012 Fördjupning 23 oktober 2012 PRIS

Konferens Fördjupning

Före 29 juni 6 550 kr 2 950 kr

Piperska Muren Scheelegatan 14, Stockholm

Före 28 sept 6 950 kr 3 550 kr

Efter 28 sept 7 650 kr 3 650 kr

Telefon Bokningslinje 08-670 84 80 Internet www.conductive.se Mail bokning@conductive.se Telefax 08-670 84 81 Konferenskod Con475

I konferenspriset ingår kaffe, lunch och dokumentation. För deltagare på workshop/fördjupning ingår även lunch dag två. Obs! Alla priser är exkl. moms. Angivna rabatter kan ej kombineras med andra erbjudanden. Förbehåll Vi reserverar oss för förändringar i programmet, prisändringar och möjlighet att ställa in planerad konferens. Avbokning och överlåtelse Om du får förhinder och inte kan deltaga kan du alltid överlåta din plats till en kollega. Du kan också få pengarna tillbaka för redan betald deltagarplats förutsatt att din skriftliga avbokning är oss tillhanda senast 3 veckor före konferensdatum. För fullständiga avbokningsregler se vår hemsida www.conductive.se

REGISTRATORSFORUM 2012

bokning@conductive.se

Besök vår hemsida www.conductive.se för erbjudanden om hotell till förmånliga priser. 08-670 84 80

REGISTRATORSFORUM 2012

t k a

FÖRDJUPNINGAR

Separat bokningsbara fördjupningar TISDAG 23 OKTOBER 2012 13:00-16:00 Som avslutning på din konferens har du möjlighet att välja mellan två intressanta fördjupningar. ed: Oavsett vilken du väljer får du här möjlighet att i en mindre grupp arbeta med:

Välj år!

FÖRDJUPNING 1

Grundläggande diarieföring – Hur du får diarieföringen att uppfylla de grundläggande kraven i en verksamhet Utgångspunkten är den traditionella registratorn som diarieför allt som ska diarieföras. Du får lära dig:

• Lagens krav – OSL, TF etc. Allmänhetens rätt till insyn – ställer lagen egentligen några krav på själva diarieföringen, eller är det bara en fråga om konsekvensen av offentlighetsprincipen? • Begreppen ärenden/akt – händelse/handling. Skillnaden i verksamhetens behov att hålla reda på vilka händelser som ägt rum och offentlighetens krav på tillgång till handlingar • Urval för diarieföring. Vad ska egentligen diarieföras? • Uppgifter i diariet. Vilka uppgifter behövs i diariet och vad kan de användas till? Ledare: Peter Bloch, arkivarie, Mariebergs Arkivbyrå. Registrator och arkivarie med noggrannhet och envishet. Har lång erfarenhet från statlig sektor. Kan alla delar av arkivarbetet från registrator till leveranser till Riksarkivet.

FÖRDJUPNING 2

Avancerad diarieföring – Hur du får diarieföringen att bli ett effektivt instrument i en modern förvaltning Utgångspunkten är den nya registratorsrollen som inte diarieför själv utan kontrollerar och styr alla andras hantering i ärendehanteringssystemet. Den blivande ”Dokumentcontrollern”. Du får lära dig: • Nyttan i verksamheten. Hur får vi diariet att bli det ledningsstöd det kan vara? Vilket stöd kan diariet ge verksamheten? • Vem ska diarieföra? Behövs det nya roller i diarieföringen? Är det självklart att registratorn ska diarieföra? Eller kan alla diarieföra allt ”sitt” själva? • Diarieföringsprocessen. Hur ser en förändrad diarieföringsprocess ut? Var kommer handläggaren in? • Ärendehantering. Är det dags för en ny terminologi? Ska vi döpa om detta till ärendehantering? Eller har vi redan gjort det? Ledare: Jan Appelquist, arkivarie, Mariebergs Arkivbyrå. Arkivarie med mångårig erfarenhet av att utbilda bl.a. registratorer. Har deltagit i ett stort antal utvecklingsprojekt kring diarieföring.

REGISTRATORSFORUM 2012

bokning@conductive.se

08-670 84 80

Avsändare: Conductive AB Karlavägen 104 115 26 Stockholm

Felaktiga uppgifter? Vänligen returnera till avsändare.

REGISTRATORSFORUM 2012 inbjudan till konferens i Stockholm den 22-23 oktober 2012

KE Y NOTE S P E A K E R

PÅ KONFERENSEN FÅR DU LÄRA DIG:

Mona Sahlin

• Hur du går från registrator till dokumentcontroller

SPECIEL LT I NB J U DE N

• Det senast inom PuL, sekretesslagen och offentlighetsprincipen

Mia Törnblom Motivationsexpert

• Processbaserad dokumenthantering

VÅR A TA L A R E

• Registratorns roll i den nya förvaltningen

Sundbybergs stad Olof Junesjö Försvarets materielverk Cecilia Berlin Fredrik Öhr

FÖRDJUPNINGAR

Avancerad diarieföring

Eskilstuna kommun Caspar Almalander

– Hur du får diarieföringen att bli ett effektivt instrument i en modern förvaltning

Energimyndigheten Petrus Folkegård

Under ledning av Jan Appelquist, Mariebergs Arkivbyrå

Södertörns Högskola Anette Söderström Anders Burman Gävle kommun Carina Westergren Ann-Soﬁe J Nyberg Inspektionen för socialförsäkringen Cecilia Arrgård Lotteriinspektionen Kathrin Karlsson-Lööw Catharina Wallenius

Grundläggande diarieföring – Hur du får diarieföringen att uppfylla de grundläggande kraven i en verksamhet Under ledning av Peter Bloch, Mariebergs Arkivbyrå

F ÖR DJ U P N I NG

Con475

Mariebergs arkivbyrå Jan Appelquist Peter Bloch Vi på Conductive har mångårig erfarenhet av att arrangera konferenser och utbildningar. Med fokus på dig och din fortsatta kompetensutveckling jobbar vi för att skapa Sveriges bästa konferenser och utbildningar. Vill du veta mer om oss på Conductive och våra övriga arrangemang? Gå in på www.conductive.se eller maila oss på info@conductive.se. Vill du tala med oss personligen kan du ringa 08-670 84 80.