DIPLOMADO “APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS POLÍTICAS PÚBLICAS, PARA LAS COMUNIDAD DEL CENTRO DE CALI
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN MUNICIPAL: LA ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO EN EL ÁMBITO LOCAL
TABLA DE CONTENIDO 1. ¿QUÉ ES EL ESTADO? 2. ¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO EL ESTADO EN COLOMBIA? 3. ¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO EL MUNICIPIO? 4. ¿CÓMO SE ORGANIZA UN PROCESO DE “EMPALME”?
TODA COMUNIDAD HUMANA NECESITA DESARROLLAR EN FORMA CONJUNTA TRES GRANDES FUNCIONES QUE NO PUEDEN SOLUCIONARSE DE MANERA INDIVIDUAL
1. LA GUERRA 2. EL ORDEN PÚBLICO 3. EL TRABAJO
NATURALEZA
GRUPOS EXTERNOS
COORDINACIÓN DE AUTORIDAD POLÍTICA
CIUDADANOS
EL EDIFICIO SOCIAL
SE SUSTENTA SOBRE LA AUTORIDAD POLÍTICA, QUE DISPONE DE DOS MEDIOS PARA IMPLEMENTAR SUS DECISIONES LA AUTORIDAD MORAL (LEGITIMIDAD), QUE LLEVA AL ACATAMIENTO VOLUNTARIO DE LAS DECISIONES
EL USO O LA AMENAZA DEL USO DE LA FUERZA FÍSICA
PERO LA AUTORIDAD PÚBLICA QUE TOMA LAS DECISIONES NO ESTÁ SEPARADA DEL COLECTIVO SINO QUE ES EL COLECTIVO MISMO EN SU TOTALIDAD
1. ¿QUÉ ES EL ESTADO? 1.1 EL CONCEPTO DE ESTADO
Es un ente ideal (Platón).
Es una sociedad perfecta (Aristóteles).
Es un ser espiritual (W. F. Hegel, Savigny).
Es la asociación política libremente fundada por los participes del contrato social (J. J. Rousseau).
Es la reunión de hombres que viven bajo leyes jurídicas (E. Kant).
Es la ordenación de la conducta humana (H. Kelsen).
Es una agrupación fijada sobre un territorio determinado, donde los más fuertes imponen su voluntad a los más débiles (León Duguit). Es un instrumento de dominación de clases (K. Marx).
Es un inmenso cementerio donde vienen a enterrarse todas las manifestaciones de la vida individual (M. Bakunin).
Ahí donde comienza el Estado termina la libertad V. I. Lenin).
Conjunto de elementos heterogéneos (Carré de Malberg).
Una COMUNIDAD precisa de una ORGANIZACIÓN JURÍDICO POLÍTICA para desarrollarse en un determinado TERRITORIO. En un intento de conceptualizar el Estado, nos referiremos al mismo, cuando “una población determinada, habita permanentemente un territorio delimitado y está sujeta a un conjunto de normas e instituciones concretas”
Es un conglomerado social, política y jurídicamente constituido, asentado sobre un territorio determinado, sometido a una autoridad que se ejerce a través de sus propios órganos, y cuya soberanía es reconocida por otros Estados
Conglomerado social, política y jurídicamente constituido: Población.
Asentado sobre un territorio determinado: Elemento físico.
Sometido a una autoridad que se ejerce a través de sus propios órganos: Poder público soberano.
Cuya soberanía es reconocida por otros Estados. Reconocimiento de la condición soberana.
FERNANDO DUQUE JARAMILLO
LOS TRES ELEMENTOS SIN LOS CUALES NO EXISTE EL ESTADO SON:
1. EL PUEBLO 2. EL TERRITORIO
3. EL PODER
1. ESTÉN INTERCONECTADOS;
EXISTE EL ESTADO SIEMPRE QUE LOS TRES ELEMENTOS MENCIONADOS:
FERNANDO DUQUE JARAMILLO
2. ACTÚEN ENTE SÍ; Y, 3. CONSTITUYAN UNA UNIDAD QUE NO PUEDA SER CONSIDERADA SEPARADAMENTE
O SEA, QUE
EL ESTADO NO ES UNA MERA SUMA ARITMÉTICA DE ESTOS TRES ELEMENTOS.
NO HAY QUE OLVIDAR EN NINGÚN CASO que
estos tres elementos sólo adquieren plena actividad y realidad en su recíproca interrelación. Ello no quiere decir que no puedan existir separadamente. Pero, en tales casos, no determinan la existencia del Estado. Tal el caso de la nación judía, hasta que conformó como Estado.
FERNANDO DUQUE JARAMILLO
1.2 LOS ELEMENTOS DEL ESTADO 1.2.1 El pueblo En ocasiones se emplean indistintamente términos tales como población, pueblo, nación, ciudadanía, etc. Es preciso matizar estos conceptos.
Población, es el concepto más amplio, ya que abarca la totalidad de los residentes en un Estado, tengan conciencia de su pertenencia al mismo o no, sean originarios de ese territorio o respondan una estancia más o menos ocasional, sin el deseo de prolongarla más allá de unos objetivos previstos en el tiempo. Todos los integrantes de este colectivo están sujetos a las normas e instituciones del Estado, pero no todos gozan del mismo status jurídico, en cuanto que no ostentan derechos de participación política y capacidad de decisión en los asuntos del Estado, salvo en aquellas cuestiones que derivan de convenios internacionales.
FERNANDO DUQUE JARAMILLO
Pueblo, es un concepto de carácter más restrictivo, en cuanto que los que pertenecen a él son no sólo sujetos de derechos y de obligaciones civiles, sino también de derechos políticos y de participación. Se somete a normas e instituciones, en cuanto que estas son expresión de su voluntad general. Ciudadanía, término difícil de separar del concepto anterior, es a veces reservado sólo para aquellos integrantes de ese colectivo que cumplen determinados requisitos que los habilitan para el ejercicio pleno de todos los derechos y libertades, especialmente los de participación política. En el Estado de Derecho Democrático no hay distinción alguna, salvo las derivadas de la no pertenencia al cuerpo electoral por razones de edad.
Nación, el concepto más manipulado en la historia. Una vez alcanzado el sufragio universal, no hay diferencia entre los términos pueblo y nación. ¿Cuál o cuáles son los elementos que conforman la nación? ¿Es la nación una consecuencia directa de la conformación estatal? O, por el contrario, ¿Es el Estado simplemente la nación políticamente organizada?
FERNANDO DUQUE JARAMILLO
Históricamente han sostenido diversos autores que los elementos tradicionales de la formación nacional son la lengua, la religión, la raza y una serie de creencias comunes a todos.
Como conclusión, se expone la opinión de Lucas Verdú: “Entendemos por Nación una comunidad aglutinada por un pasado histórico común mediante una síntesis de diversos elementos importantes, pero no exclusivos (raza, lengua, costumbre, tradiciones, religión, creencias compartidas), que en unos casos surge en el seno del Estado y en otros que intenta, lográndolo a veces constituirlo”.
1.2 LOS ELEMENTOS DEL ESTADO 1.2.2 El territorio Es la base física del Estado, no pudiendo concebirse éste sin la existencia de aquél. Una de las características de la población es su permanencia continuada en un territorio determinado. Por otra parte, es el espacio donde tienen vigencia las normas e instituciones del Estado, estableciendo el límite geográfico del Derecho del Estado. Es, por tanto, un elemento constitutivo del Estado. Si no existe el mismo, no existe el Estado.
1.2 LOS ELEMENTOS DEL ESTADO 1.2.3 El poder El poder es la capacidad de alguien, persona o grupo, para imponer su voluntad y decisiones en el ámbito de una determinada comunidad.
ASPECTOS SUSTANCIALES DEL PODER:
• LA CAPACIDAD Y FUERZA PARA EJECUTAR UNA VOLUNTAD O DECISIÓN CONCRETA; y,
• LA ACEPTACIÓN POR PARTE DEL COLECTIVO AL QUE SE DIRIGE LA VOLUNTAD O DECISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LO ORDENADO.
El Poder se expresa a través del sometimiento a una autoridad que se ejerce a través de sus propios órganos.
M. Weber: El Poder es la probabilidad de imponer la propia voluntad dentro de una relación social, aún contra toda resistencia y cualquiera que sea el fundamento de esa probabilidad.
N. Bobbio: El Poder es una relación entre dos sujetos, en los que el primero obtiene del segundo un comportamiento que este, de otro modo, no habría tenido o asumido.
El poder de A implica la no-libertad de B.
La libertad de B implica el no-poder de A.
Atributos del poder
El monopolio de la fuerza
La legitimidad
Legítimo: legal, apropiado y que cumple ciertas reglas.
M. Weber: La legitimidad se deriva de una combinación del consentimiento, tanto tácito como explícito de los individuos afectados, del respeto a las leyes formales y del reconocimiento por parte de otras entidades como Estados y organismos internacionales.
Atributos del poder
Poder público es la capacidad o fuerza legítima que tiene el estado para hacer cumplir sus decisiones y realizar sus fines.
La idea de poder está estrechamente relacionada con la autoridad.
La autoridad es un derecho: el derecho de dirigir y de ordenar.
La autoridad sin poder es ineficaz y el poder sin autoridad es injusto.
Límites de Poder
El Bien Público: la autoridad política es limitada por su finalidad y no puede hacer nada que no conduzca al bien público.
Los Derechos Naturales: el hombre es anterior al estado y tiene derechos por su propia naturaleza.
La Ley Moral: la autoridad no puede realizar actos contrarios a ella.
La Soberanía: Es la característica del Poder del Estado que lo diferencia de cualquier otro poder. La Soberanía es el carácter supremo del Poder e implica que no puede existir otro poder por encima de la misma, ni en competencia con ella y que no se deriva de ninguno otro.
El Poder del Estado es un poder único, excluyente en su ámbito, que se nos presenta como una unidad de decisión política, un poder jurídicamente organizado.
La Soberanía es el poder supremo e independiente que tiene el estado (Artículo 3º C. P.).
Por ser un poder supremo no hay poder que esté sobre el estado.
Por ser un poder independiente, no está subordinado a ninguna autoridad de ninguna esfera.
El pueblo ejerce la soberanía en forma directa o por medio de sus representantes.
La característica distintiva moderno es la soberanía.
C. P. Art. 3º. La soberanía reside exclusivamente en el pueblo del cual emana el poder público.
del
Estado
El gobierno representa la soberanía, pero no es su titular.
El único soberano es el pueblo. El pueblo es la fuente suprema del derecho y del poder.
La actuación del Poder estatal se manifiesta a través de poderes constituidos y de órganos, que no deben confundirse con el Poder del Estado.
2. ¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO EL ESTADO EN COLOMBIA? El Estado en Colombia está organizado en tres grandes grupos, que suelen llamarse “RAMAS” del poder público (Artículo 113 de la C. P.). LA RAMA LEGISLATIVA: Que es la que hace las leyes. LA RAMA EJECUTIVA: Que es la que cumple las leyes y las hace cumplir. LA RAMA JUDICIAL: Que es la que juzga las transgresiones o violaciones a la ley.
Adicionalmente y al lado de las “RAMAS” se encuentran los llamados “ÓRGANOS”, que son: LOS ORGANISMOS DE CONTROL: Conformados por dos tipos de entidades: EL MINISTERIO PÚBLICO y EL CONTROL FISCAL
LA ORGANIZACIÓN ELECTORAL: Conformada por la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL y por el CONSEJO NACIONAL ELECTORAL LOS ORGANISMOS AUTÓNOMOS: Tales como el BANCO DE LA REPÚBLICA, la COMISIÓN NACIONAL DE TV, la COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL, las CORPORACIONES AUTÓNOMAS REGIONALES y los ENTES UNIVERSITARIOS AUTÓNOMOS
ARTICULO 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial.
Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines.
ESTRUCTURA GENERAL DEL ESTADO EN COLOMBIA
LEGISLATIVA
RAMAS
ÓRGANOS
EJECUTIVA
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
JUDICIAL
DE CONTROL
PROCURADURÍA GRAL DE LA NACIÓN
CONTRALORÍA GRAL DE LA REPÚBLICA
PERSONERÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES
CONTRALORÍAS DEPARTAMENTALES
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
CONTRALORÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES
REGISTRADURÍA NAL DEL ESTADO CIVIL
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
ÓRGANOS AUTÓNOMOS BANCO DE LA REPÚBLICA COMISIÓN NAL DE TV. COM. NAL DEL SERV. CIVIL CORPORAC. AUT. REGIONALES ENTES UNIV. AUTÓNOMOS
RAMA LEGISLATIVA CONGRESO DE LA REPÚBLICA SENADO DE LA REPÚBLICA
COMISIONES PERMANENTES CONSTITUCIONALES
COMISIONES LEGALES
De Ctas
De Invest. y Acusaciones
CÁMARA DE REPRESENTANTES
COMISIONES
OTRAS
ACCIDENTALES
Constitnal.
Internal
Hda.
Ppto.
Ambiental
Ss. Pbcos.
De Cuentas
COMISIONES
Ds. Hnos.
Ética
Cdto. Pbco.
Acreditación
Seguimiento
LA JERARQUÍA NORMATIVA C. P. LEY Decretos y demás actos Presidente de la República dictados con base en la ley
ÁMBITO NACIONAL
Actos de otras autoridades nacionales, diferentes del Presidente de la República, según su jerarquía.
ÁMBITO DEPTAL
Actos de asambleas departamentales. Actos de gobernadores dictados con base en facultades extraordinarias. Actos ordinarios de los gobernadores Actos de las demás autoridades departamentales Actos de concejos municipales. Actos de los alcaldes dictados con base en autorizaciones extraordinarias de los concejos.
Actos ordinarios de los alcaldes Actos de las demás autoridades municipales, según su jerarquía.
ÁMBITO MUNICIPAL
RAMA JUDICIAL JURISDICCIÓN ORDINARIA
JURISDICCIÓN CONSTITUCIONAL
JURISDICCIÓN CONTENCIOSA ADMINISTRAT.
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
CORTE CONSTITUCIONAL
CONSEJO DE ESTADO
JURISDIC. ESPECIALES
INDÍGENA
TRIBUNALES SUPERIORES
TRIBUNALES CONTENCIOSO ADTIVOS
PAZ
JUECES
JUECES
PENAL MILITAR
FISCALÍA GRAL DE LA NACIÓN
CONSEJO SUP. DE LA JUDICATURA
CONSEJOS SECCIONALES
RAMA EJECUTIVA ORDEN NACIONAL
SECTOR CENTRAL
SECTOR DESCENTRALIZADO
ORDEN TERRITORIAL
SECTOR CENTRAL
SECTOR DESCENTRALIZADO
ÓRGANOS
DE CONTROL
PROCURADURÍA GRAL DE LA NACIÓN
CONTRALORÍA GRAL DE LA REPÚBLICA
PERSONERÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES
CONTRALORÍAS DEPARTAMENTALES
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
CONTRALORÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
REGISTRADURÍA NAL DEL ESTADO CIVIL
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
ÓRGANOS AUTÓNOMOS
BANCO DE LA REPÚBLICA COMISIÓN NAL DE TV. COM. NAL DEL SERV. CIVIL CORPORAC. AUT. REGIONALES ENTES UNIV. AUTÓNOMOS
CONSTITUCIÓN POLÍTICA TÍTULO X. DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL
CAPÍTULO I. DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO
CONTRALORÍA GRAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍAS DEPARTAMENTALES CONTRALORÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES
CAPÍTULO I. DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ARTICULO 267. El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado.
La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.
La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización. El Contralor será elegido por el Congreso en pleno en el primer mes de sus sesiones para un período igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados a razón de uno por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado, y no podrá ser reelegido para el período inmediato ni continuar en ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo. Quien haya ejercido en propiedad este cargo no podrá desempeñar empleo público alguno del orden nacional, salvo la docencia, ni aspirar a cargos de elección popular sino un año después de haber cesado en sus funciones.
ARTICULO 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones: Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. 2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. 3. Llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales. 4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación. 5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma. 6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado. 7. Presentar al Congreso de la República un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente.
8.
Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado. La Contraloría, bajo su responsabilidad, podrá exigir, verdad sabida y buena fe guardada, la suspensión inmediata de funcionarios mientras culminan las investigaciones o los respectivos procesos penales o disciplinarios. 9. Presentar proyectos de ley relativos al régimen del control fiscal y a la organización y funcionamiento de la Contraloría General. 10. Proveer mediante concurso público los empleos de su dependencia que haya creado la ley. Esta determinará un régimen especial de carrera administrativa para la selección, promoción y retiro de los funcionarios de la Contraloría. Se prohíbe a quienes formen parte de las corporaciones que intervienen en la postulación y elección del Contralor, dar recomendaciones personales y políticas para empleos en su despacho. 11. Presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley.
12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial. 13. Las demás que señale la ley. Presentar a la Cámara de Representantes la Cuenta General de Presupuesto y del Tesoro y certificar el balance de la Hacienda presentado al Congreso por el Contador General.
ARTICULO 270. La ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados.
ARTICULO 272. La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva. La de los municipios incumbe a las contralorías departamentales, salvo lo que la ley determine respecto de contralorías municipales. Corresponde a las asambleas y a los concejos distritales y municipales organizar las respectivas contralorías como entidades técnicas dotadas de autonomía administrativa y presupuestal. Igualmente les corresponde elegir contralor para período igual al del gobernador o alcalde, según el caso, de ternas integradas con dos candidatos presentados por el tribunal superior de distrito judicial y uno por el correspondiente tribunal de lo contencioso-administrativo. Ningún contralor podrá ser reelegido para el período inmediato. Los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 y podrán, según lo autorice la ley, contratar con empresas privadas colombianas el ejercicio de la vigilancia fiscal.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO PROCURADURÍA GRAL DE LA NACIÓN
VEEDURÍAS PROCURADURÍAS REGIONALES
PROCURADURÍAS PROVINCIALES
PROCURADURÍAS DISTRITALES
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO
¿Qué hace? La Procuraduría General de la Nación, es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la Defensoría del Pueblo y las Personerías.
La función preventiva Considerada la principal responsabilidad de la Procuraduría que está empeñada en “prevenir antes que sancionar”, vigilar el actuar de los servidores públicos y advertir cualquier hecho que pueda ser violatorio de las normas vigentes, sin que ello implique coadministración o intromisión en la gestión de las entidades estatales.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO La función de intervención En su calidad de sujeto procesal la Procuraduría General de la Nación interviene ante las jurisdicciones Contencioso Administrativa, Constitucional y ante las diferentes instancias de las jurisdicciones penal, penal militar, civil, ambiental y agraria, de familia, laboral, ante el Consejo Superior de la Judicatura y las autoridades administrativas y de policía. Su facultad de intervención no es facultativa sino imperativa y se desarrolla de forma selectiva cuando el Procurador General de la Nación lo considere necesario y cobra trascendencia siempre que se desarrolle en defensa de los derechos y las garantías fundamentales. La función disciplinaria La Procuraduría General de la Nación es la encargada de iniciar, adelantar y fallar las investigaciones que por faltas disciplinarias se adelanten contra los servidores públicos y contra los particulares que ejercen funciones públicas o manejan dineros del estado, de conformidad con lo establecido en el Código Único Disciplinario ó Ley 734 de 2002.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO ARTICULO 275. El Procurador General de la Nación es el supremo director del Ministerio Público. ARTICULO 276. El Procurador General de la Nación será elegido por el Senado, para un período de cuatro años, de terna integrada por candidatos del Presidente de la República, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado. ARTICULO 277. El Procurador General de la Nación, por sí o por medio de sus delegados y agentes, tendrá las siguientes funciones: 1. Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos. 2. Proteger los derechos humanos y asegurar su efectividad, con el auxilio del Defensor del Pueblo. 3. Defender los intereses de la sociedad. 4. Defender los intereses colectivos, en especial el ambiente. 5. Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO
6. Ejercer vigilancia superior de la conducta oficial de quienes desempeñen funciones públicas, inclusive las de elección popular; ejercer preferentemente el poder disciplinario; adelantar las investigaciones correspondientes, e imponer las respectivas sanciones conforme a la ley. 7. Intervenir en los procesos y ante las autoridades judiciales o administrativas, cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, o de los derechos y garantías fundamentales. 8. Rendir anualmente informe de su gestión al Congreso. 9. Exigir a los funcionarios públicos y a los particulares la información que considere necesaria. 10. Las demás que determine la ley. Para el cumplimiento de sus funciones la Procuraduría tendrá atribuciones de policía judicial, y podrá interponer las acciones que considere necesarias.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO
ARTICULO 282. El Defensor del Pueblo velará por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos, para lo cual ejercerá las siguientes funciones: 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Orientar e instruir a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior en el ejercicio y defensa de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado. Divulgar los derechos humanos y recomendar las políticas para su enseñanza. Invocar el derecho de Habeas Corpus e interponer las acciones de tutela, sin perjuicio del derecho que asiste a los interesados. Organizar y dirigir la defensoría pública en los términos que señale la ley. Interponer acciones populares en asuntos relacionados con su competencia. Presentar proyectos de ley sobre materias relativas a su competencia. Rendir informes al Congreso sobre el cumplimiento de sus funciones. Las demás que determine la ley.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO
ARTICULO 284. Salvo las excepciones previstas en la Constitución y la ley, el Procurador General de la Nación y el Defensor del Pueblo podrán requerir de las autoridades las informaciones necesarias para el ejercicio de sus funciones, sin que pueda oponérseles reserva alguna.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO LAS PERSONERÍAS LAS PERSONERÍAS LEY 136 de 1994 (junio 2)
ARTÍCULO 169. NATURALEZA DEL CARGO. Corresponde al personero municipal o distrital en cumplimiento de sus funciones de Ministerio Público la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas. ARTÍCULO 170. ELECCIÓN. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1031 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> A partir de 2008 los concejos municipales o distritales según el caso, para períodos institucionales de cuatro (4) años, elegirán personeros municipales o distritales, dentro de los primeros diez (10) días del mes de enero del año siguiente a la elección del correspondiente concejo. Los personeros así elegidos, iniciarán su período el primero (1o) de marzo siguiente a su elección y lo concluirán el último día del mes de febrero. Podrán ser reelegidos, por una sola vez, para el período siguiente.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO LAS PERSONERÍAS
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Los personeros municipales y distritales elegidos antes de la vigencia de la presente ley, concluirán su periodo el último día del mes de febrero de 2008. ARTÍCULO 178. FUNCIONES. El Personero ejercerá en el municipio, bajo la dirección suprema del Procurador General de la Nación, las funciones del Ministerio Público, además de las que determine la Constitución, la Ley, los Acuerdos y las siguientes: 1.
2. 3.
Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las ordenanzas, las decisiones judiciales y los actos administrativos, promoviendo las acciones a que hubiere lugar, en especial las previstas en el artículo 87 de la Constitución. Defender los intereses de la sociedad. Vigilar el ejercicio eficiente y diligente de las funciones administrativas municipales.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO LAS PERSONERÍAS 4.
5.
6. 7.
<Aparte tachado DEROGADO> Ejercer vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas municipales; ejercer preferentemente la función disciplinaria respecto de los servidores públicos municipales; adelantar las investigaciones correspondientes, bajo la supervigilancia de los procuradores provinciales a los cuales deberán informar de las Investigaciones. Las apelaciones contra las decisiones del personero en ejercicio de la función disciplinaria, serán competencia de los procuradores departamentales. Intervenir eventualmente y por delegación del Procurador General de la Nación en los procesos y ante las autoridades judiciales o administrativas cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o de los derechos y garantías fundamentales. Intervenir en los procesos civiles y penales en la forma prevista por las respectivas disposiciones procedimentales. Intervenir en los procesos de policía, cuando lo considere conveniente o cuando lo solicite el contraventor o el perjudicado con la contravención.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO LAS PERSONERÍAS 8. 9. 10.
11. 12.
13. 14.
15.
Velar por la efectividad del derecho de petición con arreglo a la ley. Rendir anualmente informe de su gestión al Concejo. Exigir a los funcionarios públicos municipales la información necesaria y oportuna para el cumplimiento de sus funciones, sin que pueda oponérsele reserva alguna, salvo la excepción prevista por la Constitución o la ley. Presentar al Concejo proyectos de acuerdo sobre materia de su competencia. Nombrar y remover, de conformidad con la ley, los funcionarios y empleados de su dependencia. Defender el patrimonio público interponiendo las acciones judiciales y administrativas pertinentes. Interponer la acción popular para el resarcimiento de los daños y perjuicios causados por el hecho punible, cuando se afecten intereses de la comunidad, constituyéndose como parte del proceso penal o ante la jurisdicción civil. Divulgar los derechos humanos y orientar e instruir a los habitantes del municipio en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO LAS PERSONERÍAS 16. Cooperar en el desarrollo de las políticas y orientaciones propuestas por el Defensor del Pueblo en el territorio municipal. 17. Interponer por delegación del Defensor del Pueblo las acciones de tutela en nombre de cualquier persona que lo solicite o se encuentre en situación de indefensión. 18. Defender los intereses colectivos en especial el ambiente, interponiendo e interviniendo en las acciones judiciales, populares, de cumplimiento y gubernativas que sean procedentes ante las autoridades. El poder disciplinario del personero no se ejercerá respecto del alcalde, de los concejales y del contralor. Tal competencia corresponde a la Procuraduría General de la Nación, la cual discrecionalmente, puede delegarla en los personeros. La Procuraduría General de la Nación, a su juicio, podrá delegar en las personerías la competencia a que se refiere este artículo con respecto a los empleados públicos del orden nacional o departamental, del sector central o descentralizado, que desempeñen sus funciones en el respectivo municipio o distrito.
CAPÍTULO II. DEL MINISTERIO PÚBLICO LAS PERSONERÍAS 19. Velar porque se dé adecuado cumplimiento en el municipio a la participación de las asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de utilidad común no gubernamentales sin detrimento de su autonomía, con el objeto de que constituyan mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de participación, control y vigilancia de la gestión pública municipal que establezca la ley. 20. Apoyar y colaborar en forma diligente con las funciones que ejerce la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas. 21. Vigilar la distribución de recursos provenientes de las transferencias de los ingresos corrientes de la Nación al municipio o distrito y la puntual y exacta recaudación e inversión de las rentas municipales e instaurar las acciones correspondientes en caso de incumplimiento de las disposiciones legales pertinentes. 22. Promover la creación y funcionamiento de las veedurías ciudadanas y comunitarias. 23. Todas las demás que le sean delegadas por el Procurador General de la Nación y por el Defensor del Pueblo.
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
REGISTRADURÍA NAL DEL ESTADO CIVIL
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
CONFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ELECTORAL
Artículo 120 de la Constitución Política de Colombia: “La Organización Electoral está conformada por el Consejo Nacional Electoral, por la Registraduría Nacional del Estado Civil y por los demás organismos que establezca la Ley. Tiene a su cargo las elecciones, su dirección y vigilancia, así como lo relativo a la identidad de las personas”.
CONFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ELECTORAL El Consejo Nacional Electoral está conformado por: Acto Legislativo N°.01 de 2003 “Por el cual se adopta una Reforma Política Constitucional y se dictan otras Disposiciones”. ARTICULO 14º. El artículo 264 de la Constitución Política quedará así: ARTICULO 264. El Consejo Nacional Electoral se compondrá de nueve (9) miembros elegidos por el Congreso de la República en pleno, para un período institucional de cuatro (4) años, mediante el Sistema de Cifra Repartidora, previa postulación de los partidos o movimientos políticos con Personería Jurídica o por coaliciones entre ellos. Sus miembros serán servidores públicos de dedicación exclusiva, tendrán las mismas calidades, inhabilidades, incompatibilidades y derechos de los magistrados de la Corte Suprema de Justicia y podrán ser reelegidos por una sola vez.
CONFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ELECTORAL Registrador Nacional del Estado Civil: Acto Legislativo N°.01 de 2003 “Por el cual se adopta una Reforma Política Constitucional y se dictan otras Disposiciones”. ARTICULO 15º. El artículo 266 de la Constitución Política quedará así: ARTICULO 266. El Registrador Nacional del Estado Civil será escogido por los Presidentes de la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado, mediante concurso de méritos organizado según la ley. Su período será de cuatro (4) años, deberá reunir las mismas calidades que exige la Constitución Política para ser Magistrado de la Corte Suprema de Justicia y no haber ejercido funciones en cargos directivos en partidos o movimientos políticos dentro del año inmediatamente anterior a su elección. Podrá ser reelegido por una sola vez y ejercerá las funciones que establezca la ley, incluida la dirección y organización de las elecciones, el registro civil y la identificación de las personas, así como la de celebrar contratos en nombre de la Nación, en los casos que aquella disponga.
EL MUNICIPIO
EL MUNICIPIO 3. ¿CÓMO ESTÁ ORGANIZADO EL MUNICIPIO?
Conjunto de habitantes de un término jurisdiccional, que puede incluir varias poblaciones.
Un municipium era una ciudad libre que se gobernaba por sus propias leyes, aunque sus vecinos obtenían los derechos de ciudadanía romana.
Municipio viene de "munus" (cargo, ciudadania) y "capio" (tomo, consigo). Se decía de aquellas ciudades, que habían conseguido la ciudadanía romana y gozaban de todos sus derechos y privilegios.
EL MUNICIPIO CARACTERÍSTICAS
Es un organismo natural, es decir, no debe su existencia al Estado sino únicamente a la tendencia asociativa del hombre; y resulta como complemento natural y necesario de la familia.
El Municipio, como sociedad que es, goza de autoridad propia, necesaria y suficiente para la consecución de sus fines.
Es una autoridad que no deriva ni es delegación del Estado.
EL MUNICIPIO DEFINICIÓN Ley 136 de 1994, ARTICULO 1º. DEFINICIÓN: El municipio es la entidad territorial fundamental de la división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señalan la Constitución y la ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio.
EL MUNICIPIO ORGANIZACIÓN EN COMUNAS Y CORREGIMIENTOS Ley 136 de 1994, ARTÍCULO 117. Con el fin de mejorar la prestación de los servicios y asegurar la participación de la ciudadanía en el manejo de los asuntos públicos de carácter local, los concejos podrán dividir sus municipios en comunas cuando se trate de áreas urbanas y en corregimientos en el caso de las zonas rurales. En el acuerdo mediante el cual se divida el territorio del municipio en comunas y corregimientos se fijará su denominación, límites y atribuciones, y se dictarán las demás normas que fueren necesarias para su organización y funcionamiento.
EL MUNICIPIO C.A.L.I.: Centros de Administraci贸n Local integrada
EL MUNICIPIO C.A.L.I.: Centros de Administración Local integrada
Los CALI son un sistema de desconcentración administrativa, de distribución de funciones y de ejercicio de delegaciones, que busca acercar la Administración Municipal a la comunidad local, para el manejo eficiente y eficaz de los recursos públicos y el mejor rendimiento del talento humano, vinculado como servidor de los habitantes de Cali.
EL MUNICIPIO SERVICIOS DEL CALI
Brindar información a la comunidad. Ser canal de comunicación Admón. Central-comunidad. Formular los planes de desarrollo, los planes de inversión y los planes plurianuales. Asesorar a las diferentes organizaciones vivas de la comuna y formas de participación ciudadana. Fomentar la interinstitucionalidad en las comunas. Recaudar pagos servicios públicos e impuestos. Realizar convenios de pagos. Acercar los Servicios de Emcali. Servicio de pago de I. Predial e Industria y Comercio. Brindar celeridad a las solicitudes de la comuna
EL MUNICIPIO ORGANIZACIONES ESTATALES EXISTENTES EN LAS COMUNAS
Las ESE La Casa de Justicia (tan sólo en algunas comunas) Inspección de Policía Estación de Policía Comisaría de Familia Jueces de Paz Seguro Social Emsirva (OPERADORES DE ASEO) Tránsito ICBF SENA
EL MUNICIPIO ORGANIZACIONES COMUNITARIAS EXISTENTES EN LAS COMUNAS Organizaciones vivas de la comuna: -
JAL, JAC , adultos mayores, veedores, Grupos juveniles, Asociaciones de discapacitados, Justicia de paz, Ligas de Usuarios, Ligas de Consumidores
Comité de planificación Comité interinstitucional
EL MUNICIPIO
SISTEMA DE PLANIFICACION
INSTANCIAS
Para el Plan de Desarrollo del Municipio
El Concejo Municipal
El Consejo Municipal de Planeación
Del Plan de Desarrollo de Comunas y Cgtos.
La Junta Administradora Local El Consejo de Planeación de Comuna o Cogto. El Comité de Planificación
SISTEMA DE PLANIFICACION
EL MUNICIPIO
SITUADO FISCAL TERRITORIAL MUNICIPAL
Se crea con el fin de garantizarles a las Comunas y a los Corregimientos del Municipio de Cali recursos financieros estables con el fin de atender necesidades básicas en razón del principio de desconcentración.
El Situado Fiscal Territorial Municipal no exime a las Secretarias de la obligación de identificar e incluir proyectos y actividades de inversión pública en sus respectivas dependencias, con recursos financieros asignados a ellas, con el fin de gestionarlos, ejecutarlos e invertirlos en las Comunas y en los Corregimientos.
En la medida en que se avance en la desconcentración de competencias, se desconcentrarán recursos adicionales del Nivel Global y Sectorial al ámbito Territorial.
EL MUNICIPIO JURISDICCIÓN
TIPO DE ÓRGANO Alcaldía
NIVEL TERRITORIAL SECTOR CENTRAL MUNICIPAL
NIVEL TERRITORIAL SECTOR CENTRAL LOCAL
Secretarías de Despacho
AUTORIDAD O ENTIDAD Alcaldes elegidos popularmente y el gabinete y asesores nombrados por ellos
Representar al Pdete en el mantenimiento del orden pbco. Dirigir la acción adtva del mpio, asegurar el cumplito de funciones y a la prestac de los Ss. Pstar al Concejo pyctos de Acdo sobre planes y programas de desarrollo y ppto anual.
Comuneros elegidos por voto popular
Las que les delegue el Concejo y otras aut. Locales. Participan en la elaboración del ppto comunitario y en elaboración de planes y programas de desarrollo ec. y soc. y de obras pbcas.
Dptos Adtivos
Juntas Administradoras Locales
FUNCIONES
EL MUNICIPIO JURISDICCIÓN
NIVEL MUNICIPAL SECTOR DESCENTRALIZADO
TIPO DE ÓRGANO EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICIALIARIOS
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO
AUTORIDAD O ENTIDAD
EMCALI
EMSIRVA
METROCALI EMRU
FUNCIONES
Prestan Servicios Públicos Domiciliarios
Desarrolla Actividades de Naturaleza Industrial o Comercial
MUNICIPIO Y GASTO PÚBLICO ¿QUÉ SE ENTIENDE POR GASTO PÚBLICO? El Gasto Público es la aplicación de los ingresos de las entidades públicas a la satisfacción de las necesidades colectivas.
¿CUÁLES NECESIDADES? El trabajo, la alimentación, la salud, la educación, la seguridad, la vivienda, la higiene, los Servicios Públicos (de alcantarillado, de agua, de energía, de teléfono), del desarrollo económico (construcción de vías, puertos, aeropuertos, el fomento de las actividades económicas tales como la agricultura, la ganadería, la minería, la pesca, la industria, los servicios), el Servicio de la deuda pública, etc.
CONCLUSIÓN Es menester estudiar juiciosamente la forma de recaudar los recursos requeridos para atender estas necesidades y la forma juiciosa de aplicarlos.
MUNICIPIO Y GASTO PÚBLICO PRESUPUESTOS DE LA NACIÓN VIGENCIAS
MONTOS
2001
$56.900.000.000.000
2002
$62.600.000.000.000
2003
$69.600.000.000.000
2004
$77.600.000.000.000
2005
$93.600.000.000.000
2006
$105.400.000.000.000
EL SISTEMA MUNICIPAL DE PLANIFICACION
RELACIÓN ENTRE ESPACIOS DE GOBIERNO Y LA PLANEACIÓN
Familia
Barrio
Comuna
Municipio
Dpto. Nación
Jefe de Familia
FINALIDAD OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS •Actividades •Proyectos
PLAN DE TRABAJO
PLAN DE DESA RROLLO
Junta Directiva Acción Comunal
CALI
FINALIDAD OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS •Actividades •Proyectos
FINALIDAD OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS •Actividades •Proyectos
PLAN DE DESARROLLO Alcalde FINALIDAD OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS •Actividades •Proyectos
Programa de Gobierno
PLAN DE VIDA
Programa de Gobierno
Programa de Gobierno
GOBERNABILIDAD
COMPROMISOS DE ACCION PLAN DE DESARROLLO Gobern./ Presidente FINALIDAD OBJETIVOS ESTRATEGIAS METAS •Actividades •Proyectos
SOLICITUDES POR COMPROMISOS DE ACCION - EXIGENCIAS PLAN DEMANDAS OBJETIVOS Actividades Proyectos
PLAN DEMANDAS PLAN DEMANDAS PLAN DEMANDAS PLAN DEMANDAS OBJETIVOS Actividades Proyectos
OBJETIVOS Actividades Proyectos
OBJETIVOS Actividades Proyectos
OBJETIVOS Actividades Proyectos
La Capacidad de gobierno es una fuerza potencial de todas las fuerzas sociales, que se potencia con la aplicación de herramientas de planificación adecuadas. Las instancias: Consejo de Planeación, JAL, Concejo, Asamblea, Congreso, son fuerzas de control político.
4. ¿CÓMO SE ORGANIZA UN PROCESO DE “EMPALME”?
MARCO CONCEPTUAL, LEGAL, METODOLÓGICO E INSTRUMENTAL DEL PROCESO DE EMPALME
MARCO CONCEPTUAL
El PROCESO DE EMPALME
FASES DEL PROCESO POLÍTICO PROCESO ELECTORAL 1. PREPARATORIA
2. CAMPAÑA (Agitación Electoral)
3. ELECCIÓN
4. ESCRUTINIO
5. DECLARACIÓN DE ELECCIÓN
El PROCESO DE EMPALME
FASES DEL PROCESO POLÍTICO PROCESO DE GOBIERNO PROCESO DE EMPALME
ARQUITECTURA DEL GOBIERNO
FASE DE PREPARACIÓN
EJERCICIO DEL GOBIERNO
El PROCESO DE EMPALME
¿Qué es ? Es un Proceso de interacción entre el mandatario saliente y el entrante, con sus respectivos equipos, en el cual el primero hace entrega de la Administración al segundo.
Es la entrega Oportuna, Clara y Transparente de información sobre la gestión de recursos financieros, humanos, tecnológicos y administrativos, y de los resultados en términos de bienes y servicios prestados a la comunidad.
El PROCESO DE EMPALME
¿CUÁNDO SE INICIA? El proceso debe iniciarse en el momento en que es elegido el nuevo mandatario y éste define, de común acuerdo con la Administración saliente, la estrategia para llevar a cabo el empalme, programación de reuniones, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentación de informes, etc.
El PROCESO DE EMPALME
¿CUÁNDO FINALIZA? El proceso finaliza con la realización de un acto formal en donde las partes firman el
Acta de Informe de Gestión. No obstante, el mandatario saliente debe atender las citaciones que los organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha.
El PROCESO DE EMPALME
¿PARA QUÉ SIRVE? Para conocer los resultados de la gestión de la Administración saliente; es decir, los logros y principales obstáculos.
Para que la Administración saliente ordene la información más importante de la entidad territorial y la ponga a disposición del nuevo gobierno. Para que la nueva Administración conozca los proyectos sociales y procesos administrativos y judiciales que se encuentran vigentes y requieren continuidad.
Para lograr una transición armoniosa entre un periodo de gobierno y otro. Para que el gobierno saliente dé pautas administrativas y de gestión al nuevo mandatario. Para garantizar que las cuentas queden claras en relación con el estado del patrimonio y los bienes muebles e inmuebles que deja una Administración y recibe otra. Para mejorar la gestión pública.
El PROCESO DE EMPALME
¿QUÉ OBLIGACIONES GENERA? El gobernante saliente tiene las responsabilidades de: 1. Documentar, entregar y acompañar al nuevo dirigente y a su equipo en la adopción de los diferentes procesos que se adelantan en la Administración. 2. Brindarle las orientaciones y recomendaciones que considere pertinentes para el buen desarrollo de su gestión. El mandatario entrante, por su parte, tiene el deber de: Recibir, aprehender y asumir dichos procesos y, de ser necesario, ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos, competencias y la normativa vigente. Mientras que la Administración saliente debe elaborar y entregar al nuevo gobernante un Acta de Informe de Gestión, el mandatario entrante debe recibirlo, revisarlo y verificar que la información allí consignada se encuentre libre de irregularidades.
El PROCESO DE EMPALME
CONDICIONES REQUERIDAS PARA EL PROCESO DE EMPALME:
A. ES UN PROCESO ORGANIZADO. Se debe definir un equipo que participe en el empalme, tanto por parte de la Administración saliente como por la entrante, lo cual permite: 1. Unificar la solicitud y entrega oficial de información; 2. Adquirir una visión articulada de la situación de la entidad territorial en sus diferentes áreas; y, 3. Establecer la disponibilidad y consistencia de la información entregada.
El PROCESO DE EMPALME
CONDICIONES REQUERIDAS PARA EL PROCESO DE EMPALME:
B. ES UN PROCESO TRANSPARENTE. La Administración saliente debe estar en disposición de: 1. Brindar orientaciones y presentar informes sobre la totalidad de asuntos relacionados con la gestión territorial; 2. Hacer un inventario y entrega de la información y estadísticas básicas que soportan dichos informes; no sólo porque es su obligación legal, sino porque es derecho de la ciudadanía y del nuevo mandatario conocer exactamente el estado en que recibe la nueva Administración.
Es conveniente que se haga pública la copia del general del empalme.
informe
El PROCESO DE EMPALME
CONDICIONES REQUERIDAS PARA EL PROCESO DE EMPALME:
C. ES UN PROCESO INTEGRAL. El proceso de empalme debe cubrir:
1. Todas las 谩reas de la gesti贸n territorial 2. Llegar al conocimiento de todos los detalles que inciden en el desarrollo de las competencias 3. La Prestaci贸n de los servicios a su cargo 4. Los aspectos financieros y administrativos
El PROCESO DE EMPALME
CONDICIONES REQUERIDAS PARA EL PROCESO DE EMPALME:
1. Voluntad por parte del gobernante saliente: Entregar la información de manera espontánea, sin esperar ni limitarse a lo que le sea solicitado; e
2. Interés del nuevo gobernante: Por conocer, a partir de datos e informes objetivos, la situación real en la cual recibe la entidad territorial en cada una de las áreas de la gestión.
El PROCESO DE EMPALME
¿Cuál es la normativa que respalda los procesos de empalme?
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 152 DE 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo ARTÍCULO 38. LOS PLANES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES. Se adoptarán con el fin de garantizar el uso eficiente de los recursos y el desempeño adecuado de sus funciones. ARTÍCULO 39. ELABORACIÓN. Para efecto de la elaboración del proyecto de plan, se observarán en cuanto sean compatibles las normas previstas para el Plan Nacional, sin embargo deberá tenerse especialmente en cuenta lo siguiente: 1. El Alcalde o Gobernador elegido impartirá las orientaciones para la elaboración de los planes de desarrollo conforme al programa de gobierno presentado al inscribirse como candidato.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 152 DE 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo 2. Una vez elegido el Alcalde o Gobernador respectivo, todas las dependencias de la administración territorial y, en particular, las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a los candidatos electos y a las personas que éstos designen para el efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y de información que sea necesario para la elaboración del plan. 3. El Alcalde o Gobernador, presentará por conducto del secretario de planeación o jefe de la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad territorial, a consideración del Consejo de Gobierno o el cuerpo que haga sus veces, el proyecto del plan en forma integral o por elementos o componentes del mismo.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 152 DE 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Dicho Consejo de Gobierno consolidará el documento que contenga la totalidad de las partes del plan, dentro de los dos (2) meses siguientes a la posesión del respectivo Alcalde 4. Simultáneamente a la presentación del proyecto de plan a consideración del Consejo de Gobierno o el cuerpo que haga sus veces, la respectiva administración territorial convocará a constituirse al Consejo Territorial de Planeación. 5. El proyecto de plan como documento consolidado, será presentado por el Alcalde o Gobernador a consideración de los Consejos Territoriales de Planeación, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su posesión, para análisis y discusión del mismo y con el propósito de que rinda su concepto y formule las recomendaciones que considere convenientes.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 152 DE 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
En la misma oportunidad, la máxima autoridad administrativa deberá enviar copia de esta información a la respectiva corporación de elección popular. 6. El respectivo Consejo Territorial de Planeación deberá realizar su labor antes de transcurrido un (1) mes contado desde la fecha en que haya presentado ante dicho Consejo el documento consolidado del respectivo plan. Si transcurriere dicho mes sin que el respectivo Consejo Territorial se hubiere reunido o pronunciado sobre la totalidad o parte del proyecto del plan, considerará surtido el requisito en esa fecha.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 152 DE 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
Tanto los Consejos Territoriales de Planeación, como los Concejos y Asambleas, verificarán la correspondencia de los planes con los programas de gobierno que hayan sido registrados al momento de la inscripción como candidato por el Alcalde ARTÍCULO 40. APROBACIÓN. Los planes serán sometidos a la consideración de la Asamblea o Concejo dentro de los primeros cuatro (4) meses del respectivo período del Gobernador o Alcalde para su aprobación. La Asamblea o Concejo deberá decidir sobre los Planes dentro del mes siguiente a su presentación y si transcurre ese lapso sin adoptar decisión alguna, el Gobernador o Alcalde podrá adoptarlos mediante decreto.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5544 DE 2003 Emanada de la Contraloría General de la República Reglamenta la rendición de cuentas, revisión y unificación de la información que se presenta a la Contraloría General de la República.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 951 DE 2005 POR LA CUAL SE CREA EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN Tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano. Establece la obligación para los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. También, define el proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 951 DE 2005 POR LA CUAL SE CREA EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN Se hace especial énfasis en el siguiente articulado: Art. 1º; Art. 2º; Art. 3º, Numeral 1; Art. 4º; Art. 5º, en especial los incisos 2º y 3º; Art. 8º, en sus dos últimos incisos; de modo muy especial los Artículos 9º y 10, así como el Parágrafo del Art. 10; Art. 11; Art. 13 y su Parágrafo; Art. 13; Art. 14 y su Parágrafo; y Art. 15.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
Resolución Orgánica 5674 de 2005 Emanada de la Contraloría General de la República. Reglamenta la metodología para elaborar el Acta de Informes de Gestión , entendida como el conjunto de información administrativa, legal y financiera que debe acompañar un proceso de empalme. Además, modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003.
El PROCESO DE EMPALME
NORMATIVA
LEY 1151 DE 2007 POR LA CUAL SE EXPIDE EL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2006-2010. SECCION VIII. DESARROLLO TERRITORIAL Y GRUPOS ÉTNICOS. ARTÍCULO 112. INFORMACIÓN PARA LA FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE DESARROLLO DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES Y PARA LA PREPARACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN. Los alcaldes y gobernadores, antes del 15 de diciembre del último año de su respectivo período de Gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información necesaria para efectos de la formulación del nuevo Plan de Desarrollo y la presentación de los informes que requieran las entidades competentes.
El PROCESO DE EMPALME
METODOLOGÍA
El PROCESO DE EMPALME
PASOS PARA EL PROCESO DE EMPALME: 1. Los mandatarios saliente y entrante se reúnen •
Designan un equipo coordinador del empalme. Acuerdan y Determinan el Cronograma General
2. El equipo Coordinador asume las responsabilidades asignadas. • Definen las áreas que se abarcarán en el proceso y el nivel de detalle con el cual se abordarán. • Programa reuniones con las dependencias, funcionarios e institutos descentralizados de la Administración para que hagan entrega de los asuntos relacionados con su gestión y los recursos públicos, y para que brinden las orientaciones y recomendaciones que consideren útiles para el nuevo gobierno. • Define el formato general para la presentación de informes. • Define los mecanismos para entregar la información (documentos, archivos, manuales, instructivos, bases de datos, etc.).
El PROCESO DE EMPALME
PASOS PARA EL PROCESO DE EMPALME: 3. Se adelantan reuniones con las diferentes dependencias, funcionarios e institutos descentralizados . 4. Se debe realizar un Consejo de Gobierno ampliado (Administración saliente y la entrante) para: • Efectuar un análisis detallado de la situación de la entidad territorial. • Resolver inquietudes frente a la gestión y los recursos públicos. • Brindar recomendaciones en cuanto a políticas, programas y proyectos estratégicos que demandan continuidad.
El PROCESO DE EMPALME
PASOS PARA EL PROCESO DE EMPALME: La administración saliente debe producir el Acta de Informe de Gestión
Realizar el acto formal de entrega y recepción. Fecha límite:23 de enero de 2008
Procurar una reunión abierta para la rendir cuentas frente a los ciudadanos y la nueva administración. La nueva administración debe revisar el contenido del acta y verificar el estado de la información. Fecha límite: 5 de marzo de 2008
El PROCESO DE EMPALME
PASOS PARA EL PROCESO DE EMPALME:
El PROCESO DE EMPALME
PASOS PARA EL PROCESO DE EMPALME: La nueva Administraci贸n debe preocuparse por la forma como asumir谩 sus responsabilidades, de acuerdo con las normas, recursos, procesos e instrumentos de los cuales disponga. En este , el proceso de empalme debe orientarse a recoger el avance del gobierno saliente en cada materia, con el fin de identificar aquellos aspectos que requieren continuidad y de evitar traumatismos en la gesti贸n.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL ANÁLISIS DEL PLAN DE DESARROLLO: Contenido y estado de avance de la visión, planes estratégicos, planes de vida y de los diferentes grupos étnicos que existan en la entidad territorial; Revisar el estado de avance del Plan de Ordenamiento Territorial. Examinar el estado de avance en el cumplimiento de las diferentes metas y proyectos previstos en el Plan de Desarrollo del gobierno que termina. Recibo de un listado con la información de los principales indicadores de resultado de la entidad territorial; Conocer el presupuesto aprobado para la siguiente vigencia y el Marco Fiscal de Mediano Plazo, con el fin de que la nueva Administración determine si es necesario ajustar el presupuesto y obtener claridad sobre las fuentes y recursos disponibles para la ejecución del nuevo Plan de Desarrollo.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Al Plan de Desarrollo no solamente hay que hacerle seguimiento y evaluaci贸n, sino que se deben rendir cuentas sobre sus avances. Es primordial que la Administraci贸n entrante pregunte por la existencia de procedimientos y aplicativos para llevar a cabo dichos procesos. As铆 mismo, de ser necesario, es importante que se produzca un entrenamiento en el uso adecuado de dichos aplicativos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente El acuerdo por el cual se aprobó el Plan de Desarrollo de la Administración anterior
Permite al nuevo mandatario conocer la visión que tiene el saliente de la entidad territorial, para reafirmarla o cambiarla, de acuerdo con la realidad actual y con el Programa de Gobierno inscrito.
Los Acuerdos por los cuales se aprobaron los Planes Sectoriales
En cumplimiento de diferentes leyes, las entidades territoriales deben elaborar planes de educación, salud y cultura, entre otros. Como su ejecución supera el período de gobierno de una Administración, es importante que el nuevo mandatario retome dichos esfuerzos durante la elaboración del Plan de Desarrollo.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente Los Informes anuales de gestión presentados al Concejo Mpal y los organismos de control
Por una parte, facilitan la identificación de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben continuar y, de otro lado, contribuyen a precisar cuáles son los problemas que persisten.
Las Normas relativas a reestructuraciones que se hayan adelantado
Es importante que el nuevo mandatario sepa con qué personal y dependencias cuenta para el cumplimiento de sus responsabilidades. Así, además de identificar la forma más eficiente de utilizar los recursos, podrá definir cuáles Programas y proyectos puede cumplir de acuerdo con su capacidad técnica y administrativa.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente Información relacionada con el Plan de Ordenamiento Territorial (municipios)
• Solicitar el Acuerdo o Decreto por el cual se aprobó y/o ajustó el Plan o Esquema de Ordenamiento Territorial, el cual permite al alcalde electo : • Verificar si dicho instrumento se elaboró o no; • Identificar el modelo de ordenamiento territorial adoptado para las zonas urbana y rural; e • Identificar los proyectos estratégicos definidos en el Plan para su incorporación en el Plan de Desarrollo. • Verificar el desarrollo e implementación de instrumentos de gestión del suelo y financiación del desarrollo urbano.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente Información relacionada con el Plan de Ordenamiento Territorial (municipios)
• Verificar la existencia y calidad de la información relacionada con cartografía, catastro, ordenamiento territorial y usos del suelo, entre otros. • Identificar la dinámica y estudios existentes sobre la actividad de la construcción. • Inventariar el déficit de servicios públicos, espacios y equipamientos públicos, como también los estudios existentes y políticas de expansión de los mismos. • Verificar la existencia de un plan vial y/o estudio de movilidad. • Identificar los estudios ambientales y/o planes ambientales.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente
Información relacionada con el Plan de Ordenamiento Territorial (municipios)
• Valorar el patrimonio histórico y cultural, e identificar planes y proyectos existentes para la conservación y recuperación de centros históricos. • Solicitar los estudios técnicos detallados sobre amenazas, riesgos y vulnerabilidad que justifiquen la recalificación de áreas de riesgo no mitigable y otras condiciones de restricción diferentes de las originalmente adoptadas en el Plan de Ordenamiento Territorial vigente.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente
Información relacionada con los aspectos técnicos
• Evaluación del desempeño de los funcionarios y de los acuerdos de gestión por dependencia. • Planes de formación de los funcionarios de la entidad territorial que se hayan adelantado durante la Administración, con sus respectivas evaluaciones. • Información de los convenios, planes y/o procesos de asistencia técnica que existan entre la entidad territorial y otros niveles de gobierno, y su estado de avance, con el fin de ofrecerles continuidad a estos compromisos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Otros Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente El Plan de Desarrollo vigente. Informes de auto evaluación y rendición de cuentas. Planes de vida y otros elaborados por grupos étnicos del territorio. Planes sectoriales territoriales.
Planes prospectivos y estratégicos territoriales. Diagnósticos territoriales existentes en temas específicos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Otros Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente Plan de gestión de riesgos naturales y antro picos. Reportes de atención a población desplazada. Informes de las consejerías para la paz y las mesas de derechos humanos. Plan(es) de Desarrollo del (los) nivel(es) superior(es) de gobierno vigente(s). La propuesta de Visión Colombia II Centenario 2019. La Agenda Nacional y Regional de Productividad y Competitividad. Los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Otros Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente Ley 1098 de 2006. Código de Infancia y Adolescencia. Estrategia municipios y departamentos por la infancia y la adolescencia. Estrategia Juntos. Red para la superación de la pobreza extrema. Plan Nacional para la atención y prevención de desastres. Programas nacionales y/o departamentales que se están ejecutando en el territorio. Acuerdos sectoriales y compromisos adquiridos en Consejos Comunales Otros acuerdos y normas que el mandatario saliente considere relevantes para la elaboración del Plan de Desarrollo. Otros documentos relacionados con las políticas de desarrollo nacional, Departamental y municipal que tengan incidencia en la Administración territorial.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Otros Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente
Procesos adelantados con la participación ciudadana. En el caso municipal, el informe de resultados de la evaluación y medición del Desempeño municipal elaborado por el departamento, con base en la metodología suministrada por el DNP. El Índice de Transparencia Municipal elaborado por Transparencia por Colombia. El pacto por transparencia firmado durante la campaña a la gobernación/alcaldía..
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Información General por Solicitar: División política administrativa. Situación actual de la entidad territorial.
Nivel de ruralidad. Interconexión vial. Estado de las fuentes hídricas. Características topográficas, fisiográficas, geológicas y ambientales.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Información General por Solicitar: Determinación y ubicación en planos de las zonas que presenten alto riesgo parala localización de asentamientos humanos, por amenazas o riesgos naturales o por condiciones de insalubridad.
Inventario de los asentamientos humanos que presenten altos riesgos para sus habitantes, situación de fauna, vegetación y suelos. Composición de la población desagregada por áreas, grupos de edad y sexo. Se sugiere identificar posibles inconsistencias entre información disponible en la entidad territorial y la oficial del DANE.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Información General por Solicitar: Dinámica de crecimiento poblacional y sus causas. Situación de cada grupo poblacional que habita en su territorio (infancia, adolescencia, etc.). Principales indicadores socioeconómicos, ambientales e institucionales: Necesidades Básicas Insatisfechas, Índice de Calidad de Vida, Índice de Desarrollo Humano, Línea de Pobreza, Índice del desempeño Territorial, entre otros.
Frente a las variables que componen cada uno de dichos índices, preguntar por su situación actual y por las propuestas de mejoramiento.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Información General por Solicitar: Indicadores de mortalidad, morbilidad, discapacidad por ciclo de vida, entre otros.
Actividades económicas predominantes, definir cuáles están consolidadas y cuáles están deprimidas Las estrategias de articulación con otros niveles de gobierno. Información sobre la existencia de un sistema de evaluación de gestión y resultados.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Otros Insumos básicos que debe entregar la Administración saliente
INFORMACIÓN SECTORIAL Una gestión consistente requiere claridad sobre la situación actual de la entidad territorial y de los procesos dentro de la Administración, y de ella, con los otros niveles de gobierno.
Por esto, es necesario que los nuevos mandatarios revisen la información general, sectorial y por grupos poblacionales disponible, verifiquen la confiabilidad de la fuente, y si es posible la comparen con estándares internacionales, nacionales, departamentales y/o de entidades territoriales vecinas.
También es prioritario que se preocupen por conocer los diferentes procesos que se adelantan para el desarrollo de la gestión.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Información general sectorial Es importante que durante el proceso de empalme se dialogue acerca de: La situación actual del sector y de los principales indicadores. Las políticas, programas y proyectos más importantes que adelantó la Administración saliente en el sector y los que son prioritarios pero que no se realizaron. La existencia de un plan del respectivo sector y su estado de avance. Las condiciones que facilitaron el cumplimiento de las metas y las razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron. Los programas y proyectos en ejecución y su estado. Los programas y proyectos que requieren de continuidad.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Información general sectorial Las estrategias de articulación sectorial con otros niveles de gobierno. La existencia de información organizada del sector. El estado de actualización del Plan Sectorial en relación con los direccionamientos de política (ejemplo: en materia educativa: inclusión de la Política de la Revolución Educativa). La articulación de los Planes de Vida y etnodesarrollo con los planes sectoriales. La existencia de un sistema de evaluación de gestión y resultados sectorial. Procesos relacionados con la gestión sectorial dentro de la Administración y con actores externos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Educación
Información por Dependencias
Es importante que el gobierno municipal saliente informe al entrante si la entidad territorial se encuentra certificada para la administración de todos los factores relacionados con la prestación del servicio y, en consecuencia, para la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones. Así mismo, debe informarle si está en proceso de obtener la certificación, en qué estado se encuentra y cuáles requisitos se han cumplido. Se recomienda que las dos administraciones dialoguen acerca de la existencia del Plan Educativo y el Plan Educativo Institucional, así como del estado de avance en los compromisos allí consignados. Se recomienda al (la) mandatario (a) que termina su Administración organizar la siguiente información, de tal manera que le permita al (la) nuevo (a) mandatario (a) definir políticas para atender las necesidades del sector: - Tasas de analfabetismo. - Coberturas urbanas y rurales desde preescolar a superior. - Población en edad escolar y por grupos de edades. - Matrícula bruta y neta por nivel educativo, tanto oficial como en establecimientos de carácter privado. - Estudiantes matriculados en modelos no convencionales.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Educación
Información por Dependencias
- Tasa de repitencia y tasa de deserción en todos los niveles. - Entidades privadas que prestan el servicio de educación básica y número de matriculados por nivel educativo de la población. - Estado físico y dotación de escuelas y colegios; metros cuadrados totales construidos por alumno (bibliotecas, aulas, entre otros) y por sector urbano o rural; número de bibliotecas; relación computadores sobre el número de estudiantes. - Flujo de los recursos asignados en el periodo anterior para el sector por todas las fuentes (SGP, regalías, recursos del presupuesto nacional, etc.). - Gasto total del sector educativo, distribución de la inversión en educación por componentes (funcionamiento, inversión, docentes, calidad); gasto por zona urbana y rural; gasto por alumno. - Docentes oficiales vinculados en las zonas urbana y rural; escalafón de los docentes - Promedio ponderado, por número de alumnos, de los resultados de las pruebas censales del Programa Nuevo Sistema Escolar en matemática y lenguaje, grado quinto. - Promedio ponderado de los resultados de la pruebas ICFES por institución. - Resultados de las pruebas SABER.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Recreación y Deporte
Información por Dependencias
El Mandatario (para los Departamentos) entrante y su equipo deben verificar si actualmente se está coordinando o si es necesario coordinar algún tipo de acción con los municipios para fomentar la práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre.
La Administración municipal saliente debe elaborar y entregar a la nueva un inventario con la información de infraestructura deportiva existente en las áreas urbana y rural: número instalaciones deportivas y su estado. Es importante que el mandatario electo y su equipo identifiquen las iniciativas y programas existentes para promover las prácticas deportivas, apoyar deportistas de alto rendimiento y fomentar el aprovechamiento del tiempo libre de niños y jóvenes, así como el flujo de los recursos asignados en el periodo anterior para estos sectores por el Sistema General de Participaciones.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Salud y P/n Social
Información por Dependencias
El gobierno municipal saliente debe informar al entrante si la entidad territorial se encuentra certificada para la prestación de servicios a la población pobre no asegurada y, en consecuencia, para la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones para este componente. En el caso departamental, es importante que la nueva Administración conozca cuáles de sus municipios se encuentran certificados en el sector y cuáles no. Se recomienda que las dos administraciones dialoguen acerca de la existencia del Plan de Salud y sobre los resultados alcanzados en desarrollo de este. Es importante que la Administración que termina su gobierno entregue información organizada a su sucesor en materia de: Protección social y salud Situación epidemiológica. Perfil de morbilidad y mortalidad - diagnóstico de salud. Cobertura en la prestación del servicio: actores del sistema (EPS, ARS), número de afiliados, quién es el contratado, qué servicios tiene habilitados, recurso humano disponible.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Salud y P/n Social
Información por Dependencias
Actual infraestructura y dotación hospitalaria por procesos de habilitación en salud. Número de afiliados al régimen subsidiado. Nivel cobertura en el régimen contributivo (Total afiliados a RC/[Población total Sisbén 1 y 2]). Número de vinculados y recursos destinados. Prevalencia de lactancia materna. Nivel de desnutrición. Flujo de los recursos asignados en el período anterior para el sector por todas las fuentes (SGP, regalías, recursos del presupuesto nacional, etc.). Recursos, en pesos, destinados por la entidad territorial en el período anterior al régimen subsidiado, salud pública y a atención de la población pobre no asegurada (si es certificado) con todas las fuentes (SGP, Fosyga, rentas cedidas, recursos propios, etc.) distintos de gastos administrativos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Salud y P/n Social
Información por Dependencias
Gastos administrativos dedicados a la supervisión y coordinación del Sistema de Régimen Subsidiado en el caso del municipio. Población menor de 5 años por grupos de edad simple, cuáles han sido las coberturas de vacunación por biológicos por grupo de edad, (polio, BCG, t, HIB, B, DPT y MMR) . Número de sitios habilitados para vacunación (red de frío) existentes. Contratación de vacunas, controles, recursos financieros y humano. Bienestar: asistencia social Beneficiarios del programa de Protección social al adulto mayor y potenciales beneficiarios. Beneficiarios Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor - JLC. Restaurantes escolares . Existencia de Programa Prevención, Desestimulo, Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Trabajo Juvenil. Número de cupos desayunos escolares, infantiles; desayunos grado 1.° de escolaridad y 2.° en adelante, etc.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Cultura
Información por Dependencias
Verificar si existe un plan sectorial. Elaborar un inventario con información de infraestructura Cultural existente en las áreas urbana y rural: número instalaciones y estado de las mismas. Verificar el cumplimiento de los compromisos del municipio, si participó en el Plan Nacional de Cultura y Convivencia. Identificar los programas existentes para la protección y salvaguarda de los bienes de interés cultural en su municipio. Identificar los proyectos de cultura realizados que atendieron a los diversos grupos de población : niños, jóvenes, adulto mayor, indígenas, población en situación de discapacidad. Identificar los proyectos de cultura orientados a brindar procesos de capacitación y formación. Flujo de los recursos asignados en el período anterior para estos sectores por el SGP. Inversión de los recursos de estampilla procultura.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Vivienda
Información por Dependencias
Establecer el déficit de vivienda en la entidad territorial. Identificar y evaluar la efectividad de la instancia o dependencia encargada de la política y gestión de programas de vivienda en la entidad territorial. Identificar las acciones que está desarrollando la entidad territorial para ampliar la cobertura de Viviendas de Interés Social (VIS). Identificar las acciones que está desarrollando la entidad territorial para promover la oferta y organizar la demanda de VIS. Establecer la oferta de suelo disponible para vivienda de interés social.
Identificar la demanda y establecer acciones de mejoramiento integral de barrios.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Alcantarillado
Información por Dependencias
La Administración entrante debe verificar si el gobierno que termina cumplió con requisitos y con la adopción de procedimientos generales exigidos por las normas.
los
Se recomienda al mandatario saliente organizar la siguiente información, de tal manera que le permita al nuevo mandatario definir políticas para atender las necesidades del sector:
Tipo de entidad prestadora. Tipo de sistema: mixto; aguas lluvias y aguas negras en forma independiente; Sólo aguas negras. Cobertura en la prestación del servicio en el sector urbano y rural. Es importante que se identifiquen y analicen las dificultades que se presentaron para la prestación del mismo. Costo total de la prestación del servicio; y gasto público del sector dividido por componentes (funcionamiento, inversión). Forma de disposición de las aguas residuales de aquellos sectores de la entidad territorial que no cuentan con conexión a la red de alcantarillado.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Acueducto
Información por Dependencias
El nuevo mandatario y su equipo deben verificar si existe un convenio suscrito entre Nación, Departamento y Municipio para adelantar la elaboración y ejecución de un Plan Departamental de Agua. Así mismo, debe verificar cuántas y con cuáles fuentes y por cuántas vigencias se comprometen recursos en la entidad territorial. Adicionalmente, es necesario mirar a qué localidades cobija el Plan Departamental de Agua. Qué localidades de la entidad territorial forman parte del Programa de modernización Empresarial que auspicia el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT) y cuál es el estado actual del avance.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Aseo
Información por Dependencias
La Administración saliente debe informar a la entrante quién es el prestador del servicio y hacer entrega de los registros periódicos sobre la gestión del servicio. Es importante que la Administración que termina su gobierno entregue las siguiente información organizada a su sucesor:
Tipo de entidad prestadora y tipo de servicios que ofrece. Cobertura del servicio en zonas urbanas y rurales. Calidad y oportunidad del servicio. Formas de disposición final de los residuos sólidos. Costo total de la prestación del servicio y gasto público del sector dividido por componentes (funcionamiento, inversión).
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MARCO INSTRUMENTAL
Medio Ambiente
Información por Dependencias
Se sugiere que las Administraciones saliente y entrante se reúnan y dialoguen para que se pueda: Establecer si la entidad territorial cuenta con patrimonio ecológico y de qué tipo. Verificar si la entidad territorial cuenta con información sobre los recursos naturales y el medio ambiente, o ha adelantado estudios ambientales. Verificar si la Administración territorial ha participado en la elaboración de planes, programas y proyectos ambientales regionales. Verificar si se están desarrollando iniciativas para protección del medio ambiente y las estrategias de ambientes saludables. Identificar los compromisos existentes entre la entidad territorial y la corporación Regional, el DAMA, y/o el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Participación
Información por Dependencias
Dada la importancia de la participación ciudadana en la gestión pública, es importante que el gobernante que termina su período y quien lo sucede dediquen un espacio generoso para discutir sobre este aspecto. Entre otras recomendaciones se formulan las siguientes:
Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planificación, ejecución, seguimiento y evaluación. Verificar si existe información disponible, oportuna y accesible sobre la situación de la entidad territorial y la gestión de la Administración para que sea consultada por la comunidad. Verificar si los últimos planes de desarrollo y los planes sectoriales se han elaborado consultando a la comunidad y si son ejecutados con activa participación e involucrando a los ciudadanos. Verificar si hay espacios, mecanismos y canales de participación y comunicación con los ciudadanos, y si existe alguna motivación para que ellos participen de lo público.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Participación
Información por Dependencias
Verificar si existe un inventario de las organizaciones sociales y de los diferentes mecanismos de participación implementados. Analizar la dinámica de la participación en la gestión de la Administración saliente. Revisar si existe algún programa o proceso de formación ciudadana.
Verificar si la entidad territorial tiene implementada Oficina de Quejas y Reclamos. Averiguar cómo son las relaciones entre la Administración y el Consejo Territorial de Planeación y si la Administración le presta el suficiente apoyo administrativo y logístico.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Desarrollo Rural
Información por Dependencias
Los alcaldes electos de los distritos y municipios de las categorías 1, 2 y 3 deben verificar si se está realizando la vigilancia y el control sanitario de la distribución y comercialización de alimentos y de los establecimientos gastronómicos, así como del transporte asociado a dichas actividades. Así mismo, deben averiguar por los proyectos de desarrollo del área rural que tengan impacto regional y/o que conserven la soberanía alimentaria garantizando la seguridad alimentaria. Adicionalmente, deben:
Identificar qué alianzas de pequeños y medianos productores existen con el objetivo de promover proyectos con potencialidad exportadora.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Desarrollo Rural
Información por Dependencias
Identificar si se ha conformado el Comité de Reforma Agraria que Reforma la Ley 160 para municipios y departamentos, preguntar qué ha hecho en reforma agraria en la parte fitosanitaria. Identificar los diferentes Programas que el gobierno nacional está aplicando en su municipio, identificando coberturas geográficas y demográficas, inversión realizada, créditos otorgados, etc. Identificar los usos del suelo y sus principales rubros productivos de carácter agropecuario. Identificar el número de productores asistidos y compararlo con el número de productores que requieren asistencia.
Identificar el número de técnicos disponibles. Verificar el nivel de inversión en capacitación agropecuaria.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Información por Dependencias
Justicia, Seguridad y Convivencia Establecer, en coordinación con las autoridades territoriales competentes, una base mínima de indicadores relacionados con:
Tasas de homicidios, población desplazada, víctimas de minas antipersonas y/o otros artefactos explosivos, tasas de hurto simple y agravado, tasas de accidentalidad, casos de violencia intrafamiliar registrados, entre otros. Identificar los mecanismos alternativos de resolución de conflictos empleados y su nivel de uso por parte de los ciudadanos como instancias de justicia. Verificar si se está implementando el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Información por Dependencias
Justicia, Seguridad y Convivencia Prevención y atención de desastres Identificar si existen Planes Locales de Emergencia y Contingencia y la estructura e integrantes del Comité Regional o Local de Prevención y Atención de Emergencias. Determinar el estado de avance de los planes, programas y proyectos relacionados con procesos de prevención y reducción de condiciones de riesgo, y actualizarlos de acuerdo con los lineamientos definidos por el POT.
Identificar, a partir de información disponible relativa a estudios técnicos detallados sobre amenazas, riesgos y vulnerabilidad, si existe mérito para llevar a cabo la revisión del POT, en virtud de lo establecido en el artículo 5 del Decreto 4002 de 2004 “Por el cual se reglamentan los artículos 15 y 28 de la Ley 388 de 1997”.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Información por Dependencias
Infraestructura Vial
Identificar los proyectos que está adelantando los Gobiernos nacional y departamental en su territorio y su estado de avance.
Identificar el costo del mantenimiento de la malla vial y el nivel de gasto actual en el sector.
Realizar un análisis sobre la situación del municipio en cuanto a la red vial Terciaria (vías intramunicipales) y las vías urbanas.
En el caso de las ciudades capitales, cuando la situación así lo amerite, es importante conocer y verificar el estado de avance de los proyectos de transporte masivo que se están adelantando con el concurso de la Nación.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Desarrollo Económico
Información por Dependencias
Indagar por la Agenda Interna Regional de Productividad y Competitividad.
Identificar si existen proyectos para apoyar el turismo, la conformación de cooperativas de productores, etc.
Verificar si existe algún tipo de alianza con la cámara de comercio para dar apoyo a los empresarios.
Identificar cuál es la infraestructura de ciencia y tecnología que existe en la entidad territorial (centros de desarrollo tecnológico, participación de la academia).
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Instrumentos y Mecanismos de Gestión Además de la gestión sectorial, existen mecanismos que contribuyen a que la Administración oriente la inversión de manera focalizada, con criterios Poblacionales, geográficos, por nivel de pobreza, político-administrativos, etc., razón por la cual se sugiere que durante el proceso de empalme los mandatarios (entrante y saliente) aborden de manera especial los siguientes aspectos:
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: ESTRATIFICACIÓN Es importante que el nuevo mandatario municipal o distrital se informe sobre la estratificación en su entidad territorial, pues una clasificación errada acarrea responsabilidades fiscales. Así mismo, los incumplimientos en los deberes legales que tienen los alcaldes en esta materia son investigados por la Procuraduría General de la Nación, según el régimen establecido (Ley 732 de 2002). El alcalde saliente debe suministrar a la nueva administración tres estudios de estratificación:
El documento correspondiente a la estratificación urbana o de la cabecera municipal, el cual fue realizado entre 1995 y 1997. El documento correspondiente a los centros poblados ubicados en la zona rural, o conglomerados de veinte y más viviendas existentes en las inspecciones de policía, corregimientos o caseríos, cuando dichos conglomerados de viviendas existan.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: ESTRATIFICACIÓN
El documento correspondiente a la estratificación de fincas y viviendas dispersas rurales. Tales estudios constan de informes sobre la manera como fueron realizados, de las bases de datos y aplicativos de computador empleados para procesarlas, y de los planos en los cuales se identifican los estratos mediante colores. Otros documentos que el nuevo mandatario debe solicitar son: Los decretos municipales o distritales por medio de los cuales se adoptaron los estratos en cada caso, según los resultados de los estudios. El decreto por el cual se conformó el Comité Permanente de Estratificación, el cual debe estar integrado por representantes de la comunidad y de las empresas de servicios públicos domiciliarios.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: ESTRATIFICACIÓN
Así mismo, debe solicitar la copia del Modelo de Reglamento de Funcionamiento del Comité, elaborado por el Departamento Nacional de Planeación. La Circular DDT-GESE 001 del 27 de agosto de 2003, mediante la cual se informa el estado de la estratificación en su municipio o distrito, y se suministraron orientaciones según la situación de avance en la cual se encontraba para cada caso (urbana, de centros poblados y de fincas y viviendas dispersas rurales).
Si el Secretario de Planeación no posee alguno de estos documentos, debe ponerse en contacto con el Departamento Nacional de Estadística – DANE, Dirección de Información Geoestadística.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: SISBEN El nuevo gobernante debe informarse y documentarse sobre qué es el Sisbén y cuáles son sus objetivos y aplicaciones. La Administración saliente debe comunicar el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y depurar las personas registradas en el Sistema y su clasificación. Al respecto, se recomienda verificar si se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han generado correctivos. Para ello, la Administración que termina su mandato debe entregar: Las encuestas físicas que son el soporte del Sisbén (municipio). Un reporte de las depuraciones realizadas y de los actos administrativos que las implementan (municipio). La base de datos en el programa del DNP actualizada (municipio y departamento). El acta de liquidación del convenio de actualización con el PNUD o el estado en que se encuentra (municipio). Es importante recordar que los funcionarios encargados de administrar el Sistema han recibido entrenamiento especial en el tema. Por ello, se debe considerar lo estratégico de su permanencia en la Administración.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Durante el empalme es necesario identificar los puntos clave para que el Banco de Programas y Proyectos realmente funcione como instrumento de planeación y de gestión de proyectos. En este sentido, se recomienda: 1. Comprobar su existencia legal y funcionamiento. Para ello, se sugiere revisar la siguiente información y verificar si el personal responsable del Banco está capacitado para formular proyectos y manejarlo: La norma de Acuerdo/Ordenanza/Decreto por medio del cual se crea. El manual de procedimientos del Banco de Programas y Proyectos en la entidad territorial. Verifique si sus disposiciones se cumplen. Las metodologías para la formulación, puesta en marcha y evaluación de los proyectos de inversión. Las herramientas informáticas para el apoyo de la gestión de bancos con sus respectivos archivos magnéticos, los manuales de usuario, y los instructivos de actualización e instalación. La base de datos o el programa en el cual se maneja el Banco de Proyectos de la entidad territorial.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 2. Revisar la información de los proyectos inscritos y viabilizados en Banco de Programas y Proyectos del municipio, del departamento y de la Nación. Algunas recomendaciones para facilitar el proceso son:
Elaborar un listado de los proyectos físicos radicados y registrado en el Banco de Proyectos de la entidad territorial y en otros niveles o instancias de gobierno y su estado. Elaborar un listado de los proyectos registrados que no obtuvieron recursos pero que contribuyen a la solución de necesidades insatisfechas (es útil ordenarlos por sector y por entidades). Esta información es importante pues permite que el nuevo mandatario identifique aquellos proyectos que están formulados y que responden a los compromisos adquiridos en el Programa de Gobierno. Elaborar un listado de los proyectos que solicitan recursos del Departamento y/o la Nación y no han recibido financiación en vigencias anteriores pero pueden aplicar a los programas vigentes de ambos niveles de Gobierno.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
La nueva Administración debe solicitar un reporte de los conceptos emitidos sobre los proyectos de interés, y copia de los proyectos radicados en otros niveles o instancias de gobierno y el estado en que se encuentran.
Revisar el estado del seguimiento y evaluación de los proyectos viabilizados en Banco de Programas y Proyectos que se encuentren en ejecución: Elaborar un listado de los proyectos que se están ejecutando, indicando su avance físico y financiero. Esto le permite al mandatario verificar si están registrados en el Banco de Programas y Proyectos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: CONVENIOS Y ACUERDOS INTERINSTITUCIONALES Las figuras asociativas - asociaciones de municipios, Agencias de Desarrollo Económico, convenios interinstitucionales, etc. - son mecanismos de gestión que permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratégicos de desarrollo con otras entidades territoriales y/o con otros actores, mediante: La unión de esfuerzos administrativos y económicos, el aprovechamiento de economías de escala que surjan de dichas alianzas y el fortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestión. De esa forma, cobra especial importancia no sólo fomentar la creación de instancias asociativas, sino orientar esfuerzos hacia las existentes. Por ello, es necesario que durante el proceso de empalme:
Se identifiquen las figuras asociativas a las cuales pertenece la entidad territorial y el objeto de cada una de ellas.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Instrumentos y Mecanismos de Gestión: CONVENIOS Y ACUERDOS INTERINSTITUCIONALES
Se determine cuáles figuras asociativas se encuentran en funcionamiento, si cumplen con los objetivos, y si representan beneficios reales en términos de costo/beneficio.
Se identifique qué tipo de proyectos y servicios están ejecutando en beneficio de la entidad territorial. Se listen los compromisos adquiridos en cada una de las figuras asociativas.
Se establezca cuánto le cuesta a la entidad territorial pertenecer a cada una de las figuras asociativas. Se construya un calendario de encuentros con los demás miembros de la figura asociativa con el objetivo de hacer seguimiento a las actividades pendientes y fijar nuevos compromisos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN FISCAL, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL
Es importante que la elaboración del Plan de Desarrollo parta de una identificación racional y objetiva de los recursos con los cuales contará la Administración durante el período de gobierno. Por ello, es necesario que en el proceso de empalme se suministre la información necesaria para facilitar al mandatario electo y su equipo el conocimiento amplio y detallado de la realidad financiera de la entidad territorial.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN FISCAL, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Debe tenerse una aproximación de los recursos que podrá ejecutar la Administración. Ello le permitirá al nuevo gobernante no sobredimensionar ni subvalorar las acciones que adelantará durante su gestión. Así mismo, le servirá como insumo para definir estrategias para aumentar los recursos propios, apalancar proyectos mediante la cofinanciación y definir en cuánto podrá endeudarse para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo. Igualmente, le indica los aspectos que debe trabajar para asegurar el cumplimiento de las normas que rigen en materia financiera, especialmente la Ley 617de 2000 sobre límites a los gastos de funcionamiento, la Ley 715 de 2001 sobre destinación de los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones y la Ley 819 de 2003 sobre responsabilidad fiscal.
Se recomienda hacer un ejercicio juicioso de empalme en el tema fiscal, financiero y presupuestal que le permita a los gobernantes identificar las principales fuentes de recursos, sus destinaciones específicas y los gastos inflexibles, de tal forma que se evidencie cuál es el monto que puede dedicarse a libre inversión.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN FISCAL, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Información que debe preparar la administración en el tema fiscal, financiero y presupuestal: 1. Marco Fiscal de Mediano Plazo. Debe estar elaborado de acuerdo con las orientaciones de la Ley 819 de 2003 sobre responsabilidad fiscal. 2. Plan Financiero. Allí se debe analizar la situación financiera de la entidad territorial y establecer sus objetivos y metas de la misma. Se debe verificar que el plan financiero contenga el informe sobre la situación de los ingresos tributarios, los no tributarios y de otras fuentes de recursos con las cuales haya contado la Administración - cooperación internacional, aportes sector privado, entre otros. Es importante incluir las proyecciones que se estén discutiendo. 3. Informe sobre los recursos que por diferentes conceptos haya recibido de otros niveles de gobierno, especialmente los relacionados con la asignación, giros y ejecución del Sistema General de Participaciones, en el cual se indiquen las destinaciones
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN FISCAL, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL establecidas por la ley y la orientación que la entidad territorial ha dado a tales recursos. 4. Plan Plurianual de Inversiones y sus ajustes si se llevaron a cabo. 5. Plan Operativo Anual de Inversiones en ejecución, del año 2007 y el formulado para el año 2008. 6. Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal que se hayan desarrollado en la entidad territorial y sus resultados a la fecha, cuando el departamento o municipio haya realizado este proceso. 7. Informe sobre los acuerdos de reestructuración de deuda cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 (intervención económica).
8. Estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, relación de créditos desembolsados y en trámite. El mandatario saliente, debe entregar copia de contratos, tablas de amortización y estado actual de las operaciones de crédito público.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN FISCAL, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Es de gran utilidad conocer los resultados de la entidad territorial en las evaluaciones que sobre el tema fiscal, financiero y de gestión han desarrollado el Departamento Nacional de Planeación y la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda. Estudie las reformas a la estructura tributaria y política financiera de la entidad territorial, así como los resultados obtenidos a partir de ellas Identifique las principales fuentes de recursos, sus destinaciones específicas y los gastos inflexibles, de tal forma que se pueda establecer cuál es el monto real que podrá destinar a inversión. Analice las limitaciones fiscales y los compromisos que debe cumplir con el fin de formular una buena estrategia de manejo fiscal para la vigencia que recibe.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN PRESUPUESTAL Y TRIBUTARIA Cada una de las ejecuciones presupuestales aprobadas durante su período de gobierno. Copia de información de ejecuciones presupuestales de las anteriores vigencias, presentadas al DNP en los formatos SICEP.
El Acuerdo o Proyecto del Presupuesto 2008 que se haya discutido o se esté discutiendo en el Concejo o la Asamblea. Dinámica durante la vigencia del Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) para establecer los compromisos de pagos que tendrá la entidad al finalizar el año y la disponibilidad de recursos de tesorería. El estado de las cuentas por pagar (identifique acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes). Copia de las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos de la vigencia mensualizada o por trimestre. Gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial. Bases de contribuyentes (histórico, tarifas, censo de contribuyentes por tipo de impuesto).
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN PRESUPUESTAL Y TRIBUTARIA Cuando el mandatario entrante reciba la Administración, la entidad territorial debe tener el presupuesto de 2008 aprobado o a punto de serlo. No obstante, una vez se apruebe el nuevo Plan de Desarrollo (o los ajustes al Plan vigente), el nuevo mandatario podrá recomendar al Concejo o a la Asamblea la reconsideración de algunos aspectos del presupuesto aprobado con el fin de incluir las partidas presupuestales que le permitan poner en marcha los programas prioritarios del nuevo Plan. Es importante tener en cuenta que toda modificación representa un costo en organización, planificación y capacidad de ejecución. Por lo tanto, procure hacer sólo los cambios imprescindibles y, sobre todo, respetar: • Los recursos asignados a proyectos en ejecución. • Aquellos en cuya gestión involucre a las comunidades. • Los que representan el cumplimiento de compromisos previamente contraídos, como pueden ser convenios de cooperación técnica y los acuerdos para el desembolso de recursos de cofinanciación o de crédito. • No intentar exceder los topes totales de recursos presupuestales disponibles y su flujo proyectado de ingreso durante la vigencia.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN PRESUPUESTAL Y TRIBUTARIA
ESTRUCTURA DEL ÁREA FINANCIERA La Administración saliente debe indicar las gestiones adelantadas en relación con la composición y reestructuración del área financiera, y aquellas referidas a la puesta en marcha de sistemas integrados de información, señalando las etapas ejecutadas y las pendientes, así como los resultados de estos procesos. Entre dichos documentos se encuentran: El manual de funciones. El manual de procedimientos del área financiera. El manual de usuarios del sistema que se esté empleando. Los mecanismos de articulación dentro de las dependencias del área presupuestal y financiera y de éstas con las demás dependencias de la administración.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN CONTABLE
Además de lo anteriormente señalado, es importante que el alcalde saliente nos entregue la información contable, la cual no sólo contribuye a la toma de decisiones adecuadas y hacer eficientemente nuestra gestión, sino que evita sanciones y procesos disciplinarios.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN CONTABLE ASPECTOS POR INFORMAR CON RELACIÓN AL PROCESO CONTABLE Entrega del sistema de información contable con todos los elementos que lo integran. Que están a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. De igual forma, está la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad contable pública. Que se hayan realizado y registrado los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los recursos destinados para el pago de estos pasivos. De lo contrario, evidenciar si se está realizando el estudio o se conoce el estado de esta obligación. Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad contable pública. Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable pública y si fueron entregados en administración o en fiducia. Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable. Los temas contables específicos acordados entre las partes, para ser entregados con posterioridad.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN CONTABLE
ANEXOS Al informe contable se deben anexar: Los estados contables básicos certificados, junto con sus notas, elaborados con corte al último día del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo. El informe de control interno contable, preparado conforme a la normatividad vigente, por el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL Aspectos que deben tenerse en cuenta con relación al Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP): El CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN FINANCIERA PÚBLICA – CHIP, es un sistema de información que permite a las entidades públicas, enviar a los organismos del orden nacional información financiera pública. Este sistema será el único canal a través del cual se podrá enviar dicha información. La Contaduría General de la Nación - CGN, es la entidad encargada de administrar el sistema . En este sentido los alcaldes y gobernadores entrantes deben cerciorarse que existan y estén a disposición los elementos funcionales del CHIP, tales como: Aplicativo Local, el cual debe estar instalado y funcionando en un equipo de la entidad, actualizado en versión y formularios al corte del 30 de septiembre de 2007, con el documento “Guía para la instalación y operación del Chip-Local”, versión 1.8 de febrero de 2007
Claves de accedo al aplicativo local. Deben quedar disponibles las correspondientes claves de acceso a las distintas funcionalidades para los usuarios habilitados en el sistema con el respectivo perfil, asegurándose que el usuario y la contraseña del perfil ADM_GENERAL se conservan en sobre cerrado y en lugar seguro. Clave de acceso a la página WEB: http://www.chip.gov.co, con el código de usuario y la respectiva contraseña.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL
Cuentas bancarias y de ahorros. Se debe soportar y conciliar la información con los extractos bancarios a la fecha de presentación de los estados contables y con los reportes diarios de bancos, para los días transcurridos entre la fecha de los estados contables y la del cambio de representante legal. Inversiones. Es necesario hacer la entrega fiscal de los títulos o de los respectivos certificados de depósito en custodia. También suministrar la información relativa a inversiones en títulos desmaterializados que posea la entidad. Cálculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Debe indicarse si existe cálculo actuarial vigente, si se está realizando el estudio, o si se desconoce el estado de esta obligación, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su cálculo. Así mismo, el informe debe mencionar si existen pasivos laborales representativos. Adicionalmente, se recomienda entregar la base de datos actualizada del PASIVOCOL y el estado del cálculo actuarial de los pasivos pensionales y el estado de cuenta en el Fonpet. Acreedores. Es necesario identificar claramente aquellos con quienes se tengan saldos por cancelar. Copia del acto administrativo por el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2007 y su estado de ejecución.
INFORMACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES
Información necesaria para la verificación de los recursos, obligaciones laborales e inversiones:
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL INFORMACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES
Responsabilidad en la información financiera e Informe de Control Interno Contable La certificación mediante firma de la información financiera, económica y social que las entidades públicas deben remitir a la Contaduría General de la Nación, corresponde al representante legal y demás funcionarios obligados, los cuales se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento de su envío, no obstante que ésta se refiera al período inmediatamente anterior, en el cual el firmante no era el titular del cargo. Lo anterior, aplica de igual forma en el caso de las liquidaciones.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL ESTRUCTURA ORGÁNICA Y RECURSOS HUMANOS En un proceso de empalme integral es fundamental establecer el estado de los temas propios de la administración y organización interna de la entidad territorial. El organigrama y la información de funcionarios y contratistas, por ejemplo, resultan útiles para el nuevo mandatario porque: Proveen detalles sobre el tamaño de la Administración. Permiten estudiar si la entidad territorial cuenta con una estructura adecuada para el buen desempeño de las competencias a su cargo.
Permiten saber si el tamaño de cada dependencia guarda relación con las funciones que debe desempeñar. Permiten analizar si el número de directivos, técnicos y personal de servicio es el adecuado para cada dependencia.
Permiten estudiar posibles estrategias para la racionalización de gastos.
El PROCESO DE EMPALME
MARCO INSTRUMENTAL ESTRUCTURA ORGÁNICA Y RECURSOS HUMANOS Para garantizar un adecuado empalme en esta materia, se sugiere diligenciar el formato 4 del Acta de Informe de Gestión y entregar los siguientes instrumentos: El Listado de dependencias de la administración y las relaciones jerárquicas entre ellas.
El Listado de organismos descentralizados que pertenecen La Relación del número de la planta de personal, con detalle de su experiencia y grado de profesionalización. Para ello, se debe identificar: el número de personas de carrera administrativa, los cargos de libre nombramiento y remoción, así como sus escalas salariales. El Listado de los contratistas y de los supernumerarios que se encuentren por fuera de la planta. El Listado de cargos de carrera que se encuentren vacantes.
El costo de la planta de personal por dependencia.
El PROCESO DE EMPALME
Los departamentos y municipios certificados en el sector educativo deben indicar los funcionarios docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad territorial, su ubicación, escalafón, antigüedad, costo y fuente de financiación. Informe sobre reestructuraciones administrativas efectuadas y sus resultados. Nómina de pensionados y trabajadores oficiales. Para obtener estos datos consulte: El acto administrativo por el cual se fija la estructura de la administración territorial.
La planta de cargos vigente. Los manuales de funciones por dependencia y cargo. La relación de los contratos de prestación de servicios y de consultoría vigentes. La información similar del sector descentralizado, cuando exista. Para ordenar toda esta información se recomienda el uso de la figura 1 y los formatos detallados.
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y RECURSOS HUMANOS
MARCO INSTRUMENTAL
El PROCESO DE EMPALME
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RECURSOS TÉCNICOS
Reglamentos internos y manuales de funciones y procedimientos Para efectuar un completo análisis sobre las funciones de la entidad territorial en relación con su estructura organizacional y su recurso humano, es fundamental partir del estudio de los reglamentos internos y de los manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad.
Importante siempre diligenciar el formato 10 del Acta de Informe de Gestión. Se recomienda leer cuidadosamente dichos documentos, ya que esta información dará una mejor idea sobre:
Las dependencias que requieren mayor concentración de personal debido a su elevado número de funciones. Y, en sentido opuesto, las que pueden liberar personal hacia otras oficinas por tener una baja carga de responsabilidades.
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RECURSOS TÉCNICOS
Las reestructuraciones que debe impulsar la Administración en términos de procesos administrativos para lograr mayor eficiencia. Los cambios que se deben efectuar para eliminar las funciones que se repiten en una y otra dependencia y que, por ello, generan descoordinación y pérdida de recursos, además de abrir espacios para comportamientos administrativos inadecuados (riesgo de corrupción).
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RECURSOS TÉCNICOS
Los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Control Interno y Gestión de Calidad Como desarrollo de la normativa vigente, para el cumplimiento de las competencias asignadas y para contribuir al logro de los fines esenciales del Estado, las entidades territoriales están llamadas a fortalecer su capacidad administrativa y su desempeño institucional, a través de la implementación de tres sistemas complementarios:
1. El Sistema de Desarrollo Administrativo; 2. El Sistema de Control Interno; y 3. El Sistema de Gestión de Calidad, razón por la cual la administración saliente debe informar a la nueva sobre el estado de avance en la implementación de cada uno de ellos, para asegurar su continuidad.
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RECURSOS TÉCNICOS
EL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: Conforme al Decreto 3622 de 2005, se requiere establecer, si el municipio o departamento han formalizado la conformación del Comité Técnico Institucional y de Desarrollo Administrativo, quiénes lo conforman y el número del acuerdo u ordenanza emitido según el caso; estado de avance en la elaboración del diagnóstico administrativo y en la formulación del Plan de Desarrollo Administrativo, informes de seguimiento y evaluación del plan de desarrollo administrativo por parte de los jefes de control interno, o quien haga sus veces.
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RECURSOS TÉCNICOS
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: con sujeción a las directrices de las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, se ha recomendado la evaluación de los diferentes elementos del sistema de control interno de las entidades del Estado, con el fin de establecer los ajustes necesarios, basados en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, que promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, en el cual se sigan las metodologías y procedimientos, establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). En tal sentido se requiere informar a la nueva administración, sobre los avances en ese proceso de transformación, sobre cuáles han sido las actividades realizadas por los gobernantes al respecto, la conformación y dinámica del comité de coordinación de Control Interno, los avances en el desarrollo de las etapas sugeridas para la implementación del MECI y los informes de la oficina de control interno, unidad de auditoría interna o de la dependencia que haga sus veces sobre la evaluación al sistema de control interno y al plan de mejoramiento institucional.
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RECURSOS TÉCNICOS
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: es una herramienta de gestión para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes del Estado, adopta igualmente un enfoque basado en los procesos que se surten dentro de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. En tal sentido, se requiere informar a la nueva administración sobre los avances en la implementación de este sistema y de su articulación con los otros dos sistemas, e identificar los funcionarios involucrados, su grado de formación en este proceso, el diseño y adopción de la política de calidad, el plan de auditorías internas, los informes de auditoría sobre los procesos y los avances en certificación de procesos.
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
El Acta de Informe de Gestión. (Ley 951 de 2005)
Es un documento escrito, que comprende todos los asuntos de la competencia, la gestión y el estado de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados los titulares o representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse del cargo, al
finalizar la administración por el período que estuvieron al frente del mismo o cuando se es ratificado en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales.
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: CONTENIDO
1. Recursos materiales y financieros: a) Inventario de bienes muebles e inmuebles
b) Información financiera, presupuestal y contable
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: CONTENIDO
2. Recursos humanos: 1. Composición de la planta de personal en relación con la estructura organizacional; 2. Número de empleados; 3. Tipos de vinculación; 4. Calidades profesionales; 5. Manuales de responsabilidades y procedimientos.
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: CONTENIDO
3. Recursos administrativos: Disponibilidad de instrumentos técnicos y procedimientos para facilitar no sólo la gestión administrativa y fiscal, sino también procurar mecanismos de control sobre los procesos jurídicos, los trámites de contratación y el seguimiento a proyectos de desarrollo de la entidad territorial.
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: CONTENIDO
4. Información del estado de los recursos: 1. Desagregada por vigencias fiscales. 2. Considerarla como un insumo del Proceso Auditor y un referente de la Rendición de Cuentas para los fines de la función de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República (Ley 951 de 2005 y Resolución Orgánica 5674).
Además del Acta de Informe de Gestión, deben presentarse todos los documentos soporte que sean requeridos y la información sobre gestión territorial y procesos jurídicos
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MARCO INSTRUMENTAL Informe ejecutivo de la gestión de la Administración saliente: principales logros, programas, proyectos, actividades y resultados.
Estructura actual de la planta de personal de la entidad territorial. Relación de los principales programas, estudios y proyectos que se vienen adelantando en la entidad territorial. Obras públicas, se debe señalar si está ejecutada o en proceso de ejecución. Si la obra pública terminó en condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.), se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones. Ejecuciones presupuestales.
Contratación
Reglamentos y manuales vigentes.
Concepto general de la situación administrativa y financiera.
EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: ESTRUCTURA DEL ACTA
Situación de los recursos de cada una de las vigencias fiscales que cubren el período de gobierno del mandatario saliente, con la identificación de: recursos financieros, Bienes muebles e inmuebles (se debe adjuntar un inventario y los responsables).
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: A QUIÉNES SE PRESENTA. A:
Los mandatarios entrantes. La Oficina de Control Interno de la Entidad. La Contraloría General de la República. Al concejo/asamblea saliente y entrante.
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EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: PLAZOS
Plazos para presentar y aprobar formalmente el Acta de Informe de Gestión Resolución Orgánica Número 5674 (CGR)
Mandatario saliente: está en la obligación de presentar el
Acta de Informe de Gestión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a finalización de su Administración. Dicha entrega debe ser realizada mediante un acto formal.
El mandatario entrante, está obligado a realizar una revisión y verificación del contenido del Acta de Informe de Gestión, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrega y recepción del despacho; período durante el cual el funcionario saliente puede ser requerido para que hagan las aclaraciones y para que proporcione la información adicional que se le solicite, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor. En el evento de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos, debe de inmediato informar a los órganos de control, para que ejerzan las acciones de su competencia.