Código de Ética y Buen Gobierno
Elaborado y revisado por: Equipo directivo Clínica Cardio VID. Direcciones de áreas transversales de la Fundación Santa María Aprobado: Dirección General Clínica Cardio VID Diciembre de 2012
Contenido 1. Objetivo 4 2. Alcance 4 3. Definiciones 4 4. Condiciones Generales 5 5. Contenido 6 5.1 Identificación de la Institución 6 5.1.1 Naturaleza 6 5.1.2 Objeto Social 6 5.1.3 Origen 6 5.2 Direccionamiento estratégico 7 5.2.1 Misión 7 5.2.2 Visión 7 5.2.3 Valores 7 5.2.4 Habilidades organizacionales asociadas con los valores 8 5.2.5 Política Integral de Calidad 9 5.2.6 Obejtivos de calidad 10 5.2.7 Política de seguridad 10 5.2.8 Derechos y deberes de los pacientes 10 5.2.9 Mapa de macroprocesos 12 5.3 Órganos de gobierno 13 5.3.1 Estructura organizacional 13 5.4 Administración 17 5.4.1 Colaboradores 17 5.4.2 Dirección de Desarrollo Humano 17 5.4.3 Inducción y entrenamiento 18 5.4.4 Remuneración 18 5.4.5 Resolución de conflictos 18 5.5 Política financiera 19 5.6 Reladciones corportivas con grupos de interes 21 5.7 Responsabilidad social 23 5.7.1 Programas docentes asistenciales y de educación médica continuada 23 5.7.2 Preservación del medio ambiente 25 5.7.3 Vinculación con la comunidad 26 5.8 Difusión y socialización del código 26 6. Documentos de referencia 28 7. Créditos 28 8. Seguimiento a modificaciones 28
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1. Objetivo Compilar las políticas, normas, sistemas y principios éticos que orientan las actuaciones de la Clínica Cardio VID, para asegurar que las personas que la conforman se rijan por lo en él establecido, lo acaten y lo respeten. De igual forma busca mantener la credibilidad, seguridad y confianza de todos sus públicos relacionados (colaboradores, gobierno, sector financiero, proveedores, contratistas, sector salud) a través de hacer explícitos sus principios y prácticas de buen manejo institucional
2. Alcance El presente Código constituye un marco obligado de referencia para todas las actuaciones de la Junta Directiva, de los colaboradores y en general de todas las personas vinculadas de alguna manera con la Clínica Cardio VID.
3. Definiciones Alta Dirección: comprende los ejecutivos, directores o líderes que constituyen el nivel más alto de una empresa, los cuales comparten la responsabilidad principal por el desempeño o por los resultados de la organización.
Código de Ética: también denominado código de conducta. Es el documento que comprende las disposiciones referentes para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los principios, valores y directrices que, en coherencia con el Código del Buen Gobierno, todo colaborador de la entidad debe observar en el ejercicio de su funciones.
Código del Buen Gobierno:
también denominado código de gobierno corporativo. Se define como el documento que compila los compromisos éticos de la Alta Dirección con respecto a la gestión integral, eficiente y transparente en su labor de dirección y/o gobierno, que a manera de disposiciones voluntarias de autorregulación, son promulgadas ante los diversos públicos y grupos de interés, con el fin de generar confianza tanto en los clientes externos como internos.
Cultura Organizacional:
esquema de valores y principios que son construidos y compartidos en forma auténtica por los integrantes de una organización. Así como el conjunto de comportamientos y prácticas que son comunes y distintivos de las personas que pertenecen a ella.
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Gobierno Corporativo:
son los estándares definidos e implementados por una
organización con el fin de garantizar un ejercicio gerencial con rectitud y transparencia, el derecho de los socios o accionistas, las responsabilidades de las juntas directivas, la fluidez de la información y las relaciones con los grupos de interés. El objetivo principal de la incorporación de estos estándares, es la generación de confianza, como un elemento que tiene una relación natural con el manejo y el desempeño empresarial.
Misión: razón de la existencia de la empresa. Políticas:
directrices u orientaciones por las cuales la Alta Dirección define el marco de
actuación con el cual se orientará la gestión de servicio, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la Entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y propósitos.
Valores: conjunto de atributos compartidos por todo el personal de una organización que definen los comportamientos, lenguaje, símbolos y actividades que orientan y/o conforman la cultura organizacional deseada.
Visión: situación prevista para el futuro de la organización, el sueño de la Alta Dirección.
4.
Condiciones Generales
Los Órganos Directivos de la Clínica Cardio VID, han tenido tradicionalmente una especial preocupación por el buen gobierno corporativo, por lo cual han establecido desde hace tiempo un conjunto de principios y normas internas que han demostrado su eficacia a lo largo de muchos años de aplicación y constituyen el precedente inmediato de este Código. El Código de Buen Gobierno, precisa los principios, mecanismos e instrumentos de actuación, mediante los cuales la Clínica garantiza una gestión transparente de todas las actividades relacionadas con el desarrollo de su objeto social. El presente Código de Buen Gobierno fue aprobado por la Junta Directiva de la Clínica Cardio VID y debe servir como instrumento primario para la administración, para sus colaboradores y como marco de referencia que le permita a la Clínica cumplir con sus objetivos, su misión y visión.
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5. Contenido 5.1
Identificación de la Institución
5.1.1 Naturaleza: La Clínica Cardio VID es una Institución asistencial creada por la Congregación Mariana de Medellín, entidad sin ánimo de lucro con personería jurídica reconocida mediante la Resolución No. 99 del 5 de diciembre de 1941, emanada del Ministerio de Gobierno de la República de Colombia. La Clínica está regida en la actualidad por estatutos aprobados por la Resolución No. 00296 del 13 de enero de 2005 de la Gobernación de Antioquia mediante la Secretaría Seccional de Salud y Protección Social. Es una Institución hospitalaria de origen privado, de utilidad común, y sin ánimo de lucro, para la comunidad en general. En la prestación de sus servicios, la Clínica prescinde de toda consideración de índole racial, religiosa, social o política. La Clínica se rige actualmente por lo dispuesto en el Decreto No. 1088 de 1991 y la Resolución 13565 de 1991, expedidos por el Ministerio de Salud y de la Protección Social; la vigilancia y control de la misma serán ejercidos por la Secretaría Seccional y Protección Social de Antioquia.
5.1.2 Objeto social: La Clínica Cardio VID tiene por objeto promover, proteger y recuperar la salud. Sus objetivos son: Prestar a la comunidad servicios médico-asistenciales. Realizar actividades de docencia, rehabilitación e investigación, principalmente en relación con las enfermedades cardiovasculares, neurovasculares, torácicas y pulmonares.
5.1.3 Origen: Es una obra de la Congregación Mariana de Medellín, comunidad de vida cristiana, integrada por seglares, con la orientación espiritual de la Compañía de Jesús, que cumple una labor en la formación espiritual y de servicio a la comunidad, a través de sus obras sociales; contribuyendo con esto a la labor evangelizadora y de servicio de la Iglesia Católica.
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5.2
Direccionamiento estratégico
5.2.1 Misión La Clínica Cardio VID es una obra de la Congregación Mariana, sin ánimo de lucro, creada para prestar servicios de salud de alta especialidad a la sociedad, en las áreas cardiovascular, torácica, pulmonar y neurovascular, con altos estándares de calidad técnica, científica y humana; siguiendo las orientaciones de la Iglesia Católica. Promueve la realización de investigaciones clínicas y participa en la formación de los profesionales de la salud. Desarrolla sus actividades con un profundo respeto por la dignidad de cada persona, al velar por el fiel cumplimiento de sus deberes y la protección de sus derechos.
5.2.2 Visión Mantener el alto posicionamiento cardiovascular, neurovascular y pulmonar y obtener el reconocimiento como institución líder en estas áreas para el 2015 en Colombia. Conservar y mejorar altos estándares de calidad técnica, científica y humana, en condiciones ambientales adecuadas y a un costo racional.
5.2.3 Valores Sentido trascendente de la existencia: es tener la firme convicción de una vida eterna, más
allá de la muerte, como don de Dios “El Trascendente”.
Solidaridad: actitud permanente de ayuda y colaboración frente a las dificultades de las
personas.
Sin ánimo de lucro: trabajar sin buscar utilidades económicas para el beneficio particular. Eficiencia: la capacidad de obtener mejores resultados, mediante el uso racional de los recursos. Vocación de servicio: la capacidad de darse a los demás, teniendo la conciencia de brindar
un servicio con sentido apostólico
Creatividad: la disposición permanente para buscar mejores alternativas y soluciones en
el trabajo, ajustándose a las políticas de la Congregación Mariana.
Calidad: es satisfacer las necesidades y superar las expectativas de nuestros clientes.
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5.2.4 Habilidades organizacionales asociadas con los valores: Las habilidades organizacionales se determinaron a partir de los valores corporativos. A continuación se relacionan los valores corporativos y las habilidades organizacionales que los contienen. Habilidad Organizacional Adaptabilidad: habilidad de modificar la propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nuevos datos o cambios en el entorno. Iniciativa: capacidad de proponer y ejecutar las tareas. Equilibrada entre las directrices recibidas y el conocimiento directo de la realidad, siempre con una finalidad de mejora. Compromiso organizacional: capacidad personal y buena voluntad de alinear el propio comportamiento con las necesidades, prioridades y objetivos de la organización.
Responsabilidad personal: capacidad de aceptar en forma activa y responder por la administración de actividades, aseguramiento de la calidad en el trabajo y la constante búsqueda de aprendizaje Construir relaciones: capacidad de crear o mantener un ambiente de amistad, de relaciones cálidas o redes de contacto entre las personas que interactúan, para alcanzar los objetivos propuestos. Comunicación: capacidad de elegir el canal más apropiado que permite interactuar con las personas, para llegar a un entendimiento eficaz de los mensajes transmitidos y recibidos. Trabajo en equipo: capacidad para participar activamente en los objetivos comunes, subordinando los propios intereses a los del grupo. Orientación al servicio: habilidad de desarrollar las relaciones mediante el deseo de ayudar o servir a los demás, siendo conscientes de sus necesidades con el fin de satisfacerlas.
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Valor
Creatividad Eficiencia Solidaridad Vocación de servicio
Creatividad Eficiencia Sin ánimo de lucro
Sentido trascendente de la existencia Calidad Vocación de servicio Sin ánimo de lucro Solidaridad
Sentido trascendente de la existencia Calidad Eficiencia Solidaridad
Calidad Vocación de servicio Solidaridad Sentido trascendente de la existencia
Eficiencia Solidaridad Vocación de servicio
Solidaridad Vocación de servicio Calidad Eficiencia
Sentido trascendente de la existencia Vocación de servicio Solidaridad
5.2.5 Política Integral de Calidad Garantizar a los clientes a través del mejoramiento continuo la prestación de servicios y/o elaboración de productos con calidad humana, técnico-científica, costo racional, bajo condiciones óptimas y seguras, con responsabilidad social y ambiental. Interpretación Política Integral de Calidad
Garantizar a los clientes a través del mejoramiento continuo la prestación de servicios y/o elaboración de productos con:
Calidad humana,
Técnico-científica,
Costo racional,
Bajo condiciones óptimas y seguras,
Proveer los recursos necesarios para implementar un Sistema de Gestión de Calidad integrado, que brinde confianza a los clientes (paciente, familiares, proveedores, entidades gubernamentales, cliente interno y comunidad en general), en la prestación de servicios de salud, comunicación, familia, educación y elaboración de productos, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales, del cliente, de la norma e institucionales, mejorando en forma continua la eficacia y eficiencia de los procesos y buscando la satisfacción de nuestros usuarios. Dar cumplimiento a uno de los valores institucionales como lo es “vocación de servicio”, la capacidad de darse a los demás, teniendo la conciencia de brindar un servicio con sentido apostólico, reconociendo a los usuarios y clientes como personas humanas, reconociendo su dignidad, tratándolos como verdaderos hijos de Dios con amabilidad, calidez y respeto. Desarrollar procesos eficientes y eficaces bajo conocimientos científicos y técnicos utilizando la tecnología adecuada y con personal idóneo y competente. Optimizar los recursos de manera que sea posible generar productos y servicios con excelente calidad y a precios competitivos. Desarrollar procesos que generen servicios y/o productos seguros para el cliente: Contar con una infraestructura que cumpla con los requisitos aplicables para la prestación del servicio o la elaboración del producto. Disponer de áreas de trabajo limpias, ordenadas y seguras. Suministrar los elementos necesarios para la protección del personal y la prevención de riesgos en seguridad y salud ocupacional. Evitar la contaminación del medio ambiente con las actividades, productos y servicios.
Desarrollar procesos que permitan el cumplimiento de Con responsabilidad social los requisitos legales, el desarrollo social, el crecimiento y ambiental económico y el cuidado del medio ambiente.
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5.2.6 Objetivos de calidad Calidad humana Calidad técnico – científica Costo racional Condiciones ambientales óptimas Responsabilidad social y ambiental
5.2.7 Política de seguridad Las Obras de la Congregación Mariana se comprometen a brindar un entorno seguro y promover una cultura de seguridad que involucre al cliente interno y externo, disponiendo de los recursos necesarios para identificar, prevenir y reducir los riesgos, evitando daños durante su permanencia en la institución.
5.2.8 Derechos y deberes de los pacientes Los derechos y deberes aprobados y aplicados en la Clínica Cardio VID son los siguientes:
Derechos: • A disfrutar de una comunicación plena y clara con el personal de la Institución. • A ser identificado por su nombre. • A recibir un trato digno que respete sus creencias y costumbres, así como las opiniones
personales que tenga sobre la enfermedad que sufre.
• A que todos los informes de la historia clínica sean tratados de manera confidencial y secreta,
y que sólo con su autorización puedan ser conocidos.
• A que se le preste durante todo el proceso de la enfermedad la mejor asistencia médica
disponible, respetando su deseo en el caso de enfermedad irreversible.
• A que se le respete la voluntad de aceptar o rehusar la donación de sus órganos para que
estos sean trasplantados a otros enfermos, conforme a la Ley.
• A morir dignamente y a que se le respete su voluntad de permitir que el proceso de la
muerte siga su curso natural, en la fase terminal de su enfermedad.
• A revisar y recibir explicaciones acerca de los costos por los servicios obtenidos. • A recibir o rechazar apoyo espiritual o moral, cualquiera que sea la fe o doctrina religiosa
que profese.
• A que se le respete la voluntad de participar o no en investigaciones. • A dar o negar su consentimiento para la realización de algún procedimiento.
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• A recibir una atención segura. • A que se respete, en la medida de lo posible, su privacidad visual y auditiva. • A presentar reclamos o sugerencias, cuando considere que hubo fallas en la prestación del servicio. • A ser atendido por personal idóneo y calificado. • A elegir libremente el profesional de la salud que ha de tratarlo dentro de los recursos
disponibles por la Institución.
• A solicitar un segundo concepto sobre el diagnóstico, pronóstico o tratamiento relacionado
con su estado de salud.
• A la cercanía humana presencial de sus familiares, allegados y seres queridos, siempre que
no interfiera con su tratamiento.
Deberes: • Dar información oportuna, clara, veraz y completa de las circunstancias relacionadas con
su estado de salud y de los hechos o situaciones causantes de su deterioro, para que la
Institución pueda brindarle el cuidado apropiado.
• Tratar con respeto y dignidad a las personas que lo atienden, a los otros pacientes y a las
demás personas.
• Autorizar por escrito a la persona que tendrá acceso a reclamar copia de su historia clínica
cuando no pueda realizarlo.
• Expresar por escrito, su voluntad de no aceptar algún tratamiento o procedimiento. • Cancelar oportunamente y/o facilitar el pago de los servicios y honorarios profesionales. • Manifestar al personal de la Institución el deseo de recibir o no apoyo moral o espiritual. • Informar abiertamente la decisión de no querer participar en investigaciones. • Comprometerse a diligenciar el consentimiento informado, luego de haber comprendido la
información dada acerca del procedimiento que se le va a practicar.
• Involucrar a los familiares en su seguridad. • Respetar la intimidad de los otros pacientes, sea que comparta o no habitación con ellos. • Utilizar los servicios de la oficina de “Atención al usuario y calidad del servicio” para
presentar sus reclamos y sugerencias.
• Designar una tercera persona competente, para subrogarle el diligenciamiento del
consentimiento informado, cuando lo desee o no esté en condiciones de hacerlo.
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• Cumplir las normas y recomendaciones dadas por la Clínica y su personal, y en particular
por el médico tratante.
• Procurar que él mismo y los suyos, colaboren con el equipo humano de tratamiento. • Cuidar y hacer uso racional de los recursos, instalaciones, dotación y servicios de la Institución.
5.2.9 Mapa de Macroprocesos El mapa de macroprocesos es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman nuestro Sistema de Gestión de Calidad, definido bajo el siguiente orden:
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5.3
Órganos de gobierno
5.3.1 Estructura organizacional
5.3.2 Órganos de gobierno Junta directiva Clínica Cardio VID Sus funciones son: • • • •
Elegir sus dignatarios Expedir su propio reglamento de funcionamiento. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la institución, tanto para funcionamiento como para inversión, con la necesaria ratificación de la Junta Directiva de la Fundación Santa María (Organización VID). Nombrar y remover a los Directores de Área y designar los miembros de los comités que le Código de ética y buen gobierno
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correspondan según los presentes estatutos.
• Crear y suprimir cargos, según lo considere conveniente para el mejor funcionamiento de
la institución.
• Orientar las políticas generales y las medidas necesarias para que la institución pueda
cumplir con su misión y objetivos.
• Examinar los estados financieros mensuales y aprobar o desaprobar los estados financieros
básicos anuales de la institución que someta a su consideración el Director General, con
la necesaria ratificación de la Junta Directiva de la Fundación Santa María, así como los
informes de gestión que dicho Director le presente.
• Autorizar la adquisición, arrendamiento, gravamen o enajenación de inmuebles, cualquiera
que sea la cuantía de los respectivos actos y definir las bases con las cuales se puedan celebrar
otros contratos o hacer otras inversiones de cuantía superior a 500 salarios mínimos
legales mensuales vigentes (SMLMV)
• Cuando se trate de los mencionados actos sobre bienes inmuebles e inversiones de cuantía
superior a 1.500 SMLMV, la decisión que adopte la Junta Directiva será sometida luego a
consideración de la Junta Directiva de la Fundación Santa María, para que esta la ratifique o
la revoque.
• Las demás funciones que le correspondan conforme a la ley o a los presentes estatutos. Conformación de la Junta Directiva: • Director General de la Congregación Mariana • 5 Principales (1 presidente) • 4 Suplentes • 1 Representante del Sector Salud • 1 Secretario • Invitados permanentes: Director Ejecutivo de la FSM y el Director General de la Clínica
Cardio VID.
• Otros invitados: según los proyectos o informes a rendir.
Comité de Gestión Funciones • Planeación, orientación, control y evaluación de las tareas administrativas, asistenciales, de
investigación y de docencia que se realicen en la institución.
• Además, tendrá la función de estudiar, analizar, evaluar y autorizar los actos y contratos
relacionados con la adquisición de los insumos necesarios, artículos y productos del consumo
ordinario de la institución, sin perjuicio de las atribuciones conferidas al representante legal.
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Integrado por: Director Ejecutivo de la Fundación Santa María- Organización VID Director General de la Clínica Cardio VID Director Administrativo Directora Médica Subdirectora Médica Directora de Enfermería Subdirectora de Enfermería Director Científico Directora de Contrataciones
Director General Es el Representante Legal de la Institución. Es nombrado por la Junta Directiva de la Fundación Santa María- Organización VID. Habrá un Representante Legal suplente, quien actuará en las faltas temporales o absolutas del principal, es designado por la Junta de Gobierno de la Congregación Mariana de Medellín. Funciones Planear, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de los servicios médico-clínicos, administrativos auxiliares de diagnóstico y tratamiento, paramédicos, y de investigación y docencia, delegando consecuente y progresivamente autoridad y responsabilidad en los directores de área, jefes de de área, jefes de departamentos y de secciones. Determinar de común acuerdo con la Junta Directiva de la Clínica Cardio VID, el direccionamiento estratégico de la Clínica. Mantener constante comunicación con los jefes de departamento y, a través de éstos, con todo el personal, estimulando su participación activa en el proceso administrativo, por medio de reuniones, mesas redondas y grupos de trabajo para estudios específicos. Evaluar periódicamente las acciones realizadas en las diferentes dependencias, tomando en consideración los aspectos cualitativos y cuantitativos de la asistencia médica hospitalaria y la gestión administrativa, prestando especial cuidado para que dichas operaciones estén acordes con lo estipulado en el presupuesto, en las orientaciones del Comité de Gestión y en las directrices de la Junta Directiva de la Clínica Cardio VID. Rendir informes periódicos a la Junta Directiva de la Clínica Cardio VID. Establecer normas específicas para el funcionamiento interno de todas las dependencias, revisando frecuentemente su cumplimiento y aplicación. Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades de los Directores de área a su cargo. Efectuar frecuentemente análisis presupuestales para controlar ingresos y egresos, e informar al respecto a la Dirección Ejecutiva de la Fundación Santa María- Organización VID y a la Junta Directiva de la Clínica Cardio VID. Nombrar, promover y desvincular el personal de la Institución, de acuerdo con lo dispuesto en los estatutos, en el reglamento interno de trabajo de la institución y en el Manual de Código de ética y buen gobierno
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Selección y Nombramiento del Personal, aprobado por la Junta Directiva de la Fundación Santa María- Organización VID. Asistir a las reuniones de la Junta Directiva. Ejercer la representación legal de la Clínica Cardio VID y las demás que le sean asignadas por sus superiores inmediatos.
Revisoría fiscal La Clínica tendrá un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, elegidos por la Junta de Gobierno de la Congregación Mariana de Medellín para períodos de dos (2) años, reelegibles una o más veces, y removibles en cualquier momento por circunstancias especiales. Funciones del Revisor Fiscal: Velar por el cumplimiento de los estatutos, reglamentos y directrices de las Juntas Directivas contempladas en los presentes estatutos, y en general de todas las disposiciones legales que obliguen a la Institución. Revisar las labores desarrolladas por los empleados e informar al superior respectivo o a las Juntas Directivas, según la materia, sobre las anormalidades que encuentre. Revisar los libros y comprobantes de la Institución. Hacer arqueos cuando lo juzgue oportuno o cuando lo soliciten las Juntas Directivas de la Institución. Presentar anualmente a la Junta de Gobierno de la Congregación Mariana de Medellín y a la Junta de la Fundación Santa María - Organización VID los estados financieros auditados de la Clínica Cardio VID, con un informe sobre los mismos. Comités Clínica Cardio VID Los comités son equipos interdisciplinarios que tienen la responsabilidad directa de contribuir para que la Clínica Cardio VID, preste servicios con calidad y establezca acciones para garantizar su correcto funcionamiento, así como ser promotores de la prevención para evitar situaciones de riesgo. Legales
Institucionales
Transversales
• C. Técnico
• C. de Gestión
• C. General de calidad
• C. Paritario de Salud Ocupacional
• C. de Glosas y conciliaciones
• C. General de sistemas
• C. Emergencias
• C. de Construcción
• C. General de compras
• C. Gagas
• C. de Clínica Segura
• C. Editorial
• C. Historias Clínicas
• C. Compras
• C. Fianciero
• C. Ética de la Investigación
• C. Reuso
• C. Docente Asistencial • C. Nuevas Tecnologías • C. Ética Hospitalaria • C. Infecciones (COVE) • C. Urgencias • C. Transplantes • C. Farmacia y terapéutica • C. Transfusión • C. Convivencia
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5.4 Administración 5.4.1 Colaboradores Los colaboradores de la Clínica son considerados miembros de un cuerpo apostólico; en consecuencia es prioritario buscar la promoción integral del personal, cuidando con especial esmero los siguientes aspectos: La promoción humana, religiosa, moral e intelectual en términos de desarrollo, realización y mejoramiento de la calidad de vida personal y familiar de todos sus empleados y colaboradores. La identificación de los empleados y colaboradores con la misión, visión, valores y objetivos propuestos por la Clínica, con especial énfasis en la cultura de la justicia, de la equidad, la inclusión y en los postulados éticos de cada profesión u oficio. La capacitación permanente que permita prestar servicios acordes con los avances del desarrollo social, la ciencia y la tecnología. Ello implica buscar que los empleados y colaboradores mantengan un alto nivel científico, investigativo y docente, según su oficio.
5.4.2 Dirección de desarrollo humano La Dirección de Desarrollo Humano tiene como objetivo estratégico ofrecer permanentemente a la Clínica Cardio VID la orientación, planeación y ejecución de las actividades propias de la gestión humana, de manera que responda a las competencias requeridas por el personal para su desarrollo espiritual, profesional, ocupacional, personal y familiar, y así garantice la prestación del servicio propuesto, con miras a una constante promoción humana y comunitaria. Este objetivo se logra a través de prácticas de gestión humana que, incorporadas a la filosofía y los valores institucionales, faciliten el cumplimiento de la misión y de la visión planteadas por la Institución: Gestión del desarrollo humano: coordina, asesora y ejecuta actividades para el desarrollo de la calidad de vida laboral de los empleados, su empoderamiento y el fortalecimiento de la cultura organizacional. Gestión de selección, contratación e inducción: garantiza el ingreso de personal idóneo y proporciona su adaptabilidad a la Institución. Gestión de nómina, prestaciones sociales y seguridad social: asegura la oportunidad y confiabilidad de todos los pagos exigidos por la normatividad laboral colombiana y las políticas institucionales Realiza análisis salariales para asesorar a la Dirección en la implementación de modelos de compensación que permitan la equidad salarial y competitividad laboral.
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Gestión de bienestar laboral: busca permanentemente el bienestar integral del empleado, entendiéndose como tal, su aspecto personal, profesional, familiar, social y laboral. Gestión de salud ocupacional y ambiental: logra un ambiente laboral seguro, previene y mitiga la contaminación ambiental como parte de la responsabilidad social asumida por la Institución. Lo anterior confluye en el clima propicio y en el fortalecimiento de la cultura organizacional adecuados para prestar un servicio con los más altos estándares de calidad, teniendo en cuenta el respeto por la dignidad humana.
5.4.3 Inducción y entrenamiento En la Clínica existen varios tipos de inducción: Inducción corporativa: su objetivo es informar al empleado nuevo sobre la cultura institucional, sus principios, filosofía y valore, además de facilitarle su adaptabilidad a la misma. Inducción específica de la Clínica Cardio VID: tiene el fin de propiciar al nuevo colaborador el conocimiento de la Clínica y dar la información general que le facilite su adaptabilidad a la Obra. Entrenamiento propiamente dicho, que hace referencia al proceso de adaptación al puesto de trabajo y se realiza desde el momento en el cual el empleado ingresa a la Institución. Inducción para la Junta Directiva: es específica para los miembros nuevos e incluye aspectos generales de la Clínica y temas importantes en el sector de la salud como su legislación, la estructura, la competencia.
5.4.4 Remuneración La Clínica Cardio VID, bajo los lineamientos del régimen laboral colombiano, vela por mantener para sus empleados dos aspectos fundamentales en la asignación de la remuneración Equidad interna y Competitividad externa, con el fin de atraer, motivar y retener personas competentes e idóneas, con excelente calidad humana y vocación de servicio dirigido al bienestar de la comunidad. Equidad interna: Se entiende por equidad interna, la justa retribución a los empleados de la Institución, basados en la valoración del cargo, mediante el análisis de las responsabilidades del mismo, las competencias requeridas y el impacto estratégico con respecto a la misión y visión planteadas. Competitividad externa: Es la posición relativa de los salarios de la Clínica con relación a los salarios de nuestros pares, en el sector de la salud y en otros sectores. Esto se logra gracias a los estudios y análisis anuales de referenciación competitiva, mediante encuestas salariales y contactos con otras empresas.
5.4.5 Resolución de conflictos Los conflictos que surgen en la Clínica, se resuelven conforme se indica en las leyes colombianas y en el Reglamento Interno de Trabajo, documento normativo de las relaciones laborales entre la Institución y sus empleados.
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La Clínica tiene conformado el Comité de Convivencia Laboral, con el objeto de contribuir con mecanismos alternativos a la prevención y solución de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores al interior de la Clínica. Dicho Comité procurará generar una conciencia colectiva de convivencia, con el fin de promover el trabajo en condiciones de armonía y buen ambiente ocupacional para todos los colaboradores, protegiendo la intimidad, la honra y la salud mental. La elección de los integrantes del Comité es bipartita, representantes en igual número por parte del empleador y de los empleados. Los candidatos que lo integren deben tener competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de la información y ética. Así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.
5.5. Política financiera Como marco de referencia, se expresan las políticas que la administración de la Clínica Cardio VID debe tener presente para la ejecución de las actividades financieras, de modo que con su actuación y la de sus colaboradores, conformen costumbres y hábitos propios de su cultura organizacional y que han sido definidos por la Alta Dirección, representada en la Junta de Gobierno de la Congregación Mariana y las juntas directivas de la Fundación Santa María- Organización VID y de la Clínica Cardio VID. Transparencia: fiel a la filosofía institucional regida por los valores cristianos y por las prácticas del buen gobierno, los funcionarios responsables de realizar eventos económicos, deben actuar conforme con una adecuada solvencia moral, que implica la reconocida honestidad de los proveedores y terceros, el conocimiento claro del origen de sus capitales y bienes, la rectitud en las transacciones que eviten evasión, elusión de tributos u obligaciones legales y el reconocimiento de precios y tarifas justos, de acuerdo con las condiciones de los productos y las que determine el mercado. A su vez, el registro de las transacciones que soportan los hechos económicos, debe basarse en las normas legales, ser reflejo de la real situación económica y garantizar su objetividad e imparcialidad que evite favorecer intereses personales o de particulares. Rentabilidad: la Institución debe orientar sus esfuerzos a asegurar su continuidad y permanencia en el tiempo, para lo cual debe utilizar los recursos de organización y planeación que conlleven a la permanente solidez y a la obtención de una rentabilidad permanente sin detrimento de su calidad de entidad hospitalaria sin ánimo de lucro. Con el logro de este objetivo podrá reinvertir sus excedentes en renovación tecnológica o en un mayor beneficio social a las personas de escasos recursos e incursionar en nuevos proyectos científicos, que le permitan ofrecer nuevos servicios de alta calidad a la comunidad. Código de ética y buen gobierno
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Autosostenibilidad: se debe velar porque la Clínica Cardio VID sea autosostenible, lo que significa que todo su funcionamiento sea cubierto por el resultado de sus operaciones, con el logro de márgenes que le permitan absorber sus costos y le generen excedentes. Así se evita la dependencia de entidades de beneficencia o filantrópicas. Ayuda a pacientes de escasos recursos: la gestión, tanto en el proceso de planeación como en el de ejecución, debe contemplar una asignación destinada a la ayuda económica para pacientes de escasos recursos económicos y que se encuentren desprotegidos del sistema general de seguridad social o sin cobertura de los planes de beneficios. Esta colaboración está supeditada a tanto, cuanto lo permita el resultado final del período fiscal correspondiente y debe ser canalizada a las personas, que luego del estudio de su situación socioeconómica, así lo requieran. Estructura financiera: para el buen funcionamiento económico se deben tomar las previsiones necesarias que le permitan a la Clínica mantener un capital de trabajo solvente para su desempeño operativo. Este capital debe ser generado por sus propias operaciones, teniendo en cuenta una estructura óptima de inventarios que sin afectar la oportuna prestación del servicio, impida la inmovilización de capitales que afecten el resultado financiero y puedan generar pérdidas por obsolescencia o deterioro de las existencias; buenos niveles de rotación de cartera, que ayuden a generar oportunos flujos de caja; bajos niveles de endeudamiento que se ocupen de la financiación del capital de trabajo de acuerdo con un óptimo volumen de compras y servicios y en lo posible, garantizar que la infraestructura científica y tecnológica se adquiera con recursos propios o con un bajo nivel de endeudamiento, procurando que ella sea propiedad de la Institución, aunque en algunos casos haya que recurrir a otras alternativas, si las circunstancias así lo ameritan. Eficiencia en las operaciones: todos los procesos deben encaminarse a que haya una adecuada eficiencia en las operaciones, que se debe materializar en el manejo del efectivo disponible, en entidades financieras de reconocida solvencia moral y agilidad en sus procesos, para que garanticen la seguridad y utilización de los recursos. Los excedentes de tesorería deben ser manejados en entidades que tengan el mejor rendimiento, con niveles de riesgo aceptables dentro de una calidad conservadora en su manejo, previa selección dentro de los operadores financieros que actúen en el medio. Las adquisiciones de bienes de capital y de consumo, deben ser producto de una selección amplia entre los mejores proveedores después de tener conceptos técnicos por escrito, procurando evitar decisiones unipersonales, con la confidencialidad propia de la información, que evite beneficiar a alguno de ellos, pretendiendo siempre la obtención de mejores precios, mayor calidad y excelentes condiciones en la compra y en el pago. El control del gasto debe ser estricto, teniendo como premisa la mejor relación costo beneficio consagrada en la política de calidad; para el efecto, se debe cumplir con los elementos de control
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establecidos dentro de los rangos de autoridad y responsabilidad, con una adecuada segregación de funciones. Medición y seguimiento: la gestión financiera debe ser medida y evaluada periódicamente; para lograr el objetivo, debe hacerse uso de las herramientas administrativas y de control que están a disposición de los administradores. Por ello, la Contraloría con sus áreas, debe garantizar que la información sea útil para la toma de decisiones. En este contexto la contabilidad debe ser oportuna y reflejar la real situación económica; el área de costos y presupuestos colaborará en la preparación del proyecto anual de presupuesto y su seguimiento mensual, que estime los resultados del período siguiente y las inversiones de capital, ambos con proyección a mediano plazo para una adecuada planeación financiera, con la aprobación definitiva de los máximos órganos de dirección. También debe suministrar la ejecución permanente de los resultados de períodos intermedios para ser evaluados con el personal competente que permita conocer su situación y los correctivos a que haya lugar. La auditoría interna debe velar por el cumplimiento de los controles con las actividades propias de la auditoría operativa y de gestión y se deben surtir los indicadores financieros que ayuden al análisis y la interpretación de los eventos económicos, para ratificar las estimaciones preliminares o modificar el rumbo de estos así lo indica. Estas políticas deben ser difundidas entre todos los colaboradores de la Institución para que orienten y dirijan corporativamente las actuaciones definidas en sus diferente roles. Por lo tanto, es responsabilidad de las personas con cargos directivos que realicen actividades financieras, vigilar su cumplimiento, con un seguimiento permanente de su aplicación, e incluirlas dentro de las normas de conducta propias de su gestión. Lo anterior requiere establecer procedimientos que ayuden a clarificar las actividades y tareas necesarias para la ejecución de estas políticas.
5.6. Relaciones corporativas con grupos de interés El desempeño con excelencia de la Clínica Cardio VID depende tanto de sus procesos y de sus relaciones internas, como de las externas con el gobierno, sus proveedores, benefactores, clientes institucionales, la comunidad, los medios masivos de comunicación y la competencia. La Clínica pondrá una atención especial en aquellos grupos de interés y promoverá una relación de respeto, confianza y colaboración, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de su objeto social y su proyección a la comunidad.
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Dichos grupos de interés son los siguientes: Pacientes, grupo familiar y acompañantes: son quienes reciben y perciben los servicios asistenciales que ofrece la Clínica.
Fiel a su filosofía corporativa y a lo dispuesto por la Legislación Colombiana, respeta y vela por el cumplimiento de los derechos y deberes de los pacientes.
Gobierno: las relaciones de la Clínica con el gobierno y con las entidades gubernamentales se manejarán siempre dentro del marco de la Ley y bajo normas estrictas de ética.
La Clínica cumple con la legislación vigente en salud y siempre estará dispuesta a entregar los informes que sean requeridos por las entidades de vigilancia y control.
Asumimos como una manifestación de nuestra responsabilidad social participar en la formulación de políticas públicas, que se relacionen con el sector salud, las cuales en última instancia deben propender por el beneficio de los pacientes y de la comunidad en general.
Para todas las actuaciones frente al sector público la representación de la Clínica estará a cargo de la Dirección General, quien podrá delegarla en otra persona o personas, según las circunstancias.
De igual forma, las visitas de carácter oficial que funcionarios de las administraciones locales, departamentales o nacionales quieran realizar a las instalaciones de la Clínica, deben ser del conocimiento de la Dirección General, la cual determinará quién o quiénes serán los anfitriones.
Proveedores: en la Clínica se cuenta con la definición de los criterios de selección y contratación necesarios, de modo que se garantice transparencia en dichos procesos y en la administración de estas relaciones, las cuales están bajo la responsabilidad del Director Administrativo. Para la selección de los proveedores se tienen en cuenta los siguientes aspectos: capacidad técnica y patrimonial, idoneidad y trayectoria en el mercado, infraestructura operativa, estabilidad financiera, calidad del servicio, precio ofrecido y valor agregado, cumplimiento, garantía ofrecida y solvencia moral.
La Clínica tiene un registro de proveedores en el cual consta la constitución legal de la empresa, registros INVIMA, buenas prácticas de manufactura, registros de comercialización, exclusividad y habilitación, programas de control externo, catálogo de productos y canales de distribución, lo cual garantiza seguridad en la negociación.
No se deberán aceptar viajes ofrecidos por proveedores, sin la debida autorización del jefe inmediato y de la Dirección a la cual pertenezca el invitado. Los empleados de la Clínica no podrán solicitar dinero, patrocinios, donaciones, comisiones
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u obsequios a los proveedores, aún cuando se trate de asuntos relacionados con la Institución, como celebración de días clásicos, fiestas de navidad, efemérides, equipamiento de los servicios, participación en seminarios, sin el conocimiento y la debida autorización de la Dirección Administrativa. Los casos especiales, por su monto o porque generan un importante compromiso institucional, deberán ser conocidos y aprobados por la Dirección General.
Colaborador y su familia: la Clínica tiene un especial interés por el crecimiento personal, familiar, profesional, social y espiritual de sus colaboradores.
Para promoverlos extiende los beneficios al grupo familiar mediante programas económicos, educativos, culturales y recreativos, gestionados por la Dirección de Desarrollo Humano a través del Departamento de Bienestar Laboral.
Otras IPS: nuestro compromiso es fomentar una sana competencia y participar en la conformación de redes integradas de servicios. Las actividades, logros, innovaciones y adelantos científicos y tecnológicos que desarrollamos, nos permiten ser un centro de referencia. EAPB (Empresas Administradoras de Planes de Beneficios): la Dirección de Contratación es la responsable de las relaciones y negociaciones con las aseguradas, las Empresas Promotoras de Salud (EPS), las Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) , empresas de medicina prepagada, las empresas de regímenes especiales.
La Clínica cumple con los compromisos y convenios establecidos con tales organizaciones, estos deben ser acatados por todos los empleados. Las sugerencias y opiniones que suscite dicha relación deben ser canalizadas a través de la Dirección de Contratación.
Instituciones educativas: la Clínica Cardio VID contribuye activamente en el desarrollo académico del sector salud, como entidad con vocación docente asistencial que es. Para ello, establece convenios con diferentes universidades de la región y del país, recibiendo en sus instalaciones estudiantes de pregrado, internos y residentes en las diferentes especialidades médicas y de enfermería. Los convenios docente asistenciales con universidades de la ciudad y del país, son responsabilidad de la Dirección General, la cual cuenta con la Dirección Científica y de Investigación, para la administración de tales convenios. Agremiaciones y sociedades científicas: la Clínica y sus colaboradores participan en estas organizaciones propendiendo por el desarrollo científico y académico, y por el mejoramiento del sector; enmarcados en los principios y valores expresados en el direccionamiento estratégico.
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Medios de comunicación: la Clínica Cardio VID reconoce en los medios masivos de comunicación un instrumento vital para informar, formar y crear conciencia de prevención y cuidado en la comunidad, sobre los temas cardiovasculares, torácicos, pulmonares y neurovasculares.
En virtud de ello mantiene unas relaciones cercanas con los periodistas dedicados a informar sobre temas de salud, participándoles los logros Institucionales, respondiendo a sus inquietudes y haciendo presencia en programas radiales, de televisión e informes de prensa.
Las relaciones con los medios masivos de comunicación son responsabilidad de la Dirección General quien delegará en la Dirección Médica y en el Departamento de Comunicaciones la administración de dicha relación.
Las visitas de comunicadores, periodistas, reporteros gráficos y camarógrafos a la Institución, serán coordinadas por la Comunicadora de la Clínica, quien a su vez acordará con la Dirección General las personas que actuarán como voceros, para cada caso específico y los criterios para tener en cuenta en el momento de conceder declaraciones y de autorizar registros fotográficos y videográficos de la Clínica.
Benefactores: la Dirección General de la Clínica será la responsable de las relaciones con los benefactores. Cualquier solicitud de donación, cofinanciación o patrocinio para proyectos corporativos, se debe realizar con el conocimiento y consentimiento de la Dirección General. De igual forma, las visitas a las instalaciones de la Clínica de actuales o potenciales benefactores, deberán ser coordinadas por la Dirección General, la cual determinará las personas que actuarán como anfitriones. Comunidad: es un imperativo ético de la Clínica Cardio VID el respeto y la conservación de la naturaleza por lo cual emprende acciones para minimizar el impacto ambiental de sus actividades, productos y servicios; comprometiéndose así con la sociedad y el futuro de nuestra ciudad. Es importante para la Clínica mantener informada a la comunidad sobre cambios en la infraestructura que pueden afectar el entorno.
5.7.
Responsabilidad social
5.7.1. Programas docente asistenciales y de educación médica continuada. La Clínica Cardio VID debe servir al enfermo, a la comunidad, y como institución con estrechos vínculos universitarios, a la docencia y a la investigación, tal como ha ocurrido desde sus orígenes.
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La unidad docente-asistencial, se constituye en el aspecto básico de la docencia clínica en una Institución con vocación docente tan relevante como la nuestra. La enseñanza redunda en beneficio de los pacientes, pues la necesidad de educar con el ejemplo exige que se les brinde un tratamiento excelente, lo que obliga al profesional tratante a estar permanentemente actualizado y activo en el quehacer académico de su área, a estimularse intelectualmente y a elevar el nivel científico de su profesión. La docencia se apoya en los convenios interinstitucionales vigentes con las diversas universidades y centros de enseñanza superior de la ciudad y de fuera de la misma: Universidad Pontificia Bolivariana, el CES, la Universidad de Antioquia, EAFIT, el Colegio Mayor de Antioquia, el Sena, la Universidad el Rosario, la Pontificia Universidad Javeriana y la Universidad de la Sabana, entre otras. Existe con la UPB una serie de especialidades y subespecialidades que se ofrecen en convenio entre ambas instituciones. Son estas: cardiología (de adultos y pediátrica), hemodinámica de adultos, ecocardiografía de adultos, cirugía cardiovascular y anestesia cardiovascular. Toda la práctica de estas supra especializaciones se realiza en la Institución, con titulación profesional a cargo de la Universidad Pontificia Bolivariana. En referencia a la educación continuada, todos los días se llevan a cabo en la Clínica actividades académicas generales de 7:00 a 8:00 a.m. La más tradicional de todas es la Reunión de Clínicas Médicas o RCM, que se realiza semanalmente, cada jueves, en la cual un profesional de la Institución realiza una exposición magistral de un tema de interés y actualidad. También la Clínica ofrece permanentemente programas de educación médica continuada para los profesionales de la salud, como seminarios periódicos dirigidos a médicos generales, profesionales de enfermería y auxiliares de enfermería. Cada dos años se realiza un simposio del laboratorio clínico y otro de medicina transfusional. Nuestros profesionales son permanentes invitados como ponentes a diversos escenarios académicos dentro y fuera del país.
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5.7.2. Preservación del medio ambiente La Clínica Cardio VID se encuentra comprometida con el medio ambiente, por esto define directrices encaminadas a la preservación y uso sostenible de los recursos naturales. Para lograrlo ha implementado diversos programas y actividades: Se creó el grupo de gestión ambiental, conformado para la planeación en temas ambientales y la toma de decisiones, además de hacer seguimiento a los programas implementados. El Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares, es el documento guía frente al adecuado manejo que deben recibir los residuos hospitalarios generados en la Clínica, allí se encuentran caracterizados los residuos que se pueden generar en cada uno de los servicios indicando como debe hacerse su gestión interna y su gestión externa con el fin de reducir los riesgos, garantizando su adecuado tratamiento y disposición final. La capacitación en gestión ambiental se realiza de forma constante y por diferentes medios: charlas magistrales, conversatorios en los servicios, programa desde la Cardio, SIT (Sistema Interno de Televisión, boletines institucionales e intranet, con estas capacitaciones se busca generar una cultura de respeto y protección por el medio ambiente. Implementación y uso de tecnologías, energías y combustibles más limpios para prestar los servicios, como calderas a gas natural por red, celdas solares para el calentamiento del agua y uso de aguas lluvias para el lavado del acopio central de residuos. Monitoreo mediante laboratorios certificados por el IDEAM de las descargas de agua residual garantizando el cumplimiento de los parámetros definidos por las autoridades ambientales. Todos los activos de tecnología generados por la Clínica y que ya cumplieron su vida útil son tratados y aprovechados por empresas altamente especializadas, donde se garantiza su trazabilidad, desmantelamiento controlado y aprovechamiento hasta del 99.2% de materiales que son nuevamente introducidos como materia prima a procesos productivos, evitando la contaminación de suelos, agua y atmosfera. Campañas permanentes de recolección de envases de insecticidas, pilas, baterías y de residuos electrónicos como celulares, donde se involucran los pacientes, acompañantes, colaboradores y sus familias, evitando que estos residuos lleguen a rellenos sanitarios ocasionando liberación de sustancias tóxicas y contaminación de aguas, suelos y atmosfera. Todo el material aprovechado por medio del reciclaje es donado a una empresa debidamente autorizada, con esto se garantiza la generación de un empleo directo y dos empleos indirectos, además de la reintroducción de materiales a la cadena productiva evitando la extracción de materias primas vírgenes.
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5.7.3. Vinculación con la comunidad Un fin de semana por tu corazón: anualmente realiza este evento, en consonancia con el día mundial del corazón, con el cual se llega a la comunidad a través de programas educativos sobre los factores de riesgo de enfermedades cardiovasculares y de tamizaje en centros Comerciales que permiten calcular el riesgo cardiovascular de quienes participan en esta actividad. Educación a la comunidad: semanalmente la Clínica Cardiovascular, recibe en su auditorio Antonio Escobar Escobar, a miembros de la comunidad para informarles y educarles, sin ningún costo, sobre distintos temas enfocados a la promoción de la salud y a la prevención de la enfermedad, incluyendo a los pacientes recientemente sometidos a cirugías de revascularización coronaria o trasplantados. Programa de clasificados socioeconómicos: como ya se describió en la Política Financiera de la Clínica, anualmente se destina un presupuesto para ayudar a las personas de escasos recursos económicos. Dicha ayuda está representada en descuentos administrativos, tarifas más favorables, honorarios médicos no causados y en insumos no reconocidos por el sistema de seguridad social. Tele VID : la Clínica está comprometida en mejorar la situación de la comunidad del Área Metropolitana en aspectos de educación, prevención, formación de valores y adecuados hábitos de vida, a través de sus aportes al canal de televisión Tele VID y de la participación de diferentes especialistas de la Institución en sus programas.
5.8.
Difusión y socialización del código
Este código se encontrará disponible en el software de calidad ISOlución y a través de los medios internos de comunicación se socializará a todos los colaboradores. Para nuestros grupos de interés estará publicado en la página web: www.cardiovid.org.co
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6.
Documentos de referencia
Estatutos de la Clínica Cardio VID Premio a la Calidad Medellín, Ciudad Saludable 2012
7. Créditos Este Código fue actualizado por el equipo directivo de la Clínica Cardio VID, la Dirección de Desarrollo Humano, la Dirección de Contraloría y la Coordinación de Calidad.
8.
Seguimiento a modificaciones
Fecha de revisión Agosto de 2012
Abril de 2013
Observaciones Responsable Se actualizan la política de Coordinación de Calidad calidad y su interpretación, el organigrama, las definiciones. Se incluye la política de seguridad, los comités de la clínica. Se actualiza el contenido y redacción de todo el documento. Se organiza el documento cumpliendo con las directrices documentales institucionales. Se actualiza el contenido Coordinación de calidad con toda la marca institucional.
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ÂĄBuen ser y bienestar para todos!
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