DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA
INSTRUCTIVO PARA EL ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES
2015
INSTRUCTIVO PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES OBJETIVO Detallar el manejo de los procedimientos especiales de arrendamientos de bienes inmuebles, como una herramienta de guía y consulta para los servidores y servidoras del Consejo de la Judicatura, responsables de la ejecución de dichos procedimientos, bajo un enfoque de procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y un servicio de excelencia al ciudadano. ALCANCE El presente instructivo, abarca los procesos clasificados como especiales en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento general, entre los cuales consta el procedimiento para el arrendamiento de bienes inmuebles. MARCO LEGAL ESPECÍFICO • Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. • Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. • Resoluciones y Pliegos oficiales del Servicio Nacional de Contratación Pública, específicos para procedimientos especiales. Naturaleza de la Procedimiento Contratación
Resolución del Modelos Oficiales Procedimiento de Pliegos
Procedimiento Especial
SI
Arriendo de bienes inmuebles
013/09 NO
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Normas de la Ley de Inquilinato. Decreto ejecutivo 798, de creación de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR (aplica para las Instituciones de la Administración Pública Central e Institucional, las empresas públicas creadas por la Función Ejecutiva y las Empresas en las que el Estado posea participación accionaria mayoritaria).
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POLÍTICAS GENERALES DEL PROCESO Los procedimientos especiales de arrendamiento de bienes inmuebles no mantienen relación con la variación de montos para su selección. En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentación de las ofertas, la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante o su delegado, podrá declarar cancelado el procedimiento, sin que dé lugar a ningún tipo de reparación o indemnización, mediante acto administrativo motivado, en los siguientes casos: 1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivará el expediente; 2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratación; en cuyo caso se deberá convocar a un nuevo procedimiento; y, 3. Por violación sustancial de un procedimiento precontractual. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, declarará desierto el procedimiento de manera total o parcial, en los siguientes casos: 1. Por no haberse presentado oferta alguna; 2. Por haber sido inhabilitadas todas las ofertas o la única presentada, de conformidad con la ley; 3. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada. La declaratoria de inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas; 4. Si una vez adjudicado el contrato, se encontrare que existe inconsistencia, simulación o inexactitud en la información presentada por el adjudicatario, detectada por la Entidad Contratante, la máxima autoridad de ésta o su delegado, de no existir otras ofertas calificadas que convengan técnica y económicamente a los intereses nacionales o institucionales, declarará desierto el procedimiento sin perjuicio del inicio de las acciones que correspondan en contra del adjudicatario fallido; y, 5. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente. Una vez declarado desierto el procedimiento, la máxima autoridad o su delegado, podrá disponer su archivo o su reapertura.
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La declaratoria definitiva de desierto cancelará el proceso de contratación y por consiguiente se archivará el expediente. Podrá declararse el procedimiento desierto parcial, cuando se hubiere convocado a un proceso de contratación con la posibilidad de adjudicaciones parciales o por ítems. La declaratoria de desierto o cancelación no dará lugar a ningún tipo de reparación o indemnización a los oferentes.
MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESPECIAL Proceso: INICIO Unidad Requirente
Arrendamiento de bienes Inmuebles ENTRADA PROCEDIMIENTO ESPECIAL Necesidades de ARRIENDO DE Contratación BIENES bajo INMUEBLES Procedimiento Especial de Arrendamiento
SALIDA
FIN
Contrato Proceso de Suscrito cierre de Contratación (Administrado r de Contrato o designado a verificar el bien inmueble)
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FLUJO DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES Participación de Proveedores
Subir al portal, resolución de inicio, convocatoria, pliegos y archivos opcionales (Adicionalmente se publicará la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin perjuicio de que puedan realizar invitaciones directas)
Suscripción de la resolución de inicio y aprobación de pliegos de contratación
Inicio
Acta de apertura de oferta
Receptar ofertas
Evaluación de la oferta
Acta de evaluación de la oferta
NO Resolución de desierto
Adjudicar
SI
Resolución de adjudicación
Suscripción de Contrato
Fin
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO Documentos Precontractuales Previo al inicio del procedimiento especial de arrendamiento de bienes inmuebles se deberá contar con los siguientes documentos: • Términos de Referencia. • Presupuesto Referencial (Ver Anexo 1). • Informe Técnico con las características del bien a arrendarse. • Certificación Presupuestaria. • Certificación PAC. 1. Publicar Pliegos y Resolución de inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación suscrita por la autoridad competente (pliegos, resolución de inicio de la contratación, PAC y certificación presupuestaria), la Unidad Responsable deberá subir al portal www.compraspublicas.gob.ec del Servicio Nacional de Contratación Pública, la resolución de aprobación de pliegos, invitación y pliegos. Adicionalmente se publicará la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin perjuicio de que se puedan realizar invitaciones directas. Cabe destacar que actualmente el portal www.compraspublicas.gob.ec del Servicio Nacional de Contratación Pública sí posee una herramienta específica para arrendamiento de bienes inmuebles. 2. Enviar Ofertas: Una vez publicado el proceso en el portal www.compraspublicas.gob.ec del Servicio Nacional de Contratación Pública, y realizada la convocatoria o invitación directa, el o los oferentes interesados, están en la capacidad de entregar sus ofertas en físico, en el lugar, hora y contacto señalados en los pliegos. 3. Apertura de Oferta: La Unidad Responsable de contratación debe receptar las ofertas de manera física; una hora después del día y hora señalados para la entrega de las ofertas, la Máxima autoridad o su delegado procederá a la apertura de la oferta la cual deberá ser formalizada con un acta de apertura. 4. Evaluación y adjudicación de la oferta: La Máxima Autoridad o su delegado, deberá evaluar la oferta técnica y económica en base a las condiciones establecidas en los pliegos y el valor del canon arrendaticio. El monto del canon de arrendamiento será determinado sobre la base de los valores de mercado vigentes en el lugar en el que se encuentre el inmueble. Como resultado de esta evaluación se generará el acta de evaluación.
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La Máxima Autoridad o su delegado, adjudicará el contrato o declarará desierto el proceso. Tanto la resolución de desierto como la de adjudicación deberán subirse al portal www.compraspublicas.gob.ec del Servicio Nacional de Contratación Pública. 5. Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba una copia del contrato suscrito, para registro en el portal www.compraspublicas.gob.ec como parte del expediente del proceso. La Unidad Responsable debe notificar y entregar el contrato y la documentación que hace parte integra del mismo al Administrador de contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El contrato de arrendamiento se celebrará por el plazo necesario, de acuerdo al uso y destino que se le dará al bien inmueble, vencido el cual podrá ser renovado, de forma expresa o tácita de acuerdo a la necesidad institucional. Conforme lo prevé el artículo 33 de la Ley de Inquilinato, “el arrendador comunicará al arrendatario su resolución de terminar el contrato con noventa días de anticipación, por lo menos, a la fecha de expiración del mismo. Si no lo hiciere, el contrato se entenderá renovado en todas sus partes, por el periodo de un año y por una sola vez. Transcurrido este plazo cualquiera de las partes podrá darlo por terminado mediante el desahucio respectivo…..”. GARANTÍAS Bajo ningún concepto el arrendatario solicitará garantías al arrendador, de acuerdo a lo establecido en el artículo 146 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del contrato, así como de quienes ejercerán la supervisión. En el expediente se hará constar todo hecho relevante que se presente en la ejecución del contrato. Especialmente se referirán a los hechos, actuaciones y documentación relacionados con pagos; contratos complementarios; terminación del contrato; ejecución de garantías; aplicación de multas y sanciones; y, recepciones. La entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Responsable de la Administración del Contrato.-‐ El administrador del contrato es el responsable de tomar todas las medidas necesarias para su adecuada ejecución, con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas, cronogramas, plazos y costos previstos.
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Esta responsabilidad es administrativa, civil y penal según corresponda. DE LA FORMA DE PAGO La forma de pago se realizará de acuerdo a lo establecido en los términos de referencia y pliegos del procedimiento especial, para lo cual se deberá contar con el informe favorable del administrador del contrato y sus respectivas actas de entrega recepción. El pago se liquidará con el acta de entrega recepción definitiva. Contenido de las actas.-‐ Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato. Las actas contendrán los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. En las recepciones provisionales parciales, se hará constar como antecedente los datos relacionados con la recepción precedente. La última recepción provisional incluirá la información sumaria de todas las anteriores. Liquidación del contrato.-‐ En la liquidación económico contable del contrato se dejará constancia de lo ejecutado, se determinarán los valores recibidos por el contratista, los pendientes de pago o los que deban deducírsele o deba devolver por cualquier concepto, aplicando los reajustes correspondientes. Podrá también procederse a las compensaciones que hubiere lugar. La liquidación final será parte del acta de recepción definitiva. Los valores liquidados deberán pagarse dentro de los diez días siguientes a la liquidación; vencido el término causarán intereses legales y los daños y perjuicios que justificare la parte afectada. CONDICIONES DE LOS BIENES INMUEBLES A ARRENDARSE Los bienes inmuebles que la institución a través de sus dependencias, requiera contratar en calidad de arriendo deberán reunir, además de las condiciones que fijen las ordenanzas municipales, las siguientes: 1. Disponer de baños completos y permanentes, al menos uno para cada piso del bien, de acuerdo con las modalidades del lugar. Cuando en un mismo piso hubiere dos o más departamentos independientes, cada uno de
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ellos deberá tener, por lo menos, un baño completo y exclusivo; 2. Tener aireación y suficiente luz para las áreas del inmueble; 3. Disponer permanentemente de los servicios básicos de acuerdo a la jurisdicción en donde se ubique el inmueble: 4. Asegurar que el bien inmueble se encuentre en condiciones óptimas; REMODELACIONES Y ADECUACIONES El arrendador está obligado a efectuar las reparaciones y obras necesarias a fin de que los bienes inmuebles reúnan las condiciones exigidas en el acápite precedente. AUMENTO DE CANON DE ARRENDAMIENTO El arrendador podrá solicitar al arrendatario el aumento del canon mensual, cuando hubiere realizado obras que mejoren el local arrendado, siempre y cuando éstas no sean obras de simple mantenimiento o de servicios necesarios como los detallados en el acápite anterior o hayan transcurrido, por lo menos dos años de haberse efectuado la última fijación.
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ANEXO CÁNON DE ARRENDAMIENTO O COMPRA PRIMERA PROPUESTA
MONTO
1 Canon Propuesto $ 0.00 COSTOS ALTERNATIVOS # OPCIONES SECTOR 1 2 3 PROMEDIO
MONTO MÁS IVA $ 0.00 ÁREA TOTAL
ÁREA DE CONSTRUCCIÓN
PRECIO POR m2
PRECIO POR m2
PRECIO TOTAL 9
DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA FEBRERO - 2015