DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA
INSTRUCTIVO PARA TRAMITAR RECLAMOS DE LAS PÓLIZAS MULTIRIESGOS
DICIEMBRE 2014
INSTRUCTIVO PARA TRAMITAR RECLAMOS DE LAS PÓLIZAS MULTIRIESGOS (INCENDIO, ROBO, ROTURA DE MAQUINARIA Y EQUIPO ELECTRÓNICO), RESPONSABILIDAD CIVIL, VEHÍCULOS Y FIDELIDAD. I. GENERALIDADES 1. OBJETIVO Proveer una guía práctica para tramitar reclamos de los siniestros que se encuentren amparados en las pólizas: Multiriesgos (Incendio, Robo, Rotura de Maquinaria y Equipo Electrónico), Responsabilidad Civil, Vehículos y Fidelidad. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente instructivo es de aplicación obligatoria en la Función Judicial. II. PROCEDIMIENTO 1. NOTIFICACIÓN DE SINIESTROS Los custodios de los bienes informarán por escrito los hechos y circunstancias de los siniestros, a los directores Provinciales en caso de Provincias y en Planta Central al responsable de la unidad, para que este comunique al Director Nacional Administrativo, quien a su vez observando la normativa vigente para activos fijos desaparecidos en lo concerniente a responsabilidades por acción u omisión, definirá si aplica o no al contrato de seguros. Si es procedente notificará al responsable de la administración de la póliza para iniciar el proceso de reclamo En las pólizas de Multiriesgos, Transporte Interno, Responsabilidad Civil y Vehículos, el responsable administrativo encargado de la gestión de seguros procesará el reclamo a la Compañía de Seguros contratada por el Consejo de la Judicatura. En la póliza de Fidelidad le corresponderá al Director Nacional de Talento Humano. 2. INSPECCIONES DE SINIESTROS La compañía de Seguros realizará la inspección del siniestro en el término de 48 horas a partir de la fecha de notificación, y dispondrá las acciones a seguir para solucionar el evento ocurrido, en el caso que sea aplicable.
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3. PLAZO PARA LA NOTIFICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS La documentación completa del siniestro deberá ser remitida por escrito al Director Nacional Administrativo, por parte de los Directores Provinciales en caso de que el siniestro fuere en provincias y por los responsables de las unidades en caso de que el siniestro hubiere sido en Planta Central, en un plazo máximo de 15 días contados a partir de la fecha del siniestro. III. DOCUMENTOS EXIGIBLES PARA EL PAGO DE SINIESTROS Los Directores Provinciales o los responsables de las áreas en caso de ocurrencia de un siniestro, remitirán a la Dirección Nacional Administrativa la documentación que corresponda en original o copia certificada, de acuerdo al siguiente detalle: 1. PÓLIZA MULTIRIESGO (Incendio, Robo, Equipo electrónico, Rotura de Maquinaria) • Carta de presentación formal y explicativa del reclamo, con fecha de ocurrencia. (Todas las pólizas Multiriesgo). • Informe técnico de causas y daños. (Para equipo electrónico será emitido por la DNTICs o quien haga sus veces en las direcciones provinciales. En caso de rotura de maquinaria, los informes técnicos deberán ser presentados por los responsables del mantenimiento de los bienes inmuebles del Consejo de la Judicatura). • Proformas o factura de reparación y/o reposición de equipos similares y de iguales características. • Entrega del salvamento (Se entiende por el bien afectado por incendio, golpe o rotura). • Documentos contables de preexistencia (Acta entrega-‐recepción del bien). • Informe del Cuerpo de Bomberos (cuando aplique a incendio). • Planos estructurales, arquitectónicos y similares (para daños estructurales, la Dirección Nacional Administrativa o quien haga sus veces en las provincias coordinará la entrega de los documentos). • Declaración Juramentada del siniestro. (Aplica únicamente para celulares). 2. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL • Carta de presentación formal y explicativa del reclamo. • Detalle valorado de la pérdida. • Justificativos contables que sustenten la pérdida (documentos que acrediten la propiedad del bien). • Carta de protesto (Carta del afectado). • Proforma o factura que sustenten el valor del daño.
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3. PÓLIZA DE VEHÍCULOS 3.1 Pérdida parcial por choque, o pérdida total • Carta de notificación del siniestro, con el detalle de las causas del siniestro. • En el caso de robo parcial o total debe presentarse la denuncia a la Policía Judicial y entregar copia de esta denuncia. • Fotocopia de la licencia del conductor, cédula, papeleta de votación, SOAT. (color) • Proforma de daños. • Parte policial (en caso de existir). • Fotografías que evidencien el daño (en provincias). • Tres copias del contrato de cesión de derechos del bien (en caso de pérdida total por accidente o robo suscrito por la Dirección General). • Copia del nombramiento del/la Director/a General y copia de cédula del mismo (en caso de pérdida total por accidente o robo. La Dirección Nacional Administrativa entregará este documento). • Matrícula original (si hubiere) o duplicado original (en caso de pérdida total por accidente o robo). • Llaves del vehículo (en caso de pérdida total por accidente o robo). • Mascarilla del radio (En caso de existir). • Carta autorizando a la Compañía de Seguros a retirar el vehículo del taller. (en caso de pérdida total por accidente o robo). 4. PÓLIZA DE FIDELIDAD (Responsable -‐ Dirección Nacional de Talento Humano) • Carta de presentación formal y explicativa del reclamo. • Copia del nombramiento o contrato del caucionado o empleado. • Detalle valorado de la pérdida. • Justificativos contables que sustenten la pérdida. • Liquidación de haberes retenidos. • Expediente laboral del caucionado o empleado. • Denuncia ante las Autoridades competentes. • Informe de Auditoría Interna (si fuere el caso). 5. TRANSPORTE INTERNO (Movimiento de bienes dentro del territorio nacional) • Carta de presentación formal y explicativa del reclamo, con fecha de ocurrencia. • Informe técnico de causas y daños (Emitido por las áreas responsables en el ámbito de su competencia dependiendo el tipo de bien). • Detalle valorado de la pérdida. • Proformas o factura de reparación y/o reposición de equipos similares y de iguales características.
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• Entrega del salvamento (Se entiende por el bien afectado por incendio, golpe o rotura). • Documentos contables de preexistencia (Acta entrega-‐recepción del bien). Para este caso, la unidad de activos fijos o quien haga sus veces en las provincias, deberá notificar con 24 horas de antelación al responsable administrativo encargado de la gestión de seguros, los movimientos de bienes que se realicen dentro del territorio nacional. IV. RESPONSABILIDADES Los Directores Provinciales y los directores Nacionales dependiendo del caso, elaborarán un informe a la Dirección Nacional Administrativa, cuando corresponda a un evento donde se evidencie negligencia, uso indebido de los bienes o mala conducta del custodio. En relación a la responsabilidad civil de la Póliza de Vehículos, ningún servidor judicial está autorizado a llegar a un acuerdo o transacción sin conocimiento y consentimiento de la Aseguradora, caso contrario no tendrá cobertura (daños a terceros).
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DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA DICIEMBRE - 2014