ARCHIVOS JUDICIALES SECRETARÍA GENERAL
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA
HACEMOS DE LA JUSTICIA UNA PRÁCTICA DIARIA
ECUADOR 2013 - 2017
ARCHIVOS
METODOLOGÍA
INTERVENCIONES
DESAFÍOS A FUTURO
Presidente del Consejo de la Judicatura: .. GUSTAVO JALKH ROBEN Vocales del Consejo de la Judicatura: ALEJANDRO SUBÍA SANDOVAL KARINA PERALTA VELÁSQUEZ ROSA JIMÉNEZ VANEGAS NÉSTOR ARBITO CHICA
Las proyecciones de la Secretaría General, mediante la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental, son: 1. Consolidar la Red de Archivos Judiciales RAJ, que opere a través de un conjunto articulado de los archivos de las unidades judiciales y archivos pasivos provinciales.
Secretario General: ANDRÉS SEGOVIA SALCEDO
2. Creación de protocolos archivísticos judiciales por materias.
Asesor: EFRAÍN VILLACÍS Subdirección Nacional de Archivo y Gestión documental: KARINA LOGROÑO SANTILLÁN
3. Gestión integral de documentos y administración electrónica: uso de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de las actividades y procedimientos que competen a la red de archivos judiciales. 4. La digitalización de la documentación de los archivos judiciales.
Diseño gráfico: FRANCISCO RAMOS SALAS
5. Tablas de retención documental para el análisis de la documentación pasiva.
Fotografía: SECRETARÍA GENERAL
6. Implementar el módulo de inventario SATJE. 7. Aplicación del expediente y archivo electrónico. 8. Conservación, preservación y restauración del patrimonio documental de la Función Judicial. 9. Capacitación continua y permanente para los servidores judiciales y gestores de archivo.
USUARIO
Derecho de autor ISBN No. RED DE ARCHIVO PRIMERA EDICIÓN 2017
Quito-Ecuador
No se permite la reproducción parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la transmisión o la transformación de este libro, en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico o mecánico, mediante fotografías, digitalización u otros métodos, sin el permiso previo y escrito del autor.
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1
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PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES
CONCLUSIONES
El buen gobierno de los papeles y derechos constitucionales 1 Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, no se equivocaron cuando definieron que la creación de los archivos, respondía a la necesidad de tener información al alcance, para poder tomar decisiones y actuar con conocimiento de causa.2 En efecto, cualquier institución pública o privada, que se atribuya una organización moderna y de atención ciudadana eficiente, requiere un buen gobierno de los papeles, entendida como la implementación de un modelo de administración, custodia y mantenimiento de toda la información documental, desde su ingreso por una ventanilla, procesamiento de la respuesta y archivo provisional o definitivo. Al amparo del derecho de petición,3 las actividades humanas se exteriorizan en un papel, que desencadena una serie interminable de actividades que concluyen con la custodia, física o digital del documento, que a su vez, son el sustento del derecho al acceso a la información, contenido en la normativa pertinente. Es decir, la administración de los archivos, su organización, orden, no son solo necesarias para el buen gobierno de una institución, sino que configuran el ejercicio pleno de los derechos constitucionales de petición y acceso a la información, base del Estado constitucional de derechos y justicia. Adicionalmente, cabe reconocer que según el numeral 3 del artículo 379 de la Constitución de la República del Ecuador, los archivos son: “…parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado…”
Normativa sobre custodia de documentos La poca o nula importancia sobre el manejo documental, se refleja en la normativa vigente sobre este tema. Así, la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 1982, define al patrimonio documental, pero crea una estructura institucional innecesaria, que: “vela por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos.” Desde mediados del 2014, el Consejo de la Judicatura, por intermedio de la Secretaría General, implementa y ejecuta el plan de transformación de los archivos judiciales, que se sustenta en una política pública clara, con técnicas archivísticas modernas, talento humano calificado, materiales adecuados y la implementación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales. Con todos estos elementos, se intervino en los archivos judiciales de las veinte y cuatro provincias del Ecuador, con el propósito fundamental de organizar, supervisar e implementar un nuevo modelo archivístico, que pretende atender eficientemente a los usuarios externos (ciudadanos, abogados, fiscales) y usuarios internos (jueces, ayudantes judiciales, entre otros). Los resultados numéricos, luego de casi cuarenta meses de trabajo, suenan interesantes: cuatrocientas treinta y cinco (435) unidades judiciales intervenidas, que equivalen a trescientos diecisiete millones, doscientos ochenta y siete mil, cuatrocientos treinta (317´287.430) fojas, sin embargo el objetivo fundamental es institucionalizar el servicio público de archivos judiciales, como medio eficaz para solventar los requerimientos ciudadanos en materia judicial y efectivizar el principio de tutela judicial.
45
Quizá, la contribución más importante la realiza la Ley del Sistema Nacional de Registros de Datos Públicos, que en el artículo 4, prescribe: “Responsabilidad de la información.- Las instituciones del sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones responderán por la veracidad, autenticidad, custodia y debida conservación de los registros...”
1
Tomado de la revista Justicia para todos, del Consejo de la Judicatura, Junio/septiembre, No.3, 2014, pp.96, 101. 2 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. “Los archivos en el siglo XX”. Traducción Nora Settels Sandahl, Archivo General de la Nacional, Secretaría de Gobernación. 1988. Pág. 3. 3 Art. 66.- Se reconoce y garantizan a las personas: 23. El derecho a recibir quejar y peticiones individuales y colectivas a las autoridades y a recibir atención o respuestas motivadas. No se podrá dirigir peticiones a nombre del pueblo. (Constitución de la República del Ecuador. Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008)
ANTES 2
PLAN ESTRATÉGICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Y RECTORÍA DE ARCHIVOS Para fortalecer y consolidar, los objetivos esenciales que caracterizan a una administración de justicia efectiva y eficiente, en relación con las responsabilidades de la administración documental y archivística, el Consejo de la Judicatura, en abril de 2013, aprobó el Plan Estratégico de la Función Judicial 2013-2019, cuyo objetivo 3 dispone a la Función Judicial, “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios”, mediante la estrategia 3.3: “Fomentar, potenciar y desarrollar sistemas de información integrados, modernos que contengan información procesal e institucional, mejorando el acceso, el procesamiento y la seguridad en la conservación de datos;”
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
ZAMORA
10
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
9
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
Como complemento necesario, mediante resolución 100 de 2014 el Pleno del Consejo de la Judicatura, aprobó el Estatuto Organizacional por Procesos, norma, que por primera vez, concedió atribuciones específicas a la Secretaría General del Consejo de la Judicatura, para dirigir los procesos de gestión documental, archivo, certificación y registro en la Institución, y adicionalmente creó, como parte de dicha Secretaría General, la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental del Consejo de la Judicatura; es decir, la Función Judicial, ya contaba con la rectoría pública en materia archivística, para: a) La administración del sistema de gestión documental, b) Organizar y administrar el sistema de archivos; c) Elaborar proyectos de instructivos y manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales ; e,
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
d) Implementar las medidas de seguridad que permitan definir apropiados niveles de conservación del patrimonio documental.
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
32.974
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
970
81
ARCHIVO GENERAL DE ZAMORA
3
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
44
TUNGURAHUA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
ESTRUCTURA INTERNA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
19
19 SECRETARÍA GENERAL SECRETARIO GENERAL PRODUCTOS
ENTE REGULADOR DE ARCHIVOS JUDICIALES
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
100%
AHORA
A
JEFATURA DE ARCHIVO
B
JEFATURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
C
BALCÓN DE SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE CERTIFICACIÓN Y REGISTRO
A
JEFATURA DE REGISTRO CENTROS DE MEDIACIÓN Y APOSTILLAS
B
CERTIFICACIONES
- Archivo digital de la documentación transferida. - Sistema integrado de gestión documental. - Organizar espacios de archivo a nivel nacional. - Reportar datos estadísticos de la documentación ingresada y generada. - Protocolos e instructivos de técnicas archivísticas y de gestión documental. PRODUCTOS - Certificado de la calidad que ostentan los funcionarios judiciales para trámites de apostilla. - Registro de centros de mediación. - Registro de jueces de paz. - Registro de centros de arbitraje.
relacionados con la gestión institucional. PRODUCTOS
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DEL PLENO
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.300.061 31.651
43
SALA DE LO CIVIL DE LA CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA EN EL CANTÓN DE AMBATO
972
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
A
JEFATURA DE ACTAS DEL PLENO
B
JEFATURA DE RESOLUCIONES DEL PLENO
- Resoluciones del Pleno del Consejo de la Judicatura elaboradas y legalizadas. - Libros de actas del Pleno del Consejo de la Judicatura.
- Matriz de registro de expedientes de las sesiones del Pleno. y decisiones del Pleno.
4
TIPOS DE ARCHIVO
SUCUMBÍOS
Afirmamos, que para nosotros el archivo es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de manera técnica y sistematizada, toda la documentación elaborada y/o recibida por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas. Toda la información contenida en el archivo se procesa con talento humano calificado, que aplica normas y procedimientos que permiten administrar el patrimonio documental que está al servicio de la gestión institucional, la investigación y la cultura. Una vez definidas las competencias específicas de la Secretaría General y la Subdirección de archivo y gestión documental, se implementó tres tipos de archivos que responden a las necesidades propias del servicio judicial, con características y contenidos particulares:
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
7
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
2
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
9
a) Archivo jurisdiccional es el área en la cual se custodia, organiza y conserva todos los procesos legales generados en las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional, que corresponden a una materia específica y a un juez, dentro de la jurisdicción conferida por la ley. Dentro de los archivos jurisdiccionales se distinguen los archivos activos y pasivos. Los primeros son aquellos que reposan en las unidades judiciales descritas y que se encuentran en la jurisdicción del juez, para el trámite previsto en la ley. Por su parte, los archivos pasivos, son aquellos procesos, que una vez concluido su trámite judicial son trasladados a los archivos del Consejo de la Judicatura, para su custodia y conservación administrativa, además se restauran las causas históricas recuperadas en las intervenciones realizadas a nivel nacional. b) Archivo administrativo es el área en la cual se custodia toda la documentación administrativa generada por el Consejo de la Judicatura, propia de las competencias previstas en la Constitución de la República y el Código Orgánico de la Función Judicial. En estos archivos administrativos, cabe diferenciar aquellos documentos administrativos que reposan en cada una de las dependencias del Consejo, en cuyo caso se denominan archivos activos administrativos o de gestión . Cuando dicha documentación es transferida al Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura, se transforman en archivos pasivos administrativos.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
c) Archivo notarial es toda la documentación notarial, que de acuerdo con la ley, el Consejo de la Judicatura recibirá de las notarías, para la prestación del servicio correspondiente. A continuación un gráfico que describe los tipos de archivos:
ARCHIVOS JUDICIALES ARCHIVOS NOTARIALES
PROTOCOLOS NOTARIALES
ACTIVOS JURISDICCIONALES PASIVOS PROVINCIALES GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
5
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
DE GESTIÓN GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
ANTES UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SHUSHUFINDI Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
45.820
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.648
40
42
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
7
7
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo. Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales.
AHORA
Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar una respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios. SERIES DOCUMENTALES
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
180.959
41
UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA MUJER NIÑEZ Y ADOLESCENCIA EN EL CANTÓN SANTO DOMINGO
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
5.631
280
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA PRESIDENCIA DIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA DIRECCIÓN NACIONAL ESTADÍSTICA DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN NACIONAL JURÍDICA DIRECCIÓN NACIONAL PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC DIRECCIÓN NACIONAL TALENTO HUMANO CENTROS DE MEDIACIÓN EJE DE INFRAESTRUCTURA CIVIL TRÁMITES EXTERNOS ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO
FECHAS EXTREMAS DESDE 2000 1999 1999 2011 1981 2000 1997 2010 2009 2004 2013 2008 1999 2011 2012 2010 1994
HASTA 2011 2014 2015 2013 2009 2014 2015 2012 2013 2011 2013 2013 2015 2013 2016 2015 2016
6
ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
SANTA ELENA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
6
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
7
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA Este proyecto inició en el 2014, con el fin de custodiar los archivos jurisdiccionales pasivos, liberó espacio de las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional. En un área aproximada de 3.948.49m 2 , se custodian 1´669.030 causas, que equivalen a 124´675.050 fojas, de procesos judiciales desde el 1700 al 2017. Las causas se encuentran protegidas en cajas R3 reformadas y ubicadas en estanterías dexion. Este importante proceso de creación y estructuración del Archivo General de la Función Judicial, realizado por un equipo de profesionales de la Secretaria General del Consejo de la judicatura, permitió no solo fortalecer el sistema integral de archivos de la institución, mediante el rescate, custodia y restauración de causas y procesos judiciales, sino también consolidar un verdadero servicio ciudadano, que a la fecha atiende, desde el año 2014, a aproximadamente 65.463 requerimientos ciudadanos.
ANTES SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN SALINAS
7
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
97.025
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
2.778
122
40
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
55
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
3
Requerimientos atendidos a ciudadanos en el Archivo General de la Función Judicial:
58
40.362 12.320
TOTAL REQUERIMIENTOS ATENDIDOS
8.438
4.343
65.463 2015
2014
2016
2017
enero - abril
PICHINCHA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
Datos generales del Archivo General de la Función Judicial:
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
CAJAS DE CONSERVACIÓN R3 REFORMADAS
EXPEDIENTES
100%
1’669.030
AHORA
74.585
FOJAS
CAJAS DE CONSERVACIÓN T15
124’675.050
3.181
ÁREA DE CUSTODIA DE EXPEDIENTES
3.948.49 m² ESTANTERÍAS
2.842
Fondo documental:
MATERIAS
AÑOS
CIVIL PENAL TRÁNSITO FAMILIA CORTE PROVINCIAL CONTRAVENCIONES
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.261.471 49.041 2.398
39
ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA CANTÓN QUITO
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
1885 a 2014 1929 a 2016 1974 a 2015 2004 a 2013 1935 a 2011 2011 a 2014 COMISARÍAS DE LA MUJER A NIVEL NACIONAL 1994 a 2014 TRIBUNAL FISCAL 1945 a 2013 TRIBUNAL PENAL 1968 a 2009 TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a 2013 CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a 2005 FLAGRANCIA 2012 LABORAL 1972 a 2014 HISTÓRICO CHIMBORAZO, MANABÍ Y AZUAY 1806 a 1977 Fuente: Archivo General de la Función Judicial
8
METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA La metodología que se implementó, respondió a las características propias del servicio judicial y sobre todo a las condiciones particulares en las cuales se encontró la documentación. Cabe señalar que la falta de un régimen jurídico de archivos judiciales, motivó el diseño y aplicación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico.
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
PASTAZA
6
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
5
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
La metodología aplicada se detalla a continuación:
1. ACOPIO DE DOCUMENTOS Recopilación de las causas de un lugar establecido. Este proceso es indispensable cuando la documentación se encuentra almacenada en varios sitios, sin un responsable definido.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
2. RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS Se realiza cuando la documentación necesita ser trasladada de un lugar a otro, o de un archivo a otro.
3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN Se organizan las causas activas y pasivas, de acuerdo con el orden de procedencia que tuvieron o debieron tener en cada una de las judicaturas de origen.
9
ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN PASTAZA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
70.000
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
-
-
38
ORELLANA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
4. CODIFICACIÓN, ROTULACIÓN, SEÑALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
Es un proceso técnico por medio del cual se identifica la información que se encuentra en la caja. Son datos que permiten ubicar, con mayor facilidad, la documentación, por parte de los gestores del área de archivo.
8 8
5. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA Y ELABORACIÓN DE INVENTARIOS La ubicación física de las cajas y estanterías, se realiza siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Luego, se procede a levantar un inventario esquemático descriptivo de todos los documentos existentes en el área de archivo activo o pasivo jurisdiccional y administrativo.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
6. DIGITALIZACIÓN
AHORA
Este proceso consiste en digitalizar los documentos físicos, en formato PDF (Portable Document Format). Esto permite la conservación y acceso oportuno a la información.
7. CAPACITACIÓN
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
32.523
37
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
2.507
69
SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN ORELLANA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
Dentro de la metodología, la capacitación es transversal, es decir necesaria en cada fase y de manera continua. Cabe precisar que la capacitación se ubica en este último punto, en lo relativo con el Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.
10
RECURSOS MATERIALES
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
NAPO
6
No existe intervención efectiva, si no se cuenta con los materiales adecuados. Los materiales utilizados para las intervenciones archivísticas jurisdiccionales, tales como cajas y estanterías metálicas fueron diseñados para cubrir las necesidades de la documentación que reposa en los archivos judiciales del Consejo de la Judicatura. En la actualidad, los archivos judiciales a nivel nacional cuentan con equipamiento estandarizado para mantener en mejor estado la documentación y brindar un servicio oportuno y de calidad, tanto a usuarios internos como externos.
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
6
CAJAS DE CONSERVACIÓN T15: Son utilizadas para conservar la documentación durante los traslados de repositorios o áreas de archivo. Soportan un peso aproximado de 15 kg. CANTIDAD DE FOJAS 3000
PESO SATURADO 15 Kg
DIMENSIÓN 31 x 40 x 25 cm
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
CAJAS DE CONSERVACIÓN R3: Son elaboradas de cartón corrugado, y se utilizan en archivos judiciales activos y pasivos, para resguardar las causas de cualquier agente externo. Se pueden cargar y trasladar fácilmente. Estas cajas pueden soportar un peso aproximado de 7 Kg. CANTIDAD DE FOJAS 1500
PESO SATURADO 7 Kg
AHORA
DIMENSIÓN 30 x 18 x 38 cm
ESTANTERÍAS METÁLICAS TIPO DEXION: Las estanterías son indispensables para prestar un servicio judicial ágil, ya que por su forma es fácil acceder a ellas. Las estanterías miden 1m de ancho x 2.20m de alto x 0.40m de fondo, contienen 6 bandejas con separación entre bandejas de 0.35m. Están pintadas en polvo sellado de manera electrostática, para evitar corrosión y agentes externos como bacterias.
11
ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN NAPO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
33.554
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
716
124
36
MORONA SANTIAGO ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
1
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
9
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
10 ETIQUETAS PARA ROTULACIÓN Sirven para identificar la caja R3 o T15. La información que contiene es básica para la localización de la causa. La etiqueta describe:
. nombre de la dirección provincial, . judicatura, . materia, . serie, . año, . ubicación topográfica.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA UNIDAD MULTICOMPETENTE ANTONIO ANTE
CAJA 4
SERIE: 1955
DP 10-309 13/13 S2E1B2
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
EQUIPOS TÉCNICOS Mascarilla, guantes de látex y un mandil son los insumos básicos para cuidar la salud de los técnicos o gestores de archivo. Estos accesorios son indispensables en toda área de archivo.
AHORA
EQUIPOS TECNOLÓGICOS
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
16.200
35
UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN PALORA
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
3.000
Para prestar un servicio adecuado, eficiente y eficaz, es necesario utilizar computadoras, scaners, copiadoras, cámaras y demás equipos tecnológicos de apoyo.
43
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
12
DEPARTAMENTO DE RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN En las intervenciones archivísticas, que se detallan en este documento, se evidenció la ausencia total de una política pública de custodia y conservación de las causas jurisdiccionales pasivas. Es así, que nos vimos en la necesidad de crear un espacio para la restauración y recuperación de procesos judiciales, libros y demás información jurisdiccional, que proviene de 1700 y 1800. Una muestra de lo recuperado, se detalla a continuación, con el apoyo de la Universidad Central del Ecuador, Biblioteca General - Área Histórica:
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
MANABÍ
45 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
33
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
12
PORCENTAJE INTERVENCIÓN Causa encontrada en Portoviejo, provincia de Manabí ,(1835), luego del terremoto del 16 de abril de 2016. “Proceso legal: Criminales. Sobre la muerte de Pedro Rivas acaecida en el Cantón de Picoasá Jusgado 2. Municipio de Portoviejo año de 1835” “...Llama la atención el acercamiento a la reconstrucción del delito cuando se gráfica en escala real, el arma con la cual se cometió el ilícito e incluso el detalle gráfico rico en características”.
100%
AHORA
Manabí afrontó un terremoto que devastó alguna parte de sus cantones; por esta razón se tuvo la iniciativa de crear y trasladar los archivos judiciales en contenedores debidamente preparados: con aire acondicionado, cámaras de seguridad, estanterías metálicas DEXION y cajas R3.
Causa encontrada en Loja, provincia de Loja, (1831). Se refiere a la herencia de Benigno Carrión. Allí se describe el tratamiento que recibían los seres humanos, quienes eran considerados como simples enseres de casa y se los vendía como parte integrante de la hacienda.
13
ANTES UNIDAD JUDICIAL PENAL DEL CANTÓN DE PORTOVIEJO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
431.196
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
14.272
746
34
Sellos institucionales de la época Colonial o de principios de la República, con el escudo de armas que muestra en su interior la representación de siete estrellas las que simbolizan similar número de provincias, a partir de la creación del Estado Ecuatoriano: Quito, León, Imbabura, Guayaquil, Manabí, Cuenca y Loja. En su parte inferior se halla la representación del arco de meridiano terrestre que hace referencia a la ubicación del Equator en el globo terráqueo, es decir la línea equatorial de la cual tomará su nombre como “República del Ecuador”, incluso se representa iconográficamente con el sol al medio día para identificar a la mitad del mundo, a este se le da un rostro antropomorfo y se lo relaciona con Inti, el Dios Sol, deidad de los grupos étnicos prehispánicos, en la franja del zodíaco se hallan representados cuatro signos zodiacales cuyo simbolismo refiere el inicio de la libertad ecuatoriana con la Segunda Constituyente establecida en Ambato a partir del 21 de Junio al 22 de agosto de 1835, cuando se rompió definitivamente el nexo con la Gran Colombia, como Estado confederado. En el centro están representados dos cerros que se unen en sus faldas, se trata del sistema montañoso expresado en el decreto de creación del Escudo de Armas de Ecuador (14 de agosto de 1836) que dice entre otras características: “…dos cerros principales que hacen el nudo de la Cordillera de Pichincha, en el primer punto el Guagua Pichincha sobre el cual reposará un Cóndor, y en el segundo el Ruco Pichincha se colocará otro Cóndor que haga frente al que está sobre el cerro de la derecha” ...” alrededor de toda esta representación se hallan dos ramas, una de oliva y otra de laurel, simbolizan la paz después de la guerra, elementos fitomorfos presentes también en los picos de cada una de las aves que posan los cerros, estas últimas se tratan de dos cóndores que representan al poderío, grandeza y dignidad.”
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
LOS RÍOS
24 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
13
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
11
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
Escudo de Armas. Cornucopias o cuernos de la abundancia / segur/ carcaz/arco y flechas Epígrafe: “REPÚBLICA DE COLOMBIA”
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
390.126
33
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
5.747
241
ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN BABAHOYO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
Libro de la Orden de los jesuitas, escrito en latín y que su contenido se refiere al derecho canónico. Título: Tratactus de Nullitatibus Contractuum. Autor: D. Blassi Altimari; 1700, Italia.
14
ACCIONES EN ARCHIVOS
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
LOJA
24 Para prestar un servicio ciudadano ágil y acorde al plan estratégico de la Función Judicial, el Consejo de la Judicatura, a través de la Secretaría General implementó las siguientes acciones:
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
11
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
13
VISITAS TÉCNICAS: Identificación de necesidades de los archivos. ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO: Lineamientos archivísticos. INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS:
.. Talento humano. de conservación. . Cajas . Estanterías. Levantamiento de inventarios.
CAPACITACIONES: Se realizan de forma permanente y continua a todos los funcionarios judiciales.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
403.792
15
ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN LOJA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
8.455
573
32
IMBABURA
INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
14 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
13
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
Las intervenciones demostraron la necesidad de contar con espacios adecuados para los archivos en cada una de las unidades judiciales, así como también con el personal calificado. Con la metodología archivística descrita anteriormente se pudo acopiar, organizar, clasificar, codificar, etiquetar, ubicar topográficamente, levantar el inventario y capacitar, en las 24 provincias del Ecuador. Este proceso, contó con el apoyo de las direcciones provinciales del Consejo de la Judicatura, parte esencial para concluir los trabajos y sostener el servicio a la ciudadanía.
ANTES
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
DESARROLLO AHORA
AHORA ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
112.348
31
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
5.357
229
SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE IMBABURA CANTÓN DE IBARRA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
16
COMPLEJO JUDICIAL FLORIDA NORTE - GUAYAQUIL
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
GUAYAS
ÁREAS DE ARCHIVO
49
14
28
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR SECRETARÍA GENRAL ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
21
INAUGURACIÓN 9-10-2013
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL PENAL NORTE UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL NORTE DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL FLORIDA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL NORTE DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER Y LA FAMILIA
REQUERIMIENTOS SEMANALES
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
1.091 17
CRECIMIENTO
-
INTERNOS
EXTERNOS
3.186
7.133
SUPERFICIE
2.735
m2
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
448.421 SALA ESPECIALIZADA DE LO PENAL DE LA CORTE PROVINCIAL DE GUAYAS CANTÓN DE GUAYAQUIL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
21.161 1.451
30
GALÁPAGOS
COMPLEJO JUDICIAL DE TUNGURAHUA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
ÁREAS DE ARCHIVO
2 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
2
2
INAUGURACIÓN 12-11-2015
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AQUÍ SE ENCUENTRAN:
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
11.520
29
SALA CIVIL UNIDAD JUDICIAL CIVIL SALA DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL DE TRÁNSITO PRESIDENCIA CORTE PROVINCIAL DE JUSTICIA MEDIACIÓN, FISCALÍA Y DEFENSORÍA PÚBLICA SALA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL CONTRA LA VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
384
24
UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN SAN CRISTÓBAL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
519
CRECIMIENTO
10
REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS
2.175
SUPERFICIE
EXTERNOS
2.459 1.428
m2
18
COMPLEJO JUDICIAL QUITO NORTE
ESMERALDAS
ÁREAS DE ARCHIVO
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
14
9
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
13
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
INAUGURACIÓN 2-2-2017
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD PENAL TRIBUNALES PENALES UNIDAD JUDICIAL LABORAL UNIDAD JUDICIAL CIVIL COGEP JUZGADOS 1ro, 2do Y 3ro DE FAMILIA TRIBUNALES CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL CUARTA DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
1.254 19
CRECIMIENTO
268
REQUERIMIENTOS SEMANAL INTERNOS
EXTERNOS
5.694 2.669
SUPERFICIE
2.069
ANTES
m2
UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN ESMERALDAS Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
183.999
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
4.861
202
28
COMPLEJO JUDICIAL ECHEANDÍA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
EL ORO
ÁREAS DE ARCHIVO
26 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
10
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
16
2
INAUGURACIÓN 23-3-2017
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL PENAL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL CIVIL Y MERCANTIL UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL INQUILINATO Y RELACIONES VECINALES UNIDAD JUDICIAL FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL DE CONTRAVENCIONES, TRÁNSITO Y CONSTITUCIONAL UNIDAD JUDICIAL DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
262.138
27
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
3.284
221
UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE PENAL EN EL CANTÓN PASAJE Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
16
CRECIMIENTO
30
REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS
30
EXTERNOS
29
SUPERFICIE
53
m2
20
COMPLEJO JUDICIAL DE GUARANDA
CHIMBORAZO
ÁREAS DE ARCHIVO
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
17
2
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
16
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
INAUGURACIÓN 28-3-2017
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDADES JUDICIALES PENAL DEFENSORÍA PÚBLICA Y FISCALÍA TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD DE VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR,
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
47 21
CRECIMIENTO
20
REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS
720
EXTERNOS
127
SUPERFICIE
93
m2
ANTES UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN RIOBAMBA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
230.773
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
6.400
213
26
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
CARCHI
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
AZUAY
26
10 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
10
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
19
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
7
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
100%
AHORA
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
71.751
25
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.795
ANTES
211.880
119 UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SANTA ISABEL
SALA ÚNICA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE CARCHI, EN EL CANTÓN TULCÁN Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
4.810
247
22
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
BOLÍVAR
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
CAÑAR
15 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
14
15
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
14
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
100%
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
81.144
23
AHORA
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
2.989
ANTES
132
63.117 UNIDAD JUDICIAL PENAL EN EL CANTÓN LA TRONCAL
TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES DE BOLÍVAR EN EL CANTÓN DE GUARANDA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.970
188
24
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
BOLÍVAR
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
CAÑAR
15 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
14
15
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
14
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
100%
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
81.144
23
AHORA
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
2.989
ANTES
132
63.117 UNIDAD JUDICIAL PENAL EN EL CANTÓN LA TRONCAL
TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES DE BOLÍVAR EN EL CANTÓN DE GUARANDA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.970
188
24
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
CARCHI
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
AZUAY
26
10 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
10
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
19
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
7
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
100%
AHORA
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
71.751
25
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.795
ANTES
211.880
119 UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SANTA ISABEL
SALA ÚNICA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE CARCHI, EN EL CANTÓN TULCÁN Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
4.810
247
22
COMPLEJO JUDICIAL DE GUARANDA
CHIMBORAZO
ÁREAS DE ARCHIVO
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
17
2
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
16
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
INAUGURACIÓN 28-3-2017
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDADES JUDICIALES PENAL DEFENSORÍA PÚBLICA Y FISCALÍA TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD DE VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR,
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
47 21
CRECIMIENTO
20
REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS
720
EXTERNOS
127
SUPERFICIE
93
m2
ANTES UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN RIOBAMBA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
230.773
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
6.400
213
26
COMPLEJO JUDICIAL ECHEANDÍA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
EL ORO
ÁREAS DE ARCHIVO
26 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
10
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
16
2
INAUGURACIÓN 23-3-2017
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL PENAL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL CIVIL Y MERCANTIL UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL INQUILINATO Y RELACIONES VECINALES UNIDAD JUDICIAL FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL DE CONTRAVENCIONES, TRÁNSITO Y CONSTITUCIONAL UNIDAD JUDICIAL DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
262.138
27
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
3.284
221
UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE PENAL EN EL CANTÓN PASAJE Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
16
CRECIMIENTO
30
REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS
30
EXTERNOS
29
SUPERFICIE
53
m2
20
COMPLEJO JUDICIAL QUITO NORTE
ESMERALDAS
ÁREAS DE ARCHIVO
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
14
9
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
13
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
INAUGURACIÓN 2-2-2017
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD PENAL TRIBUNALES PENALES UNIDAD JUDICIAL LABORAL UNIDAD JUDICIAL CIVIL COGEP JUZGADOS 1ro, 2do Y 3ro DE FAMILIA TRIBUNALES CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL CUARTA DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
1.254 19
CRECIMIENTO
268
REQUERIMIENTOS SEMANAL INTERNOS
EXTERNOS
5.694 2.669
SUPERFICIE
2.069
ANTES
m2
UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN ESMERALDAS Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
183.999
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
4.861
202
28
GALÁPAGOS
COMPLEJO JUDICIAL DE TUNGURAHUA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
ÁREAS DE ARCHIVO
2 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
2
2
INAUGURACIÓN 12-11-2015
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AQUÍ SE ENCUENTRAN:
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
11.520
29
SALA CIVIL UNIDAD JUDICIAL CIVIL SALA DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL DE TRÁNSITO PRESIDENCIA CORTE PROVINCIAL DE JUSTICIA MEDIACIÓN, FISCALÍA Y DEFENSORÍA PÚBLICA SALA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL CONTRA LA VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
384
24
UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN SAN CRISTÓBAL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
519
CRECIMIENTO
10
REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS
2.175
SUPERFICIE
EXTERNOS
2.459 1.428
m2
18
COMPLEJO JUDICIAL FLORIDA NORTE - GUAYAQUIL
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
GUAYAS
ÁREAS DE ARCHIVO
49
14
28
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR SECRETARÍA GENRAL ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
21
INAUGURACIÓN 9-10-2013
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL PENAL NORTE UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL NORTE DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL FLORIDA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL NORTE DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER Y LA FAMILIA
REQUERIMIENTOS SEMANALES
ESTANTERÍAS UTILIZADAS
1.091 17
CRECIMIENTO
-
INTERNOS
EXTERNOS
3.186
7.133
SUPERFICIE
2.735
m2
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
448.421 SALA ESPECIALIZADA DE LO PENAL DE LA CORTE PROVINCIAL DE GUAYAS CANTÓN DE GUAYAQUIL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
21.161 1.451
30
IMBABURA
INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
14 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
13
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
Las intervenciones demostraron la necesidad de contar con espacios adecuados para los archivos en cada una de las unidades judiciales, así como también con el personal calificado. Con la metodología archivística descrita anteriormente se pudo acopiar, organizar, clasificar, codificar, etiquetar, ubicar topográficamente, levantar el inventario y capacitar, en las 24 provincias del Ecuador. Este proceso, contó con el apoyo de las direcciones provinciales del Consejo de la Judicatura, parte esencial para concluir los trabajos y sostener el servicio a la ciudadanía.
ANTES
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
DESARROLLO AHORA
AHORA ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
112.348
31
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
5.357
229
SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE IMBABURA CANTÓN DE IBARRA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
16
ACCIONES EN ARCHIVOS
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
LOJA
24 Para prestar un servicio ciudadano ágil y acorde al plan estratégico de la Función Judicial, el Consejo de la Judicatura, a través de la Secretaría General implementó las siguientes acciones:
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
11
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
13
VISITAS TÉCNICAS: Identificación de necesidades de los archivos. ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO: Lineamientos archivísticos. INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS:
.. Talento humano. de conservación. . Cajas . Estanterías. Levantamiento de inventarios.
CAPACITACIONES: Se realizan de forma permanente y continua a todos los funcionarios judiciales.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
403.792
15
ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN LOJA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
8.455
573
32
Sellos institucionales de la época Colonial o de principios de la República, con el escudo de armas que muestra en su interior la representación de siete estrellas las que simbolizan similar número de provincias, a partir de la creación del Estado Ecuatoriano: Quito, León, Imbabura, Guayaquil, Manabí, Cuenca y Loja. En su parte inferior se halla la representación del arco de meridiano terrestre que hace referencia a la ubicación del Equator en el globo terráqueo, es decir la línea equatorial de la cual tomará su nombre como “República del Ecuador”, incluso se representa iconográficamente con el sol al medio día para identificar a la mitad del mundo, a este se le da un rostro antropomorfo y se lo relaciona con Inti, el Dios Sol, deidad de los grupos étnicos prehispánicos, en la franja del zodíaco se hallan representados cuatro signos zodiacales cuyo simbolismo refiere el inicio de la libertad ecuatoriana con la Segunda Constituyente establecida en Ambato a partir del 21 de Junio al 22 de agosto de 1835, cuando se rompió definitivamente el nexo con la Gran Colombia, como Estado confederado. En el centro están representados dos cerros que se unen en sus faldas, se trata del sistema montañoso expresado en el decreto de creación del Escudo de Armas de Ecuador (14 de agosto de 1836) que dice entre otras características: “…dos cerros principales que hacen el nudo de la Cordillera de Pichincha, en el primer punto el Guagua Pichincha sobre el cual reposará un Cóndor, y en el segundo el Ruco Pichincha se colocará otro Cóndor que haga frente al que está sobre el cerro de la derecha” ...” alrededor de toda esta representación se hallan dos ramas, una de oliva y otra de laurel, simbolizan la paz después de la guerra, elementos fitomorfos presentes también en los picos de cada una de las aves que posan los cerros, estas últimas se tratan de dos cóndores que representan al poderío, grandeza y dignidad.”
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
LOS RÍOS
24 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
13
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
11
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
Escudo de Armas. Cornucopias o cuernos de la abundancia / segur/ carcaz/arco y flechas Epígrafe: “REPÚBLICA DE COLOMBIA”
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
390.126
33
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
5.747
241
ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN BABAHOYO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
Libro de la Orden de los jesuitas, escrito en latín y que su contenido se refiere al derecho canónico. Título: Tratactus de Nullitatibus Contractuum. Autor: D. Blassi Altimari; 1700, Italia.
14
DEPARTAMENTO DE RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN En las intervenciones archivísticas, que se detallan en este documento, se evidenció la ausencia total de una política pública de custodia y conservación de las causas jurisdiccionales pasivas. Es así, que nos vimos en la necesidad de crear un espacio para la restauración y recuperación de procesos judiciales, libros y demás información jurisdiccional, que proviene de 1700 y 1800. Una muestra de lo recuperado, se detalla a continuación, con el apoyo de la Universidad Central del Ecuador, Biblioteca General - Área Histórica:
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
MANABÍ
45 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
33
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
12
PORCENTAJE INTERVENCIÓN Causa encontrada en Portoviejo, provincia de Manabí ,(1835), luego del terremoto del 16 de abril de 2016. “Proceso legal: Criminales. Sobre la muerte de Pedro Rivas acaecida en el Cantón de Picoasá Jusgado 2. Municipio de Portoviejo año de 1835” “...Llama la atención el acercamiento a la reconstrucción del delito cuando se gráfica en escala real, el arma con la cual se cometió el ilícito e incluso el detalle gráfico rico en características”.
100%
AHORA
Manabí afrontó un terremoto que devastó alguna parte de sus cantones; por esta razón se tuvo la iniciativa de crear y trasladar los archivos judiciales en contenedores debidamente preparados: con aire acondicionado, cámaras de seguridad, estanterías metálicas DEXION y cajas R3.
Causa encontrada en Loja, provincia de Loja, (1831). Se refiere a la herencia de Benigno Carrión. Allí se describe el tratamiento que recibían los seres humanos, quienes eran considerados como simples enseres de casa y se los vendía como parte integrante de la hacienda.
13
ANTES UNIDAD JUDICIAL PENAL DEL CANTÓN DE PORTOVIEJO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
431.196
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
14.272
746
34
MORONA SANTIAGO ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
1
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
9
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
10 ETIQUETAS PARA ROTULACIÓN Sirven para identificar la caja R3 o T15. La información que contiene es básica para la localización de la causa. La etiqueta describe:
. nombre de la dirección provincial, . judicatura, . materia, . serie, . año, . ubicación topográfica.
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA UNIDAD MULTICOMPETENTE ANTONIO ANTE
CAJA 4
SERIE: 1955
DP 10-309 13/13 S2E1B2
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
EQUIPOS TÉCNICOS Mascarilla, guantes de látex y un mandil son los insumos básicos para cuidar la salud de los técnicos o gestores de archivo. Estos accesorios son indispensables en toda área de archivo.
AHORA
EQUIPOS TECNOLÓGICOS
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
16.200
35
UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN PALORA
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
3.000
Para prestar un servicio adecuado, eficiente y eficaz, es necesario utilizar computadoras, scaners, copiadoras, cámaras y demás equipos tecnológicos de apoyo.
43
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
12
RECURSOS MATERIALES
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
NAPO
6
No existe intervención efectiva, si no se cuenta con los materiales adecuados. Los materiales utilizados para las intervenciones archivísticas jurisdiccionales, tales como cajas y estanterías metálicas fueron diseñados para cubrir las necesidades de la documentación que reposa en los archivos judiciales del Consejo de la Judicatura. En la actualidad, los archivos judiciales a nivel nacional cuentan con equipamiento estandarizado para mantener en mejor estado la documentación y brindar un servicio oportuno y de calidad, tanto a usuarios internos como externos.
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
6
CAJAS DE CONSERVACIÓN T15: Son utilizadas para conservar la documentación durante los traslados de repositorios o áreas de archivo. Soportan un peso aproximado de 15 kg. CANTIDAD DE FOJAS 3000
PESO SATURADO 15 Kg
DIMENSIÓN 31 x 40 x 25 cm
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
CAJAS DE CONSERVACIÓN R3: Son elaboradas de cartón corrugado, y se utilizan en archivos judiciales activos y pasivos, para resguardar las causas de cualquier agente externo. Se pueden cargar y trasladar fácilmente. Estas cajas pueden soportar un peso aproximado de 7 Kg. CANTIDAD DE FOJAS 1500
PESO SATURADO 7 Kg
AHORA
DIMENSIÓN 30 x 18 x 38 cm
ESTANTERÍAS METÁLICAS TIPO DEXION: Las estanterías son indispensables para prestar un servicio judicial ágil, ya que por su forma es fácil acceder a ellas. Las estanterías miden 1m de ancho x 2.20m de alto x 0.40m de fondo, contienen 6 bandejas con separación entre bandejas de 0.35m. Están pintadas en polvo sellado de manera electrostática, para evitar corrosión y agentes externos como bacterias.
11
ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN NAPO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
33.554
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
716
124
36
ORELLANA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
4. CODIFICACIÓN, ROTULACIÓN, SEÑALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
Es un proceso técnico por medio del cual se identifica la información que se encuentra en la caja. Son datos que permiten ubicar, con mayor facilidad, la documentación, por parte de los gestores del área de archivo.
8 8
5. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA Y ELABORACIÓN DE INVENTARIOS La ubicación física de las cajas y estanterías, se realiza siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Luego, se procede a levantar un inventario esquemático descriptivo de todos los documentos existentes en el área de archivo activo o pasivo jurisdiccional y administrativo.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
6. DIGITALIZACIÓN
AHORA
Este proceso consiste en digitalizar los documentos físicos, en formato PDF (Portable Document Format). Esto permite la conservación y acceso oportuno a la información.
7. CAPACITACIÓN
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
32.523
37
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
2.507
69
SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN ORELLANA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
Dentro de la metodología, la capacitación es transversal, es decir necesaria en cada fase y de manera continua. Cabe precisar que la capacitación se ubica en este último punto, en lo relativo con el Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.
10
METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA La metodología que se implementó, respondió a las características propias del servicio judicial y sobre todo a las condiciones particulares en las cuales se encontró la documentación. Cabe señalar que la falta de un régimen jurídico de archivos judiciales, motivó el diseño y aplicación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico.
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
PASTAZA
6
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
5
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
La metodología aplicada se detalla a continuación:
1. ACOPIO DE DOCUMENTOS Recopilación de las causas de un lugar establecido. Este proceso es indispensable cuando la documentación se encuentra almacenada en varios sitios, sin un responsable definido.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
2. RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS Se realiza cuando la documentación necesita ser trasladada de un lugar a otro, o de un archivo a otro.
3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN Se organizan las causas activas y pasivas, de acuerdo con el orden de procedencia que tuvieron o debieron tener en cada una de las judicaturas de origen.
9
ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN PASTAZA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
70.000
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
-
-
38
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
55
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
3
Requerimientos atendidos a ciudadanos en el Archivo General de la Función Judicial:
58
40.362 12.320
TOTAL REQUERIMIENTOS ATENDIDOS
8.438
4.343
65.463 2015
2014
2016
2017
enero - abril
PICHINCHA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
Datos generales del Archivo General de la Función Judicial:
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
CAJAS DE CONSERVACIÓN R3 REFORMADAS
EXPEDIENTES
100%
1’669.030
AHORA
74.585
FOJAS
CAJAS DE CONSERVACIÓN T15
124’675.050
3.181
ÁREA DE CUSTODIA DE EXPEDIENTES
3.948.49 m² ESTANTERÍAS
2.842
Fondo documental:
MATERIAS
AÑOS
CIVIL PENAL TRÁNSITO FAMILIA CORTE PROVINCIAL CONTRAVENCIONES
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.261.471 49.041 2.398
39
ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA CANTÓN QUITO
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
1885 a 2014 1929 a 2016 1974 a 2015 2004 a 2013 1935 a 2011 2011 a 2014 COMISARÍAS DE LA MUJER A NIVEL NACIONAL 1994 a 2014 TRIBUNAL FISCAL 1945 a 2013 TRIBUNAL PENAL 1968 a 2009 TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a 2013 CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a 2005 FLAGRANCIA 2012 LABORAL 1972 a 2014 HISTÓRICO CHIMBORAZO, MANABÍ Y AZUAY 1806 a 1977 Fuente: Archivo General de la Función Judicial
8
ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
SANTA ELENA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
6
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
7
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA Este proyecto inició en el 2014, con el fin de custodiar los archivos jurisdiccionales pasivos, liberó espacio de las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional. En un área aproximada de 3.948.49m 2 , se custodian 1´669.030 causas, que equivalen a 124´675.050 fojas, de procesos judiciales desde el 1700 al 2017. Las causas se encuentran protegidas en cajas R3 reformadas y ubicadas en estanterías dexion. Este importante proceso de creación y estructuración del Archivo General de la Función Judicial, realizado por un equipo de profesionales de la Secretaria General del Consejo de la judicatura, permitió no solo fortalecer el sistema integral de archivos de la institución, mediante el rescate, custodia y restauración de causas y procesos judiciales, sino también consolidar un verdadero servicio ciudadano, que a la fecha atiende, desde el año 2014, a aproximadamente 65.463 requerimientos ciudadanos.
ANTES SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN SALINAS
7
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
97.025
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
2.778
122
40
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
7
7
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo. Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales.
AHORA
Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar una respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios. SERIES DOCUMENTALES
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
180.959
41
UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA MUJER NIÑEZ Y ADOLESCENCIA EN EL CANTÓN SANTO DOMINGO
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
5.631
280
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA PRESIDENCIA DIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA DIRECCIÓN NACIONAL ESTADÍSTICA DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN NACIONAL JURÍDICA DIRECCIÓN NACIONAL PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC DIRECCIÓN NACIONAL TALENTO HUMANO CENTROS DE MEDIACIÓN EJE DE INFRAESTRUCTURA CIVIL TRÁMITES EXTERNOS ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO
FECHAS EXTREMAS DESDE 2000 1999 1999 2011 1981 2000 1997 2010 2009 2004 2013 2008 1999 2011 2012 2010 1994
HASTA 2011 2014 2015 2013 2009 2014 2015 2012 2013 2011 2013 2013 2015 2013 2016 2015 2016
6
TIPOS DE ARCHIVO
SUCUMBÍOS
Afirmamos, que para nosotros el archivo es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de manera técnica y sistematizada, toda la documentación elaborada y/o recibida por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas. Toda la información contenida en el archivo se procesa con talento humano calificado, que aplica normas y procedimientos que permiten administrar el patrimonio documental que está al servicio de la gestión institucional, la investigación y la cultura. Una vez definidas las competencias específicas de la Secretaría General y la Subdirección de archivo y gestión documental, se implementó tres tipos de archivos que responden a las necesidades propias del servicio judicial, con características y contenidos particulares:
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
7
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
2
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
9
a) Archivo jurisdiccional es el área en la cual se custodia, organiza y conserva todos los procesos legales generados en las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional, que corresponden a una materia específica y a un juez, dentro de la jurisdicción conferida por la ley. Dentro de los archivos jurisdiccionales se distinguen los archivos activos y pasivos. Los primeros son aquellos que reposan en las unidades judiciales descritas y que se encuentran en la jurisdicción del juez, para el trámite previsto en la ley. Por su parte, los archivos pasivos, son aquellos procesos, que una vez concluido su trámite judicial son trasladados a los archivos del Consejo de la Judicatura, para su custodia y conservación administrativa, además se restauran las causas históricas recuperadas en las intervenciones realizadas a nivel nacional. b) Archivo administrativo es el área en la cual se custodia toda la documentación administrativa generada por el Consejo de la Judicatura, propia de las competencias previstas en la Constitución de la República y el Código Orgánico de la Función Judicial. En estos archivos administrativos, cabe diferenciar aquellos documentos administrativos que reposan en cada una de las dependencias del Consejo, en cuyo caso se denominan archivos activos administrativos o de gestión . Cuando dicha documentación es transferida al Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura, se transforman en archivos pasivos administrativos.
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
AHORA
c) Archivo notarial es toda la documentación notarial, que de acuerdo con la ley, el Consejo de la Judicatura recibirá de las notarías, para la prestación del servicio correspondiente. A continuación un gráfico que describe los tipos de archivos:
ARCHIVOS JUDICIALES ARCHIVOS NOTARIALES
PROTOCOLOS NOTARIALES
ACTIVOS JURISDICCIONALES PASIVOS PROVINCIALES GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL
5
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
DE GESTIÓN GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
ANTES UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SHUSHUFINDI Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
45.820
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.648
40
42
TUNGURAHUA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
ESTRUCTURA INTERNA
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
19
19 SECRETARÍA GENERAL SECRETARIO GENERAL PRODUCTOS
ENTE REGULADOR DE ARCHIVOS JUDICIALES
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
100%
AHORA
A
JEFATURA DE ARCHIVO
B
JEFATURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
C
BALCÓN DE SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE CERTIFICACIÓN Y REGISTRO
A
JEFATURA DE REGISTRO CENTROS DE MEDIACIÓN Y APOSTILLAS
B
CERTIFICACIONES
- Archivo digital de la documentación transferida. - Sistema integrado de gestión documental. - Organizar espacios de archivo a nivel nacional. - Reportar datos estadísticos de la documentación ingresada y generada. - Protocolos e instructivos de técnicas archivísticas y de gestión documental. PRODUCTOS - Certificado de la calidad que ostentan los funcionarios judiciales para trámites de apostilla. - Registro de centros de mediación. - Registro de jueces de paz. - Registro de centros de arbitraje.
relacionados con la gestión institucional. PRODUCTOS
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DEL PLENO
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
1.300.061 31.651
43
SALA DE LO CIVIL DE LA CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA EN EL CANTÓN DE AMBATO
972
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
A
JEFATURA DE ACTAS DEL PLENO
B
JEFATURA DE RESOLUCIONES DEL PLENO
- Resoluciones del Pleno del Consejo de la Judicatura elaboradas y legalizadas. - Libros de actas del Pleno del Consejo de la Judicatura.
- Matriz de registro de expedientes de las sesiones del Pleno. y decisiones del Pleno.
4
PLAN ESTRATÉGICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Y RECTORÍA DE ARCHIVOS Para fortalecer y consolidar, los objetivos esenciales que caracterizan a una administración de justicia efectiva y eficiente, en relación con las responsabilidades de la administración documental y archivística, el Consejo de la Judicatura, en abril de 2013, aprobó el Plan Estratégico de la Función Judicial 2013-2019, cuyo objetivo 3 dispone a la Función Judicial, “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios”, mediante la estrategia 3.3: “Fomentar, potenciar y desarrollar sistemas de información integrados, modernos que contengan información procesal e institucional, mejorando el acceso, el procesamiento y la seguridad en la conservación de datos;”
TOTAL UNIDADES JUDICIALES
ZAMORA
10
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL
9
ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
1
Como complemento necesario, mediante resolución 100 de 2014 el Pleno del Consejo de la Judicatura, aprobó el Estatuto Organizacional por Procesos, norma, que por primera vez, concedió atribuciones específicas a la Secretaría General del Consejo de la Judicatura, para dirigir los procesos de gestión documental, archivo, certificación y registro en la Institución, y adicionalmente creó, como parte de dicha Secretaría General, la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental del Consejo de la Judicatura; es decir, la Función Judicial, ya contaba con la rectoría pública en materia archivística, para: a) La administración del sistema de gestión documental, b) Organizar y administrar el sistema de archivos; c) Elaborar proyectos de instructivos y manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales ; e,
PORCENTAJE INTERVENCIÓN
100%
d) Implementar las medidas de seguridad que permitan definir apropiados niveles de conservación del patrimonio documental.
AHORA
ANTES
VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)
32.974
CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS
970
81
ARCHIVO GENERAL DE ZAMORA
3
Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.
44
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES
CONCLUSIONES
El buen gobierno de los papeles y derechos constitucionales 1 Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, no se equivocaron cuando definieron que la creación de los archivos, respondía a la necesidad de tener información al alcance, para poder tomar decisiones y actuar con conocimiento de causa.2 En efecto, cualquier institución pública o privada, que se atribuya una organización moderna y de atención ciudadana eficiente, requiere un buen gobierno de los papeles, entendida como la implementación de un modelo de administración, custodia y mantenimiento de toda la información documental, desde su ingreso por una ventanilla, procesamiento de la respuesta y archivo provisional o definitivo. Al amparo del derecho de petición,3 las actividades humanas se exteriorizan en un papel, que desencadena una serie interminable de actividades que concluyen con la custodia, física o digital del documento, que a su vez, son el sustento del derecho al acceso a la información, contenido en la normativa pertinente. Es decir, la administración de los archivos, su organización, orden, no son solo necesarias para el buen gobierno de una institución, sino que configuran el ejercicio pleno de los derechos constitucionales de petición y acceso a la información, base del Estado constitucional de derechos y justicia. Adicionalmente, cabe reconocer que según el numeral 3 del artículo 379 de la Constitución de la República del Ecuador, los archivos son: “…parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado…”
Normativa sobre custodia de documentos La poca o nula importancia sobre el manejo documental, se refleja en la normativa vigente sobre este tema. Así, la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 1982, define al patrimonio documental, pero crea una estructura institucional innecesaria, que: “vela por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos.” Desde mediados del 2014, el Consejo de la Judicatura, por intermedio de la Secretaría General, implementa y ejecuta el plan de transformación de los archivos judiciales, que se sustenta en una política pública clara, con técnicas archivísticas modernas, talento humano calificado, materiales adecuados y la implementación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales. Con todos estos elementos, se intervino en los archivos judiciales de las veinte y cuatro provincias del Ecuador, con el propósito fundamental de organizar, supervisar e implementar un nuevo modelo archivístico, que pretende atender eficientemente a los usuarios externos (ciudadanos, abogados, fiscales) y usuarios internos (jueces, ayudantes judiciales, entre otros). Los resultados numéricos, luego de casi cuarenta meses de trabajo, suenan interesantes: cuatrocientas treinta y cinco (435) unidades judiciales intervenidas, que equivalen a trescientos diecisiete millones, doscientos ochenta y siete mil, cuatrocientos treinta (317´287.430) fojas, sin embargo el objetivo fundamental es institucionalizar el servicio público de archivos judiciales, como medio eficaz para solventar los requerimientos ciudadanos en materia judicial y efectivizar el principio de tutela judicial.
45
Quizá, la contribución más importante la realiza la Ley del Sistema Nacional de Registros de Datos Públicos, que en el artículo 4, prescribe: “Responsabilidad de la información.- Las instituciones del sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones responderán por la veracidad, autenticidad, custodia y debida conservación de los registros...”
1
Tomado de la revista Justicia para todos, del Consejo de la Judicatura, Junio/septiembre, No.3, 2014, pp.96, 101. 2 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. “Los archivos en el siglo XX”. Traducción Nora Settels Sandahl, Archivo General de la Nacional, Secretaría de Gobernación. 1988. Pág. 3. 3 Art. 66.- Se reconoce y garantizan a las personas: 23. El derecho a recibir quejar y peticiones individuales y colectivas a las autoridades y a recibir atención o respuestas motivadas. No se podrá dirigir peticiones a nombre del pueblo. (Constitución de la República del Ecuador. Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008)
ANTES 2
DESAFÍOS A FUTURO
Presidente del Consejo de la Judicatura: .. GUSTAVO JALKH ROBEN Vocales del Consejo de la Judicatura: ALEJANDRO SUBÍA SANDOVAL KARINA PERALTA VELÁSQUEZ ROSA JIMÉNEZ VANEGAS NÉSTOR ARBITO CHICA
Las proyecciones de la Secretaría General, mediante la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental, son: 1. Consolidar la Red de Archivos Judiciales RAJ, que opere a través de un conjunto articulado de los archivos de las unidades judiciales y archivos pasivos provinciales.
Secretario General: ANDRÉS SEGOVIA SALCEDO
2. Creación de protocolos archivísticos judiciales por materias.
Asesor: EFRAÍN VILLACÍS Subdirección Nacional de Archivo y Gestión documental: KARINA LOGROÑO SANTILLÁN
3. Gestión integral de documentos y administración electrónica: uso de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de las actividades y procedimientos que competen a la red de archivos judiciales. 4. La digitalización de la documentación de los archivos judiciales.
Diseño gráfico: FRANCISCO RAMOS SALAS
5. Tablas de retención documental para el análisis de la documentación pasiva.
Fotografía: SECRETARÍA GENERAL
6. Implementar el módulo de inventario SATJE. 7. Aplicación del expediente y archivo electrónico. 8. Conservación, preservación y restauración del patrimonio documental de la Función Judicial. 9. Capacitación continua y permanente para los servidores judiciales y gestores de archivo.
USUARIO
Derecho de autor ISBN No. RED DE ARCHIVO PRIMERA EDICIÓN 2017
Quito-Ecuador
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1
Para consultas escríbenos secretariageneral@funcionjudicial.gob.ec
Para saber sobre nosotros www.funcionjudicial.gob.ec
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ARCHIVOS JUDICIALES SECRETARÍA GENERAL
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA
HACEMOS DE LA JUSTICIA UNA PRÁCTICA DIARIA
ECUADOR 2013 - 2017
ARCHIVOS
METODOLOGÍA
INTERVENCIONES