Manual de bienes 2015 by Consejo de la Judicatura

DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA

MANUAL DE CONTROL DE BIENES

2015

INTRODUCCIÓN La Dirección Nacional Administrativa ha elaborado el presente Manual de Control de Bienes, con el objetivo de contar con un instrumento que sea aplicable a cada una de las Direcciones Provinciales (E.O.Ds) y Unidades del Consejo de la Judicatura para el adecuado y correcto manejo de los bienes. En dicho manual se establecen las políticas y lineamientos necesarios, con el fin de normar y velar por la óptima administración, control, traspasos y baja de los bienes del Consejo de la Judicatura de manera que se posibilite su adecuada clasificación, localización dentro de las unidades donde están ubicados, la identificación de los custodios (usuarios) de los bienes, la apropiada interrelación entre el registro y control contable con el registro y control físico de los bienes, la adecuada codificación e identificación de los bienes, y el uso de documentos, actas, informes técnicos, formularios y reportes uniformes. Se incorporan además los procedimientos que deberán aplicarse para el registro de los ingresos y egresos de bienes, para el mantenimiento y reparación de los mismos, así como para la toma física de inventarios. Adicionalmente, se establecen los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, relacionados con la custodia, manejo y buen uso de los bienes.

PRECEPTOS INICIALES OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Definir un conjunto de criterios técnicos normativos de carácter práctico, que permitan una eficiente administración y control de los bienes del Consejo de la Judicatura, apoyado en medidas orientadas a salvaguardar los diversos recursos materiales propiedad de la institución y que son recursos del estado. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Proporcionar una guía detallada que permita la implantación de una adecuada organización, segregación de funciones y delimitación de responsabilidades en el área de administración de los bienes del Consejo de la Judicatura. 2. Establecer procedimientos (actas, informes técnicos, registros, formularios, anexos) tendientes a mejorar la administración de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso, traspaso, toma física, entrega-‐recepción, mantenimiento y protección de los mismos. 3. Determinar mecanismos de coordinación entre el control documental y el físico, a fin de facilitar el registro e identificación de los bienes y disponer de información clara, veraz y útil y oportuna para la toma de decisiones y la adopción de acciones correctivas cuando fuere necesario.

ÁMBITO DE APLICACIÓN ALCANCE El presente manual regula en forma obligatoria la administración y control de bienes de larga duración, bienes no depreciables y existencias que son de propiedad del Consejo de la Judicatura, así como de los bienes de propiedad de terceros que por efectos de contratos, convenios o disposiciones legales se encuentren al servicio o custodia de la entidad. DE LOS SUJETOS El presente Manual rige para todos los servidores del Consejo de la Judicatura y para todas aquellas personas que por efectos de acuerdos, convenios o contratos con otras instituciones u organismos, se encuentran prestando sus servicios en todas las Entidades Operativas Desconcentradas (E.O.D.s) y las unidades del Consejo de la Judicatura y que tengan bajo su responsabilidad la administración, uso, custodia y control de los bienes institucionales. MARCO LEGAL El presente Manual de Administración y Control de Bienes se rige por lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada el 12 de junio de 2002, en el Registro Oficial Suplemento No. 595; por el Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público aprobado mediante Acuerdo No. 012 de la Contraloría General del Estado; publicado el 07 de mayo de 1997 en el Registro Oficial; por el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público expedido mediante Acuerdo No. 25 de la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial No. 378 de 17 de octubre de 2006; por las Normas Técnicas de Control Interno. MARCO CONCEPTUAL • BIENES DE LARGA DURACIÓN (ACTIVOS FIJOS) Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone el Consejo de la Judicatura, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros, siempre que cumplan con las siguientes condiciones: a) Ser de propiedad del Consejo de la Judicatura. b) Ser de propiedad de terceros que por efectos de contratos, convenios o disposiciones legales se encuentren al servicio o custodia de la entidad. c) Estar destinados a actividades administrativas y operativas.

d) Tener una vida útil superior a un año e) Tener costo individual de adquisición igual o mayor a cien dólares ($100,00) f) Estar en capacidad de generar beneficios económicos futuros. BIENES NO DEPRECIABLES.

• Son los bienes que no reúnen todas las condiciones necesarias para ser considerados como bienes de larga duración, esto es: tener un valor menor a cien dólares; o, no estar asociados con la misión institucional y, sin embargo, tener una vida útil mayor a un año. Los bienes no depreciables estarán sujetos a control y codificación como se señala en el presente manual. • EXISTENCIAS La característica fundamental de las existencias constituye su fungibilidad; es decir, tienen una vida corta aproximada de un año, ya que están destinadas al consumo, transformación o venta. En su mayoría, constituyen los recursos materiales (suministros) adquiridos para el consumo institucional en función de las labores diarias que realizan los funcionarios y servidores del Consejo de la Judicatura. • CUSTODIO – GUARDALMACÉN DE BIENES Funcionario responsable de la recepción, registro, control, mantenimiento y custodia de los bienes del Consejo de la Judicatura. • CUSTODIO DEL BIEN (USUARIO). Funcionario que recibe el bien, mediante Acta de Entrega – Recepción para el desempeño de sus funciones y labores institucionales. • BODEGUERO Funcionario responsable del control y manejo de los bienes dispuestos en las bodegas de existencias y disponibles del Consejo de la Judicatura, así como de la recepción y despacho correspondiente.

• VIDA ÚTIL La vida útil de un activo es el período calculado en años durante el cual el Consejo de la Judicatura espera utilizar el activo. La vida útil probable de los bienes solo constituye una medida aproximada respecto a la vida real de los mismos. • COSTO DE ADQUISICIÓN Comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la misma, tales como: gastos de instalación y software de funcionamiento. • VALOR CONTABLE Equivale al costo de adquisición, más los aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien. • DEPRECIACIÓN La depreciación constituye la disminución periódica del valor de un bien material o inmaterial de larga duración debido a su desgaste por el uso, el paso del tiempo y/o su obsolescencia. • VALOR RESIDUAL Para los bienes de larga duración, se determina un valor residual equivalente al 10% del valor contable.

POLÍTICAS 1.

Los bienes del Consejo de la Judicatura, se emplearán única y exclusivamente para fines institucionales. Por ningún concepto se destinarán para fines políticos, electorales, doctrinarios, religiosos o actividades particulares. La conservación y buen uso de los bienes será de responsabilidad directa del servidor (custodio) que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores institucionales. Los bienes desaparecidos o dañados totalmente sin justificación, estarán sujetos a la emisión de un informe por parte del responsable y de la unidad correspondiente al/la Director/a Nacional Administrativo/a.

4. Para todos los bienes del Consejo de la Judicatura se llevará un registro administrativo y contable, en base a las normas de Contabilidad Gubernamental y disposiciones de control y administración de bienes, en el cual se mantenga siempre un adecuado detalle en cuanto a la ubicación de los bienes y el estado en que se encuentran. 5. Todos los bienes de larga duración y los bienes no depreciables deberán ser codificados. (Anexo 1). 6. La Subdirección Nacional de Activos Fijos y almacén o la unidad responsable de Activos Fijos en las Direcciones Provinciales del Consejo de la Judicatura deberán realizar una toma física de inventarios por lo menos una vez al año, cuyos resultados serán presentados al Director/a Nacional Administrativo o Director Provincial respectivamente a través de un informe, sobre el cual las mencionadas E.O.Ds deberán tomar las decisiones y correctivos que sean necesarios. 7. Los inventarios físicos de los bienes de larga duración, bienes no depreciables y existencias deberán ser conciliados con los saldos contables. Teniendo en consideración que la Unidad de activos debe llegar a los saldos de la Unidad de Contabilidad. 8. El control de los bienes de larga duración se lo llevará por cada bien en forma individual, mediante una Ficha de Control de Bienes (Anexo 2). 9. El control de las existencias se lo llevará mediante el método de control de inventarios permanente o perpetuo, con la emisión de los documentos de ingresos y egresos de bodega (Anexo 3), llevados por la unidad administrativa encargada de su manejo. 10. Los valores de los bienes de larga duración se depreciarán mensualmente por el método de línea recta. (Fórmula normativa contabilidad gubernamental) Valor contable (-‐) Valor residual CDP = -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ Vida útil estimada (años)

n x -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ 12

CDP= cuota de depreciación proporcional n= número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición

11. Los bienes de larga duración del Consejo de la Judicatura se depreciarán conforme al siguiente cuadro: Tabla 1.-‐ Cuadro de Depreciaciones por Tipo de Bien VIDA ÚTIL ESTIMADA (Años) TIPO DE BIEN

Administración Proyectos y Programas

Producción

Edificaciones Hormigón 50 40 Ladrillo (o Bloque) 40 35 Mixto (Ladrillo o Bloque y Adobe o Madera) 35 30 Adobe 25 20 Madera 20 15 Maquinaria y Equipos 10 UTPE* Muebles y enseres 10 10 Instalaciones 10 UTPE* Equipos de Computación 5 5 Vehículos 5 UTPE* *UTPE= Unidades de Tiempo o de Producción Estimadas 12. La máxima autoridad o quien haga sus veces nombrará al Custodio – Guardalmacén de bienes de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidad presupuestaria de la Institución (Anexo 8). En el caso de las Entidades Operativas Desconcentradas (E.O.Ds) el responsable de nombrar al Custodio Guardalmacén de Bienes, será el/la Directora /a Provincial.

PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y BIENES NO DEPRECIABLES 2.1 NIVELES DE RESPONSABILIDAD Se establecen los siguientes niveles de responsabilidad en el ámbito de administración y control de los bienes de larga duración y bienes no depreciables del Consejo de la Judicatura: Tabla 2.-‐ Cuadro de Responsables de la Administración y Control de Bienes en Planta Central Responsabilidad Nivel Dirección Nacional Administrativa Administración y Control /Subdirección Nacional de Activos Fijos y Almacén Registro análisis, validación Dirección Nacional Financiera / Subdirección y control contable Nacional de Contabilidad Registro y control físico en Responsable del control de bienes: Custodio -‐ el sistema oficial de bienes Guardalmacén de Bienes (Anexo 8). del Ministerio de Finanzas Custodios: Todos los servidores que tienen a Buen Uso y conservación su cargo bienes. Tabla 3.-‐ Cuadro de Responsabilidad de la Administración y Control de Bienes en la Direcciones Provinciales Responsabilidad Nivel Director Provincial / Responsable de Activos Administración y Control Fijos Registro análisis, validación Jefe Financiero y/o Contador y control contable Registro y control físico en el sistema oficial de bienes Responsable de Activos Fijos (Anexo 8). del Ministerio de Finanzas Custodios: Todos los servidores que tienen o a Buen Uso y conservación su cargo bienes.

Director/a Nacional Administrativo / Subdirector/a Nacional de Activos Fijos y Almacén/Director Provincial /Responsable de activos • Es obligación del Director/a Nacional Administrativo del Consejo de la Judicatura el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes institucionales que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título. Dirección Nacional Financiera / Subdirector/a Nacional de Contabilidad / Jefe Financiero y/o Contador • Es el responsable del registro contable de los bienes adquiridos o asignados al Consejo de la Judicatura, conforme a los procedimientos y lineamentos definidos en la Normativa vigente de Contabilidad Gubernamental, y en las Normas de Control Interno; así como del control de dichos bienes en coordinación con la Dirección Nacional Administrativa . Custodio – Guardalmacén: • El Custodio – Guardalmacén deberá llevar el registro del ingreso cronológico y ordenado en los sistemas de control de cada uno de los bienes de la Institución. • Será responsable de mantener actualizadas las Fichas de Control de Bienes (Anexo 2), en las cuales constará el historial del bien con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja. • Será responsable de administración del archivo y manejo documental relacionado al manejo y administración de los bienes de la Institución tales como: Fichas de Registro de Bienes, Informes de Recepción, Actas de Entrega-‐Recepción, Actas de Devolución, etc. • Entregará información documentada a la unidad responsable para la inclusión de bienes en las pólizas de seguros. Custodio (usuario): • Es responsabilidad del custodio del bien velar por el cuidado, conservación y buen uso del mismo, por lo que, cuando notare que estos requieran de reparaciones o mantenimientos, deberá notificar por escrito al área competente de la administración y control de bienes quien se encargará de coordinar la revisión, reparación o mantenimiento que sea necesario, y gestionará la aprobación y adquisición del servicio

•

requerido Cualquier daño, deterioro o novedad que se presente durante el uso de un bien a su cargo, deberá ser notificado al Custodio – Guardalmacén oportunamente para su respectivo cambio, mantenimiento o reparación según sea el caso.

2.2 INGRESO DE LOS BIENES El registro del ingreso de bienes al Consejo de la Judicatura está dado por el origen de dichos bienes; es decir, sean estos recibidos por medio de: una compra, transferencia, donación, y/o comodato. El procedimiento para el ingreso de los bienes adquiridos inicia con el proceso establecido por el Consejo de la Judicatura para la compra de bienes. En caso de donaciones o transferencias y bienes entregados en comodato se deberá contar con el respectivo contrato o convenio emitido por la autoridad competente, a través del cual se determine la propiedad o el derecho al uso del bien, para el registro de su ingreso. Los saldos de los bienes entregados en comodato no se bajarán de los saldos de la institución. La entidad receptora registrará los bienes producto del comodato en cuentas de orden. 2.2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES El ingreso de los bienes de larga duración y bienes no depreciables estará a cargo del Custodio – Guardalmacén. La recepción de los bienes podrá ser delegada al servidor que, conforme a sus conocimientos y experiencia, pueda verificar de mejor manera las especificaciones técnicas solicitadas en la adquisición. El procedimiento para el ingreso de bienes de larga duración y bienes no depreciables es el siguiente: Tabla 4.-‐ Procedimiento para ingreso de bienes de larga duración y bienes no depreciables Actividad Descripción Responsable Verifica físicamente que el bien recibido Custodio – Guardalmacén Inspección cumpla con las especificaciones técnicas o Servidor designado para requeridas en el proceso de adquisición recibir el bien. Recibe: Custodio – Firma de Acta de Documento emitido por el proveedor en el Guardalmacén o Servidor entrega del bien o cual se hará constar que el bien ha sido designado para recibir el Guía de Remisión recibido a satisfacción. bien. / Entrega: proveedor del bien.

Actividad

Elabora Informe de Recepción

Entrega a Control de Bienes

Codificación

Identificación

Registro del Bien

Entrega de información para el pago Entrega bien al custodio

Descripción Responsable de la recepción elabora un Informe (Anexo 4), en el cual se indicará que el bien recibido cumple con todas las especificaciones solicitadas en la Orden de Compra e indicando todos los accesorios y documentación que acompañan al bien tales como: cables, manuales, garantías técnicas, etc. Entrega del bien junto con el Informe de Recepción (Anexo 4) y la Guía de Remisión al Custodio – Guardalmacén para su archivo. Se asigna un código al bien basado en el catálogo de bienes del Ministerio de Finanzas (Anexo 1). Se etiqueta el bien en un lugar visible, con el código asignado. Ingreso del bien en las fichas de control de Bienes (Anexo 2) y en el sistema oficial de bienes del Ministerio de Finanzas Remite al responsable del proceso de adquisición una copia del Informe de Recepción a conformidad, el cual le servirá como parte de los documentos habilitantes para el proceso de pago. Se hace la entrega del bien al custodio del bien (usuario) mediante Acta de Entrega – Recepción (Anexo 5).

Responsable

Custodio – Guardalmacén o Servidor designado para recibir el bien.

Recibe: Custodio -‐ Guardalmacén. / Entrega: Servidor designado para recibir el bien. Custodio -‐ Guardalmacén. Custodio – Guardalmacén/ o el servidor designado para el efecto Custodio – Guardalmacén/ o el servidor designado para el efecto Recibe: Responsable de la adquisición. / Entrega: Jefe de Almacén o el servidor designado para el efecto. Recibe: custodio del bien. / Entrega: Custodio -‐ Guardalmacén.

2.3 DEL EGRESO DE BIENES Se procederá a registrar el egreso de bienes de larga duración o bienes no depreciables, una vez que se hayan completado los procesos de verificación de acuerdo a los cuales se compruebe fehacientemente que éstos ya no pueden seguir siendo utilizados porque se encuentran en mal estado, obsoletos o porque la Institución ya no utiliza esos bienes. 2.3.1 Baja de bienes en mal estado, con deterioros físicos u obsoletos El procedimiento para para dar de baja bienes en mal estado, con deterioros físicos u obsoletos, es el siguiente:

Tabla 5.-‐ Procedimiento para dar de baja bienes en mal estado, deteriorados u obsoletos Actividad

Descripción

Responsable Unidad encargada del manejo de activos fijos. No pueden ser juez y parte

Inspección del bien

Inspección para determinar el estado del bien y preparación de informe técnico que recomiende la acción a seguir con el bien.

Solicitud de Baja del bien

Documento (memorando) respaldado en el informe independiente, a través del que se justifica y se solicita la baja del bien.

Custodio – Guardalmacén o servidor designado para el efecto.

Inspección previa de bienes para ser dados de baja

Informes técnicos del estado de los bienes

Dirección Nacional Administrativa y Dirección Nacional Financiera/ En las Direcciones Provinciales, las unidades que hagan sus veces.

Autorización de Baja del Bien

Autorización para dar de baja el bien.

Dirección General

Preparación de Acta de Preparación de Acta de Baja de Bienes Baja del Bien (Anexo 6).

Retiro Físico del Bien

Retiro del bien de la póliza de seguros

Ubicar el bien en una bodega o espacio asignado para bienes que ya no son utilizados hasta que se decida su destino final. Remitir informe a la Dirección Nacional Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales.

Custodio -‐ Guardalmacén. Custodio – Guardalmacén o el servidor designado para el efecto. Custodio -‐ Guardalmacén.

Si del informe técnico de inspección se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematará previa disposición de la Dirección Nacional Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales y conforme a los procedimientos que indica la normativa respecto de la “Enajenación mediante remate” (Capítulo IV-‐ Sección I del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y Reforma). En el caso de que no se presentaren interesados para la compra de los bienes que reúnen las características para ser dados de baja, ni fuera conveniente la donación o entrega gratuita, se

procederá a su destrucción de acuerdo con las normas ambientales vigentes y los procedimientos establecidos para ello. 2.3.2 Procedimiento a seguir para dar de baja bienes por hurto o robo El procedimiento para dar de baja bienes por hurto o robo es el siguiente: Tabla 6.-‐ Procedimiento para dar de baja bienes por hurto o robo Actividad Descripción Responsable Informe detallado de las circunstancias en Entrega: Custodio del las que se produjo la pérdida del bien por Reporte de la pérdida bien (usuario) / hurto o robo. Éste deberá ser entregado o hurto Recibe: Custodio – dentro de los dos días hábiles siguientes al Guardalmacén. conocimiento del hecho. Se formulará la respectiva denuncia de la Entrega: Custodio del Formulación de la sustracción ante la autoridad competente, bien (usuario) Recibe denuncia con todos los documentos de soporte que :Custodio – justifiquen la propiedad del bien. Guardalmacén Documentación Copias de la denuncia, factura de compra Entrega: Custodio-‐ habilitante para del bien, acta entrega recepción e informe Guardalmacén. registro contable del Custodio – Guardalmacén. Recibe: Contador La pérdida de documentos de inversiones financieras o bienes corporales que se presume fue causada por servidores públicos, terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor, deberá trasladarse mediante asiento de ajuste, debitando la cuenta de complemento correspondiente del subgrupo 619 Disminución Patrimonial y acreditando las cuentas pertinentes al bien sustraído, hasta que las autoridades competentes emitan el dictamen o Disminución de Bienes resolución sobre la materia. Contador Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Activos Fijos, el débito será a la cuenta 619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración, por el valor en libros y los montos a acreditarse serán los registrados en la cuenta principal y complementaria pertinente; es decir, la que pertinente al bien sustraído y a su correspondiente Depreciación Acumulada.

Actividad

Descripción 1. En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, con cargo a la cuenta 638.91, 638.92 ó 638.93 que corresponda y se liquidará la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial. 2. Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el reintegro de fondos destinados a resarcir las pérdidas, al costo de reposición, el registro se lo hará mediante un movimiento de ajuste, para asentar el otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta 123.01.07 ó 123.01.11, sin generar una obligación monetaria, y liquidando directamente la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Si el valor a restituir fuere mayor al anotado en la cuenta Disminución Patrimonial, la diferencia se registrará abonando la cuenta 629.51 Actualización de Activos. a) En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario debitando la Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos que hubiere sido utilizada; b) Si el responsable entregara un bien de similares características en reposición, se registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste por los mismos valores en libros que tenía el bien y se liquidará directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos; y,

Responsable

Actividad

Solicitud de Baja del bien

Descripción c) En el evento de que se entregara un bien nuevo, se lo registrará al valor de mercado, cancelará directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 Actualización de Activos. En aquellos casos que los recursos sustraídos de la entidad pública, hubieren estado protegidos mediante un contrato de seguros, el valor deducible que se entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el costo de reposición respectivo, se cargará al custodio responsable del bien; dicho monto le será restituido, si el dictamen judicial declarare el evento suscitado, como robo público. En ningún caso la entidad obtendrá doble reposición, por parte de la compañía aseguradora y del custodio, en todo caso se preferirá la indemnización de la aseguradora.

Responsable

Los bienes desaparecidos por hurto o robo podrán ser dados de baja luego de transcurrido el plazo de la investigación previa cuando la o el Fiscal solicite a la o el juzgador el archivo del proceso . Custodio Se elaborará un memorando respaldado Guardalmacén. en el informe de reporte del hurto o robo, denuncia y resolución de la jueza o juez que declare el archivo de la investigación solicitada por el Fiscal, a través del que se justifica y se solicita la baja del bien.

Autorización para dar de baja el bien, conforme al informe del Custodio Dirección General Guardalmacén o un servidor delegado. Preparación de Acta de Preparación de Acta de Baja de Bienes Custodio -‐ Baja del Bien (Anexo 6). Guardalmacén. Autorización de Baja del Bien

-‐

2.3.3

Procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito

El procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito es el siguiente: Tabla 7.-‐ Procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito Actividad Descripción Responsable Informe detallado de las circunstancias Entrega: Custodio del Reporte de la en las que se produjo la desaparición o bien (usuario) / Recibe: desaparición o destrucción. Éste deberá ser entregado Custodio – destrucción dentro de los quince días hábiles Guardalmacén. siguientes al conocimiento del hecho. Se deberá realizar una declaración juramentada ante Notario Público, por parte del custodio del bien y dos Declaración de testigos Custodio del bien y dos testigos, en la que se expliquen los independientes testigos idóneos. hechos. A esta declaración se adjuntarán las pruebas documentales que existieren sobre tale hechos. Documento (memorando) respaldado Solicitud de Baja del en las declaraciones juramentadas, a Custodio – bien través del que se justifica y se solicita la Guardalmacén. baja del bien. Dirección Nacional Administrativa y Dirección Nacional Autorización de Baja del Autorización para dar de baja el bien. Financiera o unidades Bien que hagan sus veces en las Direcciones Provinciales Preparación de Acta de Preparación de Acta de Baja de Bienes Custodio – Baja del Bien (Anexo 6). Guardalmacén. Dirección Nacional Administrativa y Informar a la aseguradora mediante un Dirección Nacional Dar aviso de la baja del documento adjuntando el acta de la Financiera o unidades bien a la aseguradora baja que hagan sus veces en las Direcciones Provinciales

2.4 DEVOLUCIÓN DE BIENES POR PARTE DEL CUSTODIO Cuando un funcionario o servidor deje de prestar sus servicios en el Consejo de la Judicatura deberá entregar todos los bienes que se encuentran a su cargo mediante un Acta entrega recepción de Bienes (Anexo 7), con la cual el Custodio – Guardalmacén de Bienes recibirá a conformidad los bienes que quedarán a disponibilidad de un nuevo funcionario o servidor. 2.5 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS El proceso de toma física de inventarios es la constatación en sitio, de la existencia de bienes y activos de la Institución, que permite mantener actualizados los registros en lo referente a: ubicación, codificación, estado de conservación, custodio y cualquier novedad que se verifique durante la constatación. La toma física de inventarios implica, además, conciliar los resultados obtenidos con los registros contables De conformidad con la Normativa de Control Interno y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. 2.5.1 INSTRUCCIONES Y LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES • Una o dos veces al año, el Custodio –Guardalmacén de Bienes debe programar la toma física de todos los bienes a efectos de comprobar que estos se encuentren en la ubicación registrada y de verificar su estado. • La toma física permitirá conocer cualquier novedad relacionada con los bienes, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, debiendo estar conciliada ésta información con la que aparezca en las Fichas de Control de bienes. • El Custodio –Guardalmacén de Bienes entregará un informe sobre los resultados de la toma física a la Dirección Nacional Administrativa y a la Dirección Nacional Financiera, o a las unidades que hagan sus veces en las Direcciones Provinciales dentro de los treinta días posteriores a la toma física. • Para la toma física de inventarios se contará con la presencia obligatoria de: o Un delegado de la Dirección Nacional Administrativa; y para las Direcciones Provinciales un delegado del Director Provincial o Un delegado de la Dirección Nacional Financiera; para las Direcciones Provincial es el Jefe Financiero o su delegado o Un delegado de Auditoría Interna.

El Custodio -‐ Guardalmacén o quien haga sus veces.

2.5.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS La toma de inventarios físicos requiere de una serie de actividades que deben ser planificadas, aprobadas e informadas para garantizar el éxito del proceso. Se pueden identificar los siguientes tipos de actividades: • Previas: son las actividades de preparación para la toma física. • Durante: son las actividades para llevar adelante el proceso de toma física de inventarios. • Posteriores: son las actividades de reporte del proceso realizado. 2.5.2.1 Actividades previas a la toma física de inventario: Son las actividades de planificación y coordinación previa a la ejecución del inventario, considerando entre otros, los siguientes aspectos: Programación: Se requiere planificar y coordinar los siguientes aspectos: lugares o ubicaciones en los que se realizarán los inventarios; fechas de tomas físicas; formatos para tomar el inventario; y, personal participante. Esta información deberá ser comunicada a la Dirección Nacional Administrativa a fin de obtener la respectiva autorización (Anexo 9). Instrucciones dirigidas al personal que interviene en la toma física: El custodio-‐ guardalmacén o quien haga sus veces informará al personal que participe en la toma física, respecto de los siguientes puntos: • Áreas a inventariar. • Fecha del proceso de toma física. • Distribución de actividades entre el personal autorizado para participar en la actividad. • Horario de inicio del proceso de toma física. • Fecha de cierre de operaciones y despachos. • Explicación de los formatos a ser utilizados: o Formulario de registro de funcionarios participantes (Anexo 10). o Acta de Toma Física de Bienes (Anexo 11).

2.5.2.2 Proceso de toma física de inventario de bienes: Para dar inicio al proceso de toma física de inventarios de los bienes del Consejo de la Judicatura, se seguirán las siguientes instrucciones: i. Entregar a los participantes las Actas de Toma Física de Bienes (Anexo 11). ii. Entregar al personal de apoyo los materiales necesarios para la realización del proceso tales como: flexómetros para la toma de medidas, lápiz, borrador, apoya papel, etc. iii. El personal de apoyo tomará nota de cada bien de acuerdo a los campos señalados en el Acta de Toma Física de Bienes. iv. Una vez concluida la toma física del área asignada al personal de apoyo, entregará las Actas de Toma Física de Bienes, firmadas y con la respectiva sumilla al pie de cada una de las hojas empleadas. v. El Custodio – Guardalmacén de bienes o quien haga sus veces, receptará las Actas de Toma Física de Bienes elaboradas por el personal de apoyo responsable de la toma física. vi. El Custodio – Guardalmacén de bienes o quien haga sus veces, deberá procesar la información recibida, para actualizar los registros de cada bien, según las observaciones emitidas. 2.5.2.3 Actividades posteriores a la toma física de inventario: Finalmente, con toda la información recopilada de la toma física de inventarios, el Custodio – Guardalmacén de bienes o quien haga sus veces, entregará a la Dirección Nacional Administrativa un informe del proceso de toma física de inventarios con los resultados, observaciones, conclusiones y recomendaciones recabadas durante el proceso realizado, dejando así constancia escrita del proceso efectuado. Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, serán controladas mediante el método de control de inventarios permanente o perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y egreso de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y solo en términos de cantidades. La documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva. Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual; ocasionalmente deberán

efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existentes entre las cifras contables y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial, cuando aquellas sean en menos. Para el control de las existencias se observará además, las normas técnicas de Control Interno que rigen en el ámbito público.

PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIAS 3.1 NIVELES DE RESPONSABILIDAD Se establecen los siguientes niveles de responsabilidad en el ámbito de administración y control de existencias del Consejo de la Judicatura: Tabla 8.-‐ Cuadro de responsables de la administración y control de existencias Responsabilidad Nivel Dirección Nacional Administración Administrativa/Subdirección Nacional de Activos Fijos y Almacén Dirección Nacional Financiera/ Subdirección Registro y control contable Nacional de Contabilidad. Custodio-‐Guardalmacén o quien haga sus Registro y control físico veces/Bodeguero. Todos los servidores que solicitan bienes, Solicitud y Uso suministros y otras existencias. Tabla 9.-‐ Cuadro de responsabilidades de la administración y control de existencias en las Entidades Operativas Desconcentradas E.O.D.s Responsabilidad Nivel Administración

Director Provincial

Registro y control contable

Jefe Financiero / Contador

Registro y control físico Solicitud y Uso

Custodio-‐Guardalmacén o quien haga sus veces/Bodeguero. Todos los servidores que solicitan bienes, suministros y otras existencias.

Dirección Nacional Administrativa • Es obligación del Director/a Nacional Administrativo del Consejo de la Judicatura el orientar y dirigir la correcta utilización y empleo de los recursos materiales que han sido adquiridos para el consumo institucional.

Dirección Nacional Financiera /Subdirector/a Nacional de Contabilidad o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales • Es el responsable de la verificación, análisis, registro y control contable de los recursos materiales adquiridos, conforme a los procedimientos y lineamentos definidos en las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental y Normas de Control Interno. Bodeguero • El Bodeguero deberá llevar el registro del ingreso cronológico y ordenado de las existencias. • Será el responsable de mantener actualizadas las bases de datos de los bienes en bodega, en las cuales constará el historial de las existencias con sus respectivos movimientos de ingresos y egresos, así como novedades y saldos. • Será responsable de la administración del archivo y manejo documental relacionado al manejo y administración de las existencias de la Institución tales como: ingresos y egresos de bodegas. Usuarios • Es responsabilidad de todos los servidores que solicitan suministros y otras existencias, el buen uso y manejo de los mismos, procurando el consumo responsable en función del adecuado desempeño de sus funciones y labores. 3.2 LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE SUMINISTROS Y MATERIALES i. Se considerarán todas las disposiciones vigentes en la materia de administración y control de existencias publicadas. ii. Se deberán mantener actualizados los registros en el sistema de suministros para un adecuado control y seguimiento de los bienes de consumo interno, en cantidades. iii. Se mantendrán existencias suficientes de suministros, materiales de aseo, útiles de oficina, etc., conforme a un análisis histórico y al crecimiento de la Institución evitando el riesgo de quedar desabastecidos en algún momento. iv. Se deberá entregar a la Dirección Nacional Financiera / Subdirección Nacional de

vi.

Contabilidad o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales, un detalle mensual de los movimientos producidos en los inventarios por el consumo interno de las existencias, para su respectiva conciliación contable. Este informe deberá ser entregado dentro de los cinco primeros días del mes siguiente. El Jefe de Almacén o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales deberá mantener registros documentales que permitan precautelar la seguridad y conservación de los inventarios. Los usuarios solicitantes de los suministros considerarán el adecuado uso de los recursos materiales, para el desempeño de sus funciones.

3.3 INGRESO Y EGRESO DE EXISTENCIAS 3.3.1 REGISTRO DE INGRESO A BODEGAS El ingreso de existencias estará a cargo del Bodeguero o quien haga sus veces en las Entidades Operativas Desconcentradas (E.O.D.s). El procedimiento para el ingreso de existencias es el siguiente: Tabla 10.-‐ Procedimiento para ingreso de existencias Actividad Descripción Responsable Verifica físicamente que los bienes recibidos Bodeguero o quien Inspección se encuentran en las cantidades y calidades haga sus veces solicitadas en el proceso de adquisición. Recibe: Bodeguero o Firma de Acta de Documento emitido por el proveedor en el quien haga sus veces / entrega del bien o cual se hará constar que los bienes han sido Entrega: proveedor Guía de Remisión recibidos a satisfacción. del bien. Se ingresan físicamente los bienes recibidos Bodeguero o quien Ingreso a bodegas a las bodegas que correspondan. haga sus veces Registro del ingreso Se registran en el sistema de bodegas los Bodeguero o quien de los bienes. bienes recibidos. haga sus veces Entrega de Remite al Jefe de Almacén o a quien haga Bodeguero o quien información para el sus veces una copia del Ingreso a Bodega a haga sus veces pago conformidad. (Anexo 3)

3.3.2 REGISTRO DE EGRESO DE BODEGAS El egreso de las existencias estará a cargo del bodeguero o quien haga sus veces. El procedimiento para el egreso de existencias es el siguiente: Tabla 11.-‐ Procedimiento para el egreso de existencias Actividad Descripción Responsable Se registra los ítems solicitados en el Egreso físico de las Bodeguero o quien haga sistema y se procede a la recolección de bodegas sus veces los suministros requeridos. Se realiza la entrega de los suministros Entrega: Bodeguero o Entrega de al solicitante según la solicitud con quien haga sus veces / suministros firma de recepción a conformidad (Acta Recibe: Solicitante. entrega-‐recepción) Registro del egresos Se registra la entrega de los suministros Bodeguero o quien haga de las existencias en el sistema (Anexo 3). sus veces 3.4 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS DE EXISTENCIAS La toma física de inventarios consiste en verificar físicamente las existencias a una fecha determinada con el fin de asegurar su adecuado manejo y control, conciliando los resultados obtenidos con los registros del sistema de bodegas. Por lo menos una o dos veces al año, el bodeguero o quien haga sus veces, debe programar la toma física de todas las bodegas a efectos de comprobar que estas se encuentren con los suministros que registra el sistema. 3.4.1 INSTRUCCIONES Y LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS • Por lo menos una vez al año, el Bodeguero o quien haga sus veces deberá programar la toma física de inventarios de todas las bodegas, a efectos de comprobar que estas se encuentran físicamente conforme a los registros del sistema. • La toma física de existencias permitirá conocer cualquier novedad relacionada a los sobrantes o faltantes que deberán ser ajustados y conciliados con la información contable. • Un informe con relación a los resultados de la toma física deberá ser entregado a la Dirección Nacional Administrativa, dentro de los treinta días posteriores a la toma física.

•

Para la toma física de inventarios se contará con la presencia obligatoria de: o o o

Un delegado de la Dirección Nacional Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales. Un delegado de Auditoría Interna Bodeguero o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales

3.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS-‐EXISTENCIAS La toma física de inventarios de existencias en bodegas será realizada bajo los mismos formatos y procedimientos determinados en la toma física de inventarios de bienes, considerando la responsabilidad del Bodeguero o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales como principal responsable de la toma física de existencias.

ANEXOS

ANEXO 1 -‐ CÓDIGOS DE CONTROL DE BIENES 1.1 TABLA DE CÓDIGOS DE CONFORMIDAD CON EL CATÁLOGO DE BIENES ACTUALIZADO DEL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS Conforme, lo establece el Catálogo de Bienes emitido por el Ministerio de Finanzas, en la página web: http://www.finanzas.gob.ec/wp-‐content/uploads/downloads/2015/01/Cat%C3%A1logo-‐de-‐ Bienes-‐de-‐Larga-‐Duraci%C3%B3n-‐y-‐Bienes-‐de-‐Control-‐Administrativo-‐e-‐SByE_08-‐01-‐2015..pdf 1.2 EJEMPLO DE ETIQUETAS CON CÓDIGO DEL BIEN TRANSFORMADO A CÓDIGO DE BARRAS

ANEXO 2 – FICHA DE CONTROL DE BIENES

FICHA N o. 00001 FICHA CONTROL D E BIENES FECHA: d d/mm/a a a a TIPO D E BIEN: BIENES D E LARGA D URACIÓN

DATOS D E REGISTRO D EL BIEN 1)

GRUPO:

EQUIPOS I NFORMÁTICOS

2) 3)

BIEN: MARCA:

I MPRESORA H P

4) 5)

MODELO: CÓDIGO:

Col or La s erJet CP4520 141.01.07.1014

PROVEEDOR:

XXX-‐XXX-‐0000XXXXX

FACTURA No. : d d/mm/a a a a

ACTAS D E ENTREGA-‐ RECEPCIÓN:

SUMILLA:

FECHA: CUSTODIO D EL BIEN:

No.

FECHA: CUSTODIO D EL BIEN:

No.

FECHA: CUSTODIO D EL BIEN:

No.

REPARACIONES O MANTENIMIENTO REALIZADOS SUMILLA: 1

FECHA: OBSERVACIONES:

BAJA D E BIEN. SUMILLA: 1

FECHA: MOTIVO: RESPONSABLE:

Acta No.

OBSERVACIONES:

ANEXO 3 – INGRESO Y EGRESO DE BODEGA • Hoja de ingreso a bodega:

INGRESO A BODEGA Ingreso Nro. Bodega: Dpto. Solicitante: Solicitado por : Aprobado por: Tipo: Proveedor: CÓDIGO SOF-‐TON-‐0021

SOF-‐TON-‐0008

Nro. D e Factura:

370

001-‐001-‐

Fecha: dd/mm/a a

BODEGA S UMINISTROS DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA (Nombre d e l a p ers ona q ue s ol i ci ta requeri mi ento (Nombre d e l a p ers ona q ue a prueba requeri mi ento

DESCRIPCIÓN

UNIDAD

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

IVA

TOTAL

UNI

182.00

21.84

203.84

CARTUCHO D E TÓNER NEGRO CB390A CARTUCHO NEGRO DE G RAN CAPACIDAD, S ERIE PHASER-‐ 113R00726

29 UNI

300.25

TOTAL:

36.03

336.28

540.12

OBSERVACIONES: CONSUMIBLES

F: Nombre:

F: Nombre: Entregado por

Recibido por

• Hoja de egreso a bodega

EGRESO DE BODEGA Egreso Nro. Bodega: Dpto. Solicitante: Solicitado por : Aprobado por: Tipo: Proveedor:

Nro. D e Factura:

400

001-‐001-‐

dd/mm/a a

BODEGA S UMINISTROS DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA (Nombre d e l a p ers ona q ue s ol i ci ta requeri mi ento (Nombre d e l a p ers ona q ue a prueba requeri mi ento (Nombre d el Proveedor)

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

UNIDAD

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

TOTAL

SOF-‐TON-‐0021

CARTUCHO D E TÓNER NEGRO CB390A

UNI

182.00

SOF-‐TON-‐0008

CARTUCHO NEGRO D E GRAN CAPACIDAD, S ERIE PHASER-‐ 113R00726

UNI

300.25

TOTAL:

482.25

OBSERVACIONES: CONSUMIBLES

F: Nombre:

F: Nombre: Entregado por

REPORTE E-‐SByE

ANEXO 4 – INFORME DE RECEPCIÓN DE BIENES

FICHA N o. 00001

INFORME DE RECEPCIÓN DE BIENES ELABORADO POR: ÁREA: CC: FECHA. TIPO D E BIEN:

DATOS D E REGISTRO D EL BIEN 1)

BIEN RECIBIDO:

TELEVISIÓN LED 50"

MARCA:

S ONY

MODELO:

S N-‐5000S

CANTIDAD:

3 (TRES)

PROVEEDOR:

COMERCIAL G LM

6) 7)

GUÍA D E REMISIÓN : FACTURA :

XXX-‐XXX-‐XXXXXX XXX-‐XXX-‐000XXXXXX

FECHA D E RECEPCIÓN : d d/mm/a a a a

LOS BIENES RECIBIDOS INCLUYEN: 3

CONTROLES R EMOTOS

MANUAL D EL USUARIO

CABLES H DMI

CERTIFICADOS D E G ARANTÍA

CABLES AUXILIARES AV

LIMPIADOR PANTALLA

PARES D E PILAS AAA

OBSERVACIONES:

Los bienes recibidos y detallados en las secciones anteriores del presente documento se reciben a conformidad, dejando constancia de que éstos han sido verificados tomando como base las especificaciones técnicas o requisitos detallados en el proceso de adquisición de los m ismos. Recibido a conformidad por:

Acuse de Recibo:

ANEXO 5 – ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN –DOCUMENTO DE TRASPASO FUNCIÓN JUDICIAL DIRECCIÓN N ACIONAL ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS TRASPASO INDIVIDUAL Página 1 de 1 Fecha de i mpresión : (Fecha en l a c ual s e i mprime el documento o traspaso) Nro. de t raspaso Interno: (N° de traspaso que genera a utomáticamente el Sistema DNA) Unidad Administrativa. e ntrega: (Detalla Unidad Administrativa que entrega el bien) Unidad Administrativa. recibe: (Detalla Unidad Administrativa que r ecibe el bien) Código Código de Descripción Marca Anterior barrra En l os c asos (Códificación (Detalle o de que el que tiene descripción (Marca bien cada uno de de l os bienes del bien) provenga de los bienes) )

Estado

Valor Histórico

Modelo

Nro. Serie

(Modelo del bien)

(Estado del (Números (Valor en bien: Bueno, de s erie de USD de l os malo, los bienes) bienes) obsoleto9

Total valor de Activos: (Suma total del valor histórico) Total Registros: (Número de bienes que posee el funcionario)

33 Fecha de t raspaso: (Fecha en el c ual s e r ealizó el traspaso) Observaciones: (Detalla l a necesidad por l a c ual s e r ealiza el traspaso) Usuario: (Nombre del s ervidor de l a unidad de Activos Fijos que r ealiza el traspaso en Sistema DNA)

Entrega Conforme

Recibe Conforme

(Firma) (Nombre del servidor) (Cargo de quien e ntrega )

Verificado por

(Firma) F: (Firma) (Nombre del servidor) (Nombre del servidor) (Cargo de quien recibe) Jefe de la unidad de Activos Fijos

ANEXO 6 – ACTA PARA DAR DE BAJA UN BIEN

ACTA ACTA N o. N BB-‐00001 o. BB-‐00001

ACTA DE BAJA DE BIENES ELABORADO POR: (Nombre de l a persona que r ealiza el a cta de baja de bienes) CC: (Nombre de l a persona l a c ual r ecibe l a c opia de este documento) FECHA: dd/mm/aaaa TIPO DE BIEN: (Detalle o c aracterísticas del bien)

CÓDIGO

DETALLE DEL BIEN

MOTIVO DE BAJA

MEMO DE AUTORIZACIÓN No.

VALOR RESIDUAL

OBSERVACIONES:

Elaborado por:

Notas: El presente formulario deberá ser presentado en 1 original y 1 copia, que estarán asignados de la siguiente manera: • Original: Dirección Administrativa / Custodio -‐ Guardalmacén de Bienes • Primera Copia: Contabilidad

ANEXO 7 – ACTA DE DEVOLUCIÓN DE BIENES

ACTA N o. BB-‐00001 ACTA N o. DB-‐00001

ACTA DE DEVOLUCIÓN DE BIENES RECIBIDO POR: (Nombre de l a persona que r ecibe el bien) ÁREA: (Dirección, s ubdirección o departamento a l que pertenece) CC: (Nombre de l a persona l a c ual r ecibe l a c opia de este documento) FECHA: dd/mm/aaaa TIPO DE BIEN: (Detalle o c aracterísticas del bien) CANTIDAD

CÓDIGO

DETALLE DEL BIEN

ESTADO DEL BIEN OBSERVACIONES

Lugar de e ntrega: OBSERVACIONES:

35 Entregué Conforme

Recibí Conforme

ANEXO 9 – MEMORANDO PARA AUTORIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS MEMORANDO PARA: ASUNTO: FECHA: No. Con el fin de cumplir con la norma citada en el Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público CAPÍTULO III Art. 12.-‐ Obligatoriedad de Inventarios, es necesario efectuar al menos una vez al año la toma física de inventarios, para tal efecto el área administrativa ha organizado la primera toma física correspondiente al año 20XX, el día …………..a partir de las XXhXX. Para cumplir satisfactoriamente el trabajo a realizar, se ha designado el equipo de trabajo que se detalla a continuación: Delegado de la Dirección Nacional Administrativa: (nombre y apellido) Delegado de la Dirección Nacional Financiera: (nombre y apellido) Delegado de Auditoría Interna: (nombre y apellido) Custodio – Guardalmacén: (nombre y apellido) Personal de apoyo para toma física: (nombres y apellidos) Explicado lo anterior, solicito su autorización para realizar el proceso indicado. Atentamente, (Nombre y Apellido) Custodio – Guardalmacén AUTORIZACIÓN Analizada su solicitud, autorizo se realice la toma física de inventarios según lo solicitado. (Nombre y Apellido) Dirección Nacional xxxxxxxx

ANEXO 10 – FORMULARIO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL PARA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

ASIGNACIÓN DE PERSONAL PARA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS NOMBRE

No. CÉDULA

ÁREAS ASIGNADAS

NOMBRE DELEGADO DE: DELEGADO DE: CUSTODIO:

FECHA

FIRMA

ANEXO 11 – ACTA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

ACTA No. TFB-‐ 00001

ACTA DE TOMA FÍSICA DE BIENES Fecha: CÓDIGO

Nombre: DESCRIPCIÓN DEL BIEN

CUSTODIO

ÁREA

UBICACIÓN

ESTADO

OBSERVACIONES

Elaborado por:

Acuse de recibo:

ANEXO 12 – SOLICITUD DE SUMINISTROS

EGRESO DE BODEGA Solicitud de bodega Nro.

367

Bodega: Dpto. Solicitante: Solicitado por : Descripción: Tipo: CÓDIGO SOF-‐UTL-‐0012 SOF-‐UTL-‐0015

SOF-‐UTL-‐0080

SOF-‐UTL-‐0053

SOF-‐UTL-‐0079

SOF-‐UTL-‐0052

SOF-‐UTL-‐0075

Fecha:

dd/mm/a a

BODEGA S UMINISTROS DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA (Nombre d e l a p ers ona q ue s ol i ci ta requeri mi ento) Sol i ci tud m a teri a l es d e o fi ci na

DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO CARTUCHO D E TÓNER UNI 3 1.47 NEGRO CB390A CARPETA PLÁSTICA 2 ANILLOS TAMAÑO UNI 2 1.61 OFICIO LOMO 3 CERA PARA D EDOS/ CREMA CONTAR UNI 1 0.74 BILLETES MED CINTA ADHESIVA 18*50 YARDAS (SCOTCH) PROTECTOR D E H OJA A4 PLASTI TRANSPAR GRUE (1 UNI) SEÑALADPORES TIPO BANDERITAS 5 COLORES CARTUCHO NEGRO D E GRAN CAPACIDAD, SERIE PHASER-‐ 113R00726

TOTAL 4.41 3.22

0.74

UNI

0.22

0.44

UNI

0.22

0.66

UNI

1.01

3.03

UNI

0.65

1.95

TOTAL:

14.45

OBSERVACIONES: Requeri mi entos d e s umi ni s tros p a ra ……………………………………..

F: Nombre:

F: Nombre: Entregado por

Entregado por

FICHA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

FICHA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN ELABORADO POR: CARGO

NOMBRE

Ing. Andrea Paola Ayala Guerra

Subdirectora Nacional de Activos Fijos y Almacén

REVISADO POR: CARGO

NOMBRE

FIRMA

FECHA

11/11/2014

FIRMA

FECHA

40 APROBADO POR: CARGO

NOMBRE

FIRMA

FECHA

BITÁCORA DE CAMBIOS Y/O ACTUALIZACIONES

FECHA

PÁGINAS

REFERENCIA DEL CAMBIO Y/O ACTUALIZACIÓN

NOMBRE

FIRMA

Contrato de comodato

DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA FEBRERO - 2015