Excel Avanรงado 1 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento
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INTRODUÇÃO
A Microsoft Office Excel é uma ferramenta importante e ampla utilizada para analisar informações para auxiliar na tomada de decisões com embasamento, com a utilização dessa ferramenta é possível compartilhar e gerenciar analise e ideias com colegas de trabalho, clientes, e fornecedores com maior confiança.
O diferencial que o Excel 2010 possui em relação às versões anteriores é a alteração das Barras de Menus e Ferramentas que foram organizadas em Inicio, Inserir, Layout de Página, Fórmulas, Dados, Revisão, Exibição e Desenvolvedor.
Comenta-se que o principal motivo dessas mudanças é de que essas ferramentas eram desconhecidas pelos usuários que utilizavam as versões anteriores.
Com essa nova visualização a utilização desses recursos tornaram-se mais fáceis e práticos para os usuários.
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Excel Avançado 3 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento PRINCIPAIS TÓPICOS DO EXCEL 2010
Abaixo estão as principais formas em que o Office Excel 2010 ajuda na criação de planilhas e analisar, compartilhar e gerenciar informações com mais confiança.
DADOS: Trabalha com grandes quantidades de dados, oferece suporte a planilhas com mais de 1 milhão de linhas e 16.000 colunas, com possibilidades de incluir diversas fórmulas dentro da mesma célula.
GRÁFICOS: Cria gráficos de aparências profissionais mais rápidos e com menos cliques utilizando o ícone disponibilizado na Barra de Menus, podendo um mesmo gráfico informa diversos resultados e apresentar históricos de dados.
TABELA DINÂMICA: Os modos de exibição da tabela dinâmica permitem redirecionar rapidamente os dados para ajudar a responder várias perguntas com base na necessidade da analise.
FORMATAÇÃO CONDICIONAL: Aplicado para descobrir padrões e realçar tendências nos dados, umas das novidades incluem gradientes de cor, mapas de calor, barras de dados e ícones de indicador de desempenho.
COMPARTILHAMENTO: Utilizado para compartilhar planilhas com outros usuários de maneira mais segura, os demais podem navegar nas planilhas, classificar, filtrar, inserir parâmetros, podendo formatar, inserir e excluir informações de acordo com os privilégios estabelecidos pelo criador do banco de dados.
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Excel Avançado 4 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento SEGURANÇA: Controla quais pessoas podem exibir e modificar planilhas no servidor usando acesso baseado em permissões.
NOVAS FUNÇÕES: Tire vantagens das flexibilidades e das novas funções para criar relatórios personalizados a partir de um banco de dados.
MINI BARRA DE FERRAMENTAS: A mini barra de ferramentas foi introduzida para reduzir a distância percorrida pelo mouse, supondo que você deseja alterar a cor da fonte, o mouse teria que ir em > Inicio > Grupo fonte > selecionar o comando desejado, a mini barra coloca este comando comum no local em que realmente você precisa.
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Excel Avançado 5 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento AUMENTO NO TAMANHO DAS PLANILHAS: O aumento no tamanho de número de linhas e colunas foi introduzido no Excel 2010. Segue abaixo alterações ocorridas:
CONCEITOS BÁSICOS: Ao ser carregado, o Excel exibe a tela de trabalho com uma planilha em branco com o nome de Pasta 1, a mesma é composta por vários elementos, entre os quais podemos destacar os seguintes:
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Excel Avançado 6 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento COMBINAÇÃO DE TECLAS E DE ACELERAÇÃO As combinações servem para executar comandos sem a utilização do mouse, ganhando tempo nas operações e nas tarefas, as teclas de atalho mais utilizadas não foram modificadas no Excel 2010. A diferença entre as teclas de combinação e tecla de aceleração é que no primeiro caso você pressiona uma tecla junto com outra, as teclas de combinação precisam ser pressionadas juntas. No segundo caso basta pressionar ALT e em seguida a tecla de acesso, não havendo a necessidade de pressionar juntas. Tabela 1:
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Excel Avanรงado 7 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento Tabela 2:
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Excel Avançado 8 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento OPERADORES DE CÁLCULOS EM FÓRMULAS: Todas as fórmulas certamente conterão algum operador matemático, esses operadores indicam qual tipo de operação será realizada.
ORDEM DE PRECEDÊNCIA DOS OPERADORES: Quando criado uma fórmula que contém mais de um operador do mesmo tipo, as operações matemática vão sendo realizadas da esquerda para a direita até que a última tenha sido efetuada. Contudo, quando misturado operadores, o Excel segue uma tabela de prioridade executando determinadas operações matemáticas antes de outras.
USO DE PARÂMETROS (PRIORIDADES DE CÁLCULO) Para alterar a ordem da avaliação, coloque entre parâmetros a parte da fórmula que deverá ser calculado primeiro. Por exemplo, a fórmula a seguir retorna 11 porque o Excel calcula a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3, e em seguida, soma 5 ao resultado. =5+2*3 Por outro lado, se você usar parênteses para alterar a sintaxe, o Excel somará 5 e 2 e, em seguida, multiplicará o resultado por 3 resultado 21. =(5+2)*3
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Excel Avançado 9 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento No exemplo abaixo, os parênteses na primeira parte da fórmula forçam o Excel a calcular B4 = 25 primeiro, e em seguida, dividir o resultado pela soma dos valores nas células D5, E5 e F5. = (B4 = 25) / SOMA (D5: F5)
COMO PLANEJAR UMA PLANILHA Quando surge a necessidade de se elaborar uma planilha, é necessário saber o que fazer, como fazer e para que fazer. Todas as tarefas exercidas por nós sejam estas profissionais ou domésticas, devem ser previamente planejadas. É comum ver pessoas que vivem atrapalhadas e confusas, e isso se deve ao fato delas não planejarem suas tarefas. Da mesma forma, qualquer tarefa exercida com o uso de computador deve ser planejada. É necessário em primeiro lugar saber exatamente aquilo que se quer efetuar. No momento de planejar, você deve ter o máximo de cuidado para não construir planilhas confusas e de difícil entendimento.
EXEMPLO Vamos trabalhar com a seguinte linha de raciocínio: Gerou-se a necessidade de elaborar uma planilha que efetua a demonstração do orçamento doméstico de sua casa. Num primeiro momento, você deverá escrever em um papel quais são as fontes de receita que você possui, por exemplo, seu salário. Depois de fazer o levantamento das despesas, nos deparamos com dois tipos de gastos:
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Gastos Fixos Gastos Variáveis.
Em seguida, ao lado de cada um dos gastos, deve detalhar cada um dos gastos e seus respectivos valores. E próximo passo efetuar a soma de todos os gastos e deduzir da receita obtendo assim o valor líquido para tomar decisões durante o mês. A receita é de R$ 2.500,00 e gastos fixos: água R$ 120,00 – luz R$ 110,00 – telefone R$ 80,50 – alimentação R$ 565,00 – convênio médico familiar R$ 320,00 – convênio odontológico familiar R$ 210,00 e gasto variável: mecânico R$ 600,00. Segue exemplo de planilha abaixo:
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Excel Avançado 11 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento REFERÊNCIAS RELATIVAS Uma referência relativa em uma fórmula, com A1, é baseada na posição relativa de célula que contém a fórmula e da célula á qual a referencia se refere. Se a posição da célula que contém a fórmula se alterar, a referencia será alterada. Se copiar a fórmula ao longo de linhas ou colunas, a referência se ajustara automaticamente. Por padrão, novas fórmulas usam referencia relativas. Por exemplo, se copiar uma referência relativa que esta na célula B2 para a célula B3, a referência será automaticamente ajusta de = A1 para =A2.
REFERÊNCIAS ABSOLUTAS Uma referência absoluta de célula em uma fórmula, como $A$1, sempre se refere a uma célula em um local especifico. Se a posição da célula que contem a fórmula se alterar, a referência absoluta permanecerá a mesma. Se você copiar a fórmula ao longo de linhas ou colunas, a referência absoluta não se ajustará. Por padrão, novas formulas usam referência relativa e você precisa troca-la para referências absolutas. Por exemplo, se você copiar uma referência absoluta na célula B2 para a célula B3, ela permanecera a mesma em ambas as células - $A$1.
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Excel Avançado 12 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento FORMULÁRIOS DE DADOS O formulário de dados exibe todos os rótulos de coluna em uma única caixa de diálogo, com um espaço em branco ao lado de cada rótulo para ser preenchido com os dados da coluna. Pode ser inserido novos dados, encontrados linhas com várias colunas. Para isso utiliza-se a ferramenta formulário de Excel, primeiro inserindo- o através da barra de acesso rápido. Clique em > Arquivo > opções do Excel, como abaixo, e após em Personalizar > seta dropdown > comando fora da faixa de opção > desça a barra de rolagem > selecione a opção formulário > clipe em adicionar e em OK.
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Excel Avançado 13 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento Observe que o ícone do formulário esta presente na Barra de Ferramentas de acesso rápido. Selecione a área de dados na planilha e poderá inserir e editar os dados mais fáceis e rapidamente utilizando o formulário.
UTILIZANDO O FORMÁRIO DE DADOS Para percorrer um registro por vez, use as setas da barra de rolagem na caixa de diálogo. Para percorre 10 registros por vez, clique entre as setas na barra de rolagem. Para mover-se para o registro seguinte na lista, clique em Localizar próximo. Para mover-se para o registro anterior na lista, clique em Localizar anterior.
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Excel Avançado 14 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento CRITÉRIOS Para definir condições de pesquisa ou critérios de comparação clique em Critérios e insira os critérios no formulário de dados. Para refinar sua pesquisa use caracteres coringas nos critérios. ? : Este caractere pode ser usado para substituir uma letra. Por Exemplo: antoni? Localizará “Antonio” e “Antonia”. * ; Este caractere pode ser usado para substituir uma ou várias letras. Por exemplo: *este Localizará “Nordeste” e “Sudeste”. Para trabalhar com valores pode usar os operadores de comparação para formar critérios.
Exercício: Fábio Alves Coutinho
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Excel Avançado 15 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento Digite a tabela abaixo:
a) Insira os seguintes pedidos usando o formulário:
° Crie um critério para mostrar os pedidos maiores que 4000000. ° Crie um critério para mostrar os produtos com os valores maiores que R$ 10.000,00. ° Crie um critério para mostrar os pedidos com quantidade, maiores que 70.
AUTOFILTRO Filtrar é uma maneira rápida e fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados em um intervalo, pois exibe somente as linhas que atendem aos critérios especificados para uma coluna. Critérios são condições especifica para limitar os registros que devem ser incluídos no conjunto de resultados de uma consulta ou de um filtro. A Microsoft Excel fornece dois comandos para filtrar intervalos: Autofiltro, que inclui filtrar por seleção, para critérios simples.
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Filtro avançado, para critérios mais complexos. Ao contrário da classificação, filtrar não reorganiza um intervalo. Filtrar oculta temporariamente as linhas que você não deseja exibir. Planilhas bem organizadas são fáceis de filtrar, veja o exemplo.
1 – Títulos de coluna que descreve o respectivo conteúdo. 2 - Uma coluna contendo apenas números. 3 – Uma coluna contendo apenas texto.
Será mais fácil filtrar dados nessa planilha, pois ela esta bem organizada. Se os dados das planilhas ainda não estão organizados, o ideal é organiza lós antes de filtrar lembre se destas diretrizes ao preparar dados da planilha para filtrar:
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Use títulos: A primeira linha de cada coluna deve ter um titulo que descreva o conteúdo, como “nome do produto” ou "nome do funcionário”. Não misture: Os dados de cada coluna devem ser apenas de um tipo. Não misture texto em uma coluna com número nem números em uma coluna com data. Não interrompa: Os dados não devem ser interrompidos por linhas ou coluna vazias. Não há problema quando a células individuais vazias. Mantenha separado: Os dados a serem filtrados deverão estar em sua própria planilha, não sendo possível, deverão ser separados dos outros dados por uma linha ou coluna vazia. Clique em qualquer célula nos dados em que deseja filtrar. No menu Dados, aponte para Filtrar e clique em AutoFiltro. Após ativação do Autofiltro as setas foram exibidas. Vamos supor que uma planilha contenha dados de vários produtos de informática diferentes, distribuídos por diversos fornecedores diferentes. E precisamos ver apenas os produtos fornecidos pela Empresa A. Para ver apenas os dados desse fornecedor, filtre por fornecedor e, para isso, clique na seta de AUTOFILTRO na coluna Fornecedor. Lista de produtos.
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Lista de produtos com filtro em fornecedor A
Após clicar na seta de AutoFiltro é exibida uma lista com todos os itens da coluna em ordem alfabética ou numérica, para localizar rapidamente o fornecedor desejado, basta rolar para baixo e clicar em Empresa A. Quando clicado em Fornecedor A, o Excel oculta as demais linhas da planilha, com exceção daquelas que contém esse nome na coluna. Como as linhas dos demais fornecedores estão ocultas, eles também estão na planilha, porem será exibido somente o Fornecedor selecionado. Após aplicação do filtro, se desejar pode concentrar em informações mais especificas, poderá filtrar em outras colunas sucessivamente, podendo clicar na seta ao lado de qualquer titulo de qualquer coluna.
FORMATAÇÃO CONDICIONAL Uma novidade no Excel 2010 foi à formatação condicional. Anteriormente tinha um limite de três formatações condicionais para condicionalidades sem limite. A Nova formatação condicional vem com vários estilos gráficos, prontos para uso, como barras de dados, ícones e escalas de cor. Antes precisava criar fórmulas para conseguir o resultado, o Excel 2010 possui uma galeria extensa neste aspecto, necessitando apenas de um clique para aplicar a formatação. A formatação também considera fórmula na sua avaliação, a aplicação é limitada a capacidade de criação e compreensão da ferramenta:
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As novidades de formatação condicional são: Maior limite na quantidade de condicionais (conforme a Microsoft, o limite é a memória disponível);
Algumas condicionais são de fábrica, basta um clique e o problema esta resolvido; Novos tipos de visualização (Barras de dados, escalas de cor e ícones).
FORMATAÇÃO BARRA DE DADOS As barras foram introduzidas para facilitar a comparação entre dados em um intervalo, sua aplicação pode ser simples ou complexa, dependendo do usuário. Cada barra é uma comparação entre os valores contidos no intervalo selecionado entre o menor e o maior valor, cada barra representa o valor relativo de uma observação qualquer em relação a outras observações (semelhante com o que ocorre com uma escala de um gráfico). Com quantidade de dados grandes, as barras identificam a magnitude de um valor em relação ao resto, pois a barra é uma proporção entre o menor e o maior valor. Seleciona-se o local a ser aplicada a formatação condicional e clica-se na guia Início, Formatação, Condicional, Barras de Dados.
FORMATAÇÃO ESCALAS DE COR A escala de cor é uma ferramenta de visualização e comparação de dados, na versão Excel 2003 possui 56 cores e no Excel 2010 4,3 bilhões de cores. Seleciona-se o local a ser aplicada a formatação condicional e clica-se na guia Início, Formatação, Condicional, Escalas de Cor.
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A escala de cor baseia-se no menor e no maior valor para determinar o tipo de cor em cada célula, a cor não é fixa a mesma varia de acordo com as mudanças dos números. No exemplo anterior, foi utilizadas escalas de cores que vai do amarelo (dias mais frios) até o vermelho (dias mais quentes).
FORMATAÇÃO CONJUNTO DE ÍCONES A introdução dos ícones na formatação condicional foi um dos avanços, pois é de fácil visualização e captura de imagens com maior facilidade. Para ler um número é fácil identifica se esta com uma tendência alta ou baixa. Seleciona-se o local a ser aplicada a formatação condicional e clica-se na guia Início, Formatação, Condicional, Conjunto de Ícones.
Na tabela, usa um conjunto de três ícones para identificar qual estoque esta em alta (em relação ao acumulativo monetário), quais precisam de atenção e quais estão em queda, e os ícones aparecem à esquerda do número.
LOCALIZAÇÃO DE FORMATAÇÃO CONDICIONAL Para localizar planilha que a célula contenha formatação condicional clique em guia Inicio, escolha o botão Localizar e Selecionar, e em seguida clique na opção Formatação Condicional ou teclar F5 e em seguida clicar no botão Especial, e após na opção Formatos Condicionais.
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Exercícios: a) Identificar produtos a mais de 30 dias sem giro no estoque
FUNÇÕES PARA BANCO DE DADOS Além das operações de classificação e filtragem, o Excel oferece uma grande variedades e funções especifica para a manipulação de listas de dados. Quando precisamos somar ou calcular média de valores, usamos as funções simples SOMA () e MÉDIA (). Se precisamos somar ou contar valores com uma condição, usamos as funções SOMASE () e CONT.SE (). Quando tem mais de uma condição para calcular uma faixa de valores, precisamos usar funções que utilizam parte da planilha para criar essas condições. Ao usar funções de banco de dados (o nome da função começa com BD) é preciso bastante atenção nos títulos das colunas, pois são esses títulos que serão usados para criarmos as condições. Para demonstrar a utilização dessas funções de banco de dados, usaremos a planilha abaixo:
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Sintexe: =BDFUNÇÃO( Banco_de_dados;Campo:Critérios) Banco_dados é o intervalo de células que constitui a lista ou banco de dados. Um banco de dados é uma lista de dados relacionados na qual as linhas de informação relacionadas são os registros e as colunas de dados são os campos. A primeira linha da lista contem os rótulos de cada coluna. Campo: indica a coluna que será usada na função. O campo pode ser dado como texto com o rotulo da coluna entre aspas, como “rendimento”, ou como um numero que represente a posição da coluna dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante. Critérios: é o intervalo de células que contem as condições especificas. Você pode usar qualquer intervalo para o argumento de critérios, desde que ele inclua pelo menos um rótulo de coluna e ao menos uma célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma condição para a coluna.
FUNÇÃO BDSOMA Soma os números de uma coluna em lista ou banco de dados que coincidem com as condições especificas. Essa função soma uma coluna numérica, dependendo de uma ou mais condições definidas numa matriz na própria planilha, onde a primeira linha desta matriz deve ser o mesmo titulo da coluna das células que fazem parte da condição. Ex: =BDSOMA( Banco_ de _dados;campo; critérios) Faixa_de_célula: Devem ser selecionadas as colunas que possuem os dados das condições da matriz e a coluna que será somada, dependendo da(s) condição(ões). É obrigatório selecionar também as células que possuem os títulos das colunas. EXEMPLO: Selecione as células de A2 até D11 da figura acima, para somar o estoque (coluna C).
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Titulo_a_soma: Pode ser digitada, entre aspas, o nome do titulo da coluna que será somada (por exemplo, a coluna “estoque”),. Mas, é definir, na fórmula, a referência da célula do titulo, por que se digitar o nome diferente do que esta definido no titulo, a fórmula não saberá somar os valores. EXEMPLO: Se a fórmula por somar a coluna ESTOQUE da figura acima, ao invés de digitar “Estoque” prefira digitar a referência C2. Células_Condição: Faixa de células que define as condições para somar a coluna definida no segundo parâmetro. A primeira linha dessa faixa de células deve ser o nome do titulo da(s) coluna(s) também selecionada no primeiro parâmetro, que possui as colunas que definirão as condições. SUGESTÃO: da mesma forma que, no segundo parâmetro, é melhor digitar a referência da célula do que digitar literalmente o titulo da célula, aqui também é mais seguro iguala os títulos de condição com os títulos da faixa de célula. EXEMPLO: na figura acima, na célula B13 não foi digitada a palavra “produto” e sim a formula = B1, para transportar o nome para essa célula. FUNÇÃO BDMÉDIA Calcula a média dos valores em uma coluna de uma lista ou banco de dados que correspondem a condições especificas. FUNÇÃO BDMÁX Retorna o maior numero de uma coluna em uma lista ou banco de dados que incide com as condições especificadas por você. FUNÇÃO BDMIN Retorna o menor número da uma coluna em uma lista ou banco de dados que coincidem com as condições especificadas. FUNÇÃO BDCONTAR Conta células contendo número em uma coluna de uma lista ou de um banco de dados que correspondem as condições especificadas. O argumento de campo é opcional. Se o campo for omitido, BDCONTAR contara todos os registros no banco de dados que coincidirem com os critérios. A sintaxe do BDCONTAR é a mesma do BDSOMA, com a diferença de contar quantas linhas satisfazem a tabela de condições. Agora, o mais IMPORTANTE é que o segundo parâmetro, que possui o nome da coluna nomes, endereços, símbolos com caracter ele retornara zero. Exemplo: Usando a palhinha da pagina anterior, se quisermos contar quantos produtos são do tipo NOTEBOOK 3 GB 500 HD, o segundo parâmetro deve ser o titulo ESTOQUE, que possuem valores numéricos, não use PRODUTO, pois possuem valores alfanuméricos =BDCONTAR(A2:D11:”Estoque”;B11:B12) Fábio Alves Coutinho
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Exemplo: De acordo co a figura da planilha da pagina anterior, veja o resultado da criação das fórmulas utilizando função de banco de dados: A – Qual é soma dos estoques dos produtos cujo preço unitário é maior que 800 reais? Selecione as colunas juntamente com a linha que contém os títulos como primeiro parâmetro (C1 a D11); escolha a célula que possui o titulo da coluna a somar (C1) como segundo parâmetro e selecione a tabela de condições (F1 a F2): B – Quantos produtos possuem estoque maior que 700 e o preço unitário menor que 100? = BDCONTAR(C1:D11;C1;F6:G7)
FUNÇÃO BDCONTARA Conta células que não estão em branco em uma coluna de uma lista ou de um banco d e dados que correspondem as condições especificadas. O argumento de campo é opcional. Se o campo por omitido, BDCONTARA contara todos os registros no banco de dados que coincidirem com os critérios.
FUNÇÕES PARA FORMATAÇÃO FUNÇÃO PRI.MAIÚSCULA Coloca a primeira letra de uma sequência de caracteres de texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas. Sintaxe: PRI.MAIÚSCULA( texto) FUNÇÃO TEXTO Converte um valor para texto em um formato de numero especificado. Sintaxe: TEXTO( valor;format_texto) Valor: é um valor numérico, uma fórmula que avalia para um valor numérico, ou uma referencia a uma célula que contem um valor numérico. Format_texto: é um formato de numero na forma de texto contido na caixa Categoria da guia Numero na caixa de dialogo Formatar células. Fábio Alves Coutinho
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Format_texto não pode conter um asterisco(*). Formatar a célula com uma opção na guia Numero ( comando Célula, menu Formatar) altera apenas o formato, não o valor. Usar a função TEXTO converte um valor para texto formatado, e o resultado não é mais calculado como um número.
CALCULANDO SUBTOTAIS E TRABALHANDO COM NIVEIS NO EXCEL O Excel pode calcular subtotais ou totais de conjuntos de dados da planilha. Por exemplo, em um a planilha com os dados de venda de três categorias diferentes de produtos, você pode inicialmente classificar os produtos por categorias e , em seguida, selecionar as células que contem dados a abrir a caixa de diálogos Subtotal ( menu Dados, comando Subtotais).
Na caixa de dialogo Subtotal, selecione a coluna na qual deseja basear os produtos (por exemplo, a cada mudança de valor na coluna semana), o calculo de resumo,o a ser efetuado e a(s) colunas (s) com valores a serem somados. Por exemplo ( como mostrado na figura anterior), você poderia calcular os subtotais para o numero de unidades vendidas em cada categoria. Calculando os subtotais, eles são exibidos na planilha, como no exemplo abaixo: O Excel apresentara os seguintes itens em sua nova tela: Botão Ocultar detalhes: Quando as linhas de um grupo estão visíveis, um botão de ocultar detalhes aparecera próximo ao grupo. Fábio Alves Coutinho
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Botão Mostrar detalhe: Quando você ocultar um grupo de linhas, o botão próximo ao grupo transforma se em um botão de exibir detalhe figura! .Ao clicar nesse botão, você reexibe as linhas do grupo na planilha. Botão de nível: Cada botão de nível numerado FIGURA! Representa um nível de organização na planilha; ao clicar em um botão de nível, você oculta todos os níveis abaixo do botão. Na planilha ao lado, ao clicar no botão de nível 2, você ocultara as linhas com dados de vendas dos produtos individuais, mas manterá visíveis na planilha a linha com o total geral ( nível 1) e todas as linhas com subtotais para cada produto ( nível 2).
CRIANDO GRUPOS. Para obter flexibilidade adicional, você pode adicionar níveis de detalhes a estrutura de tópico que o Excel cria, o que permitira que você oculte detalhes específicos quando desejar. Por exemplo, você pode ocultar as vendas de estacas apara bambu, de repiques de bambu e de estacas de bambu ( que você sabe que vendem bem) para comparar a venda de outros produtos entre si. Para criar os grupos proceda da seguinte maneira:
Selecione as linhas que você deseja agrupar Aponte para o submenu Organizar estrutura de tópicos no menu Dados e clique em Agrupar.
O Excel criara um grupo em um novo nível (nível 4), como mostrado na figura a seguir.
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REMOÇÃO DE SUBTOTAIS. Para remover os subtotais de uma lista de dados:
Selecione uma célula qualquer da lista Execute o comando Dados/ subtotais Na caixa de dialogo subtotais, clique no botão Remover todos
A planilha voltara ao seu estado original.
VALIDAÇÃO DE DADOS Quando existe necessidade de validar os dados inseridos em uma planilha, pode se especificar os conteúdos validos para as células individuais ou para um intervalo de células. A restrição dos dados poderá ser feita ao tipo de dado valido como: números inteiros, números decimais, data, hora ou texto, alem da definição de limites para as entradas válidas. Validação de dados é uma ferramenta extremamente poderosa, se utilizada corretamente. Infelizmente muitos usuários deixam de utilizar tal ferramenta pelo simples fato de não conhece- lá . Fábio Alves Coutinho
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Validar implica em criar um ou mais regras que limitam o tipo de dado que o usuário pode inserir em uma célula, ou em conjunto de células. Exemplos destes tipos de restrições são: Evitar inserção de informação duplicada. Evitar inserção de texto acima de um determinado número de caracteres; Forçar entrada a datas. Para acessar a ferramenta de validação d dados clique sobre a guia Dados, e no grupo Ferramentas de dados, clique sobre o botão Validação da Dados. Observe:
Aqui, temos mais duas opções: Circular dados inválidos; Limpar círculos de validação; Estas duas opções já são velhas conhecidas do Excel. No entanto, elas ficavam enterradas na barra de auditoria de fórmulas. Talvez por este motivo dificilmente o usuário tenha visto alguma vez uma planilha que contenha uma validação na qual os dados inválidos estejam circulados. Quando um dado inválido passa a ser válido em coluna que permite apenas valores únicos, por exemplo? A resposta ao problema esta relacionada ao tipo de alerta determinado. Por padrão, toda validação de dados forçara a parada de entrada de informação caso esta seja invalida. Porém, existem outras duas opções que permitem a entrada de dados mesmo quando eles são invalidados.
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Excel Avançado 29 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento Aviso: Informa o usuário que existe uma restrição imposta na célula. O usuário tem a opção de ignorar a mensagem e inserir a informação, tentar novamente ou simplesmente desistir da operação. Informação: indica ao usuário que existe uma restrição imposta na célula. O usuário pode ignorar ou sair da operação. Para escolher a opção desejada, abra da caixa de validação e na guia alerta de erro, especifique o tipo de validação que deseja utilizar:
VALIDANDO A COLUNA DATA.
A – A coluna data deverá aceitar apenas datas entre o dia 01 e 30 de Agosto de 2014.
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B - Quando a célula for selecionada aparecera uma mensagem com o titulo “ Data do Pedido”, e com a mensagem “ Digite a data do pedido do mês de Agosto”. C - Caso o usuário digite uma data errada aparecera um alerta de erro com o titulo “ data incorreta”, e com a mensagem “ so serão permitidas datas entre o dia 01 e 30 de Agosto de 2014”. D – Faca o teste com datas certas e datas erradas na coluna data.
VALIDANDO A COLUNA DESCRIÇÃO. E - A coluna descrição aceitara somente os produtos que estão na coluna I da linha 02 a linha 39. F – Quando a célula for selecionada aparecera uma mensagem com o titulo “ descrição do produto “, e com a mensagem “ descrição do produto comercializado”. G - Caso o usuário digite um produto fora da linha aparecera um alerta de erro com o titulo “ produto invalido”, e com a mensagem “ este produto não é comercializado pela empresa”. H – Faca o teste com produtos que constam na lista e que não constam na lista.
VALIDANDO A COLUNA QUANTIDADE. I – A coluna quantidade aceitara somente números inteiros, que estejam entre 10 e 40. J- Quando a célula for selecionada aparecerá uma mensagem no titulo” quantidade pedida”, e com a mensagem “ digite a quantidade de itens pedidos”. K - Caso o usuário digite um numero que não seja inteiro aparecera um alerta de erro com o titulo “ quantidade incorreta”, e com a mensagem “digite quantidade entre 10 e 40”. L – Faca o teste com as quantidades que estejam entre 10 e 40 e fora deste intervalo.
LOCALIZAR TODAS AS CÉLULAS COM VALIDAÇÃO DE DADOS
Na guia Inicio, clique em Localizar e selecionar; Escolha a seguir Validação de dados.
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LOCALIZANDO CÉLULAS COM DETERMINADAS CONFIGURAÇÕES DE VALIDAÇÃO DE DADOS
Clique em uma célula que tenha as configurações de validação de dados para as quais você deseja localizar correspondências. Na guia Inicio, clique em Localizar e Selecionar; Clique em ir para Especial. Clique em Validação de dados. Clique em Mesmos.
FUNÇÕES Funções são fórmulas predefinidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funções podem ser usadas para executar cálculos simples ou complexos. FUNÇÃO SE Retorna um valor se uma condição especificada avaliar com VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado com FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas.
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Sintaxe: SE( teste_logico;valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Teste_logico: é qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado com VERDADEIRO ou FALSO . Por exemplo: A10=100 é uma expressão lógica, se o valor da célula A10 for igual a 100, a expressão será considerada VERDADEIRO. Caso contrário, a expressão será FALSO. Esse argumento pode ser usado qualquer operador de calculo de comparação. Valor_se_verdadeiro: é o valor retornado se teste_logico for VERDADEIRO. Se teste_logico for VERDADEIRO e valor_se verdadeiro for vazio, o argumento retornara 0(zero). Para exibir a palavra VERDADEIRO, use o valor lógico VERDADEIRO para esse argumento. Valor_se_verdadeiro pode ser outra fórmula. Valor_se_falso: é o valor retornado se teste_logico for FALSO. SE teste_logico for FALSO e valor _se_falso for vazio ( ou seja, se houver uma virgula após valor_se_verdadeiro seguindo de parêntese de fechamento), o valor 0 (zero) será retornado. Valor_se_falso pode ser outra fórmula.
A condição é qualquer comparação com valores ou células existentes na planilha. Os retornos podem ser simples valores literais, valores de células, textos, ou cálculos. Exemplo:
Se a célula B3 possuir um valor maior que 500 reais, exibe a palavra OK; se a célula B3 possuir menor ou igual a 500 reais, exiba: BAIXO:= SE(B3>500;”ok”;”BAIXO”)
Se a célula C4 possuir a letra F, exiba a palavra FEMININO; caso contrário exiba a palavra MASCULINO: =SE(C4=”F”.”FEMININO”;”MASCULINO”) Se a célula D5 for igual a V, retorne a célula F5 com um desconto de 10 reais, se não aumente 5 reais:=SE(D5=”v”;F5- 10;F5+5) Se o salário (célula B4) é menor que 500 reais, aumente 5%, senão aumente 4%: =B4+B4* SE(B4 < 500; 5%; 4%) . Lembre se que uma formula pode possuir uma combinação dos retornos de mais de uma função. Por exemplo, qual é a media do maior e do menor salário da coluna B? = MEDIA(MAXIMO(B3:B15);MINIMO(B3:B15))
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No caso do SE, sempre haverá dois retornos: o verdadeiro e o falso da condição. Mas se precisarmos retornar mais de dois valores, podemos combinar um SE dentro do outro: Exiba o nome dos estados digitados na coluna C: MG minas Gerais, SP são Paulo e BA Bahia =SE (C4=”MG”; Minas Gerais”;SE(C4=”SP”;”São Paulo”; “Bahia”)) Para a função SE de dentro, os três parâmetros são:
Para a função SE de fora, os três parâmetros são:
Condição:C4=”MG” Retorno_Verdadeiro:” são Paulo” Retorno_falso:”Bahia”
Para a função SE de fora, os três parâmetros são:
Condição:C4=”MG” Retorno_ verdadeiro:” minas gerais”
Retorno_falso: SE(C$=”SP”;”são Paulo”;”Bahia”) Exemplos:
Primeiro SE: se o departamento digitado na célula C3 é igual a 1 exiba o nome BANCO, senão exiba o nome CAIXA.
Digitar a planilha acima e crie as fómulas com SE:
Exiba o sexo FEMININO se sexo é igual a F, senão exiba MASCULINO;
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Calcule o salário mais 30 reais se o salário é menor que R$2.500,00 reais, senão aumente 50 reais; Calcule e exiba o salário com um aumento de 10% se ele for até R$2.350,00 reais, senão aumente 9%.
Comentário: É possível aninhar até sete funções SE como argumentos Valor_se_verdadeiro e Valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Quando os argumentos Valor_se_verdadeiro e Valor_se_falso são avaliados, SE retorna o valor que foi retornado por estas instruções. FUNÇÃO E Retornara VERDADEIRO se todos os argumentos forem verdadeiros, retornara FALSO se um ou mais argumentos forem falsos. Sintaxe: logicos2;. . . São de 1 a 30 condições que você deseja testar e que podem ser VERDADEIROS ou FALSOS.
Os argumentos devem ser avaliados para valores lógicos, como VERDADEIRO ou FALSO, ou devem ser matrizes ou referência que contém valores lógicos. Se um argumento de uma matriz ou referencia contiver texto ou célula vazia, esses valores serão ignorados. Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos. E retornará o valor de erro #VALOR. Matriz: usado para criar formulas únicas que produzem vários resultados ou que operam em um grupo de argumento organizados em linha e coluna.
FUNÇÃO PROC Retorna um valor de um intervalo de uma linha ou uma coluna ou de uma matriz. A função PROC apresenta duas formas de analise de sintaxe : de valor e de matriz. A forma de valor de PROC examina um intervalo de uma linha ou uma coluna (conhecida como vetor) em busca de um valor e retorna um valor da mesma posição em um segundo intervalo de uma linha ou uma coluna. A fórmula da matriz de PROC examina a primeira linha ou coluna de uma matriz em busca do valor especificado e retorna um valor da mesma posição na última linha ou coluna da matriz.
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Matriz: usado para criar fórmulas únicas que produzem vários resultados ou que operam em um grupo de argumento organizados em linhas e colunas. Um intervalo de matrizes compartilha uma fórmula comum; uma constante de matriz é um grupo de constantes usado como um argumento.
FUNÇÃO PROCV Localizar valor em uma coluna de uma tabela e retorna um valor na mesma linha da outra coluna da tabela. PROC significa procurar e a letra V significa vertical. Sintaxe: PROCV (valor_procurado;procurar_intervalo;núm_indice_coluna). Valor_procurado é o valor a ser localizado no intervalo definido. Procurar_intervalo é o intervalo de pesquisa que se define para a procura dos dados relacionados. Núm_índice_coluna é o número da coluna a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado.
Os valores na primeira coluna devem ser colocado em ordem de classificação crescente, caso contrário o PROCV poderá não fornecer o valor correto. Pode ser colocado os valores em ordem, selecionando Classificar no menu Dados e selecionar Crescente. De acordo com a condição a ser empregada numa fórmula, e a quantidade de retornos, a função SE poderá ficar grande ou até impossível de ser utilizada. Pode ser utilizado 7 funções SE dentro da mesma fórmula. A função PROCV não depende de uma condição dentro da fórmula, pode ter várias condições de igualdade ou de faixa de valores para retornar quantos valores quiser, isso é possível porque o PROCV utiliza matriz digitada dentro da própria planilha para retorna os valores. Na informação do segundo parâmetro é necessário utilizar referencia absoluta, pois ao copiar a fórmula para baixo ela continua da mesma forma. O zero “0” significa que só pode retornar o resultado de igualdade.
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FUNÇÃO PROCH Localizar um valor em uma linha de uma tabela e retorna um valor de outra linha na mesma coluna da tabela. O H de PROCH significa “Horizontal.” Sintaxe: PROCH (valor_procurado;procurar_intervalo;num_índice_coluna) Valor_procurado é o valor a ser localizado no intervalo definido. Procurar_intervalo é intervalo de pesquisa que se define para a procura dos dados relacionados. Núm_índice_coluna é o número da coluna a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Se PROCH não localizar valor_procurado, e procurar_intervalo for VERDADEIRO, ela usará o maior valor que é menor do que o valor_procurado. Se o valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira linha de matriz_tabela, PROCH retornará o valor de erro #N/D.
Exercícios
Efetue a localização da Cidade utilizando a fórmula PROCV
FUNÇÃO CONT.SE Calcula o número de colunas não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios. Sintaxe: CONT.SE (intervalo;critérios) Fábio Alves Coutinho
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Excel Avançado 37 CONSULTROQUE Consultoria e Treinamento Intervalo é o intervalo da células no qual se deseja contar células não vazias. Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas.
FUNÇÃO SOMASE Adiciona as células especificadas por um determinado critério, Sintaxe: SOMASE (intervalo;critérios;intervalo_soma) Intervalo é o intervalo de células que se deseja calcular. Critérios são os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que define quais células serão adicionadas. Os critérios podem ser expressos como 32, “32”, “>32”, “TV”. Intervalo_soma são as células que serão somadas. As células em intervalo_soma são somadas se suas células correspondentes em intervalo coincidirem com os critérios estipulados. Se intervalo_soma for omitido, as células em intervalo serão somadas. A função SOMASE é parecida com CONT.SE; ao invés de contar,soma os valores referentes à condição. Porém, esta função possui um parâmetro a mais. O terceiro parâmetro é quem define a faixa de células a somar, e o primeiro parâmetro, como o CONT.SE, continua sendo a faixa de células referentes a condição.
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FUNÇÃO CONTAR.VAZIO Conta o número de células vazias no intervalo especificado. Sintaxe: CONTAR.VAZIO (intervalo) Intervalo: é o intervalo no qual se deseja contar as células em branco. Células com fórmulas que retornam”” (texto vazio) também são contadas. Células com valores nulos não são contadas.
FUNÇÃO CONT.VALORES Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos. Utilize CONT.VALORES para calcular o número de células com dados em um intervalo ou matriz. Sintaxe: CONT.VALORES (valor1;valor2...)
Valor1; valor2... são argumentos de 1 a 30 que representam os valores que você deseja calcular. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informação, incluindo texto vazio (“”), mas não incluindo células em branco. Se um argumento for uma matriz ou referência, as células vazias na matriz ou referência são ignoradas. Se não tiver a necessidade de contar valores lógicos, texto ou valores de erro utilize a função CONT.NÚM.
FUNÇÃO DIA Retorna o dia de uma data representado por um numero de serie. O dia é dado como um inteiro que varia 1 a 31. Sintaxe: =DIA( num_serie ou texto)
FUNÇÃO MÊS Retorna o mês de uma data representado por um numero de serie. O mês é fornecido como um inteiro, variado de 1 (janeiro) a 12 ( dezembro). Sintaxe: MÊS( nem_serie)
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FUNÇÃO ANO Retorna o ano correspondente a uma data. O ano é retornado como um inteiro no intervalo de 1900-9999. Sintaxe: ANO(nem_serie)
FUNÇÃO HOJE Retorna o número de serie da data atual. O número de serie é o código de data/hora usado pelo Microsoft Excel para cálculos de data e hora. Sintaxe: HOJE()
FUNÇÃO AGORA Retorna o numero de serie sequencial da data e hora atuais.Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. Sintaxe: AGORA()
FUNÇÃO HORA Retorna a hora de um valor de tempo. A hora é retornada como um intervalo, variando de 0 (12:00AM) a 23 (11:00 PM). Sintaxe: HORA( num_serie)
FUNÇÃO MINUTO Retorna os minutos de um valor de tempo. O minuto é dado como um número inteiro, que vai de 0 a 59. Sintaxe: MINUTO(num_serie) =MINUTO(“13:02:15”) – Retornara como resultado 02
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FUNÇÃO SEGUNDO Retorna os segundos de um valor de hora. O segundo como um inteiro no intervalo de 0 ( zero) a 59. Sintaxe:SEGUNDO(num_serie)
EXERCÍCIO.
A – Extraia da data localizada na célula A2 o dia o mês e o ano nas células C2, C3 e C4. B – Utilize a função hoje na célula C8 C – Utilize a função Agora na célula C12 D – Na célula C12 extraia as informações de dia, mês, ano, hora, minuto e segundo
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TABELA DINÂMICA Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que combina e compara rapidamente grandes volumes de dados. Pode girar as linhas e colunas para ver diferentes resumos dos dados de origem e pode exibir os detalhes de áreas de interesse.
1 – Dados de origem 2 – Valores de origem para o resumo de Veículo. 3 – Relatório de tabela dinâmica 4 – Resumo de valores de origem em C2 e C27
Quando devo usar um relatório de tabela dinâmica? Use um relatório de tabela dinâmica quando você desejar analisar totais relacionados, especialmente quando tiver uma longa lista de valores a serem somados e desejar comparar vários fatos sobre cada valor. Como um relatório de tabela dinâmica é interativo, você pode alterar o modo de exibição dos dados para ver mais detalhes ou calcular diferentes resumos, como contagens ou medias. Fábio Alves Coutinho
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Como ele organiza os dados? Em um relatório da tabela dinâmica, cada coluna ou campo nos dados de origem se torna um campo de tabela dinâmica que resume varias linhas de informação. No exemplo acima, a coluna Veículo se transforma no campo Veículo e cada registro de um determinado veículo é resumido em um único item. Um campo de dados, como Soma de Quantidade Vendido, fornece os valores a serem resumidos. A célula F3 no relatório acima contém a soma dos valores de quantidade de vendas por cidade.
Utilize a planilha Tabela Dinâmica de vendas de veículos para praticar o exercício:
Clique no menu inserir e clicando em seguida no item Tabela dinâmica. Clique no botão avançar. Na caixa de texto selecione o intervalo da planilha que contém a lista de dados.
Clique no botão OK.
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Basta arrastar os campos exibidos na barra de ferramentas tabela dinâmica para os campos: de linha, de coluna, de dados por página. 1. Pegue o item Veículo e leve até a coluna Solte campos de linha aqui (Rótulos de linha). 2. Pegue o item Cidade e leve até a linha Solte campos de Coluna aqui (Rótulos de Coluna). 3. Pegue o item Quantidade vendido e leve até a linha Solte itens de dados aqui (Valores).
CRIANDO UM GRÁFICO DINÂMICO O Excel permite criar gráficos dinâmicos a fim de representar os dados resumidos da tabela dinâmica:
Selecione uma célula qualquer da tabela dinâmica Clique no botão assistente de gráfico
O Seguinte gráfico será criado em uma nova planilha:
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O Gráfico pode ser alterado conforme a necessidade de apresentação
AUTOFORMATANDO A TABELA DINÂMICA O Excel oferece alguns modelos de formatação de tabelas para economizar tempo formatando planilha, segue abaixo passos: Na barra de ferramentas de tabela dinâmica clique no botão formatar relatório; Escolha a formatação; Clique em OK.
MACROS E BOTÕES Caso execute uma série de tarefas diariamente no Excel, pode ser automatizado com a gravação de uma macro. Macro é a sequencia de comandos e funções armazenadas em VBA (Visual Basic), e pode ser executada sempre que necessário executar a tarefa.
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GRAVADOR DE MACRO
A maneira mais fácil de gravar macro é utilizando o gravador de macros, uma ferramenta que quando ativada, registra todas as ações realizadas pelo usuário, gravando-as como um procedimento de visual basic. Segue abaixo etapas para gravação de macro:
Clique em gravador de macro no menu Exibição > Macros > Gravar nova macro. Na caixa nome da macro digite: “Nome da macro”. Na caixa descrição coloque: “Macro que formata texto” Clique em OK.
À partir desse momento esta sendo gravado a macro, execute os seguintes passos:
Selecione a planilha; Formate com letra Times New Roman com tamanho 11 Formate todas as colunas com tamanho 12
Clique no botão para gravação de macro, na barra de status; ->
Alterar toda a formatação manual e clicar em executar macro.
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VISUALIZANDO MACRO As macros são linguagens de programação (Visual Basic) e ficam armazenadas em módulos dessa linguagem. Segue abaixo instruções:
Clique no menu Exibição / Macros / Exibir Macros; Selecione a macro que deseja visualizar; Clique no botão editar; O módulo do Visual Basic será ativado e o código da macro será exibido.
Com esse recurso pode-se editar macros e criar verdadeiros programas utilizando a linguagem Visual Basic para Ecel (VBA), mas para isso tem que conhecer a linguagem, sua sintaxe, comandos e lógica de programação.
ATRIBUINDO UMA MACRO A UM OBJETO DE DESENHO
Insira um desenho, por exemplo um clip art, autoformas ou figura de um arquivo; Selecione a figura clicando com o botão direito; Escolha o item atribuir macro; Selecione a macro previamente criada e clique em OK.
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Selecionando botão:
Botão para habilitar os comandos da macro:
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