Proyecto POR LA GENTE.
Producción y Streaming para el Lanzamiento de CHS en Colombia
TERMINOS DE REFERENCIA
Posición Consultor
Referencia del proyecto HUT 709
Proyecto financiado por HelpAge International (HAI) – HelpAge Alemania (HAD) - GFFO
Convocatoria # HUT709 – 100924-CONPROWA
Programa Respuesta integrada para abordar las necesidades de Protección, WASH, Seguridad Alimentaria y Salud de los migrantes más vulnerables y sus comunidades de acogida, con énfasis en las poblaciones indígenas en los Departamentos de Vichada y La Guajira en Colombia y los Estados de Amazonas, Delta Amacuro y Bolívar en Venezuela.
Ubicación La Guajira - Puerto Carreño, Vichada, Colombia,
ANTECEDENTES INSTITUCIONALES:
La Fundación es una entidad sin ánimo de lucro que tiene como objeto prestar servicios en el campo social y otras áreas afines, a entidades gubernamentales nacionales, regionales y locales, organismos internacionales, organizaciones de la sociedad civil y comunidades, que ayuden a facilitar la producción de conocimientos, la generación de respuestas, la reunión de voluntades, la sistematización, el aprendizaje, el intercambio, el seguimiento y la difusión de ideas, acciones y experiencias, basadas en la protección, garantía y promoción de derechos de los ciudadanos, protección de derechos civiles, protección de los derechos humanos, la inclusión social, la equidad, la atención integral a poblaciones en situación vulnerable, especialmente niños, niñas y adolescentes, personas discapacitadas, adultos mayores, población LGBTQIA+, todas las minorías étnicas (particularmente afrodescendientes, indígenas, ROM), y personas o grupos en riesgo, el respeto a la diversidad y el ejercicio de una democracia pluralista.
MISIÓN
Somos una Fundación comprometida con el desarrollo integral de la nación y el mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades más vulnerables. Ejecutamos nuestra labor mediante procesos de desarrollo individual, familiar y colectivo, a fin de articular programas de gestión social, generación de ingresos, educativos, culturales y ecológicos que contribuyan al crecimiento sostenible.
VISIÓN
Convertirnos en la organización civil de referencia en materia de derechos humanos y principales impulsores del desarrollo sostenible integral de las comunidades intervenidas, con énfasis en las poblaciones que enfrentan condiciones de vulnerabilidad.
OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Producción y Streaming para el Lanzamiento de CHS en Colombia
Evento: Lanzamiento de la CHS (Norma Humanitaria Esencial)
Fecha: 20 de noviembre de 2024
Lugar: Fundación Gilberto Alzate Avendaño, Espacio EL MUELLE, Bogotá
Duración: 9:00 a.m. – 11:00 a.m.
Modalidad: Híbrido (presencial y virtual vía Zoom desde la cuenta global de la alianza CHS)
Idiomas: español e inglés (con traducción simultánea en ambas direcciones)
La Norma Humanitaria Esencial o CHS por sus siglas en inglés es un marco ético para la acción humanitaria que contiene 9 compromisos que expresan lo que las comunidades y personas afectadas pueden esperar de los distintos actores humanitarios. Pone a las personas afectadas en el centro de la acción humanitaria, constituye uno de los pilares o fundamentos del manual Esfera y traduce la Carta Humanitaria en principios éticos que convoca a la calidad de la Ayuda Humanitaria y a la rendición de cuentas que debe hacerse no solo a los donantes sino, y especialmente, a las personas a las que pretendemos ayudar.
Fue lanzada por primera vez en 2014. En marzo de este año ha terminado un proceso incluyente, participativo y consultivo para actualizar su contenido haciéndolo más sencillo y comprensivo. Los nueve compromisos están orientados a garantizar que las organizaciones apoyen a las personas y comunidades afectadas por crisis y vulnerabilidad de forma que respeten sus derechos y su dignidad y promuevan su papel principal en la búsqueda de soluciones a las crisis que enfrentan.
Esta norma para el contexto colombiano significa la oportunidad de rescatar las buenas prácticas y hacer un análisis detenido de las
acciones humanitarias para buscar una mayor coherencia con los derechos y la dignidad de las personas afectadas por desastres y crisis.
1. Objetivo del evento
El evento tiene como objetivo lanzar oficialmente la versión 2024 de la Norma Humanitaria Esencial (CHS) en Colombia, promover su implementación y generar un espacio de diálogo sobre la adaptación y la aplicación de sus nueve compromisos en el contexto humanitario colombiano.
Es una garantía para la protección, la inclusión y la salvaguarda de los grupos más vulnerables en las crisis y los desastres (niños, niñas y adolescentes, personas mayores (OP) y/o con condiciones de discapacidad (PWD), mujeres – en particular gestantes, lactantes y mujeres cabeza de familia- y poblaciones en riesgo de discriminación, incluyendo entre ellas las razones de credo, raza, género, enfermedad, condición de minoría, exclusión social).
2. Alcance de los servicios requeridos
Se requiere la producción y operación logística del evento en el espacio EL MUELLE con capacidad para 70 personas, así como el montaje de una sala alterna adicional para 30 personas.
3. Descripción de los servicios necesarios
Producción general del evento
Director de producción: Un productor general con al menos 8 años de experiencia en la producción de eventos nacionales e internacionales de alto nivel, preferiblemente certificado en producción y logística, responsable por la producción del evento
Montaje de sala adicional: Se requiere una sala adicional equipada con capacidad para un anfitrión y 30 personas, con transmisión en vivo y sistema de sonido.
Se debe garantizar la accesibilidad al lugar del evento para personas con discapacidad motriz.
Personal de logística y operaciones, para garantizar la seguridad interna (incluyendo los servicios de primeros auxilios en salud que se requieran), el registro y acreditación de los participantes, el acceso y logística según estándares internacionales, la atención prioritaria y diferencial de las personas con discapacidades, en particular motrices.
Transmisión on-line
Plataforma: Zoom desde la cuenta global de CHS, asegurando la conectividad via una conexión satelital de alto desempeño.
Especialista en sistemas: que se asegure de la óptima transmisión, acceso remoto, participación on-line y traducción simultánea bilingüe en línea con un canal español-inglés y otro inglés-español
Cámaras de video: al menos tres cámaras de video de alta calidad (HD), una de ellas dedicada exclusivamente a los traductores de lenguaje de señas para asegurar su visibilidad en todo momento.
Switcher y operario: Control de transiciones de cámaras y fuentes de video en tiempo real.
Torre de transmisión: Sistema de torre para la transmisión en vivo.
Sonido
Micrófonos inalámbricos: para captar intervenciones de los oradores.
Se podrán proponer los complementos necesarios de logística, iluminación, equipos y montaje, para lo cual se adjunta el rider técnico disponible en la F.U.G.A.
Traducción simultánea
Laptops para traducción: laptops para traducción simultánea en ambas direcciones (español-inglés e inglés-español).
Traductores oficiales certificados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia
Sistema de traducción simultánea: con todos los equipos necesarios (audífonos, receptores, micrófonos, etc.) para garantizar calidad de sonido en sitio y vía Zoom.
Croma y Grabación
Set de croma e iluminación: Para los intérpretes de lengua de señas.
Cápsulas editadas: cápsulas de hasta 45 segundos que resuman los momentos más importantes del evento.
Edición general: edición completa del evento.
4. Conectividad
Internet y Conectividad: Se requiere la provisión de un servicio de internet simétrico de alta capacidad con un ancho de banda mínimo de 30 Mbps, además de una conexión satelital de respaldo que garantice estabilidad y continuidad en la transmisión. Esta infraestructura debe ser compatible con la plataforma de Zoom para soportar la modalidad híbrida del evento, asegurando una transmisión ininterrumpida de video y audio de alta calidad.
5. Producción y logística
Equipo técnico: Personal técnico especializado, encargado de la instalación, configuración, calibración y operación de los equipos de producción, transmisión y audiovisual para el evento, garantizando un funcionamiento óptimo en cada etapa.
Fotógrafo profesional: Responsable de capturar imágenes de alta calidad de los momentos estratégicos del evento. Su labor incluye la planificación de tomas, asegurando un registro fotográfico que cumpla con los estándares del evento.
Rider técnico de EL MUELLE: Documento de referencia adjunto, que detalla las especificaciones técnicas y necesidades de equipo para la integración y producción en el espacio de EL MUELLE, asegurando compatibilidad y cumplimiento con los requisitos del evento.
Estación de café, agua, agua aromática y galletas: junto con el servicio correspondiente, para ser distribuidas al término del evento.
6. Confirmación de Inscripción de Participantes
Se requiere un proceso de confirmación de inscripción para todos los participantes, tanto presenciales como virtuales. Este proceso incluirá:
Contacto telefónico para invitados presenciales
Verificación de datos y envío de confirmación de inscripción por correo electrónico.
Remisión de enlace de acceso a Zoom y detalles logísticos para los asistentes virtuales.
Envío de recordatorios y pautas de acceso previas al evento, asegurando una correcta coordinación y participación.
7. Convocatoria para Empresa Contratada
Esta convocatoria está dirigida a entidades con o sin fines de lucro, de carácter no gubernamental, constituidas como persona jurídica u otra forma asociativa con reconocimiento legal. La empresa postulante deberá contar con un mínimo de 8 años de experiencia comprobable en producción y logística de eventos nacionales e internacionales de alto nivel, y deberá demostrar su capacidad para cumplir plenamente con todos los requisitos estipulados en estos Términos de Referencia (TDR). La firma seleccionada deberá presentar pruebas de su experiencia, infraestructura y recursos operativos para asegurar una ejecución de alta calidad y precisión en cada etapa del evento.
Requisitos de Póliza de Garantía
La empresa contratada deberá proporcionar una póliza de garantía que incluya las siguientes coberturas:
100% del valor del anticipo, asegurando el uso adecuado y transparente de los fondos anticipados.
20% del valor total del contrato como garantía de cumplimiento, que respalde la correcta ejecución de los compromisos contractuales.
8. Cronograma
8:30 a.m. Registro, acreditaciones e ingreso a salas
9:00 a.m. – Instalación del Evento y Bienvenida
9:10 a.m. – Presentación de las modificaciones realizadas a la Norma Humanitaria Esencial (en remoto desde Ginebra – Suiza)
9:25 a.m. – Estudio de caso 1: La aplicación de la perspectiva de inclusión en la Fundación Gilberto Alzate Avendaño.
9:35 a.m. – la perspectiva de garantía de derechos en la tarea conjunta Estado-Sector Humanitario en emergencias.
9:45 a.m. – Panel de discusión (un moderador y cinco panelistas)
10:30 a.m. – Sesión de preguntas y respuestas
11:00 a.m. – Cierre del evento, refrigerio y muestra cultural (a cargo de la F.U.G.A.)
9. Logística adicional
Transporte: Para el equipo y materiales.
Transporte y asistencia profesional: para el acceso a servicios sanitarios para personas con discapacidades.
Montaje: Del equipo técnico y materiales audiovisuales.
Entrega: Del material audiovisual y fotográfico editado.
10. Equipo Responsable
La Fundación Convite Colombia es responsable en nombre de la red HelpAge por la financiación, dirección y realización del evento, en coordinación con la organización seleccionada y contratada para la producción integral y logística del mismo que estará a cargo de todas las etapas de producción, operación, transmisión y soporte logístico. El contratista deberá garantizar que todos los componentes operativos cumplan con los estándares de accesibilidad e inclusión, asegurando una transmisión de alta calidad en la plataforma Zoom. Además, se coordinarán los aspectos técnicos y logísticos para proporcionar un
entorno accesible y amigable para todos los asistentes, incluyendo aquellas personas con movilidad reducida.
11. Documentos legales: La propuesta deberá venir acompañada de los documentos legales del proponente incluyendo su Certificado de Existencia y Representación Legal, RUP, RIT, así como todas las acreditaciones, certificaciones y licencias que acrediten su condición y experiencia como productor y operador logístico de eventos de la naturaleza del descrito en los presentes TDR.
12. Garantías: se requiere la aprobación y previo pago de una póliza expedida por una aseguradora colombiana que ampare: a) el 100% de buen uso del anticipo en caso de que éste sea requerido y el 20% de amparo por el cumplimiento del objeto y obligaciones en el contrato.
13. No obligatoriedad de adjudicación:
La presente publicación constituye una mera invitación para las entidades que quieran participar en esta convocatoria y no obliga a la Fundación Convite Colombia a realizar la adjudicación o contratación de la misma, lo cual hará según su libre arbitrio y criterio. Del mismo modo, quienes presenten propuestas lo harán por su propia cuenta y riesgo sin que puedan solicitarle la devolución alguna de sumas correspondientes a los costos en que libremente incurran para la presentación de dichas propuestas.
Enviar la propuesta al correo: convite.colombia@conviteac.org, antes del sábado 02 de noviembre del año en curso