Nota informativa privacy al trattamento dati personali ai sensi dell’art. 13 reg. ue 2016/976
PRESENTAZIONE AUTOCANDIDATURE AGLI ORGANI SOCIALI DELLA COOPERATIVA Coop Alleanza 3.0. Soc. Coop. intende rendere una informativa sul trattamento dei suoi dati personali con le seguenti precisazioni: CATEGORIA DI INTERESSATI: SOCI ASPIRANTI CANDIDATI ALLA POSIZIONE DI CONSIGLIERI DI ZONA SOCI O PRESIDENTI DI CONSIGLIO DI ZONA Il Sito La presente informativa è destinata a tutti i Soci di Coop Alleanza 3.0 (in seguito “Soci”, “Utenti” o “Interessati”) che accedono – mediante apposita compilazione del Modulo per Candidarsi – al sito www.coopalleanza3-0.it sezione hiips:// elezioni.coopalleanza3-0.it/ (in seguito anche “Sito Elezioni”) e che intendono partecipare on line all’apposito bando di Autocandidatura di alcune cariche Sociali quali Consiglieri di Zona Soci o Presidenti di Consiglio di Zona, attraverso una apposta sezione messa a disposizione dalla Cooperativa. Il Sito è di proprietà di Coop Alleanza 3.0 Soc. Coop. (anche “Titolare del trattamento dei dati”) con sede legale in Castenaso (BO), Fazione di Villanova, via Villanova 29/7, Codice Fiscale e P. IVA 03503411203, iscritta nel Registro Imprese di Bologna al n. BO-524364 del R.E.A., nonché iscritta all’Albo Cooperative Sezione a Mutualità Prevalente n. C113451 che ha realizzato la piattaforma tecnologica del Sito, individuando le modalità tecniche e organizzative per erogare i servizi usufruibili dal Sito medesimo.
Dati di navigazione I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali dell’Utente, la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che, per loro stessa natura, potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli Utenti. In questa categoria di dati sono compresi gli indirizzi IP e i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri riguardanti il sistema operativo e l’ambiente informatico utilizzato dall’Utente. Questi dati vengono trattati, per il tempo strettamente necessario, al solo fine di ricavare informazioni anche statistiche ed anonime sull’uso del Sito o per controllarne il regolare funzionamento. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di possibili reati informatici ai danni del Sito.
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NOTA INFORMATIVA PRIVACY AL TRATTAMENTO DATI PERSONALI categoria di interessati: soci aspiranti candidati alla posizione di consiglieri di zona soci o presidenti di consiglio di zona
1.
Le finalità del trattamento: I dati correlati alla posizione di Socio di Coop Alleanza 3.0 saranno trattati:
2.
La base giuridica dei trattamenti a) Il trattamento dei dati personali di cui ai punti 1.1 (per la gestione del rapporto di autocandidatura ad una carica Sociale), 1.2 (per la compilazione della sezione on line dedicata alla Elezioni ) e 1.3 (per la divulgazione dei dati dei Candidati Eleggibili e successive elezioni) è lecito in quanto è necessario I) in base al rapporto Sociale, in quanto solo i Soci sono autocandidabili e tra questi solo quelli rispondenti a certi profili, possono variamente proporsi per le cariche Sociali di Consiglieri di Zona Soci o di Presidenti di Consiglio di Zona, II) in base al rapporto contrattuale di adesione e relativa partecipazione al Bando di autocandidatura elezioni vigente al momento della candidatura. Ricorrendo queste finalità la normativa applicabile non richiede un’esplicitazione del consenso dell’Interessato. b) Il trattamento dei dati personali di cui al punto 1.3 (per le analisi del profilo degli aspiranti Candidati Eleggibili) è lecito in quanto basato sul rapporto contrattuale di adesione al Bando di autocandidatura Elezioni vigente al momento della candidatura, a sua volta traente origine nei Regolamenti Elettorale e dell’Organizzazione Sociale e nei soli limiti che consenta l’esatta qualificazione dei requisiti degli aspiranti Soci Eleggibili, escludendo finalità di profilazione di altra natura e per altri scopi. Ricorrendo queste finalità la normativa applicabile non richiede un’esplicitazione del consenso dell’Interessato. c) Il trattamento dei dati personali di cui al punto 1.4 (per la divulgazione dei dati dei Candidati Eleggibili e successive elezioni) è lecito in quanto basato sul rapporto contrattuale di adesione al Bando di autocandidatura Elezioni vigente al momento della candidatura ma ha natura facoltativa riguardo le immagini . Ricorrendo questa specifica finalità la normativa applicabile non richiede un’esplicitazione del consenso dell’Interessato. d) I dati personali degli Interessati potranno essere, altresì, trattati lecitamente per adempiere agli obblighi previsti dallo Statuto, dai regolamenti interni o per rispondere ad istanze private legittimate. Ricorrendo queste ultime finalità la normativa applicabile non richiede un’esplicitazione del consenso dell’Interessato.
3.
Il tipo di dati trattati I dati degli Interessati possono essere classificati ai fini dei previsti trattamenti: i. dati personali che consentono principalmente l’identificazione dell’Interessato nella qualità di Socio ed aspirante Socio Eleggibile quali ad es. dati anagrafici; dati di contatto; dati di partecipazione agli organismi Sociali e alle Assemblee; dati di sottoscrizione di un rapporto di prestito Sociale; ii. dati personali dell’Interessato anche nella posizione di cliente che possono permettere di conoscere
1.1 Per la gestione del rapporto di autocandidatura ad una carica Sociale È il trattamento dei dati personali ed in subordine anche eventuali dati particolari per partecipare al Bando per le Autocandidature vigente al momento della candidatura ad alcune cariche Sociali quali Consiglieri di Zona Soci o Presidenti di Consiglio di Zona I. per consentire la corretta compilazione del Modulo per Candidarsi e raccogliere i dati rispondenti ai requisiti richiesti sia di natura obbligatori e/o facoltativi; II. per autorizzare la successiva verifica dei dati nei limiti e nelle modalità previste a norma dello Statuto della Cooperativa e dei regolamenti interni: elettorale e dell’organizzazione Sociale; III. per la gestione dell’esercizio di tutti i diritti, gli obblighi e le attività conseguenti tra il Socio/ Interessato e la Cooperativa/Titolare, in relazione anche alla proclamazione degli Eletti; IV. per gestire la partecipazione attiva agli organismi Sociali ed alle Assemblee previsti dello Statuto della Cooperativa e dei regolamenti interni; V. per permettere, nel rispetto delle regole statutarie, le verifiche riguardo lo scambio mutualistico diretto ed anche indiretto con le Società del Gruppo (individuate in apposito elenco reso disponibile a punto di vendita o sul sito www.coopalleanza3-0.it). 1.2 Per la compilazione della sezione on line dedicata alla Elezioni È il trattamento dei dati nella dedicata Sezione on line in grado di raccogliere i dati del Socio e consentire la successiva verifica e/o integrazione dei dati da parte della Commissione Elettorale per la definizione delle liste dei Soci Eleggibili; 1.3 1.3 Per le analisi del profilo degli aspiranti Candidati Eleggibili È il trattamento dei dati nella dedicata Sezione on line, che attraverso il raffronto e l’analisi dei dati raccolti, è in grado di attestare alla Commissione elettorale, la presenza o la mancanza nel singolo Candidato di specifici requisiti (rispetto ad un prefissato arco temporale es. valore acquisti annuali, sussistenza rapporto di prestito, partecipazione alle Assemblee) classificati nel Bando (profilo) come indispensabili e qualificanti la legittimità di autocandidatura da parte degli aspiranti Soci, profilo per altro differentemente composto anche in ragione di un autocandidatura da Consigliere di zona Soci rispetto a quella da Presidente di Zona; 1.4 1.4 Per la divulgazione dei dati dei Candidati Eleggibili e successive elezioni È il trattamento dei dati per rendere pubbliche alla base Sociale elettrice, le autocandidature validate dei Soci Eleggibili;
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i beni e servizi usufruiti verificati per i rapporti commerciali intrattenuti anche con alcune Società del Gruppo iii. dati idonei a rivelare abitudini di vita o di consumo iv. dati relativi alle pregresse esperienze professionali e/o Sociali, istruzione e/o cv in generale v. immagine (fotografie, riprese video); vi. dati particolari relativi alla salute in quanto correlati alla presentazione di un proprio curriculum 4.
5.
Le modalità di trattamento I trattamenti sono principalmente compiuti tramite la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la selezione, l’estrazione, l’utilizzo, il raffronto, la comunicazione, la cancellazione e, ricorrendo particolari condizioni, la diffusione. Il trattamento dei dati viene effettuato principalmente con l’ausilio di strumenti elettronici dotati di idonee procedure informatiche, nonché con modalità cartacee. I predetti strumenti elettronici, le relative banche dati ed i sistemi mediante i quali gli stessi operano sono idonei a memorizzare, gestire e trasmettere i dati, con logiche e modalità tali da assicurare misure di sicurezza adeguate e preventive per la protezione dei dati. Specifiche misure di sicurezza tecniche ed organizzative sono osservate per prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati, se in presenza di Responsabili esterni al trattamento dei dati. Il trattamento dei dati può avvenire via web attraverso un’apposita sezione costituita da modelli editabili, ovvero mediante contatti informatici o telefonici. Il trattamento dei dati personali, per finalità di profilazione descritte al punto 1.3, può avvenire anche con metodi di elaborazione analitica, che partendo dal codice Socio ed incrociati con i dati rinvenibili dallo scontrino o dai rapporti contrattuali in essere anche con le Società del gruppo, permettono di operare analisi per comprendere il soddisfacimento dei requisiti previsti dal Bando Elezioni vigente al momento della candidatura. Il trattamento comprende la «profilazione», non consiste in una forma di trattamento automatizzato dei dati personali I tempi di conservazione I dati raccolti sono conservati per il tempo necessario alla corretta gestione della presentazione, verifica e composizione delle liste, nonché delle successive votazioni dei Soci Eleggibili e comunque a) 10 anni dall’autocandidatura e, in caso di elezione, dalla cessazione del mandato per assicurare la gestione di possibili situazioni conflittuali pendenti, o casi di cooptazione, secondo quanto previsto dalle disposizioni statutarie e dalla normativa codicistica applicabile; b) 3 anni per profilazione (per presenza caratteristiche per autocandidature) oltre tale data gli stessi potranno essere conservati solo in forma anonima. Sono fatti salvi i diritti di difesa esercitabili dal Titolare e/o dall’Interessato così come l’evasione di istanze pervenute o rispondenti a motivi di giustizia che potrebbero far protrarre i termini di conservazione indicati.
6. La natura del conferimento e i suoi effetti Il conferimento dei dati per le finalità sopra indicate è un requisito necessario per l’esecuzione dei trattamenti descritti, tuttavia è lasciato alla libera volontà dell’Interessato aderire o meno al Bando di autocandidatura. Il www.coopalleanza3-0.it sezione dedicata hiips:// elezioni.coopalleanza3-0.it/ (in seguito anche“Sito Elezioni”) e che presenta varie sezioni che assolvono ad intenti diversi. In queste sezioni, possono essere raccolti dati personali considerati necessari o meramente facoltativi. Quando i dati sono considerati necessari il trattamento degli stessi è contrassegnato da un apposito simbolo (*). Il rifiuto a fornire i dati richiesti con tale simbologia (o la successiva opposizione integrale e/o parziale al loro trattamento), determinerà l’impossibilità di procedere all’Autocandidatura, da parte dell’aspirante Socio Eleggibile od alla sua gestione nelle fasi successive all’acquisizione dei dati. Quando i dati non sono contrassegnati da alcun simbolo, i medesimi hanno natura meramente facoltativa e l’eventuale mancata raccolta, o compilazione dei campi a loro destinati, non determinerà alcuna conseguenza. 7.
I luoghi del trattamento: I trattamenti dei dati hanno principalmente luogo presso i singoli punti di vendita, anche attraverso appositi manifesti, messaggi radiofonici, le schede elettorali ed i relativi seggi, nonché presso le sedi principali e le eventuali sedi secondarie, attraverso il sito web www.coopalleanza3-0. it, la Intranet aziendale e presso i luoghi ove sono ubicati i server del Titolare al trattamento dei dati.
8.
I destinatari dei dati I dati personali oggetto del trattamento saranno oggetto di comunicazione. I dati personali potranno essere comunicati a soggetti: • che operano in qualità di Responsabili interni e/o Incaricati autorizzati dal Titolare al trattamento per le finalità sopra indicate; • che operano in qualità di Titolari autonomi del trattamento qualora ciò risponda ad un obbligo di legge; • che operano in qualità di Responsabili esterni del trattamento, ossia soggetti autorizzati dal Regolamento elettorale e dal Regolamento dell’organizzazione Sociale, che operano per conto del Titolare impegnati nel corretto e regolare perseguimento delle finalità descritte ( es società di gestione della manutenzione del sito, società di predisposizione dei materiali elettorali , società di comunicazione radio/televisiva). I dati personali oggetto del trattamento saranno anche oggetto di diffusione, ma solo rispetto ai dati di quei Soci che risulteranno Eleggibili e che verranno pertanto ad essere indicati in un’apposita lista elettorale e nel materiale divulgativo ed informativo riguardo le Elezioni relative all’anno elettivo di riferimento.
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Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento e del Responsabile per la protezione dei dati personali Per ogni comunicazione inerente il trattamento dei dati personali l’Interessato deve sapere che: • il Titolare del trattamento dei dati è Coop Alleanza 3.0 Soc. Coop. con sede legale in Castenaso (BO), Frazione di Villanova, via Villanova 29/7, contatti: numero 800 000 003 o segreteria.elettorale@ alleanza3-0.coop.it ; • il Responsabile della protezione dei dati (RPD/ DPO) è contattabile: a mezzo posta presso la sede legale in Castenaso (BO), Frazione di Villanova, via Villanova 29/7, cap 40055, oppure via telefono al 051 6041111, e- mail: info.privacy@alleanza3-0.coop.it
10. 10. Il diritto di proporre reclamo L’Interessato ha diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo incaricata della protezione dei dati e in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. 11. Diritti di accesso dell’interessato (Art. 15 e ss Reg. Ue 2016/679) L’Interessato potrà far valere i propri diritti rivolgendosi al Titolare del trattamento, mediante comunicazione scritta da inviarsi preferibilmente all’indirizzo mail come indicato nella presente informativa. l’Interessato ha diritto di: • accedere ai suoi dati personali e conoscerne l’origine, le finalità e gli scopi del trattamento, i
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dati del titolare del trattamento, del responsabile del trattamento e i soggetti a cui potranno essere divulgati; revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. In ogni caso, la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca stessa; aggiornare o rettificare i suoi dati personali in modo che siano sempre accurati; cancellare i suoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi del titolare nel caso in cui non siano più necessari per le finalità indicate in precedenza; limitare il trattamento dei suoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificarne l’accuratezza; ottenere i suoi dati personali in formato elettronico; opporsi al trattamento dei suoi dati personali o richiedere di interromperlo per ciascuna delle finalità sopra indicate. A seguito di tale richiesta, il Titolare del trattamento non potrà più procedere al trattamento dei dati personali, fatti salvi i casi in cui le leggi ed i regolamenti lo consentano.
Si specifica che la presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi ed indicazioni, per assecondare l’evoluzione normativa. Il presente testo sostituisce le precedenti versioni cartacee od elettroniche.
Ed. novembre 2021
“Dichiaro di aver preso visione della nota informativa riguardante il “Bando per le autocandidature agli organi sociali” e di accettare con il rilascio spontaneo dei dati personali richiesti il loro trattamento, ai sensi del Reg UE 2016/ 679 e delle normative nazionali vigenti in materia di privacy.”