assemblee separate di bilancio 2021 regolamento per il voto per corrispondenza Premessa Coop Alleanza 3.0 ritiene che il momento assembleare costituisca un elemento essenziale della connotazione democratica della società cooperativa e che nella partecipazione dei soci alla sua riunione risieda la migliore modalità di costruzione della genuina volontà collettiva, soprattutto in un’assemblea, come quelle cooperativa, governata dal principio capitario, secondo il quale i soci hanno ciascuno a disposizione un voto, con ogni relativa conseguenza sotto il profilo della formazione delle maggioranze assembleari. In sede di assemblea – e di assemblee separate in particolare, ove la cooperativa operi su un territorio vasto, con molti soci o più scambi mutualistici -, infatti, si realizza l’incontro tra i soci e tra i soci e gli amministratori (o i loro delegati) nel quale la circolazione delle informazioni sulle materie oggetto della delibera vede il socio non solo nella posizione di miglior fruizione delle stesse, ma gli consente il confronto con gli amministratori e la richiesta di approfondimenti. Ulteriormente, l’assemblea consente al socio di confrontare le proprie opinioni con quelle degli altri soci, misurando punti di vista differenti e potendo valutare ogni opinione che emerga dal dibattito, convincendo altri o lasciandosi persuadere che la loro opinione meglio risponde agli interessi collettivi. Questa considerazione, valida in sé, acquista particolare pregnanza nella realtà cooperativa, dove, a differenza di quanto accade nelle società di capitali (dove il voto per “peso” del capitale determina la maggioranza al di fuori dell’assemblea), è ogni assemblea a determinare la sua maggioranza, in base agli esiti del suo svolgimento, con il voto per teste.
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Ferme restando tali considerazioni, l’Assemblea del 19 giugno 2021 ha approvato l’introduzione dell’art. 36 bis dello Statuto sociale disciplinante il “voto per corrispondenza”, non quale forma alternativa di “partecipazione” all’assemblea, bensì di mera manifestazione della volontà del socio, che - con modalità e condizioni compatibili con i principi sin qui enunciati - viene espressa prima ed a prescindere da ogni possibilità di confronto con gli amministratori e gli altri soci, sulla base della convinzione che il socio si è formato al di fuori di tale confronto. Come indicato, il voto per corrispondenza non è una modalità di partecipazione all’assemblea e non è, quindi, un diritto che la legge attribuisce al socio: prevederne la possibilità di fruirne deve essere intesa, quindi, come un’opportuna espansione dei diritti del socio – che sin qui non aveva alternative alla partecipazione diretta all’assemblea. Viene, cioè, per la prima volta - ed in via straordinaria – consentita, al socio che non possa recarsi all’assemblea, una modalità extra-assembleare di partecipare alla formazione delle delibere, mantenendo comunque l’assemblea il ruolo centrale che la cooperativa le assegna come momento naturale di assunzione delle decisioni. Per questo motivo, lo Statuto sociale ha deciso di attribuire al voto che i soci esprimono per corrispondenza – e non in assemblea – un limite complessivo, proprio per coerenza con la sua natura di facoltà straordinaria e per evitare che le espressioni di volontà espresse fuori dall’assemblea possano diventare la forma prevalente ed ordinaria di assunzione delle decisioni della cooperativa.
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Per le stesse ragioni, la disposizione statutaria prevede, altresì, che il socio possa esprimere il proprio voto per corrispondenza esclusivamente consegnando personalmente l’apposita scheda, in un punto vendita della cooperativa o altro luogo indicato, non essendo ammesso l’invio in altra forma e neppure, pertanto, essendo possibile delegare soggetti terzi ad esprimere il proprio voto o a consegnare le schede nei luoghi dedicati. Poiché l’art. 36 bis dello Statuto sociale rimanda per una disciplina di maggior dettaglio ad un Regolamento approvato dall’Assemblea, il presente Regolamento assolve a questa indicazione statutaria, secondo le indicazioni generali che sono alla base della norma statutaria, richiamate in questa premessa. Art. 1 Secondo quanto previsto dall’art. 36 bis dello Statuto sociale, gli amministratori possono consentire ai soci – prevedendolo nell’avviso di convocazione e salvi i limiti ivi stabiliti in relazione agli argomenti da trattare – di esprimere il proprio voto per corrispondenza, nelle forme e nei limiti previsti dallo Statuto sociale, ed integrati dal presente Regolamento. Il socio che abbia espresso il proprio voto per corrispondenza non potrà partecipare alla successiva Assemblea separata, se non come mero uditore, né potrà esprimere nuovamente il proprio voto. Resta - in ogni caso - ferma la possibilità, anche per il socio che abbia votato per corrispondenza, di partecipare e votare all’Assemblea limitatamente alle deliberazioni che concernono la nomina e la revoca degli organi sociali e l’esercizio dell’azione di responsabilità che, per vincolo statutario, non sono ammesse al voto per corrispondenza. Art. 2 Nel caso in cui gli amministratori deliberino di consentire ai soci di esprimere il proprio voto per corrispondenza, l’avviso di convocazione dovrà contenere (i) per esteso la delibera che si sottopone ad approvazione e (ii) le istruzioni necessarie per esercitare validamente il voto per corrispondenza e/o l’indicazione delle modalità alternative alla pubblicazione in avviso di convocazione con cui tali istruzioni verranno rese disponibili ai soci. Qualora le istruzioni per esercitare il voto per corrispondenza non siano indicate direttamente nell’avviso di convocazione, le modalità alternative, individuate dal Consiglio di Amministrazione per portare a conoscenza dei soci tali informazioni, dovranno garantire una diffusione delle informazioni stesse tra i soci almeno equivalente alla pubblicazione con l’avviso di convocazione. In ogni caso, le istruzioni per esercitare validamente il voto per corrispondenza da parte del socio dovranno essere rese disponibili con le medesime tempistiche
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previste per l’avviso di convocazione, almeno mediante pubblicazione sul sito istituzionale della Cooperativa. Con la delibera di approvazione dell’avviso di convocazione dell’Assemblea dei soci, ammettendo il voto per corrispondenza, il Consiglio di Amministrazione fisserà altresì le modalità di informazione sulle delibere da assumere e di messa a disposizione della documentazione assembleare – con particolare riferimento ai progetti di bilancio -, così che anche i soci che votano per corrispondenza possano esprimere la loro volontà in maniera informata e consapevole; in ogni caso, le predette informazioni e documentazione dovranno essere fornite almeno in formato digitale tramite il sito internet della Società. A titolo esemplificativo e non tassativo, le medesime potranno, altresì, essere messe a disposizione (i) in formato cartaceo nei punti di vendita e in ogni altro luogo analogamente accessibile, (ii) mediante la pubblicazione – in formato cartaceo e/o digitale - di ulteriore materiale di approfondimento (ad esempio video clip, opuscoli, altro materiale informativo sul bilancio e sulle materie all’ordine del giorno), (iii) articoli di commento sui media, nonchè (iv) tramite riunioni ed altre comunicazioni dedicate ai dipendenti e all’organizzazione sociale in genere. Art. 3 Il socio potrà esprimere il proprio voto per corrispondenza esclusivamente utilizzando e consegnando personalmente una apposita scheda, c.d. “Modulo di voto per corrispondenza”, che verrà resa disponibile dalla Cooperativa secondo le modalità fissate dal Consiglio di Amministrazione all’atto della convocazione. Il Modulo di voto per corrispondenza è personale per ciascun Socio. La personalizzazione del Modulo di voto per corrispondenza viene assicurata mediante le soluzioni tecniche che verranno individuate a tale scopo (come, ad esempio, inserendo nel Modulo di voto per corrispondenza medesimo un codice a barre) che identificherà il codice del singolo Socio e dell’Assemblea Separata cui sarà riferito il suo voto per corrispondenza. Tale Assemblea sarà identificata in automatico dalla Cooperativa sulla base dell’ambito territoriale di riferimento di ciascun Socio. Al fine di consentire la predetta personalizzazione del modulo di voto per corrispondenza, quest’ultimo potrà essere reperito dal socio – nei tempi previsti dalla convocazione - con le seguenti modalità: (i) l’accesso all’area riservata del sito internet della Cooperativa, previo login e stampandolo con i propri mezzi, oppure (ii) recandosi presso uno qualsiasi dei punti vendita che verranno indicati o (iii) mediante altre forme egualmente idonee, individuate volta per volta dal Consiglio di Amministrazione.
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Art. 4 Il Modulo di voto per corrispondenza potrà essere utilizzato esclusivamente mediante consegna entro un termine non successivo al terzo giorno antecedente la data di prima convocazione dell’Assemblea separata cui si riferisce, presso un Punto Vendita della Cooperativa, od in altro luogo altrettanto accessibile, indicato dal Consiglio di Amministrazione con l’avviso di convocazione, non essendone ammesso l’invio in altra forma. A tal fine il Socio dovrà recarsi personalmente nel punto vendita o altro luogo indicato, munito della propria Carta SocioCoop e di un documento d’identità valido ed idoneo al suo riconoscimento (nel caso in cui il socio sia una persona giuridica, documento di riconoscimento in corso di validità del legale rappresentante della persona giuridica e dei relativi poteri di rappresentanza). Tenuto conto dello specifico assetto normativo che disciplina il voto nelle assemblee delle società cooperative, non sarà invece possibile per i Soci delegare altri a compilare o a consegnare per loro conto il Modulo di voto per corrispondenza. All’atto della consegna del Modulo di voto per corrispondenza, il personale incaricato dalla Cooperativa provvederà a identificare il socio, a verificarne la legittimazione al voto, ad effettuare una verifica meramente formale della regolarità del Modulo di voto per corrispondenza ed a svolgere le altre attività necessarie, meglio definite dalla delibera del Consiglio di Amministrazione, per consentire l’espletamento corretto dell’esercizio di voto al socio, alla assemblea separata di pertinenza e ad evitare la duplicazione delle espressioni di voto da parte di uno stesso socio o la sua successiva partecipazione all’Assemblea. Il Modulo di voto per corrispondenza verrà inserito in un’apposita urna sigillata, alla presenza del socio che lo consegna. Il voto così espresso sarà computato nei conteggi della Assemblea separata nel cui ambito territoriale sarà compreso il luogo ove avviene la consegna del Modulo di voto per corrispondenza, conformemente a quanto verrà indicato nell’avviso di convocazione. Le urne contenenti i Moduli di voto per corrispondenza saranno conservate secondo modalità idonee a garantire che esse possano essere aperte unicamente per lo spoglio dei Moduli medesimi e consegnate ciascuna al Presidente dell’Assemblea separata di competenza. I Moduli di voto per corrispondenza saranno, altresì, conservati dopo che lo spoglio sia stato effettuato, al fine di effettuare anche successivamente delle verifiche di regolarità del voto, ove si rendesse necessario. Art. 5 Al termine dell’Assemblea separata e prima della proclamazione del suo definitivo risultato, si darà luogo
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allo spoglio dei Moduli per il voto per corrispondenza, sotto la responsabilità del Presidente dell’Assemblea e con l’eventuale supervisione della Commissione di cui al successivo art. 6 (in seguito, “Commissione per le Assemblee”), nelle forme volta per volta condivise dal Consiglio di Amministrazione, che ne garantiscano l’esattezza, la trasparenza e la imparzialità. Verrà redatto un apposito verbale che dettaglierà i risultati del voto espresso in assemblea, quelli pervenuti per corrispondenza ed il risultato complessivo della votazione per ciascun punto dell’ordine del giorno, tenuto conto della ponderazione prevista dall’art. 36 bis n. 6 dello Statuto sociale, che prevede che ai voti espressi per corrispondenza non può, in ogni caso, essere attribuito più del 30% dei voti spettanti all'insieme dei soci presenti ovvero rappresentati in ciascuna Assemblea separata. Pertanto, nel caso in cui i voti per corrispondenza ricevuti in una singola Assemblea separata siano superiori al 30% del totale dei voti espressi nella medesima Assemblea separata dall’insieme dei soci presenti ovvero rappresentati, i voti per corrispondenza dovranno essere ridotti proporzionalmente sino a corrispondere al 30% del complesso dei voti espressi dall’insieme dei soci presenti o rappresentanti nella singola Assemblea separata, per ogni singolo punto all’ordine del giorno, compreso il calcolo dei delegati all’Assemblea generale. Art. 6 Le operazioni relative al voto per corrispondenza e quelle di spoglio verranno svolte avvalendosi del personale della Cooperativa, sotto la direzione della Commissione per le Assemblee con funzione di indirizzo e supervisione, verifica e garanzia del corretto andamento delle operazioni medesime, composta da 3 a 5 membri, nominati annualmente in funzione dell’iter assembleare da parte della Commissione Elettorale, tra soggetti indipendenti scelti anche tra i soci ma che non intrattengano, neppure indirettamente, con la Cooperativa o con soggetti legati alla Cooperativa stessa, relazioni tali da condizionarne attualmente l’autonomia di giudizio, muniti di elevato profilo etico e reputazionale, di cui non potranno far parte gli amministratori. La Commissione per le Assemblee e il Collegio Sindacale provvederanno, ciascuno nell’ambito dei propri compiti statutari, a vigilare sull’intero processo secondo modalità che verranno dagli stessi individuate. Il Consiglio di Amministrazione potrà, ove lo ritenga opportuno, individuare soggetti o società cui – in ragione della loro imparzialità e professionalità – affidare lo svolgimento ovvero la sovrintendenza sullo svolgimento delle operazioni di voto per corrispondenza. Art. 7 Qualunque controversia circa il voto per corrispondenza verrà risolta mediante ricorso alle procedure statutarie.
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