Planejamento Orçamentário Descubra como os indicadores financeiros, quando bem planejados e analisados, podem representar diferenciais competitivos para sua organização.
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ÍNDICE
Planejamento Orçamentário Descubra como os indicadores financeiros, quando bem planejados e analisados, podem representar diferenciais competitivos para sua organização.
Índice
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Introdução
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Capítulo 1 | O que é um planejamento orçamentário
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Capítulo 2 | Quem executa e aplica
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Capítulo 3 | A importância para as decisões da empresa
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Capítulo 4 | O diferencial que representa para as MPEs
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Conclusão
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Referências
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INTRODUÇÃO
Quanto sua empresa espera faturar dentro de um ano? Quais vão ser as despesas e investimentos que você terá que fazer para isso? Como vai investir seus lucros? Aliás, quanto de lucro você espera ter mesmo? Se conseguir chegar lá, vai comprar mais máquinas e contratar mais pessoas?
Desculpe se deixamos você meio tonto com tantas perguntas logo na introdução deste e-book. Mas precisamos fazer só mais uma: você conseguiu responder a elas? Se não, apostamos que sua empresa ainda não passou por um processo de planejamento orçamentário, ou, se já, não foi dos melhores.
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Elaboramos este material com o objetivo de apresentar a você o que é, realmente, um plano de orçamento - apesar do nome, ele não apresenta apenas números relacionados a custos, despesas, investimentos e recursos, não. Mais do que isso, é uma ferramenta cada vez mais utilizada para estabelecer e acompanhar metas e objetivos de uma organização em determinado período, ajudando-a assim a alocar seus recursos da melhor forma possível e a fazer mudanças de rota nos negócios, caso necessário.
Sendo assim, acompanhe com a gente de que formas o planejamento orçamentário pode fazer uma grande diferença nas empresas e porque vale a pena reservar um tempinho na sua rotina para elaborar sempre o seu. Aprenda a elaborar um de acordo com as necessidades da sua organização e entenda a importância da presença de todas as áreas nessa hora, além de ficar ligado nas principais características que o tornam um poderoso aliado no momento da tomada de decisões.
Boa leitura!
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CAPÍTULO 01 O que é um planejamento orçamentário
Quais são os primeiros passos para abrir uma empresa? Vamos ao checklist: definição de um planejamento estratégico, fornecedores, recursos, colaboradores, local de instalação... ops, mas está faltando um item bem importante no começo dessa lista, e ele se chama planejamento orçamentário. Essa ferramenta é nada menos do que essencial para o sucesso de qualquer organização. Quando falamos qualquer, nos referimos a entidades com fins lucrativos ou não e de diferentes objetivos e segmentos, seja na prestação de serviços, indústria ou no comércio. Ou seja, todas mesmo.
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Mas o que é que esse planejamento tem, que nenhuma instituição pode ficar sem? Pois bem, a missão do plano orçamentário é reunir todas as atividades futuras da empresa programadas para um determinado período, dando destaque ao investimento que será necessário se fazer em cada uma delas, permitindo, com isso, uma previsão e um controle antecipado de todos esses processos. A partir dessa análise, é possível alocar os recursos de maneira mais eficiente e gerar retornos mais satisfatórios para cada investimento feito pela empresa.
Porém, apesar do nome, um planejamento orçamentário não funciona apenas para prever e planejar processos e, principalmente, custos. Ele também ajuda a estabelecer e coordenar objetivos de forma que todos os colaboradores trabalhem sinergicamente em busca de melhores resultados para a organização. Veja na próxima página, por quais outras formas ele pode deixar o desempenho das empresas ainda melhor:
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Pela autonomia: uma vez aprovado o orçamento cria parâmetros de gastos para cada setor, que podem planejar investimentos de acordo com o valor autorizado sem solicitar permissão a cada vez que precisarem dos recursos. Isso aumenta a autonomia de cada área no desenvolvimento de seus projetos e dispensa o controle de áreas superiores;
Pela motivação: a liberdade de tocar projetos sem precisar pedir toda hora autorização para outros setores diminui a burocracia, torna as atividades mais ágeis e deixa as equipes mais motivadas;
Pelas projeções: o modelo ideal de orçamento encontrado para prever custos e fazer o planejamento financeiro pode ser aplicado nos períodos seguintes e utilizado para realizar estudos e fazer projeções de como a empresa se comportaria diante de determinadas decisões tomadas pelos gestores; Índice
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Pela comunicação e coordenação: é um documento de referência para disseminar os objetivos corporativos e setoriais às equipes e embasar a coordenação;
Pela avaliação e pelo controle: pode ser uma referência também para acompanhar o desempenho de equipes e os resultados setoriais e corporativos, além de verificar se os objetivos planejados estão sendo atingidos;
Pela tomada de decisões: por conter dados previstos e esperados, bem como objetivos setoriais e corporativos, pode ser consultado para tomadas de decisão.
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Um dos principais motivos que levam as empresas a não elaborarem seu plano financeiro periódico são as rotinas “corridas” - quem nunca ouviu um trabalhador desabafar que está em uma “correria” danada? Pois é, mas, cuidado: correr atrás de metas que foram previamente alinhadas aos objetivos da organização é uma coisa, agora, investir em processos que sequer tiveram sua relevância para o negócio mensurados antes da maratona começar é um tanto perigoso e pode fazer a empresa dar de cara com um abismo – e, pior do que isso, ainda cair dentro dele.
Tragédias e dramas à parte, a verdade é que muitas organizações estão em um ritmo tão acelerado que sequer param para respirar e traçar seu plano de voo, tendo a falsa sensação de que as metas de curto prazo são mais importantes do que a visão de futuro do negócio. Afinal, time is money, não é? Pois saiba que os preciosos minutos ou dias que você gastar para elaborar um planejamento orçamentário vão fazer você perceber uma preciosa diferença nos resultados que forem aparecendo. Em resumo, a falta de uma estratégia financeira bem formulada e aplicada dificulta a tomada de decisões adequadas de investimento, fazendo a empresa olhar na direção de horizontes que podem ser muito menos interessantes para o negócio.
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Para se ter uma ideia, a falta de um plano de orçamento está entre as principais razões para falências e grandes crises financeiras, simplesmente porque, sem ele, os empresários não têm como saber se seu produto ou serviço é viável, ou seja, se a diferença entre o preço de produção e o preço de venda compensaria para pagar todos os custos do processo, impostos e ainda lucrar com isso. Dessa forma é impossível calcular corretamente o preço de venda de um produto ou serviço, por exemplo, simplesmente porque não são conhecidos seus custos e suas despesas. Por isso muitos trabalham e a empresa não sai do lugar, só sobrevive um tempo maior porque vai acumulando dívidas.
Como elaborar um orçamento de sucesso “O futuro é construído hoje, a cada ação e investimento feito pela empresa”. “Não planejar é construir um futuro do qual não fazemos a menor ideia de como vai ser”. “Para quem não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”. Pensamentos nessa linha têm algo em comum: ficam ainda mais bonitos quando são colocados em prática.
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Elaborar um planejamento orçamentário significa planejar e estimar ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro, geralmente de um a três anos, dependendo do seu setor de atuação. O documento deve estabelecer metas e objetivos tanto corporativos quanto setoriais, por isso é interessante - para não dizer indispensável – que representantes de todas as áreas da empresa façam parte do processo de sua elaboração. Isso ajuda a acompanhar resultados e compará-los com os de períodos anteriores e com o que foi projetado. O ideal é que esse acompanhamento seja feito mês a mês, de forma que você consiga fazer ajustes de curso para alcançar metas e objetivos, quando necessário, mais tranquilamente.
Temos a tendência de achar que, quanto mais informações e detalhes possuirmos sobre um assunto, melhor. No caso do orçamento não é bem assim. Implantar um modelo orçamentário muito detalhado pode ser mais ineficiente do que um mais resumido, por isso, durante a elaboração, considere apenas detalhes que possam influenciar os processos de forma significativa. Resumindo: um plano orçamentário de sucesso fornece detalhes suficientes para a tomada de decisões e ainda tem espaço para ser ajustado conforme necessário, de forma que possa se adaptar rapidamente a condições externas e internas em um cenário competitivo, principalmente considerando a situação atual do mercado. Além disso, o nível correto de detalhamento das informações no orçamento diminui o tempo para elaborá-lo e fazer as revisões necessárias. Índice
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Outro ponto importante de ser comentado são os ciclos de planejamento e execução. A empresa precisa definir seu período ideal de acordo com seu setor de atuação e suas experiências e operações. Há pessoas dizendo que o planejamento precisa ser feito três meses antes de sua implantação, que pode ser definido e executado entre um e 10 anos e outras defendendo que dá para fazer tudo em até cinco semanas. Então, cabe à organização mesmo avaliar qual é o melhor tempo para si.
Normalmente os planejamentos orçamentários são feitos nos últimos meses do ano, considerado o melhor período para fazer as projeções para o ano seguinte, e envolvem projeção de cenários, definição de objetivos, avaliação de ameaças e oportunidades, identificação dos pontos fortes e fracos da empresa, formulação e avaliação de planos e escolha do melhor plano. Ao ser escolhido o melhor modelo para a empresa, ele é preenchido por informações como projeção de vendas, despesas variáveis e fixas, custos de produção e investimentos. A partir disso, é possível simular diversas possibilidades de mudança em relação ao cenário atual, internas ou externas, para entender os impactos que a empresa pode sofrer com elas. Por exemplo, se as vendas aumentarem, teremos capacidade produtiva para atender a todos os pedidos? Podemos pagar um aumento coletivo de salários? E se o dólar subir, como vão ficar nossas despesas com matérias-primas importadas? E por aí vai... Índice
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Com relação às metas estabelecidas para cada área no orçamento, é importante ressaltar que devem ser realistas. Ou seja, para um orçamento ser motivador, deve apresentar objetivos gerais e específicos que sejam desafiadores, mas, ao mesmo tempo, possíveis de serem cumpridos. É no momento da elaboração do orçamento que deve ser definido também o método que será utilizado para avaliar o desempenho de cada setor, o qual deve produzir indicadores mensuráveis e que estejam alinhados aos objetivos gerais da organização.
O ideal é contar com uma ferramenta adequada para ajudar a modelar e acompanhar seu planejamento orçamentário. Hoje em dia, existem no mercado soluções que permitem criar e fazer a manutenção do seu plano financeiro, vinculando as informações aos sistemas de gestão empresarial e também ao planejamento estratégico da organização. O processo de elaboração de um plano orçamentário é tão importante que, caso sua empresa tenha dúvidas na hora da formulação, o indicado é que não faça sozinha e procure uma consultoria especializada no assunto. Índice
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CAPÍTULO 02 Quem executa e aplica
Tão importante quanto procurar uma consultoria para fazer o melhor planejamento orçamentário possível para sua empresa é poder contar com a presença de representantes de todas as áreas da organização no momento da elaboração. Já comentamos sobre este tema no capítulo anterior, mas é algo tão significativo que achamos que merecia um capítulo à parte.
Para início de conversa, um plano orçamentário só terá sucesso se considerar cada tipo de atividade realizada na organização. É preciso saber quais são os setores que a formam e, sobre eles, função, processos que realizam, quantidade de colaboradores que possuem, quem são suas lideranças, tecnologias que utilizam e recursos e insumos que precisam para realizarem suas atividades. Ou seja, entender quais são os componentes que fazem parte do seu plano de orçamento e são responsáveis pela sobrevivência da organização. Índice
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Para obter essas e outras informações, não tem jeito, é preciso contar com a participação de um colaborador responsável pelo setor, afinal, ninguém melhor do que ele, que vive a realidade para saber. Planejamentos orçamentários elaborados dessa forma são chamados de orçamento colaborativo, descentralizado ou ainda participativo, e têm ganhado cada vez mais força no ambiente empresarial pelas vantagens que proporciona. Funciona assim: cada área deve definir uma pessoa, não necessariamente alguém que seja líder ou gestor, que assuma essa responsabilidade com o planejamento orçamentário setorial, ajudando a estabelecer metas com base na realidade da área e elencando dados relacionados também aos custos, investimentos e lucros produzidos pela área. Esses colaboradores repassam as informações ao comitê geral que elabora o orçamento corporativo e precisam ter autonomia suficiente para lidar com restrições e tomar decisões necessárias em sua área. Índice
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Metas orçamentárias, sejam corporativas ou setoriais, devem ser muito bem discutidas e negociadas antes de serem aplicadas, e não simplesmente impostas, pois o compromisso de cada colaborador deve acontecer pelo entendimento e participação na construção do orçamento em cada área. Dessa forma, para ter o efeito esperado, é preciso que o orçamento seja descentralizado para sair do nível estratégico e fazer parte do cotidiano e das atividades operacionais da companhia, expandindo-se e marcando presença nos diferentes níveis de gestão, incorporando uma “cultura orçamentária”.
A vantagem de cada área se concentrar nas metas que ajudou a traçar faz as partes se sentirem mais integrantes do todo, pois conseguem mensurar sua contribuição no resultado final, e isso serve como motivação. Além disso, recebendo um acompanhamento mais de perto de alguém da própria área a alta gestão terá menos trabalho de coordenar cada parte e poderá concentrar seus esforços em atividades mais estratégicas.
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CAPÍTULO 03 A importância para as decisões da empresa
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Não é novidade para ninguém que o cenário econômico anda extremamente competitivo e nada fácil para as empresas, que estão em busca constante por oferecer produtos, serviços e até condutas capazes de se destacarem no mercado. Pois bem, essa competitividade exige a adoção de ferramentas que proporcionem conhecimento sobre a situação em que a empresa se encontra e possam prever em quais pontos deve-se focar para buscar sustentabilidade e melhores resultados.
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Para conseguir evoluir em seus processos e resultados, no entanto, a organização precisa tomar decisões. E dessa forma o planejamento orçamentário pode ajudar, principalmente, de duas formas: por reunir informações operacionais e financeiras das diversas áreas da empresa e por já ter feito previsões de como a organização se comportaria ao fazer esta ou aquela mudança. Isso, é claro, para planos elaborados e aplicados de forma adequada, dentro de tudo que já comentamos até aqui.
Administrar uma empresa ou parte dela é um processo bastante dinâmico, pois exige que os gestores façam análises e escolham toda hora entre as alternativas de curso disponíveis. Segundo especialistas sobre o assunto, cada decisão envolve seis elementos - quem vai tomá-la, objetivos, preferências, estratégia, situação e resultado – e é realizada em quatro etapas – definição do problema, obtenção dos fatos, formulação das alternativas e ponderação e decisão. Sendo assim, o processo de tomada de decisão pode ser inserido em uma sequência lógica de passos que expressam a racionalidade com a qual os gestores buscam as melhores soluções para resolver problemas ou gerar inovações na empresa. Ou seja: eles escolhem a melhor forma de utilizar os recursos necessários à realização dos objetivos da empresa, de forma que sejam aplicados considerando o cenário atual e de maneira que traga o melhor retorno possível à organização. Sendo assim, quais são as informações da empresa que poderiam dar um ótimo suporte nessa tarefa? Sim, os números! Índice
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Para fazerem a escolha mais adequada possível, os gestores precisam estar apoiados em uma ferramenta que garanta, naquele momento, informações suficientes e importantes para o processo decisório, de preferência, de todos os setores. Disponibilizando os dados de forma ágil e eficiente e fornecendo alternativas de atuação em cada caso ensaiado durante sua elaboração um orçamento é capaz de mudar o rumo de uma organização a partir dos números que fornece, os quais podem sugerir que determinadas condutas sejam repensadas.
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CAPÍTULO 04 O diferencial que representa para as MPEs
Aí você deve estar se perguntando: o que minha MPE tem a ver com isso? Absolutamente tudo. Isso porque para gerar vantagens competitivas por meio do orçamento uma empresa não precisa ter tamanho ou segmento específico. No entanto, é verdade também que micro e pequenas empresas têm características bem próprias de gestão, competitividade e lugar que ocupam no mercado.
O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) publicou em 2003 um estudo sobre as principais particularidades das MPEs brasileiras. Entre elas está a presença significativa de laços familiares entre proprietários, sócios e funcionários; grande centralização do poder de decisão; indistinção entre a pessoa física e jurídica do proprietário; registros contábeis imprecisos; dificuldade em definir custos fixos; e taxas significativas de falência.
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Vamos começar pelo final: empresas de qualquer porte podem quebrar se não planejarem seus processos, e as MPEs, mesmo sendo as menores do grupo, não estão livres desse mal. Um plano orçamentário é capaz de organizar atividades e números, ainda que sejam em pequena quantidade, o que pode ajudar, entre outras coisas, a separar as verbas do caixa das finanças pessoais do empresário – fator muito importante para o bom andamento de um negócio, diga-se de passagem. Além disso, ajuda a descentralizar atividades e dividir responsabilidades de tomada de decisão, definir despesas fixas e variáveis e a calcular salários e pró-labore de cada sócio da empresa.
É bom lembrar que, apesar de serem de pequeno porte, grande parte das MPEs está inserida dentro da cadeia produtiva de empresas de grande porte. Ou seja, fornecem produtos para que a organização possa dar continuidade em um processo, por isso precisam atender as necessidades dos seus clientes com excelência, principalmente dentro de um mercado que abriga, hoje, infinitas opções. Empresas sem diferenciais e organização podem ser facilmente substituídas por outras que tenham esses requisitos, por isso precisam planejar para acompanhar e estarem sempre conectadas à estratégia do seu cliente. Índice
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CONCLUSÃO
Fala sério: antes de ler este e-book, você não imaginava o quanto um orçamento poderia ajudar tanto uma empresa, não é?
O planejamento orçamentário está conectado com uma grande tendência corporativa que observamos nos dias de hoje, a de armazenar, gerenciar e utilizar informações de todas as áreas para gerar diferenciais competitivos às organizações, oferecendo ainda o plus de ajudar a alocar recursos financeiros da forma mais competitiva para as empresas.
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Outra tendência muito valorizada no plano de orçamento é a participação dos colaboradores na sua construção, ou seja, a conquista do engajamento pela construção conjunta de metas e objetivos, e não pela imposição de atividades que podem parecer, às equipes, tão desconectadas da missão da empresa. Dessa forma, o planejamento orçamentário mostra que está indo na direção certa e isso explica porque cada vez mais empresas, de todos os portes e segmentos, têm aderido ao seu modelo em busca de diferenciais competitivos e da sustentabilidade do seu negócio. Fica a incógnita: como tantas organizações ainda conseguem viver sem?
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REFERÊNCIAS
Planejamento Orçamentário nas Empresas Valini e Associados Administradores.com Treasy 1 Treasy 2 Sines Contábeil Prosyst Denise Matos Finanças Aplicadas Anpad O Planejamento de Micro e Pequenas Empresas Comerciais por Meio da Atuação da Controladoria
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