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La Paz, MARTES 25 de junio de 2019
Publicum et laboris
Los medios electrónicos en el procedimiento administrativo
E
l empleo de las tecnologías de información y comunicación (TIC) en el procedimiento administrativo es una necesidad obligatoria que debe de abordar el Estado peruano, por cuanto los ciudadanos cada día utilizan más y más estos medios de comunicación, por ello es indispensable que la administración pública incorpore su manejo en los servicios públicos que otorga a los administrados; de esta manera, en el procedimiento administrativo encontramos el manejo de estos medios de comunicación electrónicos que requieren desarrollo y publicidad en su aplicación. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO Sin perjuicio de la utilización de medios físicos tradicionales, el procedimiento administrativo podrá realizarse total o parcialmente a través de tecnologías y medios electrónicos, debiendo constar en un expediente, escrito electrónico, que contenga los documentos presentados por los administrados, por terceros y por otras entidades, así como aquellos documentos remitidos al administrado (cfr. artículo 30.1, TUO Ley 27444, Perú). El procedimiento administrativo electrónico deberá respetar los principios, derechos y garantías del debido procedimiento sin que se afecte el derecho de defensa ni la igualdad de las partes, debiendo prever las medidas pertinentes cuando el administrado no tenga acceso a medios electrónicos (cfr. artículo 30.2, TUO Ley 27444, Perú). Los actos administrativos realizados a través del medio electrónico poseen la misma validez y eficacia jurídica que los actos realizados por medios físicos tradicionales. Las firmas digitales y documentos generados y procesados a través de tecnologías y medios electrónicos, siguiendo los procedimientos definidos por la autoridad administrativa, tendrán la misma validez legal que los documentos manuscritos (cfr. artículo 30.3, TUO Ley 27444, Perú). Este procedimiento adquiere relevancia en los siguientes casos: 1. Silencio administrativo positivo. Como constancia de la aplicación del silencio positivo de la solicitud del administrado, basta la copia del escrito o del formato presentado conteniendo el sello
El expediente electrónico debe tener un número de identificación único e inalterable que permita su identificación unívoca dentro de la entidad que lo origine. Dicho número permite, a su vez, su identificación para efectos de un intercambio de información entre entidades o por partes interesadas…
oficial de recepción, sin observaciones e indicando el número de registro de la solicitud, fecha, hora y firma del agente receptor, en el caso de procedimientos administrativos electrónicos, basta el correo electrónico que deja constancia del envío de la solicitud. 2. Facultad de solicitar información. El derecho de petición incluye el de solicitar la información que obra en poder de las entidades, las entidades establecen mecanismos de atención a los pedidos sobre información específica y prevén el suministro de oficio a los interesados, incluso vía telefónica o por medios electrónicos, de la información general sobre los temas de interés recurrente para la ciudadanía. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO El expediente electrónico está constituido por el conjunto de documentos electrónicos generados a partir de la iniciación del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad en una determinada entidad de la administración pública (cfr. artículo 29-B.1, TUO Ley 27444, Perú). El expediente electrónico debe tener un número de identificación único e inalterable que permita su identificación unívoca dentro de la entidad que lo origine. Dicho número permite, a su vez, su identificación para efectos de un intercambio de información entre entidades o por partes interesadas, así como para la obtención de copias del mismo en caso corresponda (cfr. artículo 29-B.2, TUO Ley 27444, Perú). Cada documento electrónico incorporado en el expediente electrónico debe ser numerado correlativamente, de modo que se origine un índice digital el cual es firmado de manera electrónica conforme a ley por el personal responsable de la entidad de la administración pública a fin de garantizar la integridad y su recuperación, siem-
pre que sea preciso (cfr. artículo 29B.3, TUO Ley 27444, Perú). El expediente electrónico es la expresión virtual del procedimiento administrativo electrónico e implica situaciones especiales como las siguientes: 1. Observaciones a documentación presentada. Deben ser recibidos todos los formularios o escritos presentados, en caso de procedimientos administrativos que se inicie a través de medio electrónico, que no acompañen los recaudos correspondientes o adolezcan de otro defecto u omisión formal que no se pueda subsanar de oficio, la autoridad competente requiere la subsanación por el mismo medio, en un solo acto y por única vez en el plazo máximo de dos días hábiles (cfr. artículo 134.6, TUO Ley 27444, Perú). 2. Notificación electrónica. Se puede notificar al administrado interesado o afectado por el acto que hubiera consignado en su escrito alguna dirección electrónica que conste en el expediente a través de ese medio siempre que haya dado autorización expresa para ello (cfr. artículo 20.4, TUO Ley 27444, Perú). La notificación dirigida a la dirección de correo electrónico señalada por el administrado se entiende válidamente efectuada cuando la entidad reciba la respuesta de recepción de la dirección electrónica señalada por el administrado o esta sea generada en forma automática por una plataforma tecnológica o sistema informático que garantice que la notificación ha sido efectuada. 3. Recepción por transmisión de datos a distancia. Los administrados pueden solicitar que el envío de información o documentación que les corresponda recibir dentro de un procedimiento sea realizado por medios de transmisión a distancia, como correo electrónico o facsímil (cfr. ar-
José María Pacori Cari*
tículo 132.1, TUO Ley 27444, Perú), siempre que cuenten con sistemas de transmisión de datos a distancia. Las entidades facilitan su empleo para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados. USO DE MECANISMOS ELECTRÓNICOS POR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La legislación del procedimiento administrativo general establece la utilización de los medios electrónicos por parte de la administración pública en los siguientes casos: 1. Cancelación de los derechos de tramitación. La forma de cancelación de los derechos de tramitación es establecida por la norma que emite la entidad pública, debiendo tender a que se pueda realizar el pago a favor de la entidad mediante cualquier forma dineraria que permita su constatación, incluyendo abonos en cuentas bancarias o transferencias electrónicas de fondos. 2. Colaboración entre entidades. En atención al criterio de colaboración, las entidades deben proporcionar directamente los datos e información que posean, sea cual fuere su naturaleza jurídica o posición institucional, a través de cualquier medio, sin más limitación que la establecida por la Constitución o la ley, para lo cual se propenderá a la interconexión de equipos de procesamiento electrónico de información u otros medios similares. 3. Actividad de fiscalización. La administración pública, en el ejercicio de la actividad de fiscalización, está facultada para tomar copia de los archivos físicos, ópticos, electrónicos u otros, así como tomar fotografías, realizar impresiones, grabaciones de audio o en video con conocimiento previo del administrado y, en general, utilizar los medios necesarios para generar un registro completo y fidedigno de su acción de fiscalización.
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Es miembro de la Asociación Argentina de Derecho Administrativo. Escribe desde Perú.