Lesson 1 Exercises

1 The principles of composing a well-written business letter are listed on the next page. Choose sentences from the following email to illustrate each point. Discuss your answers with a partner.

From: mleblanc@beautypro ca

To: cslee@beautybyching com tw

Subject: Speaker Invitation

Dear Ms. Lee,

As head of the Beauty Pro Conference organizing committee, I am writing to invite you to be the keynote speaker at our 2024 event. We believe your expertise and experience in Taiwan’s competitive health-and-beauty industry will make your speech the high point of the conference.

About the event:

Beauty Pro Conference is Canada’s largest health-and-beauty conference. The 2024 event will be held on March 13 in the Charles Ford Business Center in Vancouver. It will be a full-day event, and we expect roughly 3,000 healthand-beauty professionals to be in attendance.

We will provide:

We are pleased to be able to offer you a speaker’s fee of $2,000 We will also organize and pay for your flights from Taiwan and your hotel in Vancouver.

What we require:

We would like you to prepare a 40-minute speech containing your thoughts on how to succeed in a highly competitive beauty market. We would also like to dedicate 20 minutes at the end of the speech to questions.

Please let us know by January 15 if you would be interested in accepting this invitation You can do so by replying directly to this email

We very much look forward to hearing from you

Kind regards,

Marie Le Blanc Organizing Committee Head Beauty Pro Conference

Unit 1 商業書信的特性與種類 Features and Types of Business Letters

Lesson 2

關鍵字 Key Words

14 reference/ recommendation letter 推薦信

商業書信的種類 Types of Business Letters

1 sales letter 推銷信

13 letter of resignation 離職信

12 order letter 訂貨信

11 letter of quotation 報價信

10 letter of inquir y 詢價信

2 invitation letter

Types of Business Letters

9 memo 便函

8 email 電子郵件

1 Types of Business Letters（商業書信的種類）

3 thank-you letter 感謝信

4 congratulation letter 恭賀信

5 complaint / suggestion letter 客訴／建言信

6 apology letter 致歉信

7 cover letter / resume/CV 求職信／ 簡歷／履歷表

在 職 場 上， 商 務 人 士 會 需 要 撰 寫 各 類 信 件。 根 據 工 作 職 位 的 不 同， 亦 會 有 特 別 較 常 處 理 的 信件種類，例如客服部的人員可能需要處理很多客訴信，而業務部的人員需要撰寫產品推銷信 來開發新客戶。為了因應未來可能所遇到的各種情境，全面了解及學習撰寫不同種類的商業書 信是十分重要的。

本書將介紹下列各項書信類別：

Lesson 書信種類與內容說明

6 Sales Letters（推銷信）

推銷信是用來推銷業務內容的信件，信中會說明自家銷售的產品和服務（goods and ser vices），並向對方闡述這些產品和服務能創造什麼效益（benefit）。寫

信 者 必 須 分 析 讀 信 者 的 性 別（gender）、 年 齡（age）、 經 濟 狀 況（economic status）等身分資訊，從顧客的需求著眼寫信，並以搶眼的標題和文案引起讀者

注意（attention）。

7 Invitation Letters（邀請信）

邀請信的目的為邀請（invite）其他商務人士來參加公司活動，例如宴會、舞會、

茶 會、 慶 典 等 正 式 場 合（occasion）， 信 件 務 求 真 誠 懇 切 （sincere）， 並 須 向

收信者提供該如何回覆的細節資訊，以期對方如願應邀出席（attend）。商場上，

邀請信是拓展人脈（networking）、建立關係的重要媒介。

8–9 Thank-You Letters（感謝函）

感謝函可用來表達對於對方付出的時間（time）、努力（effor t）有所重視。當

個 人 或 公 司 收 到 各 界 人 士 的 幫 忙、 關 心、 邀 請 或 捐 贈（donation） 時， 可 以 寄

送感謝函，信中應提及寫信者想感謝的具體事項，並明確表示謝意（gratitude）。

寄送感謝函是種商業禮儀（etiquette），有助於企業間維持良好關係。

10 Congratulation Letters（恭賀信）

在 有 些 特 殊 場 合， 會 寄 發 恭 賀 信 給 其 他 公 司， 例 如 祝 賀 對 方 有 新 分 店（new branch）開張。恭賀信也會寄給個人，例如慶祝對方升遷（promotion）。亦可

藉 由 恭 賀 信， 向 公 司 或 個 人 表 示 你 期 望 未 來 如 何 與 他 們 合 作。 信 件 內 容 應 著 重 慶 賀 對 方 的 成 就（achievement） 與 喜 事， 用 字（wording） 應 力 求 真 誠 親 切， 展現寫信者是真心替對方開心。

11–12 Complaint and Suggestion Letters（客訴與建言信）

當 對 於 家 公 司 的 行 為 不 滿 意（unsatisfied） 時， 可 以 寄 發 客 訴 信， 藉 此 指

出 對 方 的 商 品 或 服 務 發 生 哪 些 問 題， 並 對 此 要 求 解 決 方 法（solution） 或 補 償

（compensation）。 客 訴 信 亦 有 助 收 件 的 公 司 注 意 到 自 身 缺 失。 建 言 信 則 是 提

供 想 法， 建 議 對 方 公 司 有 何 可 以 改 進（improve） 之 處， 語 氣 會 比 客 訴 信 正 面

（positive）許多。

13 Apology Letters（致歉信）

生 意 很 難 帆 風 順， 錯 誤 所 在 多 有。 當 業 務 往 來 或 提 供 服 務 時 發 生 錯 誤， 以

致 造 成 客 戶 不 便（inconvenience） 或 損 失（loss）， 就 可 透 過 致 歉 信 承 認

（acknowledge） 錯 誤 並 請 求 原 諒（forgiveness）， 這 對 於 維 持 企 業 互 信

非 常 重 要。 致 歉 信 應 及 時 發 出， 說 明 錯 誤 原 因 並 表 達 歉 意， 而 不 應 羅 織 藉 口

（excuse），以免影響公司商譽。

14–15 Cover Letters & Resumes/CVs（求職信和簡歷∕履歷表）

求 職 信 和 簡 歷 ／ 履 歷 表 是 求 職 者（applicant） 謀 求 職 缺（opening） 時 的 常 用

文 書。 求 職 信 會 大 略 介 紹 自 身 背 景 和 能 力， 需 行 文 清 楚、 態 度 自 信， 以 吸 引 未

來 雇 主（employer） 注 意。 簡 歷 ／ 履 歷 表 則 會 列 舉 教 育 程 度、 工 作 經 歷 和 技 能

（skill）等細節，各個項目（item）要以清楚的方式排列，讓審閱者能迅速判斷 求職者是否勝任該職位（position）。

16 Emails（電子郵件）

現 今 多 數 商 務 溝 通（business communication） 都 是 透 過 電 子 郵 件， 為 發 送 訊

息快速、有效率（efficient）的方式，可以寄發邀請、道歉等上述各項內容。然

而， 雖 然 電 子 郵 件 比 般 郵 件 便 捷， 依 然 須 遵 守 商 業 書 信 的 許 多 規 則， 例 如 應

加 上 書 信 該 有 的 稱 謂 和 結 尾 敬 辭 等， 並 避 免 使 用 網 路 聊 天 時 常 用 的 首 字 母 縮 寫

詞（acronym）或簡化之字詞。

17 Memos（便函）

便 函 是 公 司 內 部 用 來 布 達（announce） 重 要 事 項 的 文 件， 例 如 公 司 新 政 策

（policy）、 活 動（activity）、 培 訓（training） 日 期 等， 用 途 廣 泛， 且 因 為 便

函 的 文 體 較 一 般 商 用 書 信 簡 單， 能 節 省 溝 通 所 需 時 間， 提 升 業 務 進 行 效 率。 但

是便函也需具備發文者、收件者、日期、主旨等書信要素。

Appendix 附錄 Letters of Inquir y（詢價信）

指 潛 在 顧 客 看 到 宣 傳 或 促 銷 活 動 後， 或 有 意 購 買 商 品 ／ 服 務 時， 用 來 詢 問 商 品

或 服 務 價 格 的 信。 詢 價 信 主 要 目 的 是 詢 問 每 單 位 產 品 的 價 格， 信 中 的 常 見 問 題

除 了 商 品 單 價 外， 也 可 包 括 折 扣 有 無、 產 品 運 送 細 節 等， 以 利 寫 信 者 後 續 可 以 依對方回覆，考量是否向對方下單採購。

Letters of Quotation（報價信）

指 在 收 到 詢 價 信 後， 進 行 報 價 或 後 續 溝 通 的 回 覆 信。 報 價 信 中 的 報 價 可 以 大 致 分 為「 穩 固 報 價 」（firm offer） 或「 非 穩 固 報 價 」（non-firm offer）， 前 者 表 示承諾以固定價格出售產品或提供服務，後者則代表報價的相關條件仍待確認， 可能改變。

Order Letters（訂貨信）

為 向 對 方 公 司 訂 購 商 品 或 服 務 的 信， 可 以 透 過 電 子 郵 件、 書 信、 電 話 或 傳 真 等

各 種 形 式 寄 發， 收 到 後 需 要 留 意 寫 信 者 是 否 提 供 所 有 需 要 的 資 訊。 訂 貨 信 也 常

和訂單表格（order form） 起寄出，有時候則是訂貨信本身就充當訂單。

Letters of Resignation（離職信）

為員工有意提出辭職（resign）時寫給公司的信，信中 般不需說明離職後的計

畫 或 工 作， 應 著 重 清 楚 說 明 離 職 意 願， 並 寫 出 離 職 日 期， 也 可 交 代 需 要 的 過