Please Magazine

e s a e l P rolling y a p r e v gazine o a m t n a spar een tran , 2013 1 r e m num

Seizoenswerk & payrolling Zet de tijd naar je hand

Humberto Tan:

“ Peptalk in vijf minuten�

1

4

Iedere ondernemer een Romario

8

Wat gedaan is, is klaar

24

13

Jeroen Busscher

Column van Harry van Rooij

Please Ondernemersdag

Workshops en netwerken in het Philips Stadion

Column Humberto Tan

De tijd van Pieter

10

14

Seizoenswerk

Internetboekhouden

Het leent zich prima voor payrolling

Yuki, een compleet nieuw online softwareplatform

20 Zet de tijd naar je hand Taco Oosterkamp

18

Gebruik je tijd goed MKB Barometer Het leven is niet eerlijk. Sommige mensen hebben pech en andere geluk, sommigen hebben geld genoeg en voor anderen is het elke maand weer een uitdaging om rond te komen. Ook met gezondheid moet je voor een belangrijk deel gewoon geluk hebben. Je kunt natuurlijk zo gezond mogelijk leven, maar dat geeft geen garantie dat je niet ziek wordt.

Eigenlijk is er maar één ding eerlijk verdeeld over alle mensen, en dat is tijd. We hebben er allemaal namelijk evenveel van (24 uur in elke dag) en uitzonderingen daargelaten heeft iedereen in grote lijnen zelf de regie over hoe die tijd wordt gebruikt.

Hoe je je tijd gebruikt is heel erg belangrijk bij het realiseren van je doelen - zakelijk of persoonlijk. In dit nummer van Please Magazine schrijft onze ‘huispsycholoog’ Monica Kievid dat mensen van nature moeite hebben met het stellen van prioriteiten. Toch is dat precies waar het om draait: gebruik je tijd goed, dat wil zeggen: doe de dingen die je doelen dichterbij brengen in de tijd die je tot je beschikking hebt.

9 Please-nieuws 25 Pleasology 26 Juridisch 27 De klant is niet altijd koning

30 Geen dag hetzelfde 31 Boeken

Blijft de vraag waarom we dan elke dag zo veel tijd kwijt zijn met dingen die we eigenlijk helemaal niet willen doen, maar ‘die nu eenmaal moeten’. Ik ken heel wat ondernemers die allerlei werkzaamheden uitvoeren waar ze helemaal niet om gevraagd hebben en waar ze eigenlijk ook helemaal niet goed in zijn. Zoals het voeren van gesprekken met het UWV, of het controleren van urenregistratiestaten – om maar eens een paar dwarsstraten te noemen. Ik ben ervan overtuigd dat als ze meer tijd zouden kunnen besteden aan hun zakelijke doelen ze niet alleen succesvoller, maar (gokje) ook gelukkiger zouden zijn.

Deze editie van Please Magazine heeft als thema ‘tijd’. Maar eigenlijk draait het natuurlijk allemaal om het maken van (de juiste) keuzes. De seizoensondernemers Viola Gaida en René van Dal, die in dit nummer aan het woord komen, zijn daarvan een goed voorbeeld.

Zij moeten hun businesscase rond krijgen in een deel van het jaar, en dan komt het er natuurlijk wel op aan dat je je spaarzame tijd heel goed gebruikt. Hun keuze voor Please Payroll vind ik persoonlijk dan ook een heel logische.

Ik kan alleen maar hopen dat u even de tijd wilt nemen of de tijd kunt vinden om dit magazine te lezen.

Hans van de Ven directie Please Payroll

Colofon Please is een uitgave van Please Payroll T 0492-388888 E info@please.nl W www.please.nl

Eindredactie: Hans van de Ven en Jan Franken, Please Payroll Concept en redactie: Creative Venue PR, Public-i Writers Ontwerp en productie: Jeannet Keijzer, DesignKracht Fotografie: Hollandse Hoogte, 123rf Drukwerk: Van Stiphout Grafische Communicatie

3

tijdmanagement

4

Tijdmanagement begint bij het ter discussie stellen van ingesleten patronen, zegt managementboekenschrijver Jeroen Busscher.

“Stel jezelf eerst de vraag: waar wil ik mijn tijd nu echt aan besteden? En vervolgens: waar creëer ik de meeste waarde?

Iedere onder­nemer zou een Romario moeten zijn: lui op de training, excellerend op het veld.”

>> 5

de ondernemer tijdmanagement

J

eroen Busscher schrijft, praat en denkt over beïnvloeding en management, zo schrijft hij in de korte biografie van zijn Twitter-account. En volgens hem komen die twee dingen op hetzelfde neer. “Management is niets anders dan beïnvloeden. Je wilt als manager immers graag dat een ander doet wat jij van ’m verlangt”, aldus Busscher.

Niet iedereen neemt dit echter voetstoots aan, zo blijkt uit de reacties die Busscher wel eens krijgt tijdens zijn voordrachten. “Ondernemers

zeggen dan: ‘Ik beïnvloed helemaal niemand – ik vertel gewoon de waarheid.’ Maar ik denk dat al ons gedrag voortkomt uit de wens te beïnvloeden. Het feit dat je er verzorgd uitziet als je een zakelijke afspraak hebt – dat doe je om te beïnvloeden. Je kunt ook eufemistisch spreken van communicatie, maar uiteindelijk ben je bezig om een ander te stimuleren om iets wel of niet te doen.”

Busscher vindt het aardig om op zo’n oncon­ ventionele manier naar ons dagelijks handelen te kijken. En vanuit die rol is er ook een aantal managementboeken van zijn hand verschenen.

Eén daarvan is Turbomanagement, een boek over minder doen en meer bereiken.

Busscher: “Het is een boek over je omgang met tijd. Niet: ‘hoe win ik tijd?’, maar: ‘waar wil ik mijn tijd aan besteden?’ Uiteindelijk is dat een veel belangrijkere vraag. Als je ervan uitgaat dat je veel vaardigheden maar matig beheerst, dat je met een aantal taken redelijk

goed uit de voeten kunt, maar dat er maar een paar kwaliteiten zijn waar je exceptioneel goed in bent, dan ligt het nogal voor de hand dat je je primair richt op die laatste. Immers, op dat terrein kun je daadwerkelijk waarde creëren. Voor jezelf, en voor de mensen om je heen.”

Geen offertes meer Logisch als dat mag klinken, in de praktijk blijken veel mensen heel anders te werk te gaan, zegt Busscher. “We denken in pakketten.

Als ik artikelen schrijf, hoort daar van alles bij. Dat ik aantekeningen maak, dat ik die aantekeningen uitwerk en dat ik vervolgens ga zitten typen. Maar als je dat proces nu eens nauwkeurig ontleedt, wordt al gauw duidelijk dat veel van je energie gaat zitten in dingen waar je niet goed in bent. Maar maak je daar wel het verschil? Waarschijnlijk niet. Wat is nou de kern van waar je echt goed in bent?

Ik zou zeggen: daar moet je rigoureus voor kiezen. De andere deeltaakjes besteed je uit, of probeer je te voorkomen.”

In het geval van Busscher betekent dat bij­ voorbeeld dat hij ervoor heeft gekozen geen offertes meer te maken. “Die zijn eigenlijk nergens voor nodig. In de gesprekken die ik voer met een potentiële klant, probeer ik ’m op zo’n manier te beïnvloeden dat hij ervan overtuigd is dat ik het beste met hem voorheb, wat natuurlijk ook zo is. En dat een uitge­ breide offerte nergens voor nodig is. Ik maak nu nooit meer offertes, een obligaatje met een standaardtekst volstaat.” Ook typt Busscher vrijwel niet meer. “Ik werk met spraakherken­ ningssoftware waarmee ik drie tot vijf keer sneller schrijf. Scheelt me een dagdeel per week.”

Stofkam

“ Ik maak nu nooit meer offertes, een obligaatje met een standaardtekst volstaat” 6

Op deze manier haalt Busscher wat hij noemt ‘de stofkam door zijn leven’. En dat zouden veel managers ook moeten doen, vindt hij.

Busscher: “Elke ondernemer en elke manager zou veel kritischer moeten kijken naar de out­ put van wat hij doet. Neem nu zoiets als eva­ lueren. Veel managers zweren daarbij, want ze willen leren van wat er goed is gegaan en niet goed is gegaan. In de praktijk zie je echter dat de manager vraagt: ‘Hoe ging het?’ en dat de medewerker antwoordt: ‘Goed hoor.’ Ook als het helemaal niet goed is gegaan. En als de manager dat dan zegt, gaat de medewerker zich verdedigen. En als je aan het verdedigen bent, leer je niet. Kortom: dit soort evalueren werkt helemaal niet.”

CV Jeroen Busscher Jeroen Busscher (1964) studeerde af als beeldend kunstenaar aan de Rietveld Academie. Na een korte carrière als kuns­ tenaar richtte hij een ontwerpbureau op voor organisatiecultuur­ interventies. Sinds 2005 werkt Jeroen als zelfstandig consultant. Hij geeft seminars en lezingen en is werkzaam als dagvoorzitter en leiderschapstrainer.

Daarnaast geeft Jeroen les aan de HKU en aan Business School Nederland.

“ Stel je dage­lijkse patronen eens op de proef, is het wel gezond waar je mee bezig bent?”

Busscher biedt een alternatief. “Ga met een groepje mensen af en toe eens samen zitten en buig je over de vraag wat nu de clou was van het succes. Immers, succes is relatief. Het succes van een ‘5’ is dat het geen ‘3’ is, en het succes van een ‘7’ is dat het geen ‘5’ is. Op zo’n manier wordt een gesprek veel leuker en leerzamer, omdat het je laat nadenken over de vraag hoe je het behaalde resultaat kunt verbeteren, en niet over hoe je het moet verdedigen.”

rook, kan ik me niet ontspannen. Als ik niet twee uur ga rennen per dag, ga ik dood. Als ik nu niet calorieën ga eten, word ik ongelukkig.

Op die manier kun je ook verslaafd zijn aan je dagelijkse patronen in je werk. Ik zeg: stel die patronen nu eens op de proef. Is het wel gezond waar je mee bezig bent?”

Er zit vooral heel veel tijdverlies in patronen die het gevolg zijn van rituelen, gewoontes of sociale conventies, zegt Busscher. “Pas als we die patronen doorbreken, realiseren we dat

we veel meer waarde creëren als we ons focus­ sen op datgene waar we echt goed in zijn.

De voormalig PSV-spits Romario kreeg veel kritiek omdat hij op de trainingen altijd de kantjes ervanaf liep. Beroemd is z’n uitspraak: ‘Ik ben een beetje moe.’ Maar ze vergaten dat hij er op het veld dertig per seizoen intrapte.

Romario was lui, maar als hij op het veld de bal zag rollen, excelleerde hij. Iedere onder­ nemer zou een Romario moeten zijn: lui op de training, excellerend op het veld.”

Tijdverlies in patronen Op deze manier stelt Busscher allerlei inge­ sleten patronen ter discussie. Busscher houdt geregeld seminars en begint er vaak mee te vertellen hoe hij 25 kilo is afgevallen. “Wat ik eigenlijk ontdekte is dat mijn lichaam mij keer op keer voor de gek hield. Elke keer als ik iets lekkers zag, gaf mijn lichaam argumenten waarom ik het chocolaatje of koekje wel kon opeten. Mijn lichaam vertelde dat als ik na half negen ’s avonds geen koekje kreeg, mijn leven eigenlijk nog maar weinig zin had. Op een gegeven moment ging ik het patroon zien.

Een patroon dat zichzelf in stand houdt door beloningen. En wat gebeurt er als je patronen ter discussie gaat stellen? Dan komt er protest.

De patronen komen met argumenten. Het kan, mag en moet niet anders. Als ik niet

Tijd voor personeelszaken 4 uur of meer

geen tijd

Hoeveel tijd besteedt u eigenlijk aan personeelszaken? Please Payroll

24,8%

onder­zocht in samenwerking met

37,3%

Markteffect hoeveel tijd een gemiddelde mkb-ondernemer op week­

37,9%

basis besteedt aan personeelszaken: 1-3 uur

7

COLUMN

Wat gedaan is, is klaar Van juli tot oktober heerst de moesson over Thailand. In deze tijd stoppen de monniken met hun reizen en werkzaamheden, en wijden zij zich uitsluitend aan studie en meditatie. Deze periode wordt ‘vassa’ genoemd: de regen-retraite.

Er was eens een abt die aan het begin van de vassa alle werkzaamheden aan de nieuwe vleugel van zijn woudklooster liet stopzetten. Hij stuurde de bouwlieden naar huis: in het klooster begon nu de periode van stilte.

Op een dag kwam er een bezoeker langs die de nieuwe aanbouw bekeek en de abt vroeg wanneer deze klaar zou zijn. De abt antwoordde: “De aanbouw is klaar.” De bezoeker keek hem verwonderd aan: de nieuwe vleugel had nog geen dak, nog geen ramen en overal lagen nog planken en zakken cement. Hij zei: “Wat bedoelt u met: de aanbouw is klaar?” De abt glimlachte en antwoordde: “Wat gedaan is, is klaar.” De abt liep weg, maar draaide zich nog een keer om en zei: “Wat je gedaan hebt, is altijd klaar. Het vol­gende komt wel. Zo kijken is de enige manier waarop je rust en genoeg tijd in je leven kan brengen. Anders stopt je werk nooit.”

We weten het allemaal: tijd is kostbaar. En we hebben nooit genoeg tijd. Maar de waarheid is: tijd moet je nemen. Ik neem mij geregeld voor om de baas te worden over mijn tijd. En herhaal steeds weer de woorden van Eckhart Tolle (die overigens niet van hem zijn - maar hij is er wel heel beroemd mee geworden): tijd bestaat niet - alleen het eeuwige NU. Ik hoop dat ik ook aan deze woorden zal denken de eerstvolgende keer dat spanning en stress me weer eens overspoelen: wat gedaan is, is klaar!

Harry van Rooij

8

mr. Harry van Rooij (1969) is notaris bij Van Thiel & Van Rooij Notariaat in Beek en Donk. Hij drijft een allround-praktijk, waarbij hij zich tevens heeft gespecialiseerd in het ondernemingsrecht.

NIEUWS Please Payroll verwelkomt ...

Nicole van Wandelen in haar nieuwe functie als marketeer

Arno van Lieshout in zijn nieuwe functie als software engineer op de afdeling ICT

MKB Barometer MKB-bedrijven zijn slecht op de hoogte van de wet- en regelgeving op het terrein van werkgeversrisico’s, rechten van medewerkers en ziekte en verzuim. Dat blijkt uit de resultaten van de MKB-Barometer die uitgevoerd is door Markteffect in opdracht van Please Payroll. De payrollorganisatie legde 400 MKB-ondernemers meerkeuzevragen voor over situaties die dagelijks op de werkvloer voorkomen en de rechten en plichten van medewerkers en werkgevers. In veel gevallen konden de ondernemers het goede antwoord niet spontaan geven. Volgens Please Payroll kan deze kennislacune grote financiële consequenties hebben voor zowel de werkgever als de werknemer. Bekijk een samenvatting van de resultaten op pagina 18.

Auto van de zaak Per 1 januari 2013 is de Wet uniformering loonbegrip in werking getreden. Het loonstrookje is korter en eenvoudiger geworden als gevolg van gelijke methoden voor het berekenen van het loon voor loonheffing, werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). Uiteraard zorgt Please Payroll ervoor dat het loonstrookje volledig is afgestemd op de nieuwe regels. U heeft hier geen omkijken naar.

Deze wet heeft echter ook gevolgen voor u als opdrachtgever op het gebied van de bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak.

Per 1 januari wordt deze bijtelling gezien als loon voor de werknemersverzekeringen. Dit betekent een lastenverzwaring voor zowel de medewerker (extra loonheffing) als de opdrachtgever (extra belasting ter hoogte van bijna 30% van de bijtelling).

Bent u van plan om aan een medewerker een auto van de zaak ter beschikking te stellen? Houd dan rekening met deze extra lasten en probeer de bijtelling zo laag mogelijk te houden. Dit levert immers voordeel op voor zowel u als uw medewerker. Voor meer informatie kunt u terecht bij onze relatiebeheerders.

Verhuizing naar Helmond Please Payroll is in maart verhuisd van AarleRixtel naar een groter kantoor in Helmond. Het nieuwe hoofdkantoor ligt op een centrale locatie langs de N270 tussen Eindhoven en Helmond. Het adres is Panovenweg 12 in Helmond; we zijn nog steeds bereikbaar via ons vaste telefoonnummer.

Klant­ tevredenheid blijft hoog Please Payroll meet doorlopend de tevredenheid van haar klanten, zodat we weten dat onze service wordt gewaardeerd en waar we ons nog kunnen verbeteren. Deze resultaten delen we graag met u. In onder­staande grafiek vindt u de resultaten van de eerste maanden van 2013.

Helpdesk Telefoon Wij zijn telefonisch voor iedereen bereikbaar op werkdagen tussen 08:00 uur en 18:00 uur op 0492-388888 en ons gratis nummer 0800-2357532.

Onze klanten waarderen onze diensten met gemiddeld een 8,5. We doen er alles aan om de klanttevredenheid op dit peil te houden.

Categorie Klanttevredenheid Bereikbaarheid Klantvriendelijkheid Deskundigheid

UurOnline UurOnline is de online P&O-afdeling van Please Payroll, speciaal voor relaties en mede­ werkers. Via UurOnline kunnen relaties met de meest diverse vragen op personeels­ gebied terecht. Denk hierbij aan salaris- en contractvragen maar ook aan juridische of verzuimvragen. Wij garanderen dat u binnen een werkdag antwoord heeft op uw vraag.

Wij zijn een dienstverlener die zowel medewerkers als onder­nemers helpt op personeels­ gebied.

Duidelijkheid Hoeveelheid info Advies adviseur Verzuimzorg Salarisadministratie

2013 7,9 8,9 8,7 8,7 8,6 8,6 8,0 8,4

2012 8,8 8,8 8,6 8,6 8,5 8,7 8,5 8,5

9

de ondernemer

Seizoenswerk leent zich prima voor payrolling Seizoenswerkers in loondienst nemen, levert een kleine ondernemer flink wat kopzorgen op. Wetgeving, administratie, ingewikkelde contracten en doorbetaling bij ziekte: hij moet het allemaal zelf behappen. Payrolling neemt een hoop van deze risico’s weg. Viola Gaida van Mannacharter en René van Dal van Il Circo vertellen over hun ervaring met Please Payroll.

S

inds 2005 runnen René en Rita van Dal ijssalon Il Circo in Stiphout, bij Helmond. Jaarlijks schakelen ze zo’n 15 seizoenswerkers in, die zij bij Please Payroll onderbrengen. “Het gaat voornamelijk om jongeren tussen de 15 en 21 jaar die hier op oproepbasis een paar uur per week werken”, vertelt Van Dal. “Ons seizoen loopt van begin maart tot eind oktober, de piekbezetting ligt in de zomer. Doordeweeks is het dan vooral druk aan het eind van de middag en het begin van de avond. En in het weekend is het bijna altijd volle bak.”

Volgens Van Dal wisselt de bezetting van het personeel regelmatig. “Geen enkele dag is hetzelfde. Het weer oefent bij een ijssalon natuurlijk de grootste invloed op de drukte uit. In het voor- en najaar redden we het wel eens met zijn tweeën. In de zomer roepen we

10

soms voor één of twee uurtjes een medewerker extra op. Omgekeerd komt het ook voor dat een personeelslid door examen of vakantie even niet beschikbaar is. Die hoge mate van flexibiliteit is contractueel goed afgedekt: voor ons én ons personeel.”

Voordat Van Dal en zijn vrouw Il Circo openden, toerden zij met hun acrobaten- en clownsacts langs circussen, theaters en podia door heel Europa. “In die tijd lieten we de financiën altijd over aan een vertrouwde accountant”, zegt Van Dal. “Toen hij de balans van ons eerste jaar in de ijssalon opmaakte, raadde hij ons aan om op payrolling over te stappen. We kozen voor een organisatie die, zo bleek na enige tijd, niet professioneel met zijn klanten omging. Omdat we wel het voor­ deel van payrolling inzagen, zijn we vijf jaar geleden naar Please Payroll overgestapt.”

Schippersambities Payrolling is ook het toverwoord voor Roel Algra en Viola Gaida. Zij runnen samen Man­ nacharter, een bedrijf dat zeiluitstapjes orga­ niseert op de Manna, een tweemastklipper uit 1892. Hun seizoen loopt ongeveer van begin april tot begin november. “Onze boot wordt vooral geboekt voor meerdaagse tochten op de Waddenzee of het IJsselmeer”, vertelt Gaida.

“Mijn man vaart als schipper en krijgt daarbij hulp van één matroos. Bijna ieder seizoen varen we met een andere matroos. Dat is inherent aan deze branche: de matrozen zijn meestal studenten die er een jaartje tussenuit willen of zeilers met schippersambities die ieder jaar op een ander schip willen varen om ervaring op te doen. Sinds 2006 brengen we de matroos bij Please Payroll onder. Hij tekent dan een flexibel urencontract dat door Please

“De bezetting van ons personeel wisselt regelmatig” Payroll helemaal op maat gemaakt is voor onze situatie.”

Voordat Mannacharter met Please Payroll in zee ging, nam het bedrijf ieder seizoen een matroos in dienst. “Als we een week geen verhuur hadden, moesten we hem gewoon doorbetalen”, zegt Gaida. “Maar we liepen vooral een financieel risico als een matroos langdurig ziek zou zijn geworden. Dan had­ den we dat seizoen twee salarissen moeten betalen: dat van de zieke én van zijn vervan­ ger. Voor een klein bedrijf is dat echt een doemscenario. Met Please Payroll staat er een sterke organisatie achter je, dat geeft rust.”

Geen gedoe Payrolling dekt de financiële risico’s van werken met personeel af, maar beide ondernemers

ervaren nog een voordeel: de zwaar op de maag liggende loonadministratie is van hun bord.

Zelfs Gaida, die toch maar één seizoenswer­ ker inschakelt, merkt het verschil. “Eén keer per maand geef ik online door hoeveel uren de matroos gewerkt heeft. That’s it. Please Payroll regelt verder alles met de matroos, van het opvragen van diens legitimatie tot het beëindigen van het contract aan het einde van het seizoen. Ik hoef als zelfstandig ondernemer bovendien niet meer alle regeltjes zelf bij te houden of bang te zijn dat ik vergeet een pre­ mie af te dragen.”

Van Dal beaamt dit volledig. “Please Payroll geeft ons zelfs proactief advies over personeels­ zaken. Zo hebben we het eerste jaar ons hele personeels­bestand meteen bij hen op de rol gezet. Vanwege een wetswijziging adviseerden zij ons het seizoen daarop pas een mede­ >>

11

de ondernemer

“ Please Payroll geeft zelf proactief advies over personeelszaken” werker aan te melden als we diegene ook daadwerkelijk in gingen zetten. Omdat onze mensen vaak meerdere seizoenen hier wer­ ken, moeten we opletten dat er een minimum aantal maanden tussen de contracten zit.

Anders lopen we het risico dat we medewer­ kers een vast contract aan moeten bieden.”

Tevreden personeel Beide ondernemers zijn ook zeer te spreken over het goede werkgeverschap van Please Payroll. “Ik zie een nieuwe matroos altijd even fronsen als ik Please Payroll noem”, vertelt Gaida. “Payrolling, vragen ze dan, het is toch zeker geen uitzendbureau? Ik informeer bij de matroos altijd even of hij op tijd zijn geld krijgt of misschien nog vragen heeft. Maar het werkt prima, in al die jaren heb ik nog nooit iemand horen klagen.”

“Please Payroll pakt het gewoon goed aan”, vult Van Dal aan. “Ze organiseren bovendien

12

leuke uitjes waar al het personeel welkom is, of je nu een vast of tijdelijk contract hebt. Wat ik ook heel attent vind: ze sturen medewer­ kers een sms als het salaris is overgeschreven.

Jongeren waarderen dat. Die lopen in de stad,

zien het berichtje en weten dat ze een kleding­ zaak of café in kunnen duiken. Ik hecht er veel waarde aan dat mijn personeel tevreden is, dat werkt voor alle partijen gewoon het beste.”

COLUMN

De tijd van Pieter “Luister, zorg ervoor dat je straks die deal binnenhaalt! Praat vooral niet te veel - en als je wat zegt, kijk hem vooral in de ogen. Je mag gaan tot een maximum van drie miljoen. Hoe je het doet maakt verder niet uit, ik wil resultaat zien.”

Stel je voor dat een CEO van een multinational aan het begin van de werkdag zijn managers in dergelijke korte zinnen zou coachen. In de lift, bij de koffieautomaat, of gewoon in de wandelgangen. Iedere dag een korte peptalk van maximaal vijf minuten. Het klinkt vrij eenvoudig, maar ik vermoed dat het in de praktijk best ingewikkeld zou zijn. Want in het bedrijfsleven zijn veel processen en beslissingen zo complex dat een dergelijke kortstondige coaching weinig effect heeft en waarschijnlijk ook nergens op slaat (de quote aan het begin van deze column zal dan ook nooit uit de mond rollen van een CEO). Beter wat langer vergaderen met het hele managementteam, om daarna een weloverwogen besluit te nemen.

In de sport is deze vorm van coaching echter heel gebruikelijk. Even kort voor, of zelfs tijdens de wedstrijd de belangrijkste punten nog eens op een rij zetten. De sporter of het team weer even op scherp zetten: net even eerder insteken, er zit nog rek in, denk aan je houding enzovoorts. Het is zeker bij snelheidssporten cruciaal om betere resultaten te krijgen. En dan gaat het om tienden, honderdsten of zelfs om duizendsten van seconden.

Want in de sport kan de kleinste marge grote gevolgen hebben.

Eén zo’n marge met grote gevolgen werd gemeten tijdens de Olympische Spelen in Seoul, bij de 100 meter vlinderslag. De grote favoriet was de Amerikaan Matt Biondi. In topvorm, het kon eigenlijk niet misgaan, dat moest wel goud worden. Maar het ging wel degelijk mis: Biondi zette een tijd neer van 53.01, maar het goud ging naar de Surinamer Anthony Nesty, die 53.00 zwom (de eerste en de enige gouden medaille voor Suriname ooit, overigens).

Wat was nu het grote gevolg van die marge van een honderdste seconde tussen goud en zilver? Welnu, ergens in Nederland zat de kleine Pieter van den Hoogenband gespannen voor de buis te kijken naar zijn held Biondi, overtuigd van zijn klasse en dus winst. Door dat verschil van een honderdste seconde dacht de kleine Pieter voor het eerst: ‘Hey! Die Amerikanen zijn te verslaan! Want als Nesty uit dat kleine Suriname het kan, waarom dan niet Pieter uit het kleine Nederland?’ Die ene honderdste seconde was daarmee een van de belangrijkste inspiratiebronnen voor de latere Olympische zegereeks van Van den Hoogenband.

Humberto Tan (1965) is een Nederlandse radio- en televisie­ presentator, schrijver, dj, kledingontwer­per en ambassadeur voor het Wereld Natuur Fonds.

Met behulp van het bedrijfsleven werd Van den Hoogenband een grootheid in de zwemwereld en een grootheid in de sport. Door zijn talent en door zijn coach Jacco Verhaeren, die Pieter iedere dag helder vertelde wat hij moest doen en vooral hoe. Hard trainen werd later slim trainen. Coach en pupil zaten op één lijn. Mede omdat de coach in korte puntige zinnen vertelde wat de bedoeling was en de sporter deed wat er gevraagd werd - of juist net iets meer. En dat laatste vooral omdat hij nooit meer heeft vergeten dat een honderdste seconde het verschil kon bepalen tussen winst en verlies.

Humberto Tan

13

boekhouden

>Scannen >mailen >klaar!

Internetboekhouden stijgt de laatste jaren snel in populariteit. Maar lang niet alle aanbieders van ‘e-boekhouden’ zijn even innovatief, zegt Arco van Nieuwland. Hij stond mede aan de wieg van Yuki, een compleet nieuw online softwareplatform op basis waarvan inmiddels voor ruim 2.200 ondernemingen de boekhouding en administratie wordt verzorgd. “Onze insteek is: neem ondernemers werk uit handen voor een tarief waarvoor ze het zelf amper kunnen doen.”

14

15

boekhouden

A

rco van Nieuwland herinnert het zich nog als de dag van gisteren: toen hij in 2007 samen met Lucas Brentjens en Sebastian Toet Yuki oprichtte kostte het aanvankelijk grote moeite het concept zelfs maar uit te leggen aan marktpartijen. De nieuwe hybride dienst, iets tussen een extern boekhoudkantoor en een eigen boekhoudpak­ ket in, was een aanbod dat zijn eigen vraag nog moest scheppen. Maar toen na twee jaar ontwikkeling de eerste gebruikers konden worden aangetrokken ging het razendsnel.

Wat Van Nieuwland niet echt verbaasde, want Yuki combineert ‘the best of both worlds’: het uitbesteden van de berucht tijdrovende en foutgevoelige boekhoudactiviteiten, zonder dat die boekhouding fysiek de onderneming hoeft te verlaten. “Je kunt ook zeggen: de voordelen van een eigen boekhoudpakket maar dan zonder de investeringen en zonder dat je zelf hoeft te boekhouden”, aldus Van Nieuwland.

Dat er ruimte was voor Yuki komt ook omdat de boekhoudersbranche eigenlijk al jaren min of meer stilstaat. “De bekende traditionele softwarepakketten zijn qua functionaliteit

16

maar op. En je boekhouding is daar direct aan gekoppeld.”

Yuki is “all about efficiency”, zegt Van Nieuw­ land. “We werken met heel slimme software: 40% van de transacties wordt volledig automa­ tisch verwerkt. En van de overige 60% wordt nog eens 80% volledig automatisch herkend.

We lijnen heel veel kleine boekhoudingen op zodat we een grote batch krijgen die we in ons rekencentrum verwerken. Dat is veel goedkoper dan ruim 2000 kleine batches. Dat kostenvoordeel door schaalgrootte rekenen we door aan onze klanten.” nauwelijks geëvolueerd en het gros van de accountantskantoren heeft weinig tot geen budget om te investeren in nieuwe ontwik­ kelingen”, zegt de in stemmig zwart gestoken ondernemer. “Terwijl er bij ondernemers meer en meer behoefte is aan betrouwbare en transparante cijfers die snel beschikbaar zijn. De spreekwoordelijke schoenendoos met bonnetjes die worden ingeklopt en dan drie maanden later de cijfers, dat kan echt niet meer. Maar die wereld bestaat nog steeds.”

Werken in de ‘cloud’ Inmiddels heeft de markt het concept omarmd, iets wat vooral blijkt uit het grote aantal nieuwe aanbieders van e-boekhouden.

Maar volgens Van Nieuwland is het door Yuki ontwikkelde scanboekhouden (‘scannen, mailen, klaar’) wezenlijk innovatiever dan het aanbod van veel andere partijen.

“Laat ik zo zeggen: er zit behoorlijk veel verschil in de Windows-gebaseerde oplossin­g­en die wor­ den benaderd via een soort VPN-verbinding en dat wat wij doen. Werken met Yuki is echt werken in de ‘cloud’: wij zijn totaal web-based, waarbij iedere klant een eigen database heeft.

Uniek is ook dat wij een digitaal archief centraal stellen, zeg maar een soort digitale ordners. Die lezen we heel slim uit en daar maken we vervolgens bij wijze van spreken binnen een uur een boekhouding van”, aldus Van Nieuwland. “In die digitale ordners zit alles wat nodig is: je contracten, je inkoop­ facturen, de arbeidsovereenkomsten, noem

Lean and mean Volgens Van Nieuwland hebben Please Payroll en Yuki een duidelijke genetische overeen­ komst: het zijn beide ondernemingen die zijn opgericht met het oog op ‘business process outsourcing’ voor het MKB. “In gewoon Neder­ lands: onze insteek is om ondernemers werk uit handen te nemen voor een tarief waarvoor ze het zelf amper kunnen doen. Uiteindelijk zit geen ondernemer erop te wachten om zelf de boekhouding te doen, maar vaak is volledig uitbesteden domweg te duur. Net als Please Payroll zitten wij in de business van het lean and mean maken van ondernemingen. En dat is een moderne manier van denken over ondernemen.”

Yuki doet niet alleen sec de boekhouding voor haar klanten. Een deel van de opdrachtgevers neemt ook accountancy-diensten af, zoals het verzorgen van de btw-aangifte of het opmaken van een jaarverslag. En sinds enige tijd stelt Yuki haar softwareplatform ook beschikbaar aan accountants- en administratiekantoren, die op basis van het Yuki-platform nu zelf een ‘scannen, mailen, klaar’-concept kunnen aanbieden aan hun klanten.

Zelf is de onderneming vooral interessant voor middelgrote spelers, zegt Van Nieuwland.

“We komen vooral tot ons recht bij onderne­ mingen met enig volume in de administratie en behoefte aan een wat breder pallet aan producten zoals betalingsherinneringen, openstaande-postenlijsten, factuurbetalingen,

bankbetalingen, een balans van winst en ver­ lies, een grootboekrekening enzovoorts.”

Hoewel Yuki voor eenpitters ook een prima propositie heeft, blijken die in de praktijk toch vaak voor een andere oplossing te kiezen.

“ZZP’ers met een eenvoudige boekhouding doen het meestal zelf. Mensen met een management-bv hechten erg aan het gemak van een accountant die je alles uit handen neemt”, weet Van Nieuwland. “Deze groep heeft ook minder behoefte aan permanente monitoring van de financiële resultaten, iets wat veel van onze klanten juist zoeken.”

Persoonlijk aanspreekpunt Een nieuwe ontwikkeling bij Yuki is de intro­ ductie van het franchisemodel ‘Ik ben Yuki’ – een netwerk van geselecteerde accountants­ kantoren die een persoonlijk aanspreekpunt vormen voor Yuki-klanten. Van Nieuwland:

“ Uiteindelijk zit geen onder­ nemer erop te wachten om de boekhouding zelf te doen” “Dit zijn partners die qua manier van werken en denken aansluiten bij ons businessmodel en die kunnen voorzien in de behoefte van sommige ondernemers om zo nu en dan plannen inhoudelijk te toetsen of advies in te winnen. Met deze stap breiden we het Yukidomein opnieuw uit: een volledig administra­ tief dienstenpakket voor het MKB.”

17

MKB Barometer door Markteffect in opdracht van Please Payroll

Wat weet de gemiddelde MKB-ondernemer over: Aansprakelijkheid Ruim 60% denkt niet verantwoordelijk te zijn voor een medewerker die gewond raakt tijdens een dagje ‘meelopen’. Een minderheid kent de feiten: zolang het arbeidscontract nog niet getekend is, is de werkgever aansprakelijk en moet hij de werknemer twee jaar lang doorbetalen.

75% denkt geen verplichtingen meer te hebben tegenover oproepkrachten voor wie er geen werk meer is. Dit is echter wel zo.

Een oud-medewerker geeft na vier jaar aan dat hij destijds onder het minimumloon betaald heeft gekregen. 20% van de respondenten denkt dat hij hier niets mee hoeft te doen, aangezien het inmiddels verjaard is. Dit is echter onjuist.

Het merendeel van de MKB-bedrijven is ten onrechte in de veronderstelling dat wanneer een medewerker geen vakantiegeld heeft ontvangen - en dit ook niet op de salarisstrook te zien is - er niet betaald hoeft te worden.

Zwangerschaps- en ouderschapsverlof 33% van de MKB’ers is in de veronderstelling dat een medewerker recht heeft op twee maanden ouderschapsverlof.

Een vijfde van de respondenten denkt dat hij als ondernemer zelf mag bepalen hoe lang dit verlof duurt. In werkelijkheid kan een medewerker aanspraak maken op maximaal een halfjaar ouderschapsverlof*, wat slechts door 28% van de MKB’ers bevestigd wordt.

Bijna de helft van de ondernemers (49%) geeft terecht aan dat hij het loon door moet betalen bij zwangerschapsverlof en namens de medewerkster een uitkering kan aanvragen die hem grotendeels schadeloos stelt voor het doorbetalen van het loon tijdens het verlof.

* Een medewerker heeft recht op 26 keer de afgesproken werkuren per week, die vervolgens binnen een jaar kunnen worden opge­nomen. Dus als een medewerker 40 uur per week werkt, dan kan hij 1040 uur opnemen binnen een aan­eengesloten jaar.

18

Please Payroll heeft de afgelopen maanden onderzoek gedaan naar de kennis van MKB-onder­nemers over verschillende personeelsgerelateerde onderwerpen. De payrollorganisatie legde 400 MKB-ondernemers meerkeuzevragen voor over situaties die dagelijks op de werkvloer voor­komen. In veel gevallen konden de ondernemers het goede antwoord niet spontaan geven. Deze kennislacune kan grote financiële consequenties hebben voor zowel de werkgever als de werknemer.

Ziekteverzuim Veel bedrijven zijn in de veronderstelling dat ze bij langdurig ziekteverzuim van hun mede­wer­kers alleen te maken krijgen met ofwel de Arbodienst (29%) of het UWV (28%).

De meerderheid weet niet dat je bij langdurig ziekteverzuim in een complex speelveld belandt met het UWV, de Arbodienst of bedrijfsarts, de accountant of boekhouder, een re-integratiebureau en verzuimconsulenten.

49% weet dat de medewerker bij ziekte doorbetaald moet worden - indien er geen ziekteverzuim­ verzekering is afgesloten - tot aan het einde van de arbeidsovereenkomst, met een maximum van twee jaar.

50% geeft aan dat de oproepkracht geen recht heeft op uren, terwijl deze wel degelijk recht heeft op uitbetaling van het gemiddeld aantal gewerkte uren van de laatste 13 weken.

41% denkt dat boetes als gevolg van dossierfouten bij langdurig zieke werknemers voor reke­ning komen van de Arbodienst. Deze boetes zijn echter altijd voor rekening van de werkgever.

“ Ondernemers zijn vooral goed in de vakgerelateerde werkzaamheden. Personeelszaken krijgen daardoor weinig tot geen aandacht.

De wet- en regelgeving op dit terrein verandert regelmatig en niet iedereen kan het opbrengen dat op de voet te volgen.”

Hans van de Ven, directeur Please Payroll

Reiskosten 50% geeft aan dat zij zelf mogen bepalen hoeveel ze vergoeden en dat ze inderdaad een deel van de reiskosten op hun conto nemen. In werkelijkheid is de ondernemer niet verplicht om reiskosten van medewerkers te vergoeden, tenzij de CAO anders bepaalt.

19

productiviteit

20

Zet de tijd naar je hand Als een ondernemer íets tekort komt, dan is het tijd. Taco Oosterkamp van Extreem Productief geeft zeven tips om efficiënter te werken. “Tijd vrijmaken is één ding, maar dan moet je hem wél doelgericht besteden.”

>> 21

productiviteit

1 Flow “Tijd besparen begint bij jezelf. Doe zoveel mogelijk werk dat aansluit bij je kracht én je passie. Zo voeg je waarde toe, maar kom je ook in een flow, zodat je sneller kunt werken. Niet iedere ondernemer is zich echter bewust van zijn unieke mix aan kwaliteiten.

Bij Extreem Productief brengen we via tests en ge­ sprekken die toegevoegde waarde in kaart.”

2 Doel “Formuleer expliciet wat je bijvoorbeeld binnen een kwartaal of een jaar wilt bereiken. Door je vervolgens op die doelstelling te focussen, kun je hoofd- en bijza­ ken beter scheiden.”

3 Strategie “Ontwerp een praktische strategie, zodat je met de kwaliteiten binnen je bedrijf zo efficiënt mogelijk naar je doel toewerkt. Dit kost de gemiddelde onder­ nemer veel moeite. Er is geen opleiding waarin je dit leert. In het gunstigste geval heeft een ondernemer binnen een familiebedrijf over de schouder van een

vader of tante mee mogen kijken. Vanuit onze ervaring en kennis geven we iedere deelnemer aan Extreem Pro­ ductief de tools om een strategie uit te werken. We coa­ chen hem daarbij, bijvoorbeeld om mogelijke risico’s zo goed mogelijk in kaart te brengen. Maar we gaan niet op de stoel van de ondernemer zitten. Uiteindelijk kiest hij zelf de bouwstenen voor zijn strategie.”

4 Delegeren “De meest voorkomende fout die vooral creatieve en be­ ginnende ondernemers maken, is dat ze niet delegeren.

Ze denken dat hun tijd niets kost en voeren met frisse tegenzin taken uit die niet tot hun kerncompetentie behoren. Daarom rekenen wij ondernemers graag voor dat ze omgerekend al snel 75 euro per uur kosten.

Huur voor het kopiëren en je agendabeheer dus gewoon een secretaresse in.”

5 Teamwork “Je bent als directeur pas echt efficiënt als het per­ soneel je werk uit handen neemt in plaats van kost.

Selecteer dus de juiste medewerkers en zet ze ook op

Meer doen in minder tijd met minder stress Met zijn bedrijf Meereffect probeert Taco Oosterkamp mensen enthou­ siast te maken voor Getting things done, het timemanagementsysteem van David Allen. Speciaal voor managers en ondernemers heeft hij met collega Marleen Kruyswijk een coachingstraject opgezet onder de naam Extreem Productief. Deelnemers leren hierin om twee uur per dag vrij te maken voor strategie, innovatie en groei. Kijk voor meer informatie op www.extreemproductief.nl.

22

“ De tijd die je dagelijks aan e-mail besteedt, kan met de helft worden teruggebracht” de juiste plaats! Veel ondernemers weten niet hoe ze hun dreamteam moeten samenstellen. Het zijn ook wel veel variabelen die je op elkaar af moet stemmen: ervaring, vaardigheden, interesses en persoonlijkheid.

Ondernemers zijn van nature geneigd om sollicitanten te kiezen die qua karakter op hen lijken, want daar hebben ze zo’n leuke klik mee. Meestal is het juist beter om iemand te zoeken die jou aanvult. Sommige directeuren krijgen er bijvoorbeeld een kick van om regelmatig nieuwe projecten op te starten. Innovatie­ drang is natuurlijk een geweldige eigenschap, maar draagt wel het risico in zich dat een ondernemer tien proefballonnetjes oplaat zonder er daadwerkelijk één concreet te maken. In dat geval kan hij beter mensen om zich heen verzamelen die het leuk vinden om zich ergens voor lange tijd in vast te bijten.”

6 E-mail “De tijd die je dagelijks aan e-mail besteedt, kan met de helft worden teruggebracht. In mijn boek Elke dag je hoofd en inbox leeg beschrijf ik hoe je dit aanpakt met Microsoft Outlook (versies 2003, 2007 en 2010). Maak bijvoorbeeld een map aan van berichten waar je op wacht. Zo vergeet je geen belangrijke e-mails, terwijl je hoofd leeg blijft voor andere zaken. E-mails waar je actie op wilt ondernemen, kun je in een takenlijst zetten. Berichten over afspraken kun je meteen in je agenda verwerken, waarna de e-mail naar de archief­ map kan. Net zo belangrijk is de regel van 11.00 of 14.00: lees tot die tijd geen e-mail, maar begin fris aan je creatieve werk.”

7 Evolutie “Ondernemen is evolueren. Succesvolle ondernemers durven regelmatig terug te kijken op welke beslissin­ g­en goed of juist fout hebben uitgepakt. Het goede herhalen ze, het slechte vermijden ze om tijdverlies te voorkomen. Deze reflectie gaat niet vanzelf. Hoe para­ doxaal het ook klinkt: je moet er tijd voor vrijmaken en deze vervolgens níet aan je werk besteden.

Ga bijvoorbeeld een dag aan de slag met je hobby.

Door afstand van de zaak te nemen, word je weer fris en helder in je hoofd, zodat reflectie waardevolle inzichten oplevert.”

23

Ondernemersdag Please Op 11 april organiseerden we de eerste Ondernemersdag van dit jaar in het Philips Stadion in Eindhoven. Op deze indrukwekkende locatie werden 80 ondernemers bijgepraat over actuele ondernemerskwesties. Milla van de Laar van Van de Laar HRM Support bracht iedereen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van personeelszaken. Daarnaast kregen de deelnemers een snelle workshop ‘Slim debiteurenbeheer’ van JonkersCeelen en ‘Bedrijfshulpverlening’ van BHV Nederland. Na een heerlijke lunch voorzag marketinggoeroe Jos Burgers de aanwezige ondernemers van een aantal slimme tips voor bedrijven met een klein (marketing)budget. Tot slot was er tijd voor een borrel en een uniek kijkje achter de schermen van het Philips Stadion.

Kom ook!

Antwoordcoupon o JA, ik schrijf me in voor de gratis Ondernemersdag op 29 oktober 2013 Naam bedrijf: Telefoonnummer: E-mailadres: Naam: Naam gast 1:

dhr/mv

Naam gast 2:

dhr/mv

Naam gast 3:

dhr/mv

Ik wil graag deelnemen aan de rondleiding in de Amsterdam Arena:

24

JA / NEE

De volgende Ondernemersdag vindt plaats op 29 oktober in de Amsterdam Arena. Neem gerust uw partner, com­pag­non of collega mee.

Daarnaast bieden we de moge­lijkheid om twee collega-ondernemers aan te melden.

In totaal zijn dus drie intro­ducés welkom.

Aanmelden kan nu al via please.uuronline.nl of via commercieel@please.nl. Zet als onder­werp van uw e-mail ‘Ondernemersdag 29 oktober’.

Of vul de antwoordcoupon in en stuur deze naar: Please Payroll antwoordnummer 1001 5700 WB Helmond

PLEASOLOGY

Ook chronisch te weinig tijd om alles te doen wat u zich voorgenomen had? Welkom bij de club. U bent niet de enige. Meer en meer mensen hebben het gevoel dat ze onvoldoende tijd beschikbaar hebben om te voldoen aan alle verplichtingen uit de werk- en privésfeer. Het gevoel zich constant te moeten haasten blijkt met name bij ondernemers sterk aanwezig. Tijd is een kostbaar goed geworden in onze westerse samenleving. En we zijn tegelijkertijd calvinisten: beschikbare tijd mag niet verspild worden.

De principes van tijdmanagement zijn dan ook sterk verankerd in ons dagelijks leven en blijken een impact te hebben op al onze handelingen en uiteindelijk ook op onze geestesgesteldheid.

Ieder mens heeft zo zijn eigen manieren om met tijdsdruk om te gaan. Een goede manier is prioriteren: stel uit wat uitgesteld kan worden (het archiveren van uw mails, het opruimen van de schuur, het vervangen van de lamp in de vergaderkamer) en doe alleen dat wat geen uitstel verdraagt (de BTW-aangifte). Dit klinkt verstandig en is ook verstandig, alleen: wij mensen zijn evolutionair niet goed uitgerust voor het stellen van (rationele) prioriteiten. Dingen die snel en eenvoudig kunnen worden afgehandeld pakken we steevast sneller op dan zaken waar we tegen opzien – ook al hebben die puur rationeel gezien wél prioriteit. Het menselijk brein is verslaafd aan het gevoel ‘lekker bezig te zijn’, ook al is dat met zaken die eigenlijk net zo goed morgen of overmorgen gedaan zouden kunnen worden.

Zo creëren we voor een belangrijk deel onze eigen drukte. Begint u ’s ochtends eerst met het wegwerken van uw e-mail? Foute boel.

Mails beantwoorden is namelijk gemakkelijk en veilig ‘werk’ – begin elke werkdag met iets waar u eigenlijk tegenaan hikt. Dat ruimt ook mentaal veel meer op.

Conclusie: we zijn geneigd te vaak en te snel in actie te komen.

Daarna voelen we ons beter, ook al is er niets verbeterd. Dus als u weer eens achter uzelf aan loopt, neem even afstand en vraag u af wie deze drukte eigenlijk creëert en of het wel zo zeker is dat al die activiteit straks ook werkelijk wat op gaat leveren. Misschien is het wel verstandiger om even niets te ondernemen. Kunt u rustig even in uw stoel wegzakken en het boek Getting things done van David Allen lezen.

Monica Kievid

Daarnaast hebben we nog een tweede evolutionair nadeel dat maakt dat we het eigenlijk altijd druk hebben. De econoom Rolf Dobelli noemt dit de ‘action bias’, misschien het best te vertalen als onze ‘natuurlijke neiging tot handelen’. Mensen zijn geneigd tot actie.

Afwachten en niets doen is voor veel ondernemers een kwelling: zij willen actief zijn – ook als onduidelijk is wat dat precies oplevert. De ‘action bias’ manifesteert zich volop op de beursvloer, waar fondsmanagers liever een slechte investering doen dan op hun handen te gaan zitten (ook al levert dat meer rendement op). Je bent immers fondsmanager en je wordt niet betaald om niets te doen. Superbelegger Warren Buffett zei daarover ooit: ‘Bij investeren correleert activiteit niet met opbrengst.’

Hoe komen we tot die ‘action bias’? In een omgeving van jagers en verzamelaars, de omgeving waarvoor wij zijn geoptimaliseerd, loont activiteit veel meer dan nadenken. Bliksemsnel reageren was in het verleden belangrijk om te overleven: lang nadenken kon dodelijk zijn. Die genetische aanleg maakt dat we moeite hebben ons aan te passen aan de wereld van vandaag, waar scherp nadenken vaak meer loont dan activiteit.

Drs. Monica Kievid (1961) is psycholoog-psychotherapeut bij de Clavisgroep in Haarlem. Naast individuele psycho­ana­ly­tische psychotherapie heeft ze zich gespecialiseerd in relatie- en gezinstherapie.

25

JURIDISCH

Rekening houden met opgebouwde rechten Wie in dienst treedt bij een werkgever zal door de bank genomen te maken krijgen met een proeftijd. Vaak ook is in de arbeidsovereenkomst opgenomen dat een medewerker gedurende de eerste zes maanden van het dienstverband enkel de uren uitbetaald krijgt die ook daadwerkelijk zijn gewerkt.

Echter, hoe langer een medewerker in dienst is bij een werkgever, hoe sterker zijn rechtspositie wordt. Om die reden komt een medewerker na een aantal arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd bij dezelfde werk­gever, op zeker moment in aanmerking voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Ook voor medewerkers die in dienst treden bij Please Payroll geldt dat hun rechts­positie sterker wordt naarmate het dienstverband langer duurt. Dit komt onder andere tot uiting in de flexibiliteit van de arbeidsovereenkomsten, maar ook in de opbouw van ouderdomspensioen. Medewerkers die een langdurig dienstverband hebben bij Please Payroll worden zelfs nog eens extra beloond met een jubileumuitkering.

Ilse Vermeulen (1972) is als bedrijfsjuriste verbonden aan Please Payroll. Ze adviseert werkgevers én werknemers dagelijks over arbeidsrechtelijke vraagstukken.

26

Maar waarop mogen medewerkers rekenen die al een arbeidsverleden hebben bij een werkgever, wanneer deze vervolgens een contract sluit met Please Payroll? Geldt Please Payroll dan als een ‘nieuwe werkgever’ of kunnen zij hun opgebouwde rechten meenemen? Gelukkig is dat laatste het geval: Please Payroll is dan ‘opvolgend werkgever’, wat inhoudt dat er rekening wordt gehouden met het arbeidsverleden. Dus wie al een jaar heeft gewerkt bij de opdrachtgever kan niet meer met een proeftijd worden geconfronteerd.

Ook kan de loondoorbetalingsplicht niet langer meer worden uit­gesloten.

Please Payroll houdt zoveel mogelijk rekening met de wensen van haar opdrachtgevers met betrekking tot het aanbieden van de contractvormen aan medewerkers. Maar we kunnen en willen niet voorbijgaan aan de rechten die een medewerker reeds heeft opgebouwd. En dat is ook maar goed, want dat voorkomt toekomstige gerechtelijke claims van medewerkers en schept duidelijkheid voor alle partijen.

marketing

De klant is niet altijd koning Jos Burgers is een van de meest gevraagde managementsprekers in Nederland. Per jaar houdt hij zo’n 200 presentaties, seminars en workshops. Burgers beschikt over jarenlange praktische en theo­ retische ervaring op het gebied van strategie, marketing en klant­ gerichtheid. Hij publiceerde diverse bestsellers over marketing en management, zoals Klanten zijn eigenlijk nét mensen! en Geef nooit korting! Please interviewde Burgers over marketing in het MKB. >>

27

marketing

Bedrijven zouden volgens u nooit ‘nee’ mogen verkopen.

“Als je ‘nee’ zegt, loopt een potentiële klant zeker weg. Wat de vraag ook is, antwoord altijd met ‘nee, maar’. Zo blijf je met de klant in gesprek en kijk je samen naar wat er even­ tueel wél kan. Bovendien geef je onbewust aan dat je moeite voor een klant wilt doen.

De ‘nee, maar’-regel zou ook binnen het bedrijf zelf moeten gelden. Op die manier stimuleren collega’s elkaar om het onderste uit hun moge­ lijkheden te halen. Dit kan tot een enorme boost in de kwaliteit van de dienst­verlening leiden.”

Maar als je een klant nou echt niet kunt helpen? Dan verspil je toch tijd – van de klant en jezelf?

Wat is volgens u de grootste valkuil voor MKB’ers op het gebied van marketing?

“Bedrijven zijn te veel bezig met het werven van klanten. Ze plaatsen dure advertenties en geven gelikte brochures uit waarin ze de mooiste beloftes doen. Maar als een klant dan eenmaal binnen is, maken bedrijven de gewekte verwachting zelden waar. Gevolg: de klant voelt zich misleid en vertrekt teleurge­ steld door de achterdeur.”

Het is toch begrijpelijk dat bedrijven tegen elkaar opbieden in de strijd om de klant? Hoe zouden ze anders diens interesse kunnen wekken?

“Door zich op een atypische manier te onderscheiden. Zo vertelde een schilder mij ooit dat hij het motto ‘Wij schilderen zonder muziek’ hanteerde. Zonder hoog van de toren te blazen liet hij daarmee blijken oog te heb­ ben voor het feit dat mensen zich ergeren aan de harde muziek van klussers. Meestal kiezen ondernemers echter voor slogans als ‘persoon­ lijk, betrokken en vernieuwend’ – net als het gros van hun concurrenten. Voor een creatief motto gelden overigens wel drie voorwaarden: mensen moeten het gemakkelijk kunnen snappen, onthouden en doorvertellen.”

Hoe zorgt een ondernemer dat hij aan de verwachting van een klant voldoet?

“Geef nooit meteen antwoord als een klant iets vraagt. Zeg liever dat je de vraag snapt en straks uit gaat leggen wat je voor de klant kunt betekenen. Informeer vervolgens naar het waarom van de vraag en eventuele specificaties. Zo verplicht je een klant om zijn achterliggende behoefte uit te leggen. Met die informatie kun je meestal veel gerichter op zijn wens inspelen. Grote kans dat je diens verwachting dan zelfs overtreft.”

28

“In mijn laatste boek Gek op gaten beschrijf ik hoe een restaurant gasten onthaalt die geen reservering hebben, terwijl alle tafels volge­ boekt zijn. Deze mensen krijgen een gratis drankje en de menukaarten van drie eetgele­ genheden in de buurt. Na een keuze voor een van deze restaurants gemaakt te hebben, belt de ober vervolgens om dáár een tafel te reser­ veren. Alleen al de bereidheid om zo mee te denken, zorgt ervoor dat je zelfs van potentië­ le klanten ambassadeurs voor je bedrijf maakt.

Helaas zie ik deze klantvriendelijkheid veel te weinig in ons land. Ondernemers reageren vaak fel op dit voorbeeld. ‘Ik ga niet zomaar iedereen een gratis drankje geven.’ Tja. Het restaurant uit mijn voorbeeld zit wel altijd vol – zonder dat ze een advertentie plaatsen.”

De klant is dus koning?

“Niet altijd. Een ondernemer heeft soms niet de resources om iedere klant als koning te behandelen. Hij doet er dan verstandig aan zich de vraag te stellen of zijn klanten gelijk zijn. Heeft hij eenmalige klanten? Heeft hij opdrachtgevers die niet bereid zijn een redelijke prijs te betalen? Indien ja, waarom zou hij voor hen het vuur uit zijn schoenen lopen ten koste van trouwe en enthousiaste opdrachtgevers? Ondernemers moeten in geval van ongelijke klanten vooral in waar­ devolle opdrachtgevers investeren. Dit levert veel meer op dan steeds maar nieuwe klanten proberen te werven.”

“ Ondernemers moeten vooral in waardevolle opdrachtgevers investeren” Op welke manier geeft een ondernemer zo’n voorkeursbehandeling in de praktijk veilig vorm? Hij kan zich in verband met zijn reputatie geen slechte service permitteren – ook niet bij eenmalige klanten.

“Binnen een bedrijf zou bijvoorbeeld de afspraak kunnen gelden dat vragen of klach­ ten van waardevolle klanten altijd binnen 24 uur beantwoord worden. Of een account­ manager nu ziek is of op vakantie, er moet altijd iemand tijd voor vrijmaken. Bij minder waardevolle klanten zou de reactietijd gerust iets langer mogen zijn. Een andere mogelijk­ heid is om nooit met waardevolle klanten in discussie te gaan, maar hen altijd gelijk te geven. Of neem nu een onderzoek naar klant­

tevredenheid. De directeur van een bedrijf kan minder waardevolle klanten gerust een vragenlijst sturen. Zijn trouwe opdrachtgevers moet hij echter persoonlijk benaderen met de vraag of het schikt dat hij langskomt om de samenwerking te evalueren.”

het om een fair tarief gaat. Ondernemers die hun klantenbestand willen uitbreiden, kun­ nen het beste nagaan hoe ze hun laatste tien opdrachtgevers hebben geworven. Via een net­ werk? Zet daar dan op in en ga geen nieuwe diensten ontwikkelen of een dure campagne starten.”

Tot slot: vraagt de crisis om een speciale marketingaanpak?

“Doe geen gekke dingen. Veel bedrijven geven bijvoorbeeld gemakkelijk korting op hun offerte, waarmee ze impliciet tegen de klant zeggen: ‘We hadden je eigenlijk willen bela­ zeren.’ Zonder gekheid: geef liever aan een opdracht heel graag uit te willen uitvoeren, maar laat de prijs niet zakken. Dit zal bij een klant meteen het goede gevoel oproepen dat

Wilt u ook eens een inspirerende en meeslepende voordracht van Jos Burgers bijwonen?

Burgers zal een presentatie geven op de Please Ondernemersdag die op 29 oktober in de Amsterdam Arena gehouden wordt.

Kijk voor meer informatie op pagina 24.

29

medewerker

GEEN DAG HETZELFDE Franca van de Ven werkt bij de afdeling salarisadministratie. Haar taak bestaat onder meer uit het verwerken van loonmutaties, reiskosten en loonbeslagen. Ook beantwoordt ze vragen van opdrachtgevers en medewerkers over bijvoorbeeld vergoedingen en contracten. Door de veelheid aan regels en wetswijzigingen is dit voor een ondernemer vaak te ingewikkeld om bij te houden. Hierdoor heeft Franca een baan waarbij geen werkdag hetzelfde is.

“De salarissen vallen, inclusief alle af te dragen sociale lasten, meestal onder onze eigen CAO. Naast het salaris betalen we desgewenst ook vergoedingen voor reis- of telefoonkosten. Zelfs afspraken tussen een opdrachtgever en individuele werknemers kunnen we verwerken. Bij het vaststellen van die bedragen varen we op de regelgeving van de Belastingdienst. Die normen veranderen regelmatig, dus daar zijn we scherp op. Ik volg daarom een aantal keer per jaar bijscholingscursussen. En dan nog is de wetgeving zo uitgebreid en gedetailleerd dat ik sommige kwesties echt specifiek uit moet zoeken.

Die afwisseling maakt het leuk werken, zeker als je na korte tijd een opdracht­ gever terug kunt bellen met een antwoord of gerichte adviezen over bijvoor­ beeld een vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek van werknemers. Bij drastische veranderingen brengen we opdrachtgevers en werk­ nemers op de hoogte met een speciale mailing.

Franca van de Ven relatiebeheer

Het is aan opdrachtgevers om de betalingsfrequentie aan te geven: iedere week of iedere maand. Wij factureren opdrachtgevers dan in dezelfde periode.

Onze facturen berekenen we op basis van een factor: een formule die op basis van de specifieke wensen van een opdrachtgever bepaalt wat de kostprijs voor een gewerkt uur uiteindelijk is. In die factor zit bijvoorbeeld ook vakantiegeld verwerkt. Zo betaalt een opdrachtgever het vakantiegeld van zijn personeel gespreid. Dit voorkomt dat hij in mei ineens grote bedragen moet overmaken en wellicht tegen een cashflow-probleem aanloopt. Door deze all-in-factor weet een ondernemer precies wat hij per uur betaalt en heeft hij dus geen verrassingen achteraf.

Behalve met de verloning houd ik me ook bezig met het verlengen van con­ tracten. Als het halfjaarcontract van een medewerker bijna afloopt, krijg ik automatisch het signaal dat we actie moeten ondernemen. Wij commu­niceren dit uiteraard tijdig naar de opdrachtgever, zodat deze aan kan geven of hij met een medewerker verder wil en zo ja, onder welke voorwaarden. Vanwege de ingewikkelde wetgeving krijg ik veel vragen over contracten. Bijvoorbeeld over het maximum aantal tijdelijke contracten dat ze kunnen geven voordat ze moeten overgaan op een vast dienstverband.

Al met al heb ik een behoorlijk uitdagende baan. Het werk kent financiële, administratieve, maar ook juridische en sociale kanten. Ik werk binnen een team van 6 collega’s, waarmee we de taken verdelen. De ene dag doe ik de verloning, de volgende dag beantwoord ik telefonische vragen of houd ik me bezig met contracten. Door te circuleren voorkom je dat je iedere dag hetzelfde doet, dat houdt je fris en scherp.”

30

ssioneel mes had n tennishen te oesten n wat om de open tien servaring d in het

Onbeperkt houdbaar Hoe blijf je succesvol?

Wie carrière wil maken, moet zichzelf continu blijven vernieuwen. De kwaliteiten waar je nu mee scoort, zijn over vijf jaar waarschijnlijk al belegen en niet meer relevant. Hoe houd je jezelf scherp? Hoe voorkom je dat niet alleen jij, maar ook de mensen met wie je werkt achter de feiten aan lopen? En welke kwaliteiten zijn over vijf of tien jaar wél relevant?

Auteur: Jeroen Busscher Adviesprijs: €19,95

One minute coaching

Prikkel de koopknop

Getting things done

Impact in 60 seconden

Internet of niet: de winkel in het straatbeeld zal altijd blijven bestaan. Maar de spelregels veran­ deren wel in een rap tempo. De consument heeft hoge eisen en weinig tijd. Winkelen moet vooral relevant zijn en weer een feestje worden. Aan de retailer de taak om dat te bieden en de slingers op te hangen. Consumenten blijken zeer goed te prikkelen te zijn en zelfs een zogeheten koopknop te bezitten. Verleiden, verkopen en verbinden, daar gaat ‘Prikkel de Koopknop’ over.

Zodat je omzet kunt blijven omarmen. Ook in deze concurrerende markt.

Deze klassieker is volgens velen dé sleutel tot prettig en efficiënt werken zonder stress.

Volgens David Allen kunt u alleen produc­ tief zijn als uw hoofd leeg is en uw ideeën georganiseerd zijn. Allen laat in dit boek zien hoe u uw werk- en privéleven eenvoudig, maar doeltreffend kunt organiseren. Zodat u kunt beslissen wat op dat moment de meest nuttige tijdsbesteding is. Het voorwoord is mede geschreven door Taco Oosterkamp van Extreem Productief.

Directe feedback is in veel gevallen effectiever dan een gesprek van een uur. Sportcoaches hebben vaak ook maar 1 minuut nodig om hun sporters terug te sturen in het veld.

En ook succesvolle leidinggevenden in het bedrijfsleven zweren bij de zestigseconden­ regel. Probeer het uit, bespaar tijd en zet je medewerkers in beweging!

5.4

135

Victor Mion

Victor Mion One minute cOaching

ze en geeft zijn

BOEKEN

One minute

cOaching Impact In

seconden ief

inclus

atis gr e-book

Auteur: Victor Mion

Auteur: Carin Frijters

Auteur: David Allen

Adviesprijs: €15,50

Adviesprijs: €39,00

Adviesprijs: €24,95

31