Manual tratamento documental by CRE Galopim Carvalho

Introdução

Acerca do programa

1. Como aceder ao programa 2. Informações úteis

Tarefa 1

Catalogação, classificação e Indexação 1. Definição do fundo a que o documento vai pertencer 2. Criar um registo 3. Preencher um registo 0 - Bloco de identificação 1 - Bloco de informação codificada 2 - Bloco de descrição 3 - Bloco de notas 5 - Bloco de títulos relacionados 6 - Bloco de assuntos 7 - Bloco de responsabilidade intelectual 9 - Bloco de uso nacional Etiqueta de registo

Tarefa 2

Colocação da Etiqueta Tarefa 3

Arrumação

5 6

12 13 15

16 18 25 32 35 36 47 51 60

O objectivo de todo o tratamento documental levado a cabo na Biblioteca é a recolha, tratamento e organização da informação de modo a facultar aos utentes um acesso rápido e eficaz à sua recuperação. Assim, foi definido que todos os documentos, seja qual for o seu tipo ou suporte, são sujeitos aos processos de catalogação, classificação e indexação. Estes processos culminam na criação de um ficheiro informático acessível aos utentes, através de pesquisa directa no programa PATWIN, que lhes permite e recuperação da informação num grande leque de itens (autor, título, assunto, editora, tipo de suporte…) e também on-line. Todos os documentos passam pelo processo de catalogação, que é realizado, desde logo, em suporte informático (numa folha de recolha de dados do programa de catalogação CATWIN) e em que se procede à descrição da obra seguindo, sempre que possível, as Regras Portuguesas de Catalogação. A catalogação é sempre a mais completa possível, mas tem em conta tanto o público a que se destina como o tipo de suporte em que se encontra a informação. Este processo culmina na atribuição de um número de registo da obra e na sua adição à nossa Base de Dados. Ao longo do processo de catalogação será pedida a realização das duas outras tarefas: Indexação e Classificação. A indexação consiste na identificação do assunto ou assuntos do documento em causa e na introdução dos descritores que permitem ao utente recuperar essa informação quando fazem uma pesquisa por assunto. Para realizar este processo a nossa BE (mais conhecida por CRE ou CREGC, sendo o G e o C referentes a Galopim de Carvalho) tem 3

uma tabela de indexação própria que tem como nome CREX e que vai sendo construída à medida que novos descritores são usados. Para a elaboração dos descritores a BE segue as regras da SIPORBASE e também usa termos retirados de Thesaurus. A classificação é um processo idêntico de identificação do assunto ou assuntos da obra, mas conduz à atribuição de um número da Tabela Decimal Universal (CDU). A tabela usada no CRE é a que é editada pela Biblioteca Nacional. Findo o processo de catalogação, indexação e classificação, cada documento recebe uma etiqueta de cota e é arrumado no local que lhe é destinado pela ordem constante nessa etiqueta. O novo documento fica então disponível ao público, podendo ser consultado directamente ou através da pesquisa na base de dados. Está também acessível para a produção de boletins bibliográficos, catálogos e ainda para fins estatísticos.

1. Como aceder ao programa O programa utilizado para fazer a catalogação das obras do nosso Centro de Recursos é o CATWIN que se encontra no computador de catalogação. Deve pois: 1. Ligar o computador e o monitor. Poucos segundos depois o computador pede a password, sem ela não é possível ligar o computador. 2. Depois de escrever a Password aguarde que o computador abra a área de trabalho. 3. Aceder ao programa de catalogação CATWIN. Para isso, basta “clicar” duas vezes sobre o ícone

4. O programa pede o Login e a Password1.

5. Depois destes preenchidos o programa fica aberto e encontrará a janela de trabalho:

O login e a password são atribuídas pelo administrador. Se não tiver um atribuído deve contactar o administrador da base de dados. 5

2. Informações úteis Barra superior

Indica o programa em que estamos a trabalhar, neste caso

CATWIN,

módulo

catalogação.

Estes ícones permitem (1º) minimizar o programa, que depois poderá ser recuperado a partir do fundo do écran, (2º) expandir a área de trabalho e (3º) fechar o programa.

Menu Principal

Permite2: - Criar Novo registo; Gravar o registo em que esteve a trabalhar; Criar cópia do registo que se encontra aberto; Exportar um registo; Importar um registo; fazer uma Importação Directa da base on-line da Biblioteca Nacional; Verificar Ficheiro ISO; Aceder ao PACWIN; Ir para um registo à escolha, terá de indicar o número desse registo; Ir para o registo anterior; Ir para o registo seguinte; Apagar3 o registo ou Sair do programa. 2 3

Apenas as entrada assinaladas a azul não têm outro meio de entrada, as restantes encontram-se mais acessíveis na Barra de ferramentas. O registo fica fora do sistema de consulta, mas não é definitivamente apagado e pode ser recuperado a qualquer momento. Para apagar definitivamente um registo é necessário realizar a operação “remover apagados”. 6

Permite: - Abrir uma base de dados já existente; Criar uma nova Base de Dados4; Indexar a Base de Dados, operação que deve realizar no fim de cada sessão de trabalho, ou então torná-la automática5; Configurar a Base de Dados; Por omissão…, permite escolher uma base de dados em que o programa abre automaticamente6; Reinicializar a Base de Dados (Atenção, esta operação apaga todos os ficheiros); Listar os registos apagados, e que a qualquer momento podem ser recuperados; Remover definitivamente os registos que foram apagados ou Fechar uma Base de Dados.

Permite seleccionar o tipo de Folha de Registo que vai usar: Registos vídeo, Registo áudio, Recursos electrónicos/URL, Publicações em série, Monografias ou Analíticos. Permite ainda configurar a folha de recolha e seleccioná-la para abrir por omissão…

Permite Visualizar os Códigos do UNIMARC, seleccionar se deseja trabalhar Com ou Sem Controle de Autoridade7 e gerar estatísticas.

Permite trabalhar Com ou Sem Verificação8.

Permite aceder aos Tópicos de Ajuda do Manual do programa e ou obter informações sobre o próprio programa. Este manual também pode ser consultado na sua forma impressa no Dossier de Informatização.

Essa Base de Dados pode ser Bibliográfica ou de Autoridade. A nossa catalogação é feita numa Base de Dados Bibliográfica que se chama CREGC, temos uma base de dados de autoridade chamada CREX que lhe está associada. 5 A indexação da base de dados do CRE é automática, ou seja, sempre que se grava um novo registo ele fica automaticamente disponível para consulta, mesmo assim, deve ser indexada pelo menos uma vez por mês. 6 Esta operação já foi realizada, por isso, o programa abre sempre na nossa base de dados bibliográfica. 7 A catalogação é feita com controlo de autoridade se a base de dados estiver ligada a uma base de autoridade. 8 A catalogação deve ser feita Com Verificação, sempre que se estiver a trabalhar com ligação à Base de dados de autoridade CREX. 7

Barra de ferramentas

Permite criar um novo registo9.

Permite gravar o registo.

Permite apagar o Registo

Permite aceder ao PACWIN10.

Permite exportar um registo.

Permite importar um registo.

Permite abrir uma Base de Dados.

Permite carregar uma Folha de Recolha.

Permite Recuar na Base de Dados.

Permite Avançar na Base de Dados.

Visualizar os registos em ISBD.

Visualizar os registos em UNIMARC.

Visualizar o campo em que está o cursor.

Área de inserção de dados O CATWIN está organizado em formato UNIMARC, pelo que as suas folhas de recolha de dados se encontram divididas em onze blocos: 0. Bloco de identificação 1. Bloco de informação codificada 2. Bloco de informação descritiva 3. Bloco de notas 4. Bloco de entradas relacionadas 5. Bloco de títulos relacionados 6. Bloco de assuntos 7. Bloco de responsabilidade intelectual 8. Bloco de uso internacional 9. Bloco de uso nacional Bloco de Etiqueta

Cada um destes blocos está, por sua vez, dividido em campos e cada campo em subcampos. É nesta área que é introduzida toda a informação recolhida da obra em catalogação. Só nesta área se podem introduzir caracteres. 9

O programa está configurado para aparecerem apenas os campos de registo que interessam ao CRE. Se por algum motivo necessitar de outros pode adiciona-los. 10 O CATWIN, é o programa de pesquisa e pode ser aberto no início de uma sessão de trabalho e minimizado, o que permite chamá-lo sempre que se necessitar de fazer uma consulta, sem interromper o trabalho de catalogação. Permite ainda editar alterações num registo já existente e/ou abri-lo para dele fazer uma cópia. 8

Um campo é uma estrutura organizada constituída por uma etiqueta, um título, eventualmente um ou dois indicadores de campo e ainda por um ou mais subcampos.

Existem nos diversos campos os seguintes utilitários: Permite repetir um campo na sua totalidade11. Permite repetir um subcampo ou seleccionar uma informação dentro de uma gama de valores apresentada pelo próprio programa.

Permite ter efectuar uma ligação à Base de Dados de Autoridade ou remover essa ligação.

Área de visualização A área de visualização na janela principal é inteiramente dedicada à visualização do registo actualmente carregado. À medida que o registo é alterado do lado esquerdo, as alterações reflectem-se imediatamente do lado direito. O campo que está no momento a ser modificado aparece sublinhado na visualização. É possível visualizar os registos em três formatos distintos: •

UNIMARC

•

ISBD

•

Campo – Apenas o campo que está a ser criado/modificado é apresentado.

Para quem não tem uma grande formação de bibliotecário, o mais fácil é visualizar o formato ISBD, pois apresenta os dados consultáveis, sem a informação adicional dos campos e subcampos e sem a posição dos caracteres. 9

Barra de informação

Permite saber que estamos no Registo nº... de um total de.... Neste caso estamos no registo 2 de 329004. Quando o registo em que estamos a trabalhar ainda não está gravado aparece Novo de …. Indica-nos a Base de Dados em que estamos a trabalhar. Neste caso é a cdbib. Refere a Folha de Recolha que estamos a usar. Neste caso estamos a usar uma Folha de Recolha de Monografia.

Os campos em que não aprece esta janela não são repartíveis, como é o caso do campo 700. 10

Catalogação, Indexação e classificação Como já afirmamos atrás, a catalogação é um processo de recolha e registo de dados acerca de um determinado documento. Seguidamente descreveremos esse processo que começa na identificação ou tomada de decisão sobre o fundo em que o documento será registado e passa pelo preenchimento da folha de registo respectiva. Como existem vários tipos de folha de registo disponíveis, consoante o tipo de documento, é necessário que a decisão do fundo seja tomada de forma inequívoca e definitiva. Os campos a preencher dependem sempre do tipo de documento e também dos dados disponíveis. Para que o trabalho não seja demasiado moroso e difícil, decidimos dar especial importância aos campos pesquisáveis pelos nossos utentes e também àqueles que nos permitem gerir melhor a nossa base de dados. Assim, haverá campos de preenchimento obrigatório para todos os documentos e campos de preenchimento facultativo. Será indicado a cada passo o tipo de documento em que se deverá preencher cada campo e ainda se o seu preenchimento é obrigatório ou facultativo.

Material necessário -

Documento a catalogar

Computador de Catalogação

Tabela CDU de classificação

Tabela de Autoridade do CRE12

Carimbo de entrada

Manual Unimarc

Manual do Catwin

A Base de dados de autoridade está dentro do programa CATWIN, mas também existe impressa. 11

1. Definir o fundo a que o documento vai pertencer Os documentos tratados no CRE são distribuídos por um dos seguintes fundos: (1) Monografias

Livros Enciclopédias, dicionários e outras obras de referência Dossiers temáticos (com encadernação ou forma de armazenamento que permita funcionar como uma monografia) Conjuntos de folhetos (encadernados sob forma que lhes permita funcionar como uma monografia)

• • • •

(2) Revistas

•

Revistas que foram consideradas de consulta a longo prazo e se destinam a ser armazenadas para poderem ser consultadas e requisitadas13

(3) Manuais

• • • • • •

Manuais escolares Manuais do professor (quando acompanham determinado manual escolar) Cadernos de exercícios Fichas de Avaliação Apêndices gramaticais (quando acompanham manuais escolares) Livros de passatempos

(4) Vídeos (5) CD’s

•

Todos os documentos em formato VHS

Documentos musicais em suporte CD Fonogramas em suporte CD Documentos mistos em formato CD

• • •

(6) CD-ROM

• •

(7) DVD´s

Todos os documentos em formato DVD, quer sejam ou não filmes

•

(8) Doc. Visuais

(9) Miscelânea

URL

•

Documentos em CD-ROM Programas de computador em formato CD-ROM

Conjunto de Diapositivos Diaporamas Conjuntos de Acetatos

• • • • • • • • • •

Mapas Folhetos soltos Cartazes Trabalhos dos alunos Jogos Álbuns fotográficos …

Sites de INTERNET

As restantes serão colocadas sobre as mesas de leitura e depois utilizadas para a produção de dossiers temáticos ou simplesmente recicladas. O mesmo acontece com todo o tipo de jornais. 12

2. Criar um registo 1. Normalmente já está definida uma base de dados por omissão, pelo que não é necessário abri-la e, por isso, deve passar logo para o ponto 3. Caso não esteja na Base que pretende clique em

e depois uma vez em Abrir.

2. Aparecerá uma janela idêntica à seguinte:

nessa janela clique sobre “Bases” que encontra no local em que na figura estão as letras azuis, depois em “CREGC.MST”14 e só depois em Abrir .

3. Está agora perante a seguinte janela:

A folha de registo de monografias encontra-se aberta por omissão e totalmente em branco, pronta para ser iniciado o preenchimento de um novo registo. Existem ainda outras folhas de registo que podem ser seleccionadas tendo em conta o tipo de documento a catalogar: • Publicações em série (fundo de revistas) • Analíticos (Fundo de miscelânea, em alguns casos e fundo de documentos visuais) • Registos vídeo (Fundos de Vídeos e DVD’s) • Registos áudio (Fundo de CD’s áudio) • Recursos electrónicos/URL (Fundo de Sites da Internet e Fundo de Documentos em CDRom)

Base de Dados Bibliográfica do CRE. 13

Preencher uma folha de registo desde logo nem sempre é a melhor opção, pelo que deverá confirmar se será possível utilizar um destes três caminhos: - copiar um ficheiro já existente na própria base - copiar um ficheiro existente na base da BN que está no programa CATWIN - importar o ficheiro via Internet.

Caminho 1 - Verifique se a obra que pretende catalogar já existe na sua base15. Para isso, abra o programa PACWIN no icon

e faça a pesquisa. Caso encontre a obra ou uma do

mesmo autor, ou ainda com muitos dados em comum clique em editar, depois seleccione

e criar cópia. Fica perante uma folha de registo nova mas já

com muitos dados inscritos. Só terá que os rever de acordo com os passos seguintes e alterar o que for necessário. No fim, quando gravar o seu registo estará pronto.

Caminho 2 - Verifique se a obra que pretende catalogar existe na base cdbib16. Para isso, vá ao menu principal e seleccione

depois

Abrir

e na janela

clique sobre “Bases” que encontra no local em que na figura estão as letras azuis, depois em “cdbib” e só depois em Abrir . Com esta base aberta abra o programa PACWIN no icon

e faça a pesquisa. Caso

encontre a obra ou uma do mesmo autor, ou ainda com muitos dados em comum clique em exportar17, dê um nome a esse registo (normalmente algumas palavras do título) e volte à base de dados do CRE (

Abrir até ter novamente a CREGC.MST) .

É sempre mais fácil criar uma cópia da obra ou de uma obra do mesmo autor e se possível da mesma editora, ou mesmo da mesma colecção, pois assim evitará preencher de novo muitos dos campos. 16 Base de dados que já vem dentro do programa quando é adquirido. 17 Poderá proceder à nova busca de outra obra e respectiva exportação e só quando tiver todos os títulos necessários voltar a abrir a base CREGC e fazer logo todas as importações 14

Na barra de ferramentas clique em

para importar o registo e na janela que se abrir

seleccione o ficheiro que antes gravou e depois clique em importar. O novo ficheiro aparecerá no fim da base de dados do CRE, só terá que os rever de acordo com os passos seguintes e alterar o que for necessário. No fim, quando gravar o seu registo estará pronto.

Caminho 3 - Verifique se a obra que pretende catalogar existe noutras bases de dados on-line18. Para isso, consulte a base de dados em causa e importe o ficheiro em formato .ISO. Grave esse ficheiro numa pasta ou no seu Ambiente de trabalho e depois, dentro do CATWIN, na barra de ferramentas, clique em

para importar o registo e na janela que se abrir

Caminho 3 - Se não tiver qualquer obra que lhe permita um preenchimento rápido, pode optar por fazer uma importação directa a partir da BN. Para isso, clique em

, depois em

importação directa e siga os procedimentos registados no manual do CATWIN. Findo o processo estará perante uma folha de registo preenchida com os dados julgados pertinentes pela BN. É sempre necessário rever esses dados, introduzir os que estão em falta, eliminar os que estão a mais e preencher o campo 966 na totalidade.

Se importar um ficheiro quer seja da BN, quer seja de outra base de dados deverá usar filtros. Para tal consulte o manual do CATWIN.

Bases de dados de Bibliotecas Municipais ou outras Ex: Bases de outras escolas disponíveis no site da RBE. 15

3. Preencher o registo

Os campos a vermelho são de preenchimento obrigatório e a cinza de preenchimento facultativo, mas devem ser preenchidos sempre que para tal existam dados. Para melhor acompanhar o preenchimento clique em códigos e, na barra de ferramentas, clique em

e opte por Visualizar

para visualizar os dados em ISBD.

Sempre que necessitar de um campo ou sub-campo que não esteja aberto terá que clicar no cimo da folha de recolha no bloco respectivo e depois no fim da folha no número de campo que necessitar. Por exemplo: se não aparecer o campo para preencher a colecção a que a obra pertence, precisa de clicar em

para abrir o bloco de descrição da obra e depois no número 225,

no fundo da página para abrir o campo a preencher. Depois de preencher o campo pode sempre voltar a visualizar a página toda clicando em “Folha” no cimo da página.

Para saber, para cada documento, quais os campos a preencher, eles serão representados pelos seguintes símbolos: - Monografias - CD’s - Revistas - CD-ROM’s - Manuais - Vídeos - Documentos Visuais - DVD’s - Miscelânea - URL

– Bloco de Identificação Este bloco contém os números que identificam o registo ou o documento nele registado. Neste bloco devem ser preenchidos os três campos que se seguem, mas apenas nos seus dados essenciais19:

010 - ISBN Número ISBN

1. Copiar o ISBN (Número Internacional Normalizado dos Livros) tal como indicado nas obras com os hífenes, mas sem qualquer outro tipo de pontuação. Caso não esteja indicado no documento, o campo é deixado em branco. Em alguns casos a mesma obra foi publicada com diferentes encadernações, por várias editoras em conjunto ou é composta por volumes e foi atribuído um ISBN à obra toda e outro a cada volume. Nessa situação duplique o campo clicando em

e volte a preencher. A

seguir ao número deve colocar entre parêntesis curvos a indicação de cada tipo de ISBN. Ex: 972345-122-9 (obra completa) ou 972-235-1-23-6 (Porto Editora).

011 - ISSN Número ISBN

1. Copiar o ISBN (Número Internacional Normalizado de Publicações em Série) tal como indicado nas obras com os hífenes, mas sem qualquer outro tipo de pontuação. Caso não exista ISSN atribuído deixe em branco.

Procuraremos preencher a cada passo os campos, e subcampos que sejam essenciais e dos quais seja possível recuperar a informação no momento da pesquisa. 17

021 – Nº de Dep. Legal Código de país Número

1. Seleccionar o país do Depósito Legal da Obra. Caso seja Portugal pode escrever no rectângulo pequeno PT. 2. Escrever o Número do Depósito Legal tal como vem impresso incluindo espaços, hífens e outra pontuação se for o caso. Se não houver referência na obra ao Dep. Legal deixe todo o campo em branco. Em alguns casos a mesma obra foi publicada com diferentes encadernações, por várias editoras em conjunto ou é composta por volumes e foi atribuído um Depósito Legal à obra toda e outro a cada volume. Nessa situação duplique o campo clicando em

e volte a

preencher. A seguir ao número deve colocar entre parêntesis curvos a indicação de cada tipo de Depósito Legal. Ex: 1994756/03 (obra completa) ou 1234567/98 (capa dura).

– Bloco de Informação Codificada Este bloco contém elementos codificados de comprimento fixo. Dos muitos dados que entram neste bloco, muito poucos são os que permitem uma pesquisa útil ao utente, pelo que nos limitaremos a preencher os que consideramos mais pertinentes.

100 – Dados gerais de processamento Data de entrada Tipo data pub. Data pub. 1 Data pub. 2 Cód. audiência 1 Código pub. oficial Código reg. mod

Registo não modificado

Língua catalog.

Português

Código de transliter

Não foi utilizada transliteração

Conj. caracteres 1

ISO 646, versão IRV ...

Conj. caracteres 2 Conj ad. de carac. Alfabeto do título

ISO 5426 ... Latino

1. Data de entrada do Documento (normalmente é a data em que é criado o registo informático). A data entra com oito caracteres seguidos - AAAAMMDD. Ex. 12 de Maio de 2002 entra 20020512. Este campo é de preenchimento obrigatório para todos os documentos. 2. Seleccionar o tipo de publicação. * publicação em série corrente (Revistas ainda em publicação). Neste caso: 3. Data de Pub. 1 – Ano da publicação do número 1 4. Data de Pub. 2 – 9999 * publicação em série já finda (Revistas com publicação finda). Neste caso: 3. Data de Pub. 1 – Ano da publicação do número 1 4. Data de Pub. 2 – Ano da publicação do último número. 19

* publicação em série de estado desconhecido (Revistas das quais não se sabe se continuam a ser editadas). Neste caso: 3. Data de Pub. 1 – Ano da publicação do número 1 4. Data de Pub. 2 – Deixar em branco. * monografia completa pub. durante um ano (Monografia num só volume ou em mais do que um, mas com a mesma data de publicação)20. Nestes casos: 3. Data de Pub. 1 – Ano da publicação. 4. Data de Pub. 2 – Deixar em branco. * monografia, data de publ. incerta (Monografia da qual não se sabe a data exacta de publicação e que tem que ser datada com um intervalo de tempo). Nestes casos: 3. Data de Pub. 1 – Ano aproximado mais recuada. 4. Data de Pub. 2 – Ano aproximado mais avançada.

5. Seleccionar a audiência21 usando as setas laterais

Cód. Audiência 1 – seleccionar o código de audiência mais adequado à obra. Cód. Audiência 2 – seleccionar um segundo código de audiência ou deixar em branco. Cód. Audiência 3 – seleccionar um terceiro código de audiência ou deixar em branco.

Apenas se pode escolher uma das seguintes hipótese: •

adultos, geral (corresponde à fita vermelha na lombada da obra)

•

juvenil, geral (corresponde à fita azul na lombada da obra)

•

infantil, idades 9-14 (correspondente à fita amarela na lombada da obra)

6. Seleccionar o código de publicação oficial. Opções a ter em conta: a. federal / nacional ( da responsabilidade do Estado...)22 z. outro nível oficial (da responsabilidade da Igreja Católica...) y. publicação não oficial 7. Optar sempre por registo não modificado. 8. Optar sempre por português. 9. Opta-se sempre por não foi utilizada transliteração. 10. Optar sempre por ISO 646, versão IRV (conjunto latino básico). 11. Optar sempre por ISO 5426 (conjunto latino extendido). 12. Deixar sempre em branco. 13. Optar sempre por Latino (Excepto para livros com caracteres não latinos).

20 21

Para todos os documentos que indiquem uma data fixa de edição ou publicação à excepção das revistas. Só se aplica às monografias. 20

Língua Língua Língua doc. orig. Língua das legendas

1. Língua. Seleccionar: - Língua original caso o documento se encontre na sua língua original, - Tradução se é uma tradução, - Traduções se a obra contêm traduções com uma extensão considerável. 2. Seleccionar a língua em se encontra o documento. 3. Seleccionar a língua em que o documento original foi criado. 4. Seleccionar a língua das legendas, caso se aplique.

102 – País País de publicação

1. Seleccionar o país em que o Documento foi publicado ou produzido. Normalmente é o país da editora.

Só no caso de ser uma publicação de um Ministério directamente, ou de outro órgão do género. 21

105 – Monografias Cód. ilustração 1 Cód. ilustração 2 Cód. ilustração 3 Cód. ilustração 4 Cód. Conteúdo 1 Cód. Conteúdo 2 Cód. Conteúdo 3 Cód. Conteúdo 4 Código de conf. Indicador de Festsch. Indicador de índice Código de literatura Código de biografia

1. Seleccionar o código de ilustração optando por uma das seguintes hipóteses: a. Ilustrações b. Mapas

m. Transparências y. sem ilustrações23

Preencher o primeiro espaço, quanto aos restantes usar se necessário (quando a mesma obra tem várias das categorias apontadas), caso contrário pode ser deixado em branco. 2. Seleccionar o código de conteúdo optando por uma das seguintes hipóteses: a. bibliografia e. dicionário f. enciclopédia g. guia j. livro de ensino programado

m. dissertação ou tese n. leis e legislação t. banda desenhada z. outro24

Preencher o primeiro espaço, quanto aos restantes usar se necessário (quando a obra tem várias das categorias apontadas), senão forem necessários podem ser deixados em branco. 3. Seleccionar se é ou não uma Conferência. 23 24

Sempre que o livro não é ilustrados ou que as ilustrações não sejam significativas. Sempre que a obra não contenha nenhumas das outras hipóteses apresentadas. 22

4. Seleccionar se é ou não um “Festschrift” (publicação de homenagem ou em memória de alguém). 5. Seleccionar se a obra tem ou não tem índice. 6. Seleccionar o código de literatura do documento. Opções possíveis: a. ficção b. drama c. ensaios d. humor, sátira (não BD) e. cartas

f. contos g. poesia h. discursos z. formas múltiplas y. texto não literário25

7. Seleccionar o código de biografia. Opções possíveis: a. autobiografia. b. biografia individual c. biografia colectiva d. contém informações biográficas (quem inventou...). y. texto não biográfico.

110 – Publicações em série26 Desig. do tipo de publicação Frequência de publicação Regularidade

1. Seleccionar sempre periódico. 2.

Seleccionar o código da publicação, optando por uma das seguintes hipóteses: • • • • •

semanal quinzenal mensal bimestral trimestral

• • • • •

três vezes por ano semestral anual desconhecida sem periodicidade

3. Seleccionar o código de regularidade da publicação, optando por uma das seguintes hipóteses: • •

25 26

regular irregular normalizada (todos os meses excepto…)

• •

desconhecida irregular

Entram aqui todas obras que não estejam classificadas na classe 8 da CDU referentes a Literatura (82…) . Só se preenchem os primeiros três campos, seja qual for a revista em causa. 23

115 – Projecções visuais, vídeo e filmes animados Tipo de material Comprimento Indicador de cor Indicador de som Suporte de som Técnica Forma de apresentação

1. Seleccionar o tipo de material que se está a catalogar: a. filme animado b. projecção visual

Escrever o comprimento do documento. Filmes: Duração do filme em minutos, tendo atenção que têm de ser escritos sempre três caracteres. Ex: Se o filme tem 92 minutos escreve-se 092 Diaporamas /Diapositivos / Acetatos : Número total de elementos, tendo em atenção que têm de ser escritos três caracteres. Ex: Se são 5 acetatos escreve-se 005

3. Seleccionar o indicador de cor, optando por uma das seguintes hipóteses: a. preto e branco b. cor c. combinação de preto e branco e cor

u. desconhecido z. outro (pintado…)

4. Seleccionar o código de indicador de som, optando por uma das seguintes hipóteses: a. som na película (vídeos e DVD´s)

sem som (Acetatos e Diapositivos)

b. pista sonora separada (diaporama)

5. Seleccionar o código do suporte de som, optando por uma das seguintes hipóteses: f. fita audiomagnética em cassete (cassetes dos diaporâmas) h. fita de vídeo (Vídeos)

x. sem som z. outro (DVD’s)

7. Seleccionar o código da técnica de animação usada27, optando entre as seguintes hipóteses: a. animação (desenhos animados) b. acção viva

c. animação e acção

Só se preenche para vídeos e DVD’s. 24

8. Seleccionar o código da forma de apresentação, optando por uma das seguintes hipóteses: c. filme em cassete (Vídeos) d. outro tipo de filme (DVD’s)

k. diapositivos (slaides) l. transparências (Acetatos)

116 – Material Visual Gráfico28 Natureza do documento Suporte material primário Suporte material secundário Cor

1. Seleccionar a natureza do documento que se está a catalogar: a. colagem b. desenho c. pintura e. negativo fotográfico f. fotografia

g. mapa h. imagem (cartaz) i. gravura J, cartão informativo

2. Seleccionar o tipo de material em que se encontra o documento. Optar por uma das hipóteses apresentadas pelo programa. 3. Deixar em branco. 4. Seleccionar o tipo de cor do documento, optando por uma das hipóteses apresentadas pelo programa. E seleccionar também o tipo de coloração utilizada, optando por uma das hipóteses previstas

126 – Registos sonoros29 Apresentação Material textual acomp. Caract. esp. de reprodução 28 29

Entram aqui os mapas, cartazes e fotografias Todo o tipo de CD’s áudio. 25

1. Seleccionar a forma de apresentação do registo sonoro que se está a catalogar: c. fita (cassete) z. outro (CD)

2. Escrever Digital. 3. Escrever Disco compato. 127 – Som /Música Duração

1. Escrever a duração do CD em minutos e segundos. Ex: (34min, 34s)30

135 – Documentos electrónicos31 Tipo de ficheiro Designação do material

1. Seleccionar o código do tipo de ficheiro optando entre as seguintes hipóteses: • • • •

programa de computador texto combinação outro

2. Seleccionar a designação do material optando entre as seguintes hipóteses: • • •

30 31

CD-ROM CD-ROM Regravável Outro

Em muitos casos é necessário somar o tempo de todas as músicas. Entram aqui todos os CDRom e também as páginas da INTERNET. 26

– Bloco de Descrição Este bloco contém todas as zonas da ISBD com excepção das notas. É neste bloco que se introduzem a maioria dos dados pesquisáveis. Os dados para o preenchimento deste bloco devem ser colhidos em primeiro lugar da folha de rosto. Para os documentos que não a possuírem pode recolher-se informação de qualquer outra fonte.

200 – Título e menção de responsabilidade Título e Responsabilidade

Significativo

Título próprio Título próp. de outro autor Título paralelo Inf. de outro título Natureza do Documento Primeiro responsável Outros responsáveis

O campo 200 é obrigatório para todo o tipo de documentos. 1. Titulo e Responsabilidade – Optar sempre por significativo32. 2. Título próprio do documento tal como se apresenta na folha de rosto ou seu substituto33. •

•

32 33

Se a obra tiver mais que um título próprio do mesmo autor repete-se o subcampo em seleccionando Título Próprio tantas vezes quantas as necessárias, devendo os vários títulos aparecer separados por ponto e vírgula. Se o documento é composto por várias obras, mas tem um título comum, coloca-se o título comum e em nota (no Bloco 3) coloca-se “Contém …” indicando os títulos e autores tal como aparecem na folha de rosto. Ex: Contém O nome da rosa / Umberto Eco. Os Maias / Eça de Queirós. Para se aceder a estas obras pelo título preencher também o campo 517. Se o título da obra é em forma de alternativa com ligação por “ou” passa-se o titulo na totalidade. Ex: Tom Jones ou O enjeitado da Fortuna.

Caso contrário o título deixa de ser pesquisável. Todos os documentos têm um título próprio. Esta norma também se aplica aos que constam da miscelânea e às páginas URL. 27

3. Título próprio de outro autor tal como vem apresentado no documento. Aplica-se sempre que um documento tem vários títulos de autores diferentes que não se apresentam sob um título comum. Se a obra tiver mais que um título próprio do outros autores repete-se o subcampo em

• •

seleccionando Título Próprio de outro autor tantas vezes quantas as necessárias.

4. Título paralelo tal como aparece na folha de rosto ou seu substituto. Aplica-se sempre que um documento tem o mesmo título em várias línguas. Se a obra não tiver títulos paralelos deixa-se em branco.

• •

5. Informação de outro título • Subtítulos, ou títulos subordinados, tal como se apresentam na folha de rosto do documento ou seu substituto, começando por letra minúscula. • Se o documento tiver mais que um subtítulo repete-se o subcampo clicando em seleccionando Inf. de outro título tantas vezes quantas necessárias. • Se a obra não tiver subtítulos deixa-se em branco.

6. Indicar a natureza do documento: 34. • • • • • • • • • • •

Livro Revista Manual escolar Manual do professor Manual escolar - caderno de exercícios Manual escolar - fichas de avaliação Manual escolar - apêndice gramatical Manual escolar - atlas Passatempos Conjunto de acetatos Conjunto de diapositivos

• • • • • • • • • • • •

Dossier temático Dicionário Enciclopédia Guia Vídeo DVD CD áudio CDRom Jogo Folheto Sítio na INTERNET Mapa

• • • • • • • •

Banda desenhado Texto policopiado Diaporama Mapa Cartaz Álbum fotográfico Trabalho de aluno …

7. Nome do primeiro responsável35 pela obra, quer seja pessoa física ou uma entidade colectiva, escrito pela ordem normal como se encontra na Folha de Rosto ou seu subtituto. Se a obra não tiver autor, entra neste campo por redactor ou outro responsável antecedido dessa informação em abreviatura em letra minúscula. Ex: red. Manual de Oliveira, dir. Manuel de Oliveira, trad. Joy de Costel, realizado por... • Se tiver vários primeiros responsáveis do mesmo tipo colocam-se todos os nomes separados por vírgulas.

34 35

Este dado vai permitir saber a natureza do documento no momento da consulta pelos utentes e aparece a seguir à indicação de outros títulos ou títulos paralelos, por opção do CRE. Este subcampo é de preenchimento obrigatória, mesmo que para tal se tenha de recorrer à responsabilidade do editor. 28

• Se o documento tem quatro ou mais primeiros responsáveis coloca-se o nome do primeiro seguido de reticências e da expressão et al. dentro de parêntesis rectos. Ex: João Fonseca… [et al.]. • No caso das colectividades a entrada dá-se com a redacção que se encontra na folha de rosto ou sua substituta. • No caso de existirem expressões com ligação ao nome do responsável elas são transcritas tal como se encontram. Ex: texto de…; desenhos de… • Caso seja necessário introduzir essas expressões de ligação para tornar compreensível a responsabilidade da entidade que se refere isso é feito dentro de parêntesis rectos. Ex: [compilação de] Sony; [da responsabilidade editorial da] Texto editora. • Se a obra tiver vários primeiros responsáveis, mas apenas se estes forem autores de títulos diferentes36 o subcampo é repetido tantas vezes quantas necessárias usando o ícone

e seleccionando Primeiro Responsável.

8. Nome de outros responsáveis, como por exemplo: ilustrador (il.), coordenador (coord.), compilador (comp.), adaptador (adap.), tradutor (trad.)... antecedido da menção da sua função abreviada em minúsculas. Ex: il. Júlio Pomar. É transcrito tal como se encontra na folha de rosto, ou outra fonte, seguindo as mesmas regras atrás referidas para o Primeiro responsável. • •

Se a obra tiver mais do que um ilustrador colocam-se todos na mesma linha separados por vírgulas. Se a obra tiver vários tipos de outros responsáveis, o sub-campo é repetido tantas vezes quantas os tipos de outros responsáveis existentes (por exemplo um subcampo para ilustradores, um para tradutores outro para redactores...). Para isso, clique no ícone e seleccionando Outros Responsáveis. Se não existirem outros responsáveis o subcampo fica em branco.

205 – Edição Edição

1. Indicar o número da Edição. A edição é indicada pelo seu número, seguido de ponto, de ª e da menção ed, sem ponto no fim. Ex: 4.ª ed • •

Caso o documento não refira a edição deixar em branco. Caso haja informação de que a edição é revista ou actualizada... coloca-se essa informação. Ex: 5.ª ed. actualizada

Caso dos documentos que contém várias obras de autores diferentes. Nesse caso, a seguir a cada título coloca-se o seu responsável. Só depois abrindo uma janela para novo título e novo primeiro responsável. 29

207 – Publicações em série - numeração Numeração Número

1. Seleccionar se a numeração da revista é normalizada ou não. 2. Indicar o número da revista tal como se encontra na capa ou na ficha técnica.

210 – Publicação Lugar de edição Nome do editor Data da publicação

1. Nome da localidade onde o documento foi publicado ou distribuído. Ex: Lisboa • Se a obra não indica a localidade mas ela é conhecida coloca-se a informação entre parêntesis rectos. Ex: Caso do Círculo de Leitores que sabemos ser de [Lisboa]. • Se o nome da localidade é pouco conhecido dá-se a indicação de uma cidade conhecida próxima entre parêntesis rectos: Ex: Braço de Prata [Lisboa]; Cristiana [Oslo]. • Se o nome do lugar está abreviado deve ser indicado por extenso entre parêntesis rectos. Ex: Lx. [Lisboa]. • Se não existir esse dado coloca-se [S.l.]. Apenas o S é colocado em letra maiúscula. • Caso não seja indicada editora da obra mas o seu distribuidor, preenchem-se os subcampos da distribuição. • Este subcampo pode ser repetido se for nomeado na obra mais que um lugar de edição37. Para isso, deve clicar em subcampos.

seleccionando Lugar de edição tantas vezes quantas as necessárias e preencher esses

2. Nome do Editor ou Distribuidor38 da obra. • O nome do editor pode ser colocado por inteiro ou abreviado, conforme os casos. Existe no CRE uma tabela com o nome dos editores tal como deve ser escrito39 para que não haja registos diferentes para o mesmo editor. • Se é uma edição do autor coloca-se o nome do autor (que pode ser abreviado) e depois dá-se nas notas (campo 300) a informação que é uma edição do autor. • Se não possui essa indicação coloca-se [s.n.].

37 38 39

O que pode acontecer quando uma editora faz publicações simultâneas nas várias cidades onde tem sede, ou quando a obra é publicada em conjunto por várias editoras. Sempre que possível dá-se o nome do editor, se não for possível preenchem-se os subcampos do distribuidor. Consultar a tabela de editores existente no Dossier de Monografias. 30

• Quando é o nome do distribuidor dá-se a menção por inteiro tal como vem na Folha de Rosto. Ex: distribuído por SA Teixeira. Se sabemos tratar-se do distribuidor, mas essa menção não vem na Folha de Rosto, coloca-se a menção a seguir ao nome entre parêntesis rectos. Ex: Nova Lisboa [distrib.]. • Este subcampo pode ser repetido se for nomeado na obra mais que um editor ou distribuidor40. Para isso, deve clicar em subcampos.

seleccionando Nome do editor tantas vezes quantas as necessárias e preencher esses

3. Data da publicação. Ano em que a obra foi publicada. Ex: 1998. • Se conhecemos o ano, mas este não vem indicado na obra, é colocado entre parêntesis rectos. Ex: [1843]. • Se não tem esse dado pode dar-se a data do Copyright (cop.), da Distribuição (distr.), do Depósito Legal (D.L.) ou da Impressão (imp.). Nesses casos colocar antes da data essa menção. Ex: D.L.1978 ; cop. 2002. (todas entram em letras minúsculas excepto o depósito legal). • Se conhecemos a data aproximada substitui-se o último algarismo por?. Ex: 185? • No caso dos periódicos coloca-se a data da primeira edição seguida de hífen. Ex: 1998• Se a data vier noutra numeração que não a árabe ou noutro calendário que não o da era cristã deve ser colocada apenas a data do calendário cristão entre parêntesis rectos. Ex: MCMLXX coloca-se apenas [1070]; • Se não possui esse dado coloca-se [s.d.].

215 – Descrição física Paginação Outra ind. Física Dimensões Material acompanhante

1. Indicar da natureza do documento e da extensão da espécie. Número de páginas da obra. Ex: 296 p. • • • • •

Se o documento está numerado apenas na frente de cada folha o número é dado em folhas. Ex: 3019 f. Se as páginas, folhas ou colunas estão numeradas em numeração romana transcreve-se o número tal com está na última página. Ex: LXXV p. Se uma parte da obra é numerada por numeração romana e outra por árabe coloca-se a numeração total. Ex: 120 p. Se há folhas não numeradas no início ou fim da obra contam-se e põe-se dentro de parêntesis rectos. Ex: [67], 345 p. ou 456, [9] p. Se existem várias variantes regista-se o total de páginas seguido da indicação de paginação variada. Ex: 3486 p., pag. var.

Número de discos, seguido do tipo de disco a que se refere.

Ex: 2 CD-

ROM; 3 CD áudio; 1 DVD.

No caso dos DVD, coloca-se a seguir, dentro de parêntesis curvos a duração do filme ou documentário se for o caso. EX: 1 DVD (ca 124 min.) 31

Número de videocassetes, seguido dessa indicação e do tempo de duração do filme entre parêntesis. Ex: 1 Videocasste (VHS) (ca 095 min.) Número de slides, diapositivos ou diaporamas, seguido dessa indicação. Ex: 25 slides Número de elementos, seguido dessa indicação do tipo de documento.

Ex: 1 mapa; 1

jogo; 25 folhetos

Número de elementos, seguido dessa indicação do tipo de documento.

Ex: 1 site

na Internet

2. Indicação de outras características físicas como por exemplo se é ilustrada. Ex: il. • • •

Se a obra for composta principalmente por ilustrações coloca-se - toda il. ou muito il. Se se quiser indicar o tipo de ilustrações dá-se essa informação a seguir a uma vírgula. Ex: il., mapas; il., desenhos... Se a obra não tiver ilustrações ou outra indicação significativas deixa-se em branco.

3. Altura, arredonda por excesso, da obra. Ex: Se mede 15,2 cm regista-se 16 cm. •

Se é uma obra de formato não livro ou se for um livro com um formato pouco comum regista-se altura x profundidade x espessura. Ex: 15 x 45 x 7 cm.

4. Descrição do material que acompanha41 a obra e que não é catalogado separadamente (frisos cronológicos, folhetos, acetatos, guião de exploração, CD’s, cadernos de exercícios…). •

No caso dos jogos coloca-se aqui todo o material que vem com o jogo.

•

O subcampo e pode ser repetidos se necessário. Para isso, deve clicar em seleccionando Material acompanhante tantas vezes quantas as necessárias e preencher esse subcampo.

225 – Colecção Colecção

Igual à forma estabelecida

Título próprio Nome de parte / secção Volume

1. Colecção. Optar sempre por Igual à forma estabelecida.

40 41

O que pode acontecer se a obra é uma edição conjunta de editores ou se tem vários distribuidores. Apenas entra aqui o material que acompanha a obra e que não se separa desta na catalogação. 32

2. Indicação do título da colecção de que a obra faz parte, se for esse o caso42. O nome da colecção é colocado tal com se encontra escrito na obra. 3. Se essa colecção é composta por várias subcolecções coloca-se aqui o nome da subcolecção a que a obra pertence. 4. Número que a obra que estamos a descrever ocupa dentro da colecção ou subcolecção. Caso não seja indicado, deixa-se o subcampo em branco.

•

Estes subcampos podem ser repetidos se for necessário. Para isso, deve clicar em seleccionando nome do subcampo que quer repetir tantas vezes quantas as necessárias e preencher esses subcampos.

Este campo deve ser preenchido sempre que possível, pois facilita ao responsável da biblioteca o completar das colecções. 33

– Bloco de Notas Este bloco contém notas em texto livre que esclarecem e completam a descrição do documento e está dividido em vários subcampos.

300 – Notas gerais Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. Todas as notas podem entrar no campo 300, mas devem seguir, em termos de conteúdo, a ordem dos campos apresentada abaixo.

304 – Notas relativas ao título e menção de resp. Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. • • • • • •

Nome dos títulos individuais de um documento publicado sob um título comum. Ex: ; Contém A menina do Mar/ Sofia de Mello Brayner Adersen . Crónicas de El-rei Tadinho / Alice Vieira… Nome dos vários volumes de uma obra, quando esta tem um título comum e depois um diferente para cada volume. Título original da obra, quando esta é uma tradução. Ex: Tít. orig.: La plume Nome do verdadeiro autor, quando escreveu o documento sob pseudónimo ou heterónimo. Ex: Álvaro Campos é heterónimo de Fernando Pessoa. Indicação do nome completo do autor, quando este está abreviado na menção de responsabilidade. Nome dos vários autores da obra quando são mais de quatro.

306 – Notas relativas à publicação e distribuição Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. • É obrigatório preencher a nota assinalando quando estamos perante uma edição do autor. Ex: Edição do Autor.

307 – Notas relativas à descrição física Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. • •

Indicação da forma de armazenamento de folhetos. Ex: Folhetos em caixa; Folhetos em dossier de argolas… Indicação da forma de armazenamento de diapositivos. Ex: Contém diapositivos em bolsa.

310 – Notas relativas à encadernação e mod. de aquisição Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. • • •

Indicação do tipo de encadernação caso se justifique. Ex: Encadernado a veludo… Indicação de Reservado a acesso no CRE. Indicação de documento desaparecido.

313 – Acesso pelo assunto Texto da nota

1. Escrever os textos o tipo de conteúdo do documento. • • • • •

Biográfico Comédia Desenhos animados Documentário Drama

• • • • •

Educativo Fantasia Ficção Científica Histórico Musical

• Policial • Religioso • ...

323 – Nota ao elenco Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. • • •

Indicação do narrador. Ex: Narrador: Josph Polic Indicação do elenco. Ex: Elenco: Mary Pickford e Charles West Indicação de instrumentista. Ex: Marshall Moss, violino; Niel Roberts, cravo

327 – Nota de conteúdo Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. • • •

Indicação de notas relativas ao conteúdo: Contém o discurso..., Tem bibliografia: p.289 – 291, Inclui índices, Contém o texto integral de.... Indicação dos principais artigos de uma revista. Ex: Principais artigos: Droga; Jovens de hoje… Indicação de conteúdos extra. Ex: Autografado pelo autor.

330 – Sumário / Resumo Texto da nota

1. Escrever o resumo do filme ou do documentário em causa, tal como vem referido na contra capa ou outro livrete acompanhante.

333 – Utilizadores Texto da nota

1. Escrever o tipo de utilizadores a que o filme se destina. Ex: M / 6 anos.

337 – Notas relativas a pormenores técnicos Texto da nota

1. Escrever os textos de nota que se julgar necessários. •

Indicação dos requisitos do sistema. Ex: Requisitos do sistema: IBM PC, 64k…

Todos os campos de notas podem ser repetidos clicando na seta da direita no ícone

e reiniciando o preenchimento.

– Bloco de Títulos Relacionados Neste bloco apenas é de interesse preencher o campo 500 e o 517. O primeiro porque permite pesquisar o título de uma obra que não é exactamente o da folha de rosto, mas que está com ele relacionado. E o segundo porque permite registar os principais títulos de artigos de revistas de modo a serem pesquisados. Como muitos dos trabalhos dos nossos utentes de baseiam na leitura de pequenos artigos, julgamos útil preencher este campo para todos os artigos de revistas ou capítulos de livros que pela sua importância possam funcionar como elemento individual de consulta.

500 – Título uniforme Significativo

Não é cab. princ.

Título uniforme

1. Título. Seleccionar sempre significativo Seleccionar sempre que não é para ser usado como cabeçalho principal 2. Colocar o título de uma obra que é assunto de outra. Ex: Se a obra é sobre os lusíadas, mas não tem esse título coloca-se aqui esse título.

517 – Outras variantes de título Título

Significativo

Variante de título

1. Título. Seleccionar sempre significativo 2. Indicar o título que se quer tornar pesquisável. Deve repetir-se o subcampo tantas vezes quantas as necessárias. Para tal clique em e seleccionando variante de título. 38

– Bloco de Assuntos

Este bloco contém os dados representativos dos assuntos sobre os quais se debruça o documento e permite a pesquisa a partir de palavras-chave ou de códigos numéricos estabelecidos internacionalmente. Todo este bloco deve, sempre que possível, ser preenchido com ligação à Base de Dados de autoridades (CREX), o que implicará que os campos são primeiro criados nessa base e depois apenas importados para os campos respectivos43. Existem três grandes vantagens no uso de ligações a bases de autoridades: • Garantia de uniformização da designação da mesma autoridade nos diferentes registos bibliográficos; • Facilidade na introdução dos dados. Para registos bibliográficos diferentes, não precisa de estar sempre a inserir a mesma informação de autoridade e; • Facilidade em alterar a entrada de autoridade. Basta mudar o próprio registo de autoridades, que todos os registos bibliográficos que lhe estejam associados são alterados. Quando a base de dados é associada a uma base de autoridade e é feita a selecção de “Com controle de Autoridade” na Barra de Menu, então ficam activos os pequenos botões ao lado dos indicadores de campo. Ex:

. O botão da

direita permite aceder à Base de Autoridades e seleccionar o conteúdo com que deve ser preenchido o campo e o da esquerda remove essa ligação.

Sempre que se necessitar de um campo do bloco 6 preenchido ele deve ser sempre criado na Base CREX e só depois importado por ligação entre as bases. Descrevemos neste manual todos os conteúdos de cada campo, porque ajudam a decidir que dados introduzir na Base de Autoridades e permitem fazer o preenchimento dos campos quando se trabalha sem ligação à Base CREX. Para criar um ficheiro na CREX pode encontrar as indicações necessárias no capítulo final deste manual. 39

600 – Nome de Pessoa Usado como Assunto Nome Pessoa Assunto Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Outra parte do nome Elementos de ident. ou dist. Datas Subdivisão assunto Subdivisão geográfica Subdivisão cronológica Código do sistema

CREX

Este campo é preenchido sempre que a pessoa é assunto do documento44. O nome da pessoa deve ser indicado na grafia mais actualizada e na forma como é mais conhecido dos possíveis consultores da base. A forma de entrada é igual à determinada pelas Normas Portuguesas de Catalogação e pode ter entra directa ou invertida. 2. Número de registo da base de autoridades - escrever o número de registo a que corresponde todo o preenchimento do campo na Base de Dados de Autoridade45. Se não estiver a trabalhar com controlo de autoridade deixe em branco. 1. Nome Pessoa Assunto – Seleccionar Forma directa nos seguintes casos: • • •

Nomes de soberanos, papas e entidades eclesiásticas, que sejam seguidos de caracteres romanos. Ex: João II; Paulo IV Nomes que pelo seu uso sejam utilizados sem noção de nome e apelido. Ex: Jesus Cristo Nomes chineses. Ex: Mao Tse-Tung

Em todos os casos preenche-se o primeiro subcampo com o nome pela sua ordem directa, seguido do numeral romano se necessário.

44 45

Atenção, não confundir com autor da obra. Só se preenche este campo se a obra é especificamente sobre essa pessoa, como é o caso das biografias. Este número permite que sempre que se faça uma correcção na base de Autoridades ela seja aplicada a todos os registos com esse número. 40

1. Nome Pessoa Assunto – Seleccionar Forma invertida em todos os outros casos. 3. Palavra de ordem - Apelido (nos exemplos azul). 4. Outra parte do nome - O resto do nome (nos exemplos a laranja). No caso dos apelidos simples a entrada é o último nome. Ex: Queirós, Eça de No caso dos apelidos geográficos ou nomes compostos a entrada é pela referência geográfica ou pelo apelido composto na totalidade. Ex: Castelo Branco, Camilo; Espírito Santo, Alda; Corte Real, Gerónimo No caso dos apelidos de relação familiar a entrada é o apelido mais essa relação. Ex: Portela Júnior, Artur; Portela Filho, António No caso de apelidos portugueses com hífen a entrada é apenas a última parte do apelido. Ex: Ferreira, David Mourão No caso dos apelidos estrangeiros com hífen entram ambos os apelidos ligados. Ex: Saint-Exupery, Antoine de No caso de apelidos com nome de religião entra o nome de religião na totalidade. Ex: Santíssima Trindade, Maria da; Sagrada Família, Alexandre da No caso dos apelidos espanhóis entram os dois últimos nomes. Ex: Garcia Marquez, Gabriel Os apelidos franceses que incluem Du, Des, Le, La, L’ ou Les entram incluindo essa referência. Ex: D’Estaing, Valéry Giscard. O mesmo se passa em alemão com as expressões: Am, Aus’m, Vom, Zum e Zur. Em sueco ou holandês com as expressões: Zum, Zur, Tem, Den, Thor e Ter. Em italiano com as expressões: De, Da, Di, D’, Del, Della e Lo. Ou em inglês com as expressões: Mac, Mc, De e O’.

• •

• • • • • •

5. Elementos que identificação que distinguem a pessoa Quais quer elementos distintivos (à excepção da data), que não sejam parte do nome, e que ajudem a identificar a pessoa, ou a distingui-la de outras com o mesmo nome: • • • •

títulos (Rei de Portugal, Conde de Aveiro…) epítetos (o grande, Santo; Dom…) designativos de função (pseud.; Papa; Bispo de Lisboa…) …

6. Data de nascimento e morte. É muito importante colocar a data quando existem vários autores com o mesmo nome. • Se a data for incerta colocam-se os primeiros dígitos seguidos de ??; Ex: 18??-1891 • Se se souber uma data mas não se tiver a certeza coloca-se essa data seguida de um ?; Ex: 1435?-1487 • Se ainda for vivo coloca-se a data de nascimento seguida de hífen. Ex: 1986-

7. Substantivo ou locução nominal que indica uma subdivisão do assunto referido como principal. Preencher de acordo com a tabela de indexação CREX. Se o subcampo não for necessário deixa-se em branco.

• •

Se forem vários duplica-se o campo usando as setas laterais necessário.

tantas vezes quantas for

Lugar geográfico se for importante ligar a pessoa a um determinado local geográfico. Deve ser preenchido de acordo com a tabela de indexação CREX. •

Se não for necessário deixar em branco.

•

Se forem vários duplica-se o campo usando as setas laterais necessário.

tantas vezes quantas for 41

Intervalo de tempo se for importante ligar a pessoa a um determinado tempo, que não seja coincidente com o da sua vida. •

Se não for necessário deixar em branco.

•

Se forem vários duplica-se o campo usando as setas laterais

tantas vezes quantas for necessário.

10. Código de sistema - escrever sempre CREX Deve repetir-se todo o campo se houver na obra outra pessoa como assunto. Para tal clique na seta da direita no ícone

e reiniciando o preenchimento.

601 – Nome de Colectividade usado como Assunto46 Nome Colect. Assunto Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Subdivisão Elementos de ident. ou dist. Número do grupo eventual Local do grupo-eventual Datas Subdivisão assunto Subdivisão geográfica Subdivisão cronológica Código do sistema

CREX

Este campo é preenchido sempre que uma instituição ou colectividade é o assunto da obra. O nome deve ser sempre escrito na grafia mais actualizada e na forma como é mais conhecido dos possíveis consultores da base. A forma de entrada é igual à determinada pelas Normas Portuguesas de Catalogação.

Atenção, não confundir com autor da obra. Só se preenche este campo se a obra é especificamente sobre essa instituição, como é o caso da história da instituição, dos seus estatutos… 42

2. Número de registo da base de autoridades - escrever o número de registo a que corresponde todo o preenchimento do campo na Base de Dados de Autoridade47. Se não estiver a trabalhar com controlo de autoridade deixe em branco. 1. Na entrada do nome da Colectividade como Assunto deve seleccionar-se uma das seguintes opções: • Grupo Eventual (grupo que só existiu num determinado momento. ex: Congresso…) • Instituição (Organização de carácter mais ou menos permanente)

1. E existem também três formas de entrada de entre as quais se deve escolher a mais adequada: • • •

Forma invertida (usa-se quando o nome da colectividade começa por vogal) Entrada por designativo geográfico (usa-se para todas as colectividades que dependam do estado, país ou região) Ordem directa (usa-se para todos os outros tipos de colectividades)

3. Nome da Instituição. Escrita na forma gráfica actualizada e que pode corresponder a uma das quatro hipóteses: Hipótese 1 - Nome do grupo-eventual. Ex: Congresso da Nova Evangelização Hipótese 2 - Nome de Instituição que começa por vogal. Ex: Capital (retirou-se A) Hipótese 3 - Nome de Instituição designada por local geográfico. Ex: Portugal (no caso do assunto ser uma instituição dependente do Estado); Igreja Católica (no caso de uma obra sobre uma instituição dependente da Igreja) Hipótese 4 - Nome de Instituição em ordem directa. Ex: União Europeia

4. Nome da subdivisão dessa instituição escrita na forma gráfica actualizada. Hipótese 1 - Nome do grupo-eventual. - deixa-se em branco Hipótese 2 - Nome de Instituição que começa por vogal. - deixa-se em branco ou coloca-se uma das suas subdiviões Hipótese 3 - Nome de Instituição designada por local geográfico. - coloca-se o nome da instituição em análise. Ex: Ministério da Educação Hipótese 4 - Nome de Instituição em ordem directa. - coloca-se uma a subdivisão em análise, quando é o caso. Ex: Comissão Europeia

•

Se neste subcampo se verificar que da mesma Instituição são abordadas duas ou mais subdivisões duplica-se o campo usando as setas laterais vezes quantas for necessário.

tantas

5. Elemento de destinação que permita distinguir esta instituição ou grupo eventual de uma homónima. 47

Este número permite que sempre que se faça uma correcção na base de Autoridades ela seja aplicada a todos os registos com esse número. 43

6. Nome da cidade onde se realizou o grupo-eventual. Ex: Lisboa 7. Data em que se realizou o grupo-eventual. Ex: 2005 8. Palavra que foi invertida na Hipótese 2. Ex: A 9. Outra parte do nome ou nome completo da Instituição, quando se usou um acróstico. Ex: Organização das Nações Unidas, se se usou ONU como elemento de entrada. Os restantes subcampos são preenchidos segundo as regras apontadas no campo 600. Deve repetir-se todo o campo se houver na obra outra Instituição ou grupo-eventual como assunto. Para tal clique na seta da direita no ícone

e reiniciando o preenchimento.

602 – Nome de Família usado como Assunto48 Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Datas Subdivisão assunto Subdivisão geográfica Subdivisão cronológica Código do sistema

CREX

1. Número de registo da base de autoridades escrever o número de registo a que

corresponde todo o preenchimento do campo na Base de Dados de Autoridade49. Se não estiver a trabalhar com controlo de autoridade deixe em branco. 2. Neste campo podem entrar dois tipos de assuntos: - Nome da família seguida da palavra família entre parêntesis curvos. Ex: Médicis (família) - Nome de uma dinastia antecedido dessa menção: Ex: Dinastia de Avis

2. Data da família ou da dinastia que o documento estuda.

Atenção, não confundir com autor da obra. Só se preenche este campo se o documento for sobre uma família ou uma dinastia, como é o caso da história de uma família ou uma árvore genealógica. 49 Este número permite que sempre que se faça uma correcção na base de Autoridades ela seja aplicada a todos os registos com esse número. 44

Os restantes subcampos são preenchidos segundo as regras apontadas no campo 600. Deve repetir-se todo o campo se houver na obra outra família ou dinastia como assunto. Para tal clique na seta da direita no ícone

e reiniciando o preenchimento.

605 – Título usado como assunto50 Nº de registo de ent. de autor Elemento de entrada Código do sistema

CREX

1. Número de registo da base de autoridades escrever o número de registo a que

corresponde todo o preenchimento do campo na Base de Dados de Autoridade51. Se não estiver a trabalhar com controlo de autoridade deixe em branco. 2. Neste subcampo coloca-se o título que é assunto do documento. Ex: Numa obra que se destina ao estudo literário de “Os Lusíadas” é esse o título que fica aqui registado como assunto, desde que uma parte significativa do documento seja sobre essa obra de Camões. O restante subcampo é preenchido segundo as regras apontadas no campo 600. Deve repetir-se todo o campo se houver no documento mais do que um título usado como assunto. Para tal clique na seta da direita no ícone

e reiniciando o preenchimento.

Sempre que uma obra é o assunto de um documento, como é o caso dos documentos que são o estudo de uma obra literária. 45

606 – Nome comum usado como assunto Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Subdivisão assunto Subdivisão geográfica Subdivisão cronológica Código do sistema

CREX

1. Número de registo da base de autoridades escrever o número de registo a que corresponde todo o preenchimento do campo na Base de Dados de Autoridade52. Se não estiver a trabalhar com controlo de autoridade deixe em branco. 2. Substantivo ou locução nominal que indica o assunto principal da obra. Preencher de acordo com a Tabela CREX. Os restantes subcampos são preenchidos segundo as regras apontadas no campo 600. Deve repetir-se todo o campo se houver no documento mais do que um assunto. Para tal clique na seta da direita no ícone

e reiniciando o preenchimento.

607 – Nome Geográfico usado como assunto Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Subdivisão assunto Subdivisão geográfica Subdivisão cronológica Código do sistema 51 52

CREX

Este número permite que sempre que se faça uma correcção na base de Autoridades ela seja aplicada a todos os registos com esse número. Este número permite que sempre que se faça uma correcção na base de Autoridades ela seja aplicada a todos os registos com esse número. 46

1. Número de registo da base de autoridades escrever o número de registo a que

corresponde todo o preenchimento do campo na Base de Dados de Autoridade53. Se não estiver a trabalhar com controlo de autoridade deixe em branco. 2. Nome geográfico usado como assunto principal da obra. Preencher de acordo com a Tabela CREX. Os restantes subcampos são preenchidos segundo as regras apontadas no campo 600. Deve repetir-se todo o campo se houver no documento mais do que um nome geográfico usado como assunto. Para tal clique na seta da direita no ícone

e reiniciando o

preenchimento.

Este número permite que sempre que se faça uma correcção na base de Autoridades ela seja aplicada a todos os registos com esse número. 47

675 – CDU54 Notação Edição Língua de edição

BN Português

Todos os documentos são classificados segundo o código da tabela CDU que se encontra em Dossier próprio, com excepção dos jogos, dos CD’s de Música e de alguns Filmes. Essa Classificação é escrita, a lápis, no canto superior direito da folha de rosto, ou equivalente, de cada documento. Um documento pode receber até ao máximo de 4 notações. No programa essas notações são registadas repetindo todo o campo, na obra devem, sempre que possível ser registadas a lápis no canto superior esquerdo da folha de rosto ou seu substituto. Sempre que se usar uma notação de relação deve registar-se também a sua inversa. 1. Notação da CDU. A Notação CDU é composta por números que indicam o assunto da obra. É, sempre que possível, específica e recebe os auxiliares devidos55. 2. Nome da edição da CDU que usamos para atribuir a notação. No caso do CRE é sempre BN (Biblioteca Nacional). 3. Seleccionar sempre português ou escrever pt no rectângulo mais pequeno. Se a obra tiver mais que uma notação repete-se todo o campo, clicando na seta da direita no ícone

e preenche até ao máximo de quatro vezes.

Os CD’s áudio, os DVD’s e os Vídeos são classificados por tabelas próprias, mas podem receber uma notação CDU sempre que o assunto sobre que se debruçam o justifique. 55 Para saber se deve ou não especificar um assunto consulte a tabela CDU do CRE ou verifique a Base CREX, antes de introduzir uma nova classificação. 48

686 – Outras classificações Notação Código do sistema

1. Notação da tabela de classificação respectiva que se encontra junto à CDU: - Tabela da FIAF, já reduzida e adaptada ao CRE. - Tabela Internacional de Classificação de Documentos Musicais, já reduzida, no número de notações, e adaptada ao CRE. 2. Código dessa tabela que é FIAF para os filmes e TICDM para a música.

– Bloco de Responsabilidade Intelectual

Este bloco destina-se à identificação dos responsáveis intelectuais de cada documento. Estes responsáveis pedem ser pessoas físicas, colectivizadas, famílias ou mesmo os editores dos documentos. Se este bloco não for preenchido o documento não pode ser pesquisado por autor. Todo o bloco 7 deve ser preenchido com controlo de autoridade nos mesmos moldes do bloco 6.

700 – Autor Pessoa Física Autor Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Outra parte do nome Elementos de ident. ou dist. Datas Subdivisão assunto Código do sistema

CREX

Este campo só se preenche quando é identificada uma ou a primeira de várias pessoas físicas que são consideradas para todos os efeitos as autoras do documento. Sempre que uma obra tem mais do que um autor e menos do que cinco, registam-se os restantes são registados no campo 701 O preenchimento do campo segue as mesmas regras do campo 600.

701 – Co-responsável Pessoa Física Co-responsável Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Outra parte do nome Elementos de ident. ou dist. Datas Código do sistema Código de função

CREX

Este campo é preenchido com os dados dos autores da obra não apontados no campo 700. O preenchimento do campo segue as mesmas regras do campo 600. No último subcampo. Seleccionar o código de função que é, salvo raras excepções o autor. Se a obra tiver mais que um segundo autor o campo é repetido tantas vezes quantas as necessárias, até ao máximo de três. Para tal clicar na seta da direita no ícone

preencher.

702 – Responsabilidade Secundária Nº de registo de ent. de autor Palavra de ordem Outra parte do nome Elementos de ident. ou dist. Datas Código do sistema Código de função

CREX

Este campo preenche-se com os dados dos outros responsáveis pelo documento que sejam pessoas físicas, como por exemplo os ilustradores, tradutores… O preenchimento do campo segue as mesmas regras do campo 701 Se a obra tiver várias outras pessoas físicas, apontadas como tendo responsabilidade secundária o campo é repetido tantas vezes quantas as necessárias. Para tal clicar na seta da direita no ícone

e preencher.

710 - Colectividade como autor56 711 - Colectividade como co-responsável 712 - Colectividade como responsabilidade secundária Estes campos seguem as regras apontadas para o campo 601. Nos campos 711 e 712 é necessário fazer a selecção do código de função que segue as regras apontadas para o mesmo subcampo no campo 701. 720 - Nome de Família como autor 721 - Nome de Família como co-responsável 722 - Nome de Família como responsabilidade secundária Estes campos seguem as regras apontadas para o campo 602. Nos campos 721 e 722 é necessário fazer a selecção do código de função que segue as regras apontadas para o mesmo subcampo no campo 701.

Não se aplica às revistas, cujo director entra como responsabilidade secundária. 52

– Bloco de Uso Nacional Estamos perante um bloco de uso nacional pelo que usamos os subcampos definidos pela Biblioteca Nacional e que correspondem às necessidades do nosso centro de recursos. Neste bloco iremos preencher apenas o campo 966, o campo de cota. Este campo é imprescindível para a arrumação e recuperação dos documentos, é este campo que vai permitir saber onde colocar a obra e também é por este campo que são definidas as regras de empréstimo dos documentos.

966 – Cota Número de Registo Localização Preço Cota

CREGC

Este campo é preenchido para todos os documentos catalogados, mas nem todos os subcampos se aplicam a todos os documentos.

Sempre que clicar em Número de registo vai abrir uma nova janela onde parecem três itens a preencher:

1. Número de Registo da obra que é o número de ordem de entrada dessa obra no CRE. Por uma questão de organização interna e de gerar estatísticas e livros de registos de cada tipo de documentos, e uma vez que o programa não é pesquisavel por esse item, o CRE decidiu implementar um tipo especial de atribuição de números de registo. 53

Assim cada número é composto por 9 dígitos. O primeiro dígito corresponde ao fundo documental a que a obra pertence: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Monografias Revistas Manuais escolares Vídeos CD´s áudio CD-ROM’s DVD Documentos visuais Miscelânea

A este número seguem-se o número de zeros necessários para se obterem os nove dígitos e o número desse tipo de documentos. Ex: 100003452 - Corresponde à monografia número 3452 a entrar no CRE. 200000034 - Corresponde ao manual escolar número 34 a entrar no CRE. Para que a cada momento não seja necessário consultar a base para saber qual o número a atribuir a seguir existe sobre a secretária uma listagem de números onde estes vão sendo riscados à medida que vão sendo utilizados. O programa por seu turno também não permite que se grave dois documentos com o mesmo número. 2. Fundo a que o documento pertence. Seleccione o fundo a que a obra vai pertencer, É esta selecção que determina as regras de empréstimo, pelo que é necessária muita atenção na atribuição dos fundos. Siga sempre a tabela que se segue: Fundo

Tipo de documentos

Geral

(Não é usado)

Monografias

• •

Livros Enciclopédias, dicionários e outras obras de referência

DVD/Vídeo

• •

Todos os documentos em formato VHS Todos os documentos em formato DVD, quer sejam ou não filmes

Multimédia

• • • • •

Documentos musicais e outros em suporte CD Documentos em CD-ROM Conjunto de Diapositivos Diaporamas Conjuntos de Acetatos

Revistas

•

Revistas que foram consideradas de consulta a longo prazo

Manuais

•

• • •

•

3. Código de Barras que é atribuído à obra e que vai permitir a sua requisição rápida pelos utentes. O Código de barras é sempre igual ao número de registo. Para não haver falhas sugerimos que seja usado o sistema de “copy e past”, usando o botão direito do rato. Finda a introdução do código de barras clica-se em OK e o ficheiro é gravado, na barra final podemos ver o número MFN que lhe foi atribuído. Como no CRE decidimos dar uma entrada diferente a cada documento, considerando separadamente cada volume de uma obra e cada novo documento, ainda que idêntica a um já existente não é feito qualquer registo de outro exemplar.

É neste momento que se procede à carimbagem do documento

Colocar aqui o carimbo!!

Todos os documentos catalogados no CRE recebem um carimbo com o número de registo e a data de entrada. No caso dos documentos em livro:

Saborear a

O carimbo com o número de entrada, que é o número de registo sem o primeiro dígito e sem os zeros que se lhe seguem, é colocado na Folha de Rosto, em lugar visível (caso não seja possível usar a página anterior ou a seguinte). O carimbo é preenchido com a data invertida e com o número de registo. O carimbo deve ser colocado sempre que possível na metade inferior da folha ao centro. No exemplo, o carimbo corresponde à monografia número 3452, entrada a 20 de Janeiro de 2005. No registo informático corresponde ao registo 100003452.

vida Escrito por Linus Mundy Ilustrado por R. W. Alley

X 2ª Edição

Edições Paulinas

No caso das revistas o carimbo é colocado sempre que possível na primeira página interna ao cimo. O número de registo corresponde às mesmas regras usadas para as monografias e é antecedido de R-. Ex: O número de registo n.º 200000345 corresponde no carimbo a R-345. A data é a data invertida do dia em que foi regista da sua entrada. No caso dos CD’s áudio, CD-ROM’s e DVD’s o carimbo é colocado em autocolante branco no interior da caixa respectiva. A colocação da data e do 56

número de registo segue as regras anteriormente apontadas só que agora o número é antecedido de CD-, CDR- e DVD- respectivamente. Os Vídeos recebem apenas um autocolante lateral com o seu número de registo final antecedido de um V. Ex: V-12 No caso dos Manuais Escolares o carimbo segue as mesmas regras relativas às monografias, mas o seu número de registo é antecedido de M-. No caso dos Documentos Visuais o carimbo é colocado em autocolante branco no Dossier ou bolsa em que este esteja armazenado e preenchido de acordo com as regras atrás referidas, sendo o número de registo antecedido de DVD-.

No caso dos restantes documentos o carimbo é colocado onde for mais adequado e preenchido de acordo com as regras atrás definidas, sendo antecedido de um M-.

4. Localização das obras escrever sempre CREGC. 5. Preço da obra ou do volume. Depois do preço escrito em Euros pode indicar-se a modalidade de aquisição dentro de parêntesis curvos. Ex: 25 € (compra); 12,6 € (Oferta de …). Caso não se saiba o preço coloca-se apenas a indicação de oferta ou deixa-se em branco57. 6. Cota completa do documento escrita de forma corrida apenas com espaços a separar os níveis. Ex: 51 MAF MAT 1-758. O número de níveis de uma cota e o seu conteúdo obedece às normas que se seguem: Monografias: Nível 1 – Notação da CDU. È a primeira notação CDU registada no campo 675. Nível 2 – Primeiras três letras do apelido do autor, quando é pessoa física, ou três primeiras letras do nome do autor colectivo da obra. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação59.

Pode colocar-se aqui o nome da entidade ou pessoa que ofertou a obra. 57

Modos de chegar a esse apelido quando o autor é pessoa física: - Nos apelidos simples a entrada é o último nome. Ex: QUEIROS, Eça de – QUE - Nos apelidos geográficos ou nomes compostos a entrada é pela referencia geográfica ou pelo apelido composto na totalidade. Ex: CASTELO BRANCO, Camilo – CAS; ESPÍRITO SANTO, Alda – ESP; CORTE REAL, Gerónimo – COR - Nos apelidos de relação familiar a entrada é o apelido mais essa relação. Ex: PORTELA JUNIOR, Artur – POR; PORTELA FILHO, António – POR - Nos apelidos portugueses com hífen a entrada é apenas a última parte do apelido. Ex: FERREIRA, David Mourão – FER Mas se o autor for estrangeiro entram ambos os apelidos ligados. Ex: SAINT-EXUPERY, Antoine de – SAI - Nos apelidos com nome de religião entra o nome de religião na totalidade. Ex: SANTISSIMA TRINDADE, Maria da – SAN; JOÃO DE DEUS, Santo – JOA; SAGRADA FAMÍLIA, Alexandre da – SAG. - Nos apelidos espanhóis entram os dois últimos nomes. Ex: GARCIA MARQUEZ, Gabriel – GAR - Os apelidos franceses que incluem Du, Des, Le, La, L’ ou Les entram incluindo essa referência. Ex: D’ESTAING, Valéry Giscard – DES. O mesmo se passa em alemão com as expressões: Am, Aus’m, Vom, Zum e Zur. Em sueco ou holandês com as expressões: Zum, Zur, Tem, Den, Thor e Ter. Em italiano com as expressões: De, Da, Di, D’, Del, Della e Lo. Ou em inglês com as expressões: Mac, Mc, De e O’. - Os apelidos chineses entram pelo primeiro nome. Ex: MAO, Tsé-Tung – MAO - No caso de um documento oficial de um Papa ou outro dignitário eclesiástico a entrada é Igreja Católica pelo que funciona colo entidade colectiva. - Nos nomes nobiliárquicos e de reis e outros membros da casa real a entrada é o nome próprio seguido dessa menção. Ex: CARLOS I, Rei de Portugal – CAR; DUARTE PIO, Duque de Bragança – DUA

Modos de chegar ao nome quando o autor é entidade colectiva: - No caso de textos bíblicos a entrada Bíblia seguida da indicação do texto se este for parcial. Ex: BÍBLIA, Pentateuco – BIB. O mesmo se passa com os livros de outras religiões, a entrada é sempre o nome do livro. - Se a obra é da responsabilidade de uma Comissão, Colectividade, Organização, Congresso, Editor ou outra entidade, a entra é o nome dessa organização,... Ex: ESCOLA SECUNDÁRIA PASSOS MANUEI – ESC; VERBO MULTIMEDIA – VER; - Se essa organização se apresenta por siglas colocam-se todas as letras. Ex: UNESCO; - No caso das colectividades dependentes de um governo regional a entrada é o nome da região. Ex: AÇORES, Governo Regional dos – AÇO - No caso das colectividades dependentes do Estado Português e no caso de leis, decretos, tratados, discursos dos membros do governo... a entrada é Portugal seguida dessa menção. Ex: PORTUGAL, Ministério das finanças – POR; PORTUGAL, Leis – POR; PORTUGAL, Laboratório Nacional de Engenharia Civil – POR. - No caso das colectividades dependentes da Igreja Católica e no caso de leis, decretos, tratados, discursos dos membros do clero... a entrada é Igreja Católica seguida dessa menção. Ex: IGREJA CATÒLICA, Código de Direito Canónico – IGR; IGREJA CATÓLICA, Secretariado Diocesano do Ensino Religioso de Lisboa – IGR. - Os documentos das várias faculdades entram pelo nome da Universidade. UNIVERSIDADE DE LISBOA, Faculdade de Letras – UNI -

Caso o apelido do autor ter menos do que três letras coloca-se as letras do apelido seguidas do número necessário de letras do primeiro nome. Ex: SÁ, Manuel Fonseca e – SAM . Se o documento tem mais que um autor colocam-se as três primeiras letras do nome do que é nomeado em primeiro lugar. Se o livro não tem autor e entra pelo título coloca-se três traços no lugar correspondente às três letras. Ex: 51 --- BRA

Nível 3 – Primeiras três letras do título da obra em maiúsculas, mas excluindo artigos. O Título é colhido da Folha de Rosto, sempre que possível, e escrito na mesma ortografia com que aí se encontrar. Ex: O Trigo e o Joio – TRI.

A notação CDU já se encontra, em alguns documentos, escrita a lápis no canto superior direito da folha de rosto do documento, sempre que possível devem ser acrescentados os seguintes níveis. 59 Não se colocam os acentos e outros sinais de pontuação. O “Ç” é substituído por C. 58

Se a obra tiver vários títulos quer sejam do mesmo autor ou de autores diferentes só se tem em conta o primeiro ou aquele a que for dado maior relevo tipográfico. Se o título começar pelos seguintes artigos – a, o, as, os, um, uma e de – só se tem em conta a palavra seguinte. Ex: O Trigo e o Joio – TRI. Nos casos em que o título da obra seja o nome do autor repetem-se as três primeiras letras do apelido do Autor. Ex: Sofocles – SOF (em autor) e SOF (em título). Se a obra é um excerto da Bíblia ou outro tipo de escritura sagrada o título entra pelo nome do texto completo. Ex: o Novo Testamento entra por BÍBLIA, Novo Testamento – BIB; o Rigveda entra por VEDAS, Rigveda – VED; a História do Patriarca José no Alcorão entra por ALCORÃO, História do Patriarca José – ALC. Se o título começa por um número toma-se esse número com se fosse escrito por extenso. Ex: 100 Melhores poemas portugueses – CEM; 2ª Guerra Mundial – SEG. Com excepção se se referir a um congresso, encontro ou similar, nesse caso entra por congresso... Ex: Segundo Congresso Internacional de... – CON. Se o título da obra começa por iniciais tomam-se essas iniciais como entrada. Ex: V. I .Lenine – VIL.

Nível 4 – Indicação de volumes se for o caso. Coloca-se o número do volume que se está a classificar seguido de um hífen e do número de volumes total da obra (Ex: 2-5 se estamos a classificar o segundo volume de uma série de cinco). Se não se souber quantos volumes vai ter deixa-se o segundo número em branco (Ex: 1-).

Revistas: Nível 1 – Notação da CDU. È a primeira notação CDU registada no campo 675 e que começa sempre por 050, podendo ser ou não relacionada com um assunto. Nível 2 – Primeiras três letras do título da revista. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação, seguindo as mesmas regras usadas para as monografias. Nível 3 – Número da revista seguido dos últimos dois dígitos do ano de publicação. Ex: 345/06. - Se não indicar número e sim mês ou outra contagem, usa-se essa contagem. Ex: Nov. /98.

Manuais escolares: Nível 1 – Notação da CDU. È a primeira notação CDU registada no campo 675 e que tem sempre o auxiliar (075) ou (076.5) no caso dos passatempos. Nível 2 – Número do ano escolar ou ciclo a que se destina o manual. Ex: 7.º Ano ou 3.º Ciclo. - Se for destinado apenas a dois anos do ciclo separam-se os anos por uma barra. Ex: 7.º/8.º Ano. - Se for destinado a dois ciclos coloca-se 2.º e 3.º Ciclos. - Se não for possível identificar o ciclo ou ano colocam-se três hífens. Ex: ---. 59

Nível 3 – Primeiras três letras do título do manual ou livro de passatempos. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação, seguindo as mesmas regras usadas para as monografias.

Vídeos e DVD´s: Nível 1 – Notação da Tabela da FIAF. É a primeira notação registada no campo 686. Nível 2 – Primeiras três letras do título do documento. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação, seguindo as mesmas regras usadas para as monografias. Nível 3 – Número do registo de Vídeo ou DVD, tal como aparece no carimbo. Ex: V123 ou DVD-21

CD’s áudio: Nível 1 – Notação da Tabela da Classificação de filmes. É a primeira notação registada no campo 686. Nível 2 – Primeiras três letras do apelido do autor, quando é pessoa física, ou três primeiras letras do nome do autor colectivo da obra. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação. As regras para encontrar as três primeiras letras são as mesmas estabelecidas para as monografias. Nível 3 – Primeiras três letras do título do documento. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação, seguindo as mesmas regras usadas para as monografias. Nível 4 – Número do registo de CD, tal como aparece no carimbo. Ex: CD- 34.

CD-ROM’s: Nível 1 – Notação da CDU. È a primeira notação CDU registada no campo 675 e que tem o auxiliar (0.034).

Nível 2 – Primeiras três letras do título do documento. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação, seguindo as mesmas regras usadas para as monografias. Nível 3 – Número do registo de CD-ROM, tal como aparece no carimbo. Ex: CDR- 37.

Documentos Visuais: Nível 1 – Notação da CDU. É a primeira notação CDU registada no campo 675 e que tem o auxiliar (0.034). Nível 2 – Primeiras três letras do título do documento. Essas letras são escritas em maiúsculas e sem acentuação, seguindo as mesmas regras usadas para as monografias. Nível 3 – Número do registo de Documento Visual, tal como aparece no carimbo. Ex: DV-9.

Miscelânea Como o próprio nome indica aqui estão reunidos diversos tipos de documentos que estão arrumados por ordens estabelecidas caso a caso.

Sites na INTERNET Os Sites têm como cota a sua morada de alojamento na Net e não estão sujeitos a registo em qualquer livro de registos.

– Etiqueta de Registo Este bloco contém informação geral sobre o registo e está construído de acordo cama ISO 2709. O seu preenchimento é obrigatório.

Estado

Registo novo

Tipo Nível bibliográfico Nível hierárquico

Nível hierárquico não definido

Nível codificação

Nível completo

Forma descrição

Registo totalmente catalogado segundo a ISBD

1. Seleccionar sempre registo novo, pois mesmo quando procedemos à importação de um registo ele é sempre revisto na totalidade. 2. Seleccionar o tipo de registo entre as seguintes hipóteses: • • • • •

Material textual, impresso (livros, revistas, manuais...) Material textual, manuscrito (alguns trabalhos dos alunos...) Material cartográfico, impresso (mapas...) Material de projecção e vídeo (Vídeos, DVD e documentos visuais...) Registos sonoros não musicais (fonogramas...)

• • • • •

Registos sonoros, musicais (CD’s de música...) Material gráfico a duas dimensões (cartazes, fotografias,...) Produtos de computador (Sites, CDRom...) Multimédia (CDRom’s interactivos) Artefactos a três dimensões (jogos...)

3. Seleccionar o nível bibliográfico entre as seguintes hipóteses: • • •

Monografia (documento bibliográfico completo numa só unidade) Publicação em série (documento bibliográfico concebido para ser publicado em partes sucessivas durante um tempo indefinido) Miscelânea (Documento que é uma colecção fictícia ou artificialmente organizada)

4. Seleccionar sempre “sem relação hierárquica”. 5. Seleccionar sempre “nível completo”. 6. Seleccionar sempre “registo totalmente catalogado segundo a ISBD”. Findo o preenchimento do ficheiro deve gravá-lo clicando no segundo ícone da barra de ferramentas. 62

Colocação da Etiqueta Material necessário -

Documento a catalogar Máquina de produzir etiquetas Fitas brancas de 18mm.

Todos os documentos classificados na tarefa anterior recebem uma etiqueta com a cota, com excepção dos documentos URL.

No caso das monografias e manuais escolares, dessa etiqueta (em fita branca de 18mm) consta a cota completa do documento nos níveis necessários até ao máximo de 4. O texto é sempre justificado à esquerda. Ex: 132.5 (031) BAR COM 1-34 A etiqueta é colocada nos documentos da seguinte forma:

A etiqueta branca é colocada na lombada da obra fazendo coincidir as

primeiras letras com a margem esquerda dessa lombada. A etiqueta deve ser colocada a cerca de um centímetro do cimo da lombada, sempre que possível, sem tapar informação útil.

Richar M.

As Brumas

821.1-3 MRI BRU

No caso das revistas, dessa etiqueta (em fita branca de 18mm) consta a cota completa do documento nos níveis necessários até ao máximo de 3. O texto é sempre justificado à esquerda. Ex: 050 VIS 134/04 A etiqueta é colocada nos documentos da seguinte forma: 050 VIS 134/04

A etiqueta branca é colocada na lombada da obra fazendo coincidir

as primeiras letras com a margem esquerda da capa da revista. A etiqueta deve ser colocada a cerca de um centímetro do cimo da lombada, sempre que possível, sem tapar informação útil.

No caso dos CD’s áudio e CD-ROM’s, dessa etiqueta (em fita branca de 18mm) consta a cota completa do documento nos níveis necessários até ao máximo de 4. O texto é sempre justificado à esquerda, mas o número de registo, sem as letras é colocado em frente ao nível 2 a cerca de 1 cm deste. Ex: 02 AQU AQU

A etiqueta é colocada nos documentos da seguinte forma:

A etiqueta branca é colocada na lombada da obra fazendo coincidir o número

com a lombada da caixa. A etiqueta deve ser colocada o mais a baixo possível. 23

No caso dos Vídeos e DVD’s, em vez da etiqueta é produzida uma lho A4 com todos os dados ISBD que é colada na parte de trás da capa do filme antes de esta ser plastificada. Cada capa, depois de plastificada, é colocada no dossier de filmes no separador respectivo. Ex: Documentário Egipto : em busca da eternidade [Vídeo] National Geographic Society ; prod. e argumento Miriam Birch. - Stamford : Vestron Video, D.L. 1990. - O rio Nilo está na origem de uma das grandes civilizações da História. Através dos séculos, os antigos egípcios criaram e edificaram os mais magnificientes monumentos que o mundo já viu. - M/6 anos 1 videocassete (VHS) (ca. 60 min.). CDU 94(32)(086.8) Assunto: Egipto 767 NAT V-93

No caso dos Documentos visuais, dessa etiqueta (em fita branca de 18mm) consta a cota completa do documento nos níveis necessários até ao máximo de 3. O texto é sempre justificado à esquerda. Ex: 22 MOI DV-3

A etiqueta é colocada nos documentos no exterior do dossier ou bolsa em que estiverem armazenados, numa posição que facilite a sua visualização e identificação.

No caso dos Documentos em miscelânea, dessa etiqueta (em fita branca de 18mm ou outro sistema) consta a cota completa do documento nos níveis necessários até ao máximo de 4. Como o próprio nome indica aqui estão reunidos diversos tipos de documentos pelo que a etiqueta será colocada em cada caso no lugar que se considerar mais eficiente para facilitar a sua visualização e consulta.

Arrumação Material necessário -

Documento já catalogado Planta do CRE

Todos os documentos catalogados são arrumados no CRE de acordo com a sua cota que consta da etiqueta produzida e fixada na tarefa anterior. Assim:

No caso das monografias As monografias são arrumadas em estantes de acordo com a sua cota. A organização a partir da cota faz-se da seguinte forma:

I - Notação CDU As estantes estão organizadas pelo primeiro número de CDU que corresponde às várias Áreas do conhecimento. Portanto, é necessário procurar a estante cujo número corresponde ao número inicial da etiqueta e arrumar os livros pela ordem numérica décimal60. Ex: 1 11 111 111.1 111.11 ...

Em caso de existirem vários livros com a mesma notação usam-se as tabelas auxiliares para determinar a sua ordem: Em primeiro lugar coloca-se a obra que têm a noção simples seguida das que têm indicação de uma tabela auxiliar seguindo a ordem pela qual as tabelas auxiliares aparecem na CDU.

No caso de existirem letras na notação segue-se a ordem alfabética. 67

Assim: 1º Obras com notação simples. Ex: 123 2º Obras com auxiliar de adição. Ex: 123+623 3º Obras com auxiliar de extensão. Ex: 123/5 4º Obras com auxiliar de língua. Ex: 123=00 5º Obras com auxiliar de forma. Ex: 123(05) 6º Obras com auxiliar de lugar. Ex: 123(496) 7º Obras com auxiliar de raça, etnia ou nacionalidade. Ex: 123(=081) 8º Obras com auxiliar de tempo. Ex: 123 “13” 9º Obras com auxiliar de pessoa. Ex: 123-053.2

Excepções: Livros em inglês e francês ou livros de passatempos: - Os livros com o auxiliar de língua inglês ou francês são arrumados no espaço de jogos em estantes próprias. Bem como os livros de passatempos. Seguindo as regras apontadas acima em termos de CDU.

II – Autor No caso de duas obras terem exactamente a mesma notação são ordenadas por ordem alfabética de autor. Assim: 1º Obras que não têm autor, em que na etiqueta se encontra um – no lugar destinado às primeiras letras do nome do autor. 2º As obras que têm na etiqueta as letras referentes ao autor ordenam-se alfabeticamente.

III – Título No caso das obras que têm a mesma notação e o mesmo autor (as mesmas três primeiras letras) ordenam-se, a seguir por ordem alfabética do título usando as letras que o representam na etiqueta.

IV – Volume No caso das obras com a mesma notação, o mesmo autor e o mesmo título ordenam-se a seguir pela ordem de volumes conforme assinalado na etiqueta. Nota: No caso das obras com a mesma notação, o mesmo autor e o mesmo título que pertencem a uma colecção numerada são ordenadas por esse número apesar dele não constar da etiqueta. As obras com a mesma notação, mesmo autor, mesmo título, com o mesmo número de colecção, ou sem esse número, ficam seguidas sem qualquer ordem determinada.

No caso das revistas As revistas são arrumadas nos seus compartimentos próprios seguindo a ordem dos números presentes na etiqueta da cota. Sempre que entra o novo número de uma revista ele substitui no escaparate o que lá está e que por sua vez é colocado no interior da prateleira em cima dos seus anteriores.

No caso dos manuais Os manuais são arrumados em prateleiras próprias organizados por disciplinas, anos escolares e seguidamente pela ordem alfabética dos títulos. No final de cada ano lectivo será feita uma selecção dos livros desactualizados que serão apagados da base de dados, dando lugar às novas edições.

No caso dos CDRom’s e CD’s áudio Os CD’s áudio e CDrom’s originais são arrumados por ordem numérica do último nível da cota, ou seja pelo número que se encontra na lombada das caixas, no armário a eles destinado. Estes documentos são acessíveis ao utente mediante uma cópia em cartão da capa das suas caixas onde consta a cota e que se encontra em local próprio.

No caso dos CD’s áudio existem várias cores de cartões que correspondem aos diferentes tipos musicais previstos na tabela de classificação de documentos musicais. A tabela que se segue apresenta as cores e os seus significados: Música do mundo Música Portuguesa Música Francesa Música Africana Jazz Rock e Pop Música clássica

Dentro de cada cor os CD’s são arrumados de acordo com os níveis seguintes da sua cota. No caso dos CDRom’s estes estão organizados pelo primeiro nível da sua cota que corresponde à notação CDU, que segue, por isso, as mesmas regras apresentadas para as monografias. Todos os cartões destes documentos são de cor liláz.

No caso dos Vídeos e DVD’s Os Vídeos e DVD’s originais são arrumados por ordem numérica do último nível da cota, no armário a eles destinado. Estes documentos são acessíveis ao utente mediante uma cópia em cartão da capa das suas caixas onde consta a cota e que se encontra em dossier próprio. Este dossier está organizado de acordo com o primeiro nível da sua cota, ou seja, o número da tabela da FIAF. A cada separador corresponde uma categoria de filmes. Dentro de cada categoria os filmes estão organizados pela ordem alfabética constante na cota respectiva. 70

No caso dos Documentos visuais Os Documentos visuais encontram-se em local a eles destinados e que está equipado com meios para a sua visualização. A sua organização na prateleira segue, sempre que possível, a ordem da CDU.

No caso dos Documentos considerados Miscelânea Dada a grande variedade de documentos neste fundo eles têm regras e locais próprios de arrumação. Apenas referimos aqui os mais significativos: Jogos Estão organizados por número de entrada e a sua descrição consta de dossier próprio com cartões explicativos de cada jogo. Alguns jogos implicam a requisição na recepção de materiais de apoio, esse facto está assinalado no dossier. Os jogos em livre acesso encontram-se nas prateleiras da zona de jogos. Trabalhos dos alunos Estão organizados por ordem de entrada e colocados em estante própria. Junto à sua estante existe o livro de registo respectivo que permite uma consulta temática dos mesmos. Cartazes Encontram-se em Caixa própria que se encontra acompanhada da respectiva listagem. Mapas Encontram-se em Caixa própria que se encontra acompanhada da respectiva listagem.