Asociación Humana Centro de Epilepsia y Neurología Funcional
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS” Guatemala, Noviembre 2013
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Tabla de Contenidos Tabla de Contenidos………………………………………………………………..1 Introducción…………………………………………………………………………..2 Actualización del Manual…………………………………………………………...3 Organigrama…………………………………………………………………………4 Estructura Orgánica…………………………………………………………………5 Misión y Visión……………………………………………………………………….6 Objetivos………………………………………………………………………………7 (Objetivo General)…………………………………………………………………….7.1 Formato De Presentación De Los Procedimientos……………………………….8 Contenido de Puestos ……………………………………………………………….9 Terminología Técnica…………………………………………………………………17 Consideraciones Finales……………………………………………………………..18
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INTRODUCCIÓN El ser humano es social por naturaleza, siempre está en contacto con otras personas, ya sea compañeros de estudio, de trabajo, amigos, familiares u otros. Debido a esto se ha, desarrollado una tendencia natural a organizar y administrar todos los procesos que se llevan a cabo, de manera tal que se puedan mantener las relaciones, poder llevar un mejor control y hacer más fácil el intercambio de información, datos, productos, dinero, entre otros. Dado lo anterior en las empresas, instituciones y en toda organización donde participe más de una persona, se han determinado políticas y procedimientos formales o informales, que ayudan a ser más fácil la tarea de organizar y administrar todos los recursos con los que se cuenta de una mejor manera. Con el fin de mantener estas políticas ordenadas y de hacer más fácil su consulta, se han creado los Manuales de Procedimientos, los cuales ayudan al cumplimiento de propósitos y objetivos de forma efectiva y ordenada. Al elaborar un manual, se simplificará el quehacer de la organización y el de sus colaboradores (directivos, socios, entre otros). Los Manuales de Procedimientos son una de las mejores herramientas administrativas modernas, pues permiten a cualquier empresa u organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta su crecimiento y desarrollo, los cuales le confieren estabilidad y efectividad. El presente Manual está compuesto por tres apartados, el primero incluye una serie de, sugerencias para mantener actualizado el Manual, en un segundo apartado se presenta el, formato de Presentación del Manual de Procedimientos, donde se explica cómo se encuentra estructurado cada procedimiento en el documento, mientras que en el tercer, capítulo presenta la descripción de cada uno de los procedimientos desarrollados.
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ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL La actualización de manuales de procedimientos se originara cuando se presenten los siguientes casos: Cuando la unidad responsable haya sufrido cambios en su estructura orgánica. Este tipo de cambios deberán de ser incluidos dentro de su solicitud de reestructuración y presentada ante la Junta Directiva y su Presidente para su estudio. Por asignación de nuevas funciones y asignaciones Por el establecimiento de nuevos métodos o sistemas de trabajo Como resultado del proceso de simplificación administrativa y/o de mejora continua. Como resultado de la normatividad aplicable
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Organigrama De Asociaci贸n Humana
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
DIRECTOR MEDICO
NEUROCIRUJANO
NEUROLOGO EPILEPTOLOGO
FISIOLOGO
ASISTENTE TECNICO
PSICOLOGO
ADMINISTRADOR GENERAL
PSIQUIATRA
SECRETARIA MEDICA
SECRETARIA MEDICA
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CONTADOR GENERAL
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ESTRUCTURA ORGÁNICA 1………………………………………………………… Junta Directiva 2…………………………………………………………. Presidente 3…………………………………………………………. Director Medico 4………………………………………………………….. Neurocirujano 5…………………………………………………………... Neurólogo Epileptologo 6………………………………………………………....... Fisiólogo 6.1……………………………………………………….... Asistente Técnico 7…………………………………………………………… Psicólogo 8……………………………………………………………. Psiquiatra 9……………………………………………………………. Secretaria Médica 10…………………………………………………………… Administrador General 10.01………………………………………………………. Secretaria Administrativa 10.02…………………………………………………………Contador General
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VISIÓN Y MISIÓN DE ASOCIACIÓN HUMANA ________________________________________________ MISIÓN Brindar servicios médicos y de salud eficiente y humanitaria con calidez y máxima calidad a pacientes con enfermedades del sistema nervioso especialmente a pacientes con epilepsia, contando con el mejor desarrollo tecnológico y las mejores Praxis Médicas, en un ambiente amable, de acceso a todos los niveles sociales y económicos del país.
VISIÓN Ser el Centro de referencia en neurociencias para Centro América especialmente en el diagnóstico y tratamiento de la epilepsia de difícil control, donde los médicos cuenten con los mejores recursos para el diagnóstico y tratamiento de enfermedades del Sistema Nervioso
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL 7.1 Poner a la disposición de la población sin recursos económicos un servicio de neurología y neurocirugía especializado con tecnología y calidad adecuada para diagnostico multidisciplinario, tratamiento médico, psicológico y hacer procedimientos de alta complejidad como cirugía de epilepsia, tumores cerebrales, columna y otras lesiones cerebrales.
Objetivos Específicos • Identificar los puestos vigentes de las distintas áreas de Humana, precisando las atribuciones que deben cumplir las personas que ocupan los mismos. • Identificar qué puestos de trabajo tienen relación en las diferentes actividades.
Ámbito De Aplicación El Manual de descripción de puestos será aplicado en ASOCIACIÓN HUMANA, y deberá ser utilizado por todo el personal que integra la empresa. El mismo es una guía a seguir, y debe cumplirse por todos los colaboradores que conforman las distintas áreas de la Asociación.
8 FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS El presente manual se encuentra estructurado de la siguiente manera: Nombre del Procedimiento Cada procedimiento estará identificado con un nombre, el cual permitirá ubicarlos más, Fácilmente dentro del Manual. Objetivo Define el fin o propósito que persigue el documento descrito. Normativa Incluye los criterios o lineamientos de acción que se determinan en forma Explícita, para facilitar la cobertura de responsabilidad de los diferentes participantes en los procedimientos. Puestos que intervienen: Son todas aquellas personas que se relacionan directamente con la ejecución del procedimiento descrito. Formularios, documentos: Son todos aquellos que sirven de base y que complementan la ejecución del Procedimiento, además sirven de apoyo a la realización de las labores. Descripción del Procedimiento: Es la descripción detallada del procedimiento, que se presenta por partes dicha Descripción se organiza de la siguiente manera: un encabezado del procedimiento, el cuadro o cuerpo del procedimiento conformado por tres columnas a saber: Descripción y responsable. A continuación se detallan estas partes:
9 Gerencia General
Páginas del Perfil
1
Fecha
De
18
Guatemala, 2013
Título del Puesto: Administrador General Nombre: César A. Dávila I.
IDENTIFICACIÓN
PUESTO FUNCIONAL:
Administración General
Código:
10
Ubicación Administrativa:
Gerencia General
Subalternos:
Contador General Secretaria Administrativa
II.
DESCRIPCIÓN
NATURALEZA DEL PUESTO: Dirigir, evaluar y supervisar todas las actividades de la empresa tanto del área operativa, como del área administrativa, velando por el pleno cumplimiento de las directrices para lograr con éxito la visión y misión de la Organización.
10 III.
ATRIBUCIONES DEL PUESTO Funciones Principales: Planificación Personal: Contrataciones de Personal Fijo Contrataciones personal eventual o de turnos Vacaciones Pagos Regulares (quincena y fin de mes) Pagos Eventuales (bonificaciones) Pagos Semestrales (Bono 14, Aguinaldos) Cambio forma de contrataciones
Compras Insumos de limpieza Producto de librería Medicamentos Productos para el Personal
Financiero Plan Operativo Anual Organización Personal Turnos Descansos y feriados Vacaciones
Dirección de Personal Reuniones semanales, mensuales, y anuales. Consultas y resolución de dudas Coordinación Personal, Elaboración de Manual de Procedimientos Control Personal, entrega y verificación del cumplimiento de procedimientos. Supervisión Personal: Supervisión del cumplimiento de procedimientos
Relaciones de Trabajo Contador General y Secretaria Administrativa
11 Secretaria Administrativa
Páginas del Perfil
2
Fecha
De
18
Guatemala, 2013
Título del Puesto: Secretaria Administrativa Nombre: Mariela Prado I.
IDENTIFICACIÓN
PUESTO FUNCIONAL
Secretaria Administrativa
Código:
10.01
Ubicación Administrativa:
Gerencia General
Subalternos:
Administrador General Gerente Financiero
II.
DESCRIPCIÓN
III. NATURALEZA DEL PUESTO: Coadyuvar Con La Dirección en la Planeación, Organización, Coordinación y Supervisión de los Recursos Humanos, Financieros y Materiales con que cuenta el Centro, a fin de proporcionar oportunamente los servicios administrativos que se requieran para el desarrollo de las funciones sustantivas de los distintos departamentos.
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ATRIBUCIONES DEL PUESTO Funciones Principales Control del archivo administrativo Asistencia al departamento de Administración Control de Almacén Apoyó a distintas áreas como Psicología, Contabilidad, Compras y Cotizaciones. Elaboración de Informe mensual de actividades Elaboración de tarjetas de responsabilidad (anual)
Otras funciones Atención al paciente Preparación de expedientes de pacientes Preparación de reportes de consultas Archivo de exámenes de pacientes Otras que le sean asignadas
Profesión Perito Contador Pensum Cerrado de Visita Medica
Relaciones de Trabajo Gerente Financiero César A. Dávila
13 Psicóloga Clínica
Páginas del Perfil
3
Fecha
De
18
Guatemala, 2013
Título del Puesto: Psicóloga Clínica Nombre: Gabriela Rodenas I.
DENTIFICACIÓN
PUESTO FUNCIONAL:
Psicóloga Clínica
Código:
07
Ubicación Administrativa:
Director Médico
Subalternos:
Director Médico
II.
DESCRIPCIÓN
NATURALEZA DEL PUESTO: Se encarga de la investigación, la evaluación, el diagnóstico, el pronóstico, el tratamiento, la rehabilitación y la prevención de las cuestiones que afectan a la salud mental.
14 III.
ATRIBUCIONES DEL PUESTO
Funciones Principales:
Actividades Psicométricas, como: Evaluación de funciones cognitivas, (memoria, concentración, velocidad psicomotora) Estas evaluaciones se hacen durante el pre y post. Cirugía Evaluaciones Psicológicas diarias Actividades en grupo e individual (semanal) Realización de Talleres de Autoestima (mensual) Estimulación Cognitiva, ejercicios al paciente para mejorar la memoria, (semanal) Reporte de Psicometría a pacientes atendidos, que se envían al área administrativa para hacer su respectivo informe
Otras Funciones
Asistencia a los diversos foros, encuentros, y/o actividades relacionadas a la Salud Mental Otras tareas que se le asignen
Profesión
Psicóloga Clínica
Relaciones de Trabajo
Director Médico. Dr. Juan Carlos Lara
15 Técnica de Electroencefalograma
Páginas del Perfil
4
Fecha
De
18
Guatemala, 2013
Título del Puesto: Técnica de Electroencefalograma Nombre: Isabel Rosales I.
IDENTIFICACIÓN
PUESTO FUNCIONAL
Técnica de Electroencefalograma
Código:
07
Ubicación Administrativa:
Director Médico
Subalternos:
Director Médico
II.
DESCRIPCION NATURALEZA DEL PUESTO La principal atribución del puesto es el monitoreo y cuidado de los pacientes que estén a su cargo, para lo cual se graban por medio de video cámara las crisis que pueda presentar el paciente en 1-3,6,8,12, y 24 horas. Así como llevar la base de pacientes actualizado.
16 III.
ATRIBUCIONES DEL PUESTO
Funciones Principales:
Actividades diarias: Grabar la crisis de los pacientes en 1-3,6,8,12,y 24 horas (diaria) Llevar la base de datos de pacientes (diario) Llevar los archivos de expedientes de pacientes (semanal) Reporte mensual para la Administración Reporte mensual para el médico encargado
Otras Funciones
Canalizar pacientes Reporte de base de datos de informes de pacientes, que se ha realizado E.E.G.G. Y todas las demás funciones o actividades que sus jefes inmediatos le asignen.
Profesión
Auxiliar de Enfermería
Relaciones de Trabajo
Pediatra Neurofisiología Dr. José Manuel Pérez
17 TERMINOLOGÍA TÉCNICA Actividad: Serie de operaciones afines que son realizadas por diferentes unidades administrativas, cuyo conjunto integra un procedimiento. Autoridad: Capacidad que se confiere a un órgano o persona para actuar y resolver sobre determinada materia y en un campo específico. Control: Monitoreo de actividades, para garantizar que se realicen según lo planificado y para corregir cualquier desviación, aceptable Eficacia Capacidad de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos. Eficiencia Uso más adecuado de los medios que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado Neurología Especialidad médica que trata los trastornos del sistema nervioso. Específicamente se ocupa de la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de todas las enfermedades que involucran al sistema nervioso central
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CONSIDERACIONES FINALES Se considera necesario realizar revisiones, periódicas e implementaciones del Manual de Descripción de Puestos las cuales se harán anualmente, las observaciones o cambios serán efectuados por el área administrativa, quién se encargara de publicarlas y la respectiva actualización tendrá vigencia un día después de la publicación, esto se realizará con previa autorización de la Gerencia General.