Flujo grama y manual de funciones by Cristian Favio Oliver Cuellar

Flujo grama y manual de funciones | Universidad Privada Domingo Savio

Contenido I.

ANTECEDENTES ................................................................................................................... 2

II.

FLUJOGRAMA......................................................................................................................... 3 2.1

Definición: .......................................................................................................................... 3

2.2

Objetivo: ............................................................................................................................. 3

2.3

Características: ................................................................................................................... 3

2.4

Tipos de flujo grama ........................................................................................................... 3

2.5

Ventajas:............................................................................................................................. 4

2.6

Elaboración:........................................................................................................................ 4

2.7

Usos: ................................................................................................................................... 5 MANUAL DE FUNCIONES ................................................................................................ 6

III. 3.1

Concepto: ........................................................................................................................... 6

3.2

Importancia: ....................................................................................................................... 6

3.3

Contenido del manual de funciones: ................................................................................. 7

3.3.1

Nombre del puesto: ................................................................................................. 7

3.3.2

Descripción genérica: ............................................................................................. 7

3.3.3

Funciones: ................................................................................................................ 7

3.3.4

Tareas: ...................................................................................................................... 7

3.3.5

Relación de puestos:............................................................................................... 7

3.3.6

Línea de autoridad: ................................................................................................. 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................... 8

IV. 4.1

Elementos que debe tener un manual de procedimientos: .............................................. 8

V. APLICACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS EN LAS EMPRESAS...................................................................................................................................... 9 VI.

CONCLUSION ................................................................................................................... 10

VII.

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................. 11

VIII.

ANEXOS ............................................................................................................................. 12

flujo grama ................................................................................................................................... 12 Simbología del diseño: ................................................................................................................. 12 Ciclos: ........................................................................................................................................... 14 Aplicación del flujo grama en las empresas ................................................................................. 14 Ejemplo 1 ................................................................................................................................ 14 Ejemplo 2 ................................................................................................................................ 15 Manual de funciones y procedimientos ....................................................................................... 16 Ejemplo 1: Empresa Nutresa ........................................................................................................ 16

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I. ANTECEDENTES El diagrama de flujo o flujo grama, tiene sus inicios en 1921 bajo el enunciado de “Procesos de graficas-Primeros pasos para encontrar el mejor método” expuesto por Frank Gilbreth en la sociedad americana de ingenieros mecánicos, lo cual le llamo la atención a los programas de ingenieros industriales en donde fue utilizado para diversos trabajos. Según Douglas Hartree los verdaderos autores del flujo grama fueron Herman Goldstine y John von Neumann donde inicialmente lo llamaron “Diagrama” el propósito de esta herramienta era planificar los programas de ordenador. Transcurriendo el tiempo fue desarrollándose con la actividad UML y fue popularizándose para describir algoritmos en computadoras y que hasta ahora se utilizan para este fin. Pero en 1970 al surgir los nuevos lenguajes de programación y nuevos hardware hicieron que esta herramienta disminuyera su uso. En el cual se transforma en instrumentos comunes en el mundo empresarial, donde se convierten en una expresión concisa, legible y practica de algoritmos para cualquier persona que lo observe. El presente trabajo, se refiere y se enfoca al desarrollo de diferentes actividades dentro de una organización y definiendo cuál es su función o procedimiento, todo esto a través de gráficos, pero mejor llamados “Flujogramas y manual de funciones y de procedimientos”. Estos elementos son utilizados por las organizaciones pues le ayuda en la atención, la planificación y oportuna comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa eficientes. Principalmente mediante un flujograma o también llamado diagrama de flujo que son representados en forma sencilla y dan una información clara acerca de las operaciones que tienen que ser expresada en forma breve y precisa para así visualizar la fácil comprensión, un diagrama de flujo es un elemento invaluable para los individuos y para la misma organización porque les permite conocer las secuencias de actividades que se deben realizar y que además al descomponer procesos complejos, permite la simplificación del trabajo. Mayormente estos instrumentos se aplican en muchos casos de simplificación y expresión lógica de procesos. Algunas ventajas importantes que tiene en la empresa es la capacitación de los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, permite identificar los problemas y oportunidades, además muestra las interfaces de cliente-proveedor al momento de la transacción.

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II. 2.1

FLUJOGRAMA Definición:

El diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. 2.2

Objetivo:

Analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc. 2.3

Características:

Según Gómez cajas, Guillermo año 1997 Sintética: la representación que se haga deberá ser resumido en pocas hojas de preferencia en una sola. Simbolizada: la aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusión en su interpretación. Según Chiavenato Idalberto año 1993 Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. Según Gómez Rondón, francisco año1996 De uso, permite facilitar su empleo De 2.4

destino, Tipos

permite

la de

correcta

identificación flujo

actividades. grama

Formato vertical: en él, el flujo y la secuencia de las operaciones, van de arriba hacia abajo. Formato panorámico: el proceso entero está representado en una sola carta esta carta puede ser mirada en vez de leer el texto esto facilita la comprensión, aun con personas no familiarizadas. Formato arquitectónico: describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área del trabajo. 3

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2.5

Ventajas: •

• •

2.6

Ayudar a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y su deficiencia. Presentar de manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de la manera de proponer Permite identificar quien es cliente y quien es el proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

Elaboración:

1.- Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajena del proceso, que, por tanto, sea independiente del proceso 2.-Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso. Es importante realizar varias sesiones de trabajo, ya que así los participantes tendrán más tiempo para obtener más información acerca del proceso.

3.-Los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo. Que se irán planteando a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama flujo, como son: • •

¿Qué paso es el primero? ¿Qué paso es el siguiente?

4.-Componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-ir que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realización de la confección del diagrama. 5.-Confeccionar una tabla de símbolos estándar Que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir.

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6.-empezar dibujando el diagrama de flujo más general del proceso, suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información válida para realizar un proceso.

2.7

Usos: • • • • •

Estructura organizativa de un negocio Proceso de venta Proceso de compra Proceso de producción Otros procesos (venta cruzada, reclamos, atención al cliente, correo electrónico, etc.)

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III. MANUAL DE FUNCIONES 3.1

Concepto:

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado Técnicamente basados en los respectivos procedimientos; sistemas normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinarias o labores cotidianas, sin interferir en las capacitaciones intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores

3.2

Importancia:

Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. También es muy importante mencionar que hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, a su vez por su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Además, es el factor fundamental para implementar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, líneas de carrera y otros. El Manual de Organización y Funciones debe de estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite una mejor selección y desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional; actualmente esta herramienta viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano en las empresas

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3.3

Contenido del manual de funciones:

3.3.1 Nombre

del

puesto:

Designación o nombre dado al puesto; la persona que se desempeñe en él se le asigna ese título; por ejemplo: Coordinación Académica, el titular del cargo se le denominará Coordinador Académico.

3.3.2 Descripción

genérica:

Es la justificación del puesto, proporciona una argumentación que valida su existencia; define su propósito u objetivo fundamental.

3.3.3 Funciones: Describe los desempeños y responsabilidades que la persona debe asumir en su puesto de trabajo. Las funciones deben declararse en infinitivo; por ejemplo: supervisar, operar, administrar, etc.

3.3.4 Tareas: Describe las actividades a ejecutar y que tienen correspondencia con cada función; por ejemplo: programa itinerario de visitas.

3.3.5 Relación de puestos: a) Internas: Relaciones de interdependencia funcional de trabajo de un puesto con otros que pueden estar ubicados en diferentes áreas; por ejemplo: el guía turístico con su agente de viajes. b) Externas: Relaciones necesarias para coordinar esfuerzos y compartir intereses de un puesto de trabajo con otros, ya sea entidades o personas que están fuera de la empresa; por ejemplo: el guía turístico con el chalupero del rio.

3.3.6 Línea

autoridad:

Resulta muy importante considerar, que ante la relevancia de sustento y apoyo que representa para toda institución el manual de funciones, este debe permanecer actualizado a los requerimientos reales de cada puesto de trabajo, garantizando con ello un funcionamiento eficaz y adecuado a sus fines.

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IV. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Son documentos en los que alguien nos dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

4.1

Elementos •

• •

•

• •

que

debe

tener

manual

procedimientos:

Debe contener la información básica de cualquier documento, como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como logotipo de la empresa. Debe tener un objetivo claro del procedimiento que se detallará. Explicar detenidamente qué personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a realizarse. Describir las actividades o explicar el procedimiento: describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada tarea y acción. El manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarán: enviar un correo electrónico, elaborar un oficio. Deben incluir en el manual diagramas de flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

La tarea del manual de procedimiento es también ser una guía para que al final de algún periodo o como parte de una auditoría de calidad, la persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual. Es una importante herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios además de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es propiedad de la empresa.

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V. APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTOS

MANUAL EN

FUNCIONES Y DE LAS EMPRESAS

Hoy en día las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones, como la facilitación de las comunicaciones de cómo opera el negocio y el comercio. Además, estas herramientas técnica y procedimental son necesaria para la administración del talento humano, vinculado a cada uno de los cargos y se vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada y sistemática información sobre aspectos organizacionales necesarias para un buen desempeño laboral. En el siguiente ejemplo vamos observar la estructura interna de la empresa asignados al área de venta y el área operativa.

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VI. CONCLUSION En el presente trabajo se observó que esta herramienta es de vital importancia para una empresa porque facilita la compresión de procesos, actividades y la mejor comunicación interna. Además, evita las confusiones pues esta herramienta esta expresada en gráficos con pequeños conceptos sencillos y de fácil entendimiento, donde cada funcionario sabe cómo debe desempeñar su trabajo laboral mediante los procedimientos acordados en el flujograma.

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VII. BIBLIOGRAFIA https://es.slideshare.net/paguzman16/trabajo-gth1 hora de entrada 1:03 https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://es.slideshare.net/mobile/Scarl iscarla/ejemplo-manual-procedimientos23489165&ved=0ahUKEwj33tP9_pXVAhUCSCYKHXtDDZ8QFggmMAE&usg=AFQjCNEJqDzztDKj5a6 CilVR2jFxkEG1ZQ Hora de entrada 19:23 https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://es.slideshare.net/mobile/Scarl iscarla/ejemplo-manual-procedimientos23489165&ved=0ahUKEwj33tP9_pXVAhUCSCYKHXtDDZ8QFggmMAE&usg=AFQjCNEJqDzztDKj5a6 CilVR2jFxkEG1ZQ Hora de entrada 19:24 https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo No recuerda la

hora

entrada

http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml No recuerda la hora de entrada https://es.slideshare.net/anieto61/flujogramas No recuerda la hora de entrada

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VIII. ANEXOS flujo Simbología del diseño: FUNCION SÍMBOLO

Proceso

Decisión

Preparación

Documento

Entrada / Salida

Archivo

Extracción

grama

DESCRIPCION Representa una instrucción que debe ejecutarse. Operación.

Elección. Representa una pregunta e indica el destino del flujo de información con base en respuestas alternativas de sí y no. Preparar. Acondicionar. Implica un proceso predefinido. Puede ser parte o un todo de otro sistema.

Indica lectura de algún documento. Casi siempre se refiere a un producto impreso.

Trámite u operación burocrática de rutina. Implica entrada o salida de información por cualquier parte del sistema. Implica guardar o almacenar documentos, productos, materiales u otros.

Significa “sacar del archivo” o des almacenar productos, materiales u otros.

De archivo

Flechas

Representan flujo de información. Indican dirección que sigue el flujo en el sistema.

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FUNCION

Conector Interno

Conector Externo

Terminal

Tarjeta

Cinta

SÍMBOLO

DESCRIPCION Conexión con otro paso. Se utiliza para asociar partes o pasos dentro de un mismo sistema, pero que por razones de diseño sea poco asequible. Conexión con otro proceso. El conector externo se usa para unir un sistema o una parte de él, con otro sistema. Representa inicio / fin del sistema. Indica donde comienza y donde termina el algoritmo.

Representa cheque.

una

tarjeta,

ficha

Representa una cinta magnética de grabación o video. Se utiliza un círculo con una tangente.

Magnética

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Ciclos:

Aplicación

del

flujo

grama

las

empresas

Ejemplo 1 Diagrama de flujo propuesto. Archivo administrativo. Oficina (s): Archivo de gestión. ARCHIVO ADMINISTRATIVO 1° Etapa: Reunión de documentos RESPONSABLE Encargado de archivo (E.A)

ACTIVIDADES

inicio

Recibe documentos

Revisa que tenga información en el sello de Archivo

está autorizado?

SI Coloca doc. Para archivar

NO Diagnóstico

Devuelve al Jefe o personal autorizado

Flujo grama y manual de funciones | Universidad Privada Domingo Savio ARCHIVO ADMINISTRATIVO 2° Etapa: Clasificación de documentos RESPONSABLE Encargado de archivo (E.A)

ACTIVIDADES 1

Analiza contenido del documento

Anota el tipo documental según índice de archivo

Diagnóstico

Ejemplo

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Manual Ejemplo

funciones 1:

y Empresa

procedimientos Nutresa

Esta empresa que se dedica a procesar alimentos en Colombia muestra su manual funciones y procedimientos de tres cargos importantes en la empresa. Manual de funciones y de procedimientos Área operativa: Franja azul Área de ventas: Franja verde 1. Jefe de ventas 2. Jefe de logística 3. Auxiliar de operaciones logística

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