Revista publicaciones periodicas by Cristy ZC

Edici贸n

2014 PUBLICACIONES PERIODICAS

Maria A. Arellanes Garc铆a Cristina I. Zubia Calder贸n Diciembre 2014

Dirección general de contenidos Patricia Murguía

Dirección de ediciones Maria A. Arellanes García Cristina I. Zubia Calderón

Coordinación de diseño Cristian Cortes

Coordinación de Iconografía Humberto Ayala Santiago

Edición Maria A. Arellanes García Cristina I. Zubia Calderón

Edición Digital Miguel Rios

La presentación y disposición en conjunto de cada página de Publicaciones Periódicas son propiedad del editor.

1. DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS.

1.1 Definición y caracterización. Actividad de aprendizaje Preliminar Objetivo de Aprendizaje:

Expresar su experiencia y conocimientos acerca de las publicaciones periódicas

Introducción a la Actividad:

Las publicaciones seriadas son uno de los tipos de documentos más extendidos y de los que presenta más problemas para su clasificación porque las fronteras que establecen las diferencias entre ellas son bastante difusas.

Instrucciones:

Actividad individual, describe con tus propias palabras ¿Qué son las publicaciones periódicas? Nota: Esta actividad es parte del proceso de aprendizaje, realizarla te permitirá organizar tu trabajo y compartirlo con tus compañeros y profesores.

Actividad de contenido 1 Objetivo de Aprendizaje:

Definir el concepto de publicaciones periódicas

Introducción a la Actividad:

Instrucciones:

Después de leer la lectura “DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS” y otras fuentes de información que

identifiques, investiga el concepto de

publicaciones periódicas, además a lo largo del semestre se Publicación periódica elabora un glosario con los conceptos identificados en las lecturas utilizadas en cada una de las actividades, utiliza el siguiente formato

GLOSARIO Publicaciones periódicas Conceptos

Definición

Fuente consultada

Criterios de evaluación:

La tabla contenga los elementos solicitados y la bibliografía en el formato de la MLA

Unidad I. DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS

1.1. Definición Una publicación periódica es una publicación en cualquier soporte, editada en partes sucesivas, que generalmente tiene una designación cronológica o numérica y cuya intención es continuar sin una fecha de finalización predeterminada, Además las publicaciones periódicas incluyen 1.- publicaciones periódicas, periódicos, revistas, publicaciones anuales (informes, anuarios, directorios), las revistas científicas, memorias, actas de congresos, actas de reuniones pertenecientes a sociedades y las series, tanto en forma impresa, en microformas o soporte electrónico.

1.2. Importancia de las publicaciones periódicas. Las publicaciones periódicas han sido el instrumento principal de comunicación del conocimiento científico, porque en ellas podemos encontrar la información más actualizada, que se publican tanto formato impreso como en modo electrónico. En lo que respecta a las bases de datos, Internet ha revolucionado el acceso a la información en todos los campos, es una herramienta muy útil para acceder y recuperar artículos científicos. En la actualidad Las publicaciones periódicas representan una importante fuente de conocimiento e información para todo tipo de usuarios. Historia. El primer periódico impreso se publico en Ausburgo en 1609 \, llamado Avisa, ya hace mas de 400 años, la primer publicación periódica, el journal des Scavans, desde 1816 comenzó a publicarse en Francia el 5 de enero de 1665, poco después apareció la revista Philosophical Transaction, el 6 de marzo de ese mismo ano. Las primeras revistas científicas se publicaron a finales del siglo XVIII, mientras que la espectacular expansión de la industria editorial fue producto del siglo XIX como resultado de los avances tecnológicos en la imprenta y el papel, EL siglo XX ha traído consigo la explosión de las publicaciones seriadas, debido principalmente

a la aparición y el uso, en los últimos 50 años de las técnicas de foto duplicación e impresión automatizada, La importancia de las publicaciones periódicas, particularmente de las revistas científicas y diarios, reside en la relativa rapidez con las que son capaces de comunicar los resultados de las investigaciones o las noticias de actualidad. La transmisión de la información electrónica desarrollada en los años 40 dio lugar al concepto de edición electrónica lo que desemboco lógicamente en la idea de revistas electrónicas hacia mediados de los 70.El intercambio de información en el mundo académico se ha visto profundamente influido por este desarrollo y aun más la transferencia de la información. Debe destacarse que una gran cantidad de publicaciones seriadas pertenecen a la llamada literatura gris, generada al margen de los canales habituales de publicación, cuales son los canales habituales de publicación, (las editoriales que tienen muy bien definidas las características de las publicaciones periódicas por ejemplo el ISSN) con un número de copias determinadas y producidas principalmente por organizaciones sin ánimo de lucro, sociedades, asociaciones, empresas, organismos oficiales, etc. La tipografía más conocida son boletines y hojas informativas, informes, ponencias, noticias de mercado, noticias de carácter interno, proyectos, reportajes periodísticos, etc. La Ley establece el depósito legal para la preservación del patrimonio bibliográfico de la nación. En la actualidad podemos encontrar una gran cantidad de publicaciones periódicas pero ¿Cómo podemos determinar el número de revistas que se publican en todo el mundo?

Volumen de publicaciones periódicas. Expertos de todo el mundo han intentado estimar el número de publicaciones periódicas actuales pero es imposible calcular una cifra aproximada por varias razones, entre ellas:  Existencia de la ya mencionada literatura gris. Las únicas fuentes en las que pude basarse es en las grandes bases de datos de publicaciones periódicas organizadas a nivel internacional, nacional o las mantenidas por las editoriales especializadas en publicaciones periódicas y el mundo comercial como distribuidores, agencias de suscripciones, etc. La base de datos EBSCO que contiene información sobre 250.000 títulos de publicaciones periódicas. La bases de datos de publicaciones seriadas SWETS que incluye un total de 150.000 títulos.

1.3. Tipos de publicaciones periódicas

Publicaciones seriadas:

Publicación seriada: Es un término general que incluye subclases, tales como publicaciones periódicas, periódicos, publicaciones anuales, etc.

Publicación periódica. Es un tipo de publicación que se publicada regularmente con una frecuencia superior a los 15 días e inferior al año y caracterizada generalmente por la variedad de contenido y colaboradores, tanto como dentro de un mismo número como de un numero a otro, las publicaciones periódicas aparecen con frecuencia (quincenal, mensual, bimestral, trimestral y semestral). Ejemplo: Educación y biblioteca: Revista mensual de documentación y recursos didácticos. Infancia y aprendizaje: Revista trimestral de estudios de investigación

Periódico: Es una publicación q se publicada en intervalos frecuentes, normalmente diarios, semanales o dos veces por semana, informa sobre hechos y trata temas actuales de interés general. De forma excepcional pueden aparecer tres veces a la semana o al mes.

Revista científica. Es un término que se usa frecuentemente para referirse a una publicación periódica, especialmente para aquellas que tienen un carácter académico. Ejemplo: Sciene News

Serie: Grupo de publicaciones periódicas independientemente y relacionadas entre sí al llevar cada una de ellas, además de su propio título, un titulo colectivo que se aplica a la totalidad del

grupo, es decir el titulo de la serie, Las publicaciones independientes pueden estar o no numeradas y pueden ser fonográficas o constituir una serie. Debemos añadir que los volúmenes individuales de las series pueden publicarse de forma regular o irregular, y que los volúmenes de las series numeradas no aparecen necesariamente respetando su secuencia numérica. Ej. Series numeradas: Estudios internaciones de economía y econometría. Series no numeradas: Estudios de historia de derecho español. Existen otras dos clases de publicaciones periódicas. Anuarios y acta de congresos. Aunque el termino Anuario presupone una periodicidad anual regular, la frecuencia de este tipo de documentos puede ser bienal, cada tres años e incluso en intervalos de cinco años o más, no obstante, esta publicaciones se tratan como publicaciones seriadas. Ej, Librarianship and information work wordwide: an annual survey. Vol. 1991 pub. 92, Vol. 1992 pub. 1993.

Las actas de congresos: Las actas internacionales que se celebran regularmente se pueden considerar como monografías o como publicaciones seriadas, según el criterio de la biblioteca, por cuestiones prácticas, el tratamiento de este tipo de publicaciones como seriadas resulta más conveniente para su proceso y almacenamiento.

Publicaciones no seriadas. Hay ciertos documentos que aunque no son verdaderas publicaciones seriadas, es mejor tratarlas como tales.

Se distinguen 3 tipos de publicaciones periódicas.

Publicaciones seriadas provisionales.

Son una mezcla de publicación monográfica y publicación p, por ejemplo una enciclopedia o un catalogo de biblioteca que haya sido editado y que, aunque en si son publicaciones completas, sin embargo se actualizan anualmente,. Ej. Enciclopedia Británica.

Publicaciones seriadas pseudo/seriadas: Son publicaciones que se reeditan con frecuencia y se revisan a intervalos fijos de tiempo. Generalmente, el primer volumen se considera como una monografía y solo se empieza a tratar como publicaciones p después de que aparezcan varias reediciones. Ej. un libro de medicina que se actualiza cuando surgen nuevos conceptos o descubrimientos.

Continuación. Es una publicación monográfica completa pero editada en partes. Entre los ejemplos están las taxonomías botánicas y zoológicas y los diccionarios de varios volúmenes cuya publicación puede prolongarse durante muchos años, incluso décadas.

1.4. Dificultades. La principal característica de una publicación periódica es que se edita de manera continuada durante un periodo indefinido de tiempo. Sin embargo esta intención no siempre está clara cuando aparece el primer número. Incluso los bibliotecarios con mucha experiencia pueden tener dificultades a la hora de decidir si una publicación es monográfica o periódica, Osborn sugiere en tales casos: “una publicación periódica es todo aquel documento que se preste a ser tratado como tal, es decir, a ser sometido a un proceso de control, catalogado y clasificado como publicación periódica y con una localización especial. Publicaciones seriadas pseudo/seriadas: Son publicaciones que se reeditan con frecuencia y se revisan a intervalos fijos de tiempo. Generalmente, el primer volumen se considera como una monografía y solo se empieza a tratar como publicaciones p después de que aparezcan varias reediciones. Ej. un libro de medicina que se actualiza cuando surgen nuevos conceptos o descubrimientos.

Problemas en la numeración. La numeración comprende números y fechas que abarca una designación cronológica en cada fascículo de una publicación periódica. Es un área que puede confundir fácilmente a los bibliotecarios: los fascículos pueden llevar números y fechas, o sólo uno de éstos, y pueden utilizar sistemas numéricos simples o compuestos (como los nombres de las estaciones, primavera, otoño, etc.) Pueden faltar datos, estar omitidos, incompletos, ser inexactos o contener errores ortográficos. Varios fascículos pueden aparecer juntos e incluso una publicación puede suspenderse durante un periodo de tiempo indefinido. Tomar ejemplos de revistas vistas en práctica Ej, No. 37 ago-sep 1995 Vol. 1 2004 2001-2004 vol. 1, no. 1 (primavera 2004)

Variaciones del título El título de una publicación periódica puede variar dentro de un mismo fascículo por ejemplo el título de la cubierta, el del lomo, o el repetido en la cabecera) o puede experimentar cambios menores a lo largo de la vida de la publicaciónPor ej. Títulos de la Cubierta. European Research Libraries Cooperation: the LIBER quaterly Título del lomo: ERLC-LIBER

Cambios Como es sabido, hay una característica de la publicación periódica que es constante: todos sus elementos están en continuo cambio. Resumiendo las publicaciones periódicas se caracterizan por su inestabilidad bibliográfica.

Cambios del título.

Cuando se produce algún cambio en las palabras del título, este cambio puede ser de mayor o menor importancia. Se puede considerar que un cambio es de menor importancia cuando: Se sustituyen, añaden o eliminan artículos, preposiciones o conjunciones. Cambia la inflexión d una palabra, como del singular a plural, etc., Por ej.: Título original: Técnicas económicas y comerciales. Titulo tras un cambio menor. Técnicas de economía y comercio. Se consideran cambios de mayor importancia todos aquellos cambios que no son de menor importancia. En su mayoría, se deben a una variación en la orientación de la publicación periódica, Por ej. Folklore andaluz: revista de cultura tradicional continúa en Demofilo: revista de cultura tradicional de Andalucía. Otros cambios suceden como algo natural dentro de la vida bibliográfica de una publicación periódica: ésta puede ser continuada o fusionada con una o más publicaciones seriadas, dividida en dos o más, separada de otra publicación seriada o absorbida por ella. Incluso puede volver a su título original después de haber sido publicada durante bastante tiempo con un titulo diferente.

Otros cambios. Los cambios también pueden afectar a:      

La entidad editora (la institución bajo cuya responsabilidad se edita la publicación periódica). El área de publicación (editor/distribuidor, impresor/fabricante, lugar de publicación). El tamaño o dimensiones de la publicación seriada. La frecuencia de aparición o periodicidad. El sistema de numeración. El formato (soporte). Con los avances de la tecnología, es probable que las publicaciones periódicas pasen del formato impreso tradicional a la microforma, al casete o al soporte electrónico, como por ejemplo el CD-ROM, el disco flexible o las bases de datos en línea a través de redes automatizadas. Aunque las publicaciones seriadas también pueden estar disponibles en varios soportes al mismo tiempo

1.5. Identificación de una publicación seriada. Desde hace tiempo se ha solicitado con insistencia un código de identificación breve y único para las publicaciones seriadas, junto a la expectativa de que se definan claramente este tipo de publicaciones. Este código, el ISSN fue desarrollado por el comité técnico de la ISO Internacional Serial Organization (ISO TC véase Pág. 511) y se publicó en 1975 como la ISO 3297: documentación- Norma Internacional de Numeración de Publicaciones Seriadas (ISSN). El ISSN pretendía responder a cualquier aspecto relacionado con la cuestión de las publicaciones seriadas y el intercambio de información sobre ellas, tanto en sistemas manuales como automatizados a nivel local, nacional e internacional. Para permitir su aplicación mundial, se acordó que, por ser por un código internacional, debería ser numérico, puesto que la mayoría de los productores y usuarios utilizan distintos alfabetos. El ISSN. Por consiguiente, el ISSN consta de 8 dígitos precedidos por el prefijo ISSN y divididos en dos grupos de cuatro dígitos, separados por un guión , por ej. ISSN 0251-1498. Tras un estudios detallado se llego a la conclusión de que el ISSN no debería incorporar significado alguno por ejemplo, el país de publicación, que no fuese la identificación única de una publicación seriada, La norma ISO estipula que el ISSN debería aparecer en un lugar destacado de casa fascículo, ya sea en la cubierta interior o en el interior de la publicación. Ventajas del uso del ISSN: En general: Identificación exacta de las publicaciones p por parte de los bibliotecarios, investigadores, usuarios y otros miembros del ámbito de las publicaciones seriadas. Por ejemplo un investigador quiere comprar una PP si lo compra por el titulo puede ser que se editen PP con el mismo título en cambio con el ISSN tenemos la seguridad de que se trata del mismo título.  En bibliotecas: identificación de títulos en cada área del procesamiento y control bibliográficos de publicaciones p (pedido, registro de entrada, reclamación, catalogación, circulación, etc.)  Instrumento de referencia para los sistemas de préstamo interbibliotecario, así como para la elaboración y mantenimiento de los catálogos colectivos En los sistemas de distribución comerciales: una ayuda para la comunicación entre los editores de publicaciones seriadas, productores de bases de datos en línea y agencias de suscripción; por ejemplo entre los proveedores y los usuarios para la difusión comercial, pedido facturación, envíos, reclamación, etc.

El título clave.

EL ISSN está estrechamente relacionado con el titulo clave, forma normalizada del título de la publicación seriada y construido de acuerdo con las normas prescritas en el manual de la ISDS cuando el titulo clave cambia ( véase 144.1 – cambios de mayor importancia ) a este se la asigna un nuevo ISSN, quedando el ISSN previo como identificador del título anterior de la publicación seriada. De esta forma, el sistema garantiza que el ISSN y su titulo clave son únicos para una publicación seriada determinada y sirve para su exacta identificación. Por ejemplo: ISSN 0213-6333 = boletín de la asociación andaluza de bibliotecarios. Debe destacarse que una gran cantidad de publicaciones seriadas pertenecen a la llamada literatura gris, generada al margen de los canales habituales de publicación, con un número de copias determinadas y producidas principalmente por organizaciones sin ánimo de lucro, sociedades, asociaciones, empresas, organismos oficiales, etc. La tipografía más conocida son boletines y hojas informativas, informes, ponencias, noticias de mercado, noticias de carácter interno, proyectos, reportajes periodísticos, etc. Expertos de todo el mundo han intentado estimar el número de publicaciones seriadas actuales pero es imposible calcular una cifra aproximada por varias razones; entre ellas la existencia de la ya mencionada literatura gris, las únicas fuentes en las que pude basarse es en las grandes bases de datos de publicaciones seriadas organizadas a nivel internacional, nacional o las mantenidas por las editoriales especializadas en publicaciones seriadas y el mundo comercial como distribuidores, agencias de suscripciones, etc.) Como la base de datos internacional ISSN que contiene datos bibliográficos de 735.000 publicaciones seriadas de 212 países en 167 lenguas. La base de datos EBSCO que contiene información sobre 220.000 títulos de publicaciones periódicas La bases de datos de publicaciones seriadas SWETS que incluye un total de 100.000 títulos. Anualmente se calcula que se ingresan 80,000 títulos

REFERENCIA: Silbáis, Judith. (1998). Manual básico de gestión de publicaciones seriadas. Madrid, ANABAD: IFLA International Federation of Library Associations and Institutions.

1.2 Importancia de las publicaciones seriadas. Actividad de contenido 2

Objetivo de Aprendizaje:

Analiza la importancia de las publicaciones periódicas

Introducción a la Actividad:

Las publicaciones periódicas han cumplido en el pasado, y aún lo hacen, una función muy importante en el desarrollo cultural e intelectual de los pueblos. Son uno de los medios más valiosos de comunicación y transmisión de conocimientos e informaciones, y por su actualidad y concentración de datos ocupan hoy día un lugar preponderante en el campo de la documentación y de las bibliotecas

Instrucciones:

Identifica varias lecturas en fuentes de información electrónica e impresa relacionadas con el tema de las publicaciones periódicas y redacta un breve ensayo en donde des respuesta a la siguiente pregunta. ¿Por qué son importantes las publicaciones periódicas? Posteriormente elabora un portafolio electrónico en donde guardes las lecturas que recuperes para las actividades realizadas durante el semestre, organiza las lecturas de acuerdo a cada unidad estudiada durante el semestre.

Criterios de evaluación:

Claridad en las ideas y redacción Citas y referencias en formato de la MLA

1.3 Tipos de publicaciones seriadas y dificultades.

Actividad de contenido 3

Objetivo de Aprendizaje:

Describir los tipos de publicaciones periódicas y las dificultades en su identificación

Introducción a la Actividad:

Tipos de publicaciones periódicas que se pueden distinguir en la actualidad, ya que la diversificación de la producción editorial contemporánea hace indispensable tenerlos presentes con claridad para definirlas con precisión.

Instrucciones:

Lee con atención la siguiente pregunta y respóndela de acuerdo con tu experiencia y conocimientos previos, además de la información localizada en otras lecturas. Además puedes apoyarte en la lectura “definición y caracterización de las publicaciones periódicas”

1. ¿Cuáles son las razones relevantes por las que las publicaciones periódicas se incorporan a los acervos de cualquier biblioteca y en algunas organizaciones? Además 1. Describe las características de las publicaciones periódicas 2. Elabora una tabla en donde identifiques los tipos de publicaciones periódicas 3. Explica las dificultades que se presentan en la identificación de una publicación periódica 4. Da tres ejemplos documentados de publicaciones periódicas impresas disponibles en la biblioteca, en donde identifiques el tipo de publicación y las dificultades que encuentres en su identificación. 1.4.

Identificación de una publicación seriada.

Actividad de contenido 4

Objetivo de Aprendizaje:

Identificar de manera única en una colección una publicación periódica, evitando el trabajo y posibles errores de transcribir el título o la información bibliográfica pertinente.

Introducción a la Actividad:

Desde hace tiempo se ha solicitado con insistencia un código de identificación breve y único para las publicaciones periódicas, junto a la expectativa de que se definan claramente este tipo de publicaciones.

Instrucciones:

Lee con atención las siguientes preguntas y respóndelas de acuerdo con tu experiencia y conocimientos previos, además de la información localizada en otras fuentes de información.

Preguntas a considerar.

1.- Qué es el ISSN

2.- Si se tiene un cambio de menor importancia debe de otorgarse otro número de ISSN

3.- Para qué sirve el ISSN

4.- A qué tipo de publicaciones se les asigna el ISSN

5.- Una publicación que es editada en partes, pero que tiene fecha de finalización predeterminada como por ejemplo una revista con motivo de algún aniversario de una universidad, ¿son

susceptibles de tener ISSN?

6.- Si se tiene un mismo título pero en diferentes soportes, se les asigna el mismo ISSN?

7.- ¿Cuáles publicaciones no pueden contar con el ISSN?

8.- ¿Dónde se solicita el ISSN

9.- ¿Se puede asignar un ISSN a un libro?

Comparte tus respuestas con tus compañeros

2. EL CONTROL Y EL ACCESO A LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS.

2.1 Herramientas de control. Actividad de aprendizaje/ Preliminar Objetivo de Aprendizaje:

Conocer el proceso de organización de las publicaciones periódicas.

Introducción a la Actividad:

Debido a los continuos cambios que presentan las publicaciones periódicas y a la problemática de su gestión, existen diversas opiniones sobre el tratamiento que éstas deben recibir en las bibliotecas.

Instrucciones:

Si consultar alguna fuente de información, redacta un escrito en donde expliques de acuerdo a tu experiencia los pasos para identificar una publicación periódica en una biblioteca, en un centro de investigación en una empresa, hospital, etc.

Actividad de contenido 1 Objetivo de Aprendizaje:

Conocer el proceso de organización de las publicaciones periódicas.

Introducción a la Actividad:

Instrucciones:

Una vez analizada la lectura “Control de publicaciones periódicas” referente a la organización de las publicaciones periódicas y desarrolla la siguiente actividad. Elabora un diagrama de flujo del proceso de organización de las publicaciones periódicas.

2. EL CONTROL Y EL ACCESO A LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS

La organización de las publicaciones periódicas se organizan por lo regular en una sección independiente de las demás colecciones de la biblioteca, esto con el propósito de que, las publicaciones no se pierdan o estén mal intercaladas. La organización de las publicaciones periódicas y seriadas requieren de una serie de procesos técnicos (como se le conoce en la

mayoría de las bibliotecas) y que generalmente se realizan en la misma sección, a continuación se describen cada una de estas actividades

2.1 INGRESO Esta actividad básicamente se refiere a la entrada de publicaciones a la biblioteca o hemeroteca o sección de publicaciones periódicas y seriadas y consiste en: § La desenvoltura o desempaque. Se recomienda que toda publicación periódica recibida se desempaque dentro de la biblioteca y no en la oficina donde se administra el correo. § La exanimación cuidadosa de cada dirección, asegurándose de que la publicación viene destinada a la biblioteca, ya que es muy posible que otros individuos o departamentos en la institución sean recipientes de la misma revista. § El resguardo de la envoltura o empaque. Para evitar la sorpresa de descubrir que ha recibido un ejemplar duplicado; o que el encargado deba cernir la cesta de los papeles para hallar la envoltura y cerciorarse a quien estaba dirigida la publicación. Siempre debe guardarse la envoltura dentro de la revista hasta que ésta sea registrada. § El cuidado esmerado en el desempaque de las publicaciones que se embalan forma de rollo, pues con el uso de un cortapapel es fácil dañar la publicación. Los agentes de renombre suelen empacar tales revistas en una envoltura perforada para facilitar su apertura

2.2 ORDENACIÓN Una vez desenvueltas las publicaciones deberán ordenarse alfabéticamente, conforme el arreglo que sigue el registro. Esto simplificará grandemente el trabajo. En una biblioteca muy grande, donde son numerosos los empleados responsables, en esta tarea puede hacerse de manera eficaz asignándole a cada individuo la responsabilidad de ciertas letras del alfabeto o de publicaciones que salen con determinadas frecuencias.

2.3 REGISTRO El registro consiste en ir anotando en las tarjetas de Kardex los materiales que van ingresando a la biblioteca, los datos que se registran en dicha tarjeta son: a) Titulo de la publicación. Es la palabra o frase con que se identifica una publicación. Este dato se pude tomar de la portada o cubierta.

b) Forma en que se adquiere la publicación: suscripción, canje o donación. c) Año de inicio de la publicación. Este corresponde al primer año en que empieza a circular la publicación. Este dato se registra una que se ha verificado y comprobado previamente en las obras de consulta o directorios de publicaciones periódicas y seriadas d) Institución responsable de la publicación. Es la responsable del contenido de la publicación, y por lo regular no es una entidad comercial. e) Editor comercial. Es el que actúa con fines lucrativos, difunde las publicaciones para su venta. f) Lugar de edición. Se toma en cuenta la dirección y la Ciudad o País que corresponde a la Institución o editorial responsable de la publicación. g) Periodicidad. La periodicidad es el intervalo del tiempo en que sale o aparece entre un numero y el que le continua. Las periodicidades más conocidas son: § Diaria (todos los días) § Semanal (cada semana § Bisemanal (dos veces por semana) § Catorcenal (cada dos semanas) § Quincenal (cada quince días) § Bimensual (dos veces al mes) § Mensual (cada mes) § Bimestral (cada dos meses) § Trimestral (cada tres meses) § Cuatrimestral (cada cuatro meses) § Semestral (cada seis meses) § Anual (cada año) § Bienal (cada dos años) § Trienal (cada tres años) § Irregular (no tiene una periodicidad determinada previamente)

h) Idioma en que se encuentra la publicación. Corresponde al idioma en que se publica tal publicación, y que podría ser: inglés, francés, español, etc. i) Se edita en otros idiomas. Es para indicar si la publicación se edita en otros idiomas. j) Notas adicionales a la publicación. En este apartado se registran los cambios que presenta una publicación y podrían ser: § Continua como. Cuando una publicación sucedida por otra y continua con la misma numeración. § Continua de. Es cuando la publicación es antecedida por otra de quien toma la numeración. § Continua en. Cuando la publicación aparece en otra con la misma trayectoria y su propia numeración. § Suplemento. Cuando la publicación cuenta o incluye suplementos. § Véase también. Cuando la publicación se edita en diferentes idiomas y que además la biblioteca posee los títulos en los diferentes idiomas (Ejemplo: Revista Internacional de Ciencias Sociales/ V.T. Revue Internationale des Sciences Sociales/ V.T. International Journal of Social Scencies) § Año de fascículo que ingreso a la biblioteca. Generalmente es el que aparece en la publicación, con la indicación de volumen o fascículo, y se registre en la primera columna de la tarjeta. l) Volumen. Se refiere a la extensión física del ítem. m) Número. ISSN (International Standard Serial Number: Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas). Es el número de identificación normalizada para cada título de publicación y que se antecedió de las letras ISSN y por lo regular sonocho dígitos divididos por un guión.

Las tarjetas se elaboran solamente una vez, es decir, al conformar nuestro catalogo en tarjeta se hace el llenado con los datos de la publicación posteriormente solo se registra el volumen o

numero que se recibe. En caso de ser un titulo de nuevo ingreso para la biblioteca se hace la tarjeta correspondiente. A continuación se presentan las distintas tarjetas de Kardex que existen, según la periodicidad de cada publicación: Se inserta el número de publicación en el espacio apropiado (casilla) en la ficha de ingreso; aquí es recomendable que para la anotación se use un lápiz duro y fino (HB o H2) pues la tinta y el lápiz suave causan manchones. Se indica el número de ejemplares recibidos por medio de una cifra que se puede colocaren la porción superior de la casilla, a menos que tal dato se haya asentado en alguna otra parte en la ficha. Y si acaso se reciben solamente dos o tres ejemplares, puede dedicarse una ficha de ingreso para cada uno. Como se ha indicado anteriormente, en la ficha debe haber espacio para anotar todo dato relacionado con portadas e índices, especialmente la forma en que se emiten, información indispensable para cotejar los tomos que se van a encuadernar. Para esto, pueden emplearse símbolos esquemáticos o breves palabras que sinteticen la información, tales como las anotaciones siguientes que suelen abarcar la mayoría de los casos: § No tiene, Sin (La publicación no cuenta ni con portada ni con índice) § Pídase (se envían la portada y el índice solamente a petición) § Suelto (la portada o el índice se envían sueltos en cierto número comúnmente en el primero, segundo o tercer número del siguiente tomo, más con mayor frecuencia algunos meses después de que termina el tomo.) Muchos editores publican la portada y el índice en forma suelta, imprimiéndola solamente cuando conviene, lo cual impide que la biblioteca sepa en qué número se encuentra. § Incluido (portada e índice encuadernado con o engrapados a cierto número) § 1ro. Del próximo (portada e índice sueltos o encuadernados, se encuentran adjuntos al primer número del tomo siguiente) también se recomienda el uso de símbolos que se memorizan con facilidad, ya que estos ocupan poco espacio en la ficha.

3 MANUAL Y AUTOMATIZADO En la actualidad la organización de las publicaciones periódicas y seriadas puede ser tanto de manera manual como de manera automatizada, es decir, a través de algún sistema de automatización que sirva para la gestión y manejo de estas publicaciones.

Aunque la automatización sirve para agilizar y facilitar nuestras tareas en dicha organización debemos conocer los procedimientos por los que debe pasar toda publicación seriada, por lo que a continuación explicaremos con mayor detalle:

3.1 LECTURA O COTEJO DEL REGISTRO Para asegurar que todas las publicaciones se reciben normalmente, el registro de ingreso debe comprobarse o examinarse con regularidad. Puede que se haya pasado de anotar una revista al momento de ingreso, o que el recibo de alguna publicación haya cesado sin que nadie se diera cuenta, como frecuentemente ocurre. Usando el registro visible esta operación es sumamente fácil con el sistema de colocación de las señales coloreadas. Se debe corregir una falla en cuanto se descubre; y si esto significa hacer un reclamo por el número que falta, debe marcarse tal hecho fijándose una señal de color diferente al borde de la ficha. De igual manera, pueden hacerse indicaciones por los reclamos en los ficheros verticales o rotativos, fijando la señal en el borde superior de la ficha, en el primer caso y en el segundo, si se quieren, en el borde de uno de los costados. La última fecha de recibo es el punto de partida para investigar la llegada de los números que siguen. Por ejemplo, si al examinar los ficheros se descubre que cierta revista se recibió el 15 del mes anterior y no ha llegado el día 18 del mes en curso, cuanto antes debería de reclamarse. En algunas bibliotecas que emplean el fichero visible suelen colocar una señal indicando la fecha en que se espera recibir el número que sigue. Para simplificar el examen del registro. Sin embargo el descubrimiento de gran parte de los números que faltan se hace comúnmente cuando al marcar el ingreso de un número nuevo, se nota que el anterior nunca fue recibido. Las publicaciones periódicas son entes veleidosos que a menudo cambian de carácter sea por alteración del título, por unión con otras revistas, formando nuevas publicaciones, que pueden continuar la numeración de una de las anteriores o iniciar una numeración diferente. Cambia también algunas veces la frecuencia de la publicación. Se debe estar alerta a toda contingencia, pues cada una de ellas presenta un problema especial. Por ejemplo: a) Cambio de título. Al tenerse noticia previa de un cambio de título, debe prepararse de inmediato una nueva ficha, de manera que cuando la nueva publicación llegue se encuentre en su lugar rápidamente. La ficha vieja puede dejarse en el fichero para que sirva de referencia; o puede archivarse en el registro de publicaciones extinguidas, haciéndose mención específica de referencia en una tercera ficha.

b) Cambio de frecuencia. En tales casos, se saca la ficha del registro, sustituyéndola por la ficha nueva, en que indica la frecuencia más reciente. Debe anotarse la frecuencia anterior en la columna titulada “observaciones” para uso de referencia, relegándose la ficha vieja al archivo extinguido. Esto último sólo si la colección de publicaciones periódicas no aparece también en el catálogo oficial c) Cese de publicaciones. Cuando caduca una publicación su ficha puede retirarse del fichero para ser delegada también al archivo extinguido. En una biblioteca pequeña ocurre a veces que el registro de ingreso es también el de existencias, en tal caso la ficha permanece en el fichero. Comúnmente, sin embargo, las existencias se inscriben en el catálogo general de la biblioteca. Si este es accesible no se necesita guardar las fichas viejas o mantener un registro extinguido que de lo contrario estaría situado cerca del registro de ingreso. d) Interrupción o suspensión de publicación. Debe retenerse la ficha en el registro hasta que se defina si continúa la publicación o cesa definitivamente.

3.2 RECLAMACIONES Todo reclamo por números no recibidos debe hacerse inmediatamente después de que se descubre la falla. Y la ficha del registro indicará si se le reclama al editor o al agente, en cuyo caso se le pudiese enviar una tarjeta postal con una inscripción parecida: “Señores: …………… De acuerdo con nuestro archivo no hemos recibido: …………………………. Les agradeceríamos el envío correspondiente de manera que podamos completar nuestra colección.” …………………………. Su S. S. Firma del bibliotecario.

El reclamo de publicaciones importantes que se reciben por donación, sin embargo, requiere mayor tacto y la carta de reclamación debe cifrarse cautelosamente quizás de la siguiente manera:

“Según nuestros archivos aún no recibimos lo siguiente, que tan cordialmente nos envían por donación: [Título, tomo, número, fecha] Suplicamos atentamente se sirvan enviarnos este número siempre que no se haya agotado.” Su SS Firma del bibliotecario El bibliotecario que cuenta con gran número de ingresos y que por consiguiente hace cantidad de reclamaciones estimará la utilidad de mantener un registro aparte de reclamos pendientes, además de la anotación que se haga en el fichero.

3.3 PEDIDOS DE NÚMEROS ATRASADOS Al cotejar las publicaciones para la encuadernación o para el almacenaje en los estantes a menudo se descubre que en algunas series faltan números o que ciertos números se encuentran deteriorados debido al desgaste que resulta del uso. Tan pronto se percibe tal falta debe pedirse el número atrasado para suplirla. Ya que el objeto primordial de las casas editoriales consiste en publicar y vender los números de actualidad, y como las existencias de números atrasados suelen ocupar mucho espacio, probablemente no se consigan los números que hacen falta si se piden al editor. Muchos editores acostumbran guardar por un corto plazo algunos números atrasados y con frecuencia prefieren vender tomos completos en vez de números aislados. La escasez del papel suele también limitar el tiraje inicial de una revista. Es por consiguiente un tanto difícil obtener números atrasados de alguna publicación que date de varios meses.

3.4 SELLADO Trata la marca de la identificación de cada número con el sello especial de la biblioteca, impresión que se hace generalmente con un sellador de caucho. En algunas bibliotecas se combinan en uno el sello marcador que lleva el nombre de la biblioteca y el sello que indica la fecha de ingreso de la publicación. La marca incluye también la tira de papel, papeleta o ficha que se adhiere a la portada de la revista para circulación, así como la inscripción del número de clasificación dado a la revista, si es que las publicaciones periódicas se clasifican para su colocación en los estantes. En otros casos la marca encierra igualmente toda notación

referente a disposición, en particular cuando la biblioteca recibe ejemplares duplicados para distribuirse a otras bibliotecas de departamento. Así como se sella el material monográfico, las publicaciones también pasan por este proceso. Las publicaciones periódicas y seriadas se tienen que sellar en la portada o cubierta, en la tabla de contenido o índice, en el canto y en una página del interior de la publicación, en ese caso cada biblioteca puede establecer la página o páginas donde se pondrá el sello y tomando en cuenta que este no se ponga sobre el texto, láminas o ilustraciones, el sello que se pondrá será el correspondiente a la biblioteca en cuestión. Después de realizar todas las actividades anteriores, se pueden colocar en exhibidores para darle difusión y promover este tipo de colección entre los usuarios asiduos a la biblioteca y que la misma publicación sea lo más explotada que se pueda.

3.5 EXHIBICIÓN Y ORDENACIÓN EN LOS ESTANTES La mayoría de las bibliotecas exhiben las publicaciones periódicas de actualidad siendo muy diferentes los métodos adoptados de acuerdo con la disponibilidad del espacio. Obviamente el despliegue de publicaciones sobre las mesas constituye un desperdicio de espacio que se evitaría por ejemplo con el uso de muebles especiales. Hay muchos modelos y estilos en el mobiliario para la exhibición de publicaciones periódicas, y para escoger el diseño apropiado hay que considerar, aparte del presupuesto disponible y del número de publicaciones para exhibir, la disposición de los locales de la biblioteca. Ordenación en los estantes: Existen varios sistemas para colocar las publicaciones periódicas en los estantes: 1. En estricto orden alfabético de acuerdo a la regla básica del título como aparece impreso. 2. Alfabéticamente por el asiento principal, de acuerdo con el sistema de asentar los título de la biblioteca cuidando que cada parte de una publicación que ha variado de título esté colocada bajo el título que tuvo al tiempo de su publicación. De esta manera se puede ir directamente a buscar el título de la publicación al cual se hace referencia sin necesidad de consultar al catálogo. 3. Clasificadas de acuerdo con el sistema usado para los libros

4. Agrupadas en amplias clases de disciplinas, con una ordenación alfabética por título dentro de cada grupo. 5. Por la forma; i. e. Por idiomas o por tipo de publicación cómo órganos oficiales, gubernamentales, etc., o hasta por tamaño. 6. En orden numérico, asignando a cada publicación un número arbitrario de accesión El primer sistema es el más popular desde el punto de vista del lector, aunque las conjunciones y las preposiciones en el cuerpo del título tienden a crear confusión a menos que se explique el principio de la alfabetización “de letra por letra”. Las publicaciones seriadas gubernamentales, a menos que tengan títulos distintivos, es preferible almacenarlas separadamente, junto con otros documentos gubernamentales relacionados, bajo el nombre de la entidad que los publica. Es conveniente colocar señales en forma de trozos de madera para servir de referencias para títulos alternativos o cambios o uniones de títulos en sistemas de ordenación sin clasificación. Un sistema de clasificación por amplias clases de materias tiene la desventaja de requerir la colocación de los símbolos usados para las distintas clasificaciones o signaturas en cada volumen o caja. Además hay que dirigirse siempre al catálogo cuando se pide una publicación. La ordenación por la forma o la ordenación numérica también requieren un símbolo en los lomos de los volúmenes o cajas para facilitar el almacenaje y también hay que consultar una lista de títulos o el catálogo. Cuando se procede al almacenamiento de las publicaciones periódicas hay que tener la previsión de dejar suficiente espacio entre cada título para permitir futuras expansiones.

Actividad de contenido 2 Objetivo de Aprendizaje:

Identificar los elementos principales de una publicación periódica para su control

Introducción a la Actividad:

El objetivo principal de las control bibliográfico de las publicaciones periódicas es identificar la totalidad

de los materiales que se publican en el mundo independientemente de su formato impreso o electrónico y hacer accesible esta información a todos los usuarios.

Instrucciones:

Acude a la biblioteca pide al personal encargado de la sección de publicaciones periódicas/ seriadas te proporcione cinco títulos diferentes, e identifica cada una de las características específicas y elementos de una publicación periódica (LLEVAR LAS PUBLICACIONES A CLASE) · Título Común · Numeración · Volumen · Número de Fascículo · Año de Publicación · Periodicidad · Regular · Irregular · ISSN · Paginación · Continua · Independiente · Artículos (Titulo y autor) · Suplementos, Índices, Números especiales (si se los incluye en su publicación )

Criterios de evaluación:

Descripción de cada uno de los elementos bibliográficos de las publicaciones periódicas

3. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN.

3.1 Selección de Publicaciones Seriadas. Actividad de aprendizaje Preliminar Objetivo de Aprendizaje de Unidad:

Expresar su experiencia y conocimientos acerca de selección de las publicaciones periódicas

Introducción a la Actividad:

La selección de publicaciones seriadas y bases de datos resulta una tarea sumamente difícil, por el crecimiento acelerado de las fuentes.

Instrucciones:

Actividad individual, describe con tus propias palabras el concepto de selección.

Actividad de contenido 1

Introducción a la Actividad:

La selección de publicaciones seriadas y bases de datos resulta una tarea sumamente difícil, por el crecimiento acelerado de las fuentes.

Instrucciones:

Actividad individual, describe con tus propias palabras el concepto de selección.

Actividad de contenido 2

Introducción a la Actividad:

La selección de publicaciones seriadas y bases de datos resulta una tarea sumamente difícil, por el crecimiento acelerado de las fuentes y los medios de información en esta área del conocimiento

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “Selección”, identifica el concepto de selección, posteriormente elabora cuadro comparativo de los criterios de selección de publicaciones periódicas impresas y electrónicas.

Selección.

El término selección, lo define David Spiller como el proceso para evaluar y decidir qué materiales deben incluirse en el acervo de la biblioteca. Evans, discurriendo más ampliamente sobre el tema, lo define como el proceso para decidir qué materiales deben adquirirse para la colección de la biblioteca. Dentro de las decisiones que debemos hacer está la decisión que bebemos hacer entre dos materiales que proveen información acerca del mismo tema, los elementos a observar son el precio, la calidad del papel, la encuadernación, formato, contenido de la información, si tiene índice, etc. Pero afirma que implica también decidir si la información contenida en un material es equivalente a su precio, o decidir si un determinado material responderá al uso que va a recibir. En esencia, concluye, se trata de determinar sistemáticamente la calidad y el valor de los materiales.' Es indudable que los principales valores de la biblioteca son sus recursos humanos, documentales y los servicios bibliotecarios que ofrece, los cuales deben garantizar el acceso y la disponibilidad de información. De ahí la importancia que tiene para cualquier biblioteca la función de seleccionar.

En lo señalado por los autores, se percibe que el proceso de selección implica que los selectores deben tener un amplio conocimiento de las necesidades informativas de la comunidad y del mercado editorial, para poder identificar dentro del cúmulo de información que se genera aquéllos recursos que podrían ser de interés para la comunidad, evaluar su contenido o méritos literarios y tomar decisiones para adquirir aquello que debe ingresar a la colección de la biblioteca.

Así, podemos definir la selección, como la función a través de la cual se evalúa la calidad, importancia y/o utilidad del contenido de los diferentes recursos, y se discrimina y en consecuencia se filtran aquéllos que respondan de manera adecuada a las necesidades y demandas de información que tiene la comunidad a la cual debe atender la biblioteca. Entre los factores que influyen en la selección, debemos destacar los siguientes:

1. la misión y objetivos de la biblioteca; los objetivos de la biblioteca deben contribuir al apoyo de las funciones sustantivas de la institución de la que depende, proporcionándole a su comunidad recursos informativos adecuados y coherentes.

2. las necesidades y demandas de los usuarios; manteniendo un adecuado balance cualitativo y cuantitativo entre las diferentes áreas de interés y entre los diversos tipos de recursos representados en distintos formatos Idioma(s): Adquirir material extranjero, principalmente en el idioma más extendido en ese entorno para que sea accesible al mayor número posible. Tener en cuenta, dentro de los posibles, las peticiones y sugerencias de los diferentes tipos de usuarios y especialistas.

3. los requerimientos de las colecciones existentes; Conocer el estado actual de las colecciones es algo que sólo se puede llevar a cabo evaluando la colección para identificar sus fortalezas y debilidades mediante la detección de las áreas que están cubiertas y de las que no lo están, Esta evaluación permitirá también detectar en qué medida se están satisfaciendo efectivamente las necesidades y demandas de información de los usuarios, evaluación

4. el presupuesto que se tiene asignado para las adquisiciones y para el mantenimiento de esas colecciones, 1.- Recursos económicos: Distribuir el presupuesto disponible para cubrir las necesidades de las diferentes áreas, destinando una parte materiales impresos y otra a recursos electrónicos. Debemos tener presente que una vez suscritos a un título, ya sea nacional o extranjero, normalmente se mantendrá esta suscripción (D) y, por lo tanto, aparecerá regularmente (es decir, anualmente) en el presupuesto. Los portes y gastos de envío suponen un coste adicional de la suscripción (D) y la experiencia nos demuestra que aumentan regularmente. Es importante tambien establecer si: hay posibilidades de adquisición a través del intercambio, donación y adquisición de forma cooperativa.

5. las políticas y criterios que se establezcan para la toma de decisiones.

Principios de selección

La selección es un arte, no una ciencia. Esto implica que, además de la dedicación del bibliotecario responsable, es necesario también un conocimiento y una rigurosa aplicación de la política de adquisiciones del centro. Esta es una de las tareas más arduas y uno de los factores que determina el buen funcionamiento de la biblioteca y el grado de satisfacción de sus usuarios. Dicho esto, habría que añadir que, durante todo el proceso de selección, las decisiones están influidas hasta cierto punto por factores de carácter subjetivo (cualificación, experiencia, actitud personal). Por esta razón se aconseja compartir la responsabilidad con otros colegas.

EL SELECTOR

En el proceso de desarrollo de colecciones de publicaciones periódicas se involucran varias personas en un mismo tiempo además de la persona encargada de la selección esta la persona encargada de los prestamos y la de los servicios de referencia y en algunos casos los maestros y cada una de ellas con puntos de vista diferentes. Sin una declaración escrita, la diferencia de opiniones puede causar confusiones Una declaración de las políticas la van a utilizar como referencia a las personas que se encargan de tomar decisiones, que son la personas encargadas de hacer las adquisiciones,Con una política escrita cada quien tiene un punto de referencia y. las discusiones se basan en un documento. En tales situaciones el trabajo se hace en base a acuerdos Uno de los factores más relevantes en el proceso de selección es el factor humano, porque de él depende, finalmente, la toma de decisiones: incluir o rechazar las diferentes publicaciones periódicas.

Sólo la experiencia y el conocimiento de la información le permitirán al selector determinar o asignarle un valor a los materiales. Evidentemente cuando el selector se enfrenta a la información representada en diversos formatos tiene que aplicar criterios diferentes para cada uno de ellos, y dar juicios objetivos de acuerdo con los elementos básicos que deben evaluarse. Tomar decisiones sobre los diferentes materiales es algo que requiere de un especial cuidado y objetividad, y no estar basado solamente en lo que imaginamos o suponemos que necesitan los usuarios, o en las demandas que ellos presentan y que pueden haber sido creadas por la publicidad comercial. La selección no puede ser responsabilidad exclusiva del personal profesional de la biblioteca ni tampoco del profesor, más bien debe ser una práctica compartida, con los docentes, quienes son expertos en sus disciplinas y conocen la literatura más importante o representativa para apoyar sus programas educativos. Los bibliotecólogos, particularmente quienes están en el servicio de consulta, por estar en contacto directo con los usuarios y sus necesidades de información de manera permanente, tienen la posibilidad de detectar las áreas o temas de interés que deben reforzarse y de este modo ayudar a mantener en la colección un equilibrio cualitativo y cuantitativo entre todas las disciplinas. La selección de materiales debe ser responsabilidad del bibliotecario profesional, con asistencia de los profesores, debemos señalar que el bibliotecólogo ha recibido una formación que le proporciona bases teóricas y técnicas para identificar materiales adecuados para la biblioteca. Es alguien que posee conocimiento sobre los servicios que ofrece y sobre aquellos que se requiere implementar y que tiene experiencia y habilidad en el manejo de técnicas para acceder a la información. Además cuenta con bases para asignar las partidas de cada una de las áreas y está atento a los cambios en el mercado editorial y tecnológico; tiene, pues, todos los elementos que le permiten retroalimentar con información a su comunidad. Avalamos la participación que debe tener el bibliotecólogo en el proceso de selección en una biblioteca universitaria y en otras de todo tipo.

Aunque teóricamente, los departamentos académicos son responsables de seleccionar los materiales de sus áreas; sin embargo, los docentes que tienen status académico, en ocasiones logran que sus recomendaciones tengan más peso que otras, aunque no necesariamente reflejen el énfasis de su departamento. Así, también hay que tomar en cuenta que existen docentes más activos que otros. Estos aspectos, sin ser generalizables a todas las bibliotecas universitarias, pueden hacer que la selección se distorsione y produzca que las colecciones no guarden un equilibrio entre las diferentes materias. No es generalizable pero sí común encontrar que las bibliotecas universitarias cuentan con un Comité o Comisión de Biblioteca integrado por representantes de la comunidad académica

conjuntamente con los bibliotecólogos, quienes representan los intereses y necesidades de la comunidad pero también atienden las carencias o necesidades de información en la misma colección, todo con el objetivo de satisfacer las necesidades de información de la comunidad usuaria de manera eficiente. Prueba de lo anterior son los esfuerzos realizados por la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM, al generar el Reglamento General del Sistema Bibliotecario (aprobado en 1990) en el Capítulo VII del cual, se enmarca todo lo relacionado con las Comisiones de Biblioteca. He aquí algunas de las funciones que se señalan: • Opinar sobre las políticas de desarrollo y crecimiento de la biblioteca. • Seleccionar el material documental a partir de las bibliografías básicas que le haga llegar el personal académico y demás usuarios. • Asegurar que las publicaciones que edita la dependencia se encuentren en su biblioteca. • Prever las necesidades presupuestarias de la biblioteca para adquirir material documental

En lo anterior se puede observar la indudable ayuda que pueden aportar las comisiones o comités de biblioteca al estar constituidos por académicos y los bibliotecólogos que toman decisiones para seleccionar e ingresar recursos a la biblioteca. La participación de alumnos dentro de las comisiones o comités e también recomendable, pues ellos representan los intereses propio y los de sus compañeros y pueden opinar o hacer sugerencias sobre otras decisiones, como en el descarte de materiales, el número d ejemplares que la biblioteca podría obtener sobre alguna publicación, sobre el acceso a recursos electrónicos en lugar de obtener materiales impresos. Obviamente las comisiones o comités de biblioteca deben estar atentos a la utilización de tecnologías de información en los servicio que ofrecen sus bibliotecas, particularmente aquellas que constituyen las nuevas tendencias en el desarrollo de colecciones y, por tanto, en la selección de recursos, y su selección dependerá en gran medida de su utilidad de acuerdo con los intereses y necesidades de la institución de información, posibilidades tecnológicas y presupuesto disponible.

CRITERIOS PARA SELECCIONAR MATERIALES IMPRESOS

En este apartado se presentan seis criterios que, sin ser los únicos, podrían ser incorporados a las

políticas de selección para las bibliotecas.

1.- Tema

Es el factor más importante. Por lo general los temas representados en las colecciones de las bibliotecas son aquéllos que están más estrechamente relacionados con los objetivos de la institución. El proceso intelectual de la selección requiere en primer lugar identificar el tema y después vincularlo con el universo de información o conocimiento, pero en última instancia hay que relacionarlo con los programas académicos de la institución Universitaria y el nivel de necesidades de su comunidad. El análisis del tema implica que el seleccionador conozca con profundidad el área específica que va a evaluar con el fin de que el material a seleccionar cubra con las necesidades de información de sus usuarios. corrientes de pensamiento, las subdivisiones de la disciplina, la profundidad, su alcance, la actualidad en relación al tema, etcétera.

2.- Contenido intelectual

Es común que el contenido intelectual de una obra tenga que deducirse de la reseña en un catálogo o en una revista especializada; sin embargo, decidir si se trata de un título clave en el área o de un trabajo elaborado e informado o de un estudio novedoso, exige conocimiento sobre el valor de las contribuciones anteriores del autor, o un análisis si se trata de aportaciones originales. Es conveniente saber si la autoridad personal o institucional del trabajo es reconocida y si éste es un trabajo especializado o de carácter general. Sin embargo, lo importante que es el análisis del contenido intelectual, en la práctica este criterio puede ser rebasado por políticas específicas de la institución, según las cuales la necesidad de obtener todo lo relacionado con un tema volverían inoperante la valoración del autor o la originalidad del trabajo. Durante el proceso de selección es importante tener en cuenta que el contenido intelectual por sí solo no es un criterio suficiente, puesto que hay trabajos que pueden parecer triviales y que sin embargo son muy importantes como fuente de investigación.

Esto implica que el valor de una obra no es absoluto cuando hablamos de formación de colecciones, puesto que su valor real está en función de cubrir necesidades específicas muy diversas.

3.-Idioma

El idioma principal de un área debe considerarse de manera prioritaria; sin embargo, debemos reconocer que no toda la información de interés para los usuarios se produce en el mismo idioma. El tipo de información es siempre importante, por ejemplo, en los campos de las ciencias exactas podría preferirse el inglés por ser éste uno de los idiomas en el que se editan las obras que contienen los avances más significativos. También en áreas como computación y electrónica el inglés tiene una alta prioridad, pero en literatura latinoamericana es obvio que será conveniente considerar el español para los trabajos originales. También deben tomarse en cuenta los problemas que puedan presentarse al seleccionar recursos en idiomas que resulte poco usados por la comunidad.

4.-Demanda potencial

En este rubro quizá lo más importante sea considerar la posibilidad de que una publicación sea útil a corto plazo El seleccionador deberá conocer las necesidades derivadas de los programas de docencia e investigación para predecir los patrones de demanda que puedan generarse. Asimismo, el selector deberá conocer los proyectos de nuevas materias, las modificaciones en los planes y programas de estudio, así como cuáles son los programas de investigación que están en proceso, cuáles se han suspendido y cuáles están próximos a iniciarse, pues sólo de este modo podrá anticipar las demandas de nueva información y procurar cubrirlas con diferentes recursos. Pero no debe perder de vista el nivel intelectual de los usuarios para evitar la selección de trabajos poco accesibles o demasiado generales.

5.-Uso actual

Este criterio está muy relacionado con el de tema, pero deberá buscarse la relación directa con el uso actual que se hace de la colección. Un aspecto importante aquí es buscar un equilibrio en la colección y en su cobertura, y la necesidad de adecuar el uso que se hace de la colección con miras a

su desarrollo futuro.

6.- Factores bibliográficos Aquí el criterio refina el proceso de selección al incluir factores tales como a. b. c. d.

reputación del editor, calidad de la encuadernación, edad de la bibliografía citada, accesibilidad de la información (Tabla de contenido, estructura, títulos, fácilmente identificables, , etcétera) e. tipo de lenguaje utilizado, f. organización del contenido,

CRITERIOS PARA SELECCIONAR RECURSOS ELECTRÓNICOS

La revisión de los trabajos de Codina; Kovacs y Elkordy, y White y Crawfórd,1 nos permitió resumir criterios para la evaluación y la posible selección de recursos electrónico/digitales. A continuación y bajo cada criterio, se señala una serie de preguntas o cuestionamientos que el evaluador o selector deberá responder de acuerdo con el recurso de que se trate.

Contenido

¿Posee el documento un valor o interés intrínseco? ¿La información que se presenta en el sitio, es tratada con el cuidado y rigor adecuados al contenido? ¿La información es útil en el formato que se presenta? ¿La información está en un lenguaje apropiado y su profundidad es accesible para la población a la que se dirige? ¿Posee la información un adecuado grado de cobertura en relación con el tema tratado? ¿Las fuentes citadas están adecuadamente documentadas?

Autoría

¿El recurso dispone de título y fecha de publicación? ¿Contiene indicaciones claras y explícitas sobre la autoría y/o la responsabilidad intelectual? ¿Hay una autoridad claramente identificada como responsable de darle mantenimiento al material involucrado? ¿Existen indicios de que el recurso fue creado, producido o editado por una institución u organismo de reconocido prestigio en su campo? ¿Incluye textos explicativos sobre el contenido de la Web?

Actualidad

¿Es la actualización considerada como prioridad importante? ¿Se actualiza la información regularmente? ¿Se muestra claramente la fecha ¡en que la fuente fue actualizada por última vez? ¿Se anotan las fechas en que se revisaron las ligas externas?

Facilidad de uso

¿El sitio es accesible para usuarios con necesidades especiales? ¿Se especifica claramente cómo navegar a través de las páginas del recurso? ¿El sitio está bien organizado a lo largo de líneas lógicas? y ¿cuenta con un mapa de sitio? ¿Están los botones o ítems de menús claramente etiquetados Y de manera útil? Si el sitio usaframes, ¿están aplicados éstos de manera significativa para ayudar a la navegación? ¿Hay un alto porcentaje de ligas muertas o inactivas interna o externamente? ¿La recuperación de información se hace a través de búsquedas por palabras o frases? ¿Es posible utilizar operadores booleanos? ¿Es posible utilizar otros operadores?

¿Existen ayudas y sistemas de recuperación de información adicionales? ¿Es rápida la descarga de la página? ¿Qué hace excesivo el tiempo de descarga?

Presentación

¿La información es presentada clara y lógicamente en un formato útil para la audiencia a la que va dirigida? ¿Posee el recurso un sumario general que represente su contenido global? ¿La interfaz es clara y fácil de usar? ¿Los elementos navegacionales son claramente identificados? ¿Las ligas con otras páginas son fáciles de encontrar? ¿Cómo aparece el sitio en el browser? ¿Esta disponible la versión de "sólo texto" en el sitio? ¿Sería difícil para los usuarios con incapacidades o necesidades especiales usar el sitio (problemas potenciales: el tipo de letra pequeño, poco uso de espacio en blanco, frames, falta de color de contraste entre los elementos) ¿Contiene el recurso algún tipo de índice temático, cronológico, alfabético, de nombres, etcétera? ¿Se usan siempre los mismos códigos textuales e ¡cónicos para representar las mismas funciones, acciones o datos?

Interactividad

¿Se pueden plantear preguntas, sugerencias o enviar mensajes al administrador del sitio? ¿Se puede realizar alguna clase de actividad o transacciones? Enviar por correo la información, imprimir. ¿Permite descargar software o ficheros gráficos?

¿Contiene enlaces externos la Web? ¿Los enlaces han sido evaluados?

Apropiado

¿Podemos aprovechar el recurso dadas las particulares características del medio? ¿Hay alguna otra obra impresa o no impresa que presente la información de mejor manera que la que tiene este sitio? ¿El sitio contiene información digital que pueda ser usada en otras aplicaciones o formatos, por ejemplo gráficas, estadísticas, texto, software, presentaciones, etcétera? ¿Está el recurso disponible en otros formatos, por ejemplo una contraparte impresa para revistas? ¿Cuáles son las capacidades de búsqueda de información que tiene el sitio (texto completo indizado, archivos PDF que no son recuperables)? ¿Están disponibles las gráficas y textos completos de los artículos? ¿Debe ser actualizado frecuentemente el contenido? ¿Qué hace a este recurso útil en formato electrónico? ¿Por qué no usarlo en formato impreso? ¿Hay alguna oferta para adquirir ambos? ¿Es una opción realista recomendarlo en este formato? ¿La comunidad usuaria prefiere usar una versión electrónica o una impresa? ¿Cuántos usuarios potenciales existen para este recurso? Además de los criterios apuntados habría que considerar otros aspectos importantes: ¿Cuenta la biblioteca con el equipo apropiado para el uso de la versión electrónica/digital? ¿Puede la biblioteca adquirir el equipo necesario? ¿Cuál será el costo del equipo necesario? ¿El proveedor o vendedor proporciona buen soporte técnico para el uso de sus productos? ¿Qué tanto espacio se requiere para almacenar y consultar esos recursos? Sin duda, la clave para desarrollar colecciones impresas conjuntamente con recursos electrónico/digitales requiere de una administración de estrategias que:

a. promuevan la flexibilidad de la institución hacia la biblioteca, b. faciliten la coordinación y colaboración a través de las divisiones organizacionales o departamentales de la biblioteca, c. promuevan la habilidad del personal para adaptarse a los constantes cambios, d. eliminen el divisionismo en la biblioteca, e. desarrollen un conjunto de propósitos y valores compartidos que promuevan la cooperación entre unidades administrativas.

Finalmente cabe apuntar una consideración: los principios de selección de publicaciones impresas no cambian con las nuevas tecnologías de información, pero los métodos, criterios y prácticas de la selección deben ser ajustados para incorporar recursos electrónico/digitales en los servicios que se ofrece.

3.2 Políticas Actividad de contenido 2 Objetivo de Aprendizaje:

Desarrollar las políticas de selección para un área disciplinar específica

Introducción a la Actividad:

La función principal de una política escrita de desarrollo de las colecciones es servir de orientación al personal a la hora de seleccionar o desechar recursos tanto impresos como electrónicos para la colección local.

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “Políticas de Selección”. 1. De acuerdo al cuadro comparativo de los criterios de selección de publicaciones periódicas impresas y electrónicas que elaboraste en la actividad anterior, tómalos como referencia

para elaborar un documento en donde especifiques las políticas de selección para publicaciones periódicas para la biblioteca de la Facultad de Filosofía y Letras (se recomida que localices algunas políticas de selección de publicaciones periódicas ya elaboradas para que las tomen como referencia en la elaboración de sus políticas ya que las políticas son especificas para cada unidad de información). LAS POLÍTICAS DE SELECCIÓN

Como se ha venido señalando, el crecimiento de la información y su representación en una diversidad de formatos, influye en las formas tradicionales de llevar a cabo la selección de recursos, lo que se complica cuando añadimos la necesidad de normalizar este proceso, dado que involucra una serie de decisiones intelectuales que podrían no ser válidas para todo tipo de comunidades. Aquí se hace indispensable contar con políticas y criterios de selección claramente definidos que permitan dar juicios de valor lo más objetivos posible, y coherentes con respecto a las necesidades informativas. No se puede decir que exista un proceso de selección de calidad en el sentido estricto M término, pero aplicando políticas y criterios se pueden tener argumentos para seleccionar, rechazar, conservar o descartar materiales. Esto permitiría mantener un nivel adecuado en cuanto a contenido, cantidad, actualidad y diversidad entre las diversas áreas de interés, y aseguraría la continuidad y sistematización en la formación de colecciones y en el manejo de información. Las políticas son reglas generales que tienen por objeto normar la acción de un determinado proceso. Su importancia para la selección de recursos es decisiva porque son nociones indispensables para delegar responsabilidades y coordinar y controlar las actividades. Lo que se proponen las políticas de selección de las bibliotecas universitarias, es: • Contar con una guía por escrito para normar cada acción en un determinado momento. • Ser un instrumento de comunicación interno y externo de la biblioteca. • Evitar la posibilidad de cambios de política debido a caprichos o expresiones apresuradas, que destruyan esfuerzos trabajosamente desarrollados. • Fijarle límites y campos de acción a cada uno de los participantes en el proceso, para que tomen decisiones de acuerdo con el grado de responsabilidad que les corresponde. • Prever acciones contingentes e indicar cómo enfrentarse a ellas. Si bien es verdad que a algunos recursos se les pueden aplicar juicios de valor por sus méritos literarios, artísticos, históricos y otros, esto no es generalizable a aquellos que deben satisfacer intereses educativos, de información e investigación. Por tanto, los responsables de la selección

deberán tomar en cuenta lo siguiente: • Identificar las necesidades de la colección con base en los temas, materias o recursos específicos. Esto es especialmente importante si no se tiene establecida una política de desarrollo de colecciones. • Determinar qué presupuesto está disponible para el desarrollo de colecciones y asignar partidas adecuadas en cada categoría o área del conocimiento. • Desarrollar un plan para identificar el uso potencial de los materiales que podrían adquirirse. • Realizar un estudio sobre los materiales deseados. • Mantenerse actualizados sobre el comportamiento editorial nacional y extranjero, y sobre la forma en que operan sus diferentes procesos de producción, diseminación, tiempos y costos. El conocimiento de lo anterior permitirá desarrollar y establecer políticas de selección de acuerdo con la situación actual que prevalece en las bibliotecas universitarias mexicanas. Si bien es cierto que existen guías para la elaboración de políticas que atienden más a la forma y a la estructura de ellas que a su contenido, en todas ellas se reconoce que el contexto de cada biblioteca es diferente y que, por tanto, no es posible inventar desde un escritorio políticas y procedimientos que se ajusten a realidades diferentes. No solamente sería difícil extrapolar políticas de descarte de una biblioteca de ingeniería hacia una especializada en bibliotecología, por ejemplo, sino también lo sería tratar de equiparar las políticas de una biblioteca de Campeche con otra, de la misma especialidad, ubicada en Sinaloa. Además, en el caso de las bibliotecas universitarias por ejemplo, no en todas se atiende al mismo número de usuarios, ni tienen el mismo nivel de necesidades informativas o presupuestos similares, para mencionar sólo algunos aspectos. Al mismo tiempo habría que considerar que existen carreras que necesitan actualizar de manera permanente sus colecciones y en donde los usuarios demandan servicios más especializados, mientras que otras bibliotecas ' por ejemplo, sólo seleccionan material en un idioma, el español. Las políticas, por razón de su especificidad, tienen que ser establecidas por escrito y con la participación de¡ responsable de la biblioteca, quien debe coordinar su elaboración con el personal profesional que participa directamente en la labor de desarrollar la colección y, más específicamente, con la selección de recursos, pero también con los representantes de la comunidad en el comité o comisión de la biblioteca. Las políticas deben ser establecidas para decidir un curso de acción y deben ser flexibles al seleccionar, y no estar agobiadas por detalles excesivos. Esto permitirá que sean más claras para la dirección y acción, y ayudarán al lector de la política a entender el propósito de las medidas que deben ser ejecutadas en un asunto o problema específico. En resumen, las políticas de la biblioteca universitaria deben interpretar adecuadamente los objetivos de la institución y normalizar las actividades que se deben realizar con el objeto de obtener

los resultados deseados, ya que a través de éstas se coordinan las actividades de planeación del desarrollo de colecciones y la toma de decisiones en la práctica de la selección.

Elementos de la Política de selección de fuentes de información.

Los elementos fundamentales que deben estar presentes en la elaboración de una política de este tipo son aquellos que identifican los requerimientos de los usuarios a corto y largo plazo, así como el establecer prioridades en cuanto al empleo del presupuesto con que cuente le organización. Además contribuyen a asegurar la continuidad y consistencia en la colección, aunque existan cambios de personal, de dirección, de presupuesto, permitiendo de este modo prever el desarrollo futuro de la colección bibliográfica.

Cada uno de ellos y otros que se consideren necesarios añadir deben ser desarrollados de acuerdo con las características de cada institución. Estos elementos pueden ser:

         

Alcance de la colección Áreas temáticas que se abarcarán Tipos de fuentes a adquirir o descartar Idiomas y áreas geográficas a incluir o excluir Periodo cronológico que abarcará Grado de duplicidad Lineamientos de las vías de adquisición Obsolescencia Descarte Usos de la colección

POLITICAS DE SELECCION Y DE ADQUISICION Las políticas de selección y adquisición, derivadas del proceso evaluatorio continuo de las fuentes y canales de información, rigen la ejecución de estos procesos. La selección y adquisición es una función directa del desarrollo de los recursos, es la toma de decisiones y la realización de las gestiones que implementan las políticas, y permite cumplir los objetivos propuestos. Al documento que registra el plan de acción e información que se utiliza como guía por los que toman decisiones de selección o gestionar la adquisición, se le denomina política de selección y

adquisición y se consulta cuando se decide, por ejemplo, cuáles materiales considerar, qué proporción de uno y otro tipo de documentos (libros, publicaciones periódicas, etc.) adquirir, cuál vía resulta más apropiada para obtener una fuente o canal determinado, etcétera. El proceso de evaluación de la obtención de los recursos ocurre de manera sistemática, por cuanto el cambio en el contexto de las comunidades es constante e inevitable. La dinámica de las comunidades a las que se brinda servicios y del entorno en el que opera la entidad, obliga a la revisión y modificación de las políticas de selección y adquisición en breves plazos, con el objetivo de adaptarse a las nuevas circunstancias. Las políticas, en general, sustentan el trabajo de los selectores y gestores, lo fundamentan, lo orientan y le suprimen, sobre todo, parte del componente individual o subjetivo del selector, con cuyo criterio único muchas materias, fuentes y canales pudieran quedar ignoradas durante años. Entre las ventajas de la utilización de las políticas de selección y adquisición, planteadas por el mismo autor, tenemos que ayuda a: —lograr una visión única de qué áreas del fondo deben desarrollar se, sus prioridades, etcétera; —la consistencia, reduce las decisiones subjetivas y evita confusiones entre los selectores; —la coordinación de los diferentes individuos participantes en el proceso de administración de los fondos. Algunos de los elementos a considerar en las políticas de desarrollo de las colecciones son: —Designación general de la comunidad de usuarios a la que se pretende servir -usuarios, categorías, necesidades y prioridades, tipo de trabajo que desarrollan, tipos de establecimientos en que laboran, especialidades, otros datos de interés. —Segmentos de la comunidad a servir. —Tipos de materiales, proporción, grado de actividad, idioma. —Alternativas metodológicas de selección más adecuadas a los recursos y posibilidades de la institución. —Estrategias de adquisición. —Tipos de cubrimiento de las temáticas, entre otros. Los tipos de cubrimiento más comunes para las publicaciones son:

—Cubrimiento de colección general: sólo se adquieren materiales alta mente conocidos en la disciplina en forma de libros; no se compran o adquieren publicaciones periódicas. —Cubrimiento de colección abarcadora o de investigación: se recolectan todos los materiales actuales y retrospectivos; se desarrollan colecciones de variados tipos de materia les, incluidos reprints; se realiza poco o ningún descarte y éste se realiza mediante la transferencia a locales de bajo uso. —Cubrimiento exhaustivo: se adquiere todo, incluso objetos de carácter museológico; no se realiza descarte. La mayoría de las áreas temáticas se cubren según colección de trabajo y colección de investigación. Los elementos expuestos pretendieron, si no exponer totalmente el mundo conceptual y teórico que rodea a esta actividad, sí presentar algunos de los conceptos más importantes que deben manejar aquellos que se dedican a estas tareas.

LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

Es indudable que la experiencia personal de los selectores a través del tiempo, el conocimiento de la información que se genera en las áreas o temas de interés y la aplicación de criterios adecuados, les ha permitido determinar la calidad y/o utilidad de los materiales que han ingresado a la biblioteca. De esta manera, los criterios representan una guía orientadora para el análisis y reconocimiento de las cualidades o defectos de un determinado recurso, pues ayudan a los selectores a formar un juicio de valor sobre los diferentes materiales. Con el advenimiento de los formatos electrónico/digitales, el selector enfrenta a otro tipo de aspectos que requieren de una evaluación más amplia que la que se realiza con los materiales impresos. Los criterios de selección para este tipo de recursos implican la adopción de criterios tradicionales pero complementarlos con aquellos que permitan evaluar aspectos adicionales y ayuden a definir la importancia y/o utilidad de cada recurso. Tras valorar los puntos básicos de cada aspecto, se podrán tomar decisiones objetivas, ya sea para ingresar materiales a la biblioteca o para decidir sobre aquellos a los cuales solo se tendrá acceso. Lluís Codina señala que, "[en la] medida que la Internet vaya creciendo, será más y más necesario para los profesionales de la documentación (y de la bibliotecología) disponer de criterios sólidos para saber evaluar recursos electrónico/digitales y determinar su valor o su capacidad relativa para cumplir sus objetivos".

Sucede que seleccionar un recurso electrónico/digital no es tan directo como seleccionar un recurso impreso, pues como se señaló, el hecho involucra un amplio número de aspectos adicionales, entre los cuales está la apropiada evaluación de la información contenida en el recurso y la ayuda que éste ofrece. Conforme se populariza el recurso electrónico/digital, se hace necesario conjuntar bibliotecólogos, profesionales de la información, especialistas en cómputo e ingenieros, no sólo para realizar una adecuada selección de recursos sino también, para elegir otras herramientas que faciliten la descripción y recuperación de esos recursos digitales. Es indudable la importancia que tienen los criterios de selección para ajustar la mayor parte de nuestras prácticas profesionales y operaciones diarias al tomar decisiones sobre recursos electrónico/digitales. Tales decisiones habrán de resultarnos tan o más fáciles aún que las que tomábamos respecto de los recursos impresos. En la literatura especializada sobre la selección, diversos autores han señalado la importancia de esta función, "[...] la contemplan como una tarea que requiere método y buena organización, para lo cual aconsejan tener en cuenta una diversidad de criterios selectivos". Lo señalado demanda el desarrollo de modelos de decisión para comparar recursos impresos y electrónico/digitales, que nos indiquen cómo ampliar el alcance de los criterios de selección tradicionales para los recursos electrónico/digitales. Los criterios de selección que se han aplicado durante varios años para evaluar los recursos impresos son los siguientes: • El contenido intelectual, que incluye calidad, relevancia, importancia, utilidad, cobertura, nivel al que va dirigido; así como fiabilidad, exactitud y actualidad de la información. • La autoridad del autor individual, institucional, corporativo y editor, entre otros. • El formato y/o características que le agregan valor a los diferentes materiales. • El idioma. • Los aspectos técnicos y estéticos. • Los factores bibliográficos. • El costo de los diversos materiales.

Dentro de los aspectos adicionales que deben evaluarse en relación con los recursos electrónicos podemos apuntar los siguientes: opciones disponibles, métodos de acceso, diferencia en cuanto a al-

cance y cobertura, implicaciones que involucran los servicios, costos diversos, diseño de interfaces y aspectos técnicos de apoyo. Sin ser ésta una lista exhaustiva de criterios, señala aspectos que indudablemente deben evaluarse o cuestionarse para cada uno de los recursos. Esto les permitirá a los selectores relacionar las necesidades de información de su comunidad con la información que se está generando. López Hernández señala que los criterios de selección deben agruparse en valores intrínsecos y valores extrínsecos, apuntando dentro de cada valor los aspectos que se deben considerar en cada uno., Sin embargo, los dos criterios más controversiales son calidad y costo, los cuales deben ser bien valorados por el responsable de seleccionar recursos electrónicos. Sin duda los criterios señalados en párrafos anteriores se pueden enriquecer o limitar, de acuerdo con los objetivos de cada biblioteca, a las necesidades y demandas de su comunidad usuaria y al tipo de recurso que se esté evaluando. Es obvio que existen varias diferencias entre los diversos recursos informativos, precisamente por eso es importante entender cada una de ellas antes de entrar en una discusión sobre por qué un recurso en determinado formato debe ser seleccionado en lugar de otro para ser incluido en la colección de la biblioteca.' Es en este momento cuando los criterios de selección ayudan a definir los aspectos que deben evaluarse, lo que hace diferente la clase de atención que requieren los selectores.

3.3 Fuentes y proceso de selección.

Actividad de aprendizaje

Objetivo de Aprendizaje:

Identificar fuentes de información para la selección de publicaciones periódicas.

Introducción a la Actividad:

El tipo de información que contienen son datos esenciales para identificar y adquirir las publicaciones como son: título, editorial, precio, periodicidad, formato de la publicación, área que cubre, dirección y

teléfono tanto de editores como distribuidores

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “Fuentes de Selección”. Realiza la siguiente actividad: Identifica una fuente para la selección de publicaciones periódicas de:

a) Catálogos comerciales 1) Según la entidad que los produce: - De editoriales Públicas (universidades, centros de investigación, grandes bibliotecas). -De editoriales Privadas. - De distribuidores. - De librerías 2) Por la materia tratada: - Especializados. 3) Por la periodicidad: -Mensuales - Anuales, etc.

b) Bibliografías nacionales c) Catálogos colectivos d) Índices de citas

(Localiza en el Journal Citation Index 3 títulos de revistas relacionadas con un

tema de tu interés.

3.4 Adquisición de las Publicaciones Seriadas.

Objetivo de Aprendizaje:

Identificar los procedimientos para la adquisición de publicaciones periódicas.

Introducción a la Actividad: El proceso de adquisición documentaria es uno de los más importantes en la formación de una colección que responda a los

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “Adquisición”, elabora un mapa conceptual de los distintos procedimientos para la adquisición.

La adquisición de documentos. Procedimientos

La Adquisición es el proceso de obtener físicamente o de proveer acceso por medios electrónicos a los materiales previamente seleccionados para las colecciones de la biblioteca. Para las Adquisiciones de biblioteca se deber cuidar: 1. Que las colecciones sean fiel reflejo de los intereses y necesidades de los usuarios. 2. Desarrollar métodos de selección y adquisición para eliminar duplicaciones innecesarias y el desperdicio de tiempo y personal, asegurándose de que las obras solicitadas sean recibidas. Proceso desde q se recibe la solicitud 3. Mantener contacto continuo con los usuarios, las academias y recabar sus intereses y necesidades (biblioteca académica, biblioteca pública) 4. Que la relación entre la Biblioteca y sus proveedores sean cordiales y éticas. 5. Que la comunicación con los usuarios, el personal bibliotecario y la administración sobre las nuevas adquisiciones sea regular y actualizada. Mantener informados a los usuarios de la compra de los materiales solicitados así como al personal para su difusión 6. Precisar a todos los involucrados sus derechos y sus responsabilidades. Solicitudes de compra a maestros para apoyo de sus clases, utilizarlas. Solicitudes a ppio de semestre, pag biblioteca

Entre los objetivos o funciones principales de la sección de adquisiciones podemos mencionar los siguientes: 1.- Tramitar el pago de los recursos bibliográficos seleccionados. 2.- administrar el presupuesto asignado para el desarrollo y fortalecimiento de las publicaciones periódicas. 3.- coordinar con la Oficina de Finanzas el trámite de los pagos de las facturas de acuerdo con las normas establecidas. 4.- Transferir a la sección de Catalogación los recursos de información recibidos para la correspondiente catalogación y clasificación 5.- mantener informada a la comunidad sobre las últimas adquisiciones de la Biblioteca. Una vez que los documentos han sido seleccionados, el siguiente proceso consiste en la adquisición de los mismos", a través de distintos procedimientos. Compra (suscripción o contrato), Canje, Donativos, Depósito, Depósito Legal y Adquisición compartida, que presentan mayor o menor importancia según los distintos tipos de bibliotecas. El procedimiento de adquisición más habitual en las bibliotecas es la compra a través de suscripciones o contratos en el caso de bases de datos (licencias) 1. Compra La suscripción se utiliza en el caso de publicaciones seriadas, con una fecha determinada, anual o bimensual, mensual o diaria. dependiendo de la publicación, y contrato como para bases de datos

A la hora de llevar a cabo la compra de publicaciones periódicas adquiere gran importancia el conocimiento del mundo de la producción de materiales informativos de su distribución y venta. En este proceso intervienen tres figuras: el editor, el distribuidor y el librero. En lo que se refiere a la suscripción de revistas en México generalmente se hace a través de editoriales ya que es la forma más económica por la limitada cantidad de suscripciones que se tiene y no se cuenta con presupuestos suficientes. En algunos casos se contrata algún distribuidor que nos provea publicaciones de diferentes editoriales como por ejemplo swets, dialnet, cuando se tiene dinero suficiente, además que nos va a librar de muchas tareas como el trámite de pago y reclamación a cada una de las editoriales.

2. Donativos, legados, depósitos y depósito legal Constituyen, con ciertas variantes, procedimientos gratuitos de adquisición, y muchas veces se los engloba bajo el epígrafe genérico de donaciones. Refiriéndonos a los donativos de una forma general, hay que señalar que aunque los donativos constituyen un procedimiento gratuito de adquisición que puede resultar muy interesante para la biblioteca, sin embargo presenta también ventajas y desventajas, por lo que conviene hacer algunas consideraciones: - En principio, la adquisición gratuita de puede resultar muy beneficiosa por el ahorro que supone para la biblioteca puede ser una vía para disponer de documentos que no se comercializan. Por esta razón es interesante llevar a cabo dentro de las bibliotecas una política de fomento de donativos. Hay que tener en cuenta, además, que unos donativos atraen otros donativos. Para ello la biblioteca debe llevar a cabo peticiones de publicaciones periódicas a determinadas instituciones, sobre todo públicas, así como poner en marcha medidas relacionadas con el marketing: a) Agradecimientos, b) publicación de listas con donativos recibidos y su procedencia, c) diseño de exlibris, forma sencilla de personalizar nuestros libros, se llama EXLIBRIS. Un EXLIBRIS es un distintivo del propietario d) organización de exposiciones con las publicaciones donadas, etc.

Aunque los donativos sean, como ya hemos señalado, una forma de adquirir documentos sin coste económico, traen consigo un proceso administrativo y técnico porque también se deben registras y seguir todo el proceso de control, también se catalogan y clasifican, que supone gastos, lo que hay que tener en cuenta a la hora de valorar su rentabilidad. Las colecciones deben estar hechas de acuerdo con la función que la biblioteca tenga, o dicho de otra manera, con las necesidades de los usuarios. Por lo q sólo deben formar parte de la colección aquellos documentos que se ajusten a las necesidades. Sin embargo, no se deben rechazar donativos. La solución es aceptarlos sin condiciones previas para que, en caso de no ajustarse a la política de selección de la biblioteca, puedan usarse, por ejemplo, como material de canje. Los donativos propiamente dichos pueden proceder de instituciones o personas individuales. Los donativos de editoriales dependientes de la administración suponen un cauce importante para el ingreso en la biblioteca de publicaciones oficiales. Estos donativos son doblemente valiosos ya que algunas de estas publicaciones no se en-cuentran en el mercado. Ejm, Los

informes de gobierno, publicaciones del INEGI También suponen donativos importantes los llamados lotes fundacionales que la administración envía a las bibliotecas de nueva creación. En España, el Ministerio de Cultura es quien remite estos lotes a las bibliotecas públicas de titularidad estatal; y las distintas administraciones autonómicas, a las bibliotecas públicas de ellas dependientes. Otras veces, los donativos los lleva a cabo una persona que suele ser usuario de la biblioteca. Dentro de estos donativos son frecuentes, sobre todo en las bibliotecas de investigación, las publicaciones de los investigadores. En bib universitarias las Tesis Cuando las publicaciones son de ámbito local son muy interesantes para crear la colección local. Legados suelen ser donativos procedentes de testamentos. Están constituidos por bibliotecas particulares completas o partes de las mismas. Como sucede con otros donativos, la aceptación de los legados exige un estudio previo de la colección donada y una valoración de las condiciones fijadas en el testamento. Los depósitos consisten en la entrega de material bibliotecario a una biblioteca por parte de una persona, asociación, etc., para la custodia y uso del mismo, pero manteniendo el depositante la propiedad. B. Ricliter ha señalado algunas razones por las cuales se llevan a cabo depósitos: - Carencia por parte de los propietarios de locales adecuados para albergar la colección. - Falta de personal especializado para poner en marcha el tratamiento y explotación de los documentos. - Voluntad de ofrecer el uso de los documentos objeto de depósito, a personas ajenas a la persona o institución que lo lleva a cabo. 3. Canje El canje consiste en el intercambio -bien directamente o a través de un centro de canje- entre bibliotecas, Pueden ser de duplicados, bien de sus propias publicaciones, o de las publicadas por aquellas instituciones a las que de alguna forma están vinculadas. No es un procedimiento totalmente gratuito, ya que exige una contrapartida. Sin embargo, evita el desembolso económico que cuando es internacional se traduce en un desembolso de divisas. Martín Montalvo26 ha hecho varias distinciones dentro del canje: a) Por el ámbito: - Nacional. - Internacional.

b) Por el método empleado: Directo (entre bibliotecas). – Indirecto (a través de centros de canje). c) Según la regularidad: - Permanente o habitual. - Accidental. Dentro de la denominación general de canje, conviene también distinguir entre canje de publicaciones y canje de duplicados, ya que ambos presentan distintos matices. El canje de duplicados tiene una gran utilidad en la adquisición retrospectiva para llenar lagunas que, por diversos motivos, se han ido generando en la colección. El canje de publicaciones, que pueden ser de la propia biblioteca o de alguna institución con la cual esté relacionada, tiene como finalidad principal la difusión de dichas publicaciones, y por parte de la biblioteca que las recibe, la posibilidad de acceder muchas veces, a publicaciones que no se comercializan. En este sentido el canje es un buen procedimiento para adquirir publicaciones oficiales y literatura gris. 4. Depósito Legal. El Depósito Legal (D.L.) constituye un sistema de adquisición que es propio de un reducido número de bibliotecas, sobre todo, nacionales. Aunque lo tratamos en este apartado, el D.L. excede con mucho a lo que es un sistema de adquisición. Con el tiempo los objetivos de D.L han variado, aunque se siguen manteniendo alguno de los primitivos, los principales son: - Formación de la colección nacional, entendida como aquélla que mantiene el Estado en beneficio de los ciudadanos. Esta colección nacional es difícil de mantener sin el D.L., por su alto coste. De todas formas este sistema de adquisición debe completarse con otros. - Elaboración de la bibliografía nacional corriente. - Disposición de ejemplares múltiples destinados al canje. - Enriquecimiento de las colecciones de otras bibliotecas, aparte de las nacionales, como bibliotecas públicas, bibliotecas centrales de comunidades autónomas, etc. - Proporcionar datos para la confección de estadísticas nacionales de producción de libros y otros documentos.

5. Adquisición compartida

Es un procedimiento de adquisición en el que intervienen varias bibliotecas para llevar a cabo la compra de PP de una forma coordinada. El reparto de los documentos a adquirir entre las bibliotecas se hace por zonas geográficas o por materias. Se han señalado como causas de este modelo de adquisición, entre otras: La imposibilidad por parte de una biblioteca, de suministrar todo lo que le piden sus usuarios; el desarrollo del préstamo interbibliotecario; la facilidad de reproducir documentos a través de diversas técnicas como fotocopias y micro reproducciones; avances en las tecnologías de información. En cuanto a ventajas: colecciones con una mayor cobertura, reducción de gastos, reducción de tareas técnicas, mejor servicio al usuario.

Sin embargo, tiene también inconvenientes como: retrasos en la disponibilidad, dificultad para compaginar la adquisición de documentos necesarios para los usuarios de la biblioteca y las necesidades del plan cooperativo. Además, la gestión de estos sistemas suele ser cara y puede poner en riesgo el ahorro de la adquisición colectiva.

Para poder llevar a cabo un plan de adquisición compartida, es preciso que las bibliotecas que intervienen dispongan de una infraestructura capaz de hacer posible la existencia de un catálogo colectivo en línea y un sistema eficaz de acceso al documento por parte de todas las bibliotecas que intervienen en el plan. Los países con más tradición en planes cooperativos son los anglosajones y sobre todo Estados Unidos: el plan Farmington. Este método es utilizado principalmente para la adquisición de bases de datos. Proceso de adquisición

Proceso de solicitud El primero paso en el procedimiento de adquisiciones es organizar los pedidos que entran. Las formas de solicitud van de pedidos de viva voz o una nota en una servilleta hasta una carta formal de solicitud. Eventualmente, el personal organiza todos los pedidos para que puedan llevarse a cabo un proceso de revisión eficiente. Cada Biblioteca tendrá su propia forma de solicitud, pueden usar una tarjeta producida por una firma bibliotecaria como Gaylord o Brodart. Los pedidos que lleguen de otras formas, regularmente son transferidos a una tarjeta de solicitud, haciendo más fácil para conducir las búsquedas necesarias. Algunas veces, cuando los selectores usan una bibliografía nacional o comercial (como una lista de libros), ellos simplemente revisan los artículos deseados en la publicación, y los buscadores trabajan con la publicación entera en vez de transferir todo a las tarjetas de solicitud. (A pesar de todos los aspectos electrónicos de los trabajos de las adquisiciones actuales, hay una gran dependencia en las formas de papel. Todavía debe de gran tiempo antes de que esta dependencia desaparezca.) Las tarjetas de solicitud producidas comercialmente cubren todas las categorías de información utilizadas para aparecer en la en la guías de manejo de ordenes bibliotecarias, para publicaciones monográficas impresas, que incluyen, autor, titulo, editor, día de la publicación, edición, ISBN o ISSN, numero de dirección estándar (SAN), precio, y el número de copias. Muchos proveen espacio para otra información que es de interés solo para las bibliotecas, como el nombre del solicitante, series, vendedor, fuente de fondo, y la firma aprobada fecha de la solicitud. Verificación La verificación o búsqueda bibliográfica consiste de dos elementos. El primero es establecer la existencia de la PP, esto es, la verificación. Lo segundo es establecer si la biblioteca necesita ordenar el artículo, esto es, buscar. En la verificación, lo importante es como identificar si esta correcto, el titulo , editor, y otros datos necesarios para ordenar. La búsqueda determina si la biblioteca ya tiene el articulo (a lo mejor recibido, pero aun no está representado en el catalogo publico), si es que hay una necesidad para una segunda o múltiples copias, y si es que el articulo ya fue ordenado mas no recibido. Los sistemas bibliotecarios automatizados integrados hacen la búsqueda más fácil y rápida. Excepto al determinar la necesidad de copias adicionales. Muchos sistemas muestran el estatus de pedido y recibido en el catalogo publico en línea, el cual tiende a reducir el número de pedidos que duplican los pedidos ya existentes. (Algunos vendedores están ahora ofreciendo este tipo de servicio, claro que por una cuota. Algunos vendedores podrán tener la red telefónica, o ganar acceso, al OPAC de la biblioteca y determinar si el articulo ya aparece en el catalogo. Un problema potencial con esto es que cuando la biblioteca quiera una segunda copia o el artículo sea una copia de repuesto. Si un

vendedor usa esto para esta actividad, se deberá poner un sistema que se encargue de esta situación.) Hay varios archivos que revisar cuando se establece las necesidades de una biblioteca para un articulo; esto es verdadero mientras el archivo sea papel o electrónico. El punto de comienzo más obvio es el OPAC. Un buscador deberá buscar primero bajo la asumida entrada principal, luego una búsqueda por título es adecuada. Muchos bibliotecarios sugieren que los que checan comiencen con el título, porque tiende a haber menos variaciones y dudas. En algunas bibliotecas, aunque haya un catalogo publico en línea, deberá haber otros varios catálogos públicos para buscar (por ejemplo, colecciones especiales o un catalogo no impreso), y todo deberá ser parte de un proceso de chequeo, si es apropiado. Los materiales audiovisuales, documentos gubernamentales, cuentos por entrega, y colecciones en locaciones especiales constantemente no están completamente representadas en el sistema en línea o el catalogo de tarjeta. Otros archivos de servicios públicos que los buscadores necesitan para examinar son aquellos que fueron perdidos, están extraviados o dañados (archivos de repuesto). Los buscadores no examinan todos estos archivos para todos los artículos, pero si a aquellos artículos populares no marcados como “copia añadida” o “repuesto”. Los sistemas en línea están disponibles en muchas bibliotecas para acelerar el chequeo de las pre-ordenes. Los libros en imprenta están disponibles en formatos en línea y CDROM, así como en la versión tradicional impresa. Otras ayudas en la selección comercial bibliográfica están disponibles en los formatos electrónicos. Las utilidades bibliográficas como la OCLC y RLIN proveen grandes bases de datos bibliográficas que son útiles en la verificación y en la búsqueda. Sistemas automáticos integrados han facilitado la carga de trabajo en las adquisiciones. Por ejemplo, es posible bajar datos bibliográficos de una utilidad bibliográfica. Con algunos sistemas, el personal puede usar los datos bajados para preparar una forma de orden generada en la computadora, proveer un reporte del estado en línea, y crear la base para el trabajo local de catalogar. En algunas bibliotecas, una persona responsable para las actividades de la pre-orden puede ser capaz de hacer el 90% o más del trabajo en una terminal simplemente por entrar y sacar el sistema integrado y la utilidad bibliográfica. Antes de hacer un pedido, el personal debe tomar tres importantes decisiones: 1. Cual método utilizar 2. Que vendedor utilizar 3. De donde obtener el dinero.

Las bibliotecas emplean varios métodos de adquisiciones: orden de la firma, orden permanente, plan de aprobación, orden combinada, suscripción, contratos (incremento de uso), regalos y programas de intercambio. Cada método tiene un papel útil que jugar en el desarrollar una colección en una eficiente, costo-efectiva forma. Hoy en día la mayoría de las bibliotecas utilizan ordenes computarizadas y guardan la información electrónicamente, así

reducen el volumen de papel asociado con las actividades de ordenar. Para algunas bibliotecas, no hay una forma de solicitud para libros comerciales actuales, ya que las bibliotecas manejan el proceso de pedido por completo electrónicamente, guardando la transacción en las computadoras de la biblioteca y del surtidor. En el futuro, este deberá ser el modo en el que las bibliotecas guardan sus pedidos; sin embargo, para miles de bibliotecas, las órdenes sin papel están lejos de la realidad. Sea cual fuere el método empleado para solicitar material, el vendedor deberá recibir la información suficiente para asegurar el cargamento con el material correcto: autor, titulo, editor, día de la publicación, precio, edición (si es que hay varias), numero de copias, numero de pedido, y cualquier otra información especial que tenga que ver con la facturación o formas de pago. También, mas surtidores están preguntando por el ISBN (Numero internacional Standard del libro) o el número de serie internacional estándar (ISSN). En tiempo, los números internacionales estándares (ISNs) pueden ser todas la necesidades de una biblioteca para enviar, debido a que ISN´s son números únicos representando un diario en especifico o una edición en especifico de un titulo especifico. La reclamación y el manejo de los reportes de distribuidores es uno de los aspectos más frustrantes y que más tiempo toman de la función de ordenar. La mayoría de las múltiples copias de las formas de orden tienen papeletas para estos propósitos. Los compradores tienen toda razón de esperar de los editores americanos comerciales, o vendedores que distribuyen sus títulos, deliberar o reportar el estado del pedido en 90 días. Para los editores americanos no comerciales (por ejemplo, prensas universitarias o asociaciones profesionales), un adicional de 30 días (en total 120 días) esto es común para la entrega o un reporte. Los títulos europeos occidentales entregados a los Estados Unidos normalmente requieren 180 días, pero para artículos de países con un comercio de libros en desarrollo, un año o más no es común. Cuando hay un programa colectivo activo para países en desarrollo, uno debe esperarse un cierto porcentaje de no-respuesta. El saber cuánto esperar para la entrega o el reporte de estado requiere experiencia. Cuando se negocia con un editor americano, permitiendo el tiempo postal normal de 2 vías, es razonable mandar un segundo reclamo en 60 días, si no ha habido respuesta. Muchas formas de orden tienen una nota impresa diciendo “cancelar después de X días”. A pesar de que estas notas están legalmente adheridas, la mayoría de las bibliotecas mandan una nota de cancelación aparte. Ciertamente, la cancelación no deberá realizarse hasta después de que pase la respuesta normal, al menos que haya circunstancias inusuales, como una inesperada reducción en el presupuesto. Preparación de la orden El departamento de adquisiciones, adquiere materiales usando varios métodos, cada uno encarrila algún proceso diferente. Esencialmente hay 5 métodos estándar de adquisición; orden de la firma, orden permanente, plan de aprobación, orden combinada, suscripción, Regalos, programas de intercambio.

y contrato Una orden de la firma, es el método usual para adquirir muchos títulos que la biblioteca conoce y quiere- de un editor o proveedor del artículo se envía a cualquier vendedor o productor del artículo. Este método emplea una orden de muchos artículos requeridos sobre una misma editorial. Ordenar directamente a los productores individuales, toma sustancialmente mucho más tiempo que colocar una orden para un número de títulos de diferentes productores, con un trabajador o comerciante Librería. La mayor desventaja de este método es el tiempo que toma para preparar las órdenes individuales. La orden permanente Este método se utiliza con publicaciones que aparecen de manera irregular, como anual o cada dos años. Algunas son series numeradas, otras son de un editor que reparte un solo tema. La biblioteca coloca la orden para los artículos seriados algo como un .lugar o suscripción a un periódico. El proveedor (vendedor o productor) automáticamente envía los artículos como van apareciendo, junto con una factura. Si la biblioteca conoce lo que quiere de los artículos, la orden permanente ahorrara al personal tiempo y esfuerzo debido a los envíos automáticos. Como siempre especialmente en las bibliotecas académicas, la orden permanente son regularmente el resultado de una solicitud de una persona, y si la biblioteca no hace periódicamente una revisión en la orden permanente, puede suceder que el solicitante (que puede ser un usuario solitario) dejo la institución hace años. El resultado es dinero gastado y menos ejemplares útiles. La gran desventaja para la orden permanente es como no sabes cuándo se van a publicar en términos tanto de números como de costos. Ciertamente el problema no es sobre los números para las series regulares, pero el costo por ejemplar puede cambiar por artículo. Cuando vienen las series irregulares de los editores, se puede llevar varios años sin recibir un títulos, cuando debieran recibirse varios por un año. Esta es una de las áreas aquí es donde debemos de utilizar las habilidades de la predicción, según Joyce Ogburns entran en juego, como el estimar cuánto dinero se debe destinar al comienzo del presupuesto anual para cubrir los gastos de la orden permanente. Revisando las experiencias pasadas y usando una cantidad media se lograra un ahorro. Como siempre, es raro llegar a tener una cantidad exacta del monto. El tratar de conservar el dinero por mucho tiempo puede también hacer que se pierdan muchas oportunidades para adquirir otros artículos de utilidad. El ser un especulador con el presupuesto puede resultar en facturas que llegan y que no tiene fondos para pagarlas. La orden permanente son un método valioso para la adquisición, pero requiere un monitoreo cuidadoso a través del año. El plan de aprobación es, en este sentido una variante del concepto de la orden permanente. Esto implica un envió automático de los ejemplares a la biblioteca por parte de un vendedor, con la facturación automática después de que la biblioteca acepta el articulo. La diferencia es que el plan de aprobación normalmente cubre un número de temas por área y la biblioteca tiene el derecho de regresar cualquier ejemplar si no lo quiere. Los planes de aprobación están generalmente disponibles entre los editores. Quizá sea posible para arreglar programa

de aprobación de un video o audiocassette, pero esto no es muy conocido aun. El ahorro de tiempo y esfuerzo para el personal es una de las mayores ventajas de tales planes. Otra ventaja es el derecho de regresar los artículos que no se quieren, ya que el selector asume que puede hacer mejores decisiones de acuerdo a la conveniencia sobre un artículo, dado que puede revisarlo detenidamente antes de realizar la compra. Como siempre, la evidencia de la investigación indica que el plan de aprobación puede resultar con un alto un número de ejemplares útiles a la colección y un número muy baja de ejemplares que no sean de utilidad a la biblioteca. El elemento clave en la elaboración de un plan de aprobación, para que se convierta en un método rentable para la adquisición consiste en desarrollar un perfil sano con el plan del vendedor. Un perfil fuera de los perímetros de el plan y la cobertura de los aspectos tales como los temas deseados, los niveles de tratamiento (escolar, graduados, etc.) cobertura internacional, no reimpresión, artículos de colección no reimpresos y así sucesivamente. La gran cantidad de tiempo gastado en la preparación del perfil, así como en el monitoreo de las actuales operaciones del plan y los ajustes, da un valor al plan de aprobación a la biblioteca y a la unidad de adquisición.. La orden combinada es una combinación de la orden de la firma y el plan de aprobación. Es conveniente para la biblioteca comprar algo de todo. Generalmente la salida de un editor, o de un tema limitado, o de un país. En el caso de un tema limitado o país, el perfil es desarrollado entre la biblioteca y el vendedor de la orden combinada. Los materiales llegan automáticamente solos con la factura, ahorrando tiempo al personal. Otra ventaja, para el plan de la orden combinada de país, es que ella asegura que la biblioteca adquiera copias de títulos de impresiones limitadas. (No es común tener impresiones limitadas en artículos escolares en muchos países. Esperar un aviso, o una lista en una bibliografía nacional puede significar que ahí no hay copias disponibles para comprar. Como la orden permanente, la mayor desventaja del plan de la orden combinada, es predecir cuánto dinero se debe reservar para cubrir las facturas. Este plan es menos predecible con la orden combinada porque son muchas las variables. La suscripción se utiliza en el caso de publicaciones seriadas, con una fecha determinada, anual o bimensual dependiendo de la publicación, y contrato en el caso de bases de datos, donde el proveedor vende el acceso a publicaciones periódicas a través de licencias.

3.5 Distintas formas de adquisición.

Actividad integradora

Objetivo de Aprendizaje:

Describir el proceso de adquisición.

Introducción a la Actividad: El proceso de adquisición documentaria es uno de los más importantes en la formación de una colección que responda a los objetivos que se ha planteado una unidad de información.

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “Adquisición”, explica paso a paso el proceso de adquisición para una publicación periódica.

4. PROCESAMIENTO FÍSICO.

4.1 Recepción y sellado

Actividad de contenido 1

Objetivo de Aprendizaje:

Describir el proceso físico y técnico de las publicaciones periódicas antes de incorporarlo a la colección.

Introducción a la Actividad: Antes de poner las publicaciones periódicas a disposición de los usuarios, se realizan una serie de trabajos o funciones internas con la finalidad de hacer posible el control por parte de la biblioteca.

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “TRATAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA COLECCIÓN”, de Josefina Vilchez Pardo elabora un cuestionario de 20 preguntas con sus respectivas respuestas. TRATAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA COLECCIÓN (Se refiere a los procesos físicos y procesos técnicos)

4.1. Procesos administrativos Antes de poner el material a disposición de los usuarios, se realizan una serie de trabajos o funciones internas con la finalidad de hacer posible el control por parte de la biblioteca. Son procesos puramente administrativos. Todos estos proceso se realizan en el modulo de adquisición de un sistema automatizado. Circulación, catalogación, adquisición, opac, publicaciones periódicas.

4.2. Proceso Físico a) Alarma (tiras magnéticas) esto evitaría que las publicaciones sean sacadas de la biblioteca sin antes ser registradas.

Esto puede ocurrir ya que las revistas, son muy novedosas llaman mucho la atención, sobre todo por la actualidad de la información y su colorido y es posible que cualquier persona las tome. 3 presentaciones Tiras DCD-2 magnéticas para discos compactos de 3M(MR) Tiras DVM-1 detectora para video cassettes c/1000 de 3M(MR) análisis y comportamiento de consumidor,

conferencias Tiras S-B-2-N magnéticas de doble capa para libros de 3M(MR)

Lugar de colocación generalmente se colocan en paginas que tengan el margen en blanco y en las ultimas hojas porque es una de las partes donde menos se nota.

b) Sellado

Es una operación sencilla que consistente en estampar un sello para indicar la pertenencia de ese material a la biblioteca cuyo nombre figura en el sello. Tiene su antecedente en los ex-libris que indicaban el propietario del libro. Normalmente es ovalado o circular. Conviene observar algunas precauciones:

Sellado. 1. El sello debe ser de tamaño pequeño. 2. Hay que tener presente que algunas tintas pueden dañar el material. 3. El material bibliográfico se sella en la portada y otras páginas impares determinadas, cuidando que no suponga un estorbo a la lectura. A veces, se le ponen sellos en eI canto y/o cortes. 4. Las páginas que contienen ilustraciones, láminas, mapas, etc., conviene sellarlas pero sin estorbar la consulta de las mismas. 5. Si se trata de ejemplares de cierto valor conviene sellarlo en el reverso de la portada. 6. Igualmente, los mapas, grabados, etc., se sellan en la parte posterior.

Otros procesos físicos consisten en pegar las etiquetas y códigos de barra y cinta protectora después del proceso técnico.

4.3 Procesos técnicos: Las operaciones propias de la actividad documental que consisten en la identificación y selección de los elementos esenciales de los materiales y su expresión de la manera más eficaz para la recuperación de la información contenida en esos materiales.

Catalogación y clasificación

Para que los materiales bibliográficos puedan ser integrados a la colección y consultados por los usuarios requieren de dos actividades básicas: la catalogación y clasificación. Con base en lo antes expuesto, podemos definir a los procesos técnicos como la serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales necesarios, asi como a su adecuada organización para que los servicios al público se puedan prestar de una manera conveniente es lo que llamamos procesos técnicos a Básicamente es Identificar los datos que describen al documento para poder localizarlos.

El objetivo de este proceso es la organización de las publicaciones periódicas y la producción de herramientas que faciliten la recuperación de la información

El tratamiento documental es "la operación intelectual de aplicar técnicas específicas normalizadas (análisis) a un colectivo documentario con el fin de hacerlo controlable y utilizable (recuperación) 113. El análisis documental englobaría tanto el análisis formal (descripción bibliográfica y catalogación), como el análisis interno (indización y resumen). El proceso técnico incluye Tanto la catalogación como la clasificación y estas tienen sus orígenes en la Antigüedad, aunque lógicamente eran muy rudimentarias, limitándose en la mayoría de los casos a separar las obras de distintas materias en armarios, en cuya puerta se indicaba el contenido y el título de las obras que allí se habían guardado. Aunque las bibliotecas en la Edad Media tenían un fondo reducido en comparación con las de hoy, debieron existir algunas colecciones más numerosas, lo que dio lugar a la creación de catálogos, como el del monasterio de Lorsh en Alemania, en el que se anotan casi seiscientos títulos clasificados en 63 materias. Es verdad que en muchos casos a partir de esos catálogos/inventarios no se podía identificar una publicación periódica en particular, pero los sucesivos métodos utilizados para conseguir la identificación ponen de manifiesto la necesidad de conseguirla mediante la signatura. En las bibliotecas en México la mayoría las organiza de con diferentes criterios, han sido de lo más dispares: desde el tamaño, tema, orden alfabético. Hasta por el idioma, etc., y reflejando el saber de su tiempo. A partir del siglo xvi la clasificación es un tema que despierta interés; prueba de ello son las numerosas clasificaciones que hacen Gessner y Leibnitz, entre otros, y la justificación de Naudé sobre la necesidad de colocar los libros ordenados por materias.

Actualmente estas operaciones están sujetas a una normalización de carácter internacional que facilita el intercambio de información. y la interpretación de los asientos bibliográficos mediante la eliminación de

barreras lingüísticas. Las principales normas relativas al campo que nos ocupa se refieren a:

1.- La descripción bibliográfica normalizada por la ISBD (International Standard Bibliographical Description). Para publicaciones seriadas que nos muestra los datos o elementos que permiten identificar los documentos, así como el orden en que se deben recoger y el sistema de puntuación que se utilizará.

1. la utilización del formato de intercambio de datos legibles por computadora, el formato MARC (Machine Readable Cataloging). 2. Identificación de documentos mediante la asignación del números normalizados:) e ISSN (International Standard Serial Number).

Por su parte, también el proceso de indización está sujeto a una normalización:

Norma ISO 5 963-1985, sobre el proceso y metodología de la indización.

- Norma ISO 5 127/Y-1981, para la identificación y análisis de los contenidos

4.3.1. Catalogación Para que los materiales bibliográficos puedan ser integrados a la colección y consultados por los usuarios requieren de dos actividades básicas: la catalogación y clasificación

Catalogar es hacer la descripción de cualquier material bibliográfico, siguiendo un código normalizador, de tal forma que permita identificarlo de manera exacta, sin ambigüedad, con el fin de poder recuperarlo con precisión y rapidez. La catalogación es el primer paso para organizar las publicaciones periódicas y es imprescindible para hacer posible la recuperación de información. Implica, previo examen, la definición del tipo de documento y la adopción de la normativa adecuada, la determinación del nivel de descripción requerida en virtud del propio documento y del conjunto de la colección donde se va a integrar y fijar la descripción en el soporte elegido, junto a los datos identificadores del documento dentro de la colección y el encabezamiento elegido, así como el registro de asientos Secundarios de acuerdo con una normativa adaptada para cada tipo de material, - ISBD (S) para las publicaciones seriadas.

Supone, por tanto el proceso de catalogación consiste en -

1. Describir detalladamente los rasgos característicos del material bibliográfico tales como: Número de control = ISSN. Datos bibliográficos (título, lugar de edición, editor y fecha de inicio de la publicación). Lengua de la publicación. Frecuencia o periodicidad. número de volúmenes y fascículos por año. Signatura. Números que se poseen. Información de reclamaciones. Información de encuadernaciones. Situación de la suscripción: vigente o no. Fecha de renovación de la suscripción. Precio de la suscripción. Facturas y pagos. Control de préstamo. y otros detalles.

La estructura decidida para un asiento bibliográfico de publicación periódica, recoge la información en ocho áreas, dentro de las cuales se incluyen distintos elementos:

001 LEADER 00000cas 2200000 a 4500t Identificación de la biblioteca que hace el registro. El número de control asignado por la organización que crea 008 981117s1993 mexmr0m 0 a1spa c Descripción general fecha de entrada país de publicación idioma, si tiene ilustraciones, tipo de material, etc. 022 01869639 ISSN 222 10 Mecánica popular Área de título). 245 10 Mecánica popular|h[publicación periódica] Área de edición. 260 0 México : |bTelevisión, |c2000 Área de publicación y/o de descripción 300 p.v.|b: il. |c; 27cm Área de descripción física. 310 Mensual Periodicidad 500 0 Descripción basada en: vol. 46, núm. 12 (diciembre 1993) Área de notas. 650 4 Mecánica|xPUBLICACIONES PERIODICAS encabezamiento de materia 2. Determinar cuáles son los puntos a través de los que puede ser accesible la información. Lo anterior implica definir todas las posibles formas a través de las cuales el usuario puede buscar un material: por título , tema , Los dos primeros puntos constituyen la catalogación descriptiva, que como su nombre lo indica consiste en describir los materiales bibliográficos para que 'posteriormente el usuario pueda identificar aquellos que le son útiles. .

3. Realizar un análisis del contenido intelectual de los materiales bibliográficos con la finalidad de precisar las materias o temas que contiene. El tercer punto se refiere a la catalogación por materias o temática, su finalidad es presentar al lector a través del catálogo una serie de obras que tratan sobre determinado tema. Y se hace a través de los encabezamientos de materia normalizados. El más utilizado es La Lista de encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de México compilada por la maestra Gloria Escamilla La catalogación temática está estrechamente relacionada con la clasificación, puesto que ambas permiten mostrar al usuario lo que la biblioteca tiene sobre determinado tema, pero mientras la primera lo hace por medio del catálogo, la segunda permite hacerlo físicamente con el material. Encabezamientos de materia Podemos definir a los encabezamientos de materia como la palabra o palabras que expresan al contenido intelectual de una pp y bajo el cual se agrupan todos aquellos que tratan el mismo tema. Para poder elegir y utilizar adecuadamente los encabezamientos de materia o temas existen las listas de encabezamientos de materia. En nuestras bibliotecas las listas utilizadas son principalmente dos: La Lista de encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de México compilada por la maestra Gloria Escamilla y la Lista de Encabezamiento de Materia para América Latina compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo, editada por la Unión Panamericana en 1957. En su conjunto ofrece más de veinte mil encabezamientos principales y más de sesenta mil referencias: en su total 80,000 asientos" Cada biblioteca debe seleccionar la lista que mejor le convenga y para tomar esa determinación B. Castañón (10) señala que debemos conocer las características principales de la lista que vamos a adoptar con la finalidad de determinar si corresponde a nuestras necesidades y si ésta va a funcionar en nuestra biblioteca. Cuando se procede a identificar los datos de una obra, recogiendo las partes esenciales de una PP, ordenadas de acuerdo con una normativa el resultado es un asiento bibliográfico; Asiento bibliográfico es la identificación de los datos de un documento recogiendo sus partes esenciales de acuerdo con una norma. por el contrario, si además de la identificación se dan los datos para su localización (clasificación), es un asiento catalográfico, en el que se incluyen además los puntos de acceso o encabezamientos y los registros de asientos secundarios.

También La catalogación se hace de acuerdo a normas con el objeto de facilitar el intercambio de información y la interpretación de los asientos bibliográficos mediante la eliminación de barreras lingüísticas. Este intercambio era uno de los objetivos del CBU (Control Bibliográfico Universal), nacido en 1973 en la Conferencia de la IFLA, que veía fundamental la aceptación de normas internacionales para la descripción bibliográfica de cualquier tipo de material susceptible de contener información. El instrumento utilizado internacionalmente es la ISBD (International Standard Bibliographical Description) y las distintas normas nacionales La primera edición de la ISBI) apareció en el año 1974 y muestra la estructura de la norma, los datos o elementos que permiten identificar los documentos, así como el orden en que se deben recoger y el sistema de puntuación que se utilizará. Como las Reglas de Catalogación Españolas y las Reglas de Catalogación Angloamericanas.

260

México : |bTelevisión, |c2000 Editorial

310

Mensual Periodicidad

Aunque las Reglas de Catalogación precisan pormenorizadamente todos los elementos que se pueden consignar, la realidad es que cada biblioteca debe adaptar la descripción a las necesidades de sus usuarios. Son varias las razones por las que tanto las agencias catalogadoras como las propias bibliotecas tienden a simplificar sus asientos, aunque respetando el orden y puntuación establecidos. Fundamentalmente, porque un exceso de elementos no ayuda a los usuarios a recuperar la información; por otra parte, procesar esa descripción que resulta superflua tiene un coste que no se justifica. Con todo, el centro bibliográfico nacional de cada país debe realizar un registro que contenga todos los elementos que señala la ISBD. La estructura decidida para un asiento bibliográfico de una monografía, recoge la información en ocho áreas, dentro de las cuales se incluyen distintos elementos:

1) Área de título y mención de responsabilidad (autor). 2) Área de edición. 3) Área de datos específico de la clase de documento. 4) Área de publicación y/o de descripción.

5) Área de descripción física. 6) Área de serie. 7) Área de notas. 8) Área del número normalizado y de las condiciones de adquisición.

Cada área, salvo la primera o las que comienzan un párrafo, se separa mediante ( punto y guión); los elementos de cada área se identifican y se aíslan con signos de puntuación. Todos los signos, salvo el punto [.] y la coma U], van precedidas y seguidas por punto. Las áreas de título, edición, publicación y serie se transcriben en la lengua de la publicación, mientras que en la lengua del centro catalogador se recogerá la información de los elementos de las otras áreas, salvo el título original y las citas (área de notas). Dependiendo de la situación en que se encuentre la biblioteca, la catalogación se hará de forma manual o automatizada.

Catalogación presupone una considerable inversión de tiempo y recursos económicos y con la finalidad de acortar el tiempo de proceso y evitar la duplicación de esfuerzos con las consiguientes desventajas económicas se recomienda la catalogación automatizada.

L. Tedd señala las características de un sistema ideal de catalogación automatizada:

"a) Acceso en línea a la base de datos para recuperar aquellos registros bibliográficos que se necesitan. b) Rápida disponibilidad de un alto porcentaje de registros requeridos de forma que se minimice la catalogación individualizada. c) Alta calidad y consistencia de los registros de la base de datos y conformidad con las últimas normas de catalogación y clasificación. d) Control de autoridades en línea. e) Posibilidad de realizar catalogación propia en línea cuando sea necesario y de obtener mensajes de ayuda apropiados.

f) Capacidad de acceso a los registros del catálogo a partir de diversos puntos y en el formato de salida adecuado."

La realización de las labores de catalogación y clasificación presupone una considerable inversión de tiempo y recursos económicos y con la finalidad de acortar el tiempo de proceso y evitar la duplicación de esfuerzos con las consiguientes desventajas económicas, las bibliotecas utilizan los catálogos de otras bibliotecas. La catalogación también incluye actividades dirigidas a preparar los ficheros o catálogos necesarios para uso del público, así como algunos de uso interno para el personal de la biblioteca. Y a través de ellos lograr sus propósitos 1. Permitir a una persona localizar un libro: a. b. c.

Si el autor es conocido Si el título es conocido Si el tema es conocido

2. Mostrar lo que la biblioteca tiene: a. b. c.

Sobre un autor determinado Sobre una materia determinada Sobre un determinado tipo de literatura

3. Auxiliar en la elección de un libro a. b.

Tomando en cuenta sus peculiaridades bibliográficas (diferentes ediciones) Tomando en cuenta sus características literarias o temáticas

Auxiliares para catalogación y clasificación La realización de las labores de catalogación y clasificación presupone una considerable inversión de tiempo y recursos económicos y con la finalidad de acortar el tiempo de proceso y evitar la duplicación de esfuerzos con las consiguientes desventajas económicas, las bibliotecas utilizan algunos auxiliares para catalogación y clasificación como son: TIPOS DE CATALOGACIÓN 1.- Catalogación manual 2.- Catalogación automatizada (sistema de gestión de bibliotecas)

En caso que no se tenga un sistema automatizado se pueden utilizar otras herramientas como: Uso de catálogos de otras bibliotecas y sistemas de catalogación centralizados: Catalogación en publicación: Ofrecen en la publicación una serie de datos, de forma normalizada, identificadores de la obra y claves para su catalogación Catalogación cooperativa: Resultado de la aportación de los asientos catalográficos de distintas bibliotecas (catálogos colectivos). La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. Este catálogo nos proporciona la ficha bibliográfica de todas las obras que han sido procesadas en la biblioteca mencionada. El Banco de Datos SERIUNAM, que contiene cerca de 400,000 registros catalográficos correspondientes a los acervos de 162 bibliotecas del sistema bibliotecario de la UNAM.

Catalogación centralizada o compartida. El proceso lo realiza una biblioteca que distribuye los asientos al resto de bibliotecas de la red. Catalogación retrospectiva: Conversión de los catálogos manuales en automatizados.. c) Sistemas de catalogación centralizados. La catalogación centralizada consiste en que el proceso de catalogación lo realiza una biblioteca que distribuye los asientos catalográficos al resto de bibliotecas pertenecientes a la red.

Con la finalidad de evitar la duplicidad de esfuerzos al catalogar diversas bibliotecas un mismo título, se concentran las actividades de catalogación y clasificación en un sitio donde se realizan estos procesos para varias bibliotecas. Este modelo ha sido adoptado por algunas bibliotecas mexicanas, principalmente Reducción de costos en la catalogación y clasificación, al contarse con un catálogo de unión, donde previamente se consulta si un título ya ha sido catalogado con anterioridad y en caso de ser así, únicamente se copia o reproduce la ficha catalográfica. Permite contar con un equipo altamente especializado en procesos técnicos, lo que difícilmente se lograría en cada biblioteca, entre otros factores, por la escasez de personal profesional que priva en nuestro medio. Existe una interpretación y manejo uniforme de un mismo código de catalogación y un mismo sistema de clasificación lo que redunda en una mayor calidad de las actividades.

No obstante las ventajas señaladas anteriormente para los sistemas de catalogación centralizada existen ciertas desventajas como las señaladas por E. G. Firsov (14) En muchas ocasiones no se puede tomar en consideración las situaciones especificas de cada biblioteca, por lo cual, no se satisfacen todas las necesidades requeridas, como en el caso de los encabezamientos de materia requeridos o el nivel de descripción bibliográfica.

Tomando en cuenta las ventajas y desventajas de este modelo de organización, puede decirse que las primeras son de más peso que las segundas y éstas pueden ser solventadas con base en mecanismos de intercomunicación entre las bibliotecas miembros y el núcleo central para establecer y modificar las políticas generales del sistema La catalogación automatizada supone la aceptación del formato MARC, ¿Qué es un registro MARC? Un registro MARC es un registro catalográfico legible por máquina (MAchine- Readable Cataloging). Legible por máquina: "Legible por máquina" significa que una computadora, puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico. ¿Porqué se necesita una norma? Usted podría diseñar su propio método de organización de información bibliográfica, pero con ello podría estar aislando a su biblioteca, limitando sus opciones y embarcándose en un enorme trabajo. La aplicación de las normas MARC evita la duplicación de esfuerzos y permite que las bibliotecas compartan sus recursos de la mejor forma. La decisión de utilizar MARC hace posible que las bibliotecas obtengan información catalográfica previsible y confiable. Si una biblioteca desarrollara un sistema propio que no utilizara registros MARC, no podría obtener las ventajas que ofrece una norma de amplia aplicación cuyo principal propósito es promover la transmisión e intercambio de la información. 4.3.2. Clasificación La clasificación es una operación técnica compleja, pues necesita una formación sólida y un examen minucioso de la obra. Las partes del documento a las que se les debe prestar una especial atención son el título, resumen, índices de contenido, conclusiones, diagramas, ilustraciones o tablas y las palabras destacadas tipográficamente... Una vez que se ha analizado la obra, hay que fijar el contenido. Clasificar es "la operación intelectual por la cual el documentalista atribuye a una obra un índice correspondiente a una clase de materias, utilizando un lenguaje de clasificación". Cuando se aplica un sistema de clasificación a cualquier material, lo que se pretende es describir su contenido lo más exactamente posible a una rama del saber, de manera que quede agrupado a sus semejantes y de acuerdo a la relación que mantiene con otros. En definitiva el objetivo es facilitar la recuperación de información y la labor de referencia; es decir, poder informar qué materiales tiene una biblioteca de una materia determinada. La clasificación se hace mediante los lenguajes documentales, entendidos como todo sistema que permite

representar el contenido de los documentos para su posterior recuperación y cuya finalidad es mejorar la calidad del análisis y, por tanto, de los resultados de la recuperación. La clasificación bibliográfica consiste en asignar un lugar a cada libro dentro de una organización Sistemática del conocimiento humano. En nuestras bibliotecas se usan actualmente dos sistemas de clasificación: el sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los E. U. (Clasificación L. C.) y el sistema de clasificación de Melvin Dewey. Una de las formas de describir el contenido de los documentos es la indización consiste en seleccionar los términos que mejor representen el contenido de los documentos. Para realizar la indización, los distintos autores señalan unas determinadas etapas, que son fundamentalmente:

a) Examen del documento para fijar su contenido. b) Determinación de los conceptos principales. c) Selección, dentro del lenguaje documental elegido, de los términos que expresen el contenido sin ambigüedad.

Utilizando los encabezamientos de materia

Al tomar una decisión sobre aspectos de carácter técnico, como puede ser la adopción de un sistema de clasificación, E. J. Piercy (7) señala que debemos de tener en cuenta, entre otros aspectos los siguientes: a. b. c. d. e. f.

tipo de la comunidad a la que servimos crecimiento de la comunidad crecimiento del acervo tipo de material que posee la colección sistema de préstamo empleado recursos humanos y materiales

Si el material está en libre acceso -como debe ser-, resulta necesario ordenar las obras de acuerdo con su sistema de clasificación con objeto de que se ofrezca al usuario reunidas todas aquellas de un mismo contenido y próximas a materias relacionadas,

Clasificación alfabética Dijimos anteriormente que los documentos deben ser objeto de un análisis interno, operación que comprende la indización, una de las formas de describir el contenido de los documentos y cuyo objetivo es la recuperación de documentos de manera colectiva, permitiendo seleccionar la información en virtud de la materia asignada, todo ello con la finalidad de responder a las necesidades de los usuarios. una de las formas de describir el contenido de los documentos es la indización consiste en seleccionar los términos que mejor representen el contenido de los documentos. Para realizar la indización, los distintos autores señalan unas determinadas etapas, que son fundamentalmente:

Utilizando los encabezamientos de materia

tipo de la comunidad a la que servimos crecimiento de la comunidad crecimiento del acervo tipo de material que posee la colección sistema de préstamo empleado recursos humanos y materiales

B) Clasificación bibliográfica El esquema de la CDU es el de una clasificación numérica decimal, basado en la concepción que del mundo en aquella época tenía Dewey; divide, lo mismo que éste, e saber en diez grandes grupos, de 000 GENERALIDADES 010 Bibliografía 020 Bibliotecología e informática 030 Enciclopedias generales

manera que establece estas diez divisiones principales:

000 Obras Generales 100 Filosofía 200 Religión 300 Ciencias Sociales 400 Lingüística 500 Ciencias puras 600 Ciencias aplicadas 700 Bellas Artes 800 Literatura 900 Historia

Clasificación de la Biblioteca del Congreso de los E. U. o o o o o o o o

A -- GENERAL WORKS B -- PHILOSOPHY. PSYCHOLOGY. RELIGION C -- AUXILIARY SCIENCES OF HISTORY D -- HISTORY: GENERAL AND OLD WORLD E -- HISTORY: AMERICA F -- HISTORY: AMERICA G -- GEOGRAPHY. ANTHROPOLOGY. RECREATION H -- SOCIAL SCIENCES

o o o o o o o o o o o o o

J -- POLITICAL SCIENCE K -- LAW L -- EDUCATION M -- MUSIC AND BOOKS ON MUSIC N -- FINE ARTS P -- LANGUAGE AND LITERATURE Q -- SCIENCE R -- MEDICINE S -- AGRICULTURE T -- TECHNOLOGY U -- MILITARY SCIENCE V -- NAVAL SCIENCE Z -- LIBRARY SCIENCE

La clasificación bibliográfica consiste en asignar un lugar a cada libro dentro de una organización Sistemática del conocimiento humano. En nuestras bibliotecas se usan actualmente dos sistemas de clasificación: el sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los E. U. (Clasificación L. C.) y el sistema de clasificación de Melvin Dewey. El sistema de clasificación de Dewey divide el conocimiento humano en diez grandes clases, y a su vez cada una de éstas se subdividen en diez grupos, volviéndose a subdividir cada uno de ellos en diez números, cada uno de los cuales Puede ser subdividido en decimales. “Entre las ventajas del sistema podemos mencionar que es lógico. sistemático, flexible, completo, permite la inclusión de dos asuntos, se mantiene actualizado, está impreso y sostiene un índice alfabético auxiliar para un rápido manejo".(5) Este sistema se usa principalmente en nuestras bibliotecas públicas.

Otro sistema de clasificación, utilizado principalmente por las bibliotecas universitarias, lo constituye la clasificación de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, que como su nombre lo indica es un sistema creado y diseñado por esta biblioteca. Divide al conocimiento humano en 21 grandes grupos representados por una letra mayúscula; por medio de la edición de otra letra mayúscula; a estos grupos principales, se da origen a las subclases, las que a su vez se subdividen en temas más específicos utilizando números arábigos, los cuales pueden comprender del 1 al 9999. Dada la notación mixta que utiliza este sistema, en opinión de B. S. Wynar (6) existen miles de diferentes combinaciones de números y letras que aún no han sido usadas o algunos otros reservados para nuevos tópicos. El esquema puede continuar admitiendo todavía por un largo tiempo nuevos temas y aspectos de estos que aún no han surgido. Es particularmente útil en grandes bibliotecas universitarias y especializadas, debido a su capacidad de aceptación de temas y, su gran flexibilidad. Respecto a la utilización de un determinado sistema de

clasificación, cabe señalar que al adoptarlo debemos de analizar cuidadosamente las características de éstos para determinar si responden y se ajustan a las necesidades y expectativas de nuestros usuarios.

tipo de la comunidad a la que servimos crecimiento de la comunidad crecimiento del acervo tipo de material que posee la colección sistema de préstamo empleado recursos humanos y materiales

Actividad Integradora

Objetivo de Aprendizaje:

Describir el proceso físico y técnico de las publicaciones periódicas antes de incorporarlo a la colección.

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “TRATAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA COLECCIÓN”, elabora un ensayo sobre la importancia del proceso físico y técnico de las publicaciones periódicas.

5. MANTENIMIENTO Y PRESERVACIÓN DE LA COLECCIÓN

5.1 Conservación y preservación

Actividad Previa

Objetivo de Aprendizaje:

Reconocer la importancia de mantener y preservar su colección de publicaciones periódicas.

Introducción a la Actividad: Como sabemos en todas la bibliotecas existen factores internos y externos que en algún momento tienen efecto sobre las colecciones estos efectos pueden ser físicos, químicos y naturales por lo que se deben de tener en cuenta ciertas medidas para mantener y preservar las colecciones en buen estado.

Instrucciones:

De acuerdo a tu experiencia, elabora un escrito en donde plasmes tus ideas acerca de la importancia de conservar y preservar las publicaciones periódicas.

5.2 Almacenamiento, conservación y preservación

Actividad de contenido 1

Objetivo de Aprendizaje:

Identificar las actividades que se deben de llevar a cabo en una unidad de información para almacenar, mantener y preservar su colección de publicaciones periódicas.

Introducción a la Actividad:

Dentro de la colecciones se deben de realizar una serie de tareas para asegurar un buen mantenimiento y por lo consiguiente un buen servicio

Instrucciones:

Después de leer la lectura “Mantenimiento, almacenamiento y preservación” elabora un mapa conceptual en donde se represente el mantenimiento, almacenamiento y preservación de las publicaciones periódicas.

MANTENIMIENTO, ALMANCENAMIENTO Y PRESERVACION DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS

Dentro de la colecciones se deben de realizar una serie de tareas para asegurar un buen mantenimiento y por lo consiguiente un buen servicio MANTENIMIENTO 1. Revisión de estantes Entre inventario e inventario la colección debe revisarse regularmente. Si lo que nos proponemos es únicamente asegurarnos de que cada ejemplar está en su lugar correspondiente, basta con utilizar el catálogo topográfico. Con esta operación podemos recuperar ejemplares “perdidos” o mal ordenados y además es el momento de comprobar la existencia de testigos en aquellos volúmenes cambiados de sitio temporalmente. En bibliotecas pequeñas la revisión de los estantes debe efectuarse mensualmente y en las medianas cada seis meses. 2.- Reacomodo (Aprovechamiento del espacio) Los fondos deben cambiarse de vez en cuando para hacer sitio a nuevos títulos o a nuevos volúmenes. Los estantes pueden considerarse completos cuando hayan alcanzado las tres cuartas partes de su capacidad. En este caso, los documentos deberían desplazarse a la

izquierda para dejar espacio libre a la derecha. Estos cambios pueden realizarse cuando se revisen los estantes. Además tenemos la oportunidad de sacar materiales que se van a encuadernar. En la revisión se pueden detectar: Colecciones muy antiguas Colecciones incompletas Colecciones que no son muy usadas En estos casos se determina si se descarta este material o se envía a un almacén.

2. ALMACENAMIENTO COMPARTIDO Este tipo de almacenamiento tiene muchas ventajas aunque es muy costoso. Aún cuando se puedan coordinar las políticas de retención y almacenamiento de determinadas bibliotecas, es improbable que las bibliotecas de países pobres puedan disponer y financiar el mantenimiento de un edificio o depósito especial que les permita el expurgo o descarte de los volúmenes más antiguos o las colecciones completas y, finalmente, el almacenamiento más racional de los fondos, (por ej., en estanterías compactas). Contratar empresas que prestan sus servios de almacenamiento. Tanto físicamente o digitalizando los materiales. El único caso en que sería rentable el almacenamiento compartido es en aquellas universidades donde las diferentes facultades envían a la biblioteca general el material menos usado. Para estos casos, caben varias soluciones: la biblioteca cede parte de sus colecciones pero continúa con su titularidad, indefinida o transitoriamente, o bien la propiedad se transfiere a la biblioteca general. En este último caso, el almacenamiento compartido pierde su sentido original. Los cambios producidos por el traslado deben reflejarse en los respectivos catálogos.

3. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN Las principales amenazas para la conservación y preservación de los materiales son:

1. La naturaleza del mismo material Los materiales contienen una amplia gama de materiales orgánicos como papel, tela, cuero y pegamento. Que sufren un proceso continuo e inevitable de envejecimiento

2. Desastres naturales o provocados por el hombre Huracanes, inundaciones, movimientos telúricos, actos de guerra y terrorismo, daños por agua (cañerías rotas, filtraciones del techo, etc.) explosiones e incendios.

3. Ambiente donde se almacenan las publicaciones

4. La forma en que se manipula el material

3.1. Conservación. Cómo vamos a conservar los materiales.

Los documentos, cuyo estado físico ya se comprueba durante el proceso de adquisición, deben tratarse adecuadamente durante su proceso técnico, almacenamiento y circulación. La posterior restauración y las ventajas de encuadernar o proteger las publicaciones seriadas por otros medios se tratarán en el apartado. Cuando se habla de conservación a nivel general, existen, por un lado, ciertas tareas habituales que las bibliotecas deben realizar así como otras medidas especiales para aquellos centros ubicados en zonas tropicales. a) El local de la biblioteca: -Éste debe estar convenientemente ventilado, libre de polvo y limpio. -Debe evitarse el calor, la luz y la humedad excesiva. -Se debe asegurar una temperatura apropiada y mantenerla entre 18 y 25°C, con una humedad relativa del 45-55% para el papel y 20°C Y 30% de humedad. Estas condiciones sólo se pueden conseguir mediante el aire acondicionado. Así pues, se debería hacer todo lo posible por disponer de esta instalación (quizás con la ayuda de proyectos especiales a nivel internacional), al menos para el depósito, ya que es aquí donde es más probable que se seque el papel y las encuadernaciones o proliferen los hongos y el moho.

Las esporas de los hongos o mildeu (otro tipo de hongos) están siempre presentes en el aire y en los objetos, sólo esperan que existan las condiciones apropiadas de humedad y temperatura para germinar, crecer y reproducirse. Los hongos producen manchas y debilitamiento en la mayor parte del material de bibliotecas. b) Estanterías, insectos y roedores: Es preferible el uso de estanterías metálicas frente a las de madera, pues éstas no pueden ser dañadas por la carcoma ni los roedores, ni suelen deformarse por el peso de los volúmenes, pueden ajustarse fácilmente a cualquier tipo de material y no son inflamables.

Las medidas contra la propagación de plagas dependen de la región concreta donde se produzcan. A falta de insecticidas y raticidas, se pueden usar preparados caseros o trampas.

Insectos y plagas

Insectos: Los insectos que con mayor frecuencia producen daño en las bibliotecas y archivos en todo el mundo son las cucarachas, pececillos de plata, piojos de libros, escarabajos y termitas. • Estos se alimentan de substancias orgánicas como el papel, engrudo, goma, encolado de gelatina, cuero, y telas de libros. Los nidos de pájaros son también una fuente importante de alimento para los insectos, y sus fecas son corrosivas. • Los insectos prefieren un ambiente cálido, oscuro, húmedo, sucio y mal ventilado. • El daño que provocan es generalmente irreversible (los textos e imágenes de libros y fotografías que los insectos han comido y horadado no se pueden reemplazar). • Las termitas pueden devastar edificios y colecciones. Plagas: Los roedores como ratas y ratones pueden devastar las colecciones: • Destruyen los libros para obtener papel para sus nidos. • Pueden provocar incendios al roer los aislantes eléctricos. • Pulen sus dientes en las instalaciones y el amueblado de la biblioteca.

• Sus fecas son corrosivas y pueden dejar manchas permanentes. Tratamiento de material infestado • Siempre se debe elegir la alternativa menos tóxica. Por ejemplo, al enfrentarse a una caja de libros con pececillos de plata, evite los tratamientos químicos y simplemente limpie a mano los volúmenes, utilizando una aspiradora y una brocha suave. Cuando no se está seguro si la plaga está activa, limpie el objeto, envuélvalo y examínelo más tarde para ver si hay signos de actividad. Asegúrese de aislar las colecciones de nuevas plagas u objetos que puedan tener problemas. • Las propuestas menos tóxicas posibles no son solamente favorables para el ambiente, sino que en muchos casos constituyen la única medida responsable: • Probablemente la mayoría de los fumigantes afectarán la preservación a largo plazo de al menos algunos materiales. • No se conoce un fumigante que sea seguro para todas las colecciones. • Las colecciones pueden dañarse a través del contacto con pulverizadores en base acuosa o aceitosa. • La fumigación no asegura que las colecciones resistan futuros ataques de plagas. • Es esencial que después del tratamiento se tomen las medidas necesarias para evitar que se introduzca cualquier nueva infestación. Probablemente, esto significará aislar las colecciones nuevas (y posiblemente infestadas), aislar en forma rigurosa las colecciones que muestren cualquier signo de presencia de plagas, limpiar y mejorar las condiciones de almacenamiento. c) Fuego e inundaciones: Las medidas de protección contra el fuego debe tomarse en serio, especialmente si no hay posibilidad de instalar estanterías metálicas. Si se utilizan estanterías de madera, éstas se deben tratar con productos resistentes al fuego y tanto el depósito como la sala de lectura deben estar provistos de suficientes extintores que el personal deberá saber utilizar. También se deben tomar medidas que puedan ser impopulares, como prohibir fumar en todas las dependencias de la biblioteca.

Prevención

-Sistemas de alarma contra incendios

-Sistemas manuales de extinción -Sistemas automáticos de extinción -Mantenimiento de rutina

En las zonas monzónicas son frecuentes las inundaciones en el periodo de lluvias y para evitar daños se hace necesaria la colocación de los estantes más bajos a una altura adecuada. Además, como norma general no se debería colocar ningún material directamente en el suelo.

d) Seguridad: El robo de material y/o el destrozo intencionado de las páginas o de los propios volúmenes o fascículos representa otra amenaza importante. Puesto que la instalación de un sistema electrónico de seguridad está fuera de las posibilidades de las bibliotecas a las que nos estamos refiriendo, como solución alternativa, la colección debe ser de acceso restringido y al menos un miembro del personal debería permanecer en la sala de lectura durante las horas de apertura al público. La mera presencia de un supervisor tiene un efecto psicológico disuasorio sobre aquellos lectores con malas intenciones. .

3.2. Preservación

La preservación de las publicaciones seriadas se ha convertido en una de las principales preocupaciones de las bibliotecas en los últimos años. Hay varios aspectos a considerar, tanto a nivel internacional como nacional. Dado que las bibliotecas asumen la doble función de difundir y preservar la información, habría que encontrar una técnica apropiada y tomar medidas de cooperación a nivel internacional para detener el deterioro físico de las colecciones sin tener que limitar el acceso a ellas. Métodos de preservación El soporte más utilizado que cumple ambos objetivos es la Digitalización microforma. Durante los últimos diez años, diferentes firmas comerciales, así como las propias bibliotecas, han producido bases de datos

Este hecho, por otra parte, ha planteado una serie de cuestiones y problemas: la ausencia de una política general de preservación para las publicaciones seriadas a nivel internacional, la necesidad de crear catálogos o bases de datos específicas y el tema de la preservación, cuidado y manejo de las mismas.

a) Preservación a nivel local

La planificación de un programa eficaz de preservación es de vital importancia incluso en las bibliotecas más pequeñas. El programa ideal siempre se verá obstaculizado por la falta de recursos; por lo tanto, la preservación tiene que planificarse con el máximo realismo y sentido común. Es muy importante conocer los métodos de prevención (estanterías adecuadas, una buena gestión, limpieza) y tener claros estos dos principios: o todas las colecciones pueden preservarse. o todas las colecciones necesitan preservarse

A continuación trataremos tanto de los métodos de preservación tradicionales como actuales.

Métodos Encuadernación

a) La encuadernación sigue siendo el método tradicional y universalmente usado para la preservación de publicaciones periódicas. En primer lugar, se debe decidir qué publicaciones seriadas serán encuadernadas, puesto que normalmente los recursos económicos no permiten la encuadernación de todos lo títulos. Como norma general se encuadernan: 1) los periódicos locales, 2) las revistas más importantes 3) y/o más caras y 4) aquellas de mayor demanda;

Sólo los volúmenes completos. La encuadernación u otras medidas de protección para la preservación del material se llevan a cabo, por lo general, anualmente, siguiendo la política de encuadernación de la biblioteca. Ésta consta de: didas de protección, almacenamiento en cajas). encuadernación para los periódicos son dos tapas de cartón con lomo de tela y cantoneras y para las revistas dos tapas de cartón, forradas de tela, y lomo). publicidad, etc. l mismo color para todos los volúmenes encuadernados de la misma publicación y diferentes colores para distintas publicaciones. Esto facilita la colocación en las estanterías y la detección de volúmenes fuera de lugar).

b) Encuadernación profesional cuando contratamos el servicio de una imprenta. Los pasos previos a la encuadernación u otras medidas de protección son los siguientes: Paso l. Cuando llega el último fascículo que completa el volumen, éste se registra en la ficha Kardex y se prepara para su encuadernación. Algunas veces, esto sólo se puede hacer tras la llegada del primer fascículo del siguiente volumen ya que éste contiene la portada y el índice del volumen anterior (ya completo). Esta condición también debe indicarse en la ficha Kardex. Paso 2. Se cotejan las páginas del volumen; es decir, se cuentan y se comprueba su estado. Se eliminan las cubiertas y los anuncios, excepto en las bibliotecas nacionales donde se deben conservar por su importancia para los investigadores. La fe de erratas se pega a una de las páginas preliminares del fascículo respectivo. Si el material sigue siendo voluminoso, los volúmenes se pueden encuadernar en varias unidades, lo que facilita su manejo tanto en el depósito como en la sala de lectura. Paso 3. Se debe elaborar una lista de los volúmenes completos que se van a enviar al taller de encuadernación. La lista debería contener, para cada volumen: la signatura topográfica, el título, numeración, el número deseado de unidades físicas encuadernadas y la fecha de envío. Al llegar, los volúmenes se comprueban mediante la lista en la que además se anota la fecha de recepción. La lista se acompaña de las respectivas instrucciones de encuadernación.

Paso 4. En la ficha Kardex de cada publicación se registra la fecha de envío y recepción y el número de volúmenes que se han enviado. c) Métodos propios simples

motivos económicos se protegen con tapas de cartón. Además, es aconsejable pegar en el anverso de la tapa superior una hoja de registro con los siguientes datos: signatura, título, número de volumen, número de publicación, o en faso de un volumen completo, la inicial que indica que lo está ©. Si se completara un volumen incompleto, se decidirá si se encuaderna o no y se tratará como corresponde. principalmente cuando los fascículos son lo bastante rígidos como para sostenerse unos a otros. mediante tapas de cartón y colocarse horizontalmente en estantes que sean lo suficientemente anchos para alojarlos de forma conveniente.

e) Digitalización La digitalización es el método preferido para preservar las publicaciones seriadas en los países desarrollados. En el caso de pequeñas bibliotecas en países menos desarrollados, la posibilidad de filmación de sus propias pubf1caciones seriadas está fuera de su alcance, no sólo por motivos económicos, sino también por carecer de la formación adecuada y otros recursos necesarios (equipos y material). Siguiendo estas recomendaciones, la esperanza de vida de la película (como soporte) de «media duración» es, como mínimo, de 10 años, mientras que la película de «larga duración» permite la conservación de registros de forma prácticamente indefinida (un mínimo de 100 años). En este sentido, resulta interesante apreciar que, por ahora, no se puede garantizar que los CD-ROM duren más de 8 a10 años, por lo que resulta cuestionable su uso como medio de conservación. c) Preservación a nivel internacional/entre países vecinos En los últimos diez o quince años, se han realizado considerables esfuerzos a nivel internacional para afrontar y encontrar soluciones a los problemas de conservación. A principios de 1986, IFLA creó el Programa Básico PAC (Preservación y Conservación) (véase 522) para impulsar la realización de estudios de casos prácticos, proyectos de investigación y cooperación internacional en este extenso campo.

Las resoluciones adoptadas en el Simposio de IFLA sobre Gestión de la Preservación de Literatura Seriada (celebrado en Washington en 1989 y una de las primeras reuniones de este tipo), se enviaron a la Conferencia de Directores de Bibliotecas Nacionales (CDNL) y tuvieron repercusión mundial. Como resultado, se configuró en 1999 un Grupo de Trabajo internacional sobre la Preservación de la Literatura Seriada, con la tarea de concretar programas nacionales de preservación y políticas globales a seguir. Dicho grupo redactó un borrador de política de retención para las publicaciones seriadas (literatura seriada), señalando de igual modo que los países desarrollados deberían ofrecer su ayuda a los países en vías de desarrollo (en gran medida mediante la formación, preferentemente a través de los Centros PAC Regionales de IFLA, y proporcionando los recursos apropiados). Los acontecimientos más importantes que tuvieron lugar en este sentido son los siguientes: . El Congreso Pan-Africano de IFLA sobre Preservación y Conservación de Material Bibliotecario y Archivístico, Nairobi, 1993. A dicho congreso, organizado bajo los auspicios del Programa Básico ALP de la IFLA, asistieron 70 participantes de 24 países africanos y de otros 8 países. Se programaron una serie de módulos de formación interactiva para la preservación destinados expresamente a los países en vías de desarrollo, inicialmente del sudeste de Asia y Pacífico Sur. Los primeros talleres de trabajo tuvieron lugar en Tailandia y las Islas Fidji, en 1992, financiados principalmente por las autoridades australianas. . En Europa, la Comisión de las Comunidades Europeas inició en 1989 el Proyecto EROMM (Registro Europeo de Originales de Microformas), dedicado a la creación de un catálogo europeo de todas las microformas existentes, producidas por bibliotecas o firmas comerciales. Se creó una base de datos con registros bibliográficos de publicaciones periódicas, periódicos y monografías en cualquier idioma, fecha u origen. A finales de 1993 la base de datos contenía más de 40.000 registros, accesibles por catálogo en microficha o cinta (pudiendo también usarse como índice internacional de publicaciones seriadas). EROMM tiene su sede en el «Niedersachsische Staats- und Universitats bibliotheb, D-37070 Gottingen, Germany (Fax: 49 551 393468).

f) Descarte Se puede hacer a partir del inventario y es el proceso por el que la biblioteca retira de la colección los materiales obsoletos o estropeados.

El expurgo, como contrapartida a la adquisición, es parte integral de la política bibliotecaria de desarrollo de la colección y como tal, es un proceso intelectual. Las decisiones concernientes al expurgo de la colección las toma el responsable de la adquisición El expurgo puede afectar principalmente a las obras de referencia seriadas, tales como almanaques, bibliografías, directorios, diferentes recursos (estadísticos, educativos, etc.), informes, guías. Sin embargo, es aconsejable que la política sobre este tema se compare con la adoptada por otras bibliotecas. Como norma, las publicaciones periódicas locales deben conservarse. En cuanto al material extranjero, incluso los documentos obsoletos pueden ser de valor. Una solución ante la falta de espacio (para así evitar el expurgo, al menos temporalmente) es el almacenamiento compartido.

6. SERVICIOS.

6.1. Servicios de publicaciones periódicas

Objetivo de Aprendizaje:

Identificar los servicios que se ofrecen en una biblioteca para publicaciones periódicas

Introducción Actividades de Unidad: Todos los servicios que presta una unidad de información están en torno a las necesidades de información de la comunidad a la que atiende. La preocupación principal de una biblioteca es proporcionar al usuario una información actualizada. Básicamente, la biblioteca está abierta a todos los usuarios, quienes tienen acceso a toda la colección, ya sea para consultas en sala o para préstamo. La biblioteca debería estar preparada, si fuera necesario, para buscar información más allá de sus propios recursos, incluyendo otras bibliotecas y/o haciendo uso de fuentes de información secundarias

Actividad preliminar

Instrucciones:

Acude a una biblioteca en la que ofrezcan servicio de publicaciones periódicas e indaga cuáles son los servicios que presta y en qué consisten.

Actividad de contenido 1

Instrucciones:

Después de analizar la lectura “Servicios de publicaciones periódicas” identifica los servicios que se pueden implementar en una unidad de información.

LIBRE ACCESO A LAS PUBLICACIONES SERIADAS: INTRODUCCIÓN

Conceptos básicos.-

Los servicios a los usuarios: Todas las actividades que se llevan a cabo en las bibliotecas, como son el desarrollo de la colección, la catalogación clasificación,, los trabajos sobre la colección, tienen como objetivo hacer posibles los servicios de la biblioteca. Todo está orientado a ofrecer servicios de calidad, la organización de la colección debe facilitar la localización de los documentos mediante la creación de secciones organizadas por centros de interés, la señalización, los instrumentos de recuperación y la búsqueda en los OPACS. Si antes el tiempo laboral no estaba dedicado normalmente a los usuarios más que en una pequeña parte, ahora se tiende a aumentar el tiempo dedicado directamente al usuario, a mejorar los horarios de atención, disminuir la pérdida de tiempo del usuario en lograr lo que busca, disminuyendo el tiempo dedicado a las rutinas técnicas, algunas de las cuales se pueden simplificar. La calidad de los servicios técnicos, en los catálogos, en la clasificación, etc., no se justifica si no se corresponde en la

práctica con unos servicios de una calidad semejante. La preocupación principal de una biblioteca es proporcionar al usuario una información actualizada. Básicamente, la biblioteca está abierta a todos los usuarios, quienes tienen acceso a toda la colección, ya sea para consultas en sala o para préstamo. La biblioteca debería estar preparada, si fuera necesario, para buscar información más allá de sus propios recursos, incluyendo otras bibliotecas y/o haciendo uso de fuentes de información secundarias, tales como centros especializados.

4.1.SERVICIO A LOS LECTORES El servicio a los lectores, cuyo objetivo es atender a los usuarios, incluye: 1. Servicio de inscripción de usuarios (bibliotecas públicas) 2. Servicio de lectura en sala 3. Servicio de referencia 4. Servicio de préstamo 5. Servicio de fotocopia 6. Servicio de traducción Nota: Dependiendo del tamaño de la biblioteca, los servicios 1 y 4 y 2 Y 3 pueden combinarse respectivamente.

4.1.1. Servicio de inscripción de usuarios En primer lugar los usuarios deben solicitar ser miembros de la biblioteca rellenando y firmando el impreso de solicitud correspondiente. Éste debe contener, abreviadamente, las normas de uso de la biblioteca que el usuario acepta al firmar la inscripción, que es gratuita. Las solicitudes se archivan en orden alfabético por los apellidos de los usuarios. Al inscribirse, a cada lector se le da un carnet de socio válido por un año (los carnets de colores facilitan el control de su caducidad). Las renovaciones deben hacerse personalmente. Tanto el impreso de solicitud como el carnet de usuario están numerados, lo cual permite a la biblioteca comprobar el número de lectores inscritos anualmente.

El carnet contiene los siguientes datos extraídos de los documentos de identificación solicitados: nombre, dirección, profesión, número de carnet y fecha de expedición. Un espacio en blanco a la izquierda servirá para cualquier observación relacionada con el préstamo que fuese necesaria. Además, es útil indicar el horario de lectura en sala y de servicio de préstamo. Este servicio, al ser el primer punto de contacto del usuario con la biblioteca, puede ser de gran ayuda al ofrecer una "primera orientación sobre la biblioteca"; es decir, información básica que todo usuario necesita para hacer un uso mínimo de los servicios. 4.1.2. Sala de lectura El usuario que visita la sala de lectura tiene en general dos posibilidades: libre acceso (a los números más recientes) En cualquier caso, las obras de referencia (diccionarios, manuales, etc.) son de libre acceso. y acceso controlado (a los volúmenes anteriores). 4.1.2.1. Acceso directo Paso 1. Al entrar en la sala de lectura, el usuario presenta en el mostrador su carnet de socio al auxiliar de la biblioteca. Paso 2. El usuario puede entonces buscar los documentos que necesita en las estanterías. En el caso de colecciones bastante grandes (entre 150 y 200 títulos de revistas), se instalará un catálogo especial de autor-título, indicando las signaturas topográficas para facilitar la localización del documento deseado, normalmente ordenado por materias. En los sistemas automatizados ya están disponible en los catálogos. En bibliotecas pequeñas los últimos números de las revistas se muestran en estanterías con baldas inclinadas siguiendo un orden alfabético por títulos. Es común que estas baldas, al estar unidas en su parte superior al mueble mediante bisagras, puedan levantarse y almacenar en su interior algunos números anteriores (normalmente, de uno a dos años). Paso 3. Para evitar errores de ordenación en las estanterías, se le pide al usuario que no vuelva a colocar la revista que utilice en su lugar. Al salir, entregará las revistas consultadas y entonces se le devolverá su carnet. Nota: Los carnets de usuario se archivan en orden alfabético por los apellidos del lector o, cuando los puestos de lectura están numerados, se guardan en un archivo que tiene la misma numeración. 4.1.2.2 Acceso controlado Paso l. Véase 412.1.

Paso 2. Después de la consulta de los catálogos, el lector rellena la papeleta de pedido, indicando la signatura, el titulo y el número de unidades físicas de la revista solicitada, la fecha, .su nombre y firma. En caso de asientos numerados, se da el número de asiento en lugar del nombre. Paso 3. Las papeletas de pedido se entregan en el mostrador y el usuario recibe el documento solicitado de las estanterías. Paso 4. Al salir, el lector debe llevar los documentos al mostrador, destruyéndose entonces la papeleta de pedido y agrupándolos para colocarlos posteriormente en las estanterías. Nota: Normalmente el usuario no puede consultar más de cinco documentos a la vez. 4.1.3.Servicio de referencia El servicio de referencia se localiza cerca o, en el caso de colecciones pequeñas, en la misma sala de lectura. El fondo de este servicio se compone de enciclopedias, diccionarios, guías, directorios, mapas, horarios de servicios públicos, anuarios, etc. Entre sus funciones se incluye el asesoramiento al usuario, cierto tipo de relaciones públicas, así como tareas de cooperación con otras bibliotecas y la comunidad en general. En primer lugar, se debe instruir a los lectores en el uso de fuentes de información, como, por ejemplo, las obras de referencia, cuyo manejo necesita aprendizaje y mucha práctica. Otra tarea de este servicio es la creación de una «Guía de la biblioteca», que debe explicar la estructura y servicios de la biblioteca, prestando especial atención a los fondos bibliográficos y a las colecciones especiales (por ej., artículos de revistas, traducciones, microformas, etc.), a la distribución, acceso y uso de los catálogos y ficheros, así como a la información concerniente a otros detalles (horario de la biblioteca, dirección y miembros del personal). Esta guía se debe actualizar regularmente. Es responsabilidad de este servicio exponer las nuevas adquisiciones (véase además 421.1), diseñar carteles, folletos informativos y organizar, tanto por propia iniciativa como por peticiones especiales, sesiones de grupo para usuarios, conferencias o seminarios y pequeñas exposiciones para familiarizar a la comunidad con las actividades bibliotecarias. 4.1.4. Servicio de préstamo Mediante las operaciones del servicio de préstamo el usuario podrá llevarse en préstamo por un período de tiempo determinado el documento o documentos solicitados. El préstamo es gratuito.

Las obras de referencia y cierto tipo de publicaciones seriadas, como las publicaciones periódicas y prensa diaria, tanto encuadernada, sin encuadernar o micra filmada, se excluirán del préstamo (véase también 415, 4.2). Los lectores pueden pedir prestados, a la vez y por una duración de un mes, tres documentos (volúmenes) de anuarios, publicaciones anuales, libros, etc. Nota: Para la circulación de las publicaciones periódicas, cometido especial del servicio de préstamo, véase 421.1. 4.1.4.1 El sistema de préstamo El sistema de préstamo debe: Registrar qué documentos tiene determinado lector. . Registrar qué lector tiene determinado documento. . Controlar la ficha de devoluci6n de los documentos y cuáles han vencido. . Permitir la renovaci6n de los préstamos (véase 414.11). . Facilitar a los lectores los documentos solicitados (véase 414.12). . Permitir al personal de la biblioteca hacer estadísticas (véase 414.13).

Para controlar todos estos aspectos, se crearon los siguientes ficheros: uno de usuarios, otro de documentos (signatura topográfica) y otro de ficha de devolución.

Paso 1. El usuario presenta su carnet de préstamo y el personal encargado anota en un sobre para el control del préstamo el número de lector, sus datos personales y, a continuaci6n, el usuario lo firmará. En este sobre se introducirá una de las tres copias de la hoja de préstamo (véase también Paso 2,3). Paso 2. El usuario deberá rellenar la hoja de préstamo autocopiativa por triplicado por cada documento que desee llevarse en préstamo, anotando los siguientes datos: signatura topográfica, título, número de unidades físicas, ficha, su nombre y firma. Paso 3. Se separan las tres copias. La primera se introduce en el sobre para el control de préstamo (véase Paso 1). Éstos, al estar ordenados por nombre de usuario, permiten controlar los documentos prestados a cada lector.

La segunda copia está ordenada por signatura topográfica, lo que permite a la biblioteca conocer qué documentos están en préstamo, (cuando, por ejemplo, se hace un inventario o cuando el documento es solicitado por otro lector). La tercera copia se ordena por fecha de vencimiento, normalmente un mes a partir de la ficha de préstamo. Este fichero permite a la biblioteca conocer qué préstamos han vencido y hacer las oportunas reclamaciones. Debe revisarse a diario, enviándose una reclamación al usuario transcurrida una semana de «gracia» desde del vencimiento. El segundo aviso se hará un mes más tarde. Se debe insistir en la reclamaci6n de los documentos prestados. Paso 4. Se pone la ficha del préstamo en el carnet del usuario para recordarle cuántos documentos tiene y su ficha de devolución. Al entregarlos de vuelta en la biblioteca, se pone la fecha en el carnet y se retiran las diferentes copias de los ficheros. Sólo cuando el usuario ha devuelto todos los documentos prestados, se le entrega el sobre para el control del préstamo. 4.1.4.1.1. Renovación Si el usuario desea conservar el documento durante otro mes, debe solicitar/o bien personalmente, por correo o por teléfono. O en línea A menos que otro lector haya solicitado el mismo documento, el préstamo puede renovarse por otras cuatro semanas. En este caso, el personal seguirá los pasos necesarios para modificar la fecha en los ficheros. 4.1.4.1.2. Reserva Cuando un documento solicitado por un lector esté en préstamo, se unirá un recordatorio con el nombre del lector a las hojas de préstamo del documento solicitado que se guardan en el fichero de signatura topográfica y en el de fecha de devolución. Cuando el documento es devuelto, se informa al lector por correo y el libro se coloca en una estantería de documentos reservados. 4.1.4.2. Estadísticas Las estadísticas se recopilan diariamente y se resumen mensual y anualmente. Se referirán a las consultas en sala y a los préstamos y se confeccionarán a partir de las solicitudes de documentos para consulta en sala y de las solicitudes de préstamo, antes de destruirlas y después de retirarlas de los ficheros correspondientes. El uso de la colección se puede analizar mejor manteniendo un registro del número de lectores inscritos, número de usuarios de la sala de lectura, número de usuarios que solicitan

préstamos, número de volúmenes {y unidades físicas} consultadas y prestadas. Otros aspectos (como la lengua y la materia de los documentos pedidos), también se pueden analizar. Finalmente, debe mencionarse que desde mediados de los 80, con los sistemas de préstamo automatizados en línea, las etapas del proceso de préstamo y devolución discutidas anteriormente han experimentado una gran evolución. También han aparecido programas para ordenadores personales orientados a cubrir las necesidades de las bibliotecas más pequeñas.] 4.1.5. Servicio de fotocopias El suministro de fotocopias juega un papel muy importante en el servicio al usuario de la biblioteca. Dependiendo del tamaño de ésta, las reproducciones se harán bien por un servicio de fotocopias especializado o por el personal de la biblioteca responsable y preparado en el manejo de este tipo de equipos. Las copias son gratuitas hasta un cierto número de páginas o se pagarán de acuerdo con la normativa de la biblioteca. Como se ha mencionado anteriormente, cierto tipo de publicaciones seriadas no se deberían prestar. En consecuencia, a los usuarios se les aconseja que hagan uso de este servicio para obtener los artículos y estudios aparecidos en estas revistas y periódicos. Sin embargo, como los materiales de la biblioteca normalmente están sujetos a la ley de derechos de autor, únicamente se puede facilitar una sola copia de partes concretas de volúmenes, fascículos o libros, y sólo para fines no lucrativos o privados (investigación, enseñanza, etc.). No se pueden suministrar copias de volúmenes o fascículos completos (Véase también 4.21.1) 4.1.6.Servicio de traducción La biblioteca debería ofrecer al usuario que no domine una lengua dada traducciones de artículos o sumarios de publicaciones periódicas, resúmenes, etc. que desee y que estén en otra lengua. Éstas deberían hacerlas expertos en el campo en cuestión que tengan un buen conocimiento de la lengua extranjera. El servicio debe contar con un directorio de traductores, indicando su nombre, dirección, campo temático y lengua de especialización; sería útil hacer índices de acuerdo a estos dos últimos datos. Las traducciones deben solicitarse y pagarse de acuerdo a la normativa vigente. Las traducciones se deben guardar en la sala de lectura y registrarse en un fichero especial, no sólo para hacerlas accesibles al usuario sino por razones de gestión, a fin de evitar duplicados.

4.2.ACCESO A PUBLICACIONES SERIADAS A TRAVÉS DE SERVICIOS SECUNDARIOS Los «servicios secundarios» producen o utilizan como herramientas los «documentos secundarios», es decir, documentos como resúmenes, índices de publicaciones periódicas, boletines de sumarios (D), etc. que difunden información ya aparecida en "documentos primarios", como monografías, publicaciones periódicas, informes, etc. A continuación se presentan dos de los servicios secundarios más conocidos. 4.2.1.Servicio de actualización permanente (SAP) El servicio de actualización permanente (D) es la respuesta que han encontrado bibliotecas, unidades de información y organizaciones comerciales a las necesidades de actualización de los profesionales en su campo. Este servicio implica el análisis de las publicaciones en el momento de su llegada, la selección de información relevante y su difusión a los individuos o grupos interesados. Hay técnicas comerciales y propias de la biblioteca para ofrecer este servicio. 4.2.1.1. Técnicas propias En los países menos desarrollados este tipo de servicio puede ofrecerse en pequeñas bibliotecas estatales o bibliotecas de departamentos o facultades, donde la mayoría de los usuarios son funcionarios y profesores universitarios, respectivamente. Para estos grupos responsables de tomar decisiones es especialmente importante la información de primera mano. Las tres técnicas que pueden contemplarse son las siguientes: 1 DSI (Difusión Selectiva de la Información). Es un método mediante el que se suministra, tanto a personas como a grupos, información actual coincidente con sus intereses, que deben ser conocidos previamente por el personal de la biblioteca. Tradicionalmente, el DSI proporciona las referencias de los documentos, más que un análisis detallado de su contenido. A los profesionales se les notifica bien telefónicamente o por correo electrónico. Nota: En el caso de un DSI automatizado, los documentos se recuperan automáticamente de la base de datos de acuerdo con los perfiles de interés de los usuarios. 2 La rotación de publicaciones periódicas se refiere a la circulación de publicaciones periódicas (periódicos) entre los usuarios interesados. Debe determinarse el grupo de usuarios, el orden de rotación y el número de publicaciones. Éstas pueden ir bien de lector a lector o volver de cada lector al servicio responsable. Este último método es más lento pero más seguro. Las publicaciones periódicas en cuestión van acompañadas de una "hoja de control de rotación" que debe ser firmada y fechada por cada usuario. El tiempo de rotaciól1 no debe ser superior

a dos semanas, después del cual los documentos en cuestión serán expuestos como parte de las nuevas adquisiciones (véase 413) o en la sala de lectura. El proceso se controla mediante dos ficheros: * Uno, ordenado por el título de la publicación, indicando los usuarios, su orden y fecha de devolución. * Otro, ordenado alfabéticamente por el nombre de los usuarios, indicando en qué publicaciones están interesados. * Los boletines de sumarios suponen la fotocopia del título y los sumarios de las publicaciones periódicas, que se ordenan por materias y se distribuyen a los usuarios interesados. Estos servicios mencionados se ofrecen de forma gratuita. El servicio de referencia es el que mejor puede gestionar el DSI y los boletines de sumarios, mientras que la rotación de publicaciones periódicas debería ser responsabilidad del servicio de préstamo. 4.2.1.2.Técnicas comerciales Con la explosión de la información de las pasadas décadas y la necesidad de los investigadores de una información amplia y rápida ha quedado claro que la compilación de índices y los métodos de difusión de la información manuales no son los adecuados. Como resultado, las instituciones científicas y las organizaciones comerciales han elaborado Current Contents (contenido actual ) que reproducen los sumarios de revistas (Ciencias Humanas, Ciencias Químicas) en forma impresa y disponibles por suscripción. Más recientemente, los servicios de actualización permanente y de indización y resumen están empezando a desempeñar un papel importante. Por ejemplo, SwetScan (Holanda) suministra acceso (en papel, disco, cinta y en línea) a los sumarios de más de 14.000 revistas científicas y de investigación inmediatamente tras su publicación. Para otros servicios similares de envío de documentos véase UMI' s Article Clearinghouse, UnCover, etc. En este contexto también merece la pena mencionar ADONIS (Article Delivery Over Network Information Systems - Difusión de Artículos a través de Sistemas de Información en Red) proyecto basado en la difusión electrónica de documentos (D). ADONIS comenzó como servicio comercial en 1991 y ofrece referencias bibliográficas y sumarios de las revistas científicas de mayor uso. Se creó con la idea de que la difusión electrónica de documentos por los propios editores fuera menos costosa y más rápida que la difusión por otro medio.

Nota: Los servicios de sumarios automatizados permiten a los usuarios examinar el título y el sumario, a veces ampliado con el texto íntegro, de las revistas o artículos de una disciplina dada. 4.2.2.Servicios de indización y resumen (I & R) Los servicios de indización y resumen proporcionan al investigador información sobre documentos pertinentes que se pueden obtener de forma completa en otro lugar, mediante compra, suministro de documentos o préstamo interbibliotecario. 4.2.2.1.Servicios de resúmenes (D) Como se ha visto, el análisis de contenido de la información publicada, en todas las ramas del conocimiento, es cada vez más importante por la simple razón de que existen muchos documentos y en diversas lenguas como para que una sola persona pueda abarcarlos todos. El análisis de contenido consiste en la extracción de los elementos característicos de un documento (para elaborar un resumen (D). Estos elementos característicos (es decir, el contenido del documento) se especifican bien por medio de palabras clave (encabezamientos de materias, descriptores (D)) o bien por un código (notación) a fin de facilitar la recuperación de la información. Los resúmenes se acompañan de referencias bibliográficas (véase 222.5 y 531.3) o de descripciones bibliográficas detalladas, que permiten localizar los documentos originales. Los grandes servicios de resúmenes producen revistas de resúmenes (D) sobre diferentes disciplinas (Biological Abstracts, Chemical Abstracts) para ayudar a los profesionales a decidir si necesitan leer el artículo original completo o a extraer las ideas fundamentales de un artículo escrito en una lengua que no conocen? Las revistas de resúmenes también funcionan como índices de las publicaciones seriadas de una disciplina; por ejemplo, Chemical Abstracts recogen artículos de más de 10.000 publicaciones seriadas de química. Nota: Hay un gran número de revistas de resúmenes disponibles en cinta magnética, microforma, CD-ROM y/o en línea. Por ej.: Library and lnformation Science Abstracts - LISA (Londres, LA) está disponible en microfilm (1969), se puede acceder a través de CD-ROM desde 1987 e incluye resúmenes de cerca de 550 revistas, comunicaciones, informes, etc. en 30 lenguas8. 4.2.2.2. Servicios de Indización

Cuando un lector desea encontrar algo publicado en un campo de su interés, debe conocer la revista y el número donde apareció publicado el artículo. Para averiguarlo, tendrá que buscar en los boletines de sumarios. Estos boletines son publicaciones periódicas que regular y sistemáticamente indizan el contenido de las revistas (y otros documentos) dentro de campos temáticos concretos y son producidos por «servicios de indización» (instituciones científicas y comerciales). Entre los boletines de sumarios especializados se encuentran los siguientes: Social Sciences lndex, Humanities lndex, Education lndex, General Science Index, etc. El número de revistas indizadas oscila entre 70 y 2500. Hay boletines especiales para material publicado en periódicos. Para concluir, la suscripción a los servicios de indización y resumen es muy cara y, por lo tanto, no es asequible para bibliotecas pequeñas. No obstante, existen buenos ejemplos de boletines de sumarios de las publicaciones de una región geográfica concreta producidos a nivel local: South Pacific Periodicals Index (PIC, 1982-1984), Pacific Index to Agricultural Journals (SCAINIP), Nigerian Periodicals Index (CULNU, 1986-), lndex India (1967-).

4.3.ACCESO A LAS PUBLICACIONES SERIADAS A TRAVÉS DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

El término "préstamo interbibliotecario" se usa para definir la operación por la cual una biblioteca suministra un documento de su colección a otra, previa solicitud. El término también incluye el envío de una copia del documento en lugar del original «<suministro de documentos»). Actualmente, a nivel nacional e internacional, los artículos de publicaciones seriadas sólo se envían fotocopiados. Internacionalmente se adopta la abreviatura ILL para el préstamo interbibliotecario y el suministro de documentos *LR*. El servicio ILL puede ser una sección aparte dentro de la biblioteca, estar incluida en el servicio a usuarios o ser el cometido de un solo miembro del personal de la biblioteca *LR*. 4.3.1. Contexto Internacional En 19871a IFLA adoptó la versión revisada de International Lending: PrincipIes and Guidelines for Procedure (Préstamo Interbibliotecario Internacional: Principios y Pautas) tras darse cuenta de que el funcionamiento más seguro para el préstamo interbibliotecario solamente puede estar basado en la cooperación internacional entre bibliotecas. La adopción de métodos eficaces para la creación de centros nacionales de

suministro de documentos (D), la especificación de los procedimientos relativos a las peticiones y suministro del material, la recopilación de estadísticas, etc., contenidas en los objetivos de las Pautas se ofrecen como base para la realización del préstamo internacional en países y bibliotecas concretas *LR*. La nueva tecnología electrónica (la difusión electrónica de documentos) ha supuesto grandes oportunidades y planteado muchos problemas en lo que se refiere a fotocopia, redes, distribución y financiación. Merece la pena mencionar que el coste de la operación del 1LL es considerable, pues incluye costes «ocultos» y costes directos {tal como gastos de mantenimiento, de personal y, por otro lado, los derechos de autor que gravan las fotocopias, gastos de correo y otros). Se han estudiado ampliamente los mecanismos actuales de cobro y la viabilidad de crear un sistema internacional de cupones. En 1995 y por un período de dos años se introdujo un sistema internacional de vales y en el futuro la participación en este programa será voluntaria. El Centro de Suministro de Documentos de la Biblioteca Británica (BLDSC, Boston Spa, UK) juega un papel importante en el 1LLI4. Cuenta con más de 50.000 publicaciones periódicas, alrededor de un millón de microformas y gestiona aproximadamente 3 millones de peticiones anuales. Estas peticiones se satisfacen en un plazo de 3 a 5 días. Algunas de las bases de datos disponibles en CD-ROM producidas por este centro son: Boston Spa Serials, Boston Spa Conferences, lnside lnformation on CDROM (sumarios de revistas, también denominado ETOC = Electronic Table of Contents - Sumarios Electrónicos), lnside Conference on CD-ROM (sumarios de congresos). Dispone también de un servicio de actualización permanente: Journal Contents Page Service. Conference 1ndex contiene cerca de 300.000 reseñas de congresos. 4.3.2.Ámbito local Es importante que el usuario pueda acceder a las principales revistas de su disciplina en la biblioteca más cercana. Si esto no es posible, debería poder recibidas a través de IIL de la biblioteca principal de su ciudad, región o país La participación en el 1LL internacional sólo es posible si realmente funcionan los sistemas nacionales y locales; es decir, si la cooperación entre bibliotecas es eficaz. Los elementos de esta cooperación podrían ser los siguientes: división de responsabilidad relativa a la adquisición y almacenamiento (véase"2.12.3.2 posesión de catálogos colectivos apropia;. dos de los fondos locales (véase 4.4) y buen funcionamiento de los servicios de reprografía. En conclusión, las redes de bibliotecas y los recursos compartidos son la base para un servicio de suministro de documentos eficaz. Las bibliotecas pequeñas que no pueden permitirse la participación en el ILL internacional deberían establecer convenios con el centro nacional de

suministro de documentos (normalmente ubicado en la biblioteca nacional) para ofrecer a los usuarios los documentos que han solicitado y que no están disponibles en ellas. 4.4.ACCESO A LAS PUBLICACIONES SERlADAS A TRAVÉS DE CATÁLOGOS COLECTIVOS «El objetivo de los catálogos colectivos (D) es facilitar el acceso a las colecciones de publicaciones, seriadas de manera que se haga el máximo uso de los recursos... El catálogo colectivo proporciona información necesaria para: . Identificar y localizar títulos conocidos de publicaciones seriadas. . Registrar las existencias (por ej., los volúmenes y' números de cada publicación seriada que posee cada biblioteca participante). . Indicar la disponibilidad de volúmenes y fascículos (por ej., préstamo limitado, fotocopia)" *LR *. Inicialmente los catálogos colectivos se crearon con el fin de compartir recursos (a causa del alto coste y del crecimiento de títulos), pero también sirven para otros propósitos importantes, ya mencionados en capítulos anteriores, como son: . Apoyo a la política de adquisiciones, mostrando qué títulos posee cada biblioteca. Esta información ayuda a tomar decisiones sobre nuevas suscripciones y sobre las ya existentes. El catálogo colectivo también es la base para la adquisición cooperativa (véase 212). . Apoyo a la catalogación, proporcionando datos bibliográficos normalizados (por ej., modificación de los datos bibliográficos a lo largo de su trayectoria.) . Apoyo a la gestión bibliotecaria ayudando a tomar decisiones sobre medidas de preservación: la adquisición o producción de microformas que completen las colecciones. . Apoyo al préstamo interbibliotecario y al suministro de documentos proporcionando una cuidada y amplia cobertura de la localización de los documentos requeridos (véase 4.3) Los catálogos colectivos de publicaciones seriadas varían en función de su contenido (general o limitado; es decir, cuando se excluyen ciertas clases de publicaciones periódicas o ciertos tipos de material; por ejemplo, periódicos, microformas, etc.), su alcance (institucional, local, nacional, regional, internacional), su fecha (actual o retrospectiva), su formato (fichas, impresos, microformas, automatizados -cinta, CO-ROM, en línea, etc.) y en función de otros aspectos. La decisión de elaborar un catálogo colectivo se debe basar en la evaluación de los recursos financieros, técnicos y humanos; es decir, en el desarrollo económico y en la predisposición de las participantes a cooperar20. Cada vez se acepta más que lo mejor para los catálogos

colectivos es combinar registros volcados (D) de otras bases de datos con la propia catalogación (O); es decir, resulta más económico hacer uso de datos extraídos de grandes bases de datos (por ej o, del Registro ISSN -véase 531-, del OCLC-CONSER2 y de otras) para los títulos de publicaciones seriadas conocidas internacionalmente (éste es el concepto de una única catalogación y usos múltiples) y que una de las bibliotecas participantes añada descripciones bibliográficas sólo de las publicaciones locales (incluyendo la literatura gris). Este método ha demostrado ser viable a nivel internacional. Hay que hacer constar que el compromiso de actualización sistemática de los registros bibliográficos es otro elemento costoso en el mantenimiento de un catálogo colectivo. Las bibliotecas pequeñas, incluso en un contexto manual, pueden decidir compartir recursos elaborando un catálogo colectivo de fichas; por ej., los fondos de las distintas facultades y departamentos universitarios. Lo mismo se puede hacer para las colecciones dispersas de los organismos gubernamentales. Se pueden usar como fuente los registros producidos por el ISDS u otros catálogos colectivos reconocidos. Esto es cierto incluso para aquellas obras de referencia conocidas que han dejado de publicarse o carecen de recursos para su actualización. Para concluir, el catálogo colectivo se considera una de las herramientas básicas para el control y la accesibilidad de las publicaciones seriadas y, como tal, ayuda al Programa de Disponibilidad Universal de las Publicaciones (DAP), cuyo objetivo es asegurar al usuario el acceso a todo tipo de material publicado donde y cuando se requiera (véase 522) *LR*. Nota 2: El acrónimo CONSER significa, desde 1986, Cooperative OnLine SeriaLs Program (Programa Cooperativo en Línea de Publicaciones Seriadas) al que la Biblioteca de! Congreso proporciona apoyo profesional, técnico y administrativo. CON SER se concibió inicialmente (en 1973) corno un "Proyecto de Conversión de Publicaciones Seriadas» para convertir registros catalográficos manuales a formato MARC. La base de datos CONSER en la actualidad abarca todas las publicaciones seriadas, tanto en curso corno retrospectivas, sin límite de tema, lengua, alfabeto o formato. Los registros bibliográficos pueden modificarse según las necesidades de los catálogos colectivos donde se utilicen. La base de datos completa existe en CD-ROM: CDMARC SeriaLs. - Washington, D.C.: Library ofCongress. - Trimestral. - ISSN 10638784. Contiene casi 700.000 registros de publicaciones seriadas (incluyendo registros de prepublicación de los Estados Unidos) y 16 índices de búsqueda.

7. EVALUACIÓN.

7.1 Definición.

Actividad Previa

Objetivo de Aprendizaje:

Conocer la importancia del descarte

Introducción a la Actividad: El descarte de publicaciones periódicas es una actividad que consiste en la evaluación crítica de la colección para identificar materiales que por diversas razones han dejado de cumplir su función dentro de la colección para su posterior retiro de la colección.

Instrucciones:

Después de realizar la lectura “Evaluación”, identifica el concepto de descarte y los puntos más importantes del proceso de descarte. DESCARTE DE FUENTES DE INFORMACIÓN III.1 Definir el descarte expurgo.

“Se entiende por descarte, la remoción de materiales una unidad de la colección activa de la biblioteca, con el propósito de desincorporarla o de enviarla a un depósito”. En la medida que una colección va creciendo, también van sucediéndole fenómenos propios de un organismo que evoluciona. Estos cambios pueden estar marcados por una 1.- variación de intereses, modas o noticias de actualidad, adelantos científicos 2.-necesidades de información cambio de perfil educativo 3.- condiciones físico ambientales, deterioro de los materiales, desgaste 4.- de soportes tecnológicos, cambian de formato impreso a cd o a electrónico 5.- factores de índole presupuestario, reducción del presupuesto, cancelación de suscripciones. 6.- necesidad de espacio ya que todas las bibliotecas en algún momento se

encuentran con este problema.Ello puede conducir a la necesidad de una renovación o revisión la colección. Toda colección bibliográfica requiere de un mantenimiento y revisión con relativa frecuencia, que favorezca la accesibilidad y conservación de la misma. Esto sólo es posible a través de la realización del descarte. Veamos algunas definiciones de descarte, expurgo o selección negativa: Biblioteca Nacional de Venezuela en Descarte de libros en bibliotecas públicas: orientaciones generales: “La biblioteca es un organismo vivo, y tras conseguir los estándares mínimos, el objetivo debe ser lograr la renovación y actualización permanente de sus fondos. Ello implica el expurgo de los fondos anticuados y deteriorados, pero no su destrucción, pues deberían trasladarse a bibliotecas de depósito.” Eugenio Tardón en Gestión y evaluación de colecciones: selección y adquisición. “Dado que la biblioteca es un organismo dinámico que está en continuo crecimiento, hay partes de la colección que van dejando de usarse en la misma medida en que los cambios y progresos científicos se van dando. Reflejando en la docencia y en la investigación realizada por la Institución. Por esto toda biblioteca debe dotarse de un Plan de descarte que, a modo de selección negativa, sirva de contrapeso a la continua entrada de fondos en la colección evitando que a la larga una cantidad importante de volúmenes de nulo o escaso uso entorpezcan, sobre todo en bibliotecas de acceso directo, la búsqueda de información, además de ocupar un espacio casi siempre escaso en las bibliotecas. Así pues, el expurgo constituye una operación que la Biblioteca periódicamente debe realizar para favorecer la accesibilidad e, incluso, la conservación de la colección. Podemos concluir que el descarte es el precio que hay que pagar por la limitación espacial

de las bibliotecas y por la incesante evolución del conocimiento humano.” Xose A. Regos Varela en Políticas de gestión de colecciones Cuando analizamos de forma integral el macroproceso de Desarrollo de colecciones se puede apreciar que el llamado descarte, selección negativa o expurgo se puede encontrar en más de un momento del proceso, pues cuando realizamos el proceso de selección y el de adquisición y de entre un grupo de documentos separamos aquellos que no responden a nuestros intereses, ya estamos realizando descarte, selección negativa o expurgo. También sucede lo mismo cuando desechamos un documento muy deteriorado o que se encuentra duplicado innecesariamente o que su contenido resulta obsoleto, etc. Pudiera plantearse que existen diferentes tipos de descarte teniendo en cuenta la procedencia del documento y su destino: Documentos provenientes de relaciones de canje o donación y que no responden al perfil temático de la institución o que pueden resultar duplicados o desactualizados o cualquier otra razón por la cual se decidió no incorporarlo a la colección y por tanto es el resultado de un selección negativa. Este documento pudiera ser a su vez objeto de canje o donación con otras instituciones interesadas. De ahí la importancia de contar con un mapa de intereses. Por lo que podemos afirmar que existen diversas causas para realizar un descarte. ¿Cuáles pueden ser las causas para un descarte?

o Necesidad de construir colecciones relevantes a los intereses y necesidades de los usuarios, así como el mantenimiento de esta condición. o Mejorar la calidad y accesibilidad de la colección a través del traslado hacia otros sitios más lejanos o eliminación de documentos que han o Dejar de ser pertinentes a las solicitudes o Temática obsoleta o Imposibles de consultar por su estado de deterioro o Demanda nula. Estas causas pudieran desglosares en cinco criterios:

1) Contenido temático. Se tendrá en cuenta la inadecuación a los intereses institucionales y a las líneas de investigación de la comunidad de usuarios, la desactualización temática u obsolescencia de la información, así como la existencia de la misma información en ediciones posteriores.

2) Previsión de uso. En función de la fecha del último préstamo se fijará un período de tiempo a partir del cual la obra será trasladada o descartada. Este método puede ser suplido o complementado, según el caso, con estimaciones de uso en función de la fecha de publicación, de la fecha de adquisición, de la lengua de la publicación, etc.

3) Redundancia. Se tendrá en cuenta la existencia de múltiples copias de la misma publicación o la duplicación del contenido en otras publicaciones o formatos.

4) Disponibilidad. Se valorará la existencia de los mismos documentos (de uso infrecuente) en otras bibliotecas próximas.

5) Estado físico. Los documentos deteriorados se eliminarán o retirarán, según el caso, bien porque se transfieran a otro soporte o bien como medida de conservación hasta que se puedan restaurar o trasladar a otro soporte.

Diferentes 2 tipos de descarte Por deterioro: Un documento perteneciente a la colección bibliográfica puede haber sido afectado físicamente por diferentes hechos(objeto de mutilación, deterioro por efectos del uso o condiciones físico ambientales, afectado por plagas e insectos, etc.) y puede ser objeto de restricción en su uso como medida de preservación, reproducido en otro soporte dejando el original o valioso en condiciones de reserva. Por contenido temático: Documentos que en un determinado momento resultaron relevantes y sin embargo en la actualidad su nivel de demanda es mínimo o es nulo porque su contenido carece de actualidad o es mejorado por otros documentos existentes en la colección. Este tipo de documento puede ser empleado nuevamente en canje , donación, venta o ser destruido.

La realización del descarte tiene alguna ventaja?

1-.Ahorro de espacio y dinero: Los documentos descartados dejan de reportar un gasto en limpieza, encuadernación, colocación, presencia en los estantes o automatización, etc. 2-.Ahorro de tiempo para los usuarios y el personal de la biblioteca: Una estantería muy llena hace perder tiempo en la búsqueda y recuperación del documento, ya sea por el usuario en la estantería abierta o por el trabajador de la información en la estantería cerrada al momento de extraer el documento, de ordenarlo y colocarlo nuevamente. Ahorra tiempo de búsqueda en los catálogos manuales o automatizados. 3-.Mejora del aspecto general: La sustitución de obras sucias, rotas, deterioradas, por documentos en buen estado mejora el aspecto de la Biblioteca, hace mucho más factible y manejable la colección. El número de préstamos puede aumentar cuando se cuenta con una oferta más atractiva de documentos. 4-.Información sobre el fondo: Permite detectar con regularidad las necesidades de restauración o encuadernación, los robos, desaparición de obras que deben reponerse y conocimiento más exacto del tamaño de la colección. 5-Evaluación: Pueden identificarse deficiencias en la evaluación que pueden ser corregidas.

VI. EVALUACION DE COLECCIONES VI.1 Definir la evaluación de colecciones. VI.22.1.Importancia de las publicaciones periódicas

Los conocimientos modernos no son nunca definitivos, puesto que están siempre pendientes del aporte de nuevos hechos, que obligan a replantear su validación. Son provisionales, vigentes únicamente hasta que la investigación desborde su capacidad explicativa y los sustituya por otros capaces de dar razón satisfactoria de los datos recién aportados (3). Por lo que una consecuencia inmediata de la concepción moderna de la ciencia es el enorme crecimiento de la información

científica y consecuentemente de las publicaciones periódicas. Esta nueva concepción de la ciencia moderna, como un acercamiento progresivo, provisional y siempre inacabado a la realidad, la necesidad de respuestas siempre parciales y perfectibles que tenían que ir siendo recogidas en nuevas publicaciones, dio lugar a un progresivo desplazamiento del libro a favor del artículo de revista que, ya en el siglo XIX, se convirtió en el soporte por excelencia de la información científica. Los estudios sobre la ciencia contemporánea, sus características, dinámica, etc., descansan en un 95% en lo que sale a la luz a través de las revistas o en lo que las bases de datos reflejan de su contenido. Además, a partir de la segunda mitad del presente siglo, se ha producido un cambio sustancial en los medios de que dispone la humanidad para tener acceso al conocimiento publicado. Las revistas de resúmenes que, desde el siglo XVIII, se habían convertido en la herramienta básica del conocimiento de los avances de la ciencia, sehan ido diversificando y especializando cada vez más, paralelamente al crecimiento de las publicaciones científicas. La introducción de la informática, el descubrimiento de nuevos soportes de almacenamiento y la evolución de las telecomunicaciones han dado lugar al desarrollo de las bases de datos, cuyo principal componente lo constituyen las publicaciones periódicas están en fase de convertirse en el medio preferido de acceso a la información.

Explicar algunos métodos de evaluación de colecciones que recoge la literatura.

V.1 Definir la evaluación de colecciones. Desde un inicio hemos planteado que es necesario enfocar el proceso de desarrollo de colecciones como un sistema donde cada elemento tiene importancia vital por su incidencia en el resto de los elementos y por tanto para la

obtención de resultados estables y eficientes. ¿Cómo podríamos conocer si hemos realizado una selección de información adecuada con las necesidades de información, una adquisición eficiente o un descarte de fuentes de información sobre bases objetivas? ¿Cómo podríamos conocer si la colección con que contamos es realmente útil a las necesidades de los usuarios? Esto sólo es posible a través de la evaluación de colecciones. Evaluación es la operación consistente en calcular y expresar el valor cualitativo y cuantitativo de una colección bibliográfica, partiendo de datos y criterios predeterminados.” para comprobar hasta qué punto la colección que se ofrece responde a las necesidades de sus principales grupos de usuarios “Tanto en la práctica como en la teoría, las colecciones bibliográficas están bajo continuos procesos de retroalimentación a fin de asegurar que satisfagan (e indirectamente señalen) tanto las metas institucionales, como los patrones y estándares bibliotecarios y por consecuencia las necesidades de información de los usuarios. Esta continua evaluación de los materiales de la biblioteca es necesaria si se desea mantener la colección activa y actualizada en relación a los intereses de los usuarios y debe estar relacionada de cerca con las metas y objetivos de las bibliotecas. De aquí se deriva la aseveración de que la evaluación de colecciones bibliográficas es muy valiosa dentro del proceso cíclico de desarrollo de colecciones y hasta se puede afirmar que representa una de las partes de mayor peso en el proceso mismo del desarrollo.” Universidad Autónoma de Yucatán, México. Debemos de tener en cuenta que en la actualidad la información de punta, como es la que se encuentra en formato electrónico la que marca el estadío del

desarrollo, el curso de las investigaciones científicas en cualquiera de las ramas de las ciencias, aparece publicada en revistas y el incremento constante de nuevos títulos de publicaciones, así como el aumento de precios, la creciente tendencia a publicar en base de datos en soportes electrónicos que admiten un gran volumen de información, provocan la necesidad de evaluar nuestro trabajo periódicamente ya que el presupuesto de adquisición puede resultar insuficiente y aún así puede disminuir. 1. POR QUÉ Y PARA QUÉ EVALUAR LAS COLECCIONES Si se conoce los objetivos, inputs y outputs de los procesos, su rendimiento y el impacto que los programas desarrollados por la biblioteca han tenido sobre los usuarios es una necesidad fundamental para ajustar, cambiar, planificar y responder adecuadamente a la demanda." Existen, desde luego, muchos estudios publicados que analizan las colecciones, y son especialmente abundantes los que lo hacen basándose en su uso a través del análisis de citas; sin embargo, muchos de ellos parecen perseguir otras finalidades distintas de la evaluación, pues, aparentemente, no se presentan con propósitos ni metodología. Esta aseveración viene al caso como justificación de la necesidad de la evaluación del rendimiento en las bibliotecas, definida ésta como una actividad Porq que "permite determinar el valor añadido de los productos y servicios ofrecidos, poner de manifiesto las mejoras conseguidas en la gestión de los recursos y mantener un equilibrio óptimo entre los conceptos de productividad, igualdad y calidad de los servicios". La evaluación de la colección puede emprenderse con diferentes finalidades, o resultados previsibles: es cierto que, como ya se dijo, evaluamos nuestra colección para averiguar su grado de adecuación a las necesidades de nuestros usuarios; pero, ¿para qué hacerlo? Una vez realizado el proceso y valorada esa

adecuación, ¿qué actuaciones nos proponemos? En algunos casos, estaremos hablando de detectar los puntos fuertes y débiles de nuestra colección, para reforzar los primeros y de tomar decisiones también respecto a los segundos (por ejemplo, decisiones de tipo cooperativo). Así, las actuaciones subsiguientes a la evaluación estarán dentro del ámbito de las adquisiciones y, tal vez, de la política de acuerdos para el desarrollo cooperativo de colecciones. En otros casos, el resultado de la evaluación nos llevará a identificar partes del fondo que parecen adecuadas, pero que, no obstante, se encuentran infrautilizadas; se impondrá entonces averiguar -mediante nuevos estudios- cuál es el problema que está produciendo el "desencuentro" entre unas obras, en principio, adecuadas a una clientela y la clientela misma: a veces, puede ser una ubicación inadecuada, o bien un déficit de formación en los usuarios, o tal vez falta de promoción. Las actuaciones que se deriven, pues, de algo tan técnico como la evaluación de las colecciones pueden ser también de índole tan práctico como una redistribución física de los materiales o una campaña de marketing. Finalmente, en más de una ocasión la evaluación se planteará como parte de un proceso más amplio, donde se trata de ver el rendimiento global de los recursos destinados a la colección, ya sea por la institución patrocinadora, ya por un sponsor externo; en ese caso, interesa a la biblioteca demostrar el grado en que los recursos invertidos en la colección han sido aprovechados y de qué manera las mejoras han incidido en la calidad del servicio e, indirectamente, en la imagen y en los propósitos del patrocinador. En cualquier caso, sea cual sea el objetivo final de la evaluación, la mecánica del proceso requiere dedicar cierta atención a algunos aspectos previos, sin los cuales la evaluación no podría llevarse a efecto con éxito.

Finalidad de la evaluación de colecciones:

colección. Aprovechamiento del presupuesto

más necesarios.

Razones para la e valuación

mayor parte del presupuesto es absorbido por las publicaciones periódicas, casi todas ellas extranjeras.

Bibliotecas que, además, se ven afectadas por el gran incremento de nuevos títulos, el aumento de precios y la estabilización, cuando no disminución, de los presupuestos para adquisiciones. En el caso de las bibliotecas universitarias la situación se agrava, por:

as cada vez más frecuente en bases de Datos, lo que supone encontrar una información que en muchos casos no está disponible.

repercusión económica. ocumento.

A través de métodos cuantitativos y cualitativos la Biblioteca evaluará el estado de sus colecciones y de este análisis se derivarán diversas acciones correctoras que se implementarán de nuevo en la selección y adquisición como : ón de la política seguida

colecciones abandonadas

V.2 Explicar algunos métodos de evaluación de colecciones que recoge la literatura.

Se plantea que hay dos grupos de métodos para realizar la evaluación de una colección, algunos métodos de evaluación de colecciones que recoge la literatura.

Métodos cuantitativos Son los que evalúan medida y cobertura de la colección. Medida: Son las normas establecidas por tamaño óptimo de la colección de acuerdo con el tipo de biblioteca, el volumen y tipología de usuarios. (tamaño de la colección) Cobertura: Para conocer la cobertura por materias de las colecciones está el llamado Programa Conspectus.

Métodos cualitativos: Se refiere al empleo de los juicio de expertos, a las bibliografías usadas como estándares (bibliografías publicadas y especialmente preparadas) y análisis de uso,etc. Métodos para la evaluación

1) Opinión de los usuarios 2) Por número de citas 3) Factor de impacto 4) Uso de la colección en la biblioteca. 5) Coste/eficacia. 6) Número de artículos que contenga una revista sobre un tema concreto. 7) Accesibilidad y disponibilidad de la colección en otra biblioteca cercana y que disponga un buen servicio de obtención de documentos. 8) Relación entre la materia y el interés institucional. 10) Reputación del editor. 11) Lengua.

Los criterios más frecuentemente utilizados para la evaluación de publicaciones periódicas son los planteados por autores como Lancaster (12):

1) Opinión de los usuarios Uno de los métodos más fiables para conocer el uso de la colección y consiste en preguntar sobre ello directamente a los usuarios, realizando algún tipo de encuesta de opinión. Mediante ella recogemos directamente de los usuarios los datos que nos van a servir para obtener información sobre la valoración que hacen de nuestro fondo o de una parte de él; sobre los diversos usos que dan a los documentos; sobre la finalidad perseguida con la obtención de información, etc. Tomamos, así, como referencia de calidad una opinión que, ciertamente, es subjetiva, pero a la que damos esta información es gran valor, al ser la satisfacción de los usuarios nuestra primera prioridad. Entre los diferentes tipos de encuestas a usuarios, los más frecuentes son:

• las encuestas de uso / intención de uso, donde el aspecto a estudiar es, o bien el uso real que los clientes de la biblioteca hacen de sus fondos –estén éstos físicamente en la biblioteca o se acceda a ellos electrónicamente-, o bien la voluntad de uso de dichos materiales. Tienen aplicación para inferir necesidades o valorar la mayor o menor adecuación de nuestra colección, incidiendo tanto en las adquisiciones como en la retirada, deselección, etc. El mayor problema está en distinguir entre los dos conceptos –uso o intención. Hay que plantearse cuál de las dos realidades quere-mos conocer, ya que tanto la redacción de las preguntas como el planteamiento ge-neral del cuestionario diferirán en uno y otro caso;

• las encuestas de necesidades, donde se pregunta expresamente a los usuarios sobre sus requerimientos de información (incluyendo necesidades, deseos y demandas), ya sea sobre materias, autores, soportes, tipos de obra, intensidad de recogida, etc. Ese tipo de encuestas no se aplica para evaluar la colección, sino más bien para desarrollarla, y muchas veces es complementada con un estudio sobre usos de la información

2)Por número de citas . Cobertura de los títulos a partir del Journal Citation Reports, (JCR) que da un ranking de revistas de acuerdo con el número de veces que ha sido citada. Análisis de citas.El análisis de citas se emplea con mucha frecuencia en la selección de literatura científica y es una de las herramientas más utilizadas tanto para la evaluación de las publicaciones como de la actividad científica.

Su uso en este contexto sirve de impulsor de mejora de la calidad. A través del análisis de citas se puede conocer la intensidad del empleo de una revista o de la obra de un autor y esto proporciona una medida razonable de su importancia científica. Para los bibliotecarios también constituye un instrumento importante para estudiar el consumo de la información científica, y por supuesto para la selección de las colecciones. Este método no está exento de controversias, ya que son muchos los factores que influyen en el número de citas que alcanzan las publicaciones, y no siempre se corresponden con su calidad. 3)Factor de impacto, otra medida bibliométrica a partir del Journal Citation Report. El factor de impacto relaciona el número de citas que se hace de una revista con el número de artículos publicados. El factor de impacto de una revista es un parámetro publicado anualmente por el "Institute for Scientific Information" (ISI), basado en el número de veces que se cita por término medio un artículo publicado en una revista determinada. Actualmente, uno de los criterios que se consideran para juzgar la calidad de una publicación es el índice de impacto de la revista en la que aparece. La definición exacta de factor de impacto es la siguiente: A= Número de veces que las revistas fuente del ISI han citado durante el año 2003 artículos publicados por la revista X durante el periodo 2001-2002 B= Número de artículos publicados en la revista X durante el periodo 2001-2002 C= Factor de impacto de la revista X en 2003: C = A/B

Anualmente, a través de los Journal Citation Reports (JCR), el ISI publica el factor de impacto. Este dato, se utiliza como indicador indirecto de calidad de las revistas. El Journal Citation Report proporciona las herramientas necesarias para la evaluación, categorización y comparación de dichas revistas.

4) Uso de la colección en la biblioteca. Este sistema analiza los datos del préstamo de la colección, ya sea completa o bien por partes, combinándolos con criterios como la materia, el grupo de usuarios, la fecha de publicación, etc., con la única limitación de la capacidad estadística de nuestro sistema de préstamo. De esta manera podemos obtener la tasa de préstamos de una materia determinada, o bien la actividad de préstamo de un determinado segmento de usuarios, o la curva de préstamos de las distintas obras según su fecha de publicación, etc. La utilidad del método es excelente a la hora de identificar las partes de la colección menos utilizadas (sea por materias, soportes, etc.), así como para describir modelos de uso para esas áreas (por ejemplo, épocas del año en que "salen" determinadas obras), y para identificar grupos de usuarios preferentes para partes de una colección; incluso puede aplicarse con finalidades de selección, para formar una colección que satisfaga las necesidades más frecuentes. Siempre que el tipo de fondos nos permita pensar que su uso en préstamo es lo suficientemente representativo del total de usos, las ventajas del método son evidentes, pues, aparte de la facilidad de obtención de los datos y de su interpretación -lo que nos permite trabajar con una relativa economía de medios-, posibilita, como se ha visto, la realización de una amplia gama de estudios sectoriales. No obstante, el método no está exento de inconvenientes. Una de las principales limitaciones de ese tipo de estudios es, precisamente, el hecho de

ser exclusivamente aplicables a los fondos de préstamo de las bibliotecas, y no a toda su colección ni a las otras actividades que se pueden desarrollar con los documentos, (consulta, reprografía, etc.), de manera que quedan excluidas de él todas las colecciones -o partes de colecciones- no prestables, así como las obras objeto de préstamo restringido, de fin de semana, etc., a menos que se elaborase para éstas un baremo especial. Obviamente, esto hace al método tanto más adecuado cuanto más pensada para el préstamo sea la colección (por ejemplo, en muchas bibliotecas los datos de préstamo de la colección de novela serán más representativos que los de revistas, si estas últimas sólo se prestan bajo determinadas condiciones y, por supuesto, más que los de manuales, muchos de los cuales pueden incluso estar exentos de préstamo, lo que haría el sistema totalmente inviable). Otro inconveniente es que el método no contempla el uso frustrado, al no poder contabilizar como préstamos las demandas de documentos que ya se encuentren prestados. La evaluación del uso es difícil de hacer en las bibliotecas de libre acceso ya que los últimos fascículos situados en los expositores, son vueltos a colocar por los usuarios. Se puede pegar una hoja en cada revista, solicitando la firma del usuario cada vez que la lea, hojee o fotocopie la revista.

Con el fondo retrospectivo es más fácil llevar un control, ya que es el personal de la biblioteca quien devuelve los ejemplares a los estantes. El control puede hacerse de diversas maneras: marcas en un listado, recuento de las papeletas de préstamo, etc.-

5) Coste/eficacia. El mejor coste/eficacia será para la revista que se utilice mas y tenga un coste menor. 6) Número de artículos que contenga una revista sobre un tema concreto: Para ello es necesario hacer una búsqueda, por ejemplo, en una base de datos, y ver qué revistas han publicado más de una materia en concreto. Sólo es útil para aquellas materias que estén cubiertas por

bases de datos relativamente exhaustivas. 7) Accesibilidad y disponibilidad de la colección en otra biblioteca cercana y que disponga un buen servicio de obtención de documentos. 8) Relación entre la materia y el interés institucional. En bibliotecas universitarias, hay que tener en cuenta: el Plan de estudios, la carga lectiva de las diferentes materias, investigaciones en curso, la Comisión de Biblioteca. 9) Demanda a través del Préstamo Interbibliotecario Aunque los autores se suelen referir a factores diversos como integrantes de un concepto de calidad general en el préstamo interbibliotecario, la mayoría de las veces lo estudian, sobre todo, como servicio. Aquí, por el contrario, nos referimos al préstamo interbibliotecario como alternativa a la disponibilidad in situ de los documentos, generalmente por ausencia de éstos en la colección que se trata de evaluar. Como afirma la guía de la ALA ya mencionada, “las peticiones de préstamo interbibliotecario son generalmente reconocidas como indicadores de demandas… de los usuarios de la biblioteca que no están cubiertas”. En este sentido, las peticiones de préstamo interbibliotecario que reciben nuestros documentos son dignas de ser tenidas en cuenta en la valoración de la relevancia de nuestra colección –e incluso, en algunas bibliotecas, pueden ser contempladas como un activo económico16. Asimismo, las peticiones que nosotros realizamos–especialmente las que se reiteran a menudo– pueden ser vistas, o no, como posibles puntos débiles, en tanto que necesidades que no cubre nuestra colección. Luego, quedaría plantearse cuáles de dichas peticiones pueden convertirse en adquisiciones de la biblioteca para completar vacíos y cuáles, más esporádicas o excepcionales, pueden y deben seguir resolviéndose por la vía de la cooperación llegado el caso. Así pues, hemos de plantearnos el estudio de las estadísticas de préstamo interbibliotecario separadamente: por un lado, nuestras peticiones a otroscentros; por otro, nuestro suministro en respuesta a peticiones externas. En el primer caso, deduciremos necesidades y potencial de cooperación; en el segundo, los datos obtenidos serán emparentables con los de los estudios de préstamo y tendrán la misma función. En cualquiera de las dos situaciones podemos combinar con la materia, con títulos concretos –generalmente de revista-, con autores, tipos de fondo, etc. La principal ventaja de este método es la disponibilidad de los datos, su

repetición periódica y su comparabilidad. Si bien los datos estadísticos pueden ser difíciles o ambiguos en su interpretación, partimos siempre de la cómoda seguridad de tratar con documentos por los cuales sabemos positivamente que los usuarios se han interesado. Además, en algunos tipos de bibliotecas, cruzando estos datos con los de personas, departamentos científicos, etc., podemos deducir nuevas necesidades, por ejemplo por cambios en las líneas de investigación, nuevos programas, etc. que no se nos hubieran comunicado, y así adelantarnos a futuras demandas. El método no está, sin embargo, exento de inconvenientes, siendo el primero de ellos el hecho, ya comentado en la primera parte de este artículo, de la dificultad y complejidad que supone la interpretación de los datos estadísticos. No obstante, nos parece tanto o más importante señalar otro problema, y es el de la tasa de silencio producida por cuantos usuarios buscaron el documento en nuestra colección y, al no encontrarlo, no optaron por el préstamo interbibliotecario, sino que, o bien desistieron, o bien acudieron a otras colecciones sin dejar constancia de su uso frustrado. 10) Reputación del editor. Algunos editores han adquirido reputación suficiente como para dar a sus publicaciones una garantía de calidad, lo que a su vez conlleva garantía de uso y utilización. 11) Lengua. La lengua en que se publica una revista condiciona su uso y su importancia en el mundo científico. Tras la 2ª Guerra Mundial, el idioma alemán, hasta ese momento lingua franca de la comunidad científica internacional, fue sustituido por el inglés, que continúa siendo la lengua dominante del panorama científico internacional.

7.2 Proceso de la evaluación.

Actividad de contenido 1

Objetivo de Aprendizaje:

Conocer el concepto de evaluación de publicaciones periódicas y su importancia.

Introducción a la Actividad: ¿Cómo podríamos conocer si hemos realizado una selección de información adecuada con las necesidades de información, una adquisición eficiente o un descarte de fuentes de información sobre bases objetivas? ¿Cómo podríamos conocer si la colección con que contamos es realmente útil a las necesidades de los usuarios? Esto sólo es posible a través de la evaluación de colecciones.

Instrucciones:

Después de analizar la lectura “Evaluación” contesta las siguientes preguntas: ¿Qué es la evaluación de las publicaciones periódicas? ¿Cuál es la finalidad de la evaluación de colecciones? ¿Cuáles son las razones para evaluar las publicaciones periódicas? ¿Qué acciones se pueden tomar después de hacer una evaluación de publicaciones periódicas? ¿Cuáles son los métodos cuantitativos y cualitativos para evaluar las publicaciones periódicas?

Métodos 7.3

Actividad Integradora

Objetivo de Aprendizaje:

Identificar los métodos de evaluación para las publicaciones periódicas

Introducción a la Actividad: Para la evaluación de las publicaciones periódicas se pueden utilizar métodos cuantitativos que evalúan medida y cobertura de la colección y cualitativos en la que se emplea el juicio de expertos, las bibliografías usadas como estándares, etc.

Instrucciones:

Actividad en equipo. De acuerdo a los ,métodos de evaluación, en clase se asigna un método a cada uno de los participantes, después en clase se expone como se realiza el método y se explica un caso particular en donde se haya aplicado el método asignado, Métodos de evaluación. Del 1- 5 Cristy y del 6-10 Aurora 1) Opinión de los usuarios 2) Por número de citas 3) Factor de impacto 4) Uso de la colección en la biblioteca. 5) Coste/eficacia. 6) Número de artículos que contenga una revista sobre un tema concreto. 7) Accesibilidad y disponibilidad de la colección en otra biblioteca cercana y que disponga un buen servicio de obtención de documentos. 8) Relación entre la materia y el interés institucional. 10) Reputación del editor. 11) Lengua.