Fundaci贸n Corona, Corporaci贸n Transparencia por Colombia, Fundaci贸n AVINA, Inter-American Foundation, Embajada Brit谩nica
Encuentro de Fortalecimiento Organizaciones Sociales
Marzo de 2009
TALLER CON ORGANIZACIONES SOCIALES COMO VAMOS A LOGRAR NUESTRO PROPOSITO? Objetivo del Taller: 1. Ajustar en su totalidad el proyecto del ejercicio de control social (objetivos, objetivos específicos, productos, actividades, cronograma y presupuesto) 2. Diseñar el esquema de indicadores y seguimiento al cumplimiento de los objetivos del ejercicio de control social 3. Reconocer los procedimientos administrativos y financieros para la presentación de informes y ejecución de los recursos del fondo y de contrapartida. Duración: 5 horas Metodología: Construcción participativa Participantes: De 6 a 8 personas por ejercicio (organización líder y organizaciones socias) 0. PRESENTACIÓN DE LA JORNADA: FINES Y METODOLOGÍA. 10 minutos -
Presentación de los asistentes
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Presentación de los objetivos, metodología y duración total del taller
GUIA DE TRABAJO No. 1 1. ¿Por qué y Para qúe? Razón por la cual se adelantará un ejercicio de veeduría: 20 minutos Hagamos memoria e identifiquemos el contexto y la historia del problema, evento o suceso que llevó a estos ejercicios de control social. Liderados por un facilitador. Preguntas claves: 1.1 Describamos el suceso, evento o problema que suscita la veeduría. a. ¿Cuáles son las causas? que lo genera? b. Qué se ha hecho en el pasado y aún no se hace. c. ¿Cuáles son las consecuencias? cuales son sus efectos? d. Le hacemos control a una política pública? a un programa? A un proyecto? 1.2 Justifiquemos el para que de la veeduría. a. Para qué servirá la veeduría? b. Cuál será puntualmente su contribución a la gestión pública municipal? EJEMPLO POR QUE? Razones por las cuales se adelantará el ejercicio de control social
PARA QUE? Justificación de la Veeduría
* Hay un alto número de mujeres gestantes en las áreas rurales del municipio.
* Los resultados permitirán visibilizar la problemática en el tema de salud de las mujeres gestantes en el municipio y sus dificultades económica y sociales para acceder a la atención del municipio
* 2 de cada 10 mujeres gestantes mueren por falta de control prenatal.
* Para que la administración municipal adelante estudios reales de lo que cuesta la atención integral de las mujeres gestantes y los incorpore a sus presupuestos.
* Es la primera vez que el municipio destina en el plan de desarrollo un proyecto con recursos para el tema de la salud.
* Los servicios del Hospital mejoren en atención y calidad.
* Durante el 2008 se invirtieron $100.000.000 en un contrato con el Hospital y la administración no ha rendido cuentas el número de mujeres atendidas y los impactos en el tema de la salud. *Para el 2009 se firmo un contrato con el Hospital por un valor de $200.000.000 y se ha previsto la atención de 100 mujeres gestantes del área rural.
* Las mujeres conozcan sus derechos y los hagan cumplir en los temas de calidad del servicio y mejoramiento de la atención. * Acercar a las jóvenes del grado 11 del colegio a conocer la realidad municipal, formarlos en temas de control social y participen activamente en los eventos democrático locales.
2 ¿Para quienes? Personas que son beneficiarias directas o indirectas de la acción: 10 minutos Reflexionar sobre las personas que se beneficiaran con los resultados del ejercicio de control social. Preguntas claves: -
Quienes son las personas que se beneficiaran directamente e indirectamente con el proyecto?
EJEMPLO Beneficiarios
Número
Descripción
Directos
100 mujeres
Mujeres gestantes localizadas en 4 veredas del municipio. Todas cuentan con SISBEn y hay dificultades para acceder a la cabecera municipal por estado de las carreteras y los altos costos del transporte
Indirectos
100 familias - 400 personas
Las mujeres tienen en promedio 2 hijos más y al alto porcentaje vive con los abuelos.
Metodología: Cada grupo diligenciará tres carteleras una para visibilizar las razones, otra la justificación y otras los beneficiarios. Se fijarán en la pared para compartir.
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El objetivo, los objetivos específicos y los productos: 50 minutos
Reflexionemos sobre el alcance real del proyecto. Preguntas Claves 2.1 Precisar el objetivo general: - Qué se desea lograr con el proyecto? - Que vigencia o que período de tiempo? - A qué y a quién se le hace el control? EJEMPLO Nombre: EN GIGANTE SOMOS RESPONSABLES DE LA SALUD DE LA MUJER GESTANTE Objetivo del Proyecto: Ejercer el seguimiento y veeduría, al proyecto denominado “Vida en Gigante con Maternidad Segura” del Plan de Desarrollo 2008 – 2011, en lo relacionado con el contrato 010 de 2008 suscritos entre la Secretaria de Salud Municipal y el Hospital Materno – Infantil y que tiene por objetivo la atención integral a 100 mujeres gestantes del área rural entre los meses de enero a junio de 2009 por un valor de $200.000.000. La veeduría se adelantará sobre el cumplimiento del objeto del contrato, el cumplimiento de la meta, los recursos financieros y la satisfacción de las usuarias frente a la calidad del servicio prestado; con el apoyo de 10 chicas del colegio departamental. El proyecto busca presentar recomendaciones a la Secretaria Salud para el mejoramiento del servicio y la optimización de los recursos municipales, y socializar los resultados y hallazgos en el Consejo Municipal de Salud y Saneamiento Básico y en los escenarios de Rendición de Cuentas y de participación ciudadana con el fin de ir consolidando una ciudadanía activa e informada
2.2 Precisar los objetivos específicos (máximo 5): - Cuales son los pasos para alcanzar el objetivo general? - Como se van a alcanzar las metas del proyecto? EJEMPLO • Análisis del plan de desarrollo en los temas relacionados con salud, centrándose en el proyecto “ Vida en Gigante con Maternidad Segura” -las metas, los recursos y las actividades previstas. • Estudio técnico y financiero del Contrato No. 010 de 2008, en lo relacionado con las fuentes de los recursos (nación o municipio) , destinación y flujo de recursos; atención a la maternas del área rural (transporte, medicamentos, controles prenatales, apoyos psicológicos) e interventoría. • Proceso de formación en instrumentos de control social a 10 chicas del grado 11 del Colegio Departamental, quienes apoyarán la veeduría y visibilización del grado de satisfacción de las usuarias frente a la calidad de la prestación del servicio por parte del Hospital Materno – Infantil.
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Promover la reflexión a nivel municipal sobre los resultados del ejercicio de control social a partir de la socialización de los resultados en diferentes escenarios de participación y especialmente en la Consejo Municipal de Salud y en los eventos de Rendición de Cuentas
2.3. Precisar los productos: - Cuál es el resultado concreto que permite alcanzar el objetivo específico? -
Cuáles son los elementos y documentos que permiten alcanzar el objetivo específico?
EJEMPLO
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Producto 1: Documento que recoge el análisis, los hallazgos, la reflexión y las recomendaciones del proceso del ejercicio de control social en los aspectos relacionados con: Estudio del Plan de Desarrollo, el programa de salud y el proyecto ““ Vida en Gigante con Maternidad Segura”. Análisis del proceso y de los resultados del Contrato No. 010 suscrito entre la Secretaría de Salud y el Hospital Materno – Infantil, en lo relacionado con los aspectos técnicos y financieros. Resultados de la encuesta que mide el grado de satisfacción de las usuarios del servicio Resultados de los encuentros con las instancias locales de salud relacionadas con el contrato (delgado de la Secretaria de Salud que adelanta la interventoría, médicos que atienden a las pacientes, la asociación de usuarios del Hospital, el grupo de mujeres gestantes). Resultados del proceso de Formación en Instrumentos de Control Social. Sistematización de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones a la administración municipal. Producto 2: Proceso de formación a 10 chicas del grado 11 del Colegio Departamental: Convocatoria y sensibilización a los jóvenes para acercarlos al tema Proceso de selección de 10 chicas que apoyaran el proceso de la medición del grado de satisfacción del servicio Capacitación en instrumentos políticos, legales, técnicos, sociales y financieros para adelantar el control social Evento en el colegio municipal para que las chicas cuenten la experiencia y multipliquen los aprendizajes y lecciones aprendidas. Sistematización de los resultados obtenidos en el proceso Producto 3: Siete eventos de socialización y visibilización de los resultados obtenidos en el ejercicio de control social: Tres encuentros con la Secretaria de Salud: el primero al primer mes para generar escenarios de confianza, segundo al cuarto mes para compartir avances y tercero al séptimo mes para socializar resultados y establecer acciones a seguir. Dos encuentros con el Consejo Municipal de Salud Dos eventos de socialización de resultados; uno a nivel urbano y otro a nivel rural Dos cuñas radiales en la emisora local con el fin de socializar el proceso y visibilizar los resultados obtenidos en el ejercicio
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Tres publicaciones en el período municipal: uno para contar a la comunidad sobre el proceso de selección de la propuesta y la organización y dos para visibilizar los hallazgos, resultados y conclusiones del ejercicio.
Metodología: Cada grupo diligenciará: Una cartelera del objetivo general Una cartera de los objetivos específicos (máximo 4) El Formato de los productos (máximo 5 productos) Se fijarán en la pared para compartir.
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¿Cómo se va hacer? Plan de actividades 80 MINUTOS
A partir de los objetivos y de los productos, reflexionemos sobre las actividades que se deben adelantar en los próximos 8 meses de ejecución del ejercicio de control social Preguntas claves: a. Precisar todas las actividades para lograr los productos: -
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Cuales son las actividades que se requieren para alcanzar los objetivos planteados? Para adelantar las actividades planteadas ¿Cuáles son las actividades prerrequisitos? Cuales son las metas por actividad? b. Precisar los tiempos de ejecución de las actividades para lograr los productos En cuanto tiempo debo adelantar la actividad (por semanas)
EJEMPLO: Anexo
Metodología: Cada grupo diligenciará: El Formato de las actividades y las metas El Formato de las actividades con los tiempos de ejecución - Cronograma Se fijarán en la pared para compartir.
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CUANTO VALE EL PROYECTO Y CUANDO REQUIERO LOS RECURSOS: 50 minutos
Reflexionemos sobre los costos del proyecto de acuerdo con las actividades y los tiempos previstos para alcanzar los objetivos del ejercicio de control social. Preguntas claves 4.1 Para precisar el presupuesto: - Cuánto vale el proyecto? Cuáles son los rubros presupuestales requeridos? - Cuántos son los recursos que aporta la organización? - Cuántos son los recursos que requiero solicitar al Fondo? - Cuáles son los rubros presupuestales? - Qué requiero para adelantar el proyecto? personal, transporte, …. 4.2 Para determinar el flujo de caja: - Cuándo requiero los recursos y en que monto?
EJEMPLO: Anexo
Metodología: Cada grupo diligenciará: El Formato de presupuesto El Formato de Flujo de Caja Se fijarán en la pared para compartir.
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COMO MIDO LOS RESULTADOS: 20 MINUTOS
Reflexionemos sobre la necesidad de ir visibilizando durante la ejecución del ejercicio los logros y resultados esperados 5.1 Preguntas Claves para construir los indicadores (máximo 3) - Cómo voy a verificar el cumplimiento del objeto del proyecto? - Cada cuanto debo hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos y productos del -
proyecto? Cuál va a ser la metodología para hacer seguimiento al proyecto?
EJEMPLO Resultado o logros
Cómo lo mido?
Cuando lo mido?
Contar con un estudio técnico, financiero y de satisfacción en la calidad de servicio, que permite reconocer los hallazgos, reflexiones y conclusiones del ejercicio de control
-Obtención de los documentos de estudio de acuerdo al cronograma. -Calidad de los análisis en cada uno de las áreas. - Presentación de los resultados en los escenarios y diferentes retroalimentación
- Al finalizar el tercer mes (resultado parcial técnico y financiero) -Al finalizar el quinto mes (resultado de la encuesta de satisfacción del servicio) -Encuentros de socialización de los resultados.
-Grupo de 10 mujeres que participan activamente en el proceso de formación. - Grupo de 10 mujeres aplicando instrumentos de control social (entrevistas) y analizando sus resultados - Grupo de 10 mujeres socializan y multiplican sus conocimientos en control social Visibilización y -Cinco encuentros con las autoridades socialización de los locales de salud (Secretaria de Salud y resultados del ejercicios el Consejo Municipal de Salud) - Producción de los dos (2) programas radiales y su impacto en el municipio - Producción de los (3) escritos para el periódico municipal - Dos eventos de socialización de los resultados: nivel urbano y nivel rural
- Al empezar y finalizar proceso de formación (talleres) -En los 3 momentos de aplicación y análisis de la encuesta de satisfacción - Evento de socialización en el colegio departamental
Formación de 10 mujeres jóvenes en competencias para reconocer y multiplicar instrumentos y elementos de control social.
Metodología: Cada grupo diligenciará: El Formato de indicadores Se fijarán en la pared para compartir.
- Permanentemente en los encuentros con las autoridades locales. Meses en que se produce el programa radial y la producción en el periódico municipal. En el séptimo mes cuando adelanto los encuentros urbano y rural.
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REFLEXIONES Y CONCLUSIONES: 10 minutos Los participantes deben hacer una evaluación del proceso. Preguntas claves: Cómo se sintieron? Sirvió el proceso? Sirvió para afinar el proceso? Cuales son los principales aprendizajes? Donde se encuentra la mayor dificultad? Que debemos hacer para acompañarlos? Metodología: Se listarán en carteleras y servirán de base para el trabajo con los socios regionales
GUIA DE TRABAJO No. 7 INFORMES DEL CONVENIO CRONOGRAMA DE INFORMES Fecha Anticipo del 40% (25 de marzo – 15 de abril) Primer desembolso 50% (15 – 30 julio)
Desembolso Final 10% (15 – 30 noviembre)
Tipo de Informe
Financiero: Formato de diario de contabilidad, presupuesto y contrapartida. legalización del anticipo del 40% Narrativo: Introducción: Lo que se ha hecho, las lecciones aprendidas y los retos del ejercicio. Descriptiva: del avance en cada uno de los productos (cuantitativa y cualitativa), resaltando hallazgos, reflexiones y conclusiones Seguimiento a los indicadores: Que voy logrando (avances y dificultades). Financiero: Formato de diario de contabilidad, presupuesto y contrapartida. legalización del desembolso del 50% 1.Narrativo: Introducción: Resultados finales del ejercicio, las lecciones aprendidas y los retos de la organización frente al control social Descriptiva: resultados de cada uno de los productos (cuantitativa y cualitativa), resaltando hallazgos, reflexiones y conclusiones Seguimiento a los indicadores: Que logré (avances y dificultades). 2.Formato de sistematización de la experiencia 3.Presentación en el evento regional de experiencias
Soportes Cuenta de cobro Certificación de la cuenta de ahorros Proyecto ajustado (resultado del taller) Recibos de pago Cuentas de cobro Contratos suscritos Actas Listados de asistentes a los eventos Documentos o estudios resultantes del proceso Publicaciones
Recibos de pago Cuentas de cobro Contratos suscritos Liquidación total de los contratos Actas Listados de asistentes a los eventos Documentos o estudios resultantes del proceso Publicaciones Formato de sistematización Presentación en el evento regional