Los documentos comerciales by Claudia Albrecht

EESO N° 3091 “Escuela de la Plaza” – Rafaela- Taller de Economía y Administración- 2° Año

GUÍA DE ESTUDIO

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Documentos que intervienen en las Operaciones de compra-venta. Prof. Claudia Albrecht

Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES Las empresas comerciales realizan diariamente operaciones b谩sicas para lograr los objetivos propuestos. Las actividades mas frecuentes son: Comprar: adquirir bienes y/o servicios. Vender: colocar los bienes y/o servicios en el mercado. Cobrar: recibir dinero u otros valores. Pagar: abonar. La empresa debe emitir o exigir constancia escrita de todas las operaciones que realiza para dejar registradas dichas transacciones. Esas constancias son los documentos comerciales.

Los documentos comerciales son comprobantes escritos que respaldan las operaciones comerciales de la empresa. La importancia de los documentos radica en la funci贸n que cumple: Funci贸n

Legal: Medio de prueba frente a cualquier problema. Contable: Es fuente y respaldo de los registros contables.

De control: Permite comprobar con exactitud las operaciones efectuada e identifica las partes que intervienen.

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DOCUMENTOS COMERCIALES MÁS UTILIZADOS 1. ORDEN DE COMPRA 2. REMITO 3. FACTURA “A”, “B”, “C”, OTROS: Factura “A ”con leyenda, Factura “M”. 4. NOTA DE DÉBITO 5. NOTA DE CRÉDITO 6. RECIBO 7. OTROS C O M P R O B A N T E S

CHEQUE, PAGARE,

ECT.

OPERACIONES COMERCIALES COMPRAS

VENTAS

Orden De Compra (Dupl.) Remito (Orig.) Factura (Orig.)

Orden De Compra (Orig.) Remito (Dupl.) Factura (Dupl.)

COBROS

PAGOS

Recibo (Dupl.) Pagare Cheque

Recibo (Orig.) Pagare Cheque

DEPOSITOS

Boleta De Depósito

Las empresas deben contar con un sistema de archivo que permita conservar los documentos durante 10 años a partir de su fecha de emisión. Los requisitos que deben cumplir los documentos comerciales dependen de las normas vigentes exigidos por la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP). La AFIP es una entidad que tiene como una de sus funciones aplicar, recaudar y fiscalizar los tributos como el IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA).

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El Impuesto Al Valor Agregado (IVA) es un impuesto nacional que grava la venta de bienes muebles, la realización de obras sobre inmuebles y la prestación de la mayoría de los servicios. La tasa general del I.V.A. es del 21%. La emisión de los documentos comerciales dependerá también de la categoría de responsable frente al IVA que establece la AFIP. Condiciones frente al IVA CATEGORIAS * CUADRO Nºº2

Responsables Inscripto (RI)

Responsable exentos No responsable Responsable Monotributo Consumidor Final

Debe detallar el impuesto en el comprobante que emite a otro Responsable Inscripto, retener el importe del IVA y entregar a la AFIP mensualmente con una declaración jurada. Es eximido por ley Realización de actividades no alcanzado por el impuesto Le corresponde un impuesto unificado. Pago mensual fijo. Es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto

 Emiten Factura “A” a otro RI  Emiten Factura “B” a las demás categorías  Emiten Factura “C”  Emiten Factura “C”  No emiten Factura

1. ORDEN DE COMPRA / NTA. DE PEDI Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido. En la Orden de Compra intervienen el comprador y el vendedor. Deberán extenderse como mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

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Requisitos:

 Lugar y fecha de emisión.  Nombre y número de orden del comprobante.  Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.  Número de C.U.I.T.; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades y      

condición frente al I.V.A. del emisor. Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario. Detalle de las mercaderías solicitadas. Condición de pago y entrega. Firma del comprador o encargado de compras. Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".

Modelo X Orden de Compra 1. ORDEN DE COMPRA Nº 0000-

No valido como factura

……….…de…………………de…………..

C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

Inicio de actividades………../……../………… SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..………………………. CONDICIONES DE VENTA:…………………………………..………………………………….…… CANTIDAD

DETALLE

PREC.UNIT

IMPORTE

Despachar por …………………………………………………………………………………………….. Domicilio de entrega:……………………………………………………………………………………... Entregar hasta……………………….…………………………………………………………………….. OBSERVACIONES……………………………………………………… Imprenta: ARIAS LARROZA Habilitación Munic. Nº39823

CUIT Nº………………………..

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

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2. REMITO Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador y acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante de su entrega o realización respectiva. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. Las partes intervinientes son el comprador y el vendedor. El remito se extiende por triplicado:  el original firmado por vendedor se entrega adquirente o comprador;

el al

 el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura;  el triplicado es para el transportista y, en este sentido, es un documento de control de su entrega. En lo que respecta a la letra que identifica a este documento y los requisitos que debe tener en cuenta la imprenta, varían según el responsable: 1) En el caso de los Responsables Inscriptos, los remitos deberán contener los siguientes datos:

 La letra “R” como identificación

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 La fecha de inicio de las actividades  Una leyenda indicando que es un documento no válido como factura  En el pie del documento, en los datos de la imprenta se indicará el número de CAI y la fecha de vencimiento. 2) Cuando se trata de No Responsables, Exentos y Monotributistas emiten Remitos con los siguientes datos:  La letra “X” como identificación  Con respecto a la fecha de inicio de las actividades es indistinto colocarla o no.  Una leyenda indicando que es un documento no válido como factura.

3. FACTURA Es un comprobante de compra escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y representa la constancia de una compra realizada a plazo o al contado. El duplicado queda para el vendedor y representa la constancia de una venta realizada a plazo o al contado. Requisitos de la Factura:  Numeración progresiva, consecutiva  Nombre y apellido o Razón Social  Domicilio Comercial  Número de CUIT

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 Deberán estar identificadas por las letras A, B, C, ubicadas en el centro del espacio superior según corresponda en su relación al IVA  Nombre y CUIT de imprenta Tipos de facturas La AFIP-DGI clasifica a los contribuyentes para el pago del IVA en las siguientes categorías: TIPO DE CONTRIBUYENTES RESPONSABLES INSCRIPTOS

CARACTERIZACIÓN Son los sujetos que efectúan ventas, locaciones y/o prestaciones de servicios, alcanzados por el IVA en tanto y en cuanto el monto anual de sus operaciones supere un determinado tope fijado por la AFIP.

Son aquellos que pertenecen a un MONOTRIBUTISTAS régimen integrado y simplificado que abarca: IVA, Ganancias y Sistema previsional. El volumen de sus operaciones no supera el monto fijado por la AFIP. Pueden optar por ser RI. NO RESPONSABLES No están alcanzados por el impuesto. CONSUMIDOR FINAL

Son aquellas que destinarán el bien o servicio adquirido al consumo particular. Sobre ellos recae en definitiva, el IVA.

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Son actividades que por su naturaleza se encuentran dentro del ámbito del IVA, pero en virtud de la propia ley del impuesto o de otras leyes, se dispone que no generen IVA en la venta, pero sí que se pague en las compras.

EXENTOS

Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C. Esto depende de las categorías que tengan quienes intervengan en dicha operación.

TIPO DE FACTURA Emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA a otro (RI) Responsables Inscriptos. Deben detallar el importe Factura “A” del IVA en la Factura. Esta Factura se puede remplazar por el Ticket que emite las Impresoras Fiscales.

Factura “B”

Emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA a las demás categorías.*. Esta Factura se puede remplazar por el Ticket que emiten las Impresoras Fiscales.

Factura “C”

Emiten los Monotributista a las demás categorías.*

MODELA FACTURA A:

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MODELO FACTURA B:

MODELO FACTURA C:

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4- Nota de débito: Es el comprobante que envía el proveedor o vendedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:  Por cobro de fletes;  Recargo de intereses  Cobro de sellados u comisiones sobre documentos  Por error de facturación en menos

El original es para el comprador y representa que su deuda ha aumentado. El duplicado es para el vendedor y significa que le deben más. Requisitos:  Lugar y fecha en que se extiende  Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite  Detalle del cargo  Importe  Número de individualización  Letra correspondiente (A, B o C según la factura que le dio origen)

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5- Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante o vendedor envía a su cliente, con el objeto de comunicar la disminución en su cuenta de una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Motivos por los que suele confeccionarse:  Por error de facturación en más.  Por devolución de mercaderías.  Por descuentos o bonificaciones realizadas. El original es para el comprador y representa que su deuda ha disminuido. El duplicado es para el vendedor y representa que le deben menos. Requisitos:  Lugar y fecha en que se extiende  Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida  Detalle del motivo que origina el descargo o crédito  Importe que se acredita  Número de individualización  Letra identificatoria (A, B o C, según corresponda)

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6. RECIBO Cuando una persona física o jurídica (empresa) cobra una cierta cantidad de dinero de otra, el primero deberá extender al segundo un documento que acredite o justifique que ha cobrado una cierta cantidad de dinero de otra por un determinado concepto. A ese documento se le denomina recibo. Los recibos deben contener la información necesaria para que tengan validez, éstos deberán disponer de un número que identifica al recibo (de las misma manera que los pedidos, abonos y facturas), del nombre de la persona física o jurídica que paga, y del importe del mismo expresado en letras y número; del concepto por el que se paga dicho importe, del lugar y la fecha en la que se expide el recibo, del nombre y de la firma de la persona que recibe el dinero. El original es para el pagador y significa que pagó; el duplicado es para el cobrador y significa que ha recibido dinero por un motivo determinado. El recibo también puede ser modelo A, B o C, pero en el caso de que se haya enviado una factura anteriormente, llevará una X para Monotributista y R para Inscriptos.

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TRABAJO PRÁCTICO: Actividad: abcd-

Completa el comprobante que corresponda a cada operación. Clasifícalo para la empresa MENDOZA SRL. Las operaciones corresponden al mes de …………../……….. Los precios son Netos (sin IVA)

OPERACIÓN Nº 1:

…/…/… La empresa MENDOZA SRL, I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-23698565-3, con domicilio en la calle Mitre 2563, Rafaela, solicita en cuenta corriente a 30 días a SALTA S.A., con domicilio en Belgrano 360, CÓRDOBA, I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3. la siguiente Mercaderías: 1) 60 Camperas……………..$280.- c/u 2)14 Tapados……………....$450.- c/u 3)50 Buzos de algodón...…...$160.- c/u 4)80 Chalecos……………….$90.- c/u Lugar de entrega: Mitre 2563, Rafaela (Depósito) Forma de envío: Fletes Molina. Horario: 9 a 18:00 hs. Modelo X de Compra 1. ORDEN DE Orden COMPRA Nº 0000-

No valido como factura

……….…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

DETALLE

PREC.UNIT

IMPORTE

CUIT Nº………………………..

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES OPERACIÓN Nº 2:

…./…/….La empresa SALTA S.A., con domicilio en Belgrano360, CABA., I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3 emite el REMITO Nº 0001- 00000025 por la venta en cuenta corriente a 30 días a MENDOZA SRL I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-23698565-3, con domicilio en la calle Mitre 2563, Rafaela, las siguientes Mercaderías 1)50 Camperas……………$320.- c/u 4)50 chalecos………...…….$100.- c/u 2)10 Tapados……………....$480.- c/u -Lugar de entrega: Mitre 2563, Rafaela (Deposito) 3)30 Buzos de algodón...…...$170.- c/u -Forma de envío: Fletes Molina. Horario: 9 a 18:00 hs.

Modelo R No valido como factura

REMITO Nº 0000…………..…de…………………de……..

C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS…………………………………….

Inicio de actividades………../……../…………

SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..……………………….

REMITIMOS LAS SIGUIENTES MERCADERIAS. CANTIDAD

DETALLE

PREC.UNIT

PRECIO TOTAL

Forma de Envío………………………………………………………………………………………….. Domicilio de entrega:……………………………………………………………………………………... Horario……………………….…………………………………………………………………….. Firma……………………Aclaración………………………………………

…

CUIT Nº……………………………

Imprenta: ARIAS LARROZA Habilitacion Munic. Nº39823

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES OPERACIÓN Nº 3:

…./…/… La empresa SALTA S.A., con domicilio en Belgrano 360, CABA., I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3. , emite la FACTURA Nº 0001- 00000231 por la venta en cuenta corriente a 30 días, a la empresa MENDOZA SRL I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-23698565-3, con domicilio en la calle Mitre 2563, Rafaela, con el siguiente detalle: 1)50 Camperas……………$320.- c/u 2)10 Tapados……………....$480.- c/u 3)30 Buzos de algodón...…...$170.- c/u 4)50 chalecos………...…….$100.- c/u Lugar de entrega: Mitre 2563, Rafaela. (Deposito) Forma de envío: Fletes Molina. Modelo Factura “A” FACTURA Nº 0000………………de…………………de…………..

C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

SUBTOTAL

DETALLE

IMPUESTOS/INT.

DESC./BONIF.

PREC.UNIT

SUBTOTAL

I.V.A.Insc….%

IMPORTE

TOTAL

SON PESOS……………………………………………………………………………………………….. Imprenta: ARIAS LARROZA Habilitación Munic. Nº39823

CUIT Nº…………………………………………

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

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OPERACIÓN Nº 4:

…/…/… La empresa SALTA S.A., con domicilio en Belgrano 360, CABA., I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3 vende al contado según FACTURA Nº 0000-00000681 a la Sra. Mariana Rodríguez, con domicilio en Laprida 451, Córdoba, (Consumidor Final), con un **cheque de Banco Boston. Las siguientes mercaderías: 1)1 Camperas……………$580.- c/u 2)2 chalecos………...……. $180.- c/u Modelo Factura “B” FACTURA Nº 0000………….…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS Inicio de actividades………../……../…………

Nº:………………………………. CANTIDAD DETALLE

PREC.UNIT

IMPORTE

TOTAL

OBSERVACIONES

SON PESOS……………………………………………………………………………………………….. Imprenta: ARIAS LARROZA Habilitación Munic. Nº39823

CUIT Nº………………………

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

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DUPLICADO

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OPERACIÓN Nº 5:

…/…/… “ELECTRONICA POLAK” R.M, con domicilio en Colón 1.285, Rafaela, realiza un trabajo reparación de un televisor LCD marca PHILIPS de 29, a la Sr. Andrea Jalif (Consumidor Final) por valor de $950 en efectivo. Se garantiza el trabajo por un periodo de seis meses .

Modelo Factura “C”

FACTURA Nº 0000…………..…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

Nº:………………………………. CANTIDAD

DETALLE

PREC.UNIT

IMPORTE

TOTAL

OBSERVACIONES

SON PESOS……………………………………………………………………………………………….. Imprenta: ARIAS LARROZA Habilitación Munic. Nº39823

CUIT ………………………

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

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OPERACIÓN Nº 6:

…/…/…La empresa MENDOZA SRL I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-23698565-3, con domicilio en la calle Mitre 2563. Rafaela, recibe la Nota de Crédito Nº 0001- 00000361 de SALTA S.A., con domicilio en Belgrano 360, CABA., I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3. Por devolución de mercaderías averiadas. 2 Camperas……………$320.- c/u

MODELO NOTA DE CRÉDITO

NOTA DE CRÉDITO Nº 0000……………..…de…………………de…… C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

Inicio de actividades………../……../…………

SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………................ DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………… ……. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..……………………… FACTURA Nº………………..:…………………………………..REMITO Nº ……………………

Nº:………………………………. DE CREDITO CANTIDAD PREC.UNIT A DETALLENOTANº 0000-

IMPORTE

Bs. As.…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

Inicio de actividades………../……../…………

SUBTOTAL

IMPUESTOS/INT.

DESC./BONIF.

SUBTOTAL

I.V.A.Insc.......%

TOTAL

SON PESOS…………………….…………………………………………………………………….. Imprenta: Arias Larroza Habilitación Munic. Nº39823

CUIT Nº…………………..

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

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DUPLICADO

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Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES OPERACIÓN Nº 7:

…/../…. La empresa MENDOZA SRL I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-23698565-3, con domicilio en la calle Mitre 2563, Rafaela, recibe la Nota de Debito Nº 0001- 00000232 de SALTA S.A., con domicilio en Belgrano 360, CABA., I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3, en concepto de intereses $120 por pago en cuenta corriente a 30 días. Según la FACTURA Nº 0001- 00000231

MODELO NOTA DE DEBITO

NOTA DE DEBITO Nº 0000…………..…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

Inicio de actividades………../……../………… SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..………………………. NOTA DE CREDITO CONDICIONES DE VENTA………………..:…………………………………………………….. A Nº 0000REMITO Nº………………………… Nº:…………………………………..…. Bs. As.…de…………………de………….. C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS

CANTIDAD

SUBTOTAL

DETALLE PREC.UNIT Inicio de actividades………../……../…………

IMPUESTOS/INT.

DESC./BONIF.

SUBTOTAL

IMPORTE

TOTAL

I.V.A.Insc.......%

SON PESOS……………………………………………………………………………………………….. Imprenta: SERITEC Habilitación Munic. Nº39823

CUIT Nº………………….

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES OPERACIÓN Nº 8:

…/…/…. La empresa MENDOZA SRL I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-23698565-3, con domicilio en la calle Mitre 25, Rafael, realiza el pago parcial de la FACTURA Nº 0001- 00000231 a la empresa SALTA S.A., con domicilio en Belgrano 360, CABA., I.V.A Responsables Inscripto, C.U.I.T. Nº 30-11025915-3. Forma de Pago: $800 en efectivo y $2.000 con cheque 48 horas de Banco Ciudad Cta. Cte. Nº 332.555.

Modelo Factura Recibo RECIBO Nº 0000………….…de…………………de…………..

C.U.I.T Nº…………………………… ING. BRUTOS

Inicio de actividades………../……../………… SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..………………………. RECIBIMOS LA SUMA DE ………………..:…………………………………..………………………

EN CONCEPTO DE:……………………..……………………………………………………………… FORMA DE PAGO

FACTUTUA Nº…………………………………

EFECTIVO

IMPORTE TOTAL:……………………………

DOCUMENTOS

CHEQUES

IMPORTE ABONADO………………..………

TOTAL

Según liquidación detallada Cheque Nº……………................Banco…………………………… Cheque Nº……………................Banco…………………………… Documento ……………………………….. EFECTIVO:$.............................................................

Son pesos..................…………… ………………………………….. . Imprenta: LARROZA Habilitación Munic. Nº39823

FIRMA………………………….…………….. ACLARACION……………………………….

CUIT Nº………………..

Fecha de impresión: 07/05/

Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL

DUPLICADO

TRIPLICADO

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