Business Intelligence Available – Inteligencia de Negocios Disponible
Un paseo por BIABLE BIABLE es una herramienta de Inteligencia de Negocios que trabaja bajo Excel, posee una interfaz gráfica sencilla y fácil de usar, con íconos de fácil asimilación que tienen como referencia los íconos de Microsoft Windows. Luego de instalar BIABLE en su equipo, se anexará una nueva barra de herramientas para Excel 2003 (Figura 1) o una nueva cinta de opciones para Excel 2013 (Figura 2).
Figura 1
Figura 2 Barra de complemento BIABLE para Excel 2003
Nueva cinta de opciones BIABLE para Excel 2013
Un paseo por BIABLE
Un paseo por BIABLE Cálculo Automático Normalmente Excel se encuentra en “Cálculo Automático”, este le indica a Excel que el proceso se hace inmediatamente y los cambios se pueden visualizar al instante.
Cálculo Manual
El modo manual le indica a Excel que la actualización de los resultados correspondientes a las funciones almacenadas en la hoja de cálculo se hará sólo cuando el usuario lo requiera, es decir, cuando oprima la tecla F9 (Calcular ahora) o el botón “recalcular todo” de la barra de herramientas de BIABLE. Esta opción es útil, por ejemplo cuando se construyen o diseñan informes; o cuando se tiene un reporte muy grande, un pequeño cambio que se haga puede tardar algunos minutos en recalcular.
las fórmulas no se actualizarán automáticamente.
Un paseo por BIABLE Seleccionar El botón “Seleccionar” abre una ventana que permite importar a la celda activa toda aquella información deseada de los diferentes catálogos y/o contenedores de la misma, tales como códigos de cuentas, productos, terceros, grupos de clasificadores, etc; con el fin de agilizar al máximo la elaboración de reportes y evitar errores de digitación.
Conexión Grupos Locales Clasificador
Esta ventana es usada para seleccionar un código de uno de los clasificadores o de la lista de grupos e insertarlo en una hoja de cálculo haciendo clic en el botón “ Seleccionar “
Un paseo por BIABLE Seleccionar
Las operaciones que permite hacer son las siguientes: Seleccionar Fila
Incluirá Código, Nombres y Atributos
Seleccionar Campo
Según la columna en la que se encuentre ubicado será seleccionado
Seleccionar Código
Traerá solo el código del Clasificador
Seleccione varios registros con la tecla
Un paseo por BIABLE Seleccionar: Editar y Nuevo Grupo
GRUPOS: Es la uni贸n de varios elementos de un clasificador u otras conexiones bajo un c贸digo que lo identifique. Pueden haber grupos cuyo efecto aplica s贸lo para una conexi贸n en particular (Grupos locales) o que aplica para todas la conexiones (Grupos Globales).
Un paseo por BIABLE Configuraci贸n de Conexiones
Desde esta ventana es posible configurar conexiones a distintas fuentes de informaci贸n, editar los grupos y establecer las opciones generales de la aplicaci贸n
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Haga clic en cada uno de los botones para ver en detalle Nueva Conexión
Solicitar privilegios para el editor de esquemas
Eliminar Conexión
Registrar SQL
Aceptar Cambios
Ver el registro de errores
Descartar Cambios
Registro del Producto
Editar Grupos
Acerca de…
Opciones del Programa
Cerrar Conexiones
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Nueva Conexión
Indica a BIABLE la ubicación de la base de datos y el mediador que se usará según el modelo de la base de datos que tenga la información de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de datos. Ficha General Desde esta ficha, puede agregar los datos descriptivos para cada conexión. Es muy importante digitar el Nombre de la Conexión en el campo “Código”, pues este nombre es el consultado por BIABLE en todas las operaciones que haga en los libros de Excel. El campo “Descripción” es el nombre completo que describe la conexión; este es el nombre arrojado por la función “NombreConexion”. La selección del Mediador en el campo “Mediador” es obligatoria, pues le permite a la conexión creada ver cuál es la estructura de la base de datos a consultar.
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Nueva Conexión
Ficha Avanzado Posee las opciones para configurar la forma de conectarse a la base de datos, seleccionando el DataSourceName (DSN), el servidor, la contraseña y la base de datos.
Editar Conexión: Esta opción permite configurar la conexión que enlaza la base de datos con BIABLE. En la ficha “Proveedor”, seleccione el proveedor ODBC u OLEDB de acuerdo al tipo de la base de datos que opera su Sistema de Información Empresarial
En la ficha Conexión, especifique los siguientes datos para conectarnos a la base de datos.
La conexión a su base de datos depende del proveedor que elija , normalmente cada tipo de base de datos tiene su respectivo proveedor de conexión.
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones Ficha Grupos
Nueva Conexión
Un Grupo es un conjunto de elementos que tienen una característica en común dentro de un tipo de información. Cuando se habla de grupos locales en BIABLE, se hace referencia al conjunto de elementos con una característica en común dentro de una misma conexión o compañía. Por ejemplo: Si se desea obtener la suma de los valores de los centros de costos A, B y C de una conexión X, debe crear un grupo local “ABC” que haga referencia a la suma de los tres centros de costos elegidos. Al referirse a grupos globales, toma elementos con una característica en común dentro de 2 o más conexiones o compañías diferentes. Por ejemplo: Si desea obtener la diferencia entre el centro de costos “A” de la conexión “X” y el centro de costos “AA” de la conexión “Y”, debe crear un grupo global que haga la diferencia entre estos centros de costos elegidos. Un grupo no debe tener el mismo nombre que uno de sus elementos que lo contengan. Un grupo puede ser consultado con las diferentes funciones de valores.
Un paseo por BIABLE Configuraciรณn de Conexiones
Nueva Conexiรณn
Grupo local
Conexiรณn X
Grupo global
+ Centro de Costo A + Centro de Costo A Grupo (local) ABC
Conexiรณn Y
Conexiรณn X
- Centro de Costo AA
+ Centro de Costo B + Centro de Costo C
Grupo (global) AAA
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Eliminar Conexión
Permite eliminar una Conexión o Compañía existente. Si es llevado a cabo este proceso, no es posible recuperar, excepto si ha hecho copias de seguridad previas
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Aceptar Cambios (Ctrl + G)
Descartar Cambios (Ctrl + Y)
Guarda todo cambio hecho a la Conexión, como nombre, descripción, parámetros, vínculos de datos, etc.
Elimina todo cambio hecho a la Conexión.
Un paseo por BIABLE Configuraci贸n de Conexiones
Editar Grupos
Permite ver la lista de grupos globales creados para modificarlos, agregar nuevos grupos, eliminarlos, importarlos, exportarlos, duplicarlos o copiarlos.
Un paseo por BIABLE Configuraci贸n de Conexiones
Opciones del Programa
Permite ver y modificar la configuraci贸n de las opciones que le ofrece BIABLE en la conexi贸n con grupos, esquemas, mediadores; y la forma de ver y presentar los informes hechos con listados y tablas din谩micas
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones Solicitar privilegios para el editor de esquemas Registrar SQL
Ver el registro de errores
Aplicación disponible sólo para BIABLE Designer que permite hacer modificaciones en el mediador, sus fuentes y clasificadores. Esta opción debe ser manipulada por personal experto. Permite inspeccionar las sentencias de consulta SQL que realiza BIABLE en el proceso de ejecución de consultas, informes, tablas dinámicas y funciones propias, con el fin de detectar errores y conocer el comportamiento de consulta que realiza BIABLE. (Esta opción es protegida por una contraseña que solo es conocida por el departamento de soporte de Visión Tecnológica SAS Abre un archivo de texto (biable.txt) con información de errores y consultas SQL que genera BIABLE al ejecutar tareas consultadas por el usuario. Si activa el botón “Registrar SQL”, podrá ver las sentencias de consulta en este archivo de texto.
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Registro del Producto
Muestra los datos de registro de producto, tales como: • Número Serial • Identificador de Usuario • Clave de Activación • Fecha de caducidad.
La pestaña “Clave de Activación” contiene los campos a llenar en el momento en que se efectúa el registro del producto. Luego de una instalación o actualización de BIABLE, debe suministrar el dato alfanumérico que aparece como “Identificador de Usuario” enviándolo al correo electrónico registro@visiontecnologica.com e informando los datos de la persona que usará BIABLE. A vuelta de correo, le llegará la información del Número Serial y Clave de Activación.
Un paseo por BIABLE Configuración de Conexiones
Acerca de…
Muestra la información de la versión de BIABLE instalada en el equipo. Los datos que presenta son los siguientes: • Nombre del producto • Versión del producto • Listado de módulos cargados en memoria con nombre, descripción, versión, fecha de creación y ubicación de cada uno. • Lista de involucrados en la creación del producto para efectos de copyright. • Lista de componentes de terceros incluido en el producto con su respectivo copyright.
Un paseo por BIABLE SmartZoom
SmartZoom le permite analizar datos de su sistema contable usando el componente de Tablas Dinรกmicas (Pivot Table List Component) incluido en Microsoft Office.
Un paseo por BIABLE SmartZoom
Conexión Escoja de la lista la conexión de la cual desea traer los datos, o puede también hacer referencia a una celda de Excel. Fuente Seleccione o escriba la fuente de información del sistema de gestión empresarial que desea consultar. También puede hacer referencia a una celda de Excel.
Un paseo por BIABLE SmartZoom
Condiciones generales Las condiciones se especifican creando una lista de condiciones, cada una de las cuales se compone de un nombre de campo parámetro, una comparación y un valor (o dos valores) de comparación, que se indican en figura 30 así: • Parámetro: Nombre del Campo por el que se quiere restringir la Consulta • Condición: Comparación entre el Campo Parámetro y el valor, las posibilidades son: Igual a: El Campo debe ser igual al valor indicado Similar a: El Campo debe comenzar por el texto indicado Esta Entre: El campo debe estar entre el valor inicial y el valor final Es nulo: El campo debe estar en blanco No igual a: el campo no debe ser igual al valor indicado Diferente: El campo no debe comenzar por el texto indicado No está entre: el campo no se encuentra entre el valor inicial y el valor final No es Nulo: el campo no debe estar en blanco Mayor que: el campo debe ser mayor que el valor indicado Mayor igual que: el campo debe ser mayor o igual que el valor que se indique Menor que: el campo debe ser menor que el valor indicado Menor igual que: el campo debe ser menor o igual que el valor que se indique Valor: Aquí se indica el valor que se está comparando, cuando se indica la condición Está Entre o No está Entre, aparece un nuevo campo, para poder indicar el valor inicial y el valor final
Un paseo por BIABLE SmartZoom
Opciones de selección • Códigos y nombres: la Tabla incluirá tanto los códigos como las descripciones de los campos clasificadores • Solo nombre: solo se incluyen los nombres de los clasificadores, no los códigos
• Solo códigos: solo se incluyen los códigos de los campos clasificadores, no las descripciones ni otros campos, esto aumenta la velocidad de carga de los datos y disminuye el tamaño del archivo resultante. • Códigos Nombres y Atributos: se incluirán en la Tabla además del Código y el Nombre de cada elemento Clasificador, otros campos informativos (denominados Atributos). Esto permite hacer clasificación por más campos, pero afecta negativamente el rendimiento de la consulta y aumenta el tamaño del Libro resultante. • Agrupar por elementos: Si se especifica esta opción, pueden seleccionarse de antemano los campos que se quieren incluir en la Tabla, para reducir su tamaño y el tiempo de carga.
• Traer solo totales: Si se activa esta opción, BIABLE intentará traer los datos previamente totalizados, para reducir el tamaño del Libro Resultante.
Un paseo por BIABLE Formato numérico
Establece el formato numérico en la celda actual o en el campo actual de la tabla dinámica actual.
A los valores negativos le da formato de color rojo
Un paseo por BIABLE Funci贸n Consulta
Muestra una lista de algunas de las funciones que ofrece BIABLE clasificadas en: - Funciones de Valores - Funciones de Nombres - Otras funciones
Cada funci贸n de esta lista, posee un asistente guiado en la selecci贸n de los datos a consultar
Un paseo por BIABLE Funciones de Valores
La funci贸n Consulta le permite extraer valores de su sistema de gesti贸n empresarial filtrados hasta el nivel de detalle que desee
Un paseo por BIABLE Funciones de Valores
La función DatoContable devuelve una sumatoria correspondiente a los débitos, créditos, movimiento o saldos de una cuenta en un período específico Para los usuarios que manejan UnoBiable esta función tiene por nombre Financiero , pero funcionalidad es la misma.
Un paseo por BIABLE Funci贸n NombreClasificador
La funci贸n NombreClasificador devuelve los nombres correspondientes a los diferentes elementos que componen un clasificador
Un paseo por BIABLE Funci贸n AtributoClasificador
La funci贸n AtributoClasificador devuelve la descripci贸n de un atributo de un elemento del clasificador especificado
Un paseo por BIABLE Funci贸n NombreMes
La funci贸n NombreMes devuelve el nombre de un mes a partir de una fecha de entrada. Puede especificar un per铆odo en varios formatos diferentes
Un paseo por BIABLE Funci贸n Letras
La funci贸n Letras devuelve la descripci贸n correspondiente a un n煤mero, hasta con 2 decimales.
Un paseo por BIABLE Otras funciones: ConsultaClasificador
La funci贸n ConsultaClasificador devuelve un clasificador dependiendo de la posici贸n que ocupe para valores agrupados m谩ximos o m铆nimos y filtrados hasta el nivel de detalle que desee
Un paseo por BIABLE Otras funciones: DígitoVerificación
La función DígitoVerificación devuelve el dígito de verificación correspondiente a un Número de Identificación Tributaria (NIT) colombiano
Un paseo por BIABLE Otras funciones: DesplazarFecha
La función DesplazarFecha devuelve el dígito de verificación correspondiente a un Número de Identificación Tributaria (NIT) colombiano
Un paseo por BIABLE Listados La herramienta de Listados esta creada especialmente para generar columnas y filas no vinculadas con funciones BIABLE y tener la posibilidad de hacer filtrado, tablas dinámicas y creación de base de datos específicos en base a las consultas que BIABLE realiza según los parámetros que usted decida.
Además puede compartir y enviar a otros usuarios sin BIABLE, las hojas de cálculo que cree con listados.
Un paseo por BIABLE Listados Conexión Escoja de la lista la conexión de la cual desea traer los datos, o puede también hacer referencia a una celda de Excel. Fuente Seleccione o escriba la fuente de información del sistema de gestión empresarial que desea consultar. También puede hacer referencia a una celda de Excel.
Un paseo por BIABLE Listados
Condiciones generales Las condiciones se especifican creando una lista de condiciones, cada una de las cuales se compone de un nombre de campo parámetro, una comparación y un valor (o dos valores) de comparación, que se indican en figura 30 así: • Parámetro: Nombre del Campo por el que se quiere restringir la Consulta • Condición: Comparación entre el Campo Parámetro y el valor, las posibilidades son: Igual a: El Campo debe ser igual al valor indicado Similar a: El Campo debe comenzar por el texto indicado Esta Entre: El campo debe estar entre el valor inicial y el valor final Es nulo: El campo debe estar en blanco No igual a: el campo no debe ser igual al valor indicado Diferente: El campo no debe comenzar por el texto indicado No está entre: el campo no se encuentra entre el valor inicial y el valor final No es Nulo: el campo no debe estar en blanco Mayor que: el campo debe ser mayor que el valor indicado Mayor igual que: el campo debe ser mayor o igual que el valor que se indique Menor que: el campo debe ser menor que el valor indicado Menor igual que: el campo debe ser menor o igual que el valor que se indique Valor: Aquí se indica el valor que se está comparando, cuando se indica la condición Está Entre o No está Entre, aparece un nuevo campo, para poder indicar el valor inicial y el valor final
Un paseo por BIABLE Listados
Opciones de selección • Códigos y nombres: la Tabla incluirá tanto los códigos como las descripciones de los campos clasificadores • Solo nombre: solo se incluyen los nombres de los clasificadores, no los códigos
• Solo códigos: solo se incluyen los códigos de los campos clasificadores, no las descripciones ni otros campos, esto aumenta la velocidad de carga de los datos y disminuye el tamaño del archivo resultante. • Códigos Nombres y Atributos: se incluirán en la Tabla además del Código y el Nombre de cada elemento Clasificador, otros campos informativos (denominados Atributos). Esto permite hacer clasificación por más campos, pero afecta negativamente el rendimiento de la consulta y aumenta el tamaño del Libro resultante. • Agrupar por elementos: Si se especifica esta opción, pueden seleccionarse de antemano los campos que se quieren incluir en la Tabla, para reducir su tamaño y el tiempo de carga.
• Traer solo totales: Si se activa esta opción, BIABLE intentará traer los datos previamente totalizados, para reducir el tamaño del Libro Resultante.
Un paseo por BIABLE Objeto: Todos los Objetos
Permite actualizar los Listados y SmartZoom de la hoja actual de acuerdo a los par谩metros ya seleccionados. Refresca y actualiza la informaci贸n de acuerdo con respecto a los datos de origen.
Un paseo por BIABLE Recalcular Todo
Recalcular Selecci贸n
Permite modificar las opciones que trae un grupo global, tales como, nombre, descripci贸n, origen y elementos contenidos.
Permite actualizar los c谩lculos que BIABLE usa con las funciones para las consultas de una regi贸n seleccionada por el usuario.
Un paseo por BIABLE Grupos
Crear Global: Permite crear un conjunto de elementos que tienen una característica en común dentro de un tipo de información. Código: Digite el nombre del grupo a crear. Este nombre es el característico al usarlo en las consultas, funciones, listados y SmartZooms. Descripción: Digite una frase que describa al grupo creado. Origen: Seleccione de la lista desplegable el elemento al que pertenece el grupo que va a crear. Elementos: En esta zona, agregue los elementos que desea ver dentro del grupo. Tenga en cuenta que para sumar valores de los elementos, agregue el signo más (+), o para restar elementos, utilice el signo menos (-).
Un paseo por BIABLE Grupos
Editar Global: Permite modificar las opciones que trae un grupo global, tales como, nombre, descripción, origen y elementos contenidos. Editar: Modificar el nombre, la descripción, el tipo de elementos o agregarlos. Agregar: Añade nuevos grupos globales. Eliminar: Elimina grupos globales creados. Si no tiene copias de seguridad de los grupos, no es posible recuperarlos. importar: Permite abrir los grupos guardados en una ruta diferente a la predeterminada. Exportar: Guarda el grupo seleccionado en otra ubicación diferente a la predeterminada. Esta opción es la más recomendada si quiere hacer copias de seguridad de los grupos. Duplicar: Genera una copia del grupo dentro del tipo de elementos. Copiar A: Copia el grupo seleccionado a una conexión-compañía existente diferente a la actual. Cerrar: Cierra la ventana de Edición de Grupos
Un paseo por BIABLE Copiar valores
Permite crear una copia de la hoja o del libro actual cambiando las fórmulas por valores, con el fin de distribuirlo, compartirlo o publicarlo. Esta ventana le ofrece 3 opciones: - Copiar la hoja activa: Copia la hoja donde se encuentra ubicado actualmente y la pega en un libro nuevo con la misma información de valores y formato. - Copiar todo el libro: Copia todo el libro abierto y crea un libro nuevo con la misma información de valores y formato. - Copiar la selección: Seleccione el rango de celdas los cuales desea copiar como valores en otra hoja de un libro nuevo.
La opción "Únicamente fórmulas de Visión Tecnológica" puede activarla si sólo desea copiar las funciones de BIABLE como sólo valores. De esta forma, las demás funciones que le ofrece Excel, tales como: SUMA, RESTA, etc, no tendrá ningún cambio.
Un paseo por BIABLE DashBoard
Permite generar Tac贸metros y Term贸metros parametrizados por medio de Biable.
Un paseo por BIABLE Ejemplos
Están clasificados en dos categorías: Facturación y Contabilidad.
Para Facturación, se encuentran los siguientes: • Ventas por línea. • Ventas por vendedor. • Ventas mensuales por producto. • Ventas por cliente. • Top de ventas.
Son plantillas y libros ejemplos con datos de prueba y creados con BIABLE que pretenden ilustrar al usuario sobre el uso y ventajas de la herramienta, en ningún caso limitan la creación de nuevos reportes, ni restringen su uso con los datos propios de la empresa.
Un paseo por BIABLE Ejemplos Para Contabilidad, se encuentran algunos como: : • EBITDA Resultados antes de intereses, etc. • Árbol de rentabilidad sobre patrimonio. • Análisis de gastos de Administración, Ventas y • Indicador de ingresos vs costos y gastos • Gráfico gerencial cuentas grupo • Estados financieros básicos • IVA - Plantilla de cálculo y presentación • Retención en la fuente - Plantilla de cálculo • ICA Industria y Comercio – Plantilla de cálculo • RETEICA Retención de ICA – Plantilla de cálculo • Control de cuentas saldo inicial vs saldo final Entre otros.
Son plantillas y libros ejemplos con datos de prueba y creados con BIABLE que pretenden ilustrar al usuario sobre el uso y ventajas de la herramienta, en ningún caso limitan la creación de nuevos reportes, ni restringen su uso con los datos propios de la empresa.