Doküman yönetimi nedir

Doküman Yönetimi nedir?

Doküman yönetimi birikim yönetimi felsefesinin vazgeçilmez parçalarından biridir, ana işlevi kağıtsız ofise yaklaşarak verimli bir ofis ortamı hazırlamaktır.

Doküman yönetimi nedir ?

Doküman yönetimi,"kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.

Doküman yönetiminin amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir ?

Akla gelebilecek tüm iş ortamlarında bilgi, değişik tür dokümanlarda saklanır ve yapılandırılmış (structured) ve yapılandırılmamış (unstructured) olmak üzere farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde birikir.

Yapılandırılmış (structured) bilgi kümeleri, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur, arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür.

Yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümeleri ise e-posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı da kağıt üzerinde saklanırlar. Elektronik ortamda bulunan dokümanların bir kısmı iş uygulamalarından, bir kısmı ise ofis içi veya dışında yürütülen ortak grup çalışmalardan kaynaklanmaktadır. Sözkonusu dokümanları faks, tutanak, yazışma, form, rapor, prezentasyon gibi ofis yazılımlarının (kelime işlemciler, hesap tablo yazılımları, sunum yazılımları) çıktıları olarak çeşitlendirmek mümkündür. Özellikle yapılandırılmamış bilgi kümelerinde bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir. Bununla birlikte bunların büyük bir bölümü geçerliliğini yitirmiş, güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların aradıkları herhangi bir bilgiye erişimleri güçtür ve bu durum iş süreçleri için gereken sentezlerin kısa sürede ve kolaylıkla yapılmasını zorlaştırır.

Doküman yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır.

Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde sisteme gireceklerdir.

Doküman yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ?

Doküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar bilgiye erişim zorlukları - aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye erişimde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların yarattığı zorluk kağıt dokümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir.

Doküman yönetim sistemleri konusunda, bağımsız araştırma kurumu Gartner Group tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30 unu doküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirlemiştir. 2003 yılı içi yapılan öngörüde de sözkonusu oranın %80 olasılıkla %40lara varacağı tahmin edilmektedir. Doküman yönetimini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır. o Doküman hazırlama maliyetinin azalması, o Veri tekrarlarının önlenmesi o Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması o Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi o Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış, entegrasyon o İçerik açısından doküman kalitesinde artış Bahsedilen getirilerin kolayca ölçümlenebilmesi olanaksızdır. Doküman yönetim projelerindeki başarıyı ölçebilmek amacı ile proje öncesi kıyaslama (benchmarking) çalışmasına yönelik veri toplanabilir.

Böylelikle proje sonrasını değerlendirmek kolaylaşacaktır.

Doküman yönetimi uygulamalarında bulunması gereken özellikler nelerdir ?

Doküman yönetimi, dokümanların ortak kullanımdaki elektronik bir kitaplığa (repository) aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, revizyon ve versiyon kontrolü altında bulundurulmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini gerektirir.

Dokümanların sisteme kaydı: Dokümanların sisteme alınması adımı, elektronik formatta olan veya elektronik olarak oluşturulmuş dokümanlar için nispeten yalın bir işlemdir.

Herhangi bir ofis uygulaması (kelime işlemci, sunum, hesap tablosu yazılımı vb) kullanılarak hazırlanan bir dokümanın saklanması sırasında, doküman yönetim sistemi kullanıcıdan doküman profil bilgilerini oluşturmasını talep eder. Sözkonusu profil bilgileri, dokümanın adı, yazarı, konusu, tipi, grubu, yaratılış/güncelleme tarihi, erişim/yetki bilgileri, arşivleme seçenekleri tipi parametrelerden oluşur. Sisteme kayıt olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara üzerinden yapılır. Bu aşamada dokümanın fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler ilişkisel bir veritabanına aktarılır.

Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetimi sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir. Özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, karakterlerin, el yazısının ve bazı görüntülerin tanınabilmesi, OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önem kazanmaktadır. Bununla birlikte elektronik formata getirilmiş doküman üzerinde çeşitli bölgeleri işaretleme, post-it yapıştırma, karalama, silme, değişiklik yapma, değişiklikleri orijinal dokümanı bozmadan şeffaf katmanlar dahilinde işleme, çoklu şeffaf katman desteği tarzında çoğaltılabilecek görüntü işleme fonksiyonları, kullanıcıların basılı kağıt üzerinde yapacakları tüm işlemleri doküman yönetim sistemi dahilinde de yapabilmelerini sağlar.

Arama-getirme: Elektronik doküman yönetimi sistemlerinde, verimli arama yapılabilmesi ve de erişim kolaylığının arttırılması amacıyla dokümanlar sisteme, belirli arama kriterlerine baz oluşturacak özellikler dahilinde tanımlanır ve indekslenir. Sistemde yeralan arama motorları, bu özellikleri bazalır ve kullanıcıların

bu özellikler için belirttiği kriterlere göre arama-bulma işlemlerini gerçekleştirir. Sözkonusu özellikleri, dokümanın oluşturulma amacı, yaratıcısı, yaratılış zamanı, formatı, güvenlik tanımları, versiyon bilgileri, arama-getirme parametreleri, saklama koşulları, arşivleme zamanlaması ve koşulları olarak çeşitlendirmek mümkündür. Bunların yanısıra tam-metin indeksleme (full text indexing), doküman yönetim sistemlerinde kullanılan, içerik tarama bazlı, gelişkin arama algoritmalarını gerektiren bir diğer arama-getirme metodudur.

Doküman yönetim sistemlerinde yaygın olarak kullanılan arama motorları Verity ve Fulcrum arama motorlarıdır. Arama sırasında birden fazla sunucu ve/veya kitaplığa ulaşım olanağı bulunmaktadır. Arama sonucu gelen dokümanların olabildiğince az sayıda olması, ilgi derecesine göre sıralanabilmesi gibi konular doküman yönetim sistemlerinde geliştirilmeye çalışılan alanlardan biri olarak göze çarpmaktadır.

Güvenlik, versiyon kontrolu, check-in/check-out: Doküman yönetim sistemlerinde güvenlik önemli bir başlıktır ve doküman yaratma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne koşullar altında yapılabileceğini tanımlar. Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik tanımlarının temelini oluşturur ve işletim sistemi, kitaplık, doküman veya obje seviyesinde verilebilmektedir. Bununla birlikte bir dokümanın güvenlik tanımları, yaşam döngüsü içinde geçtiği farklı süreç adımlarında kullanıcılar bazında değişiklik gösterebilir.

Versiyon kontrolü ve check-in/check-out kayıt işlemleri doküman yönetim sistemlerinin sağladığı diğer kütüphane servis hizmetlerindendir. Bir dokümanın kaç versiyonunun sistemde aktif olarak varolması gerektiği, check-in yapılmış olan bir dokümanın farklı kullanıcılar tarafından görüntülenme imkanının olup olmayacağı, check-out sırasında yeni versiyon yaratılması yada eski dokümanın üzerine saklanması tarzı özellikler doküman yönetim sistemlerince sağlanan değişik seçeneklerdendir.

Doküman saklama, arşivleme: Doküman saklama ve arşivleme doküman yönetim sistemlerinin temel fonksiyonlarındandır. Bunlarla birlikte, ne türde arşivleme ve silme opsiyonlarının bulunması gerektiği yönündeki kararlar (örn. arşive kaldırılan dokümanı hemen sil, n gün boyunca sakla sonra sil, n ay boyunca sakla sonra sil, sonsuza kadar arşivle vb), doküman yönetim sistemlerinde veri saklama kapasitesinin yönetimi açısından önem taşımaktadır.

Saklama konusunda doküman yönetim sistemlerinin desteklemesi gereken temalardan biri COLD (computer output to laser disk) özelliğidir. Özellikle yapılandırılmış bilgi kümesi dahilinde tutulan kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) gibi bütünleşik uygulama bilgileri, COLD desteği ile doküman yönetim sistemi içinden erişilebilir ve aranabilir hale gelmektedir.

Sözkonusu yazılımlar çıktılarını, gerektiğinde tekrar tekrar bastırabilmek amacıyla baskı verisi (print data) tipinde oluştururlar. Her uygulama, kendi formatına uygun çıktı türetir ve bu dosyalar genellikle veri yoğunluğu nedeniyle çok büyük boylara erişirler. Bu nedenle doküman yönetim sistemi dahilinde ana kütüphaneye diğer dokümanlar gibi kaydedilmeleri gerek standart farkı gerekse kapasite açısından mümkün değildir. Bu tip çıktı dosyaları doküman yönetim sistemi içine COLD desteği çerçevesinde lazer diskler üzerinden dahil edilir. Diğer dokümanlarda olduğu gibi, indeksleme, arama-getirme, güvenlik, görüntüleme tarzı fonksiyonların tümü COLD özelliği dahilinde de geçerlidir.

Doküman Yönetimi | Bilgiye Stratejik Bir Yönetim Aracı Olarak Bakabilmek Doküman ve bilgi yönetim sistemleri her sektörde, her ölçekte ve her iş fonksiyonun gereksinimi olan sistemler. Müşteriler kurumların odağında ve müşteriler çevresinde işleyen tüm süreçlerde daha iyi sonuç için olmazsa olmaz bileşenlerden birisi. Satış sürecinde müşteri ile iletişimi sağlarken, ürün bilgileri, fiyatlandırma, broşürler, kullanım dokümanları, görseller ve benzer pek çok bilgi devreye giriyor. Üstelik uzun satış süreçlerine sahip sektörlerde bu bilgiler değişiyor ve müşterinin bu süreç içerisindeki iletişim tarihçesine de gerek duyuluyor. Süreç içerisinde çalışanların bu tür bilgilerin doğru, geçerli ve güncel hallerine kolaylıkla ulaşması satış başarısı açısından önemli. Aksi takdirde süreç uzadığı ya da yanlış

bilgilendirme yapıldığı için müşteriyi kaybetme riski yükselecektir. Müşteri ile en çok etkileşim gerektiren bir diğer süreç de müşteri hizmetleri veya satış sonrası hizmetlerdir. Bu tür hizmeti sağlayan çalışanlara ne kadar çok bilgi sağlanabilirse o derece etkin bir hizmet sunulmuş ve memnun müşteriler elde edilmiş olunur.

Arka ofis fonksiyonlarına da bakarsak satınalma, insan kaynakları, pazarlama, mali işler gibi fonksiyonlarda da içerik çok fazla ve ne derece sağlıklı yönetilirse o derece verim elde edilebilir. Örneğin, pazarlama süreçlerinde yer alan rakip bilgileri, pazar analizleri, ürün özellikleri ve görselleri, reklam filmleri, kurumsal kimlik çalışmaları gibi pek çok içerik düzenli bir şekilde yönetilmedikçe bu içerikten amaçlanan faydayı elde etmek güçleşecektir. Satınalma süreçlerine bakılınca teklif içerikleri, ürün spesifikasyonları gibi satınalma kararını etkileyen ya da satınalmalar geçmişinin izlenmesi amacıyla gerek duyulan bilgilerin yönetimi önemlidir. Arge veya üretim/operasyon fonksiyonları açısından da içeriğin etkin yönetimi önem taşır. Arge sonuçlarının dokümantasyonu ve süreçlerin yönetimi arge çalışmalarına yapılan yatırım kadar önemlidir, çünkü çıktılar etkin yönetilmedikçe bu yatırımlardan gerekli verim elde edilemez. Üretimde ve temel operasyonlarda da talimatlar, teknik çizimler gibi kalite ve etkinliğini yönlendirecek türde içerik güncel ve kolay erişilebilir halde çalışanlara sunulabilir olmalıdır.

Versiyon ve yetki yönetimi bu tür sistemlerde en aranan özelliklerdir, çünkü güncel bilginin hangisi olduğu ve sektörel bazda kimin hangi bilgiye erişebilir olduğu gerek işleyiş verimliliği gerekse uyumluluk açısından önemlidir. Doküman yönetim sistemi seçiminde, kullanıcıların kolay uyumu açısından ve yeni arayüzlere alışması beklenmeksizin, mevcut kullandıkları ve alışkın oldukları uygulamalar içerisinden erişim olanaklarına dikkat edilmelidir. Ayrıca, kullanılan operasyonel sistemlerle entegrasyon olanakları da başka bir sisteme geçme çabasını minimize edecek ve bilgiye hızlı erişim için ortamı zenginleştirecektir. Her fırsatta vurguladığımız üzere epostaların ve eklerinin iş kaydı olarak kolay yönetilebilir olması gözden kaçırılmaması gereken bir noktadır.

Sonuç olarak kurumun sağlıklı bir durumda olması bilginin doğru olarak doğru zamanda doğru kişi tarafından kullanılabilirliği ile paralellik gösterir. Ancak ne yazık ki halen araştırmalar kurumların bu gereksinimi karşılayacak altyapıları tamamlamak konusunda yavaş ilerlediğini göstermektedir. Basılı dokümanı yönetmenin, depolamaya çalışmanın, paylaşmanın zorlukları ve maliyeti herkesçe belirgindir.

Ancak, elektronik dokümanlar da bir yönetim sistemi içerisinde yapılandırılmadıkça, benzer olumsuzluklar benzer seviyelerde onlar için de geçerlidir. Doküman yönetim sistemi kullanmamak, kurumların ellerindeki değerlerden yeterli seviyede yararlanamamalarına ve giderek belirsizliğe doğru itilerek “karanlıkta el yordamı” ile ilerlemelerine neden olmaktadır.

Bilgi kurumların can damarıdır, ne kadar çok bilgi o kadar iyi iş sonuçları anlamına gelir. Değişik doküman sunucularında kurumsal sistematikler ve zorlayıcı kurallardan yoksun olarak saklanan ya da kişilerin mesaj kutularında paylaşılmadan kalan bilgi kayıp bilgidir. Üstelik bu bilgiler çok hızla arttıkları için kayıplar da aynı oranda artmaktadır. Önümüzdeki dönemde global ekonomideki olumsuz beklentiler, kurumları daha verimli çalışma ve sürdürülebilirlik açısından yöntemler bulmak yönünde zorlayıcı olacak ve bu tür çözümlere yapılan yatırımlar artacaktır.

Büyük ölçekli kurumlar son dönemde daha kurumsal bir bakış açısına geçmeye çalışıyorlar. Eskiden belirli gereksinimlere odaklanarak içerik yönetim çözümleri konumlandırılırken, artık tüm kurumun ve fonksiyonların bu tip bir çözüm gereksinimi olduğu/olacağı yaklaşımı ile daha genel bakış açıları ile arayışlar oluyor. Tüm kurum içeriğinin tek noktada yönetiminin getireceği artılar daha fazla fark edilir olmaya başladı. Burada kastedilen, tüm kurum için aynı anda projelendirme yapmak şeklinde algılanmamalı, ancak çözümün nihai noktada buna hizmet edecek kapasitede olmasına yönelik seçilmesi esası gözden kaçırılmamalı.

KOBİ ler tarafından bakarsak, KOBİ ler önümüzdeki dönemde her zamankinden daha da önemli role sahip olacaklar. Ekonominin önce gelen itici güçlerinden birisi olarak onlar için de en önemli konuların başında rekabetçi olabilmek için verimli olmak ve entelektüel birikimilerini koruyabilmek geliyor. KOBİ ler operasyonel sistemlerin gerekliliğinin artık daha fazla bilincinde ancak bilgi ve doküman yönetimi konusunda bu noktaya gelmeleri biraz daha zaman gerektirecek gibi duruyor. Oysa bütünsel bir yaklaşımla tüm bilgi yönetim altyapısı olarak bakabilseler toplam sahip olma maliyetleri açısından orta vadede daha iyi

bir noktada olabilirler. Nitelikli eleman eğitiminin de önemli konulardan birisi olduğu KOBİ lerde bu tür sistemler eğitim ve oryantasyon sistemlerinin de önemli bir parçasını oluşturacaktır. Ölçeğine ve sektörüne bakılmaksızın, bilginin öncelikle kurum süreçleri içerisindeki yerinin iyi tesbit edilmiş olması gerekir. Bu tesbiti yapabilmek için kurumların bilgiye stratejik bir araç olarak bakmaları ve süreç bazlı bilgi haritalarını oluşturmaları gerekir. Bu çalışmalar içerisinde temel olarak bilgi ne değerdedir, hangi iş adımlarında kimlere gereklidir, gizlilik derecesi nedir, bilginin paydaşları kimlerdir ve erişimleri nasıl olacaktır, uyumluluk açısından önemi var mıdır, ne kadar saklanması gereklidir, yasal belge olarak değeri nedir, versiyonlamaya tabii olmalı mıdır, denetime tabii olmalı mıdır, bilginin türlerine göre izlenmesi gerekli özellikleri (metaverileri) nelerdir gibi soruların cevapları yer almalıdır. Bu bakış açısı ile yola çıkan kurumlar, gereksinimlerini doğru tespit ederek, doğru çözümü konumlandırdıkları sürece global rekabet içerisinde büyük bir adım atmış olacaklardır.

Bilgi ve Doküman Yönetimine Bakış Kurumsal içerik yönetimi olarak adlandırdığımız çözümün en fazla 7-8 yıllık olan geçmişine bakıldığında amacın hep aynı olduğunu görüyoruz : organizasyonlardaki yapısal olmayan bilgiyi paylaşabilmek, kontrollü erişilebilmek, arayıp bulabilmek ve arşivleyebilmek. Bugün bu temel amaç bazı beklentilerle genişlemiştir: çözümün tek bir noktada depolama sağlaması, tüm çalışanlar tarafından erişilebilir olması, her türlü formattaki içeriği yönetecek yetenekte olması, süreçleri destekleyebilmesi ve güvenilir şekilde kayıt olarak arşivlenmesi. Bu haliyle de, teknolojik altyapıda olmazsa olmaz bir bileşen haline gelmiştir.

Veri yönetim uygulamaları geliştikçe ve benimsendikçe, kurumlar ellerindeki bilgiyi bir üst seviyeye taşıyarak ve kullanarak işleyişin daha etkin ve verimli hale geldiğini fark ettiler. Bir üst seviyeye taşımak için yapılması gereken , ayrık yapılarda yer alan bilgi depolarını ve uygulamaları, birlikte çalışabilir ve gerektiğinde noktasal erişimle bilgiye doğru, tam ve hızlı erişim olanağı sağlayan platformlar üzerine taşıyarak, gerçek kurumsal altyapıları konumlandırmaktır. Bu hedefi gerçekleştirmek için öncelik heterojen ve ayrık bilgi kaynaklarını kurum genelinde birleştirecek şekilde bilgi yönetim vizyonunu oluşturmaktır.

Bu vizyonun altında, her biri bilgi ve veriyi yönetmek ve entegre etmek için önemli olan, “metadata” yönetimi, ana veri planı ve bilgi kalitesi kavramlarını yerleştirmek gereklidir. Kurumsal bilgi yönetiminde amaç bilgiye dayalı varlıkları tüm kuruma yaygın şekilde yönetmektir. Kurum herhangi bir sektördeki bir büyük işletme olabileceği gibi, küçük bir işletme, hatta bir departman olarak dahi ele alınabilir. Esas olan bilginin operasyon içerisindeki kullanımını yaygınlaştırarak verimliliği artırmak ve bilgiye kayıt niteliği kazandırarak kurum sürekliliği ve hissedar hakları açısından maksimum kontrolü sağlamaktır. Bu amaca hizmet ederken bilginin nerede durduğu ve hangi fonksiyon için gerektiğine bakılmaksızın erişim ve kullanımının optimize edilmesi şarttır. Böylelikle temel amaçlarından birisi olan iş stratejilerine hizmet etmeyi sağlamış olacaktır.

Kurumsal bilgi yönetim çalışmalarında yönlendirici etkiler birimler arası terminoloji ve uygulama uyumsuzlukları, tekrar eden veya kayıp bilgiler ve bilgi hassasiyetindeki zafiyetlerin yarattığı sıkıntılar ve zorluklardır. Oysa doküman ve bilgi yönetim sistemleri ile, farklı iş birimleri ve fonksiyonların ortak noktadan bilgileri paylaşması, farklı bakış açıları ile ve ancak aynı bilgiye erişerek iletişim sağlaması ile bu sorunlar çözümlenmiş olmaktadır.

Kurumlardaki en dinamik stratejilerden birisi kurumsal bilgi stratejisidir. Çünkü içerik “iş”in en değişken unsurlarından birisidir. Çünkü muazzam bir hızla ve sürekli büyümektedir, bilgi teknolojileri çok hızlı ilerlemektedir, yeni sistem geliştirme faaliyetleri artarak sürmektedir, iş paydaşları ile olan iletişim her geçen gün artmaktadır, doküman formatları gelişmektedir ve rekabetin getirdiği değişime ayak uydurmak için hızlanma gereksinimi artmaktadır. Kurumun strateji ve hedeflerindeki değişimlerin mutlaka bilgi ve doküman yönetim stratejisinde de değişim gerektiren etkileri olacaktır.

Bilginin çığ gibi artması ve boğulma etkisi yaratmasına karşılık kurumlar orta-uzun vadeli kurumsal içerik yönetim stratejilerini oluşturup, bu stratejileri uygun plan ve teknolojileri uygulamaya almadıkları sürece giderek zorlanacak ve rekabette geri kaldıklarını fark edeceklerdir. Çünkü yapısal olmayan verilerin

organizasyonlardaki payı %80 dir ve genel olarak sadece %10 u yönetilmektedir. Günümüzdeki en büyük güç bilgidir ve ancak bilgi varlıklarını yönetebilenler fark yaratabileceklerdir.

Kurumsal içerik yönetim stratejileri ve planlarının oluşturulması için süreç işleyişlerinin net bir şekilde ortaya konmuş olması ve süreçlerde yaratılan ve kullanılan hertürlü içeriğin tesbit edilmiş olması gerekir.

Teknik değil, süreç akış diyagramları olması gereken bu süreç dokümantasyon çaçışmasında girdiler-çıktılar, sürecin işleyişi sırasında destek olan, başvurulan, yaratılan ve değiştirilen hertürlü içeriğe odaklanılmalıdır.

Kurumlar genelde, ilk bakışta, önceliği basılı dokümanı tarayıp, bir içerik yönetim sistemine almakta görüyorlar, oysa her fırsatta vurguladığımız gibi, epostalar çok önemli, kurumun formal yazışma platformu aslında ve epostaları iş kaydı olarak görmemek, önemli bir resmi yazının veya kurum açısından hukuki değeri olan bir belgenin bir kişinin çekmecesinde unutulmasından çok da farklı değil. Bu tip bir çalışma epostaların kurum içerisindeki ağırlığının da ortaya konmasında yarar sağlayacaktır. Bilginin ne şekilde geldiği değil, ne derece değerli içeriğe sahip olduğu önemlidir.

Bilgi mimarisinin de dahil olduğu bu çalışma ile içeriğin kurum içerisinde gereksiz kopyalarının oluşması ile yaşanacak karmaşa bertaraf edilerek merkezi yönetilen ve kayıt yönetimi kavramlarını da içeren yaklaşımlar ile riskler azaltılacaktır. Ayrıca, kullanıcılar az sayıda arayüz üzerinden bilgiye ve veriye erişebilir olacakları için çalışma verimi ve çalışan memnuniyeti artacaktır. Bilgi teknolojilerinde daha kontrollü ve sadeleştirilmiş yapısal bir yaklaşım ile daha az maliyetli ve daha kolay yönetilebilen ve servis verilebilen sistemler yerleştirilmiş olacaktır.

Kurumsal içerik yönetimi tek bir olgu olarak görünmekle birlikte gerçekte çeşitli teknolojilerin bir araya gelmesi ile oluşan bir ailedir. Bu teknolojilerine iyi düzenlendiği durumlarda, her bir bileşenin etkinliği daha ileri seviyeye taşınarak kişilerle, iş içeriğinin ve süreçlerin etkileşimini güçlendirilir. Bu altyapı tek bir suit yapısı içerisinde bulunabileceği gibi, kurum gereksinimleri doğrultusunda en uygun bileşenlerin bir araya getirilmesi ile farklı ürünlerin bir araya getirilmesi ile de oluşturulabilir.

Doküman Yönetimi | Bilgi ve Belge Yönetimi Değişim ve gelişimin son derece hızlandığı ve yeniliklerin gerisinde kalanların sektörlerinin dışına itildiği günümüz bilgi toplumunda bilgi ve belgeler, kurumların varlığını güçlendiren en önemli unsur olarak kabul edilmektedir. Artık sahip oldukları kurumsal bilgilerin, işgücü, sermaye ve hammaddeden daha önemli olduğu bilincine varan organizasyonlar, bilgi üretimi, kullanımı ve paylaşımını düzenleyen ve dolayısıyla kurumsal işleyişe hız kazandıran bilgi ve belge yönetiminin önemini görebilmektedirler.

Bilgi ve belgenin yönetimi, bireysel ve kurumsal, kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilgi ve basılı yada elektronik hertürlü belgenin kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerinin organizasyonun yapısına göre uyarlanması ve uygulanmasıdır. Bilgi ve belge yönetiminin amacı, kuruma değişen koşullara uyabilmesi ve yeteneklerini artırabilmesine olanak sağlayarak artı değer kazandırmaktır.

Bilgi ve belgeler, her kurum için hayati önem taşır. Önemli bilginin sistem içinde tutulamaması, tutulan bilginin kaza sonucu sistemden çıkartılması, önemli bilginin kasıtlı olarak silinmesi, zarar verilmesi ve bozulması, bilgiyi tanımlayan içerik ve metadatanın kaybı ve önemli bilgiye yetkisi olmayan kişilerin erişmesi şeklinde risk faktörleri bulunmaktadır.

Bilgi ve belge yönetimi, kurumsal içerik yönetimi ihtiyacını bütünsel bakış açısıyla ele alır ve stratejik olarak teknolojileri, içerik ve süreçlere kontrollü yaklaşımın bir parçası olarak görevlendirir.

Kelime işlem, tablo ve sunumlar ofis dosyaları ve bu dokümanların çok çeşitli versiyonları ile JPEG, TIFF, PNG gibi resim dosyaları ve e-postalar ile eklentileri, network, bilgisayar, telefon ve PDA’lar içindeki sistem dosyaları ve bunun gibi birçok bilginin ve belgenin yönetilmesi gerekmektedir. Bilgi ve belge yönetimi, riskleri, BT maliyetlerini ve çabayı azaltıp, üretkenlik ve kullanıcı memnuniyetini artırarak kullanıcılara, yöneticilere ve BT çalışanlarına birçok fayda sağlar.

Küçük bir roman, yaklaşık bir megabyte bilgi içermektedir. Dijital evren, bu kitapların üst üste konulması durumunda 12 kere dünyadan güneşe mesafe katedecek boyuttadır. Günümüzde dijital evrende 281 milyar exabyte bilginin bulunduğunu savunan görüşler, 2011’de bu dijital evrenin, 2006’da olduğundan 10 kat daha büyük olacağını öngörmektedir. Ve, dijital dünyadaki bu boyutta toplam bilginin %30’u, iş dünyası ve kurumlar tarafından oluşturulmakta ve bu bilginin çoğu yönetilmemektedir.

Yurtdışında yapılan araştırmalar sonucunda, e-postalara baktığımızda; şirketlerin sadece %13’ü kurumlarında e-posta yönetim stratejileri geliştirmekte, birçok şirket ise arşivleme ile yedekleme arasındaki farkı görememektedir. Şirketlerin %59’u e-postaların, yedeklemenin bir parçası olarak ya da .pst dosyaları aracılığı ile “arşivlendiğini” belirtmektedir. Yine şirketlerin %56’sının e-posta biriktirmeye ve yönetmeye ilişkin kurumsal politikası bulunmamaktadır. Şirketler, organizasyon yapıları içinde PARA’yı ve İNSAN’I yönetecek temel sistemlere sahipken, BİLGİ’nin yönetimi konusunda bazı sıkıntılar yaşanmaktadır.

Bilgi yönetimi konusunda, doğru bilgiye istendiği zaman ulaşılamaması, bir bilginin farklı kaynaklarda farklı versiyonlarda bulunması, bilginin dijital ortamda takip edilememesi, güncellenememesi gibi sorunlarla karşılaşılmaktadır.

Kurumların bilgi yönetimi ile ilgili sıkıntılarını ortadan kaldırmanın yolu ise Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi ile mümkündür. Bu sayede kurumun sahip olduğu tüm bilgi ve belgeler, ulaşılabilir, belirli standartlar çerçevesinde düzenlenilebilir ve güncellenerek etkin biçimde kullanılabilir hale gelir.

Kurumların %40’tan fazlası, elektronik bilgiyi iş kayıtları olarak sınıflandırma politikasına sahip değil. Son kullanıcıların %64’e yakını, kurumlarının hangi KAĞIDIN kayıt olduğunu ve bunların nasıl tutulacağını bildiğine inanırken sadece %34’ü ELEKTRONİK kayıtları değerlendirerek bu anlayışı taşımaktadır. Bu da demek oluyor ki, birçok elektronik bilgi, dijital yığın içinde kaybolup gitmektedir. Çalışanların, ihtiyaç duydukları bilgiye ihtiyaç duydukları zamanda erişebiliyor olmaları, dünyanının neresinde olursa olursun projeler üzerinde işbirliği içinde olabilmeleri, müşterilerin istedikleri bilgiye anında ulaşabilmeleri ve süreçlerin olması gerektiği düzende işleyebilmesi için bilgi ve belgelerin yönetilmesi gerekmektedir.

Birçok sektörden büyük şirketler, işlemlerini yürütebilmek için çok sayıda doldurulmuş, gönderilmiş, işlenmiş ve onaylanmış kağıt belgeye ihtiyaç duymaktadır. Uzun yıllar boyunca, bu bilgi toplama süreçleri, kağıt-tabanlı ve manuel olarak yürütülüyorken son dönemlerde, BT profesyonelleri yada sistem entegratörleri, görüntü yakalama çözümleri ve özel yazılımlar ile kendi kurumsal içerik yönetim sistemlerini ve operasyonel sistemleri birleştirme imkanına sahip olabilmektedirler.

Günümüzde, bilgi ve belge yönetimi en çok finansal kurumlarda işliyor gibi görünse de yavaş yavaş bu sistemler hizmet sektörü, üretici firmalar ve devlet kurumları tarafından benimsenmekte ve birçok sektör artık kağıdı süreç dışı bırakmanın zaman ve para tasarrufu sağladığı konusunda birleşmektedir. Şirketler, amaç ve hedeflerini dijital süreçler etrafında geliştirmelidirler. Kağıttan-dijital teknolojilere yapılan yatırımın üretkenliği artırdığı, yatırımın geri dönüşümünü sağladığı ve malzeme ve ofis alanını tüketimini azalttığı kesin bir veridir. Şirketler, daha önceden haftalar alan süreçleri otomatikleştirdiklerinde hem çalışanların daha önemli işleri yapabilmeleri için fazladan zaman kazandıklarını, hem de her yıl milyonlarca dolar kağıt, baskı malzemesi, enerji, nakliye, depolama yeri ve seyahet maliyetinden tasarruf ettiklerini farketmişlerdir.

Bilgi ve belgelerin geliştirilmiş arama, yazı-çözüm teknolojisi, sınıflandırma ve kategorizasyonu ile maliyet ve yapılandırılmamış veri için işleme riskleri azaltılırken aynı zamanda e-posta ve diğer ilişkili içerik arşivleri için kayıt yönetimi, başarıya ulaşma yolunda tek gerçek anlamına gelmektedir.

Doküman Yönetimi Sistemleri ve Yazıcı Dünyasındaki Gelişmeler

Doküman yönetimi temel olarak, kurumlarda iş sürekliliğinin sağlanması; çalışanlar, iş ortakları ve müşteriler arasındaki işbirliğinin artırılması; yasal ve düzenlemelere dayalı uyum gereklerinin sağlanması; iş verimliliğinin artırılması amaçları ile uygulanmalı. Başarı hedefi olan her sektörde ve her ölçekte kurumun bu sistemleri kullanması gerekli. Doküman yönetim sistemlerinde daha alt seviyede gereksinimlere bakıldığında güvenli doküman paylaşımı, multimedya dosyalarını yönetebilmek, versiyon kontrolü, doküman tarihçesinin izlenmesi ve denetimler, gelişmiş arama olanakları ile bilgiye hızlı ulaşım ve doküman yetkilendirme sayılabilir.

E-postaların da doküman olarak değerlendirilmesi gerekliliğini uzun zamandır vurguluyoruz, bunun yanısıra dokümanların işlem boyutuna ele alınması da diğer önemli nokta. Doküman yönetimi konusunda belirli yatırımları yapmış kurumlarda sırada yapısal olan ve olmayan bilgilerin aynı gereklilik kullanıcıya sunulması, yani iş süreçlerine hız ve doğruluk artırıcı yönde katkıların artırılması var. Bunlara örnek olarak portallerden doküman yönetim sistemlerine bağlantı kurulmasını, CRM ve ERP sistemleri ile entegrasyonu ve CAD/CAM mühendislik sistemleri ile entegrasyonu verebiliriz.

Daha ileri seviye beklentiler ile doküman yönetim sistemleri ile sadece diğer uygulamaların entegrasyonu değil donanım seviyesinde de destek gerekliliği ortaya çıkmaya başlamıştır.

Bu konuda da donanım sağlayıcıları ürün yelpazesindeki ürünleri çeşitlendirmekte ve geliştirmektedirler. Özellikle çok fonksiyonlu cihazlar bu konuda en hızlı gelişen donanım birimleridir. Yazıcıların gelişiminde önce ev kullanımı amacıyla kullanıma sunulan çok fonksiyonlu cihazlar, artık çok yüksek performanslarla kurumsal seviyede de hizmet verecek nitelikler kazandı. Kurumlar belirli seviyedeki baskı işlerinden, yazıcıdaki bir dokümanın eposta ile gönderimine kadar pek çok gereksinimini bu cihazlarla karşılamaya başladı. Daha ileri noktada doküman yönetim sistemleri ile entegrasyon gereksinimleri de ön plana çıkmaya başlıyor. Artık, bu cihazlarla taranan dokümanların doğrudan veri işleme veya doküman yönetim sistemlerine aktarımı mümkün. Sürecin yapısına ve uygulamaların özelliklerine göre dokümanın indekslenmesi bile bu cihazlar üzerinden yapılmak suretiyle başka herhangi bir müdahaleye gerek olmaksızın doküman yönetim sistemlerine bilginin kaydedilmesi mümkün. Veya, indekslenen bilginin kurgulanan yapı doğrultusunda iş akış sistemleri ile entegre edilerek otomatik süreç başlatma söz konusu.

Böylelikle bilginin kağıt ortamda dolaşmasının getireceği olumsuzluklar da ortadan kaldırılmış oluyor.

Bir diğer çözüm alanı veri yakalama çözümleri ile entegrasyon sonucunda verilerin doküman içerisinden algılanması ve doğrulanmak suretiyle direk olarak veritabanı uygulamalarına aktarılmasıdır. Burada da bilgi girişinde gerek hız gerekse doğruluk konularında avantaj yaratılmaktadır.

Dağıtılmış yakalama teknolojilerinin bu şekilde desteklenmesi ile kurumlar operasyonel maliyetlerini azaltmakta, müşteriye cevap sürelerini kısaltarak rekabet avantajını ve bilgiyi kaynağında işleyerek süreç verimliliklerini artırmaktadır. Çok fonksiyonlu cihazların kullanımı ile doküman yönetimi fonksiyonları açısından maliyetlere olan katkılarının %40ın üzerinde olduğu varsayılmaktadır.

Doküman Yönetimi ve Ötesi Bilgi yığınları arasında organizasyonlar, bilgiyi yaratmak, üretmek, anlamak, kullanmak ve değerlendirmek için yeni araçlara ihtiyaç duyarlar. Yapısal olmayan bilgiyi barındıran dokümanlar organizasyonun can damarını oluşturur ve aslında onun diğer kurumlarla, müşterileriyle, sağlayıcılarıyla olan iletişim yeteneğini temsil eder. Bu önemine rağmen, bu zamana kadar kurum içerisinde yeterli önceliğe sahip olamayan dokümanlar, gereksinimi giderek daha çok hissedilen doküman yönetimi çözümleri ile, kurumların yönetilebilen stratejik kaynakları olarak değerlendirilebilecekler.

Kurumsal içerik yönetim sistemlerinde elde edilecek en önemli faydalardan birisi olan verimlilik, insan kaynağına dayalı işlerde maliyet avantajı yaratmak amacıyla aynı sayıda kişi ile daha fazla iş çıktısı üreterek, insan kaynağını daha nitelikli işlere yönlendirmekle ortaya çıkar. Bu alandaki çözümler, bulunamayan veya erişilemeyen bilgiden dolayı oluşan iş tekrarlarını ve uzun bilgi arama çabalarını ortadan kaldırır. “Veri yakalama” olanakları ile de, süreçler hızlanarak iş döngüsü artar. Sonucunda tüm bunlar maliyetlerde azalma ve müşteri memnuniyetindeki artış anlamına gelir.

Doküman yönetimi ile birlikte verimliliği artıran temel alanlardan birisi olan “veri yakalama” önümüzdeki dönemde öne çıkacak konular arasındadır. Bilgisayar sistemleri tarafından doğrudan kullanılamayan görüntü bazlı dokümanlarda yer alan veriler bu sistemler aracılığı ile yönetim uygulamalarına aktarılır. Elektronik ortamda bulunan dokümandan maksimum çıkarımı yapmak ve buradan yakalanan veriyi diğer iş sistemleri ile bütünleştirmek temel hedef olmalıdır. Önemli iş bilgileri bir sürecin belirli bir kısmında oluşabildiği gibi, kurumsal etkileşimler sonucunda belirsiz bir zamanda da oluşabilirler. Bu tip bilgileri tanıyarak bilgi sistemine kazandırmak için en önemli unsurlar bilgi yapılarını kurarken süreçlerle ilişkilendirmek ve diğer sistemlerle bütünleşmesini sağlamaktır. Önemi giderek artacak olan ancak bazı değişikliklere uğraması beklenen bir alan ise “arama” dir. Web 2.0 ile internet ortamının ve burada oluşan bilginin daha aktif kullanılması sonucunda “arama” fonksiyonlarının daha geniş bir alanda ve daha az sonuç döndürecek şekilde yapılandırılması beklenmektedir.

Doküman yönetim sistemleri diğer sistemlerin bir bölümü olarak da kullanılabilir. Örneğin, kurumun operasyonel sisteminin bir aşamasında dokümanın kullanıcıya görüntülenmesi gereksinimi olduğu durumlarda, doküman yönetim sistemi bir depolama ortamı olarak değerlendirilir. Sigorta poliçesi, mühendislik çizimleri gibi özel dokümanların güvenli saklanması ve ihtiyaç olduğu anda erişimi amaçlı sistem kullanım örneklerine de sıklıkla rastlanmaktadır. Öte yandan doküman odaklı fonksiyonlarda, doküman yönetim sistemi aracılığı ile doğrudan dokümana erişim tercih edilmektedir. İş dokümanlarını kontrol etmek ve yönetmek rekabet stratejisinin çekirdeğidir. Etkin bir şekilde bulunan, yönetilen, işlenen, saklanan ve dağıtılan doküman, kurumun değişen pazar koşullarına uyum hızını artırırken, verimliliği artırır ve maliyeti azaltır. Bilgi bazen tek kişinin veya birimin kontrolünde olup sadece o kişi tarafından değiştirebilmekte diğer kişiler dokümanı inceleyerek gereksinim duyduklarında bilgiye erişerek çalışmalarını sürdürmektedirler. Bazı dokümanlar ise yetkili olan birden fazla kişi tarafından değiştirilebilme özelliğine sahiptir ki bu, proje çalışma grupları tarafından veya akış bazlı fonksiyonlarda tercih edilen bir yöntemdir.

Kurum içerisinde yer alan tüm dokümanlar bir yaşam döngüsüne sahiptir. Dokümanların yaşam döngüleri veya yaşam döngüsündeki aşamaları doküman tipine, sürecin doğasına ve kurumun içinde bulunduğu sektöre göre farklılık gösterir. Bazı sektörlerde yaşam döngü süresi onlarca yılı bulabilmektedir. Bu sürenin büyük bir bölümünde doküman arşivde beklemektedir. Ancak dokümana ihtiyaç duyulduğunda orijinal hali ile hızlı bir şekilde ulaşmak esastır. Yasal ve hukuksal zorunluluklar da bu tip yaşam döngüleri yaratırlar. Öte yanda ürün lansmanı, kampanya dokümanı gibi dokümanların yaşam döngüleri aylar mertebesindedir. Bu tip dokümanlar bir dönem çok yoğun kullanılır, ancak dönem sonunda geri dönüp bakılma gereksinimi ve zorunluluğu çok azdır. Daha da kısa yaşam döngüsü olan doküman tiplerine kredi kartı başvuru formu örneği verilebilir. Bu tip dokümanlar daha çok işlem bazlıdır ve o işlem tamamlandıktan sonra dokümana geri dönme gereksinimi hemen hemen hiç oluşmaz. Dokümanların yaşam döngü tanımları ve kullanım eğilimleri sistemlere, uygulamalara ve alt sistem gereksinimlerine karar verirken kritik rol oynarlar.

Dokümanlar gibi doküman yönetim gereksinimleri de dinamiktir. Bazen gereksinimler güvenlik veya işlemsel entegrasyonu ön planda tutmayı gerektirecek yapıda, bazen ise dokümanın farklı yaşam evrelerinde versiyon kontrolleri ve esnek erişim parametrelerini destekleyecek yapıda olması beklenmektedir. Kurumu yönlendiren hangi gereksinim olursa olsun, bu sistemler kurumun ortak hafızasını oluşturarak verimliliği ve iş sürekliliğini koruyup, artıracak yönde destek olacaklardır.

Her ölçekte kurum için doküman yönetim sistemleri önemli bir gereksinimdir. Bireysel kullanıcılar kolaylıkla yanlış doküman üzerinde işlem yapabilirler, yanlışlıkla doküman silebilirler, zaten varolan bir versiyonu yeniden yaratabilirler, iş tekrar yaşanabilir, yetki dışı veya konuları ile ilgisiz dokümanlara ulaşabilirler. Bu istenmeyen durumların oluşmaması ve etkin çalışma ortamı büyük kurumların olduğu kadar KOBİ lerin de gereksinimidir. Hatta KOBİ lerin daha verimli çalışmalarını zorlayan koşulları sağlamak yönünde destekleyici bir unsurdur.

Doküman Yönetiminin Bugünü ve Yarını

Kurumlar doküman yönetimi konusunda 1995 yılından itibaren çeşitli uygulamalara başladılar. 2000 yılı itibariyle bu tip sistemlerin varlığından ve getirilerinden haberdar olup, ileriye yönelik planlamalarına dahil eden kurum sayısı arttı. Son birkaç yıldır ise kurumlar bir anlamda “firmanın hafızası” sayılan ve, fikri mülkiyeti korumayı ve verimliliği artırmayı hedefleyen bu tip sistemlere olan gereksinimi daha belirgin hissetmeye başladılar. Bunun sonucunda global ürünlerin de geldiği noktayı değerlendirerek kurumsal içeriğe yönelik birçok bileşeni içinde barındırarak bu konudaki gereksinimlere tümüyle çözüm olan ürünlere yönelmek ve fazlandırılmış bir yapı içerisinde yaygınlaştırarak tamamlayıcı uygulamaları arka arkaya hayata geçirebilmek hedefleniyor. Önümüzdeki yıllarda depolama sistemlerinde maliyetlerin azalacağı ve artan bilgi miktarı ile birlikte birim maliyetlerin çok düşük seviyelere ineceği ve bu sistemlerin kurumun yapısı ile tamamen bütünleşerek kullanım etkinliğinin daha yüksek seviyelere ulaşacağı öngörülebilir.

E-postalar %75-80 oranında kritik iş bilgisini barındırmaktadır, ve her 2 yılda bir 3 katına çıktığı tesbit edilmiştir, bu nedenle de yönetilebilir olması gereklidir. E-postaların da doküman yönetimi içerisinde değerlendirilmesi konusu bir süredir üzerinde durulan bir konuydu ve kurumlar bu konuya yeni yeni önem vermeye başladılar. Sonuç olarak bu sistemlerdeki gelişim ve doküman yönetim sistemi kullanımındaki artış kaçınılmaz, çünkü bu sistemler olmaksızın artan bilgi oluşum hızı ile kurumların bilgiyi yönetebilmesi olanaksız hale gelerek ciddi tehdit yaratmaya başlayacaktır.

Uyumluluğa ve denetime yönelik gereksinimlerin karşılanması konusu da hızla gündemimizde yer alırken doküman yönetim sistemleri daha da kaçınılmaz bir teknoloji olarak karşımıza çıkıyor. Bu amaçlarla doküman yönetimi kullanımı artacak ve sözkonusu bilgilerin kayıt olarak saklanması ve belgelenmesi amacıyla kayıt yönetim sistemleri gündeme gelecektir. Her doküman tipinin kurum içerisinde bir yaşamdöngüsü tanımı olmalıdır. Bu tip sistemlerde döngü süresince ve sonunda bilginin kritikliğine ve gerekliliğine bağlı olarak gözden geçirme, onaylanma, yayınlanma, arşivlenme ve devreden çıkarma politikaları ve kuralları tanımlı olmalı ve bilgi bu doğrultuda yönetilmelidir. Bir başka yönlendirici unsur ise BT personelinin minimum desteği ile hızlı bir şekilde gerekli bilgiye ulaşmaktır.

Kullanıcı tarafında bu gelişmeler olurken, içerik yönetim çözüm sağlayıcıları da çözüm standartlarını belirlemek ve sistemler arası bilgi alışverişine yönelik yapılar kurgulamak yönünde birlikte çalışmalar yürütmekteler. Bunlar yakın geleceğe yönelik eğilimler. Bugün kurumlar ne tip özellikler arıyor diye baktığımızda değişik unsurlarla karşılaşıyoruz. 

Çok detaylı bir kullanıcı ve rol bazlı güvenlik yönetimi, LDAP desteği, dijital sertifika ve elektronik imza kullanımı en önemli kriterlerden birisi. Bu özellikler ve kayıt yönetim sistemleri resmi evrakların da artık elektronik ortamlarda saklanabilmesi için gerekli altyapılar.



Kurum içi iş akışı gün geçtikçe teknolojiyle bütünleşmekte. Bu bütünleşme yeni yönetim anlayışları, yeni ihtiyaçlar, yeni kurumsal çözümler üretmekte. Bu nedenle dokümanların sadece statik olarak korunması yerine belirli bir akış içerisindeki rolünü de tamamen elektronik ortamda sürdürebilmesini sağlamak öncelikli bir kriter.



Diğer tüm teknolojilerde olduğu gibi endüstri standardı ürünlere yönelim önemli. Kurumun altyapısı ile uyumlu, farklı mimari yapıları destekleyen ve yaygın kullanılan teknolojilerle doğrudan entegre yapılar tercih ediliyor. Entegrasyon sonucunda çok farklı doküman formatları ile çalışabilme, dokümanın orijinal formatının korunması veya istemcide ilgili uygulamanın bulunmaması durumunda da dokümanın görüntülenebilmesi gibi önemli özellikler elde ediliyor.



Çok sayıda bilgi içerisinde gerekli bilgiye hızlı ve kolay ulaşım diğer bir önemli konu. Bunun için sunulan çözümlerin güçlü teknolojilere dayanan “arama” özellikleri barındırması ve bu sayede kullanıcının nerede tutuluyor, ne şekilde tutuluyor bilmesine gerek kalmaksızın ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşabilmesi esastır.



Kurumsal kategoride ürünlerin gelişime açık sistemler olması en önemli tercih nedenlerinin başında geliyor. Bunun üç boyutu var; bunlardan ilki ürünün sadece doküman yönetim sistemi olmaktan öte tüm kurumsal içeriği yönetmeye yönelik yapılarla birlikte sunulması böylece zaman içerisinde

gerekli bileşenin kolaylıkla devreye alınabilmesi, ikincisi ölçeklenebilir yapısı ile artan bilgi ve kullanıcı sayısına en yüksek performans seviyesi ile cevap verebilir olması ve sonuncusu ise ERP, CRM gibi diğer sistemlerle olası entegrasyon gereksinimlerine kolaylıkla cevap verebilecek açık bir yapıya sahip olması. 

Kullanıcıları Microsoft Outlook, Lotus Notes, Windows Explorer, Microsoft Office gibi alıştıkları ve yoğun kullandıkları uygulamalardan uzaklaştırmadan bu sistemlerle buluşturabilmek, her kullanıcıya kendi tercihleri doğrultusunda arayüz sunabilmek temel kriterler arasında.



Globalizasyonun bir sonucu olarak aynı sisteme farklı dillerde erişim gereksinimi de şu anda az olmakla birlikte ileriye yönelik bir gereksinim oluşturabilmektedir.

Çözümlerde aranan özelliklerin yanısıra, sağlayıcı firmalarda en önemli özellikler ürün stratejisi, gelirinin ne kadarını bu alandan elde ettiği, ARGE yatırım oranı, finansal gücü, projelendirme ve destek yetenekleri olmaktadır.

Kurumsal içerik yönetiminde dışkaynak kullanımı, Türkiye için zaman içerisinde değerlendirilebilecek bir konu olarak gözlemlenmektedir. Tabii ki bu tip uygulamalar kurumlara donanımın, altyapının ve hizmetin paylaşımı nedeniyle ekonomik açıdan yararlar sağlayacaktır, ancak şu andaki en temel engel geniş ağ altyapılarının çok maliyetli olması ve henüz sözkonusu maliyetleri azaltabilecek yatırımların sağlanmamış olmasıdır. Doküman yönetim sistemlerinde doküman boyutları nedeniyle işlem bazlı sistemlere oranla daha kapasiteli ağ kullanımı sözkonusu olabilmektedir. Bunun için uygun altyapının pratikte oluşturulması şu anda gerek maliyet gerekse teknolojik altyapı açısından yol katedilmesi gereken bir konudur. Bunun yanısıra kurumlar fikri mülkiyetlerinin güvenliği açısından bu tip uygulamalara henüz tereddütle yaklaşmaktadırlar.

Ancak, kurum bünyesinde bulundurulabilecek altyapılar üzerinde bu şekilde bir hizmetin kısmen sunulması sözkonusu olabilir ki bu şekilde uygulamalarla karşılaşıyoruz. Örnek olarak bazı firmalar yoğun doküman tarama ve çıktı oluşturma işlemlerini veya doküman yönetim sistemlerinin belkemiği olan indeksleme işlemini tamamen dışkaynaklı yürütmeye başlamıştır. Tüm alanlardaki dışkaynak kullanım süreçlerinde olduğu gibi, bu noktaya gelindiğinde, olağanüstü durum yönetimi, kesinti yönetimi, güvenlik gibi konuların da detaylı olarak ele alındığı hizmet seviye anlaşmalarının, sistemlerin sağlıklı işletilebilmesi açısından önemine dikkat edilmelidir.

Sonuç olarak yurtdışında yapılan araştırmaların da bizlere gösterdiği gibi, nasıl bir işletim modeli olduğundan bağımsız olarak, doküman yönetim sistemi kullanılan kurumlarda çalışanlar %90 oranında bu sistemleri önemli BT altyapıları olarak değerlendiriyorlar. Bugün biz de kullanıcılarımıza baktığımızda artık doküman yönetim sistemlerini hayatlarının bir parçası olarak görmeye başladıklarını ve bu sistemler olmadan işin verimli yürümeyeceğinin çok net olarak farkında olduklarını gözlemliyoruz.

Doküman Yönetimi | Dokümanlar Yeterli Değil, Tüm Kurumsal İçerik Önemli Günümüz çalışma yaşamında, tüm kurumlarda bilgi üretimi her geçen gün hızla artıyor. Sadece doküman olmaktan çıkan bilgi kaynakları, kurumsal içeriği oluşturan yapı taşları haline gelmiştir.

Kurumsal İçerik Yönetimi, doğru bilgiye gereken zamanda erişimi hedeflediği ve kritik iş süreçlerini hızlandırılması için temel işlevleri sunduğu için kurumsal başarı açısından önemle ele alınması gereken bir yönetim aracı olarak karşımıza çıkıyor.

ERP, CRM ve benzeri uygulama veritabanlarında tutulan, yapılandırılmış bilgilerbilgiler sistemler tarafından okunuyor ve yorumlanıyor, ancak yapılandırılmamış olarak sınıflandırılan bilgilerin yorumlanması için insan faktörü devreye giriyor. Yapılandırılmamış bilgi sadece elektronik dokümanlardan değil, eposta, web kaynaklı bilgiler, dijital tutulan ses ve görüntü içeren zengin görsel medya, anlık mesajlaşma, kağıt doküman gibi pek çok farklı ortamda oluşan farklı karakteristiklere sahip içeriği barındırdığı için, “kurumsal içerik” olarak anılmaya başlanmıştır.

Kurumların değerini belirleyen en önemli kriterlerden birisi de sahip olduğu bilgi birikiminin oluşturduğu fikri mülkiyetidir. Bu nedenle “içeriğe sahip çıkmak” stratejik bir süreç haline gelmiştir. İçeriği stratejik bir araç olarak yaygınlaştırabilmek için bilgiyi, tüm kurum genelinde güvenli olarak erişilebilir ve sorgulanabilir hale getirmek önemlidir. Bu içerik organize, erişilebilir ve kullanılabilir olmadığı sürece, kurum, değerinden ve sürekliliğinden kaybedecektir.

Amaç bütünleşik olmaktan uzak, masaüstünde veya sunucularda oluşan bağımsız bilgi adacıklarının oluşmasını engellemek ve kurum tabanına yayılmış tek bir içerik yönetim altyapısı kurmak olmalıdır. Çünkü kurumsal verimlilik, bilgi birikimine odaklanmakla ve oluşturulan içeriğin oluşturanlar dışındaki kişiler tarafından da bulunabilir, yeniden kullanılabilir şekilde yönetilmesiyle artacaktır. Ayrıca, içeriğin etkin kullanımı, kurumların yenilikçilik çabalarını olumlu etkileyecektir. İçerik yönetim uygulamaları olmadan, çalışanların sahip oldukları bilgilerin yüzde 80'inden fazlasının kaybolduğu tahmin edilmektedir. Başarının temelinde kurum içi, müşteriler ve iş ortakları ile takım tabanlı çalışmaları daha verimli kılmak yatmaktadır. Gerçek zamanlı işbirliği, hızlı karar verme,kurumsal çeviklik ve etkin maliyetlendirme sağlar. Kurumlar bu doğrultuda kurum içi ve dışı proje takımlarının ortak çalışma yöntemlerini geliştirmek durumundalar ve web tabanlı portaller, cep telefonları, PDA vb. cihazlar ve dizüstü bilgisayarlarla mobil çalışma ortamlarında, gerçek zamanlı iletişime yönelmekteler. İletişim olanaklarının da hızla artması ile içerik üzerinde işgören çalışanların, zamanlarının giderek artan bölümünü ofis ortamı dışında geçirme eğilimi artacaktır. Bu nedenle kurumsal içeriğe istenen yerden ulaşım ve hızlı bilgi paylaşımı giderek önem kazanmaktadır.

Kurumsal içerik kapsamında birçok kurum için e-posta, informal yapısına rağmen, en önemli kurumsal iletişim kanallarının başında gelmektedir ve pek çok önemli bilgiyi içinde barındırmaktadır. İletim amaçlı tasarlanan e-posta sistemleri koruma ve saklama amaçlı geliştirilmediklerinden yönetim zorluğu yaşanmakta ve bilgi kaybı riski oluşturmaktadır. E-postalar da tüm diğer yapılandırılmamış içerikte olduğu üzere süreçlerle tümleştirilmeli, yaşam döngüleri tanımlanmalı, ne şekilde korunacaklarına yönelik kurallar belirlenmelidir. Anlık mesajlaşma da aynı kapsamda, kurumsal düzeyde, hızlı bir iletişim yöntemi olarak yaygınlaşmaktadır ve süreç odaklı kullanım durumunda içeriğinde önemli bilgiler barındırma potansiyeli artmaktadır. Çalışma ortamının ve koşulların bu doğrultuda değişmesinin sonucu olarak tüm kurumsal içeriği, ortak altyapı üzerinde yönetmek gereksinimi oluşmuştur ve sağlayıcılar da ürünlerini bu doğrultuda kurumsal içerik yönetimi araçları olarak geliştirmektedirler. Yazılımlar platform yapısı içerisinde hem değişik amaçlarla örtüşecek şekilde çeşitli ve entegre katmanlar, hem de zamanımızın olmazsa olmazı web erişimli tasarımlar içermektedir. Gartner, kurumsal içerik yönetim platformu ürünlerini, doküman yönetimi, web içerik yönetimi, elektronik kayıt yönetimi, doküman algılama, proje tabanlı takım çalışma araçları ve içerik odaklı süreç yönetim bileşenlerini barındıran modüler ve entegre yazılımlar olarak tanımlamaktadır.

Genelde portal yapısı üzerinden yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgiye erişim sağlanmakta veya tercihe bağlı olarak web arayüzünden yararlanılmaktadır. İçerik yönetim yazılımlarının bir bileşeni olan portallerin kullanımı için BT departmanlarının yükünü azaltacak şekilde son kullanıcılara yönelik şablon yaratma, dinamik içerik yönetimi, onay mekanizmaları gibi özellikler gelişmektedir.

Ayrıca, form, doküman gibi içerik bazlı süreçlerin kurum içerisinde yürütülmesi için elektronik iş akış uygulamaları da bu tip yazılımlar içerisinde önem kazanmaktadır. İş akış uygulamaları ile içerikle ilgili gözden geçirme, bilgilendirme, uyarı, kontrol ve onay gibi işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi sağlanarak, kurumsal işleyiş standartlaştırılmakta ve sürece ilişkin içerik daha sonra başvurabilmek amacıyla saklanmaktadır. İçerik yönetimi uygulamaları ile, farklı uygulamaların içerisinde çakışan fonksiyonaliteden arındırılmış, tek ürün ile geniş bir fonksiyonaliteye sahip olunan yapılar oluşmuştur. Bunun yanısıra ürünler ölçeklenebilirlik özellikleri ile her boyutta gereksinime cevap verebilmektedirler. Ayrıca operasyonel ve yapılandırılmış bilgi sistemleri ile entegrasyon gereksinimleri nedeniyle, içerik yazılımlarının entegrasyon yetenekleri de gelişmektedir. Henüz olgunluğa ulaşmamış olan bu pazarda Kurumsal İçerik Yönetimi platformlarından beklentiler özellikle platform bileşenlerinin çoklu kanal, cihaz, uygulama veya formatta

üretilen ve tüketilen içerik etrafında daha iyi bir entegrasyon sağlayabilmelerine ve daha kolay kullanım özelliklerine odaklanmaktadır.

Kurumsal içerik yönetimi yazılımlarının Türkiye’deki uygulama alanlarına odaklandığımızda sözkonusu sistemlerin öncelikle yasal zorunluluklar gereği ve özellikle finansal hizmet, sigorta, sağlık bilimleri ve üretim sektörlerinde yaygınlaştığını tespit edebiliriz.

Ancak iş ihtiyaçları artık tüm kurumları bu tip sistemleri kullanmaya zorlamaktadır. Özellikle e-devlet yapılanması altında bu tip sistemlerin kullanımı kamu alanında da hızla yaygınlaşacaktır. Önümüzdeki dönemde AB uyum süreci, e-devlet gibi oluşumların zorunlu kılması nedeniyle kağıt ve elektronik belgelerin kayıt olarak beyan edilme zorunluluğu da ortaya çıkacaktır. Bu kayıtlar bazı standartları baz alacak şekilde saklanacak, belgelendirilecektir ve hukuksal/yasal konularda resmi evrak olarak kullanılacaktır. İçerik yönetim sistemlerinin itici güç olarak uyumluluğa yönelik fonksiyonaliteleri zenginleşecek ve servis bazlı mimarinin de önplana çıkması ile yaygınlığı hızla artacaktır.

Pazar büyüklükleri açısından değerlendirmek gerekirse, Gartner tarafından yapılan öngörüler doğrultusunda dünya genelinde 2006 Kurumsal İçerik Yönetim yeni lisans pazar büyüklüğünün 1500 milyon USD civarında olacağı tahmin edilmektedir. DPT tarafından, Peppers&Rogers Group aracılığı ile 2005 yılında yapılan Ulusal Bilgi Toplumu Stratejisi çalışmasında, Türkiye bilgi teknolojileri sektörünün, potansiyelinin altında bir geliştirme gösterdiği belirlenmiş ve donanım satış potansiyeli dikkate alınarak dünya ile orantılandığında hizmet ve yazılım alanlarında olması gereken pazar büyüklüklerinin ancak yaklaşık %30 oranında gerçekleştirilebildiği saptanmıştır. AB müktesebatı ile uyum ve etkin rekabet koşullarının tesis edilmesi durumunda toplam yazılım iç pazarında, 2006'dan itibaren yaklaşık yıllık %16'lık büyüme beklenmektedir. Bu veriler ve Global Insight ve Gartner Dataquest Mart 2005 dünya geneli değerlendirmeleri dikkate alınarak Türkiye yazılım pazar büyüklüğünün 2006 yılında dünya yazılım pazarının binde 6'sı oranında olacağı beklenmektedir. İyimser bir tahminle benzer bir oranın Türkiye'de Kurumsal İçerik Yönetimi pazarı için de geçerli sayılabileceği düşünülebilir. Ancak bu büyüklüğe erişmek için gerek özel sektörde gerekse kamu sektöründe Kurumsal İçerik Yönetimi teknolojilerinin genel yazılım yatırımlarında elde edeceği penetrasyon oranının dünya genelini hedeflemesi gerekmektedir.

Doküman Yönetimi | Gerçek Zamanlı Kurumsal İşbirliği Platformu Bu doğrultuda sağlayıcılar, yeni eğilimlere karşılık verecek şekilde daha etkin entegrasyona sahip, kolay kullanımlı ve yüksek performansta ölçeklenebilir sistemler geliştirmeye çalışmakta, ancak paralelde, içerik ve doküman yönetimi, portal ve işbirliğine dayalı çalışma ortamlarına odaklanan uygulamalar pazarında daha büyük bir fonksiyonel örtüşmeye neden olmaktadırlar. İçeriğin iş süreçleri ile konsolidasyonuna destek veren işbirlikçi (takım) çalışma ortamlarının, kurumsal içerik ve doküman yönetim platform-larındaki eğilimleri belirleyen temel gelişim noktası olduğunu düşünebiliriz.

Bu gelişimi e-postaların kurumsal içerik yönetim uygulamaları dahilinde kullanımında yaşanan yoğunluk ile örnekleyebiliriz. Önceleri sadece informal iletişimde kullanılan e-postalar, artık kurumsal birikimin en önemli parçalarından biri haline gelmiştir. Dolayısıyla, kurumsal birikim kaynaklarının sadece dokümanlar olmadığı ve e-postaların iş yapış şekillerimizde çok önemli bir yer tuttuğu, hatta birçok iş anlaşmalarının, stratejilerin de e-posta ortamında yürütüldüğünü göz önüne almamız gerekmektedir. AIIM tarafından ilki 2003'de yapılan ve son olarak 2005'de tekrarlanan e-postalara yönelik araştırma sonucunda ortaya çıkan kullanım yaklaşımları konunun önemini vurgulamak açısından çok çarpıcı olmuştur : E-posta kullanımı konusunda araştırmaya katılanların, % 91'i müşteri taleplerine verilen yanıtlar, % 84'ü iş ve ürün geliştirme stratejilerine yönelik yapılan tartışmalar/görüşler, % 70'i teklif ve sözleşme değerlendirmeleri, % 75'i fatura ve ödeme bilgilerinin paylaşımı, % '71'i gizli ve hassas bilgilerin paylaşımında bulunmak şeklinde görüş bildirmişlerdir.

Bu nedenle, birçok kurum, e-postaların yönetilememesinin yaratacağı risklere, ortaya çıkacak iş yüklerine odaklanmakta ve bu doğrultuda kurumsal koruma ve saklama politikaları oluşturmaktadır. Günümüze kadar çoğunlukla BT yönetiminin görev alanına dahil edilen ve depolama gereksinimleri ile eşleştirilen e-posta yönetimi, yaygınlıkla dosya büyüklükleri ile sınırlanmaya çalışılmış ve zaman zaman kişilerin sorumluluğuna bırakılmıştır. Ancak artık e-posta yönetimi, ortaya konacak etkin iş stratejileri doğrultusunda kurumlar için bir fırsat alanı haline dönüşme eğilimindedir. Bununla birlikte yasal yaptırımlara uyum sebebiyle kısmen zorunluluk yönünde ilerlemektedir. Özetle, e-posta tabanlı kurumsal içerik yönetim sistemleri, salt e-posta alma ve gönderme işlevinin ötesine geçerek takım etkileşimi, bilginin kategorizasyonu, aranıp hızla sunulması, e-postalara gömülü entelektüel bilgilerin süreç odaklı korunma ve saklama politikaları ile yönetimine imkan vermekte ve kurumlara ölçülebilir ve/veya ölçülemeyen sayısız getiri sağlamaktadır. Yakın gelecekte anlık mesajlaşma sistemlerinin de e-postalar paralelinde kullanım artışına uğrayacağı beklenmektedir.

Doküman yönetimi teknolojilerin şirket verimliliğine etkisi Gartner'ın 2006 yılına dair birikim yönetim sistemlerinin gelişimine yönelik varsayımlarına baz teşkil eden anahtar başlıkların ilki "İçerik, artık iş süreçleri ile bütünleşik olarak ele alınmaya başlanmıştır; sadece kayıtlar değil, söz konusu kayıtları oluşturan içerik de aynı kapsamda yönetilmelidir ... " cümlesi ile özetlenmiştir.

Zaman içinde kurumlarda, kurumsal birikimin yönetimine yönelik birçok farklı yaklaşım uygulanmıştır. Söz konusu yaklaşımlardan ortaya çıkan ve öğrenen organizasyonlar oluşturmayı amaçlayan yönetim sistemleri başarılı sonuçlar ortaya koymuştur. Ancak kurulmuş olan birçok sistemde, sistemin süreci ve katılımcıların işlerini nasıl destekleyeceği, iş stratejileri ile kurumsal birikim stratejilerinin nasıl dengeleneceği, iş süreçleri ile birikim süreçlerinin nasıl birleştirilebileceği düşünülmemiştir. Kurumsal birikim yönetimi, kurumların kritik iş süreçlerini desteklemektedir. Ancak asıl katma değeri sağlayan, söz konusu sistemlerin desteklediği iş süreçlerinin gelişimi olacaktır.

Küreselleşme ve iletişim ağlarının gelişimi, kurumların zamana dayalı, coğrafi ve kültürel sınırların ötesinde iş yaratmalarını sağlamaktadır. Bu durum, kurumların belirli bir lokasyonda kısıtlı kaynakla çalışma zorunluluğunu ortadan kaldırmakta, olası en iyi/verimli kaynakları kendi bünyelerinde veya iş ortakları ile biraraya getirebilmelere imkan vermektedir.

Bu noktada “gerçek zamanlı kurumlar” kavramı ön plana çıkmakta, büyük ölçüde kritik iş süreci, coğrafi olarak dağıtık, buna karşın mobil iletişim teknolojilerinin verdiği avantajları kullanarak iş aktivitelerine etkileşimli katılımda bulunan "sanal çalışma grupları" ile gerçekleştirilmektedir.

Anlık mesajlaşma, e-posta tabanlı mobil telefon sistemleri, kablosuz destekli el terminalleri, dizüstü bilgisayarlar, video ve web konferans benzeri teknolojilerin tümü süreç odaklı takım çalışmalarını en verimli hale getirmeyi ve gerçek zamanlı olarak paylaşımı hedeflemektedir. Özetle farklı platform ve kanalları destekleyen kurumsal birikim ve doküman yönetim uygulamaları, gerçek-zamanlı kurumların dağıtık karar noktalarını aktive eden disipliner yaklaşımı getirmekte ve 21. yüzyılın sermayesi olan entelektüel kurumsal birikimin en etkin biçimde karar, başarılı strateji ve dolayısıyla ekonomik değerlere dönüşmesine imkan vermektedir.

“2007 yılına kadar kurumsal üretim kazanımlarının dörtte üçü bilgi yönetimi ve bilgi merkezli süreçlerin iyileştirilmesi sayesinde elde edilecek.”(1) “İş süreçleri yönetimi ve uygulama entegrasyon teknolojilerini gerektiren içeriği entegre etme çabaları, 2007 yılına kadar içerik yönetim projelerinin yüzde 70’inden fazlasını kapsayacaktır. Süreçlerin tanımlanması ve izlenmesi, düzenlemelere uyumluluğun (compliance) kilit noktası olacaktır.”(1) “Doğru şekilde yönetilmeyen ve güvenliği sağlanmayan bilgi hem organizasyon birikiminin kaybedilmesi ve bu birikimden yararlanılamaması tehlikesini içerir, hem de yasal açıdan potansiyel bir risk doğurur.”(1)

“2008 yılı itibariyle ‘içeriğe bağlı işbirliği’, müşterileri, çalışanları ve partnerleri bir araya getirecek ve pazara girme, sorunların çözümü ve personel seyahatlerinin verimliliğinde artış sağlayacaktır. 2006 yılı boyunca işbirliği hizmetlerine yatırım yapan şirketler, pazardaki rakipleri üzerinde kesin bir rekabet avantajı elde edeceklerdir.

Doküman Yönetim Sistemleri : Eğilimler-Getiriler-Özellikler Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de doküman ve içerik yönetimi pazarı, artan bir ivme ile büyümesini sürdürmektedir. Bu büyüme temelde kurumların dağıtık çalışanlar ve iş ortakları ile çalışma gereksinimine bağlı olarak gelişen yeni iş yapış yöntemleri, iletişim ağlarının güçlenmesi, mobil teknolojilerin hızlı gelişimi sebebiyle kullanıcıların farklı kanallardan, farklı cihaz, uygulama veya platformlar üzerinde, farklı formatta yeni içerik yaratma ve erişim gereksinimlerinin artmasına dayanmaktadır.

Doküman yönetimini, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı gruplar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi olarak tanımlayabiliriz. Doküman yönetim sistemleri, yoğun ve karmaşık bilgi kaynaklarının süreç odaklı yönetimine dayanan kurumsal birikim yönetim platformlarının en temel bileşeni olarak ele alınmaktadır.

Doküman yönetim sistemleri, kurumsal birikim stratejisini tanımlamış organizasyonlarda salt bir yönetim aracı olmanın ötesine geçmekte, kurumlara gelişimi ve sürekliliği sağlama yönünde hızlı karar verme yeteneğini kazandırmaktadır. Gerçek-zamanlı eşgüdüme destek veren çalışma ortamları yaratan bu sistemler, “entelektüel varlık” olarak tanımladığımız kurumsal birikimlerin operasyon ve kararlarda dinamik olarak kullanımına olanak vermektedir. Amaç, bir yandan güvenli bir ortamda birikime erişim ve değer üretimini kolaylaştırarak kurumsal verimliliği artırmak, diğer yandan birikimin sürekliliğini ve korunmasını sağlamaktır.

Doküman yönetim sistemlerinin ölçümlenebilir başlıca getirileri arasında şunlar sayılabilir: 

Dokümanlara ve bilgiye erişimin yaygınlaşması



Güvenli bir ortamda paylaşımın kolaylaşması



Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış



Kurum çalışanlarının içeriğe dayalı servis kalitelerinde artış ve bilgiyi kaydetme, organize etme ve yeni bilgi türetme maliyetinde düşüş sayılabilir.

Bununla birlikte doküman yönetim sistemleri, günümüz global iş dünyasında iş yapış yöntemlerinin kanuni çerçevesini çizen, bilginin güvenliği ve doğruluğunu güvence altına almayı hedefleyen birçok düzenleme ve standarda uygunluğu sağlayan altyapı sistemleri olarak karşımıza çıkmaktadır.

Doküman yönetim sistemlerinde bulunması gereken özellikler Doküman yönetimi sistemleri, dokümanların ortak kullanımdaki elektronik bir kütüphaneye aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, revizyon ve versiyon kontrolü altında bulundurulmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini sağlayan mekanizmalar sunabilmelidir. 

Sistem, kullanımı kolay ve kullanıcı alışkanlıklarını değiştirmemeye özen gösteren bir önyüz ile sunulabilmelidir.



Kullanıcıların aşina olduğu içerik üreten yazılımlar ile entegre çalışabilmelidir.



İçeriğe erişim gerek masaüstü ortamlardan gerekse web ortamından sağlanabilmelidir.



Mobil çalışanlara yönelik erişim olanağı bulunmalıdır.



Sistemde bilgi ve içeriğe ulaşımı hızlandıran kolay kullanımlı arama mekanizmaları bulunmalıdır.



Bu mekanizmalar içerik arama, metadata arama, doküman özetinin oluşturulması ve arama sonuçlarının kümelenmesi tarzı bilgi üretme yönelimli işlevleri yerine getirebilmelidir.



Sistem, kurumsal birikimin vazgeçilmez ve gittikçe de kontrolsüz bir biçimde büyüyen bir parçası olan e-postaların da dokümanlarla birlikte yönetimine olanak vermelidir.



İçeriğin güvenliği esnek ancak kontrollü bir biçimde yönetilebilmelidir.



Bu doğrultuda sistem ve farklı kullanıcı grupları seviyesinde farklılaştırılabilen aksiyon tanımları ve doküman özelinde yapılacak işlemleri yönlendirecek erişim izinlerini tanımlanabilmelidir.



Sistem içinde yer alan bilginin güvenliği hem sözkonusu bilginin tek olma özelliğini korumalı hem de kullanıcıların işletim sistemleri seviyesindeki erişim hakları ile etkileşimli olarak çalışabilmelidir.



Dokümanların yaşam döngüsü içindeki durumları kolaylıkla raporlanabilmeli, denetlenebilmeli ve uyarı mekanizmaları ile desteklenebilmelidir.

Sistem yönetimi açısından merkezi kurgu, web erişimi ve güncellenen sistem konfigürasyonlarının paketlenebilirliği önem kazanmaktadır. Mimari açıdan değerlendirildiğinde ise sistem, kurumların gereksinimlerine uygun olarak şekillendirilebilmeli, gerektiğinde devreye almayı diledikleri diğer uygulamalarla entegras-yona açık olmalı, değişik ölçekteki implementasyonlarda bütünlüğünü koruyabilmeli ve ölçeklenebilir bir altyapıya sahip olmalıdır. Elli kullanıcılı KOBİ'lerden binlerce çalışanı olan büyük ölçekli firmalara kadar her kurumda rahatlıkla implemente edilebilmelidir.

Doküman yönetim sistemleri pazarı açısından Türkiye değerlendirmesi Doküman yönetim sistemleri, dünyada yaklaşık 15 yılı aşkın süredir kullanılmaktadır. Türkiye'deki gereksinimler başlangıçta doküman arşivleme gereksinimlerine, yani yaşamını tamamlamış dokümanların elektronik ortama taşınmasına odaklanmıştır. 90'lı yılların sonuna doğru gerçek anlamda yaşayan dokümanların da ele alınmaya başlandığı bir dönemden geçilmiştir. Bu gelişime daha çok büyük ölçekli kurumlar ve finans sektörü öncülük etmiştir. Hizmet sektöründe hızla ilerleyen bu çözümler zaman içinde değişik üretim sektörlerine yayılmaya başlamıştır. Özellikle çok uluslu şirketlerin varlığı ve global olarak kullanmakta oldukları uygulamalar bu alanda yayılımı hızlandırmıştır. Günümüzde de bu etki önemini sürdürmektedir.

AB sürecinde DYS zorunluluk haline gelebilir Türkiye pazarı açısından bakıldığında, orta ve büyük ölçekli kurumlar IT yatırımlarını temel iş alanlarına ait kaynakların, genel olarak yapılandırılmış (structured) olarak adlandırdığımız bilgi kümeleri dahilinde yönetildiği kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi sistemlere yöneltmişlerdir. Bu altyapıları takiben öncelikli gündemleri, kurumsal birikim stratejisinin oluşturulması ve yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümelerinin de kurum birikimi içinde değerlendirilmesi yönünde işbirlikçi çalışma ortamlarının devreye alınmasıdır. Bu şekilde öncelikle büyük ölçekli kurumlarda yaygınlaşan doküman yönetim sistemleri, artık iletişim altyapısını tamamlamış küçük ve orta ölçekli işletmelerde de çoğunlukla departmental seviyede tanımlanmış bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır.

Yakın gelecekte, Avrupa Birliği'ne uyum sürecinde gündeme gelecek standart ve direktiflere uygunluğun sağlanması açısından doküman ve e-kayıt yönetim platformlarının Türkiye'de yaygınlaşmasının bir zorunluluk haline gelmesi beklenmektedir. Amerika'daki Sarbanes-Oxley Act benzeri olarak AB ülkelerinde uygulamayı yönlendirecek 8. Direktif'in (8th Company Law Directive) Mart 2005 itibari ile modernize edilmesi ve 2006 başlangıcından itibaren gerekli kanuni yükümlülüklerle desteklenmesi beklenmektedir.

Sermaye pazarlarının entegrasyonu sebebiyle AB ülkelerinde denetimin kalitesi artırılacak, denetim ve güvence standartları bu direktif doğrultusunda güçlendirilecektir. Kamu çıkarını gözeten kurumlar bu direktif doğrultusunda tüm finansal tablolarını takip etmek, denetimden geçirmek, her türlü finansal kaydı oluşum aşamasından raporlandığı son haline gelene kadar uluslararası muhasebe standartları çerçevesinde yönetmek zorunda olacaklar. Kurumlar bu ve benzeri yönetmelik ve standartların belirlediği güncel gereksinimler doğrultusunda doküman yönetim sistemleri ile bütünleşik olarak ugulamaya alacakları e-kayıt (Records Management) yönetim uygulamalarına yönelecekler, kontrollü kayıtları, güvenli bir ortamda, gerek iç gerekse dış kaynaklarca denetime açmak ve doğruluğu kanıtlanabilir şekilde paylaşımını sağlamak durumunda kalacaklardır.

İş Akışı Yönetimi nedir ? İş akış yönetim sistemleri, birikim yönetimi felsefesinde bilgiye hareket özelliği katan ortamlar olarak tanımlanabilir.

İş akışı nedir ? İş akışı, doküman, tanımlanmış kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaşmak için bilgi ve işlerin katılımcılar arasında dolaşımını sağlayan süreç otomasyonu ile ilgilidir. Bu kapsamda iş akışı, bir iş sürecinin tam veya parçalı olarak otomasyonu olarak tanımlanmaktadır. İş akışları, işlemlerin mantığını teknolojik altyapısından bağımsız hale getirebildiği ve dinamik yapısı sebebiyle değişikliklere açık olduğundan süreçlerin yeniden yapılandırma çalışmalarında önemli bir araç olarak kullanılmaktadır.

İş akış tipleri İş akışları yapıları ve işbirlikçi özelliklerine bağlı olarak sınıflandırılmaktadır. 

Anlık (ad-hoc) iş akışları: Genellikle tek seferlik, belirli bir sırası olmayan işleri ele alır. Örneğin, satış teklifi, ürün tasarımı gibi daha çok işbirliği gerektiren ve kararların otomasyondan çok insan ilişkileri ile yürütüldüğü işler gibi. Bu tür akışlar, doküman yönetim sistemleri kapsamında yer alan “routing” özelliği ile ve standart “groupware” ürünleri tarafından karşılanabilmektedir.



Yapısal iş akışları: İş kurallarına bağlı olarak tanımlanmış tekrarlanabilir işler iki başlık altında incelenebilir. o İdari iş akışları: Satın alma sipariş takibi, izin ve seyahat takibi gibi organizasyonların form tabanlı idari işlemleri için kullanılmaktadır. o Üretim/İşlem iş akışları: Üst seviye yapısal özellikler taşıyan ve veritabanı entegrasyonu olan kritik sistemlerde kullanılmaktadır.

İş akış yönetim sistemi nedir ? İş akış yönetim sistemi (IAYS) iş akışlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıştıran bir sistemdir. IAYS, kurumsal organizasyonlarda, işlemsel veya yönetimsel süreçlerin, elle onay ve kontrol işlemlerini ortadan kaldıracak şekilde elektronik ortamda izlenmesine ve yönetilmesine imkan veren araçlar olarak tanımlanmaktadır. IAYS, bir iş sürecinin bileşenleri – katılımcılar, prosedürler, bilgi, işler/görevler ve

yönetim – arasındaki ilişkileri düzenlemeye yarayan araçları kapsamaktadır ve iş ataması, gönderimi, onayı, üzerinde işlem yapılması ve sistem tarafından kontrol edilen kurallar aracılığıyla işlerin elektronik olarak yönetilmesini sağlamaktadır. İş Akışı Yönetimi, aynı veya farklı disiplinlerdeki kullanıcıların bilgi göndermesini, iş isteğinde bulunmasını, istek sonuçlarını takip etmelerini ve yönetmelerini sağlamaktadır. İş süreçleri karmaşıklıklarına ve bağlantılı işlerin sürelerine bağlı olarak dakikalar seviyesinden günler seviyesine dek değişik yaşam döngüsüne sahip olabilmektedir. Bu tür sistemler, çeşitli bilgi teknolojisi ve iletişim altyapıları kullanılarak, lokal iş gruplarından büyük ölçekli kurumsal sistemlere dek uzanan ölçeklerde uygulanabilmektedir. Üst seviyede tüm İAYS’ ler 3 temel fonksiyonel alana destek sağlamaktadırlar : 

İş akışı ve bağlantılı işlerin tanımlanması ve/veya modellenmesi



İş akış süreçlerinin işletimsel çerçevede yönetimi, ve bu süreçler tarafından ele alınan çeşitli işlerin sıraya dizilmesi



BT uygulama araçları ve kullanıcı ile olan arayüzler

İş akış yönetim sistemlerinin altyapısı nasıldır ?

IAYS kullanıldıkları tüm verileri veritabanlarında saklarlar. İş akışında yer alan kuyruklar veritabınında tutulan kuyruk kayıtları ile izlenmektedir. Sözkonusu kuyruklara ait bilgiler ise kayıtların alanlarını oluşturmaktadır. (Örneğin, süreçteki bir sonraki rol/katılımcı, adresi, vb). Ayrıca prosedürler, kurallar bağımlı görevler, işlem bazı implementasyonlarda veritabanlarında tutulmaktadır. Diğer uygulamalarla entegre olabilmek amacı ile IAYS kendi veritabanlarını barındırmakta ve söz konusu veritabanları aracılığıyla diğer sistemlerden bilgi alışverişi yapabilmektedirler.

IAYS geliştirme araçları: 

İş akış tasarımı: kullanıcıların birtakım soruları yanıtlayarak ve/veya ekranda akış diyagramları oluşturabilen grafik araçları kullanarak iş akışını tasarlamasını sağlamaktadır.



Kodlama (authoring) araçları: iş akışlarının kodlanmasını sağlamaktadır. IAYS kullanıcılara göre grafik tabanlı, nesne tabanlı ve/veya kolay tanımlanabilen “script” yazma alanları ile kodlama olanağı sağlamaktadır.



Elektronik form oluşturan araçlar: Bilgiyi alabilmek amaçlı ekranların/formların tasarımını sağlamaktadır.



Raporlama araçları: Kişisel veya grup bazlı performansın değerlendirilmesi ve süreç hakkında toplanan bilgilerin etkin kullanımına yönelik raporların kullanıcılar tarafından hazırlanmasını sağlamaktadır.

İş akış yönetim sistem mimarisi geleneksel istemci/sunucu implementasyonlarından, “n-tier” web tabanlı çözümlere doğru ilerlemektedir. Böylelikle bir web tarayıcısı ile IAYS’ nin tüm fonksiyonlarına ulaşılabilmektedir. Daha teknik anlamda IAYS aşağıdaki bileşenlerden oluşur: 

Motor – İşin önceliği ve katılımcının varlığına bağlı olarak işlerin atamasını yapar



İstemci – Katılımcılara işlerini tamamlayabilmeleri için gerekli olan araç ve bilgileri sağlar



Entegrasyon uçları – Her parçaya ait yazılım arayüzünü belirler



Modelleme araçları – kuralların tanımlanmasını sağlar



İzleme araçları – birtakım metrikler üreterek sistem ve katılımcıların performansını ölçer

İş akış yönetiminin amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir?

IAYS uygulayan/implemente eden organizasyonlar birçok ölçülebilen ve ölçülemeyen yararlar sağlamaktadır. Bunlar rekabet avantajı, gelişen üretim hacmi/üretgenlik, azalan çevrim süreleri, işlemlerin etkinliği, süreç kontrolunun gelişimi ve maliyet kazançlarını içermektedir. Önceleri yüksek maliyetle edinilebilen IAYS, gelişen web teknolojileri sayesinde yatırım geri dönüşünün hızla alınabileceği maliyetlere düşmüştür.

İş akış yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ? 

İş süreç verimliliği artar: Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük maliyatelere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.



Süreçler standart yapıya kavuşur



Süreçlerin otomasyonu doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunduğundan ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini arttırmaktadır. Örneğin, bankacılık sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark edilecektedir.



Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesi



İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanması/li>



İşlerin iş akış sırasına uygun olarak atanması



Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesi

Doküman Yönetimi | Kurumsal Bilgi Portali nedir ?

Kurumsal bilgi portalleri, birikim yönetimi felsefesinin internet teknolojisi ile birleştiği ortamlar olarak tanımlanabilir.

Internet portali nedir ?

Internet literatüründe sıkça karşılaşılan bir terim olan portal, Internet üzerinde yayınlanan bilgilere açılan bir pencere olarak tanımlanabilir. Portallerin temel amacı, Internet üzerinde dağıtık ve düzensiz bir biçimde yayınlanan bilgi yumaklarına, bütünleşik bir yapıda, hızlı ve kolayca ulaşılmasını sağlamaktır. Internet portalleri genelde geniş ve yaygın kullanıcı kesimlerine hitap eder ve portal kurucusu ile adreslenen hedef kitlenin bilgi ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde tasarlanır.

Internet portalleri, yatay ve dikey olmak üzere iki sınıfa ayrılır. 

Yatay portaller: Tüm Internet kullanıcılarına hitap eder. Kişilerin farklı konulardaki ilgi alanlarına tek adresten ulaşabilmelerini hedefleyen yatay portaller, genellikle megaportal olarak isimlendirilirler.



Dikey portaller: Internet kullanıcılarının belirli bir kesimine hitap ederler ve özellikle niş olarak nitelendirilebilecek konuları işlerler. (örn. sağlık, evcil hayvanlar, çiçekçilik, farklı servis sektörleri vb)

Kurumsal portal nedir ?

Kurumsal portaller, internet portallerine benzer bir mantıkta, bir kurum özelinde barındırılan, işlenen ve kümeler halinde biriken tüm bilgiler, sistemler ve süreçlere açılan bir pencere olarak tanımlanabilir.

Kurumsal portallerin gelişim çizgisine bakmak gerekirse : 1. Kurumsal portallerin ilk uygulaması intranet olarak adlandırılan, sadece kurum içi erişime açık ve genellikle tüm çalışanları ilgilendiren bilgilerin, düzenli bir biçimde yayınladığı web sayfalarından oluşan portallerdir. Intranetler internet üzerinden dış erişime kapalı yapıdadır.

2. Zaman içinde kurumsal portaller, dağıtık organizasyona sahip kurumların satış, sevkiyat tarzı kritik süreçlerinin gerektirdiği dinamik bilgileri web ortamına taşıyabilmeleri amacıyla extranet olarak isimlendirilen yapıya kavuşturulmuştur. Extranetler, kurum içi erişime açık olmakla birlikte bayidistributör tarzı anlaşmalı dış kurumalara da belirlenen kısıtlamalar dahilinde bilgi yayınlanmasına imkan verir. Extranetler, internet üzerinden, önceden tanımlı kullanıcılara açıktır.

3. Kurumsal portaller konusunda güncel kavramlardan biri kurumsal bilgi portalleridir. Kurumsal bilgi portalleri, intranet ve extranet tarzı yapıların temel özelliklerini paylaşmakla birlikte, önemli farklar ve ek özellikler barındırmaktadır.

Kurumsal bilgi portali nedir ?

Kurum veya organizasyon içi bilgi akışını sağlayan web sayfalarının ötesine geçen kurumsal bilgi portalleri, hızla gelişen değer zinciri gereksinimleri doğrultusunda bir kurumun, sağlayıcıları, ticari ortakları, satış kanalları ve de müşterileri arasındaki entegrasyonu sağlayan anahtar teknoloji haline gelimiştir.

Kurumsal bilgi portali, bir kurum dahilinde ve çevresinde oluşan ve işlenen tüm bilgi, süreç ve uygulamalara tek noktadan ulaşımı sağlayan bir önyüzdür.

Bütünleşik ve de tutarlı önyüzleriyle kurumsal bilgi portalleri, sözkonusu kurumlarla ilişkide bulunan tüm çalışanların, ticari iş ortaklarının, satış kanallarının, sağlayıcı ve de müşterilerin, kendi ilgi alanlarına giren bilgilere, kendi ihtiyaçlarına göre uyarlanmış şekillerde erişimlerini sağlar.

Kullanıcıların sadece bir önyüz olarak gördükleri kurumsal bilgi portalleri, mekanizma olarak, kurum bütünündeki yapılandırılmış ve/veya yapılandırılmamış bilgi kümelerine erişimi, klasifikasyonu, filtrelemeyi, bulunan bilginin derlenmesini ve de istenen formatta kullanıcıya sunulmasını kapsamaktadır. 

Yapılandırılmış (structured) bilgi kümeleri, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur. Arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür. Bu tip bilgi kümelerindeki temel sıkıntı, bilgi yoğunluğunun ve büyüklüğünün çok fazla olması, detay seviyesinin çok derin olması ve standart raporların kullanıcıların istekleri açısından yeterli olmamasıdır.



Yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümeleri ise, e-posta mesajları, basılı ve elektronik dokümanlar, tablolar, formlar, prezentasyonlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Herhangi bir formatı bulunmayan bu tip bilgi kümelerindeki temel sıkıntı, bilgi kümelerinin dağıtık olması ve entegre olmamasıdır.

Kurumsal bilgi portalinin amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir ?

Birikim yönetimi araçlarını uygulamaya almış veya incelemiş kurumlar, birikim yönetimi ile kurumsal bilgi portali kavramlarının yakın ilişkide olduklarını ve birçok yönden örtüştüklerini gözlemleyeceklerdir.

Kurumsal bilgi portalleri, birikim yönetimi içinde yeni bir teknolojik altyapı olarak karşımıza çıkmaktadır.

Internet teknolojisi, uzun yıllardır varolan ve süregelen birikim yönetimi yaklaşımına büyük bir yayılım ivmesi kazandırmıştır. Kurumların iş süreçlerinde de değişim yaratan internet teknolojisi, ve popüler terimiyle yeni ekonomi, kurumların, genişletilmiş kurum (extended enterprise) yapısının gerektirdiği yönde kendi süreçlerini, iş ortakları, sağlayıcılar ve de müşterilerine ait süreçlerle entegre etmelerini gerektirmektedir. Sözkonusu gereksinim, bilgi kümelerinin karmaşıklaşması ve veri yoğunluluğunun artması olgularını da beraberinde getirmektedir. İşte birikim yönetimi araçlarının, dolayısıyla da kurumsal bilgi portallerinin ortak gelişme çizgisi, infoglut olarak isimlendirilen yoğun ve karmaşık bilgi kaynaklarını, elektronik ortamda düzenlemek, yönetmek, erişim ve paylaşımı kolaylaştırarak kurumsal verimliliği ve karar verme süreçlerindeki hızı arttırmaktır.

Bununla birlikte, birikim yönetimi teknolojilerine yatırım yapan kurumların temel hedefleri çoğunlukla kurum-içi işbirlikçi çalışma düzenini (collaboration) sağlamaktır. Hedef, bir süreçte yeralan birimlerin tümünün, varolan bilgi ve birikimi paylaşabilecekleri, yeniden kullanıma izin veren ve de yaratıcılığı destekleyen bir ortamda çalışmalarıdır.

Kurumsal bilgi portalinde bulunması gereken özellikler nelerdir ?

Kurumsal bilgi portali uygulaması olarak ortaya çıkan birçok yazılım, iddialarının aksine, internet portali üretmenin ötesine geçememektedir. Bunun sebebi, geliştirilen uygulamaların, kurumsal bilgi portallerinde bulunması gereken aşağıdaki özelliklerini karşılamıyor ya da ancak kısmen karşılıyor olmalarıdır. 

Arama: Kurumsal bilgi portallerinin sağlaması gereken arama mekanizmaları, birden fazla bilgi kümesi üzerinde, yapılandırılmış veya yapılandırılmamış veri üzerinde ve de dahili ve harici sistemlerde yeralan tüm bilgi kümeleri üzerinde arama yapmaya imkan tanımalı ve arama sonuçlarını kullanıcıya bütünleşik bir biçimde sunmalıdır. Arama mekanizmalarında temel değerlendirme kriterlerinden biri cevap verme süresidir. Özelikle birçok kullanıcının ortak erişimindeki içerik üzerinde arama yapmak, indeksleme mekanizmasının ötesinde caching tarzı teknolojilerin de desteklenmesini gerektirmektedir. Caching, sıklıkla aranan veya sorgulanan bilgilerin daha az kaynak kullanılarak daha çabuk erişilmesine imkan veren bir mekanizmadır.



Taksonomi: Küme halindeki bilgileri organize etmek için yakın ilişkide olanları belirli üstkavramlar altında gruplamak ve hiyerarşik bir düzende sunmak elektronik ortamlarda özellikle de Internet üzerinde sıkça başvurulan bir yöntemdir. Taksonomi, bu yöntem sonucu oluşturulmuş kavramların hiyerarşisi olarak tanımlanabilir. Taksonominin temel amacı arama ve navigasyonu kolaylaştırmaktır. Her kurum kendi terminolojisi, kurum kültürü ve de süreçleri dahilinde kendine özgü taksonomi yapısı kurma ihtiyacı duyar. Kurumsal bilgi portalleri, kurumlara özel ve kullanıcı gereksinimlerine göre değişiklik gösteren terim, gruplama ve seviyelendirme ihtiyaçlarını karşılayacak esneklikte yapılar sunmalıdır.



İçerik yönetimi ve uygulama entegrasyonu: Kurumsal bilgi ve uygulamalara tek noktadan erişimi hedefleyen kurumsal bilgi portalleri, kullanıcılara merkezi, bütünleşik ve de performans açısından tutarlı bir ortam sağlamalıdır. Bu nedenle içerik yönetimi ve uygulama entegrasyon imkanları özellikle kullanıma geçiş dönemlerinde büyük önem taşımaktadır. Kurumsal bilgi portallerinde sağlanan uygulama entegrasyonu, portal üzerinden aranan ve erişilen farklı ortam ve uygulamalardaki bilgilerin tek bir arayüzden anında işlenebilmesini sağlar; örn. erişilen bilgi ve veriyi gerekiyorsa güncelleme, yayınlama, ilgili bir on-line tartışmaya katılma, ilgili veya bağlantılı süreçleri başlatma vb. Kurumsal bilgi portal yazılımları, çeşitli altyapı mimarisi, işletim sistemi ve de uygulama standartlarını desteklemek amacıyla farklı teknolojilerden faydalanabilir. API (Application

Programming Interface) ve plug-in imkanları sıkça başvurulan yöntemlerdendir. Bunlarla birlikte XML altyapısı da uygulamalar arası komünikasyonu (veri ve meta-veri yapılarının alış verişini) sağlamak amacıyla kullanılan güncel ve gelişen bir standart olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumsal bilgi portallerinin gerek altyapı gerekse mesajlaşma standardı olarak XML desteği sağlamaları aranan özellikler arasında düşünülmelidir. 

Güvenlik:Kurumsal bilgi portallerinde güvenlik en önemli noktalardan biridir. Portal kendi güvenlik mekanizmasını içermeli aynı zamanda da portale dahil olan her uygulama kendi güvenlik altyapısını korumalıdır.



Kişiselleştirme: Kurumsal bilgi portalleri, farklı seviye ve ihtiyaçtaki kullanıcıları gözönüne alarak (kurum çalışanları, iş ortakları, müşteriler, sağlayıcılar vb) her türlü kullanıcı grubuna, belirli temalar çerçevesinde kişiselleştirilmiş kendine özgü sayfa düzenekleri sunmalıdır. Kullanıcılar ayrıca, kullanım kolaylığını arttırmak amacıyla kendi ortamlarını uyarlama imkanına sahip olmalıdırlar.