UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE IZABAL - CUNIZAB LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORIA
MATERIAL DE ESTUDIO NOCIONES GENERAL DE CONTABILIDAD
COORDINACIÓN DE AUDITORÍA ABRIL 2,017 0
DEFINICIONES Y TÉRMINOS CONTABLES CONTABILIDAD Contabilidad es una ciencia que cuenta con principios propios y normas cuyo objetivo es llevar cuenta y razón de las operaciones contables de un negocio o empresa. La información que provee la contabilidad se refiere a los hechos económicos de una entidad, la misma es de carácter general y la forma de presentación es a través de estados financieros. Los estados financieros que deben de generarse obligatoriamente son balance general o estado de situación financiera, estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias, estado de utilidades retenidas o cambios en el patrimonio neto y flujos de efectivo. El Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA) la define como: “La contabilidad es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica”. La Norma Internacional de Contabilidad (NIC 1) indica lo siguiente: “Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y el rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Además de lo anterior, dicha norma indica que, para cumplir con el objetivo de proveer información, los estados financieros deben describir los elementos que integran y forman parte de los mismos. En el caso del balance general, los activos pasivos y patrimonio neto. El estado de resultados, egresos e ingresos, en los que se incluyen pérdidas y ganancias. Cambios en el patrimonio (utilidades retenidas). Flujos de efectivo.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD Son conceptos básicos que establecen, identifican, delimitan las bases de los registros contables, y la presentación de la información financiera y contable a través de estados financieros de una empresa. En otras palabras, los principios de contabilidad son reglas y normas de aceptación general que deben observarse para la adecuada preparación de los estados financieros. Los objetivos del uso de dichos principios, tienen que ver con el registro adecuado de los activos, pasivos y patrimonio de una empresa; también con la presentación adecuada de la inversión de los accionistas; presentar adecuada y razonablemente el resultado de operaciones del negocio; y que los estados financieros sean preparados observando el principio de entidad. En Guatemala, antes de la entrada en vigencia de las Normas Internacionales de Contabilidad -NIC- se consideraban 11 principios básicos para preparar los estados financieros, los que se detallan a continuación:
Entidad
Negocio en Marcha 1
Unidad Monetaria Conservatismo Sustancia antes que forma Costo histórico original Realización
Período contable Revelación suficiente Importancia relativa Consistencia o uniformidad
El Código de Comercio decreto 2-70 establece en el artículo 368 lo siguiente: Contabilidad y registros indispensables: “Los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados.” El Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores, publicó en el Diario Oficial el día 20 de diciembre de 2007, la resolución mediante la cual decide adoptar como principios de contabilidad generalmente aceptados a los que se refiere el código de comercio, el Marco Conceptual para la Preparación de Estados Financieros y las Normas de Información Financiera -NIIF-. Dicha adopción tuvo carácter optativo para el período comprendido de enero a diciembre del año 2008, pero a partir del año 2009 es de observancia obligatoria, es decir, los principios que se detallaron al inicio fueron derogados. Es importante resaltar que en resolución de fecha 13 de julio de 2010 emitida por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala se adoptó también la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades -NIIF para las PYMES-, como parte de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Guatemala. ¿Qué es el Marco Conceptual para la Preparación de Estados Financieros? El Marco Conceptual de las NIIF establece conceptos relacionados con la preparación y presentación de los estados financieros para usuarios externos. El propósito del mismo es ayudar a varias entidades y personas en la preparación y presentación de los estados financieros. ¿Qué empresas deben observar el marco conceptual? Es de aplicación general a empresas industriales, comerciales, o negocios del sector público o privado. El marco conceptual para la preparación de estados financieros está dividido para tratar cuatro puntos importantes, los cuales son:
El objetivo de los estados financieros. Características cualitativas que determinan la utilidad de los estados financieros. Definición, reconocimiento y valoración de los elementos que integran los estados financieros. Conceptos y mantenimientos de capital.
Para cumplir sus objetivos, los estados financieros deben de prepararse sobre la base contable del devengo (método de lo devengado). Esta base indica que los efectos de las transacciones y otros sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero o equivalente de efectivo. Asimismo, los estados financieros se preparan normalmente sobre la base de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de operación dentro del futuro previsible y se asume que la mismo no tiene intención ni necesita liquidar o reducir sus actividades de forma significativa. Si esto fuera así, los estados financieros deben prepararse sobre una base diferente y se revelará información sobre la base utilizada. 2
Características cualitativas que determinan la utilidad de los estados financieros: Comprensibilidad: Indica que la información contenida en los mismos, debe ser entendible para los usuarios, pero se supone que las personas deben tener cierto conocimiento razonable del negocio, de la contabilidad y tener disposición para entender la información con razonable diligencia. Relevancia: La información tiene la cualidad de ser relevante cuando influye directamente en la toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros, porque les ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes y futuros, o también les sirve para corregir o confirmar evaluaciones que se han realizado. Materialidad o importancia relativa: La información contable adquiere esta característica porque si se omite algo, o si se presenta de manera errónea puede influir significativamente en las decisiones de los usuarios de los estados financieros. La materialidad depende de la cuantía de una partida que se omite, o del error de valuación. Fiabilidad: Es la cualidad que posee la información contable porque está libre de algún error material o de sesgo o prejuicio, por lo tanto, los usuarios pueden estar seguros de que es la imagen fiel de lo que se pretende presentar. Integridad: No debe olvidarse que la información financiera debe estar completa, observando la importancia relativa, porque una omisión puede ser causante de que la presentación de la información sea falsa o equívoca y por lo tanto, no fiable y sea irrelevante su uso. Comparabilidad: La información debe cumplir con esta característica, que indica que los estados financieros de una empresa deben de ser comparables en cualquier tiempo, para identificar las tendencias de la situación financiera y el rendimiento. Equilibrio entre coste y beneficio: Los beneficios que se obtienen deben exceder a los costos erogados para la obtención de la información.
LAS CUENTAS Para contabilizar las operaciones efectuadas por un negocio es necesario representarlas por medio de las "CUENTAS". El manejo y análisis de las mismas es la parte fundamental para el registro de transacciones u operaciones comerciales. Se denomina cuenta a cada uno de los títulos en los cuales se clasifica atendiendo a su naturaleza y funcionalidad dentro de la empresa los distintos bienes, derechos u obligaciones que integran el patrimonio de una empresa. Cuando nos referimos a una cuenta, estamos identificando un rubro de activo, pasivo, capital y resultados, (ingresos y gastos), en otras palabras, se utiliza una cuenta en naturaleza de las diferentes transacciones de tipo económico que realiza un negocio, como ejemplo podríamos mencionar Compras y Ventas.
Clasificación de cuentas Para preparar los estados financieros, el departamento de contabilidad de una empresa realiza un proceso de clasificación de las operaciones del negocio a través de las cuentas contables. A través de este proceso pueden conocerse los resultados de las operaciones, los activos, pasivos y el capital. Según la naturaleza de las cuentas estas pueden ser:
3
REALES O DE BALANCE: En las cuentas reales se incluyen los Activos, Pasivos y el Capital. Estas tres cuentas son las que se utilizan en el Estado de Situación Financiera y se les llama “cuentas reales” porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus balances. Se utilizan para representar los elementos del patrimonio.
Activo: bienes de propiedad de la empresa y derechos a cobrar, es decir: tus pertenencias (bienes) y lo que te deben (derechos). Pasivo: deudas, compromisos u obligaciones a pagar, es decir: lo que la empresa debe. Patrimonio Neto: es la diferencia entre el activo y el pasivo (Activo - Pasivo = Patrimonio Neto).
NOMINALES O DE RESULTADOS: En las cuentas nominales se incluyen los Ingresos, Costos y Gastos. Estas últimas se usan en el Estado de Resultados (también llamado Estado de Ganancias y/o Perdidas). Se les llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período contable, es decir, que solo se utilizan durante un período de tiempo determinado y luego su balance comenzará en cero. Sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestión.
Terminología de la cuenta Se le da este nombre a los diferentes términos que se utilizan en el movimiento de cuentas, entre los principales términos tenemos: 1. Abrir una cuenta: es escribir en el libro el nombre de la misma en la parte superior de un folio o como se le conocía anteriormente, rayado. 2. Cargar una cuenta: es hacer anotaciones en la parte izquierda llamada “DEBE”. 3. Abonar una cuenta: es anotar en la parte derecha del folio llamada “HABER”. 4. Saldo de la cuenta: es el nombre que se le da a la diferencia entre el total del DEBE y el HABER. Cuando la suma del debe es mayor a la del haber, se conoce como Saldo Deudor. Normalmente en los estados financieros, como el balance general, serán las cuentas de activo las que tendrán éste saldo; en el estado de resultados, son las cuentas de gastos. El Saldo Acreedor se da cuando la suma de las cuentas de haber es mayor a las del debe. En los estados financieros son las cuentas de pasivo (balance general) e ingreso (estado de resultados) las que tienen este saldo. Cuando los saldos de debe y haber son iguales, el resultado de la resta será “0” (cero) entonces a ese saldo se le conoce como Saldo Neutro. 5. Saldar una cuenta: Es colocar la diferencia entre debe y haber en la columna que ha sumado menos, para que tanto debe y haber sumen igual. 6. Cerrar una cuenta: es trazar dos líneas horizontales debajo de los totales iguales del debe y haber. 7. Reabrir una cuenta: es trasladar el saldo a la columna que le corresponde en el mes siguiente. 4
A continuación, un ejemplo de la aplicación de la terminología contable (los números en el círculo azul corresponden a la clasificación que se hizo anteriormente): 1
2
3
5
4
6
7
Saldo de las cuentas Cada una de las clases de las cuentas (reales o de balance, nominales o de resultados, y, de orden) tienen sus características particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente: CLASE
CUENTAS
Real Real Real Nominal Nominal
Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Gastos
NATURALEZA DEL SALDO Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Deudor
AUMENTA CON LOS Cargos Abonos Abonos Abonos Cargos
DISMINUYE CON LOS Abonos Cargos Cargos Cargos Abonos
LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD Los principales libros contables que debe de tener toda empresa son:
Inventarios, Diario o de primera entrada, Mayor o centralizador, De Estados Financieros, Libro de Compras y Servicios Recibidos, Libro de Ventas y Servicios Prestados, y De Salarios. 5
Los primeros cuatro libros mencionados anteriormente, se operan de conformidad con los artículos del 368 al 381 del Código de Comercio; los de compras y ventas de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y del 37 al 40 de su Reglamento; y el libro de salarios de conformidad con el artículo 102 del Código de Trabajo. Los primeros cuatro deben habilitarse en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y autorizarse en el Registro Mercantil. Los de compras y ventas, sólo deben habilitarse. Por la habilitación se pagan actualmente Q0.50 por hoja y por la autorización Q0.15 por hoja. El libro de salarios únicamente deben llevarlo las empresas que ocupen permanentemente a diez o más trabajadores, y debe ser autorizado y sellado por el Departamento Administrativo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.
Libro de Inventarios. Este es un libro principal de carácter obligatorio; es decir, que no puede dejar de utilizarse. El inventario, es el detalle de valores y bienes que forman el patrimonio de una empresa. Actualmente sólo las empresas pequeñas y una que otra mediana llevan este libro a mano, las demás lo llevan por sistemas electrónicos; es decir en computadora. Este libro consta de dos columnas, la primera se denomina parciales y la segunda totales; es decir, que en la primera columna se registran las cantidades que integran una cuenta y en la segunda columna se registra el total de cada cuenta. En este libro se registran el inventario con que se inicia la contabilidad del comerciante y el final que se asienta al cierre de cada ejercicio contable.
Libro Diario o de Primera Entrada. Es un libro principal de carácter obligatorio; es decir, que no puede dejar de utilizarse, en el cual se registran diariamente y en orden cronológico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos económicos que efectúe una empresa. En orden cronológico, quiere decir en orden de fechas; es decir que, de acuerdo con las fechas de los documentos, así se hacen los asientos contables, registrando primero los de fecha anterior y después los de fecha posterior. El libro Diario también se llama de Primera Entrada, porque es en este libro donde primero se registran las operaciones de una empresa, siempre con base en documentos fehacientes tal como lo establece el artículo 381 del Código de Comercio. Estos documentos pueden ser: facturas corrientes, facturas cambiarias, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito, pólizas de importación o exportación, y otros documentos comprendidos en el Código de Comercio. En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y el abono o sea donde se aplica la partida doble. El Código de Comercio de Guatemala en el artículo 368 lo nombra “Libro Diario o de Primera Entrada”, pero es exactamente el mismo “Diario Continental” o “Diario General”. El diseño del rayado que generalmente contiene el Libro Diario, es de dos columnas, la primera se denomina debe y la segunda haber. En el debe se registran las cuentas que se cargan o debitan y en el haber las cuentas que se abonan o acreditan. Partida Doble. Es un sistema de contabilidad que consiste en que en toda partida asentada en el libro diario tiene que haber una o varias cuentas de cargo y una o varias cuentas de abono. Se llama doble porque existen dos actos: uno de cargo o débito y uno de abono o crédito. Es decir, que no hay cargo sin abono. La partida doble se origina o se fundamenta en la ecuación patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto, la cual se puede representar con las letras A = P + PN, y se lee: Activo es igual a Pasivo más Patrimonio Neto. De manera que también podríamos decir que, partida doble, es un sistema de contabilidad actual, originado de la ecuación patrimonial, por la cual el valor de los bienes y derechos poseídos (activo) es igual a la suma de las deudas contraídas (pasivo) más el patrimonio neto (capital + utilidades retenidas + utilidad del 6
período). Toda variación de un elemento de la ecuación implica una variación similar en el otro elemento, ya sea en más o en menos. Imaginemos que la cuenta “Caja” (activo) se incrementa por adquisición de un préstamo bancario (pasivo). En este caso el activo varió en la misma proporción que el pasivo. En atención a estas variaciones, los estudiosos de la contabilidad, crearon ciertos principios fundamentales, denominados “principios de la partida doble”. Principios de la partida doble: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
No hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor. No hay cambio sin valor. Lo que entra se carga, lo que sale se abona. Todo valor que entra debe ser igual al que sale. La cuenta que recibe se carga, la cuenta que da se abona. Con excepción de la cuenta mercaderías, todos los valores deben salir por la misma cuenta que entraron. Todas las cuentas de activo primero se cargan y después se abonan. Todas las cuentas de pasivo y patrimonio neto primero se abonan y después se cargan. Todas las cuentas de gasto o pérdida, primero se cargan y después se abonan. Todas las cuentas de ganancia o producto, primero se abonan y después se cargan.
Libro Mayor o Centralizador Este es un libro principal de carácter obligatorio; en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el Libro Diario, con el fin de proporcionar información acerca de los cargos (débitos) y abonos (créditos) que ha tenido cada cuenta durante un período. Se divide en dos partes “debe” (lado izquierdo) y “haber” (lado derecho). Su importancia estriba en que el saldo que se obtiene al comparar el debe y el haber de cada cuenta y mediante un análisis individual de cada una, permite a los propietarios de una empresa conocer su situación económica.
Libro de Estados Financieros o Libro de Balances Este libro es de carácter obligatorio; es decir, que no se puede dejar de llevar; ya que su uso lo ordenan los artículos 368 y 377 del Código de comercio. En este libro deben registrarse en su orden: a) b) c) d) e) f)
El Balance de Situación General de Apertura; Los Balances de Comprobación o de saldos mensuales; El Estado de Costo de Producción (cuando se lleva contabilidad de costos); El Estado de Resultados; El Balance de Situación General (de cierre); El Estado de Flujo de Efectivo.
Objetivo de los Estados Financieros El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar decisiones económicas. Los usuarios de los estados financieros pueden ser: los inversionistas (socios), empleados, prestamistas, proveedores, clientes, el gobierno y público en general.
7
Balance de Situación General de Apertura Se elabora una única vez, y es cuando la empresa inicia sus operaciones contables. Se asienta en obediencia al artículo 374 del Código de Comercio. Está integrado por cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto.
Balance de comprobación o de saldos mensuales El balance de saldos, cuyo nombre íntegro es balance de sumas y saldos o balance de comprobación tiene el objeto de mostrar en un momento determinado los saldos deudores y acreedores de la contabilidad de una empresa. El balance de saldos incluye todos los activos, pasivos y patrimonio neto, así como los ingresos y gastos. Este balance de saldos nunca va a sustituir al balance de situación de una empresa, que muestra la situación patrimonial de la misma al final del ejercicio económico.
Estado de Costo de Producción El Estado de Costo de Producción también conocido como Estado de Costo de Manufactura, es un documento, en el cual se registran en forma ordenada y clasificada las cuentas que tuvieron movimiento en la fábrica durante un ejercicio contable, con el fin de establecer el costo de los artículos elaborados en forma global y en forma unitaria. Las cuentas que lo integran se denominan cuentas nominales, porque son cuentas sólo de nombre, no tienen consistencia, nacen y mueren en el mismo ejercicio. El Estado de Costo de Producción está integrado por tres elementos: materia prima, mano de obra directa y gastos de fabricación. Materia prima. Es el conjunto de materias esenciales que se utilizan para la fabricación de un producto. La materia prima forma parte del cuerpo del producto, por lo tanto, sin la materia prima no existe el producto. Algunos contadores a la materia prima también le llaman: materiales. Mano de obra directa. Es el trabajo realizado por personas que intervienen directamente en la transformación de la materia prima en productos terminados. Gastos de fabricación. Son los demás gastos que efectúa la fábrica para la elaboración de sus productos. También se conoce con los nombres de gastos indirectos o carga fabril. Algunas cuentas que los integran son:
Materia prima indirecta Mano de obra indirecta Reparación y mantenimiento maquinaria Repuestos y accesorios consumidos Grasas y aceites consumidos Seguros vencidos fábrica Alquiler de fábrica
de
Energía eléctrica fábrica Bono 14 de fábrica Bonificación incentivo de fábrica Depreciación maquinaria Y todos aquellos otros gastos que se efectúen en el área de fábrica o centros productivos de la empresa.
Estado de Resultados Es un estado financiero que muestra los resultados económicos obtenidos por una empresa en un período de tiempo determinado, el cual puede ser de un año o menos. Dentro de su cuerpo se incluyen los ingresos 8
y gastos normales del giro de la entidad, los ingresos y gastos financieros y aquellos ingresos y gastos no recurrentes y extraordinarios. Las cuentas que lo integran se denominan cuentas nominales, porque son cuentas solo de nombre, no tienen consistencia, nacen y mueren en el mismo ejercicio. El estado de resultados se puede dividir en las siguientes partes: Ingresos de operación. Son los que se obtienen de la actividad para la que la empresa fue constituida, por ejemplo, si es una empresa comercial que compra y vende mercaderías, sus ingresos de operación los va a registrar en la cuenta ventas. Si es una empresa que presta servicios, sus ingresos de operación los va a registrar en la cuenta servicios prestados. A la cuenta ventas siempre se le restan las devoluciones y rebajas sobre ventas si existieran, para establecer las ventas netas. De manera que los ingresos de operación están integrados por las cuentas: Ventas (Menos Devoluciones y Rebajas sobre Ventas), o bien por la cuenta: Servicios prestados (Menos Rebajas sobre Servicios Prestados). Costo de Ventas. Es el costo o importe de las mercaderías vendidas; es decir, lo que le costó a la empresa las mercaderías o artículos que vendió. El costo de ventas está integrado por las siguientes cuentas: En una empresa comercial Mercaderías (inventario inicial) (+) Compras (+) Gastos sobre compras (-) Devoluciones y rebajas sobre compras (-) Mercaderías (inventario final)
En una empresa industrial Artículos terminados (inventario inicial (+) Costo de producción (-) Artículos terminados (inventario final)
Margen bruto. Es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Otros ingresos de operación. Son los ingresos que la empresa recibe y que se originan de la actividad de operación, pero no en forma permanente si no que, en forma esporádica, por ejemplo:
Créditos recuperados Regalías percibidas
Gastos de operación. Son los gastos que se originan de la actividad para que la empresa fue constituida; es decir, aquellos gastos necesarios o indispensables para que la empresa existe o funcione. Se divide en gastos de distribución y gastos de administración. Gastos de distribución. Son los gastos que se relacionan con la distribución o venta de las mercaderías. Algunas cuentas que lo integran son:
Sueldos sala de ventas Cuotas patronales sala de ventas Publicidad o propaganda Seguros vencidos sala de ventas Material de empaque consumido Comisiones sobre ventas Alquiler sala de ventas
Bono 14 Sala de ventas Indemnización sala de ventas Depreciación vehículo de reparto Depreciación edificios sala de ventas Impuesto sobre la renta Y todos aquellos gastos que se realicen para el área de ventas de la empresa.
Gastos de administración. Son los gastos que se relacionan con la administración de la empresa y las oficinas. Algunas cuentas que lo integran son: 9
Sueldos de administración o de oficina. Cuotas patronales de administración o de oficina. Seguros de administración o de oficina. Aguinaldos de administración o de oficina. Bono 14 de administración o de oficina. Papelería y útiles consumidos
Cuentas incobrables Depreciación mobiliario y equipo de administración o de oficina. Depreciación edificios de administración o de oficina. Y todos aquellos gastos que se realicen para el área administrativa de la empresa
Otros gastos de operación. Son los gastos que la empresa ha efectuado y que se original de la actividad de operación, pero no en forma permanente si no que, en forma esporádica, por ejemplo: Regalías pagadas. Gastos financieros. Son los gastos que la empresa efectúa por haber recibido financiamiento de un banco o de otra fuente, por ejemplo: Intereses Gasto, Comisiones Bancarias, Descuentos sobre Ventas, etc. Ingresos financieros. Son los ingresos que la empresa recibe por concepto de intereses y comisiones por haber concedido préstamos a otras empresas o personas, o bien, intereses recibidos sobre un depósito bancario o sobre otro tipo de inversiones. También pueden registrarse dentro de este rubro los dividendos percibidos sobre acciones adquiridas de una Sociedad Anónima o de una Sociedad en Comandita por Acciones, o bien dividendo percibidos por haber invertido capital en otro tipo de sociedades. Algunas cuentas que los integran son: Intereses percibidos, comisiones percibidas sobre préstamos concedidos, dividendos percibidos, descuento sobre compras, etc. Otros gastos. Son los gastos que la empresa efectúa por razones ajenas al giro principal; es decir, gastos que no son necesarios para que la empresa exista, por ejemplo: Donativos, ISR sobre ganancias de capital, Pérdida de capital o Pérdida en Negociación de Activos Otros ingresos. Son los ingresos que la empresa recibe y que no tiene nada que ver con la actividad para la que la empresa fue constituida; es decir, ingresos adicionales o extraordinarios, por ejemplo: Comisiones percibidas, Ganancia de capital o ganancia en negociación de activos, alquileres cobrados, permios de lotería, etc.
Balance de situación general de cierre El Balance de Situación General, lo definiremos entonces, como un estado financiero que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Por tal razón, se dice que el Balance de Situación General es la radiografía económica-financiera de un negocio; toda vez que por medio de él se muestra con qué bienes, derechos y obligaciones cuenta una empresa, cuál es el importe de los mismos y a cuánto asciende su patrimonio neto. Las cuentas que lo integran se denominan cuentas patrimoniales, cuentas reales o de balance. Algunas cuentas que la integran son: ACTIVO. De acuerdo al Marco Conceptual de las NIIF, el activo es todo recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, y del que la empresa espera obtener, en el futuro beneficios económicos. Se divide en corriente y no corriente. Podemos decir también que, “las cuentas contables de activo son los rubros en los que se representan los bienes, los derechos, las propiedades y todos los recursos que son propios de la entidad, pudiendo ser los mismos, tangibles e intangibles.” 10
Antes de hablar sobre la clasificación de las cuentas de activo, es necesario realizar una breve distinción entre los activos tangibles e intangibles: Activo tangible: con este término nos referimos a todo aquello que puede ser tocado o probado, es decir, aquellos bienes que puede palparse físicamente. Activo intangible: al contrario del activo tangible, el activo intangible es todo aquello que no puede tocarse o palparse físicamente, pero que son derechos que posee la entidad y que reditúan o rinden beneficios semejantes a los bienes tangibles, esto hablando en términos monetarios. El activo se divide en dos partes, Corriente y No Corriente. Activo Corriente. Un activo debe clasificarse como corriente cuando: a) Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa, o b) Se mantiene fundamentalmente por motivos comerciales, o para un plazo corto de tiempo, y se espera realizar dentro del período de doce meses tras la fecha de cierre del balance, o c) Se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté restringida. Todos los demás activos deben clasificarse como no corrientes. El activo corriente puede clasificarse como disponible, exigible o realizable. Disponible. Comprende el efectivo en caja, cajas chicas y los depósitos bancarios. Lo integran las cuentas:
Caja Caja Chica Bancos
Exigible: Comprende los derechos que la empresa tiene de exigir que le paguen lo que le deben. Lo integran las cuentas:
Clientes Deudores Intereses por cobrar Comisiones por cobrar IVA por Cobrar, Crédito Fiscal o IVA Crédito (todas estas son sinónimos) ISO por Acreditar ISR Pagado por Anticipado o ISR Trimestral por Acreditar Cuentas por Cobrar Otras Cuentas por Cobrar
Documentos por Cobrar a Corto Plazo Cuenta Promesa Anticipo a proveedores Anticipo sobre compras Seguros Pagados por Anticipado Sueldos Pagados por Anticipado Bonificaciones Pagadas por Anticipado Alquileres Pagados por Anticipado Comisiones Pagadas por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado Publicidad Pagada por Anticipado Propaganda Pagada por Anticipado
Como podrá notar todas las cuentas que sean por cobrar, por acreditar o gastos pagados por anticipados, son cuentas de activo corriente exigibles. Realizable: Comprende los bienes que la empresa ha adquirido o producido para la venta, y otros activos de fácil realización que sean susceptibles de dar ganancia o que sean para consumo. Lo integran las cuentas:
Mercaderías
Materia Prima 11
Artículos en Proceso Artículos Terminados Material de Empaque Papelería y Útiles
Repuestos y Accesorios Útiles y enseres Inversiones a Corto Plazo
A esta clasificación pertenecen todas las cuentas que representen unidades en existencia o sean un inventario (por ejemplo, inventario de mercaderías), así como, cualquier inversión que la entidad tenga que sea a corto plazo (por ejemplo, un depósito a plazo fijo que no sobrepase 12 meses) Activo No Corriente. Comprende los bienes que la empresa ha adquirido para su servicio y que son de larga duración, mínimo tres años, también incluyen los activos intangibles (que no se pueden tocar) y las inversiones recuperables a largo plazo (mayor a 12 meses). Lo integran las cuentas:
Inmuebles o Terrenos y Edificios Maquinaria Vehículos Mobiliario y Equipo Equipo de Computación Herramientas Porcelana Cristalería
Mantelería Valores Mobiliarios a Largo Plazo o Inversiones a Largo Plazo Gastos de Organización Gastos de Constitución Gastos de Instalación Marcas y Patentes
PASIVO. Es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. Al igual que el activo, el pasivo se divide en Corriente y No Corriente. Pasivo Corriente. Un pasivo debe clasificarse como corriente cuando: a) Se espera liquidar en el curso normal de la operación de la empresa, o bien b) Deben pagarse dentro del período de doce meses desde la fecha de cierre del balance. Todos los demás pasivos deben clasificarse como no corrientes. Algunas cuentas que integran el pasivo corriente son:
Proveedores Acreedores Cuentas por pagar IVA por pagar, IVA débito o IVA Débito fiscal (todas estas son sinónimos) IVA retenido por pagar sobre Facturas Especiales Cuotas Patronales y Laborales por pagar Impuesto único sobre inmuebles por pagar Impuesto sobre la renta por pagar
ISR retenido por pagar sobre compras ISR retenido por pagar sobre ganancias de capital ISR retenido por pagar sobre facturas especiales Otras cuentas por pagar Prestaciones laborales por pagar Documentos por pagar a corto plazo Intereses por pagar Préstamos bancarios a corto plazo Anticipo sobre ventas 12
Sueldos por pagar Alquileres cobrados por anticipado
Comisiones cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado
Como podrá notar, a esta clasificación pertenecen todas las cuentas que sean por pagar, por pagar a corto plazo (menos de doce meses) o ingresos que se hayan cobrado por anticipado. Pasivo No Corriente. Comprende las deudas que la empresa tiene que pagar por cualquier motivo a un plazo mayor del ciclo normal de operaciones de la empresa, es decir, mayor a doce meses. Lo integran las siguientes cuentas:
Hipotecas o Hipotecas a Largo Plazo Préstamos bancarios a Largo Plazo Documentos por pagar a Largo Plazo Acreedores a Largo Plazo Otras cuentas por pagar a Largo Plazo Reserva para indemnizaciones Reserva para jubilaciones
PATRIMONIO NETO. Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus fines. Es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos, o en otras palabras es la diferencia entre el activo y el pasivo de la empresa. En ese sentido, el valor del patrimonio se halla sumando al valor de todos los bienes (muebles e inmuebles), el valor de todos los derechos (lo que nos deben), y restando el valor de las obligaciones (lo que debemos a otros), de manera que: Patrimonio Neto = Activo – Pasivo, expresión que podemos abreviar como: PN = A – P La expresión anterior proviene de la ecuación patrimonial (A = P + PN), la cual es, la representación matemática del patrimonio neto de una empresa, es la base de la registración por partida doble de las transacciones, entendiendo por tales aquellos hechos u operaciones que causan modificaciones en el patrimonio de una empresa.
Estado de flujo de efectivo. Su propósito principal es proporcionar información acerca de los ingresos y egresos de efectivo que ha tenido una empresa durante un período; asimismo, proporcionar información sobre los cambios ocurridos en los activos, pasivos y patrimonio neto. Dichos cambios se determinan al comparar el Balance de Situación General del ejercicio anterior con el Balance de Situación General del presente
13