Address: Sta. Rosaweg 17 Willemstad, Curaçao T +599 9 7361951 ext 218 F +599 9 7361751 curadoet@curacaocares.org www.curadoet.com
TOOLKIT 1.
Ideeën voor klussen en activiteiten
2.
Stappenplan voor het opzetten van een klus
3.
Lijst van benodigdheden (voorbeeld)
4.
Begroting (voorbeeld)
5.
Checklists CURA DOET
6.
Vrijwilligerscoördinatie en veiligheid.
www.curadoet.com
1. Ideeën voor klussen en activiteiten tijdens CURA DOET CURA DOET brengt vele enthousiaste vrijwilligers op de been om gedurende een dagdeel een positieve verschil te maken bij uw organisatie. Wees creatief, kijk rond wat er moet gebeuren en wat u zou willen bereiken in uw eigen organisatie. Laat u inspireren door deze suggesties: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Aandacht geven door middel van… Activiteiten organiseren voor speciale kinderen… Activiteiten organiseren voor ouderen… Activiteiten organiseren voor patiënten.. Administratieve inhaalslag doen... Beach clean up.. Bekend iemand uitnodigen om een gezellige dag te verzorgen … Bewegen (meditatie, yoga) en sporten ( gymnastiek, zumba) met.. Bolo of cupcakes bakken voor … Dans-, muziek- of toneelvoorstelling organiseren … Dansmarathon of dansles (salsa, folklore) organiseren Dieren verzorgen… Een kijkje nemen bij ... (open dag) Een verfbeurt geven aan … Een workshop organiseren .. Grote schoonmaak plannen.. Iets leuks organiseren voor gehandicapten… Iets speciaals organiseren voor hen die het financieel niet ruim hebben… Kleding-, boeken-, of speelgoedinzameling … Klussen in de natuur… Koken met of bij... Kunst maken voor of met … Mensen bij elkaar brengen tijdens een get-together… Natuur of sportwandelingen organiseren… Opknappen of gezellig maken bij een buurtcentrum, club of verenigingsgebouw… Opruimen in uw eigen omgeving… Food festival (soep, pastechi, broodjes, etc) organiseren… Park, tuin of kinderboerderij onderhouden of opknappen… Speelplaats opknappen of zelfs bouwen… Sportclinic (voetbal, baseball, etc.) organiseren voor… Teken- of hobbyles organiseren of geven..
www.curadoet.com
• Tuinieren.. • Uit eten met … • Uitje organiseren naar.. • Verhalen vertellen of voorlezen bij… • Verwendag organiseren voor eigen doelgroep… en natuurlijk: • Een activiteit organiseren om nog meer vrijwilligers te werven!
2. Stappenplan voor het opzetten van een klus Deze toolkit biedt u een praktisch stappenplan en praktijkvoorbeelden aan om aan de slag te gaan met het organiseren van uw klus. Zo beschikt u over tips en trucs om uw project van begin tot eind goed uit te werken! Wat maakt een project succesvol? Om te zorgen dat uw klus tijdens CURA DOET geslaagd verloopt, dient het helder te zijn wat u wilt bereiken. Het is ten eerste belangrijk om na te denken wat belangrijk is voor uw project en organisatie en wat realiseerbaar en haalbaar is. Dan kunt u vervolgens nadenken over hoe u vrijwilligers en partners het beste gaat betrekken. Een CURA DOET project kent een duidelijk begin en eind! Belangrijke stappen Stap 1: Inventariseer eerst goed wat u zou willen doen tijdens CURA DOET: denk na over uw doelgroep en/of omgeving en bespreek samen met uw collega’s en/of bestuurders wat de beste optie is. Stap 2: Analyseer hoe u vrijwilligers zou willen gebruiken tijdens CURA DOET; er zijn tal van mogelijkheden. Stap 3: Zet op een rij welke materialen en/of middelen u nodig zal hebben om het project uit te voeren. Stap 4: Werk uit een haalbaar budget. Stap 5: Werk uit een plan van aanpak en taakverdeling. Stap 6: Denk na welke partners u zou kunnen benaderen om te helpen met bepaalde onderdelen van het project. Stap 7: Benut mogelijkheden voor publiciteit en promoot uw project binnen uw netwerk. www.curadoet.com
Aan de slag Stap 1: Inventariseren van project/klus. Een analyse van de eigen organisatie is belangrijk. Het maakt inzichtelijk of men wel of niet in staat is het beoogde project of activiteit(en) te realiseren. • • • • •
Wat wilt u bereiken? Wat vindt de organisatie belangrijk? Wat zou leuk zijn voor de doelgroep en/of omgeving? Wat zou leuk zijn voor vrijwilligers? Is er een specifieke expertise nodig?
Stap 2: Analyseer hoe vrijwilligers het beste betrokken kunnen zijn en hoe u vrijwilligers efficiënt kan inzetten. Tijdens CURA DOET gaat het vooral om extra handen en aandacht. Maak daar gebruik van! Maak de volgende afwegingen: • • • •
de omvang en de aard van het project? de mate waarin het project bij de vrijwilliger zou gaan leven? hoeveel vrijwilligers zijn er nodig om het doel dat u voor ogen heeft te bereiken? Wat wilt u de vrijwilligers meegeven over uw organisatie aan het einde van de dag?
Stap 3: Zet op een rij welke materialen en/of middelen u nodig zal hebben om het project goed uit te voeren (materialen, goederen, etc.). • • •
Wat heeft u nodig aan materialen om de klus uit te voeren? Wat heeft u nodig aan goederen om de vrijwilligers te verwennen? Wat kunt u recyclen, inkopen of gratis of tegen korting bij een bedrijf aanvragen?
Stap 4: Werk uit een haalbaar budget. Inventariseer bij bepaalde leveranciers wat bepaalde kosten zijn om uw klus van materiaal en goederen te voorzien en maak een tentatief overzicht. Indien financiële ondersteuning van het Oranje Fonds gewenst is, lever dan vóór 31 januari 2015 het aanvraagformulier voor financiële steun in bij Curaçao Cares. Nota bene: overschrijdt het budget de financiële mogelijkheden dan kunt u nu overwegen om het project aan te passen of om van projectidee te veranderen. •
Wat denk je aan budget nodig te hebben om de klus te realiseren?
www.curadoet.com
Stap 5: Werk uit een plan van aanpak en taakverdeling, zowel voor de aanloopperiode als voor de CURA DOET dagen zelf. Na een inventarisatie te hebben gedaan van wat nodig is, maak een beknopte tijdsplanning waar duidelijk in staat welke acties nodig zijn per wanneer en wie die stappen gaan uitvoeren. • • • •
Welke stappen moeten worden gezet? Wie gaat bepaalde acties ondernemen? Welke voorbereiding is nodig? Is het haalbaar?
Stap 6: Denk na welke partners/leveranciers u zou kunnen benaderen om te helpen met bepaalde onderdelen, materialen en/of middelen voor het project. • • • •
Zijn er partners die goederen zouden kunnen leveren tegen een goed prijsje? Is een specifieke expertise nodig? Zo ja, wie kan die delen? Welke organisaties zouden uw project kunnen steunen met mankracht? Zijn er vrijwilligers nodig met specifieke kwalificaties om het project te realiseren?
Stap 7: Benut mogelijkheden voor publiciteit en promoot uw project binnen uw netwerk. Gebruik uw eigen netwerk, lokale pers en sociale media om aandacht voor uw project te vragen. •
Wie moet op de hoogte zijn van uw project?
Financieringsbronnen
Er zijn drie verschillende financieringsbronnen: Oranje Fonds, bedrijven en eigen inkomsten. Oranje Fonds: Aanvraag voor financiële bijdrage Elke deelnemende organisatie kan een aanvraag indienen tot maximaal ANG. 1.100 die zij tijdens CURA DOET kunnen gebruiken, mits de aanvraag voldoet aan de voorwaarden. De voorwaarden kunt u terug vinden op onze website www.curadoet.com. Bedrijven: Verzoek voor sponsoring Deelnemende organisaties kunnen verschillende bedrijven benaderen die hen eventueel tijdens CURA DOET kunnen helpen met materialen, goederen, producten en services tegen korting of gratis. Eigen inkomsten: Wat kan gedekt worden? Voor men van start gaat met fondsenwerving is het zaak eerst binnen de eigen organisatie te kijken of er geen extra middelen beschikbaar zijn. Een eigen inbreng kan noodzakelijk zijn ter realisering van de activiteit / het project.
3.Lijst van benodigdheden (voorbeeld) Hieronder een voorbeeld materialen lijst die u kunt gebruiken om kosten en leveraciers te noteren. De materialen en/of goederen die u nodig heeft voor uw klus kunnen afwijken van het hieronder gegeven voorbeeld. Materialen/goederen
Aantal
Geplande kosten
Handschoenen Vuilniszakken Kwasten/rolkwasten Verf Tuingerei (schop,hark, chapi ect.) Ladder/trap Huur Gereedschappen (hamer, zaag, boor etc.) Hout Mobile toilet Ijs Cool box Bekers, servetten, toiletpapier etc. Fruit, water en snack Pastechi/Sandwich Basis eerste hulp verbanddoos, pleister, gaas, dioxogen, tape etc.)
www.curadoet.com
Potentiele leveranciers
4. Begroting (voorbeeld) Hieronder een voorbeeld begroting om overzicht te houden van alle kosten. Inkomsten Geplande inkomsten Daadwerkelijke kosten Eigen bijdrage Bijdrage Oranjefonds Bedrijven/ Sponsoren Totale inkomsten
FL:
Kosten
Geplande kosten
Materiaal Bv: Hout ... ...
Food & Beverage Drank Hapjes
Operationeel Bv: Transport ... ...
Totale uitgaven
FL:
Eindbalans (Totale Inkomsten -/Total uitgaven)
FL:
www.curadoet.com
Daadwerkelijke kosten
5. Checklist CURA DOET 25 oktober 2014 — 30 januari 2015: Project opstellen □ □ □ □ □ □ □ □ □
Inventarisatie mogelijke projecten om uit te voeren tijdens CURA DOET Inventarisatie hoeveel vrijwilligers er nodig zullen zijn Overige benodigdheden (materialen, goederen) inventariseren Materiaallijst invullen om gericht te shoppen voor prijzen. Budget opstellen met de geplande kosten. Klus zo duidelijk mogelijk aanmelden op de website Aanvraagformulier financiële bijdrage invullen en inleveren of mailen. Sponsoren benaderen voor steun: supermarket, toko, panaderia, snèk. Vrijwilligers alvast op de hoogte stellen van uw project en inschrijfdatum.
1 februari — 14 maart 2015 : Werving vrijwilligers en partners □ □ □ □ □ □
Vrijwilligers en groepen klussers benaderen om met u mee te doen. (facebook, scholen, buurtgenoten, bekende personen) Aangemelde vrijwilligers bellen en email met beknopt programma sturen. (Laten weten dat men niet later dan een week daarvoor nog meer informatie ontvangt.) Taakverdeling coördinatoren en onderlinge afspraken doornemen Benader sponsoren weer om producten en diensten te bevestigen. Benodigdheden inventariseren en boodschappenlijst maken Inkoop en opslag materialen, goederen en klusbenodigdheden
5 maart 2015: Bezoek CURA DOET informatieavond Bezoeken informatieavond & uitreiking financiële ondersteuning en promotiepakket (uitnodiging volgt via het CURA DOET team) CURA DOET banner zichtbaar ophangen bij de lokatie waar de klus wordt uitgevoerd. Doe dit op 6 maart 2015 meteen!
10-14 maart 2015— alles gereed voor klus op locatie □ □ □ □
Cheque Oranje Fonds na ontvangst innen. Reclame materiaal na ontvangst controleren. Indien nodig, extra vrijwilligers benaderen. Registratielijst maken voor klussers (naam, e-mailadres, telefoonnummer) Klusbenodigdheden kopen en/of regelen (tenten, stoelen, F&B, etc.) Promotie doen in uw omgeving, buurt en via netwerk met posters, autovlaggen, spandoeken, etc.
16- 19 maart — laatste puntjes op de i □ □ □ □
Coördinator aanwijzen/bevestigen voor het project Coördinator aanwijzen/bevestigen voor promotie materiaal Coördinator aanwijzen/bevestigen voor F&B Coördinator aanwijzen/bevestigen voor het verzamelen van vrijwilligers contact informatie (intakelijst invullen)
□
Draaiboek van de dag en de aanpak CURA DOET klus doornemen. Vrijwilligers nogmaals benaderen om details te bevestigen.
1 dag van te voren □ □ □
Alle benodigdheden so efficiënt mogelijk klaarleggen Aangeven waar de toiletten en EHBO zijn Locatie versieren met CURA DOET promotiematerialen Promotie materiaal pakketten klaarmaken om uit te delen Indien nodig, vrijwilligers nog een laatste reminder mailen en/of sms’en.
20 & 21 maart – het gaat gebeuren! 1 uur voor de klus □ □ □ □ □ □
Zet koffie/thee/drankje en snacks klaar Eigen vrijwilligers/coördinatoren instrueren Klusmaterialen controleren Promotie materiaal controleren Registratielijst en pennen klaarleggen CURA DOET t-shirt aantrekken
Begin klus — aan de slag! □ □ □ □
Vrijwilligers welkom heten en organisatie introduceren Het programma van de dag kort toelichten tijdens een briefing Registratielijst laten invullen door de vrijwilligers Iedereen aanmoedigen om er een gezellige dag van te maken! CURA DOET t-shirts uitdelen
Tijdens de klus □ □ □
Zorg dat iedereen genoeg water drinkt en dat er pauzes worden genomen. Let op veiligheid van klus. Neem het zekere voor het onzekere. Hou de tijd goed in de gaten zodat uw doel gehaald kan worden Laat iedereen vooral ook veel plezier beleven. Blijf de moed inspreken.
Einde klus □ □
Klussers hartelijk bedanken! Klussers de evaluatieformulier overhandigen en die weer ophalen.
Binnen een week na de klus □ □ □
Een bericht op sociale media plaatsen en vrijwilligers bellen of leuke bedankmail (met foto als het kan) naar alle betrokkenen sturen. de CURA DOET banner schoon in te leveren te Curaçao Cares kantoor. de CURA DOET evaluatie formulier per mail te versturen naar curadoet@curacaocares.org of in te leveren te Curaçao Cares kantoor.
6. Vrijwilligers Coördinatie Vooraf aan CURA DOET: Communicatie met vrijwilligers Na aanmelding van een vrijwilliger of vrijwilligersgroep ontvangt u een bevestiging van aanmelding in uw email met de contactgegevens van de personen. Bevestig de aanmelding van de vrijwilliger/groep door de contactpersoon te mailen en door telefonisch contact op te nemen. Hierbij: 1) bedankt u de vrijwilligers voor de aanmelding en vraagt u desnoods meer informatie over de vrijwilliger/groep om hun beter te leren kennen. 2) checkt u het opgegeven telefoonnummer en email en vraagt om een back up telefoonnummer/email. (indien de contactpersoon het ook wenselijk vindt, vraagt u de contactpersoon van de groep om de mailadressen van de andere groepsleden te sturen zodat u hen rechtstreeks kan informeren) 3) mochten er specifieke vaardigheden nodig zijn voor de klus dan vraagt u na of de vrijwilligers deze bezitten. 4) U geeft aan wanneer u weer contact op gaat nemen en wat de vrijwilligers alvast in de tussentijd kunnen voorbereiden. Uiterlijk één week voor de CURA DOET klus stuurt u een reminder met extra aanvullende informatie. Bijvoorbeeld een uitgebreide(re) uitleg van de activiteit/klus met eventueel wat foto’s, welke kleren geschikt zijn voor de klus, wat vrijwilligers eventueel zelf mee moeten nemen (bijvoorbeeld chapi, snoeischaar, schop etc.). Verder geeft u nogmaals aan welke dag en hoe laat de klus begint en waar het is. U kunt een routebeschrijving toevoegen. Eén dag voor de klus mailt en/of belt/ sms’t/appt u uw vrijwilligers nog een laatste reminder met plaats en tijd. U vermeld natuurlijk ook dat u er zin in heeft en spreekt hun ook de moed in. CURA DOET-dagen: Briefing vrijwilligers • De vrijwilligers zullen verwacht worden op het afgesproken tijdstip en zullen bij aan komst de registratielijst moeten invullen en hun t-shirt en eventuele promotiematerialen ontvangen. • Zorg ervoor dat u de vrijwilligers van harte welkom heet en bedank hen voor hun komst. • Leg uit wat u organisatie voor staat en wat uw werk inhoudt. Geef de vrijwilligers mee dat het doel van CURA DOET is om voornamelijk mensen samen te brengen, om plezier met elkaar te beleven, om elkaar de helpende hand te verlenen en om vrijwil lige inzet in de spotlight te zetten over het hele eiland.
www.curadoet.com
• • •
Hou een korte briefing en neem de dagindeling even met de vrijwilligers door, ook pauzes / het gezelligheidsgedeelte van een hapje en drankje aangeven. Leg helder en duidelijk uit wat er gedaan moet worden volgens het draaiboek, wijs aan wie waarvoor verantwoordelijk is in het team en leg het beoogde resultaat nogmaals uit. Leg ook uit waarom dit resultaat belangrijk is! Neem de materialenlijst door en deel de materialen uit. Bij afloop moet alles weer opgeruimd worden en netjes achter gelaten worden. Bespreek ook de veiligheidsregels en zorg ervoor dat men weet bij wie zij moeten zijn indien er een ongeluk gebeurt.
Verdeling vrijwilligers • De projectcoördinator zal de taken verdelen onder de vrijwilligers zodat zij efficiënt te werk kunnen gaan. • De projectcoördinator zal tijdens het klussen het materiaal en de voortgang in de gaten houden en het werk herverdelen wanneer nodig. Mocht tijdens het klussen blijken dat er materialen ontbreken dan zorgt de projectcoördinator ervoor dat deze klussen door iemand gehaald worden. De projectcoördinator blijft het liefst zelf aanwezig. • Zorg ervoor dat alle coördinatoren herkenbaar zijn en ten alle tijden ook telefonisch bereikbaar zijn. F&B voor vrijwilligers • De F&B coördinator zorgt ervoor dat al het eten en drinken goed is opgezet is en dat het duidelijk is voor de vrijwilligers waar ze drank en snacks kunnen krijgen en wanneer (volgens een schema). • Als coördinator is het handig om de pauzes te coördineren zodat de vrijwilligers even kunnen rusten en wat kunnen drinken, maar ook zodat ze even samen kunnen genieten. Veiligheid • Zorg dat er een eerste hulp verbanddoos aanwezig is en dat projectcoördinatoren het noodtelefoonnummer en ambulancenummer bij de hand hebben. • Neem altijd het zekere voor het onzekere. Als het niet veilig lijkt, vermijdt de situatie. • Waarborg de veiligheid van vrijwilligers. Communiceer heel duidelijk naar iedereen toe wat ze wel of niet onder handen mogen nemen. • Voer geen taken uit waarvoor je niet de juiste gereedschap hebt. Laat technische on derdelen over aan professionelen.
www.curadoet.com