Toolkit CURA DOET

Handleiding CURA DOET 1. Stappenplan voor het opzetten van een klus 2. Wat heb ik nodig voor een klus?

3. Budgetplan 4. Checklist 5. Briefing vrijwilligers

1.Toolkit (stappenplan voor het opzetten van een klus) Deze toolkit biedt u een praktisch stappenplan en praktijkvoorbeelden om aan de slag te gaan met voorlichting over ontwikkelingssamenwerkingsprojecten. Zo beschikt u over een gereedschapskist met tips en trucs om met communicatie uw project te versterken.

Doel bepalen Om een effectieve strategie te kunnen ontwikkelen, dient het helder te zijn wat u wilt bereiken.

Voorlichting is belangrijk om aandacht te krijgen voor uw project en organisatie.

Kennis, houding en gedrag In communicatietermen worden vaak de volgende drie doelstellingen onderscheiden:  Kennis: het informeren van doelgroepen; inzicht geven in een probleem, oorzaak en oplossing of in de doelstelling van een project.  Houding: beïnvloeden hoe doelgroepen tegenover uw project en/of internationale samenwerking staan.  Gedrag: bijvoorbeeld doneren (fondsenwerving), lid worden, actief participeren in een project.

Door planmatig en projectmatig te werk te gaan, kan veel winst worden geboekt. Een grondige analyse van 'het probleem' dat wordt aangepakt en het strategische betrekken van externe partners kan een stevig fundament vormen. Een scherpe formulering van doelstellingen, gecombineerd met een tactische combinatie van methoden en activiteiten, brengt succes ook dichterbij.

Wat maakt een project succesvol? Uit verschillende analyses van praktijkvoorbeelden komen de volgende aanbevelingen:  Analyseer eerst hoe doelgroepen gemotiveerd kunnen worden.  Sluit aan op de belevingswereld van doelgroepen.  Werk samen met goede partners.  Raak bevriend met een journalist bij een regionaal dagblad.  Benut mogelijkheden voor publiciteit.  Volg een projectmatige aanpak.

Stappenplan voor een werkplan Bij het maken van een haalbaar, succesvol werkplan zijn drie stappen van groot belang: - het inventariseren van onderwerpen - het aanbrengen van rangorde in de onderwerpen - het uitwerken, per onderwerp, van de aanpak Stap 1 Inventariseren van project/klus Een analyse van de eigen organisatie is belangrijk. Het maakt inzichtelijk of men wel in staat is hetbeoogde project of activiteit(en) te realiseren.

1. Wat vindt de organisatie belangrijk?

2. Wat zijn knelpunten?

3. Waar is de organisatie in geïnteresseerd?

4. Welke ontwikkelingen zijn het komende jaar te verwachten?

Stap 2 Rangorde aanbrengen Maak een afweging van belangrijke en minder belangrijke onderwerpen.

Baseer de afweging bijvoorbeeld op: - het belang vanuit de taakopvatting van de organisatie - de omvang en de aard van de project - de mate waarin het project bij de vrijwilliger zou gaan leven - de mogelijkheden of de kans op resultaat - een inschatting van hoe groot de inzet zal moeten zijn om zijn doel te bereiken met betrekking tot het project Stap 3 Aanpak uitwerken Na de analyse is het zaak een traject uit te zetten om de wens te realiseren. Dat gebeurt door van de wens een project te maken. Een project kent een duidelijk begin en eind. Tevens is duidelijk welke acties nodig zijn om het te realiseren. Omschrijf het project in een projectplan: veel informatie hiervoor komt uit de stappen 1 en 2.

• Wat wil je bereiken?

• Welke stappen moeten worden gezet?

• Is het haalbaar?

• Wat heb je nodig?

• Hoeveel vrijwilligers heb je nodig?

• Welke voorbereiding is nodig?  Tijdsplanning maken • Wat denk je aan budget nodig te hebben?

Financieringsbronnen Er zijn drie verschillende financieringsbronnen: Oranje Fonds, bedrijven en eigen inkomsten.

Oranje Fonds: Iedere stichting of vereniging kan een aanvraag indienen tot maximaal ANG. 1.100 die zij tijdens CURA DOET kunnen gebruiken, mits de aanvraag voldoet aan de voorwaarden. De voorwaarden kunt u terug vinden op onze website www.curadoet.com.

Bedrijven: de organisaties kunnen verschillende bedrijven benaderen die hen eventueel tijdens CURA DOET willen helpen met materiaal etc.

Eigen inkomsten: voor men van start gaat met fondsenwerving is het zaak eerst binnen de eigen organisatie te kijken of er niet op een andere wijze geld beschikbaar is.

2. Materiaallijst ( wat heb ik nodig voor een klus )

Materiaal/gereedschap 1. Handschoenen 2. Vuilniszakken 3. Kwasten/rolkwasten 4. Verf 5. Tuingerei (schop,hark, chapi ect.)

6. Ladder/trap 7. Gereedschap hamer, zaag, boor ect.)

8. Hout 9. Portable toilet 10. IJs 11. Cool box 12. Bekers, servetten, toiletpapier etc.

13. Fruit, water en snack 14. Basis eerste hulp verbanddoos, pleister, gaas, dioxogen, tape etc.)

Aantal

3. Budget project CURA DOET

Inkomsten Eigen inkomen Bijdrage Oranje Fonds Sponsoren Inkomsten totaal Kosten Materiaal Hout Verf Kwasten Etc. F&B Koffie Fruit Koelbox Etc. Operationeel Handschoenen Ladder Portable toilet Etc.

Tent Stoelen Etc. Totale kosten Totale Balance

Geplande kosten

Daadwerkelijke kosten

4. Checklist CURA DOET 15 november – 31 januari project opstellen □ Inventarisatie mogelijke projecten □ Project aanvraag invullen □ Materiaallijst invullen □ Budget opstellen □ Inventariseren hoeveel vrijwilligers nodig zijn 1 februari - 14 maart werving klussers □ Cheque Oranje Fons ontvangen □ Brief sponsoren ontvangen □ Reclame materiaal ontvangen □ Werven vrijwilligers □ Benodigdheden inventariseren en boodschappenlijst maken □ Spandoeken ophangen 10-14 maart – alles gereed voor klus en locatie □ Klusbenodigdheden kopen □ Portable toilet regelen indien nodig □ Tenten en stoelen regelen indien nodig □ Koelbox, bekers etc. regelen 17 maart- 20 maart laatste puntjes op de i □ Coördinator aanwijzen voor het project □ Coördinator aanwijzen voor uitdelen van promotie materiaal □ Coördinator aanwijzen voor F&B □ Coördinator aanwijzen voor het verzamelen van de vrijwilligers informatie (intakelijst invullen) 1 dag van te voren □ Locatie versieren met CURA DOET promotiematerialen □ Aangeven waar de toiletten, koffie en EHBO zijn □ Doosje met de promotie materiaal maken om uit te delen 1 uur voor de klus □ Zet koffie/thee/drankje en versnapering klaar □ Eigen vrijwilligers/medewerkers instrueren □ Klusmaterialen klaarleggen □ Promotie materiaal klaar leggen □ Intakelijsten en pennen klaar leggen Begin klus □ CURA DOET promotie materiaal direct uitdelen □ Het programma kort toelichten □ Intakelijst laten invullen door de vrijwilligers

4. Vrijwilligers Coördinatie Briefing vrijwilligers    

     

De vrijwilligers zullen verwacht worden om …. en zullen bij aankomst promotiemateriaal krijgen, ze moeten de intakelijst invullen en krijgen 15 min voor de start een korte briefing.

Zorg ervoor dat de vrijwilligers zich welkom voelen bedank hen voor komst.

Geef de vrijwilligers mee dat CURA DOET niet alleen is voor het klaren van achterliggende klussen maar voornamelijk om de mensen samen te brengen. Doel is om gedurende deze twee dagen, vrijwillige inzet in de spotlights te zetten en heel het eiland te mobiliseren in het kader van een ander een hand geven.

Neem de dagindeling even met de vrijwilligers door.

Leg uit wat er gedaan moet worden volgens jullie draaiboek.

Neem de materialenlijst door en deel de materialen uit. Bij afloop moet alles weer opgeruimd worden en netjes achter gelaten worden.

Maak een schema voor F&B, zorg dat alles klaar staat en dat de taken goed verdeeld zijn.

Discuss the Clean up method and what to do with waste garbage bags, big bags etc.)

Bespreek ook de veiligheidsregels en zorg ervoor dat men weet bij wie zij moeten zijn indien er een ongeluk gebeurt. Zorg ervoor dat alle coördinatoren herkenbaar zijn ten alle tijden en ook telefonisch bereikbaar zijn.

Verdeling vrijwilligers  

De projectcoördinator zal de taken verdelen onder de vrijwilligers zodat zij effectief efficiënt te werk kunnen gaan.

De projectcoördinator zal tijdens het klussen al het materiaal en werk in de gaten houden indien iemand iets nodig heft.

Basis nodigheden De F&B coördinator zorgt ervoor dat alles goed opgezet is en dat het duidelijk is voor de vrijwilligers waar ze drank en snacks kunnen krijgen en wanneer.  Als coördinator is het handig om een pauze in te lassen zodat de vrijwilligers even kunnen rusten en wat kunnen drinken.  Er zullen cool boxes aanwezig zijn voor ijszakken en drank.  Er zullen toiletten beschikbaar worden gesteld.

Eerste hulp 

Alle projectcoördinatoren dienen het noodtelefoonnummer en ambulancenummer bij de hand te hebben indien er iets gebeurt. Verder moet er op de locatie een eerste hulp verbanddoos aanwezig zijn.