entre aubaines et aléas

Du réel au virtuel, entre aubaines et aléas

Comme toute entreprise, la CVCI a dû rapidement s’adapter pendant la crise du Covid, notamment pour ses événements. Comment s’est fait le passage du présentiel au virtuel, et que peut-on en retenir?

La CVCI organisant quelque 200 manifestations par année, comment pouvions-nous continuer à vous proposer des événements de qualité durant le semi-confinement? Si le choix d’un outil s’est opéré rapidement, les organisateurs ont dû faire preuve de créativité: les «pitches» d’entrepreneurs pour se présenter lors des événements «5 à 7» ont ainsi été remplacés par de courtes vidéos, et les déjeuners du Business Club se sont transformés en cafés-discussions autour d’une thématique. Des sessions de formation ont été organisées à l’interne ainsi que des tests réunissant intervenants, organisateurs et public «factice» afin d’assurer le bon fonctionnement du webinaire.

Outre le côté technique, le contenu devait également être adapté: une formation en ligne ne se concevant pas comme un cours en présentiel, il s’agissait de prévoir pauses, activités interactives et tours de table afin de conserver l’attention des participants. Ainsi,

certaines formations juridiques ont changé de contenu et de durée.

Le premier webinaire, organisé le 1 er avril et traitant des RHT et APG, a réuni plus de 330 personnes. Premier constat: les participants interagissent et peuvent poser beaucoup de questions. Dès lors, il s’agit d’expliquer d’emblée le déroulement de la présentation, par exemple en indiquant comment et à quel moment les questions pourront être posées. Second constat: ne pas sous-estimer le rôle, indispensable, des personnes qui opèrent «dans l’ombre», à la régie. Ces dernières s’assurent du bon déroulement technique des opérations et répondent aux questions ne relevant pas directement du contenu. Quant au taux de no-shows, il est sensiblement pareil à celui des événements en présentiel.

Les événements à distance ont aussi des avantages. Toute manifestation n’est cependant pas transposable telle quelle en format virtuel: parmi les responsables d’événements à la CVCI, tous ont relevé un niveau de stress différent, généralement plus élevé que dans les événements en présentiel: étant tributaires de l’informatique, il suffit que survienne un problème de réseau pour que tout tombe à l’eau. Si nous avons déjà tous vécu une situation où l’intervenant devait continuer sans diapositives à cause d’une panne d’ordinateur, cela n’est pas possible durant un webinaire. Autre inconvénient: les opportunités de réseautage sont clairement limitées, étant forcément moins spontanées par écran interposé qu’autour d’un apéritif.

Le format hybride, comprenant des participants en présentiel et d’autres via zoom, a été moins bien noté que le «tout virtuel»: il donnait l’impression aux personnes derrière leurs écrans de ne pas être intégrées au même titre que celles présentes physiquement.

Si l’interaction n’est pas toujours facile à distance, le webinaire a aussi ses avantages: sur 253 personnes sondées ayant participé à des événements uniquement virtuels, 98% se sont déclarées «très satisfaites» du format. Au gain de temps mis en avant par nombre de participants n’ayant pas dû se déplacer s’ajoute, pour les organisateurs le bénéfice, de pouvoir toucher un public discret, voire carrément hors des frontières: les événements International Link, destinés à une population internationale, ont été suivis depuis l’étranger par quelque 10% des participants.

Plus de la moitié des personnes sondées ayant indiqué qu’elles seraient davantage favorables à suivre des présentations en visioconférence à l’avenir plutôt qu’en présentiel, la CVCI va continuer de proposer des événements sous ce format en parallèle des rencontres physiques.

Tous les événements CVCI à venir: m https://www.cvci.ch/fr/evenements