Capacitação secretarias módulo 1 by dalton de lara stella

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Objetivos do curso (Módulos 1 e 2) • Apresentar conceitos fundamentais de gestão • Apresentar a metodologia de gerenciamento da rotina do dia-a-dia

• Capacitar os participantes na melhoria do gerenciamento dos seus processos em suas unidades gerenciais • Capacitar os participantes para obter resultados significativos em sua área de responsabilidade ACRXavier

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Estratégia de apresentação • Aulas expositivo-dialogadas

• Apresentação sumária da teoria, ênfase na prática • Trabalho em equipe (atividades práticas) • Apresentação e discussão dos trabalhos em equipe ACRXavier

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Conduta durante o curso • Concentrar-se na aprendizagem • Focar exclusivamente no assunto do curso • Respeitar horário estabelecido • Desligar celular ou colocar no modo silencioso • Fazer/atender ligações somente fora do horário de aula • Participar produtivamente dos trabalhos ACRXavier

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Programa • Módulo 1 – Gestão: conceitos fundamentais

• Módulo 2 – Passos para o efetivo gerenciamento dos processos da rotina do dia-a-dia

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A PIRÂMIDE DA APRENDIZAGEM Taxa média de retenção Palestras

Leitura

10%

Audiovisual

20%

Demonstrações

30%

Grupos de discussão

Praticar fazendo

Ensinar os outros/uso imediato

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50%

75%

80%

Sistema

• É um conjunto de processos que são interligados com o

propósito de atender a um objetivo central. • Disposição das partes de um todo, coordenadas entre si, e que funcionam como estrutura organizada, para alcance de objetivos institucionais.

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Organizações • Uma organização é um sistema administrado, projetado e operado para atingir determinado conjunto de objetivos • Uma organização é um sistema que transforma recursos em produtos e serviços

Ambiente Externo

Insumos

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Organização

Retroalimentação PNUD - Projeto das Nações Unidas

Resultados

Características de uma Organização

FINALIDADE

(Objetivos)

EXPLÍCITA CLARA DIVULGADA COMPREENDIDA

INSUMOS Pessoal Financeiros Instalações Equipamentos (Recursos)

QUALIFICADO MOTIVADO DISPONÍVEIS PADRÃO MÍNIMO ADEQUADO

PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO

CLIENTES / BENEFICIÁRIOS

QUALIDADE

SATISFAÇÃO DAS NECESSIDADES E EXPECTATIVAS

(Pessoas)

MÉTODO GERENCIAL

PES PDCA GR ACRXavier

BENS E SERVIÇOS

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• • • • • •

QUALIDADE INTRÍNSECA CUSTO ATENDIMENTO MORAL SEGURANÇA ÉTICA

Administração

• Arte de trabalhar com pessoas e recursos para realizar objetivos

organizacionais • Processo de utilização de recursos organizacionais para atingir objetivos institucionais através das funções de planejar, organizar e alocar pessoas, liderar e controlar

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Administração (representação gráfica)

Administração

ACRXavier

Planeja Organiza Lidera Controla

Recursos humanos, financeiros e materiais

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Para atingir os objetivos da organização

Funções da Administração

PLANEJAR

PARA

ORGANIZAR

ADMINISTRAR

UMA ORGANIZAÇÃO

LIDERAR

•AVALIAÇÃO INTERNA CONTROLAR

•SUPERVISÃO •AVALIAÇÃO EXTERNA

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Sucesso da organização Uma organização atingirá o sucesso quando conseguir ADMINISTRAR com: EFICIÊNCIA

FAZER CERTO AS COISAS

EFICÁCIA

FAZER AS COISAS CERTAS

EFETIVIDADE

FAZER CERTO AS COISAS CERTAS

EQÜIDADE

HORIZONTAL E VERTICAL

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Principal objetivo de uma organização administrada com sucesso

Satisfazer as necessidades e expectativas das pessoas

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Como esse objetivo se concretiza Pela prática de um sistema de gerenciamento moderno, baseado no controle de qualidade, que permite: Estabelecer padrões – descobrir e distinguir as necessidades das pessoas a quem a organização está servindo e estabelecer padrões para o atendimento dessas necessidades;

Manter os padrões – gerenciar a organização para garantir que essas necessidades sejam atendidas Melhorar os padrões – gerenciar a organização para que as necessidades humanas sejam atendidas cada vez melhor, mais rápido, mais barato, mais simples ACRXavier

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O que é qualidade É o que o cliente/beneficiário do produto/serviço quer

Significa satisfazer as necessidades e expectativas das pessoas São todas aquelas dimensões que afetam a satisfação das necessidades das pessoas: Qualidade intrínseca (Q) – características técnicas da qualidade do produto/serviço, seu desempenho, confiabilidade, ausência de defeitos etc. Custo (C)– custo do produto para a organização e seu preço para o cliente Atendimento (A) – ou entrega, no prazo certo, no local certo na quantidade certa

Moral (M) – grau de satisfação dos colaboradores Segurança (S) – características de segurança que o produto deve ter para os clientes internos e externos Ética (E) – cumprimento dos valores, normas e regulamentos da organização ACRXavier

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O que é controle São as atividades exercidas por todas as pessoas da organização, de maneira harmônica (sistêmica) e metódica (utilizando o ciclo PDCA) para controlar os meios (causas) que afetam os resultados (fins) referentes à satisfação das pessoas É garantir a qualidade dos produtos e serviços

É o mesmo que gerenciar a organização para que satisfaça as necessidades e expectativas das pessoas, entregandolhes produtos e serviços de qualidade

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O que é controle da qualidade

É o controle exercido por todas as pessoas da organização para a satisfação das necessidades dos seus clientes internos e externos É controlar os meios através da medida da qualidade dos resultados

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Por que se pratica o controle da qualidade

Para se eliminar as causas fundamentais dos problemas que afetam a qualidade

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O que é controle total É realizar as seguintes atividades, por meio de todas as pessoas da organização: Identificar problemas Identificar as causas dos problemas Atuar nas causas Melhorar o resultado Padronizar

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O que é qualidade total É considerar a qualidade de um produto ou serviço em todas as suas dimensões: Qualidade intrínseca Custo Atendimento Moral Segurança Ética

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O que é gestão pela qualidade É o mesmo que controle total da qualidade total É o gerenciamento dos processos organizacionais visando a maior satisfação do cliente É o gerenciamento para resultados com base no controle dos processos e da qualidade

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O que é o Gerenciamento pelas Diretrizes É um sistema administrativo que visa a garantir a sobrevivência da organização, praticado por todos os colaboradores, por meio do: Estabelecimento da visão estratégica – com base na análise do ambiente organizacional (interno e externo) e nos valores, visão e missão, fornecendo o rumo para o estabelecimento de diretrizes Direcionamento da prática do controle da qualidade – por todas as pessoas (gerenciamento da rotina), segundo a visão estratégica ACRXavier

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Do que se compõe o Gerenciamento pelas Diretrizes Gerenciamento da Rotina – cuja função é gerenciar (controlar) as tarefas do dia-a-dia, sendo a manutenção dos resultados a principal função de quem as executa: - Estabelecimento de padrões (planejando para a qualidade) - Manutenção dos padrões - Melhoria dos padrões Gerenciamento interfuncional - cuja função é construir a visão da organização, sendo a melhoria das tarefas a principal tarefa de quem trabalha na alta administração: - Estabelecimento de diretrizes pela alta direção - Desdobramento para cada nível - Execução das metas desdobradas para cada gerente ACRXavier

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Gerenciamento pelas Diretrizes Estabelecimento de padrões

Gerenciamento Da rotina

Manutenção de padrões

Melhoria de padrões

Gerenciamento pelas diretrizes

Estabelecimento das diretrizes da alta direção

Gerenciamento interfuncional

Desdobramento para cada nível

Execução das metas desdobradas

para cada gerente

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Quais são os tipos de função Há 5 tipos, classificados em duas categorias: Gerenciais Direção – estabelece metas que garantem a sobrevivência da organização a partir do plano estratégico Gerenciamento – atinge metas, girando o PDCA, e treina a função supervisão Assessoria (técnica) – ajuda a função gerencial, contribuindo com conhecimento técnico Operacionais Supervisão – verifica se a função operação está cumprindo os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e treina a função operação Operação – cumpre os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) ACRXavier

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Por que é importante definir a função Porque contribui para o processo de desalienação dos trabalhadores

Porque é a primeira coisa que deve ser feita para que se possa implantar o gerenciamento da rotina Porque cada indivíduo deve saber qual o objetivo do seu trabalho, qual é a sua função, ou seja, qual é o processo pelo qual ele é responsável, qual o produto desse processo, quem são seus clientes e quem são seus fornecedores ACRXavier

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Como é conduzido o trabalho dentro de uma organização

Na empresa, as pessoas exercem funções seguindo uma organização hierárquica

 FUNÇÃO - Tipo de Trabalho  CARGO - Posição ocupada dentro de uma organização.

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O que é um processo É um conjunto de causas tendo um objetivo, produzir um efeito específico, chamado produto do processo

É um conjunto de causas que produz um efeito É a combinação de pessoas, equipamentos, materiais, métodos etc., para produzir algo, material ou não Uma organização é um processo com vários subprocessos Todo processo tem fornecedor, produto e cliente

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Efeito e causas de um processo

Materiais

Métodos

Medidas

Produto Efeito

Mão-de-obra

Meio-ambiente

Máquinas

C a u s as ACRXavier

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Processo - Definição “Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Nota: a. Os insumos (entradas) para um processo são geralmente produtos (saídas) de outros processo b. Os processos de uma organização são geralmente planejados e realizados sob condições controladas para agregar valor” (FNQ)

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Exemplo de processo – Arroz doce Insumo (Entrada) 1 xícara de arroz 1 1/2 litro de água 1 pedaço de casca de limão 1 lata de leite condensado Canela para polvilhar.

Processo

Resultado (Saída)

Misture numa panela grande o arroz, a água fria e o pedaço de casca de limão e leve ao fogo até ferver. Deixe em fogo baixo, até que fique macio e quase seco. Junte o leite condensado mexa bem e retire do fogo. Sirva polvilhado com canela.

Arroz doce

Variação:

Insumos

Ao retirar do fogo, acrescente duas gemas batidas, mexendo sempre ACRXavier

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Fonte: Receita Boa 33

Tipos de Processos •

Processos primários: São aqueles que tocam o cliente. Qualquer falha, o cliente logo identifica

•

Processos de apoio: São os que colaboram com os processos primários na obtenção do sucesso junto aos clientes

•

Processos gerenciais: São aqueles que existem para coordenar as atividades de apoio e dos processos primários. PNUD - Projeto das Nações Unidas para o Desenvolvimento

O que é análise de processo É a sequência de procedimentos lógicos, apoiadas

em fatos e dados, que tem como objetivo determinar a causa fundamental de um problema

(resultado indesejável), para eliminá-la, solucionando definitivamente o problema

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O que é controle de processo Consta de três ações fundamentais: Estabelecimento de uma diretriz de controle (planejamento da qualidade) sobre os fins e os meios de um processo • Meta – que é o nível de controle, ou seja, a faixa de valores desejada para o ICQ (fim) • Método – que são os procedimentos (meios) necessários para se atingir a meta (fim) Manutenção do nível de controle (manutenção de padrões), se todos os padrões estabelecidos no item anterior forem cumpridos, resultando numa qualidade-padrão, custo-padrão, atendimentopadrão, moral-padrão, segurança-padrão, ética-padrão. Ocorrendo desvios deve-se: • Atuar no resultado para repor imediatamente o processo em funcionamento. Ex.: queimou a lâmpada, troca-se a lâmpada • Atuar na causa para prevenir o reaparecimento do desvio. Ex.: queimou a lâmpada, por que ela queimou? Há dois tipos de causas: assinaláveis (análise de falhas) e crônicas (análise de processo – método de solução de problemas)

Alteração da diretriz de controle (melhoria dos padrões) para garantir a sobrevivência da organização. Quando a diretriz de controle muda, deve-se, pelo método de solução problemas: • Alterar a meta, ou seja, alterar a faixa de valores proposta para o ICQ, alterar o nível de controle • Alterar o método, ou seja, alterar os procedimentos-padrão de tal forma que o novo nível de controle seja atingido

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Funções da análise de processo, padronização e item de controle Controle da Qualidade para eliminar as causas fundamentais dos problemas

Análise de Processo

Padronização

Item de Controle

Para identificar as causas fundamentais do problema

Para bloquear as causas fundamentais

Para vigiar as causas fundamentais e confirmar que estão bloqueadas

Para manter sob controle ACRXavier

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O que é um problema É o resultado indesejável de um processo É a diferença entre uma situação existente e a que se quer, sendo esta a meta a ser atingida

É uma não-conformidade, uma inadequação, um efeito indesejável Ocorre quando há: - Uma situação insatisfatória, um desvio de um padrão de desempenho desejado ou de um objetivo estabelecido - Uma oportunidade de melhoria, ou que surjam alternativas de ação a escolher, independente de uma situação insatisfatória

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Qual a diferença entre problema e causa de um problema

Problema refere-se sempre a um efeito, a um resultado

Um problema nunca é “falta de”alguma coisa “Falta de”diz respeito às causas que geram o problema Problema é o resultado ou efeito que tal “falta de”acarreta

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Como se determina a causa fundamental de um problema

Por meio da análise de processo

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O que é gerenciar • É essencialmente atingir METAS

• Não existe gerenciamento sem METAS • Gerenciar é resolver problemas

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Gerenciar META PADRÃO

NOVO PADRÃO

MOMENTO ATUAL

ACRXavier

PADRÃO EXISTENTE

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Gerenciar e metas de melhoria

Para se atingir METAS DE MELHORIA é necessário estabelecer NOVOS PADRÕES ou MODIFICAR PADRÕES EXISTENTES

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O que é um fornecedor Fornecedor é a pessoa, processo ou unidade gerencial que entrega insumos para outra pessoa, processo ou unidade gerencial, dentro da cadeia cliente-fornecedor Por definição, todo processo é cliente do processo anterior O processo anterior é o fornecedor do processo seguinte Fornecedor é o processo anterior

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O que é um produto

É o resultado de um processo Pode ser material ou não

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Produto •

“Resultado de atividades ou processos. Considerar que: • O termo produto pode incluir serviços, materiais e equipamentos, informações, ou uma combinação desses elementos

• Um produto pode ser tangível (por exemplo, equipamentos ou materiais) ou intangível (por exemplo, conhecimento ou conceitos), ou uma combinação dos dois

• Um produto pode ser intencional (por exemplo, oferta aos clientes) ou não-intencional (por exemplo, um poluente ou efeitos indesejáveis)” ACRXavier

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(FNQ) 46

O que é um cliente É aquele (pessoa, instituição, processo) que recebe (ou compra) e utiliza o produto/serviço Pode ser: Interno – quando pertence à organização Externo – quando não pertence à organização

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O que é estabelecer padrões Estabelecer padrões, ou desenvolver um nível de qualidade, ou planejar a qualidade consiste nas atividades relacionadas ao desenvolvimento de um produto ou processo novo É quando se define a qualidade planejada, que pode ou não ser alcançada, dependendo apenas da capacidade do processo Trata-se do estabelecimento de novos padrões de trabalho (novos processos) baseados nas necessidades das pessoas (clientes)

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O que é manter o padrão Manter o padrão ou o nível de qualidade consiste nas atividades que visam manter a qualidade do processo ou produto É a garantia do cumprimento dos padrões de trabalho (processo existente) para manter estáveis as características do

produto, assegurando, assim, a satisfação das pessoas

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O que é melhorar o padrão

Melhorar o padrão ou reforma do nível de qualidade consiste nas atividades que visam melhorar o desempenho do processo

É a melhoria contínua dos padrões de trabalho (processo

existente) para satisfazer cada vez mais os clientes

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O que são Itens de Controle da Qualidade (ICQ) • São índices numéricos estabelecidos sobre os efeitos de cada processo para medir a sua qualidade total • São um conjunto de características mensuráveis de um produto, cujo monitoramento deverá garantir a satisfação do cliente em relação ao mesmo • São as medidas de um ou mais efeitos importantes para o cliente, que nos permitem controlar a qualidade • São as medidas do resultado de um processo e estão associados às dimensões da qualidade ACRXavier

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O que são Itens de Verificação da Qualidade (IVQ) • São índices numéricos estabelecidos sobre as principais causas que afetam determinado item de controle • São o conjunto de parâmetros do processo pelos quais podemos influenciar direta ou indiretamente os valores dos ICQ

• São também chamados de itens de controle das causas

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Como são garantidos os resultados de um ICQ

Pelo acompanhamento dos IVQ, estabelecidos sobre os pontos de verificação dos processo

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Itens de controle e de verificação – necessidades a serem atendidas pelos gerentes

1. 2. 3. 4. 5.

ALTA PRODUÇÃO PRODUTO DE QUALIDADE CUSTO OPERACIONAL BAIXO AUSÊNCIA DE RELAMAÇÃO DOS CLIENTES EQUIPE SATISFEITA

6. 7. 8. 9. 10.

9. 11. 12. 13. 14.

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NÃO TER QUE RECLAMAR MELHOR PREÇO NÃO TER PRODUTOS EXTRAVIADOS NÃO TER PROBLEMAS NÃO SOFRER ACIDENTES COM ITENS COMPRADOS

SALÁRIO COMPATÍVEL SER OUVIDO ESTAR SATISFEITO COM O TRABALHO NÃO SOFRER ACIDENTES DE TRABALHO NÃO TER O QUE RECLAMAR

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O que é o ciclo PDCA

É o método gerencial utilizado na Gestão pela Qualidade

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Ciclo PDCA

Agir adequadamente (ações corretivas)

Verificar os resultados da tarefa executada

C ACRXavier

Definir as metas Definir os métodos para atingir as metas propostas

Educar e treinar

Executar a tarefa (coletar dados)

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D 57

O Ciclo PDCA AGIR sobre as causas, em caso de não atingimento do planejado

PLANEJAR onde se quer Chegar: META

VERIFICAR

QUALIFICAR as pessoas, se necessário

os resultados obtidos, comparando-os com as Metas ACRXavier

Definir como chegar lá: MEIOS

EXECUTAR o que foi planejado PNUD - Projeto das Nações Unidas para o Desenvolvimento

PDCA para manter resultados PDCA para manter resultados – as diretrizes de controle são mantidas pelo cumprimento dos procedimentos operacionais padrão

PLAN (estabelecimento da diretriz de controle)  Definição dos ICQ a serem acompanhados e de sua faixa-padrão aceitável (nível de controle)  Definição dos procedimentos-padrão necessários à manutenção dos resultados do processo DO  Treinamento no trabalho nos procedimentos-padrão  Treinamento na coleta de dados  Execução das tarefas de acordo com os procedimentos-padrão CHECK  Verificação dos ICQ (gráfico de controle pode ser suficiente, na maioria dos casos) ACT  Se tudo estiver normal, manter os procedimentos atuais para que os resultados possam ser mantidos na faixa-padrão  Se ocorrer uma anomalia, a chefia deve ser avisada imediatamente para as ações corretivas necessárias, a não ser que as ações corretivas já estejam padronizadas. ACRXavier

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PDCA para melhorar resultados As diretrizes de controle são melhoradas para garantir a sobrevivência da organização, utilizando o método de solução de problemas

É a grande responsabilidades de todas as chefias, do principal executivo aos supervisores Os operadores utilizam o PDCA para melhorias nas atividades dos CCQ – Círculos de Controle de Qualidade Etapas do método de solução de problemas: •Identificação do problema •Observação •Análise do processo •Plano de ação •Ação •Verificação •Padronização •Conclusão ACRXavier

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Utilização do ciclo PDCA para manutenção e melhoria da diretriz de controle de processo A

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PADRÃO

D TEMPO

PLANO

PADRÃO

“QC STORY” MÉTODO DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

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O que é Garantia da Qualidade

É o objetivo final do gerenciamento moderno, assegurando a satisfação das pessoas

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Do que se compõe a Garantia da Qualidade • Domínio da tecnologia • Motivação para a qualidade

• Domínio de conceitos • Domínio e utilização de técnicas e métodos • Veículos gerenciais (gerenciamento da rotina, interfuncional e pelas diretrizes)

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Quais os estágios da Garantia da Qualidade Inspeção – o controle é feito no final do processo produtivo, depois que o produto/serviço já foi entregue ao cliente; geralmente, os custos aumentam quando se aumenta o nível de qualidade exigida, pois se aumenta a quantidade de refugo, retrabalho, desperdício Controle do processo – o controle é feito ao longo do processo; a melhoria da qualidade implica fazer bem feito todas as coisas desde o princípio Desenvolvimento de novos produtos e serviços – a qualidade é construída desde a concepção de cada novo projeto; para se alcançar este estágio é necessário, primeiro, consolidar a prática do controle de processo, implantando o gerenciamento da rotina ACRXavier

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O que é fluxo de produção de um bem ou serviço

É a sequência de processo que permite

ao gerente entregar o produto/serviço que o cliente/beneficiário deseja

ACRXavier

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Qual o objetivo de um processo

Produzir um produto/serviço que tenha a preferência do cliente/beneficiário, que atenda e supere suas necessidades e expectativas

ACRXavier

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O que é rotina

São as atividades relacionadas ao gerenciamento de processos repetitivos

ACRXavier

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O que é implantar a rotina

É implementar o gerenciamento dos processos repetitivos, via PDCA

ACRXavier

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Por que se implanta a rotina

Para delegar o gerenciamento do processo ao seu operador Com isso o gerente poderá dedicar parte de seu tempo ao controle da rotina e a maior parte às atividades de melhoria (resolver problema)

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Resumo – Gerenciamento da Rotina Gerenciamento da Rotina Conjunto de

Organização Hierárquica Onde temos que definir as

Exercidas Seguindo uma

Atividades

Funções

de uma

Unidade Gerencial

Que podem ser

Funções Gerenciais •Direção •Gerenciamento

voltadas para atingir os objetivos do seu

•Assessoramento

Funções Operacionais •Supervisão

Processo ACRXavier

•Operação PNUD - Projeto das Nações Unidas para o Desenvolvimento

O que são causas comuns e especiais num processo Causas comuns – são as que não se planeja controlar, ou por que são desconhecidas, ou por que não são consideradas importantes. Compõe parte da variação da qualidade, bem como do nível de qualidade produzido. São, assim, causas fundamentais dos problemas crônicos. São processos estáveis com baixos níveis de qualidade, isto é, sem nenhuma indicação de tendenciosidade dos resultados. Em outras palavras, são processos “planejados”para produzir neste nível (insatisfatório) de resultado Causas especiais – são aquelas que, ao atuar sobre um processo, o leva a ter um resultado completamente diferente do seu comportamento usual. Uma causa especial dá origem sempre a um problema casual

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Gerenciamento do crescimento do ser humano Realização do próprio potencial Auto-desenvolvimento, criatividade, auto-expressão

Auto-confiança, independência, reputação etc Sentimentos de aceitação, amizade, associação, de pertencer ao grupo

Proteção pessoal e da família, estabilidade no lar e no emprego

Auto-realização Ego ou estima Sociais Segurança

Sobrevivência, alimentação, roupa, teto

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Fisiológicas

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Como realizar o efetivo gerenciamento de um processo É realizado estabelecendo-se padrões, mantendo os padrões e melhorando os padrões.

O estabelecimento dos padrões, também conhecido como planejamento para a qualidade, segue um procedimento de 18 passos.

ACRXavier

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Quais os passos para o efetivo gerenciamento de um processo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Descrever a Unidade Gerencial Relacionar os recursos disponíveis para o cumprimento da missão da UG Relacionar os fornecedores e os insumos utilizados Listar os principais processos Identificar os produtos e serviços e clientes em relação aos principais processos Elaborar o quadro-sintese dos cinco primeiros passos Mapear os principais processos, identificando os ICQ Realizar, se necessário, ajustes imediatos nas relações da UG com os fornecedores e clientes Estabelecer metas para os ICQ dos principais processos Identificar os IVQ dos principais processos Elaborar fluxograma dos principais processos, utilizando 4W e 1H Adequar a estrutura e recursos da UG para desenvolver as atividades dos principais processos Padronizar como será controlada a efetividade do processo – elaborar matriz da qualidade Capacitar funcionários que atuam nos principais processos Gerenciar a efetividade do processo mediante a coleta e processamento de dados e apresentação gráfica 16. Comparar os dados coletados com as metas fixadas para os ICQ 17. Gerenciar para manter ou para melhorar 18. Elaborar o Procedimento Operacional Padrão (POP) dos principais processos ACRXavier

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Programa de Modernização da Gestão 1.

Reestruturação organizacional

Definições estratégicas: Valores, Negócio, Visão, Missão, Matriz de Produtos, Itens de Controle da Qualidade, Itens de Verificação da Qualidade

Melhoria do Ambiente do Trabalho: Programa 5S, Programa de Sugestões, Gestão do Pessoal, Gestão por Competências

Gestão de Processos com definição de metas operacionais para os ICQ dos produtos e monitoramento e controle dos IVQ

Padronização

Avaliação da Gestão (Avaliação Institucional, Critérios de Excelência)

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Visão Geral Simplificada do Modelo de Gestão P

Informações Externas

Planejamento Estratégico

Informações Internas

Diretriz Anual Rotina

Desdobramento

Planos de Ação

Execução

Avaliação Trimestral

Orçamentação

Avaliação Mensal

Avaliação Anual

Diagnóstico do Diretor

Ações Corretivas

Padronização

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Exemplo de Aplicação dos 6 Primeiros Passos do Gerenciamento da Rotina do Dia-a-Dia

ACRXavier

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1º Passo – Descrever a Unidade Gerencial - UG O que é:

A UG deve ser identificada e seu negócio e missão descritos para se conhecer as características da UG em que se pretende medir e avaliar os resultados institucionais Como fazer:  Definir a UG – unidade que tenha processos, clientes e fornecedores, produtos/serviços definidos e missão específica; pode ser a organização como um todo ou um setor específico dela  Descrever o negócio – descrição das atividades executadas pela UG  Redigir a declaração da missão – propósito, finalidade, razão de ser da UG (o que faz, para quem, como) ACRXavier

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PASSO 1 Formulário 1– Identificação da UG, seu negócio e missão Identifique a unidade gerencial (UG) onde você trabalha e defina o negócio e a missão de tal unidade

Unidade gerencial (UG):Coordenação de Avaliação e Fortalecimento Institucional da Gestão.

Negócio: Avaliar e fortalecer institucionalmente a Secretaria e Escolas para a garantia da qualidade. Nossa missão é:Fortalecer o processo de gestão da Secretaria e Escolas por meio do desenvolvimento e implementação da avaliação institucional, metodologias, instrumentos e processos de planejamento estratégico e gerenciamento da rotina, visando à garantia da gestão com qualidade.

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2º Passo – Relacionar os recursos disponíveis para o cumprimento da missão da UG O que é: A UG deve identificar os meios disponíveis para o cumprimento da missão: humanware, hardware e software Como fazer:  Listar recursos humanos (humanware) – cargos, funções e ocupantes da UG e necessidades  Relacionar equipamentos, materiais e instalações mais relevantes (hardware)  Definir o método de trabalho empregado (software)

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PASSO 2 Formulário 1 - Recursos Humanos(Humanware) Liste os cargos existentes na UG, tipos de função (Direção, Gerenciamento, Assessoria, Supervisão e Operacional), definição da função, quantidade e necessidade Cargos

Definição da Função

Quantidade

Necessidade (quantidade que deveria ser)

Gerenciamento

Gerenciar os processos e ações da CAFIG

Assessor Técnico

Assessoria

Implementar e acompanhar a execução das ações da CAFIG junto as Escolas e Secretárias

Auxiliar de Apoio

Operacional

Apoiar técnicoadministrativamente a CAFIG.

Supervisores de Gestão

Supervisão

Atuar como facilitadores e supervisores da qualidade da gestão de Escolas e Secretarias

Coordenador (a)

ACRXavier

Tipos de função

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PASSO 2 Formulário 2 – Equipamentos e instalações Relacionar equipamentos, materiais e instalações mais relevantes e necessidades para o bom funcionamento da UG Descrição

Quantidade

Adequado

Inadequado

(quantidade)

Necessidade (quantidade que deveria ser)

Micro Computadores

Notebooks

Mesas

Telefone (ramal)/fax

02 (celulares)

Cadeiras

02 (Sede)

Salas

(Cont.)

ACRXavier

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PASSO 2 Formulário 2 – Equipamentos e instalações Relacionar equipamentos, materiais e instalações mais relevantes (Continuação)

Descrição

Quantidade

Adequado

Inadequado

(quantidade)

Necessidade (quantidade que deveria ser)

Armário com 2 portas

Arquivo

Estante

Nobreak

Quadro branco

Quadro de cortiça (mural)

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PASSO 2 Formulário 3 - Método (s) de Trabalho Descreva o(s) método(s) de trabalho empregado na UG

Método

Adequado

Ciclo PDCA

Planejamento Estratégico

Gerenciamento de Rotina

Sistema Informatizado para acompanhamento do PDE

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Inadequado

3º Passo – Relacionar fornecedores e insumos O que é:

A UG deve listar os principais insumos e respectivos fornecedores. Para que existam processos é necessário que haja insumos (produto, serviço ou informação) e fornecedores (internos e externos) Como fazer:  Listar insumos  Listar fornecedores

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PASSO 3 Formulário 1 - Insumos e fornecedores Enumere os principais insumos e fornecedores da UG

Fornecedores Gabinete da SEE

Insumos Diretrizes estratégicas da Secretaria; demandas específicas

Gabinete da Secretaria-Executiva

Dados e Informações do orçamento para execução dos projetos.

Gerências de Ensino

Dados e Informações dos diferentes níveis e modalidades de ensino.

Gerência de Gestão

Relacionamento institucional e informações das escolas.

Gerência de Planejamento

Apoio à celebração de convênios; diretrizes do PES da SEE; dados e informações.

Gerência de Descentralização

Dados e Informações do processo de descentralização de recursos para as escolas. Dados e Informações de indicadores educacionais.

Gerência de Estatística

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4º Passo – Listar os principais processos O que é: A UG deve identificar seus principais processos para iniciar a implantação do gerenciamento da rotina. Como fazer:  Listar os principais processos – são aqueles que maior impacto têm sobre os clientes e sobre os resultados da organização  Listar processo utilizando verbo no infinitivo

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PASSO 4

Formulário 1 - Identifique a UG e relacione seus principais processos Unidade Gerencial

Principais processos •

• Coordenação de Avaliação e Fortalecimento Institucional da Gestão

• • • • • •

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Implementar o processo de avaliação de produtos e serviços da Secretaria Apoiar a implementação do PES nas Secretarias Municipais de Educação Acompanhar das ações do Estado e Municípios no âmbito do Programa de Metas da Secretaria Implementar o PDE nas escolas estaduais. Implementar o Gerenciamento Revolucionário da Rotina nas Escolas (GR + 5S) Premiar as escolas Certificar os profissionais da escola Elaborar relatórios gerenciais sobre os resultados da implementação dos processos e serviços das Secretarias

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5º Passo – Identificar produtos/serviços e clientes em relação aos principais processos O que é: A UG deve identificar seus produtos/serviços e respectivos clientes para conhecer, de maneira detalhada, o que produz e para quem Como fazer:  Listar produtos/serviços  Listar clientes  Listar produtos/serviços utilizando verbo no particípio passado, tendo como base o enunciado do processo no 4º passo.

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PASSO 5 Formulário 1 - Principais produtos/serviços e respectivos clientes Cite os principais produtos e serviços da UG e seus respectivos clientes Processo

Produtos/Serviços

Clientes

Implementar o processo de avaliação de produtos e serviços da Secretaria.

Avaliação dos produtos e serviços selecionados implementada.

Secretaria Estadual.

Apoiar à implementação do PES nas Secretarias Municipais de Educação.

PES – Planejamento Estratégico da Secretaria implementado

Secretarias Municipais de Educação.

Acompanhar das ações do Estado e Municípios no âmbito do Programa de Metas da Secretaria

Ações do Estado e Municípios no âmbito do Programa de Metas da Secretaria acompanhadas

Secretarias Estadual e Municipais.

Implementar o PDE nas escolas estaduais

PDE – Plano de Desenvolvimento da Escola implementado.

Escolas Estaduais, Secretaria Estadual

Implementar o Gerenciamento Revolucionário da Rotina nas Escolas (GR + 5S).

Gerenciamento Revolucionário da Rotina (GR + 5S) nas escolas implementado.

Escolas Estaduais.

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(Cont)

Processo

Produtos/Serviços

Clientes

Premiar as escolas

Escolas premiadas (Prêmio escola de qualidade)

Escolas

Certificar os profissionais da escola

Profissionais da escola certificados

Escolas, Secretaria

Elaborar relatórios gerenciais sobre os resultados da implementação dos processos e serviços da secretaria.

Relatórios gerenciais sobre os resultados da implementação dos processos e serviços da secretaria elaborados.

Secretaria, Escolas

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6º Passo – Elaborar quadro síntese dos cinco primeiros passos O que é: A UG deve elaborar o quadro síntese dos cinco primeiros passos

Como fazer:  Após elaborar os cincos primeiros passos, a UG deve elaborar o quadro-síntese, uma visão geral da UG: negócio, missão, negócio, recursos, fornecedores, insumos, principais processos, produtos/serviços e os clientes.

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PASSO 6 Formulário 1 – Quadro síntese dos cinco primeiros passos do Gerenciamento da Rotina da UG Unidade Gerencial: Coordenação de Avaliação e Fortalecimento Institucional da Gestão-CAFIG INSUMOS

FORNECEDORES Gabinete da SEE

Diretrizes estratégicas da secretaria, Demandas específicas.

Gabinete da SecretariaExecutiva

Dados e informações do orçamento para execução dos projetos.

Gerência de Ensino

Dados e Informações dos diferentes níveis e modalidades de ensino.

Gerência de Gestão

Relacionamento institucional e informações das escolas.

Gerência de Planejamento

Apoio à celebração de convênios; diretrizes do PES da SEE; dados e informações.

Gerência de Descentralização

Dados e informações do processo de descentralização de recursos para as escolas.

Gerência de Estatística

Dados e informações dos Indicadores Educacionais.

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PRODUTOS

MISSÃO

PROCESSOS

Fortalecer o processo de gestão das Secretarias e Escolas, por meio do desenvolvimento e implementação da avaliação institucional, metodologias, instrumentos e processos de planejamento estratégico e gerenciamento da rotina, visando à garantia da gestão com qualidade.

Implementar o processo de avaliação de produtos e serviços da Secretaria.

IAPS

Apoiar a implementação do PES nas SEMEs.

PES

SEMEs

Acompanhar as ações do Estado e Municípios no âmbito do Programa de Metas da Secretaria

Relatórios Gerenciais

SEE e SEMEs

RH/INSTALAÇÕES

09 Pessoas Computador 02 Impressora 01 Mesas 3 Mesa de reunião 01 Telefone/ramais 01 Fax 01 Cadeiras 07 Armários 02 Arquivos 02 Estante 01 Sala 02 Notebook 02 Quadro branco 01 Quadro mural cortiça 01 Nobreak 01

Implementar o PDE nas escolas estaduais

Implementar o Gerenciamento Revolucionário da Rotina nas escolas.

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PDE

GR+5S

CLIENTES

SECRETARIA ESTADUAL

ESCOLAS Escolas ESTADUAIS / SEMEs Estaduais/SEMEs

ESCOLAS ESTADUAIS

(cont.)

Unidade de Gerenciamento: Coordenação de Avaliação e Fortalecimento Institucional da GestãoCAFIG FORNECEDORES

INSUMOS

Gerência de Comunicação

Projetos de mobilização e divulgação.

Gerência Financeira

Material de consumo, pagamentos, passagens, diárias, etc.

Gerência de Informática

Gerência de Pessoas

Representações Regionais (Núcleos da SEE)

Supervisores de Gestão

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Bancos de dados, manutenção e suporte técnico, elaboração e manutenção de sistemas.

Dados e informações, capacitações, etc.

MISSÃO

PROCESSOS

PRODUTOS

CLIENTES

•Premiar as escolas

Prêmio de Gestão Escola de Qualidade

ESCOLAS

Certificar os profissionais da escola

Certificação dos Profissionais

ESCOLAS

Relatórios Gerenciais

SEE/SEMEs ESCOLAS

Elaborar relatórios gerenciais sobre os resultados da implementação dos processos e serviços das Secretarias

Dados e informações das escolas; relatórios situacionais.

Dados e informações do acompanhamento às escolas; relatórios de monitoramento.

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Bibliografia CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. Belo Horizonte, Fundação Christiano Ottoni, Escola de Engenharia da UFMG, Rio de Janeiro: Bloch, 1994. DELLARETTI FILHO, O. DRUMOND, F. B. Itens de controle e avaliação de processos. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1994. ROTONDARO, R. G. “Gerenciamento por Processos”. In: CARVALHO, M. M.; PALADINI, E. P. (Coord.). Gestão da qualidade: teoria e casos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

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Obrigado!!!

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