¿Qué es un documento? Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”. Muchas son las clasificaciones que se realizan de los documentos, no obstante, una de las más frecuentes es aquella que tiene como criterio fundamental para desarrollarse el soporte en el que se encuentran los mismos. De ahí que básicamente se establezcan dos grandes grupos: documentales textuales, que son los que se realizan en papel, y documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de
soporte para guardar una información concreta
¿Cómo se clasifica de acuerdo al tipo de documento? Clasificación de documentos. Clasificar, como proceso, comprende la distribución de los objetos de cualquier género de clases, sobre la base de rasgos diferenciales correspondientes. Al clasificar documentos se realiza un análisis de su contenido y forma, situándolos en grupos mediante un sistema de clasificación desarrollado con estos fines. Función analítica La clasificación ocupa un lugar primordial en la actividad científico informativa (ACI), pues su función analítica en el almacenamiento y la posterior recuperación son básicas. Otras tareas como son la catalogación, la indización, la anotación y la confección de reseñas y resúmenes conforman, junto con la clasificación, el subsistema de procesamiento
analítico sintético en un sistema de información documentario (SID). Puede definirse como Sistema de clases según el cual se distribuyen los objetos de cualquier género, sobre la base de rasgos diferenciales que les son inherentes; en este sistema cada clase ocupa un lugar determinado constante, con relación a las otras clases. • Puede ser definida como el arte de asignar a los libros un lugar exacto en un sistema de clasificación en el cual los distintos asuntos del saber o la descripción de la vida humana en sus varios aspectos están agrupados de acuerdo con sus semejanzas o con las relaciones de uno con otros. • La esencia de la clasificación en la documentación es sistematizar un complejo de documentos informativos y determinar el lugar de cada uno de ellos dentro de dicho complejo. • La clasificación es una operación lógicoconceptual humana, que puede traducirse en operaciones concretas (físicas), consistente en la separación de un conjunto original de objetos cualesquiera (ideas o cosas) en subconjuntos, atendiendo a características o atributos semejantes o diferentes de dichos objetos; por tanto la clasificación es, en general, una operación que tiende a separar y reagrupar. •
Tipos de sistemas de clasificación documentarios Sistema enumerativo: es aquel, en el cual están previstas todas las rúbricos y sus índices, así como las posibles conjunciones o intersecciones entre sus rúbricos. • Sistema precoordinado: sistema de clasificación en el cual los términos de clasificación o encabezamientos de materia pueden estar compuestos de varias palabras, que juntas forman una unidad conceptual que no es posible dividir. • Sistema pos coordinado: sistema de clasificación que goza de la ventaja de construir a voluntad la notación o enunciado de asuntos más o menos complejos, al momento de la indización (clasificación) o de la recuperación de información; estando previstos los elementos (signos o términos) y algunas reglas de combinación. • Sistema jerárquico: sistema en el cual cada subclase va precedida inmediatamente de una sola clase. En este sistema las materias se desarrollan de lo más general a lo más particular, de lo simple a lo complejo. • Sistema facetico: sistema hospitalario que posee tablas de características o aspectos únicos (facetas o categorías) con un sistema de signos que permiten la clasificación multifacética de un documento, o sea, permite combinar las características de un documento dosificándola de una forma sintética y profunda con ayuda de una fórmula facetica. •
Sistema semifacético: sistema que, siendo enumerativo y jerárquico, permite una indización multifacética con bastante profundidad, ya que posee todo un sistema de signos que permite combinar los términos de clasificación. •
¿Qué papel cumplen los documentos mercantiles en la actividad empresarial?
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras.
¿Cómo se clasifican los documentos mercantiles? Los Documentos Mercantiles se clasifican en dos grupos: 1 Documentos mercantiles corrientes o comunes: a ) Solicitud de Cotización. b ) Cotización. c ) Orden de Compra. d ) Factura de Venta. e )Nota de Despacho. f ) Nota de Débito Comercial. h ) Nota de Crédito Comercial. i ) Comprobantes de Control Interno. j ) Tarjeta de Trabajadores. 2-Documentos Negociables o de Crédito: a) La Letra de cambio
b ) El Pagaré c) La Carta de Crédito. d )Certificado de Depósito. e ) Bono de Prenda. -El Cheque. f ) Conocimiento de Embarque ¿Qué son documentos mercantiles negociables? Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
¿Qué es una letra de cambio? La letra de cambio es un documento por el que una persona física o jurídica (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento). •
• El librado es la persona que emite la letra. Si surge de una relación comercial el librador es el vendedor. (Debe firmarla) • • El librado es la persona que en condiciones normales paga la letra. Siguiendo el ejemplo anterior seria el comprador. El librado para quedar comprometido a pagar la letra tiene que aceptarla. La aceptación es un reconocimiento formal de la deuda, hace exigible la letra a cobrar o a pagar.
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• El tenedor o tomador es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir quien cobra en nombre del librador (intermediario financiero). Ejemplo:
¿ Qué es un aval ? El aval es el contrato de fianza en el Derecho Cambiario. Surgido en Londres para los usos así de ellos de la letra de cambio, es un compromiso unilateral de pago, generalmente solidario, en favor de un tercero (beneficiario), que recibirá la prestación en caso de no cumplir el avalado (deudor del beneficiario). El garante obligado por el aval se denomina avalista. Se aplican supletoriamente al aval las reglas legales de la fianza. De no ser así, esta aplicación supletoria no cabe cuando el avalista se obliga a pagar sin reserva de oposición ninguna, en los casos en los que se dice que presta el aval a primera demanda, o a primer requerimiento.
El aval bancario es un caso particular de aval, por razón subjetiva, dado que aquí el avalista es un banco, caja de ahorros, cooperativa de crédito, u otra forma de entidad de crédito.
¿Qué son cheques ? Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
CODIGO CUENTA CLIENTE
CHEQUE N°
0102-0103-94-0000057943 GARCIA JOSE
S-91
67001553
Bs____________________________
PAGUESE A LA ORDEN DE:___________________________________________________________________________________________________ LA CANTIDAD DE:________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________DE_____________ ______________________________________
Banco de Venezuela CARACAS-VENEZUELA RIF: J-000029482 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO Bs 364.713.370,20
BARQUISIMETO =67001553*0102*0103*94*000005794*90*
¿Qué es un endoso? Se denomina endoso al acto de ceder en forma parcial o total la propiedad o el poder sobre un documento y se aplica sobre cualquier título de propiedad o crédito. Los documentos o títulos de propiedad que son susceptibles de ser endosados son: • Cheques • Letras de cambio • Pagarés • Facturas (sobre todo automotrices) El endoso consiste en que una persona transfiera a otra el poder de realizar actos de dominio a su nombre o transferir la propiedad de un documento, el endosante da este poder a través de una firma realizada en el reverso del documento.
El endoso solo se puede realizar en la parte posterior del documento, con excepción de las facturas automotrices, en donde se realiza de ser posible al frente.
¿Cuáles son los tipos de cheques? Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas rectas paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede cobrar en efectivo y solo se puede depositar en una cuenta. Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que no tiene especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que lo tenga en su poder. Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al cual fue hecho el cheque. Se puede endosar. Cheque certificado: el banco certifica que el cheque tiene fondos, reservando los mismos hasta que sea cobrado. Cheque de caja: es un cheque expedido por una institución de crédito para ser pagado en sus propias sucursales.
Cheques de viajero: son los cheques expedidos por una institución bancaria para ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del país o en el exterior. Cheque para acreditar en cuenta: cuando un cheque tiene escrita la leyenda "para acreditar en cuenta", el mismo no podrá ser cobrado en efectivo y tendrá que ser depositado en la cuenta Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe cobrarlo para quien fue extendido. Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a una fecha futura. Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago asimilable a la entrega de dinero en efectivo.
¿Qué es un pagare?
A la hora de establecer el origen etimológico de la palabra pagaré tenemos que determinar que este se halla claramente en el latín y más exactamente en el verbo pagare que puede traducirse como “apaciguar”. Un significado este que cobra sentido en el momento que se considera que pagar algo a alguien es darle aquello para calmarlo, apaciguarlo, y que no halla ningún tipo de problemas Un pagaré es un título que registra una obligación de pago. La persona que lo emite, que se conoce como suscriptora, se compromete a pagar a un segundo individuo (el beneficiario o tomador) una cierta cantidad de dinero en un plazo estipulado. Por ejemplo: “No te preocupes, mañana mismo te entrego un pagaré y cerramos la operación”.
¿Tipos de pagare?
Los pagarés, son documentos, también llamados títulos de crédito, los cuales establecen una promesa de pago que le otorga a la persona suscriptora que otorga la persona suscriptora a los beneficiarios. Algunos de los requisitos que deben contar los pagarés son: • Fecha en que se emite • La mención de que será pagada, la cual se realiza en el mismo documento • Cantidad de dinero que debe ser pagada, con el número y letra correspondiente • Nombre de la persona beneficiada • Fecha de vencimiento • Lugar y tiempo de pago • Estipular los intereses que se cobrarán • Firma de la persona que se compromete a pagar.
¿Qué es carta de crédito?
Una carta de crédito es una herramienta de pago que se rige de acuerdo a normas internacionales. Este instrumento permite que una persona indique a un banco que concrete un pago a un tercero, siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones. El ordenante es quien compra la mercadería e indica al banco que realice el pago de acuerdo a ciertas cláusulas. La entidad bancaria, por su parte, asumirá las obligaciones sólo a partir de recibir cierta documentación, como la factura de compra, certificados aduaneros, etc.
¿Qué son documentos mercantiles no negociables? Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. RECIBO Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Sus características son: - Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo. - Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. - Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. - Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. - Cantidad en números.
- Firma de quien emite el recibo. FACTURA Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas. Sus características son: - Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. - Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. - Condiciones de pago. - Mencionar los descuentos si los hay - Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías. - Firma del comprador. Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es decir, es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita. Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. COTIZACIÓN La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Es decir, la cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo. Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores. Así también, la primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. Por otra parte, también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o
de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios. NOTA DE CREDITO La Nota de Crédito será emitida al mismo adjudicado o usuario para modificar comprobante de pago emitidos con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura ¿Qué es una orden de compra? Una orden de compra o nota de pedido: es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial. Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso: en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra”. Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las
mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega.
¿Qué es una factura? Todos tenemos alguna noción sobre lo que es, sin embargo, muchos no saben cómo hacer una factura o para qué se debe emitir. Este documento es de suma importancia tanto para profesionales, empresarios o autónomos; por tanto, todos estamos obligados a conocer sobre facturación. Una factura es un documento que todo empresario o profesional está obligado a emitir a la hora de realizar alguna operación económica. En este documento se deja en evidencia toda la información sobre la operación, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio.
¿Qué es un recibo? El recibo es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe), y dirigido a la persona deudora (quien paga). No existe regulación mercantil específica del recibo, siendo las instrucciones del Consejo Superior Bancario y las prácticas bancarias y comerciales las normas supletorias de protección jurídica. De acuerdo con estas, el recibo es considerado un efecto de comercio con características similares a la letra y al pagare, pudiéndose endosarse y descontarse siempre que este aceptado.
El pago del recibo suele domiciliarse en cuenta bancaria, pero también se acostumbra a cobrar en el domicilio del pagador-librado. En el caso de domiciliación bancaria del recibo es necesaria la autorización escrita del deudor para que la entidad bancaria cargue o adeude en cuenta su pago.
¿Qué son notas de debito y crédito? Las notas debito y crédito: son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta. Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditaci贸n en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.