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VOL.1
2017
ESTUDIO ERP
SAP ERP ASPECTOS HISTÓRICOS DE LOS ERP Puntos de interés especial: •
HISTORIA ERP
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USOS ERP
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IMPLEMENTACIÓN
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TIPOS ERP
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BENEFICIOS
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PAPEL DE LAS TIC’S
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SAP ERP
Los antecedentes históricos más remotos de los actuales ERP's los podemos encontrar en el año 1945. Durante la II Guerra Mundial el Gobierno estadounidense utilizó programas especializados para administrar los recursos de materiales (Gestión del Inventario) que se utilizaban en el frente de batalla. A finales de los años 50 (1959) y principios de los 60 los sistemas MRP (Material Requirement Planning) se introdujeron en los sectores productivos: las empresas utilizaban estas soluciones para actividades de control de inventario, facturación, pago y administración de nóminas. La finalidad principal del MRP con-
sistía en que ayudase a planificar qué materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición. En los años 80 se crea el MRP II que, a diferencia de sus antecesores, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales. A principios de los 90, las soluciones ERP consolidaban, en un único sistema de información, diversas operaciones de negocio críticas; permitían que la información empresarial fuera compartida y utilizada por distintas áreas.
LÍNEA DE TIEMPO DE LOS ERP
+ver en: https://www.timetoast.com/timelines/1452867
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SAP ERP
ERP DESDE PERSPECTIVA CONCEPTUAL Y TEÓRICA Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una administración de la relación con ellos (SRM). Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración inicial de la aplicación, que es común. Las personalizaciones
y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero. Muchas veces las empresas poseen diferentes sistemas para la administración de los datos para cada departamento, si bien los ERPs son una gran ayuda para este tipo de casos, sin embargo, el cambio que va desde capacitación a trabajadores hasta el cambio de manera de trabajar, desmotiva a las empresas y siguen con los sis-
temas actuales, el problema es la falta de información que se posee sobre la implementación de los ERPs ya que se puede trabajar en paralelo y sin afectar las labores cotidianas de la empresa, así mismo las capacitaciones no significan difíciles acciones ya que los actuales ERPs están diseñados para el fácil y ágil manejo de los mismo y no se necesita tener conocimientos avanzados para su efectivo uso.
COMPONENTES O FUNCIONALIDAD DE UN ERP EN LA ACTUALIDAD
“CONOCE MÁS SOBRE SAP EL MEJOR ERP PARA LAS EMPRESAS”
Al hablar de las funcionalidades de un ERP se debe de mencionar los tres módulos en que se pueden dividir las funciones: * Negocio: Comercial, Materiales, Producción, Calidad, Mantenimiento * Financiero: Gestión Financiera, Controlling, Activos Fijos, Proyectos. Propósito especial: RR.HH., Workflow, Soluciones Sectoriales. Estas funciones, permite básica-
mente la incorporación, modificación, consulta o eliminación de información del negocio. Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Las empresas pueden personalizar que desean para su
ERPS VS SOLUCIONES VERTICALES DE INDUSTRIA Las comunes soluciones verticales utilizadas en las industrias cada vez se quedan más atrás, ya que se necesita conexión entre departamentos para su análisis de datos y realización de tareas. Actualmente los ERPs están posibilitando la integración de
soluciones verticales. Los sistemas ERP más avanzados ya incluyen potentes soluciones verticales integradas con el resto de módulos. La importancia está en valorar el grado de adecuación de los procesos disponibles en la herramienta a los procesos
ERP, elegir los módulos que necesiten para su excelente adaptación en la empresa. Además, la funcionalidad de poder conectar todos los datos en un mismo sistema brinda mucha facilidad a diferentes departamentos para crear revisiones y estudios de la información manejada en la empresa. Existen diversas compañías que brindan ERP entre ellas SAP, ORACLE, Softland que son reconocidas por su compromiso con las empresas y su disponible atención a problemas o dudas. que se acostumbran realizar en la empresa. En la siguiente página se muestra un cuadro comparativo donde se observan los detalles.
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ERPS VS SOLUCIONES VERTICALES DE INDUSTRIA Como se puede ver un ERP incluye los mayores beneficios ya que integra todo y facilita y agiliza el trabajo, además de la opción de incluir en el ERP soluciones verticales.
Metodología de Implementación General de un ERP Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa. Definir las desempeño:
medidas
de
Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo deta-
lle para la implementación del sistema ERP. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano. Para la implementación de
sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se debe enseñar a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo específico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas. Revisar la integridad de la base de datos: La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la organización. Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empre-
sa. Se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema. Instalar el nuevo (montar plan piloto):
Software
El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema. Capacitar masa crítica: La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto,
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ERP SAP
se debe pasar a la utilización de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.
Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.
Integración de datos:
Ejecución:
La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados.
Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede
limitar la ejecución del sistema. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.
BENEFICIOS DE ADQUIRIR UN ERP VERSUS EL DESARROLLO TRADICIONAL A LA A MEDIDA. Solo 1 de cada 5 empresas que implementa un ERP opta por desarrollar un software a medida en lugar de comprar un ERP estándar. Sin embargo, las dos opciones tienen interesantes ventajas y desventajas que debes tener en cuenta al tomar una decisión sobre tu futuro ERP. Implantar un ERP estándar Un ERP estándar, ERP comercial o ERP paqueteado es un paquete de software creado por alguno de los muchos fabricantes del sector, que deberás elegir y posteriormente adaptar en función de las necesidades de tu empresa.
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ERP ESTÁNDAR VS ERP A LA MEDIDA Ventajas del ERP estándar Implantar un ERP comercial supone escoger una solución ya existente desarrollada por una empresa especialista en este tipo de software y probada por otros clientes, lo cual ofrece mayores garantías. Para empezar, puedes evaluar las numerosas opciones existentes en el mercado, algunas de ellas muy especializadas e incluso verticales o específicas para tu sector, así como conocer casos de éxito de otras empresas, opiniones de los usuarios, etc. Al tratarse de un software ya existente, la implementación resulta rápida (generalmente a partir de 3 meses) y puedes saber de antemano el coste que tendrá. Asimismo, el fabricante entrega la documentación completa y te permite acceder al servicio de soporte, foros de usuarios, etc. en caso de dudas. También puedes contratar el mantenimiento del sistema ERP al fabricante o a la consultora que realiza la implementación, externalizando esta tarea. Finalmente, la continuidad del ERP está garantizada si eliges a un proveedor consolidado.
Desventajas de implantar un ERP estándar Elegir entre los centenares de ERP disponibles en el mercado puede resultar un proceso largo y si te equivocas en la elección, pagarás las consecuencias muy caro. El coste de la licencia también supone un aspecto importante, además de los gastos necesarios para realizar las adaptaciones siempre necesarias en el ERP para poder usarlo en tu empresa, que pueden disparar el coste final. Aun así, es inevitable que el ERP que implantes incluya módulos o funciones que no necesitas, mientras que deberás hacer desarrollos a medida para cubrir aspectos propios de tu actividad que no contempla el ERP. También es habitual que un ERP comercial requiera una infraestructura informática más avanzada que la que realmente requiere tu empresa para funcionar, al estar pensado para un volumen de usuarios que no siempre se corresponde con los que tiene tu organización. Por último, la elección que hagas te "atará" al proveedor del ERP durante largo tiempo porque no resulta fácil cambiar de sistema de gestión empresarial (aunque existen ofertas que te permiten aprovechar la inversión realizada en un ERP que ha quedado anticuado o no satisface tus necesidades).
Ventajas del ERP a medida Elegir un ERP a medida implica no pagar licencias al fabricante, no estar "atado" a la compañía que lo creó y poder realizar el mantenimiento internamente. Al estar concebido para tu empresa, las funcionalidades del ERP se ajustarán exactamente a lo que necesitas y evitas pagar por módulos o funciones que no requieres, así como verte forzado a implantar una infraestructura técnica posiblemente sobredimensionada respecto a tus necesidades reales. También existen ERP de código abierto que te evitan comenzar desde cero y pagar licencias por las tecnologías que uses en el desarrollo. Además, los usuarios de tu empresa se habituarán antes a manejar la nueva solución porque se ajusta a su forma de trabajar actual, en lugar de obligarles a adaptarse a los procedimientos establecidos en una solución estándar. Finalmente, un ERP a medida también puede suponer un elemento de diferenciación respecto a la competencia al respaldar procesos en los que tu negocio destaca especialmente.
incorporar a tu equipo o contratar a programadores especialistas que, una vez esté creado el ERP, adquirirán la condición de "intocables" ya que nadie más estará capacitado para realizar actualizaciones o modificaciones en el sistema (las empresas de servicios de software son reacias a trabajar en las soluciones a medida de otros). Tampoco puedes recurrir al soporte de un proveedor externo para realizar consultas y no está garantizada la continuidad del ERP a menos que tu empresa invierta en actualizarlo. Del mismo modo, el coste de la solución puede dispararse si surgen desviaciones en las previsiones iniciales del desarrollo. También deberás tener en cuenta el coste adicional que supone desarrollar la documentación del sistema y realizar la formación a los usuarios, que tendrá que asumir tu empresa. Finalmente, hay un aspecto organizativo que tampoco conviene olvidar: crear un ERP a medida puede consolidar procesos de trabajo internos que tal vez no sean los más eficientes, en lugar de adaptarte a las buenas prácticas estándar del sector.
Desventajas del ERP a medida El mayor inconveniente de desarrollar un software de gestión empresarial propio es que supone un esfuerzo económico, técnico y humano que pocas empresas están dispuestas a asumir. El proceso de implementación resulta más lento (depende del tiempo que dure el desarrollo) y al ser una solución nueva y única no hay garantías de que el resultado final sea satisfactorio. Deberás
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La siguiente tabla resume los aspectos bรกsicos a tener en cuenta respecto a cada opciรณn:
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LA ORGANIZACIÓN DE UN PROYECTO DE ERP La mayoría de empresa cometen errores a la hora de organizar un proyecto de ERP, uno de los más comunes es imaginar que es un simple proyecto del Departamento de TI, la organización de un proyecto de ERP implica un periodo de cambio trascendental para cualquier empresa, y la clave es un buen análisis y preparación. 1. Tiempo para planificar Las organizaciones tratan de avanzar por el proceso de planificación lo más rápido posible por temor a dedicar más tiempo a la teoría que a la práctica. La verdad es que una o dos semanas más de planificación podrían marcar la diferencia entre un proceso fluido y un proceso obstaculizado por errores evitables. Una buena práctica es asignar una semana de planificación por cada mes de tiempo estimado para la implementación. 2. Responsabilidades internas del proyecto
Lo primero que una empresa debe hacer para prepararse es establecer un equipo interno con la influencia y la autoridad necesarias para lograr que el resto de la compañía participe y se comprometa con el proyecto.
Lo ideal sería que la empresa designara un equipo de proyecto integrado por los siguientes miembros: • Patrocinador: Líder interno del proyecto. El patrocinador debe brindar orientación de alto nivel al resto del equipo para garantizar que el sistema de ERP permita lograr los objetivos de negocio una vez implementado. A veces desempeña también el papel de jefe de proyecto. • Jefe de proyecto: gestionar, planificar, controlar y coordinar el proyecto desde el punto de vista de la empresa, y su único objetivo es garantizar que el proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto. Este puesto lo debe ocupar un directivo de alto mando o un mando intermedio que tenga experiencia en distintas áreas funcionales. • Responsable de TI. Coordinar todas las actividades relacionadas con la tecnología informática entre la empresa y el proveedor de ERP, así como todas las actividades realizadas por el personal de terceros. Entre las tareas cotidianas del responsable de TI se encuentran el desarrollo de planes, el apoyo a las actividades del equipo y la adquisición de recursos. • Equipo de usuarios. Formado por usuarios que tengan una combinación de autoridad, conocimiento de la empresa y temperamento.
3. Objetivos medibles Las empresas implementan soluciones de ERP para perfeccionar los procesos clave y mejorar los KPIs. Pero si los indicadores no se definen al inicio del proyecto, será imposible saber si la implementación realmente logró los objetivos deseados. Todas las partes interesadas deben saber exactamente cuáles son las expectativas para el proyecto y utilizarlas como guía durante el proceso.
Seguir los pasos y planificar los proyectos de buena manera es la clave del éxito para lograr cumplir todos los objetivos del proyecto. Para que un proyecto se llegue a ejecutar sin imprevistos el personal a cargo debe comprometerse con dar lo mejor de sí y cumplir con cada una de las tareas, aunque algunas veces parezcan tediosas, son necesarias para llegar al
ÉXITO
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EL PAPEL DE LOS EXPERTOS FUNCIONALES, EL PAPEL DE TI Y DE LOS ESPECIALISTAS EN TI EN LOS PROYECTOS DE ERP. Cuando una organización considera que todas las tareas son del departamento de tecnología, desde la selección de software de aplicación hasta la comunicación interna, va por el camino hacia el fracaso del proyecto ERP. No existe una lógica que diga que el departamento de TI y un equipo de sistemas juegue un papel integral en las implementaciones de ERP. Algunas veces ellos no suelen tener la amplia y abarcadora visión del negocio que un director de operaciones tiene. Además de la autoridad para tomar las muchas decisiones sobre la gestión de procesos de negocio. Tres grupos de personas internas suelen ser necesarios en cualquier proyecto de ERP - un comité directivo, gerente (s) del proyecto y expertos en la materia. El comité de dirección podría ser el grupo de gestión o grupo ejecutivo de una pequeña empresa. Las grandes empresas suelen delegar la responsabilidad de proyectos a un comité directivo, cuyos miembros se incluyen algunos miembros de la dirección o grupo ejecutivo. Los gerentes de proyecto son responsables de llevar a cabo los objetivos del proyecto establecidos. expertos en la materia son los que participan en el trabajo del día a día y que puede hablar en detalle sobre el proceso de negocio existente y todos sus problemas.
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¿CÓMO UTILIZAR LAS HABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE TI EN UNA IMPLEMENTACIÓN ERP?
Áreas en las que el departamento de sistemas y TI podría ser capaz de proporcionar una inestimable ayuda.
• Participar en la selección de software ERP, incluyendo la revisión de la gestión de procesos de negocio y la documentación anteproyecto. • Trabajar con un experto de terceros para mapear los procesos de negocios, comparando “cómo deben ser” versus “cómo son” en el software para determinar áreas de personalización.
La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas.-Steve Jobs.
• Ayudar a determinar lo que la organización va a hacer sobre las
brechas entre sus necesidades y las capacidades del sistema. • Trabajar con un experto de terceros para implementar y probar el sistema elegido.
• Crear de un plan para determinar cómo la organización se encargará de los problemas de los usuarios y del sistema después del corte y cambio.
ción, materiales, etc. Aunque los profesionales de sistemas probablemente sean expertos funcionales, ellos jamás deben estar a cargo del proyecto. Ese es un trabajo para el nivel ejecutivo, y pretender otra cosa es perjudicar a los talentos del departamento de TI y al futuro de la empresa. (Panorama Consulting Solution, 2012)
• Participar en la determinación de un enfoque de eliminación gradual del sistema existente. • Evaluar la contratación de un tercero para determinar una estrategia de capacita-
II PARTE
En esta segunda parte de la revista se dedicará a conceptos e información acerca del ERP SAP. Además de la información detallada, se posee de un Estudio de Caso acerca del mismo ERP 10
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CLOUD COMPUTING EN SAP SAP es una empresa de cloud computing impulsada por la tecnología de memoria en memoria de SAP. Tenemos 110 millones de suscriptores de nube y 41 centros de datos de vanguardia en todo el mundo. Ofrecemos aplicaciones en la nube (SaaS) para todas las líneas de negocio, una plataforma de nube líder en el mercado (PaaS) y una infraestructura flexible bajo demanda (IaaS). Puede confiar en servicios probados de seguridad y alojamiento en la nube de la empresa, y elegir entre un entorno de nube público, privado o híbrido.
¿QUÉ ES CLOUD COMPUTING?
“No podemos culpar a la tecnología cuando comete errores.” -Tim Berners-Lee.
En pocas palabras, el cloud computing permite a los usuarios acceder a datos, aplicaciones y servicios a través de Internet. La nube elimina la necesidad de hardware costoso, como unidades de disco duro y servidores, y ofrece a los usuarios la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Más del 90% de las empresas ya están utilizando la tecnología de la nube en un entorno de nube público, privado o híbrido. Los principales beneficios de la nube incluyen:
-Elasticidad: escala hacia arriba o hacia abajo rápidamente para satisfacer la demanda de computación. -Asequibilidad: solo paga por lo que usa y minimiza los costos de hardware y TI. -Disponibilidad: Obtenga acceso al sistema en la nube 24/7 desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo. -Simplicidad: TI libre de la gestión de servidores y actualización de software.
GENERALIDADES DE SAP SAP Netweaver 7.4 Este nuevo release fue diseñado para poder acompañar las tendencias tecnológicas actuales relacionadas con "in-memory computing", "cloud computing", soluciones móviles y el manejo de las redes sociales, potenciando las caracterísiticas ya ofrecidas en la versión anterior de SAP Netweaver. SAP Netweaver 7.4 se implementa "on-premise", es decir, como solución instalada en el cliente, y es totalmente compatible con versiones anteriores, lo que significa que cada programa escrito en ABAP o en JAVA, que corre en release SAP Netewea-
ver 7.3x, también podrá correr sin cambios sobre la plataforma SAP Netweaver 7.4. En el caso de Java, la versión SAP Netweaver AS JAVA 7.4 y la última, 7.4, tienen el mismo "code line", por lo tanto tienen un comportamiento idéntico, y se diferencia sólo en el nombre: SAP Netweaver AS JAVA 7.4. Esta versión también ofrece nuevas tecnologías en herramientas para el desarrollo de aplicaciones móviles y sobre la nube, también como mejoras en la conectividad, y en otras áreas como Business Warehouse, que sigue optmizándose.
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BUENAS RAZONES PARA CLOUD COMPUTING Las razones más importantes para que los clientes consideren el cloud computing: - Rápido tiempo de implementación, proporcionando acceso rápido a la funcionalidad
nube se han establecido en el mercado de TI en los últimos años, las definiciones comúnmente acepta-
das de "lo que es nube" son difíciles de encontrar.
- Reducción de los esfuerzos de TI debido a que tanto la operación como el mantenimiento del hardware y software son responsabilidad del proveedor - Flexibilidad debido a contratos de suscripción en lugar de contratos de licencia y conceptos de "pagar lo que se usa" - Escalabilidad para soportar las necesidades cambiantes del negocio y apoyar el crecimiento - A pesar de que los servicios en la
La tecnología es siempre un arma de doble filo. Traerá muchos beneficios, pero también muchos desastres.-Alan Moore
COMPONENTES CLÁSICOS DE SAP Da soporte a las funciones esenciales de los procesos y operaciones de la empresa.
A su vez, se subdivide en: SAP ERP Finanzas: permite cumplir con los estándares de generación de informes financieros, mejorar el flujo de caja y gestionar los riesgos financieros. SAP ERP Gestión del capital humano: optimiza los procesos de selección y motivación de los empleados.
SAP ERP Operaciones: se mejoran las operaciones para reducir costes, aumentar ingresos, maximizar la rentabilidad y la atención al cliente. Las áreas que abarca SAP ERP son: análisis empresarial, contabilidad financiera e interna, gestión del capital humano, gestión de operaciones, gestión de servicios corporativos y
autoservicios.
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PLATAFORMA DE INTEGRACIÓN DE SAP
BUSINESS OBJECTS SAP Crystal Reports La sólida herramienta de generación de informes SAP Crystal Reports convierte casi todas las fuentes de datos en información útil e interactiva a la que se puede acceder offline u online, desde aplicaciones, portales y dispositivos móviles. SAP Crystal Dashboard Design Asuma el control de los datos complejos y otórgueles significado con SAP Crystal Dashboard Design. Convierta los datos sin analizar en cuadros de mando sofisticado e interactivo que le ayudarán a comprender dichos datos de forma más rápida y rigurosa.
SAP Crystal Server Alivie la presión sobre sus recursos de TI y ponga potentes análisis empresariales directamente en manos de los responsables de la toma de decisiones con ® Crystal Server. Facilite informes, cuadros de mando y datos a todo el personal junto con un servidor de Business Intelligence (BI) de gestión, seguro y de implementación rápida.
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BASES DE DATOS DEL MERCADO CON QUE SE PUEDE IMPLEMENTAR SAP • • • • • • • •
-SAP HANA -MAX DB -Sybase ASE -Informix -Oracle -Adabas -IBM DB/2 -Microsoft SQL Server
VENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE SAP La información es compartida en tiempo real con los operarios, proveedores y distribuidores,
sin importar la cantidad de personas/empleados involucrados. Hoy en día, la calidad/exactitud de la información y la velocidad con que esta es compartida entre los diferentes actores (personas involucradas) es una de las principales claves para el éxito de una empresa, por ello la importancia de integrar los sistemas SAP a las empresas.
Cualquier tecnología suficientemente avanzada es equivalente a la magia. -Sir Arthur C. Clarke.
Mediante el uso del software, los gerentes pueden obtener información estratégica relativa a cada área de la empresa más fácil y rápido, en tiempo real, y así tomar las mejores decisio-
nes.
METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN SAP Preparación del proyecto El primer paso para los jefes de proyecto es establecer el proyecto de implantación. Se marcan una línea general, se junta el equipo de proyecto y se fija una reunión de kickoff. Este kickoff es crítico, porque es aquí donde el equipo de proyecto y los dueños de los procesos (cliente) visualizan juntos los objetivos que se pretenden conseguir y definen las responsabilidades de cada uno. Business Blueprint En esta fase, se define y documenta de
forma detallada el alcance del proyecto de implantación, una vez terminadas las reuniones de trabajo. También se genera el Business Blueprint, que es un documento en formato Word con todos los requisitos de la compañía completamente detallados. Realización El objetivo de esta fase es que el sistema R/4 quede configurado y parametrizado, a fin de obtener una solución integrada y documentada que cumpla todos los requerimientos de negocio definidos previamente. Preparación Final El objetivo de esta fase es completar la preparación final del sistema R/3 para salir a producción. Aquí se incluyen entre otras cosas las pruebas, la formación 14
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a usuarios, administración del sistema, preparación del corte (fechas, si se hace o no paralelo…) y prepararse para la puesta en producción. Salida en vivo - Soporte En este momento todo el mundo está ya preparado para comenzar a trabajar de forma real, con el sistema totalmente en producción. Posteriormente, el equipo de proyecto se centra en dar soporte al usuario final.
SAP ENTERPRISE PORTAL La cartera de SAP Portal proporciona a los empleados, clientes y socios un punto de acceso único e intuitivo a las aplicaciones, el contenido y la analítica para escenarios locales y en la nube a través de una integración de interfaz de usuario flexible. SAP Portal Roadmap Esta presentación ofrece una visión general completa de la cartera del Portal SAP. El documento cubre las dos líneas de productos: SAP Enterprise Portal on-premise y SAP Cloud Platform Portal. Portal de la Plataforma SAP Cloud SAP Cloud Platform Portal proporciona una forma fácil de crear sitios empresariales empresariales, basados en SAP Cloud Platform, con toda la potencia de la gestión de autorizaciones, el desarrollo de contenidos y la integración a la nube de SAP, en premisas y soluciones de terceros.
SAP Enterprise Portal 7.50 SAP NetWeaver 7.50 es la versión de seguimiento compatible de SAP NetWeaver 7.40 y la base de premisa para SAP Business Suite y para la edición local de SAP S / 4HANA.
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SOLUCIONES POR LÍNEA DE NEGOCIO ¿Busca maneras de ayudar a que su departamento funcione mejor? Explore las carteras de soluciones específicas de su línea de negocio, desde la gestión de activos y finanzas hasta la comercialización y la fabricación, y encuentre software que satisfaga sus necesidades únicas y cotidianas. Asset Management Maximice el ROA con una gestión de activos empresariales superior (EAM) Administre eficazmente todo el ciclo de vida de los activos con el software de gestión de activos empresariales de clase mundial de SAP. Con una visibilidad en tiempo real del desempeño de los activos y análisis de gran alcance, es más fácil optimizar el uso de los activos, reducir los costos, administrar mejor los gastos de capital y, en última instancia, maximizar el rendimiento de los activos (ROA) Commerce Aumentar las ventas con el software de comercio digital Omnichannel Proporcione una experiencia de compras omnichannel contextual y personalizada con software de comercio electrónico, m-commerce y software de comercio social de SAP Hybris. Aproveche la personalización basada en datos, la administración y el cumplimiento de pedidos rentables, la gestión de inventario en tiempo real y mucho más. O si está ejecutando una pequeña empresa, vaya con SAP Anywhere CRM y software de carrito de la compra para las PYMES. Finance Gestión financiera para negocios digitales Adaptarse a los modelos de negociso modernos y digitalizados y crear una ventaja competitiva para su empresa - con software de gestión financiera y contabilidad de SAP. Nuestras soluciones on-premise y cloud soportan FP & A, procesos de cierre financiero, tesorería y gestión de riesgos, operaciones financieras y GRC.
Podemos ayudar a todo tipo de ejecutivos de finanzas corporativas a dirigir sus negocios hoy, y prepararse para el cambio en el futuro. Human Resources Gestione la fuerza de trabajo moderna con nuestro software HCM Capacitar, involucrar y desarrollar su talento - con el software de gestión del capital humano (HCM) de SAP SuccessFactors. Nuestras soluciones de gestión de recursos humanos basadas en la nube soportan las necesidades de mano de obra multigeneracional, global y contingente. Utilice herramientas de colaboración para la integración, la planificación de la plantilla, la nómina y más. Y fomentar una cultura de aprendizaje continuo y desarrollo profesional para obtener mejores resultados empresariales. Manufacturing Satisfacer las necesidades del cliente con mayor rapidez con el software de fabricación de SAP Colabore con redes globales y obtenga visibilidad en tiempo real de sus operaciones con el software SAP para la fabricación. Nuestras soluciones MES, MRP y ERP le ayudarán a optimizar todo su proceso, desde la planificación de la producción, la gestión de proyectos, la programación de procesos y el cumplimiento, hasta la gestión de la cadena de suministro móvil, a la vez que reduce los costos totales de fabricación.
Marketing Participar en el momento con nuestras soluciones de marketing digital Mejorar el compromiso del cliente en cada etapa del ciclo de ventas - con el nuevo e innovador software de marketing digital de SAP. Nuestras soluciones cloud y on-premise soportan desde social, correo electrónico y marketing de contenido hasta automatización de marketing y análisis avanzado. Entender la intención en tiempo real de cada cliente y ofrecer dinámicamente experiencias personalizadas y relevantes de omni-canal.
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R&D / Engineering Proporcione productos conectados más rápidamente con nuestro software PLM y R&D Sea el primero en comercializar productos nuevos o mejorados sin sacrificar la calidad, utilizando el software de SAP para apoyar sus iniciativas de Investigación y Desarrollo (I + D) y de Gestión del ciclo de vida del producto (PLM). Conecte su estrategia de producto con su estrategia de empresa, construya las especificaciones de cumplimiento y IoT en sus productos, mejore la gestión de proyectos y carteras (PPM) y, en última instancia, aumente sus ingresos. Sales Vendemos Smarter, Anytime, Anywhere, con nuestras avanzadas soluciones CRM Sales Aproveche las capacidades avanzadas de información y participación, así como funciones de automatización de la fuerza de ventas para ir más allá del CRM tradicional. Dé a sus vendedores el borde que necesitan para acelerar la productividad y el rendimiento de ventas, obtener las ideas que necesitan para tomar decisiones rápidas de negocios, tener una visión 360 de su cliente y pasar de cotización a efectivo sin esfuerzo. Sus equipos de ventas se venden más inteligentes en todas partes - en la oficina, en el camino, e incluso cuando están fuera de línea.
Service Proporcione un servicio de atención al cliente sin esfuerzo Proporcionar un servicio al cliente consistente y atractivo en todos los canales - y wow consumidores conectados digitalmente - con el software SAP Hybris. Dé a su centro de llamadas y agentes de ayuda una visión completa de los clientes, incluyendo la actividad de los medios sociales, para que puedan resolver rápidamente problemas y ganar lealtad. Y ca-
pacitar a los técnicos de servicio de campo con las herramientas móviles y la tecnología que necesitan para sobresalir. Sourcing and Procurement Maximice los ahorros con nuestro software de aprovisionamiento y adquisiciones ¿Quieres quintuplicar tus ganancias? Una nueva investigación muestra que cambiar su enfoque de crecimiento de ingresos a ahorros de adquisiciones puede hacer que suceda. Nuestras soluciones abarcan desde la contratación electrónica hasta el análisis de gastos, y pueden ayudarle a obtener ahorros de costes repetibles, al tiempo que mejora la calidad y el cumplimiento. Supply Chain Ejecutar una cadena de suministro en tiempo real con nuestro software SCM Conozca las crecientes expectativas de los clientes, ejecute redes de suministro cada vez más complejas y obtenga una capacidad de respuesta más rápida que rápida, con el software de gestión de la cadena de suministro (SCM) de SAP. Nuestras soluciones abarcan desde la planificación de la demanda hasta la gestión de inventarios, y utilizan tecnologías como Internet de Cosas, RFID y analíticas avanzadas para ayudarle a gestionar una cadena de suministro en tiempo real. Sustainability Aumentar el valor de la marca con la gestión de la sostenibilidad y EHS Proteja a su personal, productos y activos con el software de gestión de la sostenibilidad y el medio ambiente, la salud y la seguridad (EHS) de SAP. Nuestras soluciones pueden ayudarle a aumentar su rentabilidad con un consumo de energía reducido, una mayor seguridad y administración del producto, y lugares de trabajo más seguros. Proteja su marca y reduzca el riesgo, a la vez que mejora sus iniciativas de sostenibilidad empresarial.
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ESTUDIO DE CASO PRÁCTICO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ERP SAP Nombre del Proyecto original Implementación de un Área de Sistemas Integrados “ERP” para “Broadband Communications”
Forma de Adquisición de los servicios de implementación y del Licenciamiento SAP
La tecnología y las redes sociales han traído el poder a la gente.-Marcos McKinnon.
SAP R/3 posibilita la integración de áreas empresariales homogéneas dando soporte a las operaciones de “Broadband Comunications” de forma integral en tiempo real. Dicha integración se logra a través de la puesta en común de la información de cada uno de los módulos que conforman SAP R/3. Los módulos funcionales del sistema SAP R/3 responden de forma completa como un todo a los procesos operativos de la organización, integrado más factible para cubrir las necesidades de “Broadband Comunications” destacan: Factores diferenciales: -Solución estándar ampliamente utilizada en la actualidad, hecho que facilita la estandarización Sistemas de Información y la implementación de las mejores prácticas de la industria. - Solución escalable y modular que posibilitar llevar a cabo una implementación flexible y sostenible en el medio y largo plazo.
-Precio competitivo de un producto altamente fiable, con un coste moderado en actualizaciones y operaciones de mantenimiento o customizacion, hecho que posibilita un “Total Cost Onwership” razonable para un empresa de mediana envergadura como “Broadband Comunications”. -Implementación e integración factible en un tiempo razonablemente corto cuando nos referimos a un proyecto de implantación de sistemas. -Facilita la reingeniería de procesos transversales optimizando las operaciones productivas y de gestión de servicios de la organización. -SAP ofrece un soporte técnico especializado para el seguimiento y resolución de incidencias, incluyendo servicios profesionales de mejora y customizacion.
Componentes y/o funcionalidades implementadas del SAP Finanzas Contabilidad Financiera -Contabilidad General -Control de pagos a suministradores -Control de cuentas y cobros de clientes finales -Gestión de activos
Tesorería -Control y gestión de provisiones y posicionamientos -Control de fondos Control de Finanzas -Contabilidad por centros de coste -Control de coste por producto -Análisis de rentabilidad -Costes basados en actividades 18
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Marketing y Ventas Ventas -Gestión de Ventas -Gestión de productos y servicios -Gestión de pedidos y expediciones -Facturación de clientes Tecnología Planificación y desarrollo
-Gestión de la demanda -Plan de capacidades -Plan de Materiales Producción
Gestión de Productos y Servicios -Gestión de tarifas y condiciones de precio -Análisis de rentabilidad de productos y servicios -Control de coste de producto -Seguimiento y progresos de proyectos
-Control de ordenes internas -Control de facturas
Gestión de proveedores -Inventario de Proveedores -Transporte y gestión del suministro
-Datos básicos de producto
-Planificación de la demanda de proveedores
-Ordenes de fabricación
Gestión de Almacén
-Gestión de procesos
-Gestión de almacenes
Operación y Mantenimiento
-Gestión de inventarios
-Gestión del Mantenimiento
-Sistemas de calificación y control de calidad de entradas
-Ordenes de trabajo -Proyectos de Mantenimiento -Gestión del servicio Gestión de la Calidad -Herramientas de planificación y gestión de la calidad -Control de Calidad de productos
-Certificación de la calidad y notificaciones de estado por producto+ Gestión del Suministro y Compras Gestión de aprovisionamiento -Planificación y necesidades de materiales -Gestión de compras -Gestión de catálogos de compra -Control de partida presupuestaria
Gestión de Clientes
Gestión de grandes cuentas -Gestión de cuentas de clientes -Información sobre estados de cobro -Información de pedidos y expediciones por cliente -Información de certificaciones y notificaciones de calidad de producto Gestión de operación y mantenimiento de servicios a clientes. -Información sobre órdenes de mantenimiento -Información y control del mantenimiento preventivo -Información de los proyectos de mantenimiento -Información sobre el estado del servicio de mantenimiento
Recursos Humanos Gestión del Personal -Datos Maestros de personal -Nomina -Organización y planificación de personal
-Desarrollo de personal -Gestión de la formación -Selección de personal -Gastos de Viaje Programe Management Office Gestión de Proyectos -Planificación de proyectos -Plan de costes -Proceso de aprobación. -Seguimiento y progreso de proyecto. -Master data de proyecto. Alta dirección Control de Indicadores de Rendimiento de la organización
-Control de contabilidad de beneficios. -Seguimiento de la planificación del negocio. 19
SAP ERP
ESTUDIO DE CASO PRÁCTICO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ERP SAP
Beneficios derivados de la implementación que obtuvo la organización con la implementación del ERP -Estandarización de procesos operativos que involucran a más de un área. -Unificación de sistemas de información y aplicaciones de soporte funcional y operativo de la organización. -Reducción de los tiempos de desarrollo, producción, gestión del suministro y entrega. -Mejora en la gestión de la información con un sistema en tiempo real. -Mejora en la atención personalizada al cliente final de forma conjunta desde cada una de las áreas de la organización -Implantación de la Normativa ISO 9001 para asegurar la calidad de procesos. -Reducción de costes operativos derivados de los procesos de operación y mantenimiento.
Lecciones aprendidas del proyecto y de la operación del ERP -Elaboración de estrategias de comunicación efectiva y eficaz para informar y movilizar a las personas afectadas por el proyecto. -Liderazgo y lograr atención por parte de la alta dirección sobre el estado del proyecto de integración, haciendo especial hincapié en conducir la organización hacia la consecución de objetivos en base a los requerimientos y expectativas de los stakeholders. -Desarrollar la capacitación y formación del capital humano para explotar eficientemente el nuevo sistema ERP, buscando alcanzar la excelencia operacional en los procesos de negocio. -Lograr hacer una identificación y seguimiento de impactos potenciales en la cultura de empresa con el objeto de promover el alineamiento de la organización con el proyecto. -Lograr gestionar riesgos referentes a la transición y ejecución del plan de integración con el objeto de minimizar posibles desviaciones con impacto en la gestión del cambio.
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SAP ERP
CÓMO ADMINISTRAN FUNCIONAL Y TÉCNICAMENTE EL ERP
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SAP ERP
IMPACTO DEL PROYECTO EN LA ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN -Dotar a la organización de una tecnología que
permita dar servicio a las nuevas necesidades del negocio: facilita la gestión de mayor número de referencias, clientes, así como una atención más rápida y de mejor calidad al cliente. -Información en tiempo real del funcionamiento y marcha de los diferentes procesos/áreas. -Estandarización de procesos operativos que involucran a más de un área. -Unificación de sistemas de información y aplicaciones de soporte funcional y operativo de la organización. -Mejora en la gestión de la información con un sistema en tiempo real.
-Implantación de la Normativa ISO 9001 para asegurar la calidad de procesos. -Standardización de los sistemas de información e introducción de las mejores prácticas.
Planes Futuros No se tienen por el momento.
CONCLUSIÓN En la actualidad cada vez más em-
desarrollado ERPs propios.
Sin tecnología no hay presas implantan un ERP. De forfuturo para el hombre.
Las empresas que utilizan un sistema
ma aproximada, los ERPs más im-
ERP para su administración, son
plantados a nivel mundial son SAP
aquellas que desean tener informa-
(24 % de las empresas) y Oracle
ción veraz y en tiempo real, mejorar
(12 % de las empresas). Otras so-
su atención al cliente, reducir tiempos
luciones muy utilizadas son Sage,
innecesarios en la producción, au-
Microsoft Dynamics
e Infor LN
mentar sus ventas, dar seguimiento
(cada una de las cuales tiene en
al desempeño a través de indicado-
torno a un 5 % del mercado). De
res, tomar resoluciones para mejorar
este modo, aproximadamente un
la efectividad, mejorar la comunica-
50 % del mercado está dominado
ción entre áreas de producción y dis-
por las grandes empresas, mien-
minuir la duplicidad de la información.
tras que el otro 50 % se reparte en-
SAP ERP le brinda a su empresa la
tre múltiples empresas de desarro-
capacidad y recursos necesarios para
llo de software o empresas que han
integrar y uniformar las funciones aisladas de los distintos departamentos 22
SAP ERP
en un proceso continuo, y así ganar competitividad en el ambiente de los negocios. Concluyendo el estudio de caso, existen diversas ventajas de SAP sobre otros ERP que la empresa hubiera implementado, son las siguientes: •
Solvencia
•
Garantía de Éxito
•
Robustez
•
Escalabilidad
•
Valor
•
Transversalidad: es un ERP transversal a los sectores económicos, tamaños de las empresas, entre otros. SAP seguirá siendo una herramienta competitiva para la empresa.
•
Futuro y Evolución
Bibliografía Fernández, J. J. (2016). Implantación del sistema ERP SAP R/3. Obtenido de Área de Sistemas Integrados “ERP”: http://openaccess.uoc.edu/webapps/o2/bitstream/10609/15253/7/jmunozfernaTFC0612memoria.pdf Garmendia, I. (21 de Enero de 2013). Oreka i.t. Obtenido de ¿Qué es SAP? Beneficios de SAP ERP (1/3): http:// orekait.com/blog/que-es-sap-beneficios-de-sap-erp-13/ GRUPO NEOSISTEMAS. (2012). Obtenido de ¿Qué funcionalidades imprescindibles debe incluir un Software ERP de Gestión de Empresas?: http://www.neosistemassrl.com/neosistemas_15/generales/quefuncionalidades-imprescindibles-debe-incluir-un-software-erp-de-gestion-de-empresas SAP. (2017). SAP Latinoamérica. Obtenido de Software de ERP líder en la industria: https://www.sap.com/ latinamerica/product/enterprise-management/erp.html Wikipedia. (2017). Obtenido de https://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP SAP ERP. (2016). Obtenido de http://go.sap.com/spain/product/enterprisemanagement/erp.html
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Editores: Daniela Chaves Alvarado Francinie Garz贸n Vega Roberto Trejos L贸pez Jefferson Brenes Murillo
Administraci贸n de Centros de C贸mputo Universidad Latina de Costa Rica 2017 24