CARTILLA – ORGANIZAR EVENTOS GRUPO V
Paula Alejandra Castiblanco Solano Daniela Cortes Lozano Paula Camila Duque Fula José David Oliveros Ramírez
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TABLA DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................2 OBJETIVO.................................................................................................................................................3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS..................................................................................................................3 CAPITULO l..............................................................................................................................................4 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES...............................................................................................................................4 CAPITULO II...........................................................................................................................................20 CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES..........................................20 CAPITULO III..........................................................................................................................................33 TIPOS DE EVENTOS........................................................................................................................33 Capitulo IV..............................................................................................................................................44 CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS..................................................44 CAPITULO V...........................................................................................................................................51 COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.................................................................51 CAPITULO VI..........................................................................................................................................59 LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL.......59 CAPITULO VII.........................................................................................................................................70 HOJA DE CALIFICACIÓN................................................................................................................70 CAPITULO VIII.......................................................................................................................................71 HOJA DE EVALUACIÓN..................................................................................................................71 CONLUSION GENERAL.......................................................................................................................72 CIBERGRAFIA O BIBLIOGRAFIA......................................................................................................73
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INTRODUCCIÓN Las herramientas mostradas a continuación, dan a conocer la manera correcta, de llevar a cabo la planeación, programación, realización, ejecución y evaluación de los tipos de eventos en diferentes temáticas, contextos o servicios. La realización de estos mismos, está en incrementar y mejorar la calidad de los medios de comunicación en sus procesos tanto administrativos como logísticos, dando así, buenas relaciones interinstitucionales con un ambiente eficaz de productividad en lo laboral y en lo personal. En un contexto empresarial, se da como publicidad de nuevo producto, marca o capacitación en los clientes acerca de dicha empresa, haciendo asequible una competencia sólida con fidelidad en los objetivos. Adicional, un evento es un material en beneficio del marketing y relaciones públicas, puesto a que tiene acciones estratégicas claras, precisas y con compromiso, generando así metas a corto, mediano y largo plazo Dentro de estos capítulos, se coincide que un evento se desarrolla como actividad especial, para el entendimiento de una temática referente a los ámbitos asociativos o laborales.
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OBJETIVO Mostrar y adquirir los conocimientos exactos acerca de los conceptos, clasificaciones, tipos y funciones de organización en eventos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Instruir los conceptos básicos para la organización de uno o varios eventos. Definir el desarrollo de las fases de un evento de acuerdo a su logística. Identificar los diferentes tipos de eventos para la aplicación correcta de los
mismos. Analizar todas las funciones realizadas dentro y fuera de un evento. Capacitar a los aprendices sobre la importancia de los métodos organizativos y formación que debe de tener el progreso de cualquier evento.
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CAPITULO l CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES En la siguiente cartilla de evidencias se encontrarán los procesos que se realizan para la preparación y desarrollo de un evento empresarial, de la misma manera se explica cada uno de los aspectos que una organización debe identificar para cada uno de sus eventos. Es por ello que es importante conocer cómo se prepara y como se desarrolla un evento, debido a que el éxito de la labor al evento nos permite crear una imagen positiva de nuestra empresa y de los que trabajaron en ello. En el presente capitulo encontraran una serie de conceptos y principios básicos para la ejecución de un evento empresarial, y la importancia administrativa para el presupuesto de dicho evento.
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PRE- EVENTO ¿Qué es un evento? Es una reunión de personas que sobrelleva un motivo en específico, los eventos son unos instrumentos de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización. Son eventos empresariales tiene principios los cuales son:
La precisión: toda planeación debe ser precisa detallada Flexibilidad: debe asumir los cambios de último momento La Unidad: se debe diseñar para cada acción y luego coordinar entre si
Los eventos empresariales son los que plantean las empresas dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas o dar a conocer un nuevo producto, de
esta
manera
se
genera
mas
productividad en las organizaciones de alguna
manera,
ala
hora
de
realizar
cualquien tipo de evento debemos tener en cuenta el:
Tomado de www.audiovisualcolombia.com
¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Recursos?.
Importancia En primer lugar la organización de eventos es importante porque elimina la improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según lo previsto. Tener claro el objetivo que se quiere llevar a cabo para que de esta forma se pueda crear una profunda conversacion teniendo en cuenta la tematica a utilizar, un evento debe proporcionar conocimientos mas a fondo a los que se tienen adquiridos. 5
Planificación de evento Para realizar un evento es necesario planificar debidamente, ya que sin esto hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito, es fundamental para una buena coordinación entre las partes que interviene en la realización de un evento permite aumentar las posibilidades de un resultado positivo Qué debe incluir la planificación de un evento
Los objetivos del evento. Las normas y políticas a seguir. El tema del evento. La descripción del tipo de participantes, oradores, organizadores y sponsors. Las funciones específicas y responsabilidades de las personas que participarán del
evento. Cómo proceder durante el evento. El presupuesto del evento. Las actividades que se desarrollarán en el evento, y las Posibles problemas que pueden presentarse y soluciones para cada
uno de ellos. Pasos para la asignación del presupuesto 1.
Establecer prioridades Definir objetivos Organizar gastos Equilibrar costos
Tomado de www.audiovisualcolombia.com
El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente convocatoria lograda, y en el reporte www./p/jorge-e.html
económico que genere. El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán
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para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente. El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término. El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento. La inversión Esta no se realiza solo con dinero, sino también con el esfuerzo y el tiempo que se le dedica a la organización del evento. Es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara y amplia de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. Es aconsejable también separar un 15 o
Tomada de expansion.com
20% extra para gastos imprevistos. Tipos de presupuesto Cuando el presupuesto se adapta al evento Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se proyecta
un
presupuesto
de
acuerdo
a
una
planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos
pre
establecido.
Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o eventuales ganancias que reporte el evento.
www./search?biw=1242&bih=602&tbm
Cuando el evento y adapta al presupuesto
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Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo. Planificación de presupuesto http://noviascolombia.com
Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar. Tomada de www.eventos.gov.co
Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar
el
paso
a
paso
de
la
celebración.
El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.
¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto? Se debe representar el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de
www.el-presupuesto-de-un-evento/
costos o egresos:
1. Costos fijos 8
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería. Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa. Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones. Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los
costos totales del evento. Área y servicio de estacionamiento. Equipamiento técnico, sonido, proyección,
decoración, fotografía y video. Viáticos, transporte y alojamiento
oradores e invitados especiales. Actos protocolares de apertura y cierre del
evento. Traductores si fuera necesario. Sistema de inscripción y acreditación. Contratación de show o actividades, extra al evento. Cobertura de seguro de equipamiento y personal. Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc. Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
http://afindemes.republica.com
de
2. Costos variables Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos, Servicio de
Catering, coffee, breáis, almuerzos, cenas. Personal temporario. Estacionamiento. Computadoras y mobiliario. www.hotelnuevoboston Gastos bancarios. Personal de seguridad y limpieza. 3. Imprevistos 9
Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos. Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo. Cotización de presupuestos Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
https://www.ineventos.com
Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las c cotizaciones. Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo más prolongados. Carpeta de cotizaciones Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún
proveedor
fallara,
tener
las
demás
opciones
a
mano.
También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia. Organizador de eventos Los organizadores de eventos se involucran en la planificación, coordinación y negociación de distintas actividades. Esto incluye: 10
Encontrar y reservar lugares adecuados.
Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa salud y seguridad.
Organizar las invitaciones y la publicidad.
Procesar registros y pagos
Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.
Las cualidades que debe tener organizador de eventos son: Tomado de www.todopuebla.com
Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.
Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
Estar dispuesto a viajar.
Trabajar bien en equipo.
Prestar atención a los detalles.
Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.
Plan B Organizar un evento es una tarea que requiere mucho foco y energía. Quienes nos encargamos de esto tenemos que estar atentos a cada detalle y contar siempre con un plan B.
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Muchas veces existen factores externos sobre los cuales no tenemos control y que nos suelen causar varios dolores de cabeza. Beneficios de los eventos empresariales
Tomado de EventosbyPlanB/
Mejorar las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales: debido a que con este evento nuestro cliente se sienta satisfecho con la atención que se le brindo
durante el evento. Fortalecer relaciones con colaboradores y mejorar el clima laboral Posicionar la compañía: al crear eventos empresariales de buena calidad todos
hablaran de nuestra organización y se verá mejor posicionada la compañía Proyectar una imagen positiva a la empresa Generar publicidad voz a voz: garantiza que tengamos una publicidad más notoria Promover valores intangibles.
ÍTEMS PARA TENER EN CUENTA Las principales inquietudes que pueden presentarse en la organización de un evento son:
¿Qué productos ofrecer? ¿Quiénes asistirán? ¿Qué estrategia presentar? ¿Cómo satisfacer al público? ¿Qué se va a obtener a cambio?
Algunos de los problemas que se pueden dar son: Tomada de ips.unicesar.edu.co
No tener en claro el objetivo del evento:
Es
fundamental establecer cuáles son los objetivos que tiene la Gerencia para llevar a cabo el evento (motivación, fidelización, capacitación, integración del personal, etc.).
Descuidar la comunicación interna: Para eso hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia, cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y como se puede aprovechar la ocasión para dar algún tipo de respuesta o devolución al personal. 12
No atender el aspecto logístico: Conviene tener en cuenta la distancia y accesos en relación con el traslado de los elementos con los que se va a trabajar, del personal que armará y desarmará las estructuras, de la preparación y distribución de los alimentos.
Tomada de gestiopolis.com
Dejar que el evento lo realice una persona profesional: En la realización de un evento deben trabajar juntas y de manera sincronizada muchas personas, de rubros muy diferentes. Por
eso
considerar
es los
importante tiempos
saber y
del
las
tema;
múltiples
necesidades en cada sector, y poder prever los problemas para anticiparse a cada uno.
Tomada de biroconsultora.com
Antes del evento Comencemos desde el principio. ¿Ya tienes la idea de lo que quieres lograr? Para dar el primer paso definir el propósito del evento es lo que necesitas para planificar y organizar las actividades junto con tu equipo de trabajo; básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general, deberías tener en cuenta lo siguiente:
Objetivos del evento Público objetivo Tipo de evento Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación Lista e invitación de invitados Elaboración de Presupuesto Definir programación del evento (agenda) Proveedores: cotización, evaluación y elección Contratación de proveedores y facturación Promoción y divulgación: Redes sociales, correo electrónico, boletín virtual, etc. Comercialización del evento Diseño e Impresión: Material para escenografía, registro, entre otros. 13
La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin perder detalle de lo que cada una conlleva; elegir el responsable ideal es importantísimo. Trabajar juntos por el mismo fin, con reuniones esporádicas pero productivas jugará un papel un importante para el tema del manejo del tiempo. Entre más pro actividad y orientación al detalle, mejor.
EVENTO Ejecución de un evento Organizar eventos promueve y facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos. La importancia de conocer las características de los eventos en donde la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:
Tipo de colectivo que desea reunir. Para qué desea recibirlos. Cómo abordar el tema central por el que se les reúne. Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.
Principios básicos Principio de precisión: Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán,
de
manera
necesaria
o
parcial.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor se fijen los planes, será menor ese campo de lo eventual.
Tomada de devbenjamin.blogspot.com
Principio de flexibilidad: Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial.
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Todo plan preciso debe prever, en lo posible, varios supuestos o cambios que puedan ocurrir Principio de unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando. Principio de Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo. O que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. Tomadaeficiente, de emaze.compuesto que La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente
varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios. Durante el evento Probablemente el día más estresante para todos los que trabajan tras bambalinas; en esta etapa, un poco critica por el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada detalle de la agenda establecida, tu coordinación a todo
el
equipo y supervisión a la logística son cruciales para que
el
evento fluya como esperas, así que no olvides:
Registro de invitados Tomado de cetics.org Programación u orden del día Señalización del evento Montaje del salón (medios audiovisuales, decoración, equipos) Alimentación (break, cena, buffet) Agradecimientos y recordatorios (asistentes, colaboradores, patrocinadores)
POS-EVENTO Después del evento 15
Las actividades de esta etapa dependen del tipo de evento, ya que unas requieren una mayor evaluación por parte del cliente y usuario final (invitados), pero sin duda también del equipo de trabajo en relación a cada tarea delegada. Esta última parte, específicamente lo que tiene que ver con todos los puntos para realizar el tema de la evaluación, se realiza normalmente los primeros días después de realizado el evento.
Desmontaje Memorias del evento Cierre financiero Evaluación general y específica del evento Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento) Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)
Esperamos que haya sido de provecho para que tengas en cuenta al momento de ejecutar lo que tienes en mente, pero sobre todo a organizarte mucho mejor para poder realizar una lista detallada de todo lo que puede implicar un evento.
Causas del fracaso Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones:
Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas. Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.
Asistencia disminuida con relación a lo planificado. Baja motivación de organizadores y asistentes. Objetivos difusos desde un inicio. Tomado de blog.masterconsul.com Mala preparación y atención del personal. Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios. 16
CONCLUSIONES
Por medio de esta cartilla dimos a conocer los conceptos y principios básicos para la realización de un evento empresarial siendo esto de gran ayuda y aprendizaje.
Es importante conocer todos los momentos que se puedan dar como apoyo en la realización de un evento empresarial y dar interacción directa frente a tan importante tema que hace que un evento supere sus expectativas y haga que los clientes hagan una satisfacción total.
Este trabajo es una herramienta para ser utilizada en el logro de las metas proyectadas para el enfoque de diversos eventos, siendo indispensable para el logro de las metas modernizadas, identificando las fortalezas y debilidades de los distintos factores, así como una visualización de las oportunidades y riesgos que se puedan presentar en el nuevo contexto del desarrollo de la actividad, 17
valorizando las acciones de un camino de progreso para la creación y el éxito de un evento empresarial.
Es indispensable que a la hora de realizar un evento empresarial tengamos en cuenta los parámetros ya mencionados, para que este salga con total satisfacción determinando cada concepto y principio necesario para la realización de este.
CAPITULO II CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES En el siguiente capítulo se podrá evidenciar la clasificación de los eventos empresariales y sociales, lo cual ayuda a tener un concepto claro sobre cada uno de estos, demostrando la importancia y lo que se debe tener en cuenta al momento de la realización. Por medio de este capítulo se tiene como finalidad el análisis y un mayor conocimiento referente a los diferentes eventos que se encuentran aquí.
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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES
Un evento es un suceso que requiere de una planificación bien elaborada, para que cada uno de los aspectos de esta se conformen adecuadamente y se tenga un orden y control en el proceso, estos eventos pueden ser motivados por diferentes causas las cuales son: De acuerdo con la naturaleza del evento.
Culturales Sociales Comerciales Deportivos Educativos Tecnológicos Políticos Científicos Recreativos
De acuerdo con el grado de exclusividad.
Publico Privado
De acuerdo con el alcance y magnitud del evento.
Mundial Internacional Regional Nacional Local
DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL EVENTO
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EVENTO CULTURAL Los eventos culturales son un acontecimiento en el cual se difunde la cultura, creencias, valores y algunas de las tradiciones de las diferentes sociedades, estos eventos se toman como un acontecimiento
que
estimula
creación
y
reproducción de fenómenos, como un acto que permita el conocimiento y un fortalecimiento por parte de los individuos y las comunidades que identifican esta cultura. Link imagen: https://goo.gl/images/31BSE2
En diferentes países se realiza una variedad de eventos, que por medio de representaciones, competencias y encuentros de los diferentes creadores y audiencia, se promueve la difusión de la cultura nacional. Link imagen: https://goo.gl/images/r79qzN
Que se debe tener en cuenta:
¿Dónde y cuándo se realizará el
evento? ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el motivo principal del
evento? ¿Qué resultado se debe tener sé con la organización del evento? 20
Link imagen: https://goo.gl/images/aeY2u3
EVENTO SOCIAL
Un evento social es un suceso importante que abarca cualquier área social, artística o deportiva, este tiene como objetivo principal la unión o relación de las personas invitadas, con el fin de generar un beneficio y un bien común en la organización la cual está realizando dicho evento. Link imagen: https://goo.gl/images/GBCekh
Que se debe tener en cuenta:
Espacio amplio Buena ubicación Excelentes montajes Buena planeación
EVENTO COMERCIAL
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Un evento comercial ayuda a la exhibición de productos
que
facilitan
las
transacciones
comerciales entre compradores y vendedores.
Cada uno de los eventos comerciales que se realizan pueden ayudar a determinar objetivos de negocios
tales
como
dar
a
conocer
nuevos
productos, servicios, marca, esta clase de eventos ayuda a mejorar la productividad de la empresa, incentivar la fuerza de ventas. Link imagen: https://goo.gl/images/q1MuSN Que se debe tener en cuenta para realizar este evento.
La organización Diseño de un evento Cronograma Objetivos Elaborar plan de contingencia
EVENTO DEPORTIVO
Un
evento deportivo es un suceso realizado con el
fin
de
integrar
actividades
a
los
lúdicas
invitados, o
realizando
diferentes
juegos
deportivos que ayuden a la interacción y un buen ambiente para ellos, estos deportes pueden ser:
Futbol Basquetbol 22
Link imagen: https://goo.gl/images/hGVmeJ
Voleibol
Que se debe tener en cuenta a la hora de realizar este evento.
El objetivo del evento A quien está dirigido. Se determina que deporte se realizara y quienes serán los participantes.
EVENTO EDUCATIVO
Son
el
conjunto
de
actividades
de
carácter
profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.
Link imagen: https://goo.gl/images/WPYDpW Que se debe tener en cuenta para realizar este evento:
¿Qué quiero? Definición del objetivo, acciones y metas ¿Qué necesito? Análisis de los recursos. ¿Con quién lo voy a conseguir?
EVENTO POLÍTICO
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Acontecimiento
programado
por
entes
o
del
públicos
gestores
estado que están regidos por las normativas de los mismos. Ejemplo: Lanzamientos
de
campaña,
de
Nombramiento
funcionarios, debates, congresos, cierre de campaña, reuniones de trabajo. Link imagen: https://goo.gl/images/Sns3Ji Que se debe tener en cuenta a la hora de realizar este evento.
El lanzamiento de la campaña Nombramiento de funcionarios Debates políticos Cierres de la campaña Reuniones de trabajo Eventos a beneficio Firmas de acuerdo Conferencia de prensas
EVENTO CIENTÍFICO Los
eventos
actividades proceso
científicos claves
de
conocimiento, presentación
para
son el
difusión
de
para
la
de
nuevos
hallazgos y para el desarrollo de la ciencia en una comunidad. Por ello, en distintas partes del mundo se llevan a cabo reuniones, ferias, congresos y
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conferencias que son un reflejo del progreso tecnológico y del desarrollo científico Link imagen: https://goo.gl/images/JKXijg
Que hay que tener en cuenta para realizar este evento.
Se debe tener muy bien planeado el objetivo o el tema del que se tratara es lo
más importante. Tener un buen tiempo para la planificación Elija la fecha y locación correctas Crear una agenda balanceada Seleccionar cuidadosamente sus ayudantes claves Estar preparado para las emergencias
DE ACUERDO AL GRADO DE EXCLUSIVIDAD Publico. Es aquel que independientemente de quien lo organice está destinado al público en general, ya que su objetivo es transmitir algo a la sociedad. Los eventos públicos pueden ser de participación ilimitada o a su vez para poder participar en ellos se requiere de una invitación o entrada. Link imagen: https://goo.gl/images/hSjwgs
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Privados. Son aquellos que transmiten información confidencial que solo algunas personas están autorizadas a escuchar, lo que quiere de decir que para este tipo de eventos los participantes son escogidos cuidadosamente. Link imagen: https://goo.gl/images/oyB9Jw
Diferencias
Público Accesibilidad ilimitada En ocasiones los participantes tienen que adquirir su entrada para participar en ellos. Privado.
Solo pueden asistir personas invitadas. La información que se da allí es confidencial.
ALCANCE Y MAGNITUD Mundial Un evento mundial es aquel en el que participan naciones de todo el mundo. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores, asistencia de actores tales como atletas, pero también la población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento. Link imagen: https://goo.gl/images/BLgu2Y Los eventos grandes pueden ser clasificados en cuatro categorías, que son en: 26
Magnitud: Evento único o grupo de eventos. Dispersión: Uno o múltiples sitios. Frecuencia: Por única vez, habitual, bianual, otro. Población: Personas que tiene parte en el evento, participantes, espectadores.
Regional Son aquellos que se llevan a cabo en una región determinada del país, los cuales se realizan con la finalidad de celebrar algún evento cultural, informativo o académico. Link imagen: https://goo.gl/images/vvThzc
Internacional Son aquellos que sean organizados por alguna institución internacional, donde cuya sede se ha decidido que será en nuestro país, aunque también
se
pueden
determinar
evento
internacional cuando varias personas de otros países vienen a reuniones a nuestro país. Este debe cumplir con ciertas características que son:
Salón Sede especial Accesibilidad Cantidad de invitados Presupuesto
Link imagen: https://goo.gl/images/z5gLmf
Nacional. Son eventos generados por instituciones y organismos que son de carácter estrictamente nacional y que pueden llegar a tener o no invitados extranjeros, aunque
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este
último
aspecto
no
constituye
a
una
condición
fundamental.
Este debe cumplir con ciertas características: Cantidad de invitados Salón Accesibilidad Hotel Transporte Refrigerios Presupuesto Link
imagen:
https://goo.gl/images/5vwyvm
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CONCLUSIÓN En conclusión, nos queda que a través de la clasificación de eventos ya sean empresariales, sociales. Podemos llegar a alcanzar varios beneficios los cuales nos ayudaran a fortalecer el concepto básico que se tiene sobre cada uno de estos, y poder alcanzar una mayor efectividad y análisis en el momento de realizarlos.
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CAPITULO III TIPOS DE EVENTOS El contenido que vera a continuación ilustra de manera explícita los tipos de eventos y como estos son necesarios y de gran beneficio a la hora de realizar un evento de cualquier índole basada en la organización, la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Además, encontrará una actividad académica que servirá de guía a la hora de ejecutar un evento, con una gran organización donde se dé la calidad y satisfacción frente al servicio que se presente con cada uno de los recursos que sean necesarios en el desarrollo de este. La realización de un evento es de gran importancia, ya que trae muchos beneficios para cualquier organización que a través del tiempo se han considerado como parte integral para mantener las buenas relaciones, es decir, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favoreciendo las relaciones empresa/cliente y facilitando la adaptación de su producto de forma directa sobre el mercado. Lo que repercutirá en el éxito del mismo.
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TIPOS DE EVENTOS EVENTOS EMPRESARIALES Un evento empresarial es un acto que sirve a las empresas para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca y así dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita la relación y genera fidelización. Los eventos empresariales más utilizados son:
1. Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos,
y
exposiciones
con
exposiciones paralelas.
2.Workshop:
Taller
de
trabajo
para
profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.
3. Desayuno de trabajo: Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4. Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o 31
económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc. Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está prevista en el estatuto.
5.Simposio: Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito de abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.
6. Jornadas: Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops. Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día. 7. Cursos: tiene como objetivo formar a los individuos que asistan al mismo. Los preparativos son elementales ya que quienes dictan los cursos deben tener el suficiente conocimiento de los temas a tratar y deben ser preparados aquellos elementos que vayan a ser usado. Se considera que los elementos utilizados durante la formación son elementales ya que son tan significativos como las instrucciones dadas. Suelen
combinarse
elementos
visuales,
auditivos
y
actividades
didácticas.
8. Presentaciones: estos eventos son utilizados para lanzar y publicitar servicios o productos. Suelen durar algunas horas, pero es necesario generar mucho interés en aquellas personas que recurran a la presentación. Los temas tratados serán claves en
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estos eventos. Los comunicados deben ser emitidos de tal manera que no parezca propaganda.
9.
Reuniones de
relanzamiento
lanzamientos,
y posicionamiento
de
productos y servicios. 10.
Cursos de
capacitaciĂłn
y
motivacionales para pĂşblico interno o mixto. 11. Ruedas de prensa.
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EVENTOS CULTURALES
Un evento cultural es un acontecimiento donde se difunde la cultura, creencias, valores, tradiciones de alguna sociedad, actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción
de fenómenos como actos que permiten un conocimiento, y
fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades. Los eventos culturales tienen como propósito propagar y difundir cuestiones culturales, sean estas musicales, de pintura, fotografía, baile, entre muchos otros. Pueden ser presentadas en formas de charlas, exposiciones, cursos intensivos, debates, entre otros.
1. Congreso: Reunión periódica que reúne a miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.
2. Seminario: Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas u opiniones propias de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días) 34
Estos pueden ser utilizados como medios comerciales Suele haber ponientes reconocidos, que no necesariamente tenga conocimientos específicos, pero es una manera de atraer mayor cantidad de gente.
3. Foro: El objetivo principal de un foro es permitir a un grupo de personas comunicarse entre ellas, hablar sobre temas que les interesen o que quieran conocer. En un foro las personas pueden expresar de forma libre sus ideas y opiniones, pueden hablar sobre cualquier tema de conocimiento, desde el más común al más extraño. La mayoría se caracterizan por la utilización de un lenguaje informal y coloquial, distribuyendo de forma igualitaria el uso de la palabra. Los temas a tratar pueden ser de todo tipo, política, economía, salud, deportes, etc.
4. Debate: El debate es una discusión ordenada entre varias personas que exponen sus diferentes opiniones sobre un tema determinado. No se trata de una lucha o una pelea, sino que el debate es un acto comunicacional que constituye una técnica o modalidad para discutir de manera formal a través de un moderador que dirige, guía y conduce el intercambio y la discusión. Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aproximadamente 60 minutos.
5. Panel: Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema
determinado.
Moderador
coordina la sesión de una hora y luego
los
disertantes
pueden
sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.
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6. Espectáculos artísticos: La organización de un espectáculo, un certamen, una exposición, tiene el inconveniente de que aunque sea de una duración corta, requiere un periodo de preparación largo, ya que son muchos los aspectos y detalles a concretar para que todo se desarrolle como previsto; es precisamente esa corta duración la que no da opción a elaborar planes de contingencias exhaustivos, ya que las soluciones ante los inconvenientes han de implementarse en cuestión de horas, e incluso minutos.
7. Vernissage: Una vernissage es un evento cultural que organizan pintores, escultores y fotógrafos. Podría definirse como
un
encuentro
previo
a
la
inauguración de una muestra de arte. La finalidad es que los asistentes conozcan la obra del artista y la difundan. Por este motivo, la calidad de la exposición y la organización del evento deberían ser impecable y causar la mejor impresión ante los visitantes.
8. Conmemoraciones: Es un evento que hace referencia al acto y el resultado de conmemorar: celebrar un aniversario, recordar a alguien o algo de manera solemne.
9. Concursos: Un concurso es un juego de competencia. Siempre consistente en que entre un grupo de individuos, uno o varios de sus miembros intenten alcanzar una meta superando una serie de obstáculos a través de la competición y ateniéndose a unas normas.
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10. Exposiciones y ferias: este tipo de eventos profesionales son muy útiles como medios de publicidad y para obtener nuevos contactos. Estos eventos requieren mucha organización previa y durante el evento, siempre dependiendo esta de la cantidad de expositores que se presenten. En caso de ser exposiciones el tiempo debe ser cuidadosamente organizado, en el caso de las ferias son requeridos material ya que no se dispone de mucho tiempo para exponer. A diferencia de los eventos anteriores, estos permiten la interacción de grupos reducidos.
EVENTOS DEPORTIVOS:
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan. Cada vez son más frecuentes. Generalmente dependen de casas que los publiciten y patrocinen. Algunos elementos que se deben tomar en cuenta son las autoridades y organizadores, por los medios que será transmitido, quienes concurrirán, donde será realizado, las medidas de seguridad, planificaciones
por si surge algún tipo de
emergencia entre otras cuestiones. La mayoría de las veces estos eventos son públicos, como lo son: 1. 2. 3. 4. 5.
Pruebas físicas Campeonatos Juegos Copas Torneos Relámpagos
37
EVENTOS SOCIALES
Estos eventos son sucesos importantes programados con el fin de abarcar cualquier ĂĄrea, a su vez forman gran parte de la vida de las personas. Son comunes las fiestas de diversas Ăndoles como los aniversarios. Hay quienes consideran que dentro de estos eventos pueden ser incluidos los eventos deportivos o culturales. Sin embargo, suelen ser diferenciados. Estas organizaciones tienen como finalidad crear ambientes relajados donde las personas puedan relacionarse y divertirse. Como lo son los siguientes eventos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
CumpleaĂąos Aniversarios Desfiles Fiestas de egresados Fiestas de despedida Eventos infantiles
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PERFIL DE UN BUEN ORGANIZADOR Para la realización de un evento es necesario contar con un talento humano idóneo que se encargue de ejecutar el protocolo de cada una de las actividades que se desean organizar y para ello la persona encargada debe tener las siguientes características:
Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo. Minuciosidad y apego a lo presupuestado. Observación sistemática y desagregada del entorno y el contexto. Actitud Pro activa y creatividad. Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras. Conocedor de métodos científicos de investigación y planificación. Experiencia en el segmento en el que actúa. Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos.
Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.
CONCLUSIÓN
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Para concluir este capítulo, logramos dar a conocer los diferentes tipos de eventos y la logística que se debe tener en cuenta para llegar a obtener un máximo resultado, teniendo en cuenta las necesidades que quiera satisfacer la empresa o el cliente tanto interno como externo, optimizando una planeación objetiva que se reconocerá en la ejecución del evento.
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Capitulo IV CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Este capítulo abarcara diversos conceptos respecto a la organización de un evento empresarial. En primera instancia se deberá planificar la información teniendo en cuenta los conceptos básicos, es decir, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quiénes? Y ¿Con que recursos? Considerando que para la realización de un evento se debe tener una respectiva planeación, organización, control y evaluación, para que de esta manera obtengamos un buen resultado y sea satisfactorio para cada uno de los participantes.
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¿Qué es un evento? Es una reunión de un determinado grupo de personas que trata un asunto en común; para que exista tiene que haber un objetivo. Esta se logra llevar a cabo con tan solo dos individuos; es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos; bien sea de índole empresarial, asociativo o particular.
¿Cómo se hace un evento? Para realizar un evento se debe tener en cuenta lo siguiente:
Fechas: Las fechas determinan el día de la realización del evento, el establecimiento de esta permite empezar a gestionar el evento, si no se ha determinado no se puede reservar la sede ni contactar con proveedores ni
mucho menos enviar invitaciones sin haber establecido la fecha del evento. Número de invitados: El número de invitados afecta a la concepción estratégica del evento, las invitaciones se suelen enviar con un lapso entre 30-15 días. Dicha invitación debe ser contestada dentro de las 48 horas de haberle llegado
para confirmar cuantos asistirán al respectivo evento. Presupuesto: Dependiendo el presupuesto asignado podremos planificar un proyecto más o menos ambicioso, por lo general se deben plantear varias 42
propuestas con diferentes presupuestos mostrando estas detalladamente para saber en qué se distribuirá el dinero.
¿Cuándo El
evento
realizar se
un realiza
temática requerida, de ahí
evento? dependiendo
la
se identifica que
día y a qué hora es conveniente la realización del evento. Teniendo en cuenta que no se debe realizar ni los lunes, viernes, sábados, domingos, festivos, día anterior o posterior a un puente. Así mismo se debe procurar que no se cruce con ningún tipo de agenda de los invitados ya que de esto depende el éxito del evento.
¿Dónde realizar un evento? Se debe realizar en un lugar acorde a la temática requerida por el cliente. Para determinar si un lugar es adecuado para celebrar un evento concreto es necesario 43
realizar una prospección del espacio. Es decir que los organizadores del evento deberán tomar fotos del lugar en exteriores y de todos los espacios interiores para comprobar, que la localización cumple con lo que se está buscando.
También, es importante que el proveedor del lugar indique que lugares están a nuestra disposición y cuáles no, ya que, cuando se trata de espacios grandes cuyas dimensiones sobrepasan las necesidades expuestas habrá zonas por las que se puedan transitar y otras no.
¿Quién asistirá al evento? Se trata del Público al que se dirige la información por medio del mensaje. La forma en que se dirige el mensaje estará influida por las características del público objeto, puesto que, se debe tener en cuenta si es un público formal o informal. Además, se deberá tener la información ampliada de los siguientes datos:
Nombres y apellidos de los invitados Sector al que pertenecen Cargo Ciudades o países de procedencia Idiomas que hablan Restricciones alimenticias Alergias y otras consideraciones medicas Gustos, preferencias y hábitos
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¿Con que recursos?
Se debe hacer una estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes como el alquiler del espacio de celebración, el equipo de logística, el material gráfico, contratación de personal, desplazamientos, etc. Es aconsejable dejar un pequeño margen de emergencia por si surge algún inconveniente con el que no se contaba. Aunque no existe un presupuesto fijo para los eventos, ya que esto va a depender del nivel de asistentes, el espacio, el equipo y todos los servicios contratados; en todo caso es importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algo que afecte la imagen del evento.
45
A continuación, el siguiente cuadro permitirá reconocer los ítems mencionados anteriormente:
46
CONCLUSIÓN Gracias al capítulo anterior se puede lograr concluir que, para realizar cualquier tipo de evento sin importar su magnitud o clasificación, se debe tener una comunicación asertiva logrando un ambiente de trabajo óptimo con el fin de disminuir las falencias que se puedan llegar a presentar en la organización de un evento. Además, se logra aducir la importancia de tener una planeación, comenzando desde el cronograma de actividades que incluyen los tiempos, fechas y organización de dicho evento para obtener los objetivos esperados en el evento, los organizadores deberán ejercer buena dirección, ejecución y control. Por último, podemos decir que este capítulo servirá mucho para ejecutar cualquier tipo de evento, teniendo buen trabajo en equipo, una excelente planeación y saber en realidad que es lo que se quiere realizar y con qué fin se realiza, para así lograr el objetivo propuesto por cada uno de los organizadores.
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CAPITULO V COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS En el siguiente capítulo, daremos a conocer todo lo relacionado con la clasificación de los comités dentro de un evento, puesto a que estos son parte primordial en la ejecución, control y organización de los mismos. A continuación, encontraremos sus respectivas distinciones, funciones e integraciones para el progreso de los objetivos propuestos en desarrollo de un evento.
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COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Los comités cumplen un factor principal para el éxito de un evento, puesto que estos se encargan de la coordinación y ejecución de lo que se quiere llevar acabo. Aparte de esto planean y controlan los objetivos, con su respectivo plan de contingencia, en caso tal, de que no se generen contra tiempos. ¿Qué es un comité? •
Conjunto de personas que se encargan de desempeñar labores determinadas, acorde al cargo y nivel de autoridad que se tiene sobre las mismas.
¿Como se conforma un comité? •
Lo conforman personas con experiencia acorde a lo que se trabajara, las cuales se dividen por medio de un coordinador o director encargado de la
representación en cada comité de un evento, ya sea de manera logística, general o administrativa. •
Sus asistentes o apoyo general, personas a las cuales se les otorga una labor para la participación en un comité.
Funciones generales de un comité •
Dar información general, acerca de los recursos materiales, económicos y humanos utilizados dentro del evento.
•
Desarrollar medidas de planificación y concreción de los procesos que conforman el evento. 49
•
Implementar medidas de contingencia, en caso de alguna anormalidad dentro del evento.
•
Ofrecer apoyo administrativo para el cumplimiento óptimo de las actividades desarrolladas dentro del evento. Tipos de comités en un evento
Coordinador General
Su objetivo es la optimización de acciones en un Comité Organizador, quiere decir que el desarrollo y realización se lleva a cabo por medio de áreas de coordinación. Siendo así, el responsable de que los objetivos establecidos, se cumplan correctamente con eficiencia. Entre sus funciones principales se encuentra:
Establecer los métodos de comercialización, evaluación y difusión. Identificar el tema, nombre y logo del evento que se realizara. Definir los objetivos y la organización que se quiere efectuar. Concretar que miembros conformaran el evento, tanto invitados como
personal capacitado. Verificar el presupuesto general para la administración, respecto al uso
adecuado de las finanzas de un evento. Controlar el desempeño de las actividades desde la planeación hasta la ejecución.
Comité de logística
Es el apoyo operativo, es decir que es el encargado de reservar, reproducir y montar cualquier material necesitado en el evento, ya sea el salón, ambiente, o espacio con su respectivo personal técnico para el montaje de equipos tecnológicos. Este comité cuenta con 5 subcomités, los cuales son: 50
Transporte: Dirigen el traslado de personal o material. -Disponen de carteles de bienvenida con el nombre del anfitrión y del evento. -Coordinan
con
la
comisión de recepción y despedida,
para
conocer las llegadas y las salidas de los asistentes. -Llevan una lista de asistencia para apartar los tipos de autobuses dependiendo de la cantidad de personas -Asignan un auto exclusivo para el expositor.
Alojamiento: Seleccionan el espacio que se tendrá para el evento -Reciben a los invitados o asistentes en los lugares programados -Llevan control de asistencia para la selección de puestos o habitaciones de los delegados -Coordinan la organización de obsequios o entrega de material
Alimentación: Organizan el menú de entrega de alimentos -Supervisan el suministro de alimento y bebida dentro del evento -Disponen de los respectivos digestivos (Alka Seltzer, entre otros) -Cuentan con personal capacitado de azafatas y mozos -Coordinan los horarios de receso para la entrega de café, tinto o aromática
Secretaría: Administran y coordinan la información del evento -Desarrollan la transcripción de grabaciones -Llevan a cabo los siguientes documentos como lo son las resoluciones, las actas, cartas, entre otros -Realizan las respectivas traducciones en documentos
Servicios Generales: Apoyan el área de planificación para la ejecución del evento -Efectúan la gestión de personal; formación, capacitación, selección -Determinan las actividades gremiales y actividades finales 51
-Muestran el balance de la elaboración del evento -Coordinan los medios de comunicación, fotógrafos y periodistas.
Comité Técnico - Académica
Tiene como fin realizar y organizar el desarrollo de las funciones ya establecidas dentro
de
un
evento,
para
así
poder
llevarlas
a
cabo.
Es decir que desempeña:
La elaboración del cronograma de las diferentes temáticas y actividades a
tratar. La coordinación de las acciones para la distribución de las mismas. La ejecución del trabajo para el comité organizador.
Comité de promoción, relaciones públicas y protocolo
52
Se encarga del diseño y el manejo de reglas, de acuerdo al manual de los procedimientos, brindando la capacitación requerida en etiqueta y protocolo,
indicando la ubicación de pancartas o logotipos en relación a la elaboración del distintivo y coordinación de las actividades propuestas en el evento. Este comité abarca:
Las relaciones interinstitucionales; -Otorga la invitación del evento -Distribuye los espacios para la organización de los invitados -Prepara obsequios -Lleva acabo las actividades sociales o de recreación
El protocolo con los medios de comunicación; -Favorece la comunicación con todos los invitados -Establece conversaciones con los organismos,
asociaciones
y
autoridades internacionales y publicas -Crea actos culturas y recreativos
La promoción de la publicidad con impresos ; -Diseña los gráficos para la ubicación y orden del evento -Coordina los lugares de traslado, llegada y salida -Recuerda la fecha del evento y los actos de inauguración y clausura -Organiza himnos, banderas, presentaciones, ceremonias, etc
Comité de festejos y recreación
Trabaja en la planificación, organización y ejecución de cualquier actividad en relación con excursión o celebración de fiestas. 53
Este comité genera programas para el entretenimiento o diversión del evento ya sea de manera cultural o artística.
CONCLUSIONES •
Un comité, es la base de todo evento que se quiera realizar, sin importar la magnitud del mismo, ya que de estos depende todo el desarrollo de las funciones administrativas.
54
•
Los comités permiten llevar a cabo exitosamente el procedimiento de un evento, estos rigen los elementos, recursos y desarrollo de toda actividad que esté relacionada con el mismo.
•
Gracias a las actividades que desarrolla un comité, se pueden establecer las necesidades del evento y las medidas de contingencia para el progreso del mismo, ya que este, debe estar plenamente informado y al tanto de cualquier situación a presentarse.
CAPITULO VI LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL
55
En este capítulo se da a conocer el proceso de logística de un evento el cual está dividido en tres fases Pre-Evento, Evento y Post-Evento, teniendo como base los parámetros y requerimientos requeridos para la planeación organización y ejecución del mismo: con el fin lograr un buen inicio, desarrollo y finalización de las actividades planteadas y realizadas por los coordinadores, comités y asistentes encargados del evento empresarial. La logística de un evento de busca innovar y satisfacer a los participantes, disponiendo de los recursos humanos, financieros, los bienes y servicios requeridos para realizar un evento en el momento adecuado, el lugar correcto y en las mejores condicione. Generando una mayor rentabilidad en la empresa, obteniendo un mayor servicio, costo y calidad.
LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL
56
¿Qué es la logística? La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar
en
la
organización,
planificación,
flujo
y
gestión
de
cualquier
emprendimiento o servicio. Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido. El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Las personas a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar. La logística de un evento este distribuido en etapas la cuales son:
Pre-Evento: Planificación y organización.
Evento: Dirección.
Post-Evento: Evaluación.
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PreEvento PosEvento Evento
Pre-Evento Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todos aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento. El Pre-Evento tiene “pasos” determinados en los cuales se cumple una determinada función. 1. Se define:
El objetivo del evento: Es donde se plantea el fin que tiene el evento a realizar. Tipo de evento: Se debe definir el tipo de evento a realizar acorde al objetivo
planteado. Nombre del evento: Se denomina el evento según el tema a tratar. Se determina el Que se quiere alcanzar con la realización del evento.
2. Se nombran el comité organizador:
Coordinador General: Este es el responsable de todo el desarrollo en general del evento. Supervisa las labores de las comisiones y es el enlace de estas con
una gran autoridad. Comisiones de trabajo: Son los equipos de personas que contribuyen a cumplir las etapas del Evento sistematizadamente. 58
Comisiones de
Comisión técnica y académica
Logística
Son
los
encargados
de
las
actividades que hacen posible la ejecución del evento:
Son los responsables de:
Elaborar las normas para la presentación de trabajo en el
Transporte.
evento. Revisión
Alojamiento. Alimentación.
del
desarrollar. Determinación
Secretaria.
temario de
a la
metodología de trabajo. Coordina la reproducción y
Servicios generales.
distribución de las ponencias.
Comisión
de
relacionales
promoción públicas
y
protocolo Este encargado de:
la
técnico
–
académica Planifica y coordina:
Atienden las actividades que abarcan
Comisión
promoción
y
distribución del evento. Son los encargados de las relaciones institucionales. Son los encargados de la
Las celebraciones de cocteles y fiestas. Los tours y excursiones para los participantes del evento. La presentación de grupos artísticos.
relación con el protocolo y asistencia
de
los
participantes.
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3. Selección de la fecha:
Se debe tener encuentra el tiempo de organización del evento. Evitar que el público invitado al evento tenga otro evento el mismo día. Se debe programar el evento durante la semana o a finales de esta.
4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento:
Exponentes o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
Delegados: Los las personas que van en representación de una empresa.
Invitados especiales: Son las personas que por su prestigio. Reconocimiento científico social o político, le confieren notoriedad al evento.
Acompañantes: Son los acompañantes de los ponentes, delegados o invitados especiales.
Participantes: Invitados al evento.
5. Selección del lugar del evento:
Ciudad sede: Esta debe ser defienda apropiadamente según el tipo de evento que se haya elegido realizar.
Instalaciones: Estas deben ser acordes a la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso.
6.
Elaboración
del
cronograma
de
actividades:
Duración: El evento debe contar con un tiempo específico para realizar
cada
actividades
una
de
las
planeadas
inicialmente. 60
Objetivos: Ya definido el objetivo principal se deben plantear los objetivos secundarios
7. Estimación de recursos:
Humanos: Personal especializado para la realización del evento.
Materiales: Implementos necesarios para la realización del evento.
Técnicos: Todos los elementos electrónicos requeridos para la realización del evento como equipos de sonido, luces programas etc.
8. Elaborar del presupuesto y determinar fuentes de financiamiento. EGRESOS
IGRESOS
Publicidad y programación.
Espacios públicos.
Impresos. Alojamiento. Alquiler y montaje de salones. Transporte. Eventos sociales.
Actividades especiales. Venta de comidas y bebidas. Concesiones para venta. Cuotas de registro al evento. Donativos.
Recursos humanos. Servicios profesionales. Papelería. Alquiler de equipos. Imprevistos.
9. Promoción del evento:
Medios de comunicación: Este medio es utilizado cuando el tipo de evento
es comercial o social, y se quieren obtener muchos invitados. Correo directo: Este es utilizado cuando se va a realizar un evento más privado, este es utilizado generalmente por las empresas. 61
Publicidad impresa: La publicidad impresa se utiliza cuando el evento tiene como fin solicitar un tipo de gente en general.
10. Adquisición:
Contratación de materiales, equipos y servicios.
11. Selección del personal:
Se debe realizar una capacitación del personal solicitado para la realización del evento.
Evento Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir. Se deben tener en cuenta el siguiente paso para realizar el desarrollo del evento: 1. Recepción de los participantes y traslado alojamiento.
Se procede a la ejecución de lo organizado, se recogen los invitados se llevan a su lugar de alojamiento, al evento y al aeropuerto.
2. Registro de los participantes.
Se realiza el registro y participación de todos los invitados al evento.
3. Realización del acto de inauguración.
62
Se da inicio al evento con una pequeña o grande bienvenida.
4. Realización coctel de bienvenida.
Se realiza la cordial invitación a los invitados a un pequeño coctel de bienvenida donde los invitados interactúan entre ellos.
5. Implementación del programa general de actividades.
Se realiza las actividades organizadas por los coordinadores y se ejecuta el evento.
6. Clausura del evento.
Se realiza el cierre del evento, y se procede hacer la despedida y agradecimiento a los participantes.
7. Realización evento social de despedida.
El evento social se hace con el fin de realiza un cierre de broche de oro, es donde los participantes
del
evento
se
reúnen
e
intercambian sus opiniones sobre el evento.
8. Traslado de los participantes a los terminales de trasporte.
Se realiza el traslado de los participantes del evento al lugar donde se estas hospedando.
Post-Evento 63
Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos.
1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento:
Conclusiones: Se realiza la respectiva conclusión del evento realizado identificando si se cumplió el objetivo propuesto.
2. Evaluación del evento:
Participantes: Se debe realizar la respectiva evaluación acerca de los
participantes del evento. Expositores: Se califica a los expositores del evento, se califican los aspectos de expresión, vestuario
entre otros aspectos. Comité organizador: Se califican los comités que fueron encargados del organizar el evento. con el fin de identificar la calidad del evento realizado.
3. Evaluación:
Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.
4. Agradecimientos:
Se realiza el agradecimiento a todas aquellas personas que fueron parte de
64
la construcción y éxito del evento como a los patrocinadores, ponentes y otros colaboradores.
5. Cumplimiento de compromisos:
Se debe realizar la cancelación de obligaciones con proveedores, el pago de recurso humano contratado pata trabajar durante el evento por último devolución de cualquier material o quipo que se haya solicitado en préstamo.
CONCLUSIONES
La planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se van a realizar en un evento son la clave del éxito del mismo, ya que esta presenta el
quipo, material y personal necesario, para el desarrollo del evento. Es muy importante contar con el montaje y disposición de equipamiento y tecnologías requeridas para un buen desarrollo de un evento. 65
La ejecución del evento es el desarrollo de todo lo planificado por los coordinadores y asesores del mismo, se busca que en este estén presentes los invitados, participantes, colaboradores de evento, desarrollando las actividades, respetando
los tiempos y realizando el cierre. Desmontaje de los equipos, retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento realizado., se realiza la entrega final de los equipos e instalaciones
solicitados a otras entidades. Evaluación de resultados del evento realizado, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en la organización, se medirá el grado de
efectividad y rentabilidad del evento. Recopilación de toda la información de la operación del evento realizado antes durante y después del mismo (Pre-Evento, Evento y Post-Evento).
CAPITULO VII HOJA DE CALIFICACIÓN Hoja de Calificación: La Hoja de calificación es una herramienta muy útil y versátil, en la cual nos podemos apoyar para medir y cotejar la buena ejecución del evento, el impacto que género en los participantes y los posibles cambios que se pueden utilizar para organizar futuros eventos. 66
¿Cómo realizar una hoja de calificación? En esta hoja se deben realizar pocas preguntas, por lo cual es recomendado hacer un promedio de 5 a 6, las cuales deben de ser relevantes, puesto que estas darán pasó a la evaluación de cada uno de los objetivos que se estipularon en el pre-evento. Es muy importante que al final de la hoja de calificación, el participante encuentre un espacio vacío donde pueda hacer sus observaciones sobre cómo le pareció y como se sintió en el evento.
¿Cuándo se debe entregar la hoja de calificación? Lo ideal y lo más recomendado es entregar esta hoja al finalizar todo el evento, también podemos implementar las herramientas tecnológicas y generar una hoja de calificación en el sitio web del evento, difundirla entre todos los correos de los participantes, y de esta manera obtener unos resultados más confiables y seguro.
CAPITULO VIII HOJA DE EVALUACIÓN Hoja de Evaluación: Este se hace para tener una evidencia de que el evento dio los resultados previstos, determinando correctamente parámetros y demás juicios que predominarán para estimar los porcentajes en cuanto al rendimiento de lo planeado. 67
Este permite saber:
• Si se alcanzó el objetivo general del evento. • Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron. • Si los programas se cumplieron en su totalidad y con qué nivel de calidad. • Si los resultados obtenidos eran los esperados para el entendimiento del tema.
Objetivos -Dar a conocer las oportunidades y puntos fuertes de los comités, permitiendo detectar debilidades, para corregir un futuro evento. -Identificar de forma específica aquellas áreas de la organización que presentan niveles críticos, los cuales están afectando directamente la consecución de los objetivos generales, marcados por los comités. -Proyectar una revisión general de todas las actividades y sus interrelaciones, lo que permite definir las áreas críticas que afectan el desarrollo exitoso de los eventos.
CONLUSIÓN GENERAL Se sabe que la organización de cualquier evento, primero debe de ser planea con anticipación y compromiso, en un buen equipo de trabajo que sea creativo y dedicado, identificando que acciones se van a llevar a cabo, permitiendo de esta manera que la empresa o persona ejecutora dé a conocer su producto o servicio. Incluyendo que las fases y los diferentes comités, son fundamentales para el emprendimiento de un evento, beneficiando y ayudando, en caso tal de que tengamos 68
que desarrollar uno en nuestra empresa, llevando el proceso con sus respectivas pausas y factores de forma indicada.
CIBERGRAFIA O BIBLIOGRAFIA https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-deeventos.html?view=flipcard 69
http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u 2.pdf http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-deeventos.html https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/que-funciones-cumple-elcoordinador-general-de-un-evento/
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