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la labor que desarrollaron personajes que tenían como función la administración pública, a quienes se les conocía también como gobernantes, encargados de la Hacienda Pública; su labor consistía en distribuir el tributo para pagar los gastos del gobierno, del ejército y de los templos. También en esta época aparecieron los pochtecas, que eran individuos dedicados especialmente al desarrollo del comercio. Viajaban grandes distancias para ofrecer sus productos, los intercambiaban por otros que les eran necesarios, y con ello obtenían grandes ganancias; por tanto, se constituyen como figuras de clase privilegiada. A la llegada de los conquistadores, en 1521, se reestructura la administración de la sociedad, así como los modelos de la economía. Los cambios dan paso a nuevos tributos y cambios en la propiedad privada territorial, y con ello la explotación. Hernán Cortés funda el Ayuntamiento de Veracruz, designa a sus colaboradores y dentro de éstos al contador, recayendo el nombramiento en Alonso de Ávila. Cuando se establece la Real Hacienda, se encarga de regir la vida fiscal del país y de regular las políticas financieras.
Figura 1.9
Los avances tecnológicos han hecho que la contabilidad se lleve hoy día en sistemas
Los pochtecas eran comerciantes.
electrónicos PCs, en donde abundan paquetes de contabilidad como C O I , Contafiscal, Contaplus, por citar sólo algunos.
1.1.2 ¿Qué es contabilidad? El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, a través del Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C., nos presenta en la obra Normas de Información Financiera (NIF) 2006, la definición siguiente: La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.'
La información financiera que emana de la contabilidad es información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, y descriptiva, que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la forma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente en proveer información que permita evaluar el desenvolví-
;
miento de la entidad, así como en proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros aspectos.
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A continuación se presentan otras definiciones: El arte de registrar, clasificar, informar e interpretar la información financiera de una
organización.'"
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Contabilidad es el proceso de observar, medir, registrar, clasificar y resumir las actividades individuales de una entidad, expresadas en términos monetarios, y de interpretar la información resultante.'
9
Es una forma sistemática de anotar la historia económica de una empresa.
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Es la técnica de captación, clasificación y registro de las operaciones de una entidad para producir información
oportuna, relevante y veraz. En una dimensión más amplia y actual, la contabilidad es la
disciplina que se enriquece con las áreas administrativa, jundicayfiscal,fxnanciera, costos y auditoría?'
Cerraremos diciendo que para José Claudio Guerrero Reyes la contabilidad es el arte de producir información, veraz, oportuna, v fehaciente para entidades públicas y privadas,
'
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A - C -Normas de Información Financiera (NIF) 2006. I a. ed., noviembre de 2005, México, N I F A - l , p . 10.
18
Pyle, White, Larson. Principiosfundamentales de contabilidad, México, CECSA, edición 2004,20a. ed., p. 43.
" Riggs HenryE., Contabilidad. México. McGraw-Hill, la.ed., 2004, pp. 7 y 18. 20
Mirón J. Gordon y Gordon Shillinglaw, Contabilidad: un enfoque administrativo, México. Editorial Diana, 7a. impresión 2002, p. 29.
21
Diccionario de contabilidad, México, Editorial Siglo Nuevo Editores, Eduardo M . Franco Díaz, p. 47.
Figura 1.10
La contabilidad es el arte de registrar, clasificar, informar e interpretar la información financiera de una empresa.
21
Fundamentos de la contabilidad preparada en términos monetarios para fines de información y toma de deci-
Actividad de aprendizaje Indagar en diversas fuentes confiables la definición, las carac-
siones, extraída de los distintos sectores que componen la organización, para
terísticas, objetivos y tipos de contabilidad. Presentar al grupo
ser utilizada por usuarios internos y externos.
tu información, comparar y elaborar una sola definición y cla-
En tanto que para José Fernando Galindo Alvarado la contabilidad es el registro
sificación; plasmar en una tabla de 3 columnas con los títulos: Definición, características y tipos de contabilidad.
metódico y sistemático de las diarias operaciones que realiza una persona física o moral, de donde saldrá información: económica, financiera y fiscal; veraz, oportuna y confiable para la adecuada toma de decisiones, y el pago oportuno de sus contribuciones.
1.1.3 ¿Cuales son los objetivos de la contabilidad? A través de las definiciones que han sido expuestas podemos observar que la contabilidad constituye una actividad de prestación de servicios, cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas. L a información, primordialmente, es de naturaleza financiera, y tiene como fin ser útil para la toma de decisiones de carácter económico. Su objeto es proporcionar informes que puedan consultar los responsables de la toma de decisiones, que repercuten en el porvenir del negocio. Asimismo, la contabilidad tiene como fin producir información (datos) precisa, confiable y oportuna, de tal manera que el usuario la pueda interpretar en forma clara y comprensible, y la que una vez analizada, pueda utilizarse para tomar decisiones. La contabilidad debe ser preparada para los siguientes objetivos: 1. Para el personal que desarrolla actividades internas en la empresa, como son los socios, consejeros, comisarios, directivos, gerentes. Estos usuarios requerirán de información contable con oportunidad para utilizar con eficiencia los fondos para su futura aplicación en nuevas inversiones (activos) o en bienes de consumo (gastos). 2. Proporcionar información para los posibles inversionistas, proveedores, acreedores, acreedores financieros, etc., quienes a solicitud de la empresa pueden proporcionar fondos a través de créditos. 3. Rendir información relacionada con los recursos económicos de la empresa, los derechos sobre éstos y los efectos de las transacciones y acontecimientos que cambien esos recursos. 4. L a información contable es la base para poder cumplir de manera adecuada con todas las contribuciones. A l hablar de información contable, por lo general nos referiremos a la forma como el área de contabilidad proporciona datos e informes vía: estados financieros, tales como el estado de situación financiera, estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de variaciones en el capital contable, el estado de aplicación de utilidades, el estado de origen y aplicación de recursos, etc.; y otros documentos contables como son: reportes de cuentas colectivas, existencias en los almacenes, inventarios de activos fijos, declaraciones presentadas y por pagar, entre otros.
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A continuación se presenta un diagrama del Sistema Contable y su correspondiente análisis, posteriormente un gráfico de la ruta que sigue una operación, el proceso que ésta tiene, hasta llegar a obtener los informes y documentación respectiva para una adecuada toma de decisiones.
Figura 1.12 Esquema de contabilidad.
Análisis del sistema Acta constitutiva
Recepción
Escrituras
de d o c u m e n t o s
Reportes d e producción
fuente 1
I
Aplicación
del Catálogo d e c u e n tas y la guía contabilizadora
Facturas de c o m p r a y venta d e p r o d u c t o s
• Títulos de crédito (pagarés, letras d e c a m b i o , cartas d e crédito, cheques, etcétera) Fichas d e depósito (bancos) C h e q u e s e x p e d i d o s (copias) • Etcétera.
} : : :: : :
El Catálogo d e cuentas es un d o c u m e n t o q u e relaciona las diferentes cuentas q u e v a n a ser utilizadas por el contador, c o n s i d e r a n d o la actividad u objeto social q u e tiene la e n t i d a d . Muestra el número d e la cuenta y su n o m b r e en forma ordenada, t o m a n d o en cuenta los distintos estados financieros c o n los q u e se informa a la administración d e la entidad. • La Guía C o n t a b i l i z a d o r a enlista las cuentas acompañadas de una descripción del uso y operación general. Detalla de qué se carga y a b o n a cada cuenta, su saldo y estado financiero en el q u e se presenta.
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Fundamentos de la contabilidad
Registro
La póliza (ingresos, egresos y operaciones diversas) es un
d e operaciones e n el sistema de pólizas
d o c u m e n t o utilizado c o m o papel de trabajo del contador, en el cual se anotan las diferentes operaciones realizadas por la entidad en la
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q u e se registra la fecha, el número consecutivo q u e le corresponde a la operación contable, n o m b r e d e la cuenta, la cantidad q u e recibe el cargo y el a b o n o siendo iguales en su valor y la descripción. Se anexan a ella los d o c u m e n t o s fuente, q u e d i e r o n origen al registro contable.
Diarios tabulares (ingresos, egresos y operaciones
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diversas)
Las pólizas una vez q u e se han realizado los asientos contables y autorizadas por el responsable directo, se d e b e n registrar en los Diarios tabulares o Registro d e pólizas (ingresos, egresos y operaciones diversas) sin ningún c o n c e p t o , t o d a vez q u e éste se encuentra en la póliza.
También d e n o m i n a d o s registros auxiliares, en ellos se asientan las operaciones q u e se contabilizaron en las pólizas correspondientes y de estas mismas se t o m a la información q u e se anotará en dichos mayores auxiliares (cuentas colectivas, e j e m p l o : bancos, clientes, proveedores, acreedores, etcétera). Finalizada la anotación en Diarios Tabulares y mayores auxiliares, las pólizas se d e b e n archivar por numeración consecutiva, c o n la finalidad de q u e n o se extravíen y se p u e d a n localizar c o n mayor prontitud.
• Cada fin de mes, se s u m a n los cargos y a b o n o s q u e recibieron las Libro diario general
V
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i
cuentas en los registros de pólizas y c o n los totales se f o r m a un solo asiento de concentración q u e pasa al diario general.
Los asientos de concentración q u e recibe el Libro diario general Libro mayor
se pasan al Libro mayor y de éste se elabora u n a balanza de comprobación y de ahí una hoja de trabajo, ya hoy en desuso, pero q u e hay q u e recuperar.
Los Estados financieros básicos q u e se d e b e n elaborar son: Estado Estados financieros
de situación financiera (balance general), Estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias), Estado de variaciones en el capital contable y finalmente el Estado de cambios en la posición financiera (en base a flujo de efectivo) y si es una empresa industrial habría que incrementar el Estado de costo d e producción y venta.
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1
Se consideran usuarios de la información financiera, los siguientes: • Accionistas o dueños • Patrocinadores • Órganos d e supervisión y vigilancia • Administradores • Proveedores • Acreedores • Empleados • Clientes y beneficiarios • Fisco • O r g a n i s m o s reguladores • Otros usuarios
L o anterior se puede resumir en el siguiente gráfico:
Enfoques teóricos en las ciencias sociales Documentación proveniente d e las diferentes operaciones q u e realiza la empresa, t a n t o internas c o m o externas.
Registro y preparación de la información c o n t a b l e
Estados financieros
Estados contables
Informes y notas a los Estados financieros
Los objetivos se cumplen: 1. C o n la preparación de la información financiera que proviene de los distintos sectores que integran la empresa, a la que previamente se le han establecido las medidas de control interno necesarias. El departamento de contabilidad recibe de cada sector la documentación fuente, es decir, escrituras, contratos, facturas de venta, de compra de mercancía y de otros bienes de propiedad de la empresa; letras de cambio, pagarés, documentos que justifiquen las entradas y salidas de dinero, etc., y con ellos prepara y registra las distintas transacciones celebradas en los libros de contabilidad, lo que da origen a la preparación de los estados contables, financieros y notas e informes.
Fundamentos de la contabilidad
Figura 1.13
Esquema de contabilidad. Los usuarios internos reciben la información, la estudian para estar en condiciones de tomar decisiones en función de los resultados que arrojen los estados financieros. Las decisiones traerán como consecuencia la mejora administrativa, económica y financiera, ya que se refiere al control de los flujos de efectivo que son derivados de las distintas transacciones que lleva a cabo la entidad económica, como son la adquisición de mercancías a los mejores costos, la venta de productos que demanda el consumidor, recuperación oportuna de efectivo a través de un sistema adecuado de cobranza, el pago de adeudos con oportunidad de obtener ganancias, la exhibición de gastos que demanden los distintos sectores de la empresa debidamente jerarquizados, la contratación de personal de acuerdo con los perfiles que requieran los departamentos; si las medidas administrativas de control interno se están cumpliendo, etcétera. 2. C o n objeto de determinar si de acuerdo con los planes establecidos están Actividad de aprendizaje En pequeños grupos contesten las siguientes preguntas que servirán de base para la discusión en clase: ¿Qué es la contabilidad? ¿Qué es la información financiera? ¿Cuáles son los avances más representativos en materia contable? ¿Por qué es importante la Información que arroja la contabilidad para la empresa? ¿En qué situaciones de uso común se aplica? ¿Que implicaciones económicas tiene el proceso contable en una empresa? En plenaria exponer y argumentar sus respuestas.
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produciendo los beneficios esperados; si la empresa requiere crecimiento; si es autosuficiente, o si se requiere la inyección de dinero fresco de parte de los mismos accionistas o mediante la aportaciones de nuevos inversionistas; si es conveniente disminuir las líneas de crédito otorgadas a los clientes; si, por otro lado, la empresa requiere de nuevos financiamientos externos los números que arrojen los estados financieros permiten obtener nuevos créditos; la conveniencia de capitalizar las utilidades, etcétera. Por ello la importancia de que el departamento de contabilidad contribuya con el suministro de información oportuna para permitir a los usuarios determinar los montos de efectivo que aseguren el crecimiento de la empresa. 3. Se considera fundamental el auxilio de los informes, estados contables y financieros. De los principales que hay que mencionar son el estado de
Grupo Editorial Patria'* situación financiera (balance), estado de resultados (pérdidas y ganancias), estado de cambios en la información financiera, estado de variaciones en el capital contable, el estado de producción y ventas, el estado de aplicación de utilidades, entre otros, los cuales serán estudiados a través del programa de contabilidad que va a ser sujeto de estudio. 4. E n cuanto al cumplimiento de las contribuciones, el objetivo se realiza cuando se determinan los impuestos o aportaciones, y se consuman, cuando las mismas se pagan o se presentan ante las dependencias fiscalizadoras correspondientes. Se debe comprender que el estudio de la contabilidad en forma gradual, permitirá al estudiante ampliar su horizonte e ir comprendiendo que la contabilidad no es un área que se dedique exclusivamente a registrar las distintas transacciones que realizan las empresas, sino que es una herramienta útil para alcanzar las metas que los socios y administradores se han trazado obtener. Dentro de las metas que tiene fijadas la contabilidad es la de servir como medio de información y control. Puede hacerse énfasis en que "contabilidad que no informe, no es contabilidad". C o m o conclusión, se puede mencionar que la contabilidad es una disciplina básica y necesaria en cualquier tipo de entidad, ya que a través de su uso y aplicación se obtiene información útil, inmediata, veraz, oportuna y fehaciente. Se le considera una herramienta indispensable para la toma de decisiones a corto y largo plazo, y es fuente de información acerca del manejo de la empresa, para la obtención de mejoras en las utilidades, y para evitar con oportunidad pérdidas en la operación, fraudes, etcétera. En la actualidad, el sistema contable abastece dos clases de información: 1) la relativa al negocio considerado globalmente, y destinada como fuente de información para los inversionistas, las instituciones bancarias y financieras, el gobierno, proveedores, clientes, etc., y 2) la información para fines internos, como son accionistas, socios, administradores y trabajadores, además de aquellas personas que se vinculan internamente con la operación de la empresa.
Figura 1.14
Contabilidad que no informe no es contabilidad.
1.1.4 ¿Cuáles son las características de la contabilidad? Para poder determinar las características, debemos partir de su definición, como ya se citó, la NIF A - l , la conceptualiza de la siguiente manera: "La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos." De donde se desprende que algunas características son: 1. Registrar en forma clara, oportuna y precisa todas y cada una de las operaciones que realiza una entidad. 2. Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre las transacciones económicas y financieras del ente. 3. Establecer en términos monetarios, la información histórica y futura de los bienes y derechos, así como de las obligaciones y deudas que posee una entidad. 4. Servir como respaldo, ante terceros de todos aquellos actos de carácter legal en que la contabilidad tiene fuerza probatoria. 5. Salvaguardar los bienes y derechos que tiene la entidad. 6. Servir de base en la toma de decisiones operacionales, tácticas y estratégicas del ente. 7. Proporcionar en el momento que se requiera una situación clara, veraz y oportuna de las finanzas de la entidad, así como de las utilidades o pérdidas generadas por ella. Otra característica es que proporciona datos, que pueden convertirse en indicadores financieros o de gestión para ver la actuación de todos los que laboran en la entidad.
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Fundamentos de la contabilidad Objetivos d e la contabilidad Su finalidad Es producir y comunicar información financiera comprensible, útil y confiable que sirva de base para la toma de decisiones.
Sus objetivos Proporcionar información útil para los actuales y futuros inversionistas y acreedores, así como para otros usuarios que han de tomar decisiones racionales de inversión y crédito. Preparar información que ayude a los usuarios a determinar los montos, la oportunidad, el riesgo y la incertidumbre de los proyectos de entrada de efectivo asociados con la realización de las inversiones dentro de la empresa. Informar acerca de los recursos económicos de una empresa, los derechos sobre éstos y los efectos de las transacciones y acontecimientos que cambien esos recursos.
Como medio de control Se puede decir que la contabilidad financiera es utilizada como medio de control interno para informar sobre el correcto uso de los bienes y recursos de la empresa en las actividades de la misma. Es importante decir que la información que resulta de los estados financieros sirve para determinar qué tan atractiva es la empresa como medio de inversión y si les suministra adecuadas utilidades a corto y largo plazos, o para decidir aumentar o retirar sus capitales. Desde la óptica de los acreedores pueden estar en condiciones de decidir si incrementan, disminuyen o cancelan líneas de crédito y los plazos. Uno de los objetivos alcanzados es que la contabilidad debe ser considerada y empleada como instrumento de control, para que el usuario esté en condiciones de tomar decisiones que, siendo fundadas, sean las más acertadas para el logro de objetivos. Es precisamente en este punto donde la contabilidad financiera debe evolucionar hacia una nueva perspectiva, dejar de ser tan solo un sistema que obtiene y presenta información financiera, para convertirse en un sistema comunicador de información financiera, lo cual implica que los datos contenidos en los estados financieros sean comunicados al usuario en un código o lenguaje que éste conozca y domine; con ello la contabilidad adquiere la dimensión de herramienta estratégica que permite al empresario dar respuesta a interrogantes tales como: ¿cuál es la capacidad de pago a corto plazo?, ¿cuál es la liquidez inmediata?, ¿las ganancias o pérdidas fueron adecuadas en relación con las circunstancias económicas?, ¿la tasa de rentabilidad es suficiente?, ¿se tiene demasiada inversión en activos fijos?, ¿conviene reinvertir las utilidades?, ¿será conveniente un nuevo financiamiento?, ¿cuánto cuesta?, ¿cuánto se puede distribuir en dividendos a los socios?, ¿cuánto podrá retirar cada socio?, ¿es conveniente una expansión de la empresa?, ¿se necesita lanzar un nuevo producto?, ¿será conveniente seguir en el negocio o cerrar?, y como éstas un sinnúmero más.
Como medio de información La información que proporcionan los estados financieros es clave para visualizar los flujos de efectivo derivados de las operaciones realizadas por la empresa, como los cobros oportunos a clientes derivadas de los créditos concedidos, el monto de las ventas tanto de contado como a plazos, para comprar mercancía, la conveniencia de adquirirlos a crédito o de contado, controlar el monto de los gastos y costos en los que se incurre por producir y vender los productos que pone a la venta la empresa y otros conceptos. Por esta razón, la contabilidad como medio de información debe ser veraz, oportuna y fehaciente, para permitir que los usuarios determinen los montos de inversión, medir la oportunidad y la incertidumbre de los capitales aportados y sus flujos netos de efectivo. Otro de los puntos importantes a señalar es reconocer la importancia que representa la elaboración y contenido de los estados financieros, saber extraer de ellos los datos que se consideren relevantes para tomar oportunas y adecuadas decisiones. Se cierra este punto citando que: "contabilidad que no informa, no es contabilidad".
1.1.5 ¿Qué tipos existen de contabilidad? La importancia de la contabilidad estriba fundamentalmente en que debe ser una herramienta que sirva para proveer información a personas y entidades económicas que tengan relación con otras, bien sean internas (accionistas, consejo de administración, directores, gerentes, empleados), o externas (inversionistas, Instituciones bancarias, gobierno, acreedores, proveedores). L a contabilidad es una fuente importante que debe ser utilizada para tomar decisiones y se encuentra conformada por sistemas y subsistemas y ésta a su vez del marco general llamado suprasistema que en su conjunto es la empresa. Para cubrir distintas necesidades la información se clasifica en: a. Financiera b.
Administrativa
c. Fiscal d.
Gubernamental
La contabilidad financiera registra las distintas transacciones que realiza una empresa en unidades monetarias, que son interpretadas por usuarios para fines crediticios, adquisición de bienes, incremento de capital, reparto de utilidades, crecimiento en ventas, etcétera. La contabilidad administrativa proporciona información que debe ser utilizada por los directivos de la entidad para conocer el comportamiento de las operaciones que reflejan los estados financieros y tomar oportunas decisiones y mejorar su situación financiera previas medidas de control. La contabilidad fiscal tiene como función rendir información para cubrir obligaciones de carácter tributario. La contabilidad gubernamental se prepara para proporcionar información relacionada con fines sociales por entidades federales, estatales y municipales.
Figura 1.15
Ramas déla contabilidad.