Pixibog i præsentationsteknik

Pixibog i præsentationsteknik - sådan får du succes med dine præsentationer og oplæg

Inklusive 13 ting du aldrig må gøre

Helle Dyrby Høy foredrag workshops kommunikationsrådgivning

En pixibog i præsentationsteknik - hvorfor?

Jeg har selv jokket i spinaten og har leveret elendige præsentationer. Jeg har oplevelser fra min tid som redaktør på TV2/Danmark, som giver mig direkte ondt i maven at tænke på. Og senere som selvstændig har jeg også trukket nogle barske erfaringer i land. Skarpest står et par gange, hvor mulige kunder sad HELT tomme i øjnene, da mit oplæg var overstået. Lærerigt på den hårde måde.

Jeg har siden brugt tid og kræfter på at blive bedre i disciplinen ”præsentation”. Jeg er blevet klogere ved at studere nogle af de bedste på området. Jeg har læst bøger af eksperter og har frem for alt øvet mig og har testet teknikker og virkemidler af.

Jeg har nu samlet min viden og erfaringer blandt andet fra min TV2-tid og har kombineret den med inspiration og gode råd fra andre eksperter på området. Den viden vil jeg dele med så mange så muligt - og gerne med dig. Derfor tilbyder jeg nu inspirerende foredrag og dynamiske workshops i, hvordan du bliver en bedre oplægsholder.

I denne ”Pixibog i præsentationsteknik” får du en god håndfuld smagsprøver. Jeg giver dig en række enkle tips og teknikker, som du med det samme kan bruge til at forbedre dine præsentationer.

Så spring ud i det og oplev, hvor fantastisk, dejligt og effektivt det er, når publikum er med dig. Mærk forandringen, når tilhørerne forstår, hvad du taler om og giver positivt feedback.

Rigtig god fornøjelse Helle PS: Tænker du undervejs: ”Ja, det er jo indlysende, at jeg ikke skal gøre sådan eller sådan” - så bare husk, at alle eksempler er nogle, jeg oplever hos kloge, velkvalificerede og professionelle mennesker. Måske også hos dig?

#1 Vær forberedt til tænderne Dårligt forberedte præsentationer signalerer tre ting: 1. Jeg er uprofessionel 2. Jeg er sløset 3. Jeg tager jer ikke alvorligt (I · mine kunder · investorer · samarbejdspartnere) Det lyder indlysende. Ikke desto mindre oplever jeg hver uge uforberedte oplægsholdere, som hverken har styr på budskaber eller formål med deres præsentation. På samme måde har de heller ikke overvejet, hvordan de vil præsentere budskaberne. Det er sløset. Tilhørerne opfanger signalerne med det samme. Du er uforberedt = du tager os ikke alvorligt. Og hånden på hjertet: Som minimum forventer jeg, at en oplægsholder (der tager min tid) har prioriteret de budskaber, han vil ud med og har en plan for, hvordan han vil formidle budskaberne bedst muligt.

SÅ: Mantraet er forberedelse, forberedelse & forberedelse. Det kan ikke gentages ofte nok.

Vil du tages alvorligt, så vær professionel og forbered dig grundigt - i detaljer og på alle parametre.

#2 Drop de syge undskyldninger

Jeg oplever af og til oplægsholdere, der lægger ud med at fortælle, at de har haft travlt og at oplægget derfor er blevet derefter. Det er et dårligt udgangspunkt for en præsentation, for så er forventningens flotte røde ballon punkteret allerede inden præsentationen er gået i gang.

Dårlige undskyldninger signalerer kun en ting: I er ikke vigtige nok. Jeg prioriterede noget andet frem for jer, derfor nåede jeg ikke frem i tide eller derfor jeg nåede ikke det, jeg skulle.

Du skal vide, at dine tilhørere er ganske ligeglade med, hvorfor du kommer for sent eller ikke har nået at forberede dig. Uanset om du undskylder med travlhed på jobbet, vejarbejde eller computernedbrud. Det vedkommer ikke publikum, for de har selv fantastisk travlt og de ved godt, at trafik, vejarbejde og teknikbesvær er nødløsningernes konge. Det samme gælder i øvrigt syge børn og besværlige ægtemænd.

SÅ: Sker det unævnelige og du for eksempel ankommer for sent til destinationen - så læg dig fladt ned på ryggen og sig undskyld. Men kom ikke med undskyldninger.

Skarpt fokus på målgruppen

#3

Inden du tilrettelægger indhold og planlægger din præsentations forløb, er det afgørende for din succes med præsentationen, at du ved præcist, hvem du skal tale til. Altså hvem er de - uddannelses- & jobmæssigt. Hvor er de henne i deres liv - hvad er deres udfordringer, behov og ønsker. Jeg skriver af erfaring. Jeg har prøvet at møde op med den overbevisning, at jeg skulle tale til en bestemt målgruppe. På stedet viste det sig, at tilhørerskaren var muteret til en mere blandet forsamling - med stort spring i både uddannelse og jobstatus. På stedet måtte jeg justere i emner og øvelser.

En spændende udfordring - men ikke optimalt for processen. Jeg skulle have spurgt dybere ind til målgruppen.

SÅ: Altid grundig research. Det er afgørende for dine tilhøreres udbytte af mødet med dig.

Og dermed afgørende for, at du når de resultater, du gerne vil.

#4 Alle andre er IKKE som dig

Begå aldrig den fejl at tro, at hele dit publikum er som dig. Overser du det faktum, at mennesker ER forskellige, taber du dine tilhørere på gulvet med et brag. I et hvert publikum er der repræsentanter fra forskellige personlighedstyper. Man kan groft dele dem ind i fire grupper. Hver repræsenterer forskellige normer og værdier. En gruppe lægger vægt på det sociale; en anden er meget kreative; den tredje fokuserer på logistik og den fjerde er glad for fakta. Personlighedstests har vist, at jeg er kreativ. Hvis jeg udelukkende talte ud fra mine egne interesser, ville der være en overhængende risiko for, at 3/4 af publikum mistede interessen for mig. Det må ikke ske.

SÅ: Sørg for at tale til alle personlighedstyper og favn deres interesser, værdier og behov så har du dem i din hule hånd.

Scenen skal sættes - af dig

Dine tilhørere må ikke være i tvivl om, hvad der skal ske i løbet af din præsentation; dit foredrag eller det kursus, du holder. Tvivl skaber usikkerhed og visse typer bliver direkte nervøse og ufokuserede af ikke at vide ”hvad der skal ske”. Du kan skabe en positiv og rolig stemning ved at lægge ud med at oplyse: • • • • • • • •

hvem er du hvad skal du tale om hvor længe skal du tale hvilke emner skal vi igennem hvornår får vi pause hvornår får vi noget at spise hvornår må vi stille spørgsmål hvornår er vi færdige

#5

Er du rutineret og har værktøjerne i orden, kan du overveje at bruge usikkerheden som et ”set up”.

Det skaber spænding og får deltagerne op på mærkerne. For eksempel kan du lancere, at: ”Når vi kommer tilbage fra frokost, så har jeg en spændende opgave til jer - noget I garanteret aldrig har prøvet før!” Uhhhhh! Du vil opleve, at der er kursister, som dårligt kan få frokosten ned af bare nervøsitet. Effektivt virkemiddel - men vær varsom med doseringen.

SÅ: Uanset om du er rutineret eller nybegynder, så hjælp dine tilhørere og sæt scene og rammer for forløbet i din præsentation. Det signalerer professionalisme og overskud og indgyder dine tilhørere tryghed. Samtidig giver det dig selv uundværlige fikspunkter for, hvad og hvor meget du skal nå til hvilke tidspunkter.

#6 Udstrål energi, dynamik og godt humør Dårligt humør smitter og skaber hurtigt en energiforladt og usikker stemning i rummet. Uanset om du haft et skænderi med din kæreste eller din uundværlige medarbejder lige har sagt op, så er mit bedste råd at glemme det. Dit fokus må aldrig ligge på problemstillinger udenfor rummet. Du trækker dine tilhørere helt ned i energi og så taber du præsentationen på gulvet. Det er respektløst over for de mennesker, som prioriterer at bruge deres tid sammen med dig.

SÅ: Parker dårlig karma udenfor døren. Læg problemerne fra dig for en tid. Tænk positivt og på succesfulde oplevelser, inden du går ind. Nyd at du skal i gang med at give dit publikum noget værdifuldt. Du skal overbevise publikum om, hvor godt det her bliver; at du glæder dig. Vis dem via din udstråling, at du brænder for det, du skal tale om og at de får guldkorn lige om lidt. Det vil sige, at du også psykisk skal sætte scenen som et supplement til den håndfaste dagsorden, jeg nævnte før i # 5.

# Vær forelsket i dit publikum

Du må ikke overse publikums reaktioner. Eller mangel på samme. Publikum er nøglen til din succes, så du skal være opmærksom på, hvordan de reagerer på dine ord. Er hele stemningen slap og trist; kigger dine tilhørere ud af vinduet eller på uret? Er de helt tomme i blikket eller sidder de med rynket pande? Overhører du publikums signaler, siger du farvel til muligheden for at finjustere din præsentation efter deres behov.

SÅ: Giv dit publikum opmærksomhed og leg, at du er på date med din nye kæreste. (Det kan være en udfordring i visse forsamlinger...) Det er vigtigt, at du har din opmærksomhed rettet mod tilhørerne og vigtigt, at du tager imod og bruger det input, du får fra salen. Mærk efter, hvordan stemningen er. Ser de tvivlende ud, så spørg ind. Ser de (for-) tabte ud, så spørg, om de er med eller har spørgsmål. Måske har de bare brug for en pause - eller en morsomhed. Aktiver dit publikum og brug deres engagement. Bed om eksempler fra deres egen hverdag. Du vil opleve spøjse indspark, som er helt skæve i forhold til det, du taler om, men i kraft af dit psykiske overskud formår du alligevel at få flettet det ind i dit eget stof...

Et ekstra tip: Den mest effektive måde at få ”omvendt” en negativ tilhører på er ved at inddrage vedkommende aktivt og spørge direkte: ”Peter, du ser tvivlende ud? Hvad tænker du?” Det er svært at undslå sig for at svare og langt de fleste mennesker bliver mere positive af at blive hørt.

#8 Aldrig ryggen til publikum

En af de værste fejl, du kan begå, er at stille dig med ansigtet vendt væk fra dine tilhørere. Du mister kontakten med dem og resultatet viser sig prompte: De bliver ligeglade og taber interessen for dig. De vil ikke se ryggen af din habit. De vil se din positive energi - din dynamik - dit engagement.

Lige så farligt er det, at du ikke kan følge med i dit publikums reaktioner. Du skal have styr på, om du har deres opmærksomhed. Det er afgørende for din præsentation. For hvordan kan du ellers vide, om du skal skrue op eller ned for charmen; om du skal speede op eller give tid; om du skal et skridt tilbage og forklare dig nærmere?

Er din nervøsitet grunden til, at du stikker hovedet i busken og vender ansigtet væk fra dit publikum, så skal du stadig ikke fortvivle. Der findes gode teknikker til at lære dig at turde vende dit milde åsyn mod dit publikum. Og du drømmer ikke om, hvilken forskel det gør.

SÅ: Vend altid dit ansigt mod dine tilhørere. I store forsamlinger kan det være en udfordring, men der findes gode metoder til at nå hele vejen rundt og favne selv store publikum. Ryggen til publikum kan være en dårlig vane. Den kan du slippe af med. Det kan også være et klart signal om, at du ikke har forberedt dig godt nok. Det kan du beslutte dig for at ændre på.

#9 Tøm lommerne

Du må ALDRIG stå og rasle med nøgler eller andet i lommen. Det distraherer dine tilhørere på en uhensigtsmæssig måde og får dem til at tænke i helt andre baner end dem, du har planlagt.

Når du skal præsentere et projekt eller en idé, så er det vigtigt, at du signalerer energi, dynamik og oprigtig interesse. Og dermed har du endnu en god grund til at tage hænderne op ad lommerne. For begraver du hænderne i lommerne, så opnår du det stik modsatte: Nemlig at din udstråling og dit kropssprog er uengageret og tilbagelænet - tenderende til det arrogante.

SÅ kort og godt: Hænderne op af lommerne.

# 10 Vend ryggen til din PowerPoint / Keynote

Det virker uengageret og kedsommeligt, at du er nødt til at stå og kigge på - eller endnu værre ligefrem læse op af din egen PowerPoint-præsentation. Måske kan du ikke huske, hvad du skal sige - måske er du bange for at stå ansigt til ansigt med tilhørerne. Begge dele er helt forståeligt. Den gode nyhed er, at der findes enkle og effektive metoder; både til at udarbejde et overskueligt manuskript og til at slippe det helt, således at du bliver i stand til at give dit publikum din fulde og hele opmærksomhed. Det samme gælder som nævnt nervøsitet og usikkerhed.

SÅ: Stop med at bruge PowerPoint som krykke og minimer dens betydning for din præsentation. Koncentrer dig om at producere et skarpt manuskript - og pludselig vil du opleve, at det er DIG og ikke computeren, der har kontrollen over din præsentation.

PS. Selve opbygningen af en elegant, professionel og sælgende PowerPoint / Keynote et helt kapitel for sig selv. Det kigger vi på ved en anden lejlighed.

# 11

Lyt til dine dårlige vaner

Mange mennesker har en dårlig vane, som de ikke selv er klar over. Og som bliver tydelig, når vedkommende skal holde et oplæg. Uvanerne kan være små host eller rømninger. Det kan være, hun fylder sætningen og trækker tiden med mange og lange ”... øhhhhhhhh..” Ofte koblet sammen med et ord: ”Detøøøh viløøøh sigøøøøh”. Et eksempel er Ritt Bjerregaard, som både er klog og skarp og har mange budskaber på hjertet. Alligevel får hun fyldt alt for mange øøhh’er ind i sine sætninger. Rigtig ærgerligt. Efter jeg har fået øje (øre) på det, kan jeg næsten ikke høre andet. Og det er desværre konsekvensen: Tilhørerne mister fokus. Man bliver irriteret over det og hører ikke efter de egentlige budskaber. Det samme gælder uvanen med at sige ”...hva-er-det-nu-det-hedder..”. Ofte trukket sammen til en lang uartikuleret lyd, som fylder og distraherer. Ærgerligt, for det stiller taleren i et uforberedt og famlende lys.

SÅ: Da vi er enige om, at vores mål er at få lanceret de vigtige budskaber på en professionel og sælgende måde, så skal uvanerne VÆK. Også på dette område findes der teknikker, som effektivt kan hjælpe dig af med vanen.

Derfor er ”nice” not so ”hot”

# 12

Jeg bliver så T R Æ T af oplæg spækket med trendy engelske udtryk. Det er sprogfattigt og uspændstigt og kommer hurtigt til at virke stik modsat hensigten. Jeg taber respekten og interessen for præsentationen og sidder lynhurtigt med mistanken om, at der måske mangler substans i produktet og oplægsholderen. På samme måde får indforståede og meget fagspecifikke ord og vendinger publikum til at tabe tråden.

SÅ: Arbejd med det smukke danske sprog. Udforsk synonymer og drop klicheerne. Dosér mængden af fagudtryk efter målgruppen. Og frem for alt skal du selvfølgelig træne. Skriv, skriv om, skriv om igen. Lug ud i de dumsmarte udtryk. Efterhånden, som du bliver bevidst om det, bliver det nemmere at undgå fælderne. Selvfølgelig bruger jeg også engelske udtryk.

Det er svært helt at undgå. Men jeg er varsom med doseringen og anbefaler dig at være det samme.

Undtagelser - JA TAK.

Det gamle ordsprog gælder stadig, også når det handler om præsentationsteknik. Bind dig aldrig op på faste regler og rammer. Det kan være dræbende for et forløb. Du må aldrig lade formen være afgørende. Den skal danne et uundværligt fundament for din præsentation - den må aldrig blive en klods om dine dynamiske og kreative ben.

SÅ: I takt med du bliver mere fri og får overskud, så lærer du også at stole på din mavefornemmelse. Samtidig vil det falde dig naturligt at improvisere.

Og apropos mavefornemmelse: Jeg mødte en erfaren herre forleden til et netværksmøde. Vi talte om, at vejen til ens passion kan være lang og snørklet. Vi fandt ingen konklusion på, hvorfor vi har så svært ved at lytte til maven, men han sluttede meget rigtigt af med at sige, at ”verden ville være et meget nemmere sted at leve, hvis vi alle turde stole lidt mere på vores mavefornemmelse”.

Jeg kan kun give ham ret.

# 13

13 ting du ALDRIG må gøre # 1 Mød aldrig uforberedt op # 2 Kom aldrig med undskyldninger for, hvorfor du ikke har nået at forberede dig # 3 Glem aldrig din målgruppe # 4 Tro aldrig, at dine tilhørere er ens - og slet ikke som dig # 5 Gå aldrig i gang med et oplæg uden at have sat den fysiske og psykologiske scene # 6 Spred aldrig dårlig & flad karma, vi bruger vores kostbare tid på dig, remember? # 7 Ignorer aldrig dit publikum og dets reaktioner # 8 Vend aldrig ryggen til publikum # 9 Stå aldrig med hænderne i lommerne # 10 Brug aldrig din PowerPoint / Keynote som krykke # 11 Bær aldrig over med dine dårlige vaner # 12 Overdriv aldrig brugen af smarte (engelske) udtryk # 13 Glem aldrig at indbygge en undtagelse

Du har nu fået øjnene op for, hvor nemt og enkelt det er at forbedre din teknik og din præsentation dramatisk. Vigtigst er, at du nu for alvor har fået lyst til at komme i gang, så du kan udvikle din ekspertise og levere succesfulde præsentationer.

SÅ gå ud og mærk efter - og læg så dit publikum ned - det bliver en fest!

Hvem er jeg?

En kompetent kommunikationshaj med 17 års medieerfaringer fra TV 2/Danmark - Nyheder & Aktualitet.

Jeg har firmaet Danish Mind, som ud over kommunikationsrådgivning leverer foredrag & workshops tilsat inspirerende oplevelser og erfaringer fra min tid som redaktør på TV 2/Danmark.

Jeg har en skarp, konkret og humoristisk tilgang til emnerne præsentationsteknik, pressehåndtering og kommunikationsrådgivning.

Du kan følge mig på Twitter, gennem mit nyhedsbrev og på min blog.

Danish Mind

Er det mig, du taler til?

Inklusive 13 ting du aldrig mü gøre

Mobil: +45 3028 5080 Mail: hh@danishmind.com danishmind.com