Asis stdya rev3 20140110 stdya by davy veli rojas

PROYECTO ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0

Diagnóstico de la Situación Actual de Procesos

Versión1.0

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APROBACIร N Gerentes Funcionales

Firma

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Versión 1.0

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Fecha

29/11/2013

Elaboración de Informe de Situación Actual (AS IS) de Trámite Documentario y Archivo.

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

Revisor de Área  de Calidad Revisor(es)

de 

Área Usuaria

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Tipo de documento: Informe de Situación Actual (AS IS) Código

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29/11/2013

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de 29/11/2013

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Fecha 29/11/20 13

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(Estado)

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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ALCANCE 1.2 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS 1.3 REFERENCIAS

2. BPMN ALTO NIVEL 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2.2 DIAGRAMA GENERAL 2.3 ÓRGANOS DEL OSCE 2.4 MODELO DEL NEGOCIO

3. GESTIÓN DE TRAMITE DOCUMENTARIO 3.1 LEVANTAMEINTO DE LA INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 3.2 ANALISIS DE LAS DEFICIENCIAS TIPICAS EN LOS PROCESOS 3.3 IDENTIFICACIÓN, AGRUPAMIENTO E INVENTARIODE PROCESOS 3.4 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 3.5 DIAGRAMA DE PROCESOS

4. GESTIÓN DOCUMENTAL(ARCHIVOINSTITUCIONAL) 4.1 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 4.2 ANÁLISIS DE LAS DEFICIENCIAS TIPICAS EN LOS PROCESOS 4.3 IDENTIFICACIÓN, AGRUPAMIENTO E INVENTARIO DE PROCESOS 4.4 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 4.5 DIAGRAMA DE PROCESOS

5. ACTAS

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1. INTRODUCCIÓN. De acuerdo a lo indicado por la Dirección del OSCE, el Análisis de la Situación Actual corresponde al entregable Diagnóstico Situacional que está incluido en la Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE de las Especificaciones Técnicas dela Licitación Pública N° 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0”, en la cual hace referencia a los documentos elaborados por la Unidad de Unidad de Organización y Mejora de Procesos. La única referencia a un documento de “Situacional Actual” en el OSCE, se ha encontrado en la “Guía Metodológica para realización de proyectos de documentación o mejora de procesos” elaborado por la Unidad de Organización y Mejora de Procesos, el cual indica que el mismo contiene las pautas metodológicas y los instrumentos utilizados en la realización de proyectos de documentación o mejora de procesos en el OSCE. En la definición del “Alcance del Sistema” de las Especificaciones Técnicas se indica que para la implementación del Sistema, es necesario realizar el Diagnóstico de los Procesos de los Sistemas de Trámite Documentario y Archivo.

1 . 1

AL C AN C E .

En el presente informe se realiza el Diagnóstico de los Procesos de los Sistemas de Trámite Documentario y Archivo, tomando como referencia lo indicado en la “Guía Metodológica para realización de proyectos de documentación o mejora de procesos”: -

Levantamiento de Información y Análisis de la Situación Actual

Análisis de deficiencias típicas en los procesos

Inventario de procesos

Caracterización de procesos

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1 . 2 DE F I NI C I O N E S ,

S I G LAS

Y AB R E V I AT U R A

Siglas y Abreviaturas

LCE

Definiciones

Ley de Contrataciones del Estado.

OSCE

Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

RLCE

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

RNP

Registro Nacional de Proveedores

LPAG

SEACE

Ley de Procedimiento Administrativo General

Sistema Electrรณnico de Contrataciones del Estado.

TUPA

Texto ร nico de Procedimientos Administrativos

LSNA

Ley del Sistema Nacional de Archivo

ROF

Reglamento de Organizaciรณn y Funciones

UCAOZ

Unidad de Coordinaciรณn Administrativa de Oficinas Zonales

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1 . 3

R E FE R E N C I AS .

 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.  Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (LPAG).  Resolución N° 283 – 2012 – OSCE / PRE.  Resolución N° 100 – 2013 – OSCE / PRE.  Resolución Ministerial N° 789 – 2011 – EF / 10.  Guía Metodológica para la realización de proyectos de documentación o mejora de procesos.  Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivo.  Decreto Ley Nº 19414. Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental.  Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento de la Ley Nº 19414.

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2 . B P M A LT O N I V E L . 2 . 1

D E S C R I P C I Ó N

O R G AN I Z AC I Ó N .

El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) es la entidad encargada de velar por el cumplimiento de las normas de las contrataciones públicas del Estado peruano. Tiene competencia en el ámbito nacional, y supervisa los procesos de contratación de bienes, servicios y obras que realizan las entidades estatales. Es un organismo técnico especializado adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, con personalidad jurídica de derecho público y constituye un pliego presupuestal.

VISIÓN “Ser un organismo público referente de alcance nacional, reconocido como aliado estratégico de las entidades públicas y agentes económicos, por la calidad de sus servicios y por el uso intensivo de tecnologías de información; así como, por promover la eficiencia, probidad y transparencia en la gestión de las contrataciones del Estado, contribuyendo a mejorar el acceso al mercado estatal y a elevar la calidad del gasto público.”

MISIÓN “Somos el organismo técnico especializado responsable de cautelar la aplicación eficiente de la normativa y promover mejores prácticas en la gestión de las contrataciones del Estado, para el uso óptimo de los recursos públicos y la satisfacción de las necesidades de la población.”

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2 . 2

D I AG R AM A

G E N E R AL .

Estructura orgรกnica del OSCE.

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2 . 3 Ó R G AN O S

D E L

O S C E .

ALTA DIRECCIÓN -

Presidencia Ejecutiva.

Secretaría General.

ÓRGANO DE CONTROL -

Órgano de Control Institucional.

ÓRGANO DE DEFENSA JURÍDICA -

Oficina de Procuraduría.

ÓRGANO DE RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS -

Tribunal de Contrataciones del Estado.

Secretaría de Tribunal.

ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Oficina de Planeamiento y Desarrollo: -

Unidad de Planificación y Presupuesto.

Unidad de Organización y Mejora de Procesos.

Unidad de Cooperación y Asuntos Internacionales.

Oficina de Estudios Económicos.

Oficina de Asesoría Jurídica.

ÓRGANOS DE APOYO Oficina de Administración: -

Unidad de Recursos Humanos.

Unidad de Logística.

Unidad de Finanzas.

Unidad de Tecnologías de la Información.

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Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional: Unidad de Prensa e Imagen Institucional. -

Unidad de Atención al Usuario.

Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales.

ÓRGANOS DE LÍNEA Dirección Técnico Normativa: -

Sub Dirección de Normatividad.

Sub Dirección de Procesos Especiales.

Sub Dirección de Desarrollo de Capacidades.

Dirección de supervisión: -

Sub Dirección de Supervisión y Monitoreo.

Sub Dirección de Atención de Denuncias.

Dirección del Registro Nacional de Proveedores: -

Sub Dirección de Operaciones Registrales.

Sub Dirección de Información Registral.

Sub Dirección de Fiscalización.

Dirección del SEACE: -

Sub Dirección de Plataforma.

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos.

Dirección de Arbitraje Administrativo: -

Sub Dirección de Procesos Arbitrales.

Sub Dirección de Asuntos Administrativos Arbitrales.

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2 . 4 MO D E LO

D E L

N E G O CI O .

El modelo del negocio nos permite mostrar los principales procesos generadores de valor y los procesos que dirigen y apoyan estos.

Tomando como referencia el Diagrama General y la distribución de los Órganos del OSCE podemos distinguir tres niveles de Macroprocesos: Estratégicos, Operativos y de Apoyo.

M AC R O P R O C E S O S

E S TR AT É G I C O S

Son los procesos de control y dirección que conducen a alcanzar las metas y objetivos estratégicos y tienen carácter de gestor de alto nivel. 

Planificación y Presupuesto Dirigen y otorgan un sentido de dirección y determina los límites de los planes de acción con respecto al presupuesto otorgado para el cumplimiento de las metas.



Gestión de Comunicaciones e Imagen Institucional Controlan las comunicaciones con respecto a otras entidades u organismos

internacionales

para

búsqueda

fuentes

financiamiento y firma de convenios de apoyo a la gestión interna. 

Estudios Económicos y Sociales Tienen como finalidad elaborar los estudios económicos y sociales relacionados con las compras públicas y desarrollar estadísticas.



Gestión y Mejora de Procesos Monitorean, evalúan y realizan planes de acción para la mejora continua de la organización, analizando recursos, procesos, actividades, sistemas existentes, roles y demás.

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M AC R O P R O C E S O S

O P E R AT I V O S

Son los que generan el valor y corresponden a la misión de la entidad. 

Gestión Normativa de Contrataciones del Estado Son los responsables de la generación y dirección normativa en lo que respecta a Contrataciones del Estado.



Gestión del Registro Nacional de Proveedores El OSCE tiene como función principal la administración del Registro Nacional de Proveedores de bienes y servicios, así como para los ejecutores y consultores de obras. Se encarga de efectuar la fiscalización documental de los procedimientos y mantener actualizado el registro de inhabilitado para contratar con el estado.



Gestión de Controversias Se encuentran los procesos de resolución de las controversias que surjan entre las partes sobre la ejecución, interpretación, resolución, inexistencia, ineficacia, nulidad o invalidez del contrato por medio de conciliación o arbitraje, así como también la resolución en última instancia administrativa de

los

recursos

administrativos

interpuestos

contra

los

actos

administrativos derivados de los procesos de selección, cuando le corresponda conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento. 

Gestión del SEACE SEACE es la plataforma tecnológica de contrataciones del estado, que considera la gran cantidad de entidades públicas que operan dentro del marco de la Ley de Contrataciones del Estado. El soporte tecnológico a la normativa y procesos a realizar dictaminadas por el OSCE son implementados en esta plataforma, cuya administración en totalidad es atendida por los procesos aquí involucrados.

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

Supervisión y Monitoreo de Procesos de Selección Supervisan de manera aleatoria o selectiva los diferentes procesos de contratación de las entidades públicas con el fin de asegurar una gestión transparente y eficiente en el uso de los recursos públicos.



Capacitación y Certificación Involucra los procesos referidos al desarrollo de capacitaciones, gestión de capacitadores certificados, gestión de convenios para el desarrollo de capacitaciones y la gestión de los funcionarios públicos de las entidades contratantes en lo que respecta a capacitaciones y gestión de información de funcionarios capacitados.



Atención al Usuario Incluye los procesos que son para atención directa al usuario, ya sean consultas vía telefónica, presencial (trámite documentario) o por correo electrónico, atención de solicitudes solicitando información, atención del libro de reclamaciones, entre otras.



Procesos Especiales Se consideran los procesos de gestión de las fichas de técnicas de bienes y servicios a contratar bajo la modalidad de Subasta Inversa, así como la promoción de compras corporativas bajo la identificación de actores en el estado que puedan llevarlas a cabo y la gestión del Catálogo Electrónico de Convenios Marco, publicado y difundido a través de la plataforma SEACE.

M AC R O P R O C E S O S

D E

AP O Y O

Son los que soportan las actividades operativas, son los que proveen de recursos necesarios para la operación y generación de valor. 

Gestión Logística Son los responsables del abastecimiento y provisión adecuada de recursos cuando las áreas lo requieren, así como el control de recursos existentes en almacenes y oficinas.

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

Gestión de Recursos Humanos Involucran desde la planificación, selección, incorporación, contratación o convenios

para

practicantes,

capacitación,

control,

pago

desincorporación de los trabajadores bajo las diversas modalidades de contratación. 

Gestión Administrativa y Financiera Se encargan del control contable y financiero del OSCE, con la información proporcionada por las demás unidades orgánicas, a fin de presentar los reportes exigidos por los entes rectores.



Asesoría y Defensa Jurídica Son los responsables de la representación y defensa del OSCE en procesos jurídicos, velando por los intereses del OSCE, asimismo orientar y supervisar los aspectos legales de los documentos emitidos o pronunciamientos realizados.



Gestión de Tecnologías de la Información Son los que proveen el soporte informático o plataforma tecnológica tanto de los repositorios centrales de datos como las estaciones de usuarios y la facilitación de su acceso, asegurando que los servicios informáticos estén disponibles para todos los usuarios.



Gestión documental Involucra todo lo referente a la gestión de documentos desde la creación o ingreso, distribución de entrada y salida, atención o resolución y finalización del trámite; así como, la administración de archivos y sus respectivos procesos de Organización (clasificación, ordenamiento, signatura e inventario), Transferencia, Selección, Descripción, Servicios y la gestión de repositorios de acuerdo a los plazos de retención para la identificación de los documentos con conservación permanente y temporal.



Control Interno

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Las instituciones públicas deben reportar al Órgano de Control Gubernamental (Contraloría General de la República), así como el Ministerio al cual está adscrito (Ministerio de Economía y Finanzas), de modo que se pueda controlar el uso correcto de los recursos públicos.

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3. GESTIÓN DE TRÁMITE D O C U M E N TA R I O . 3 . 1 L E V AN T AM I E N T O AN ÁL I S I S

L A

I N F O R M AC I Ó N

S I T U A C I O N

AC T U AL .

En esta estructura orgánica vigente, la Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional a través de la Unidad de Atención al Usuario gestiona el Sistema de Trámite Documentario en la mesa de partes institucional.

En el Artículo 43°, inciso f del ROF del OSCE se indica que la Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional tiene como función: “Supervisar y administrar las actividades relacionadas con la distribución de documentación interna y externa que ingresa y emite el OSCE, así como el sistema de trámite documentario”.

En el Artículo 45°, inciso f del ROF del OSCE se indica que la Unidad de Atención al Usuario tiene como función: “Administrar el sistema de trámite documentario y el sistema de mensajería del OSCE”

Para cumplir con lo indicado en los artículos 43° y 45°, el OSCE dispone de un Sistema de Trámite Documentario Externo el cual permite recibir los documentos físicos a través de Atención al Usuario o Mesa de Partes. Asimismo, tiene un Sistema de Trámite Documentario Interno en el cual solo se registran los datos de derivación de los documentos entre unidades orgánicas, no se almacena los archivos digitales de los documentos recibos por Atención al Usuario o Mesa de Partes y actualmente no es utilizado en el total de oficinas debido a las limitaciones en el acceso.

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Cabe resaltar; que OSCE cuenta con 20 Oficinas Zonales las cuales también cumplen la función de Mesa de Partes, y tienen a su disposición el Sistema de Trámite Documentario y en el Archivo Central se cuenta con un Sistema de Archivo los cuales están implementados con herramientas que han cumplido con su ciclo de vida; por tanto, acreditan la obsolescencia y necesidad de implementar un Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo Integral que contribuya a la gestión documental en el OSCE.

De acuerdo a la información levantada en las actas de reuniones podemos indicar que actualmente el Sistema de Trámite Documentario no está integrado a todas las áreas del OSCE, por ejemplo: en la sede central existe una mesa de partes separada que depende del Tribunal de Contrataciones y que hace sus notificaciones directamente.

El sistema actual tiene una base de datos de acuerdo al TUPA institucional (sólo considera procedimientos administrativos) y casi el 50% de las solicitudes ingresadas corresponden a estos procedimientos. Actualmente el módulo de administración de trámite permite anular trámites y modificar datos del registro. Además no se puede consultar el estado del trámite por la web.

No se ha implementado la Hoja de Ruta u Hoja de Trámite, lo que ocasiona que se generen documentos adicionales innecesarios y no se cuenta con la trazabilidad de la gestión de expedientes.

Actualmente el Sistema de Trámite sólo cubre la recepción documental. Los administrados realizan los pagos de los derechos de tramitación de los procedimientos administrativos establecidos en el TUPA en los Bancos y cajas de OSCE. Si el trámite se realiza en el mismo día de pago, este se reconoce físicamente y se ingresan los datos del voucher presentado. Si el trámite es hecho con posterioridad los datos del pago se jalan del sistema de la Oficina de Finanzas, donde se constata que el pago se ha realizado.

El OSCE va a implementar un nuevo TUPA y va a cambiar la numeración y las denominaciones o nombres de los procedimientos administrativos, por lo que

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es necesario que el sistema permita manejar equivalencias entre los procedimientos del TUPA anterior y el nuevo TUPA.

El mínimo nivel orgánico formal que maneja el OSCE es a nivel de Subdirección o Unidad. Por ejemplo Trámite Documentario y el Archivo Central no figuran como unidad orgánica. Cada unidad orgánica debería poder estructurar equipos funcionales según sus necesidades. El área de Trámite Documentario y el área de Archivo Central no figuran en el organigrama institucional; además, que actualmente son áreas que dependen de Oficinas diferentes, pese a la directa relación funcional que comparten en el macroproceso de Gestión documental.

En las 20 oficinas zonales se atienden los siguientes trámites: 

Emisión de Claves RNP (Para acceso al Sistema RNP).



Emisión de Constancias de No estar Inhabilitado para Contratar con el Estado.



Emisión de Constancias de Capacidad Libre Contratación.



Registro de Record de Obras

Las Oficinas zonales no pueden realizar modificaciones o anulaciones relacionadas con los trámites del RNP que atienden. Cuando hay necesidad de realizar alguna de las acciones indicadas, estas solicitudes son enviadas a la UCAOZ (Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales) por correo electrónico adjuntando la documentación escaneada, que es trasladada a la Dirección del RNP, toda vez que las mismas implica muchas formalidades y responsabilidades. La modificación es atendida por el Área de Proyectos, quien informa a UCAOZ, Oficina Zonal y Dirección de RNP.

Las Oficinas Zonales funcionan como Mesa de Partes y recepcionan todos los escritos que presentan los administrados dirigidos a diversas áreas o dependencias de OSCE. Dichos documentos son remitidos a la Sede Central de OSCE vía Courier OLVA.

Las Oficinas Zonales preparan y envían mensualmente los siguientes informes

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

Informe de Mensajería



Informe de Servicio de Vigilancia



Informe de Pago de Servicios



Informe de Liquidación de ConectaMEF



Informe de asistencia de personal (Página Web)



Informe de Caja Chica (cada 15 días)

Los informes vienen en físico con sus cargos respectivos lo cual genera duplicidad de documentos ingresados posteriormente al Archivo Central.

La UCAOZ consolida cada uno de los informes que vienen de las Oficinas Zonales y los remite con un memorando a la Oficina de Administración, Unidad de Logística, o Unidad de Finanzas.

Las solicitudes de bienes y servicios que formulan las Oficinas zonales se hacen por correo electrónico dirigido a UCAOZ, quien lo remite a la Oficina de Administración con un memorando. Cualquier observación respecto a las solicitudes se hacen a través de al UCAOZ.

La Dirección de Supervisión tiene competencia en procedimientos de observaciones a las bases de los procesos de selección y trámites de denuncias de transgresión de la normativa de la Ley de Contrataciones del Estado, estos procedimientos pueden presentarse en la Sede Central o en las Oficinas Zonales. El control de la documentación se realiza en un cuadro Excel; sin embargo, manifiestan que no hay un control de los vouchers de pago por lo que han detectado que con un voucher los administrados hacen varios trámites.

La Dirección del RNP cuenta con tres subdirecciones, cada una con sus respectivos procedimientos administrativos. Tienen un sistema que permite llenar formularios electrónicos y cuentan con equipos evaluadores para la evaluación técnica, legal y contable de los procedimientos. El control de la documentación se realiza en un cuadro Excel.

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En la Dirección de Arbitraje Administrativo el Sistema de Trámite actual no permite el manejo de expedientes y no soporta multiplicidad de documentos.

En la Subdirección de Procesos Arbitrales indican que ellos diferencian entre el número de ingreso dado por trámite documentario y el número de expediente generado internamente por la subdirección. Asimismo indicaron que el sistema permite llevar el control del número de folios inicial y final, pero que el proceso de foliación del expediente físico es un proceso manual que incluye el ordenamiento físico del mismo, el cual debe hacerse de acuerdo a normas vigentes. El control de la documentación se realiza en un cuadro Excel.

El Tribunal de Contrataciones del Estado (TCE), utiliza un sistema independiente al Sistema de Trámite Institucional, todos los escritos recibidos se almacenan en su propia base de datos. Cuentan con el Sistema XPortal, este sistema se ha ido adecuando y ajustando en el tiempo y es crítico para el TCE porque maneja reglas del negocio específicas.

La Subdirección de Fiscalización no tiene procedimientos administrativos en el TUPA, utilizan el módulo de mensajería del OSCE para poder interactuar con el Sistema de Trámite Documentario. No cuentan con ningún módulo informático y para el control utilizan hojas Excel.

La Subdirección de Información Registral atiende los siguientes procedimientos indicados en el TUPA: 

Solicitud de No estar inhabilitado para Contratar con el Estado (Para firma de contrato).



Constancia de Capacidad Libre Contratación (Para firma de contrato).



Constancia Informativa de No estar Inhabilitado.



Declaración de Record de de Obras, su regularización y rectificación.



Comunicación de Ocurrencias (Cambios que solicitan los proveedores)



Búsqueda de manifiesto por Proveedor (Información solicitada por el público en relación a información del RNP).



Colaboración entre Entidades (Poder Judicial, Ministerio Público, Contraloría General de la República, etc.)

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

Transparencia de información institucional (Se deriva a la Oficina de Gestión Institucional).



Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado (Información de sancionados que se publica en la página web de la Entidad).

Todas las solicitudes ingresan por Trámite Documentario y el control y seguimiento de los documentos se realiza en Excel.

Para la salida de documentos al exterior, existe una aplicación de mensajería independiente del sistema de trámite, que trabaja con un servicio de Courier a nivel local y nacional. La correspondencia que se envía al extranjero se no es controlada por este sistema. Para el envío de correspondencia, cada unidad orgánica pesa los sobres o paquetes a remitir a través del Courier. En el caso de correspondencia para las Oficinas Zonales ellos pesan lo que reciben y lo consignan en el cargo que firman al Courier. Por cada documento a remitir se utiliza un sobre. Las oficinas zonales tienen acceso al sistema de mensajería pero

trabajan

independientemente.

Las notificaciones

del tribunal

Contrataciones, Arbitraje, procuraduría y RNP se realizan a través de la Unidad de Coordinación administrativa de las Oficinas Zonales.

Para la salida de documentos al exterior, existe una aplicación de mensajería independiente del sistema de trámite, que trabaja con un servicio de Courier a nivel local y nacional. La correspondencia que se envía al extranjero no es controlada por este sistema. Para el envío de correspondencia, cada unidad orgánica pesa los sobres o paquetes a remitir a través del Courier. En el caso de correspondencia para las Oficinas Zonales ellos pesan lo que reciben y lo consignan en el cargo que firman al Courier. Por cada documento a remitir se utiliza un sobre. Las oficinas zonales tienen acceso al sistema de mensajería pero trabajan independientemente. Las notificaciones del Tribunal de Contrataciones, Arbitraje, procuraduría y RNP se realizan a través de la Unidad de Coordinación administrativa de las Oficinas Zonales.

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3 . 2

AN ÁL I S I S T Í P I C AS

D E D E

L AS L O S

D E F I C I E N C I AS P R O CE S O S .

De las reuniones con la especialista de Trámite Documentario hemos podido identificar las siguientes deficiencias en los procesos:

A. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 1. No se realiza la digitalización de documentos. Impacta en el incumplimiento de la política institucional sobre uso de Cero Papel.

2. Falta personal adecuado para el cargo No existe personal especializado debido a la falta de implementación del MOF. El área de Trámite Documentario sólo tiene un personal nombrado, los demás recursos están bajo la modalidad de CAS y también hay un practicante. En el caso de las unidades orgánicas algunas no cuentan con personal con formación secretarial y la gestión documental se realiza con los mismos profesionales del área.

3. Falta un repositorio de información. Esto dificulta la ubicación rápida de los documentos.

B. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 1. Imposibilidad

mantener

seguimiento

control

del

documento. Que impacta en el desconocimiento de la ubicación y trazabilidad o estado del documento o trámite. Se ha evidenciado que se utilizan hojas de Excel para realizar el seguimiento.

2. No soportan la definición de flujos de gestión documental. No se puede personalizar la forma de trabajo con las diferentes áreas. Atención al Usuario registra el documento y no puede realizar un seguimiento de la ubicación y estado actual de dicho Trámite.

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También se han identificado los siguientes problemas:

1. Falta de herramientas tecnológicas modernas y robustas que soporten estos cambios. Se evidencia en la lentitud de los sistemas y esto impacta en no poder satisfacer adecuadamente las necesidades actuales y futuras. 2. Demora de contratación de Personal. El tiempo desde la solicitud hasta la incorporación del personal puede demorar incluso hasta más de 3 meses. 3. Los documentos escaneados por las secretarias se encuentran enlazados en Cuadros en formato Excel, en el cual se administra la generación, salidas y entradas de la documentación; estos archivos se encuentran en el disco duro de su PC o en algunas rutas direccionadas a los servidores institucionales.

Las oportunidades de mejora que se han detectado son las siguientes:

1. Adecuación del MOF para integrar Trámite Documentario y Gestión Documental (Archivo) en una sola área. 2. Sistematización

adecuada del proceso de trámite documentario

transversalmente en todas las áreas. 3. Mejora del sistema de trámite documentario. 4. Implementación de Sistemas de Gestión para el control de indicadores internos. 3 . 3 I D E N TI F I C AC I Ó N , I N V E N T AR I O

D E

AG R U P AM I E N T O

P R O CE S O S

De acuerdo a lo visto en el Modelo del Negocio podemos identificar al Proceso de Trámite Documentario como parte del Macroproceso Operativo de Atención al Usuario.

Macroprocesos Operativos:  Gestión Normativa de contrataciones del Estado.

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 Gestión de Procesos Especiales.  Gestión del Registro Nacional de Proveedores.  Gestión de Controversias.  Gestión del SEACE.  Supervisión y Monitoreo de procesos de Selección.  Capacitación y Certificación.  Atención al Usuario. Los procesos de Trámite Documentario a nivel institucional son: Mesa de partes: 1. Recepción de documentos 2. Distribución de documentos 2.1 Interna (a las unidades orgánicas de OSCE) 2.2 Externa (a las entidades externas mediante el servicio de Mensajería) A nivel de unidades orgánicas se realizan las siguientes actividades de acuerdo a cada los procedimiento administrativo: 1. Recepción, registro y derivación de documentos 2. Atención del documento (tramitación) 3. Archivado de documento resuelto A continuación se muestra el Cuadro Inventario de Procesos de acuerdo al formato de la “Guía Metodológica para realización de proyectos de documentación o mejora de procesos”. Inventario de Procesos OSCE

MACRO PROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Recepción de documentos Atención al Usuario

Gestión de Trámite Documentario Distribución de documentos: interna y externa (Mensajería)

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3 . 4 C AR AC T E R I Z AC I Ó N

D E

P RO C E S O S

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO "GESTIÓN DE TRÁMITE DOCUMENTARIO" PROCESO

OBJETIVOS

RECEPCIÓN

RESPONSABLE

Recepcionar, registrar y verificar los documentos que presentan los administrados.

ALCANCE

Personal de Mesa de Partes de Trámite Documentario Desde la recepción, revisión y registro de los documentos, hasta la derivación del documento.

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos que entregan

Solicitud de trámite

Entradas criticas

Actividades realizadas

- Recepción, registro y numeración de - Documentos a presentar por documentos los administrados - Verificación de documentos - Generar cargo al administrado

Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso Competencias - Encargado de Mesa de Partes

Documentos

Infraestructura y Ambiente de trabajo

- Ley 27444 del Procedimiento Administrativo - Área de Mesa de Partes Institucional General. - ROF del OSCE, Resolución - Computadora en red Ministerial Nº 789-2011-EF/10 - TUPA del OSCE

- Teléfono

Medidas de Control y Seguimiento - Revisión de documentación

Salidas criticas

- Hoja de Ruta. - Cargo de entrega.

Evidencia e Indicadores del Proceso Registro - Cargo - Hoja de ruta

Procesos que Reciben (cliente) Atención de trámite

Interrelaciones Procesos Relación

Indicadores - Número de documentos recibidos.

- Ninguno

- Numero de documentos no presentados - Numero de documentos observados

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO "GESTIÓN DE TRÁMITE DOCUMENTARIO" PROCESO OBJETIVOS

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

RESPONSABLE

Entregar los documentos a las áreas usuarias

ALCANCE

Encargado del módulo de mensajería Desde el registro del documento a enviar hasta la recepción del cargo o documento devuelto.

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos que entregan

Recepción de documentos

Entradas criticas

- Documentos ingresados

Actividades realizadas - Clasificación - Generar reportes y/o cargos de distribución. - Reportes de cargo para entrega a destinatario. - Entrega de documentos a los destinatarios.

Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso Competencias

Documentos

Infraestructura y Ambiente de trabajo

- Ley 27444 del - Encargado del Procedimiento Administrativo - Área de Mesa de Partes Institucional módulo de mensajería General. - ROF del OSCE, Resolución - Computadora en red Ministerial Nº 789-2011-EF/10 - TUPA del OSCE

Medidas de Control y Seguimiento

Salidas criticas

- Verificación de documentación

- Cargo de entrega de documentos.

Procesos que Reciben (cliente)

Entrega de documentos

Evidencia e Indicadores del Proceso Registro - Cargo

Interrelaciones Procesos Relación

Indicadores - Número de documentos distribuidos a las áreas.

- Recepción de documentos

- Teléfono

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3 . 5

D I AG R AM A

D E

P R O C E S O S

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4 . G E S T I Ó N D O C U M E N TA L ( A R C H I V O INSTITUCION AL ). 4 . 1 L E V AN T AM I E N T O AN ÁL I S I S

L A

I N F O R M AC I Ó N

S I T U A C I O N

AC T U AL .

Con la Resolución Ministerial Nº 789-2011-EF/10 se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE, que establece el nuevo diseño estructural y organizacional de la institución. En el Artículo 43°, inciso m del ROF del OSCE se indica que una de las funciones de la Oficina de Administración es: “Administrar el sistema de archivo central del OSCE”.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL El

Archivo

Central

depende

administrativamente

Oficina

Administración, y esta de la Secretaría General del OSCE. Sin embargo, el ámbito del Archivo Central se encuentra relacionado a la dependencia técnica y normativa con el Archivo General de la Nación, como organismo rector y central del Sistema Nacional de Archivos al amparo de la Ley Nº 25323 Sistema Nacional de Archivos. Presidencia Ejecutiva

Secretaría General

Comité de Evaluación de Documentos

Oficina de Administración ARCHIVO CENTRAL

Archivos periféricos

Archivos de gestión

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Es necesario indicar que, de acuerdo a la información que consta en actas, el área de Archivo Central no figura en el organigrama institucional y no existe integración con el Sistema de Trámite Documentario actual. Asimismo, el área de Archivo solo tiene responsabilidad sobre el Archivo Central y no ejerce autoridad sobre los archivos de gestión y archivos periféricos; aunque para fines coordinación de las transferencias hay una relación directa; así como, en el caso de las capacitaciones. Ninguno de los niveles de archivo está sistematizado ni mucho menos integrado, razón por la cual no se puede realizar seguimiento o tener la trazabilidad de los documentos.

Actualmente el OSCE cuenta con 39 archivos de gestión (órganos administrativos en la sede central), 20 archivos de gestión en las oficinas zonales, 5 archivos periféricos y cada uno cuenta con un responsable de su manejo. En el caso del Archivo Central el actual personal es limitado, solo cuenta con 3 personas.

El Archivo Central tiene limitaciones de espacio y por esa razón se ha tercerizado el almacenamiento del archivo físico con la empresa Iron Mountain.

La producción documentaria interna no está incorporado al sistema de trámite documentario actual que solo funciona como punto de atención para la recepción documental.

Actualmente se manejan los fondos de OSCE que es el fondo activo y está vigente; y los fondos de CONSUCODE, CONSULCOP, CONASUCO y CADELI estos últimos fondos están cerrados. Cada fondo tiene su fecha de inicio y fecha de cierre.

El proceso de transferencia es actualmente el único punto en común entre el Archivo Central y las unidades orgánicas de la estructura orgánica; sin embargo, estas en muchos casos se realizan de manera parcial e incompleta lo que no permite al Archivo Central recibir el total de la serie documental generando desorden en la administración de las unidades de archivamiento en sus repositorios. Desde el 2013 el OSCE está implementando oficinas

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desconcentradas con capacidad de resolver en cada lugar; con lo cual, se considera implementar archivos periféricos en las zonales para evitar la duplicidad de documentos en el Archivo Central.

El sistema informático del archivo actual no considera la descripción documental multinivel, ni la ubicación topográfica en los archivos de gestión y/o periféricos ni la generación de inventarios documentales para realizar la transferencia al Archivo General de la Nación. Para la ejecución del proceso de eliminación documental interviene el Archivo central con representación técnica en el Comité de Evaluación de Documentos.

Los locales que ocupan las Oficinas zonales son alquilados y no disponen de espacio para el almacenamiento de la documentación que manejan. Si se piensa digitalizar la documentación recibida debe disponerse de espacio para la digitalización y espacio para almacenar la documentación física.

Los

archivos

periféricos

han

conformado

principalmente

por

especialización de las funciones de las Direcciones de las cuales dependen encontrándose así estos a cargo de: 1. Secretaría de Tribunal de Contrataciones 2. Dirección Técnico Normativa 3. Dirección del RNP 4. Dirección de Arbitraje Administrativo 5. Dirección de Supervisión

La Dirección de Arbitraje Administrativo manifiesta su preocupación por la data antigua e información histórica y se encuentra digitalizando sus documentos (150000 imágenes) la cual requiere puedan incluirse y migrarse en el Sistema para poder gestionarlas.

4 . 2

AN ÁL I S I S T Í P I C AS

D E D E

L AS L O S

D E F I C I E N C I AS P R O CE S O S .

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El objetivo de esta etapa consiste en identificar las deficiencias típicas en los procesos, de manera que se puedan identificar los factores que más influyen en la necesidad de crear y mantener documentos. Ayudará a definir los problemas en materia de gestión de documentos surgidos dentro de la organización y a evaluar la viabilidad y los riesgos de las diferentes soluciones posibles.

Actualmente, el Archivo Central viene realizando un análisis de gestión documental orientado al 100% de unidades administrativas (39 órganos); a la fecha del levantamiento de información y elaboración del presente documento, la Especialista indicó que se encuentran en un avance del 50%; el objetivo de esta actividad es elaborar sus documentos de gestión archivística que permitirán implementar una estandarización en el tratamiento archivístico de los documentos de las siguientes áreas: 1.

Presidencia Ejecutiva (incluye Consejo Directivo)

Secretaría General

Tribunal de Contrataciones del Estado

Órgano de Control Institucional

Oficina de Procuraduría

Secretaría General

Oficina de Planeamiento y Desarrollo

Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad de Cooperación y Asuntos Internacionales

10.

Unidad de Organización y Mejora de Procesos

11.

Oficina de Estudios Económicos

12.

Oficina de Asesoría Jurídica

13.

Oficina de Administración

14.

Unidad de Recursos Humanos

15.

Unidad de Logística (incluye: Mantenimiento, Bienes y Almacén)

16.

Unidad de Finanzas

17.

Unidad de Tecnologías de la Información

18.

Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional

19.

Unidad de Prensa e Imagen Institucional

20.

Unidad de Atención al Usuario (incluye: Trámite Documentario)

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21.

Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales

22.

Dirección Técnico Normativa

23.

Sub Dirección de Normatividad

24.

Sub Dirección de Proyectos Especiales

25.

Sub Dirección de Desarrollo de Capacidades

26.

Dirección de Supervisión

27.

Sub Dirección de Supervisión y Monitoreo

28.

Sub Dirección de Atención de Denuncias

29.

Dirección del RNP

30.

Sub Dirección de Operaciones Registrales

31.

Sub Dirección de Información Registral

32.

Sub Dirección de Fiscalización

33.

Dirección del SEACE

34.

Sub Dirección de Plataforma

35.

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

36.

Dirección de Arbitraje Administrativo

37.

Sub Dirección de Procesos Arbitrales

38.

Sub Dirección de Asuntos Administrativos Arbitrales

39.

Archivo Central

Para este análisis se han trabajado las siguientes etapas: 

Del proceso de gestión documental: 1. Creación de documentos 2. Captura del documento 3. Ingreso del documento 4. Almacenamiento 5. Utilización / Uso 6. Difusión 7. Procesos



Del proceso de archivo 1. Local y equipos 2. Conservación de los documentos 3. Documentos de archivo 4. Aplicación de los procesos técnicos

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5. Normatividad y capacitación

De lo avanzado se han identificado las siguientes deficiencias: PRODUCCION DE DOCUMENTOS a) Falta diseñar y estandarizar los tipos documentales. Se deben diseñar y estandarizar todos los tipos documentales, ya sean en formatos en papel y electrónicos diferenciando, con el objetivo de facilitar la gestión administrativa. b) Falta regular los procedimientos. Crear una directiva que regule los procedimientos para la gestión administrativa y la conformación de los expedientes. c) No se aplican criterios de control de calidad. Se deben aplicar criterios de control de calidad de manera que se evalúe la gestión documental y de archivo; así como la aplicación de las normas. d) Sobre la autenticación de documentos Todo documento de archivo elaborado en cualquier tipo de software (Word, Excel) deben ser impresos y firmados por el autor del mismo a fin de reconocer su procedencia; asimismo, deben incluirse de modo obligatorio la fecha y la foliación como elementos muy importantes, en especial en un futuro proceso de digitalización, a fin de agilizar la consulta de documentos y disminución de fotocopias, así como optimización del espacio para el archivo. e) No hay fedatario informático. Los documentos digitales y electrónicos que nacen como tal, deben contar con valor legal por un fedatario informático juramentado.

CAPTURA DE DOCUMENTOS a) No se ha implementado la digitalización de documentos en toda la organización. Determinar mediante un estudio, la digitalización de los documentos priorizados como los documentos resolutivos y su sustento, informes legales u otros documentos importantes en todas las áreas de la

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institución, con el objetivo de conservarlos en un soporte informático, para una recuperación rápida e inmediata de la información. b) No se comparten los archivos digitalizados. Considerar compartir los microarchivos de los documentos digitales con otras oficinas unidades que tengan relación con sus funciones, estableciendo niveles de acceso.

INGRESO DE DOCUMENTOS a) No existe un adecuado sistema para el seguimiento de los documentos. Debe implementarse una solución que garantice la trazabilidad de las acciones y ubicación oportuna de los documentos para conocer el estado de la tramitación en tiempo real del documento. b) No todos los documentos son originales. Se debe tratar de contar con los documentos originales en su totalidad, si fueran copias, deberían ser certificadas por un fedatario o digitalizarlos con valor legal.

CONSERVACIÓN DEL DOCUMENTO EN LA TRAMITACIÓN a) No está implementada la estandarización en los archivos de gestión. Los archivos de gestión deben conservar documentos principalmente originales, copias en los casos que reemplace al original, digitales y/o electrónicos (certificadas), que cuenten con las características de documento de archivo. b) No existe un sistema que de gestión documental. Considerar que mientras no se cuenten con un sistema que sistematice la gestión documental y la gestión del Archivo, la generación

documentos

electrónicos

digitales

pueden

constituirse en una copia respaldo para agilizar el acceso, considerando una adecuada descripción. c) No se cumple con el cronograma de transferencia al archivo central.

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Se debe cumplir con el cronograma de transferencia al archivo central a fin de permitir un adecuado descongestionamiento en el archivo de gestión y/o periféricos, de acuerdo a los plazos de retención que se establezcan para las series documentales que en lo posible deben ser remitidas en su totalidad limitando la posibilidad de envíos parciales lo cual genera desorden en los repositorios del Archivo central.

USO DE SISTEMAS a) No existe certificación digital. Se recomienda que el mediano plazo se implemente la certificación digital y la firma electrónica a los documentos valorados como las series más importantes o relevantes. b) No existe digitalización con valor legal. Incorporar la digitalización con valor legal a los documentos seleccionados para este proceso a fin de agilizar la tramitación y consulta de la misma.

4 . 3 I D E N TI F I C AC I Ó N

AG R U P AM I E N T O

D E

P R O C E S O S .

De acuerdo a lo visto en el Modelo del Negocio podemos identificar al Proceso de Gestión de Archivo Central como parte del Macroproceso de Apoyo.

Macroprocesos de Apoyo  Gestión Logística.  Gestión de Recursos Humanos.  Gestión Administrativa y Financiera.  Asesoría y Defensa Jurídica.  Gestión de Tecnologías de Información.  Gestión Documental.  Control Interno.

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Los procesos de la gestión del Archivo Central son: 1. Administración de Archivo 2. Organización de Archivo 3. Descripción documental 4. Selección documental 5. Servicios archivísticos 6. Conservación de documentos

Y están de acuerdo a la Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.

A continuación se muestra el Cuadro Inventario de Procesos de acuerdo al formato de la “Guía Metodológica para realización de proyectos de documentación o mejora de procesos”. Inventario de Procesos OSCE

MACRO PROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administración de Archivo Organización de Archivo Gestión Documental

Gestión del Archivo Central

Descripción Documental Selección Documental Servicios Archivísticos

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4 . 4 C AR AC T E R I Z AC I Ó N

D E

L O S

P R O C E S O S .

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS" PROCESO

ADMINISTRACION ARCHIVOS

RESPONSABLE

Especialista de Archivo Central

OBJETIVOS

Reconocer y consolidar las actividades programadas para el periodo presupuestal

ALCANCE

Desde los planes remitidos por los Archivos periféricos e identificación de actividades aprobadas para el Archivo central

Actividades realizadas

Medidas de Control y Seguimiento

Salidas criticas

Procesos Reciben (cliente)

Consolidación de información a nivel de actividades a programar en las que incluye la proyección de metros lineales a transferir al Archivo Central

contar con presupuesto para las actividades programadas

Plan Anual de Trabajo del Archivo Central del OSCE

Supervisión del Archivo General de la Nación Seguimiento trimestral del POI

Cronograma de actividades

Identificación programadas

fechas

entrega antes del 15 de enero de cada año

Evaluación del Plan anual de archivo

Plan anual de trabajo del Archivo central

Consolidación información

aprobación y presentación hasta febrero de cada año

Informe de Evaluación del Plan Anual de trabajo del Archivo Central

Supervisión del archivo central

Plan anual periférico

identificación de estado situacional y evaluar el nivel avance en actividades programadas

Cumplimiento de metas establecidas, indicadas en las directivas archivo.

Informe de supervisión, Observaciones y Recomendaciones

Seguimiento en el Plan Operativo Institucional (POI)

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos entregan

que

Elaboración del Plan anual de archivo

Entradas criticas

Plan anual periférico

archivo

que

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Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso y

Evidencia e Indicadores del Proceso

Interrelaciones

Registro

Indicadores

Procesos Relación

Competencias

Documentos

Infraestructura Ambiente de trabajo

Técnico Archivo

oficina en Archivo periférico, equipo de cómputo, impresora

Plan de trabajo

metas establecidas en el cronograma

Supervisión del archivo central

Técnico Archivo

Resolución Jefatural N° 3462008-AGN/J (03.09.08) Aprobación de Normas para la formulación del Plan de Trabajo del Organo de Administración de Archivos de las entidades de la administración pública

oficina en Archivo periférico, equipo de cómputo, impresora

Informe

cantidad de supervisados

Supervisión del archivo central

archivos

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO "ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO" PROCESO

ORGANIZACIÓN ARCHIVO

RESPONSABLE

Especialista de Archivo Central, Técnicos de archivo, Coordinador de archivo (a nivel de archivos de gestión y periféricos)

OBJETIVOS

Realizar las acciones de clasificar, ordenar y signar los documentos de cada nivel de archivo

ALCANCE

Desde la recepción de documentos en condición de "Archivar" en el archivo de gestión hasta el ingreso de documentos organizados en los repositorios del Archivo central

Entradas criticas

Actividades realizadas

Medidas de Seguimiento

Cuadro de Clasificación de Documentos

Reconocer los tipos de documentos y clasificar por series documentales a nivel orgánico funcional

Identificar correctamente las series documentales

Ordenar las unidades documentales de acuerdo a los criterios de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico)

Identificar correctamente la secuencia aplicada y en caso de existir un documento faltante indicar

Empaquetado de unidades de archivamiento

Retiro de fotocopias y agentes metálicos, elaboración de etiquetado completando todos los datos que reflejen el contenido

Etiquedado de files de palanca, paquetes y cajas

Elaborar el inventario

Identificar adecuadamente la ubicación topográfica

Inventario actualizado

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos entregan

que

Todos los procesos administrativos del OSCE a nivel de archivos de gestión

Control

Salidas criticas

Procesos que Reciben (cliente)

Unidades documentales simples compuestas organizadas

Transferencial documental y

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Transferencia documental

Cuadro de Clasificación de Documentos

Reconocer las series documentales apllicando los Principios de procedencia administrativa y de orden original

Identificar correctamente las series documentales

Unidades documentales simples compuestas organizadas

Transferencia documental

Ordenar las unidades documentales de acuerdo a los criterios de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico)

Identificar correctamente la secuencia aplicada y en caso de existir un documento faltante indicar

Empaquetado de unidades de archivamiento

Identificación y codificación de unidades de archivamiento (etiquetado)

Etiquedado de paquetes y cajas

Elaborar el inventario

Identificar adecuadamente la ubicación topográfica

Inventario actualizado

Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso

Evidencia e Indicadores del Proceso

Interrelaciones

Competencias

Documentos

Infraestructura y Ambiente de trabajo

Registro

Indicadores

Procesos Relación

Coordinador archivo

Cuadro de Clasificación documentos, Inventario Transferencia documentos, Inventario Registro

Estantes, cajas, files de palanca

Inventario

cantidad de metros lineales de documentos organizados

Transferencia documental

Técnico Archivo

oficina en Archivo periférico, equipo de cómputo, impresora

Plan de trabajo

metas establecidas en el cronograma

Supervisión del archivo central

Técnico Archivo

Resolución Jefatural N° 3462008-AGN/J (03.09.08) Aprobación de Normas para la formulación del Plan de Trabajo del Organo de Administración de Archivos de la administración pública

oficina en Archivo periférico, equipo de cómputo, impresora

Informe

cantidad archivos supervisados

Supervisión del archivo central

de de de de

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CARACTERIZACIÓN DEL MACRO PROCESO "DESCRIPCION DOCUMENTAL" PROCESO

DESCRIPCION DOCUMENTAL

RESPONSABLE

Especialistas de Archivo Central, Coordinador de archivo (a nivel de archivos periféricos)

OBJETIVOS

Identificar, analizar y determinar los caracteres internos y externos de los documentos para referenciar la búsqueda de los documentos

ALCANCE

De los documentos custodiados en los archivos periféricos y archivo central

Entradas criticas

Actividades realizadas

Medidas de Control Seguimiento

Organización documental

Registro del documento

Registrar todos los datos de cada unidad documental generada y recibida en la unidad administrativa

Contar con sello recibido y hoja de ruta

Organización documental

Inventario transferencia

Validación de contenido de cada unidad de archivamiento a nivel de unidades documentales

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos entregan

que

Salidas criticas

Procesos que Reciben (cliente)

Hoja de ruta con derivación y acciones

Organización documental

identificación documentos faltantes

Inventario de registro topográfico / Inventario general

identificación documentos prestados

Servicio archivístico supervisión de archivo

Inventario general / Inventario de registro topográfico

Servicio archivístico Control calidad

Ubicar las hojas testido en reemplazo de documentos prestados Transferencia documental

Inventario de topográfico

registro

Validación de contenido de cada unidad de archivamiento a nivel de cajas

Disponibilidad de espacio de almacenamiento

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Servicio archivístico

Inventario General, Cuadro de Clasificación de documentos

Reconocer todos los datos generales del Archivo Central a nivel de: dirección, telefonos, horarios de atención, fondos, fechas extremas, secciones y series documentales, descripción breve de los fondos, responsables

Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso Infraestructura trabajo

Ambiente de

Validar los datos a ser publicados, deben ser aprobado por la Oficina de Administración

Guía del Archivo Central de OSCE

Servicio archivístico

Evidencia e Indicadores del Proceso

Interrelaciones

Registro

Indicadores

Procesos Relación

Competencias

Documentos

Coordinador archivo

Directiva N° OSCE/CD

017-2010-

Estantes, cajas, files de palanca, pabilos, tapas de cartón, etiquetas, equipo de computo, impresora

Inventario

cantidad de metros lineales de documentos organizados

Transferencia documental

Técnico Archivo

oficina en Archivo periférico, equipo de cómputo, impresora

Plan de trabajo

metas establecidas en el cronograma

Supervisión del archivo central

Técnico Archivo

Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J (03.09.08) Aprobación de Normas para la formulación del Plan de Trabajo del Organo de Administración de Archivos de las entidades de la administración pública

oficina en Archivo periférico, equipo de cómputo, impresora

Informe

cantidad de archivos supervisados

Supervisión del archivo central

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO "SELECCIÓN DOCUMENTAL"

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PROCESO

SELECCION DOCUMENTAL

RESPONSABLE

Especialista de Archivo Central

OBJETIVOS

Identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada sección documental de acuerdo a sus periodos de retención

ALCANCE

De los documentos custodiados en el archivo central

Actividades realizadas

Medidas de Seguimiento

Identificar las series documentales que ha vencido su plazo de retención Notificación usuaria

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos entregan Organización documental

que

Entradas criticas

Inventario topográfico

registro

Inventario de transferencia

Inventario de Eliminación de Documentos e Inventario de registro

Salidas criticas

Procesos Reciben (cliente)

Devolución de documentos prestados Preparación física de los documentos

Inventario de registro e Inventario de Eliminación documental

Eliminación documental

Tiempo de respuesta del área usuaria

Memorando de aprobación de propuesta de eliminación

Retiro de muestras

Preparación física de los documentos

Inventario de registro e Inventario de Eliminación documental

Convocatoria del Comité de Evaluación de Documentos

análisis de la serie a eliminar, aprobación o denegación de propuesta

Acta de Comité Evaluación Documentos

Remisión de inventarios de eliminación al Archivo General de la Nación

aprobación de la propuesta o observación a la propuesta

Resolución Jefatural del Archivo General de la Nación

área

Control

que

de de

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Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso y

Evidencia e Indicadores del Proceso

Interrelaciones

Registro

Indicadores

Procesos Relación

Competencias

Documentos

Infraestructura Ambiente de trabajo

Especialista archivo

Directiva N° 06/86-AGNDGAI Normas para la eliminación de documentos en los archivos administrativos del sector público

oficina en Archivo central equipo de cómputo, impresora, escanner

Inventario de eliminación Inventario Registro

Cantidad de metros lineales eliminados, Cantidad de oficinas que corresponden los documentos que han sido eliminados

Organización documental, Descripción documental, Servicios archivísticos

Comité Evaluación Documentos

de de

Resolución de aprobacion del CED

oficina en Archivo central equipo de cómputo, impresora, escanner

Actas, correspondencia

Cantidad elaboradas

Supervisión del archivo central

actas

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO "SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS" PROCESO

SERVICIOS ARCHIVISTICOS

RESPONSABLE

Especialista de Archivo Central, Coordinador de archivo

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OBJETIVOS

ALCANCE

Desde la solicitud hasta la entrega de los documentos solicitados

Entradas criticas

Actividades realizadas

Medidas de Control y Seguimiento

Salidas criticas

Procesos que Reciben (cliente)

Formato de requerimiento

El usuario solicita su requerimiento en la modalidad de: consulta, fotocopia, préstamos, imagen digital, copia certificada

Formato requerimiento autorizado

Registro del servicio realizado si es consulta o copia entregada

Atención servicio archivístico

Poner a disposición de los usuarios los documentos custodiados en los Archivos de la entidad

DESCRIPCION DEL PROCESO Procesos entregan Organización documental

que

Inventario topográfico

Registro de préstamo

registro

Informe en los casos de requerimientos externos a través de transparencia o de apoyo interinstitucional Firma de hoja testigo en caso de préstamo por parte del archivo y por el usuario

En el caso de préstamo se coloca una Hoja testigo

El técnico de archivo verifica pedido y ubica documento solicitado

Tiempo de atención

Registro del servicio realizado si es consulta o copia entregada

En el caso de préstamo consulta el estado del expediente

conteo de cantidad de folios del documento entregado

Hoja testigo con todos los datos completos

Notificación devoluciones pendientes

tiempo de vigencia del préstamo

Relación de usuarios con documentos pendientes de devolución

del

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Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso

Evidencia e Indicadores del Proceso

Interrelaciones

Competencias

Documentos

Infraestructura y Ambiente de trabajo

Registro

Indicadores

Procesos Relación

Técnico archivo

Resolución Jefatural N° 07385-AGN-J aprueba las normas generales del Sistema Nacional de Archivos

oficina en Archivo central equipo de cómputo, impresora, escanner

Registro de los servicios brindados Hoja testigo Formato de requerimiento

Cantidad de realizados por tipo folios, a nivel de documentales, a requerimientos

servicios a nivel de unidades nivel de

Organización documental, Descripción documental,

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4 . 5

D I AG R AM A

D E

P R O C E S O S .

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5 .

AC T AS .

AC T A

N °

1 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

01-2013

FECHA

28.10.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

16:30

LUGAR

OSCE – Dirección de SEACE

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES HelmerSuca Luz Marina Morales Córdova 2

Sheyla Prado Guevara Gisela Neyra Hugo Santos Livia Janet Pinedo Mendoza Ricardo De la Cruz

DEPENDENCIA OSCE / Dirección de SEACE OSCE / Unidad de Atención al Usuario-Tramite Documentario OSCE / Oficina de Administración –Archivo Central OSCE / UCAOZ SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión denominada cero (0). . DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN En la reunión se realizo un intercambio de idea en torno a lo establecido en el Capítulo III Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos..

Los puntos comentados o tratados fueron los siguientes 1. El sistema requerido, se trata de un Sistema Único de Trámite Documentario para la Sede Central y Oficinas Zonales. 2. La numeración de ingreso de escritos debe ser un correlativo único anual, no como el sistema actual que considera un correlativo general. 3. Las Oficinas Zonales reciben los escritos cuyos destinatarios en el Tribunal de Contrataciones, que posteriormente son remitidos por Courier contratado por OSCE. Los escritos demoran 2 días en llegar a la UCAOZ y luego enviadas al Tribunal de Contrataciones con sus respectivos cargos físicos. 4. En Lima del Trámite Documentario Central existe una Mesa de Partes separada que depende del Tribunal de Contrataciones. 5. El Sistema Actual del OSCE tiene una base de datos de acuerdo al TUPA institucional. 6. Los Procedimientos administrativos del TUPA representan más o menos el 50 por ciento del total de escritos o solicitudes ingresadas a OSCE. 7. El TUPA de OSCE considera sólo procedimientos administrativos. 8. En el nuevo sistema debe considerase los procedimientos denominados No TUPA. 9. Actualmente en el área de Trámite Documentario se trabaja con impresoras térmicas. 10. El nuevo sistema debe estar preparado para realizar cortes diarios para distribuir los escritos a destinatarios (Unidades Orgánicas). Actualmente Trámite Documentario realiza dos cortes (A las 14:00 y a las 16:30 horas). 11. El mínimo nivel orgánico formal que maneja el OSCE es a nivel de Subdirección o Unidad. Por ejemplo

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Trámite Documentario, Archivo, Almacén no figuran como unidad orgánica. Cada unidad orgánica debería poder estructurar equipos según sus necesidades. 12. El Módulo de Administración del Sistema actual le permite anular un trámite y modificar algún dato del registro. 13. Requieren controlar la demanda de procedimientos administrativos.

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

El nuevo Sistema debe permitir el manejo de observaciones a los escritos recibidos de los administrados. En el sistema debe quedar registrado la fecha de presentación y la fecha de subsanación documental. Debe existir un Módulo de Consulta Web. El área de Trámite Documentario depende de la Oficina de Apoyo a la gestión Institucional, el área de Archivo Central depende la Oficina de Administración pero no figuran en el organigrama institucional. El Sistema de Tramite Documentario actual sólo le permite recibir y distribuir los escritos recibidos. Para la salida de documentos al exterior cuentan con un sistema de mensajería que es una aplicación informática, cuyo uso es restringido. El Tribunal de Contrataciones hace sus notificaciones directamente. No existe una integración entre el sistema de trámite documentario y el sistema de archivo. Actualmente trabajan de manear separada. Los memorandos salen a nivel de unidad orgánica según el Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Los informes son generados por el personal. El Área de Archivo sólo tiene responsabilidad sobre el Archivo Central y no ejerce rectoría sobre los archivos de gestión y archivos periféricos. El Archivo Central, ni los otros niveles de archivo no cuenta actualmente con ninguna aplicación informática.

ACUERDOS 1. El Contratista se compromete a realizar las reuniones según cronograma presentado. 5

2. OSCE, se compromete a facilitar las reuniones y a proporcionar la documentación que se requiera como referencia o modelo para la personalización 3. El Contratista deberá tener en consideración los puntos tratados para la construcción y/o personalización de los módulos del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

HELMER SUCA 6

LUZ MARINA MORALES CÓRDOVA SHEYLA PRADO GUEVARA GISELA NEYRA HUGO SANTOS LIVIA JANET PINEDO MENDOZA RICARDO DE LA CRUZ

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AC T A

N °

2 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

02-2013

FECHA

29.10.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

16:30

LUGAR

OSCE – Dirección de SEACE

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES HelmerSuca 2

Luz Marina Morales Córdova Sheyla Prado Guevara Hugo Santos Livia

DEPENDENCIA OSCE / Dirección de SEACE OSCE / Unidad de Atención al Usuario –Trámite Documentario OSCE / Oficina de Administración –Archivo Central SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN En la reunión se realizo un intercambio de idea en torno a lo establecido en el Capítulo III Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos de las Bases del proceso de Selección.

Los puntos comentados o tratados fueron los siguientes 1. La Responsable del Archivo Central preciso que la función de archivo está establecida en la función m) de la Oficina de Administración del Reglamento de Organización y Funciones - ROF que establece: “m) Administrar el Sistema de Archivo Central del OSCE. 2. Actualmente el OSCE cuenta con diecisiete (17) archivos de gestión, cinco (5) archivos periféricos y un(1) Archivo Central. Cada archivo cuenta con un responsable de su manejo. 3. El Archivo Central de la entidad cuenta con espacio muy limitado, por lo que la Entidad, ha contratado los servicios de IRON. 4. El Sistema de Archivo Versión 3.0.0 el más ideal. 5. Los Fondos documentales a cargo de OSCE son lo siguientes: (i) OSCE (de febrero 2009 hasta la fecha) (ii) CONSUCODE (Del año 1999 hasta enero de 2009) (iii) CONSULCOP (Desde 1958 hasta 1999) (iv) CONASUCO (v) CADELI 6. A nivel institucional el Archivo Central ha solicitado la designación de coordinadores de archivo, para coordinar las transferencias documentales hacia el Archivo Central. El proceso de transferencia es actualmente el único punto en común entre el Archivos Central y las unidades orgánicas de la estructura orgánica. 7. El Archivo Central considera que la organización del archivo es orgánico-funcional. 8. El Sistema de trámite debe permitir subir referencias documentales o documentos propios. 9. El nuevo sistema de SA debe considerar la trazabilidad para identificar las personas que han tendido o tienen la custodia del mismo. 10. Todo uso de documentos debe quedar registrado con el nivel de detalle que corresponda. 11. Toda la documentación que está en el almacén del proveedor debe estar contenido en el nuevo Sistema de

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Archivo. 12. OSCE a partir de noviembre de 2013 estรก implementando Oficinas Desconcentradas, siendo la de Arequipa la primera en implementarse. Estas oficinas desconcentradas van a tener competencias para resolver en cada lugar. 13. El nuevo Sistema debe considerar restricciones de acceso a documentos que contienen informaciรณn sensible o de รญndole confidencial. Las restricciones deben aplicarse internamente o dentro de la organizaciรณn y fuera de ella. Se deben identificar en el archivo los documentos con tales restricciones. Las restricciones de accesibilidad pueden variar con el tiempo. 14. Actualmente en el OSCE no se aplica o usa la Hoja de Ruta, es necesario que el nuevo Sistema considere la emisiรณn de Hoja de Ruta para documentos internos y externos que se ingresen al sistema. 15. Considerar la generaciรณn de documentos para realizar la transferencia al Archivo General de la Naciรณn. 16. Considerar la descripciรณn documental multinivel. 17. El proceso de eliminaciรณn documental sรณlo aplica al Archivo Central. 18. En el proceso de eliminaciรณn documental considerar la preaprobaciรณn por el รกrea usuaria y el control de muestras documentales de eliminaciรณn. 19. Considerar Plan de Evaluaciรณn de Riesgos. 20. El sistema debe considera la ubicaciรณn topogrรกfica. 21. Lo que no se quiere es tener sistema de trรกmite lento, como el actual que se cuelga o bloquea permanentemente. 22. El sistema debe permitir registrar feriados locales. 23. Actualmente el archivo Central custodia la documentaciรณn tal como le entregan. 24. Considerar tipos documentales por serie documental. 25. La asignaciรณn de series documentales debe aplicarse cuando se termina el trรกmite y se dsipone su pase a archivo.

ACUERDOS 1. El Contratista debe realizar una presentaciรณn general del Sistema que muestre un caso genรฉrico. 5

2. OSCE, se compromete a a entregar el ROF, TUPA, y base de datos de personal del OSCE 3. El Contratista deberรก tener en consideraciรณn los puntos tratados para la construcciรณn y/o personalizaciรณn de los mรณdulos del Sistema de Trรกmite Documentario y Sistema de Archivo.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

HELMER SUCA 6 LUZ MARINA MORALES Cร RDOVA SHEYLA PRADO GUEVARA HUGO SANTOS LIVIA RICARDO DE LA CRUZ

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AC T A

N °

3 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

03-2013

FECHA

30.10.2013

HORA DE INICIO

15:00

HORA DE FIN

16:30

LUGAR

OSCE – Trámite Documentario

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES 2

Luz Marina Morales Córdova Hugo Santos Livia

DEPENDENCIA OSCE / Unidad de Atención al Usuario –Trámite Documentario SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Validar los requerimientos funcionales establecidos por OSCE

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN En la reunión se reviso el Anexo C: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Trámite Documentario en el Capítulo III Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos de las Bases del Proceso de Selección.

Los puntos comentados o tratados fueron los siguientes 1. Los administrados realizan los pagos de los derechos de tramitación de los procedimientos administrativos establecidos en el TUPA en los Bancos (Banco del a Nación, BCP, BANBIF, SCOTIABANK) y cajas de OSCE. Si el trámite se realiza en el mismo día de pago, este se reconoce físicamente y se ingresan los datos del voucher presentado. Si el trámite es hecho con posterioridad los datos del pago se jalan del sistema de la Oficina de Finanzas, donde se constata que el pago se ha realizado. 2. Hay un 10 por ciento de pagos que no se pueden hacer en Banco que se realizan en la caja de OSCE. 3. En vista que actualmente el tramite documentario sólo cubre lo relativo a la recepción documental, el OSCE. 4. El sistema debe cubrir los procedimientos TUPA, los procedimientos No TUPA (no hay requisitos) y lo relativo a la Certificación de funcionarios, en que si hay requisitos, pero no está en el TUPA. 5. Sobre la digitalización se comento que en el MEF la digitalización no está certificad, pero se hace y la regla es digitalizar hasta 50 folios. 6. El envío a través del flujo depende de que se efectué la digitalización de la documentación o escritos recibidos. 7. En lo que se refiere al Estado del documento ingresado a trámite este se refiere a los estados En proceso o Terminado resuelto. Esta información es necesaria para los usuarios externos e internos. 8. En lo relativo a la tramitación de documentos se preciso lo siguiente: Lista de trabajo está relacionado al trabajo interno (legal, técnico y contable). Plazo se refiere a cuanto está avanzando el trámite. Constituir expediente electrónico se refiere a los tramites RNP que se utiliza formularios electrónicos. Tramitación agrupada y en bloque se refiere al expediente (conjunto de documentos relacionados a un asunto). Búsqueda directa cuando se requiere mínima cantidad de datos. Búsqueda avanzada cuando se requiere mayor cantidad de datos. Delegación de trámite y expediente cuando se traslada su atención de una persona a otra : 9. Registro de datos. Esto está referido al uso de formularios electrónicos del RNP, se sugiere conversar con

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los funcionarios de la Dirección del RNP. 10. Crear o Anexar documento: Se refiere a la posibilidad de digitalizar un documento, subirlo y anexarlo a un expediente. 11. Envío a través del flujo: Para cuando la entrada de documentos se realice por la Web (archivo digital: formulario electrónico y anexar documentación y contenido digitalizado). 12. Revisar tramite: Búsqueda para consultar el estado del estado del trámite. 13. Receptor interno: el área de Tramite Documentario de OSCE no tiene actualmente participación en lo concerniente al trámite interno. La responsable del área sugirió conversar sobre el tema con las áreas pertinentes o con la Dirección del SEACE. 14. Integración de Sistemas – Integración con el Sistema de RR. HH: Por acciones de personal se mueve el personal de la Entidad entre diversas unidades orgánicas se requiere que el Sistema interactué con el sistema de Recursos Humanos, a fin de evitar redundancias obteniendo información de los sistemas existentes. 15. Integración con el Sistema de Mensajería. Este sistema debe estar integrado en uno sólo con el Sistema de Trámite Documentario.

ACUERDOS 1. Revisar lo relacionado con el Sistema de Mensajería con el Sr. José La Serna. 5 2. La responsable de Tramite Documentario Sra. Luz Marina hizo entrega documentación relativa al Sistema de Tramite Documentario incluido un CD

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

LUZ MARINA MORALES CÓRDOVA HUGO SANTOS LIVIA

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AC T A

N °

4 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

04-2013

FECHA

31.10.2013

HORA DE INICIO

15:00

HORA DE FIN

16:30

LUGAR

OSCE – Trámite Documentario

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Luz Marina Morales Córdova 2

José La Serna Hugo Santos Livia

DEPENDENCIA OSCE / Unidad de Atención al Usuario –Trámite Documentario OSCE / Unidad de Atención al Usuario –Trámite Documentario SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Validar los requerimientos funcionales establecidos por OSCE – Sistema de mensajeria

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN En la reunión se revisó el Anexo C: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Trámite Documentario en el Capítulo III Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos de las Bases del Proceso de Selección. Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Mensajería

1. El Sistema de Mensajería debe ser un sistema que no trabaje de manera aislada, sino que debe trabajar integrado con el nuevo Sistema de Trámite Documentario. 2. OSCE trabaja con servicio Courier a nivel nacional y local. La correspondencia que se envía al extranjero lo envía a través de la Oficina de Administración y no se controla por el sistema actual. 3. Toda la salida de correspondencia debe registrarse en el Sistema. 4. Para el envío de correspondencia, cada unidad orgánica pesa los sobres o paquetes a remitir a través del Courier. En el caso de correspondencia para las Oficinas Zonales ellos pesan lo que reciben y lo consignan en el cargo que firman al Courier. Por cada documento a remitir se utiliza un sobre. 5. El envío de correspondencia debe manejar la prioridad del servicio para el envío del documento: Normal o Urgente y Debajo de lapuerta. Manejar tipos de servicio: 01 Sobre normal, 02 , 03 Debajo de la Puerta, 05 Urgente. Por cada tipo de servicio se emite una orden de servicio del Courier. En el caso de servicio “Debajo de la puerta” se emite el Acta de Entrega que es llenado por el Courier. El formato ”Acta de entrega” es adjuntado por la unidad orgánica remitente al documento a remitir. 6. Registrar el Nª de remito que genera el Courier 7. El Sistema debe controlar la fecha de entrega de la correspondencia a sus destinatarios y la fecha en que el cargo de recepción ha sido devuelto a OSCE. 8. Control de devolución de cargos de recepción. En OSCE para evitar que el registro sea uno por uno se generó Devolución de Cargo – Importar archivo. 9. Facilitar para l carga de información que envía el Courier (OLVA) al Sistema para no hacerlo manualmente. 10. Manejar motivos de devolución en el Sistema. Facilidad para aplicar motivo de devolución a nivel de códigos. La devolución se presenta cuando el Courier no entrega a su destinatario la correspondencia por diversos

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motivos. El Courier devuelve los documento no entregados y sus respectivos cargos, posteriormente envía el archivo Excel para cargarlo en el sistema de OSCE. El archivo incluye la información de la documentación entregada y no entregada. 11. Registro de cobertura (A nivel nacional y local – Lima y Callao). 12. Efectuar cierre mensual del servicio Courier según contrato. 13. Según contrato la documentación pendiente de devolución debe ser igual o menor al 3 %. Liquidación del servicio mensual. 14. Registro de penalización. Actualmente en el sistema actual, para la penalización se debe estar bien seguro, ya que si se pone guardar ya no se puede modificar y no hay ninguna opción para modificar. En el nuevo sistema debe considerarse la opción correspondiente. 15. En el sistema actual no se puede sacar reportes de penalización de meses anteriores. 16. Registro de factura Courier (OLVA). se realiza una vez efectuada la penalización. 17. Registro de topes. Cada unidad orgánica debe registrar cuantos envíos va a tener en dos años a nivel local y nacional. 18. Control de consumo del servicio por cada área. Actualmente el área de Mensajería saca un reporte de movimiento, o sea el consumo expresado en cantidad de documentos. 19. Seguimiento de correspondencia. Cada área pueda ver el movimiento de documentos que envía. 20. Registro de Courier, cobertura, formulas para la penalización según la Ley de Contrataciones del Estado, tarifas del Courier por escala de pesos. 21. Casos en que las propias unidades orgánicas entregan la correspondencia a sus destinatarios por diversos motivos. 22. Caso en que las unidades orgánicas registran correspondencia en el módulo de mensajería, pero que nunca traen la correspondencia física a mensajería, lo dejan ahí y nunca lo borran. 23. Las oficinas zonales tienen acceso al módulo de mensajería. Cada zonal trabaja en forma independiente. 24. El servicio de Courier tiene cobertura para la Sede Central y todo lo que las oficinas zonales envían a la Central

ACUERDOS 5

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

Entregar los reportes que emite el sistema actual de mensajería.

FIRMA

LUZ MARINA MORALES CÓRDOVA JOSÉ LA SERNA HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES HERRERA

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5 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

05-2013

FECHA

04.11.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

17:30

LUGAR

OSCE – Archivo Central

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Sheyla Prado Guevara 2

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Unidad de Atención al Usuario –Trámite Documentario SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Validar los requerimientos funcionales establecidos por OSCE – Sistema de Archivo

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN En la reunión se reviso el Anexo D: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Archivo en el Capítulo III Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos de las Bases del Proceso de Selección. Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Archivo 1. 2. 3. 4. 5. 4 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12.

El personal que trabaja en el Archivo Central actualmente es mínimo (3 personas). OSCE ha tercerizado el almacenamiento del archivo físico con la Empresa Iron Mountain S.A (1500 ml). OSCE cuenta con un Sistema de Archivo Versión 2.0.0 que no se ha utilizado. Cada año se genera 700 ml de documentación para archivo físico. El sistema de Trámite Documentario de OSCE actual no está integrado al Sistema de Archivo. El sistema de Trámite acusa diversos problemas técnicos, en el tiempo se han ido incorporando parches y personalizaciones de acuerdo a la evolución. La producción documentaria interna no está incorporado al sistema de trámite documentario actual que solo funciona como punto de atención para la recepción documental. Trámite interno, trámite externo y archivo funcionan de manear disociada. Actualmente las transferencias desde las unidades orgánicas hacia el Archivo Central, en muchos casos se hace de manera incompleta y no ordenada. Por ejemplo se transfiere comprobantes de pago del 2010, 2006 y 2008 de manear incompleta. Debe considerarse que el sistema requerido es un sistema transversal, donde es necesario que se vea todo el circuito del documento. Los archivos periféricos se conocen por nombre, pero nos e respeta las actividades para pasar de un archivo de gestión a un archivo periférico. Los archivos periféricos se crean de manera natural porqué el Archivo Central no dispone de espacio físico. Existen archivos periféricos por la especialización como es el caso de los archivos del tribunal de Contrataciones o el archivo del registro Nacional de Proveedores. El Archivo Periférico de Supervisión y Arbitraje funciona como un archivo de gestión a medias. Hay series documentales que pasan directo al archivo central, por lo que debe ponerse plazo de retención cero (0) años en el archivo de gestión.

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13. Mientras un documento está en tramitación no debe considerarse un documento de archivo. 14. El nuevo Sistema debe contar con flexibilidad para manejar el periodo de retención por el Área del Archivo Central. 15. El Sistema debe coadyuvar a verificar que se cumplen los plazos. El Archivo Central debe tener la facultad de hacer seguimiento. 16. Los niveles de archivo de gestión y periféricos dependen de su área originaria. 17. Información gerencial: estadísticas, gráficas, búsquedas, consultas, análisis de la información por el nivel de archivo respectivo. 18. Elaboración de documentos en plantillas electrónicas (Inventario de transferencia, inventario de eliminación, plantillas para los servicios). 19. Gestión del almacenamiento físico de documentos (a nivel de unidades de instalación y unidades de archivamiento) 20. Todos los procesos archivísticos deben cumplir con las normas establecidas para el sector público. 21. Idioma español para todo el sistema incluido los manuales requeridos y los reportes. 22. Parametrizable que minimice cambiar código fuente. 23. Multiusuarios. El sistema será utilizado por diversos usuarios o múltiples usuarios simultáneamente. 24. Reportes según lo establecido en las normas para el sector público. 25. Confidencialidad: clasificar el documento como confidencial o reservado. 26. Código de operaciones 27. La signatura debe considerar las cuatro primeras letras de la serie 28. Clases de documentos del OSCE. Tener en cuenta el mapeo de de proceso de OSCE.

ACUERDOS 5

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

Entregar los reportes que emite el sistema actual de mensajería.

FIRMA

SHEYLA PRADO GUEVARA HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES HERRERA

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AC T A

N °

6 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

06-2013

FECHA

06.11.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

17:30

LUGAR

OSCE – Archivo Central

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Sheyla Prado Guevara 2

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Unidad de Atención al Usuario –Trámite Documentario SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 058-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Validar los requerimientos funcionales establecidos por OSCE – Sistema de Archivo

1. La perspectiva de la Alta Dirección es la reducción del 30 por ciento de la producción física documental, con el empleo de formato único. 2. La falta de Hoja de Ruta o Hoja de Trámite en OSCE, hace que sea necesario generar documentos adicionales innecesarios. Es importante la implementación de la hoja de ruta en el nuevo Sistema. 3. El TUPA vigente aprobado no está vigente. Entra en vigencia a partir de la aprobación del nuevo ROF. 4. Implemnatar notificaciones vía e-mail. 5. La responsable de Archivo Central comento que en la Unidad de Logística realizan gestión de archivos, que se vea analice la posibilidad de implementar un archivo periférico para la gestión de dicha unidad. Que se realice un paralelo. 6. El Archivo Central debe tener la opción para modificar nombres de las series documentales, por cambios en la estructura orgánica. 7. El sistema permita el manejo de un proceso uniforme de transferencias documentales. 8. El Sistema debe alertar sobre aquella documentación que esta lista para transferencia. 9. Períodos de retención modificables. El Sistema debe contar con una opción que permita al Archivo Central ampliar el plazo de retención en archivo de gestión y archivos periféricos. Esta opción sólo la maneja el Archivo Central a partir de los que decida el Comité de Evaluación de Documentos (CED). El CED aprueba y luego se eleva la Archivo General de la Nación (AGN) y luego se ejecuta en el sistema (Formalización de los cambios). 10. El cuadro de clasificación debe considerar la siguiente estructura Fondo Subfondo Sección

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Subsección Serie (Física o electrónica) Subserie 11. El sistema debe permitir la creación de nuevas series documentales, sobre la base de lo aprobado por el CED. Asimismo, el sistema debe permitir definir la fecha en que se cerró la serie 12. Servicios archivísticos (préstamo, consulta, fotocopias, imagen digital) para los diversos niveles de archivo. Cada nivel de archivo debe dar cuenta uso de documentos. 13. El Archivo de gestión maneja documentos o expedientes terminados clasificados de acuerdo al Cuadro de Clasificación de la Entidad. 14. En lo que respecta a la conservación de documentos de archivo se solicito un campo para el tipo de daño y para la descripción del daño y la fecha en que se detecta. 15. .Registro del programa de fumigación de repositorios de archivo. Considera campo para registrar fecha de fumigación. 16. Inventario de extintores, equipamiento e insumos (guardapolvo, lentes, mascarillas, etc.). 17. Gestión de la capacidad de operativa para el almacenamiento de documentos. Archivo Central y Periféricos 18. Permitir el acceso temporal a personal temporal que realiza trabajos relacionados con la administración de archivos. 19. Administración del espacio físico de archivo. Disponibilidad en metros lineales (ml). Se requiere reportes para conocer la cantidad de estantes ocupados y libres, cantidad de documentos recibidos. Registro de Instrumentos de Gestión Archivística 20. Manejo del Cuadro de Clasificación de Documentos orgánico – funcional. . 21. Manejo del programa de Control Documental para el manejo de ( i) Inventario de Series documentales, (ii) Índice Alfabético de Serie Documental y (iii) Tabla General de Retención Documentos. 22. Actualmente se manejan los fondos de OSCE que es el fondo activo y está vigente; y los fondos de CONSUCODE, CONSULCOP, CONASUCO y CADELI estos últimos fondos están cerrados. Cada fondo tiene su fecha de inicio y fecha de cierre. OSCE desea manejar los fondos cerrados como subfondos dentro del fondo OSCE, lo que implica que OSCE funciones como un subfondo. Cada subfondo deberá contar con su propio cuadro de clasificación de documentos. 23. Relacionar el cuadro de clasificación de documentos, con los niveles de archivo y locales. 24. Permitir navegar a través de cuadro de clasificación de documentos 25. Imprimir etiquetas de asignación de signatura por el sistema de acuerdo a los modelos proporcionados pro OSCE. 26. El paquete es la unidad del Archivo Central. El Archivo central no acepta otra forma. Debe tenerse que en algunos casos el paquete es el expediente. 27.

ACUERDOS 5

Programar la continuación de la reunión con la responsable del Archivo Central para revisar los requerimientos de procesos de archivo aplicables de acuerdo a los niveles de archivo.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

Sheyla Prado Guevara HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES HERRERA

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AC T A

N °

7 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

07- 2013

FECHA

12.11.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

16:00

LUGAR

OSCE – Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales - UCAOZ

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Gisela Neyra 2

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales - UCAOZ SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 058-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Documentar requerimientos de áreas usuarias diferentes a Trámite Documentario y Archivo.

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Trámite Documentario y Archivo en las Oficinas Zonales de OSCE Representante de la Dirección de Supervisión 1. OSCE cuenta con 20 Oficinas Zonales, a través de las cuales se van desconcentrar algunas funciones. 2. Las Oficinas Zonales actualmente atienden los siguientes tramites Emisión de Claves RNP (Para acceso al Sistema RNP). Emisión de Constancias de No estar Inhabilitado para Contratar con el Estado. Emisión de Constancias de Capacidad Libre Contratación. Registro de Record de Obras 3. Las Oficinas Zonales funcionan como Mesa de Partes y recepcionan todos los escritos que presentan los administrados dirigidos a diversas áreas o dependencias de OSCE. Dichos documentos son remitidos a la Sede Central de OSCE vía Courier OLVA. 4. Cada uno de los escritos o documento viene con su respectivo cargo, para el Courier, para la unidad orgánica destinataria, y para la Unidad de coordinación Administrativa de Oficinas Zonales. 5. El sistema de Tramite Exporta está habilitado para permitir a las Oficinas Zonales atender directamente los trámites relacionados con el RNP señalados en el punto 2. 6. Las Oficinas zonales no pueden realizar modificaciones o anulaciones relacionadas con los trámites del RNP que atienden. Cuando hay necesidad de realizar alguna de las acciones indicadas, estas solicitudes son enviadas a la UCAOZ por correo electrónico adjuntando la documentación escaneada, que es trasladada a la Dirección del RNP, toda vez que las mismas implica muchas formalidades y responsabilidades. La modificación es atendida por el Área de Proyectos, quien informa a UCAOZ, Oficina Zonal y Dirección de RNP. 7. En lo referente a las comunicaciones internas las oficinas zonales preparan y envían mensualmenetlso siguientes informes Informe de Mensajería Informe de Servicio de Vigilancia

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10.

11. 12. 13.

14.

15.

Informe de Pago de Servicios Informe de Liquidación de ConectaMEF Informe de asistencia de personal (Página Web) Informe de Caja Chica (cada 15 días) Los informes vienen en físico con sus cargos respectivos. La UCAOZ consolida cada uno de los informes que vienen de las Oficinas Zonales y los remite con un memorando a la Oficina de Administración, Unidad de Logística, o Unidad de Finanzas. Las solicitudes de bines y servicios que formulan las Oficinas zonales se hacen por correo electrónico dirigido a UCAOZ, quien lo remite a la Oficina de Administración con un memorando. Cualquier observación respecto a las solicitudes se hacen a través de al UCAOZ Toda la información de los trámites que atienden las Oficinas zonales y todos los cargos de los envíos que realizan lo guardan hasta su remisión al archivo Central, según las coordinaciones que se realicen al respecto. Las Oficinas Desconcentradas que se implementen a partir de la aprobación del ROF por PCM, van a poder atender trámites de inscripción y renovación del RNP, ya no va ser necesario que las solicitudes vengan a Lima. La UCAOZ sugiere que lo relacionado a la solicitud y rendición de viáticos para el personal de las Oficinas Zonales se realice de manear personal, para evitar viajes de documentos y demoras. La UCAOZ sugiere que la actual hoja de ruta que emite el Módulo de Trámite Documentario se imprima en la mitad de una hoja de tamaño A4, a fin de ahorrar papel. Los problemas que tienen actualmente con el Módulo de Trámite Documentario actual son los siguientes: En el momento de mayor demanda el sistema se cuelga. Por ejemplo después de la jornada normal cuando las Oficinas zonales están preparando la documentación para remitir a la Sede Central el sistema se bloquea. Hay momento que cuando se ha registrado gran cantidad de información el sistema no funciona y los datos registrados s e pierden, obligando a tener que comenzar nuevamente con la atención del trámite presentado. Los locales que ocupan las Oficinas zonales son alquilados y no disponen de espacio para el almacenamiento de la documentación que manejan. Si se piensa en digitalizar la documentación recibida debe disponerse de espacio para la digitalización y espacio para almacenar la documentación física. Las notificaciones del tribunal de Contrataciones, Arbitraje, procuraduría y RNP se realizan a través de la Unidad de Coordinación administrativa de las Oficinas Zonales.

ACUERDOS 5

La UCAOZ a través de la Srta. Gisela Neyra manifestó su disposición de colaborar en lo que se requiera.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

GISELA NEYRA HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES HERRERA

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AC T A

N °

8 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

08- 2013

FECHA

12.11.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

16:00

LUGAR

OSCE – Sala de Reuniones – Sede Central

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Julia Hijar Lucy De Dios 2

Luz Marina Morales Cordova Sheyla Prado Guevara Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Dirección de Supervisión OSCE / Dirección de RNP OSCE / Presidencia Ejecutiva OSCE / Unidad de Atención al usuario/Trámite Documentario OSCE / Oficina de Administración/Archivo Central SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 058-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Documentar requerimientos de áreas usuarias diferentes a Trámite Documentario y Archivo.

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Trámite Documentario y Archivo en órganos especiales de OSCE.

Representante de la Dirección de Supervisión 1. Manifestó que la Dirección de Supervisión tiene competencia en procedimientos de observaciones a las bases de los procesos de selección y tramites de denuncias de transgresión de la normativa de la Ley de Contrataciones del Estado. 2. También manifestó que hay denuncias por mala integración de bases, que es cuando la entidad pública no cumple con lo dispuesto por OSCE en su pronunciamiento. 3. Los procedimientos descritos pueden presentarse en la sede Central o en las Oficinas Zonales. 4. El Sistema a implementar no genere doble trabajo, no sea lento ni perezoso. 5. Solicito que documentos internos van a ser reemplazados por plantillas. 6. Entrego un reporte elaborado en Excel para controlar internamente la documentación que ingresa a la dirección de Supervisión, el cual contiene datos específicos relacionados al trabajo de dicha Dirección. 7. Hay proveedores que un solo voucher de pago hacen tramites diferentes, por lo que debe existir un control del número de voucher. Representante de la Dirección RNP 8. Manifestó que la Dirección del RNP cuenta con tres (3) Subdirecciones cada una con sus respectivos procedimientos administrativos. 9. La Dirección del RNP tienen un sistema que le permite llenar formularios electrónicos. 10. La Dirección del RNP cuenta con equipos evaluadores conformados por personal para la evaluación técnica, legal y contable.

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11. Manifestó que es conveniente que se entrevisten directamente con cada subdirección, toda vez que los detalles los conocen el personal técnico de dicha Dirección. 12. Entrego un reporte elaborado en Excel para controlar internamente la documentación que ingresa a la Dirección del RNP. Representante de la Presidencia Ejecutiva 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

La necesidad de realizar derivaciones múltiples de un documento. Permitir hacer seguimiento de pedidos del Congreso de la República. Permitir hacer seguimiento a los diversos documentos. Todos los pedidos de información de las entidades públicas se canalizan a través de la Secretaria General. El sistema debe permitir el registro bien definido del asunto del documento ingresado y registrado. Dar opción a modificar el asunto de los escritos recibidos. Contar con reportes de de documentos asignados a Asesores. Permitir búsquedas rápidas de documentos a través del sistema. La correspondencia que sale de la Alta Dirección es remitida directamente. El sistema debe permitir registrar esta modalidad de salida de correspondencia de la Entidad.

ACUERDOS 5

Ninguno.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

JULIA HIJAR LUCY DE DIOS LUZ MARINA MORALES CORDOVA SHEYLA PRADO GUEVARA HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES H.

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AC T A

N °

9 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

09- 2013

FECHA

13.11.2013

HORA DE INICIO

11:0

HORA DE FIN

13:00

LUGAR

OSCE – Dirección de Arbitraje Administrativo

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES José Antonio Corrales Gonzales 2

Sheyla Prado Guevara Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Dirección de Arbitraje Administrativo OSCE / Subdirección de Proceso arbitrales OSCE / Subdirección de Asuntos Administrativos OSCE / Oficina de Administración/Archivo Central SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 058-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Documentar requerimientos de áreas usuarias diferentes a Trámite Documentario y Archivo.

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Trámite Documentario y Archivo en las Órganos especiales

Director de la Dirección de Arbitraje Administrativo 1. Sobre el sistema de trámite documentario manifestó que este debe permitir el manejo de expedientes y no que cada documento se trate individualmente. 2. El sistema debe soportar una multiplicidad de documentos. 3. En el nuevo TUPA de OSCE va a cambiar al numeración y las denominaciones o nombres de los procedimientos administrativos, por lo que e s necesario que el sistema permita manejar equivalencias entre los procedimientos del TUPA anterior y el nuevo TUPA. 4. En cuanto al sistema de archivo se indico que al Dirección de Arbitraje Administrativo esta digitalizando sus documentos (150 mil imágenes), que la idea es desaparecer el archivo físico. 5. Que tienen una preocupación por la data antigua e información histórica a cargo de la Dirección de Arbitraje administrativo. Subdirección de Proceso Arbitrales 6. Indico que en el caso de los proceso de arbitraje ellos diferencian entre el numero de ingreso dado por trámite documentario y el número de expediente generado internamente por la dicha Subdirección. La numeración de expedientes es correlativo anual. 7. Remarco la importancia de la foliación del expediente. Al respecto, se preciso que el Sistema permite llevar el control de número de folios inicial y final, pero que el proceso de foliación del expediente físico es un proceso manual que incluye el ordenamiento físico del mismo y el cual debe hacerse de acuerdo a normas vigentes.

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8. Cualquier información que se requiera se debe ingresar al Portal de la Dirección de Arbitraje Administrativo. 9. En el proceso de arbitraje se puede dar la acumulación de pretensiones cuando exista un arbitraje en curso. 10. El laudo arbitral puede ser objeto de recursos ante el Tribunal Arbitral (Rectificación, interpretación, integración y exclusión del laudo). Asimismo se puede presentar ante el Poder Judicial Subdirección de Asuntos Administrativos 11. Son responsables de administrar el Registro de Árbitros de OSCE, de la solicitud inscripción y renovación de inscripción de árbitros. 12. Manejo de legajos de árbitros y su historial de arbitraje, designación, recusaciones, renuncias, etc. 13. Manejo del proceso de designación de árbitros. Propuesta para su designación a la Presidencia Ejecutiva. 14. Se entrego un modelo de reporte en Excel con información específica de esta Subdirección. Esta subdirección utiliza numerar internamente los expedientes (Siglas D: designación, R: Recusación, I: Instalación, RE: Renovación, CO: Consultas)..

ACUERDOS 5

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

Ninguno.

FIRMA

JOSÉ ANTONIO CORRALES GONZALES SHEYLA PRADO GUEVARA HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES H.

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AC T A

N °

1 0 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

10- 2013

FECHA

14.11.2013

HORA DE INICIO

14:30

HORA DE FIN

16:00

LUGAR

OSCE – Sala de Reuniones Sede Central

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Efraín Pacheco

Luz Marina Morales Córdova Sheyla Prado Guevara Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Secretario – Secretaría del Tribunal OSCE / Secretaría del Tribunal OSCE / Secretaría del Tribunal OSCE / Unidad de Atención al Usuario / Trámite Documentario OSCE / Oficina de Administración/Archivo Central SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 058-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Documentar requerimientos de áreas usuarias diferentes a Trámite Documentario y Archivo.

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Trámite Documentario y Archivo en las Órganos especiales – Tribunal de Contrataciones del Estado

Secretario – Secretaría del Tribunal 1. El Tribunal de Contrataciones del Estado (TCE), actualmente no comparte el sistema de Trámite Institucional. 2. El TCE cuenta actualmente un sistema que le permite el manejo y seguimiento de los procesos que se siguen ante el Tribunal. 3. Todos los escritos recibidos se registran en la base de datos del Sistema del TCE. 4. La base de datos es independiente del Sistema de Trámite Documentario de OSCE. 5. Casi la totalidad de los documentos relacionados que están relacionados a un proceso se encuentran en el Sistema de TCE. 6. No hay ninguna vinculación entre el Sistema de Trámite Documentario institucional y el Sistema del TCE. 7. Cada proceso tiene su número de expediente en el Sistema del TCE. 8. El Tribunal de Contrataciones del estado tiene una necesidad dual: Una vinculada a los procesos que se siguen en el TCE, que se inicia con el ingreso del escrito, da cuenta de todo lo que pasa en el proceso hasta que sale la resolución del TCE. Otra que permite al interrelación de la secretaria del TCE con otras unidades orgánicas del OSCE. Aquí se necesita un sistema práctico, ágil. Actualmente el generador de número de memorando se maneja en Excel. Se manejan tres correlativos diferentes. Anteriormente en OSCE se manejaba un sistema de trámite documentario que no funcionaba ni se utilizaba correctamente y generaba problemas. 9. A diferencia de la Dirección de Arbitraje Administrativo, el Tribunal de Contrataciones del Estado tiene el

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10. 11. 12.

13. 14. 15. 16.

17. 18. 19. 20. 21.

Sistema Portal XJ5, el cual se encuentra completamente implementado, el cual se ha ido adecuando y ajustando en el tiempo. El Tribunal de Contrataciones del Estado tiene mucho interés en agilizar los procesos a su cargo. El manejo de la Cedula de Notificación podría conectar al Sistema del TCE y el Sistema de mensajería con la finalidad de acortar el tiempo por el sistema. Debe tenerse en cuenta el Sistema del TCE es muy especial para el Tribunal de Contrataciones, y es posible que si se trata de cambiar, lo requerido por el Tribunal va a desbordar lo contratado como un sistema de trámite documentario. Este intento de sustitución sería el segundo y el mundo de los proceso del Tribunal excede cualquier funcionalidad de un Sistema de Tramite Documentario. Ver la estructura de los sistemas de las unidades orgánicas especiales y analizar para ver la posibilidad de implementar alguna interface. La Dirección del SEACE está desarrollando una consultoría de los proceso del Tribunal, estando en la primera etapa de la situación actual. Los Decretos y Resoluciones que emite el tribunal e Contrataciones se emiten a través del sistema del TCE (Xportal) . Actualmente están haciendo uso de alrededor de 10 plantillas que se están reglamentando en una norma de OSCE. El archivo de gestión y el archivo periférico está integrado al xPortal. La historia del expediente se encuentra en el archivo periférico y a una fecha determinada se envía al Archivo Central del OSCE. Las Oficinas zonales ingresan los escritos para el Tribunal de Contrataciones por el sistema de Trámite Documentario, los cuales también son ingresados al XPortal. El sistema de Audiencia en provincial se está implementado por teleconferencia (Arequipa). El registro en el sistema de mensajería se hace uno por uno, se requiere una solución más completa. Los expedientes pueden regresar del Archivo Central al Tribunal de Contrataciones en caso en que se plantea ante el Poder judicial la anulación de la Resolución del Tribual de Contrataciones mediante un proceso contencioso –administrativo.

ACUERDOS 5

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

Ninguno.

FIRMA

EFRAÍN PACHECO LUZ MARINA MORALES CÓRDOVA SHEYLA PRADO GUEVARA SHEYLA PRADO GUEVARA HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES H.

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AC T A

N °

1 1 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

11- 2013

FECHA

15.11.2013

HORA DE INICIO

09:00

HORA DE FIN

14:00

LUGAR

OSCE – Archivo Central

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Sheyla Prado Guevara 2

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Oficina de Administración/Archivo Central SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Continuar la revisión de las funcionalidades del Sistema de Archivo consignado en las Bases..

1. Administración del espacio físico: los campos relativos al registro de las capacidades de las unidades de instalación y unidades e archivamiento debe ser abierto para el manejo del personal correspondiente del archivo. 2. Para la ubicación de los locales de archivo considerar: Local (ubicación de local), piso, repositorio (el ambiente dentro del piso), estante, cuerpo balda, caja 3. Controlar el contrato de almacenamiento de documentos con terceros (Iron Mountain). Registrar la cantidad contratada, cantidad ejecutada y saldo a un momento determinado. Debe poder determinarse el consumo anual del servicio contratado. 4. Considera la relación de locales donde están ubicados los repositorios de archivo. 5. Permitir cambios de ubicación y cambios topográficos. Reasignación de ubicaciones topográficas (cajas) 6. Emisión por el sistema de las etiquetas de signatura para las unidades de archivamiento dándole al sistema los parámetros correspondientes y según modelo proporcionados por el OSCE 7. Permitir desdoblar el expediente para no desaprovechar el espacio (cajas) y que todos los documentos estén identificados. 8. Programación de actividades que debe presentar anualmente al Archivo General de la Nación (formulación y evaluación). Utilizar los formatos del Archivo General de la Nación. 9. Considera un plan por cada nivel de archivo y que permita consolidar. Debe permitir manejar actividades estándar con su respectiva unidad de medida por los diversos niveles de archivo (Por ejemplo: describir 2500 expedientes). 10. Debe tenerse en cuenta que el Archivo Central no decide, las decisiones sobre el sistema de archivo las toma y aprueba el Comité de Evaluación Documental (CED). 11. El sistema debe permitir cerrar series documentales con aprobación del Comité de Evaluación Documental (CED).

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12. Las series documentales pueden continuar al margen de las unidades orgánicas, es decir, puede haber una modificación de la estructura orgánica y la serie documental puede continuar. 13. La serie documental puede estar en físico, electrónico y digital. Organización de archivos 14. Asignación de series documentales. La asignación de serie o subserie se da en el momento que se define el archivo del documento por haberse dado fin al procedimiento. 15. Ordenamiento y signatura: generar etiquetas que se coloquen en las unidades de archivamiento, considerando al generación de código de barras. Descripción documental 16. Descripción documental: Elaborar guías; sala de consultas. Información general de los fondos documentales. Inventario general: (El año 2012 se ha estado trabajando un modelo de inventario general de todo el archivo central. El inventario debe decir por ejemplo cuántas cajas tengo). Inventario de registro. Catalogo:Descripción documental a nivel de pieza documental. Al catalogo hay que agregar campos para registrar datos sobre conservación (deteriorados, picados, rotos, etc.) de la pieza documental 17. Validación de documentación de transferencia: Opción devolución para subsanar el inventario y volver a genera un inventario subsanado. Conservación de documentos 18. Programar inspecciones semestrales “in situ” 19. Genera alertas. 20. El archivo receptor debe poder registrar el estado de conservación en que se encuentra el documento o la unidad de archivamiento como medio de control Transferencia de documentos 21. Preparar y aprobar el cronograma de transferencias para cada área, Reprogramar el Programa de transferencias. El cronograma de transferencia lo aprueba la Oficina de administración. 22. Las unidades orgánicas deben determinar los metros lineales a transferir. Programar la transferencia y establecer cuando va estar listo para transferir. Manejo de indicadores (por ejemplo: para preparación 0.5 ml por día, para verificación: 4 ml por día. Debe determinar el tiempo que queda para transferir. 23. Ingreso de documentos en la unidad de archivamiento y en la unidad de instalación. Servicio archivístico de documentos 24. Generar hoja testigo en caso de préstamo. En todos los caso se debe saber a quién se prestó determinado documento. 25. Diferenciar usuarios internos y usuarios externos. 26. Poder saber quién o quiénes son los usuarios externos. Selección de documentos. 27. La solicitud de propuesta de eliminación de documentos puede hacerse a cualquier nivel de archivo. 28. Totalizar la cantidad de documentos (unidad documental, metros lineales y folios). 29. Muestra de eliminación (Recuerdo de lo que fue”. Debe considerase que al muestra no se debe eliminar. 30. Control de muestras de documentos de la serie documental. 31. Estado de documentos. Prestado, seleccionado para eliminar, eliminado.

ACUERDOS 5

Ninguno.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE Sheyla Prado Guevara

FIRMA

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

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AC T A

N °

1 2 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

12- 2013

FECHA

19.11.2013

HORA DE INICIO

09:30

HORA DE FIN

11:30

LUGAR

OSCE – Trámite Documentario Sede Central

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Operador de Ventanilla Luz Marina Morales Córdova Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Unidad de Atención al Usuario – Trámite Documentario OSCE / Unidad de Atención al Usuario – Trámite Documentario SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Operatividad del sistema de Trámite Documentario en la Sede Central de OSCE

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Los puntos tratados están relacionados con la explicación por parte del personal de primera línea que atiende a los administrados en la unidad general de recepción documental de la Entidad y el funcionamiento del módulo de trámite documentario actual. 4

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Recepción de correspondencia general. Recepción de solicitudes de procedimientos administrativos. Escritos observados. Subsanación documental. Recepción de escritos relacionados a elevación de observaciones a las bases. Recepción de escritos relacionados a certificación de funcionarios y servidores de OEC.

ACUERDOS 1. El Sr. Hugo Santos señalo que se coordinara una reunión para que personal técnico del consorcio conjuntamente con personal técnico de OSCE, revise el aplicativo actual y su integración con otros sistemas actuales de oSCE.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE Operador de Ventanilla

FIRMA

Luz Marina Morales Córdova Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

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AC T A

N °

1 3 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

13- 2013

FECHA

03.12.2013

HORA DE INICIO

09:30

HORA DE FIN

11:00

LUGAR

OSCE – Subdirección de Fiscalización de la Dirección del RNP

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Miguel Young 2

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Subdirección de Fiscalización SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Documentar requerimientos de áreas usuarias diferentes a Trámite Documentario y Archivo.

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Los puntos tratados están relacionados con el sistema de Trámite Documentario y Archivo en las Órganos

Subdirección de Fiscalización 1. Utilizan el Módulo de Mensajería del OSCE cuando tiene que remitir alguna correspondencia al exterior. 2. Registran en el módulo el documento remitir. El sistema genera un código, que es consignado en el documento (Oficio) que se va a remitir, sin el cual no es recibido por Mensajería de Trámite Documentario. 3. El documento puede ser recibido por su destinatario o devuelto. Mensajería envía con reporte lo que se ha enviado y entregado y lo devuelto por el servicio de Courier. 4. Los documentos que son devueltos son nuevamente remitidos y se le adjunta el formato Acta de Entrega. 5. La Subdirección de Fiscalización no tiene procedimientos administrativos en el TUPA. 6. Para iniciar su proceso de fiscalización la Subdirección solicita los expedientes concluidos de la Subdirección de Operaciones Registrales en este caso nos e genera un nuevo expediente se continua en el mismo. En el caso de bienes y servicios en que los trámites son electrónicos, en este caso si se genera un expediente en la Subdirección de Fiscalización. 7. En todos los caso se genera un Informe de Conclusión (nulidad o Verdadero). En el caso de nulidad se genera el proyecto de Resolución para firma de la dirección del RNP. 8. Periódicamente 3 o 4 veces al año se remite la documentación al archivo Periférico que depende de la subdirección de Operaciones Registrales. 9. En caso de Informe de Denuncia la Dirección del RNP se encarga de remitirlo a la Oficina de Procuraduría. 10. La Subdirección de fiscalización trabaja con las páginas Web de la RENIEC, SUNAT y SUNARP. 11. La Subdirección de fiscalización con cuenta con ningún módulo informático y para su trabajo utilizan hojas de cálculo. 12. Los envíos de correspondencia que debe ir a lugares más alejados su envío se hace a través de las municipalidades o comisarias de la PNP. Las entidades indicadas devuelven los cargos a OSCE. ACUERDOS

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Ninguno.

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

FIRMA

MIGUEL YOUNG HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES H.

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AC T A

N °

1 4 .

INFORMACIÓN GENERAL NÚMERO DE ACTA

14- 2013

FECHA

03.12.2013

HORA DE INICIO

09:30

HORA DE FIN

11:00

LUGAR

OSCE – Subdirección de información Registral del RNP

SOBRE LOS PARTICIPANTES PARTICIPANTES Gledy Calderón 2

Hugo Santos Livia Luis Olivares H.

DEPENDENCIA OSCE / Subdirección de Información registral SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C SPARC TECHNOLOGIES INC - DATA LAND PERU S.A.C

ANTECEDENTES Y TEMAS A TRATAR

Licitación Pública Nº 003-2013-OSCE “Adquisición del Sistema de Trámite Documentario y (ST) Versión2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” Primera Convocatoria. Contrato Nº 64-2013-OSCE. En el marco de los documentos antes referidos se efectuó la reunión, en la que participo personal del Contratista y del OSCE. Documentar requerimientos de áreas usuarias diferentes a Trámite Documentario y Archivo.

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Los puntos tratados están relacionados con el Sistema de Trámite Documentario y Archivo en las Órganos

Subdirección de Información Registral 1. Utilizan el Módulo de Mensajería para registra documentos a remitir al exterior. 2. Actualmente de acuerdo a sus funciones esta Subdirección atiende lo siguiente: Solicitud de No estar inhabilitado para Contratar con el Estado (Para firma de contrato). Constancia de Capacidad Libre Contratación (Para firma de contrato). Constancia Informativa de No estar Inhabilitado. Declaración de Record de de Obras, su regularización y rectificación. Comunicación de Ocurrencias (Cambios que solicitan los proveedores) Búsqueda de manifiesto por Proveedor (Información solicitada por el público en relación a información del RNP). Colaboración entre Entidades (Poder Judicial, Ministerio Público, Contraloría General de la República, etc.) Transparencia de información institucional (Se deriva a la Oficina de Gestión Institucional). Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado (Información de sancionados que se publica en la página web de la Entidad). 3. Las solicitudes de trámites de atención inmediata sea que se realicen ante el área de Emisión de Constancias Sede Central o Mesa de Partes de las Oficinas Zonales dichas áreas lo remiten al archivo Central. 4. La Subdirección de Información Registral atiende las solicitudes de devolución de pago realizado por el administrado a través de la Unidad de Finanzas, verificando en el sistema y pronunciándose si procede o no la devolución. 5. Las solicitudes de Búsqueda de Manifiesto. La única Oficina Zonal que atiende este trámite es la Oficina zonal de Arequipa todas las demás oficinas lo envían a la Subdirección de Información Registral para su atención. La SDIR envía al respuesta directamente al solicitante. 6. Colaboración entre Entidades: Todo se atiende a través de la Secretaria General (SG). La SG ha implementado un Formato para la Derivación donde se especifica las acciones a realizar. La Dirección del

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RNP ha implementado un Sello de Proveído con las Acciones a realizar por las Subdirecciones. 7. Comunicación de Ocurrencias: Las solicitudes ingresan por Trámite Documentario. Si es correcto la respuesta es por correo electrónico. Cuando se realizan observaciones y no son atendidas por el solicitante, después de 30 días se emite al Resolución comunicando que no fue atendido por no subsanar. 8. Constancia de Capacidad Libre de Contratación: el trámite es automático. En caso se requiera corrección después de la emisión se requiere unas solicitud del interesado pidiendo la corrección. En el caso de las Oficinas zonales la tienen que enviar a la Subdirección de Información registral para su atención. La SDIR ha implementado un formato “Solicitud de Corrección de Base de Datos”. La solicitud se hace a la Unidad de sistemas para que realice la corrección. La solicitud lleva la firma de la dirección de RNP y de la Subdirección de Información Registral. Luego de la atención la SDIR da respuesta por correo electrónico a la Oficina Zonal y al proveedor. Tanto las Oficinas Zonales como Emisión de Constancias pueden imprimir la Constancia de Capacidad libre de Contratación directamente y de inmediato y entregarla al proveedor. 9. La constancia Informativa son solicitadas por el público en general y sirve para acreditar que determinado proveedor no está inhabilitado para contratar con el Estado. 10. El control documentario a nivel interno se hace con Excel. 11. La Srta G. Calderón manifestó que lo que tienen les parece bastante completo, posiblemente porque se han habituado a utilizar las herramientas con las que cuentan.

ACUERDOS 5

FIRMA DE PARTICIPANTES PARTICIPANTE

Ninguno.

FIRMA

GLEDY CALDERON HUGO SANTOS LIVIA LUIS OLIVARES H.

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