3.5.5. Hình thức lưu trữ

- Khi không nhận hàng phải lập biên bản ghi rõ lý do, ghi nhận trên phiếu giám sát DẠY KÈM QUY NHƠN OFFICIAL để gửi đến công ty cung cấp hàng cho bệnh viện.  Bước 4: Nhập số liệu hàng hoá nhập kho vào phần mềm quản lý bệnh viện và lập phiếu nhập kho. - Khi kiểm tra hàng hoá đảm bảo đúng quy cách, chất lượng bộ phận kiểm nhập chuyển hoá đơn gốc cho kế toán kho và photo hoá đơn cho nhân viên khoa Dược nhập kho vào phần mềm quản lý của bệnh viện theo quy định.  Bước 5: Nhập hàng hoá vào kho chẵn Dược: - Sau khi hoàn tất thủ tục nhập số liệu và lập phiếu nhập kho, tiến hành chuyển hang hoá vào kho chẵn. - Thủ kho và nhân viên kho chẵn có trách nhiệm sắp xếp hàng hoá theo quy định.  Bước 6: Lưu trữ hồ sơ - Khoa Dược lưu trữ: + Danh mục dự trù thuốc, vật tư y tế được Giám đốc phê duyệt. + Sổ kiểm nhập có ghi đầy đủ thông tin và chữ ký. + Sổ giao/ nhận hàng của các công ty. + Hoá đơn giao hàng (Lưu bảng sao). + Phiếu nhập/ xuất kho. + Phiếu giám sát nhà cung ứng sử dụng khi nhà cung ứng có sự cố khi giao nhận hàng hoá (nếu có). + Hợp đồng/ phụ lục hợp đồng với các công ty. - Kế toán kho: + Danh mục dự trù thuốc, vật tư y tế, hoá chất được Giám đốc phê duyệt. (Bảng photo) + Hoá đơn giao hàng (bản gốc). + Phiếu giám sát nhà cung ứng (sử dụng khi nhà cung ứng có sự cố khi giao nhnj hàng hoá) (bảng photo). + Hợp đồng/ phụ lục hợp đồng với các công ty. [2] 3.5.5. Hình thức lưu trữ Qui trình này được lưu trong tập hồ sơ “SOP” của Khoa [2].